HERRAMIENTAS DE GESTION

Dentro del manejo de la gestin pblica institucional, es comn hacer referencia a la utilizacin de herramientas de gestin; en todo caso, lo importante es definir y puntualizar en que momento de la gestin se deben tomar en cuenta estas herramientas.

Entendemos que en una entidad del Estado para mejorar su gestin, es necesario diferenciar y armonizar los citados instrumentos, este orden va permitir tener una mejor visin del funcionamiento de la institucin, que va incidir positivamente en la toma de decisiones.

Es posible establecer que existen herramientas para el nivel de organizacin, que incluye instrumentos que en la prctica tienen que ser elaboradas en forma obligatoria y otras herramientas para el nivel de gestin que desde un punto de vista de direccin, se elaboran como producto de las acciones de gestin que se realizan.

Bajo esta premisa, se infiere que toda institucin pblica debe estar conformada a travs de niveles de organizacin, gestin y direccin (statu normativo). En este caso, inicialmente nos ubicamos en el primer nivel de organizacin, donde las herramientas de gestin son carcter obligatorias, orientadas a instaurar su estructura organizacional y funcional, en el marco de su visin y misin institucional.

Como herramientas para el nivel de organizacin podemos ubicar principalmente:

La ley de creacin o estatuto. El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF. El Manual de Organizacin y Funciones ROF. El Cuadro para Asignacin de Personal CAP. El Manual de Procedimientos - MAPRO El Presupuesto Analtico de Personal PAP. El Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA. Cdigo de tica.

Cuando me refiero a las herramientas para el nivel de gestin, se seala:

El Plan estratgico. El presupuesto Institucional. El Plan Operativo Institucional POI. Los estados financieros y presupuestarios. Informes sobre evaluaciones del Presupuesto y del POI. Informes peridicos de gestin.

Con respecto a las herramientas para el nivel de direccin o normativo, se mencionan a: Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o rectores (externas). Normas especficas dictadas por la propia institucin (internas).

A. DESCRIPCIN DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIN

HERRAMIENTADEFINICIN

El Reglamento De Organizacin Y Funciones RofEs el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El Manual De Organizacin Y Funciones MofEl Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de Personal.

El Cuadro Para Asignacin De Personal CapEl CAP es un documento de gestin que contiene los cargos clasificados en base a la estructura orgnica prevista en su Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan Estratgico

El Manual De Procedimientos MaproEl Manual de Procedimientos es un documento descriptivo y de sistematizacin normativa, teniendo tambin un carcter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecucin de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y deber guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos, que regulan el funcionamiento de la entidad.

El Presupuesto Analtico De Personal PapDocumento de gestin que considera las plazas y el presupuesto para los servicios especficos del personal permanente y eventual en funcin de la disponibilidad presupuestal.Refleja la provisin remunerativa de cada uno de los cargos definidos en el CAP.

El Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA.Es el documento unificado de cada entidad de la Administracin Pblica que contiene toda la informacin relativa a la tramitacin de los procedimientos administrativos que se realicen ante las distintas dependencias.

Cdigo de tica.La aplicacin y observancia de las disposiciones del Cdigo de tica de la Funcin Pblica contribuyen a fortalecer la confianza en la Administracin Pblica y la buena imagen de aquellos que la integran;El Reglamento de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, coadyuva a la transparencia en el ejercicio de la funcin pblica as como a la mejora de la gestin y de la relacin con los usuarios de los servicios;

B. NIVEL DE GESTIN

HERRAMIENTADEFINICIN

Plan estratgicoEs el instrumento orientador de la gestin institucional, formulado desde una perspectiva temporal mayor al corto plazo, que enuncia la MISIN, la VISIN, los OBJETIVOS ESTRATGICOS, las ESTRATEGIAS, los INDICADORES DE DESEMPEO y las METAS de una entidad.

El presupuesto institucional.

Es un instrumento de Gestin Econmica y Financiera, elaborado para un periodo econmico, en el cual se estiman, los INGRESOS que deben obtenerse y los GASTOS que deben ejecutarse

El plan operativo institucional poi.

El Plan Operativo Institucional es un instrumento de gestin que contiene la informacin relacionada al anlisis y diagnstico institucional, objetivos generales, las actividades programadas, las metas de cada programa y el presupuesto para cada una de ellas.

Los estados financieros

Productos del proceso contable, que en cumplimiento de fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar la situacin, actividad y flujos de recursos, fsicos y monetarios de una entidad pblica, a una fecha y perodo determinados

Los estados presupuestarios.

Los estados presupuestarios, contemplan los ingresos y egresos que determinan el resultado presupuestario del ejercicio, as como su aplicacin en las cuentas del balance.

Informes sobre evaluaciones del presupuesto y del poi.

Corresponde a la medicin de los resultados obtenidos y el anlisis de las variaciones fsicas y financieras observadas, en relacin a lo aprobado en los presupuestos del Sector Pblico.

Informes peridicos de gestin.Son lo reportes que se emiten como resultado de una actividad de gestin realizada.

C. NIVEL DE DIRECCIN O NORMATIVO

HERRAMIENTADEFINICIN

EXTERNAS

Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o rectoresSon las normas aprobadas por lo organismos sectoriales como: Ministerios; y/u Organismos rectores como: la Contralora General de la Repblica, Superintendencias, entre otras.

INTERNAS

Normas especficas dictadas por la propia institucin (internas).Directivas internas dictadas por las reas responsables de la entidad, que regulan las normas generales y que van dirigidas principalmente para el funcionamiento de los sistemas administrativos y operativos.