Herramientas Para La Simplificación Del Trabajo

7/24/2019 Herramientas Para La Simplificacin Del Trabajo

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Herramientas para la simplificacindel trabajo

Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la

utilizacin de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la

forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de

su labor productiva, independientemente a cul sea su objetivo.

A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del rabajo,

no es ms que la labor que se realiza constantemente a travsde la utilizacin de planes or!anizados, que sirven para la

aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las

tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del

rabajo es cualquier mtodo, artificio recurso que ayude a

disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido paraejecutar una labor determinada y es concebida

fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto

de minimizar las tareas ordinarias propias de toda

or!anizacin.

Dentro de al!unos de los objetivos de la Simplificacin del

trabajo a nivel or!anizacional se encuentran los si!uientes"

#educir al m$nimo el esfuerzo requerido para llevar a

cabo una determinada tarea, ya sea mental o f$sica.

%ejorar el funcionamiento or!anizacional, a travs de

mtodos tales como la redistribucin de funciones, la

eliminacin, reduccin y combinacin de fases de una

actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.


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&ptimizacin y aprovechamiento de los recursos

disponibles.

%ejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas lasreas que la inte!ran.

#educcin del n'mero y el costo de las operaciones

administrativas, mediante la disminucin de trmites y la

combinacin, unin eliminacin de formas impresas.

%ejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir

desplazamientos y tiempos innecesarios.

Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor

disposicin del mismo al encomendarle una labor o tarea.

%ejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa

personal del trabajador.

%ejor atencin al p'blico, al disminuir el tiempo dedicado

a las actividades de trmite de documentos y trabajo

rutinario.

#enovacin del inters del empleado por su trabajo,

resultado de una comprensin ms clara del objetivo de

su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de laoficina.

(a Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor

eminentemente de l!ica y sentido com'n, tambin debe ser

apoyada por tcnicas administrativas que puedan ayudar a la

comprensin y faciliten su aplicacin.


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)ara lo!rar una aplicacin ms efectiva se han desarrollado

muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios

que se realizan para lo!rar la simplificacin del trabajo, se

aplican secuencialmente y a criterio del investi!ador, las cuales

pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los

aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y aceptadas las

si!uientes.

La medicin del trabajo:

*ndica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que seest realizando.

Disponer de datos e+actos acerca del volumen de trabajo a

menudo si!nifica la diferencia entre una solucin realista y otra

terica. onociendo como se obtiene cierta cantidad de

produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos

empleados para su realizacin, reajustar la asi!nacin detareas, aliviar en !eneral la car!a de trabajo y eliminar

con!estiones. ambin ayuda a detectar rpidamente los

problemas, indicando dnde hay desi!ualdad de

responsabilidades.

(a medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario,

un plan o pro!rama que devuelva o conserve en la empresa elequilibrio necesario para lo!rar mayor eficiencia. Adems

ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a

constatar los requerimientos del personal.

Cuadro de distribucin del trabajo.

-l principio bsico de una buena administracin es el

mantenimiento de una buena distribucin del trabajo, de forma


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tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades

laborales y personales de los empleados. Siempre que e+istan

dos o tres personas trabajando juntas se presentar el

problema de la distribucin de las funciones, por lo cual se

deber aplicar el !rfico de distribucin del trabajo.

-ste cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el

empleado dentro de un !rupo u oficina determinada. (a

elaboracin del mismo es el primer paso en el pro!rama de

simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles,

as$ como de aquellos que debern estudiarse con

detenimiento, aplicando las tcnicas del pro!rama.

-ste cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta

en una oficina, qu empleados desempean las diversas

actividades, as$ como el tiempo necesario para su ejecucin.

)ermite hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.

Estudios de tiempos y movimientos:

)ara realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario

realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de

los procesos y sus actividades componentes, as$ como tambin

para las funciones independientes que se realicen dentro del

rea.

(a metodolo!$a es simple, como su nombre lo indica es medir

el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad,

funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estad$sticos

la eficiencia con la que se estn realizando.

Se basa en los principios del balance de l$nea y de la econom$a

de movimientos, que se refieren a la distribucin del trabajo, al


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uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y empleo de

las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo

posible.

Diagrama de procedimientos o procesos.

(os dia!ramas de procedimientos ayudan a los analistas a

comprender en su totalidad los trmites actuales de una

dependencia u oficina y tambin sirven para la b'squeda de

mejoras, adems permiten discutir los trmites ms

eficazmente con el personal operativo.

Describe un listado en forma secuencial de las actividades que

conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco

fi!uras distribuidas en columnas independientes, las cuales

demuestran las actividades operativas, de transporte, de

inspeccin, de almacenamiento y espera, su interrelacin y los

tiempos de duracin de cada una de ellas.

-l cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se

est haciendo en una oficina, as$ como la distribucin de las

tareas entre los empleados0 mientras que el dia!rama de

procesos ensea 1 cmo se hace el trabajo en una oficina 2

Flujogramas:

Sin duda al!una sur!ieron como consecuencia del dia!rama de

procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se

realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino

que se van describiendo directamente dentro de las fi!uras que

se han diseado para ilustrarlo.


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)ara su elaboracin e+isten al rededor de quince fi!uras, las

cuales a su vez sirven de base para el diseo de los mismos,

sin embar!o es com'n encontrar fi!uras diferentes creadas por

el investi!ador, dependiendo del !rado de complejidad de los

procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.

(as fi!uras se interrelacionan por medio de l$neas, las cuales

ayudan a esquematizar y visualizar la relacin de dependencia

entre las actividades componentes del proceso en !eneral y los

responsables de llevarlas acabo.

Grafica de la distribucin fsica de la oficina y distribucin

en planta:

(a !rfica de distribucin f$sica de la oficina pretende la

optimizacin del c$rculo de trabajo, distribuyendo los puestos

adecuadamente para cada una de las actividades que se

deben realizar, utilizando la mejor combinacin posible,adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible

de la manera ms racional, para lo!rar los objetivos de la

oficina evitando prdidas de tiempo.

)or su parte la distribucin en planta es la or!anizacin del

espacio f$sico en el cual se encuentran los recursos que

servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambinconsiste en determinar la ubicacin de los sitios de trabajo de

la maquinar$a, equipo y materiales en !eneral, tomando en

cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la

capacidad instalada.

Ambas tcnicas persi!uen los mismos objetivos, la diferencia

fundamental es que la distribucin f$sica de la oficina se basaen los puestos de trabajo administrativos, mientras que la


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distribucin en planta se basa en la maquinar$a y equipo y

materiales.

Diagrama de recorrido:

-l dia!rama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la

distribucin f$sica de la oficina y/o distribucin en planta, se

fundamenta en la b'squeda de la facilitacin del flujo de trabajo

a travs de la reduccin de actividades de transporte

innecesarias y el anlisis de el traslado del personal,

materiales, productos y papeler$a en !eneral dentro de lasreas inte!rales de la or!anizacin.

-laborar el dia!rama de recorrido ayuda a visualizar el por qu

e+isten tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir

eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de

produccin o empresa en !eneral.

Grafica de gantt:

-s un mtodo de planeacin y pro!ramacin, se le denomina

tambin !rfica de barras y tiene por objeto controlar la

ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan

coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que

lleva en las columnas el tiempo de duracin y en los ren!lones

la identificacin de las actividades.

)ara cada actividad se marca una barra que comienza en la

columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la

columna correspondiente a la fecha prevista para su

finalizacin, de manera que la lon!itud del trazo representa su

duracin.


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-stablece el orden de la ejecucin de las actividades y la

relacin de dependencia que e+iste entre cada una de ellas,

adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo

planeado.

Grafica cpm:

-l )% es un mtodo de trayectoria cr$tica, eficaz para la

planificacin, pro!ramacin y control de toda clase de

proyectos. Su estructura bsica consiste en un dia!rama o red

de flechas que representan !rfica, l!ica y secuencialmente eldesarrollo de las actividades o tareas que componen el

proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar

eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente

los cuellos de botella.

Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en

el que pueden concluirse todas las actividades que lle!uen aun evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de

duracin de todas las actividades que conver!en en un evento,

se calcula de izquierda a derecha y en forma pro!resiva

sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.

ambin determina el tiempo m+imo o 'ltima fecha aceptable

en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyectototal, representa la menor cantidad de tiempo de duracin de

un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma

re!resiva, restando los tiempos de cada actividad.

Grafica pert:

-l )-# es una tcnica utilizada para el planeamiento,

pro!ramacin y control de procesos productivos provistos de


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factores cuantitativos. omo el )% se basa en el estudio de

la trayectoria cr$tica, en el !rfico de flechas que representan el

trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo

distin!uindose de otras tcnicas por el !rado y utilizacin de la

estad$stica.

-st orientado hac$a la evaluacin del pro!reso de un proyecto,

pone de manifiesto sus principales problemas reales o

potenciales, proporciona informacin precisa del estado del

mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y

determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

Al i!ual que el )%, estudia tiempos para la realizacin del

anlisis, los cuales estn divididos en iempo normal que es el

que se tardar$a en realizar la tarea o actividad cuando e+isten

condiciones normales de trabajo0 iempo optimista es el que se

utilizar$a para realizar una actividad bajo el supuesto que se

presenten condiciones ms favorables, sin dificultades o

complicaciones0 iempo pesimista es el que se necesitar para

efectuar la actividad si se presentan dificultades,

complicaciones o retrasos imprevistos0 y tiempo estimado o

esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante

de la interrelacin estad$stica de los tiempos normal, optimista

y pesimista.

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