GerenciadeProyectosdeTecnologiasdeInformacin

Tema:HerramientasparalaAdministracindeProyectos

Integrantes:

WagnerArizapanaCondor

RitaCrdovaCastillo

RaulMartinezCutipa

YudyMuozMedrano

2014

I.IntroduccinEn el siglo pasado innumerables reas de Tecnologa han tenido progresos considerables, pero una destaca sobre las dems no porque haya dejado de existir o por que se haya convertido en una innovacin radical, sino porque ha cambiado tanto que apenas es reconocible a la situacin en la que se encontraba hace10aos:laAdministracindeProyectos(Rapoza,2005).

Auncuandoelexpertiseenlaadministracindeproyectossehadesarrolladoconsiderablemente,lanecesidad de poder administrar un nmero cada vez ms grande de proyectos con caractersticas variables y disruptivas, que adems se encuentran en diferentes fases dentro de su ciclo de vida, presenta nuevos y difciles retos en las organizaciones (Dooley, Lupton, & O'Sullivan, 2005). Las tendencias de competencia global, cambios tecnolgicos y reingenieras cada vez ms rpidas incrementan la importancia de los procesos de administracin de proyectos, si consideramos al administrador de proyectos y a su equipo comounagentedecambio,debidoalaesenciatemporaldelproyecto.

Hablando del desarrollo de software es posible mencionar que los proyectos de software se encuentran pobremente administrados. Frecuentemente se retrasan o sobrepasan lo presupuestado inicialmente (se estima un factor del 50 al 100%), adems de que los clientes o usuarios de la misma manera se muestran insatisfechos con la calidad de los sistemas de software. Es por esto que no es de sorprender que las organizaciones de desarrollo de software busquen activamente nuevas maneras de mejorar su desempeo (Boyd,2001Mathiassen&Pourkomeylian,2003).

II.DefinicinLa administracin de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarseduranteelciclodevidadecualquierproyecto.

ExistenotrasdefinicionesparalaAdministracindeproyectos,acontinuacinsemencionaraalgunas:

La administracin de proyectos es la disciplina que se encarga de definir y alcanzar objetivos optimizando elusoderecursos:tiempo,dinero,lagente,espacio,etc.(Projectmanagement.,2005).

La administracin de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especfico el cual puede ser (crear, disear, elaborar,mejorar,analizar,etc.)unproblemaocosa(Rodrguez,2002).

III.CriteriosparalaseleccindeunaHerramienta.Para la correcta seleccin de una herramienta idnea para la administracin de nuestros proyectos, tenemosquetomarcomocriteriofundamental4puntosloscualesson:

a.NiveldeGestion

b.Procesos

c.Herramientas

d.Personas

AntesdeelegirunbuensoftwareyaseaLibreocomercial,debemostenemosencuentalosiguiente:

Definicindelniveldegestin

Definicindefuncionalidades

Priorizacindefuncionalidades

LongListdeherramientas

ShortListdeherramientas

Demos,pruebas,etc.

Valoracinobjetivadefuncionalidadesdelasherramientas

Integracinconotrossistemas.

TCO(Totaldecostoporusuario)

Nuestrahojaderutadebedeiniciarsecon:

Unanlisisdelasnecesidades

Entornotecnologicoapropiadoenelcualnuestraherramientapuedadesenvolverseplenamente.

Bsquedadeherramientasquecomplementen.

LaSelecciondeherramientas.

Implantacindelasherramientas.

IV.TiposdeherramientasenlaadministracindeProyectos

Escritorio

El software de administracin de proyectos se puede poner en ejecucin como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fcil de utilizar interfaz grfica deusuario.

BasadoenlaWeb

El software de la administracin de proyectos se puede poner en ejecucin con una Aplicacin Web, accediendo a travs de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.

Personal

Una aplicacin personal para la administracin de proyectos es aquella usada en los hogares para manejar proyectos caseros.Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administracin de proyectos utiliza interfaces ms simples.

Deunsolousuario

Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitar corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compaas pequeas, o en aquellas donde solamente algunas personas estn implicadas en la planificacin desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categora.

Decolaboracin

Un sistema de colaboracin se disea para apoyar a usuarios mltiples que pueden modificar diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al da las reas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categora, pero tienen la limitacin de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.

MultiUsuariosocorporativos

Existen tambin software o herramientas informticas que centralizan la informacin encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administracin y Control de Proyectos (PMO), pero virtual,y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situacin real de cada proyecto, controlando los avances, la documentacin pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la organizacin.

Integrado

Un sistema integrado combina la administracin de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compaa. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt utilizan seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del proyecto se convierte en un mdulo de la administracin de la relacin del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajera asociados a sus proyectos.De manera similar, las herramientas especializadas como SourceForge integran software de la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de errores, para poder integrarcadapartedelainformacinenelmismosistema.

Herramientasnoespecializadas

Mientras que el software especializado puede ser comn, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear e implementar proyectos de software.

V.FuncionalidadesdeunSoftwareparalaadministracindeProyectosLasHerramientadeadministracindesoftwaredebenpermitirdeformaflexiblePlanificar,caminocrticoyProvisionarinformacin.

Planificacin

Unadelastareasmscomunesenelmanejodeproyectoseslaplanificacindeunaseriedeeventos.Lacomplejidadquepuedeacarrearestatareadependeenteramenteenlamaneraenquelaherramientaesusada.Algunasdelasdificultadesparalaplanificacindeproyectospuedenser:

Eventosquedependendelacreacindeotroseventos. Planearquelaspersonastrabajenenlastareasrequeridas. Asignarlosrecursosnecesariosalastareas. Manejodelasincertidumbresconlasestimacionesdeduracindeciertastareas. Manejarvariosproyectossimultneamenteparacubrirlosrequisitos.

Clculodelcaminocrtico

Enlamayoradelosproyectoscomplejosexisteuncaminocrtico,esdecir,unaseriedeeventosquedependenlosunosdeotros,yquecuyaduracindeterminandirectamentelalongituddetodoelproyecto.Algunasaplicacionesdesoftwarepuedenresaltarestasreas,lascualessonexcelentescandidatosparacualquiertareadeoptimizacin.

Provisindelainformacin

Parapoderjustificartodoeltiempoqueseempleaenutilizarelsoftwaredemanejodeproyectos,stedebedeproveerunaenormecantidaddeinformacinaungrannmerodepersonas.Losrequisitostpicosentre

losprogramasmscomunesson:

Reportedetareasporpersona. Reportedeplanificacinderecursos. Informacindeltiempoquelastareasrequerirnparasuterminacin. Advertenciastempranasdeposiblesriesgosparaelproyecto. Informacindelacargadetrabajoylosdasferiadosovacacionesparalosempleados. Informacinhistricadecmohanprogresadoproyectossimilaresanteriormentedesarrollados.

VI.HerramientasyTcnicasdeapoyoalaAdministracindeProyectos1.VertabasePro

Vertabase Pro es una herramienta para la gestin de proyectos donde sus informes son altamente personalizables, sus funciones cuidadosamente pensadas y su profundidad en general, lo conviertenenunaherramientacompletadegestindeproyectosenlnea.

1.1.Beneficios

Empresarial,intuitivoyfcildeusar,porqueestdiseadoparadarleaquienesnose

especializanenlagestindeproyectosherramientaspotentesparaorganizarymejorarsus

proyectos.

Configuracindeproyectos,crearcronogramasycomenzaragestionarproyectosusando

herramientasdeprimeracalidadparalagestindeproyectos.

Controlrecursos,gestionaactualizacionesdeestado,generatablerosdecontrolejecutivosy

controlarsuspresupuestosdeproyectosparaorganizaractividadesdisparesenacciones

concretas,mejorarlavisibilidadylatomadedecisionesinformada.

Gestindedocumentos,lebrindaunapotentegestindedocumentosparaseguirdecerca

todoslosrecursosrelacionadosaunproyectootarea.

Losgrficoseinformesdecarpetadetrabajodemltiplesproyectosledanunavisin

claradetodoloqueestsucediendoensuorganizacindondesepuedengenerargrficosde

barrasGantt,grficosdetorta,yunacantidaddeinformescompletamenteimprimiblesy

exportablesaMSExcelademsdelaopcindeimportacinyexportacindeMSProject.

Multiplataforma,VertabasefuncionaenMac,Windowsyplataformasmviles.

Personalizable,sepuedeintegrarensuentornodeTIexistenteorecuperarseenlaNube.

2.CAClarityProjectPortfolioManager

LasolucinCAClarityProject&PortfolioManagementpermiteacualquierorganizacinintegrarlagestindelosservicios,losproyectos,laspersonasylosaspectosfinancierosenunamismaaplicacinweb.As,ClarityPPMimpulsalamejoraeneldesarrollodeproyectos,lagestinmseficientedelademandaconrecursoslimitados,mitigaelriesgoenlosproyectosyposibilitaunamejoralineacinentrelosactivostecnolgicosylosobjetivosestratgicosdelaorganizacin.

Clarityayudaalasorganizacionesatenerunavisinclarayprecisadelasinversionesqueestnenmarchaydelasqueseestnplanteandolanzar,ascomodisponerdeunhistricodelasinversionesrealizadasparaevitarlareproduccindeerrores.

LagestinconClarityenglobatodoelciclodevidadeunportfoliodeproyectos,desdelaideainicialyeldesarrollodelplandenegocio,hastalaevaluacindelosriesgosyloscostespasandoporlapriorizacindelproyecto,lagestindelosrecursosylaslaboresdeseguimientoyreportingadireccin.

2.1.Beneficios

LosbeneficiosdeutilizarelPPMdeCA,laconvierteenunadelamscompletasherramientasdeGestindeproyectosexistentesenelmercado,entrelascaractersticasmsresaltantestenemos:

Agilidadestratgica:laadministracindeportfolioslepermiterealizaranlisisdinmicos

hipotticosydelimpactodeloscambios.

Mejoresproyecciones:laadministracinfinancieraylapreparacindepresupuestos

mantienenalasproyeccionesenlneaconlosvaloresreales.

Utilizacindelpersonal:laadministracinderecursosgarantizaquetendrlashabilidadesy

elpersonalparaatenderlademandacreciente.

Mejoresdatos:elregistromvildeltiempomejoralacalidadyprecisindelasentradasde

tiemposylasaprobaciones.

Mejorinformacin:losreportesyvistasbasadasenrolesfacilitanlacomunicacinconlos

equiposinvolucrados.

Muyconfigurable:funcionadelaformaenquetrabajausted,conmetodologasflexiblesy

procesosCertifiedStageGate,ademsdePMBOK,PRINCE2,ysoporteparaAgile

ScrumyKanban.

Unaexperienciadeusuariodeclasemundial:laherramientaPPMmsrobustay

completadisponible.Nuestrosclienteslaencuentranintuitiva,fcildeusaryfcildeadoptar.

2.2.Modulos

LosmodulosexistentesenelClarityPPMson:

2.2.1.PortfolioManagement

Mduloparaalinearsusrecursoseinversionesconlasmetasdelnegociomediantelaprovisindeunambienteestructuradoparadecidircualesproyectos,programaseiniciativasparaencontrarcualesmantener,ycualesterminar.Estolepermitemanejarlosdetallesyrespuestasalaspreguntascrticas:Cmohacerquelosproyectosylosrecursosapoyennuestrasiniciativasestratgicas?Lamezcladelosproyectospotencialesgarantizarnuestrocrecimientoalargoplazo?Estanuestroactualportafoliodeproyectosapoyandonuestrosobjetivosoperacionalesydedesempeo?

2.2.2.ResourceManager

Laplaneacindecapacidad,soportanunjustoequilibrioentrelacapacidaddesusrecursoslademandadesusproyectos,unelementosignificativoenlosambientesempresarialesactuales,yaquelasempresastratandelograrlosmsaltosretornoseinversindesdesusportafolios.ConCAClarityPPMResourceManagerustedpuedeplanearyadministrartodalacapacidaddesusrecursosybalancearsecontralademandadetrabajo,uncomponentenecesariodesuestrategiadeadministracindeproyectosyrecursos.

2.2.3.ProjectManager

LosproyectosylacolaboracinsonloscomponentesesencialesdelmduloCAClarityPPMProjectManager.Susproyectossonlabasetantodelosprogramascomodelportafolio,ysonelvehculodeentregaparalaejecucindesusestrategias.CAClarityPPMProjectManagerproporcionaungruporicodefuncionalidadesparaasegurarquelasmejoresprcticassonseguidas,planesptimossonproducidos,lasbarrerasdecomunicacinsoneliminadasylosproyectosserealizanconprecisin.

2.2.4.Demandmanager

CAClarityPPMDemandManagerleproporcionaunavisinglobaldetodoslospuntosdelademanda,incluyendonuevasideas,solicitudesdeproyectos,trabajosdeservicioymanejoderequerimientosporelmanejodeincidentes,porloquepuedelograrunequilibrioentreellos.Elmduloseenlazaconlosmdulosdeadministracinderecursosydefinanzasparaofrecerleunaentradacompletaencualeseltiempoutilizadoenelstaff,proyectosytrabajodestinadoaserviciosproporcionndoleunpronsticoprecisodelosrecursosnecesarios.

2.2.5.ProjectFinantialManager

Siempreycuandoelcostodesustransaccionesdesusproyectosseaelorigen,CAClarityPPMProjectFinancialManagerpuedecapturarcostosycontabilizarlos.Unafuncionalidaddecategorizacinsofisticadalepermitediferenciarlosgastoscapitalizadosdelosgastospropiamentefinancierosparalapresentacindereportesfinancierosydecumplimiento,Conlafuncionalidaddecargo,ustedpuedelocalizarlosycolocarunadistribucinequitativadeloscostosdelproyectoatravsdelosdepartamentosylasunidadesdenegocio.

2.2.6.ProcessManager

Mduloquepermitelaautomatizacindelosprocesosdesunegocio,optimizarlosyestandarizarlosatravsdetodalaorganizacin.Porqueestemduloadministratodaslascaractersticasinherentesaunproceso,susprocesosdenegociovienenasersimplificados,flexibles,colaborativosyreutilizables,ayudandoasugenteautilizarsutiempoenactividadesdemayorvalor.

3.MicrosoftOfficeEnterpriseProjectManagementSolution

3.1.Beneficios

Ayuda a la organizacin a obtener visibilidad, conocimiento y control mejorando la toma de decisiones y la adaptacin a la estrategia empresarial, maximizando la utilizacin de los recursos, ascomomidiendoyaumentandolaeficaciaoperacional.

La administracin de carteras proporciona a los ejecutivos, analistas de carteras y al personal del departamento de administracin de proyectos (PMO) herramientas y tcnicas para mejorar la toma de decisiones y ayudar a garantizar que las carteras seleccionadas se ajustan a la estrategia empresarialdelaorganizacin.

3.2.Modulos

LasolucinEPMconstadelossiguientesproductosdeProject,quesecomercializanporseparado:

OfficeProjectProfessional2007(incluyeOfficeProjectServer2007CAL) OfficeProjectServer2007 OfficeProjectWebAccess(OfficeProjectServer2007CAL) OfficeProjectPortfolioServer2007 OfficeProjectPortfolioWebAccess(OfficeProjectPortfolioServer2007CAL)

LasolucinEPMtambinrequiere:

MicrosoftWindowsServer2003CALyWindowsServerCAL Windows SharePoint Services 3.0 (tecnologa de componentes para Windows Server 2003)

para la administracin de archivos, el seguimiento de problemas y riesgos, as como el uso deProjectWebAccess

Microsoft SQL Server 2000 o superior para Project Server o bien, Microsoft SQL Server 2005SP1paraProjectPortfolioServer

Microsoft.NETFramework3.0

4.RationalPortfolioManager.

Rational Portfolio Manager captura el mbito del proyecto y de la propuesta, el programa, detalles financieros y de recursos en un depsito compartido. Quienes toman decisiones claves y los gerentes de proyectos pueden usarlo para visualizar y establecer el equilibrio de inversin deseado de proyectos y personas. De esta manera, toda la organizacin puede permanecer sincronizada conlosobjetivosestratgicos

4.1.Beneficios

Alinearinversionesdeportfolioametasempresariales Obtenervisibilidadentiemporealparatomardecisionesrpidasybieninformadas ImplementarprocesosdegobiernodeITconmodelosincorporadosyflujosdetrabajo Aumentarlacolaboracinentrelosequiposdeadministracinyentrega Operarconlasmejoresprcticasyautomatizarprocesosdeportfolio Monitorearycontrolarriesgos,problemasyasuntosfinancierosatravsdeportfolios Obtenerunavisinde360gradosatravsdeITyproyectosdedesarrollocombinando

herramientasdeadministracindelciclodevidadelasaplicacionesdeIBM

VII.Conclusiones

1. VertabaseProesunaexcelenteysencillaalternativafrenteaMSProjectoMicrosoftProjectServerymsrobustafrenteaherramientasdecolaboracincomoBasecamp.

2. Lautilizacindeherramientasidneasparalagestindeproyectos,proporcionanalequipodedesarrollodelproyecto,unmedioenelcualpuedendesenvolverseentodoslosmodulosrelacionadosalproyecto,peroestatareadebederealizarsesiguiendolasbuenasprcticaseneldesarrollodeproyectos.

3. MicrosoftOfficeEnterpriseProjectManagementSolution

LaOficinadeGestindeEmpresasdeMicrosoftProject(EPM)Solutionproporcionaalosusuariosunasolucindegestindelacarteradeproyectosdeextremoaextremoparacrear,seleccionar,planificarygestionarlasinversionesqueimpulsanelrendimientoyobtenerresultados.LasolucinEPMdeMicrosoftOfficepermiteaunaorganizacinmejorarlaidentificacindeproyectos,fortalecerlaalineacindeunproyectoconmetasyobjetivosestratgicos,aumentarlavisibilidadylatransparenciadelagestindeproyectos,yreducirlosriesgosyloscostosasociadosconlagestindeproyectos.

4. RationalPortfolioManager

Project Portfolio Management (PPM), que provee la capacidad para priorizar, planificar, administrar ymedirproyectoscomounamplioportfolio

El software de Rational de IBM ayuda a las organizaciones a automatizar e integrar el proceso empresarialesencialdeldesarrollodesoftware.