Certámenes Y

Eventos

CERTAMEN

Es un suceso especial que

tiene periodicidad.

Ejemplo:IV Congreso Nacional de Pediatría.

EVENTOEVENTO

Se denomina así Se denomina así al suceso que se al suceso que se da da esporádicamenteesporádicamente

Ejemplo:Ejemplo:

La inauguración La inauguración de una sucursalde una sucursal

OPC

Organizador profesional de Certamen. Se requiere una licencia expedida por la Corporación Nacional de Turismo. Si el organizador está en la misma empresa, no hace falta cumplir este requisito.

HAY DOS TIPOS DE EVENTOS O CERTÁMENES.

Mayores: reúnen mucha gente, como: congresos, ferias, seminarios. Su duración es mayor de un día beben ir numerados.

Ejemplo:IV Congreso Nacional de

Psiquiatría Menores: su duración

es corta y con menos asistentes, como: mesa redonda, conferencia, rueda de prensa, simposio, foro, panel. No lleva numeración.

Aspectos por considerar en la

organización de un certamen o evento.

La efectiva La efectiva realización de un realización de un

evento o certamen evento o certamen exige una planeación exige una planeación detallada, en la que detallada, en la que

se especifiquen se especifiquen claramente cada uno claramente cada uno

de los siguientes de los siguientes aspectos:aspectos:

DENOMINACIÓN

CARÁCTER

OBJETIVOS

EMBLEMA O LOGOSÍMBOLO

FECHA

INSCRIPCIONES

PUESTO DE INFORMACIÓN

IMAGEN CORPORATIVA

SECRETARÍA

IDIOMAS

AEROLÍNEAS

LUGAR

DURACION

PARTICIPACIONES

ELABORACION ORGANIGRAMA

PROMOCION

HOTELES

EQUIPO TECNICO

TRANSPORTE LOCAL

SEGURIDAD

INSTALACION Y CLAUSURA

SEGUROS

FINANCIACION

ESTRUCTURA ACADEMICA

DOCUMENTACION FINAL

EXPOSICION O MUESTRA

RECEPCION

PROGRAMAS SOCIALES

ALIMENTACION

PROGRAMA ACOMPAÑANTES

ELEMENTOS VARIOS

DENOMINACIÓN DEL EVENTO O CERTAMENUn evento especial debe tener un nombre descriptivo que sirva de estimulo a la imaginación del público y que ofrezca buenas posibilidades de publicidad.La entidad que patrocina el evento y el enfoque o tema del mismo se consignan en el nombre, el cual, en última instancia, se constituye en medio de difusión y promoción del evento. El nombre incluye la identificación y la mención particular del evento.Ejemplos:II SEMINARIO INTERNACIONAL DE OTORRINOLARINGÓLOGOS.CUARTO CONGRESO NACIONAL DE SERVICIO AL CLIENTE

ASPECTOS

CARÁCTER DEL EVENTO O CERTAMENCARÁCTER DEL EVENTO O CERTAMEN

El área o extensión geográfica en donde El área o extensión geográfica en donde se va a aplicar el programa determina el se va a aplicar el programa determina el carácter de los certámenes y eventos. carácter de los certámenes y eventos. Estos pueden ser:Estos pueden ser:Internacionales: relativos a dos o mas Internacionales: relativos a dos o mas nacionesnacionesNacionales: pertenecientes a un país.Nacionales: pertenecientes a un país.Regionales: cubren áreas determinadas Regionales: cubren áreas determinadas por su clima, topografía y otros.por su clima, topografía y otros.Locales: se limitan al área de una Locales: se limitan al área de una ciudad como barrios, comunas, ciudad como barrios, comunas, distritos, entre otros.distritos, entre otros.

Para tener en cuenta:

Para que un evento sea calificado como internacional, debe tener tres

días de duración, 300 participantes y la asistencia de personas de dos

países como mínimo.

Cada caso exige una planeación especifica. A mayor área de

cubrimiento del evento, mayor complejidad en su organización

ASPECTOS

OBJETIVOSOBJETIVOS

Los objetivos deben ser consistentes y Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones publicas que persiguen las relaciones publicas de la compañía. Cuando los objetivos de la compañía. Cuando los objetivos son claramente definidos, puede son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración.objeto de la celebración.

En la determinación de los objetivos, se consideran los intereses particulares y el conocimiento del publico asistente. Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos: Intercambiar experiencias o resultados. Transferir conocimientos. Mercadear productos o servicios. Divulgar ideas. Entablar relaciones de tipo social y de

negocios.

ASPECTOS

EMBLEMA O LOGOSÍMBOLO El emblema del evento debe

simbolizar, lo mas gráficamente posible, la labor por realizar o el campo de acción profesional de las asociaciones organizadoras. Al diseñar el emblema o símbolo del evento, se debe tener en cuenta que concuerde con sus objetivos. Esto aumenta su valor y eficiencia propagandística.

El emblema del evento debe figurar en todos los impresos referentes al mismo.

ASPECTOS

FECHA Las asociaciones

internacionales fijan generalmente en sus estatutos la fecha de celebración de sus eventos.

Es costumbre que los eventos importantes se celebren con intervalos de uno a tres años.

El evento se planea con anterioridad, estableciendo un tiempo adecuado para cada una de las etapas que conforman su organización.

Para los eventos internacionales, se debe estudiar el calendario de días festivos y las condiciones climatológicas. En el caso de eventos de tipo académico, en los que participen profesores y estudiantes universitarios, deben examinarse las fechas que corresponden a finales de trimestre o semestre con el fin de que estas, no sean un impedimento que limite la asistencia.

Decidir si las sesiones tendrán lugar entre semanas o a finales. Esto se hará con Decidir si las sesiones tendrán lugar entre semanas o a finales. Esto se hará con base en las ocupaciones de los profesionales asistentes.base en las ocupaciones de los profesionales asistentes.

Es preciso consultar, en el caso de eventos nacionales e internacionales, los horarios Es preciso consultar, en el caso de eventos nacionales e internacionales, los horarios de los vuelos aéreos ya que puede darse el caso de que los delegados tengan que de los vuelos aéreos ya que puede darse el caso de que los delegados tengan que llegar al lugar previsto para el evento con dos o tres días de antelación a su llegar al lugar previsto para el evento con dos o tres días de antelación a su iniciación. Esto implica el tenerse que hacer cargo de los gastos que diere lugariniciación. Esto implica el tenerse que hacer cargo de los gastos que diere lugar

Estudiar si, paralelamente al evento, van a celebrarse en la ciudad sede, Estudiar si, paralelamente al evento, van a celebrarse en la ciudad sede, oros acontecimientos. Si esto sucede, es probable que se presenten oros acontecimientos. Si esto sucede, es probable que se presenten dificultades a la hora de buscar alojamientos, organizar transportes o dificultades a la hora de buscar alojamientos, organizar transportes o disponer de locales apropiados.disponer de locales apropiados.

En ciertos casos, puede resultar conveniente que las fechas de evento En ciertos casos, puede resultar conveniente que las fechas de evento coincidan con las de algún evento complementario, con ferias o coincidan con las de algún evento complementario, con ferias o exposiciones que contribuyan a dar mayor realce al mismo. El elegir la exposiciones que contribuyan a dar mayor realce al mismo. El elegir la fecha con la debida anticipación, facilita que los programas se cumplan de fecha con la debida anticipación, facilita que los programas se cumplan de acuerdo con lo previsto y que los recursos y demás implementos para su acuerdo con lo previsto y que los recursos y demás implementos para su desarrollo hayan sido habilitados de la mejor manera.desarrollo hayan sido habilitados de la mejor manera.

ASPECTOS

En el caso de un evento de carácter local o

regional, las posibilidades de elección del lugar no exigen mayores alternativas y se limitan , por lo general, a considerar factores referentes al local, sede y comodidad de los participantes. Sin embargo, cuando se trata de eventos de carácter nacional o internacional deben tenerse en cuenta factores como: locales y posibles alojamientos, facilidades de transporte, situación geográfica, industria y comercio y atracciones turísticas, entre otras.

La sede es donde se va a realizar la mayor parte La sede es donde se va a realizar la mayor parte del certamen. Debe reservarse por lo menos con del certamen. Debe reservarse por lo menos con nueve meses de anticipación, mediante solicitud nueve meses de anticipación, mediante solicitud

escrita y se debe analizar loescrita y se debe analizar lo siguiente:siguiente:► Facilidad de acceso.Facilidad de acceso.► Salones modulares Salones modulares

que permitan que permitan ampliarse o reducirse.ampliarse o reducirse.

► Servicios auxiliares.Servicios auxiliares.► Red de Red de

comunicaciones comunicaciones interna.interna.

► Buena iluminación.Buena iluminación.► Salón para Salón para

secretarias.secretarias.► Sala para recibir a los Sala para recibir a los

invitados.invitados.► Sala de prensa para Sala de prensa para

periodistasperiodistas► Aire acondicionado.Aire acondicionado.

► Salones para las Salones para las actividades académicas.actividades académicas.

► Sitio amplio y muy visible Sitio amplio y muy visible para inscripciones.para inscripciones.

► Dispones de una bodega Dispones de una bodega para papelería.para papelería.

► Sitio para la instalación y Sitio para la instalación y la clausura.la clausura.

► Sala para personas VIP.Sala para personas VIP.► Sitios para actos Sitios para actos

sociales.sociales.► Disponer de una bodega Disponer de una bodega

para papelería.para papelería.ASPECTOS

DURACIÓNDURACIÓN Lo mas recomendable es que el evento no Lo mas recomendable es que el evento no

exceda de ocho días, con el fin de evitar que se exceda de ocho días, con el fin de evitar que se presente el llamado “cansancio del evento” y por presente el llamado “cansancio del evento” y por las limitaciones de los asistentes que las limitaciones de los asistentes que generalmente tienen otras ocupaciones que generalmente tienen otras ocupaciones que cumplir. Casi siempre son dos días, el otro es de cumplir. Casi siempre son dos días, el otro es de regreso a la ciudad de origen.regreso a la ciudad de origen.

Se debe tener una duración de las actividades en Se debe tener una duración de las actividades en días y en horas.días y en horas.

Para las sesiones, se aconseja que sean Para las sesiones, se aconseja que sean interrumpidas cada dos horas ya que la interrumpidas cada dos horas ya que la posibilidad de disfrutar de relajamiento físico es posibilidad de disfrutar de relajamiento físico es siempre de agrado para los asistentes.siempre de agrado para los asistentes.

ASPECTOS

PARTICIPANTESPARTICIPANTESDeterminar las personas que van a participar como:Determinar las personas que van a participar como: Conferencias.Conferencias. Invitados especiales(VIP). Entre ellos, figuran los representantes de la Invitados especiales(VIP). Entre ellos, figuran los representantes de la

prensa y los miembros de alta jerarquía de los sectores publico y prensa y los miembros de alta jerarquía de los sectores publico y privado.privado.

Delegados: son personas directamente relacionadas con la entidad Delegados: son personas directamente relacionadas con la entidad que patrocina el evento, tienen derecho a voz y voto.que patrocina el evento, tienen derecho a voz y voto.

Observadores: asisten sin la calidad de delegados. Tienen derecho a Observadores: asisten sin la calidad de delegados. Tienen derecho a voz pero no poseen poder decisorio.voz pero no poseen poder decisorio.

Asistentes, estudiantes, acompañantes, coordinadores, personal de Asistentes, estudiantes, acompañantes, coordinadores, personal de apoyoapoyo

Es conveniente conocer muy bien la información Es conveniente conocer muy bien la información de los asistentes: edad, sexo, origen, ubicación de los asistentes: edad, sexo, origen, ubicación social, gustos y aficiones.social, gustos y aficiones.

Un certamen debe soportar un 15 ó 20% mas de Un certamen debe soportar un 15 ó 20% mas de las personas presupuestadas.las personas presupuestadas.

Tener en cuenta que la persona que asiste, viene a Tener en cuenta que la persona que asiste, viene a que lo atiendan bien.que lo atiendan bien.

La inducción del personal que va a intervenir es La inducción del personal que va a intervenir es fundamental en la organización. Permite eliminar fundamental en la organización. Permite eliminar las desviaciones y comprende el entrenamiento y las desviaciones y comprende el entrenamiento y la educación.la educación.

Al personal que trabaja en la realización del Al personal que trabaja en la realización del evento, debe entregársele un manual de funciones evento, debe entregársele un manual de funciones en el que se especifiquen las tareas que le en el que se especifiquen las tareas que le corresponde desarrollar y otro de procedimientos corresponde desarrollar y otro de procedimientos que establece formas para llevarlas a cabo. En que establece formas para llevarlas a cabo. En algunos casos, ambos manuales se compendian en algunos casos, ambos manuales se compendian en uno solo.uno solo.

Un certamen nunca se debe Un certamen nunca se debe improvisarimprovisar ASPECTOS

Elaboración del Elaboración del organigrama del eventoorganigrama del evento

• Para conseguir una perfecta sincronización en todas las Para conseguir una perfecta sincronización en todas las manifestaciones del evento, es conveniente trabajar con manifestaciones del evento, es conveniente trabajar con unos métodos de organización que establezcan, en sus unos métodos de organización que establezcan, en sus diferentes fases, el orden y el desarrollo de las reuniones diferentes fases, el orden y el desarrollo de las reuniones en su aspecto cronológico y con la mayor sencillez de en su aspecto cronológico y con la mayor sencillez de exposición posible, para que se puedan prever con exposición posible, para que se puedan prever con antelación los errores.antelación los errores.

• Para una visión clara del conjunto, es conveniente Para una visión clara del conjunto, es conveniente elaborar un organigrama o carta de organización que elaborar un organigrama o carta de organización que sea el compendio del plan general.sea el compendio del plan general.

• El organigrama debe considerar los responsables, en El organigrama debe considerar los responsables, en quienes pueden delegar estos y las áreas que les quienes pueden delegar estos y las áreas que les corresponde. También se deben establecer las relaciones corresponde. También se deben establecer las relaciones de dependencia, bien sean de línea o Staffde dependencia, bien sean de línea o Staff..

COMISION DE HONOR

COMISION ORGANIZADORA

AUDITORIA

ASESOR DEL CERTAMEN

COORDINADOR DEL CERTAMEN

COMITÉ FINANCIERO

COMITÉ OPERATIVO

COMITÉ ACADEMICO

COMITÉ DE COMUNICACIONES

COMISIÓN DE HONORCOMISIÓN DE HONOREs una comisión figurativa porque nunca trabaja. Todo lo que se envía esta respaldado por ellos. Van el día de la instalación y el de la clausura para presidirlas. Son persona que traen la publicidad.Ejemplo:Presidente Honorario: Carlos Ardila Lule.

ORGANIGRAMA

COMISIÓN ORGANIZADORA

Es un grupo encargado de facilitar los medios y la acción operativa de todas las actividades previas al evento. Tienen a su cargo la dirección del programa general de trabajo. Se reúnen dos a tres veces antes del evento, luego asesoran. Saben de dinero de organización detallan algunas cosas. organigrama

AUDITORIA

Revisa y vigila el cumplimiento de lo planeado. Esta por encima del coordinador.

ORGANIGRAMA

ASESOR DEL CERTAMEN

Ayuda a visualizar para que el certamen no sea únicamente académico.

ORGANIGRAMA

COORDINADOR DEL CERTAMEN

Es la persona responsable de la parte logística y operativa. Tiene un asesor y una auditoria. Es la que ejecuta el trabajo con cuatro comités: académico, operativo, financiero y comunicaciones.

ORGANIGRAMA

COMITÉ ACADÉMICO

Edita las memorias. Se encarga de conseguir la información de los conferencistas y la que se envía a los medios. Hay un moderador que conoce el tema, es el puente entre el auditorio y el conferenciante, coordina el grupo para elaborar las conclusiones o documento final.

ORGANIGRAMA

COMITÉ FINANCIEROCOMITÉ FINANCIERO

Maneja las finanzas, el Maneja las finanzas, el flujo de caja menor, los flujo de caja menor, los pagos, pasacalles, pagos, pasacalles, carpetas, revisar que carpetas, revisar que estén bien los estén bien los contratos, presupuesto contratos, presupuesto y las propuestas de y las propuestas de patrocinios.patrocinios.

ORGANIGRAMA

COMITÉ OPERATIVO

Tiene que ver con la impresión, la documentación, interpretación, traducción y grabación, archivo y correspondencia, ayudas didácticas, seguridad, inscripciones, transporte, lugar, sedes, recintos, suministros (papelería), mensajería, secretaria, inscripción (cuando llegan), seguros y hoteles.

ORGANIGRAMA

Comité de Comité de comunicacionescomunicaciones

Maneja el protocolo (instalación y Maneja el protocolo (instalación y clausura del evento). La promoción, clausura del evento). La promoción, la publicidad, la información del la publicidad, la información del evento, las relaciones con la prensa, evento, las relaciones con la prensa, señalización, guías, fotografía, señalización, guías, fotografía, listados, correspondencia, recepción, listados, correspondencia, recepción, programas sociales, dibujantes, el programas sociales, dibujantes, el stand de la exposición y el envió de stand de la exposición y el envió de las invitaciones, presenta las invitaciones, presenta informaciones claras, rápidas y informaciones claras, rápidas y fidedignas acerca del evento.fidedignas acerca del evento.

Periodicidad de las reuniones

• Se debe comenzar a planear el certamen con seis meses de anticipación.

• Al principio, los comités se reúnen cada 20 días, luego semanalmente. Las ultimas dos semanas diariamente y durante el certamen, por la mañana y por la tarde.

Normas para el equipo de trabajo

• Puntualidad.• Presentación

personal: no usar escotes ni minifaldas. La presentación debe ser impecable, ojala con uniformes.

• Discreción.• Estabilidad

emocional. Hay que tener disponibilidad para atender a los demás.

• iniciativa

• Se puede financiar por canje con una empresa. Por ejemplo, una línea aérea o un hotel de la ciudad se consideran los patrocinadores oficiales del certamen, a cambio de obsequiar los plegables o los afiches.

• Manejar el capital con todo un plan. Se debe tener una cuenta independiente para los dineros del evento. El presupuesto de un evento varia notablemente de acuerdo con el carácter del mismo.

• Existen muchos imprevistos a lo largo de un evento. Se debe disponer del dinero necesario para los casos de emergencia. Debe existir caja menor para pagar los pequeños gastos.

• Determinar el punto de equilibrio: por ejemplo: a partir de 80 personas se empieza a ganar.

• Sistemas de pago (se puede efectuar descuentos especiales por pronto pago de inscripciones, para una mayor motivación)

• Buscar otra forma de financiación con la venta de las conferencias y otros materiales.

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• La estructura académica es el aspecto mas importante en un evento o certamen. Es la columna vertebral, representa el 70% de un evento. Se refiere a como se desarrollara el

• evento en su parte académica: conferencistas, ponencias, audiovisuales, muestra de equipos.

• Un evento académico debe corresponder a un grupo deliberante. A todos los eventos y certámenes, no se les puede poner el nombre que se quiera (congreso, seminario, panel, simposio, entre otros).

• En la primera y ultima hora en la mañana y la primera de la tarde, se debe contar con un conferenciante de trayectoria. Ojala que la ultima conferencia de la tarde, no sea magistral.

• Dentro de la planeación, se debe procurar que el evento maneje varias metodologías (mesa redonda, panel, conferencia, entre otras).

• Los eventos académicos se programan todo el día. Un seminario de ocho horas, por ejemplo, no da resultados.

• Al definir los expositores, se indica el tiempo de cada sesión y cales ayudas se van a necesitar.

• Se debe tener contacto penamente con los conferenciantes y moderadores.

• El comité académico se encarga de entregarlos discursos y los originales del documento final. Así mismo, nombra una comisión para que elabore las conclusiones y recomendaciones de todas las conferencias.

• Supervisar los salones donde se va a realizar la parte académica. Vigilan que exista buena iluminación y sonido por lo general el comité académico es quien recibe al conferenciante por el contacto que ya tuvieron.

• Solicita a los conferenciantes el resumen escrito de la hoja de vida y de las ponencias y conferencias, con el tiempo suficiente. Evalúa que los contenidos de las conferencias sean de buena calidad.

• Establece un control del tiempo de duración de la conferencia. Existen semáforos para indicar el tiempo.

• Tiene alternativas por si falta algún conferenciante. Por ejemplo, un video, un casete, una mesa redonda o un foro relacionado con el tema.

• Deben manejar perfectamente el material audiovisual. Al terminar la conferencia, inmediatamente se levanta.

• Obsequiar regalos a los conferencistas. Puede ser un libro o un recuerdo de la ciudad.

• Para lograr puntualidad en las sesiones, se pueden rifar obsequios entre los madrugadores. Al finalizar la conferencia, se leen los nombres de las personas que van a participar.

Documentación final

• Controlar los documentos de trabajo para que no se repartan sin autorización. Manejar la distribución en los casilleros o en las habitaciones.

• Tener información de la cantidad de documentos que se reproducen.

• Entregar el documento final o memorias y los certificados el ultimo día, a quienes asistieron. Además, incluir:

• Conferencias y conferenciante.

• Asistentes(dirección, teléfono y empresa).

• Programa académico y social.

• Agradecimientos a los diferentes, patrocinadores y personal de apoyo.

• Quienes dieron los discursos.

• Elaborar las memorias con todo el material (plegable, tiraje, afiche, cartas, modelo, señalización, carteleras, gallardete) sirven como manual y memoria.

• Redactar formulario de evaluación para asistentes y grupo de trabajo, con preguntas sobre los aspectos como valor, inscripciones, transporte, alimentación, conferencias. Recibirlo al momento de entregar el certificado.

Exposición o muestra• En el evento o certamen, se hace una exposición

con elementos alternativos a la parte académica. Por ejemplo: en una conferencia de informática, se pueden exponer computadores. Prever un espacio adecuado para la exposición, a la que se pueda asistir después de la conferencia.

• Se deben tener normas como horario y fecha de instalación. El stand se desmonta después de terminada la exposición.

• Manejar bien la distribución de las áreas que queden cerca al salón

• Se puede dejar de cobrar a los expositores en dinero, peso se solicita a cambio papelería, carpetas, medio cartel de instalación, entre otros.

• Para la decoración, tener en cuenta que hay quienes alquilan sillas, matas y otros accesorios.

• Disponibilidad de personal auxiliar que reemplace en el stand.

• Control de ingreso y salida de elementos y que conste en los contratos.

• Pre y post-exposición. Un día antes de iniciar y un día después de la clausura. Determinar el tiempo que se pueda demorar para desmontarla.

• Reglamento (lo que se puede y no se puede exhibir y/o vender).

Es conveniente instalar tres puestos de recepción en el hotel. En el aeropuerto y en la terminal de transportes, en el horario indicado. Cuando se trate de eventos internacionales o nacionales en los que los delegados lleguen por vía aérea, se nombrara un asistente de recepción quien coordinara los asuntos de aduana y entrega de equipajes y supervisara el transporte de los delegados hasta el hotel.

• Se requieren guisas expertas debidamente uniformadas. Los uniformes llevaran los mismos colores utilizados como distintivos del evento.

• El sonido de la oficina de información del aeropuerto nos puede ayudar para la ubicación de los participantes.

• Las guías deben tener el listado de las personas según el alojamiento y el numero de vuelo.

• tener las rutas de desplazamiento del aeropuerto o de la terminal o la sede.

• Entregar a las personas invitadas por la organización, las cartas que indiquen a que tienen derecho para evitar malos entendidos. Dejar copia en al recepción del hotel.

• El gerente o director del evento debe revivir en la puerta del recinto a los invitados.

• Formulario previamente establecido para un evento, el cual debe ser diligenciado por cada uno de los participantes en el momento de hacerse la inscripción. Se elabora en tamaño carta, media carta o desprendible, lleva e logo símbolo del evento, membrete y debe decir: ficha de inscripción.

• Se deben tener cupones disponibles por si alguien falta por diligenciarlo.

• El sistema de inscripciones puede ser en orden alfabético, deben ubicarse las letras iníciales en la parte superior del puesto para mejor visualización.

• Entrega de documentación. Plegable actualizado con horarios y conferenciantes y demás documentos, en la carpeta correspondiente.

• No incluir en la carpeta las invitaciones o tiqueteras para evitar reclamos posteriores.

• Entregar un listado provisional para controlar el numero de personas que van inscritas.

• Debe programarse una hora para montar el puesto de inscripciones y otra para desmontarlo.

• El personal de inscripciones debe conservar su puesto organizado, evitando tener carpetas o materiales regados por todas partes. Reservar una bodega para el material.

• El puesto de información debe funcionar permanentemente. Es diferente al de las inscripciones, pero ambos van en la misma parte, para que los coordinadores se puedan reunir.

• El puesto de información es diferente al de inscripciones. Debe ser visible y tener teléfono.

• Reconfirmar los pasajes de los asistentes.

• Monedas para el cambio y lista con los nombre y teléfonos del personal de apoyo: conductores, electricistas, coordinadores de los otros comités.

• Requiere de material informativo sobre el certamen y sobre la seda. Por ejemplo: ubicación de los baños, los teléfonos.

• Información sobre la ciudad, tarifas de vuelos de las diferentes compañías de aviación, hoteles.

• Este personal maneja carteleras con: recados, conferencias, actos sociales, cambios, recortes del periódico sobre el evento, entre otros.

• Tiene sus funciones propias: se encargan de toda la correspondencia durante el evento, pasan discursos, elaboran tarjetas y otros documentos. Trabaja en en el pre-evento, en el evento y en el pos-evento.

• Elaboran listados provisionales de personas inscritas hasta la víspera y luego, los definitivos. Esta listado se entrega con las memorias.

• El personal que trabaja en inscripciones luego pasa a secretaria. Se encargan de digitar: ponencias, hojas de vida y las memorias del evento. Estas ultimas pueden entregarse en disquete.

• En todo lo que visualmente orienta sobre el evento. Se deben usar los mismos colores y el mismo logo símbolo en : pancartas, plegables, afiches, gallardetes, pasacalles, escarapelas. Señalización en los salones y en donde se solicitada por las dientes áreas: registros de maletas. Paletas, pasacalles, avisos de prensa. Carpetas, porta nombres, sitios de vidita, restaurantes, sede, vehículos y otros.

• El papel para la correspondencia será sobrio y elegante ( Kimberley gris o bond).

• En la sede o sitios turísticos, exhibir el gallardete del evento.• La mesa de inscripción e información llevaran el logo símbolo en la

parte frontal. Los patrocinadores también lo incluirán. Impresos: afiches, tiquetes de alimentación, tiquetes de maletas, certificados de asistencia y documento final deben tener los mismos colores e igual identificación

Los idiomas se definen con base en las informaciones suministradas por los participantes en las papeletas de inscripción o según la lengua de la mayora de los expositores. Cuando en un evento se van a utilizar varios idiomas con carácter oficial, la interpretación y traducción requieren una atención especial.

• Interpretación: cuando la persona que traduce, da sentido a lo que se dice.

• Traducción. La persona traduce simultáneamente y literalmente lo que el conferenciante dice.

• Susurro: cuando solo hay una persona que necesita a alguien informándole, exclusivamente lo que sucede.

• Los interpretes necesitan trabajar en cabinas aisladas desde las que se pueda observar el expositor. Para cada idioma, se necesita de una cabina independiente numerada, con su respectivo canal.

• Indicar los expositores la entrega priva de los documentos resumen para tener tiempo de transcribirlos. Grabarlos y fotocopiarlos.

• Es mejor contratar y dejar que el proveedor se encargue de los reclamos

Una de las cualidades profesionales fundamentales

que se exige a los interpretes y a los traductores, es la

discreción y la reserva mas absoluta.

AEROLINEAS• Tener una línea aérea oficial que aparezca en el

volante, tiene la ventaja de que pueden obsequiar algunos pasajes o patrocinar la papelería, plegables o afiches. Se deben conseguir con la aerolínea, un listado de los vuelos y además, algunos descuentos.

• Identificación de las maletas con el distintivo especial, ojala con colores llamativos y en un mismo diseño.

• Relación excelente entre las agencias de viajes y la aerolínea. Ellos pueden llevar plegables y papelería gratuitamente a las ciudades donde viajan.

• Definir y establecer claramente los requisitos necesarios para entrar al país (pasaportes, visas, seguros e impuestos, averiguar si se requieren tramites adicionales de emigra con como vacunas).

• Prever los manejos de emergencia que se emplearan para suplir las omisiones de lo anterior.

• Especificar los artículos que n dejen ser incluidos en el equipaje. Adoptar procedimientos para evitar el registro minucioso de los delegados y sus equipajes en la aduana.

• Es conveniente que la organización que patrocine el evento asegure a los delegados contra accidentes aéreos y perdidas

HOTELESLa elección del alojamiento implica tener en cuenta una serie de recomendaciones de tipo practico y sicológico.•Se deben investigar los precios y categorías de los hoteles, así como la distancia de estos a la ciudad o estación terminal.•Si se efectúa en baja temporada, se pueden obtener tarifas especiales. Destacar esta promoción en el plegable.•Condiciones de reserva. Pre registró para que no hay a que hacer fila al llegar al hotel, teniendo todas las tarjetas lista en orden alfabético, que solo sea firmar. Se debe tener el costo y el numero de habitaciones sencillas, dobles y el valor por persona adicional. Equipos en las habitaciones (aire acondicionado, calefacción).

• Para la reservación del hotel, deberán elaborarse y enviarse al publico comunicaciones especificas acerca del sitio seleccionado como sede del evento e informaciones sobre mínimo dos hoteles mas, de menor valor, como posible alternativa.

• Indicar el trato para las personas VIP (algún conferenciante o un presidente de agremiación), tiene derecho a todo. Se puede utilizar el sistema de llamadas del hotel sede para despertar en la mañana cada invitado. El alojamiento que se seleccione, debe brindar a los participantes el máximo confort posible. Conocer los sistemas de seguridad por si algún personaje invitado lo necesita.

• Es conveniente tener señalización, dentro y fuera del hotel.

• El puesto de información debe tener al logo del evento.

Equipo técnico• Comprende todas las maquinas y equipos

que usen requieran . Se deben ajustar previamente al evento. Vigilar que el material que traen los conferenciantes se les reserva los equipos. Revisar aspectos como:

• Traducción simultanea (cabina de grabación).

• Grabación por audio o video.• Circuito cerrado (alternativa para

estudiantes si hay mucha gente).• Computador para las inscripciones.

• Equipo de transcripción.

• Faz propio.• Teléfono.• Computador.• Maquinas de escribir.• Equipo de video

compatible.• Fotocopiadora.• Equipo de proyección.• Iluminación.• Sonido.

Un certamen es como un programa turístico, si

separa, se debe recibir un buen servicio.

Pongámonos en lo zapatos del otro.

Transporte local

• Del aeropuerto al hotel y de los hoteles a la sede del certamen, averiguar e informar si hay parqueadero o no. Tipo de servicio: es individual y colectivo.

• Control de equipaje: lo ideal es que la persona lleve el equipaje en el mismo vehículo.

• Tener en cuenta por cuales sitios se puede desplazar el vehículo y tener guas en cada vehículo por los problemas o inquietudes que puedan presentarse. Debe hacerse señalización también los vehículos con el nombre del evento (calcomanías).

• Conductores: se considera personal del evento, con sentido de pertenencia del vehículo.

• Desplazamiento del personal de apoyo. Garantizar transporte antes de la hora normal y después.

• Lo ideal es conseguir salones diferentes para la instalación y para la clausura.

• El presentador o maestro de ceremonias debe ser diferente al moderador.

• Izar las banderas de los países de los participantes, de los conferenciantes y de la entidad. La bandera de Colombia se ubica en la mitad. La bandera del departamento va al lado derecho y la de la entidad al lado izquierdo.

• El atril es necesario. Allí va el vaso con agua. Cuando habla el presidente, el atril es diferente. Es exclusivo para él, dice: Presidente de la República.

• Debe elaborarse guion para el maestro de ceremonia o presentador y se debe tener en cuenta las precedencias del protocolo.

• Los homenajes a personas o entidades solo se efectúan en la instalación o en la clausura.

• Los porta nombres llevan los nombres y apellidos por ambos lados, no se escribe el cargo. Van en la mesa principal.

• A los invitados especiales, no se les envía tarjeta, sino una carta donde se les informa que estarán en la mesa principal.

• Los puestos de la mesa principal son impares, el personaje principal siempre ira en el centro. Debe definirse quienes van en la mesa principal. Si el acto es académico, el presidente de la compañía va de primero y la esposa de segunda.

• Hacer línea de recepciones el acto de instalación.

• Discreción. Se debe buscar que los guardaespaldas se confundan con el resto del personal.

• Seguridad en el aeropuerto, en la sede y en los trayectos. Si es un personaje, el DAS, la Brigada o la Gobernación la proveen.

• Deben existir puestos de primeros auxilios; las clínicas para urgencias, corren por cuenta de la organización.

ELEMENTOS VARIOS

• Sillas• Mesas• Banderas• Astas con sus

respectivas bases• Manteles• Pendones• Atril• Papelería (módulos)

• Sonido• Grabación• Instalaciones

eléctricas en perfecto estado

• Control de iluminación en el salón de conferencias

• Distribución del salón a través de planos

Pólizas de seguros. Existen seguros por los dos o tres días que dura el evento. Es conveniente contratar seguros:•De manejo de proveedores y cumplimiento, por si se cierra el evento.•Para las personas que participan como asistentes.•Para las personas que están trabajando en el evento.•Para los equipos.

• Las escarapelas se entregan a los miembros de los comités un día antes.

• Debe efectuarse una reunión previa, para indicar el sistema de trabaja (quien era el jefe, la hora y labor por realizar, entre otros).

• Se da la hora de ingreso, no la de salida.• Cada comité pone la señalización que le

corresponde y supervisa el aérea que le correspondió. Por ejemplo: alimentación, suministros, salas de conferencias.

• Debe coordinarse el horario de alimentación del personal de cada uno de los comités. No deben comer en el mismo sitio de los clientes no todos al mismo tiempo.

• Todos los suministros deben estar listos (clips, papel carbón, ganchos). Se debe ser racional en la solicitud del material que se requiera.

• La presencia de representantes del gobierno como: presidentes, gobernador o alcalde permite que nos divulguen el evento.

Al jefe del área social, le corresponde elaborar el programa social del evento. Sobre este aspecto se le recomienda:

• Definir el tipo de recepción y personas que se invitaran y fijar con antelación el día y la hora de la recepción. Seleccionar el lugar de acuerdo con el tipo de excepción y la cantidad de publico que se invite.

• Considerar las posibles formas de distracción(actos folclóricos, por ejemplo) y establecer variedad en los mismos. Tener encuentra que en todos ellos debe haber música. Generalmente solo el acto de clausura podría ser bailable; en los demás se debe acudir a música que ambiente y amenice. Incluir siempre a las esposas de los delegados en los actos sociales y culturales que se programen. Los actos sociales están constituidos por banquetes, almuerzos, comidas, recepciones y cocteles. Un acto social de mas de dos horas implica desgaste.

• Los banquetes siempre se consideran como actos sociales de carácter formal. Los almuerzos y comidas pueden ser formales, semi-formales o informales. Las invitaciones a los actos sociales semi-formales se efectúan por tarjeta o en forma personal. A los informales, se invita en forma personal o por teléfono.

• No ofrecer nunca reuniones sociales paralelas a las de trabajo, una excepción la constituye el programa para señoras.

• Se invita por tarjeta• Se usa el traje estipulado en la invitación• Se elaboran tarjetas indicativas del puesto• Se alternan en los puestos las damas y los

señores• Trazar un plan para la acomodación de las

mesas con el fin de determinar la ubicación de los invitados especiales y la prensa, en los deferentes actos culturales y sociales

• Los obsequios y las rifas se efectúan al final de la fiesta social

• Lo ideal es empezar a tiempo. Lo máximo que se debe esperar son 15 minutos, así no se inicie con el anfitrión.

Recordar que debe establecerse un control para consumo de bebidas. Tener en cuenta los alimentos y bebidas que se van a dar y

sus horarios:

• Refrigerios

• Bebidas

• Almuerzos

• Comidas

• Dietas especiales

• Adecuación de los sitios. Si es bufe se necesita mas espacio

• Promover valores típicos culinarios

• El coordinador es la persona que define la hora para la alimentación de los participantes y para el personal de apoyo. En la cartelera del hotel debe aparecer por escrito el menú de cada día.

• El personal de apoyo almuerza aparte del bufe. Todos deben manejar etiquetera para un mejor control.

• Informar en el plegable que si se pierde la escarapela o la tiquetera se deba cancelar determinada suma de dinero.

El acompañante también tiene derecho a participar de los tours, salir a comerciar, disfrutar de los actos culturales, desfiles y danzas. Se debe pagar por este servicio.

Las acompañantes que no están obligadas profesionalmente o por un interés directo a asistir a las tareas del evento, tiene derecho a un programa que le proporcione esparcimiento, mientras sus esposos se hallan en las sesiones de trabajo. Al elaborar este programa se debe considerar:

• Las actividades no deben iniciarse antes de la mitad de la mañana ni terminas después de la mitad de la tarde, con el fin de dejar amplios márgenes de receso.

• Deben seleccionarse para las visitas, lugares tranquilos y pintorescos. Si se organizan días de compras. Estos deben programarse en sitios que ofrezcan productos de buena calidad. Sin embargo, es función del asistente de esta sección, establecer contactos con los almacenes que puedan ofrecer descuentos especiales.

• Coordinar las actividades de las guías turísticas que acompañaran a las damas en los tours y establecer contactos con e encargado de transporte, además, conseguir los obsequios conmemorativos que se distribuirán entre los asistentes teniendo en cuenta que sean de alguna utilidad o significación para las damas como: telas nacionales, artículos típicos, discos autóctonos, mapas y libros, fáciles de transportar.

• El programa se hace detallado (sitio, conferenciante, día, hora, refrigerios)

• Tener cronograma de actividades que especifique todo: envió de plegables, contacto conferenciantes, envío de ponencias, negociaciones de equipo, hotel, guías, alimentación y demás aspectos.

• Cuando se realiza un certamen o un evento, la gente viene también a un descanso, se puede contactar con una agencia de viajes y contratar con ellos el programa turístico. Ellos pueden ofrecer tours, alquiler de vehículos con conductor, visitas a museos, reservas de pasajes y otros.

• Contratar un fotógrafo oficial el cual regale fotos oficiales del evento por la venta de otras a los participantes.

• Todo debe estar por escrito y planeado con el grupo de trabajo, antes de salir a ejecutarlo.

• El trabajo del personal organizador no termina una vez concluido el evento.

• Continua después del día de la clausura y comprende los siguientes aspectos:

Propaganda final en los medios de comunicación

Inventario de bienes y traslado de estos al almacén de la empresaOrganización de la sede

Liquidación del personalEvaluación de la participaciónElaboración de la carpeta memoria

A la terminación del evento, ha de recurrirse una vez mas a los medios de comunicación para ofrecer al publico nacional y extranjero un panorama retrospectivo de la labor realizada y sus resultados. Esta información debe ser redactada de un modo tan inteligible que incluso la mesa comprenda a importancia del evento.

Debe despertarse el interés de los medios de comunicación ya que ello motivara al publico a valorar el evento y sentara las bases para promocionar futuras reuniones.

Un vez terminado el evento debe hacerse un inventario de los equipos, muebles, utilería, de sus sección. Elaborar listas, pasar copias al encargado del almacén y proceder a trasladarlas al mismo. Esto se hace con el fin de centralizar los bienes y determinar las devoluciones.

Reunidos los equipos en el almacén, será obligación de los jefes de área y de los asistentes, organizar los salones, recoger el material promocional y publicitario, desprender los indicativos de señalización, entre otros.

La responsabilidad de la entidad patrocinadora, entregar la sede completamente organizada. En el caso de presentarse daños o averías den los salones o demás sitios de trabajo, el administrador del local, se entenderá con el encargado de los seguros.

En la organización de un evento interviene no solo el personal de la entidad patrocinadora sino también personal temporal.

Al primero podrá fijársele de antemano una bonificación por su trabajo “extra”. Al segundo, se le cancelara el respectivo contrato. No obstante es recomendable que la entidad organizadora celebre un acto especial con el fin de demostrarles su agradecimiento. Así mismo, se debe enviar tarjetas o cartas a todos aquellos que de una u otra forma, estuvieron vinculados al evento.

Comprende:

•Balance de ingresos por inscripciones

•Valoración de los resultados

La valoración ofrece la confirmación practica de las cosas que han sido bien hechas y las sugerencias para detalles que, en el futuro, pueden ser objeto de mejoras.

Esta carpeta se hace con el fin de que sirva como referencia para la organización de próximos certámenes y como historia del evento realizado. La carpeta contendrá los siguientes datos:

Preparativos (etapa pre-evento)

Desarrollo (etapa evento)

Resultados (etapa post-evento)

Preparativos (etapa pre-evento)

• Historia y antecedentes del certamen.

• Invitaciones.• Estatutos de la

asociación internacional y reglamento del congreso.

• Programa general.• Carta de organización.• Programas de las

distintas áreas.• Comunicaciones

enviadas.

• Alojamientos en los hoteles.

• Consecución de la sede.• Conferencistas.• Interpretes y traductores.• Relación y categorías de

o congresistas.• Asuntos relacionados

concambios de divisas y aduanas.

• Planos, mapas y decoración de la sede.

• Copias de los discos pronunciados en las sesiones de apertura y clausura.

• Copias de las conferencias, ponencias y demás intervenciones

• Datos sobre actos sociales y culturales.

• Material grafico, publicitario y promocional,.

• Formatos de toda la papelería del evento.

• Copias de las resoluciones y conclusiones.

• Presupuesto general y balance del evento.

• Archivos de prensa y fotografía.

• Investigue lo que opinan las partes interesadas.

• Informe sobre los fines del evento y las formas programadas para alcanzarlos.

• Entregue a los congresistas a su debido tiempo, la información a la que tienen derecho como: ponencias, relación de los asistentes, conclusiones, documento acreditativo.

• Revise los textos delos ponentes antes de entregarlos a los congresistas. Hay que evitar que los apasionados cuenten como caso practico sus batallas personales.

• Tenga buenos traductores para los idiomas establecidos.

• Evite agotar a los participantes fijando periodos de trabajo excesivo.

• Proponga un numero de temas que puedan desarrollase con normalidad.

• Evite la celebración de acto religiosos en la apertura o clausura, si ello no es de la complacencia unánime de los asistentes, pues cabe la posibilidad de encontrarse con asistentes de diferentes cultos.

Cuando se organiza un evento, se debe:

• Definir claramente los objetivos que persiguen.

• Contractar a un OPC reconocido para que lo asesore en la elaboración de presupuesto, diseño de base de datos, estrategias de divulgación y comercialización.

• Determinar cual es la mejor forma de llegar a su publico objetivo (avisos de prensa, correo electrónico, cuñas radiales, afiches).

• Escoger el hotel que mas se ajete sus necesidades: capacidades de los salones, comodidad para los participantes, ayudas técnicas disponibles, personal con experiencia.

• De acuerdo con la magnitud del evento, considerar la adquisición de seguros para sus participantes, tener a la mano los servicios de seguridad de la policía y la atención medica de urgencia.

• Si los conferencistas traen equipos de alta tecnología, asesorarse de un experto en sistemas y prepare con mucha anticipación las ponencias esto con el fin de evitar contratiempos.

ACOPECON, la asociación colombiana de empresas organizadoras y promotoras de turismo de convenciones y exposiciones, trabaja para consolidar alianzas internacionales y conseguir una reglamentación que estimule el turismo de negocios.

“ser un operador profesional de congresos (OPC) no es manejarle los tiquetes aéreos, el alojamiento y el transporte a un evento. Ser un OPC es estudiar el publico al cual se va a llegar, hacer una base de datos organizada, pensar estrategias de mercadeo, racionalizar un presupuesto...” dice la presidente de Acopecon.

Esta institución trabaja en una propuesta de reglamentación y un código de ética que sea presentado al Ministerio de Desarrollo Económico para que haya parámetros claros sobre lo que es ser un OPC y el gobierno regule su funcionamiento, de esta forma se lograra mayor profesionalismo y reconocimiento.

Personalizar las estrategias de mercadeo y aprovechar las nuevas tecnologías, será vital para que los organizadores de congresos y eventos afines enfrenten los retos del futuro.Si ya es posible comprar toda clase de productos y consultar cualquier información a través de internet, no es una sorpresa que en un futuro cercano las ferias virtuales se conviertan en una buena opción para los empresario. Probablemente serán complemento de las ferias reales, pero lo mas seguro es que, como en los centros comerciales virtuales, estas ferias serán puertas abiertas para los negocios internacionales.

Pero, ¿cómo saber a que sito web acceder

o a que evento del mundo asistir si internet es un

universo tan amplio?

PERSONALIZACION es la palabra clave, especializar los servicios a tal punto que el cliente potencial conozca de antemano cuales eran los eventos del año que mas le interesan de acuerdo con su profesión, gustos y necesidades. En ese sentido, el trabajo de los OPC es definitivo a la hora de diseñar bases de datos y aprovecha al máximo la globalidad de internet.

Por esa razón, la COCAL (confederación de entidades organizadoras de congresos y afines de América latina) esta implementándolo un nuevo canal de apoyo logístico para los empresarios latinoamericanos. Se llama COCAL-NET y consiste en un sistema de información estructurada que le brinda al empresario los elementos para participar en eventos de negocios dentro y fuera de su país.

La base de datos (en español, ingles y portugués) contiene los detalles de cada evento, las características del mercado relacionado con el y la información técnica de los productos que se ofrecen.

• COCAL-NET se constituye en una útil herramienta para los OPC porque les permite poner en línea, información del programa del evento que estén organizando, ponencias de conferencistas, resúmenes de trabajos y registros de participantes. El sistema también cuenta con servicios de asesoría jurídica, comercio exterior, aduana, traductores y profesionales especializados en diversos sectores de esta actividad.