UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION DIRECCION DE POSTGRADOS MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DRA. VIOLETA FLORIÁN

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Nombre Carné Mynor Noé Valenzuela Bernal 1328 00 7964

Jutiapa 18 de febrero de 2,012

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INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 2

1. Diagrama de Afinidad ...................................................................................... 3

2. Gráfica doble de Interrelaciones ................................................................... 6

3. Diagrama de árbol ........................................................................................... 7

4. Diagrama Matricial ........................................................................................... 9

5. Analis de datos de una matriz ...................................................................... 11

6. Gráficas de Programas de Decisión de Procesos (GPDP) ....................... 12

7. DIAGRAMA DE FLECHAS .............................................................................. 14

CONCLUSIONES: ..................................................................................................... 16

2

INTRODUCCIÓN

Las Herramientas de planeación y administración surgen como un conjunto de

técnicas para servir de apoyo a gestores y directivos de las organizaciones en el

camino emprendido hacia la calidad total.

Dentro de ellas tenemos el Diagrama de afinidad el cual Organiza grandes

cantidades de información, Gráfica doble de interrelaciones que muestra los

enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados, Diagrama de árbol el

cual muestra los niveles de destalle para alcanzar un objetivo principal y los

objetivos secundarios relacionados, Diagrama Matricial en el que se muestra las

relaciones y correlaciones entre ideas, Gráficas de Programa de Decisión de

Procesos en el que se revela cadenas de eventos y planes de contingencia y por

ultimo Diagrama de flechas que Desarrolla un programa para tareas complejas

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1. Diagrama de Afinidad

Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de

información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave

entre ellos; también se conoce como método KJ. Cuando se emplea este

diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir la

comprensión de un problema o asunto complejo, así como para identificar las

causas potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el

compromiso y el apoyo del equipo.

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- Usar cuando existe un caos, el equipo aporta ideas, se requiere un

pensamiento trascendental o el tema es un aspecto amplio.

PASOS

1. Reunir el equipo y elegir un líder.

a. El equipo deberá consistir en 5 o 6 personas que estén relacionados

con el problema.

2. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.

3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla

en fichas de trabajo.

a. Sólo una idea por tarjeta

b. Máximo siete palabras por tarjeta

c. Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo

4. Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro.

5. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”.

6. Crear tarjetas de encabezado

7. Dibujar el diagrama de afinidad

5

a. Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con

la tarjeta de encabezado

b. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y

etiqueta el diagrama con el nombre del equipo y la fecha

8. Discutir el diagrama de afinidad

6

2. Gráfica doble de Interrelaciones

Una gráfica de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para

organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se

emplea para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema e

identificar las causas raíz o las soluciones, es similar al diagrama de afinidad

en la medida que el proceso de construcción de una gráfica de interrelaciones

es creativo.

Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. A diferencia del

diagrama de causa y efecto, la gráfica permite que el equipo de solución de

problemas observe al mismo tiempo muchos efectos y trace la relación entre

dichos efectos y varias causas.

PASOS

1. Reunir el equipo y elegir un líder.

2. Poner el asunto o problema en forma de pregunta.

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a. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes

fuentes:

- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un

diagrama de afinidad.

- La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto

- El aspecto clave de un diagrama de árbol

- Un aspecto clave identificado por el equipo

3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y

registrarla en fichas de trabajo.

- Si la declaración del problema se originó en un diagrama de

afinidad, usar las tarjetas de encabezado de éste y realizar

una tormenta de ideas para buscar ideas adicionales

- Si la declaración del problema se tomó del efecto en un

diagrama de causa y efecto, copiar las causas más básicas de

cada uno de los “huesos” del diagrama en fichas de trabajo

- Si la declaración del problema se originó en un diagrama de

árbol, usar el nivel más bajo de detalle de éste

- Si la declaración del problema fue un aspecto clave

identificado por el equipo, es preciso hacer una tormenta de

ideas y colocar estas en tarjetas de índice

4. Analizar las relaciones.

5. Revisar la gráfica doble de interrelaciones.

6. Identificar causas y efectos raíz.

a. Una causa raíz es una categoría de la que sale la gran cantidad

de flechas.

b. Un efecto raíz es una categoría a la que llega una gran cantidad

de flechas.

7. Estudiar la gráfica doble de interrelaciones.

3. Diagrama de árbol

8

Un diagrama de árbol (diagrama sistemático) es una técnica que se emplea

para buscar la forma más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico.

Esta herramienta gráfica de diagrama los diversos niveles de detalle, estos

representan acciones (o tareas) que siguen rutas lógicas para implantar un

objetivo amplio. Al implantar los puntos detallados de acción, se crea un efecto

de dominio que lleva al logro del objetivo principal.

Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio, un diagrama de árbol ayuda a

orientar tareas específicas, es posible emplearlo para planear la implantación

de una solución detallada en forma ordenada. El diagrama de árbol funciones

para dividir un aspecto u objetivo más complejo.

PASOS

1. Reunir un equipo apropiado.

2. Elegir la declaración de objetivo.

c. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes

fuentes:

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- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un

diagrama de afinidad.

- La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto

- El aspecto clave de un diagrama de árbol

- Un aspecto clave identificado por el equipo

3. Generar los encabezados de primer nivel del árbol.

a. Como punto de inicio, usar los siguientes tres encabezados de

primer nivel del árbol

- Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad,

usar las tarjetas de encabezado. Si el objetivo es la tarjeta

crítica de encabezado, usar las tarjetas bajo tal encabezado

- Si el objetivo es una causa o efecto raíz de una gráfica doble

de interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella

- Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo,

realizar una tormenta de ideas cuyo enfoque sea la

implantación

4. Completar el diagrama de árbol bajo cada encabezado principal.

5. Revisar el diagrama de árbol terminado.

4. Diagrama Matricial

Para indicar las relaciones se usan los siguientes símbolos

Fuerte:

Media:

Débil:

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MODELO DE RADIO

A420 A422 C60 E804 ALFA BETADE

FECT

O

VOLUMEN

ANTENA

BATERIAS

FRECUENCIA

ESMALTE

= Relación Fuerte = Relación media

EJEMPLO: Intensidad de las relaciones entre los defectos y modelos de radio.

Relación

Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las

correlaciones entre ideas, tareas y responsabilidad y que aparecen en diversas

formas matriciales, es posible emplear estas herramientas para organizar y

comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar cuales de ellos están

relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección

de influencia de cada relación.

Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relación entre las tareas

de un diagrama de árbol y otras características o funciones, son herramientas

de extrema flexibilidad, pueden manejar cualquier tipo de contenido de

información y comparar cualquier número de variables.

Pueden tener cualquiera de las siguientes formas:

- Forma de L

- Forma de T

- Forma de Y

- Forma de X

- Forma de C

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Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de

relaciones, una forma de usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo

que en ese momento hace una organización, para desplegar una solución

genérica.

PASOS

1. Reunir a un equipo apropiado.

2. Elegir las consideraciones clave.

a. ¿Qué tipo de información se desea mostrar en la matriz?

3. Elegir la forma apropiada de la matriz.

a. Decidir el tipo de forma que permitirá obtener la mejor

información:

- Forma de L: 2 consideraciones clave

- Forma de T: 3 consideraciones clave con relaciones directas e

indirectas

- Forma de Y: 3 consideraciones clave con relaciones directas

- Forma de X: 4 consideraciones clave con relaciones directas e

indirectas

- Forma de C: 3 consideraciones clave con relaciones

simultáneas

4. Definir los símbolos de relación a emplear y crear una leyenda.

5. Concluir la matriz.

5. Analis de datos de una matriz

NECESIDADES

COEFICIENTE DE

PONDERACIÓN

EVALUACIÓN DEL

COMPETIDOR CERCANO

EVALUACIÓN EMPRESA

PROPIA

DIFERENCIA

PRECIO .2 6 8 +2

CONFIABILIDAD

.4 7 8 +1

ENTREGA .1 8 5 -3

APOYO TÉCNICO

.3 7 5 -2

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6. Gráficas de Programas de Decisión de Procesos (GPDP)

Comienzo

Escoger aula, hora, ponente

Enviar convocatoria del curso

Impartir curso

Fin

Ponente no aparece

Ponente llega tarde

Aula ocupada

Problemas

Buscar otro aula

Dar el curso en el pasillo

Dar el curso en el bar

Improvisar un ponente

Posponer el curso

Suspender el curso

Empezar tarde

Posponer el curso

Contramedidas

1

2

3

1

2

2

3

1

Ejemplo: Grafica de programas de desisión de procesos. Organización de un Curso.

Planeación de

una reunión

Reservar sala

de reuniones

Verificar equipo

audiovisual

Efectuar los

arreglos de

alimentación

Sala de reuniones

no disponible

Equipo audiovisual

no disponible

Banquete no

disponible

Menú no

disponible

Cambiar fecha

de reunión

Reservar otro

sitio

Rentar equipo

audiovisual

Reservar otro

sitio

Ordenar a otro

proveedor

Solicitar un

menú distinto

Ordenar otro

proveedor de

banquetes

= Seleccionado

= No factible

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Una gráfica de programa de decisión del proceso (GPDP) es una herramienta

dinámica de planeación que se emplea para diagramar en forma sistemática

todas las posibles cadenas de eventos para alcanzar un objetivo amplio o para

implantar una solución compleja.

Se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en

este flujo cronológico, se emplea este método cuando existe incertidumbre en

un proceso de implantación, cuando el problema u objetivo es único o

desconocido.

Las gráficas de programa de decisión del proceso se clasifican por las

herramientas que se emplea:

GPDP “planeado por adelantado”: anticipan lo “inesperado” antes de la

implantación verdadera. Se efectúa una tormenta de ideas de todas las

distintas posibilidades y se elaboran planes de contingencia con

anticipación.

GPDP en tiempo real: se desarrollan alternativas durante la

implantación.

La GPDP se clasifica por el formato gráfico:

Gráfico: combinación de diagrama de árbol y diagrama de flujo.

Descripción: lista numerada de eventos y contramedidas.

Se emplea una GPDP para describir de manera sistemática una solución u

objetivo complejos, otro propósito es probar teorías durante la implantación de

una solución compleja.

PASOS

1. Reunir el equipo apropiado.

2. Elegir el flujo básico de implantación.

3. Elegir el formato de la gráfica.

4. Establecer el objetivo principal.

5. Enumerar los pasos del proceso.

6. Determinar contramedidas.

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7. Evaluar las contramedidas.

- Evaluar las contramedidas y marcarlas en la forma siguiente

= Seleccionada

= No factible

7. DIAGRAMA DE FLECHAS

Un diagrama de redes de actividades (también conocido como diagrama de

flechas) es una técnica de administración de redes de uso generalizado para la

planeación e implantación de tareas complejas, e particular las mas comunes

que cuentas con subtareas conocidas. Es una combinación de la Técnica de

Revisión y Evaluación y Programas (PERT) y el Método de Ruta Crítica (CPM).

Se emplea el diagrama de redes de actividades para desplegar soluciones

complejas con programas muy estrictos de tiempo. Identifica los pasos y

subtareas y muestra el flujo de rutas simultáneas de implantación.

La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual

se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM,

los tiempos de las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de

las actividades son probabilísticos o estocásticos

1

día

1

día

1

día

3

día

2

día

3

día

2

día

5

día

15

Planificación del montaje de un chiringuito (Diagrama de

Flechas)

Viernes

1/03/02

13:00

Saber que

gente está

Repartir

encargos

Cada uno

consigue

su parte

Traer el

material

Conocer la

ubicación del

chiringuito

Planificación

en planta

Repartir los puestos de trabajo

en el chiringuito

Miércoles

13/03/02

11:00

MONTAR

EL

CHIRINGUITO

2 horas

1 hora

1 s 1 s

1 hora 4 d 6 d 1d

Ejemplo:

PASOS

1. Reunir el equipo apropiado.

a. Los miembros del equipo deberán conocer a fondo las tareas y

subtareas

2. Identificar todas las tareas que requiere el proyecto.

3. Determinar la secuencia de actividades.

4. Calcular el tiempo que se requiere cada actividad.

5. Calcular la ruta crítica del proyecto.

6. Calcular la fecha más tardía de inicio y más temprana de conclusión de

cada subtarea.

7. Calcular la holgura total.

8. Diseñar el diagrama de redes de actividades.

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CONCLUSIONES:

Estas Son la recopilación y modificación de algunas herramientas que se han

usado durante mucho tiempo. Las Herramientas no reemplazan los métodos

estadísticos u otras herramientas, sino que su intención es ser usadas juntas

como parte del proceso de diseño.