Herramienta para la Gestion del Mantto asistida por Ordenador.pdf

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VIII Congreso de Ingeniera de Organizacin Legans, 9 y 10 de septiembre de 2004

HEGEMO: Una Herramienta para la Gestin del Mantenimiento Asistida

por Ordenador*

Juan E. Pardo Frojn, Antonio Garca Lorenzo

Departamento de Organizacin de Empresas y Marketing. Escuela Tcnica Superior de Ingenieros Industriales.Universidad de Vigo. As Lagoas Marcosende, 9. 36200 Vigo (Pontevedra).email: [email protected], [email protected]

Resumen

La comunicacin que se presenta muestra un Sistema para la Gestin del Mantenimiento Asistida por Ordenar (GMAO), tanto en aquellas empresas que las llevan a cabo en sus propiasinstalaciones y equipos, como para aquellas otras que se dedican a prestar servicios demantenimiento a terceras a travs de una relacin contractual con las mismas.

El sistema ha sido diseado para que se pueda llevar a cabo la gestin de los diversos tipos demantenimiento que suelen estar presentes en las empresas, como son el mantenimiento correctivo,el correctivo, preventivo y el predictivo.

Palabras clave: Gestin del Mantenimiento Asistida por Ordenador, Tecnologa Cliente-Servidor, Fro y Climatizacin.

1. Caractersticas Generales del Sistema

El Sistema Hegemo se presenta como una herramienta concebida para gestionar lasactividades de mantenimiento, tanto en aquellas empresas que las llevan a cabo en sus propiasinstalaciones y equipos, como para aquellas otras que se dedican a prestar servicios demantenimiento a terceras a travs de una relacin contractual con las mismas.El sistema ha sido diseado para que se pueda llevar a cabo la gestin de los diversos tiposde mantenimiento que suelen estar presentes en las empresas, como son el mantenimientocorrectivo, el correctivo, preventivo y el predictivo a travs unos parmetros de controlespecificados.

Para la gestin del mantenimiento, el sistema ofrece una estructura jerrquica que permitedefinir y relacionar los diferentes elementos o entidades que caracterizan al mantenimientosegn diferentes niveles. De esta manera, cada empresa puede establecer cul es la estructurade su mantenimiento de acuerdo con sus necesidades.

El sistema permite, partiendo de una unidad de negocio o cliente externo, y bajo una perspectiva amplia, definir y establecer diferentes relaciones contractuales, cada una de ellascon sus propias especificaciones. Cada una de estas relaciones contractuales se aplicara a uncentro/U.M. (Unidad de Mantenimiento) o a un conjunto de centros que, a su vez, estaranintegrados por instalaciones. Por ltimo, cada instalacin podra estar compuesta o dar

* Este trabajo es el resultado de la participacin de los autores en un proyecto de investigacin llevado a cabocon una empresa del sector del fro y la climatizacin donde se ha implantado el sistema HEGEMO.

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soporte a una serie de equipos o mquinas que dependiesen de ella. Cada uno de estos equiposo mquinas, al igual que las instalaciones, podra tener asignadas actividades demantenimiento (operaciones o gamas) de acuerdo con la relacin contractual por la que serijan.

De manera esquemtica, en la figura 1 se recogen los diferentes niveles jerrquicos quecontempla el sistema, a travs de los que cada empresa puede estructurar las diferentesactividades de gestin que desarrolla mediante las relaciones contractuales que mantiene conlos diferentes clientes.

OperacionesGamas

OperacionesGamas

OperacionesGamas

-----OperacionesGamas

Equipos Equipos-----

Instalaciones-----Instalaciones

Centro/U.M.-----Centro/U.M.

Relacin contractual-----Relacin contractual

Cliente o Unidad de Negocio

Figura 1. Estructura jerrquica de las actividades de mantenimiento en el Sistema Hegemo.

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2. Mdulos del Sistema

El sistema ha sido desarrollado bajo una arquitectura modular adaptable a las necesidades delas PYMES, estando totalmente abierto para que ste pueda integrarse de una manera sencillacon el resto de las actividades que desarrolle la empresa (gestin de almacenes, facturacin,importacin de datos de instalaciones/mquinas para desarrollar actividades demantenimiento predictivo, etc.).

Entre los mdulos que definen el sistema se encuentran:

- Definicin de Operaciones y Gamas de Mantenimiento- Definicin de Actividades de Mantenimiento en las Unidades de Negocio o Clientes.- Definicin de Recursos- Definicin de Subcontratas- Planificacin: Anlisis de Capacidad. Simulacin. Lanzamiento de OTs- Control y seguimiento de OTs

2.1. Gamas y Operaciones

Este Mdulo es, sin duda, uno de los ms importantes del Sistema, por cuanto en l se defineny gestionan el conjunto de Gamas y Operaciones que componen los trabajos del Servicio deMantenimiento.

La informacin aqu definida ser la utilizada posteriormente para asignar tareas a rdenes deTrabajo, y para establecer los trabajos que se deben hacer en las Instalaciones y/o Equipos decada uno de los Centros. Asimismo, es clave tambin para poder efectuar Planificaciones dela manera ms ajustada y fiable posible.

Es importante hacer notar la diferencia que el Sistema considera entre las Gamas y lasOperaciones:

Las Operaciones se constituyen jerrquicamente, de manera que es posibleestablecer su estructura en forma de rbol, estableciendo relaciones "padre-hijo" entreellas. Esto permite definir una tarea en la que unas Operaciones deban serconsecuencia de la realizacin de otras previas. As, una Operacin "padre", cobrarsentido nicamente si se llevan a cabo las Operaciones "hijo" que la constituyen. Altratarse de una relacin jerrquica, no ser posible definir una Operacin que estconstituida por ella misma o por otras de nivel superior, entendiendo por stas las que

estn por encima de ella en el rbol, y que estn formadas por aquella. Las Gamas a su vez se caracterizan por el concepto deSecuencia , y por

tanto, aunque tambin pueden constituirse bajo una estructura de rbol, pierden la propiedad jerrquica que distingue a las Operaciones. Una Gama se forma a partir deOperaciones de primer nivel o "padres", y no es otra cosa que una concatenacin deOperaciones en las que el nico parmetro a establecer es el orden en que estasOperaciones que la constituyen deban realizarse. As una Gama puede establecerse demanera que la misma Operacin se repita tantas veces como se quiera.

Tanto las Gamas como las Operaciones carecen de limitacin en la generacin de niveles ensu estructura, pudindose constituir en tantos como se desee.

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En la figura 2 se muestra la informacin relativa a las operaciones bsicas del mantenimiento, bajo una estructura de rbol, as como la construccin de las diferentes gamas a partir delconjunto de operaciones bsicas del sistema, tambin bajo una estructura de rbol.

Figura 2. Pantalla de definicin de Operaciones y Gamas en el Sistema Hegemo.

2.2. Asignacin de las actividades de Mantenimiento en las Unidades de Negocio oClientes.

Una vez establecidas las relaciones contractuales e identificadas las instalaciones y equiposimplicados en la gestin del mantenimiento, as como el conjunto de operaciones/gamassusceptibles de aplicar a los mismos, el siguiente paso consiste en relacionar y jerarquizar lasdichas actividades con cada una de las instalaciones y equipos. Asimismo, es necesario definiry establecer para cada una de las operaciones/gamas la frecuencia o periodicidad con la quedeben desarrollarse para un buen funcionamiento de las instalaciones/equipos, as como lostiempos estimados para la realizacin de dichas actividades. Obviamente, la ltima decisinsobre la frecuencia de las intervenciones la tiene el cliente por lo que, aunque cadaoperacin/gama tienen una frecuencia recomendada, sta puede ser personalizada para cadauno de los clientes que soliciten dichos servicios.

2.3. Recursos

Para llevar a cabo una correcta gestin del mantenimiento es necesario disponer de una

informacin clara y actualizada de los recursos con los que cuenta la empresa. Estos recursosson bsicamente de dos tipos. Por una parte, el personal con el que cuenta la empresa y, por

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otra, los recursos materiales necesarios para desarrollar ciertas actividades (maquinara yherramientas utilizadas por el personal tcnico). Por ello, el Hegemo contempla estas dosclases de recursos.

En la figura 3 se muestra la ficha con la informacin correspondiente al personal propioimplicado en las actividades de mantenimiento. Convienen destacar la necesidad deidentificar claramente el perfil de cada recurso, dado que esta informacin el clave para lacorrecta planificacin y posterior generacin de las rdenes de trabajo. Es evidente que notodas las actividades de mantenimiento tienen la misma complejidad y, por tanto, no puedenser realizadas por cualquier persona. Esto es tanto ms importante cuando mayor es ladiversidad de las instalaciones/equipos con las que se trabaja, as como por las tecnologasempleadas por las mismas.

Figura 3. Ficha con los datos del personal de mantenimiento.

Adems del personal que realiza las actividades de mantenimiento, debemos tener presenteque, en general, es necesario disponer de las herramientas y maquinaria a emplear en dichasactividades. Por ello, la gestin de este tipo de recursos adems de ser necesario que lacontemple el sistema, es de gran importancia en aquellos casos en los que, por la tipologa delmantenimiento, es necesario utilizar instrumental de apoyo de alto valor econmico.

2.4. Subcontratacin

Las exigencias con respecto al nivel de servicio, las tcnicas de mantenimiento empleadas y latecnologa incorporada de gran parte del equipamiento, hacen difcil que el mantenimiento de

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las instalaciones/equipos pueda ser asumido de manera exclusiva por medios propios.Adems, el mayor aprovechamiento del personal propio plantea la necesidad de acometerciertas necesidades con recursos ajenos. Por eso, recurrir a la subcontratacin ha de serconsiderada como una opcin necesaria que facilite la gestin de todos los recursos con losque puedan trabajar las empresas.

Un proceso de externalizacin de las actividades de mantenimiento debe contemplar, entreotros, los siguientes aspectos:

- Identificacin y seleccin clara de las actividades externalizables.- Identificacin y seleccin de los proveedores/suministradores de servicios.- Asignacin de la actividades externalizables en las mejores condiciones a lo

proveedores/suministradores ms adecuados.- Contratacin de los servicios.- Control de las actividades externalizables.

El sistema Hegemo se ha diseado teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, lo queconfiere una gran flexibilidad a la hora de jugar tanto con los recursos propios como con losse externalizan. Por otra parte, sealar la posibilidad de establecer una categorizacin de lassubcontratas.

En la figura 4 se recoge el aspecto bsico que ofrece el sistema para gestionar lassubcontrataciones a travs de la asignacin de los trabajos que stas pueden desarrollar o losque considera la empresa que deba desarrollar.

Figura 4. Pantalla general para la gestin de las subcontratas.

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2.5. Planificacin y Simulacin

El Mdulo de Planificacin constituye el ncleo central del HEGEMO. A partir de los datosrecogidos en el sistema a travs de los mdulos descritos anteriormente, el proceso de planificacin se encarga de realizar un anlisis de la capacidad conjugando las necesidades, procedentes de los diferentes tipos de mantenimiento, con los recursos disponibles en unhorizonte o perodo determinado.

Una de las principales caractersticas de la planificacin en la posibilidad de realizarla segndiferentes niveles de detalle desde una doble perspectiva, mbito geogrfico y nivel deagregacin. Por una parte, dado que las empresas de mantenimiento pueden operar endiversas zonas o mbitos geogrficos, el sistema permite realizar una planificacin global orealizar planificaciones en zonas o localizaciones concretas. Tambin es posible realizar planificaciones a nivel de Cliente. Otra de las posibilidades es el establecimiento del nivel dedetalle de la planificacin. sta puede ser a nivel de Centro de Instalacin o de Equipo.

Otra de las caractersticas del sistema es la de disponer de capacidad de simulacin, ello permite ir modificando los datos de carga y de recursos hasta alcanzar una situacin queresulte factible, a partir de la cual se llevar a cabo la apertura y lanzamiento de las diferentesrdenes de trabajo. Tambin es posible guardar los resultados de las diferentes planificacionescomo consecuencia de las simulaciones realizadas.

Figura 5. Pantalla general del proceso de Planificacin y Simulacin.

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Figura 6. Flujo general del funcionamiento del sistemaUtilidades del Sistema

Seguimiento de las OT`s

Lanzamiento de OT`s

Anlisis de CapacidadSimulacin

Planificacin:

CalendarioLaboral

Unidades de Negocio/Clientes Contratos Unidades de Mantenimiento/Centros Calendario de Planificacin de la U.M. o Centro Instalaciones Equipos Operaciones/gamas de mantenimiento

Definicin de las actividades de mantenimiento:

Herramientas

Personal

Subcontratacin

Recursos:

Definicin de operaciones y gamas de mantenimiento

Tablas de Configuracin del Sistema


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3. Caractersticas Tcnicas

El diseo y desarrollo del sistema que se presenta se ha llevado a cabo tendiendo en cuentaque la mayor parte de las PYMES disponen de plataformas o entornos de trabajo de tipoWindows 98, 2000, NT, etc. Por ello, la realizacin del sistema se apoya en herramientas dedesarrollo que trabajen bajo estos entornos.La tecnologa utilizada por el sistema para la gestin de la informacin se basa en laarquitectura cliente-servidor utilizando como administrador de base de datos el productoMicrosoft SQL Server, aunque es posible que el sistema opere con otros sistemasadministradores de bases de datos.

La conexin entre la capa de aplicaciones y la capa de datos (programas del sistema administrador de bases de datos) se ha hecho a travs del estndar ODBC y, en particular para

el SQL Server y los sistemas de Microsoft, se ha empleado la tecnologa ADO (Active XData Objects).

4. Conclusiones

En las sociedades modernas, el papel de los servicios y en particular los derivados delservicio de asistencia tcnica (S.A.T.) son de vital importancia para contribuir al nivel de bienestar que todos los individuos esperan alcanzar con los productos puestos a su alcance.

La garanta de futuro en toda organizacin viene dada por la fidelidad de sus clientes, ascomo de la buena imagen que el mercado tenga de ella. Ambos factores dependen del nivel de

servicios prestados, y actualmente los clientes de las empresas que desarrollan actividades demantenimiento piden soluciones que agilicen la respuesta ante sus demandas. El no disponerdel servicio requerido conlleva inequvocamente a prdida de clientes.

El sistema que se ha presentado en este trabajo ha sido desarrollado para gestionar lasactividades del mantenimiento desde una amplia perspectiva, habindose implantado en unaempresa que desarrolla actividades de mantenimiento dentro de los sectores del FrioIndustrial, Frio Comercial y la Climatizacin. En una actividad como es la climatizacin yfro de productos perecederos, el tiempo de respuesta es crtico para la satisfaccin del cliente, por ello la buena gestin de las actividades de mantenimiento es fundamental y el disponer deuna herramienta que proporcione el apoyo necesario a la organizacin de la empresa seconvierte en una pieza clave. Aun cuando, el sistema Hegemo supone un importante apoyo ala gestin, la evolucin de las nuevas tecnologas hacen que esta herramienta sea una sistema

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vivo, por ello, en la actualidad se est trabajando para incorporar el potencial que ofrecen losdispositivos mviles (PDAs) para ofrecer una solucin integral qua abarque los aspectos delocalizacin y movilidad implicados en el mantenimieto de las empresas que lo desarrollan aterceras.

Referencias

Kelly, A.; Harris, M.J. (1998). Gestin del Mantenimiento Integral. Fundacin RepsolPublicaciones.Lozano Rojo, J.R. (2001). Asistencia Tcnica de Postventa (ATPV). Fundacin ConfemetalPrado, J.C.; Garca, J. (2002). Design and Implementation of a Maintenance ProgrammeFocussing on Participation. A Practical Experience.The 16th International MaintenanceCongress . Euromaintenance 2002. Proceedings pp. 237-244.

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