Gestor de Trámites Ambientales y Comunicaciones

Marzo 2017

y ComunicacionesOrganismo Provincial para el Desarrollo Sostenible

ProyectoEl Gestor de Tramites Electrónicos para Tutores fue pensadocomo una solución informática cuyo objetivo es ayudar en laeficiencia del desempeño de los tutores ambientales ycoordinadores de regiones, a través de la gestiónsistemática de los procesos de tramitación einformación, que se deben modelar, automatizar, integrar,

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información, que se deben modelar, automatizar, integrar,monitorear, comunicar y optimizar de forma continua.

En este sistema, el pilar más importante es la comunicacióntransparente y eficiente con los Tutores en cuanto a lagestión de trámites e información que deben circular de susMunicipios, para sus Coordinadores.

Objetivo

Implementar una plataforma electrónica para evitar lascomunicaciones en papel entre los tutores y coordinadoresdel ODPS, y acelerar los tramites que se deban gestionardentro del Organismo.Para ello se implementa un sistema que se adaptable a las

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Para ello se implementa un sistema que se adaptable a lasnecesidades específicas y en el cual se pueda agregardocumentación con Firma Digital para darle la validez jurídicanecesaria.

CaracterísticasLas características más importantes serán:

• Sistema web.• Usuarios registrados, con identificación de

sus incumbencias.• Diseño adaptable para una mayor movilidad.

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• Diseño adaptable para una mayor movilidad.• Búsquedas por filtros sobre sus tipos de

documentación, municipios o regiones.• Adjuntar documentos asociados.• Seguimiento de la documentación y estados.• Envió de mail con alertas.

SistemaIngreso con LoginIdentificación del Perfil (Coordinador o Tutor)

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SistemaLos Buzones de comunicación son el canal por el cual unagente crea un ticket y permite que otro agente puedaverlo o tratarlo.Los canales de comunicación son a nivel de grupo, por

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Los canales de comunicación son a nivel de grupo, portanto, un canal es asociado a un grupo. Para el casopuntual de los Tutores, cada Tutor cuenta con su grupoindividual y solamente lo comparte con su CoordinadorRegional.

Sistema

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Sistema

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Sistema - TicketsTipo: Carta Documento, Memo, Nota o Expediente.De la fila: el canal o Buzón en el cual se va a colocar el ticket.Asunto: campo de uso libre para completar obligatorio.Texto: campo de uso libre para completar con la informaciónFirma: este campo está preconfigurado. Puede modificarse laconfiguración.Anexo: es el campo para los archivos adjuntos.Nuevo estado actual del ticket: por defecto el ticket creado secoloca en estado de Ingresado o abierto.Fecha pendiente: es la fecha en la cual el ticket debería seratendido.Prioridad: es la prioridad con la que se identifica el ticket.

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Prioridad: es la prioridad con la que se identifica el ticket.CUIT: número de CUIT con formato XX-XXXXXXXX-X de laempresa a la que está asociado el ticket.Municipio: el municipio al que pertenece la empresa a la que estáasociado el ticket.Empresa: es el nombre de la empresa a la que está asociado elticket.DNI: número de documento del responsable de la empresa o lapersona de la empresa que se notificó con el ticket.Unidades de tiempo: es el tiempo que se trabajó en la recepciónde la información para generar el ticket. El agente estuvohablando con el responsable de la empresa por un tiempo de 15minutos. En otra etapa del ticket, el agente vuelve a trabajar sobreel ticket y puede registrar el tiempo que ocupo nuevamente. Hastatanto el ticket no sea cerrado el tiempo se irá incrementando ypara luego poder saber cuánto tiempo insumió la resolución dedicho ticket.

Sistema - TicketsResponder: cuando un ticket esrespondido por un agente, este lo bloqueaindicando que será el quien se encarga deresolverlo. En este caso, se dejó unaplantilla para que la respuesta contengainformación de la institución.Rebotar: al rebotar un Ticket se estácerrando se deja optar por tres estados,“Ingresado”, “Resuelto” y “En Revisión”. Esuna forma rápida de ofrecer una respuesta.

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una forma rápida de ofrecer una respuesta.Prioridad: modifica la prioridad.

Sistema - Tickets

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Anexo: permite cambiar el archivo adjunto.Personas: cambia el titular del ticket, tanto del cliente como del propietario.Comunicación: permite cargarle una nota al ticket, indicar una llamada saliente para elcliente, indicar una llamada entrante del cliente o enviar un correo saliente.Pendiente: permite modificar la fecha del ticket para que entre en la cola de ticketspendientes.Monitorear: permite colocar en seguimiento al ticket. Cuando se abre un ticketmonitoreado, da la opción de dejar de monitorear. Este tipo de ticket al igual que losbloqueados, se visualizan en la parte superior izquierda para una rápida identificación.

Sistema - ResponderResponder:Es muy similar a la carga inicial, con lasalvedad de que la información de CUIT,Empresa y demás campos no pueden sermodificados. Puede agregarse archivosadjuntos, colocar una fecha a futuro yunidades de tiempo de trabajo.Nuevo estado de Ticket: se puede optarpor Resuelto, Removido, En Revisión,Reclamado, Trabajando como se ha

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Reclamado, Trabajando como se hasolicitado.Tipo de artículo: indica si le enviara unanotificación al cliente interna o externa.

Sistema - Reportes

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Tutoriales Animados

Crear un tickethttps://youtu.be/f2HhqR5Tfy0

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Responder un tickethttps://youtu.be/tOlkXHel7R8