I. INTRODUCCIÓN.

Hacer inventarios involucra ganar dinero a través de la satisfacción del cliente. La

creciente competencia debido a la apertura comercial de los mercados internacionales han

obligado a las empresas a enfocar sus objetivos hacia la calidad y el servicio, y cuyas

expectativas de desarrollo se encaminan principalmente hacia la atención al cliente

consumidor mediante la calidad, precio y servicio.

Las empresas productoras de bienes para consumo recurren a mantener un inventario

como estrategia para dar un buen servicio, al satisfacer las demandas de los clientes, bajo

condiciones de incertidumbre en la oferta y la demanda. Sin embargo, esta no es la única

razón, existen circunstancias ventajosas en las cuales es conveniente para la empresa

adquirir los productos en determinado periodo para almacenarlos, de modo que se

reduzcan los costos.

Desde un punto de vista general, es necesario equilibrar la inversión en inventario con

otras demandas de capital, considerando los beneficios y los costos asociados a estas

actividades.

En una compañía bien administrada, las políticas administrativas concernientes a los

inventarios y al servicio al cliente, se desarrollan con base a la información

proporcionada por la planeación del almacén de los productos en venta y la función

control.

Una de las decisiones básicas que deben tomarse en el control de los inventarios es la de

equilibrar los costos de la inversión en inventario, con la de colocación de los pedidos de

reposición de inventario.

En el presente trabajo, se describe la historia de organización Sahuayo desde 1940 hasta

la fecha. Se muestra la estructura organizacional principalmente de la sucursal en

Hermosillo, Sonora.

Se aborda en forma detallada el departamento de almacén de productos en venta en la

sucursal de Hermosillo, Sonora empezando en la forma como inicia en la ciudad de

México, así, como las funciones del personal que labora en ese departamento. Se analiza

el funcionamiento del almacén de productos, haciendo una comparación entre la forma

del funcionamiento del sistema real y como debería ser el sistema ideal.

Se entra en detalle con el comportamiento del inventario, en donde se muestran dos tablas

de los faltantes incurridos en el inventario semanal para alguno de los productos que se

comercializaron en el año de 2003. Se aborda el planteamiento del problema en el cual se

hace una síntesis desde el recibimiento de las mercancías de la planta matriz México,

hasta la política que se ha establecido en la organización que es entregar los pedidos en

un plazo no mayor de 2 a 4 días.

Como justificación del trabajo, es importante destacar la importancia que tiene el cliente

para la organización, es por ello que se trate de llevar a cabo una revisión de la actual

política de pedidos, establecer un punto de reorden y evaluar el nivel de servicio al

cliente, con el propósito de elevar la calidad del servicio proporcionado, garantizando un

nivel mínimo del 90%, el cual traerá un incremento en las demandas y así una

satisfacción para la organización.

Por último se aborda el objetivo del trabajo el cual consiste en desarrollar un modelo

básico de cantidad económica de pedido, para un mejor control de inventarios, que será

propuesto como política que debe seguir la organización para asegurar la entrega

oportuna de productos al cliente con un nivel de servicio apropiado.

1.1 Antecedentes de la Organización

GRUPO CORVI, es un Grupo Mexicano de Empresas Industriales y Comerciales, que

tuvo su origen en el año de 1940 al asociarse los hermanos José Luis, Rodolfo, Benjamín

y Pedro Villaseñor Zepeda, originarios de Sahuayo, Michoacán.

Los fundadores del grupo iniciaron sus operaciones con una tienda de semillas y

abarrotes al mayoreo localizada en el centro de la ciudad de México, en la zona de la

merced, que era el corazón comercial en aquellos tiempos.

Su espíritu empresarial los llevó a expandir su negocio de abarrotes y a diversificarse en

empresas industriales incursionando en la fabricación de dulces y chocolates.

De aquella primera tienda, llamada inicialmente “La Guadalupana” y después “Abarrotes

Sahuayo”, surgieron otras a partir de 1960, cuando se empezaron a abrir nuevos

almacenes en la ciudad de México y en otras ciudades estratégicas de la república

Mexicana, hasta conformar una importante red de distribución y venta de abarrotes al

mayoreo a nivel nacional, caracterizada por la competitividad de sus precios, seriedad en

sus tratos, respeto y servicio a sus clientes, estupendas relaciones con sus proveedores y

una clara filosofía de trabajo establecida por sus fundadores.

ORGANIZACIÓN SAHUAYO

A partir de Abril de 1994 se cambió la razón social de la mayor parte de nuestras

Empresas filiales para que todas tengan el mismo nombre comercial: ORGANIZACIÓN

SAHUAYO.

Este cambio se debió principalmente a que la mayoría de nuestros clientes y proveedores

siempre nos han identificado con el primer nombre que tiene nuestra Organización desde

hace más de 57 años.

LA MISIÓN DE ORGANIZACIÓN SAHUAYO

Con base a en los principios y valores, se define la misión de organización Sahuayo

“Ser una empresa líder a nivel nacional con creciente presencia

internacional en la distribución y comercialización de abarrotes y

productos de consumo generalizado por caja, paquete y unidad,

percibido por nuestros clientes y proveedores como el más

eficiente, profesional, innovador y confiable socio comercial”.

Organización Sahuayo para cubrir sus necesidades de distribución de sus productos y

satisfacer al mercado, tiene bodegas en el interior de la república, situadas

estratégicamente. Tiene como principal política comercial, lo que podríamos denominar

campaña de clientes satisfechos, en la que nuestros medios publicitarios están

constituidos por los mismos consumidores satisfechos, quienes al comentar con otros

personas los resultados obtenidos al usar productos Sahuayo promueven su consumo

general.

1.2 Situación actual y funciones del almacén de productos en

venta.

1.2.1 Antecedentes del Departamento de producto en venta

El almacén de productos en ventas ubicado en Hermosillo, Sonora inicia sus actividades

el 20 de septiembre de 1960, esto es a partir de que se empezaron a abrir nuevos

almacenes en otras ciudades estratégicas de la república Mexicana, como fue el caso de

Hermosillo, Sonora hasta conformar una importante red de distribución y venta de

abarrotes al mayoreo a nivel nacional, caracterizada por la competitividad de sus precios.

En el apéndice A1 se pueden observar los productos que comercializa la organización

Sahuayo los cuales se distribuyen a través de la sucursal de Hermosillo, en el Estado de

Sonora.

La bodega de productos en ventas de Hermosillo, Sonora cubre a todo el Estado de

Sonora y tiene un contacto permanente con los clientes localizados en las ciudades y

comunidades de: Huatabampo, Etchojoa, Bacobampo, Navojoa, Álamos, Villa Juárez,

Ciudad Obregón, Pueblo Yaqui, Colonia Militar, San José de Bácum, Esperanza,

Cócorit, Vícam, Pótam, Empalme, Guaymas, Hermosillo, Costa de Hermosillo, Ures,

Bavíacora, Moctezuma, Nacozari, Aconchi, Huepac, Arizpe, Cananea, Benjamín Hill,

Santa Ana, Altar, Caborca, Magdalena, Imuris, Nogales, Naco y Agua Prieta.

Este contacto con los clientes se realiza por medio de los agentes de ventas y/o

comisionistas. Ellos poseen una determinada cantidad de clientes (cartera de clientes) a

los cuales visitan, por lo general, cada quince días y levantan los pedidos en los

establecimientos comerciales respectivos. Diariamente los agentes de ventas se

comunican con el encargado del almacén en Hermosillo y trasmiten los pedidos, ya sea

vía telefónica o fax. El encargado del almacén captura las demandas obteniéndose una

cantidad global por producto, misma que es comparada con los productos existentes en

inventario y de esta manera le permite conocer si se podrá cumplir con la demanda o se

tendrá un faltante. El encargado del almacén en Hermosillo realiza la requisición de

producto a la bodega matriz México en base tanto en la demanda próxima a satisfacer

como en el inventario en bodega. En este aspecto no se cuenta con una política que

indique la cantidad de producto que debería existir en bodega para afrontar la demanda,

ni tampoco cuanto pedir.

A pesar de ello, para la mayor parte de los productos es posible responder a la demanda

satisfaciendo al cliente, sin embargo, esto no sucede en todos los casos, ya que se ha

detectado, por ejemplo, que en los detergentes, leches y papel higiénico que son algunas

de las líneas de productos de mayor demanda, se tienen faltantes en el almacén motivo

por el cual no se surten los establecimientos comerciales, perdiéndose la oportunidad de

efectuar la venta. Además, como se sigue la política de entregar los pedidos completos, al

no tener en existencia uno o más productos, el pedido completo se retrasa en espera de

recibir de la bodega matriz México las cantidades adecuadas para cumplir con la

demanda, originando la situación mencionada anteriormente. Los agentes de ventas

adscritos a la empresa, entrevistados en forma directa afirman que cerca del 15% de los

pedidos, registran un retraso con respecto a la fecha señalada para su entrega.

1.2.2 Asignación de puestos y responsabilidades.

El almacén de producto en Hermosillo cuenta con el siguiente personal: un jefe de

almacén del cual dependen un auxiliar, un almacenista y tres choferes, los cuales cada

uno a su vez tienen asignados a dos “macheteros”. Su organigrama se muestra en la

Figura 1.

Jefe del Almacén de productos en venta

Auxiliar Almacenista Chofer contable “Machetero”

Figura 1. Organigrama del Almacén de productos en venta

Las actividades que cada uno de ellos realiza son las siguientes:

Jefe de almacén de productos en venta:

Funciones:

• Administración general del almacén de producto en venta.

• Recibir las órdenes de pedido de los clientes, vía agentes de ventas.

• Procesar las órdenes de pedido, determinando los volúmenes globales de demanda.

• Calcular los pedidos que serán enviados en función de los recursos disponibles para su

distribución.

• Contabilizar la demanda global y en función de ésta se realiza el pedido al almacén

central.

Observaciones: Su desempeño es eficiente dada su amplia experiencia. La mayor parte de

sus conocimientos y técnicas empleadas son empíricas. El control que realiza es

complicado y difícilmente otra persona tendría el mismo desempeño en el puesto. Tiene a

su cargo el resto del personal del departamento, dependiendo sólo del gerente general de

la sucursal Hermosillo.

Auxiliar Contable.

Funciones:

• Llevar control de inventario diario.

• Llevar control de devoluciones.

• Llevar control de cancelaciones.

• Realizar los ajustes de inventario diario

• Manejo de papelería.

Observaciones: Su desempeño es eficiente, maneja en su mayor parte la papelería y

llenado de formatos. No tiene personal bajo su cargo.

Almacenista:

Funciones:

• Llevar control de entradas y salidas.

• Supervisar los envíos de producto, al momento del llenado de camiones.

• Realizar inventario diario de producto. Observaciones: Es la persona que se encuentra en el almacén, da las entradas, salidas,

llenado de camiones, efectúa inventario diario, etc., no cuenta con equipo

computarizado que facilite el control. Este puesto es polifuncional y no cuenta con

personal bajo sus órdenes.

Choferes.

Funciones:

• Llevar el producto al destino final.

• Mantenimiento de las unidades.

Observaciones: Las cualidades que los caracterizan es la responsabilidad, tanto al cumplir

con los horarios, personal a su cargo y mantenimiento de las unidades. Cuentan con

amplia experiencia. Tienen bajo sus órdenes a dos macheteros que realizarán las labores

de carga y descarga de las unidades.

Macheteros:

Funciones:

• Carga y descarga del producto al momento de recibirlo de la bodega central y su

distribución tanto local como foránea.

• Limpieza y mantenimiento del departamento.

Observaciones: Utilizan las medidas de seguridad adecuadas dado que su actividad

requiere de esfuerzo físico. A juicio del jefe cumplen con su trabajo con eficiencia si

consideramos que el número de unidades que entran y salen son cargadas y descargadas

en tiempo y número establecido. Se encuentran en el nivel más bajo de autoridad en el

esquema organizacional del almacén de productos en venta.

1.2.3 Control de inventarios.

Un sistema de control de inventarios que permita establecer una adecuada política de

pedidos y el tamaño adecuado del lote, que ofrezca la posibilidad al almacén de

productos en venta de ser capaz de responder a la demanda de manera eficiente, cumplir

con los tiempo de entrega y satisfacer al cliente.

El almacén de producto en venta para su funcionamiento ha establecido una serie de

controles los cuales le permiten llevar un inventario de sus existencias, entre ellos:

a) Medidas de control de inventario físico.

• Se llevan a cabo inventarios físicos diarios de las existencias en almacén realizándose

un reporte.

• Se realizan ajustes en el inventario los cuales denominan ajustes positivos y negativos.

Esto significa que, cuando en el inventario físico por producto se tiene una diferencia

negativa (un faltante) con el control de inventario llevado por la administración, se

realiza una revisión para detectar el producto que reportará una diferencia positiva (un

exceso) y se registra el cambio. Este hecho se da cuando hay intercambio de un

producto por otro.

• Cada semana se realiza un inventario de las existencias físicas disponibles

cotejándolas con el volumen total de las órdenes de pedido que se tienen pendientes,

de esa manera se obtienen las existencias remanentes o el faltante del producto.

b) Medidas de control de entradas.

• El producto en venta recibido del almacén central México es dado de alta y se

actualiza el inventario agregando el producto ya existente.

c) Medidas de control de salidas.

• El producto facturado, en base a las órdenes surtidas, se da de baja del inventario,

actualizándose nuevamente.

• Se lleva un control denominado “cancelación fuera de viaje”. Este control registra la

cancelación total del pedido, sea porque el cliente ya no lo desea o bien, por ser un

error por parte del almacén. Esta cancelación ocurre dentro de las 48 a 72 horas

después de salir el pedido, es decir, en entregas foráneas.

• Se tiene la “cancelación dentro de viaje”, es similar a la anterior, sólo que ocurre

dentro de las 24 horas después de salir el pedido. Este se presenta en la distribución

local.

• Se lleva el control denominado “devolución fuera de viaje”. En este control se lleva el

registro de la mercancía que el cliente devuelve, no en su totalidad, sino sólo parte de

ella, debido principalmente a daño en el producto o reducción del pedido. Éste es

también para viajes foráneos y ocurre dentro de la próximas 48 a 72 horas.

• El control “devolución dentro de viaje” tiene el mismo propósito que el anterior, sólo

que se produce dentro de las siguientes 24 horas, en la distribución local.

• Se lleva un control de las devoluciones de producto dañado. Se contabiliza el producto

devuelto sea en peso, unidades o litros y se regresa al almacén central en México. Como

política se considera una merma del 10%, fuera de esta cantidad el departamento de

cobranza se encarga de realizar el cobro correspondiente al faltante.

1.3 Análisis de la situación actual.

1.3.1 Planteamiento de la situación actual del almacén de productos en

venta.

Los almacenes de productos en venta localizadas a lo largo de la república mexicana

reciben las mercancías de la planta matriz de México. Esta misma situación se repite en el

almacén de la sucursal en Hermosillo .

El almacén de productos en venta ha establecido la política de entregar los pedidos

completos en un plazo no mayor de 2 a 4 días a partir del momento en que se recibe la

orden, de no hacerlo así, se produce un costo adicional de transporte el tener que regresar

al mismo sitio dos veces, ya que las rutas establecidas no siempre coinciden con ese

punto. Se ha observado que ésta política no siempre se cumple afectando la calidad en el

servicio prestado al cliente.

Como estrategia de mercadotecnia, la Organización Sahuayo utiliza como medios

publicitarios los mismos consumidores satisfechos, quienes al comentar con otros

personas los resultados obtenidos al usar productos de “Sahuayo” promueven su consumo

general. Tal aceptación ha provocado que la demanda de los productos que comercializa

“Sahuayo”, esta por arriba de la oferta, ya que en ocasiones no se cubren algunos pedidos

por faltantes en el almacén de productos en venta. Esto redunda en todo lo que se ha

comentado anteriormente sobre las fallas en el servicio al cliente.

Respecto al inventario la información con la que se cuenta es:

Recepción: Productos que envía el almacén matriz México.

Existencias al día anterior: Datos obtenidos del inventario diario.

Número total de llegadas al

almacén:

Se incluyen las entradas del almacén de productos

y los controles establecidos como las

cancelaciones y devoluciones.

Ventas del día: Las salidas de los productos de almacén.

Existencias actuales: Información del inventario diario actualizado.

Hay que destacar que, aún y cuando se llevan diversos controles de inventario, no se

cuenta con un formato que integre la información de interés para la realización de un

estudio.

Referente a la información sobre las ventas y pedidos de los productos se presenta en

forma diaria y mensual, a partir del 2002, 2003 y 2004. En cuanto a los registros y

controles, estos son irregulares ya que hasta los inicios del presente estudio (2003) se

formalizó y archivó la información relevante para la toma de decisiones.

Es así, que de los productos comercializados por Organización “Sahuayo” se escogieron

al azar dos productos para su análisis, cuyas tablas 1 y 2 muestran los faltantes en el

inventario semanal durante el año de 2003. Estos valores fueron obtenidos de los

inventarios semanales que se registran, así como de los pedidos que diariamente envían

los agentes de ventas y que el encargado del almacén condensa en cantidades globales

por producto.

La diferencia entre las existencias y los pedidos pendientes arroja un valor que

proporciona una idea acerca de la capacidad de respuesta del almacén de productos en

venta en el cumplimiento e incumplimiento de la demanda. Las cantidades negativas son

los faltantes de productos y que por consecuencia los pedidos permanecerán en espera de

ser surtidos, hasta que la nueva remesa de productos sea recibido del almacén matriz

México,

Así mismo, se muestra la gráfica del producto salsa casera herdez presentación 048/210

Mls. y la leche clavel con presentación 048/410 Mls., mostrado en la tabla de demanda

semanal. En las figuras 2 y 3 se observa la diferencia entre las existencias de productos

en inventario para el período correspondiente y los pedidos pendientes por surtir para el

mismo período. Como se puede observar se producen faltantes por varias semanas, esto

significa que, el producto existente en el almacén de productos en venta es insuficiente

para cubrir la demanda teniéndose que dejar a los clientes en lista de espera,

satisfaciendo gradualmente los pedidos. Ello conlleva a incumplir las políticas de entrega

y por ende la estrategia de mercado de clientes satisfechos.

Si se graficaran el resto de los productos que comercializa la organización Sahuayo, se

observaría una tendencia similar a la mostrada en las figuras 2 y 3, ya que en ocasiones

ocurre que la demanda es mayor a la oferta y es cuando se producen faltantes en el

almacén de productos en venta, originando los valores negativos que se muestran en las

tablas 1 y 2 bajo el título de diferencias. El muestreo fue realizado al azar, y a los

productos seleccionados se les hizo un muestreo a 52 semanas de las cuales en 18 hubo

faltantes en salsa casera Herdez presentación 048/210Mls. y la leche Clavel con

presentación 048/410 Mls. con 15 faltantes. Por lo tanto los porcentajes de servicio para

estos productos son:

Salsa casera Herdez = 1 - 18/52

= 65.38%

Leche clavel =1 - 15/52

= 71.15%

PEDIDOS

Tabla 1. Salsa casera (clave 1601)

Pedidos Pedidos Semana Existencia pendientes Diferencia Semana Existencia pendientes Diferencia

1 135 83 52 27 144 55 89 2 130 65 65 28 273 58 215 3 90 116 -26 29 195 66 129 4 123 102 21 30 113 70 43 5 77 60 17 31 98 75 23 6 114 150 -36 32 102 69 33 7 116 133 -17 33 85 71 14 8 90 70 20 34 89 105 -16

9 130 155 -25 35 117 72 45 10 85 116 -31 36 97 66 31 11 83 120 -37 37 71 57 14 12 128 85 43 38 83 95 -12 13 148 60 88 39 102 76 26 14 139 45 94 40 90 120 -30 15 137 65 72 41 115 110 5 16 131 50 81 42 120 82 38 17 101 39 62 43 105 81 24 18 104 55 49 44 140 75 65 19 158 70 88 45 120 190 -70 20 150 80 70 46 70 156 -86 21 90 55 35 47 170 72 98 22 108 68 40 48 220 275 -55 23 132 124 8 49 175 232 -57 24 111 155 -44 50 230 290 -60 25 30 63 93 51 210 275 -65 26 80 127 -47 52 230 310 -80

Tabla 2. Leche Clavel (clave 0306)

Existencia Pedidos Diferencia Semana Existencia Pedidos DiferenciaSemana pendientes pendientes

1 210 71 139 27 324 259 65 2 178 60 118 28 371 82 289 3 140 112 28 29 255 152 103 4 190 181 9 30 295 157 138 5 23 214 -191 31 214 133 81 6 253 156 97 32 183 253 -70 7 40 191 -151 33 213 157 56 8 260 143 117 34 140 191 -51 9 234 106 128 35 176 53 123

10 248 137 111 36 137 109 28 11 83 223 -140 37 225 124 101

12 175 118 57 38 227 159 68 13 315 281 34 39 189 145 44 14 274 288 -14 40 140 137 3 15 298 202 96 41 333 172 161 16 309 267 42 42 242 89 153 17 270 195 75 43 270 76 194 18 445 334 111 44 277 115 162 19 460 343 117 45 265 129 136 20 261 337 -76 46 243 186 57 21 274 234 40 47 164 173 -9 22 470 366 104 48 213 294 -81 23 303 308 -5 49 298 354 -56 24 330 296 34 50 337 385 -48 25 248 256 -8 51 345 420 -75 26 367 257 110 52 312 422 -110

ESTADO DEL INVENTARIO 2003 Herdez Salsa Casera 048/210 Mls.

-150

-100

-50

0

50

100

150

200

250

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51

SEMANAS

EX

IST

EN

CIA

S

Figura 2. Diferencias entre las existencias en almacén y los pedidos pendientes

por surtir, para salsa casera hérdez .

ESTADO DEL INVENTARIO 2003 Leche Clavel 048/410 Mls.

-300

-200

-100

0

100

200

300

400

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51

SEMANAS

EX

IST

EN

CIA

S

Figura 3. Diferencias entre las existencias en almacén y los pedidos pendientes por surtir, para leche clavel

1.3.2 El concepto de servicio.

Servicio al cliente es el porcentaje de tiempo que el sistema tiene productos disponibles

para su venta (Plossl, 1987).

Como se observa en las gráficas anteriores, el nivel de servicio que la Organización

Sahuayo ofrece actualmente tanto del salsa casera Herdez presentación 048/210Mls. y

leche Clavel con presentación 048/410 Mls., son aproximadamente 65% y 71%

respectivamente, los cuales son porcentajes bajos dado que el lema de la organización es,

clientes satisfechos.

Es así, que la organización deberá tomar alguna clase de medidas en el control de los

inventarios, para proporcionar un nivel de servicio adecuado.

Cancelaciones y devoluciones.

La Figura 4 muestra en el año 2003 los porcentajes de cancelación y devolución de los

pedidos y el motivo más frecuente, el total de pedidos cancelados, en facturas, amparan

un monto de $435,500.00 pesos, de los cuales el 53.9% son atribuibles a faltantes en

almacén (pedidos muy atrasados y pedidos incompletos), el 39% a errores

administrativos (errores de captura de pedidos, mercancías cambiadas y errores de envío

de productos no pedidos) y el 7.1% a problemas de calidad (condiciones de

almacenamiento, manejo y transporte). Así pues, los costos asociados que se podrían

mencionar son generados por transporte, papelería, carga, descarga y dado que para

algunos productos las existencias en ocasiones son escasas se incurre en el costo que

representa el no surtir oportunamente el producto y que se genera cuando no se coloca un

producto a tiempo.

Hablar de la pérdida de la venta por el costo de no vender es factible, sin embargo, hablar

de la pérdida de la venta por el monto que ampara la factura cancelada es muy relativo, es

preferible para su evaluación, hacer mención del costo de almacenamiento que

representa, es decir, la inversión permanecerá en inventario por uno o varios días

ocasionando costos de almacenamiento y ocupando un espacio en el almacén. Este monto

no vendido generaría un interés de encontrarse invertido en una institución bancaria al

interés otorgado por los CETES.

CANCELACIONES DISTRIBUCIÓN EN EL ESTADO DE SONORAMERCANCÍA

DAÑADA7% MERCANCÍA

CAMBIADA21%

ERROR DE CAPTURA

18%FALTANTES EN ALMACÉN

54%

Figura 4. Devoluciones y cancelaciones ocurridas durante 2003. Al observar el desempeño del almacén de producto en venta, puede decirse que existen

deficiencias que pueden corregirse, es así que para garantizar en parte su buen

funcionamiento se tiene que empezar a modelar un sistema de programación y control de

inventarios.

1.3.3 Planteamiento de problemas.

Para abordar esta sección se utilizó la metodología para el análisis y estructuración de

situaciones problemáticas en organizaciones, aplicada al manejo de materiales y sistema

de inventarios.

La cual consiste en enlistar una serie de errores y localizar el posible problema que los

origina. Y en una segunda etapa, se compara un modelo conceptual del sistema a analizar

contra el sistema real y en base a ello se desarrollan propuestas de mejora.

En este caso específico se analiza el sistema de manejo de productos e inventarios de la

Organización “Sahuayo” contra un modelo conceptual ideal de manejo de inventarios.

Tabla 3. Planteamiento de problemas

FALLAS

PROBLEMAS • La información del inventario diario no

fluye con la rapidez deseada.

• No se entrega a tiempo el reporte de

las existencias del inventario físico.

• Se produce desabasto de ciertos

productos al no contar el almacén con

existencias suficientes para satisfacer la

demanda.

• No hay políticas de pedido de

mercancías.

• Retrasos en la entrega de reportes de

inventarios (salidas).

• Retraso en la actualización del

inventario diario.

• Cancelación y devolución de pedidos por

retraso de pedidos

• Falta de productos en almacén.

En la Tabla 3. se plantean las fallas y problemas detectados en el almacén de productos

en venta. La problemática gira en torno a la administración, programación y el control de

los niveles de inventario, que garanticen una adecuada respuesta a la demanda requerida

por los clientes.

En la problemática detectada, el sistema relevante contenido en la almacén de productos

en venta, puede ser identificado como el relacionado con el sistema de programación y

control de inventarios.

Productos críticos. Son aquellos productos que presentan desabasto, al no contar el almacén con existencias

suficientes para satisface la demanda. (Plossl, 1987)

Modelo conceptual ideal de sistema de inventario.

1. Solicitar el producto al almacén matriz México.

1.1 Solicitar la mercancía en base al reporte de productos críticos.

1.2 Elaborar la orden de pedido.

1.3 Enviar orden de pedido a la almacén matriz México.

2. Recibir el producto para su venta

2.1 Levantar un acta en donde se haga constar las condiciones de llegada del producto.

3. Realizar reporte de entrada del producto al almacén.

3.1 En el reporte de entrada se anotará la fecha, cantidad y condiciones del

producto, así como las observaciones pertinentes.

3.2 Realizar reporte de existencias totales por producto, así como del material dañado o

fuera de las especificaciones de calidad.

4 Recibir órdenes de pedidos de ventas.

4.1 Calcular la demanda total por producto.

4.2 Conocer las existencias en inventario.

5. Manejo de entradas y salidas.

5.1 Dar de alta el mercancía recibida (implementar el uso de un servidor para que la

información sea manejada en red).

5.2 Dar de baja la mercancía que es surtida (alimentar el servidor con la nueva

información, para tener de manera inmediata el estado del inventario actual).

5.3 Manejar la información de los productos por el código designado.

6. Surtir pedidos del departamento de ventas.

6.1 Solicitar información a la computadora para conocer las existencias diarias.

6.2 Estimar la demanda diaria.

6.3 Comparar la lista de demanda de mercancías con la de los mercancías existentes.

6.4 Enviar al almacén las guías de entrega que forman pedidos completos para su

distribución.

7. Elaborar reporte del producto crítico.

7.1 Conocer las existencias diarias.

7.2 Elaborar una lista del producto crítico.

8. Establecer políticas para conocer el nivel de reorden y cantidad de pedido.

8.1 Estimar la demanda por producto a largo plazo.

8.2 Conocer el tiempo de entrega.

8.3 Establecer políticas de control de inventario.

9. Establecer un programa de solicitud de productos.

9.1 Implementar las políticas de reorden y cantidad de pedido.

9.2 Determinar las fechas de pedido durante el período.

9.3 Elaborar programa de solicitudes de productos.

9.4 Establecer estrecha comunicación con el almacén matriz México.

10. Elaborar reporte formal de los productos críticos.

10.1 Conocer las existencias de los productos.

10.2 Analizar cantidades de pedidos.

10.3 Definir los niveles críticos por producto.

10.4 Elaborar lista de producto crítico.

11. Informar al almacén matriz México.

11.1 Obtener copia de lista de producto crítico.

11.2 Obtener copia de orden de pedido.

11.3 Solicitar autorización para realizar el pedido.

En la tabla 4 se muestran las comparaciones entre las actividades de las funciones

actuales y las actividades del modelo conceptual.

Tabla 4. Comparación entre las actividades de las funciones actuales y las actividades

del modelo conceptual.

Actividades del modelo conceptual

Existe

o No

Mecanismo actual

Problemática

Cambio propuesto

1

NO

Se realiza el pedido de la demanda global, sin atender los productos críticos.

No se pone énfasis en los productos críticos

Realizar el pedido en función del comportamiento de los productos críticos.

2

SI

El almacenista recibe el producto levantando un acta de las condiciones de llegada.

No hay Ninguno

3

SI

El almacenista llena formatos de entrada.

No hay Ninguno

4

SI

El jefe de almacén recibe la información del almacenista actualizando el inventario.

No hay Ninguno

5

NO

El almacenista no posee sistema de computo. Realiza la tarea manualmente. La captura se realiza posteriormente.

Hace el flujo de información lento.

Conectar en red la bodega y las oficinas administrativas para conocer de manera inmediata el estado del inventario.

6

SI

El jefe de almacén se encarga de calcular los pedidos y surtirlos.

No hay Ninguno

7

NO

Se conocen los faltantes globales por producto, sin especificar si es crítico o no.

Se presentan faltantes en el próximo período.

Determinar el comportamiento de la demanda por producto.

8

NO

El jefe de almacén se limita a realizar el pedido de productos en base a la demanda de ese período.

Se desconoce si las existencias serán suficientes para cubrir la demanda del siguiente período.

Establecer políticas de reorden y cantidad de pedido.

9

NO

Los productos son solicitados conforme se presenta la demanda y cuando las existencias resultarán insuficientes.

Se presentan faltantes en bodega

Establecer un programa de solicitud de productos en base a la política de pedido.

10

NO

No Hay No hay Realizar un listado del estado actual del inventario con énfasis en el producto crítico.

11

NO

No hay No hay Establecer una estrecha comunicación acerca de los programas implantados y darles seguimiento.

1.4 Planteamiento del problema

El almacén del producto en venta localizado en la sucursal de Hermosillo recibe las

mercancías del almacén matriz de México. El almacén central envía periódicamente el

producto para su venta al almacén de Hermosillo para su distribución en el estado de

Sonora. Se ha observado un incumplimiento en la principal política comercial que ha

seguido por largo tiempo organización “Sahuayo” a la que ha denominado “campaña de

clientes satisfechos”. Esta política caracterizada por la competitividad de sus precios,

seriedad en sus tratos, respeto y servicio a sus clientes, estupendas relaciones con sus

proveedores y una clara filosofía de trabajo establecida por sus fundadores.

.

Sin embargo, a pesar de la política se han presentado reclamaciones por parte de los

comercios debido al retraso en las entregas, esto ha tenido como consecuencia que en

ocasiones se produzca un desabasto de los productos, y es aquí en donde se produce una

inconformidad en los clientes al no encontrar los productos de su preferencia. Esto se

puede traducir como una falla en el servicio al interrumpirse la última etapa que involucra

el paso del artículo del anaquel a las manos del consumidor.

El almacén de producto en venta ha establecido la política de entregar los pedidos

completos en un plazo no mayor de 4 días a partir del momento en que se recibe la orden,

de no hacerlo así, se produce un costo adicional de transporte por tener que regresar al

mismo sitio dos veces, ya que las rutas establecidas no siempre coinciden con ese punto.

Existen evidencias de que ésta política no siempre se cumple afectando la calidad en el

servicio prestado al cliente.

Por lo tanto el problema a resolver es:

¿Cuál es la política de inventarios que la organización debe implantar para garantizar un

nivel de servicio mínimo del 90%, en la entrega oportuna de productos al cliente?

1.5 Justificación

El presente trabajo se justifica ya que organización Sahuayo, S.A. de C. V., utiliza

inventarios con el fin de asegurar un trabajo uniforme y efectivo en sus operaciones de

servicio al cliente. Sin embargo la política que se lleva no esta claramente definida.

El principal problema que se presenta es el desabasto de ciertos artículos, hecho que viola

la principal política de “clientes satisfechos” establecida por la organización.

Así, al no contar con un nivel de servicio apropiado, se produce en la Organización

Sahuayo una pérdida de varios miles de pesos y deterioro de la imagen ante el público

consumidor.

Por lo anterior es preciso llevar a cabo una revisión de la actual política de pedido,

establecer el punto de reorden y evaluar el nivel de servicio al cliente, todo esto con el

propósito de elevar la calidad del servicio al cliente.

1.6 Objetivo

Desarrollar un modelo de inventarios que aseguren la entrega oportuna de productos al

cliente con un nivel de servicio mínimo del 90%.