If p 18162011 Febre Sy El Itza
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS SEDE CIUDAD BOLÍVAR ELABORACION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE PAGO Y CHEQUES EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE LA FUNDACIÓN SOCIAL BOLÍVAR Ciudad Bolívar, Junio del 2011 PASANTE: Tlgo: Febres Yelitza C.I.16.499.600
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
SEDE CIUDAD BOLÍVAR
ELABORACION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE
PAGO Y CHEQUES EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE LA
FUNDACIÓN SOCIAL BOLÍVAR
Ciudad Bolívar, Junio del 2011
PASANTE:
Tlgo: Febres Yelitza
C.I.16.499.600
ELABORACION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ORDEN DE
PAGO Y CHEQUES EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE LA
FUNDACIÓN SOCIAL BOLÍVAR
Msc. Jorge Salomón Lcdo. Luis Felipe Galindo
Tutor Académico Tutor Industrial
APROBACIÓN DE LOS TUTORES
En mi carácter de tutor del informe de Pasantía de Grado titulado: Elaboración
Manual de Procedimiento de Orden de Pago y de Cheques en el Departamento de
Finanzas de la Fundación Social Bolívar presentado por Febres Yelitza
C.I.16.499.600, estudiante de la Universidad Nacional Experimental de Guayana
(U.N.E.G.) Sede de Ciudad Bolívar como requisito parcial para optar al título de
Licenciada en Administración De Empresa considero que dicho informe reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a revisión por parte del jurado
examinador que se designe.
En Ciudad Bolívar a los 23 días del mes de Junio del año 2011
________________________
Lcdo. Galindo Luis F.
TUTOR INDUSTRIAL
________________________
Msc. Jorge Salomón
TUTOR ACADEMICO
iv
DEDICATORIA
Son muchas las personas especiales que me gustaría agradecer su amistad,
apoyo, compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunas están aquí conmigo y
otras en mis recuerdos y en el corazón. Sin importan en donde estén o si alguna vez
llegan a leer esta dedicatoria quiero darle las gracias por formar parte de mi, por todo lo
que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Mami no me equivoco si digo que eres la mejor madre del mundo, gracias por
darme la vida y por tu apoyo en esta nueva meta que voy alcanzar.
Mauricio aunque todavía no sabes leer mucho un día vas aprender y por esto te
quiero dedicar este informe gracias por alegrarme la vida y por cada sonrisa que me
brindas todas las mañana hijo.
A ti Amor porque llegaste justo en el momento preciso a mi vida gracias por ser
el hombre maravilloso que eres y por tu apoyo incondicional. Te quiero José Guillen.
Al más especial de todos, a ti Señor porque hiciste realidad este sueño, por todo
el amor que me rodeas y porque me tienes en tus manos. Este informe es para TI.
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi entorno que me dio las facultades para pensar en mi futuro y
sobre todo a mi madre, fiel amiga, acompañante y consejera que si no fuera por su
sacrificio no estaría en estos momentos redactando estas líneas.
A ti padre que a pesar de todo has hecho tu esfuerzo para sacarnos adelante
Gracias a la vida que tengo y a mis amigos que más quiero. Si no fuera por ellos
mi sueño no lo habría cumplido te quiero Isaeva Bonalde.
A ti comadre Davelin Subero y al Profesor Jorge Salomón que fueron un gran
pilar para poder terminar este informe gracias por su ayuda.
Al Licenciado Luis Felipe Galindo por haberme permitido realizar mis pasantías,
a todo el personal del de la Gerencia de Administración y Finanzas.
A ti una vez más Amor por qué has sido de gran ayuda y gran apoyo para mi
desde que estamos juntos siempre estás conmigo en todo momento. Te Quiero
No tengo letras para seguir diciendo la gran emoción que me da poder terminar
esta carrera en donde profesores y compañeros dejan parte de su vida, para dar vida a
las ilusiones y que hoy en día se hacen realidad.
vi
INDICE
Dedicatoria iv Agradecimiento v Índice vi Introducción
1
CAPITULO I Diagnostico de la Organización 3 Identificación de la Organización 3 Situación Contextual del Departamento de Finanzas 12 Diagnostico Situacional
16
CAPITULO II Descripción y Análisis Del Proceso De Pasantía 19 Objetivos de la Investigación 19 Descripción y Conceptualización de las Actividades Realizadas. 19 Justificación y Relevancia para el Desarrollo del Perfil Profesional Beneficios Y Alcances
26 26
CAPITULO III Fundamentación Teórica 27 Bases Teóricas Bases Legales
27 34
CAPITULO IV Perspectiva Metodológica 45 Descripción de los Métodos y Procedimientos para la Realización de las Actividades de Pasantías.
45
Fuentes de Información
46
CAPITULO V Conclusiones y Recomendaciones 47 Conclusiones 47 Recomendaciones 48 Referencias 50 Anexos 51
1
INTRODUCCION
La Fundación Social Bolívar, surge como resultado de la reestructuración de la
Fundación Nacional del Niño, ahora denominada Fundación Nacional El Niño Simón,
la cual está adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación de conformidad
al decreto presidencial de Nº 5.590, de fecha 10 de Septiembre del 2008, con el
propósito de reforzar la atención de las necesidades de los niños, niñas, adolescentes,
adultos y adultos mayores de las comunidades del estado Bolívar, en el ámbito social.
Las pasantía se realizo en el Departamento de Finanzas adscrito a la Gerencia de
Administración y Finanzas, este departamento se encarga de recibir las órdenes de
compra o de servicio enviadas por el Departamento de compras, así como los viáticos y
nomina enviado por la Gerencia de Recursos humanos para luego proceder a la emisión
de la orden de pago y la elaboración del cheque correspondiente, mediante el Sistema
Sigre el cual es una herramienta indispensable para el desarrollo de las funciones que
allí se realizan, dicho Sistema también nos arroja las retenciones hechas en cada una de
las órdenes de pago que poseen IVA para así llevar un mejor control de los pagos de los
impuestos.
Este Departamento no cuenta con un manual de procedimientos que es un
documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas, por
lo tanto el titulo de mi trabajo de pasantía es “Manual de Procedimiento de Orden de
Pago y Cheques en el Departamento de Finanzas de la Fundación Social Bolívar“. Este
no es más que un es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para
obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización. Este manual va a permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecución por otro lado auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades en
realizar las órdenes de pago.
2
El informe de pasantías está estructurado de la siguiente manera:
- En el Primer Capítulo se identificara a la Fundación Social Bolívar desde su
nombre hasta como se encuentra estructurada, conoceremos la situación
contextual y el diagnostico situacional del departamento de Finanzas en este
mencionaremos como se identifica este Departamento, los objetivos, las
funciones, las políticas, el personal que labora y las funciones que estos realizan
dentro de esta división, así como se hará el avaluó de la situación actual del
departamento y las limitaciones que se presentaron a la hora de realizar las
pasantías.
- En el Segundo capitulo se hace mención a los objetivos generales y específicos
vinculados al plan de trabajo, se describirán y conceptualizaran las actividades
realizadas en las pasantías, se justificaran de que me sirvió en mi perfil
profesional la realización de estas pasantías, los beneficios y alcances que
obtuve.
- En el Tercer Capítulo se tratara de las bases teóricas y legales que se utilizaron
y fueron de vital importancia para alcanzar con éxito los objetivos planteados.
- Para el Cuarto Capítulo se incluye los métodos y procedimientos que se usaron
para realizar las actividades de pasantías y las fuentes que utilice para la
recolección de toda la información necesaria para el desarrollo de este trabajo.
- En el capitulo Cinco, está conformado por las conclusiones y recomendaciones
que fueron propuestas para el investigador.
3
CAPITULO I
DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre Fundación Social Bolívar Municipio Autónomo Heres del Estado Bolívar.
Ubicación
Paseo Heres, Edif. Mundo de Sonrisa, Ciudad Bolívar – Estado Bolívar. Reseña histórica
La Fundación Social Bolívar, surge como resultado de la reestructuración de la
Fundación Nacional del Niño, ahora denominada Fundación Nacional El Niño Simón,
la cual está adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación de conformidad
al decreto presidencial de Nº 5.590, de fecha 10 de Septiembre del 2008. En el caso del
estado Bolívar, la Fundación del Niño pasó a ser denominada Fundación Regional El
Niño Simón – Bolívar, la cual se encarga de los programas: Centros de Educación
Inicial, Casa de los Niños, Centros Educativos Hospitalarios y Lactancia Materna.
Con la nueva reorganización, la Gobernación del estado anunció el 29 de
Septiembre del 2008, la creación de la “Fundación Social Bolívar”, con la finalidad de
absorber aquellos programas estadales que no pudo asumir la Fundación Regional el
Niño Simón – Bolívar, y otros mas de corte social; todo ello con el firme propósito de
brindar protección social de modo integral a los niños, niñas, adolescentes, adultos y
adultos mayores, mediante la promoción y fortalecimiento de los programas que sin
duda alguna contribuyen en mejorar la calidad de vida de los bolivarenses.
Para cumplir sus metas, la Fundación Social Bolívar se basó en la premisa de
igualdad social decretada en las líneas políticas de nuestro gobernador, G/D Francisco
Rangel Gómez, basado en el modelo de Desarrollo Armónico y sustentable del estado
Bolívar, en concordancia con las líneas generales del Plan de Desarrollo Económico y
Social de la nación 2007 – 2013
4
Esta institución en el marco de igualdad social, vio reflejado su acción a través
de las multitudinarias entregas de donativos, innumerables obras sociales,
construcciones de nuevas infraestructura, aportes benéficos a miles de instituciones, a
través de las actividades desplegadas por la Gerencia de Salud y la Gerencia de
Asistencia Social.
La Fundación Social Bolívar, comprometida con sus trabajadores, dentro de los
logros más importantes en el área laboral ajustó el beneficio del Bono alimenticio de
acuerdo a un porcentaje previamente establecido de la unidad tributaria; por otra parte,
se efectuó el ajuste del salario mínimo beneficiando a obreros y empleados de acuerdo a
lo estipulado por el Gobierno Nacional.
Comprometidos por mejorar la calidad de vida de los bolivarenses, seguirá
siendo el principal objetivo de la Fundación Social Bolívar, una Institución con una
altísima responsabilidad socio – humanista que de seguro lo cumplirá a cabalidad con el
apoyo incondicional de la Gobernación del estado y bajo el lema de Integración y
Progreso.
Importancia en el contexto económico social
Esta Fundación se encarga de ayudar a todos aquellos niños, adolescentes y
adultos de escasos recursos, para poder darle una mejor calidad de vida a través de una
gestión eficaz y eficiente que este gobierno de Francisco Rangel Gómez le ofrece al
Estado Bolívar a través de la Primera dama Nidea Escobar de Rangel.
Filosofía de gestión
Es un elemento integrante del sistema de Planificación Estratégica cuya
expresión clara define cuales son los propósitos fundamentales y razón de ser de la
organización. La filosofía de gestión de la Fundación Social Bolívar está estructurada de
la siguiente manera:
Objetivos
Fue creada con la finalidad de atender de modo integral a los niños, niñas,
adolescentes, adultos y adultos mayores del estado Bolívar en especial aquellos que se
encuentran en situación de riesgo social, a través de la implementación de planes y
5
programas acordes con lo establecido en el Plan de Desarrollo Social en las Instancias
del gobierno estadal y nacional.
Misión
Desarrollar Programas sociales que contribuyan a la mejora de la calidad de vida
de los niños, niñas adolescentes, adultos y adultos mayores del estado Bolívar,
conjugado con un recurso humano con alta responsabilidad social
Visión
Ser una Fundación de reconocida por su ardua labor social e implementación de
programas innovadores, que garanticen el desarrollo integral y mejora de la calidad de
vida de la comunidad del estado bolívar, demostrando así una solida confianza entre la
institución y la comunidad
Políticas de Calidad
Los procesos realizados en la Fundación Social Bolívar se desarrollan de
acuerdo a las normas ISO 9001-2000.
El día de Diciembre del año 2007 se logro la importante Certificación
Internacional de Calidad ISO 9001:2000, en la línea de Recepción, Evaluación,
Asignación y Ejecución de Donaciones y Ayuda a la Atención de niños niñas y
adolescente del Estado Bolívar, aspecto destacado dentro de la institución por ser
primera vez que una institución publica y ligada al sector servicio obtiene una
certificación.
La norma ISO 9001:2000, significa calidad en su proceso, calidad en sus
procedimientos. Es una política dispuesta a romper los paradigmas de la calidad en la
administración pública, al lograr esta certificación se demuestra la capacidad de servir
adecuadamente a los ciudadanos.
Estructura General de la Organización
Fundación Social Bolívar es una institución que se fundamenta en el organigrama que refleja tanto las líneas de mando como sus distintas unidades gerenciales y departamentales el cual se presenta a continuación:
6
Presidencia
Está representada Primera dama Nidea Escobar de Rangel su objetivo es
representa legalmente a la Fundación Social Bolívar, así como asume todas las
responsabilidades que deriven de la ejecución presupuestaria de su gestión
administrativa.
Funciones
Convocar y presidir las reuniones de la Junta Administrativa.
Velar por la correcta, ejecución presupuestaria y gestión administrativa.
Ejercer la dirección y administración de la Fundación.
Ejercer la representación legal de la Fundación.
Presentar a los órganos de Dirección Gubernamental, los informes anuales y
trimestrales sobre las actividades desarrolladas en la Fundación Social Bolívar,
referidos en los estatutos sociales.
Presentar al Gobernador del Estado Bolívar la memoria y cuenta anual de la
Fundación Social Bolívar.
Gerencia Ejecutiva
Es la encargada de fiscalizar la gestión diaria de la Fundación Social Bolívar, en
materia organizativa, administrativa y programática siguiendo los lineamientos que
emane La Presidencia, Máxima Autoridad.
Funciones
Suplir las ausencias temporales y administrativas del Presidente o Presidenta de
la Fundación Social Bolívar.
Vigilar que los lineamientos establecidos por la Presidencia se hagan cumplir en
la Fundación Social Bolívar.
Coordinar y supervisar las labores del personal de la Fundación Social Bolívar.
Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el Presidente o
Presidencia de la Fundación.
7
Consultaría Jurídica
Su objetivo es de brindar asistencia jurídica a todos los procesos internos y
externos de la Fundación Social Bolívar.
Funciones
Asesorar al personal que elabora en la institución en cumplimiento de los
deberes y derechos de los niños, niñas y adolescentes.
Controlar los documentos de carácter legal dentro de la Fundación del Niño
Seccional Bolívar.
Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el Presidente o
Presidencia de la Fundación.
Auditoría Interna
Su objetivo es controlar, vigilar y fiscalizar oportunamente la gestión global de la
Fundación Social Bolívar, así como asesorar y emitir las recomendaciones necesarias
para garantizar una gestión eficiente, ajustada a las disposiciones legales vigentes.
Funciones
Practicar la auditoría interna de la Fundación Social Bolívar.
Verificar la conformidad de la actuación de la Fundación Social Bolívar.
Actuar sin interferencia de los niveles estratégicos y tácticos de la Fundación,
cuando se esté en cumplimiento de sus deberes.
Cumplir con las demás funciones que establezca la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal, el
reglamento y las normativas que regulan la actividad de control fiscal.
Gerencia de Administración y Finanzas
Es la encargada de programar, dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar las
actividades financieras y de administración presupuestaria de la Fundación Social
Bolívar, con la finalidad de tener un funcionamiento eficiente y eficaz de los procesos
administrativos y financieros de la Institución.
8
Funciones
Supervisar las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se
producen en todas las dependencias de la institución.
Autorizar conjuntamente con Presidencia y Gerencia Ejecutiva, los cheques
bancarios para sufragar gastos diversos de administración.
Autorizar solicitudes relativas a movimientos y asignaciones para gastos de
personas.
Gerencia de Planificación y Presupuesto Tiene como objetivo Coordinar, dirigir, supervisar y controlar las actividades
relacionadas con la formulación, ejecución y control del plan operativo anual el cual
tiene como contenido los objetivos y metas programadas de acuerdo a los planes
estratégicos de desarrollo económico-social del estado y de la nación.
Funciones
Elaborar el informe Trimestral de seguimiento y control de las programadas en
el Plan Operativo Anual de Actividades.
Revisar y conformar los soportes de solicitud de pre-compromisos, a través de la
reserva del crédito presupuestario, de acuerdo a las disposiciones establecidas
por el Plan Único de Cuentas emanado por La Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE).
Elaborar el Presupuesto anual de gasto de acuerdo a los objetivos y metas
programadas para el ejercicio Fiscal del año de su ejecución.
Elaborar los informes mensuales por la ejecución del presupuesto de gasto de la
Institución a ser remitidos a la Gobernación del Estado.
Elaborar el informe trimestral y Anual de gestión de la Institución, a ser
remetida a la Gobernación del Estado.
Gerencia de Recursos Humanos Su Objetivo es velar que los procedimientos en materia de beneficios laborales
y de talento humano se efectúen bajo las normativas institucionales y legales vigentes.
9
Funciones
Asesorar a la Gerencia Ejecutiva con respecto a la Administración de Recursos
Humanos.
Velar por el cumplimiento de los Beneficios Laborales dentro de la Institución.
Calcular pagos de sueldos, bonos vacacionales, prestaciones sociales, viáticos
etc. De acuerdo a las normas preestablecidas por la institución.
Participar en las evaluaciones de gestión de la institución.
Asesorar la formulación de planes de acción en la materia de su competencia.
Actuar en representación de la institución en las relaciones o asuntos laborales.
Gerencia de Programas
Tiene como objetivo; planificar, dirigir, evaluar y supervisar las actividades
correspondientes a los programas y centros adscritos a la Fundación, siguiendo
lineamientos de la Gerencia Ejecutiva y emanados de la Presidencia con el objetivo de
garantizar la efectividad de la gestión desarrollada por Fundación Social Bolívar.
Funciones
Planificar anual y trimestralmente los objetivos específicos y metas propuestas
como Gerencia en cuanto a la Supervisión de todos los Programas de la
Fundación Social Bolívar.
Velar por el cumplimiento de los lineamientos emanados por Presidencia y
Gerencia Ejecutiva.
Planificar el insumo de alimento mensual de los Centros.
Realizar reuniones mensuales de trabajo con los Directores de los diferentes
centros.
Gerencia de Asistencia Social Es un proceso medular adscrito en línea directa a la Gerencia Ejecutiva de la
Fundación y posee las siguientes atribuciones y funciones.
10
Funciones
Gestionar y otorgar las donaciones para atender necesidades sociales, aprobadas
por la Presidenta de la Fundación y solicitadas por la comunidad del Estado
Bolívar.
Recibir y evaluar las solicitudes de asistencia social en acto públicos realizados
por el Ejecutivo Regional ubicado en Caroní y Heres.
Otorgar ayudas económicas que contribuyan con la formación la educación
especial, media, básica y universitaria del bolivarense.
Gerencia de Salud
Su objetivo es brindar un proceso medular que se encuentra adscrito en línea
directa a la Gerencia Ejecutiva de la Fundación, y posee las siguientes atribuciones y
funciones:
Funciones
Atender de manera integral a los niños, niñas, adolescentes, adultos y adultos
mayores mediante a la difusión a la comunidad de los servicios de salud que
brinda la Fundación Social Bolívar.
Brindar atención integral que constituya con la rehabilitación de niños, niñas y
adolescentes con capacidades especiales a través del Centro de Rehabilitación
Integral “Mundo de Sonrisa”.
Contribuir a minimizar los niveles de desnutrición infantil en el Estado Bolívar,
mediante la implementación de acciones que contemplen la recuperación
nutricional de niños en estado de desnutrición moderada y/o leve a través del
Centro de atención nutricional “CEDAN”.
Gerencia de Información y Relaciones Públicas
Tiene como objetivo, mantener la imagen de la Fundación Social Bolívar, en los
medios de comunicación social y ante la colectividad en general.
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Funciones
Mantener, fortalecer y tener excelentes relaciones institucionales con los medios
de comunicación social (Regionales y Nacionales), y otras instituciones a
solicitud de la Presidencia y la Directiva de la Institución.
Redactar notas de prensa, para ser enviadas a los medios de comunicación
impresos y audiovisuales.
Elaborar diseños de material POP de la Fundación de la Social Bolívar, (gorras,
franelas, calendarios, cuadernos, trípticos, afiches, pendones, encartados en los
periódicos, papelería de oficina con logos de la fundación, entre otros.), así
como distribuirlos a todas las dependencias.
Gerencia de Sistemas Su objetivo es alcanzar los más altos estándares posibles en materia de
vanguardia tecnológica y maximizar los beneficios derivados del uso de las tecnologías
informáticas y de comunicaciones; a fin de mejorar la disponibilidad de información, a
través del desarrollo de aplicaciones, soporte técnico, difusión y capacitación de todos
los usuarios de la institución, de manera que contribuya a mejorar los procesos
operacionales y la toma de decisiones de forma oportuna y eficiente.
Funciones
Elaboración del Plan Estratégico anual de Sistemas y planes de trabajo a corto y
mediano plazo.
Coordinar acciones con otras direcciones de informática.
Realizar análisis periódicos de calidad y productividad (indicadores de gestión).
Supervisar al personal a su cargo.
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13
cancelación por concepto de adquisición de los alimentos para los distintos centros
dependientes de la instituciones, en los cuales se garantiza a los niños y trabajadores de
lo distintos centros dependientes de la institución, en los cuales se garantiza a los niños
y trabajadores de los distintos centros la comida diaria, procesa los pagos para el normal
funcionamiento de la institución(pago de nomina, cancelación de los servicios que
permiten el normal desarrollo de las actividades tanto en la sede como fuera de ella).
1.2.2 Objetivos del Departamento de Administración Y Finanzas
Registrar y controlar los activos manejados por los diferentes departamentos
velando por su guarda custodia y mantenimiento
1.2.3 Funciones del departamento de Finanzas
Emitir las órdenes de pago con sujeción a los Reglamentos y Disposiciones
Legales Vigentes
Recibir los expedientes ya cancelados realizados por mundo de Sonrisa Heres y
Caroní
Remitir los cheques elaborados en el departamento al gerente de finanzas
Emisión de las retenciones fiscales después de la elaboración de la orden de
pago
Control de los cheques emitidos
1.2.4. Políticas del Departamento de Finanzas
Llevar un libro de ISLR, así como el de IVA permanente, en el cual se reflejaran
las retenciones de cada pago realizado.
Realizar el pago las declaraciones de ISLR E IVA el día que corresponde.
Llevar un registro actualizado de los cheques que se encuentran en custodia en la
caja fuerte.
Mantener actualizados los archivos y expedientes, en base a los cheques
emitidos.
Remitir los cheques previamente elaborados y firmados a las Gerencias que
corresponda de acuerdo al procedimiento establecido
14
1.2.5. Personal Adscrito y sus Funciones
Este departamento está conformado por un Jefe de Finanzas, Contador Público y un
Asistente Administrativo III, y Analista administrativo I Que son los encargados de que
en el departamento se cumplan sus funciones:
Jefe de Finanzas
Gestionar las rendiciones de los inventarios con las demás dependencias.
Supervisar los movimientos de inventarios.
Supervisar el levantamiento físico de los inventarios y perceptivos.
Coordinar las actividades relacionadas con el departamento.
Coordinar con los departamentos los registros de los movimientos de los
inventarios.
Contador Público
Realizar la emisión de los estados financieros.
Realizar el control de impuesto y declaraciones.
Llevar los registros contables de órdenes de pago.
Llevar el control de declaraciones de Tributos Bolívar.
Analista Administrativo l
Realizar las órdenes de pago
Realizar los pagados de los impuestos en el Sistema Sigre
Realizar el pago de las Nominas Aporte y Deducciones de Personal de
Fundación Social Bolívar
Asistente Administrativo III
Llevar un registro de cheques pagados en SIGRE
Llevar un control de cheques en custodia.
Realizar la emisión de cheques bancarios
Atención al público.
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1.3 DIAGNOSTICO SITUACIONAL
1.3.1 Evaluación de la Situación Actual del Departamento
El Departamento de Administración y Finanzas, adscrito a la Gerencia de
Finanzas le corresponde recibir las órdenes de compra o de servicio enviadas por el
Departamento de compras, así como los viáticos y nomina enviado por la Gerencia de
Recursos humanos para luego proceder a la emisión de la orden de pago y la
elaboración del cheque correspondiente, mediante el Sistema Sigre el cual es una
herramienta indispensable para el desarrollo de las funciones que allí se realizan, dicho
Sistema también nos arroja las retenciones hechas en cada una de las órdenes de pago
que poseen IVA para así llevar un mejor control de los pagos de los impuestos.
Tomando en cuenta los procesos Administrativos se puede decir, que cada una
de las actividades que se realizan en el Departamento se lleva a cabo mediante una
planificación previa, tomando en cuenta el tiempo y la cantidad de Órdenes de Compra
remitidas al Departamento.
Este Departamento cuenta con un personal altamente capacitado para cumplir
sus funciones ya que se encuentra distribuido por cargo tomando en cuenta su perfil
profesional y así poder realizar las actividades de una manera más organizada durante el
proceso.
Para el cumplimiento y desarrollo de las actividades de la Fundación Social Bolívar
cuenta con:
• Una estructura amplia, ubicada en una zona de fácil acceso y ambientes
acondicionados e iluminados brindando tanto al colectivo laboral como a los
usuarios ambiente físico y agradable.
• Una estructura organizativa muy dinámica donde la practica comunicativa para
el manejo de información ocurre en forma: ascendente, descendente y lateral lo
que permite que tanto las instrucciones, responsabilidades y normas sean
expresadas y acatadas en forma clara y constante.
• Apoyo interdepartamental para generar soluciones a problemas o contingencias.
• Otro aspecto importante el cual se pudo notar durante el desarrollo de las
actividades de pasantías es que el Departamento cuenta una tecnología
17
avanzadas de equipos sofisticados que cuentan con herramientas tales como
(Internet, Intranet) como también un sistema integrado (Sigre) que optimiza la
ejecución de los procesos administrativos, generando información que permite
definir mecanismo para el control de gestión en el área administrativa.
Sin embargo las observaciones realizadas y el hecho de una participación activa
durante el periodo de pasantía permitieron observar algunas acciones que podrían ser
corregidas para seguir cumpliendo con cada una de las funciones con el mayor éxito
posible. Algunas de estas acciones son las siguientes:
• El departamento no cuenta con un manual de normas y procedimientos el cual
ayudaría a que las actividades se realicen de acuerdo a un patrón a seguir.
• Retraso de algunos procedimientos o actividades por información incorrectas o
incompletas provenientes de otros departamentos.
• Escaso personal en el Departamento de Finanzas lo que conlleva al recargo de
tareas en algunos funcionarios.
• No se cuenta con un sistema automatizado que les garantice una respuesta
oportuna o inmediata a los proveedores con referente a sus pagos.
• Poco espacio físico para ejecutar las funciones de una manera organizada
• Insuficiente material de oficina que no permite la realización de las actividades
del día a día
Durante el periodo de pasantía predomino un ambiente de total compañerismo lo
que sirvió de estimulo para ejecutar con dedicación y destreza todas las actividades en
un ambiente de armonía de trabajo, y una comunicación efectiva a la hora de sugerir y
opinarle algo al Jefe o Gerente sobre alguna mejora del Departamento. El personal
también es motivado a seguir creciendo profesionalmente a través de cursos que se
dictan en esta prestigiosa Institución con el fin de seguir mejorando y cumpliendo con
las Normas ISO.
18
MATRIZ DIAGNOSTICO FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Personal capacitado para ejerces las funciones pertinentes
Clima laborar apropiado Relaciones interpersonales
optimas entre el personal Apropiada la división de
funciones Tecnología avanzada
Implementación de sistemas computarizados avanzados y alta tecnología
Relaciones Institucionales provenientes del personal técnico del área administrativa de la Gobernación del Estado Bolívar
Posibilidad de mejoramiento profesional de trabajadores a través de talleres dictados por la Gobernación del Estado Bolívar para fomentar el crecimiento de sus habilidades profesionales mediante el desarrollo de competencias.
DEBILIDADES AMENAZAS
Espacio físico poco adecuado Escasez de recursos materiales
que permiten una actividad efectiva del proceso administrativo que se genera en el departamento
No contar con un manual de normas y procedimientos el cual ayudaría a que las actividades se realicen con un patrón a seguir
No se cuenta con un sistema automatizado que les garantice una respuesta oportuna o inmediata a los proveedores con referente a sus pagos.
Crisis económica que afecta el desarrollo de nuevas actividades y una Infraestructura limitada.
Incrementación de solicitudes de donaciones a través de la gerencia de Salud y Asistencia Social
No realizar estudios socios económicos de familias de escasos recursos
Disminución del presupuesto para cubrir las demandas de solicitudes.
19
CAPITULO II
DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA
2.1 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS
2.1.1 Objetivo General
Elaborar Manual de Procedimiento de Orden de Pago y Elaboración de Cheques
en el Departamento de Finanzas Adscrito a la Gerencia de Administración y Finanzas
de Fundación Social Bolívar
2.1. Objetivos Específicos
Conocer las funciones y descripción del Sistema Integrado de Gobiernos
Regionales (SIGRE).
Verificar el Proceso de Emisión de Orden de Pago
Revisar el Proceso de Elaboración de Emisión de Cheques.
Verificar el Proceso de Declaración de Impuesto al Valor Agregado e Impuesto
Sobre la Renta
Elaborar manual de Procedimiento de Orden de Pago y Elaboración de Cheques
2.1 Descripción y Conceptualización de las actividades Realizadas
2.2.1 Conocer las funciones y descripción del Sistema Integrado de Gobiernos Regionales (SIGRE).
El Sistema de Integración para los Gobiernos Regionales ( SIGRE) es un
software que posee una base de datos integrados que optimiza la ejecución de los
Procesos Administrativos, generando información que permite definir mecanismos para
el control de gestión en el área Administrativa de la Gobernación de Estado Bolívar.
Este sistema está desarrollado en una interfaz grafica diseñada para adoptar a la
Gobernación una herramienta para que facilite la información al Ejecutivo Regional los
Procesos que se llevan a cabo dentro de las Instituciones a fines y de esta manera tener
una información clara y precisa.
20
Para la elaboración de las órdenes de pago, y otras actividades del departamento
de Finanzas se necesita saber utilizar en el SIGRE, por lo cual en el transcurso de la
pasantía se requirió conocer el sistema para un mejor entendimiento de los
procedimientos y los mecanismos administrativos que se manejan en el departamento.
Para acceder al sistema de integración se debe contar con un usuario y una clave
personal asignada por la Gerencia de Sistema, para esto es necesario ser personal fijo o
tener un contrato con la Fundación Social Bolívar.( Anexo 1)
Para este proceso se contó con la ayuda del personal que labora en el
departamento, los cuales brindaron toda la información requerida para saber cómo se
maneja el sistema con respecto a la elaboración de las órdenes de pago, pago de
nomina, el pago de los impuestos como son Impuesto al valor Agregado. Impuesto
sobre la Renta, Pago de Timbre Fiscal (Uno por Mil 1x1000) y cancelación de los
servicios que permiten el normal desarrollo de las actividades entre otras.
2.2.2 Verificar el Proceso de Emisión de Orden de Pago
Para llevar a cabo la ejecución de una Orden de Pago se requiere la verificación
una serie de procedimientos previos tales como la verificación y análisis de la siguiente
documentación:
1. La Requisición de orden de servicio o de compras.( Anexo 2)
2. Cotización de orden de servicio o compras.
3. Asignación de Prioridad de acuerdo a la selección de tres presupuestos.
4. Certificación presupuestaria.( Anexo 3)
5. Distribución Presupuestaria.
6. Orden de Compra o Servicio.(Anexo 4)
7. Orden de Pago. (Anexo 5)
El proceso administrativo para elaborar una Orden de Pago comienza en el
Departamento de Compras mediante el sistema SIGRE, teniendo los presupuestos
necesarios se realiza la requisición, seguidamente las cotizaciones en función del gasto
requerido, se procede al análisis de estas cotizaciones y se le asigna prioridad la cual
siempre será uno (1) aquella que resulte favorecida para la adquisición del bien, luego
se crea el Pre-compromiso del adjudicatario, este trabajo se traslada a la Gerencia de
Planificación y Presupuesto, quien bajo previa verificación de la información expuesta
21
en la certificación aprueba el gasto, al culminar este proceso se devuelve la certificación
al Departamento de compras.
La orden de pago es un documento que va a soportar la emisión de cheques esta
misma es realizada una vez que el Departamento de Administración y finanza recibe la
orden de Compra o Servicio.
Para crea la orden de pago se abre el modulo de tesorería en el Sistema Sigre
luego la ventana de ordenamiento de pago y se elige la opción órdenes de pago (Anexo
6), esta se va creando por medio de la referencia de la orden de compra o de servicio
que le fue asignado en el Departamento de compra, una vez creada la orden si esta
posee algún impuesto se le asigna de una vez (Anexo7). La cual va arrojar un
comprobante de Retención ya sea de Impuesto al Valor Agregado o de Impuesto Sobre
la Renta, este contiene un numero de correlativo que le es asignado por el mismo
sistema de este se imprimen tres copia una que va en el expediente, otra para el
proveedor y la ultima es para llevar el control de las declaraciones.
2.2.3 Revisar el Proceso de Elaboración de Emisión de Cheques
Se denomina cheque a un título de crédito mediante el cual una persona libra
contra una institución de crédito el pago de un determinado monto de dinero a un
tercero. En otras palabras, mediante un cheque una persona puede autorizar a otra a
retirar dinero de una cuenta sin la presencia del titular de ésta.
Una vez realizada la orden de pago se procede a la elaboración del cheque este
se elabora en un comprobante de egreso donde se refleja el monto a pagar, el nombre
del beneficiario, la fecha, el concepto de pago y las partidas presupuestaria por donde
fue imputado el pago. Luego se le colocan sus respectivos sellos uno es el No
Endosable y un doble sello de la Gerencia Ejecutiva y Gerencia de Administración y
Finanza. (Anexo 8)
Realizados todos estos procedimientos se elabora una lista de cheques emitidos
que posteriormente se envían al Gerente de Administración y Finanzas. Al completar el
procedimiento de firmas de los cheques se devuelven al Departamento nuevamente en
donde los proveedores o beneficiarios pueden retirar sus respectivos pagos, para que
esto se cumplan ellos tienen que traer una fotocopia de su cedula de identidad,
22
autorización en caso de no ser el representante legal de la empresa y la factura original
en caso de no haberla entregado antes. (Anexo 9)
El beneficiarios debe firmar el comprobante de egreso colocarle sello húmedo,
igualmente a la factura colocarle cancelado, la fecha y hora del día en que esta retirando
su pago y por ultimo firman las retenciones en caso de tenerla. El proveedor se queda
con una copia del comprobante de pago y una de retención en caso de poseerla. (Anexo
10)
Cuando una orden de pago aparece como pendiente por pagar es porque no se ha
emitido el cheque. Con una orden de pago se puede ordenar pagar más de un
compromiso del mismo proveedor.
2.2.4 Verificar el Proceso de Declaración de Impuesto al Valor Agregado e
Impuesto Sobre la Renta
Comprobación de las Retenciones Tributarias
Son documentos que acreditan las retenciones de impuesto realizadas y lo
emiten los agentes de retenciones.
Este es uno de los pasos importante para que las declaraciones sean correctas y
sin errores, aquí es donde se verifica que no sea allá dejado a un lado ningún
comprobante de retención y que todo estén igual que en el Sistema SIGRE. (Anexo
11)
Verificación del Impuesto al Valor Agregado
El IVA es un impuesto indirecto que se aplica sobre casi todos los bienes y
servicios producidos o comercializados en el desarrollo de la actividad de una empresa
o un profesional.
Esta verificación comienza desde el momento de crear la orden de pago una vez
elaborada se extrae el comprobante de retención de IVA y se compara con el monto de
la factura para confirmar que sean iguales. (Anexo 12)
La información obtenida en los comprobantes de retención de IVA se vacía en
un libro diario auxiliar de Impuesto al Valor Agregado, este libro es un archivo de Excel
23
que permite la facilidad a la hora de vaciar la información al TXT para poder declarar
sin mayor contratiempo. Este libro auxiliar contiene lo siguiente:
Columna A: Rif del contribuyente que declara.
Columna B: periodo declarado en formato AAAAMM.
Columna C: Fecha de la factura, nota de débito o crédito.
Columna D: Colocar en mayúscula el nombre del proveedor.
Columna E: Rif del proveedor
Columna F: Fecha de Factura.
Columna G: Número de factura.
Columna H: Nº de control de la factura.
Columna I: Monto total de la factura incluyendo exentos.
Columna J: Base imponible al cual se le aplico la retención.
Columna K: Monto retenido.
Columna L: Correlativo
Columna M: Si es una nota de crédito colocar el número de factura que afecta la
nota de crédito. En caso contrario coloca 0.
Columna N: % de IVA vigente en la factura.
Columna O: Fecha de Comprobante (Anexo 13)
Verificación de Impuesto Sobre La Renta
De la Orden de Pago extraída en el proceso de emisión del cheque se utiliza la
información para llenar el libro auxiliar, de Impuesto Sobre La Renta, el cual lleva la
siguiente información: El Rif de Fundación Social Bolívar el mes, el nombre del
proveedor, fecha de la factura numero de control, monto total, base imponible, alícuota,
numero correlativo de comprobante, el porcentaje de retención, y por último la fecha del
24
comprobante, la analista encargada de esta función compara el monto retenido en
factura con el monto que arroja el sistema Sigre
Verificación del Impuesto De Timbre fiscal (1x1000)
Para Organismos Públicos:
Este impuesto grava las órdenes de pago emitidas por entes del sector público,
iguales o superiores a 150 Unidades Tributarias, cuando el pago sea producto de la
ejecución de una obra o la prestación de un servicio, y estos sean ejecutados y
aprovechados dentro del Estado Bolívar.
Para Instituciones Financieras:
Este impuesto del 1x1000 grava la emisión de todo pagare bancario, al suscribir el
respectivo documento, igualmente grava las letras de cambio libradas por bancos y
otras instituciones financieras agencias o sucursales en el Estado Bolívar o
descontadas por ellas.
Declaración del Impuesto al Valor Agregado
En la providencia No. 0104 en su Artículo 1, establece que deberán presentar
electrónicamente la declaración del IVA. Esta se hace mediante las fechas estipulada en
la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.579 esta contiene el
calendario de fechas exactas para la declaración (Anexo 14).
Dicha declaración se hace cada quince días descuerdo al calendario de pago (
Anexo15) , antes de declarar se compara el monto total del libro auxiliar con el Sistema
SIGRE para así estar cien por ciento seguro de lo que se tiene que paga al seniat
(Anexo 16) una vez realizado este procedimiento se va al portal del Seniat se
comprueba el TXT (Anexo 17-18) que no contenga error para así con el usuario y clave
poder llevar a cabo la declaración definitiva los cual se imprimen tres hoja de pago por
ser Agentes de Retención Ordinarios, posteriormente se elabora un oficio solicitando la
transferencia en el Banco Guayana y la elaboración del cheque de Gerencia a nombre
del Tesoro Nacional para así llevar a cabo el pago correspondiente a la quincena en el
Banco Venezuela. (Anexo 19).
25
Declaración del Impuesto de Timbre fiscal (1x1000)
Por medio de la planilla de pago de las tasas de la Ley de Timbre fiscal del
Estado Bolívar los proveedores cancela el impuesto de Timbre fiscal (1x1000) este se
declara mensualmente, en esta forma se detalla la razón social, el RIF de proveedor, el
lugar donde se cancela, la fecha y su forma de pago. (Anexo 20)
Fundación Social Bolívar mediante una planilla autorizada por tributo bolívar
que tiene por nombre reporte detallado del impuesto uno por mil presenta un listado de
los proveedores que cancelaron en el mes, la cual lleva los siguientes datos: nombre o
razón social, RIF, fecha de elaboración, fecha de retención, fecha de enteramiento, RIF
del proveedor, nombre del proveedor, el numero de cheque, monto total del servicio
prestado, monto total neto, base imponible, impuesto 1x1000, serial de la forma 001,
agencia bancaria y municipio o localidad ( Anexo 21).
2.2.5 Elaborar Manual de procedimientos de orden de pago y elaboración de
Cheques.
Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de
actividades y/o tareas que deben seguirse a lo largo de un proceso.
El manual puede incluir los puestos y/o unidades de negocios que intervienen en
determinado procedimiento.
Es común que los manuales de procedimientos contengan formularios, políticas,
instructivos y/o documentos con detalle accesible que apoyen el desarrollo de las
actividades contenidas en dicho manual.
Los manuales de procedimientos son la base para establecer un sistema de “Gestión
por Procesos” y llegar hasta el ciclo de mejora continua de una manera estructurada y
ordenada. (Anexo 22-23)
26
2.3. JUSTIFICACIÓN Y RELEVANCIA PARA EL DESARROLLO DEL
PERFIL PROFESIONAL.
El trabajo que se realizo durante las pasantías representa de gran importancia y
aporte de conocimientos e información específicamente en la Administración de
Empresa Pública ya que la Orden del Pago es un acto administrativo consistente en
expedir una orden contra la Tesorería de la Comunidad para hacer efectiva por parte de
la Administración una obligación de pago previamente reconocida a favor de una
determinada persona o entidad.
Por otro lado las actividades fueron de mucha importancia ya que me permitió
desarrollar habilidades en el Sistema y crear una competencia de conocimientos con mis
compañeras de trabajo, la cual me llevo a la elaboración del Manual de Procedimientos
que es de vital importancia para el Departamento de Finanzas.
2.4 BENEFICIOS Y ALCANCES
Uno de los principales beneficio obtenidos en las pasantías, fue el de conocer la
importancia, el grado de influencia y de utilidad del Administrador de Empresa no solo
en el Departamento de Finanzas si no en todas las áreas y ámbito que conforman la
Fundación Social Bolívar, ya que el manejo de los recursos financieros a través de las
orden de pago es de vital importancia para llevar a cabo de manera correcta y eficaz los
pago de cada uno de los proveedores y de esta manera cumplir con la demanda de
solicitudes de donaciones mediante las Gerencia de Asistencia Social y Salud.
El alcance se logro en cada uno de los objetivos específicos que me llevo a
desarrollar habilidad y competencia en un medio ambiente laboral:
El Sistema de Integración para los Gobiernos Regionales ( SIGRE) es un
software que posee una base de datos integrados que optimiza la ejecución de los
Procesos Administrativos, generando información que permite definir mecanismos para
el control de gestión en el área Administrativa de la Gobernación de Estado Bolívar.
La orden de pago es un documento que va a soportar la emisión de cheques esta
misma es realizada una vez que el Departamento de Administración y finanza recibe la
orden de Compra o Servicio.
27
CAPITULO III
FUNDAMENTACION TEORICA
3.1 Bases Teóricas
Estas bases estarán basadas en el Describir el proceso de Ordenación de Pago en
el Departamento de Finanzas Adscrito a la Gerencia de administración y Finanzas de
Fundación Social Bolívar.
Sistema de Información
Es conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo
computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso
humano que interactúa con el sistema de Información, el cual está formado por las
personas que utilizan el sistema.
El Sistema de Integración para los Gobiernos Regionales
Sigre es un software que posee una base de datos integrados que optimiza la
ejecución de los Procesos Administrativos, generado información que permite definir
mecanismos para el control de gestión en el área Administrativa de la Gobernación de
Estado Bolívar
Descripción del Sistema de Tesorería
El Sub-Sistema de TESORERÍA es una herramienta que facilita el análisis de
datos respecto a los cobros y pagos que se producen por operaciones presupuestarias y
no presupuestarias, lo que permiten a la Organización optimizar el uso de los recursos
que posee.
Este Sub-Sistema está compuesto por tres grandes módulos, estos son:
Ordenamiento de Pago: Generación de la deuda. Es donde se genera la cuenta por pagar
a nombre del beneficiario. Este módulo se integra con Presupuesto ya que cada orden de
pago genera un causado presupuestario y con Contabilidad porque cada orden de pago
genera un comprobante contable donde se crea la cuenta por pagar.
28
Banco: Lleva el control de la generación de todos los movimientos bancarios la
cancelación de las órdenes de pago. Por este módulo también se manejan las
conciliaciones bancarias. Su integración con Presupuesto se debe a que cuando se
registra un cheque o una nota de debito se genera un pagado presupuestario y con
Contabilidad porque se genera un comprobante contable donde se disminuye la cuenta
por pagar.
Caja:
Entrega de cheques
Ordenación de Pago
La ordenación de pago es un acto administrativo consistente en expedir una
orden contra la Tesorería de la Comunidad para hacer efectiva por parte de la
Administración Autonómica una obligación de pago previamente reconocida a favor de
una determinada persona o entidad.
También se puede conocer como Ordenación de pago; el acto que tiene por
objeto adecuar el ritmo del cumplimiento de las obligaciones económicas de la
Comunidad a las prescripciones del plan de Disposición de Fondos, de acuerdo con las
disponibilidades liquidas de la Tesorería en cada momento. La realización del pago es el
acto por el cual se produce la salida material o virtual de fondos de la Tesorería.
Dentro de la ordenación de pago se puede diferenciar dos fases:
A) La ordenación formal del pago, que es el acto por el cual el Ordenador de pagos
compete expide, en relación con una obligación contraída, la correspondiente orden
contra la Tesorería de la Comunidad Autónoma.
B) La ordenación material del pago o materialización del pago, que es aquella operación
consistente en hacer efectivo el pago previamente ordenado. Se concreta en el
señalamiento del pago y la exposición de cheques u ordenes de transferencias contra las
cuentas corrientes abiertas en las diferentes entidades de crédito con las que operan las
correspondientes Tesorerías.
29
Tipos de Órdenes de pago
La especial directa (OP01): Este tipo de orden es usada para los pagos
correspondientes a prestaciones sociales, anticipos, prestación de servicios, suministros,
viáticos y aportes.
La especial directa (OP02): Se utiliza para los pagos de adquisición de bienes y
para los contratos de obras.
La especial directa (OP/N): Este tipo de orden es usada para procesar ordenes de
pago de nomina y retenciones sobre nominas del personal adscrito al ejecutivo
Regional. La retenciones realizadas a las nominas son ISLR, Ley de Política
Habitacional, entre otros.
Proceso para la elaboración de la Orden de Pago
Este proceso esta formulado por proyectos que a su vez se divide en acciones
específicas y una acción centralizada que apoya a las específicas, cada proyecto hace
una solicitud al departamento de compras, quien se encarga de realizar todo el proceso
administrativo para procesar la solicitud.
Requisición
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.
Cotización
Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los
proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deberá ser evaluada
con dos meses de anticipación.
Una vez hecha la cotización, se hace el apartado presupuestal correspondiente.
Asignación de Prioridad
La asignación de prioridad siempre va hacer 1.
Certificación presupuestaria
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Es la aprobación de la disponibilidad de la partida correspondiente a la
certificación requerida por el departamento de compras.
Tributos
Los tributos son ingresos públicos de Derecho público que consisten en
prestaciones pecuniarias obligatorias, impuestas unilateralmente, exigidas por una
administración pública como consecuencia de la realización del hecho imponible al que
la ley vincula el poder de contribuir. Su fin primordial es el de obtener los ingresos
necesarios para el sostenimiento del gasto público, sin perjuicio de su posibilidad de
vinculación a otros fines.
Sobre este particular, fariñas (1992) define al tributo genéricamente como una
prestación obligatoria, comúnmente en dinero, exigida por el Estado en virtud de su
poder de imperio y que da lugar a las relaciones jurídicamente de derecho público.
Impuesto
El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en
favor del acreedor tributario) regido por Derecho público. Se caracteriza por no requerir
una contraprestación directa o determinada por parte de la Administración (acreedor
tributario).
Hay autores como Giannini y Jeze (1990) que al definir el impuesto le atribuye
un objetivo determinado, por ejemplo el primero, señala que es la prestación pecuniaria
que una entidad pública tiene l derecho de exigir, en virtud de su poder de imperio,
originario o derivado, según los casos, en la medida y formas establecidas por la ley,
con el fin de obtener un ingreso.
Por su parte, Jeze que es una prestación pecuniaria, referida de los particulares
coercitivamente por el Estado a título definitivo y sin contraprestación, con miras a
cubrir cargas públicas.
31
Contribuyentes
Son contribuyentes los sujetos pasivos (personas naturales, personas jurídicas y
demás entes que constituyan una unidad económica) respecto de los cuales se verifica el
hecho imponible, los cuales están obligados al pago de los tributos y al cumplimiento de
los deberes formales establecidos en el Código Orgánico Tributario.
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Es un impuesto que se aplica sobre los bienes y prestaciones de servicios y sobre
las importaciones definitivas de bienes, todo el territorio de la nación. Cada actor en la
cadena de añadido de valor paga a su antecesor en la cadena el IVA correspondiente al
precio facturado por este, y a su vez percibe de su sucesor en la cadena el monto
correspondiente al impuesto asociado al precio que facturo. Cada actor (excepto el
consumidor final) es responsable ante la autoridad tributaria por liquidar y pagar la
diferencia entre el IVA pagado (crédito fiscal) y el IVA cobrado (debito fiscal).
El Impuesto sobre la Renta.
El Impuesto Sobre la Renta grava la renta, es decir, la ganancia que produce una
inversión o la rentabilidad del capital. También puede ser el producto del trabajo bajo
relación de dependencia o lo producido por el ejercicio de una profesión liberal.
Salazar (2000) indica el ISLR tiene como objetivo gravar la renta o el
enriquecimiento percibido por los contribuyentes, con ocasión de las diversas
actividades que estos pueden ejercer.
Retención del IVA
Es aquella cantidad de dinero que el agente de retención debe retener en el
momento de pago o abono en cuenta por la compra de determinado bienes muebles y
servicios. Estos anticipos de impuestos se rebajaran del IVA a pagare en las
declaraciones mensuales.
32
Agentes de Retención
Tal y como lo afirma Rodríguez A (1981): Los Agentes de Retención son
aquellos, sujetos obligados a retener, vienen a ser responsables, pues ellos no realizan el
hecho imponible, pero son aquellas personas designadas por la ley o por la
administración tributaria previamente autorizada legal, que por sus funciones públicas o
por razón se sus actividades privadas, intervendrán en actos u operaciones en las cuales
deban efectuar las retenciones del tributo correspondiente. Una vez efectuada esta, el
agente de retención se convierte en el único responsable ante la administración tributaria
del tributo retenido.
Agentes de Retención del IVA
Son aquellos de retención del IVA los contribuyentes ordinarios del sector
privado a quienes el SENIAT los haya calificado como especiales, de acuerdo a esta
calificación quiere decir que los contribuyentes ordinarios no especiales no actuaran
como agentes de retención del IVA, por lo que no retendrán ningún impuesto, por el
contrario ellos serán sujetos a retención por parte de los compradores calificados
contribuyentes especiales. Puede que exista un contribuyente especial que no sea
contribuyente del IVA, en este caso existe la obligación de efectuar las retenciones y
llevar el libro diario de compras.
Ley del Impuesto al Valor Agregado
La Ley del Impuesto al Valor Agregado grava la enajenación de bienes muebles,
la prestación de servicios y la importación de bienes, aplicable en todo el territorio
nacional, que deberán pagar las personas naturales o jurídicas, las comunidades, las
sociedades irregulares o de hecho, los consorcios y demás entes jurídicos y económicos,
públicos o privados, que en su condición de importadores de bienes habituales o no, de
fabricantes, productores, ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios
independientes, realizan las actividades definidas por la ley como hecho imponible.
Características: - Establecido en una ley Llamado igualmente Principio de Reserva Legal y es
que todo tributo tiene que estar establecido en una ley, de acuerdo al
aforismo latino que dice: "NULLUM TRIBUTUM, SINE LEGE". Conocido
por otros autores, como el Principio de Legalidad.
33
- Es un impuesto indirecto, ya que grava los consumos que son
manifestaciones mediatas de riquezas o exteriorización de la capacidad
contributiva.
- Es un impuesto real, ya que no toma en atención las condiciones subjetivas
del contribuyente, tales como sexo, nacionalidad, domicilio.
- Se puede decir, que es un "impuesto a la circulación" ya que grava los
movimientos de riqueza que se ponen de manifiesto, con el movimiento
económico de los bienes.
- No es un impuesto acumulativo o piramidal.
- No se incurre en una doble tributación con el gravamen del impuesto.
- El impuesto es soportado o trasladado al consumidor final
Base Imponible
Es la situación jurídica que determina arribar a una cifra sobre la cual se aplicara
un porcentaje que nos permitirá conocer cuanto tiene que pagar el sujeto pasivo, o sea,
es el importe sobre el cual se aplica la tasa o alícuota.
Hecho Generador de los Impuestos.
Son los hechos que una vez producidos se obtienen ingresos, que hacen surgir la
obligación tributaria o liquidación del impuesto.
Existen dos elementos que intervienen una vez que ocurre el hecho generador, estos
son: el sujeto activo y el sujeto pasivo.
• Sujeto activo: está representado por el Estado quien exige y hace cumplir la
obligación tributaria.
• Sujeto pasivo: es el que está obligado al pago de la obligación tributaria, en este
caso el contribuyente o responsable ante la administración tributaria.
Necesidades Públicas
Son aquellas comunes a todos los miembros de la sociedad y fundamentales para
una sociedad jurídicamente organizada (por ejemplo: vivir con seguridad, existencia de
justicia, defensa de la soberanía o tener relaciones con otras sociedades).
34
La satisfacción de necesidades públicas es una fundamentación del estado,
mientas que la satisfacción de necesidades colectivas es una función que puede ser
cubierta tanto por el estado como en forma privada.
Para pagar los gastos que generan la satisfacción de necesidades publicas y
colectivas se utiliza el dinero proveniente de la recaudación de impuestos.
Clasificación de las necesidades Publicas
1- Primarias (inmutables, tienen su origen en la propia existencia del estado.
2- Secundarias (cambian o evaluación en la historia de acuerdo al rol que se le
asigna al estado en cada momento). Si se asigna al estado un rol clásico solo
atiende una misma porción y si por el contrario asume una actitud prudente,
entonces su actitud abarcara una mayor amplitud: salud, educación, desarrollo,
tecnología etc.
Los Ingresos Públicos
La variedad de características y condiciones en que el estado percibe sus
ingresos ha dado lugar a las clasificaciones de ingresos que se exponen a Continuación:
1-Por la Fuente del Ingreso:
A. Ingresos originarios o inmediatos: presentan la características especial de
provenir del patrimonio del estado, tales como ingresos propios derivados de las
actividades de servicios público, utilización de reservas monetarias y otros
activos convertibles en moneda corriente, entre otros.
B. Ingresos derivados o monetarios: son aquellos que derivan de la economía
privada; tales como impuestos y donaciones.
3.2 Bases Legales
El aspecto legal, representa un sistema de control que se orienta a promover
evaluaciones efectivas, eficiencia operaciones y el logro de metas y objetivos, en este
sentido, los fundamentos legales y normativas aplicables al trabajo realizado se
presentan a continuación:
35
3.2.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Publicada en Gaceta
Oficial Extraordinaria N° 5.453 de la República Bolivariana de Venezuela.
Caracas, viernes 24 de marzo de 2000
Artículo 141. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,
eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio
de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Para la eficacia en la redición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
función pública se debe tomar en cuenta la Administración Pública.
Articulo 163. Cada Estado tendrá una Contraloría que gozará de autonomía orgánica y
funcional. La Contraloría del Estado ejercerá, conforme a esta Constitución y la ley, el
control, la vigilancia y la fiscalización de los ingresos, gastos y bienes estadales, sin
menoscabo del alcance de las funciones de la Contraloría General de la República.
Dicho órgano actuará bajo la dirección y responsabilidad de un Contralor o Contralora,
cuyas condiciones para el ejercicio del cargo serán determinadas por la ley, la cual
garantizará su idoneidad e independencia; así como la neutralidad en su designación,
que será mediante concurso público.
Cada estado gozara de un órgano funcional bajo la dirección de un Contralor
encargado según la constitución de vigilar y controlar lo relacionado a los ingresos y
gastos de los bienes del Estado.
Artículo 164. Es de la competencia exclusiva de los estados:
1. Dictar su Constitución para organizar los poderes públicos, de conformidad con
lo dispuesto en esta Constitución.
2. La organización de sus Municipios y demás entidades locales y su división
político territorial, conforme a esta Constitución y a la ley.
3. La administración de sus bienes y la inversión y administración de sus recursos,
incluso de los provenientes de transferencias, subvenciones o asignaciones
especiales del Poder Nacional, así como de aquellos que se les asignen como
participación en los tributos nacionales.
36
4. La organización, recaudación, control y administración de los ramos tributarios
propios, según las disposiciones de las leyes nacionales y estadales.
5. El régimen y aprovechamiento de minerales no metálicos, no reservados al
Poder Nacional, las salinas y ostrales y la administración de las tierras baldías en
su jurisdicción, de conformidad con la ley.
6. La organización de la policía y la determinación de las ramas de este servicio
atribuidas a la competencia municipal, conforme a la legislación nacional
aplicable.
7. La creación, organización, recaudación, control y administración de los ramos
de papel sellado, timbres y estampillas.
8. La creación, régimen y organización de los servicios públicos estadales;
9. La ejecución, conservación, administración y aprovechamiento de las vías
terrestres estadales;
10. La conservación, administración y aprovechamiento de carreteras y autopistas
nacionales, así como de puertos y aeropuertos de uso comercial, en coordinación
con el Ejecutivo Nacional.
11. Todo lo que no corresponda, de conformidad con esta Constitución, a la
competencia nacional o municipal.
Artículo 167. Son ingresos de los Estados:
1. Los procedentes de su patrimonio y de la administración de sus bienes.
2. Las tasas por el uso de sus bienes y servicios, multas y sanciones, y las que les
sean atribuidas.
3. El producto de lo recaudado por concepto de venta de especies fiscales.
4. Los recursos que les correspondan por concepto de situado constitucional. El
situado es una partida equivalente a un máximo del veinte por ciento del total de
los ingresos ordinarios estimados anualmente por el Fisco Nacional, la cual se
distribuirá entre los Estados y el Distrito Capital en la forma siguiente: un treinta
por ciento de dicho porcentaje por partes iguales, y el setenta por ciento restante
en proporción a la población de cada una de dichas entidades.
En cada ejercicio fiscal, los Estados destinarán a la inversión un mínimo del
cincuenta por ciento del monto que les corresponda por concepto de situado. A
los Municipios de cada Estado les corresponderá, en cada ejercicio fiscal, una
37
participación no menor del veinte por ciento del situado y de los demás ingresos
ordinarios del respectivo Estado.
En caso de variaciones de los ingresos del Fisco Nacional que impongan una
modificación del Presupuesto Nacional, se efectuará un reajuste proporcional del
situado.
La ley establecerá los principios, normas y procedimientos que propendan a
garantizar el uso correcto y eficiente de los recursos provenientes del situado
constitucional y de la participación municipal en el mismo.
5. Los demás impuestos, tasas y contribuciones especiales que se les asigne por
ley nacional, con el fin de promover el desarrollo de las haciendas públicas
estadales.
Las leyes que creen o transfieran ramos tributarios a favor de los Estados podrán
compensar dichas asignaciones con modificaciones de los ramos de ingresos
señalados en este artículo, a fin de preservar la equidad interterritorial. El
porcentaje del ingreso nacional ordinario estimado que se destine al situado
constitucional, no será menor al quince por ciento del ingreso ordinario
estimado, para lo cual se tendrá en cuenta la situación y sostenibilidad financiera
de la Hacienda Pública Nacional, sin menoscabo de la capacidad de las
administraciones estadales para atender adecuadamente los servicios de su
competencia.
6. Los recursos provenientes del Fondo de Compensación Interterritorial y de
cualquier otra transferencia, subvención o asignación especial, así como de
aquellos que se les asigne como participación en los tributos nacionales, de
conformidad con la respectiva ley.
3.2.2 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Gaceta
Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Caracas, miércoles 11 de Abril
de 2007
Artículo 2: La administración financiera del sector público comprende el conjunto de
sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos
públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida
por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,
responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica.
38
En esta Ley se puede identificar, en que se basa la administración Financiera del
Sector Publico, así como los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica.
Artículo 6: Están sujetos a las regulaciones de esta Ley, con las especificidades que la
misma establece, los entes u organismos que conforman el sector público, enumerados
seguidamente:
1. La República
2. Los estados
3. El Distrito Metropolitano de Caracas y el Distrito Alto Apure
4. Los distritos
5. Los municipios
6. Los institutos autónomos
7. Las personas jurídicas estatales de derecho público
8. Las sociedades mercantiles en las cuales la República o las demás personas a que se
refiere el presente artículo tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento
del capital social. Quedarán comprendidas además, las sociedades de propiedad
totalmente estatal, cuya función, a través de la posesión de acciones de otras sociedades,
sea coordinar la gestión empresarial pública de un sector de la economía nacional.
9. Las sociedades mercantiles en las cuales las personas a que se refiere el numeral
anterior tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento del capital social.
10. Las fundaciones, asociaciones civiles y demás instituciones constituidas con fondos
públicos o dirigidas por algunas de las personas referidas en este artículo, cuando la
totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones en un ejercicio, efectuados por
una o varias de las personas referidas en el presente artículo, represente el cincuenta por
ciento o más de su presupuesto.
39
Artículo 105.- El Sistema de Tesorería está integrado por el conjunto de principios,
órganos, normas y procedimientos a través de los cuales se presta el servicio de
tesorería.
Artículo 107.- El servicio de tesorería, en lo que se refiere a las actividades de custodia
de fondos, percepción de ingresos y realización de pagos, se extenderá hasta incluir todo
el sector público nacional centralizado y los entes descentralizados de la República sin
fines empresariales, en la medida en que se cumpla una evolución progresiva y
consistente de la modalidad y atributos funcionales del servicio consagrados en esta
Ley.
3.2.3 Código Orgánico Tributario Gaceta Oficial N° 37.305 de fecha 17/10/2001
Artículo 27. Son responsables directos en calidad de agentes de retención o de
percepción, las personas designadas por la ley o por la Administración previa
autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón de sus actividades
privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales deban efectuar la retención o
percepción del tributo correspondiente.
Los agentes de retención o de percepción que lo sean por razón de sus actividades
privadas, no tendrán el carácter de funcionarios públicos.
Efectuada la retención o percepción, el agente es el único responsable ante el Fisco por
el importe retenido o percibido. De no realizar la retención o percepción, responderá
solidariamente con el contribuyente.
El agente es responsable ante el contribuyente por las retenciones efectuadas sin normas
legales o reglamentarias que las autoricen. Si el agente enteró a la Administración lo
retenido, el contribuyente podrá solicitar de la Administración Tributaria el reintegro o
la compensación correspondiente.
Parágrafo Primero: Se considerarán como no efectuados los egresos y gastos objeto de
retención, cuando el pagador de los mismos no haya retenido y enterado el impuesto
correspondiente conforme a los plazos que establezca la ley o su reglamento, salvo que
demuestre haber efectuado efectivamente dicho egreso o gasto.
40
Parágrafo Segundo: Las entidades de carácter público que revistan forma pública o
privada, serán responsables de los tributos dejados de retener, percibir o enterar, sin
perjuicio de la responsabilidad penal o administrativa que recaiga sobre la persona
natural encargada de efectuar la retención, percepción o enteramiento respectivo.
Artículo 145. Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a cumplir con
los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización e investigación que realice la
Administración Tributaria y, en especial, deberán:
1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos:
a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las
normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a
actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio
o establecimiento del contribuyente y responsable.
b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando
oportunamente sus modificaciones.
c) Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las
actuaciones ante la Administración Tributaria, o en los demás casos en que se exija
hacerlo.
d) Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación de locales.
e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan.
2. Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con
los requisitos y formalidades en ellas requeridos.
3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los
libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de
las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles.
4. Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y
fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas,
depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte.
5. Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones,
informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías,
41
relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren
solicitadas.
6. Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su
responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de las
actividades del contribuyente.
7. Comparecer ante las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea
requerida.
8. Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones
dictadas por los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas
3.2.4 Ley del Impuesto al Valor Agregado Garay Juan Año 2008
Articulo 1. . Se crea un impuesto al valor agregado, que grava la enajenación de bienes
muebles, la prestación de servicios y la importación de bienes, según se especifica en
esta Ley, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar las personas
naturales o jurídicas, las comunidades, las sociedades irregulares o de hecho, los
consorcios y demás entes jurídicos o económicos, públicos o privados, que en su
condición de importadores de bienes, habituales o no, de fabricantes, productores,
ensambladores, comerciantes y prestadores de servicios independientes, realicen las
actividades definidas como hechos imponibles en esta Ley.
El mencionado artículo expresa que el IVA es un impuesto nacional a los
consumos que tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del
proceso económico, en proporción al valor agregado del producto, así como sobre la
realización de determinadas obras y locaciones y la prestación de servicios.
ARTICULO 3. Constituyen hechos imponibles a los fines de esta Ley, las siguientes
actividades, negocios jurídicos u operaciones:
1. La venta de bienes muebles corporales, incluida la de partes alícuotas en los derechos
de propiedad sobre ellos; así como el retiro o desincorporación de bienes muebles,
realizado por los contribuyentes de este impuesto;
2. La importación definitiva de bienes muebles;
3. La prestación a título oneroso de servicios independientes ejecutados o
aprovechados en el país, incluyendo aquellos que provengan del exterior, en los
42
términos de esta Ley. También constituye hecho imponible, el consumo de los servicios
propios del objeto, giro o actividad del negocio, en los casos a que se refiere el numeral
4 del artículo 4 de esta Ley;
4. La venta de exportación de bienes muebles corporales;
5. La exportación de servicios.
Artículo 9:.Son responsables del pago del impuesto, las siguientes personas:
1. El adquirente de bienes muebles y el receptor de servicios, cuando el vendedor o el
prestador del servicio no tenga domicilio en el país.
2. El adquirente de bienes muebles exentos o exonerados, cuando el beneficio esté
condicionado por la específica destinación que se le debe dar a los bienes y
posteriormente, éstos sean utilizados para un fin distinto. En este supuesto, el adquirente
de los bienes, deberá proceder a declarar y enterar el impuesto sin deducciones, en el
mismo período tributario en que se materializa el cambio de destino del bien, sin
perjuicio de las sanciones que resulten aplicables por la obtención o aprovechamiento
indebido de beneficios fiscales, de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico
Tributario.
3.2.5 Ley de Impuesto Sobre la Renta Garay Juan Ediciones 2000
Artículo 1. Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero en
especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta ley. Salvo
disposición en contrario de la presente ley, toda persona natural o jurídica, residente o
domiciliada en Venezuela, pagará impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea
que la causa o la fuente de ingresos esté situada dentro del país o fuera de él. Las
personas naturales o jurídica no residentes o no domiciliadas en Venezuela estarán
sujetas al impuesto establecido en esta Ley siempre que la fuente o la causa de sus
enriquecimientos esté u ocurra dentro del país, aun cuando no tengan establecimiento
permanente o base fija en Venezuela. Las personas naturales o jurídicas domiciliadas o
residenciadas en el extranjero que tengan un establecimiento permanente o una base
fija en el país, tributarán exclusivamente por los ingresos de fuente nacional o extranjera
atribuirles a dicho establecimiento permanente o base fija.
43
3.2.6 Providencia Administrativa SNAT/2009/0104 G.O. N° 39.296 del 30-Oct-2009
Artículo 1: Las personas naturales, las personas jurídicas y las entidades sin
personalidad jurídica, deberán presentar electrónicamente sus declaraciones del
impuesto al valor agregado, correspondientes a los períodos que se inicien a partir del
30/11/2009, así como las declaraciones que las sustituyan, siguiendo las
especificaciones técnicas establecidas en el Portal Fiscal.
Las Oficinas Receptoras de Fondos Nacionales se abstendrán de recibir el formulario
"IVA30", en virtud de lo dispuesto en esta Providencia Administrativa.
Artículo 2: Las declaraciones relativas al impuesto al valor agregado de los sujetos a los
que se hace referencia en el artículo anterior, deberán ser presentadas dentro de los
quince (15) días continuos del mes siguiente al período de imposición.
Artículo 3: Efectuada la declaración, en los casos en que la misma arroje impuesto a
pagar, el contribuyente podrá optar entre efectuarlo electrónicamente o imprimir la
planilla generada por el sistema, la cual será utilizada a los efectos del pago de las
cantidades auto determinadas, en las Oficinas Receptoras de Fondos Nacionales. El
pago se realizará bajo las condiciones establecidas en la normativa vigente.
Artículo 4: Los sujetos calificados como especiales por el Servicio Nacional Integrado
de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), continuarán rigiéndose por las
disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa 0082 de fecha 09/02/2006,
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.423 del
25/04/2006.
Artículo 5: A los efectos de esta Providencia Administrativa se entiende por Portal
Fiscal la página Web http://www.seniat.gob.ve o cualquiera otra que sea creada por el
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) para
sustituirla.
44
3.2.7 Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolívar (En uso de las atribuciones que le confiere el numeral 1, del artículo 162, de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y el numeral 1, del artículo 120, de la Constitución del Estado Bolívar)
Artículo 24: Se grava con un impuesto del uno por mil (1 por mil), todo pagare
bancario, al suscribirse el respectivo documento. Igualmente, se gravara con esta tarifa
al uno por mil (1 por 1000), la letra de cambio libradas por bancos y otras instituciones
financieras sucursales o agencias en el Estado Bolívar o descontadas por ellas, salvo que
en este mismo caso, las letras sean emitidas o libradas para la cancelación de
obligaciones privadas de la adquisición de Artículos para el hogar, de vehículos
automotores, de prendas y de maquinaria y equipos agrícolas. Los institutos de crédito a
que se refiere la Ley General de Bancos y otras instituciones Financieras o cualesquiera
otras reguladas por leyes especiales que emitan o acepten los pagares o letras de cambio
a que se refiere esta Ley, abonaran en una cuenta especial a nombre del Estado Bolívar
el importe de la contribución que corresponda a la operación efectuada. Los bancos y
demás instituciones financieras a que se refiere esta disposición serán solidariamente
responsables de aplicar y recaudar el monto que corresponda.
Asimismo, pagaran, el uno por mil (1 por 1000), en el momento de su emisión y a partir
de un monto de ciento cincuenta Unidades de Tributaria (150 U.T.), la órdenes de pago
emitidas a favor de contratistas por ejecución de obras y servicios prestados al sector
publico.
Las contribuciones a que se refiere este artículo, deberán ser pagadas en una oficina
receptora de Fondos Estadales mediante planilla que para tal efecto elabore o autorice el
ejecutivo del Estado Bolívar
45
CAPITULO IV
PERSPECTIVA METODOLOGICA
Este capítulo comprende la descripción de la estrategia a seguir expresada a
través del tipo y modalidad de la investigación, la caracterización de las unidades de
análisis, las técnicas, procesos e instrumentos de medición a ser utilizados.
4.1 Descripción de los métodos y procedimientos para la realización de las actividades de pasantías.
De acuerdo con Cázares, Christen, Jaramillo, Villaseñor y Zamudio (2000, p.
18), la investigación de campo es aquella en que el mismo objeto de estudio sirve como
fuente de información para el investigador. Consiste en la observación, directa y en
vivo, de cosas, comportamiento de personas, circunstancia en que ocurren ciertos
hechos; por ese motivo la naturaleza de las fuentes determina la manera de obtener los
datos para poder llevar a cabo el desarrollo el proceso de las Retenciones Tributaria
Las técnicas usualmente utilizadas en el trabajo de campo para el acopio de
material son: la encuesta, la entrevista, la grabación, la filmación, la fotografía, etc.; de
acuerdo con el tipo de trabajo que se está realizado, puede emplearse una de estas
técnicas o varias al mismo tiempo, como es el caso en esta investigación que se utilizo
el método documental.
Para poder realizar las Actividades de pasantías se utilizo el Método de
Observación Directa, debido a que se evaluó de cerca el Departamento de Orden de
Pago y esto ayudo a la recolección de datos para poder elaborar este trabajo de
Pasantías.
Para alcanzar los objetivos del presente trabajo fue necesario aplicar un conjunto
de procedimiento destinados a recopilar datos, ya fuesen directamente de la realidad o
de fuentes escritas. Además, se realizo un manual de normas y procedimientos, se
trabajo directamente en el proceso de emisión de órdenes de pago, se realizo una matriz
FODA, con el propósito de determinar puntos críticos en el procedimiento, así como
también las debilidades y fortalezas del proceso.
46
Al desarrollar una investigación se hace necesario obtener información a través
de los hechos y documentos, es por eso que se aplicaron técnicas de recolección de
información, así como se realizo la revisión de material bibliográfico que sirvió como
fundamento para el desarrollo del trabajo de pasantía. Así como también se revisaron las
leyes y reglamentos en los cuales se basa las Finanzas y la Administración Pública.
4.2 Fuentes de información
Las fuentes de información, son todas aquellas herramientas útiles en el proceso
de investigación, con el fin de recaudar todos los datos necesarios para llevar a cabo el
cumplimiento de los objetivos.
Las fuentes de información también se conocen como el lugar del que nacen los
conceptos, las ideas y los pensamientos que sirven para la creación de nuevo
conocimiento. Es por lo tanto, el fin de una fuente facilitar los datos con los que
reflexionar y posteriormente constituir.
Las principales fuentes de información obtenidas en el periodo de pasantía
fueron la observación directa para poder desarrollar cada una de las actividades y
objetivos propuestos.
47
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Las conclusiones que se muestra en este informe son un pequeño resumen que
generaliza de forma clara y precisa los procesos realizados en el departamento de
finanzas donde se muestra que se cumplió con los objetivos y actividades propuestas de
una manera exitosa, en el sentido que se tiene:
Para realización de la Orden de pago, emisión de cheque y retenciones
tributarias la Fundación Social Bolívar cuenta con un Sistema de Integración para los
Gobiernos Regionales (Sigre) el cual es muy práctico y sencillo facilita el trabajo para
los usuarios.
Para la elaboración de una orden de pago el Analista deberá estar al tanto con
exactitud el funcionamiento del sistema de integrado, y los distintos tipos de orden que
existen, se deben conocer las categorías programáticas y los bancos a para la emisión de
la orden, así como también como está conformado el expediente de pago y todo su
proceso a seguir para llevar con éxito el pago a cada uno de los beneficiarios.
Una vez realizada la orden de pago se procede a la elaboración del cheque este
se elabora en un comprobante de egreso donde se refleja el monto a pagar, el nombre
del beneficiario, la fecha el concepto de pago y las partidas presupuestarias por donde
fue imputado el pago.
Luego de haber elaborado los cheques se procede a la verificación del proceso
de declaración de Impuesto al valor Agregado e Impuesto sobre la Renta que no es más
que estar seguro de que no se allá cometido ningún error a la hora de retener o declarar.
La Fundación Social Bolívar actualmente no cuenta con un manual de normas y
procedimientos el cual contribuiría a que las actividades se realicen de manera óptima a
través de un patrón a seguir para la inducción de nuevo personal.
48
Tomando en cuenta este objetivo desarrollado en el periodo de pasantía se
considero necesario la propuesta de un Manual de Procedimientos para el
Departamento y así poder llevar a cabo las actividades de una mejor manera con un
patrón a seguir.
El espacio físico en el departamento de finanzas es insuficiente para el número
de personas que laboran, lo cual genera algunas incomodidades para el desplazamiento
del personal así como para la organización adecuada de carpetas y demás documentos
necesarios para el desarrollo de las actividades diarias.
No se cuenta con un sistema automatizado que les garantice una respuesta
oportuna o inmediata a los proveedores con referente a sus pagos, lo cual genera
muchas veces confusiones con respecto a los pagos y fechas que están listo en caja por
retiro.
Los objetivos planteados se cumplieron cabalmente permitiéndome aplicar los
procesos administrativos en cada uno de ellos, de igual manera la satisfacción personal
ya que logre desarrollar y cumplir con el Objetivo General que era Elaborar un Manual
de Procedimiento de Orden de Pago y Elaboración de Cheques en el Departamento de
Finanzas Adscrito a la Gerencia de Administración Y Finanzas de Fundación Social
Bolívar.
5.2 Recomendaciones
Partiendo de las conclusiones obtenidas y producto de la evaluación realizada al
proceso desarrollado en el departamento de Finanzas se formulan la siguiente
recomendación:
• Se considera necesario para trabajar de manera controlada, organizada y bajo
unos parámetros donde se garantice la efectividad del departamento la
implementación del manual de procedimiento elaborado durante el proceso de
pasantía
• Ubicar el departamento en un sitio con mayor espacio para facilitar el archivo de
expedientes así como un mejor flujo del personal y materiales del departamento
49
• Implementar un sistema de registro fácil y de sencillo uso del flujo de los pagos
en caja permitiría conocer de manera rápida y confiable el status de los pagos de
la Fundación Social Bolívar lo cual generaría mayor confianza y evitaría
confusiones con los proveedores.
50
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Libros
Garay, Juan “Ley de Impuesto al Valor Agregado “ Año 2008
Garay, Juan Ley de Impuesto Sobre la Renta. Ediciones 2000
Garay, Juan “ Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado” Años 2006
Manuales de Sistema de Integración Sigre, (Gobernación Del estado Bolívar)
Rolando Acevedo Acuña (1984) “Técnicas de documentación e investigación” II
Quinta Edición – Caracas.
Olivera (2005) “Guías de estudio sobre el impuesto al Valor Agregado, (IVA).
Escuela de Administración y Contaduría de la Ula, Mérida”.
Documentos legales
• Código Orgánico Tributario la Asamblea Nacional de la República Bolivariana
de Venezuela Gaceta Oficial N° 37.305 de fecha 17/10/2001
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Publicada en Gaceta
Oficial Extraordinaria N° 5.453 de la República Bolivariana de Venezuela.
Caracas, viernes 24 de marzo de 2000
• Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolívar (En uso de las atribuciones que le
confiere el numeral 1, del artículo 162, de la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela y el numeral 1, del artículo 120, de la Constitución del
Estado Bolívar
• Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. Año 2008
• Seniat Providencia Administrativa SNAT/2009/0104 G.O. N° 39.296 del 30-
Oct-2009
51
ANEXOS
ANEXO Nº 1
Sistema Integración para los Gobiernos Regionales (SIGRE)
Ingreso al Sistema para la emisión de la Orden de Pago
ANEXO Nº 2
Sistema Integración para los Gobiernos Regionales (SIGRE) Requisición de Bienes y Materiales
ANEXO Nº 3
Sistema Integración para los Gobiernos Regionales (SIGRE) Certificación Presupuestaria
ANEXO Nº 4
Sistema Integración para los Gobiernos Regionales (SIGRE) Orden de Compra
ANEXO Nº 5
Sistema Integración para los Gobiernos Regionales (SIGRE) Orden de Pago
ANEXO Nº 6
Sistema de Integración para los Gobiernos Regionales (Sigre) Ventana de Orden de pago
ANEXO Nº 7
Sistema de Integración para los Gobiernos Regionales (Sigre) Ventana de Orden de pago
ANEXO Nº 8
Elaboración del Cheques
ANEXO Nº 9
Relación de Cheques
ANEXO Nº 10
Cheques a Elaborado
ANEXO Nº 11
Sistema de Integración para los Gobiernos regionales (Sigre) Ventana de Orden de pago Comprobación de las Retenciones
ANEXO Nº 12
Comprobantes de Retenciones de Valor Agregado (IVA) e Impuesto Sobre de la Renta (ISLR)
ANEXO Nº 13
Libro de IVA
ANEXO Nº 14
Providencia administrativa SNAT/ 2009 /0104 G.O.N 39.296 del 30-oct-2009
ANEXO Nº 15
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
ANEXO Nº 16
Planilla de Declaración de ISLR
ANEXO Nº 17
Comprobación impuesto a pagar (IVA)
ANEXO Nº 18
Declaración del Impuesto al valor Agregado (IVA)
ANEXO Nº 19
Oficio de Solicitud de Cheques de Gerencia
Ciudad Bolívar, 01 de Mayo de 2011
FSB-GAF-OF-00160/11
Ciudadana:
Sra. Dacsy Brizuela
Gerente Júnior Agencia Libertad
Banco Guayana
Su Despacho.
Sirva la presente para saludarle y a la vez solicitarle elaboración un cheque de
gerencia a favor del TESORO NACIONAL, siendo debitado de la cuenta corriente Nº
0008-0031-72-0008076131 a nombre de la Fundación Social Bolívar - Cuenta Fondo de
Terceros, para la cancelación de retenciones de ISLR efectuadas al personal
correspondiente al mes de Enero. Por el siguiente monto
Bs. 350,00
Para tramitar la anterior solicitud se autoriza a la Srta. Paula Pulgarin C.I. 15.469.166 funcionario de esta institución.
Agradeciendo su receptividad, se suscribe de usted;
Cordialmente,
Lcdo. Luís F. Galindo G. Lcdo. Hiram R. García Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Finanzas
LF HG/j.g
c/c archiv
ANEXO Nº 20
Declaración del Impuesto de timbre fiscal (1*1000)
ANEXO Nº 21 Planilla de pago del Timbre Fiscal por los proveedores de la Fundación Social Bolívar
ANEXO Nº 22
Manual de De Órdenes de Pago
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago.
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
Elaborado por: Autorizado por: Revisado por:
Febres Yelitza
Firma:
Gerencia de Administración y Finanzas
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Aprobado por:
Gerencia de Administración y Finanzas
Firma:
Fecha:
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago. Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
CONTENIDO
Objetivo ............................................................................................................ 3
Alcance ............................................................................................................. 3
Documentos Relacionados ................................................................................ 3
Normas Generales…………....………………………………………...….…..3
Descripción de Actividades .............................................................................. 5
Formularios de Obligatorio Cumplimiento ...................................................... 7
Glosario ............................................................................................................. 8
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago.
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos, que delimiten, normalicen y regulen la elaboración y
tramitación de las órdenes de pago, con sujeción a los reglamentos y disposiciones legales vigentes, como documento único que autoriza la cancelación del pago de bienes y/o servicios adquiridos. 2. ALCANCE:
Está dirigido al Departamento de Finanzas, adscrito a la Gerencia de Administración y Finanzas 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
3.2 Constitución del Estado Bolívar.
3.3 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus
Reglamentos.
3.4 Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional del Control Fiscal.
3.5 Ley de Licitaciones. 3.6 Ley Contra la Corrupción. 3.7 Ley de Presupuesto. 3.8 Ley de Hacienda del estado Bolívar. 3.9 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos Código Nº __
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago.
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
4. NORMAS GENERALES: 5.
4.1 Emitir las Órdenes de Pago con sujeción a los Reglamentos y Disposiciones Legales Vigentes.
4.2 Recibir los Expedientes de Pago del Departamento de Compras y verificar que contenga los soportes del Pago ordenados en forma correlativa, a fin de unificar criterios en la conformación de Expedientes de Pago, A continuación Detallamos el orden secuencial de los soportes según el tipo de pago:
4.2.1 Liquidación de Prestaciones Sociales: 1 Certificación Presupuestaria 2 Planilla de Liquidación de prestaciones Sociales 3 Fotocopia de la Cedula de Identidad 4 Carta de Renuncia o Egreso 5 Para liquidaciones de años Anteriores anexar: Punto
Cuenta y Dictamen 4.2.2 Viáticos:
1 Planilla de Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales
2 Fotocopia de la Cédula de Identidad legible 4.2.3 Anticipos:
1 Certificación Presupuestaria 2 Planilla de solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales,
con los respectivos recaudos, de acuerdo al motivo de la solicitud, debidamente conformados.
3 Fotocopia de la Cédula de Identidad legible 4.2.4 Adquisiciones de bienes y servicios:
1. Certificación Presupuestaria 2. Factura de compra firmada y sellada por la unidad
solicitante. 3. Orden de compra o de servicio de acuerdo al caso,
firmada y sellada por la unidad solicitante. 4. Requisición de bienes o Servicios. 5. Análisis comparativo de precios. 6. Presupuesto, al menos Tres (3), en caso de no tener los
tres presupuestos, debe incluir exposición de motivo, 7. Conformada
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago. Fecha Elaboración
Actualización00
Página Nº
8. Punto de Cuenta 9. Contrato 10. Control perceptivo 11. Copia de a cedula de identidad del beneficiario legible 12. Copia d la ultima declaración del ISLR 13. Copia de la ultima declaración del IVA 14. Encaso Conservación, Aplicación y Mejoras Anexa
Memoria Fotográficas 4.2.5 Donaciones:
1. Certificación Presupuestaria 2. Recibo tipo “A” donde se especifique el beneficiario de la
donación. 3. Punto de cuenta debidamente Aprobado. 4. Carta solicitud dirigida a Señora Nidia Escobar de Rangel 5. Presupuestos.
4.3 Garantizar que la emisión de las órdenes de pago para cada ejercicio fiscal inicie con un correlativo a partir del Nº 00000001.
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago. Fecha Elaboración
Actualización00
Página Nº
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
5.1 Emisión de Orden de Pago Especial Directa
Responsable
Acción:
Analista Administrativo I
1. Recibe los expedientes de pago del Departamento de Compras.
2. Verifica que los expedientes de pagos cumplan con los requisitos de acuerdo a la norma 4.2 del presente Procedimiento.
3. Ingresa en el Sistema Automatizado (SIGRE), por el modulo de Tesorería, utilizando el Login y el Password asignado por la Gerencia de Sistema.
4. Luego ingresa a la función Ordenamiento de Pago, siguiendo a la opción de Órdenes de Pago.
5. En el campo de Referencia, registra el número asignado al expediente, la fecha la refleja el sistema automáticamente.
6. En el renglón Tipo, ingresa el código de la orden especial directa que corresponda (OP01 para servicios y suministros, OP02 para adquisición de bienes, OP/N para las nominas).
7. Ingresa el número de certificación presupuestaria, en caso de servicios o suministros, y número de la orden de compra en caso de adquisición de bienes.
8. En el renglón “Unidad de Origen”, incluye el código programático que contiene la Certificación Presupuestaria.
9. Verifica que la descripción del gasto de la certificación presupuestaria coincida con el suministrado por el sistema en el renglón Concepto.
10. Completa dicho concepto con el: número de orden de servicio y/o compra, número de factura, número del comprobante de pago.
11. Para los servicios, suministros y adquisiciones, se procede a realizar las retenciones respectivas, seleccionando de una lista suministrada por el sistema, la que le corresponda al tipo de gasto, y verificando que coincidan con el comprobante de pago.
12. Verifica el monto a pagar al beneficiario, nombre del beneficiario, número de cedula o R.I.F., y cuenta bancaria.
13. Guarda la información, a fin de generar el comprobante contable.
14. Seguidamente realiza las órdenes de pago para las retenciones.
15. Realiza el proceso de Impresión en el formato de orden de pago de acuerdo a la numeración asignada al expediente.
16. El Jefe del Departamento conforma la Orden de Pago en la parte superior derecha.
Se Desglosa las órdenes de pago para extraer las
17. copias de acuerdo a lo siguiente: a. Copia Rosada del comprobante de Pago es
archivada en el Departamento de Finanzas. b. Se actualiza el libro diario de la emisión de
cheques. c. Copia de un comprobante de impuesto al valor
(IVA) e impuesto sobre la renta (ISLR) d. Se actualiza los libros diario de IVA e ISLR
18. Envía las órdenes de pago y sus expedientes respectivos, a la Gerencia de Administración y Finanzas, para la conformación respectiva de la firma autorizada.
Contador 19. Recibe del Departamento de Finanzas copia del comprobante de pago (rosadas) para la respectiva actualización y revisión de los asientos contables.
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago.
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
5.2Emisión de Orden de Pago tipo Anulación
Responsable
Acción
1. Determina el tipo de Anulación: a) Verifica el expediente y la orden de pago a anular. b) Ingresa en el Sistema automatizado (SIGRE) módulo de
Tesorería opción Ordenación de Pago. c) Selecciona el número de la Orden de Pago, a anular y
describe, brevemente el motivo de la anulación. d) Sella la Orden de Pago Original ANULADO. e) Luego la orden de pago anulada se pasa al Departamento
de compras con una exposición de motivo donde se le explica la anulación de la orden de pago.
5.3 Impresión de Orden de Pago
Responsable
Acción
1.1 En caso de expediente de pago de Nominas o Retenciones. 1.1.1 Ingresar en el sistema de gestión integral (SIGRE), en el
modulo de tesorería, siguiendo a la opción reportes de ordenamiento de pago, seleccionar orden de pago Pre-impresa para Nomina.
1.1.2 Seleccionar los formatos de ordenes de pago para imprimir de acuerdo a la numeración asignada al expediente de pago al momento de su emisión, siguiendo el orden correlativo (Desde-Hasta).
1.2 En el caso de expedientes de pago tipo anulación.
1.2.1 Ingresar en el sistema de gestión integral (SIGRE), en el modulo de tesorería, siguiendo a la opción reportes de ordenamiento de pago, seleccionar orden de pago tipo de anulación Pre-impresa
1.2.2 Seleccionar los formatos de ordenes de pago para imprimir de acuerdo a la numeración asignada al expediente de pago al momento de su emisión, siguiendo el orden correlativo (Desde-Hasta).
1.3 En caso de expedientes de pagos detallados a continuación: Viáticos, Suministros y/o servicio, Contratas fondo en avances, Pagos únicos y o permanentes, Aportes, Transferencias y prestaciones social.
1.3.1 Ingresar en el sistema de gestión integral (SIGRE), en el modulo de tesorería, siguiendo a la opción reportes de ordenamiento de pago, seleccionar orden de pago Pre-impresa.
1.3.2 Seleccionar los formatos de ordenes de pago para imprimir de acuerdo a la numeración asignada al expediente de pago al momento de su emisión, siguiendo el orden correlativo (Desde-Hasta).
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de las Órdenes de Pago.
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO:
Certificación Presupuestaria.
Orden de Compra y/o Servicios.
Orden de Pago.
Planilla de Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales 7. GLOSARIO CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA: documento en el cual se especifican las características del bien o servicio a adquirir, así como los contratos de obras u otros compromisos financieros del Ejecutivo Regional; de igual forma, se codifica la partida presupuestaria a la cual se imputará dicho gasto o adquisición, previa verificación de la disponibilidad presupuestaria. CONTROL PERCEPTIVO: es la revisión y verificación del cumplimiento de condiciones y especificaciones contenidas en los respectivos contratos para la adquisición de bienes y servicios y de la ejecución de obras públicas estadales, y los que se estimen procedentes para el mejor cumplimiento de las funciones fiscales del Ejecutivo Regional. Se encuentra bajo la responsabilidad de la División de Control Previo de la Dirección de Contraloría Interna. CONTROL FISCAL: revisión, verificación y conformación de documentos que se realizan en los procedimientos administrativos precedentes a los actos financieros (pagos) generados a consecuencia de las adquisiciones de bienes y/o servicios, contratos de obras o cualquier otra acción que impliquen compromisos financieros en el Ejecutivo Regional. División adscrita a la Dirección de Contraloría Interna responsable de ejercer, con vista a su aprobación u objeción, el control previo de las adquisiciones de bienes y/o servicios y todos aquellos contratos que impliquen compromisos financieros en las Dependencias de la Gobernación del Estado Bolívar.
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA: es el monto presupuestado asignado a una partida específica, no comprometido ni causado. EXPEDIENTE: conjunto de documentos archivados que conforman el registro de solicitudes de bienes y/o servicios, así como otros pagos que implican compromisos financieros. FACTURA: documento que el vendedor entrega al comprador y en el cual se especifican las características y el precio de los productos suministrados; la entrega por parte del vendedor se efectúa a la recepción del albarán firmado por el adquiriente. Documento que soporta y especifica la venta de bienes o prestaciones de servicios y demás operaciones gravadas. GASTO: Todo pago no recuperable y no pagadero realizado por el Ejecutivo Regional; puede ser con contraprestación o sin ella y para fines corrientes o de capital (Ministerio de Finanzas, 2003). ORDEN DE ENTREGA: se emiten cuando no se hubiere otorgado la factura o comprobante al efectuarse la venta o cuando se trasladen bienes, aunque estos traslados no representen ventas.
ANEXO Nº 23
Manual de Pago a Proveedores
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de Pago a Proveedores
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
Elaborado por: Autorizado por: Revisado por:
Febres Yelitza
Firma:
Gerencia de Administración y Finanzas
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Aprobado por:
Gerencia de Administración y Finanzas
Firma:
Fecha:
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de Pago a Proveedores
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
CONTENIDO Objetivo ........................................................................................................... 2 Alcance ............................................................................................................ 2 Documentos Relacionados .............................................................................. 2 Normas ............................................................................................................ 2 Descripción de Actividades ............................................................................. 3 Formularios de Obligatorio Cumplimiento ...................................................... 4 Glosario de Términos ........................................................................................ 4
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de Pago a Proveedores
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
1. OBJETIVO: Definir los lineamientos y actividades para el pago de
proveedores, correspondiente al suministro de materiales, bienes y/o servicios
requeridos por el Departamento de Finanzas
2. ALCANCE: Está dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas y al
Departamento de Finanzas desde que se recibe la factura hasta su cancelación al
proveedor.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
3.1.1 Ley Orgánica de Hacienda del Estado Bolívar.
3.1.2 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
3.1.3 Ley Orgánica de Régimen Presupuestario.
3.1.4 Código Orgánico Tributario.
3.1.5 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Bolívar.
3.1.6 Decreto 341 de fecha 19/11/2003, de Reforma Parcial del Decreto291
3.1.7 Gaceta Oficial Nº 2.624 Extraordinario de Fecha 30/05/1980,
Publicación 20, de la Contraloría General del Estado Bolívar.
3.1.8 Contraloría General del Estado Bolívar.
3.1.9 Providencia Administrativa Nº SNAT/2005/0056-A, de fecha
27/01/2005, Gaceta 3.1.10Oficial Nº 38.136.
3.1.10 Gaceta Oficial Nº 36.203, Decreto Nº 1.808, de Fecha 12/05/1997.
3.1.11 Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolívar (LTFEB).
3.1.12 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos Nº
4. NORMAS:
4.1Antes del pago de una factura por concepto de compra de materiales, bienes y/o servicios, se debe:
• Verificar la recepción del producto y la aceptación conforme del mismo. 4.2 El expediente de pago esta conformado por los siguientes documentos:
• Formulario Nº Comprobante de Egreso y Pago.
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de Pago a Proveedores
Fecha Elaboración
Actualización 00
Página Nº
• Cedula. • Factura Original. • Formulario Nº Orden de Compra y/o Servicios. • Formulario Nº Análisis de Cotización. • Presupuestos. • Formulario Nº Requisición de Materiales, Bienes y/o Servicios. • Formulario Nº Comprobante de Retención de Impuesto al Valor
Agregado (I.V.A.) (cuando sea necesario).
• Formulario Comprobante de Retención de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.) (cuando sea necesario).
• Pago de Impuesto 1x1000 (cuando sea necesario). • Otros.
Solicitar al proveedor, el pago del Impuesto Uno por Mil (1x1000) correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el Articulo 24 de la Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolívar (LTFEB).
4.3. Cuando se hace entrega del cheque al proveedor, este debe firmar el formulario siguiente:
• Formulario Nº Comprobante de Egreso y Pago.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
5.1. Nombre de la Actividad: Pago de Proveedores
Responsable Acción
Asistente administrativo III
1. Recibe el Asistente Administrativo III de Finanzas la factura de los materiales, bienes y/o servicios adquiridos con su respectivo expediente.
2. Ingresa al formato elaboración de cheque donde coloca el monto, nombre del beneficiario, fecha, número de cheque, concepto, partidas presupuestarias y número de orden de pago.
3. Realiza la impresión del cheque, firma en la parte de abajo a la izquierda del comprobante de egreso.
4. Se extrae una copia de las retenciones de IVA e ISLR 5. Verifica en forma electrónica en el portal del SENIAT la
condición del proveedor en cuanto a la retención del impuesto.
6. Realiza en forma electrónica la orden de pago en el sistema SIGRE.
7. Realiza en forma electrónica las retenciones de I.V.A. e I.S.L.R., Comprobante de Retención de Impuesto al valor Agregado (I.V.A.) y Comprobante de Retención de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.), en original para anexarlo al expediente y una copia que va en el libro diarios de dichos impuestos.
8. Envía para su revisión y firma el expediente al Contador.
Contador 9. Recibe, revisa y firma el expediente. 10. Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas
Gerente de Administración y Finanzas 11. Recibe y revisa el expediente de pago y firma debidamente.
12. Recolecta las firmas respectivas autorizadas 13. Devuelve el expediente al Departamento de Finanzas
Asistente Administrativo III 14. Recibe el expediente conformado y firmado. 15. Solicita al proveedor la cancelación del Impuesto Uno por
Mil (1x1000), según norma 4.3, si no aplica, entrega formulario para su firma según norma 4.4 y realiza la entrega del cheque para la cancelación de la factura.
16. Entrega al proveedor el formulario para su firma según norma 4.4.
17. Entrega copia del comprobante de pago, Comprobante de Retención de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y Comprobante de Retención de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.).
18. Entrega de Cheque.
Proveedor 19. Recibe y firma el Formulario según norma 4.4.
20. Entrega el pago del Impuesto Uno por Mil (1x1000) si
aplica, en timbres fiscales, debidamente validado por la oficina receptora de fondos estadales o los bancos.
21. Recibe el cheque y copia de los Comprobante de Retención de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) y
22. Comprobante de Retención de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.).
Asistente Administrativo III 23. Recibe el formulario según norma 4.4, los anexa al
expediente según norma 4.2, se entrega al Jefe Finanzas, para archivar debidamente
6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO:
6.1 Formulario Nº Comprobante de Retención de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.)
6.2 Formulario Nº Comprobante de Retención de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R.)
6.3 Formulario Nº Comprobante de Egreso y Pago.
Procedimientos Código
Elaboración y Tramite de Pago a Proveedores Fecha Elaboración
Actualización00
Página Nº
7. GLOSARIO DE TÉRMINOS: Comprobante de Egreso y Pago: Es un documento que da constancia de manera detallada de todos los conceptos que afectan el pago..
Impuesto Uno por Mil (1 X1000): Grava la emisión de instrumentos u ordenes de pago a favor de contratistas o prestadores de servicios al sector público, iguales o superiores a ciento cincuenta Unidades Tributarias (150 UT), debiendo cancelar al estado un (01) bolívar por cada mil (1000) bolívares.
Plan de trabajo
Primera Semana del: 27/01/2011 al: 04/02/2011
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del Impuesto Timbre Fiscal (1x 1000).
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaración y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaración y Enteramiento del Timbre Fiscal (1x 1000).
Actualización de Comprobante de Egreso
Segunda semana del: 07/02/2011 al: 11/02/2011
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del Impuesto Timbre Fiscal (1x 1000).
Actualización de Comprobante de Egreso
Tercera semana del: 14/02/2011 al: 18/02/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del 1x 1000.
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualización de Comprobante de Egreso
Cuarta semana del: 21/02/2011 al: 25/02/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000).
Actualización de Comprobante de Egreso
Quinta semana del: 28/02/2011 al: 04/03/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Actualización de Rosadas, diariamente, en la Relación de Cheques.
Elaboración del Informe Final.
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaración y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaración y Enteramiento del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Sexta semana del: 09/03/2011 al: 14/03/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final.
Séptima semana del 15/03/2011 al: 22/03/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final.
Octava semana del: 23/03/2011 al: 31/03/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final.
Novena semana del: 01/03/2011 al: 08/04/2011
Entregar Cheques a Proveedores.
Realización Transferencia Bancaria a Fondos de Terceros
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaración y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaración y Enteramiento del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final
Decima semana del: 11/04/2011 al: 15/04/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Retención del Impuesto Timbre Fiscal (1x 1000).
Actualización de Comprobante de Egreso
Decima Primera semana del 18/04/2011 al: 27/04/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000).
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final
Decima Segunda semana del: 28/04/2011 al: 06/05/2011
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaración y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaración y Enteramiento del Impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Elaboración del Informe Final
Decima Tercera semana del: 09/05/2011 al: 13/05/2011
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del 1x 1000.
Actualización de Comprobante de Egreso
Decima Cuarta semana del: 16/05/2011 al: 20/05/2011
Realización de Órdenes de Pago.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Retención del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000)
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final
Decima Quinta semana del: 23/05/2011 al: 27/05/2011
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Retención del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000)
Elaboración del Informe Final
Decima Sexta semana del: 30/05/2011 al: 03/06/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Declaración y Enteramiento del Impuesto Sobre la Renta
Declaración y Enteramiento del impuesto Timbre Fiscal (1*1000)
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del informe Final
Decima Séptima semana del: 06/06/2011al: 10/06/2011
Realización de Órdenes de Pago.
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Actualización de Comprobante de Egreso
Elaboración del Informe Final
Decima Octava semana del: 13/06/2011 al: 17/06/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Retención del 2% de Responsabilidad Social.
Realizar Transferencias Bancarios a Fondos de Terceros.
Declaración y Enteramiento del Impuesto al Valor agregado
Actualización de Rosadas, diariamente, en la Relación de Cheques.
Elaboración del Informe Final.
Decima Novena semana del: 20/06/2011 al: 23/06/2011
Realización de Órdenes de Pago
Emisión y Elaboración de Cheques a Proveedores.
Entregar Cheques a Proveedores.
Actualización de Rosadas, diariamente, en la Relación de Cheques.
Elaboración del Informe Final.
Retención del Impuesto de Timbre Fiscal (1*1000)
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividades
Tiempo en Meses
1 2 3 4
Desde:
Hasta:
27-01-2011 09-03-2011 11-04-2011 19-05-2011
04-03-2011 08-04-2011 18-05-2011 22/06/2011
Inducción de las tareas a ejecutar en el Departamento
de finanzas
Familiarización con Sistema de Información para la
Gestión de Gobiernos Regionales.
Ejecución de la Orden de Pago
Emisión de Cheques
Realización de Oficios de Cheques Emitidos
Efectuar la relación de Cheques Emitidos
Registros de datos de Impuesto Sobre la Renta
Registros de datos de Impuestos al Valor Agregado
Realización de Oficios de pago de 2% de
Responsabilidad Social
Verificación del Uno por Mil
Crear carpetas para expedientes de Cheques
cancelados para ser archivadas
Elaboración del Informe Final
