HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

Ingeniería en Sistemas Computacionales

HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA

DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

Instituto Tecnológico Superior

del Oriente del Estado de

Hidalgo

INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

Investigación 2013

INFORME DEL PROTOTIPO DE INVESTIGACIÓN:

HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA DE PLANEACIÓN Y FINANZAS

6 Ingeniería en Sistemas Computacionales

Aplicación e Investigación en Tecnologías de Cómputo

ÍNDICE

Contenido

PARTICIPANTES ................................................................................................................................... 7

RESUMEN ............................................................................................................................................ 8

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 9

OBJETIVOS ......................................................................................................................................... 13

METODOLOGÍA.................................................................................................................................. 14

CALENDARIO DEL PROYECTO ............................................................................................................ 16

DESARROLLO ..................................................................................................................................... 17

RESULTADOS ..................................................................................................................................... 24

REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 25





PARTICIPANTES

Líder del Proyecto

M.C. Rosa María Ortega Mendoza

Docentes

M.C.C. René Cruz Guerrero

M.C.C. Lauro Vargas Ruiz

Alumnos

Huerta Tolentino Armando





RESUMEN

Actualmente, varias empresas de la región se encuentran en una búsqueda

constante de automatizar sus procesos. La automatización de procesos se traduce

en una reducción impactante de tiempo y esfuerzo que después, se traducirá en

una importante reducción de costos.

El área de informática, de la empresa YSD Doors, de renombre internacional,

ubicada en la zona industrial de Cd. Sahagún Hidalgo, ha solicitado a ITESA apoyo

para realizar la implementación de dos herramientas de software que permitan

automatizar algunos procesos en dos áreas de gran importancia para ellos: el área

de planeación y el área de finanzas.





INTRODUCCIÓN

La empresa YSD Doors ubicada en la zona industrial de Cd. Sahagún Hidalgo, es

una empresa dedicada a la fabricación de todo tipo de componentes metal-

mecánicos. Entre los componentes que la empresa fabrica se incluyen: partes para

carros de ferrocarril, plataformas para trailer, contenedores para chatarra y

residuos, estructuras para edificios, así como tanques y silos presurizables.

Específicamente, el departamento de informática de YSD Doors, ha solicitado, al

cuerpo académico de sistemas computacionales, el desarrollo de dos herramientas

de software que automaticen la generación de reportes en dos áreas de gran

importancia: planeación y finanzas.

La empresa requiere que estas herramientas de software reduzcan el tiempo

invertido en la generación y actualización de reportes realizados por el analista

financiero y el analista de planeación.

Técnicamente, las herramientas deberán, por una parte, extraer información

automáticamente de unas hojas de cálculo en Excel que contienen datos que la

empresa almacena diariamente. Esta información permitirá generar los reportes

solicitados. Por otro lado, deberán realizar los cálculos y algoritmos

correspondientes para después actualizar la información de las celdas de acuerdo

a los resultados del proceso realizado. A continuación, se describe cada una de

estas herramientas:

En el área de planeación

Se requiere la actualización automática del reporte de faltantes R40415. Dicho

reporte contiene el control de fabricación de partes primarias del carro ferroviario

Box Car.





La figura 1 muestra el contenido del Reporte de faltantes R40415

Figura 1 Reporte de faltantes R40415

Ahora bien, los analistas de planeación tienen la tarea de actualizar este reporte.

En el departamento se encuentran trabajando diecisiete analistas, cada uno de ellos

tiene asignada la actualización de dos diferentes campos dentro el mismo reporte.

Por ejemplo, el analista 1 es responsable de actualizar los campos Qty Supplied

(Cantidad Suministrada) y Project Inventory (Inventario del Proyecto). Los campos

representan el suministro de materia y la existencia del material para la fabricación

del carro ferroviario.

Prácticamente, el analista recibe los reportes que le permitirán actualizar sus

campos en el reporte general R40415. Los reportes que contienen información que

permitirá actualizar el reporte R404415 son generados por el ERP de la empresa.

Entonces, los analistas extraen y filtran información del ERP de la empresa,

después aplican los cálculos correspondientes y actualizan sus campos.

Básicamente, todo el proceso descrito anteriormente debe ser automatizado.





En el área de finanzas

En el departamento de finanzas, el analista financiero realiza un reporte general

para los gerentes de la empresa. El reporte que entrega se llama “gastos vs

presupuestos”. Dicho reporte debe ser generado cada mes.

Es importante señalar que al analista le toma generar este reporte de dos a tres

días, ya que para crearlo, previamente se generan reportes parciales (reporte base)

que tiene que actualizar cada departamento.

El reporte base (el cual tiene que actualizar por departamento) contiene dos hojas

(Budget y Consumos), cada una de ella contiene diferente información. La figura 2

representa la información que contiene el reporte base

Figura 2. Reporte Base





Básicamente, la herramienta debe permitir la actualización automática del reporte

base por cada departamento. Así como realizar estadísticas y cálculos complejos

de gastos vs presupuestos. Finalmente concentrar y procesar automáticamente la

información colectada por departamento para generar el reporte general.





OBJETIVOS

A continuación se muestran los objetivos del proyecto

Objetivo general

Implementar dos herramientas de software para automatizar la creación de reportes

de faltantes y reportes gastos vs presupuestos de la empresa YSD Doors ubicada

en la Zona Industrial Cd. Sahagún Hidalgo.

Objetivos particulares

Análisis del dominio el área de planeación y en el área de finanzas para

recopilar los requisitos del usuario

Diseño, construcción y pruebas de un software para el área de planeación

que automatice la creación del reporte de faltantes de partes primarias del

carro ferroviario Box Car.

Diseño, construcción y pruebas de una herramienta de software en el área

de finanzas que genere automáticamente un reporte de gastos contra

presupuestos





METODOLOGÍA

La construcción del software se alineó a un desarrollo orientado a objetos, ya que

el departamento de informática de la empresa nos platicó que se encuentra muy

interesado en estudiar este tipo de desarrollo.

Las etapas para lograr la implementación de las herramientas se describen a

continuación:

1. Recopilación de requisitos. En esta fase, se estudian los dominios

relacionados con las herramientas a desarrollar. Aquí, se entrevistan clientes

y usuarios con la finalidad de entender y documentar las necesidades que

deberá cubrir el software

2. Análisis, se proponen algoritmos para desarrollar la funcionalidad propuesta.

Se estudian requisitos para encontrar clases que se refinarán en el diseño

3. Diseño. Se estudian las interfaces de usuario y refinamiento de las clases

encontradas

4. Programación. La programación se realizó con la suite de Visual Studio

usando el lenguaje C#. Lo anterior, porque el departamento de informática

trabaja con dicho paquete de software. Además, fue necesario trabajar con

la librería Microsoft.Office.Interop.Excel para manipular las hojas de excel y





programar las rutinas que permitan leer datos de los reportes existentes en

Excel, así como actualizar datos automáticamente en las mismas hojas de

cálculo. Esta librería se encuentra en las referencias de la plataforma Visual

Studio.

5. Pruebas del sistema. Se realizan diversos casos de prueba para validar el

correcto funcionamiento del sistema.

6. Pruebas de usabilidad. Es importante determinar qué tan usable es el

software. La usabilidad de un software nos permite conocer si el software es

del agrado del usuario y que tan sencillo será utilizarlo. Las pruebas de

usabilidad se realizarán directamente con los usuarios involucrados. Una

vez, que el software ha sido sometido a pruebas de usabilidad, se deben

realizar las correcciones pertinentes para lograr la aceptación del software.





CALENDARIO DEL PROYECTO

El calendario de actividades para la realización del proyecto se ajustó al período

enero-junio 2013, tal como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla 1. Calendario del proyecto

Actividad ENE FEB MAR ABR

MAY JUN

Recopilación de requisitos

Análisis

Diseño

Programación y pruebas

Pruebas de código

Pruebas de usabilidad

Correcciones

Entrega





DESARROLLO

Como se mencionó anteriormente, se siguió un desarrollo orientado a objetos para

crear ambas herramientas de software. A continuación, se muestran los elementos

uml generados para cada implementación.

Herramienta del área de planeación

Se enlistaron los requisitos siguientes requisitos por el usuario:

1. El sistema deberá tener una carpeta donde se guardaran los reportes. La

carpeta será creada en un ruta fija donde esta estará definida por el analista

donde contendrá 3 archivos :

Reporte de Inventarios DAX.txt

Reporte de Surtidos DAX.txt

Reporte de Faltantes 40415.xls

2. El sistema extraerá los siguientes campos del reporte de inventario de Dax

40415 (reporte extraído del ERP)

ItemId

On Hand

3. El sistema extraerá los siguientes campos del reporte de surtido de Dax

40415

Ítem num

Inssued to job

4. El sistema tendrá que cargar el archivo de nombre Reporte de Faltantes

40415 con extensión .xls





5. El sistema tendrá que actualizar el archivo (Reporte de Faltantes 40415) en

los siguientes campos On Hand =Project Inventory y Inssued to job=Qty

Suplied.

6. El sistema tendrá que salvar todos los cambios hechos del archivo

(Generador de Reportes).

7. El Analista únicamente tendrá que ejecutar la aplicación para crear los

reportes correspondientes

Finalmente, se diseñó el siguiente diagrama de casos de uso

Figura 3 Diagrama de casos de uso para la herramienta de planeación

Después del proceso de análisis orientado a objetos y diseño, se programó el con

base en el siguiente diagrama de clases.





Figura 4 Diagrama de clases para la herramienta de planeación

Finalmente, se realizaron las pruebas correspondientes y se obtuvo un software

funcional

Herramienta del área de finanzas

El usuario participó listando los requisitos:

1. El sistema le permitirá capturar al usuario los siguientes campos:

Departamento

Fecha

Modelo del presupuesto

Clave de la planta





2. Permitirá mostrar los números de cuenta (Account) por departamento y la

descripción de las cuentas.

3. Mostrará el gasto actual y presupuesto por cada cuenta relacionada con el

departamento.

4. Se visualizara la varianza de cada cuenta (Account) por departamento.

5. El sistema mostrará la suma total del gasto actual y del presupuesto de todas

las cuentas por departamento.

6. El sistema visualizará la varianza de la suma del total del gasto actual y del

presupuesto por departamento.

7. El sistema exhibirá los consumos por cuenta con relación al departamento

introducido por el usuario.

El sistema mostrará los consumos por cuenta en una tabla con los

siguientes campos:Item Number

Item Name

Quatity

Cost amount

Voucher

Date Financial

Employe name

El siguiente diagrama corresponde a los requisitos





Figura 5 Diagrama de Casos de Uso para la Herramienta de Finanzas

Después de analiza y diseñar la aplicación, se programó con base en el siguiente diagrama

de clases





Figura 6 Diagrama de Clases para la Herramienta de Finanzas

También se implementó un algoritmo de búsqueda. El principal objetivo de este

algoritmo es la búsqueda de un número en un concentrado de información hasta

encontrar con este número. En la herramienta del área de finanzas se utilizó

especialmente en la búsqueda de departamentos.

Los casos de prueba diseñados permitieron comprobar la factibilidad y usabilidad

del software.

Finalmente, debido a la funcionalidad y resultados de la herramienta de finanzas,

ésta fue implementada en el ERP de la empresa (ver siguiente figura). Este fue un

logro importante, ya que la empresa sigue un proceso muy cuidadoso para

implementar aplicaciones en su ERP. Sólo se implementan aquellas que satisfacen

sus estándares de calidad y eficiencia.





Figura 7. Herramienta de Finanzas implementada en el ERP





RESULTADOS

El software redujo en un 40% el tiempo y esfuerzo invertido en la realización

de reportes.

El desarrollo de este proyecto, solicitado por el departamento de informática

de YSD Doors, permitió consolidar la vinculación entre dicha empresa y la

institución.

Se invitó a participar en el proyecto a un alumno de noveno semestre de la

carrera de sistemas computacionales. Esta experiencia permitió que el

alumno aplicará, en un entorno real, los conocimientos adquiridos durante su

carrera.

Los resultados del proyecto, motivaron a la empresa para recibir alumnos del

instituto que deseen realizar servicio social o residencia profesional.

Actualmente, existe una alumna de noveno semestre realizando residencia

profesional en ese departamento.





REFERENCIAS

[1] Pressman, R. ”Ingeniería de Software, Un enfoque practico”. Ed. McGraw Hill.

[2] Kendal & Kendal. Análisis y Diseño de Sistemas. Pearson Educación.

[3] http://www.manufacturasdehidalgo.com.mx/ accedido 13/mayo/2013

http://www.manufacturasdehidalgo.com.mx/

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