H2020 Experiencia Coordinación Proyectos - Salvador Trujillo - Ikerlan

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Ikerlan denon eta denontzako proiektua


H2020Experiencia

Coordinación

Proyectos

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Ciclo de Vida

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Idea!(around

2010)

Proposal Eval. Project (40 M) Term

ICT Call 7 (18 Jan 2011)

KoM(Sep 2011)

Y1 Rev(Nov2012)

Y1.5 Rev(May2013

)

Y2 Rev(Nov2013)

Y3 Rev.(Feb 2015)

Project Proposal

Submitted

Invited fornegotiations

Demo + Alldeliverables

MPT multicoreXtratuM

HW & modeling

AB14 + MCS Certification


Contenido

• Ciclo de vida proyecto• La idea• El papel del coordinador• Coordinador gestor vs coordinador técnico• El poder de la palabra• Comunicación• Representación eventos• La Comisión y el PO• El consorcio• Decisiones• La review• Reuniones y telcos• Social events• Agenda pública vs privada• Core team• Explotación


Idea y Consorcio

Proposal cookbook

1. Definir una idea científicamente relevante y con potencial impacto

2. Encontrar call adecuado a la idea para un posible proyecto

3. Borrador preliminar de proyecto y actividades y roles

4. Definir actores necesarios para llevar a cabo la idea

5. Identificar un posible consorcio

6. Construir la propuesta de proyecto: es un arte


Coordinador vs. Jefe de Proyecto

• Jefe de Proyecto vs. Coordinador

• No es poder ejecutivo, sino poder de coordinación

• Coordinación de los partners frente a un Proyecto común

• Coordinación “hacia fuera” del proyecto

MANAGEMENT COMMITTEE(All consortium members)

TECHNICAL COMMITTEE(WP leaders)

Coordinator

EC

ADVISORY PANEL(Industries)

MultiPARTESconsortium


Comunicación

• Communications

• E-mail communications• Shared repository• Status calls (2/4 weekly)

• Coordination

• Executive - quarterly• WPs - more frequently• Task & bilateral many

• Other

• Industrial Advisory Panel (yearly meeting)• Conferences & workshops

MANAGEMENT COMMITTEE(All consortium members)

TECHNICAL COMMITTEE(WP leaders)

Coordinator

EC

ADVISORY PANEL(Industries)

MultiPARTESconsortium


El Coordinador Técnico

• Figura fundamental para un proyecto

• Líder tecnológico del proyecto: visión y ejecución

• Ascendencia y respeto profesional

• De la comunidad científica• De la comisión y sus revisores• Del equipo de proyecto

• Voto de calidad ante decisiones a tomar en el proyecto

• “Poli bueno, poli malo”: reparto de roles


El Poder de la Palabra

• El definir la agenda y contenidos en reuniones y conferencias permite orientar la discusión hacía los temas de interés.

• Por ejemplo, se ponen sobre la mesa los temas a discutir o decidir.

• Este poder “blando” es fundamental.


El Coordinador

• Orientar la discusión

• Detectar inconsistencias lo antes posible

• Anticiparse a problemas (desde financieros hasta técnicos)

• Equilibrar partners con intereses divergentes

• Mantener una línea de trabajo constante

• Reorientar los recursos cuando sea necesario (amendment)


Representación

• Asistencia a eventos de la EC para definir futuros calls

• Asistencia a la EC desde la parte tecnológico/científica en cuanto a retos

• Representación del consorcio en diferentes foros (conferencias, etc)

• Contacto directo con el Project Officer


El Project Officer y la Comisión

• El Project Officer es el funcionario que supervisa la ejecución del proyecto y hace el seguimiento administrativo

• Lanzamiento del proyecto (Grant Agreement)• Aspectos financieros (pre-financing, pagos, etc)• Preparación de Reviews anuales• Aprobación de informe anual y aprobación de pagos• Aprobación del informe final y pago final• Auditorias

• La EC

• Otros funcionarios administrativos donde se apoya• Herramientas del Participant Portal• Al final es quien paga y quien exige …


Los Project Officers

• CINCO Project Officers con diferente trayectoria

• PO 1: experiencia de muchos años. Se jubilo el primer año. • PO 2: primer proyecto que supervisaba. Tenia el apoyo de PO #3. • PO 3: fama en la EC de ser un PO “duro”. Impacto fuerte en el proyecto.• PO 4: solo duro dos semanas. Cambio administrativo.• PO 5: los últimos 6 meses. Poco bagaje del histórico del proyecto.

• Diversidad

• Mucha diferencia de un PO a otro• Diferencias culturales (eran de diferentes países europeos)• Aplicación de la normativa igual, pero lo que no está escrito• En general, nece


Reviews

• La reviews es el momento donde el consorcio presenta su trabajo a la comisión y a los revisores externos

• Fundamental elegir bien a los revisores

• Que sepan del tema• Que les interese• Que no tengan conflictos de intereses• Que aporten al consorcio ideas (además de problemas…)

• La Review

• Presentaciones excelentes y claras• Mostrar resultados tangibles y contrastados (publicaciones, desarrollos, etc)• Ser responsivo con la EC y revisores


Reuniones y telcos Feb15 Y3 Brussels

Nov13 Y2 Brussels

Sep11 Mondragon

Dec11 Valencia

Feb12 WienOct12 Paris

Apr13 Barcelona

Jan13 Berlin

Mar13 Y1.5 Brussels

Nov12 Y1 Brussels

Nov13 Valencia

Oct14 Bilbao

Jun13 Bilbao

Jul12 Bilbao

Jul14 Madrid

May12 Madrid

Nov13 Barcelona

Jan15 Mondragon

Jan14 Wien


Reuniones y telcos

Mondragon, Sep 2011 Valencia, Dec 2011Madrid, Nov 2011

Vienna, Feb 2012 Madrid, May 2012 Bilbao, Jul 2012


Reuniones y telcos

Valencia, Nov 2013 Brussels, Nov 2013 Barcelona, Nov 2013

Madrid, July 2014 Bilbao, Oct 2014 Mondragon, Jan 2015


Reuniones y telcos

Paris, Oct 2012 Berlin, Jan 2013Brussels, Nov 2012

Brussels, Mar 2013 Barcelona, Apr 2013 Bilbao, Jun 2013


Agenda pública vs. privada

• Es fundamental conocer los intereses de cada partner y ver el alineamiento con la contribución global del proyecto.

• En la reunión inicial: objetivo conocer “agenda privada”. Objetivo real de cada partner en el proyecto.

• Tratar de alinear todas las agendas.


Core team

• Grupo de partners/personas que trabajan realmente en coordinación.

• Habitualmente grupo estable en proyectos anteriores/futuros.

• Fundamental que traccionen para generar resultados.

• El coordinador técnico dirige este trabajo.


Impacto Económico

• La Explotación económica de los resultados es fundamental

ProjectResearch

Developmentof First PilotApplications

PROJECT RESULTS

Initial Multicore RT support

First Supportingtools

Methodology forMDE

Consultancyservices

Teaching and Training

Success stories

ACTIVITIES AND OUTCOMES

Early adopters

Proof of concepts

Proof of Marketvalue

Identify missingtools and procedures(includingqualifications and certifications)

Build up thecommunity

Further research in new researchprojects

MainstreamApplications

VOLUME MARKETS ACTIVITIES AND

OUTCOMES

Mainstreamcustomers

Volumeapplications

Return onInvestment

Mature tools and procedures

Well-establishedcommunity


Cons

• Trabajo extra

• Preocupación extra

• Interlocución difícil EC

• Interlocución partners díscolos

• Tensión

• Equilibrio y balances

• Todos te miran... Cuando nadie responde


Pros

• Poder de influir en la dirección del proyecto

• Satisfacción logró colectivo

• Impacto a nivel europeo

• Core team para otras aventuras

• Hay que liderar propuestas cuando se quiere traccionar y ser un referente


Momento Satisfacción


“To be successful, you have to have your heart in your business, and your business in your heart“ [Thomas J. Watson]


IK4-IKERLAN – OlandixoP.º J. M.ª Arizmendiarrieta, 220500 Arrasate-MondragónTel.: 943 71 24 00Fax: 943 79 69 44

IK4-IKERLAN – GalarretaPol. industrial GalarretaParcela 10.5, Edificio A320120 Hernani

IK4-IKERLAN – MiñanoParque tecnológico de Álava,C/ Juan de la Cierva, 101510 Miñano

IK4-IKERLAN – GaraiaPolo de Innovación GaraiaC/ Goiru, 920500 Arrasate-Mondragón

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