2.1. Registros como Herramientas Administrativas:

Registros: Serie de datos sobre un tipo de sujeto, acción, hecho o evento, obtenidos mediante un proceso de captación, con base en un formato específico ya sea impreso o en medios computacionales, y que realiza una institución pública, bajo un marco de funciones y facultades formalmente establecidas en instrumentos jurídicos, reglamentarios o programáticos.

Así, los registros administrativos se constituyen por la serie de actividades y recursos orientados a la recopilación de datos sobre un hecho, evento, suceso o acción sujeto a regulación o control que recaba una oficina del sector público como parte de su función, y que responden al cumplimiento de necesidades de información de utilidad para la administración pública y la sociedad.

Herramientas administrativas: Por medio de las herramientas administrativas aprendemos el conjunto de técnicas efectivas y sencillas, que nos permiten identificar, analizar y solucionar problemas usando datos y procesos de razonamiento lógico y estructurado. Aplicar las herramientas por medio de un ejercicio práctico y confirmar su efectividad en el control de calidad.

Los registros y otras fuentes administrativas son hoy en día ampliamente utilizados en muchas instituciones, las razones más importantes son la reducción de la carga de respuesta la garantía de brindar datos puntuales y coherentes a los usuarios, y la reducción de la cantidad de trabajo rutinario.

2.1.1. Registro como proceso administrativo:El proceso administrativo esta formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIONa) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.b) Pronosticar.c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el

trabajo.d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para

encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.g) Anticipar los posibles problemas futuros.h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.a) Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.d) Aclarar los requisitos del puesto.e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

admón..g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos.h) Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.a) Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por

la decisión.b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.c) Motivar a los miembros.d) Comunicar con efectividad.e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien

hecho.g) Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el

trabajo.h) Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del

control.

EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROLa) Comparar los resultados con los planes generales.b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones.d) Comunicar cuales son los medios de medición.e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones

y las variaciones.f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

2.1.4. Tipos y modelo de Registros Administrativos:

Clases o tipos:

Registros Administrativos: son los registros que llevan los órganos administrativos (sin perjuicio de poder constituir otros registros auxiliares) en el que se hará asiento de todo escrito o comunicación que se presente o reciba, anotando también la salida de escritos y comunicaciones dirigidas a otros órganos y particulares.

Registros escolares: se da este nombre en terminología pedagógica a todos aquellos libros, fichas, documentos, microfilms, discos compactos, disquetes, etc. Que recojan por escrito la marcha y organización de la vida escolar y educación en general. (2014 --20)

En la organización escolar, es el conjunto de ficheros, kárdex y demás documentos en donde se anotan, por escrito y de manera expedita la marcha de la organización y administración de la institución de los escolares en particular.

Registro de personal administrativo y docente. Registro de movimiento económico, que incluye inventarios, contabilidad,

en otro orden de actividades. Registro de visitas de inspección y demás funcionarios supervisores. Registro de información de inspección. Registro de actas de las reuniones de los maestros. Registro de correspondencia local y externa. Registro pedagógica de los alumnos en forma de ficheros personales. Registro de matrícula en el cual se lleva el control de inscripción de cada

alumno que ingresa a la escuela.

Registro de asistencia: puede ser individual, total o colectiva. El registro de cada estudiante lo lleva el maestro directamente. Y es de asistencia total, es independiente, aunque se construye con los datos del primero. Puede llevarlo la dirección o también el mismo maestro.

Registro psicopedagógico del estudiante: instrumento que permito conocer mejor lo que los alumnos y alumnas son, y lo que el proceso educativo va haciendo con ellos.

Registro anecdótico: es uno de los instrumentos básicos de registros de las observaciones no sistematizadas realizadas por el docente. Consiste en la descripción en forma de anécdota de un hecho ocurrido protagonizado por el niño, que llama la atención ya que no es una conducta característica del mismo. Cuando un docente cuenta con una serie de anécdotas, por lo general puede llegar a valiosas conclusiones acerca de la conducta y personalidad del niño. Muchas veces puede detectarse cual es el foco de una problemática existente ya

que es factible determinar mejor cuales son los reforzadores que están manteniendo una conducta.

Ficha de cotejo: es un instrumento de registro de las observaciones realizadas por el docente que consiste básicamente en catalogar con un SI o NO, la adquisición o no de ciertas conductas por parte del niño. Previo a la observación, el docente ha debido especificar aquellas conductas a evaluar y ubicarlas en un formato especialmente para las fichas de cotejo. (2010 -- 20)

Instrumentos de la correspondencia en la administración educativa

Nota oficial

Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los funcionarios públicos.

En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en el oficio y sin mayor trascendencia.

Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor jerarquía.

Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en cuenta la jerarquía de los funcionarios, así tenemos:

Ø Entre funcionarios de mayor jerarquía es muy respetuosa.Ø De superior a inferior, tiene cierto don de mando.Ø De inferior a superior, debe ser más atenta y respetuosa.

2.1.5. Características de los Registros Administrativos:

o Almacenamiento temporal de datos destinados a facilitar diversas operaciones, anotaciones para su empleo o consulta.

o Los asientos deberán efectuarse siguiendo el orden temporal de recepción y salida. Actualmente se propone la automatización de los registros administrativos, llevados en cualquier institución o dependencia de gobierno para la agilidad en la tramitación de asuntos.

Partes o elementos:

Dependiendo la intención del registro o su funcionalidad, así serán los datos que se recaben en la fichas, se recomienda que cada ficha contenga lo siguiente:

Identificación de la ficha de registro o libro Según sea el caso: Datos bio-fisiológicos Datos psicológicos Datos sociales Datos familiares Rendimiento intelectual Comportamiento

2.1.6. Funciones de Registros Administrativos:

Gestionar y coordinar los diferentes registros y oficinas, efectuando las operaciones relacionadas con la recepción, asiento y remisión de escritos, solicitudes y comunicaciones de acuerdo a la normativa específica.

Distribuir los documentos a los órganos, servicios y unidades encargadas de su tramitación o recepción.

Acreditar la identidad de la entidad que lo utiliza.

Informar y orientar a los usuarios del sistema de registro.

2.2. Documentos de Correspondencia de los Registros Administrativos.

2.2.1. CIRCULAR:

Es un documento que se utiliza para citar al personal docente a una reunión o para transcribir disposiciones administrativas, telegramas recibidos, otros documentados y asuntos.

Elementos que la conforman:a.) Número correlativo.b.) Lugar y fecha.c.) Destinatarios o personas que deben saber de su contenido.d.) Contenidoe.) Nombres y apellidos, cargo, firma y sello del remitente.

Modelo:De Directora Escuela Oficial Rural Mixta A: Personal Docente.

Clase:Las circulares pueden ser:a.) INTERNAS:

Cuando se envían al personal dentro de la institución.b.) EXTERNAS:

Cuando son emitidas a otras instituciones dependientes o asociadas. En ellas se establecerá dar una respuesta.

Estimados CompañerosAtentamente, suplico a ustedes, su presencia a una reunión ordinaria a

celebrarse en el salón acostumbrado, el próximo 26 de diciembre del corriente año alas 16:30 horas en adelante, donde se tratará la siguiente agenda.

Apertura de la sesión Informe económico Definir aspectos relacionados a las inscripciones del próximo año. Asuntos varios

Al rogar a ustedes su puntual asistencia les agradezco su atención.

f. Directora del establecimiento: Sello. Enterados:

Nombre Firma.

2.2.2. Oficio

El oficio es un documento oficial por medio del cual se puede: solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redacción debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referentes a la estética, puntuación, redacción, etc.

Elementos que lo conformana.) Número correlativob.) Lugar y fechac.) Destinatariod.) Saludoe.) Contenidof.) Despedida

g.) Nombres y apellidos, cargo, firma y sello de la Autoridad que envía el oficio.

Clase:- Documento Oficial

Modelo:

Aldea_______________________________________Chichalum

_________________de______________de______________

Oficio No._________

Señor:______________________________________________________Supervisora Educativa No.___________________________, _______________

Señora Supervisora:

Atentamente me dirijo a usted, con el objetivo de remitirle la papelería de los alumnos de sexto grado del establecimiento a mi cargo, que han sido beneficiados con el Programa de Becas del Ministerio de Educación, luego de cumplir con los requerimientos establecidos por la Coordinación, según el Instructivo correspondiente. Se adjunta la nómina respectiva.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para suscribirme de Ud. como su más segura servidora.

Atentamente,

Profa.___________________________Directora

2.2.3. Memorial:El memorial es un documento semejante a la solicitud cuya petición es de interés colectivo o público. Solo se dirige a los organismos estales o privados; jamás a las personas naturales.

Por lo tanto, el memorial se puede señalar como un recurso, pedido que es usado por los miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la

colectividad. Por ejemplo mejoras de asfaltado, agua potable, luz eléctrica, vía de comunicación, partidas económicas para mejoramiento urbano o rural, etc.

Elementos que lo conforman:

1. Sumilla: síntesis de lo que se pide1. Destinatario: Cargo administrativo del funcionario2. Datos generales de los solicitantes o identificación de los

peticionarios3. Cuerpo o contenido: Exposición de los motivos (exponiendo necesidades,

exponiendo razones de hecho y derecho)4. Remate o frase final: Es justicia que espero alcanzar…5. Por estar conforme a ley…6. Es gracia que esperamos alcanzar…7. Lugar y fecha:8. Firma de los solicitantes.

Modelo:

(1)MEMORIAL: SOLICITAMOS CAMBIO DE DOCENTE DEL ÁREA DE ARTE-TEATRO

(2)SEÑORA DIRECTORA DE ACADEMA “DIVINO CORAZÓN DE MARÍA”-SUPE

S.D.

(3)Los que suscribimos el presente documento, alumnos del grupo “A” de la Institución que Ud. tan dignamente dirige, con el respeto debido nos presentamos y exponemos:

(4)Que, al habérsenos asignado como docente del área de Arte-Teatro a la profesora …………………………., manifestamos nuestra disconformidad a tal designación por los motivos siguientes:

Su inadecuada forma de enseñanza el cual no es convincente y no está acorde con las exigencias del nivel pre universitario en el cual ya nos encontramos.

Su escasa autoridad como docente en el desarrollo de sus labores generan desorden y caos.

Indiferencia para coordinar con los padres de familia y alumnos en la intención de llegar a un acuerdo o entendimiento en bien de nuestra educación.

A cambio de ello, proponemos al profesor;…………, quien ha demostrado en todo momento su empatía y ser el más idóneo para trabajar con nosotros en esta Área que es tan importante para nuestro desarrollo personal y profesional.

POR LO EXPUESTO:

(5)Pedimos a Ud., Señora Directora, acceder a nuestra petición, por ser de justicia.

(6)Supe, septiembre 03 de 2013

(7)APELLIDOS Y NOMBRES DPI FIRMA

……………………………………………………………………….. ……………………………………. …………………....…………

……………………………………………………………………….. ……………………………………. ……………………….....……

……………………………………………………………………….. ……………………………………. ………………….....…………

……………………………………………………………………….. ……………………………………. ……………….....……………

2.2.5. Providencia:La providencia es un documento consecuente al recibo de una solicitud. Su propósito es de acompañar a la solicitud para el trámite respectivo en una oficina, además sirve para resumir lo expuesto por el interesado. Se utiliza también para pedir información, antecedentes a corroborar lo que se dice en la petición.

Clases:Hay dos tipos de providencia: Resolutivas y de Trámite.

La Providencia Resolutiva. Sirve para resolver una petición que no quiere de mayor trámite ni papeleo, o que no tiene de un trámite rutinario dentro de la competencia de la instancia.

La Providencia de Tramite sirve para tramitar lo correspondiente a la solicitud presentada.

Elementos que la conforman:A. ENCABEZADO: Identifica a la oficina o institución que la formula. Va

incompleta la primera palabra, omitiéndole de Dos a cuatro letras, escrito todo con letras mayúsculas.

Seguidamente se escribe el nombre del lugar, municipio, Departamento y fecha escrita con letras.

B. ASUNTO: Se escribe a partir del centro de la hoja, en mayúsculas y a renglón cerrado a cuatro espacios del Encabezado. Se escribe el nombre del solicitante, cargo, dependencia donde labora, motivos que expone a la petición

Presentada. Si el solicitante no labora se anotan sus datos generales.

C. Numero de orden de la providencia: se anota al margen izquierdo de la hoja.

D. Orden de disposición de lo que procede: Autoridad a quien se dirige la providencia y su sede. Opinión favorable o desfavorable de la autoridad (trasladarlo,

agregar, a los antecedentes, archivar, etc.)

E. Firma, nombres, apellidos y cargo de la autoridad.

F. Sello de la Institución.

Modelo:Modelo Prov. Administrativa

MINIESTERIO DE EDUCACIÓNDIRECCIÓN DEPARTAMENTAL, GUATEMALACOORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVASECTOR SUR.

-PERVICION EDUCATIVA No. 90-216 Guatemala, veintidós de julio del dos mil dos.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

ASUNTO: REFUGIA AJIMENES, de veinticuatro años de edad, guatemalteca, vecina del municipio de Ixtahuacan, Licenciada en Auditoria y Catedrática, en el Instituto Nacional Básico de Ixtahuacan, jornada matutina, solicita la creación y funcionamiento de la Academia comercial de Mecanografía Básica “Id y Enseñar en jornadas: matutina, vespertina y nocturna, con sede en la 3ª. Calle 5-60 zona 3 de Ixtahuacan, Huehuetenango.

PROVIDENCIA No. 615-24-2013

Atentamente pase el presente expediente a la sección de control Académico de la Unidad de Desarrollo de la Dirección Departamental de Huehuetenango, para que se sirva emitir el Dictamen correspondiente, adjunto 25 folios.

Lic. Fredy López Martínez

C.T.A.

2.2.6. Conocimiento:Es el documento administrativo que registra en forma sencilla y concreta: envío y recepción de correspondencia, documento, materiales; préstamos de enseres y algunos sucesos que no ameritan ser registrados en acta.

Elementos que lo conforman: Número del documento. Asunto. Fecha de redacción. Firma.

Modelo:Conocimiento No. 20- 2013

En esta fecha, hago del conocimiento que la directora de la Escuela Oficial para Barones No. 1, Salvador Osorio, dio en calidad de préstamo 50 escritorios a la escuela César Julio Mérida Vásquez, de la aldea Corral Chiquito, con el objeto de mejorar las condiciones de mobiliario para los alumnos, habiéndolos recibido el profesor de grado, Carlos Villatoro

Huehuetenango 20 de Diciembre de 2013.

Firma quién reciba:

2.2.7. Constancia.Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho de constancia, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente.Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho.

Elementos que lo conforman: Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta

del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo. Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la

cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.

Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.

Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.

La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.

El sello: impresión que se estampa en el documento.Modelo:

UNIVERSIDAD DE COMERCIO DE GUATEMALA

A quien corresponda:

El que suscribe, Director de esta institución, hace CONSTAR:Que Alejando Vega Ortega alumno regular de este Plantel, inscrito en el 2º semestre, turno vespertino, matrícula 021129, durante el periodo escolar comprendido del 1 de agosto del 2013 hasta el 4 de diciembre del 2013, se encuentra cursando actualmente la licenciatura en Administración y comercio impartida por este plantel educativo.Para los fines que al interesado convengan, se extiende la presente el día 2 de marzo del 2014.

Atentamente

Ma. Concepción Velazco R.Directora académica

2.2.8. Solicitud:Es un documento que contiene el planteamiento de un problema o situación y la petición a una autoridad o Institución.

Cada solicitud debe elaborarse en papel español o en papel bond.

Elementos que conforman la solicitud.

Autoridad o Institución a quien se dirige la petición. Encabezado: Datos personales, profesionales y laborales del solicitante

(todo con letras), entro lo que se incluye: nombre, edad estado civil, nacionalidad, profesión No.- de cédula cargo que ocupa, etc.

Justificación por las cuales se hace la petición. Solicitud petición que se hace a la autoridad correspondiente. Cierre de la solicitud. Lugar y fecha. Firma, nombre y apellidos del solicitante.

Modelo:Huehuetenango, 15 de diciembre de 2013.

A: Coordinador Ciudad.

Yo, Fredy Baldemar López Martínez, casado, originario y vecino de este departamento, con domicilio en el sector No. 7 casa No. 32, Cambote zona 11, me identifico con cédula de vecindad No. de orden M- 13 y Registro 28359, extendida en esta cabecera departamental, de profesión: “Profesor de Enseñanza Medía en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa y a nivel medio Perito en Técnicas en Desarrollo Comunitario”, ante usted expongo. - - - - - - - -

PRIMERO: Qué desde el año de 1992 he vendido laborado en la varias instituciones de desarrollo: “UNEPAR, KFW, PAYSA, INFOM y últimamente he trabajado como Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal del Municipio de Santa Bárbara, Huehuetenango, esta última con financiamiento del Fondo de Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF, Guatemala.

SEGUNDO: Los puestos que desempañé en la Regional de INFOM: Promotor Social, Coordinador del área de Gestión Social, Supervisor de Gestión Social de las Regionales de INFOM, Quiche y Huehuetenango, últimamente con el cargo de Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal de Santa Bárbara, Huehuetenango.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------

TERCERO: Cuento con licencia para conducir vehículo de cuatro ruedas y motocicleta, además manejo los programas de: Microsoft Word, Excel y Power Point.------------------------------------------------------------------------------------------------------

S O L I C I T O:a)- Qué de acuerdo a mi experiencia y trayectoria laboral, se vea la posibilidad de adjudicarme una plaza “ Técnica” u otra que en este momento este vacante en la Institución que usted preside, no esta demás indicar que estoy acostumbrado a trabajar bajo presión y conozco la geografía a nivel occidental, por lo que no tendría inconveniente alguno en poderme movilizar a cualquier área.

b)- Se considere la presente y sea tomada en cuenta, ya que podré desempeñarme de la mejor manera.

Por la atención brindada a la presente, me suscribo deferentemente.

F______________________ Del solicitante

2.2.9. Acta:

Documento en que se da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de una reunión.

Elementos que la conforman: Lugar fecha y hora Identificación de participación. Cuerpo del acta, o sea cláusulas o puntos tratados Cierre Firmas de los participantes. Aplicación se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos,

considerados como parte del historial de la Institución.

Modelo.Acta Numero 20-2013:

En la ciudad de Guatemala el día once de junio de dos mil trece a las ocho horas con treinta minutos reunidos en la Dirección del Instituto Particular de Mercadotecnia y Publicidad –IPEMP-zona 9 de esta ciudad, el infrascrito Supervisor Educativo Licenciado Etan Eliseo Godínez Castañon, el Capacitador Técnico Administrativo Licenciado Jaime Antulio estrada y la PEM. Libis Ribera Díaz, con el objeto de renovar el quinquenio escolar 2001-2005de funcionamiento del Instituto particular de Mercadotecnia y Publicidad –IPMP- zona 9 de esta ciudad.-----------------------------------------------------------------------------------------------

PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolución de Educación Departamental No.___ de fecha ______donde se autoriza al Instituto particular de Mercadotecnia y Publicidad –IPMP- zona 9 para impartir la carrera de Bachillerato en el nivel medio educativo, bajo la dirección técnica de la PEM. Libis Rivera Díaz.------------------------

SEGUNDO: La Dirección del Instituto Particular presento a los Licenciados Codines Castañon y Estrada, Supervisor y Capacitador, el expediente de renovación Quinquenal de funcionamiento, para su estudio y aprobación correspondiente, comprobándose que cumple los requisitos que para el erecto establecen los artículos 23 y24 del Decreto Legislativo No. 12-91 y el Articulo 78 del Decreto Gubernativo. De. E. 13-78 Reglamento de la Ley de Educación Nacional, en virtud de lo anterior estas dependencias Ministeriales, dan validez a todas las acciones educativas que realice el Instituto Particular de Mercadotecnia y Publicidad -IMP- durante el quinquenio 2005-2010, debiendo la Dirección respectiva transcribir la presente en original y cinco copias y proceder a enviarlas a estas oficinas.

Sin más que hacer constar se da por terminada la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, siendo las nueve horas con treinta minutos. Leída y ratificada, firmamos los que intervenimos.

2.2.10. Resolución:

Documento que contiene la decisión o declaración de voluntad de autoridad competente. Decreto, auto o fallo de la autoridad gubernativa o judicial. Acción de resolver, decisión de una duda, litigio, conflicto o problema difícil.

Elementos que la conforman:Encabezado: Es la identificación de la resolución. Comunica a los lectores qué comité propone la resolución, cuáles países son los que la promocionan, a qué tema corresponde y da una versión muy resumida de lo que plantea.

El encabezado se escribe en la esquina superior izquierda de la resolución.Preámbulo o introducción: Es la primera parte de la resolución. Describe el problema. Explica el propósito de la resolución e incluye un diagnóstico de la situación, que se detalla en las cláusulas introductorias. El preámbulo puede incluir información acerca del tópico presentado. Puede hacer referencia a documentos y resoluciones específicas de las Naciones Unidas y mencionar estadísticas precisas, así como fragmentos de información que hagan que la resolución sea más creíble y confiable.

Cláusulas operativas: Empiezan una línea debajo de la última cláusula introductoria. Presentan la propuesta de la acción a tomarse para solucionar el problema planteado en la introducción.

Modelo

2.3. Controles Administrativos en las Instituciones Administrativas.

“Es el conjunto de medidas y procedimientos que en forma coordinada apoyan a la administración en la consecución de sus objetivos de control.

Para realizar el control de modo adecuado, las pautas que deben seguirse en el proceso deben estar clarificadas, para comparar si lo actuado se ajusta a lo querido, y, en su caso enmendar las falencias. Se pueden controlar las acciones realizadas, y a quienes las efectuaron; antes del proceso, para ver si se ajustan a las condiciones y posibilidades de la empresa; durante el mismo, para ver si el rumbo es el adecuado; y una vez finalizado, sirviendo como retroalimentación.Puede ejercerse control sobre la calidad, sobre el rendimiento y eficiencia del personal, sobre el funcionamiento de las maquinarias, sobre los costos, sobre los riesgos, etcétera.

2.3.2. Control Administrativo.Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

2.3.3. Funciones del Control Administrativo.1. Proteger los activos.2. Obtener información verás, confiable y oportuna. 3. Promover la eficiencia y la eficacia en la operación, así como.4. La adhesión a las políticas determinadas por la Dirección.

2.3.4. Clases de Control Administrativo.

1. Control preliminar (a través de la alimentación adelantada); Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

2. Control coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño); Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

3. Control por retroalimentación; Acción a posteriori (re planificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

2.4. Herramientas de la Administración institucional.Administración institucional es una denominación que pretende englobar

dentro de si diferentes categorías que están unidas por la idea de ser unos entes administrativos dependientes de una Administración Territorial, respecto a la que guardan una relación de dependencia, a pesar de la autonomía relativa en la gestión de los fines que se les encomienda. Obedecen por tanto al principio de descentralización funcional, en contraposición al principio de descentralización territorial propio de los entes territoriales. Son institucionales por cuanto que su sustrato es el de ser una institución y no una Corporación. Su creación se debe a la decisión de la Administración fundante.

2.4.1. Libro de Actas:El libro de actas registrará, al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

2.4.2. Libro de Asistencia de personal.Es el registro diario de la asistencia del Director y personal docente de un establecimiento educativo a sus labores diarias, para constatar el desempeño normal de sus funciones de acuerdo al puesto respectivo.

El registro de la asistencia de los empleados públicos se rige por el Artículo 7º. Del acuerdo número CM, 39-70, que dice:“Artículo 7º. Los servidores públicos quedan sujetos a las normas que sobre puntualidad y asistencia establece este reglamento, las que fija la Ley de Servicio Civil y sus reglamentos y las que fijen las disposiciones interiores de personal de las dependencias, salvo aquellos que por naturaleza del cargo que desempeñan estén sujetas a una reglamentación especial.1º. Para los efectos de esta disposición se establecen las siguientes normas: Todo servidor público debe registrar personalmente por los medios que al efecto se establezcan, el inicio y conclusión de sus labores a fin de hacer constar de modo fehaciente que ha cumplido con el tiempo de trabajo diario que le haya sido asignado”.

ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN.• Fecha.• Nombre y apellidos• Ingreso (hora y firma)• Salida (hora y firma)

2.4.3. Libro de Inventario General:Es el Registro de los bienes y enseres de un centro educativo, para lo cual se habilita un libro específico, según el caso.

2.4.4. Libro de inventario Auxiliar.El Libro Auxiliar de Inventarios es libro especial, que se diferencia del libro de Inventarios porque este último es referido al asiento en libros del Balance General y del Estado de Resultados.

Para registras los datos en el libro, se efectúa un rayado que consta de las siguientes columnas:

Modelo Inventario Auxiliar.

Cantidad

Descripción del artículo Estado

2.4.5. Libro de Conocimiento.