I.- IDENTIFICACION: — —— ------ .— . . LA' ESTRUCTURA ...

I.- IDENTIFICACION:

NOMBRE DEL PUESTO: CONTRALOR________ ____________________________ _

CLAVE DEL PUESTO: 4,000_____________________________ ______________

UBICACION DEL PUESTO: LA CONTRALORIA________________________ _______

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO ES CONSIDERADO DENTRO DE

LA' ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMO DEf — —— --- ---.— ... ... . ■ .

SEGUNDO NIVEL DE JERARQUIA.__________

JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL__________________________________ '

DEPENDEN DE EL: 1) EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD,, —

2) EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA: 3) EL —

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA; 4) EL JEFE DE DEPAR

TAMENTO DE CONTROL DE PAGOS A PROVEEDORES; LA —

SECRETARIA.

II.- FUNCION BASICA. . , .

, El contralor tiene la responsabilidad del desarrollo, imple-

mentación y supervisión de los procedimientos necesarios para el -

control financiero de la empresa, salvaguarda de los activos, as

pectos contables, así como la preparación e interpretación de esta

dos financieros, planes y proyectos de utilidades; todo esto de —

acuerdo a las políticas establecidas y a las disposiciones legales

a las que está sujeto. . ■

111•“ FUNCIONES e s p e c i f i c a s . .

El contralor es el responsable de la planeación, organización

dirección y control de las actividades generales de los departamen

tos que integran la contraloría. Así mismo, le compete la ejecu--

ción de las políticas determinadas por la empresa y las siguientes

294

1 • “ ACTIVIDADES DE PLAÑEACION. ■ .

A) E l d i s e ñ o y e s t a b l e c i m i e n t o de l o s s i s t e m a s de c o n t a b i l i —

dad y demás s i s t e m a s de c o n t r o l y o p e r a c i ó n f i n a n c i e r a de l a empre

s a y v i g i l a r y s u p e r v i s a r su c u m p l im i e n t o .

B) La p l a n e a c i ó n de l o s s i s t e m a s y p r á c t i c a s de a u d i t o r í a con

l a f i n a l i d a d de e v a l u a r l a s o p e r a c i o n e s i n t e r n a s de l a compañía t a

l e s como, f o r m u l a c i ó n de e s t a d o s f i n a n c i e r o s , nóminas y p ó l i z a s r e

g i s t r o s de compras y v e n t a s ; pagos a l o s p r o v e e d o r e s , l o s i n v e n t a

r i o s g e n e r a l e s y demás t r a n s a c c i o n e s que e f e c t ú e l a em presa .

C) La p l a n e a c i ó n de l a p r e p a r a c i ó n d e l b a l a n c e g e n e r a l y l a -

c u e n t a de r e s u l t a d o s y o t r o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s e i n f o r m e s de l a -

com pañía , a s í como un in fo r m e c o m p le to que abarque l o s r e s u l t a d o s -

de l a s o p e r a c i o n e s de l a compañía d u r a n te e l mes a n t e r i o r y p o r , e l

año f i s c a l h a s t a l a f e c h a .

D) La f o r m u l a c i ó n y p r e p a r a c i ó n de l o s s i s t e m a s de r e c o p i l a

c i ó n y a r c h i v o de t o d o s l o s i n f o r m e s , e s t a d o s , e s t a d í s t i c a s y

o t r o s d a t o s que l a l e y r e q u i e r e o que p id a e l C o n s e jo de A d m in is

t r a c i ó n .

E) ' La f o r m u l a c i ó n e i n t e g r a c i ó n de l o s p r e s u p u e s t o s g e n e r a l e s

y e s p e c i a l e s que s e ñ a l e n l o s r e q u e r i m i e n t o s f u t u r o s de l a compañía

de a cu erd o a l c a t á l o g o de c u e n t a s y p r o c e d i m i e n t o s y a l a s r e q u i s i .

c i o n e s d e l g e r e n t e g e n e r a l y de o t r o s . f u n c i o n a r i o s .

F) La p l a n e a c i ó n de l a s formas o métodos para r e a l i z a r l a s co

b e r t u r a s de: p ó l i z a s de s e g u r o s y f i a n z a s para l a d e b i d a p r o t e c -----

c i ó n de l o s a c t i v o s de l a empresa .

G) La p l a n e a c i ó n para p r o v e e r s e d e l c a p i t a l n e c e s a r i o para e l

c o r r e c t o d e s a r r o l l o de l a s o p e r a c i o n e s de l a em p resa , e s t a b l e c i e n

do y e j e c u t a n d o programas para, s u m i n i s t r a r e l c a p i t a l n e c e s a r i o , —

i n c l u y e n d o l a s n e g o c i a c i o n e s r e l a t i v a s , y e l m a n te n im ie n to de l o s -

•295

convenios financieros necesarios. .

H) La programación del financiamiento a corto y a largo pla

zo así como el mantenimiento de las fuentes adecuadas para préstai

mos normales de la compañía, en bancos comerciales y en otras ins_

tituciones de préstamo.

I) La plañeación y la programación de la inversión de los —

fondos de la compañía según se requiera y establecer y coordinar

las políticas para manejar la inversión en fondos de pensiones y-

fidexcomisos similares. '

■ j) La programación en forma conjunta con todas las unxdades-

de trabajo de la empresa', las necesidades de financiamiento desti_

nadas a solventar los requerimientos de capital para asegurar el—

desarrollo eficiente de las actividades de la empresa.

K) La planeación de los programas de auditorías a realizar

se en las diferentes áreas de trabajo de la empresa.

L) La planeación de los programas de evaluación de los proce

dimientos establecidos por la contralorea.

fl) La planeación de los programas de selección, capacitación

y desarrollo del personal adscrito a las dependencias que inte

.gran la contraloría. .

N) Y, todas aquellas actividades de planeación en las que de

ba participar el contralor. .

2. - ACTIVIDADES DE ORGANIZACION. ■ .. '

A) La delimitación de las actividades de cada uno de los

puestos que forman las unidades de trabajo a su cargo.

■ 296

B) La integración de los grupos que habrán de hacer la se---

lección del personal encargado de realizar cada una de las labO'—

res en los puestos de las' unidades a su cargo.

C) La organización de los sistemas contables, de finanzas y-

presupuéstales de la empresa, disponiéndolos para su adecuado ma

nejo. .

D) La 'Organización y la programación de las actividades para

la dotación del efectivo requerido en las diferentes áreas de —

trabajo de la empresa, así como la dotación de formas y documen—

tos respectivos. ■

. E) La estructuración y disposición de los sistemas de archi

vo de la empresa en relación con sus operaciones administrativas-

tales como: 1) ventas, 2) compras, 3) gastos, 4) pagos, 5) provee

dores , etc. . '

F) La organización del personal necesario para llevar a cabo

1 s actividades correspondientes al control interno que utiliza -

la empresa para salvaguardar sus activos y los demás bienes de la

misma.

La organización e implementación, en coordinación con el-

gerente de ventas y el de compras, para el levantamiento de inven

tarios.

H) El estudio y la definición de la responsabilidad y autori

dad en cada uno de los puestos que integran las unidades de traba

jo a su cargo.

±) La organización e implementación, en coordinación con elr

gerente de ventas y el de compras, de los programas de auditoría-

a las diferentes unidades que integran dichas gerencias.

297

,Xr) La organización e implementación, en forma coordinada —

con el jefe de departamento de auditoría interna, de los progra-—

mas de auditoría a las áreas de: 1). contabilidad, 2) caja; y, 3).-

control de pago a proveedores.

K) La organización de los documentos y datos para la prepa—

ración del Balance general, los demás estados financieros que de

ba presentar. ¡ . .

L) La organización y preparación de los datos y/o documentos

necesarios para preparar los presupuestos de la empresa.

M) La organización, recopilación, clasificación, análisis y-

envío de la información solicitada por.la gerencia general, la —

gerencia de compras, la gerencia de ventas, el Consejo de Adminis_

tración y las distintas dependencias gubernamentales.

N) . Y, todas aquellas que sean inherentes a esta función.

3. ACTIVIDADES DE DIRECCION. .

A) El establecimiento de las medidas o disposiciones para -

que el personal de la empresa se apegue a los sistemas y contro—

les establecidos con la intención de asegurar su operatividad,. J*' i

B) La toma de las disposiciones para que todas las unidades-

de la empresa sean aconsejadas y auxiliadas tanto como sea necesa_

rio en la preparación de sus presupuestos.

C) La dirección para el desarrollo, y la conducción de la —

operación de los sistemas internos de contabilidad y control pre_

supuestario en toda la empresa, incluyendo las políticas de conta

bilidad y control presupuestario, procedimientos, programas y —

prácticas que sean necesarias para el funcionamiento efectivo dé

los mismos. • ' ‘ ■

http://jefe.de

298

D) La dirección periódica para la realización de los protjrar

mas de auditoria interna en todas las áreas de operación de la em

presa.

E) La supervisión de que las políticas financieras determin-

nadas por la empresa se cumplan fiel y eficazmente. ■

F) La dirección de los trabajos de análisis financiero rela

cionados con los proyectos presentados a fin de definir las alter

nativas que le permitan a la gerencia general seleccionar el cur

so de acción más apropiado segán el caso. ■

■ G) La proposición o en su defecto el otorgamiento del visto-

bueno del personal necesario para ocupar puestos vacantes en los-

departamentos y secciones que integran a la Contraloría. .

. H) La disposición para el establecimiento de cursos de capa

citación para el personal de la Contraloría cuando lo considere -

necesario. .

I) La Presidencia de las reuniones con personal directivo —

de la Contraloría.

J) La guía y supervisión de la realización de las activida—

des de los subordinados a su cargo.

K) La preservación del buen ambiente y el estado de ánimo del

personal bajo su cargo.

L) El establecimiento de las relaciones con inversionistas,-

a fin de mantener un mercado adecuado para los valores de la so—

ciedad. .

11) La dirección del otorgamiento de créditos y el cobro de -

cuentas, así como la supervisión de los arreglos para asegurar -

el financiamiento de ventas, como son los pagos a corto, mediano-

299

y largo plazo y para asegurar los planes de arrendamiento.

N) La sutorización de las cuentas bancarias en los bancos ■—

aprobados por la gerencia general.

fí). El ordenar la preparación de los estados sobre la sitúa

ción financiera de la empresa que se requieren para las juntas de

trabajo del Consejo de Administración y el informe anual para la-

rjunta de accionistas; así como aquellos que deben ser presentados

a las dependencias federales, estatales o municipales relaciona--

das con el pago de impuestos y/o derechos, tanto como para demos

trar la situación legal de la empresa.

. O) La firma de los certificados de acciones del capital so

cial de la empresa en unión del gerente general. . .

P) La firma de todos los cheques, letras de cambio, pagarés-

y otros documentos que registran el ingreso o egreso de fondos de

la empresa, mancomunadamente con el cajero general.

Q) El asesoramiento al Consejo de Administración o al geren^

te general sobre cuestiones financieras, ■

R) . La propuesta del nombramiento de los jefes de los departa

mentos y secciones de los mismos. ... ■

S) . La evaluación del rendimiento del personal de la contralo

ría, así como el reporte de aquellos que no cumplan con las dispo_

siciones establecidas o la comisión de faltas graves.

T) Y, todas aquellas que sean inherentes a esta función.

4. ACTIVIDADES DE CONTROL. ' . _ .

A) La verificación y estimación sistemática y objetiva de -

que las operaciones contables y financieras se realicen con apego

300

a l o s i n s t r u c t i v o s y p o l í t i c a s de l a em p resa .

-^B) La v e r i f i c a c i ó n de que l a p rogram ación de l o s d i f e r e n t e s

pagos a ca r g o de l a empresa s e cumplan de a cu erd o a l o p r e v i s t o , -

v i g i l a n d o a l mismo t iem po que l a empresa mantenga e l n i v e l de s o l

v e n c í a y l i q u i d e z de p a g o s r e q u e r i d o s por l a misma.

C) E l c o n t r o l para v e r i f i c a r que l o s in f o r m e s p r o p o r c i o n a d o s

para c o n o c e r l a s i t u a c i ó n f i n a n c i e r a de l a e m p r e sa , p r e s e n t e n l a -

r e l a c i ó n de l i q u i d e z o p o s i b i l i d a d para c u m p l ir l o s compromisos -

c o n t r a í d o s y a l c a n z a r l o s o b j e t i v o s p r e d e t e r m i n a d o s .

D) La v i g i l a n c i a y e l c o n t r o l de que l o s p r e s u p u e s t o s aproba

d o s para t o d a l a em presa s e a p l i q u e n d e ' a c u e r d o a l o p r e v i s t o ,

■ e v a l u a n d o en su c a s o l a s d e s v i a c i o n e s que p r e s e n t e n l o s mismos y -

p r o p o n ie n d o l a s m edidas c o r r e c t i v a s que s e r e q u i e r a n .

E) La- i n t e g r a c i ó n de in fo r m e s a l C o n se jo de A d m i n i s t r a c i ó n y

a l g e r e n t e g e n e r a l , s o b r e f a l t a n t e s en i n v e n t a r i o s , d o c u m e n to s , -

r o b o s , d a t o s , p o s i b l e s f r a u d e s , f a l l a s en l o s s i s t e m a s y p r o c e d i

m i e n t o s , e t c . , a f i n de que s e tomen l a s m ed id a s p e r t i n e n t e s o se

d is p o n g a n l a s p o l í t i c a s y normas a d e c u a d a s .

F) La v e r i f i c a c i ó n de que l a s o b l i g a c i o n e s f i s c a l e s de l a

empresa se a n c u m p l id a s d e n t r o de l o s p l a z o s s e ñ a l a d o s y e l a b o r a

d o s c o r r e c t a m e n t e .

G) La i n f o r m a c i ó n p e r i ó d i c a a l g e r e n t e g e n e r a l s o b r e e l r e

s u l t a d o d e l desempeño de s u s a c t i v i d a d e s y de l a c o n t r a l o r í a en

g e n e r a l .

H) La d e t e c c i ó n de c u a l q u i e r problema f i n a n c i e r o , f i s c a l o -

l e g a l que s e p r e s e n t e , r e q u i r i e n d o l a asesoría c o r r e s p o n d i e n t e a

cada p a so en p a r t i c u l a r . ■

I) El c o n t r o l de que l o s p l a n e s y programas de l o s d e p a r t a

301

mentos que integran la contralorea se lleven a cabo segtín lo pla

neado . ' ' ' .

j) La evaluación del desarrollo de las actividades del per—

sonal bajo su cargo, proporcionando los incentivos establecidos—

cuando los resultados sean positivos, o en su defecto, las sancio

nes o castigos cuando éstos resulten en contra de lo esperado, si

son imputables al propio personal. . . 1

k) La observancia de que el personal a su cargo respete las-

normas, reglas, políticas y demás condiciones de su contratación,

L)_ La supervisión de que el envío de la información solici —

tada por la gerencia general, la gerencia de compras, la gerencia

de venta y demás unidades de trabajo, sea completa, veraz, oportu

na y a través de los canales y procedimientos establecidos.

H) El examen de que todas las garantías para el retiro de---

valores de los archivos de la empresa se hagan de conformidad --

con las regulaciones y disposiciones dictadas por el Consejo de

Administración. . . . . ' ' ' ■

N) La verificación de que todas las propiedades de la empre

sa estén debida y adecuadamente asignadas,

S) La custodia y disponibilidad de los libros y registros de

la empresa. . ■ ■ / . - '

O) La salvaguarda de los libros de acciones de la empresa,—

y controlar el pago de dividendos. .

P) Y, todas aquellas que sean inherentes a esta función.

IV.- AUTORIDAD, . ■ ■ ' . .

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para;

302

A) Establecer las bases para la integración del sistema de -

presupuestos de la empresa. . .

B) Implantar los mótodos de control interno aplicables en-

el funcionamiento de las distintas áreas que componen la empre

sa. ' .

' C) Seleccionar las fuentes de financiamiento necesarias pa

ra las operaciones de la empresa previo acuerdo con el gerente—

general. ’

D) Establecer calendarios periódicos de revisión a los sis

temas de control interno de la empresa.

. E) Establecer los periodos y sistemas de pagos de la empre

sa en general. - '

F) Decidir sobre la determinación de las políticas de ejecu

ción de gastos y presupuestos que tenga la empresa en sus unida

des operativas en base a los planes, programas y acuerdos autorí_

zados por el Consejo de Administración.

G) Determinar los lincamientos que servirán de base para la

fijación de sueldos y salarios, en base a estudios y a las polí

ticas de la empresa.

H) „ Establecer los procedimientos de vigilancia interna en -

cada uno de los departamentos de la empresa, en lo que correspon

de al manejo de efectivo y documentos cambiables.

I) Practicar supervisión general sobre el desarrollo de las

actividades del personal a su cargo. .

J) Ejecutar los planes y programas concernientes a su depara

tamento, buscando que reditúen la mayor eficacia posible.

303

K) Sancionar o reportar al personal bajo su cargo cuando al

guno de ellos cometa alguna falta que viole las políticas, ñor—

mas, reglas, y, en general, los convenios de contratación.

L) Proponer ante la gerencia general las modificaciones que-

considere pertinentes para lograr mayores beneficios en los pla

nes y programas concernientes a la contraloría.

M) Proponer los planes de inversión y financiamiento que me

jores utilidades y ventajas ofrezcan a la empresa.

N) Efectuar revisiones y auditorías periódicas cuando lo es

time conveniente.

S) proponer las formas de financiamiento para respaldar Ios-

planes de expansión y/o crecimiento de la empresa. ".

O) Finar las prioridades de los pagos a los acreedores de la

empresa y a los accionistas de la misma.

P) y aquella autoridad que le sea delegada para el mejor -

desempeño de sus funciones. .

V . - RESPONSABILIDAD.

t.» nersona que ocupe este puesto tendrá autoridad relativa -

A) El buen cumplimiento de las políticas, procedimientos, t _

gramas y presupuestos autorizados para la empresa. . .

B) El análisis e interpretación de los estados financieros.

C) Las transacciones financieras y de llevar los asuntos — -

fiscales o legales de la empresa en cuanto a sus funciones se re

fiere.

304

D) Lo r e f e r e n t e a l a s m o d i f i c a c i o n e s o ca m b io s en l a s p o l í

t i c a s de c o n t a b i l i d a d , a u d i t o r í a s , p r e s u p u e s t o s y p l a n e s de u t i l i _

dad de l a em p resa , p r e v i o acuerdo con l a g e r e n c i a g e n e r a l y l a

asam blea de a c c i o n i s t a s . '

E) P r o p o r c i o n a r o p o r tu n a y v e r a z m e n te a l a g e r e n c i a g e n e r a l -

l a i n f o r m a c i ó n s o b r e e l v a l o r de l a s p r o p i e d a d e s t a n g i b l e s re la ta ^

v a s a l a s o p e r a c i o n e s de l a em p resa . •

F) V i g i l a r que e l p e r s o n a l a su ca r g o cumpla d eb id a m en te con

t r a b a j o a s i g n a d o , a s í como tam bién de r e s p e t a r l a s p o l í t i c a s ,

norm as , r e g l a s y en g e n e r a l l a s c o n d i c i o n e s d e su c o n t r a t a c i ó n .

- * - * .

G) El manejo y d i s t r i b u c i ó n d e l p r e s u p u e s t o a u t o r i z a d o a l a -

c o n t r a ! o r í a . . . ■ ■ ■ ■ ■ ' ■ ■ , • . .

H) V i g i l a r que t a n t o e l l o c a l que ocupa l a c o n t r a l o r í a , como

e l e q u ip o y m o b i l i a r i o y demás im p lem en tos de t r a b a j o sean c o n s e r

v a d o s en buen e s t a d o . . •

I) La c u s t o d i a y s a lv a g u a r d a de l o s l i b r o s de a c c i o n e s de -

l a com pañía , de l o s l i b r o s de c o n t a b i l i d a d ; de l o s documentos y -

demás i n f o r m e s , d a t o s o c i f r a s que dan f é de l o s b i e n e s de l a em

p r e s a . 1

j ) La s e l e c c i ó n de l o s o r g a n i s m o s f i n a n c i e r o s o c r e d i t i c i o s -

con l o s que deba t e n e r r e l a c i ó n l a em p resa .

K) La f i r m a mancomunada con e l G erente G enera l p ara e l l a n z a

m ie n t o de n u e v a s e m i s i o n e s de a c c i o n e s de l a compañía; a s í como -

de l a e n a j e n a c i ó n de b i e n e s de misma p r e v i o a cu erd o con e l C onse

j o de A d m i n i s t r a c i ó n .

L) La f i r m a mancomunada con e l C a je r o G enera l de c h e q u e s ,

p ó l i z a s , d o c u m e n to s , y de más t r a n s a c c i o n e s que im p l i q u e n e l u s o -

305

de los recursos de la empresa, autorizados.

M) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas para ---

buen desempeño de su función. • "

VI.- NIVEL DE COORDINACION. •

La persona que ocupe este puesto deberá coordinar;

1.- CON: El Gerente General PARA: .. '

/ \) La determinación y la interpretación adecuada de las fun

ciones que le han sido asignadas así como, sus responsabilidades-

generales y el marco de la autoridad que le ha sido delegada.

/ B) La aprobación de los presupuestos generales y específicos

de la empresa. . . ..

/ C) La determinación y aprobación de las fuentes de financia-

miento.

. D) La planeación de las estrategias, políticas, programas, -

procedimientos, normas, etc., necesarias para el buen funciona

miento de la contraloría a su cargo.

E) La adquisición del personal requerido para el buen fun---

cionamiento de la contraloría a su cargo.

F) La proposición de cambios o modificaciones en los planes-

y programas de control a cargo de la contraloría.

G) La determinación de los períodos y monto del reparto de—

utilidad a los trabajadores, así como el pago de dividendos a los

accionistas. . „

/ H) La planeación de las posibles inversiones de la empresa,-

asignando el mejor rendimiento de las mismas.

306

¿/í) La planeación y aprobación de los préstamos y otro tipo -

de obligaciones contraídas por la empresa a corto plazo, mediano-

y largo plazo. ■ •

J) La elaboración de los programas correspondientes al de---

partamento tales.como: 1 ) de auditoría, 2) de contabilidad, 3 ) de

nóminas, etc. ■

K) La integración de los informes mensuales y los del ejer

cicio anual de la empresa, para su presentación al Consejo de Ad

ministración y los concernientes a las obligaciones de la empresa

con organismos federales, estatales y municipales.

. L) Y aquellas otras actividades que requieran acciones coor

dinadas . , .

2. CON: El Gerente de Compras PARA:

/ A) La planeación y la programación de los presupuestos de —

las compras necesarias para el buen funcionamiento de esta geren

cia.

B) La Calendarización de los pagos a los proveedores.

c) La autorización del pago de las horas extras y días festi_

vos al personal respectivo previo acuerdo con el Gerente General.

D) La contratación del personal eventual o de base necesario

en cualquiera de los departamentos y*secciones de la gerencia.

/ E) La verificación de que el pago a los proveedores se ajus

te a las compras programadas.

F) La planeación de todo lo referente al efectivo requerido-

por la gerencia de compras y demás actividades en las que tengan -

relación.

307

G) La programación de los horarios y la disponibilidad de 7 :

grupos de trabajo que proporcionen la información y apoyo necesa

rio para la realización de las auditorías o practicarse en el a-

rea de compras. '

H) Y aquellas otras que requieran una acción coordinada.

3. CON: El Gerente de Ventas PARA: ' ■

/A) La fijación de los precios en los productos y/o servicios

de acuerdo con los cambios habidos en los precios de compra.

y B ) La determinación del margen de utilidad o pérdida de ca

da una de las líneas de productos. . ■

C) El establecimiento del‘presupuesto para las campañas pu—

blicitarias y promocionales,

D) El ajuste en los sistemas contables de las pérdidas por

mercancías hechadas a perder o robadas.

E) La programación de los horarios y la disponibilidad del -

personal que proporcione la información y el apoyo necesario para

la realización de las auditorías practicadas al área de ventas.

F) Y, todas aquellas que requieran una acción coordinada:

4. CON: El Jefe del Departamento de Contabilidad PARA:

A) La preparación de informes respecto a la situación finan

ciera de la empresa, así como aquellos que están obligados a ren

dir a las dependencias federales, estatales o municipales.

B) La preparación de los estados financieros, a efecto de -

formular las órdenes de pago a los accionistas y el reparto de -

utilidades a los trabajadores de la empresa.

308

C) . El acuerdo de cambios en los sistemas y procedimientos de

control y operaciones contables. . .

D) La preparación de los presupuestos.

E) Y otras que requieran una acción coordinada.

5. CON: El Jefe del Departamento de Caja PARA;

' A) La programación de los pagos a los proveedores y demás —

movimientos de efectivo o valores de la empresa.

B) El acuerdo de cambios en los sistemas y procedimientos de

control y operación del departamento de caja.

C) El acuerdo para el pago a los accionistas y el reparto de

utilidades a los trabajadores de la empresa. ■

* D) La preparación de los presupuestos.

■ E) Y aquellas otras actividades que requieren una acción -

coordinada. ■ . . . ■ : •

6. CON: El Jefe del Departamento de Control de pago a Proveedores

: - • PARA: ; , - . ■ . •

A) La programación de los pagos de los diversos proveedores-

de acuerdo a las políticas de la empresa y a las condiciones de -

los contratos establecidos. , .

B) La preparación de los presupuestos.

C) Y otras que requieran una acción coordinada.

7. CON: El Jefe del Departamento de Auditoría PARA: ,

/ A) La. planeación, organización e implementación de los pro —

gramas de auditoría para las diferentes áreas de trabajo de la —

empresa. . ■

309

B) La planeación, organización e implementación de los pro -

gramas de evaluación de los sistemas y procedimientos de control-

y operación contables y financieros de la empresa,

C) La preparación de los informes de los dictámenes de l a s -

auditorias realizadas. .

D) La formulación del presupuesto del departamento de audito

r í a . '

E) Y aquellas otras actividades que requieran una acción —

coordinada.

8. CON Las Instituciones Financieras: PARA: ■

y a ) La obtención de líneas de crédito necesarios que le per

mitan operar a la empresa sin afectar su liquidez y rentabilidad.

B) Y todas aquellas que sean indispensables para el buen —

funcionamiento de la empresa. ■

9. CON: Las autoridades Hacendarías PARA

A) La firma de convenios que le permitan operar eficientemen

t e .B) La presentación de la declaración y el pago de los útipuea

tos de la empresa. . ■■ .

C) La disposición del personal y la información necesaria a-

los auditores de gobierno, llegado el caso.

D) y , demSs que l e s e a n r e q u e r i d a s de a c u e r d o a l e y e s y r e -

g lamen tos. .

I .- IDENTIFICACION ' ' '

NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA DE LA CONTRALORIA

CLAVE DEL PUESTO: 4001_________ ________________

UBICACION DEL PUESTO: CONTRALORIA______________

JEFE INMEDIATO: CONTRALOR

II.- FUNCION BASICA

. -El puesto de la Secretaria de la Contraloría tiene-

corno proposito el desarrollo de todas las actividades secreta-

.riales, tales como: La mecanografía de los documentos, el mane

jo del archivo, la recepción ’y el envío de. la correspondencia,

etc.

III.- FUNCIONES ESPECIFICAS

La persona que ocupe este puesto tendrá las siguien

tes funciones específicas:

' A).La toma de dictados de parte del contralor y de-

su mecanografía respectiva. -

. B) La recepción y envío de la correspondencia de la

contraloría. ■ .

C) La contestación de la correspondencia en base a

las instrucciones recibidas por el contralor.

D) La preparación de los informes solicitados por--

el contralor.

E) La organización del archivo de la Contraloría.

F) Y, cualquier otra actividad que le sea encomenda

da por el contralor.

311

IV.- AUTORIDAD

Xa persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -

para:

A) Recibir y abrir la correspondencia dirigida al -

contralor.

B) Tomar nota de las llamadas telefónicas cuando el

contralor esté ausente, informándole de las mismas. .

C) Organizar y manejar el archivo asignado bajo sus

órdenes.

D) Elaborar la agenda de citas del contralor.

F) Y, cualquier otra autoridad que le sea delegada

para el mejor desempeño de sus funciones.

V.- RESPONSABILIDAD .

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi

lidad relativa a ; ■

. A) La preparación y remisión de la correspondencia-

de la gerencia a otras gerencias, instituciones gubernamenta—

les, etc.

B) La custodia y conservación de los documentos del

archivo de la contraloría. .

C) La elaboración oportuna y veraz de los informes-

solicitados por el contralor.

D) La preparación de la agenda de citas del contra

lor.

E) Y, cualquier otra responsabilidad que le sea asicj

nada por su jefe inmediato.

312

VI.- NIVEL DE COORDINACION

. La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:

1. CON; EL CONTRALOR PARA;

A) La recepción de instrucciones para dar contesta

ción a la correspondencia recibida por el contralor.

B) La programación de la agenda de citas.

C) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac

ción coordinada para el mejor desempeño de sus actividades.

313

I.- IDENTIFICACION.

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGO

' A PROVEEDORES. ._______________________

CLAVE DEL PUESTO: 4 400____________________ _______________

UBICACION DEL PUESTO:__CONTRALORIA._____________________________

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL TERCER

NIVEL DE JERARQUIA DE LA ESTRUCTU

RA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA.

JEFE INMEDIATO: EL CONTRALOR __________________________

DEPENDEN DE EL: ■ LOS AUXILIARES Y LA SECRETARIA-CARDISTA.

II.- FUNCION BASICA.

- El jefe del departamento de control de pago a proveedo

res tiene como función básica el control y la programación y-

revisión del pago oportuno a los.proveedores de acuerdo al -

calendario de pagos. ' . . ■ '

III. FUNCIONES ESPECIFICAS. .

La persona que ocupe el puesto de jefe del departamen

to de control de pago a proveedores tendrá las siguientes fun

ciones específicas: ■

A) La programación e impleraentación del calendario de

pagos a los proveedores en base a los vencimientos de las fac

turas .

B) La recepción de la documentación para su revisión correspon—

diente.

C). La organización de los archivos del departamento de

control de pago a proveedores, de acuerdo con las políticas-

y normas establecidas.

314

D) La recepción de las facturas, notas de crédito, etc.

a fin de preparar los estados de cuenta de cada uno de los —

proveedores de la empresa.

E) El mantenimiento de un estricto control de los pa—

gos que se efectúen a los distintos proveedores que tiene la

compañía..

F) ' La verificación de que los procedimientos para la -

££0gpQidn y revisión de la documentación a liquidar se cumpla

fielmente. ' . ■

‘ G) La cancelación de los pagos en los cárdex que lleva

el departamento bajo sus órdenes, de acuerdo con el estado --■

de cuentas a liquidar que le remita caja general o contabili

dad. ■ . . ' ' ■ -

H) La supervisión del trabajo del personal que está-

bajo sus órdenes, informando a su jefe inmediato cuando és

te no cumpla con sus funciones o cometa faltas graves a fin-

de que se tomen las medidas correspondientes. . ‘

I) La organización del trabajo de su personal y la ca

pacitación del mismo para el mejor desempeño de sus activida

des. . : .. ■ ■ ' ■

J) La elaboración de los informes al contralor acerca-

de las actividades de su departamento. .

K) La participación en las auditorías que se efectúen

a su departamento.

L) La elaboración del presupuesto que corresponde a su

departamento.

14) La sugerencia de mejoras al sistema para llevar a-

cabo el control de pago a proveedores.

315

N) El ejercicio del presupuesto asignado a su departa —

mentó se ajuste a lo planeado. .

fí) Y , otras actividades que se consideren necesarias -

para el :mejor desempeño de sus funciones.

IV.- AUTORIDAD, _ ' . /

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para:

‘ A) Obtener la documentación que se requiere para la -

elaboración de los diferentes estados de cuenta de los pro-1—

veedores. '

B) Revisar las facturas para la elaboración de los ven

cimientos por orden de antigüedad a efecto de hacer la progra

mación de los pagos correspondientes.

C) Vigilar que el personal bajo su mando cumpla con —

sus obligaciones y deberes, reportando al contralor a aque- —

lias personas que no cumplan con sus actividades o cometan —

faltas graves. .

D) . Programar el calendario de los pagos a los proveedo

res.

E) Sugerir o. proponer mejores procedimientos para el —

control de los pagos a los proveedores.

F) Preparar los informes a la contraloría del desempe

ño de su departamento.

Gl Determinar e integrar los archivos del departamento

para que permitan la custodia y salvaguarda de los documentos

H) Cancelar los comprobantes de pago de los cárdez ,

previa comparación con . los estados de cuenta liquidados que-

remita la caja o contabilidad.

http://pago.de

• 316

I) Y, aquella autoridad que le sea delegada para el —

mejor cumplimiento de sus funciones. ■

V.- RESPONSABILIDAD.

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili -

dad relativa a:

A) La programación oportuna del calendario de veneiraien

tos de pagos de los diferentes proveedores, ■

B) La presentación de los informes al contralor sóbre

las actividades desarrolladas por el departamento a su cargo,

C) El manejo de' las facturas y su archivo respectivo-

a fin de que se conserven en buen estado.

D) La actualización de los registros que lleva a cabo-

su departamento.

E) El control de los cárdex. .

F) La organización y programación de los pagos a los -

diferentes proveedores de la compañía.

H) Que los procedimientos de revisión de documentos se

efectúen de acuerdo con las políticas, normas y disposiciones

autorizadas por la empresa-

I) El ejercicio adecuado del presupuesto asignado a su

departamento, vigilando que lo ejercido se ajuste a lo pía

neado.

... j) y, toda aquella responsabilidad que se derive de

sus funciones.

317

VI.- NIVEL DE COORDINACION.

La persona que ocupe este puesto deberá de coordinar:

1. CON: EL CONTRALOR PARA:

’ A) La programación de los pagos a los proveedores de—

acuerdo con las políticas establecidas y á las condiciones-

de los convenios. v . .

B) La preparación de.informes que requiera la contra—

loria. •

C) La preparación de los estados de cuenta y liquidacio

nes de las diferentes cuentas de los distintos proveedores, -

ajustándose a las políticas, normas y disposiciones estable

cidas por la empresa. " ■

D) Y, otras actividades que requieran una acción en —

forma coordinada. .

2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL PARA: ,

A) La verificación de los informes y la documentación-

necesaria para la programación de los calendarios de pago a -

los diferentes proveedores.

B) La verificación de los pagos o liquidaciones efec—

tuadas por la caja para actualizar los estados de cuenta o -

cancelar las cuentas. .

. C) Y , otras actividades que requieran una acción coor

dinada .

318

3.- CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA

A) La revisión de los diferentes documentos que re---

quiera contabilidad para efectuar los asientos correspondien

tes en sus libros.

B) Y, otras actividades que requieran una acción coor

dinada . .

4. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA :

A) La información de los detalles del programa de au

ditoría a las secciones de trabajo a su cargo.

' ‘ B) La.o r g a n i z a c i ó n y. disposición del personal que pro

porcione l a información y documentos para el equipo encarga

do de la auditoría.

C) La preparación y formulación de los horarios para -

realizar el trabajo de auditoría.

D) Y , otras actividades que requieran una acción en —

forma coordinada.

5. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA-

A) La asignación de las cargas de trabajo.

B) La delimitación de .las responsabilidades que

penden a las secciones que integran el departamento de

trol de pago a proveedores.

corres

con--

C) La revisión y la actualización

individuales de cada proveedor. .

de los expedientes- '

D) Y ¡ otras actividades que requieran una acción en -

forma coordinada. .

319

I.- IDENTIFICACION. ■ ■ .

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.________

CLAVE DEL PUESTO; 4 1QÜ .__________________________________________

UBICACION DEL PUESTO: CONTRALORIA_______ _________________________

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL TERCER -

■ NIVEL DE JERARQUIA DENTRO DE LA ES

' ' TRUPTURA ORGANIZACIQNAL DE LA EMPRE

- . SA.___________________________________

JEFE INMEDIATO: EL CONTRALOR _______________________________

DEPENDEN DE EL: LOS JEFES DE LAS SECCIONES DE: 1) DIVERSOS; —

2) ALIMENTOS Y BEBIDAS; 3) ROPA? 4) ARTICULOS -

■ ' ' ' DEL HOGAR; 5) NOMINA Y GASTOS GENERALES; b)OTROS

■ , INGRESOS; 7) PRESUPUESTOS; LOS AUXILIARES Y SE--

■ CRETARIA.

'II.- FUNCION BASICA.

El puesto de jefe del departamento de contabilidad tie

ne por objeto dirigir y supervisar la contabilidad de la empresa,

cuidando que se realicen oportunamente los informes financieros.

I H . - FUNCIONES ESPECIFICAS. '

La persona que ocupe el puesto de jefe, del departamento

de contabilidad tendrá las siguientes funciones específicas:

A) La supervisión constante de los sistemas contables-

establecidos en la empresa.. ‘

' B) La revisión y clasificación de la documentación de —

ingresos y egresos anexa al reporte de caja y bancos.

C) La formulación de los reportes de ventas en base a -

los cortes de caja de las cajas registradoras y a los levantará en

320

tos de inventarios. • ' • .

D) . La revisión del reporte de la mercancía recibida.

E) La formulación de las pólizas de diario.

F) La formulación de los estados financieros mensualmen

t e .

, G) La formulación de las liquidaciones de impuesto pe--

riódicas y anuales de la empresa.

H) La formulación mensual de las conciliaciones de las-

cuentas bancaris.

I) La asignación y supervisión constante del buen desa

rrollo de las actividades de los subordinados, pres

tándoles el asesoramiento cuando éstos lo soliciten.

. J) La presentación oportuna al contralor de los irífor —

. mes del resultado del desempeño de sus actividades,-

. ajustándose a las formas y procedimientos estableci

do s .

K) La participación en la planeación de los períodos de

inventarios y de la organización y dirección de la-

. toma física de los mismos .

■ 1 . ■ B) La proposición del adecuado adiestramiento y capaci-

■ . tación al■personal .bajo su mando acerca de la forma-

de registrar las transacciones de la empresa.

■ M) La formulación de los presupuestos correspondientes—

a su departamento.

. . N) y, otras actividades que se requieran para el mejor

. cumplimiento de sus funciones. ,

IV.- AUTORIDAD. . . V / . ■ .

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para:

A) Organizar y dirigir las actividades de sus auxiliares

B) Modificar el catálogo de cuentas cuando lo considere

conveniente, previa autorización del contralor y ge

rente general.

321

. C) Practicar revisiones periódicas en los documentos —

que ampara los movimientos financieros. •

- D) Sancionar a sus subordinados cuando éstos no cumplan

con sus deberes o cometan alguna falta grave, en ba

se a las políticas y procedimientos establecidos en

. la empresa. . '

E) Participar en la planeación, organización y dirección

del levantamiento de los inventarios.

F) Proporcionar todo tipo de información que les sea re

■ querida por el nivel inmediato superior.

E^eparar los estados financieros de la empresa.

. H ) Reportar robos, pérdidas, modificaciones en las tar

jetas y documentos a su cargo.

1) Y, aquella otra autoridad que le sea delegada para -

el mejor cumplimiento dé su función. "

V.- RESPONSABILIDAD. — . ■ _

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabilidad relativa a: .

A) Que los estados financieros estén formulados adecua

da y oportunamente.

B) La vigilancia de que las conciliaciones bancarias —

estén correctamente elaboradas. .

C) La planeación, organización y dirección del estable

cimiento de los sistemas contables de la empresa, de acuerdo a -

las políticas establecidas por la contraloría.

D) La presentación oportuna y veraz de todo tipo de in

formación requerida a través de los canales predeterminados.

E) La participación en la planeación y dirección de los

levantamientos de los inventarios. - .

F) La vigilancia del buen desarrollo de las activida—

des de sus subordinados, proporcionándoles la asesoría necesa—

ria.

G) El reporte a su jefe inmediato sobre el personal que

no cumpla con sus obligaciones o cometa faltas graves.

H) La asesoría y participación en la elaboración de los

presupuestos tanto del departamento de contabilidad como del res

to de las unidades de trabajo que constituyen la empresa.

I) La preparación de los estados financieros y el cál—

culo tanto del pago de impuestos, reparto de utilidades, pago —

de dividendos, cuotas obrero-patronales y demás pagos que tengan

que hacer frente la compañía.

J) La preparación de las nóminas de sueldos y salarios,

tiempo extra autorizado, personal eventual, etc, .

K) La supervisión en forma periódica de las operaciones

contables de las distintas secciones a su cargo.

L) El reporte de robos, alteraciones en los documentos-

para que se tomen las medidas correctivas. ,

H) Y, aquella otra.responsabilidad que derive de sus -

funciones. ■

VI.- NIVEL DE COORDINACION ‘ ' : . : ■, . ' . ■ '

La persona que ocupe este puesto 'deberá coordinarse:

323

1 * "* CON: EI¡ CONTRALOR PARA: ' ' ■ .

A) La planeación y organización de los sistemas conta

bles de la empresa.

B) La presentación de la información pertinente de los

registros contables. ■

C) La planeación de los períodos de levantamiento de -

inventarios y auditorías contables.

D) Y, otras actividades que requieran una acción en —

forma coordinada. .

2. - CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN PARA:

' A) La verificación del movimiento de entradas y salí —

das de mercancías del almacón,

B) La contabilización de los movimientos que sufran —

las mercancías.

' C) La planeación de los períodos de levantamiento de -

los inventarios, ‘ • .

' D) La recepción de informes sobre mercancía dañada, -

defectuosa o sustraída para las estimaciones respecto a las pór

didas para su registro.contable. '

3. - CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGO A PROVEE—

DORES PARA: ' _

A) La verificación de los números y montos de las fac

turas o pólizas de pago a proveedores pagadas por el departamen

to de caja general. '

B) La vigilancia de los períodos de pago de las factu

ras de los proveedores.

C) La verificación de que las condiciones de compra en

los pedidos se ajuste a las condiciones pactadas.

D) La planeación de los sistemas del control de los -

pagos a los proveedores.

324

E) La revisión de los estados de cuenta de cada provee

dor, una vez hechas las liquidaciones correspondientes a efecto-

de que el pago de los proveedores tenga sus expedientes al día.

F) . Y, otras actividades que requieran una acción coor

dinada.

4. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA: •

A) La planeación y programación de las auditorías a — '

efectuar al departamento de contabilidad y secciones que lo -

componen. -

B) La requisición de los informes, documentos, etc.,—

que sean necesarios para efectuar la revisión de las operacio--

nes del departamento de contabilidad.

C) Y, otras actividades que requieran una acción en -

forma coordinada.

5. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA: ' ’

■ A) La requisición de los reportes y documentos que am

paren los movimientos de ingresos y egresos por compras, ventas,

pago de nóminas, pagos de gastos, etc., para efecto de su conta

bilización correspondiente. ;

• i

. B) Y, otras actividades que requieran una acción coor

dinada. . .

6. CON: LOS JEFES DE LAS SECCIONES QUE INTEGRAN EL DEPARTAMEN-

. TO DE CONTABILIDAD PARA: ' '

■ : A) La revisión de la asignación de las actividades de

cada sección. - -

B) La programación de los períodos de levantamiento de-

325

inventarios y auditorías. \

, C) La revisión y evaluación de los sistemas y procedí

mientos para efectuar las mejoras correspondientes.

D) La preparación de los informes contables, financie

. ros que tiene que preparar el departamento, '

E) Y, otras actividades que requieran una acción en -

forma coordinada.

■ 326

V.- IDENTIFICACION. . •

N O M B R E D E L P U E S T O : J E F E D E L A S E C C I O N D E C O N T A B I L I D A D D E —

' ARTICULOS DIVERSOS _________________

CLAVE DEL PUESTO; 4 1 1 0_____ ________, ----— ----- ----

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD----------

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR

, TO NIVEL DE LA JERARQUIA DE LA

. • ‘ ' , ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE -

. • ■ LA EMPRESA. _____ ____________

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAp_.--

DEPENDEN EN EL: AUXILIARES DE CONTABILIDAD._____________ _—

II. FUNCION BASICA - .

El jefe de la sección de contabilidad de artículos ai-

versos, es responsable de la revisión periódica de los catá

logos de cuentas que integran las líneas de productos que —

son contabilizados en la sección a su cargo, así como el man

tener al día los libros de pólizas y documentos de: 1) libre

ría y Artículos Escolares; 2) Artículos de piel y maletería,

4) Artículos deportivos, 5) Juguetería y 6) Aparatos eléctri

eos; así como el mantenimiento operativo de la sección a su-

cargo.

III.-FUNCIONES ESPECIFICAS

La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección -

de contabilidad de artículos diversos, tendrá las siguientes

funciones específicas:

A) La plañeación y organización de la recolección de infor

mación de pólizas y documentos contabilizadores para te

ner actualizados los libros de las diferentes líneas de

productos que se lleve la sección a su cargo.

327

B) . La vigilancia y verificación de que los comprobantes y pó

lizas: a registrar lleguen a la sección debidamente requi-

sitadas de las áreas de almacén, compras, ventas y caja.

C) . La supervisión de que los registros contables se efectúen

de acuerdo con los métodos y procedimientos establecido—

■ por la contraloría y el Jefe del Departamento de Contabi

lidad . . ' . • ,

D) La planeación y organización de los informes periódicos-

respecto a la contab.ilización en los libros a cargo de —

la sección a efecto que se calculen los ingresos y egre —

sos en las líneas que se controlan en la sección, así co

mo para la preparación de los diferentes estados financie

ros que se requieran. .

F)_ La organización dé los grupos de trabajo de su sección,—

así como la asignación de las funciones que corresponden-

a cada uno de ellos. ■ '

F) El reporte al jefe del. departamento de contabilidad del -

personal que no cumpla con sus funciones o cometa alguna-

violación, a las políticas, reglas y normas establecidas-

por la empresa.

G) . La elaboración de los. presupuestos de su sección.

H ) La participación en las: auditorías que se efectúen en su-

sección, estableciendo los horarios y disponiendo al per

sonal para que proporcione la información que se les re-

quiera,

I) La participación en los programas de evaluación de los -

procedimientos y métodos de contabilizació, así como en -

_ el análisis de los catálogos de cuentas.

328

J) _ La custodia y el mantenimiento en buen estado de los li-—- ' i

bros de pólizas y documentos, asi como de lo&- comprcban-x.

tes, archivos, materiales, mobiliario y equipo adscritos-

a su sección.

K) Y, otras actividades que sean requeridas para el mejor —

cumplimiento de su función. ‘

IV. AUTORIDAD ' .

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para

A) Requerir los comprobantes y/o documentos relacionados -

con las líneas de productos a su cargo a efecto de poder

tener actualizados los libros de contabilidad de la sec

ción. .

B) Supervisar los trabajos de registro de los diferentes li

bros o documentos a cargo de sus subordinados, y ordenar

en su caso las correcciones o ajustes que sean necesarios

de acuerdo a los procedimientos.

C) Organizar los grupos de trabajo de acuerdo a las necesida

des de la sección a su cargo.

D) . Reportar faltas cometidas por el personal a su cargo, a -

efecto de que se le apliquen las sanciones correspondien

tes.

E) Proponer cambios o mejoras a los procedimientos, de recep

ción, de revisión de registro, de archivo y de informa--

ción establecidos, así como para proponer supresión o — ■*-

apertura de cuentas en el catálogo respectivo.

E) Rechazar y regresar a sus lugares de origen, aquellos do-

329

aumentos: comprobatorios, que no vengan debidamente requisita-

dos . • . ■ : • ' ■

G) . Proponer horarios para la realización de auditorías en su -

area de trabajo, o en las que participe como auxiliar»

H) Proponer aumento de personal en la sección y en el presupúes_

to de la misma. . ■ .

■¡■j y t toda aquella que le sea delegada para el buen desempeño —

de sus actividades.

V. RESPONSABILIDAD - . ■

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili

. dad'relativa a: ' . ■ .

A) La planeación y organización para que la recepción de docu

mentos y pólizas para efecto de su registro en libros, se —

haga en forma oportuna y eficaz. ■

B) Que la recepción de documentos y pólizas provenien-es de las

áreas de: almacén, compras, ventas y caja, cumplan con los-

requisitos estipulados por la contraloria.

C) ' Que el registro de las operaciones contables en los distin

tos libros y documentos de la sección, se apeguen a los méto

dos y procedimientos establecidos, en forma correcta y con -

exactitud. ■

D) La presentación de los informes contables y financieros que-

le sean requeridos por el jefe del departamento de contabili

• dad y por el contralor, relativos al estado que guardan Ios-

libros de las diferentes lineas que integran la sección,

E) La organización de las actividades del personal en contabili

dad de las diferentes lineas de productos de la seccrÓn,

330

F) . La custodia y conservación de los libros de contabilidad,

comprobantes y demás documentos, comprobatorios de las —

operaciones controladas en su sección, así como del mobi

liario y equipo.

G) La elaboración de los presupuestos de su sección.

HJ. La participación en el programa de auditoría, que se lle

ve a cabo en su sección, disponiendo la información y el-

personal necesario para la misma.

I) La participación en los programas de evaluación de los -

• sistemas y procedimientos establecidos, así como la revi

sión de los catálogos de cuentas. •

J) Que el personal a su cargo cumpla con las políticas, nor

mas y reglas de la empresa, y de reportar a aquellos que-

no lo hicieren. . .

K) La devolución y rechazo de aquellos documentos contabili-

zadores y comprobantes que no reúnan los requisitos esta

blecidos por la contraloría. ■

L) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas de acuer

do a sus funciones.

VI. NIVEL DE COORDINACION ■ ■ ' '

La persona que ocupe este puesto deberá coordinar :

1)'.T CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:

A) La preparación de los informes contables y financieros de

acuerdo a los libros que se manejan en la sección.

331

B) La organización de grupos y horarios, necesarios para la

realización de las auditorías, .

C) La integración de los programas de revisión y evaluación-

de los sistemas y procedimientos y del catálogo de cuen

tas. . • ’

D) . Y, otras actividades que requieran una acción coordinada.

2 ) CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

PARA: ' ' ■

A) La disposición de los horarios y el orden de. revisión de-

los libros y documentos de la sección. ■

3).“ CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE DEL DE

PARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DE CONTROL DE PRO

VEEDORES Y, CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE VEN—

• TAS DIVERSOS PARA: -'

& El envío de documentación que deba ser contabilizada o, -

en su caso para aclaraciones o devoluciones de documentos

indebidamente requisitadas.

4)..- CON: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION PARA

A). La organización de las actividades de recepción, revisión

registro y elaboración de informes.

BX La preparación de los libros y documentos para efecto de-

los programas de auditoría.

otras actividades que requieran una acción coordinada.C) Y

332

I. IDENTIFICACION ,

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD DE

ALIMENTOS Y LICORES.______________________

CLAVE DEL PUESTO: 4120____________ ___________________________

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.__________


. TO NIVEL DE JERARQUIA DE LA ES

- ' TRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA—

. ' EMPRESA.___________________ '

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

DEPENDEN.DEL EL: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD.____________

II. FUNCION BASICA

El jefe de la sección de contabilidad de alimentos y -

bebidas es responsable de la revisión periódica de los catá

logos de cuentas que integran las líneas de los productos que

son contabilizados en la sección a su cargo, así como el man

tenimiento al día de los libros de pólizas y documentos dc:-

1) carnes; 2} frutas, verduras y legumbres; 3) abarrotes-y -

ultramarinos; y 4) vinos, y licores, así como la vigilancia

de las operaciones de la sección a su cargo.

III. FUNCIONES ESPECIFICAS .

La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección

de contabilidad de alimentos y bebidas, tendrá las siguien


A) La planeación y organización de la recolección de -

las pólizas y documentos contabilizadores para tener actuali

zados los libros de las difrentes líneas de productos que se

llevan en la sección a su cargo.

B) La vigilancia y verificación de que los comproban

tes y pólizas para el registro lleguen a la sección debida--

333

mente requisitadas de las áreas de almacén, compras, ventas-

y caja. - • '■ .

C) La supervisión de que los registros contables se -

efectúen de acuerdo con los métodos y procedimientos estable

cidos por la contraloría y por e'1 jefe del departamento de -

contabilidad. .

D} La integración de los informes periódicos respecto-

a la contabilización en los libros a cargo de la sección pa

ra que se calculen los ingresos y egresos en las líneas que-

se controlan, así como para la presentación y preparación de

los diferentes estados financieros que se soliciten.

E) . La programación de los grupos de trabajo de la sec

ción a su cargo, así como la asignación de las funciones que

corresponden a cada uno de ellos y la capacitación corres---

•pondiente. ■ ■ - . ,

F) El reporte al jefe del departamento de contabilidad

del personal que no cumpla con sus funciones o cometa alguna

falta que viole las políticas, reglas y normas establecidas.

G) La elaboración de los presupuestos que se refieren-

a su sección.

H) La participación en las auditorías que se efectúen-

en la sección, estableciendo los horarios y disponiendo al -

personal para que proporcione la información y documentos -

que se les requiera.

I) La participación en los programas de evaluación de

los procedimientos y métodos de contabilización; e igualmen

te, en el análisis de los catálogos de cuentas.

• 334

dj_ La custodia y el mantenpnlendo en buen estado de- ^

los libros de pólizas y documentos, asi como la conservación

de los comprobantes,, archivos, materiales mobiliario y equi

po de su sección.

K) Y, otras actividades que sean requeridas para el -

mejor cumplimiento de su función.

• * . "

IV. AUTORIDAD. . . . *

• La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para:

A) Requerir los comprobantes y/o documentos relaciona

dos con las líneas de productos a su cargo para poder actua

lizar los libros de contabilidad de la sección.-

B) Supervisar los trabajos de registro de los diferen

tes libros o documentos a cargo de sus subordinados, y orde

nar, en su caso, las correcciones o ajustes que sean necesa

rios de acuerdo con los procedimientos establecidos.

C) Organizar al personal a su cargo tomando en cuénta

las necesidades de la sección.

D) Reportar faltas cometidas por el personal a su car

go con la finalidad de que se apliquen las sanciones corres

pondientes.

E) Proponer cambios o mejoras a los procedimientos de

recepción, de revisión, de registro, de archivo y de informa

ción establecidos, así como sugerir la supresión o apertura-

de nuevas cuentas. •

F) Rechazar y regresar a sus lugares de origen, aque—

líos documentos comprobatorios que no vengan debidamente re-

quisitados, ,

335

F) La custodia y conservación de los libros de conta

bilidad, comprobantes y demás documentos comprobatorios de

las operaciones controladas por su sección, así como del -

mobiliario y equipo.

’ g ). La elaboración de los presupuestos correspondien

tes a su sección y su presentación al jefe del departamen

to de contabilidad.

H) La participación en el programa de auditoría que-

H e v e el personal de auditoría en la sección de contabili

dad de alimentos y licores.

I) . La participación en los programas de evaluación -

de los- sistemas y procedimientos: establecidos.

j) Que el personal a su cargo cumpla con las políti

cas, normas y reglas de la empresa y de reportar a los em

pleados que no las cumplan. .

K) La devolución y rechazo de aquellos documentos

contabilizadores y comprobantes que no reúnan los requisi

tos establecidos por la contraloría.

L) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-

de acuerdo con sus funciones.

vi. NIVEL DE COORDINACION ■

La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:

1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PA-

£A:

A). La preparación de los informes contables y finan-

336

cieros de acuerdo con los registros que se manejan en su

sección. .

B) . La .programación de los grupos de trabajo y hora

rios para la realización de las auditorías.

C) La integración de los programas de revisión y eva

luación de los sistemas y procedimientos del catálogo de -

cuentas. ■

D) Y, otras actividades que requieran una acción <:—

coordinada. ’

2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTER

NA PARA: . ■

A) ' La disposición de los horarios y la programación-

de les revisiones de los libros y documentos de la sección.

B) Y , otras actividades, que requieran una acción -t—

coordinada.

3 * CQiSi : EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE -

■ DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DE --

' . CONTROL DE PROVEEDORES Y EL JEFE DEL DEPAR-

■ ■ TAMENTO DE VENTAS DE ALIMENTOS Y LICORES —

■ ! ' PARA: . .

A) El envío de la documentación que deba ser conta—

bilizada. '

B) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac—

ción coordinada.

337

4.- CON: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION

PARA:

A) La programación de las autoridades de recepción,-

revisión, registro y elaboración de los informes correspon

dientes a la sección.

B) La preparación de los libros y documentos para -

efecto de los programas de auditoría.

C) Y, otras actividades que requieran una acción —

coordinada para el logro de los objetivos de la sección.

338

G>: Proponer . horeros, paâ I3 re^liâc^n. de: las,. âdiT.

torías en su área de trabajo, o en las que participe como —

auxiliar. ■

H-X Sugerir aumentos, de personal para la sección,

I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada para-

el buen desempeño de sus actividades.

V. RESPONSABILIDAD ’ * . '

jt^Pg?_sona que ocupe este puesto tendrá responsabili

dad relativa a :' ' • “

. A). La programación de la recepción de documentos y pó

lizas para que su registro se efectúe en forma oportuna y —

eficiente. .

B) Que la recepción de los documentos y pólizas, pro—

veniente de las áreas de: almacén, compras, ventas y caja, -

cumplan con los requisitos estipulados por la contralorla.

. C) Que el registro de las operaciones contables en los

distintos libros se apegue a los métodos y procedimientos es

tablecidos, en forma correcta y exacta.

D) La elaboración de los informes con ' . y finan--

cieros que sean requeridos por el jefe del departamento de -

contabilidad y por el contralor acerca del estado que guar—

dan los libros de las diferentes líneas que integran la sec

ción. ,

E) La programación de las actividades del personal de—

contabilidad de las diferentes líneas de productos de la sec

ción. .

339

I. IDENTIFICACION .■ ‘ . '

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD DE -

ROPA _______________________

CLAVE DEL PUESTO: 4130________

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL _

' _ . CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE

' ' . LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-

' DE LA EMPRESA. _______ _____

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD.

II. FUNCION BASICA.

. El jefe de la sección de contabilidad de ropa es res

ponsable de la revisión periódica de los catálogos de cuen

tas que integran las líneas de los productos que son conta

bilizados en la sección a su cargo, así como el manteni---

miento al día de los libros de pólizas y documentos de: —

1). ropa para caballeros; 2) ropa para damas; 3) ropa para

niños; 4) ropa para.niñas y 51 blancos, así como la vigi—

lancia de las operaciones de la sección a su cargo.

III. FUNCIONES ESPECIFICAS. . ■

La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección

de contabilidad de ropa tendrá las siguientes funciones —

específicas:

A) La planeación y organización de la recolección de

las pólizas y documentos contabilizadores para tener actúa

lizados los libros de las diferentes líneas de artículos —

que se llevan en la sección a su cargo. - .

. B)_ La vigilancia y verificación de. que los comproban

.¿si-

• • . . 34 0

tes y pólizas para el registro lleguen a la sección debitr^

damente requisitadas en las áreas de almacén, compras, ven

tas y caja. „

C) La supervisión de que los registros contables se-

efeptúen de acuerdo con los métodos y procedimientos esta

blecidos por la contraloría y por el jefe del departamento

dé contabilidad. .. • \ • . • • • 1\ - .

D) La integración de los informes periódicos respec

to a la contabilización en los libros a cargo de la sec— —

ción para que se calculen los ingresos y egresos en las -

lineas que se controlan, así como para la presentación y—

preparación de los diferentes estados financieros que se -

soliciten. . ‘

E> La programación de los grupos de trabajo de la -

sección a su cargo, así como la asignación de las funcio

nes que corresponden a cada uno de ellos y la capacitación

respectiva. -

F) _ El reporte, al jefe del departamento de contabili

dad del personal que no cumpla con sus obligaciones o come

ta alguna falta grave que viole las políticas, reglas y -

normas establecidas en la empresa.

G) La elaboración de los presupuestos que se refie

ren a su sección.

H) La participación en las auditorías que se efec- —

ttíen en la sección, estableciendo los horarios y programan

do al personal para proporcionar la información y documen

tos que se les requieran.

z> La participación en los programas de evaluación—

341

de los. procedimientos y métodos, de. contabilizacion;. e -----r

igualmente, en el análisis de los catálogos de cuentas.

J) La custodia y el mantenimiento en buen estado dé

los libros de pólizas y documentos, así como la conserva

ción de los comprobantes, archivos, materiales, mobiliario

y equipo de su sección.

K) Y, otras actividades que sean requeridas para el-

mejor cumplimiento de los objetivos de la sección.

XV, AUTORIDAD

' x,a p e r s o n a que ocupe e s t e p u e s t o t e n d r á a u t o r i d a d pa

ra: .

A) R e q u e r ir l o s comprobantes y / o docum entos r e l a c i o

nados con l a s l í n e a s de a r t í c u l o s a su ca r g o para p od er . —

e f e c t u a r l o s r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d de l a s e c c i ó n .

B) S u p e r v i s a r l o s t r a b a j o s de r e g i s t r o de l o s d i f e - ^

r e n t e s l i b r o s o documentos a cargo de su s s u b o r d i n a d o s , y -

o r d e n a r , en su c a s o , l a s c o r r e c c i o n e s o a j u s t e s que sean -

n e c e s a r i o s de acu erd o con l o s p r o c e d i m i e n t o s e s t a b l e c i d o s .

C) O r g a n iz a r a l p e r s o n a l a su c a r g o tomando en c u e n

t a l a s n e c e s i d a d e s de l a s e c c i ó n .

D) R e p o r ta r f a l t a s c o m e t i d a s por e l p e r s o n a l b a j o su

mando con l a f i n a l i d a d de que s e a p l i q u e n l a s s a n c i o n e s co

r r e s p o n d i e n t e s .

■ E) Proponer cambios o m e j o r a s a l o s p r o c e d i m i e n t o s -

de r e c e p c i ó n , de r e v i s i ó n , de r e g i s t r o , de a r c h i v o y de

i n f o r m a c i ó n e s t a b l e c i d o s , a s í como s u g e r i r l a s u p r e s i ó n o

a p e r t u r a de nu evas c u e n t a s .

342

F) Rechazar y regresar a sus ■ lugares de. origen aque

llos documentos comprobatorios que no vengan debidamente_

requisitados. .

G) .Proponer horarios para la realización de las audi

torías en su área de trabajo.

H) Sugerir-aumentos de personal para la sección.

I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada pa

ra el mejor desempeño de sus actividades.

V. RESPONSABILIDAD .'■.// .

ha persona que ocupe este puesto tendrá responsabili

dad relativa a: ■

A) La programación de la recepción de los documentos

y pólizas para que su registro se efectúe en forma oportu

na y eficiente.

B) ' Que la recepción de los documentos y pólizas pro

venientes de las áreas de almacén, compras, ventas y caja-

cumplan con los requisitos estipulados por la contraloría,

C) Que el registro de las operaciones contables en -

los distintos libros se ajuste a los métodos y procedimien

tos establecidos, en forma correcta y exacta.

D) La elaboración de los informes contables y finan

cieros que sean requeridos por el jefe del departamento de

contabilidad y por el contralor acerca del estado que —

guardan los libros de las diferentes líneas que integran i-

la sección de contabilidad de ropa.

343

EJ La programación de las' actividades del personal-

de contabilidad de las diferentes líneas de productos de -

su sección. ■ . > .

F). La custodia y conservación de los libros de conta

bi’lidad, comprobantes y demás documentos comprobatorios de

las operaciones controladas por su sección, así como del—

mobiliario.y equipo adscrito a la misma. •

■ G). La elaboración de los presupuestos correspondien


to de contabilidad.

H); La participación en el programa de auditoría que-

se lleve en la sección de contabilidad de ropa. . .

X) La participación en los., programas de evaluación -

de los sistemas y procedimientos establecidos-. --

. . J) Que el personal a su cargo cumpla con las políti

cas, normas y reglas de la empresa y de reportar a los em

pleados que no las cumplan. ' .

K) . La devolución y rechazo de los documentos conta—

bilizadores que no reúnan los requisitos establecidos por—

la contraloría. ■ ■. . .

L) Y, otras responsabilidades que deriven de sus fun

ciones.

VI. NIVEL' DE COORDINACION ■ '


344

1.- CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PAt*

HA: . '

A) La preparación de los informes contables y finan

cieros de acuerdo con los registros que se manejan en la -

sección. . ■ .

. • B) La programación de los grupos de trabajo y hora

rios para la realización de las auditorías.

C) La integración de los programas de revisión y eva

luación de los sistemas y procedimientos y del catálogo de

cuentas.

D) Y, otras actividades que requieran una acción -■

coordinada. ' ' ■

2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA:

A) La disposición de los horarios y la programación-

de las revisiones de los libros y documentos de 1.a sección.

B) Y, otras actividades que requieran una acción —

coordinada. . - ■ . . '

3. CON : EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE

. DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DE --

. CONTROL, DE PROVEEDORES, EL JEFE DE CON---

1 TROL DE PAGO A PROVEEDORES Y EL JEFE DEL - -

' DEPARTAMENTO DE VENTAS DE ROPA PARA:

A) El envío de la documentación que deba ser contabi

lizada en la sección* ■ ,

•345

B) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac-¡-

ción coordinada.

4 * CON; LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION

PARA; . ' . ' •

A) La programación de las actividades de recepción,-

revisión, registro y elaboración de los informes correspon

dientes a la sección. '

B) La preparación de los libros y documentos para

efecto de los programas de auditoría.

C) Y , otras actividades que requieran una acción coor

diñada para el logro de los objetivos de la sección. .

346

I. IDENTIFICACION _ . ' ;

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD DE

ARTICULOS DEL HOGAR.______________ _____

CLAVE DEL PUESTO: 4140__________________________________ _

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.________

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL —

■ ' ' CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE -

.. - . ' ' ■ . LA ESTRUCTURA ORGANIZ ACION AL -

" ' ' ■ DE LA EMPRESA._________________

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD.

II. FUNCION BASICA. . ■ . . • ■

. El jefe de la sección de contabilidad de artículos -

del hogar es responsable de la revisión periódica de los -

catálogos de las cuentas que integran las líneas de los —

productos que son contabilizados en la sección a su cargo,

así como el mantenimiento al día de los libros de pólizas-

y documentos de : 1) peltres y aluminios, 2) cristalería y

plást icos; 3). loza, lamparería y cerámica, 4) perfumería,-

regalos, cristalería fina, joyería, discos, cassettes, fo

tografía y cine. Además, la vigilancia de las operaciones -

de la sección. ' ' ' ■. > '

III. FUNCIONES ESPECIFICAS. ■ .. .. . '

. La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección

de contabilidad de artículos del hogar tendrá las siguien


A) La planeación y organización de la recolección de

las pólizas y documentos contabilizadores para tener actúa

lizados los libros de las diferentes líneas de productos—

347

que lleva la sección de. CQnt^iiLídad de. artículos del bo-*:

gar. . < .

B) La vigilancia y verificación de que los compro---

bantes y pólizas para el registro estén debidamente requi-

sitadas.

C) La supervisión de que los registros contables se-

efectúen de acuerdo con los métodos y procedimientos esta

blecidos por la contraloría y por el jefe del departamento

de contabilidad,

D) . La integración de los informes periódicos respec

to a la coñtabilización en los libros a cargo de la sec---

ción para que se calculen los ingresos y egresos en las —

líneas que se controlan, así como para la presentación y—

preparación de los diferentes estados financieros que se--

soliciten.

E) . La programación de los grupos de trabajo de la —

sección a su cargo, así como la asignación de las funcio—

nes que corresponden a cada uno de ellos y la capacitación

correspondiente.

F) El reporte al jefe del departamento del personal-

que no cumpla con sus obligaciones o cometa alguna falta--

que viole las políticas, reglas y normas establecidas,

G) La elaboración de los presupuestos que se refie —

ren a su sección.

H) La participación en las auditorías que se efec-—

tüen en la sección, estableciendo los horarios y disponien

do al personal para que proporcione la información y docu

mentos que se les requiera.

348

I) La participación en los programas. de. evaluación ■->

de los procedimientos y métodos de contabilización; e igual^

mente, el análisis de los catálogos de cuentas.

J) La custodia y el mantenimiento en buen estado dé

los libros de pólizas y documentos, así como la conserva—

ción de los comprobantes, archivos, materiales, mobilia---

rio y equipo de la sección de contabilidad de artículos -

del hogar. . .

K) Y, otras responsabilidades que sean requeridas pa_

ra el mejor cumplimiento de su función.

IV. AUTORIDAD ' = . . ’ :

La persona que ocupe este .puesto tendrá autoridad pa

ra:

■ A) Requerir los comprobantes y/o documentos relacio

nados con las líneas de productos a su cargo para poder -

actualizar los libros de contabilidad de la sección.

B) Supervisar los trabajos de registro de los dife—

rentes libros o documentos a cargo de sus subordinados, y-

ordenar, en su caso, las correcciones o ajustes que sean -

necesarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.

C) Organizar al personal a su cargo tomando en cuen

ta las necesidades de su sección.

D) Reportar las faltas cometidas por el personal de-

su sección con la finalidad de que se apliquen las sancio

nes correspondientes.

- B) proponer cambios o mejoras a los procedimientos-

349

de recepción, de revisión, de registro, de. archivo y de in

formación establecidos, así como sugerir la supresión o —

apertura de cuentas nuevas.

F) Rechazar y regresar a sus lugares de origen, aque_

líos documentos comprobatorios que no vengan debidamente -

requisitados. ■ . ' .

G) . Proponer horarios para la realización del progra

ma de auditoría en su área de trabajo. .

■ H) Sugerir aumento de personal para la sección.

I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada pa

ra el mejor desempeño de sus actividades.' 1 ■ • ' • . ■

V. RESPONSABILIDAD . . ' 7

■ Da persona que ocupe este puesto tendrá responsabi--

lidad relativa a ;

A) La programación de la recepción de los documentos

y pólizas para que su registro se efectúe en forma oportu--

na y eficiente.

B) Que la recepción de los documentos y pólizas pro

venientes de las áreas de almacén, compras, ventas y caja-

cumplan con los requisitos estipulados.

C) Que el registro de las operaciones contables en -

los distintos libros se ajuste a los métodos y procedimien

tos establecidos, en forma correcta exacta.

• D) La elaboración de los informes contables y finan

cieros que sean requeridos por el jefe del departamento -

de contabilidad acerca del estado que guardan los libros -

de las diferentes líneas que integran la sección.

350

B.) La programación de las- actividades, ¿el personal -

de contabilidad de las diferentes líneas de productos de -

la sección. ■ . ■ ■

F) . La custodia y conservación de los libros de conta_

bilidad, comprobantes y demás documentos comprobatorios —

de las operaciones controladas por la sección, así como —

del mobiliario y equipo. ■ . ' ,

G) . La elaboración de los presupuestos correspondien


to de contabilidad.

’ ■ ■ r .. • . * • ■ • • ► .

H) La participación en el programa de auditoría que-

lleve el personal en la sección a su cargo.. ■ .

I) .. La participación en los programas de evaluación-

de los sistemas y procedimientos establecidos,

j) Que el personal a su cargo cumpla con las políti

cas, normas, etc,, de la empresa y de reportar a los em---

pleados que no las cumplan.

. k ) La devolución y rechazo de aquellos documentos

contabilizadores y comprobantes que no reúnan los requisi

tos establecidos por la contraloría. . ■

L) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-

de acuerdo a sus funciones.

VI. NIVEL DE COORDINACION , .

La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:.

3 5 1

' -1-* C0N • EL JEFE d e l d e p a r t a m e n t o DE CONTABILIDAD p a -.

' ££.: *~r_

A) La preparación de los informes contables y finan

cieros de acuerdo con los registros que se manejan en la -

sección de contabilidad de artículos del hogar.

t

B) La programación de los grupos de trabajo y hora—

ríos para la realización de las auditorías.

' C) La integración de los programas de revisión y eva

luación de los sistemas y procedimientos y del catalogo -

de cuentas.

D) Y, otras actividades que requieran una acción —

coordinada. .

2 * C0N: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTER^

NA PARA: ■ • ,

A) La programación de los horarios y revisiones de

los libros y documentos de la sección.

. Y, otras actividades que requieran una acción coordinada.

C0N: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE --

. DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DEL DE

. ■ ' PARTAMENTO DE CONTROL DE PROVEEDORES Y EL JE

• FE DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS DE ARTICULOS -

DEL HOGAR PARA:

A) El envío de la documentación que deba ser conta—

bilizada.

352

B) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac-^

ción coordinada. . .

4. CON: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION

IUVRA: ' _

* A) La programación de las actividades de recepción

revisión, registro y elaboración de informes de la sección.

B). La preparación de los libros y documentos para —

efecto de las auditorías. .

- C) Y, otras actividades que requieran una acción

dinada para el logro de los objetivos de la sección.

coor

353

I. IDENTIFICACION • _

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA'SECCION PE NOMINA Y GASTOS GE

NERALES._____ _________ ____________

CLAVE DEL PUESTO:. 4150 ________ ________ _______ _____

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD_________

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR-

■ TO NIVEL DE LA ESTRUCTURA ORGANI

- ZACIONAL DE LA EMPRESA._________ __

JEFE INMEDIATO* JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.______

DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION Y SECRETARIA--

CARDISTA. ________________ ___________

H . FUNCION BASICA ., _ : . '

El jefe de la sección de nóminas y gastos generales tie

ne como función básica' la formulación y elaboración correcta-

y oportuna de la nómina de sueldos y salarios, así como los - .

gastos generales que deba efectuar la empresa. Igualmente, le

corresponde los movimientos de altas y bajas del personal, la

programación de las vacaciones y los pagos correspondientes a

las dos últimas situaciones.

' * * ' - ■ i . . " ' .III.- FUNCIONES ESPECIFICAS . . , , ,

La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección de

nóminas y gastos generales tendrá las siguientes funciones es

pecíficas: - ■ . ■ ■

A) La formulación de las nóminas de sueldos y salarios-

en base a los instructivos autorizados por la empresa y dispo

siciones legales.

B) La elaboración de los ajustes quincenales por concep

to de descuentos (retardos, faltas, préstamos personales, etc.)

o por movimientos de personal ya sean altas o bajas.

354

v C) La formulación de. las nóminas, así como su tabula

ción correspondiente. '

D X La elaboración de la declaración del impuesto sobre

productos del trabajo correspondiente a la empresa. •

B) La preparación de la relación de pago de las cuotas,

obrero patronales al seguro social y las aportaciones al IN

FONAVIT. ■ ■ ' ._ í . • ■ .

F) El registro en cuentas individuales de los prestamos

personales y los movimientos respectivos.

G) . La asesoría al personal en cuánto a los descuentos -

que se efectúan al personal, para que- éste posea la informa

ción y sepa perfectamente el motivo de las deducciones.

^ li). El envío de la nómina a la caja para su pago corres

pondiente. .

v i) archivo de una copia de la nómina de sueldos y —

salarios para futuras aclaraciones.

J) La elaboración de nóminas complementarias para efec

tos de pagos de tiempos extras o trabajos extraordinarios por

vacaciones trabajadas.

K) La preparación de nóminas complementarias por efecto

de contratación de personal eventual o trabajo extraordinario

requerido por los programas deventas promocionales o de ven

tas estacionales.

^ L) La verificación de que el personal a-su cargo efec

túe las estimaciones o cálculos (deducciones, tiempo extra, -

etc.), de acuerdo con los procedimientos establecidos pox la-

- 355

empresa y a las reglamentaciones existentes para cada caso.

M) Y, otras actividades que sean necesarias para cumplir

eficientemente con los objetivos de la sección.

IV.- AUTORIDAD

La persona que ocupe este pusto tendrá autoridad para:

A) Requerir la información oportuna respecto al perso

nal de planta o eventual a efecto de calcular los pagos de —

salarios, tiempo extra, etc., con el propósito de cubrir a -

tiempo las cuotas al seguro social, apostaciones a la vivien

da, primas por seguros, etc.

B) Reportar al personal que esté bajo sus órdenes y no-

cumpla con sus actividades, o cometa alguna falta grave, a

fin de que se tomen las medidas correspondientes.

C}_ Sugerir mejores procedimientos a su jefe inmediato-

para la elaboración de la nómina.

D) Requerir de la caja general previa comprobación el -

monto de los pagos de las liquidaciones por concepto de segu

ros, altas y bajas en el seguro social, terminaciones de con

tratos , etc.

356

E) Conceder préstamos personales tomando en conside

ración las políticas y reglamentos establecidos para tal —

efecto. .

F) . Efectuar las deducciones o descuentos al per so

nal de acuerdo a las disposiciones legales.

G) Sugerir cambios en los procedimientos de trabajo

a su jefe inmediato a fin de corregirlos oportunamente.

H) Elaborar el presupuesto de la sección que está-

bajo sus órdenes en base a los procedimientos establecidos-

por la gerencia. _

I) Y, otra autoridad que le sea delegada para el —

mejor cumplimiento de sus funciones.

II. RESPONSABILIDAD

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabir

lidad relativa a;

A) La perfecta y oportuna elaboración de las nómi--

nas en lo concerniente a sueldos y deducciones obligatorias

y voluntarias a efectuar al personal que labore en la corapa

ñía.

B) . La integración y preparación de la información *-

que proporcione al jefe del departamento de contabilidad.

C) Que se efectúen los ajustes en las nóminas por -

concepto de faltas, permisos, injustificados, bajas y altas

de personal.

D) Que el archivo de. nóminas de sueldos y salarios-^

se lleve correctamente y al día.

357

E) El envío oportuno de la nómina de sueldos y sala

ríos a la caja general para que ésta a través de su sección

de pagos efectúe la liquidación respectiva.

F) Que la relación de cuotas obrero-patronales al -

seguro social se realice con exactitud.

G) .La declaración del impuesto sobre productos del-

trabajó sea correctamente formulada y enviada a la oficina-

correspondiente oportunamente. '

H) . La elaboración correcta del control de préstamos

al personal y los movimientos: que ésta sufra.

I) . Preparar la documentación de altas y bajas del -

personal eventual, por .períodos vacacionales, por mater

nidad, etc,, así como su registro y el pago que estos movi

mientos originen.

J) Requerir la información a las diferentes áreas -

de trabajo de la empresa sobre la contratación de personal

eventual o del tiempo extra trabajado por cualquier perso

na de la misma de base o eventual a efecto de poder estimar

los pagos y deducciones. . .

' K) Y, todas aquellas responsabilidades que le sean-

asignadas a la persona que ocupe este puesto para el mejor-

cumplimiento de sus funciones.

VI. NIVEL DE COORDINACION ' .


1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:

A) La presentación de los informes requeridos en re

358

lación a la nómina de sueldos y salarios por el jefe del de

partamento de contabilidad.

B) El acuerdo de los ajustes en las nóminas de suel

dos y salarios.

C) La determinación del número de personas y la am

pliación de las horas extraordinarias de trabajo que deba -

ser autorizadas.

D) La solución de los problemas que se susciten en-

la sección a su cargo, .

. ■ E) La preparación de los documentos del personal

eventual para efectuar los registros correspondientes y el-,

cálculo de los pagos respectivos.

. . F) La requisición de la información a las diferen —

tes áreas de trabajo de la empresa sobre la contratación de

personal eventual o de tiempo extra con el propósito de po

der estimar los pagos a efectuar. .

- G) y f otras actividades que requieran una acción -

coordinada. . ■ .

: 2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL PARA:

A) La tramitación del pago de nóminas, las retencio

nes de impuestos, cuotas, aportaciones y préstamos persona

les. . • ■ . .

B) Y, otras actividades que requieran, una acción en

forma coordinada.

. 359


A) La organización de la auditoría a efectuarse en-

la 'sección a su cargo.

B) Y, otras actividades que requieran una acción en

forma concertada.

4.. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA: '

A) La asignación de las cargas de trabajo al perso

nal está bajo sus órdenes.

B) La presentación de los informes que requiera sub

jefe inmediato. . .

C) La revisión del archivo y cárdex que lleve la

sección a su cargo.

D) Y, otras actividades que requieran una acción -

coordinada.

360

X IDENTIFICACION . '

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD_DE_

. ■ ■ . OTROS INGRESOS. ---------- -

CLAVE DEL PUESTO: 4 1 7 0 ______ _____ ___________ — ---- — —

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD------- .

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE pUESTOCORgESPOKDE AI, —

.. . ..... CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE

. • ' . . LA ESTRUCTURA ORGANIZASIONAL-

' ‘ . . ‘. . : .'V DE LA EMPRESA. ______

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD^

DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION.--- ------------

IX. FUNCION ESPECIFICA

El jefe de la sección de contabilidad de otros in

gresos es responsable de la revisión de los catálogos d e s

cuentas que integran las operaciones de otros ingresos (in

versiones, venta de activos no circulantes, etc.) que son -

contabilizados en la sección a su cargo, asi como el mante

nimiento actualizado de los libros de su sección, .

III. FUNCIONES ESPECIFICAS,. ’ . ■ . .

La persona que ocupe el puesto de jefe de la sec

ción de contabilidad de otros ingresos, tendrá las siguren

tes funciones especificas. ■

A) La programación de la recolección de la informa

ción de los distintos documentos para actualizar sus li

bros . .

bantes

B) La vigilancia y

a registrar lleguen

verificación de que los compro —

a la sección bien requisitados.

C) La supervisión de

ingresos' diveros se efectóen

que lo registros contables

de acuerdo con los métodos

de-

V “- f

361

procedimientos establecidos. .

D) La integración de los informes periódicos sóbre

la contabilización en los libros a su cargo.

E) La programación de los grupos de trabajo de su -

sección, así' como la asignación de las funciones que corres

ponden a cada uno de ellos,

F) El reporte al jefe del departamento de contabiljL

dad de los auxiliares que no cumplan con sus funciones o co

metan alguna falta grave a las políticas, reglas, normas, -

etc., establecidas para la empresa.

G) _ La elaboración de los presupuestos para su sec--^

ción. •

HJ La participación en las auditorías que se lleven

a cabo en su sección, preparando horarios y disponiendo a b

personal para que proporcione la información le se requeri

da.

I) La participación en los programas de evaluación-

de los procedimientos y métodos contables.

J) La custodia y el mantenimiento en buen estado de

los libros, comprobantes, materiales, mobiliario y equipo-

de su sección.

K) Y, otras actividades que sean requeridas para el

mejor cumplimiento de su función. .

IV. AUTORIDAD. '

■ La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -

A) Requerir comprobantes y documentos relacionados-

para:

362

con otros ingresos para poder efectuar los registros con----

tables de su sección.

B) i. Supervisar el. trabajo de registro en los diferen

tes libros que lleva su sección; y, ordenar, en su caso, —

las correcciones o ajustes que sean necesarios de acuerdo ^

con los procedimientos establecidos.

C) Programar los grupos de trabajo tomando en cuen

ta las necesidades de la sección a su cargo.

D) Reportar faltas cometidas por el personal asigna

do a su sección, para que se le apliquen las sanciones co

rrespondientes. .,

E) Proponer cambios o mejoras a los procedimientos-,

de recepción, revisión y registro de la información conta

ble. . • • .

F) Rechazar y regresar a sus lugares de origen,

aquellos documentos- comprobatorios que no estén debidamente

requisitados.

' G ) Proponer los horarios para la realización de las

auditorías en su área de trabajo.

H) Sugerir aumento de personal en la sección y en -

el presupuesto de la misma,

I) y , toda aquella autoridad que le sea delegada pa

ra el mejor desempeño de sus actividades.

363

V. RESPONSABILIDAD


lidad relativa a:' .

A) La programación de la recepción de los docuraen'^

tos para que el registro se haga en forma oportuna y eficaz,

B) Que el registro de las operaciones por otros in^

gresos en los libros de la sección, se ajusten a los métorT

dos y procedimientos establecidos,

C) Que la recepción de los documentos cumplan con -

los requisitos estipulados. '

D) La presentación de los informes que le sean re—

queridos por el jefe del departamento de contabilidad.

El La custodia y conservación de los libros de con

tabilidad de la operación de su sección, así como del mobi

liario y equipo.

F) La programación de las actividades del personal-

que se encargan de la contabilidad de otros ingresos.

. G) La elaboración de los presupuestos correspondien

tes a su sección. . ■

H) La participación en los programas de auditorías-

que se lleven a cabo en su sección.

I) La participación en los programas de evaluación-

de los sistemas y procedimientos establecidos.

J) Que el personal a su cargo cumpla con las polí

ticas, normas y reglas de la empresa, reportando al perso

nal que no cumpla o comqta faltas graves. ■ .

364

. K). Lq devolución de. aquellos documentos que no estén

debidamente reqursrtados, ■

LX Y, otras responsabilidades que le sean asignadas

de acuerdo con sus funciones.

VI. NIVEL DE COORDINACION ' . ■ .


. 1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:

. A).. La preparación de los informes de acuerdo con —

los libros que se operen en su sección. . ■ '

B) La programación de los grupos de trabajo y los -■

horarios para la realización de las auditorías.

C) La revisión y evaluación de los sistemas y pro--

cedimientos aplicados a la sección.


coordinada. ■

2. CON;. EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA:. ■

A) El envío de la documentación que deba ser conta

bilizada. ' •

B) Y, otras actividades que requieran de. una acción

coordinada.

3. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO "DE AUDITORIA INTERNA -r

PARA: .

A). La disposición de horarios y el orden de revi---

365

sión de los libros y documentos de la sección.

B) Y, otras actividades que requieran una acción

coordinada.

4. CON: LOS AUXILIASES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION

PARA: . . . ■

' A) La programación de las actividades de recepción,

revisión, registro y elaboración de informes.

B) La preparación de los libros y documentos para -

los programas de auditoría. -

C) Y, otras actividades que requieran una coordina

ción.

366

I* IDENTIFICACION. . •

NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTOS. ___

CLAVE DEL PUESTO: 4160______________________________________

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD_________

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL —

CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE

' ' . ' ; ' LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-

DE LA EMPRESA. '________________

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION Y LA SECRETA-

■ RIA CARDISTA.

H . FUNCION BASICA. ■ '

El jefe de la sección de presupuestos tiene como -

función básica la recopilación de la información en todas—

las áreas de la empresa para la elaboración de todos los -

presupuestos. '

III. FUNCIONES ESPECIFICAS ' . :

El jefe de la sección de presupuestos realizará las

siguientes funciones específicas;

. : A) La búsqueda de la información, de los datos, etc.,

para confeccionar los presupuestos de operación de la compa

nía, . ...

B) La presentación de los' presupuestos siguiendo ■=--

la$ políticas' y disposiciones establecidas por la empresa.

C) El envío oportuno de los presupuestos al jefe -

del departamento de contabilidad para que éste los presente

al contralor. ; . ■

D) . La supervisión de que el presupuesto ejercido se.

ajuste al presupuesto planeado y autorizado. .. ■

• 367

E) El estudio de métodos modernos de presupuesta---

ción para proponer innovaciones al jefe del departamento de

contabilidad. . . ■ , .

F) La programación de las actividades del personal-

asignado a su sección. , . ■

. . G) El reporte del personal al jefe del departamento

cuando no cumpla con las obligaciones y deberes asignados o

cometa faltas graves para que se tomen las medidas corres

pondientes . . .

H) El estudio de las modificaciones al presupuesto-;-

que se generen por ampliaciones al mismo. _

I) y, otras actividades que sean necesarias para el

mejor cumplimiento de su función. . .

IV. AUTORIDAD ' : .

■ La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -

para; . . >. .. \

A) Requerir la información de las diferentes áreas

de trabajo para elaborar los presupuestos de operación de -

la empresa. .

B) Rechazar informes y datos que no reúnan las ca—

racterísticas previamente establecidas por las políticas de

la empresa. ■ .

C) Integrar los archivos de los documentos, que lle

va su sección en base a las disposiciones dictadas por el -

jefe del departamento de contabilidad y"por el contralor.

368

D) Reportar al personal que está bajo su mando ---

cuando no cumpla con sus funciones o cuando cometa alguna -

falta.

E). Proponer nuevas formas para elaborar los presu—

puestos de la empresa. ' ■

' f ) Vigilar que los presupuestos autorizados se ajus_

ten a lo planeado. ' .

G) Evaluar el rendimiento del personal asignado a -

su departamento.

H) Ordenar los. archivos que lleva su sección, vigi

lando su correcto uso y conservación, .

í) Y, cualquier otra autoridad que le sea delegada-

para el mejor cumplimiento de su función.

V. RESPONSABILIDAD . .


lidad relativa a: .

■ A) La preparación a tiempo de los presupuestos de -

la empresa. . . . '

B) La presentación de los informes al jefe del depar

tamento de contabilidad sobre el desarrollo de sus funcio

nes. . .

C) El manejo de los archivos que lleva su sección -

a fin de que se conserven en buen estado. . ■

D) El envío al' jefe del departamento de contabili —

dad de los presupuestos elaborados. ■

369

E) El cumplimiento de. las normas, políticas y proce

dimientos para la preparación de los presupuestos de la em

presa.

F) La vigilancia de que los presupuestos autoriza—

dos para las diferentes áreas de trabajo se ajusten a las -

planeaciones efectuadas.

G) La evaluación periódica del personal asignado a-

su sección asi como de la distribución equitativa de las —

cargas de trabajo. ■ .

■ H) El cuidado del equipo y mobiliario asignado a su

sección, solicitando la reparación o sustitución según sea-

el caso. ,

I) Y, otras responsabilidades que le sean asigna -

das para el mejor cumplimiento de su función.

VI. NIVEL DE COORDINACION -


' 1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:

A) La presentación e integración de los presupuestos

de toda la empresa. - ■ ■

' B) La elaboración de los informes relacionados coti

los presupuestos de las distintas dependencias de la empre

sa.

C) La solución de algún problema imprevisto ocurri

do en la sección de presupuestos. -

D) . Y> otras actividades que requieran una acción -

coordinada. .

370

' 2. CON: LOS JEFES DE LOS.DEPARTAMENTOS Y SECCIONES

DE LA EMPRESA PARA: _

A) La requisición de la información relacionadocon-

la elaboración de los presupuestos.

Y, otras actividades que requieran ser coordina

das .

3.' CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA:

A) La asignación de los horarios de trabajo, la dis

tribución de las cargas de trabajo, así como la capacita---

ción necesaria para cumplir eficientemente con sus funcio—

nes.

B) Y, otras actividades que requieran una acción en

forma corrdinda..

371

I.t. IDENTIFICACION; ■ . . . ' .

. NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL.

CLAVE DEL PUESTO: 4300_______________________ _______________

' UBICACION DEL PUESTO : CONTRALORIA._______ ___________ _

POSICION EN EL ORGANIGRAMAj__ESTE PUESTO CORRESPONDE AL TERCER NI-

• ■ VEL DE JERARQUIA DE LA ESTRUCTURA OR-

. ■ GAÑIZACIONAL DE LA EMPRESA.

JEFE INMEDIATO: EL CONTRALOR. -

DEPENDEN DE EL: EL JEFE DE LA SECCION DE CAJAS REGISTRADORAS, EL

JEFE DE LA SECCION DE PAGOS, LAS CAJERAS Y LOS—

AUXILIARES DEL DEPARTAMENTO.

II.- FUNCION BASICA.

El puesto de jefe del departamento de caja general tie

ne por objeto planear, organizar y controlar los movimientos de

ingresos y egresos-en efectivo y documentos mercantiles. .

III.- FUNCIONES ESPECIFICAS. 1 ■ ■

La persona que ocupe el puesto de jefe del departamen

to de caja general tendrá las siguientes funciones específicas:

A) La planeación y organización de los perídos de pago

a los proveedores.

. g) Da solicitud, la revisión y clasificación de la do

cumentación presentada por los proveedores antes de efectuar el pa

go.

C) La planeación y supervisión de los períodos de Ios-

cortes de caja de las cajas registradoras. .

D) La dotación del efectivo necesario a las cajeras pa

ra que efectúen oportunamente los cobros a los clientes.

D) La formulación de programas de. adiestramiento y ---

la asesoría necesaria a las cajeras, en aspectos tales como, co---

bros en efectivo, cobros, en tai*jetas de crédito, giros telegráfi —

372

eos y postales, cheques, etc., y, en general, sobre los servicios-

que deben proporcionar a los clientes. '

F) La vigilancia del manejo del fondo de caja chica, -

exigiendo los documentos necesarios para su reposición,

G) El envío oportuno al contralor del informe del re—

sultado del desempeño de sus actividades. •

' H). La remisión en forma oportuna al jefe del departa —

mentó de contabilidad de los informes y la documentación necesaria

que ampare los movimientos de la caja para la preparación de los -

estados de situación financiera. ^

‘ X) La elaboración de los depósitos diarios de efectivo

y en valores en los. bancos respectivos.

J) La organización de la asignación del personal a las

cajas registradoras, conjuntamente con el jefe de esta sección.

K) La organización y la impleraentacion del pago de la-

nómina de sueldos y salarios del personal que labora en la empresa.

L) El pago de los dividendos a los accionistas y el

reparto de utilidades a los empleados.

' M) Y , otras actividades que sean necesarias para el

mejor cumplimiento de su función. .

IV.- AUTORIDAD. . . ■ • . ‘ ■ .

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para

A) Efectuar los pagos a los proveedores, preyia autor!

zación del contralor y revisión de la documentación por el departa

mentó de control de pago a proveedores.

■ 373

B) Solicitar y revisar la documentación presentada por

los proveedores para su pago correspondiente.

C) Supervisar y realizar los cortes de las cajas regis

tradoras. ‘

* ■ D) Proveer el efectivo necesario a las cajeras, así -

como ha moneda fraccionaria a las cajeras al inicio de sus opera

ciones. ■ . ‘

' E) Manejar el movimiento del fondo de caja chica.

F) Efectuar los depósitos bancarios diariamente en

las instituciones bancarias autorizadas por la empresa,

‘ G) Firmar mancomunadamente los depósitos y los pagos-

que se realicen mediante cheques. .

H). .Hacer la proframación, la asignación y distribu^--^

ción de las cajeras, junto con el jefe de la sección de cajas re

gistradoras.

1} Y, cualquier otra autoridad que sea delegadapara --

el mejor desempeño de sus actividades.

v.- responsabilidad. . .

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili--

dad relativa a:

A) La planeación de los períodos de pago a los provee

dores en forma conjunta con el departamento de control de pago a—

proveedores.

B) La requisición y revisión oportuna dé la documenta

ción presentada por los proveedores.

C) La planeación y programación de los períodos de Ios-

cortes de caja de las cajas registradoras. .

D) La dotación del efectivo necesario para el inicio -

de las operaciones de las cajeras.

■ ’ E) La vigilancia del movimiento de la caja chica para__

•efectuar la reposición. ■ ' . ' ■

F) . La presentación oportuna al jefe del departamento *■+

de contabilidad y al contralor de los informes y documentación que

le sea requerida.

G) La realización diaria de los depósitos de efectivo-

y valores e n ■las instituciones bancarias autorizadas.

H) La firma mancomunada en la expedición de cheques y-

fichas de depósito. .

I) La organización de la asignación de las cargas de. -

trabajo a las cajeras. ; ' ' ■

■ J). Y, aquella otra responsabilidad que le sea asignada

para -un mejor cumplimiento de su función.

VI. NIVEL DE COORDINACION. ... '

■ . . La persona que ocupe este puesto deberá coordinar;

1- CQN: CONTRALOR PARA: . '

A) _ La planeación de los períodos de pago a los proveedores . .

B) La presentación de todo tipo de informes y documen

tos necesarios para formular los registros contables.

375

C) Y, o t r a s a c t i v i d a d e s que requieran una acción coor-

diñada. ■ . . ■ ■

2 ,; CON: e l j e f e d e l d e p a r t a m e n t o de c o n t a b i l i d a d p a r a :

■ ' A) La presentación de los informes y documentación -

respectiva para formular los registros contables. •

■ e ) Y, otras actividades que requieran una acción coor-

diñada. . ... ' '

3.' coi. EL j e f e d e l d e p a r t a m e n t o d e c o n t r o l de p a g o a p r o v e e d o r e s

■ PARA : . . • . , . ' . •

•• A) La requisición y verificación de los informes y la-

documentación ' comprobatoria necesaria para la programación e

pagos a los proveedores. .

* B) Y, otras actividades que requieran una acción coor

dinada . ' ■ ,

4 . ' CON: EL JEFE DE LA SECCION DE CAJAS REGISTRADORAS Y EL JEFE -

. DE PAGOS PARAt ■. _

' A) La dotación de fondos para el pago a proveedores y

' clientes y para los movimientos normales de venta y compra.

' ■ B) La programación de revisiones o auditorías a las -

secciones a fin de disponer todo lo necesario para las mismas.

• B) Y, otras actividades que requieran una acción en -

forma coordinada. . ' - .''

377

E) La elaboración del reporte de los cortes de caja

donde indique las ventas del día en efectivo, cheques y tarje

tas de crédito. . . . . . .

' F) La entrega del efectivo y documentos al jefe delf • ' '

departamento de caja. ......

■ G) La vigilancia de que las cajeras estén desarro

llando eficazmente sus actividades.

' H} La programación del número de cajeras que operan

diariamente y la preparación de sus horarios.

' ' .1) La capacitación del personal encargado de las ca

jas registradoras. ■ • ' ■■

J) La vigilancia de que el cobro a los clientes sea-

fluido y eficiente.

K) La autorización de ajustes sobre cancelaciones de

ventas cuando las cajeras cometan errores al marcar en las ca

jas registradoras. • .

. L) Y, otras que sean necesarias para el mejor cumplí

miento de su función.

IV. AUTORIDAD ' " ’ .

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -.

para:

. a ) Ordenar los cortes de caja del personal asignado

a su sección y turno correspondiente. '■ '

. B) Programar los horarios y el número de cajeras

para :el volumen de operaciones diarias. . ■

• • ■ • »• • •■■■■> ■. - - .

* . ■ ■

. ' . 377

E) La elaboración del reporte de los cortes de caja

donde indique las ventas del día en efectivo, cheques y tarje

tas de crédito.

F) La entrega del efectivo y documentos al jefe del

departamento de caja.

. G) La vigilancia de que las cajeras estén desarro

liando eficazmente sus actividades. ■

H) La programación del número de cajeras que operan

diariamente y la preparación de sus horarios.

. 1) La capacitación del personal encargado de las ca

jas registradoras.

J) La vigilancia de que el cobro a los clientes sea-

fluido y eficiente.

K) La autorización de ajustes sobre cancelaciones de,

ventas cuando las ¿ajeras cometan errores al marcar en las ca

jas registradoras.

L) Y, otras que sean necesarias para el mejor cumplí

miento de su función.

IV. AUTORIDAD '

La persona que ocupe este puesto tendrg_autoridad -

para: .

A) Ordenar los cortes de caja del personal asignado

a su sección y turno correspondiente.

B) Programar los horarios y el número de cajeia^

para .el volumen de operaciones diarias.

378

C) Firmar la aprobación de cheques y tarjetas de —

crédito para el pago de la mercancía.

D) Firmar los cortes de caja efectuados durante ca

da cambio de turno. -

E) Autorizar ajustes sobré cancelaciones de ventas-

cuando las cajeras cometan errores al marcar en las cajas re—

gistradoras o cuando el cliente decida no llevar toda la raer —

cancía por falta de efectivo. .

F) Reportar al personal de caja que no cumpla con—

sus obligaciones para que su jefe inmediato tome las medidas —

correspondientes.

- G) Y, aquella otra autoridad que sea delegada para-

el mejor desempeño de su función.

V. RESPONSABILIDAD-,

' La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi

lidad relativa a : ■ .

A) El manejo apropiado del efectivo que reciba de -

■parte del personal de caja.

B) La autorización del pago mediante cheque o tarje

ta de crédito. .

C) La firma de los cortes de las cajas registrado

ras .

D) La custodia de las cintas de las máquinas regis

tradoras . 1 .. ■

. , , E) La programación del horario y cantidad de perso

nal de caja para la realización de las operaciones diarias, to

mando como base el movimiento de clientes.

379

F) La proposición de iniciativas que tiendan al me

joramiento de los sistemas y procedimientos de la sección de -

caja registradoras. ...

G) La autorización del material de empaque requeri

do para el empaque de la mercancía. . .

, H) Y, aquella responsabilidad que derive de sus fun

ciones. .

VI. NIVEL DE COORDINACION ' . '


1.. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA: . ■ . '

' A) La entrega del efectivo, de los cheques y demás-

documentos al jefe del departamento de caja.

B) La presentación de los informes que sean requerí

dos por el jefe del- departamento de caja. ■

C) Y, otras actividades que requieran una acción en

forma coordinada.

2. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA: ''

A) La asignación de los horarios de trabajo de las-

cajeras y para la asignación de las cargas de trabajo a sus -

auxiliares. .

B) La solución de algún problema que se presente en

el desarrollo de sus funciones. " . ■

C) Y, otras■actividades que requieran una acción -

coordinada.

380

I. IDENTIFICACION. ' ■ .

NOMRE DEL. PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE PAGOS._______ _

CLAVE DEL PUESTO: 4320____________

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL.


TO NIVEL DE JERARQUIA DE LA ES

’ TRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA-

EMPRESA________•

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL.

II. FUNCION BASICA

El jefe de la sección de pagos tiene como función -

básica la programación y realización 'y el control de los pa

gos que efectúe la empresa para el desarrollo correcto de —

sus operaciones. ■ '

III. FUNCIONES ESPECIFICAS ■ 1 " .

La persona que .ocupe el puesto de jefe de la sección

de pagos tendrá las siguientes funciones específicas:

A La elaboración de los cheques para efectuar los—

pagos de las obligaciones de la compañía y la tramitación -

de los mismos de acuerdo con las políticas y normas estable

cidas .

B) La recepción, la tramitación y la liquidación de-

las nominas de sueldos y salarios del personal que labora en

la empresa.

C) La recepción y revisión previa antes de proceder-

a efectuar los pagos que tenga que realizar la empresa.

D) La realización de los pagos mediante cheque o

381

efectivo contra la entrega del documento respectivo.

E) El mantenimiento del archivo de la sección de pa

gos al día para desempeñar eficientemente las actividades en

comendadas a la sección.

F) La‘preparación délas relaciones de los pagos efe£

tuados, cheques cancelados y obligaciones pendientes de pago.

G) La asignación y su pervisión de las actividades al

personal de la sección a su cargo, de acuerdo con el calenda

darlo de pagos,

. H) 'La elaboración de los informes al jefe del depar

tamento de caja del desempeño de sus actividades, .

, I) Y, otras actividades que sean necesarias para elr

mejor'cumplimiento de su función. ■

IV. AUTORIDAD

' La persona que: ocupe’ este puesto tendrá autoridad -

para;

A) Programar los horarios de pagos del personal de-

caja asignado a su sección.

B.)„ Ordenar el pago mediante cheque o efectivos los -

proveedores de la compañía, previa entrega del documento -

respectivo.

C) Reportar al personal de caja y a los auxiliares -

cuando éstos no cumplan con sus funciones, ai jefe inmediato,

D) Elaborar las relaciones de los pagos efectuados -

3 8 2

por cheque o efectivo a su jefe inmediato diariamente.

' E) Proponer las medidas correctivas a los sistemas -

de pagos de la empresa. : .

F) Sugerir mejoras a los procedimientos de revisión-

y controles establecidos en la sección de pagos.

. 'G) Efectuar cortes de caja o arqueos a su personal-

de caja para que realice eficazmente sus funciones.

H) Dotar a las cajeras de la sección con el fondo —

inicial de operaciones. '

- I) Y, aquella otra autoridad que le sea delegada pa

ra cumplir mejor con su función.

V . RESPONSABILIDAD . .

La persona que ocupe este puesto tendr£_r^sponsalmli

dad relativa a: ■ . . -

A) El manejo apropiado de los documentos que reciba-

por concepto de pago afectado a los proveedores y otros aeree

dores.

■ B) La firma de los cortes efectuados a las cajas de-

la sección.

' ' C) La entrega de-los informes y documentación de las

peraciones de la sección asignada a sus órdenes.

D) La presentación de las relaciones de pagos efect

uados mediante efectivo, cheques y las liquidaciones pon

ientes de cubrir. ■ . ' '

383

E) La supervisión y observación del personal asigna

do a su sección para que cumpla con las normas, políticas y-

procedimientos establecidos por la empresa.

F) La preparación de los presupuestos correspondien

tes a su sección.

G) El mantenimiento en buen estado de los archivos -

que lleva su sección y que sus registros estón actualizados.

H) El cuidado del mobiliario y equipo asignado a su-

secciÓn, solicitando el mantenimiento respectivo, las repara

ciones o sustitución según sea el caso.

■ . I) Y, otras responsabilidades que deriven de su fun

ción y que se.an necesarias para el mejor desempeño de la mis

ma. ■

VI. NIVEL DE COORDINACION . •


1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA:

A) La entrega de la documentación y las relaciones -

de las liquidaciones efectuadas y las liquidaciones pendien

tes.

B) La integración y presentación de los informes --

que sean requeridos por el jefe del departamento de caja o,-

por el contralor. .

C) La programación de las actividades, de la sección

de pagos. -

384


coordinada para el logro de los objetivos organizacionales.

2. CON; EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGO A —

. PROVEEDORES PARA:

A) La requisición de la documentación y la programa

ción del calendario de pagos de los diferentes proveedores-

de la empresa, . ■ . .

B) . Y, otras actividades que deban coordinarse para-

el mejor desempeño de las mismas.

. 3. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA: . ■ ' l '

A)’ La adi'gnación de las cargas de trabajo al perso

nal y la programación de las actividades para el logro de -

los objetivos de la sección. .

. B) L a ‘solución de algún problema que se presente en-

el desarrollo de sus funciones. , •

C) Y, otras actividades que requieran una acción --

coordinada. ■

386

B) La elaboración de los presupuestos de la secciones—

que componen el departamento de auditoría incerna. .

C) La determinación del calendario para efectuar las —

revisiones o las auditorías a los departamentos y secciones que

constituyen la contraloría, la gerencia de compras y la geren

cia de> ventas.

D) La planeación de las formas y métodos para efectuar

la evaluación de las operaciones; así como la organización y

preparación de los instrumentos necesarios para la recolección-

de la información. ' '

E) El diseño e implementación de los 1 controles para la

verificación del desempeño organizacional.

' F). La delimitación de las actividades de los puestos -

de las secciones que integran el departamento de auditoría. '

G) La integración de los grupos de trabajo para la —

realización de las auditorías en las diferentes áreas de traba-

'jo- ,H) La recopilación-, el análisis y la elaboración ae -

los informes que solicite la contraloría.

X) La proposición de sistemas y controles modernos de

las operaciones para el desarrollo de una mejor auditoría.

J) La capacitación del personal que integra su departa

mentó,.K) La orientación, supervisión y evaluación del rendi

miento del personal que está bajo sus órdenes, reportando a

aquellos empleados que no cumplan con las disposiciones señala

das o que cometan faltas graves. ' ' '

■ L) La firma de todos los estados auditados efectuados-

en la empresa y la conservación de los documentos de comproba--

ción respectivos.■ m ). El examen cuidadoso de los sistemas de recolección-

de datos informes, documentos, etc., con el objetivo de dispo

ner de archivos exactos y manejables. .

' . N). Y, aquellas otras actividades que sean inherentes a

esta función y que permitan el alcance de los objetivos orgam-

zacionales. . ■

386

. B) La elaboración de los presupuestos de la secciones-

que componen el departamento de auditoria interna. . .

. c ) La determinación del calendario para efectuar las -

revisiones o las auditorías a los departamentos y secciones que

constituyen la contraloría, la gerencia de compras y la geren

cia de ventas. _ . . ■

. D) La planeación de las'formas y métodos para efectuar

la evaluación de las operaciones; así como la organización y

preparación de los instrumentos necesarios para la recolección-

de la información. ■ 1 . ■

E) El diseño e implementación de los controles para la

verificación del desempeño organizacional.

F) La delimitación de las actividades de los puestos -

de las secciones que integran el departamento ae auditoría.

. - G) La integración de los grupos de trabajo para la

realización de -las auditorías en las diferentes áreas de traba

jo. . - ; _H) La recopilación, el análisis y la elaboración de -

los informes que solicite la contraloría. • ■

. -I) La proposición de sistemas y controles modernos de-

las operaciones para el desarrollo de una mejor auditoría.

J) La capacitación del personal que integra su departa

men to. . . . ■ .

■ , K) La orientación, supervisión y evaluación del rendi-

. miento del personal que está bajo sus órdenes, reportando a —

aquellos empleados que no cumplan con las disposiciones señala

das o que cometan faltas graves. .

L) La firma de todos los estados auditados efectuados-

en la empresa y la conservación ‘de los documentos de comprobé —

. ción respectivos. . ■M) El examen cuidadoso de los sistemas de recolección -

de datos informes, documentos, etc., con el objetivo de dispo

ner de archivos exactos y manejables. ■

; N) Y, aquellas otras actividades que sean inherentes a

esta función y que permitan el alcance de los objetivos organi-

zacionales. • . .

387

IV.-- AUTORIDAD.. • . . ■ ■

■ La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para

A) Ordenar la realización de la aplicación del cuestio

nario para verificar las operaciones de la empresa según los —

previstos en los procedimientos y políticas de la empresa.

B) . Opinar sobre los procedimientos y sistemas de con —

trol interno para la actualización y modernización de éstos,

C) Posponer al contralor los presupuestos del departa

mento a su cargo.

D) Reportar a sus sobordinados cuando no cumplan debi

damente con sus obligaciones o cometan alguna falta.

E) Sugerir al contralor nuevos sistemas para la realiza

■ción de las auditorías de las operaciones de la empresa.

F) Verificar los documentos, datos e informes' que —

■' acompañan a la actividad de auditoría y control interno.

G) Requerir la información, documentos, etc.,así como-

la presencia del personal de las áreas auditadas para que cola

boren con él en cuánto a verificaciones o aclaraciones de dudas

sobre faltantes, datos incorrectos, etc.

H) Reportar al personal de las diferentes áreas de tra

bajo que no haya colaborado o aportado la información solicitada.

I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada para-

el mejor cumplimiento de sus funciones. '

V-- RESPONSABILIDAD . . . ■

La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili--

dad relativa a:

388

A) La definición del alcance y de los objetivos de las-

auditorías a realizar previa aprobación del contralor, informando

a los gerentes de los detalles del programa de auditoría.

• B) La integración de los diferentes grupos de trabajo,

así como la capacitación de los mismos en los detalles de los pro

gramas de auditoría. . • ' . •

C) La presentación de los dictámenes de las auditorías

realizadas apegándose a las reglas, normas, procedimientos y dis

posiciones legales, '

• D) La preparación de los instructivos y demás documen

tos e instrumentos de trabajo para efectuar las auditorías,

E) La custodia de los documentos que le son entregados

para su revisión y de la reintegración de los mismos a aquellas -

personas que se los proporcionaron.

. ■ F) La vigilancia y supervisión do que los grupos de -

trabajo cumplan en el tiempo, la programación de las auditorías, -

reportando a aquellos que no cumplan. .

G) La custodia de los documentos o evidencias que res

palden los informes de las auditorias practicadas.

H) Y, otras responsabilidades que se requieran para -

el buen desempeño de su función y que deriven de esta.

. VI..- NIVEL DE COORDINACION.


1, CON: EL CONTRALOR PARA:

A) La proposición y/o revisión, en su caso, de las po-

389

líticas, normas, reglas y procedimientos de auditoría y control —

interno, así como de las disposiciones legales a los que están —

sujetos.

B) . La orientación y organización de los programas de -

auditoría especificando la cantidad de personal requerido, así co

mo la de los instrumentos o herramientas de trabajo.

C) La preparación de los informes de los resultados ob

tenidos en las auditorías realizadas.

D) El acuerdo para efectuar cambios en los métodos y -

procedimientos de control establecidos en las diferentes áreas de

trabajo. ■

. E) Y, otras actividades que requieran una acción coor

dinada para el alcance de los objetivos organizacionales. •• .

2. CON:. LOS GERENTES DE VENTAS Y COMPRAS Y LOS JEFES DE LOS DE —

PARTAMENTOS DE COMPRAS Y VENTAS PARA:

A) La información de los detalles de los programas de-

las auditorías. ■

' B) La programación de los horarios de trabajo con la-—

finalidad de que se disponga del personal que va a proporcionar el

apoyo y la información de las actividades que realiza.

C) Y, otras actividades que requieran una acción en —

forma coordinada.

3. CON : LOS JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD, CAJA —

GENERAL Y CONTROL DE PAGO A PROVEEDORES PARA:

A) La información de los promenores del programa de —

390• ■ . ■ ■ . . . •

f . '■ . ‘ t • -

programa de auditoría en las áreas de trabajo a su cargo.

' B) La disposición del personal para que proporcione la

información, documentos y datos que les sean requeridos por los gru

pos de auditoría. .

C) La formulación de los horarios para la realización-

de los trabajos de auditoría. .

D) Y, otras actividades que requieran una acción coor

dinada.

391

I. IDENTIFICACION - . _

NOMBRE DEL PUESTO: ' JEFE DE LA SECCION DE CONTROL DE INVENTA

CLAVE DEL PUESTO: 4210____________________ ________ __________

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA


TO NIVEL DE JERARQUIA DE LA ES-

JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA' INTER

~ NAv

DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION.________________

II. FUNCION BASICA , . _

ne como función básica la programación de las inspecciones -

periódicas en el área de almacén; así como la de llevar un -

control permanente de acuerdo a los ingresos y egresos de ~~

mercancía en la misma., además 1a. preparación de los informes

correspondientes a las inspecciones verificadas. De igual ma

ñera, la programación, de las actividades de levantamiento -

anual o semestral de los inventarios en el área de ventas.

I H , FUNCIONES ESPECIFICAS

El jefe de la sección de control de inventarios ten

drá las siguientes funciones específicas: .

respecto a las reglas, normas,, métodos y procedimientos que

se emplean para efectuar las inspecciones, revisiones y re

cuentos de las mercancías en el área de almacén y respecto -

al manejo de los cardex para efecto de la comprobación res—

peetiva. . ■ ■

RIOS .

TRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA

EMPRESA. '

El jefe de la sección de control de inventarios tie

A) La capacitación de los auxiliares de su sección-T

392

B) La programación ■ de las 'áreas sujetas a inspección

y a revisión a efectos de determinar la cantidad de personal

requerido para la realización del inventario. . ■

C) La preparación de informes de las auditorías o —

levantamientos de inventarios realizadas, al jefe del depara

tamento de auditoría.

D) La supervisión de que el personal a su cargo rea

lice sus funciones apegándose a los métodos, procedimientos-

y normas establecidas, corrigiendo en su caso ios errores o

irregularidades cometidas. y

■ E) El reporte del personal a su cargo que no curapla-

con sus deberes y obligaciones cometa alguna falta grave, a

efecto de que el jefe inmediato tome las medidas respectivas.

F) La preparación del material, equipo y demás imple

mentos necesarios para la realización de auditorías.

G) La integración de los archivos de los documentos-

a su cargo tomando en cuenta las disposiciones establecidas;

además, de mantener el control sobre el buen estado y conser

vación de los documentos e informes a su custodia, lo mismo-

que los materiales, mobiliario y equipo asignado.

H) La participación en los programas de evaluación-

de los sistemas, procedimientos, normas y métodos, así como-

la proposición de iniciativas de cambios o modificaciones —

pertinentes a los mismos. ■

I) . La elaboración de los presupuestos requeridos por

su sección. . . .

■ . ■ ■ - ■' . " . r ■■■; ■

393

J) La programación de los levantamientos de inventa

rios semestrales o anuales en el área de ventas.

K) . Y, otras actividades que sean necesarias para elr.

buen cumplimiento de su función. .

IV. AUTORIDAD . .

para;

La persona que, ocupe este puesto tendrá autoridad

A) Programar las inspecciones y levantamientos de t-t-

los inventarios, así como la determinación de los períodos -

de inspección,

B) Requerir la información, documentos y apoyo para

la realización de la auditoría; así como para rechazar docu

mentos o informes que estén incorrectamente reguisitados y--

para ordenar, en su caso, la actualización de datos o cifras

en las tarjetas de control o cárdex. -

■ C) Reportar al personal que no cumpla con sus debe—

res y obligaciones al jefe del departamento de auditoría.

D) Sugerir modificaciones a los sistemas, procedí--

mientos, métodos y normas de trabajo cuando estime que las -

establecidas pueden ser mejoradas,

E) Requerir el mantenimiento del mobiliario y equipo

asignado a su sección, a efecto de tenerlo en buen estado, -

así como pedir la reparación o reposición segán sea el ca--

so.

P) Y, otra autoridad que le sea delegada para el —

mejor cumplimiento de sus actividades.

394

v, r e s p o n s a b i l i d a d '

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad pa

ra; ■

A) La capacitación del personal auxiliar, a efecto -

de que conozcan y operen eficientemente, los procedimientos,

métodos y normas de auditoria que se llevan a la sección.

B) La determinación de las áreas que van a ser audi

tada o inventariadas, a efecto de hacer la programación de

las actividades.

C) La supervisión de las actividades de inventarios,

coordinando los recursos y a las personas, de acuerdo con

los procedimientos establecidos. • ■ ■

D) La preparación y presentación oportuna al jefe

del departamento de auditoria, de los informes sobre el esta

do que guardan los inventarios, documentos, archives, mobi

liario y equipo de las áreas auditadas.

E) La preparación de los presupuestos de la sección-

a su cargo.

F) El mantenimiento y disponibilidad de formas, pape

les, mobiliario, equipo y demás instrumentos necesarios para

realizar los trabajos de auditoría.

G) El mantenimiento actualizado y en buen estado del

cárdex de las operaciones, el mobiliario y equipo y demás ac

tivos o elementos de trabajo a su disposición.

H) La vigilsr10^3 de c3ue Personal asignado a su

sección cumpla con sus deberes y obligaciones; y, en su caso

reportar a su jefe inmediato al personal que no cumpla con -

los deberes o cometa alguna falta grave. .

395

I) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-

para el mejor desempeño de su función.

VI. NIVEL DE COORDINACION ' . .

* La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:


A) La programación de los levantamientos de inventa

ríos en las áreas de almacén y de ventas.

■ B) La preparación y organización de los informes—

periódicos o anuales respecto a los movimientos de inventa

rios y a la situación general de mobiliario, equipo y demás

activos de la compañía. '

C) Y, otras actividades que requieran ser coordina-- .

das para el buen desempeño de sus funciones.

2. CON: LOS GERENTES DE COMPRAS, VENTAS Y CONTRALOREA, Y

CON LOS JEFES DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS Y —

, SECCIONES DE LA EMPRESA PARA: ’'

A) La disposición de los archivos, expedientes, do

cumentos, etc., necesarios para supervisar los inventarios,

y para requerirles los apoyos del personal necesario para -

la facilitación de informes, en el momento de practicar las

auditorías.

■ B) La preparación de los horarios y para la progra

mación de las actividades de los levantamientos físicos o -

inspecciones planeadas.

395

1} Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-

para el mejor desempeño de su función. . .

VI. NIVEL DE COORDINACION


1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA: ■

• A) La programación de los ■ levantamientos de inventa

rios en las áreas de almacén y de.ventas.

■ B) La preparación y organización de los informes—

periódicos o anuales respecto a los movimientos de inventa

rios y a la situación general de mobiliario, equipo y demás

activos de la compañía.

C) Y, otras actividades que requieran ser coordina

das para el buen desempeño de sus funciones.

2. CON: LOS GERENTES DE COMPRAS, VENTAS Y CONTRALORIA, Y

, CON LOS JEFES DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS Y-

, SECCIONES DE LA EMPRESA PARA: .

A) . La disposición de los archivos, expedientes, do

cumentos, etc., necesarios para supervisar los inventarios,

y para requerirles los apoyos del personal necesario para -

la facilitación de informes, en el momento de practicar las

auditorías.

B) La preparación de los horarios y para la prog.ra-

mación de las actividades de los levantamientos físicos o -

inspecciones planeadas. : ..

396

C) Y, otras actividades que requieran coordinarse —

para alcanzar adecuadamente los objetivos organizacionales.

3. CON; LOS AUXILIARES DE SU SECCION PARA:

A). La verificación de las actividades que se van a -

realizar y la asignación de. las áreas de trabajo respecti'--r

vas. .

Cj Y,paréi todas aquellas actividades que requieran t~

coordinadas para el cumplimiento de sus funciones.ser

397

I. IDENTIFICACION . .

NOMBRE DEL PUESTO: ' ' JEFE DE LA SECCION DE CONTROL• DE CAJA'- Y

. ’ . BANCOS.___________________________________

CLAVE DEL PUESTO: 4220

UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AI,--

CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE -

LA ESTRUCTURA ORGANIZACTONAL.

JEFE INMEDIATO; ' EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AU-

DITORIA INTERNA.

DEPENDEN DE EL: . : LOS AUXILIARES DE LA SECCION.

II. FUNCION BASICA . •

■ El jefe de la sección de caja y bancos, tiene como -

función básica realizar revisiones o inspecciones periódicas,

respecto a los movimientos de caja y de bancos, originadas—

por: pago a proveedores, compras de mercancías, pagos de nó

minas, pago de impuestos, cuotas o aportaciones al IMSS, y--

demás movimientos que originen ingresos o egresos modifican

do el estado de caja y bancos. .

III. FUNCIONES'ESPECIFICAS.

El jefe de la sección de control de caja y bancos —

tendrá las siguientes funciones específicas:

A) La planeación, organización, programación y con

trol de las actividades de Auditoría en la empresa, v e r i f i

cando todos los movimientos originados en caja y bancos.

B) . La integración de los grupos que realizarán las-r

auditorías. . .

398

C) La preparación y diseño de los papeles, documen—

tos y materiales que deberán usarse en las auditorias.

D) La realización de conciliaciones periódicas, con-

el objeto de verificar las formuladas por el cajero general de

la empresa, y por los bancos con los que se tiene relación.

E) . La preparación de los dictámentes de las audito

rias realizadas, junto con sus auxiliares, señalando, de --

acuerdo a las normas generales de auditoría y a las disposi

ciones legales, el estado o situación en que se han maneja—

do las operaciones de caja y bancos, así como las contabili

dades de la empresa.

. F) La participación en las reuniones a que se le con

voque por los ejecutivos mayores de la empresa, para conocer

sus puntos de vista o para colaborar en actividades en las -

que tenga ingerencia por sus funciones.

G) La programación y asignación de las actividades -

del personal a su cargo, reportándolo cuando no cumpla con -

sus deberes y obligaciones.

H) La elaboración del presupuesto de su sección.

I) La presentación de informes sobre los resultados

de las actividades generales de la sección a su cargo.

J) Y, todas aquellas actividades inherentes a sus—

funciones. .

IV. AUTORIDAD

La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad--

para:

399

A) . Requerir a los jefes de sección,departamento o ge

rencia, la documentación archivos, libros, pólizas, etc., —

que demuestren el desempeño de las operaciones de la empresa

que deben ser auditadas.

, B) Solicitar a los diferentes bancos con los que la-

empresa tiene relación los estados de cuenta de los movimien

tos realizados por la empresa, así como los movimientos de -

intereses y de las inversiones.

C) Reportar cualquier anomalía encontrada en los ar

queos o en las revisiones de las contabilidades, libros, do

cumentos, etc., a efecto que los ejecutivos de la empresa o-

a quien corresponda tomarla, tomen las decisiones.

D) Solicitar apoyo del personal de las distintas --

áreas de la empresa que van a ser auditadas, o en su caso, -

para requerir la contratación de mayor número de . personal

cuando así se requiera para cumplir con sus funciones.

E) Proponer mejoras, cambios y las adiciones, a los

sistemas y procedimientos de auditoría, así como a todos —

aquellos que se han establecido para controlar las operácio-

nes de la empresa.

F) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada pa

ra el buen desempeño de sus deberes y obligaciones.

V. RESPONSAB TLIDAD. . •

■ > La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi--

lidad relativa a: ,

A) La preparación oportuna y eficaz de papeles, docu

mentos, materiales, archivos y demás equipo de trabajo para

realizar las auditorías, •

• 400

B) La organización de sus grupos de trabajo y de

su adecuada preparación e información, a efecto de que pue—

dan desempeñar eficientemente sus actividades.

C) La requisición a todos los departamentos y sec

ciones de la empresa, preponderantemente a caja, los libros,

documentos, chequeras, pólizas, y demas elementos que permi

tan efectuar la verificación de todos los movimientos econó

micos o financieros de la empresa, . .

D) ,- La requisición a los bancos con los que la em

presa tiene operaciones, los estados de cuenta, movimientos,

comprobados, etc., y todos aquellos movimientos u operado

nes que se hayan realizado durante los períodos predetermina_

dos.

' E). El apego estricto de las normas de auditoría y

a los procedimientos internos para efectuar las revisiones -

o auditorías, así como el vigilar que el personal a su cargo

se ajuste a estos requerimientos. . .

F). La presentación oportuna y verSz de los infor

mes de las auditorías realizadas, ajustándose a l a s políti

cas, normas y procedimientos preestablecidos.

F). La planeación, organización, implementación y—

control, de los programas de auditorías parciales o genera

les en la empresa. . ' :

H) . El reporte del personal por el incumplimiento

de sus deberes y obligaciones. .

I) . El reporte de cualquier situación anormal obser

401

vada durante el desarrollo de las auditorías, ya sea de per

sonal de la empresa o de las instituciones con las que la -—

empresa tenga relación, a efecto de que se tomen las medi

das pertinentes.

. J). La participación en los programas de evaluación

de los sistemas y/o procedimientos establecidos en la empre

sa. - ■ . '

k) . La preparación del presupuesto de su sección.

L)-. Y, otra responsabilidad que le sea asignada de

acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

VI. NIVEL DE COORDINACION. . - .


!•“ CON: El jefe del departamento de Auditoría Interna PARA:

A) . El acuerdo de todo lo relativo a los planes, prcgra-

' mas, organización y ejecución de las auditorías pro

yectadas.

B) . La preparación de los informes que habrán de ore sen

tarse a la gerencia general, el contralor, o el Con

sejo de Administración.

C) . Y, todas aquellas actividades que requieran ser coor

dinadas, para una más adecuada consecución de objeti

vos.

2 *~ C0N: Los Gerentes de Compras,de Ventas,los Jefes de Ios-

Departamentos adscritos a cada gerencia y los jefes

de las diferentes secciones PARA:

A). La programación de las fechas y horarios de las audi

torías a realizar, así como para requerirles los do-

aumentos, archivar, papeles, comprobantes y demás —

, . ' ■ " . . ' ■ '402

elementos necesarios para comprobar las operaciones

que realiza cada unidad de trabajo.

A). La aclaración de cualquier duda o para requerir ma—

yores datos o información. .

C). Y para todas aquellas actividades que requieran ser-

coordinadas. .

3. - -CON: Los funcionarios de los Bancos PARA: ■

A). Requerirles los documentos o informaciones que de

muestren las operaciones efectuadas entre la empre

sa y los bancos. ■ . ■ .

. B). La realización de los ajustes que se deban hacer -

como resultado de la supervisión reportando al Caje

■ ro general de la empresa y a Contraloría, a efecto-

de que se hagan las correcciones correspondientes,

C) . Y todas aquellas otras actividades que requieran -

ser coordinadas, . : '

4. - CON: Los Auxiliares de Auditoría PARA: -

A) . La distribución de las cargas de trabajo, y para in

' . formarles sobre el alcance y duración de la audito -

ría, ' .

B) . La preparación de los informes de las auditorías —

practicadas. '

C) . Otras que se requieran para el buen desempeño de -

sus funciones. * ■ .

403

- MANUAL DE ORGANIZACION: SUMARIO ■ .

Bajo condiciones controladas, el Manual de Orga

nización debe ser el resultado de un Plan. Dicho plan, _

contiene o debe contener, además de los objetivos, metas

y e.l calendario de actividades, los procedimientos genera

les y específicos que permitan la obtención de informa---

ción,su clasificación ordenamiento y archivo clasificado,

a fin de poder realizar su análisis y pruebas con la posi

bilidad de ensamblar todos los datos disponibles en un _

proyecto concreto que defina y de congruencia a los obje

tivos supuestos. ■

. El Manual de Organización, así, no es casual ni

producto único de un proceso imaginativo, sino que además,

debe ser en esencia, el resultado de aplicación de técni

cas, métodos y criterios empíricos sujetos a normas y re

glas que permitan ajustar las circunstancias específicas

de una empresa determinada a los requerimientos concretos

de operación o actuación de ella en la práctica.

El resultado que hemos obtenido al formular es

te manual no es de ninguna manera casual. Si bien es cier

to que no se efectuaran pruebas y seguimiento de funcio—

nes para verificar la funcionalidad de los puestos previs

tos, se trató de hacer contrastación directa, con las ac

tividades que realizan en la práctica personas que ejecu

tan puestos similares. Desde luego, el razonamiento y la

aveiiguacion sustituyen las pruebas empíricas necesarias

cuyo control no estuvo a nuestro control.

404

Aun cuando no se introducen en el contexto de es

ta investigación todos los elementos que nos permitieron in

tegrar tanto la estructura como la departamentalización y -

los puestos resultantes, estos son resultados de un método

y un sistema que permitió acumular información pertinente.

A grandes rasgos el método o programa seguido consistió en:

1) Revisión Bibliográfica respecto a: Comerciali

zación, Supermercados, Organización, Encuestas,

Publicidad , Personal, etc.

2) Se planteó el problema: en esquema desarrolla-^

do en la investigación de Mercados, respecto a

las necesidades de más centros de comercializa

ción, su naturaleza y localización. Se o p t ó —

por un "Modelo Tipo" de un Supermercado, en ——

tanto que es el que resume las características

requeridas para el análisis por realizar. Como

se advierte en las discusiones preliminares -

del Estudio de Mercado, el Centro Comercial — .

contiene o puede contener una variedad más am

plia de formas de comercializar, incluyendo al

supermercado.

3) Se anotaron características físicas y formas -

de distribución interna (organización de áreas)

de todos los supermercados y tiendas de des--

cuento o de autoservicio de la ciudad de Xala-

pa. Se visitaron, para el mismo efecto visitas

a supermercados y centros comerciales en las -

ciudades de Veracruz, Puebla y México.

'405

4) Se obtuvieron entrevistas con gerentes de dos

pequeños supermercados (SAHOP u Super Chedaui)

para obtener información directa sobre fundo-

namiento del supermercado.

5) Se llegó a disponer de los Manuales de Organi-

. zación de dos supermercados, que permitieron -

obtener valiosa información {por ser reservada

la disponibilidad de tales documentos, no se -

precisa la fuente). -

6) Se entrevistó a funcionarios y exfuncionarios,

empleados y exempleados de Supermercados loca

les, que proporcionaron información directa so

bre •la forma de operación de las organizacio

nes en que labora o laboraron, así como de las

características de puestos, funciones y/o pro

' . cedimientos establecidos.

7} Se organizaron los datos por áreas funcionales

de diferentes servicios que son comunes a casi

todos los supermercados visitados, y se toma

ron notas generales de la operación en ellos:

pagos en caja, servicios de perfumería, áreas

. de carnes, mariscos, etc. '

8) Se ensamblaron, los informes obtenidos y se es

cogieron: niveles funcionales tipo; areas depar

tamentalizadas tipo y, puestos tipo por nive—

les, hasta integrar un catálogo general de ---

puestos correlativos a la Estructura Organiza

cional tipo seleccionada. ,

406

. Hay que advertir que paralelamente se fueron en—

samblando procedimientos de acuerdo a las áreas determina

das en la Estructura Tipo* Tales procedimientos o bien fue

ron inferidos y/o discutidos con base a las observaciones -

realizadas, o bien, son producto de analizar aquellos que -

directamente se obtuvieron de los manuales conseguidos o de

los tomados de la literatura disponible.

Cabe mencionar que procedimientos y puestos dise

ñados por este método, fueron analizados en este contexto,

sin embargo, fueron reestructurados y readaptados de acuer

do a la idea y a las concepciones finales de los que este -

trabajo realizaron; Así, si bien, es cierto que hubo manera

de efectuar contrastaciones parciales, todos y cada uno de

los puestos y procedimientos, son producto final de la.sín

tesis y criterio de los autores de la tesis. .

a) Finalmente, se procedió a diseñar el formato y

la presentación del manual. Una vez vaciados los datos al -

formato, se procedió una vez más, hacer un cruzamiento en

tre funciones y actividades de cada puesto contra los proce

dimientos que los afectan total o partcialmente.

En resumen, si bien es cierto que no se tuvo un -

control que permitiera probar y corregir e, inclusive imple

mentar las propuestas terminales, el material aquí conteni

do, es el resultado de una indagación minuciosa hasta donde

fué disponible en tales circunstancias. Por su parte, el di

seño de los niveles de autoridad, responsabilidad y coordi

nación, son el resultado de vincular criterios teóricos, —

con la necesidad de dotar a la Estructura de un sistema de

Relaciones de Trabajo equilibrados. .

407

En los siguientes manuales, podrá evidenciarse la

búsqueda de la correlación entre Estructura, puestos y fun

ciones y la parte sistemica de los procedimientos, así como

de la guía dinámica del manual de Políticas.

408

“CONCLUSIONES AL MANUAL DE ORGANIZACION . ‘

El catálogo que integra el Manual, es resultado, co

mo ya se advirtió al principio, de un minucioso examen de es

tructuras, funciones y relaciones de trabajo en varios orga—

nismos comerciales y con base a documentos y entrevistas.

Para concretar su contenido, hubieron de efectuarse-

repetidas visitas a centros comerciales, supermercados y tien

das de autoservicio en varias ciudades del Estado y del País.

Se llevó un estudio pormenorizado de la organización y la dis

tribución interna de los distintos departamentos y áreas de -

servicio. Se obtuvierón, en algunos casos, entrevistas con -

funcionarios y exfuncionarios, empleados y exempleados de co

mercios locales, quienes aportaron valiosa información respec

to a las organizaciones en que trabajan o han trabajado.

La revisión bibliográfica y algunos documentos conse

guidos en supermercados, junto con las observaciones añoradas

de cada visita u observación realizadas, permitieron integrar

el "Modelo” de estructura del que se parte en este estudio. -

Reuniones periódicas de los que realizan este trabajo con - -

miembros del I.I.E .S .C .A .U.V. con experiencia en el ramo, ---

dieron como resultado el esquema general que se toma como pun

to de partida. . .

La información obtenida, permitió integrar áreas fun

clónales de la "organización tipo", a las cuales, se les fuá-

dotando de detalles: primero, la departamentalización; des —

puás las funciones y actividades y, por último, los puestos -

de cada área de trabajo. :

409

■ Cuando se hubo tenido un contexto general por áreas,

se fuá ensamblando la información general y se procedió a ele—

gir el formato de los puestos a ser empleados en el manual. En-

algunos casos, se contó con información respecto a algunos pues

tos y se derivó a complementarlos de acuerdo a la idea que de -

la estructura ya se tenia, efectuando en ellos los ajustes nece

sarios. En la mayoría de los casos, el diseño de los puestos —

obedece a una- comparación contra procedimientos (para entonces-

casi totalmente determinados y sólo en periodo de revisión por

efectuar de los mismos) y contra los requerimientos de coordina

ción y de tramos de control determinados. .

• . Podemos concluir, que el diseño final de cada puesto

en particular, obedece a una racionalización global de la Es---

tructura Qrganizacional concebida en su detalle, comparando fun

dones y actividades contra procedimientos y .sistemas probables

de actuación. Los niveles de autoridad, responsabilidad y coor

dinación, se derivaron al análisis de los sistemas y de los re

querimientos necesarios de cada tramo de control supuesto y de

normas probables de actuación, contra la operación real de Los-

supermercados y documentos previos observados.

Preocupación fundamental fuá el integrar cada fun--

ción'o actividad con una correlativa ligazón con los sistemas y

procedimientos también diseñados. Así, la tarea de hacer consis

tentes los diversos manuales derivados de la investigación sólo

requiere la contrastación definitiva de una implementación, que

queda fuera, tanto de nuestros propósitos, como de nuestras po

sibilidades. ■

En las siguientes secciones de este trabajo se podrá

analizar si lo enunciativo y conceptual de las relaciones de —

trabajo descritas en el Manual de organización, guarda propor--

ción, congruencia y ligazón con el Manual de Sistemas y Procedí

mientos y con el Manual de Políticas. .

410

3.3- EL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

. diseño del Manual de Sistémas y Procedimientos

de la Empresa, es una. parte más del proceso técnico que se -

requiere para complementar la Estructura Organizacional. El

diseño del Manual, es el resultado de verificaciones consis

tentes respecto al tipo de información que se requiere para

dotar a la organización de mecanismos tanto de instrucción, -

como de retroalimentación de datos estructurados (informes)

para tomar decisiones. *

De acuerdo a lo anterior, el manual de Sistemas -

y Procedimientos puede tener diversos usos y finalidades; —

por un lado, precisa y amplia el contenido de lo enunciado —

por el Manual de Organización, al indicar secuencial y crono

lógicamente, cómo, cuando, en qué forma y en qué condiciones,

quién debe ejecutar tareas y funciones y con quiénes colabo

ra o contribuye para hacerlas eficientes.

Antes, se ha indicado que en el diseño de este Ma

nual se analizaron, compararon y depuraron tanto el esquema

de las funciones como los procedimientos, tratando de hacer -

411

una ligazón congruente entre la actividad humana y los medios

de que se vale para hacerla consistente, de tal suerte que la

estructura en su totalidad, pueda ser más fácilmente coordina

da o evaluada. ' .i

. Los procedimientos, concebidos esquemáticamente -

dentro de Sistemas y Subsistemas propios, son pauta normativa

para instruir al personal y al ejecutivo de la empresa de cua

les son las verdaderas dimensiones de su actuación propia y -

de la interrelación con otros, asi como los límites verdade— -

ros de su labor individual. Este marco de referencia, conci—

lia y amplía lo especificado en los niveles de autoridad, res

ponsabilidad y coordinación que establece el Manual de Organdí

zación y que posteriormente dinamiza el de Políticas de la Em

presa. .

, Generalmente, el Manual de Sistemas y Procedimien

tos, describe los sistemas y procedimientos precisos a seguir,

para ejecutar un trabajo determinado. Aquí, en el Documento -

que presentamos, se incluyen los flujogramas cualitativos de

las operaciones; la descripción de los procedimientos, las —

formas que respaldan el procedimiento y el manejo de las mis

mas, preparadas para cada área del supermercado escogido.

412

Podemos concretar que el objetivo básico del Ma---

nual de Sistemas y Procedimientos es de servir de herramien

ta operativa y objetiva de las actividades previstas para —

el sistema total de la empresa. . '

■ Para realizar el manual de sistemas y procedimien

tos para la organización objeto de nuestro estudio, se siguió

la metodología para el desarrollo de sistemas. Como se sabe,

un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí.

El número de componentes (o elementos) puede ser muy grande y

su naturaleza muy diversa. ' ' '

Dado un sistema, es factible descomponerlo en sub

sistemas, los que a su vez, pueden subdividirse en otros.

Al estudiar un sistema, se puede enfocar la conduc

ta de los subsistemas o estudiar el comportamiento del siste

ma como un todo; es claro que ambos métodos son necesarios pa

ra entenderlo. Pero se da un paso importante si se analiza -

desde el punto de vista de los subsistemas. Por lo que, el pa

so siguiente fue tratar a la organización de estudio, de es_

tructurarla en secciones, tomando como guía las etapas para

el diseño del sistema. . ' ■

413

A través de la primera etapa, se trató de obtener -

información- para identificar los requerimientos operacionales -

y necesidades administrativas que nos permitieron formular las

especificaciones del diseño para el sistema. Por lo que, se pa

só al estudio de organizaciones similares.

La realización dél estudio de organizaciones sene—

jantes se hizo usando diferentes técnicas. Asi, se entrevistó -

a las personas de diferentes niveles de la organización y se to

mó nota de sus respuestas acerca de sus opiniones de los proce

dimientos y actividades que realizaban; es importante en este —

punto resaltar que no se tenían ideas preconcebidas acerca de -

como el sistema debería ser, pero sí tomamos en cuenta las pre

guntas que trataban de identificar áreas, actividades, la forma

de comunicación, el control, etc. y evitar reunir datos, por -~

reunirlos. . .

Debido a la cantidad de tiempo involucrado en defi

nir las preguntas y que la gente entrevistada no quería respon

der abiertamente, no fue posible realizar un gran numero de en

trevistas individuales. .

Se contempló el utilizar cuestionarios, pero el ob

tener permiso para su aplicación, lo. veíamos difícil; por lo -

que pasamos a la técnica de observación y así tener información

414

ds primera mano acsrcs de como la gente del sistema ejecuta —

las operaciones, maneja los procedimientos, lleva las formas,

.í además, se trato de determinar posibles cuellos de bote

lia a partir de esta técnica.

■ El estudio, lo hicimos como observadores fuera del

sistema y se hubiera tenido información más valiosa siendo ob

servador participante; es decir, trabajar por un tiempo en or

ganizaciones análogas y de ser posible a diferentes niveles. -

Además, por la forma de hacer el proceso de observación, no se

tuvo el efecto Hawthorne. . • .

Adxcionalmente al proceso de observación, se usó -

la técnica de muestreo, es decir, se realizó la observación en

diferentes tiempos del día, en diferentes días y en diferentes

semanas; lo que permitió hacer un balance, tanto de las activi

dades ejecutadas como de las cargas de trabajo, las variado—

nes estacionales, el monto de la compra, etc.

: La investigación documental no fué posible, en la

casi totalidad de los organismos, sin embargo, la estrategia -

que empleamos fué utilizar las pocas entrevistas y la observa

ción para reforzar y confirmar los datos obtenidos por uno y -

otro método.

' 415

. Podemos con una tabla hacer un resumen de la obten

ción de los datos con las diferentes técnicas.

ENTREVISTAS

CUES — TIONARIO

OBSERVACION

ANALISIS * DOCUMENTAL

MUESTESO

Percibiendo necesi dades — X — X • w i--- X

Describiendo necesidades . X - ' X - X

Especificando el Sistema.

- Actividades X X X

- Procedimientos. X - ' X -' ■ V

- Mane-jo -de formas X - X — ■ X

_*/ Sólo se tuvieron algunos documentos obtenidos indirectamente de dos organismos comerciales; que, por no afectar, la -fuente, no se mencionan nombres.

Después de la reunión de los datos, se hizo el aná

lisis sobre la acumulada información de opiniones e ideas acer

ca de un sistema de este tipo; y se comenzó a desarrollar ideas

acerca de cambios ó modificaciones de los sistemas y procedí---

416

mientos■observados de acuerdo a nuestra concepción de los mis

mos, lo que nos llevó a estimar el trabajo operacional que se

realiza en una empresa de este giro. Concluimos en esta etapa,

que la determinación de los requerimientos del sistema, en ter

minos de las operaciones a realizarse, nos especificaron a la

función de ventas como de interes, por lo que consideramos que

el sistema debería orientarse a:

1) . Eliminar errores y confusión .

2) . Proporcionar un mejor entendimiento del mismo.

/ Partiendo de estos hechos se pensó en los objeti—

vos del sistema de la siguiente, manera: '

1) . Sea práctico; es decir, capaz de operar por un período de

, tiempo muy largo por personas competentes.

2) . Eficiente; entendiendo por esto, que sea comprensible.

3) . Flexible para que pueda responder a los cambios inevita--

bles.

4) . Seguridad, es decir, que permita la detección y prevención

del fraude y abuso. . . • '

Una vez hecha la'especificación, se pasó al diseño

lógico de las partes que conformarían al sistema, para satisfa

cer los objetivos establecidos anteriormente. Se definieron —

los procedimientos necesarios en forma jerárquica, primero pa

ra la función de compras y después para la función de ventas.

\

• 417

^ & partir del análisis de las áreas de aplicación —

para ver la dependencia de los diferentes departamentos en las

operaciones cotidianas y de acuerdo a la estructura organiza—

cional que se especificó, se definieron los procedimientos si

guientes para el área de compras:

f/l) compras de alimentos, bebidas y diversos .

•J 2) compras de frutas y verduras .

3} compra de carnes, pescados y mariscos

4) compra de ofertas y nuevos productos ’ -- •

5) compra de telas, ropa y artículos del hogar.í . '

/ 6) devoluciones de mercancía a proveedores •

||7) recepción de mercancía en bodega

8) pedidos sujetos a entrega parcial

■ ' 9) Uso del directorio de proveedores.

• Y en el área de ventas se especificaron: .

1) Ventas al menudeo, con diferentes opciones '

-r el cliente paga en efectivo

- el cliente paga con cheque - '

- el cliente paga con tarjeta

-.el cliente es un empleado

si cliente compra artículos rotograficos y de perfumería

- el cliente compra mercancía

- el cliente realiza apartado de juguetes . ■ '

- y la venta que se registra por intento de robo.

‘ 418

2) Devolución sobre ventas ' .

3) Cancelación sobre ventas

4) Mercancía con precio de venta . ■ .

5) Aviso de cambio de precios

6) Probadores de ropa ' -

7) Requisición de mercancías . '

8) Recepción de mercancía en el área de ventas. ,

9) Mareaje de precio de venta en el área de ventas.

10) Transferencia de mercancía interdepartamental.

11) Control de existencias

12) Análisis de rotación de mercancía. -

Las operaciones a realizar dentro de un procedí---

-miento se determinó que se hicieran en forma secuencial para

facilitar su comprensión e identificación y así,, estar más se

guros que se enteridrán correctamente despejando cualquier duda

que pudiera existir acerca del objetivo del procedimiento.

Una vez definidos los procedimientos, se utilizó -

la técnica de los diagramas de flujo para representar en forma

gráfica la secuencia en que se deben realizar las operaciones

de un determinado procedimiento y/o al recorrido de las formas

y sus copias ó el recorrido de la mercancía. Además, se deci—

dió hacerlo de manera análoga a los diagramas de flujo de pro

cesos; Por lo que se tuvo que definir una simbología. En estos

■ 419

diagramas, se muestra a los departamentos opuestos que inter

vienen en un procedimiento, así como el recorrido de una for

ma con sus diferentes copias a través de los diversos departa

mentos 6 puestos, desde que se originan hasta que se archivan.

- La siguiente actividad en esta etapa, fue definir

las formas que se necesitarían, en base a las respuestas de -

preguntas como: ■

- ¿Qué formas son necesarias?. •

- ¿Cuántes copias hacen falta? ¿Adónde van esas copias?

-¿Sirve la forma como documento de control?

- ¿Cuál es el flujo de la forma a través de la empresa?

- ¿Qué datos debe llevar?

- ¿Cómo se llenará?, etc.

Esto determinó las' formas que serían útiles y el

objetivo ó propósito que tendrían.

En paralelo se hizo el análisis de la forrea; es -

decir, en primer lugar, en cuanto al contenido de las mismas,

por lo que se elaboró una lista de los datos de debían regis

trarse; en segundo lugar, qué tanto detalle debería ser toma

do en cuenta; en tercer lugar, se determinó usar formas pre—

impresas, un poco más caras que el papel blanco, pero se con-

420

sideró la facilidad de comprensión de las mismas, lo atractivo

para la imágen de la empresa y posibles requerimientos legales.

En este punto es necesario aclarar que no fué posi

ble realizar una nueva prueba con el personal que usarían las

formas. ■ ' . , ■

Continuando de esta manera, se pasó a la etapa del

diseño detallado; aquí, se desarrolló la simbología a usar, la

descripción de los procedimientos para la función de compra y

de ventas, la elaboración de los flujogramas y de las formas,-

dando como resultado el manual de sistemas y procedimientos, pa

ra esta organización y que a continuación presentamos con el -

siguiente formato: en primer lugar, se presenta el flujograma,

después viene la descripción del mismo, luego la (s) forma (s)

a usar y, por último, el procedimiento para llenar dicha (s) -

forma (s). ■ . .

■ Habiendo detallado el procedimiento técnico que se

siguió para la elaboración del Manual, a continuación se pre—

senta el documento completo, ordenado convencionalmente por -

Areas Operativas o de Servicio, de acuerdo al criterio popio -

de quienes en este trabajo participamos. .

SIMBOLOGIA

,Con el objeto de facilitar la comprensión de los-

^ 3 9 - s , es. decir, con el fin de que el lenguaje sea —

el mismo para todos los procedimientos, es necesario deter

minar en esta parte las definiciones'de las figuras geomé

tricas, a las que se les atribuye un significado convenció

nal. Este significado se refiere a una operación sobre per

sonas., objetos, documentos, etc. Esto, como se dijo, es ne

cesario para estar familiarizado con su significado lo que

permitirá descifrarlos y manejarlos con soltura.

422

SIMBOLOGIA USADA EN EL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ,

-"'Documentos de entrada o impresión de documentos. '

Desplegado visual.

Preparación o elaboración.

Registrar 6 entrada por consola {manual)

Proceso

Clasificación,

¿/Decisión.

G’C_oCjy J,e i

H i c /■ o •

423

Conector

Almacenamiento n \J o

Almacenamiento en cinta magnética

Operación manual

Documento destrúído

Archivo en disco magnético

Dirección del documento

Dirección de información

Destino

Fuente

424

CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS

FUNCION DE COMPRAS

' CLAVE

Co - 01

Co - 02

Co - 03

Co - 04

Co - 05

Co - 06

Co - 07

Co - 08

Co - 09

NOMBRES

V COMPRAS DE ALIMENTOS, BEBIDAS , Y DIVERSOS.

V COMPRA DE FRUTAS Y VERDURAS

COMPRA DE CARNES, PESCADOS Y

MARISCOS.

COMPRA DE OFERTAS Y NUEVOS -

PRODUCTOS. .

COMPRA DE TELAS, ROPA Y ARTI

CULOS DEL HOGAR.

DEVOLUCION DE MERCANCIAS A -

PROVEEDORES.

RECEPCION DE MERCANCIA EN BO

DEGA.

PEDIDOS SUJETOS A ENTREGA —

PARCIAL.

USO DEL DIRECTORIO DE PROVEE

DORES.

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426

.1.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA COMPRAS.

1. - El pedido es solicitado por los jefes de los

distintos departamentos al jefe de control de proveedores.

El cual hace la orden de compra (forma Co-Olj en original-

y cuatro copias. Envía la original a proveedores y se que

da con una copia, la cual archiva. .

• % ■ ■ _ ■

2. — La primera copia se envía a recepción de al

macén para que pueda verificar y efectuar la entrada de la-

mercancía . . ■ . . ■ •

3.- La segunda copia la envía a contabilidad, la

cual a su vez registra y archiva. Cuando recibe la factura

compara y archiva. Avisa a control de pago a proveedores.

. 4.- La tercera copia la remite a control de pago

a proveedores, para que elabore una relación de las liqui

daciones a efectuar. * .

' * . ■

NOTA TECNICA: El procedimiento para la compra de ofertas y

nuevos productos utilizará la misma forma Co-01. ■

4 2 7

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F0R.MA CO-Ol

P EFl U (TTOTCO MP RA

428

PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA. FORMA CO-Ol

NOMBRE: .. . CLAVE;

ORDEN DE COMPRA 1 CO-Ol

OBJETIVO: Esta forma tiene la finalidad de establecer -

claramente al proveedor lo que se pide.• . . . V '. ■ ■ • S . . ’ ■ ■ • .

RESPONSABLE: \ ' . .

Jefe de control de proveedores., .

VIA DE ELABORACION: Mecánica . . . : .

ELABORACION EN: ' .. . . V

Original y cuatro copias.

DISTRIBUCION: . .. ■' ■ .

Original; Proveedores

. 1 copia : Recepción de almacén

. 2 copia : Contabilidad .

, 3 copia : Control de pagos de proveedores

4 copia : Kardex del Depto. de C. P. . '■

FRECUENCIA DE ELABORACION: ■

Cada vez que se requiera . ' .

INSTRUCCIONES DE LLENADO: '

EN EL NUMERO____________SE DEBE ANOTAR

1 .............. La fecha de pedido

2 .............. Nombre de la Cía.del proveedor

3 .............. Domicilio y ciudad .

4 ..... ........ Las condiciones estipuladas

■ 5 .... ......... El transporte a usar

429

6 ............. Fecha de embarque

7 ............. Flete pagado ó por cobrar

8 . ............. Cantidad solicitada

9 ........... Modelo ó clave del artículo

10 .............. Descripción de los artículos

11 ............. Costo unitario

12 ..... . Costo unitario neto

13 ............. Departamento que requisa

14 ............. Clave del proveedor

15 ............. . Nombre del agente vendedor

16 ........... . Fecha límite de entrega y

, cantidades requeridas.

17 ............. Fecha de recibido

18 ............. Las firmas de quien elaboró,

. autorizó y del proveedor.

19 .. .... ....... Se anotará las condiciones de

la mercancía recibida. Por —

■ ejemplo si la mercancía se en

tregó a tiempo; mercancía con

■ . empaques rotos; mercancía fue

ra de cajas, etc.

SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA DE COMPRAS DE VERDURAS Y FRUTAS

431

DESCRIPCION DEL PLUJOGRAMA PARA COMPRAS PE VERDURAS Y -

FRUTAS. . '

. El procedimiento para este tipo de compras se

hará por medio de convenios con los proveedores en los luga

res de producción.. .

f

' 1.- El jefe del departamento, de control de -

proveedores elaborará la orden de compra de verduras y fru

tas en original y tres copias. Entregará la original a sus -

auxiliares, los cuáles harán las compras en los centros de -

ab.astos directamente. Ahí mismo hará una póliza de compra, -

llenando la forma (CO-02) y etiquetará los bultos ó paquetes

con el nombre del.proveedor. . ' ,

2. - Los auxiliares tendrán cuenta de cheques,

y deberán llevar el' efectivo para realizar los pagos de la -

mercancía adquirida. A su regreso entregará la póliza y la ’ -

forma CO-02, junto con la mercancía. Además entregara las -

notas de sus gastos. . * .

3. - El encargado de la compra tendrá flexibi

lidad de aumentar o disminuir las compras de acuerdo al pre

cio vigente en estos centros de abastos. (Ver políticas)

4.- El encargado de recepción verificará la-

mercancía recibida contra la póliza del auxiliar y la forma

de pedido. Para anotar las condiciones de los productos, de-

432

berá ver la etiqueta del proveedor. Cualquier alteración de-

las especificaciones deberá reportarse a control de proveedo

res.

, El Jefe de almacén, integrará un informe-

de la mercancía recibida en original y tres copias. La origi

nal se envía a Contabilidad para su registro correspondiente,

anexando la primera .copia del pedido. La primera copia, la -

envía al departamento de caja, anexando la segunda copia del

pedido para justificar y recuperar los vales. La segunda co

pia se envía al jefe de control de proveedores. La tercer -

copia la archiva para aclaraciones. ' .

Nota Técnica: Se empleará la forma Co-02

FORMA Co-02 SUPERMERCADO "X"

ORDEN DE COMPRA No. ( 1 }

CLAVE DEL AUXILIAR

CLAVE DEL VEHICULO

NOMBRE: .

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNIT. PRECIO TOTAL

< 2 ) ( 6 ) ( 7 ) { 8 )

FECHA

f 4 )

< 9 > { 10 )

Jefe del Depto. Control Encargado de la Compara,,de Proveedores. '

434PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA CO-Q2 '

NOMBRE: . ; CLAVE: • '

ORDEN DE COMPRA 2 , ' Co-02 '

OBJETIVO: ' • '

Esta forma establece claramente al auxiliar de compras

lo que se necesita comprar en los centros de abastos. .

RESPONSABLE ' ■ . . . ‘ ' ,

Jefe de Control de Proveedores

VIA DE ELABORACION: . . .

Mecánica .

ELABORACION' EN: . ' * . . . ■

- Original y tres copias .

DISTRIBUCION: . ' .

Original - A los auxiliares con una copia(3a¡

Primera copia — A su archivo

' .Segunda copia — Al jefe del departamento.

FRECUENCIA DE ELABORACION: ' • ■ ■ ■ . .

.. Cada semana '

INSTRUCCIONES DE LLENADO:

En el número Se debe anotar

1 . . . . . .

2 . . . . . . . . . . .

3 . . . . . . . . . . .

4 . . . . . . . . . . . . .

5 . . . . i .

6 . . . . . . . . . . . . .

7 . . . . . . . . . . . . .

8 . . . . . . . . . . . . .\ ' ■.

435

9 ..... ..... . La firma del jefe de control

de Proveedores de compra.

10 ............. La firma del encargado de —

. compra

436

DESCRIPCION DEL FLUJQGRAMA PARA COMPRA DE CARMES PESCA—

DOS Y MARISCOS. .

NOTA TECNICA 1: El flujograma es el mismo que él de la -

compra de verduras y frutas, así como son también los —

mismos linéamientos.

NOTA TECNICA 2 i Se usara la forma C0-02, ya que en la —

misma se especifican los datos necesarios cuando se rea

liza esta actividad.

. JtóTlTUTO DE INVESTIEJttiíiKl CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

B ib l io t e c a

’ SUPERMERCADO X

¿FLUJOGRAMA; DE COMPRAS DE CARNES ,¡PEÍ3lcos! Y MARISCOS

437

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■ * ©

438

4.— DESCRIPCION DEL FLUJQGRAMA DE COMPRAS DE OFERTAS.

NOTA TECNICA: . .

La compra de ofertas seguirá de acuerdo a las políticas

establecidas. ( ver políticas )

' SUPERMERCADO "X"'

FLUJOGRAMA PARA COMPRAS DE ROPA

440

■5.- DESCRIPCION DEL FLUJO GRAMA PARA COMPRAS DE ROPA.

5.1. - Estas compras las efectuará el jefe del departamento-

de control de proveedores, en coordinación con los jefes de

sección del área de ventas.

5.2. - El jefe de Control de Proveedores hará una cita con -

los representantes de los proveedores para ver los muestra—

rios. Se deberán tomar en cuenta factores, tales como, ten—

dencia de la moda, la calidad, los colores, la temporada, —

etc. para decidirse hacer la compra. .

5.3. - Una vez decidido que' comprar, se elaborará el pedido -

en original y cuatro copias cuya distribución será: El origi

nal para el proveedor, la primera copia para contabilidad, -

la segunda cop'ia para almacén, la tercera copia a control de

pago a proveedores y la cuarta copia para su archivo.

5.4. -' Se deberá establecer claramente con el proveedor las -

condiciones de compra, plazo de entrega, estilos, medidas, -

cantidades y precios, etc.

5.5-.-Si la compra es un resurtido, este deberá estar autori

zado por el jefe de almacén y el jefe del control de provee

dores .

441

5.6.- Los datos se deben anotar en forma clara y, estos son

los precios unitarios de costo, las tallas, colores, modelo

etc., para posteriormente identificar correctamente la mer

cancía pedida.

NOTA TECNICA: Se usara la forma Co-02

SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA DE-DEVOLUCION DE MERCANCIA A PROVEEDORES.

' • . • ■ ; . ...; ; ■ 443 .

6.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA DEVOLUCIONES DE MERCANCIA

A PROVEEDORES. ■ '

. . Debido a un control de calidad deficiente 6 de

bido al transporte ó por ser obsoleta 6 por otros motivos se

hace necesario hacer la devolución de la mercancía, por lo—

que se establece el siguiente procedimiento: ■

6*1*“ Cuando proceda la devolución, se formulará una nota de

cargo por devolución de mercancía, con los datos que indica-

la forma. Esto se hará en original y cuatro copias, cuya dis

tribución es como sigue. La original al proveedor, la prime—

ra copia a contabilidad, la segunda copia a control de pago-

a proveedores, la tercera copia al almacén y la cuarta copia

para su archivo.

6.2. - La nota de cargo por devolución en original y triplica

do, junto con la mercancía se envía a empacarla, anexando la

original. Se formula la nota de embarque para enviar al pro

veedor. Esta nota se hará en original y copia, distribuyendo

la como sigue: original a la compañía de transporte con la —

mercancía y la copia para el archivo. ■

6.3. - En bodega se archivará el triplicado junto con la nota

de embarque para aclarar cualquier situación posterior.

6.4.- El departamento de contabilidad hará la póliza, anexan

444

do el duplicado de la nota de cargo por devolución de mercan

cías registrando el asiento correspondiente. ■ :

6.5.- El jefe de control de proveedores vigilará que todos -

los trámites se cumplan correctamente.

NOTA TECNICA: Se utilizará la forma Co-06

445

FORMA CQ-06 ' / ' ' ■ ‘ - ■

’ SUPERMERCADO X

NOTA DE CARGO POR DEVOLUCION DE MARCANCIA

PROVEEDOR_____ yj_______________________ CLAVE _______(3)________________

DIRECCION (2) '______________________ DEPTO ._______(4) .__________

CIUDAD - . (2)______________________ _FECHA._______(2) _____________

Con ésta fecha hemos cargado a su apreciable cuenta el importe de -

la mercancía abajo relacionada por encontrarse:

(6) MERCANCIA DAÑADA , ■ (6) MERCANCIA FUERA DE MODA

(6) MERCANCIA NO PEDIDA ' ' (6) OTRAS. ' .

(6).POR NO AJUSTARSE A LO CONVENIDO ' ■'

POR CONDUCTO DE ______ P)___________ TALON DE EMBARQUE NO. (8)

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO DE COSTO - COSTO UNIT. TOTAL

( 9 ) ‘ ( 10 ) . (11} ■ (12)

1

______________ :______:___

________U3)_______________Nombre del Jefe del Depto.

_______(14)______Vo. Bo. Compras.

446PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA CQ-06 " :

NOMBRE: ' ' ■ . CLAVE

NOTA DE CARGO DE DEVOLUCION ' CO-06 :

OBJETIVO: . .

Esta forma tiene la finalidad de especificar -

con claridad al proveedor las características de la mercan

cía y la razón del porque de la devolución. .

RESPONSABLE: '' . .

Jefe de control de Proveedores

VIA DE ELABORACION: ■

’ Mecánica. - . ■ -

ELABORACION EN: . : ‘ .;

Original y cuatro copias. .

DISTRIBUCION:

■ Original.- Al Proveedor.

Primera copia .- Al Departamento de Contabilidad.

Segunda copia.- Al Control de Pagos a Proveedores

Tercera copia.- Al Almacén. .

Cuarta copia.- Para su archivo,

FRECUENCIA DE ELABORACION: ■■ ■: . '

Cada vez que sea necesario. ' ’

INSTRUCCIONES I)E LLENADO: . .

En el número . Se debe anotar

1 ............ Nombre del proveedor

2 ..... ...... Dirección del proveedor y

ciudad.

: . ' .. . . ■ . 447.

3 .......... La clave del proveedor.

4 .......... Depto. a quien se consiguió -

la mercancía.

5 .......... Fecha ’

■6 *....... Se tacha una ó varias razones.

7 ........ De transporte X

® .......... No de talón de embarque

9 .......... La cantidad de artículos

10 .......... Descripción.

11 ........ Costo unitario

•12 .......... Costo total .

13 .......... Firma del jefe del depto. de .

■ . almacén.

14 ....... Visto bueno del jefe de con—

trol de proveedores.

■ SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA PARA RECEPCION DE MERCANCIAS.

448

v

4497.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE RECEPCION DE MERCANCIAS EN

BODEGA. ' .

Al recibir la mercancía de parte de los provee -

dores ó compradores enviados, se seguirá el procedimiento --y - ' f ■

que a continuación se expone: '

7.1. - En un primer control se recibe la mercancía en volumen,-

por lo que el encargado de recepción cotejará el talón de em -

barque y la factura contra la copia de pedido. Además con el -

talón de embarque verificará el número de cajas y bultos, y - -

con la factura los precios. "

■ , ■ . ■1 . • * .

7.2. - Como un segundo control, se verifica la mercancía en - -

bodega. Aquí se abren las cajas y con la factura que traen -

se verifica las cantidades solicitadas contra cantidades fac

turadas. Los precios del pedido contra los precios factura -

dos. . .

Si se cubre todas las especificaciones del pedido -

(cantidad, calidad, buen estado de la mercancía, etc.), se -

pasa a mareaje y se almacena. .

Si el total ó parte de la mercancía no cubre las -

especificaciones dadas se regresa al proveedor y se notifica

a Control de Proveedores y a Contabilidad.

7.3.- Al hacer la comparación de precios, el precio que vie-

/

ne en la factura es menor que el registrado, se hace una no

tificación al jefe del departamento donde se consigna la me_r

canela para su conocimiento. .

Si el precio es mayor que el establecido en el

pedido, se verificará con el.jefe de compras, si hay notifi

cación de aumento de precios. Si no lo hubiere, se pide au -

torización al jefe de Control de Proveedores para aceptar o

rechazar ese pedido. h / ■

7.4. - Si viniera mercancía de más facturada se sigue el mis

mo procedimiento de pedir autorización de aceptar o rechazar

esa mercancía. Si se rechaza se llena la forma de devolución

y se avisa al proveedor. Si la mercancía de más no viene fac

turada, se hace una nota de requisición al supermercado con-

el sello de la bodega y se marca. Esto se hace, por si hay -

una notificación en una fecha posterior del proveedor, de - -

una mercancía adicional y entonces tener una base para auto

rizar su pago. .

7.5. - Si hubiera faltante de mercancía, se hace una nota de

cargo de faltante. Este documento se hará en original y dos-

copias. El original al proveedor. La primera copia al jefe -

de Control de Proveedores y la segunda copia para su archivo

7.6.- Si la mercancía viene en mal estado ó - deteriorada, se-

451

hará la devolución de la misma, excepto en el caso de que no

rebase los $ 1000,= (un mil pesos) (Ver políticas), ya que -

en este caso, no se hace nada.

7.6.1.- Si el valor de la mercancía es de más de $ 1000.= p£

ro no rebgfsa) los $5000 .= (cinco mil pesos). Se hace una nota

de cargo en original y dos copias, anotando los datos dé la-.

forma CO-06.

7.6.2.- Si rebaba)en valor, los $ 5000. = ,se hará una nota -

de cargo en original y cuatro copias, anotando los datos de-

la forma C0- 06. ' ■. ■ .

7.6.3.- Si la mercancía está en mal estado, se sigue el pro

cedimiento de faltantes. .

452

MCn

Wt “ »¡3HCn

4

OMfawoos

en

OM

>Oi-3HOct-*oen

»HOen

en

SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA PARA PEDIDOS

POR ENTREGAS PARCIALE

453

8.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA PEDIDOS POR ENTREGAS

PARCIALES. ■

Esta clase de pedidos se recomienda evitarlos —

hasta donde sea posible. Se seguirá el mismo procedimiento —

del primer Flujograma y se usará la misma forma CO-Ol. Pero -

.con los siguientes aspectos adicionales.

8.1. - Al- formularse esta clase de compras se especificará un

plazo máximo de entrega en tres parcialidades.

8.2. - En el pedido se anotará claramente las fechas de entre

ga y el número de los envíos parciales en que será surtido el

pedido por parte del proveedor. Se hará en original yfí^co---

pias. ^ ¿

8.3. En la forma de pedido, se dispondrá de tres columnas adi

cionales, donde se anotará la cantidad del primer envío, del

segundo envío y del tercer envío. Estas cantidades deberán —

coincidir con los reportes de mercancía entregadas por parcia

lidadcs. ’ ■

8.4. - Las copias del pedido permanecerán en la bodega hasta -

completar la recepción total, entregándose a recepción con ca

rácter de prestados para que etiquete los artículos con sus -

precios.

8.5. - Después de la recepción final deberán circularse para -

ver si se corrigen o nó. .

NOTA TECNICA: SE USA LA FORMA CO-Ol.

454

*5?

oH05<Pwp

455

9.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DEL USO DEL DIRECTORIO. .

Los precios de los artículos, así como las con

diciones pactadas con cada uno de los proveedores y otros-

datos, estarán captados en un archivo de proveedores, el -

cual contempla cuatro formas, denominadas C0-09-1, C0-09--

2, C0-09-3, C0-09-4,

. La C0-09-1 tendrá los datos del proveedor

La C0-09-2 será para los productos en cuanto a-

sus precios, etc,

■ La C0-09-3 será para el comportamiento del pro

Veedor.

" La C0-09-4 será un listado de los productos.

La tarjeta del comportamiento tendrá renglones*»

para, observaciones, las cuáles se establecen en la descrip

ci&n del llenado de las formas C0-Q1, C0-02.

9.1. - El directorio se deberá actualizar con los cambios -

de precios y los cambios en las condiciones de compra.

9.2. - Si hubiera alguna duda con respecto a los precios o

condiciones de compra, se deberá consultar a este directo

rio para aclarar esas dudas. ■

Vi

456

X

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Ui M PP p p p pP p B P cq

« p pC p H P O£ p a p p D

IRECCION:

(15.)

457

PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA C0-09-1

NOMBRE ' CLAVE; . '

DIRECTORIO DE PROVEEDORES . C0-09-1

OBJETIVO: '

Esta forma tiene como finalidad concentrar los -

datos correspondientes a cada proveedor, tales -

como condiciones de compra, representantes, fle

tes, transporte, etc.

RESPONSABLE: ' ■ ■

Jefe de Control de Proveedores ■

VIA DE ELABORACION: ' . ■ ■ . ■ . . ' . ■

Mecánica ■ , j ■ ■ ' ■ . .

ELABORACION EN: - _ ’ ■

Original y una.copia

DISTRIBUCION: '

Original; Al archivo de consulta

Copia : Al gerente

FRECUENCIA DE ELABORACION: ’ ' . . '

Cada vez que sea necesario ■ .

INSTRUCCIONES DE LLENADO: . ■ '

EN EL NUMERO SE DEBE ANOTAR

1 ...... ................ ..La foliación respectiva

2 .............. .......... La fecha límite

3 ............... . Se marcará con una X si

.... el pedido se hace por -

teléfono

4 ................ ....... Se marcará con una X el

. ■ tipo de flete empleado

5 ............ ,........... El tipo de transporte

6 . .................. . .Nombre del proveedor

7 ......................... Clase del proveedor

8 ............ .............Las condiciones de compra

458

j t i ‘ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . D o m i c i l i o d e l p r o v e e d o r

......................No. de cuenta del proveedor

....................... ..El teléfono del proveedor

12#...... El nombre del representante

........................ El distribuidor

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N o m b r e d e l a g e n t e d e v e n t a

^5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . « D i r e c c i ó n d e l a g e n t e

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i . ' . . . . . . . . . . . . . . . . . . T e l é f o n o d e l a g e n t e .

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X

SUPERMERCADO

460PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA C0-09-2

NOMBRE= ' ' ' . CLAVE

• DIRECTORIO D E 'PROVEEDORES C0-09-2

OBJETIVO: ■

, Esta forma tiene como finalidad concentrar los datosy’ ■ . correspondientes a los productos en cuanto a sus pre

cios y empaques. ,

' RESPONSABLE: ‘ ‘ , . " • '

Jefe de control de proveedores .

VIA DE ELABORACION: . . ‘

MECANICA ' '

• ELABORACION EN: . . .

Original y una copia --

. DISTRIBUCION: ' - . -

Original: Archivo de consulta . '

• Copia: Al gerente

■ FRECUENCIA DE ELABORACION: ' " .

Cada vez que sea necesario.

INSTRUCCIONES DE LLENADO: . ‘ ■ '

EN EL NUMERO SE DEBE ANOTAR '

' 1...... ■.....................La foliación respectiva

2 .......................... Nombre del proveedor

3 .......................... La clase del proveedor

4 .......................... El modelo ■

, 5........................... La descripción del ar-

tfculo.

; 6........................... El tipo de .empaque .

7........................... La capacidad ■

. 8 ............. ..............El precio por caja

. 9 ........................... El costo unitario

10 .......................... El costo neto unitario

11 .......................... El precio de venta.

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462

' ■ PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA CO-09-3 .

NOMBRE; ■ ' . , CLAVE:

DIRECTORIO DE PROVEEDORES . C0-09-3

OBJETIVO: - .

Esta forma tiene como finalidad concentrar los datos -

correspondientes al comportamiento del proveedor.

RESPONSABLE; . - . ’ ' ■

Jefe de control de Proveedores.

VIA DE ELABORACION; _.

■ Mecánica . .

ELABORACION EN: ■ .

. Original y una copia

DISTRIBUCION;

Original: Al archivo de consulta

Copia: Al gerente . . ■

FRECUENCIA DE ELABORACION " '

Cada vez que sea necesario

INSTRUCCIONES DE LLENADO: ' ' -

EN EL NUMERO ' SE DEBE ANOTAR

1..........o.................. La foliación respectiva

2. .... =................ . .Nombre del proveedor

3 ..............................Las observaciones, ta—

les como: si entrego a

tiempo, edo. de la raer-

canela,

-

SUPERMERCADO

X-

DIRECTORIO DE PROVEEDORES_______________FORMA CQ-0 9-

CONCENTRADO DE LOS ARTICULOS

NO. DE HOJA

463

oQWW>§

Si I W X D H OCA Uiw oa E-i

Ui

BONIFICA

CION m

o 'B C CA BO H OU ¡Z Mn pí

oHu < M xc4 rt¡ m0* o

ot-3poHB«<

464PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA C0-09-4

NOMBRE:

DIRECTORIO DE PROVEEDORES

OBJETIVO:

CLAVE:

C0-09-4

Esta forma tiene como finalidad concentrar los datos-

correspondientes a los artículos y sus precios.

RESPONSABLE: '

Jefe de-control de Proveedores

VIA DE ELABORACION: . ■ .

Mecánica ■ . ' ' ■

ELABORACION EN: ' ' ■

Original y una copia

DISTRIBUCION

Original : Archivo de consulta.

' Copia: Al gerente ' .

- FRECUENCIA DE ELABORACION . ’ . . ■

Cada vez que sea necesario ■ ‘


EN EL NUMERO

1. . o . . .

2 ..............

3. . □ . ..

4. . . . ..

5. .... .

6 ...............

7.....

SE DEBE ANOTAR

La foliación respectiva

El artículo

El precio por caja

El costo unitario

La bonificación si hay

El descuento especial

El nombre del proveedor

465

CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS .

FUNCION DE VENTAS -

_______ CLAVE_____________ ■ '_____________ , NOMBRE____________

VE - 0 1 ----------------- Ventas al menudeo

. 1.- El cliente paga en efectivo

■ 2.- El cliente paga con cheque

3.- El cliente paga con tarjeta

■ 4.- El cliente es un empleados

' 5.- El cliente compra artículos fo-

. . . tográficos y de perfumería.

6.- El cliente compra mercancía.

' 7.- Apartados en juguetería

' . 8.-: Registros de ventas por intento

de robo. *

VE - 02 ----------------- Devoluciones sobre ventas

VE - 03 ----------------- Cancelaciones sobre ventas

VE - 04 ----------------- Mercancía sin precio de venta

VE - 0 5 ----------------- - .. Aviso de cambios de precios.

VE - 0 6 ----------------- Probadores de ropa ,

‘VE - 0 7 ---------------- Requisición de mercancías

VE - 0 8 ---------------- Recepción de mercancía en el

área de venta.

VE - 0 9 ----------------- Mercaje de precio de venta en -

■ . el área de venta.

VE - 1 0 ----------------- Transferencias de mercancías in

terdepartamentales. '

VE - 11A----------------- Control de existencias.

VE - 11B----------------- Análisis de rotación de mercan

cía.

SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA DE VENTAS

[CASO 1-AL CONTADO)

4 c

■ SUPERMERCADO X

'FLUJOGRAMA DE VENTAS

(CASO 2- PAGO CON CHEQUE)

467

SUPERMERCADO

XFLUJOGRAMA DE VENTAS

[CASO 4- AL EMPLEADO)

469

SUPERMERCADO X

FLUJO„GRAMA DE VENTAS

(CASO 5- DE PERFUMERIA)

470

wE-25Uit—í

u

y engrapa;

SUPERMERCADO X

F.MUOCRAMA PF VENTAS fCASO 61 DE JUGUETES

H /i.

472

1.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE VENTAS AL MENUDEO.

CASOS QUE PUEDEN PRESENTARSE: . ■ '

_ 1.1.- El cliente paga en efectivo y se lleva la mercancía.

Este es el caso normal, el cliente llega a unaé de

las cajas con la mercancía. La cajera va registrando el pre

ció de los artículos, al mismo tiempo que va verificando el

. número de artículos, va pasando la mercancía a un "cerillo11-

para acomodarla en bolsas, obtiene el total, cobra y entrega

el ticket de caja al cliente. ^

1.2.- El cliente paga con cheque y se lleva la mercancía. : *

. ■ Los cheques admitidos por parte del cliente serán-

sólo de dependencias de gobierno, ya sea, municipal, estatal

* ■ ó federal. La cajera verificará que el consumo sea al menos-

■ el 10% del importe del cheque y, además pedirá la autoriza--

ción al jefe de cajas. El jefe de cajas para autorizar, veri

ficará que el cheque no venga alterado, roto, deteriorado, y,

■ haciendo una comparación de las firmas, la del cheque y la -

del documento oficial que acredite la personalidad del clien

te. Si a criterio de él, no cumple con todos esos requisitos

o tiene dudas de la veracidad que se presenta, procederá a -

rechazar dicho documento. De no ser así, se autoriza, la ca

jera registrará la operación en la caja, le entrega la mer

cancía al cliente junto con el ticket y el cambio correspon

diente. '

t

1.3. - El cliente paga con tarjeta de crédito y se lleva la -

mercancía. ■ '

El pago por medio de tarjeta, solo se hará en dos-

cajas designadas especialmente para esto, y que tendrán le—

treros bien visibles para comodidad de los clientes. La caje

ra hará el registro de la operación y llenará la forma de. —

las tarjetas de crédito, pide al cliente que firme y luego—

pedirá la verificación en cuanto a la liquidez de la tarjeta

ó la autorización, si la compra excede el límite establecido.

Una vez autorizado, entregará la mercancía, el ticket de ca

ja y la copia de cargo en la tarjeta. :

1.4. - El cliente es un empleado. :

El registro de esta venta será en la caja de hora

rio continuo establecida por el jefe de cajas y, además será

a crédito (siempre y cuando el empleado tenga al menos seis

meses trabajando en la empresa). El monto de la compra no de

be sobrepasar el 50% del sueldo mensual. Los pagos serán ---

quincenales y vendrán descontados en la nómina. Al momento -

de conocer el total de la compra, la cajera deberá llamar al

jefe de cajas para verificar y autorizar la compra. Una vez-

autorizado, se le entrega la mercancía y su ticket correspon

diente. ■

1.5. - Ventas de artículos fotográficos y perfumería.

Estas ventas estarán a cargo de vendedores asigna-

dos a ese departamento quienes estarán a cargo de un jefe. -

Una vez que el vendedor termina de atender al cliente, pasa-

la mercancía a la caja.isituada-en ese departamento para su -

cobro. La cajera verificará el precio y número de artículos.

Registra y cobra. Después procede a poner la mercancía en —

una bolsa transparente para visualizar su contenido e inme

diatamente engrapará junto con el ticket de la caja registra

dora y una contraseña. El cliente al salir del supermercado,

pedirá a un elemento del personal de vigilancia 6 a una caje

ra en que le corte la contraseña.

1.6.- Venta de mercería. ■ . ■ ■ ' ■. '

Estas ventas siguen el mismo procedimiento que las

ventas de artículos fotográficos y perfumería.

1.7. Venta por apartados de juguetes.

En este tipo de ventas, el cliente escoge lo que —

desea y luego pasa a la caja de ese departamento ahí mismo.-

El empleado llenará una tarjeta en original y dos copias, —

con un número progresivo, el nombre del cliente, el domici

lio. Luego anotará la clave del juguete, su descripción, y -

su precio. Calcula el total y cobra el enganche y lo anota -

en la tarjeta. Le entrega al cliente la original de la tarje

ta, la primera copia va a su archivo para los cobros poste_

riores. La segunda copia se anexa a los juguetes ya envuel

tos y su ayudante llevará la mercancía a la bodega de aparta

475

dos. Se le da al cliente una fecha limite para la liquida---

ción de su mercancía, lo cual se le hace saber, y además se-

le dan fechas para que pase a recoger sus juguetes. En caso,

de que no cubra el importe total en esa fecha límite, la mer

cancía se desenvuelve y se regresa para venta.

1.8.- Ventas por intentos de robo. .

Cuando se sorprenda a un cliente sustrayendo mer

cancía, se seguirá el procedimiento siguiente con la autori

zación del gerente de ventas. . . ‘ . ■' . • . . ' f ' • • '

1.8.1. - No se consigna al cliente y éste paga la mercancía.

En este caso un elemento del departamento de vigi

lancia acompañará al cliente a pasar a las cajas para regis

trar la mercancía y cobrar como si fuera una venta normal.

1.8.2. - Se consigna al cliente.

Si el cliente no quisiera pagar se efectuarán Ios-

trámites legales para su consignación a las autoridades co—

rrespondientes.

SUPE

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S.

2 , - DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS.'

Las d e v o l u c i o n e s de v e n t a deben s e g u i r e l s i g u i e n

t e p r o c e d i m i e n t o . ’

2 . 1 . - La m e r c a n c ía deberá e n t r e g a r s e j u n t o con su t i c k e t de -

V e n t a , checando que l a misma no p r e s e n t e d e t e r i o r o s im p u ta b le s

a l c l i e n t e .

2 . 2 . - Cuando e l c l i e n t e no t r a i g a e l t i c k e t y l a m e r c a n c ía s e -

v e r i f i c a que e s t a en buen e s t a d o . El j e f e d e l d ep artam en to d e

c a j a r e s o l v e r á de acu erd o a l c r i t e r i o dado por e l g e r e n t e de -

v e n t a s en b a se a l a s p o l í t i c a s de v e n t a .

2 . 3 . - Una v e z a c e p t a d a , s e l e e x p e d i r á a l c l i e n t e 'una n o t a de-

" c r é d i t o " por d e v o l u c i ó n , que t e n d r á una s e c u e n c i a numérica -

p r o g r e s i v a r i g u r o s a , con l o s d a t o s que la forma l e s i n d i c a . Es

t a n o t a s e r á con c o p i a , e l o r i g i n a l s e l e da a l c l i e n t e y e l -

d u p l i c a d o s e anexa a l a m ercanc ía para d e v o l v e r a su d e p a r t a

mento r e s p e c t i v o , f irmando e l j e f e d e l d ep artam en to de r e c i b i

do , s i no fu é d e v u e l t a por un d e f e c t o de f á b r i c a . S i f u e r a por

d e f e c t o de f a b r i c a , s e l e e n v i a r á a l a bodega para su d e v o l u

c i ó n a l p r o v e e d o r .

l a n o ta de c r é d i t o por d e v o l u c i ó n l e s e r

c u b r i r e l im porte de s u s n uevas compras-

2 . 4 . - El o r i g i n a l de

v i r a a l c l i e n t e para

en c u a l q u i e r c a j a .

478

2.5.- El departamento de contabilidad con base a las origi—

nales de las notas de crédito registrará el asiento corres

pondiente.

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479

3.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA CANCELACIONES SOBRE VEN

TAS.

Las cancelaciones ocurren cuando al cliente no le-

alcanza el dinero para liquidar el total ó es frecuente que-

las cajeras cometan errores al marcar en la caja, ya sea los

precios, 6 la cantidad, 6 los departamentos a que correspon

da la mercancía; cuando sucede lo anterior, se deberá seguir

el procedimiento que se indica a continuación.

3.1.- La cajera llamará al jefe de cajas quien cancelará el-

ticket de la caja registradora, restando la cantidad corres

pondiente y anotará eso mismo en una lista de cancelaciones.

3-2.- La cajera al entregar su corte de caja, hará también -

entrega de los tickets cancelados junto con la lista de can

celaciones. .

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481

4.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE MERCANCIA SIN PRECIO DE

VENTA.

‘ Debido al manejo normal de los artículos ó porque-

el cliente interviene, con frecuencia las etiquetas se des—

prenden por lo que se hace necesario realizar el siguiente -

procedimiento: ' _ .

4.1. - Hacer revisiones-a diario de las existencias de mercan

cía, separando aquellas que no tengan etiquetas de precios.

4.2. - De la mercancía separada, el jefe del.departamento de

terminará si ésta se remarca en su departamento ó se le en

vía a bodega para su etiquetado de nuevo.

4.3. - En caso de que se haga en la bodega, el encargado de -

marca de precios ordenará que una vez que se termine de po

ner precio, se regrese y acomode en el departamento corres

.ponáiente.

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483

5.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE AVISO DE CAMBIO DE PRECIOS

Cuando ocurra el evento de cambio de precios, ya -

sea por disminución o por aumento, se deben seguir los pasos

que*a continuación se escriben:

5.1. - Los motivos del cambio se deben consignar en las for—

mas diseñados para esta necesidad (forma VE-05) en original-

y dos copias.

Original - Al departamento de contabilidad. ■ '

Primera copia - Almacén .

Segunda copia - Al jefe del departamento de ventas corres-'-.

pondiente.

5.2. - Este cambio solo lo hace el jefe de contabilidad previa

autorización del contralor y el Vo.Bo. del gerente de compras

' Para hacer la distinción a simple vista, estas for

mas serán de distinto color: azul para aumentos y las verdes-

para disminución. '

5.3. - Una vez decidido el cambio de precio, se notifica a las

secciones que se verán afectadas por los mismos, procediendo-

hacer el cambio en la reetiquetación.

5.4.- Una vez hecha la reetiquetación, esta mercancía se en

tregará a la sección correspondiente (siempre y cuando la —

mercancía se llevó al almacén para su cambio de precio).

Los motivos por disminución pueden ser por:

- Error en la estimación al momento de fijar los precios

- Comparación de precios de mercado .

“ Error en el mareaje

- Promociones

- Mercancía deteriorada

- Ofertas . "

- Otros.

Los cambios por aumento se generan por:

-Aumento de precios en el mercado

- Cancelación de promoción. .

- Error en el mareaje -

- Escasez de productos

- Otros.

NOTA TECNICA. En caso de duda sobre diferencias de precios -

en compras, se le envía un memorándum a Control de Proveedo

res por parte del departamento de contabilidad.

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LO

487PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE-0.5 . ■

NOMBRE: ■ . CLAVE :

AVISO DE CAMBIO DE PRECIO DE VENTA VE-05

OBJETIVO: Esta forma tiene la finalidad de establecer en for

ma tiara la manera de controlar el cambio de precio de los -

artículos. • '

RESPONSABLE: , . ■ .. .. '

El jefe del departamento de contabilidad.

VIA DE ELABORACION: ... .

. Mecánica: ' ' .

ELABORACION: . . "

Original y dos copias -

DISTRIBUCION: .

Original - Al departamento de contabilidad

_ Primera copia - Al almacén ‘

Segunda copia - Al jefe del Departamento de ventas

correspondiente.

FRECUENCIA DE ELABORACION: . '

. Cada vez que se requiera. . '

INSTRUCCIONES DE LLENADO: .

. En el número Se debe anotar

1

2

Número progresivo

Nombre del proveedor

3 _ _ _ _ Fecha de expedición.

4 _ _ _ _ _ _ _ Clave del proveedor

.5 - - - - - - - Depto. a que se consigna.

6 _ _ _ _ _ _ _ Fecha de cambio de precio.

7 - - - - - - - La cantidad de artículos.

8 - - - - - - - Descripción del artículo

9 - - - - - - - precio unitario anterior .

10 - - - - - - - Precio total anterior.

11 - - - - - - - Precio unitario actual.

12 precio de venta actual total

13 Diferencias en totales

14 - - - - - - - La razón por el cambio .

15. - - - - - - - Las firmas del jefe de con

labilidad, contralor y el -

jefe del departamento que -

■ recibe.

NOTA TECNICA 1-. Se efectuará el renglón del proveedor y la -

clave cuando el motivo de cambio de precio tenga que ver con

decisiones que afecten la relación con el proveedor en cuan

to a sus artículos: promociones directas, ventas especiales,

errores en fijación de precios, por causa del proveedor.

NOTA TECNICA..2: Una vez que se determine la cantidad de artícu

los sujetos a cambio de precios, contabilidad-y almacén ---

afectarán los registros contables a efecto de poder hacer -

los ajustes que se requieran. .

SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA PARA LOS PROBADORES DE ROPA

489

6.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE LOS PROBADORES DE ROPA.

Como se tiene un departamento de ropa, es nece

sario contar con probadores de ropa en el área de venta pa

ra facilitar ál cliente que lo desee, probarse las prendas -

de su agrado y poder elegir. • .

. Estos probadores estarán atendidos por emplea

dos designados por el jefe del departamento de ropa.

- El procedimiento que debe seguir el cliente es:

6.1. -. El cliente no podrá probarse más de tres prendas.

6.2. - Solicitar al responsable de los probadores,autoriza

ción para probarse la ropa.

6.3. - La empleada responsable desenvuelve la prenda, la re

gistra en la tarjeta de control (forma VE-06) , anotando los-

siguientes datos:

- Clave de la prenda . ■' .

- Nombre de la prenda ' ' ' ■

- Color de la prenda / . •

- Precio de la prenda

- El número de vestidor. ■

A la salida del cliente de los. probadores se -

verifica la prenda y si talón que se le dió.

6.4.- Se le pregunta al cliente cuáles son las prendas que -

se va a llevar y aquellas que no desea, se le recogen para -

su acomodo posterior en el área de venta.

6.5.- El jefe del departamento de ropa hará una inspección

periódica en fechas no establecidas, para verificar si se es

ta ejerciendo un control adecuado de la mercancía, tomando -

las medidas preestablecidas, cuando se sorprenda incumplimien

tos en las actividades de los probadores.

NOTA TECNICA SE USA LA FORMA VE - 06 |ÉSTfTt/T(? D£ J«VFSr¿MC(ú#£iíihciis misTurin»

b i b l i o t e c a

492

X

Op<

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PROCEDIMIENTO PARA LLEBAR LA FORMA VE-06 ■ .

NOMBRE: CLAVE VE-06

TARJETA DE CONTROL •

OBJETIVO: Esta forma f a c i l i t a e l c o n t r o l de l a m e r c a n c ía

. a p r o b a r s e por p a r t e de l o s c l i e n t e s .

RESPONSABLE: '

La em pleada de l o s v e s t i d o r e s .

VIA DE ELABORACION : .

M anual . . '

ELABORACION, EN: .■ .

O r i g i n a l

DISTRIBUCION , '

O r i g i n a l : Al en cargad o de l o s p r o b a d o r e s .

FRECUENCIA DE ELABORACION .. .

Cada v e z que s e r e q u i e r a . .

Se debe A n o ta r

La C lave de l a Prenda

Nombre de l a Prenda

C olor de l a prenda

El p r e c i o de Venta

El Número de v e s t i d o r .

INSTRUCCIONES DE LLENADO

En e l Número

(1)(2)

(3)

(4)

(5)

SUPERMERCADO

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A

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494 '

7.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA REQUISICION DE MERCAMrTAg

. Cuando la unidad fuente (departamentos, seccio

nes, gerencias) determina su necesidad de surtido de mercan

cías o artículos de oficina, etc., procederá a llenar la for

ma de requisición VE-07 de acuerdo al siguiente procedimien

to : .

7.1. - Los responsables harán una lista de los artículos que-

necesiten, llenando la forma VE-07.

7.2. - Esta forma se hará en original y una copia/ La original

se enviará al almacén para que la surtan y que queda con la-

copia para checar al momento de recepción de la mercancía.

7.3. Se archivará la copia en el expediente.

NOTAjracNICA: En las áreas de venta de mayor rotación

encargados revisarán diariamente el nivel de stock de

cancía.

los -

la mer

496

?ORMA VE-07 ' . '

SUPERMERCADO "X”

REQUISICION DE MERCANCIA

FOLIO

Fecha de Salida

Día Me s Año

CONCEPTO DEPTOCANT.SOLICITADA

CANT. SURTIDA

8

UNIDAD

10 10

AUTORIZADO RECIBIDO

PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE- 07.

NOMBRE: CLAVE:

REQUISICION DE MERCANCIA. VE- 07

OBJETIVO:

Esta forma e s t a b l e c e de manera s e n c i l l a y c l a r a l a

r e q u i s i ó n de m e r c a n c ía que s e n e c e s i t a en l o s d i

v e r s o s d e p a r ta m e n to s . . '

RESPONSABLE:

Los j e f e s de l o s d i s t i n t o s d e p a r t a m e n t o s .

VIA DE ELABORACION: . ■ "

Manual •

ELABORACION EN: ' .

O r i g i n a l y Copia .

DISTRIBUCION: ' . ' . .

O r i g i n a l : Al encargado d e l Almacén

c o p i a : Al a r c h i v o d e l d e p a r ta m e n to .

FRECUENCIA DE ELABORACION: ,

Cada v e z que s e r e q u i e r a .

INSTRUCCIONES DE LLENADO . -

En e l Número Se debe A n o ta r .

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

El número de f o l i o

El d ía

El mes

El año

Concepto y c l a v e

Departamento que requisa

Cantidad de mercancía solicitada\ \ *- '

La Cantidad suritda

Firma de quien autorizó, quien -

recibió la requiza.

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499

8.- DESCRIPCION DEL FLÜJOGRAMA PARA LA RECEPCION DE MERCAN—

CIAS EN EL AREA DE VENTAS. 1 . '

La mercancía se recibirá por medio de los je

fes. de los distintos departamentos de acuerdo al procedimien

to siguiente: - .

8.1. - Los jefes de departamentos verificarán que la mercan—

cía que van a recibir de bodega, este de acuerdo a las espe

cificaciones dadas en la forma de requisición VE-08, firmando

de conformidad el documento de entrega (forma de salida de al

macón).

8.2. - Una vez firmada de conformidad, la mercancía se acomoda

rá.en las áreas de ventas correspondientes. ‘ ■ . .

8.3. - Los jefes de departamento elaborarán un reporte diario

de entradas de mercancía con objeto de tener informado al ge

rente de ventas.

8.4. - Cuando se trate de mercancías que el propio proveedor-

lleva y acomoda (por ejemplo bimbo). El jefe del departamento

involucrado verificará las cantidades antes de acomodarla en-

las góndolas. Así como también la cantidad de mercancía que -

él proveedor recoge por vencimiento de control de calidad, -

firmando de conformidad una vez realizada la tarea de acomodo

y enviando la nota de remisión a contabilidad para el efecto

correspondiente. ' .

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SUPERMERCADO X

FLUJOGRAMA PARA EL MARCAJE DE PRECIO

la, torre-"

DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA EL MARCAJE DE PRECIO DE

VENTA EN EL AREA DE VENTA.

Cuando es necesario hacer el mareaje del precio

de venta en la misma área, se seguirá el procedimiento si---

guíente:

. 9.1.- Artículos que no pasan por el almacén.

. 9.1.1.- Para que los proveedores envíen bultos

6 cajas al área de venta directamente, estos envíos deberán -

ser autorizados por el gerente de ventas, el cual fue infor

mado previamente por el gerente de compras.

9.1.2. - Los empleados del departamento desem—

pecarán la mercancía, separando y seleccionando para ir veri

ficando que las cantidades estipuladas en la factura coinci

dan con la copia del pedido. Una vez realizado esto, procede

rán a etiquetar el precio de venta respectivo de acuerdo a -

las indicaciones del departamento de contabilidad.

9.1.3. - Las etiquetas deberán contener los si

guientes datos:

- Clave del Depto. .

- Clave del proveedor.

- Clave de fecha " '

- No. Progresivo.

- No. de unidades marcadas .

- Y el precio de venta. .

9.1.4.- Terminado el etiquetado de las mercan

cías el auxiliar firmará en el renglón que indica el sello -

ubicado al reverso de la copia del pedido, asentando la can

tidad de bultos ó cajas etiquetadas. Posteriormente anotará-

si la mercancía estaba bien, ó había faltantes, la fecha y -

la firma. • •

9.2.- Mercancías que pasan por almacén. ■

' 9.2.1.- Para poder empezar el proceso de eti—

quetación es necesario recibir del departamento de contabili

dad la notificación de los precios de venta.

' 9.2.2.- Los empleados del departamento desempa

carán la mercancía, separando y seleccionando para identifi

car las prendas que van a ser etiquetadas, y una vez verif i.

cado esto, procederán a etiquetar el precio de venta respec

tivo de acuerdo a las indicaciones de contabilidad.

9.3.- Las mercancías recientes serán acomoda

das al fondo de los entrepaños de cada góndola, botadero,

torres ó exhibidores, colocando al frente ó a primera vísta

los artículos de mayor antigüedad. ■ ■

V V

504

9.4.- Con el fín de precisar la rotación de la

mercancía (básicamente abarrotes), que nos permita detectar

en cualquier momento la antigüedad, así como la escasa o nu

la demanda para reducir la compra ó cancelarla, quedará esta

blecido un control de antigüedad con base al ntímero progresi

vo.

. .

SUPE

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-

506

iO.- DESCRIPCION DE FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE MERCANCIAS

INTERDEPARTAMENTALES. ' : "

Cuando e l g e r e n t e de v e n t a s c o n s i d e r e n e c e s a r i o -

t a n s f e r i r de un dep ar t amen to a o t r o , e s t a o p e r a c i ó n s e r e a l i z a rá de acuerdo a l o s i g u i e n t e :

, 1 0 . 1 . - Los j e f e s de d ep ar t amen to que t r a n s f i e r a n

m er c a nc í a a p e t i c i ó n d e l g e r e n t e de v e n t a s , , l l e n a r á n l a forma -

de c o n t r o l de t r a n s f e r e n c i a i n t e r d e p a r t a m e n t a l , anot ando l o s -

d a t o s r e q u e r i d o s por l a misma. La forma c o n s t a r á de o r i g i n a l y -

dos c o p i a s que s e d i s t r i b u y e n de l a s i g u i e n t e manera:

O r i g i n a l . - Al g e r e n t e de v e n t a s

Primera c o p i a . - Se queda en e l d e p t o . que t r a n s

f i e r e .

Segunda c o p i a . - Al d ep ar t amen to r e c e p t o r de es a

m e r c a n c í a . • .

1 0 . 2 . - Con l a segunda c o p i a , s e e n v í a l a merc an

c í a a l d epar t ament o d e s t i n o , f i rmando l a pr i mera c o p i a de c o n - -

f o rmi d a d .

1 0 . 5 . - S i l a meranc í a que s e t r a n s f i e r e , s e l e -

m o d i f i c a su p r e c i o de v e n t a , e n t o n c e s e l g e r e n t e de v e n t a s , pre

v i a - c o m u n i c a c i ó n con e l c o n t r a l o r y e l j e f e de c o n t a b i l i d a d a u t o r i z a r á e l cambio de p r e c i o .

1 0 . 4 . - El a u x i l i a r de l a s e c c i ó n de a l macén que -

que l a c a n t i d a d de a r t í c u l o s r e c i b i d o s e s t é b i e n , que l o s p r e - -

c i o s y l a c l a v e d e l d epar t ament o c o n i n c i d a n con l o s que s e ñ a l a -

l a forma de t r a n s f e r e n c i a . Ac l aran do con e l j e f e d e l departamen

t o de v e n t a s c u a l q u i e r duda.

1 0 . 5 . - El a u x i l i a r de almacén p r o c e d e r á a r e

e t i q u e t a r l a me r c a nc í a en b a s e a l dep ar t amen to d e s t i n o . Una-

v e z t ermi nada e s t a o p e r a c i ó n , e n v i a r á l a me r c a nc í a a l d e p a r

tamento r e s p e c t i v o , s o l i c i t a n d o , f i r m e e l j e f e d e l d e p a r t a - - mentó su c o nf o r mi d a d .

■ 1 0 . 6 . - El j e f e d e l d epar t ament o que r e c i b e , de

b er á v e r i f i c a r que l o s d a t o s a n o t a d o s , a s í como e l p r e c i o -

hayan s i d o marcados c o r r e c t a m e n t e . .

1 0 . 7 . - Se d eberá l l e v a r l a forma de a v i s o de - - cambio de p r e c i o .

NOTA TECNICA: Cada v e z que s e r e a l i c e una t r a n s f e r e n c i a se

d eb erá n o t i f i c a r a c o n t a b i l i d a d y a l a l macén para l o s a j u s - -

t e s en l a s c o n t a b i l i d a d e s r e s p e c t i v a s .

508

FORMA VE-10 . ■ No. (1)

• SUPERMERCADO "X" ' . .

■ TRANSFERENCIAS INTERDEPARTAMENTALES.

. FECHA___(2J_______________ ' ' ' " ~ '

• DEPTO: (3) . . . ■

SECCIONESARTICULO

CLAVE .DESCRIPCION (5)

CANT. C6)

P. UNIT.ACTUAL

IMPORTE ANT. ACTUAL

(4) .C7) (8)

. . .---------- --------------- -------------!_

AL DEPARTAMENTO:

SECCION:

Je 1'e d e l Depto . que e n v í a J e i e . .del D e p t o . que r e c i b eClave ■ . Clave

______________ ____________ T_----- ,---------------- . Vo. Bo.Fecha de a v i s o ac cairihic de p r e c i o .

UereñTe^'cTc VcñTa s

509

PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE - 10

NOMBRE:- CLAVE: VE - 10

t r a n s f e r e n c i a s i n t e r d e p a r t a m e n t a l e s

OBJETIVO: .

La forma establece la manera de realizar las transieren

cias de mercancías entre

RESPONSABLE:

Jefe de Ventas

VIA DE ELABORACION: ■

Manual . _

ELABORACION EN: . '

1 Original

2 copias

DISTRIBUCION:

1* Al gerente de ventas

2£ se queda en el Depto.

3£ Al depto. receptor de

FRECUENCIA DE ELABORACION:

Cada vez que se requiere


En el número

1

2

3

4

5

6

7

8

los distintos departamentos.

de transferencias

mercancía

Se debe anotar

El No. de folio

La fecha

Al depto. que envía

La sección

La clase del artículo y su des—

cripción. . . . ,

La cantidad ■ ' • ..

El precio unitario ■

El importe anterior y actual.

• SU

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• .

'

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511

]_]___ DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS EN

EL AREA DE VENTAS. ‘

Para realizar este tipo de control se seguirá- el pro

cedimiento que ha continuación se expone. ■

11.1. - Cada jefe de departamento le pedirá a un emplea

do que realice un conteo físico diario de las mercancías.

11.2, - El encargado de ésto, deberá anotarlo en una -

forma de c-ontrol de existencias (forma VE-11A)

' H.3.- Cada 20 días, en base a las hojas de control -

de existencias, vaciará la información en la forma VE-11B para

realizar el análisis de rotación de la mercancía. .

11.4.- Cuando se llegue al nivel de stock se anota -

el tamaño del próximo pedido. '

5 X 2

Forma VE-11

SUPERMERCADO X

CONTROL DE EXISTENCIAS.

DEPARTAMENTO :______ ^ ___________ CLAVE :

SECCION:_______" (3)________, ■

NOMBRE: (4) '

DIRECCION: (5)

TELEFONO: (6)

CLAVE . f 7)

' DESCRIPCION (8}

■CANTIDAD(9)

PRECIOmst PRECIOVENTA(11)

' ■

PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE-llA

NOMBRE:

Control de existencias

OBJETIVO; ■ - . ■

, Establecer el control de las existencias en el area de

ventas. .

RESPONSABLE: ' . _

Jefe de Depto.

VIA DE ELABORACION: • : - ■

Manual ■ '

ELABORACION; '

1 Original •

' 2 Copia '

DISTRIBUCION: . * . ' , - . .

Original: gerente de ventas

Copia: al archivo .

FRECUENCIA DE ELABORACION: ‘ -

Diario

INSTRUCCIONES DE LLENADO: ■

En el número Se debe anotar

1 El depto. de que se trata

2 La clave

3 Sección correspondiente

4 Nombre del proveedor

5 Dirección

6 Teléfono ■

7 Clave de la mercancía

8 Descripción

9 Cantidad

10 Precio unitario

11 Precio de venta

V

' . 514

—RESUMEN Y CONCLUSIONES AL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

• Se ha advertido que las limitaciones mayores a las -

que nos enfrentamos para elaborar este documento se dieron en

razón de no poder ser miembros participantes de una organiza

ción, de tal suerte que pudiésemos probar o disprobar los pro

cedimientos generales o específicos de los.sistemas propuestos.

Asi mismo, que los instrumentos para captura de información re

sultán ineficientes, en tanto que algunos de ellos afrontaron -

rechazo a ser contestados por empleados de organismos como los

que se analizaron. Sin embargo, la observación sistemática- en

los lugares en cuestión, algunas entrevistas y documentos par

ciales así como bibliografía especializada, permitieron la in

tegración final del documento que hemos puesto a su considera

ción. .

No se abundan mayores datos que los aportados a com

pras o ventas porque en estas áreas es mas fácil advertir e

inferir que en otras como pueden ser Administración Interna o

Almacenamiento que resultan, en un momento dado, no ser tan -

obvias de inferir u observar. Así, se concluye que el perfec— .

cionamiento de los sistemas propuestos, requiere, además de la

depuración de los métodos empleados y del seguimiento del aná

lisis de sistemas, de las pruebas empíricas y de la capacita

ción del personal que habrá de manipular y de controlar y/o su

pervisar la eficiencia de los sistemas.

515

3.4. MANUAL DE POLITICAS . . .

INTRODUCCION.. ■ ■ ■ . ■ ' ' ■

Todas las organizaciones para que puedan operar efectiva

y eficazmente necesitan el establecimiento de un conjunto de pía

nes en base a los cuales se desarrollen las, actividades que co

rresponden a su giro comercial. De este conjunto de planes una -

parte en especial corresponde'a las políticas. La finalidad prin

cipal de las políticas es establecer o diferenciar un marco con

ceptual dentro del cual se tomarán decisiones cuando existen di

versas alternativas ante una situación dada.

En otras palabras, las políticas son criterios de d e c i

sión que pueden incorporar toda la información pertinente dispo

nible al momento de la decisión y, por tanto, puedan dar flexibr

lidad' y adaptabilidad máxima. Por otro lado también, la existen

cia de las políticas en la Administración de una empresa es dec^

siva ya que son indispensables para lograr una adecuada delega

ción de autoridad, permiten agilizar los trámites dentro del sis

tema de trabajo establecido al evitar las consultas, fomentan la

iniciativa y la creatividad, etc.

Por lo tanto, una política, no es otra cosa que una ^cti

tud de dirección. Es razonable suponer que el Gerente General ae

una Empresa ha llegado, por experiencia a formarse actividades -

516

congruentes sobre como deben conducirse las operaciones bajo -

su mando. Es igualmente lógico y comprensible asumir que sus —

actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de

toda la línea de la estructura de organización si desea que las

operaciones se desarrollen'conforme a los planes previamente es

tablecidos. Por ende, las políticas escritas son un medio de —

transmitir las actitudes de la Dirección.

Entre los elementos o herramientas más eficaces para re

copilar y sistematizar toda información .referente a políticas -

destacan "Los Manuales de Políticas". Un Manual de Políticas es

un documento que contiene información acerca de las políticas -

que van a guiar y normar la conducta de los empleados de una era

presa independiente del nivel de Jerarquía que estos ocupen y -

del área funcional dentro de la cual operen. Por último en este

trabajo en particular, se presentan enlistadas las políticas —

por áreas funcionales. Tales áreas son, Contraloría, Personal,

Compras y Ventas. .

517

POLITICAS DE CON T RALO RIA. ' .

1. -7 Sólo serán aceptables las inversiones con una tasa mayor a la

Bancaria.

2. - Los gastos de Publicidad y Promoción corresponderán al 15% de

las ventas del ciclo anterior.

3. - El finaneiamiento exterior no será mayor del 70% procurando -

que no pertenezca a una sola persona en más del 25%.

4. - Los márgenes de utilidad bruta serán de la siguiente manera:

Abarrotes............ ....... ..................... 40%

Vinos y Licores........... ........................ 70%

etc.

5. - Para equipos mayores de $500,000.00 con vidas probables meno

res de 5 años, se. recomienda su arrendamiento.'

6. - Los préstamos de habilitación y avío no tendrán una duración

mayor de 5 años.

7. - Los préstamos refaccionarios no tendrán una duración mayor de

10 años.

8. la distribución de las acciones no podrán concentrarse en una

sola persona en más del 25% del capital . ■ •

9. - Los préstamos al personal de la Compañía no serán mayor a 3 -

meses de' sueldo, pagaderos en un tiempo máximo de 35 meses —

y con un interés equivalente al banco.

10. De los dividendos distribuidos por la asamblea deberán de pa

garse el 50% en efectivo y el 50% en acciones.

11. Todos los descuentos por pronto pago superiores al 10% debe--

rán ser aprovechados sin excepción, sin comprometer la capa

cidad de pago de la empresa.

518

12. - Los activos fijos deberán ser financiados por pasivos a — ■

largo plazo.' .

13. :- Las tasas a que se contratarán los crÓtidos serán las meno :

res y más convenientes para la empresa. ‘

14. - Mostrar públicamente mediante la prensa la situación fi—

nanciera de la Compañía. .

15. - Todo proyecto nuevo deberá ser considerado como mínimo pa

ra un período de 5 años, evaluando su resultado. .

y 16.- Participar y formar parte de los grupos financieros mante-

. ■ niendo la mejor imagen de la Compañía. .

17.- La creación y actualización de una reserva para los planes

de retiro del personal sera del 2% de las utilidades.

18.- La participación a los trabajadores en las utilidades de -

la Compañía les serán repartidas en efectivo.

519

POLITICAS DE PERSONAL

1. El personal de la Plana Mayor solo podrá ser contratado por

instrucciones del Consejo de Administración.

2. - Sin excepción para la contratación de personal operativo de

berá cubrirse previamente los exámenes y pruebas estableci

das para el puesto en cuestión.

3. - Deberán respetarse las líneas de autoridad establecidas.

4. - Hasta donde sea posible deberán establecerse un sistema de

rotación de personal para evitar la formación de personal -

indispensable , fomentando el interes por el nuevo puesto.

5. - El personal deberá ser respetuoso y amable con la clientela

para dar siempre la mejor imagen. - '

6. - El personal deberá ser identificado plenamente por los ---

clientes ya sea por su vestimenta o estáfete, según sea su

nivel y actividad; para lograr un mejor servicio y satisfac

ción del cliente. .

7. - El personal deberá ser informado formalmente de sus activi

dades, así como de los cambios que afecten su actividad pa

ra evitar su confusión.' t

8. - Deberá procurarse, mantener óptimas relaciones con los Sin

dicatos; procurando adelantarse a las peticiones que pudie

sen formular los empleados. . .

9. - Quedará prohibido el consumo de alimentos dentro de las ho

ras laborables.

10. Ningún trabajador podrá durante su jornada realizar traba-

. jos ajenos a la empresa.

11. Todo trabajador tendrá derecho a seis días económicos de —

permiso anual.

12. Solo podrán gozar de vacaciones aquellos que tengan cuando

menos 6 meses trabajando.

520

13. El personal interino solo tendrá derecho a gratificación de

fin de año cuando haya acumulado 180 días de trabajo.

14. - Ningún trabajador podrá solicitar permiso económico en la

semana previa y posterior a cualquier período vacacional.

15. - Todo trabajador tendrá derecho durante su jornada a 30 mi

nutos para tomar sus alimentos.

521

POLITICAS DE COMPRAS

El Gerente de Compras podrá efectuar adquisiciones de —

mercancías hasta por $ 2'000,000.00 en el caso de cora---

pras excedan tal cantidad deberá obtener el Vo. Bo. del-

Gerente General. .

Toda compra realizada con los proveedores será bajo las

condiciones de Libre a Bordo Punto Destino (L.B.P.D.)

Los plazos para efectuar los pagos a los proveedores no-

será menor de 30 días. ■

En caso de mercancía defectuosa el proveedor deberá ace£

tar la devolución descontando el importe en otra factura

o reponiendo la mercancía. .

Las adquisiciones de nuevos productos deberán ser autori

zadas por el Gerente General.

Deberán darse preferencia a los proveedores locales -

siempre y cuando se obtengan los mismos precios y cali—

dad. ■

La recepción de mercancías de proveedores preferentemen

te sera por las mañanas antes de iniciar operaciones la-

Empresa. .

Las compras deberán efectuarse para mantener el stock f_i

jado y corresponder a las solicitudes de los departamen

tos de ventas según la rotación de mercancías.

Procurar obtener servicios adicionales del Proveedor co

mo demostradores, equipo de exhibición, descuentos espe

ciales, etc.

/

X 10'-

1 1 .-

1 2 .-

13.-

X 14*

X 15 ■

• . 522

El proceedor deberá de presentar a la sección de recep—

ción el original del pedido al momento de entregar la —

mercancía. .

Cualquier mercancía enviada por el Proveedor demás, debe

rá se devuelta directamente por el medio en que llegó a

la empresa, disminuyendo el importe de la factura,a menos

que se autorice la aceptación de la misma por el jefe de

almacén previa autorización de control de proveedores.

Todos los gastos por fletes que se originen por la devo

lución de mercancía al proveedor será por cuenta de ■--

ellos. . ■ . .

Toda solicitud de pedido deberá traer la firma del alma

cenista y la del Departamento de Ventas solicitante.

El pro eedor que no entregue su mercancía en la fecha —

acordada durante tres veces o más deberá ser disminuído-

su pedido en el 50%, si incide se le retrazará su pago -

al mismo tiempo de retrazo .en la Compañía o si lo volvie?

ra hacer dejará ser Proveedor de la Compañía.

Para gastos de publicidad y propaganda cada proveedor de

berá de cooperar con un % de sus ventas netas da la com

pañía.

Se prohíbe al encargado de las compras aceptar regalos o

dádivas del proveedor. . '

16.-

523

POLITICAS DE VENTA.

1. - En esta empresa solamente serán realizadas ventas de con

tado, excepto en las compras de juguetería en las cuales

el cliente podrá apartar sus productos con el 10% y el —

resto lo cubrirá en pagos. '

2. - En las ventas para cubrir el importe se podrán aceptar —

.cheques de instituciones oficiales siempre y cuando se cu

bra un mínimo del 10% del monto del cheque. En las tarje

tas de crédito solo se podrán pagar una cantidad que no —

exceda a los $8,000.00

3 __ n o se aceptarán cheques personales para cubrir el monto -

de las ventas.

4. - No se aceptarán devoluciones sobre ningún tipo de mercan

cías y en caso de haber resultado defectuosa solo podrá -

ser cambiada por otra de la misma linea, excepto ropa in

terior por razones de higiene, todos los días excepto sá

bados, domingos y dias de quincena.

5. - Deberán identificarse plenamente las áreas de ventas por

tipos de artículos, con carteles o anuncios luminosos.

6. - Deberán señalarse las ofertas mediante letras, números y

colores llamativos.

7. - Deberán colocarse los artículos de primera necesidad y -

las carnes al fondo del establecimiento.

8. - Deberá ser cambiada la decoración cada tres meses.

9. - Deberán establecerse cajas rápidas para ventas no mayores

de 5 artículos. ‘

10. La publicidad de la empresa se hará por la prensa y radio

de la localidad en la cual se informará de ios productos

y las ofertas. '

524

11. - Para el cobro de ventas por medio de tarjetas de crédito

se destinarán 2 cajas registradoras.

12. - Se notificarán públicamente a la persona que se le descu

bra robando algún artículo y se le cobrará el doble.

•13.- Se cobrará el 200% de los artículos que sean consumidos

dentro del supermercado si estos no han sido pagados.

14. - No serán vendidos artículos que presenten defectos visi-

■ bles, salvo en las ventas de liquidaciones programadas -

por la empresa. - . ■

15. - Cada día de la semana será destinada para promover ínte

gramente una linea ;serín los roles establecidos en los -

programas promocionales. 5

16. - Los inventarios de lenta rotación deberán reducirse al -

mínimo. ■

1 7 Cada día festivo con suficiente anticipación se promove-

. rán los artículos respectivos, por ejemplo, día de la —

. amistad, d e ■la madre, del padre, por liquidación, etc.

18. - En ventas a crédito a dos empleados se autoriza un máxi

mo del 50% del sueldo de un mes a pagar a 10 meses.

19. - El horario normal de los domingos será de las 9.00 A.M.

salvo en períodos promocionales. . .

525

POLITICAS: RESUMEN Y CONCLUSIONES .

Este tipo de empresas es dinámica y requiere de una cons—

tante revisión de sus planes y programas operativos. Como puede

advertirse, sólo se incorporaron políticas generales de cuatro

de las principales áreas de planeación de la empresa comercial:

el control, el personal, las ventas y las compras. .

. ' 1 " ' -

. En la práctica, es necesario visualizar otras áreas que re

quieren de la fijación de políticas tanto generales como espec^f

ficas-separación técnica que se juzgó innecesaria aquí- que re

gulen las actividades, como pueden ser los de almacenamiento, -

de contratación de servicios, de publicidad y promoción, etc.

Cabría señalar, como un agregado final, que la política —

siendo la pauta que normatiza y hace dinámica la estructura de

operaciones, actividades o funciones, debe ser visualizada des

de dos puntos de vista: la competencia y, el entorno económico

en el que se dá la demanda de los diferentes bienes de consumo

que se ofrecen en la institución.

El grupo de políticas expuesto, por lo tanto, requiere ---

ajustarse cas'i permanentemente al muy dinámico comportamiento -

de la competencia y los precios (que ajustan la demanda también},

de tal suerte que la empresa opere en condiciones de una "norma

lidad cambiante".

525

3.5. GLOSARIO DE TERMINOS

INTRODUCCION

El objetivo fundamental del' presente glosario es dar uni

formidad a la variada terminología que se usa en el campo del

diseño y estructuración de las organizaciones, proporcionando

la definición de los términos. Como sabemos, una definición —

pretende estabilizar, circunscribir ■, delinear, limitar, inter

pretar y caracterizar a lo definido. Por lo que, este glosario

aporta una recopilación seleccionada de términos más frecuente

mente encontrados en el trabajo del organizador, con sus res--

pectivas definiciones que pretenden evitar las barreras de co

municación permitiendo consultas rápidas y accesibles de los -

significados de los conceptos. .

Resulta conveniente señalar, gue no se incluyen definicio

nes de toda la terminología técnica, sino sólo de aquellos que

permitan tener una idea más amplia de las partes más importan

tes del trabajo realizado.

En las páginas siguientes incluimos la definición de treín

ta y tres términos.

DEFINICION DE TERMINOS528

1. ANALISIS DE TRABAJO. . '

La recopilación ordenada, sistemática y clasificada de todos

los factores acerca de un trabajo y su estudio para la prepa

ración de la descripción y especificación del mismo.

2- ASISTENTE DE LINEA. ‘

Asistente de gerente o de director que ayuda al superior en

las responsabilidades específicas y asume la autoridad y la

responsabilidad por su superior y actúa en su lugar, cuando

aquel se encuentra ausente.

3. ASISTENTE STAFF. . . ' '

Se emplea cuando el superior necesita ayuda para alguna por-

cion limitada de sis responsabilidades específicas, pudiendo

ser el trabajo que desempeña de índole técnica, asesora o —

auxiliar personal. ■ ,

4. AUTORIDAD ' ■ . . .

Es la fuerza correcta y legal para mandar a otros para ac---

tuar ó no actuar. También el poder de tomar acción, de reque

rir y recibir la ejecución de acciones por otros y el dore—

cho de dirigir y dar decisiones a otros. '

5. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS.

Conjunto de propietarios de la empresa que reúne 1.a totalidad

de los mismos en junta como lo marque sus estatutos de cons

titución. ' ' ’

6. BASES DE LA DEPARTAMENTALIZACION. ■ ■ '

La manera de llevar a cabo el análisis para la realización -

de la departamentalización en una estructura organizacional

la cual depende de la naturaleza de los elementos que van a

. ser agrupados y las bases son: Función, producto, cliente,

geografía, proceso y secuencia. .

529

7. CADENA DE MANDO

Es la relación de autoridad que se extiende desde el más -

alto nivel gerencial hasta el más inferior, dentro de una

estructura organizacional.

'8. CONSEJO DE ADMINISTRACION.

Es un grupo de personas que, por disposición legal o por -

convenir a la empresa, existe para responsabilizarse de la

buena marcha de la misma y cuyas funciones más importantes

en términos generales son: determinación de objetivos, se

lección de los administradores, cuidar el bienestar finan

ciero de la empresa y la revisión y el estímulo.

9. COORDINACION

Es una función cuya finalidad es lograr unidad de esfuerzo

para alcanzar un objetivo común. ■

10. COMISARIO ’ '

Miembro designado para la verificación o inspección de las

actividades de una empresa.

11. DELEGACION. .

_ Es el proceso de asignación a un subordinado de responsabi

lidad y autoridad para cumplir un objetivo, realizar una -

tarea u obtener un resultado específico.

12. DEPARTAMENTAL!ZACION. ' '

Proceso de especialización del trabajo de la dirección de

acuerdo con el lugar, producto, clientela o proceso. Esto

es, dividir y volver a dividir el trabajo total de una em

presa.

530

13. DESCENTRALIZACION ‘

Es la delegación de autoridad para tomar decisiones a los

gerentes de unidades organizativas en niveles descenden—

tes. •

14. DIAGRAMA ' ’

Es una carta que representa gráficamente un hecho, una s_i

tuación, un movimiento, una relación o un fenómeno cual—

quiera, generalmente por medio de símbolos convencionales

y que adopta distintas formas.

15. DISEÑO DE LA ORGANIZACION.

Este término se refiere a la planeación sistemática y a -

. la creación de la estructura de la organización. '

Esto implica cómo se dividirá el trabajo, cómo se asigna

' • rá entre las posiciones, grupos, departamentos, divisio--

nes y etc., y cómo se logrará la coordinación necesaria -

para alcanzar los objetivos de la organización.

16. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION. '

Es el marco de las responsabilidades, las autoridades y -

las comunicaciones de los individuos en cada unidad de la

organización desde los puestos simples a las divisiones -

principales; define sus funciones y las relaciones de ca

da parte con todas las demás y con el conjunto de la orga_

nización. '

17. FLUJOGRAMA.

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas ope;

raciones de que se compone un procedimiento o parte de él

estableciendo su secuencia.

18. FUNCION.

Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesa---

rias para alcanzar los objetivos de la empresa, de cuyo -

ejercicio es responsable un órgano o unidad administrati

va.

531

19. MANUAL ' •

Es un documento que contiene, en forma ordenada y siste

mática, información y/o instrucciones sobre historia, or

^scion, puestos y/o procedimientos de una empresa, —

que se consideran necesarias para la mejor ejecución del

trabajo.

20. MANUAL DE ORGANIZACION. "

Es el que expone con detalle la estructura de la empresa

y señala los puestos y la relación que existe entre ellos

Explica la jerarquía, los grados de autoridad, las fun—

clones y las actividades de los trabajos de la empresa.

También contiene gráficas de la organización, actas de -

límites de autoridad, etc. - .

21. MANUAL DE POLITICAS, *

Es el que codifica las políticas de una empresa marcando

los limites generales dentro de los cuales han de real i—

Z3.tsb las actividades, en las distintas áreas de operati vidad. .

22. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ' ■

Es el que señala el procedimiento preciso a seguir para

ejecutar el trabajo. Describe en secuencia lógica las —

distintas operaciones o pasos de que se compone un proce

so, señalando quien, como, dónde, cuándo y por qué han —

de realizarse. ,

23. NIVEL JERARQUICO.

Es una división de la estructura administrativa que com

prende todos los órganos que tienen autoridad y responsa

bilidad similares independientemente de la clase de fun

ción que tengan encomendada.

532

24. NUMERO DE NIVELES.

Estos están en función de los cambios tecnológicos, la -

diversidad de operaciones, el tamaño de la empresa y la

competencia del ejecutivo.

25. OBJETIVO. '

Es el punto hacia el cual la gerencia dirige sus esfuer—

zos. . .

26. OBLIGACION.

Es la calidad o estado de una persona de estar sujeta a

enjuiciamiento por una acción o resultado de una acción

para cuya ejecución le fue dada autoridad y responsabili

dad. ' . .

27. OPERACION. '

Es cada una de las acciones, pasos o etapas que es nece

sario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor

determinada.s . , •

28. ORGANIGRAMA .

Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna

de la organización formal de una enoresa, sus relaciones,

sus niveles de jerarquía y las principales funciones que

se desarrollan.

29. POLITICA ‘ . '

Es una norma de carácter general que guía la actuación -

• de los integrantes de una organización sobre una función

determinada, para alcanzar los objetivos.

533

30. PROCEDIMIENTO . ./ . ,

Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones con

catenadas y su método de ejecución, que realizadas por una

o varias personas, constituye una unidad y son necesarias

para realizar una función o aspecto de ella. '

31. PROCESO DE ORGANIZAR. ' .

Este incluye: enunciación de los objetivos, determinación

de las actividades para alcanzar los objetivos, evaluación

de las actividades, el agrupamiento de las actividades afi

nes, la asignación de las actividades y la vigilancia de -

la estructura existente para mejorarse o revisarse periodi_

. camente para introducir cambios* complementarios.

32. RESPONSABILIDAD. . • ' ■ '

Es la obligación de un subordinado de ejecutar deberes y -

tareas que le han sido asignadas o delegadas. '

33. SISTEMA . - '

Es un conjunto de partes interrelacionadas que reciben in

sumos, actúan sobre ellos de un modo placeado y, en esa —

forma, producen ciertos resultados.

CAPITULO I V

LINEAKIENTOS GENERALES SOBRE EL ASPECTO CONTABLE

5 3 4

IV. LINEAMIENTOS GENERALES SOBRE EL ASPECTO CONTABLE DEL SUPER

MERCADO PROPUESTO.

INTRODUCCION. 1 , ■ .

Un sistema contable es un instrumento que produce y

proporciona información objetiva, vera?; y oportuna acerca de -

las condiciones y el estado que guarda la empresa y debe ser—

vir para que se tomen las decisiones correspondientes por par

te del personal directivo.

Los elementos fundamentales de un sistema contable

están constituidos'por: ■

1. Los documentos contabilizadores

2. Las formas para el manejo de la información.

3. Los registros de diario. .

4. Los registros en los mayores.

5. El catalogo de cuentas y el instructivo de las mismas. '

6. Los informes financieros, y '

7. Los instructivos para la elaboración de los reportes o in—

propuesto, solamente se presenta algunos lineamientos generales

del mismo.

contabilizadores para sus registros: 1) pólizas de ingresos pa

ra registrar las entradas de efectivo: 2) pólizas cheque para -

anotar las salidas de dinero; y, 3) pólizas de operaciones di

versas para el registro de aquellas operaciones cuyo origen sea

diferente al efectivo (Veáse gráfica 1 y 2). . .

formes.

En relación con el sistema contable del supermercado

Se sugiere que esta empresa ocupe tres documentos

535

GRAFICA NO 1 SISTEMA CONTABLE

536

Las formas recomendadas que se usarían para la cap

tación y traslado de la misma a los registros son las siguien

tes: 1) orden de compra; 2) nota de entrada al almacén; 3) no

ta de salida del almacén; 4) reporte de mercancía recibida; —

5) nota de cargo por devolución de mercancía; 6) aviso de cam

bio de precio; 7) informe de mercancía recibida; 8) control de

transferencias interdepartamentales; 9) tarjetas de almacén y

otras que sean necesarias. •

Los registros de diario propuesto son el registro de

ventas, de compras, de cheques, de nómina y de operaciones di

versas . ' . ' . : ■

■ Para los mayores que resumen 1a- información de las -

operaciones se abrirán tantas cuentas como se mencionan en el -

catálogo respectivo, necesarias: para la preparación de la info_r

mación financiera. . .

' Los estados que se recomiendan para la tienda de au

toservicio o supermercado■son: 1) balance general; 2} estado de

resultados mensual y acumulado y comparativo con datos del ejer

cicio anterior; 3) estado de cambios en el capital neto de tra

bajo; 4) estado de efectivo; 5) estado comparativo entre el pre

supuesto y lo real; 6) estado que muestre las ventas mensuales

y acumuladas por departamento y su comparación con el ejercicio

anterior; 8) estado que muestre la utilidad bruta mensual y acu

mulada por departamento y su comparación con el ejercicio ante

rior . . ■ ■ '

CATALOGO DE CUENTAS

'■ El catálogo de cuentas que se propone para el super

mercado corresponde a las secciones principales de los estados

financieros: el balance general y el estado de resultados.

537

ii

MAYOR:--_!------------------

Irii________________

::S' 7.: ■ FINANCIERO:

GRAFICA No. 2 SISTEMA CONTABLE

538. i

Por otra parte, el catálogo de cuentas debe ir ---

acompañado de un manual de instrucciones, que indique de manera

explícita los mecanismos mediante los cuales se van a operar —

cada una de sus cuentas, así como lo que representan sus sal---

dos.

539

A continuación se presenta un modelo de catálogo de

cuentas con sistema numérico,que puede ser adoptado por la em

presa de referencia. ■ .

1. ACTIVO

11. ACTIVO CIRCULANTE

111. CAJA '

' 4 ' 01. Caja chica .- 02. ......03. ..........

112. BANCOS ■ .

01. Banco Nacional de México,S.A.

02. .....................

03. . ..........

113

114

115

116

CLIENTES .

0 1 . ................02. ......................................

03. ..... .

DEUDORES DIVERSOS

01. ..........

02. ' ............03. ..........

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

01. ............ .02. .......... '

03. .......... ’

INVENTARIOS

01. ' Diversos

02. Alimentos y bebidas

03. Ropa .

04 Artículos del hogar

117 .

118.

121. 122. 123.

124 .

125.

126.

2 1 1

212

213

214

2 2 1

- PAPELERIA Y UTILES DE ESCRITORIO.

01. .....-v----

02. . ............................ •

03. ...........

04. ....... • •

PAGOS ANTICIPADOS.

01. ...........

0 2 . ......................03 . .......... .

12 ACTIVO NO CIRCULANTE

Terrenos '

Edificios

Mobiliario y equipo.

Equipo de transporte.

Inversiones.

Otros activos.

01. Gastos de organización

02. Intangibles

03. ...........

■ 2. PASIVO .

21. PASIVO A CORTO PLAZO

. Proveedores . ' 1 ■ t

. Documentos por pagar

, Pasivos acumulados

. Acreedores diversos

22. PASIVO A MEDIANO PLAZO.

. Préstamos bancarios

23. PASIVO A LARGO PLAZO.

3 CAPITAL

i

411.

412.

413.

414.

511.

512.

513.

541

31. • CAPITAL SOCIAL

32. RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

33. RESULTADOS DEL EJERCICIO

4 CUENTAS COMPLEMENTARIAS

41. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

Depreciación acumulada de edificio

Depreciación acumulada de mobiliario y---

equipo.

Depreciación acumulada de equipo de trans_

porte.

‘ Amortización de gastos de organización.

5. CUENTAS DE RESULTADOS '

51. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS.

Costo de ventas

01. Diversos

02. Alimentos y licores

03.

GASTOS DE OPERACION

01 . Sueldos y salarios

02. Honorarios

03. Teléfono

04. Agua

05. Luz

06.

GASTOS FINANCIEROS

01 . Intereses pagados

02.

03.

542

. ' ' 514. Gastos generales . . .

515. Devoluciones sobre ventas '

■ . 52. CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORES.

521. Ingresos por ventas. . .

‘ ■ 01. ■ Diversos . .

’ ■ 02. Alimentos y licores

. • 03. Ropa • V'- '

• 04. , .......... ' ..

■ 522. Otros ingresos ■

■ .. oí. Financieros

■ 02. .................■ 03. ........... ;■

• ■ , 6. CUENTA LIQUIDADORA O DE CIERRE

' • 61. p e r d i d a s y g a n a n c i a s .- " . .

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUATRO CUENTAS

■ En relación al manual de catálogo de cuentas se

presenta únicamente el instructivo para el manejo de cuatro -

cuentas: 1) inventarios; 2) costo de ventas; 3) ventas y 4) -

devoluciones sobre ventas. ■

INVENTARIOS:

Esta cuenta es de activo circulante y su naturaleza

es deudora. La cuenta se carga por el importe de la mercancía-

comprada durante el ejercicio y estará clasificada por departa

mentos y secciones. La cuenta se abona por el importe del cos

to de la mercancía vendida, por devoluciones efectuadas a Ios-

proveedores y por el importe de la mercancía destruida. Su sal

do representa el importe de la mercancía disponible para la

venta a precio de costo. .

543

COSTO DE VENTAS: ' .

La cuenta costo de ventas es una cuenta de resul

tados y su naturaleza es deudora» La cuenta se carga por los

costos de las mercancías vendidas y estará clasificada por -

departamentos y secciones. La cuenta se abona cancelándola -

contra la cuenta Pérdidas y Ganancias. Su saldo representa —

el costo de todos los productos vendidos. ’

VENTAS: •

La cuenta de ventas es una cuenta de resultados y

su naturaleza es acreedora. Esta cuenta se abona por el ím

porte de toda la mercancía comprada por los clientes. Esta -

clasificada por departamentos y secciones.. Esta cuenta se —

carga cancelándola contra la cuenta Pérdidas y Ganancias. Su

saldo representa el importe de la mercancía vendida.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: . ■

Lá cuenta devoluciones sobre ventas es una cuenta

de resultados, complementaria a la cuenta de ventas y su na

turaleza es deudora, la cuenta se carga con el importe de la

mercancía gue devuelven los clientes. Debe estar clasificada

por departamentos y secciones. La cuenta se abona cancelSndo

la contra Pérdidas y Ganancias. Su saldo representa el impor

te de devoluciones de mercancía hechas por los clientes.

NOTA: El catálogo podrá adoptar una estructura diferente, de

pendiendo de la magnitud de cuentas a registrar, o de la di

versificación de las operaciones de la empresa. Desdo luego,

que el catálogo puede ser alfanumérico, según el criterio -

del analista o de quien toma las decisiones.-

544

SISTEMA CONTABLE: SUMARIO ' ■ ' • . '

■ Leí contabi 1 idad es un conjunto de procedimientos para re

gistrar, clasificar y resumir de manera significativa y en —

términos monetarios, las transacciones gue son, al menos en -

parte, de carácter financiero,, asi como interpretar sus resul

tados. '

El objetivo de todo sistema contable es la elaboración de

la información financiera, que servirá de base para la toma -

de decisiones. '

Para lograr el objetivo antes mencionado, los sistemas _

contables deberán ser diseñados para captar la totalidad de _

las operaciones de carácter económico-administrativo lo más -

cercano a la realidad, de tal forma que le permita en todo -

momento 1) Presentar la situación financiera de la empresa; -

2) Suministrar información para el control de las operaciones;

3} Generar datos para el planeamiento de las operaciones futu

ras; y 4) Suministrar informes para el gobierno, acreedores,-

inversionistas, etc. ‘ .

En resumen, un sistema contable debe producir información

veraz, clara y oportuna de las condiciones de la empresa para

la toma de decisiones en los niveles directivos.

Generalmente, los elementos que integran un sistema de conta

bilidad son: 1) Documentos contabilizadores; 2} Formas Admi—

nistrativas; 3) Registro de diario; 4) Registros de mayores;-

5) Reportes c informes financieros;6) El catálogo de cuentas—

y 7) Procedimientos, manuales e instructivos especiales.

A continuación se describen brevemente cada uno de los —

elementos del sistema contable.

El catálogo de cuentas proporciona un arreglo conforme al - -

cual se constituyen y clasifican las transacciones de manera-

uniforme en cuanto a su tipo, función, objeto y responsabili

dad .

545

Los documentos contabilizadores son, la fuente para rea

lizar las operaciones de registro.

Las formas administrativas sirven como base para captar

y trasladar la información para los registros.

Los diarios son registros en los cuales se asientan los

datos en función de débitos y créditos.

Los mayores son los registros que concentran las opera

ciones que afectan las partidas de los estados financieros.

Los manuales e instructivos especiales indican de mane

ra precisa como hay que realizar las diferentes actividades.

Como conclusión final diremos que la contabilidad es —

muy esencial para la administración o dirección de las ompre

sas, ya que nos proporciona información cuantitátiva de - —

carácter- financiero acerca de la entidad económica/ para la-

toma de decisiones, para cumplir con las obligaciones fisca-.

les como señala la Ley, etc. El diseño de un sistema adecua

do de contabilidad cubriré las decisiones, exigencias de los

usuarios/por lo que, su éxito se mediré por el grado en el -

cual se puedan identificar y comunicar la información, ajus

tándose a los requerimientos de quienes la usen de conformi

dad a los principios y normas de la actividad contable. '

C A P I T U L O V,

RFSUflFN Y COUCI IISIONES GENERALES

546

CAPITULO V. RESUMEN Y CONCLUSIONES GENERALES

El presente trabajo tuvo como proposito principal investigar

las condiciones prevalecientes en el Mercado de Bienes de Consu

mo en la ciudad de Xalapa, Eqz. Ver. El crecimiento tan acelera

do de los últimos 10 años que ha sufrido la ciudad, nos indujo -

a tratar de demostrar que los establecimientos comerciales exis

tentes presentaban ciertas dificultades para poder abastecer efi_

cientemente la consecuente demanda de servicios que requiere la

población en aumento. Así, había que demostrar -probar o dispro

bar nuestra hipótesis general en el sentido de que el crecimien

to de Xalapa traería consigo el requerimiento de un mayor número

y mejor acondicionamiento de Centros Comerciales o Supermerca---

dos — Se estimó necesario, así mismo, que sería conveniente —

agregar al Estudio de Mercados, un estudio técnico respecto a la

Estructura Organizacional de una institución de esta naturaleza,

con la finalidad de precisar la magnitud de la tarea que implica

dar satisfacción a las demandas (si existiesen) que exige tanto

la modernidad de las técnicas de comercialización, corno la natu

raleza del servicio a prestar y, fundamentalmente la disponibili

dad de espacios adecuados, vialidad y confort social. .

1/ Al memento de iniciar esta investigación, no se habían iniciado los pro--~ yectos de Comercial Mexicana, Centro Comercial las Animas, ni el Centro —

Comercial Plaza Cristal, .

547

la magnitud del proyecto representó, desde el inicio, las

dificultades que ya han sido anotadas a. lo largo del trabajo-

pero que deben ser nuevamente consideradas: 1)Dadas las caren

cias de recursos económicos y apoyo humano, se abordarían: a)

La investigación de mercados; b) análisis de los medios y de-

la publicidad empleada por los comercios de Xalapa ~^;c) Mode

lo tipo de estructura, misma que será explicitada a travós de

tres manuales: el de organización, el de sistemas y procedi—

miento y, el de políticas de empresa. 2)•Dadas las limitacio

nes a) imposibilidad de acceso a datos confidenciales de las-

empresas; b) Temor de empleados a proporcionar abiertamente -

información; c) No poder ser miembros participantes para pro

bar sistemas o procedimientos y, d) no ser los inversionistas

o asesores de ellos; sólo se llegará a realizar observaciones

parciales y a poner en prueba procedimientos metodológicos pro

puestas por las teorías disponibles y apoyadas por criterios-

empíricos de algunos entrevistados.

A travós de la investigación de mercados, se detectó que

el creciemiento mayormente acelerado de la ciudad se dá hacia

el norte ( con extensión hacia la población de Banderilla) y-

hacia el Sur ( Extensión hacia el camino de salida a la Cd. -

de Veracruz).

—! no se incluye corpleta la investigación realizada, sólo algunos cenen tarios pertinenetes en partes de este trabajo.

548

■ Asi mismo, se detecto/ que en esas .zonas de crecimien

to, que por otra parte es anárquico y sin planificación, -

se carecen (carecían en la época de inicio del estudio) de

servicios básicos de transporte y de abasto comercial. Las

personas tenían que recorrer largas distancias para reali

zar sus compras en los supermercados existentes en la zona

centro de la ciudad, misma que carece de lugares adecuados

de estacionamiento, no ofrecen servicios' a domicilio, es—

tán altamente congestionadas y son de difícil movilización

vial, entre otras cosas. .

El estudio de mercados se inició primero a través de -

un estudio exploratorio con una muestra de 60 amas de casa

( ya se expuso el procedimiento) con la finalidad de depu

rar el procedimiento de investigación. Posteriormente, una

vez hechos los ajustes necesarios, se efectuó el estudio -

definitivo que confirma la hipótesis general formulada, en

tanto que concluye lo siguiente: .

a) Es necesario establecer más centros comerciales (Super

mercados) en la ciudad de Xalapa.

b) La localización del o los supermercados, de acuerdo a -

las necesidades y demandas sociales, tal como se advier

te en el cuadro No. 14, estaría dada, en primer lugar -

en la salida de Xalapa, al norte hacia la población de

Banderilla, sobre la avenida Xalapa; en segundo lugar,-

en la Avenida de las Américas, hacia e l .Sur y, en ter

cer lugar, hacia el Nor-Oeste, en la zona comprendida -

en lo que se conoce como el Dique. '

549

c) En cuanto a las características deseadas para el nuevo

supermercado están las siguientes:(1). Que sea ampli, ---

(2). Que sea accesible; (3). Que tenga artículos económi-

eos; (4).Que este mejor surtido; (5). Que el personal sea

atento y cortés; (6) . Y, por’ último que tenga estaciona—

miento. ■ ' .

. El principal competidor en el ramo del supermercado

lo constituye "EL SUPER CHEDRAUI" (en el periodo de la in

vestigación aún no se.abrían la COMERCIAL MEXICANA ni el

CENTRO COMERCIAL CHEDRAUI CRISTAL).

Los medios publicitarios de mayor impacto en la re

gión son la radio y el periódico.

Conociendo las características del supermercado sugeridas

por las amas de casa, continuamos con el estudio Organiza.

cional, este incluye; el manual de organización, el itia--

nual de procedimientos y el de políticas. .

En el manual de organización exponemos con cierto de_

talle la estructura del supermercado, señalando la des---

cripción genérica y especifica de cada uno de los puestos

que la conforman. Específicamente, se determina los elem.en

tos que forman parte de su identificación, el conjunto de

actividades a realizarse en cada uno de los mismos, su ob

jetivo, su grado de responsabilidad, su grado y tipo de -

autoridad, sus canales formales de comunicación y su ni—

vel de jerarquía y sus niveles de coordinación.

Posteriormente en el manual de procedimientos se des

criben claramente los procedimientos necesarios para una

mejor realización de las actividades asignadas en cada —

uno de los puestos que conforman la estructura organiza—

cional del supermercado,así también con el fin de comple-

■ 550

mentar esta información se presentan los diagramas de flu--

jo que señalan la secuencia lógica y las distintas operado

nes o pasos que deben se seguirse en estos procedimientos, -

así como el conjunto de formas a través de las cuales se — .

presenta en forma- impresa la información y la formalidad -

que requiere la misma. .

En el manual de políticas se describen las políticas -

que guiarán y normarán la actuación de los responsables de-

las unidades de trabajo en el desempeño de su trabajo.

Por ííltimo,se incluyen algunas indicaciones o lineamientos-

sobre el aspecto contable del supermercado propuesto.

Al final, y como conclusión que podemos generalizar y-

que contrasta las tendencias recientes, debemos asentar que

todo crecimiento urbano o suburbanos debe contemplar, entre

otras cosas, la planificación de espacios para el estable--

cLmiento de Centros Comerciales o Supermercados, que en la -

actualidad , asumen tanta importancia social como las Escue

las o Centros de Salud.

.Rnrjfia be ¡MVfsriGACKitfS w*i« ttwunni

b i b l i o t e c a

N O T A S

/

• - . 551

NOTAS: -

1. - Alfred Oxenfeldt, La gerencia comercial, (México: El Ateneo,

1972), p.1

2. - Veáse: Arthur B. Gallion y Simón Eisner, Urbanismo planifica.

ción y diseño, Trad., Enrique Basurto Alatorre, 4a., impre--

sión (México, D.F.: Compañía Editorial Continenta]-, S.A. —

. p. 298. También veáse la obra de Paulhans Peters, Estableci

mientos comerciales., Trad.Carlos Spieler, 2a., tirada (Bar

celona: Editorial Gustavo Gili, S.A. 1974). '

3. - Alfred R. Oxenfeldt, op. cit. p. 227. ■

4. - Arthur B. Gallion y Simón Eisner, op. cit., pp. 30 2-304. Pa

ra un análisis específico de los factores que determinan la

ubicación de un supermercado, se recomienda el libro de Ri

cardo Riccardi, Supermercados, grandes tiendas y otros pun—

. tos en autoservicio (Buenos Aires: Ediciones economía y em

presa, 1974), pp. 29-42.

5. - Robert D. Buzzell et al., Mercadotecnia un análisis contem

poráneo, (México: Compañía Editorial Continental, S.A., ----

1979), pp. 309-312. Asimismo veáse: William J. Stanton. Fun

damentos de Marketing, 2a. ed. (México: Libros Me. Graw Hill

de México, S.A. de C.V., 1980), pp. 351-352. Es útil tam---

bién consultar la obra de Philip Kotler, Dirección de ir.erca-

dotecnia: análisis , planeación y control, 2a., ed., 6a. im

presión (México: Editorial Diana, S.A. 1978) p. 95

6. - Amado José Osorio Ramos y José Concepción Rodríguez Mendoza,

"Auditoría de operación en una tienda de autoservicio" (Te

sis profesional, Facultad de Contaduría y Administración,

UNAM, 1976) p. 6 '

Veáse la obra de M.M. Zimmerman, Los supermercados, 2a., ed.

(Madrid: Ediciones Rialp, S.A. 1967).

7.-

552

8. - Antonio Raluy Poudevida y.Francisco Monterde. 7a. ed., (Méxi

co: Editorial Porrúa, S.A., 1975)- p. 272. ,

9. - William J. Stanto, op. cit., p. 351.

10. Edward W. Cundiff et al, Fundamentos de mercadeo moderno (Bo-

' gota: Editorial Prentice-Hall internacional, 1980) p. 239.

11. Edward W. Cundiff, op. cit. p. 240. En relación con la distri_

bución de los productos en las tiendas de autoservicio o su

permercados y su comercialización veáse: Kalus Rother, "Comer

cialización de mercancías", Comercio y Desarrollo, 16 (octu--

bre-diciembe, 1980), pp. 15-21.

12. Edward W. Cundiff,- et al., op cit. p. 241. ■

13. Censo General de Población 1970. Estado de Veracruz Secreta— '

ria de Industria y Comercio. México, D.F. Tomando en cuenta -

los datos del censo mencionado, la tasa do crecimiento de Xa-

lapa es 6.95. .

Es un estudio de tipología de vivienda urbana-Xalapa efectua

da por COPRUX en 19 80 se dice que "el comportamiento dem.ográ

fico que implica esta ciudad nos indica que desde 1950 hasta

1978 la población se ha incrementado 4 veces, lo que demues

tra que esta localidad tiene una elevada atracción..." Por —

otro lado, según la Secretaría de programación y presupuesto

la población de la ciudad de Xalapa estimada para 1978 es de

191 000 habitantes y para 1979 201 000 habitantes. Veáse pa

ra los datos anteriores SPP, Agenda estadística 1979, 16-17.

14. Rogelio Cabrera salgado, contabilidad de Empresas de Autoser

vicio (México, D.F., editorial Banca y Comercio, S.A. 1975) -

p. 2

553

15. Veáse la tesis profesional de' Sergio Cortés Peredo, "La inves

tigación de mercados en la ciencia de la conducta" (Tesis pro

' fesional, Facultad- de Ciencias Departamento de Psicología, Uni

versidad Veracruzana, 1972) pp. 135-136. Asimismo, se puede —

consultar la Tesis de María del Pilar González Flores, "Pasos

a seguir en un caso práctico de investigación de mercados" (Te

sis profesional, Escuela de Psicología, 1975). pp. 32-34.

16. Paul G.. Hoel y Raymond J. Jenssen, Estadística básica para ne

cios y economía (México, D.F. "Compañía editorial continental,

S.A., 1975). p. 191. Veáse también, la obra de Harper W. Body

y Ralph Westfall, Investigación de mercados (México, D . F . :-- -

UTEHA, 1969) pp. 385-420. ■

17. Veáse: Ernest Dale,, cómo planear y establecer la organización

de una empresa (México: Editorial Reverté Mexicana, S.A. 1970).

p. 183 Consúltese también, el artículo de Sergio H. Kauffman -

"Comentarios sobre la teoría y la práctica de administración",

(Ciencia Administrativa, 2 (julio-diciembre, 1978), pp. 49-50.

18. Veáse Víctor Lazzaro, Sistemas y procedimientos: Un manual pa

ra los negocios y la industria, 2a. ed., 6a. impresión (México:

Editorial Diana, S.A., 1978) pp. 330-339. Asimismo, veáse: —

Sergio H. Kauffman González, op. cit. pp. 54-55.

19. Víctor Lázzaro, op. cit., pp. 327-330. También consúltese, ---

Sergio II. Kauffman González, op. cit., pp. 56-57.

20. Ana María Díaz Cerón y María Cristina Ruíz Villar, "Organiza--

ción del Raneo 'Torreón del Molino' de la Facultad de Medicina

Veterinaria y Zootecnia de la U.V.: Un estudio estructural" —

(Tesis de Maestría, Instituto de Investigaciones y Estudios Su

periores de las Ciencias Administrativas de la U.V., 1979 pp.

25, 85, 224. ■ - .

554

21. Veáse Riccardo Riccardi, op. cit., pp. 57-99 es muy útil pa—

ra el diseño de la empresa, el artículo de Sergio H. Kauffman

González, "Consideraciones sobre la integración de una empre

sa", ciencia administrativa, (enero-junio, 1978) pp. 5-17.

22. Riccardo Riccardi, op. cit., 9. 61.

A N E X O S

555

' ' ANEXO 1 '

CUESTIONARIO INICIA!- PARA LA INVESTIGACION DE MERCADOS PARA

EL ESTABLECIMIENTO DE UN .

' ■ SUPERMERCADO. .

1.- ¿ Podría usted citarme el nombre de un supermercado o -

' tienda de autoservicio en la ciudad de Xalapa ?

Sí ( ) No ( )

Si la respuesta es negativa, no se realice la aplica

ción del cuestionario.

2.- ¿ Cual ?

a) . - 5 10-15............... . - ( )

b) - C!FTi'RM _ _ _ ___, r . . ( )

c) - - SEDEÑA.............. - - . - < )

d) - IPE.................... . . ( )

S/Í.H0P ................ . - ( )*== í *

f) •- CONASUPER............. )

g) . - SUPER CHEDRAUI........ . . ( )

h) .- ISSSTE..... .......... . . ( )

i) •- OTRO (especifique).... . . ( )

3. - ¿ Ha hecho .compras en el ?

Sr ( ) No

4. — ¿ Qué productos ha comprado en el ?

(Puede haber más de una respuesta)

a) . - Ropa para dama. ..... (. ), b)

c).- Ropa para niños.... ( ) d)

■ e).- Ropa para caballeros ( )

g) Ropa para bebé...... ( )

( )

-Mercería- . • - - • (. ).

-Lácteos..... ( )

f) ,-Verduras.... ( )

h)-.-Jugue tería ..... ( )

556

i) Carnes rojas ....... (1 )

k).~ Salchichonería..... ( )

iti) . - Quesería............( )

o).- Cristalería.........( )

q).- Pastas y semillas ...( )

s) . - Latería.'............ ( )

u) .- Detergente...... . . . ( )

x) .- Pescados y mariscos.{ )

y) . - Dulces............ . . { )

5.- ¿ Por que compra usted en e

servicio.

j) .- Perfumería........ { )

1).- Art.deportivos ..... ( )

n) . - Loza............... ( )

p) .- Plásticos.......... ( )

r ) . - Discos .............. ( )

t).- Art. Fotográficos.. ( )

v) . - Vinos.............. ( )

ví) . - Frutas .............. ( )

te supermercado o tienda de auto

6. ¿Cada cuánto tiempo hace usted sus compras en el supermerca

do o tienda de autoservicio mencionado en la pregunta No. 2?

a) .- Diariamente.............. { )

b) .- Cada dos días....... { )

c) .- Cada tres días.......... ( )

d) .- Cada semana.............. ( )

o).- Cada quincena............ ( )

f) Cada mes..... .. ........ ( )

■ - {?).- Otro (especifique) ______ ' ' .

¿ Que tan lejos se encuentra esta tienda de autoservicio

o supermercado de su hogar ?

a) . - A menos de 5 calles..... ( )

b) . - De 6 a 10 calles........ ( )

c) .- De 11 a 20 calles....... ( )

d) .- De más de 20 calles...... ( )

. - 557

8.“ ¿Qué raedlo de transporte usa usted para trasladarse a la —

tienda de autoservicio o supermercado?

a) Caminando...................... ( )

b) Taxi................ ( )

c) En automóvil' propio.......... . ( )

d) En servicio urbano...... ( )

9.- ¿Cada v ez que necesita comprar algún artículo producto lo -

encuentra usted en el supermercado que señaló en la pregun

ta dos? .

SI ( ) . ■ ‘NO ( )

Si la pregunta es afirmativa pase a la pregunta 11

10.¿Cuándo no encuentra usted algún producto en el supermercado

o tienda mencionado, en que otro lugar lo compra?

11.- Señale usted las ventajas orincipales del supermercado don

de hace usted sus compras. ■ ■

558

1 2.-

13.

14.

15.

16.

Señale usted las desventajas del supermercado donde —

efectúa sus compras.

¿ Qué recomendaciones haría usted al supermercado donde

realiza sus compras?

■ ¿ Se ha enterado usted de la publicidad de esta tienda o

supermercado ?

Sí ( ’ No (. ) -

Si la contestación es no pase a la pregunta No. 17

- ¿ Por que7 medio ?

a) .- Periódicos....C ) ¿Cuál?_____________ _

b) .- Radio......... ( ) ¿Que estación?______

c) . - Volantes........ ( )

d) .- Otros.........( ) Especifique__________

-¿Qué opinión tiene usted de la publicidad ?

¿Cree usted qu¿ es necesario otro supermercado en la ■

ciudad de Xalapa?

SÍ ( ) NO { )

Si la respuesta es negativa pase a la pregunta No. 22

17.-

559

18.- ¿Por qué considera usted que es necesario, abrir en Xa

lapa, otro Supermercado o tienda de autoservicio ?

1 9 ,- ¿Qué lugar sugiere usted para establecer este supermer

cado? \ ' .,

20.- ¿Por que' sugiere usted este lugar ?

21.- Haga una breve descripción de como le gustaría a us

tes este supermercado. ■ . .

22.- ¿Cuántas personas forman su f a m i l i a ? (contándose usted).

23.- ¿Cuál es la ocupación de la persona que sostiene el —

hogar?

24.- ¿Cuál es el ingreso familiar mensual aproximadamente ?

a) . - De 0 a $ 3,000.00......................... ( )

b ) . — De más de $ 3,000.00 a $ 5,000.00........ ( )

c) . — De más de $ 5,000.00 a $ 7,000.00 ........ ( )

d) . - De más de $ 7,000.00 a $10,000.00........ ( )

e) .— De más de $10,000.00 a $15 ,000.00........ ( )

f) .— De más de $15,000.00 a $20,000.00 ........ ( )

g) . — De más de $20,000.00 a $30,000.00........ ( )

h) .- Más de $ 30,000.00 ...................... ( )

560

Cómo distribuye s.us ingresos aproximadamente:- en;

a},- Alimentos..........■

b) .- Vestidos y accesorios..,........."

c) .- Cuidados médicos

d) ,- Pago de renta..................... "

e) .- Medios de transporte............. " _______

f) ,- Gastos personales...............

g) ,~ Gas, Luz y agua.................. "

h ) Periódicos, revistas e historietas" ______

' i).- Vacaciones y viajes........ "

j) .- Educación.............. "

k) .- Pago de Art. adquiridos a crédito." _____

l) . - Ahorro.............................. "

m ) En caso de estar pagando terreno -

' y/o vivienda anotar el importe men

sual .'aportado ...................... "

561

ANEXO 2 ' .

, CUESTIONARIO DEFINITIVO PARA LA INVESTIGACION

DE MERCADOS SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE UN —

SUPERMERCADO.

1. - ¿ En que supermercado o tienda de autoservicio compró-

Ud. la última vez ? .

1.1. Almacenes 5-10-15.............. ........... ( )

. 1.2. Super Chedraui...................»........ ( )

1.3. Tienda I.S.S.S.T.E.......................... ( )

1.4. Tienda S.A.H.O.P............................ ( )

1.5. Tienda I.P.E.................... ( )

1.6. Casa Huerta............................ ( )

1.7. Otros . .. .................................... ( )

2. - ¿ Por qué realiza Ud, sus compras en ese super—

mercado ? -

2.1. Surtido...................................... ( )

2.2. Economía................................... ( )

2.3. Atención.................................... ( )

2.4. Estacionamiento............................. C )

2.5. Calidad de los productos................... ( )

2.6. Cercanía............................... ( )

2.7. Comodidad................................... ( )

2.8. Otros........................................ ( )

3. - ¿ Qué productos compró Ud. en el supermercado men

clonado?

3.1. Ropa para dama ( ) 3.2. Mercería ( )

. 3.3. Salchichonería ( ) 3.4. Cristalería ( )

3.5. Latería ( ) 3.6. Frutas ( )

3.7. Verduras ' ( ) 3.8. Vinos ( )

3.9. Perfumería ( ) 3.10. Artículos foto

3.11. Loza { ) • gráficos. ( X

3.13. Quesos { ) 3,12. Peltre ( )

562

3.15. Detergentes ( )

3.17. Mariscos ( )

3.19. Carne de res ( )

3.21. Pastas ■ ( )

3.23. Juguetes

3.25. Libros

3.27. Ropa para niños ( )

3.29. Discos ( )

3.31. Artículos de-

portivos ( )

3.33. Licores ( )

3.35. Pan ( )

3.37. Cassettes

3.39. Otros { )

3.14. Carne de pollo ( )

3.16. Pescado ( )

3.18. Plásticos ( )

3.20. Abarrotes ( )

3.22. Dulces ( )

3.24. Accesorios para

■autos ( )

3.26. Revistas ( )

3.28. Ropa para caba ■

lleros ( )

3.30. Ferretería ( )

3.32. Enseres menores( )

3.34. Telas ( )

3.36. Botana(papa,chu

rrumais) . ~~ )

3.38. Carne de cerdo { )

¿ Cada cuánto tiempo hace U d . sus compras en el superroear

cado citado ? .

4.1. Diariamente ( )

4.2. Cada tercer día { )

4.3. Cada semana ( )

4.4. Cada quincena ( )

4.5. Otros { )

¿ Quá tan lejos se encuentra este supermercado de su ho

gar?

5.1. A menos de 5 cuadras ( )

5.2. De 6 a 10 cuadras ( )

5.3. De 11 a 20 cuadras ( )

5.4. Más de 20 cuadras ( )

563

¿Qué medio de transporte usa IJd. para trasladarse

hogar al supermercado ?.

6.1. Caminando ■■ ( )

6.2. Taxi ( )

6.3. Automóvil . ’ ( )

6.4. En Servicio Urbano ■ ( )

Indique las ventajas del' supermercado citado.

. 7.1. Surtido ( )

7.2 . Precio ( )

'7.3. Cercanía • ■ ( )

7.4. Amplitud ■ ( )

7.5. Ubicación céntrica ' ( )

7.6. Estacionamiento ( >

7.7 . Calidad de los productos { )

7.8. Otros ( )

Señale las desventajas del supermercado o tienda

servicio <donde efectúo sus compras la última vez

8.1. Alejado de su hogar. ( )

8.2 . No hay surtido . ( )

3.3. Mala ventilación (. >

' 8.4. Sucio . ■ ( )

8.5. Precios altos ( )

8.6. No hay estacionamiento ( )

8.7. Mala atención ■ ( )

8.8. Aglomeraciones ■ ( )

8.9. Baja calidad ( )

8.10i. Otros ( )

564

9.- ¿ Qué recomendaciones haría usted al supermercado para--

mejorarlo ?

9.1. Tener guardería infantil c. )

9 . 2 , Mejor surtido - ( )

9.3. Rapidez de pago ■ ' ( )

9.4. Más calidad { )

9 . 5 . Mayor amplitud ( )

9.6. Mejor atención ( )

9 . 7 . Tenga estacionamiento ( )

9 . 8 . Existe parada del servicio urbano( )

9 . 9 . Otros. ,. • • ( )

Se ha enterado Ud. de la publicidad de ese supermer

cado ?

SI ( ) Pase a la pregunta 11.

NO ( ) Pase a la pregunta 12.

H . — ¿ Cómo se enteró Ud. de la publicidad del supermercado?

11.1 Radio ( )

11.2 Periódico ( )

11.3 Cine ( )

11.4 Otros ( \

12.- ¿ Cree Ud. qué es necesario otro supermercado en la -

Ciudad de Xalapa ?

SI ( ) Pase a la pregunta 13. ■

NO ( ) Pase a la pregunta 19.

13 .- ¿ Por qué considera Ud. que es necesario otro supermer

cado ?.

13 .1 . Se necesita más competencia ( )

13 .2 . No están bien distribuidos los

( )existentes

565

13.3. Son insuficientes los existentes................... ( )

13.4. por el crecimiento de la población.... ........... ( )

13.5. Otros .......................... '.................... ( )

14. ¿Ouó lugar sugiere Ud. para establecer el supermercado?. '

14.1. Salida a la Ciudad de México por Ave.Xalapa...... ( )

14.2. Las Animas..........’................ ................ { )

14.3. Colonia San Bruno..............*................... C )

14.4. El Dique............................................. ( )

14.5. Las Amónicas..................................... { )

14.6. El Centro............................................ ( )

. 14.7. Otros................................................ ( )

15. ¿Por qué sugiere Ud. ese lugar para establecer el super

mercado? ■.'

15.1. Fácil acceso....... ................................. ( )

15.2. Cercano a su hogar................... ( )

15.3. Ruta de camiones del servicio urbano.............. ( )

' 15.4. Crecimiento de la Ciudad............. ( )

15.5. No existe en la zona.,.... ( )

15.6. Otros. .................... ( )

16. - ¿De las siguientes características, señale cuáles le gus_

. taría que tuviera el supermercado?

■ 16.1. Que sea amplio...................... ................ ( )

16.2. Que sea accesible.................................. ( )

16.3. Que tenga artículos mas económicos................ ( )

16.4. Que esté mejor surtido...,.......................... ( )

16.5. Que tenga estacionamiento

" 16.6. Que tenga guardería infantil-...................... ( )

16.7. Que tenga fuente de sodas y cafetería......... ( )

16.8. Que tenga decoración atractiva...................... ( )

16.9. Que el personal sea atento y cortés................ í )

16.10. Otros............... ............................... C )

566

17. ¿Qué tiempo lleva Ud. haciendo sus compras en este supermer

cado?

17.1. Menos de 1 año...................... { )

17.2. De 1 a 3 años.................................... ( j

17.3. Más de 3 años........ ( )

18. - ¿Cuándo no encuentre Ud. los productos en ese supermer

cado en Uue otro compra usted?

■ 18.1. Almacenes 5-10-15.............. { j

18.2. Super Chedraui.................................... ( )

18.3. Tiendas I.S.S.S.T.E............................... ( )

18.4. Tiendas S.A.H.O.P............ ’.......•............ ( )

■ ' 18.5. Tiendas I.P.E.................... ( )

18.6. Casa Huerta................. { j

18.7. Tienda de la esquina .......................... . . ( )

18.8. Otros.............................................. ( j

15-- ¿Cuánto gasto la última vez que hizo sus compras en el

supermercado?

20.- ¿Cual es el ingreso familiar de esta casa?

I.- IDENTIFICACION: — —— ------ .— . . LA' ESTRUCTURA ...

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