TRABAJO DE INVESTIGACION

“Herramientas Administrativas”

INTEGRANTES: Jessica Bouyer Rojas Alisson Cruz Cortes Johanna Plaza Arancibia

En toda empresa siempre se presentaran problemas que obstaculizan y retrasan la realización de los objetivos, por eso no se puede confiar en métodos de tanteo o juicio empíricos a la hora de buscar solución.

Por ello, el uso de Herramientas Administrativas puede ser la llave y el mejor aliado para la dirección de la empresa en la toma de decisiones, contribuyendo a fortalecer la estrategia empresarial y, por supuesto apoyarán las medidas de desempeño, que al ser planeadas implantadas y verificadas conducen al mejoramiento continuo y a dar respuesta a los cambios derivados de la globalizaciones.

Empleando criterios adecuados e incrementando la efectividad organizacional desde la perspectiva de planeación estratégica.

A continuación presentamos un breve resumen de 4 tipos de Herramientas Administrativas que puede utilizar la empresa frente a un problema.

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1. LAS HERRAMIENTAS PARA LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

A nivel empresarial el concepto de Simplificación del trabajo, se le llama a las tareas que

son realizadas de forma periódica y bajo procedimientos o planes de trabajo que son

organizados y que ayudan en cierta forma a facilitar las funciones y/o tareas.

Desde las funciones administrativas se pueden determinar mecanismos que nos permitan

llegar al punto de equilibrio entre empleado y trabajo y así poder definir un punto de

equilibrio y ser equitativos al minuto de definir tareas. Esto ayudará en forma paulatina

a descongestionar el stress mental como físico con el conjunto de tareas involucradas.

A medida que los tiempos han ido mejorando y las funciones organizacionales van

aumentando es necesario poder determinar y minimizar, por ejemplo en el número de

costos de operaciones administrativas, ya sea trámites varios, la eliminación de

información impresa; los trabajos muchas veces se simplifican, es por tal razón que se

deben implementar mecanismos que permitan poder mantener motivados o llevar a

puntos de satisfacción entre el trabajador y las tareas o labor reduciendo los esfuerzos

para lograr los objetivos solicitados.

La medición de los horarios de trabajo facilita la fijación de planes organizacionales que

determinen y establezcan un cierto equilibrio para así poder mejorar la eficiencia.

Detectando aquellos problemas y poder verificar u obtener como resultado los

requerimientos del personal.

Para una complementación efectiva se han creado técnicas que ayudan a implementar la

labor en función de un mejor análisis y por otro lado la investigación, y el análisis a su vez

han simplificado el trabajo, todo esto es aplicado en forma paulatina y siguiendo un orden

que ayudan en cierto modo a entender, cambiar y discutir sobre los resultados de las

evaluaciones aplicadas..

1.1. COMO TÉCNICAS DE EVALUACIONES MÁS CONOCIDAS, PODEMOS ENCONTRARNOS CON:

1.1.1. Mediciones de trabajo: Determina y mide la igualdad en relación al volumen que

existe de trabajo entregado a cada trabajador y así poder lograr una mayor eficiencia en

las labores conjuntas y compartidas y generar proporción y equidad.

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1.1.2. Cuadro de distribución de trabajo: Inicialmente, acá se tiende a identificar cuál

será la mejor forma para la distribución del trabajo y así poder aprovechar todas las

habilidades y/o condiciones laborales de los empleados y no toparnos con duplicidad de

funciones. Esto se puede discutir ya sea en reuniones de trabajo lo que llevará a hacer

una distribución más eficaz del trabajo.

1.1.3. Estudio de tiempo y movimientos: Acá lo principal es determinar los tiempos en

cada uno de los procesos. Generalmente se aplica a trabajos repetitivos y de

operatividad.

1.1.4. Estudio de tiempo y movimiento: Como su nombre lo dice, es determinar el

tiempo real y efectivo en el cual se realiza una actividad, con lo cual se determina y

analiza estadísticamente la eficiencia con la cual se realiza (trabajos operativos y

repetitivos es donde mayormente se aplican este tipo de estudio)

1.1.5. Diagrama de procedimientos o procesos: Es el listado secuencial de las tareas

o funciones a realizar y con ello se logran entender las funciones y trámites de un lugar de

trabajo. Se basa en la descripción secuencial de las funciones que realiza una persona y

son comparadas en forma secuencial con los que se entrelazan en el inicio de la función

hasta que esta fue terminada determinando los tiempos en cada uno de los procesos.

1.1.6. Flujogramas: Es un esquema que ayudan a conocer el vínculo entre el

funcionario y/o empleado de un departamento determinado y las funciones o tareas y cuál

es su responsabilidad en la ejecución de las mismas. Además determina el orden

jerárquico en las supervisiones de cada una de ellas.

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1.1.7. Diagrama de recorrido: Acá se muestra la asignación de espacios ya sea oficina

o distribución de plantas de trabajo y tratar de reducir los tiempos en traslados de

personal, materiales, transportes dentro de la organización y con ellos podemos

determinar por qué se producen los tiempos muertos o bien ociosos.

1.1.8. Carta Gantt: Procedimiento empleado para la planeación y programación de

proyectos y trabajos a realizar en un tiempo prolongado, es realizar una matriz de dos

entradas en donde se contralan los tiempos (fechas) v/s actividades que se irán

desarrollando lo que ayuda a determinar avances y retrasos que se van produciendo en la

ejecución y poder corregirlos.

1.1.9. Grafica CPM: Es un método que sirve para la planificación, el control y

programación de proyectos y que en su gráfica se represente el desarrollo de las

actividades o tareas que componen el proyecto, con la idea de poder minimizar tiempos y

recursos, determinando así las actividades, y su duración. El propósito es poder anticipar

los términos e ir modificando sin alterar la finalización se genera de derecha a izquierda y

en donde se van restando los tiempos de cada actividad. (Trayectoria Crítica)

1.1.10. Gráfica PERT: Al igual que la gráfica CPM, es utilizada para planear, programar y

controlar los procesos y estados de avances de producciones, proyectos, trabajos. Se

basa en estados cuantitativos. Es un gráfico de flechas en donde se identifica el trabajo a

realizar y los objetivos que se quieren alcanzar. Su utilización se desarrolla

principalmente en los estados de avances de proyectos, sus tiempos, desarrollos y

finalización en el análisis y se dividen en tiempo normal, optimista y pesimista.

1.1.11. Diagrama de Ishikawa Es una técnica de análisis de causa y efecto (está

relacionada también dentro de la técnica de los arboles) y se relaciona con un problema

determinado y las posibles causales que pueden provocarlo, es muy útil ya que simplifica

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sistemáticamente la resolución o análisis de problemas, se pueden entender ya que es

muy simple. También es conocido como Diagrama de espina de pescado o Causa Efecto.

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2. LAS HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN ADMINISTRATIVAS

Este es un proceso en donde se realiza la planificación es decir analizar una situación

determinada, establecido una visión, misión, objetivos y se definen las estrategias de

acción que es como queremos conseguir o lograr dichos objetivos.

La forma o tamaño de una empresa u organización no es requisito para lograr el éxito y

realizando los pasos necesarios y en forma ordenada de seguro evitará riesgos del

fracaso.

Se puede comparar entre una planeación formal e informal sus ventajas y desventajas

Planificación Ventaja Desventaja

Formal

Estructurada Se requiere de esfuerzoSe puede hacer seguimiento Se necesita disciplina

Se puede delegar

Cauntificación financiera sepuede alterar el equilibroplaneación-control

Existe participaciónSe basa en el análisisDa claridad a los problemasSe deben fijar objetivosExiste comunicaciónHace y forma ejecutivos

Formal

Informal

Es rápida Exige de un mayor esfurzoFunciona bajo instinto Es personal de poca participaciónbajo costo Se general cambios sin avisoNegocios de estilos simples Reactiva más que creativa

Se trabaja bajo presión.

Informal

2.1 Importancia de la Planeación

Toda planificación en cualquier organización está desarrollada básicamente para

establecer métodos racionales de los recursos, reduciendo con ello las dudas que se

puedan generar en un futuro, preparando a la empresa frente a emergencias que se

puedan presentar con mejores posibilidades de éxito. Con esto se logra eliminar la

improvisación y se fomenta claramente hacia la eficiencia.

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2.2 Modelos de Planeación: Herramientas y Técnicas

Este en si comprende la selección de metas en la organización, mediante la planificación

de objetivos y estrategias para alcanzar esas metas.

2.2.1 Selección de los objetivos a planear

Este punto se basa principalmente en los cambios que se experimentan en la

organización con las modificaciones y las nuevas técnicas que se implementan tanto

físicas como humanas, también verse en la búsqueda de oportunidades, mejoras.

2.2.2 Técnica de la pecera:

Esta técnica se basa en sentar a una personal en el centro de un circulo y tiene que

expresar ideas o puntos de vista de un tema en particular relacionado con la organización

e ir generando ideas que luego se irán tomando en consideración en un conjunto. Esto se

basa también en técnica de liderazgo

2.2.3 Técnica del grupo nominal (TGN)

Es utilizada para la generación de ideas y analizar problemas, es una metodología

estructurada, en donde se junta un gran número de conclusiones sobre situaciones que

se plantean. Acá se determina un consenso rápido en donde se priorizan y generan

ideas para la solución de problemas. Esta técnica se desarrolla en 6 etapas: a) definir la

tarea, b) Generar ideas, c) Registrar ideas, d) clarificar ideas, e) Hacer selección, f)

Determinar la prioridad.

2.2.4 Lluvias de ideas

Es una técnica que sirve para resolver o bien buscar problemas puntuales, se trabaja en

grupo de no más de 10 personas y sirve para poder eliminar juicios, pensar libremente,

entregar ideas frente a problemas y posibles soluciones, etc.

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2.2.5 Análisis de madurez:

Acá la idea es poder identificar la etapa en la cual se encuentra nuestra empresa u

organización, también definir el tipo de organización que queremos y en que minuto

podemos tomar nuevas ideas para reestructurar y no permitir su declive más bien que

pueda mantenerse dentro del Ciclo de la Vida.

2.2.6 Las 5 fuerzas de Porter

Acá nos basamos en la medición de rentabilidad, los mecanismos para enfrentarnos

frente a la competencia, poder analizar las 5 fuerzas que nos permiten determinar cuáles

son aquellos aspectos que tienen incidencia o impacto en nuestro crecimiento, cuales son

las tendencias y las reglas o restricciones.

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2.2.7 Análisis FODA

Es una técnica basada en la planificación corporativa. Es de tipo gerencial, que sirve

tanto para empresas públicas como privadas y la que permite evaluar la situación por la

cual pasa la empresa, proyectarla a futuro y de qué manera influyen los factores externos,

y verlos como amenazas u oportunidades y que inciden en la búsqueda de la misión,

objetivos y metas de una organización, como sus características internas que tienen que

ver con las Fortalezas y Debilidades.

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3 HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

El concepto de mejoramiento continuo tiene sus inicios en 1940, primero con los

planteamientos de W Shewart y luego con el ciclo de E Deming, conocido también como

ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). Más tarde se unen a estos planteamientos

las teorías de J Harrington (buscando las mejores prácticas desde los procesos de

mejoramiento continuo) y Vicente Falconi, padre del gerenciamiento de la rutina para la

gestión de los procesos como parte fundamental de la calidad, utilizando el ciclo de

Deming.

En este proceso de adaptación a las nuevas exigencias del mercado, las empresas

necesitan profesionales adecuadamente preparados para la planificación del diseño y la

implantación de los procesos internos en el ámbito de la gestión de la Calidad

encaminando a la empresa hacia la Calidad Total.

3.1 MEJORAMIENTO CONTINUO GRADUAL VERSUS MEJORAMIENTO

RADICAL

El mejoramiento Continuo se apoya en la gerencia de procesos y en la planeación

estratégica de la organización: genera aprendizajes, innovaciones y nuevas formas de

trabajo. Al ser estructurado, reduce los errores en los bienes intangibles, creando

oportunidades de mejoramiento. Además garantiza el logro de las metas propuestas.

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3.2. CUADRO DIMENSIONES Y ESCENARIOS DEL MEJORAMIENTO

CONTINUO

EscenarioDimensión

Kaizen : Reducción de Costos

Paridad Competitiva

Dominio Revolucionario

1. Efecto Largo Plazo Corto PlazoA largo plazo y larga duración para modificar reglas

2. Paso Pequeños pasos para recortar costos

Grandes pasos para recuperarse

A grandes pasos, para ponerse fuera del alcance

3. Tiempo Continuo y en aumento

Continuo y no progresivo

Intermitente y no en aumento

4. Cambio Gradual y Constante

Abrupto y orientado externamente

Reestructuración revolucionaria

5. Implicación Se da en todo el mundo

Lo conduce la competencia externa

Procesos motivados por investigación y desarrollo

6. Enfoque Esfuerzos individuales

Estrategas y dueños de procesos clave

Colaboración Multifuncional

7. Modo Mantenimiento y Perfeccionamiento

Desecha y construye para recuperarse

Empezar de nuevo

8. Motor Know-how Desafíos competitivos

Se hace reinvención

9. Requisitos Pequeñas inversiones grandes esfuerzos

Gran Inversión pocos esfuerzos

Mucha inversión muchos esfuerzos

10. Orientación del esfuerzo

Personal y prácticas diarias

Procesos de referenciación

Procesos de rediseño

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competitiva revolucionario

11. Criterios de Evaluación

Procesos y esfuerzos para obtener mejores resultados

Los resultados se demuestran con el proceso de paridad.

Perfeccionamiento de la actuación “en orden de importancia” con indicadores clave

12. Ventaja Funciona con economías de lento crecimiento

Más adecuado para economías de crecimiento rápido en la que es crucial seguir los pasos

Utilizada cuando se precisa un cambio radical en el diseño para recuperar rápidamente la distancia con la competencia

El mejoramiento continuo se apoya en la herramienta de solución de problemas,

instrumento que es posible usar a partir del trabajo en equipo, de la planeación.

3.3. HERRAMIENTAS

Para el análisis y solución de los problemas que conducen hacia el mejoramiento continuo

se utilizan herramientas administrativas y técnicas.

3.1.1. Los objetivos de las herramientas para la mejora son:

Detectar problemas

Delimitar el área del problema

Estimar factores que probablemente provoque problema

Determinar si el efecto tomado como problema es cierto o no

Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido

Confirmar los efectos del mejoramiento

Detectar los desfases

Si las herramientas se aplican de la forma correcta solucionan hasta un 95% de

problemas.

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CONCLUSIONES

Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar debilidades en los

procesos, servicios y productos. Estas se centran en señalar las áreas de mejora que más

beneficios pueden aportar al trabajo.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo las empresas deben incorporar la

calidad como un elemento clave en sus sistemas de gestión para satisfacer las

necesidades de los clientes, reducir los costos y alcanzar las mayores cuotas de

exigencia con el fin de mejorar su posición competitiva en el mercado.

Este tipo de herramientas está muy ligado a sistema de calidad como son las Normas

ISO, en la que el mejoramiento continuo es extensivo a los clientes internos (Empresa,

Trabajadores) y externos (clientes, Proveedores), ya que en la medida que avancemos en

detectar, identificar y corregir nuestras falencias daremos un mejor servicio, una mejor

imagen y una consolidación de nuestro objetivo que es proveer un marco estructurado de

soluciones a problemas, toma de decisiones y acciones de mejora

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BIBLIOGRAFIA

- Aldana de la Vega, Luz Ángela. Administración por Calidad - 1ra. Edición – Editorial ALFAOMEGA

-- Koontz, Harold. Administración perspectiva global y empresarial - 14° Edición-

Editorial MC GRAW HILL -

- Lazzaro, Víctor. Sistemas y Procedimientos - 2da Edición – Editorial DIANA

PPT Gestion del Cambio – Empresas Deloitte

PPT Introducción a la metodología LEAN

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