Guia Wilfredo Tema 1 Fundamentos de SI v1.1.pdf

Universidad Central de Venezuela.

Facultad de Ciencias.

Escuela de Computación.

Prof. Wilfredo Rangel

Semestre Lectivo II 2007

Sistemas de Información Página 1 de 31

Fundamentos de Sistemas de

Información <Tema 1> < Sistemas de Información>

Año 2007

< Para analizar y diseñar sistemas de información apropiados, los analistas de sistemas de

información tienen que visualizar a las organizaciones donde trabajan como sistemas formados por

las interacciones de tres fuerza fundamentales: los niveles de administración, el diseño de las

organizaciones y las culturas organizacionales. >

Docentes:


Prof. Gonzalo Sader







Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

08/10/2007 1.0 Versión preliminar como propuesta de

tema.

Wilfredo Rancel

12/10/2007 1.1 Inclusión de Ejemplos de E-R.

Introducción, Resumen, Lecturas

Recomendadas, Caso de Estudio,

Preguntas y ejercicios

Wilfredo Rangel







Tabla de Contenidos

1. Introducción ..................................................................................................................................... 6

1.1 Alcances y límites ........................................................................................................................... 6

2. Dato, Información y Conocimiento. ............................................................................................... 7

3. Sistemas............................................................................................................................................. 8

3.1 Límite del Sistema .......................................................................................................................... 8

3.2 Ejemplos de sistemas...................................................................................................................... 9

3.3 Enfoques para el estudio de Sistemas .......................................................................................... 10

3.4 Características de los Sistemas .................................................................................................... 11

4. Sistema de Información ................................................................................................................. 12

5. Las Organizaciones como Sistemas. ............................................................................................. 13

5.1 La interrelación e interdependencia de los sistemas.................................................................... 14

5.2 Límites de la organización ........................................................................................................... 14

5.3 Retroalimentación del sistema para planeación y control. .......................................................... 14

5.4 Ambientes para sistemas organizacionales. ................................................................................. 15

5.5 Apertura y restrictividad en las organizaciones........................................................................... 15

5.6 Cómo tomar una perspectiva de sistemas .................................................................................... 15

5.7 Representación gráfica de sistemas .............................................................................................17

5.8 Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto..................................................... 17







5.9 Los sistemas y el modelo entidad-relación................................................................................... 19

6. Niveles de Administración............................................................................................................. 23

6.1 Administración de operaciones .................................................................................................... 23

6.2 Administración media................................................................................................................... 24

6.3 Administración estratégica........................................................................................................... 24

6.4 Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información ..................................................... 24

7. Resumen.......................................................................................................................................... 25

8. Preguntas y ejercicios .................................................................................................................... 29

9. Lecturas Complementarias ........................................................................................................... 26

9.1 Los Ciegos y el elefante. ............................................................................................................... 26

10. Caso de Estudio. ............................................................................................................................. 28

11. Referencias y Bibliografía ............................................................................................................. 31







1. Introducción

Los Sistemas de Información (SI), de la mano de las Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones (TIC) han recorrido un largo camino juntos desde la aparición de los primeros

computadores y sus iniciales aplicaciones, concebidas sobre todo para mejorar la eficiencia de procesos

administrativos muy básicos, utilizados en las empresas casi “por obligación”.

Para que el analista de sistemas pueda analizar y diseñar sistemas adecuados de información, necesita

entender su organización, pues la forma que tomen los sistemas dependerá, en gran medida, de la

influencia de tres de sus principios organizacionales: niveles de administración, el diseño de las

organizaciones y un grupo de factores influyentes (como el estilo de liderazgo de quien toma las

decisiones, la tecnología y las múltiples subculturas organizacionales).

Las organizaciones son sistemas grandes integrados por subsistemas interrelacionados. Estos subsistemas

se ven afectados por los tres niveles de toma de decisión administrativa (operacional, administración

media y dirección estratégica), los cuales inciden horizontalmente sobre el sistema organizacional. El

diseño de la organización define la estructura de la organización, tomando un modelo de tipo jerárquica

de proyecto, matricial o de procesamiento de la información; por consiguiente, llega a alterar las líneas de

responsabilidad y de autoridad.

El estilo de liderazgo, la tecnología de la organización y las subculturas presentes, influyen en la manera

de interrelación de las personas que integran los subsistemas. En este tema consideraremos los tópicos

anteriores, así como las implicaciones que tienen sobre el desarrollo los sistemas de información.

1.1 Alcances y límites

Comprensión de los estilos organizacionales y su impacto sobre los sistemas de información.

Definición de Sistemas de información.







2. Dato, Información y Conocimiento.

Antes de entrar al estudio de los sistemas de información es necesario dejar bien claro lo que actualmente

se entiende como información y –lo que puede ser todavía más importante- la diferencia entre datos,

información y conocimiento.

Toda información procede de algún dato anterior. Sin embargo no todos los datos son información. Es

más, se puede tener muchos datos y mucha información y, aún así, no haber acumulado ningún

conocimiento.

En efecto, los datos no son más que elementos de tipo numérico, alfanumérico, imágenes o sonidos que

permiten describir ciertos eventos, actividades o transacciones. Se tratan de elementos que pueden estar

almacenados e incluso clasificados, pero no organizados para dar respuestas a cuestiones específicas o a

significados concretos.

La información proviene de la ordenación de los datos de forma que éstos tengan un significado

concreto párale que los recibe e incluso un valor determinado. De esta forma, el destinatario puede

analizar dicho significado y obtener conclusiones. Mientras que los datos en si no son nada, sí lo es la

información que se puede obtener de ellos. Las decisiones que se toman habitualmente en las empresas

provienen de información recabada a partir de datos, previamente clasificados y presentados

adecuadamente para facilitar su proceso.

Si embargo, estar informados no es suficiente para tomar decisiones acertadas. Cualquier decisión

requiere también de la experiencia, historia profesional y personal de quien la toma, así como de sus

propios elementos de juicio de evaluación de la información. La información evaluada por una persona

dentro de un contexto se convierte en conocimiento. Los sistemas de información, vistos desde esta

perspectiva, pueden mejorar el desarrollo de una base de conocimiento si ponen al alcance de los agentes

de decisión información relevante. De hecho, en entornos cambiantes una buena base de conocimientos

constituye a menudo una fuente fundamental de ventaja competitiva, y en estas situaciones los sistemasde

información pueden resultar esenciales.







3. Sistemas.

Conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y

distinto a la simple agregación de los elementos.

Un Sistema posee un conjunto de componentes (elementos) que interaccionan (relaciones) para

lograr un objetivo común (Razón de la definición de sistema).

Sistema posee: Elementos + Relaciones + Objetivos.

Modelo de Sistema permite definir el sistema por sus entradas, procesos y salidas.

Caja negra es cuando se conoce la transformación correcta de las entradas en salidas.

Jerarquía de Sistemas Todo sistema transforma entradas en salidas. Sus elementos se relacionan

mediante interfaces o conexiones.

3.1 Límite del Sistema

¿Cómo determinar el límite de un sistema? ¿Qué es lo que queda comprendido en él y lo que pertenece a

su meta-sistema o ambiente?

El límite de un sistema es una línea ideal que encierra elementos (subsistemas) entre los que existe mayor

intercambio de energía que a través de la línea.

Por “energía” debe entenderse todo lo que pueda transmitirse entre dos sistemas: energía propiamente

dicha, información, bienes, influencia, autoridad, sentimientos, etc.

Los intercambios entre elementos y el ambiente son menores a los intercambios internos del sistema.

E E

E

P S P

P S

S

E P S

E S

Entrada Proceso Salida







3.2 Ejemplos de sistemas

• Sistema económico

o Componentes: mercado, bienes, servicios

o Objetivo: Intercambiar bienes y servicios por otros de valor comparable permitiendo

a los participantes obtener algún beneficio en el intercambio

o Interacción: oferta, demanda.

• Sistema nervioso

o Componentes: cerebro, médula espinal, nervios, células sensoriales

o Objetivo: Permitir a los seres vivos experimentar un conjunto de sensaciones físicas

como frío, calor, dolor, miedo, etc.

o Interacción: impulsos nerviosos

• Una empresa con fines de lucro

o Componentes: producción, mercadeo, contabilidad, finanzas, informática, Inversión

y Desarrollo, etc.

o Objetivo: generar ganancias que beneficien a los dueños y a los empleados de la

empresa

o Interacción: oferta y demanda

Ambiente del Sistema







3.3 Enfoques para el estudio de Sistemas

• Enfoque Sistémico (o Aristotélico)

o Establece que todos los sistemas se interrelacionan entre sí. Cada sistema es parte de un gran

sistema.

o Se establece que para entender un sistema se tiene que ver como un todo o desde un punto de

vista holístico.

o Este enfoque es un enfoque sinergístico. Es decir algo que consiste de partes armoniosamente

integradas es un todo mayor que la suma de sus partes individuales

• Enfoque Sistemático (Descartes)

o Descartes creía que, debido a que la mente humana es finita, no le era posible comprender un

gran sistema de cualquier complejidad.

o Propone que el entendimiento del sistema debe obtenerse particionando el mismo en sus

partes constituyentes, estudiando cada una de sus partes y luego reconstruirlo

o El problema principal de este enfoque es que no toma en cuenta la interacción existente entre

las partes.

• Enfoque de Sistemas

o El enfoque para el estudio y comprensión de Sistemas es un compromiso entre los dos

enfoques anteriores.

o Usa el método analítico de Descartes pero también se enfoca en las interacciones del sistema.

La diferencia es que no se consideran todas las interacciones existentes si no que se

consideran las que afectan el comportamiento del sistema.

o Implica tener un concepto del “Todo del un sistema”, mientras se analizan sus partes

componentes

o Permite comprender mejor la naturaleza de los problemas y disminuye la dificultad del

análisis

o Se estudia “parte por parte” incluyendo el comportamiento de las relaciones entre las partes







3.4 Características de los Sistemas

• Interactúan con su Medio Ambiente, formado por todos los objetos que se encuentran fuera de la

frontera del sistema.

• Los sistemas que interactúan con su medio ambiente son Sistemas Abiertos. Son la mayoría.

• Los sistemas que no interactúan con su medio ambiente son Sistemas Cerrados.

• Poseen un modelo de control que le permite al sistema funcionar dentro de niveles de desempeño

aceptables. El modelo de control clásico está compuesto por:

o Un estándar contra quien comparar para lograr un desempeño aceptable.

o Un método para medir el desempeño actual del sistema.

o Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

o Un método de retroalimentación, que permita hacer llegar las salidas del sistema al mismo

sistema como entradas para el proceso de medición del desempeño.







4. Sistema de Información

Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos,

normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan

decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas

funciones.

o Componentes: subsistemas o aplicaciones que dan apoyo a diferentes subsistemas de la

organización, por ejemplo ventas, contabilidad, recursos humanos, e-business

o Objetivo: procesar entradas, mantener bases de datos de la organización y producir

información a través de distintos medios para proporcionar servicios a todos los demás

sistemas de la organización que los ayuden a alcanzar el objetivo común de la organización

o Interacciones: Interfaces entre los conponentes

Proceso

Entrada

Salida

Norma

Activador

Comparador

Detector Retroacción de 1er Orden

(Modifica entradas)

Retroacción de 2do Orden

(Modifica la norma)







El SI es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurados de

acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información

necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control

correspondiente, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las

funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

Esta definición se centra fundamentalmente en el para qué del SI, más que en el cómo o en el qué.

Las empresas necesitan que determinada información fluya para coordinar sus acciones operativas, y

que otra información llegue a tiempo y organizada adecuadamente para que los responsables tomen

sus decisiones con el máximo conocimiento de causa y para que quienes coordinan las distintas

actividades puedan hacerlo en cuanto se detecte la primera desviación relevante entre lo previsto y lo

real. Y todo ello, para llevar a cabo las funciones y procesos de negocio que la empresa les ha

encomendado de manera coherente con los objetivos de la misma. En ocasiones la propia estrategia

de negocio de una empresa puede contar con el SI como parte activa de la misma. Dicho de otro

modo, el SI también puede utilizarse para la obtención de ventajas competitivas.

5. Las Organizaciones como Sistemas.

Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas diseñados para lograr metas y

objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Las organizaciones

están compuestas de sistemas más pequeños interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones,

etc.) que sirven a funciones especializadas.

Al concebir a las organizaciones como sistemas complejos, podemos aplicar los principios de

sistemas para discernir sobre su funcionamiento. Es de importancia fundamental contemplar a la

organización como un todo, para establecer correctamente los requerimientos de información, y de

esta manera, diseñar el sistema de información apropiado. Todo sistema está constituido de

subsistemas (incluyendo al sistema de información); de manera que cuando estudiamos a una

organización, también estamos examinando las relaciones y el funcionamiento de los sistemas

menores.







5.1 La interrelación e interdependencia de los sistemas.

Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene

implicaciones importantes para las organizaciones y para los analistas de sistemas que buscan

ayudarlos a lograr mejor sus objetivos. Cuando cualquier elemento de un sistema es cambiado o

eliminado, también son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.

5.2 Límites de la organización

Otra característica por la cual las organizaciones operan como sistemas, es la frontera que las separa

de su medio ambiente. Los límites de la organización pueden ser, de manera continua, desde muy

permeables hasta llegar a ser casi impermeables, Para adaptarse y sobrevivir, las organizaciones

tienen la necesidad de recurrir a gente, materias primas e información (entradas) a través de sus

límites y de intercambiar sus productos terminados, servicios o información hacia el mundo externo

(salidas).Sin embargo, si los límites de la organización se encuentran demasiado relajados, peligra su

margen de competencia y disminuye el control sobre su desempeño.

5.3 Retroalimentación del sistema para planeación y control.

La retroalimentación es una forma de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones

usan planeación y control para administrar sus recursos en forma efectiva. La figura muestra la forma

en que son usadas las salidas del sistema como retroalimentación con la cual puede comparar el

desempeño con los objetivos. Esta comparación ayuda a la vez a los administradores para formular

objetivos más específicos como entrada. Sin embargo, el sistema ideal es aquél que se corrige o

regula por sí mismo, en forma tal que no se requieren decisiones de sucesos típicos.







5.4 Ambientes para sistemas organizacionales.

La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del ambiente exterior que la

rodea. Cualquier cosa que esté fuera de las fronteras de una organización es considerada como un

ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en

donde existe la organización. Aunque se pueden planear cambios en el estado del ambiente,

frecuentemente no pueden ser controlados directamente por la organización.

5.5 Apertura y restrictividad en las organizaciones

La apertura y restrictividad existen en forma continua, ya que no hay una cosa tal como una

organización absolutamente abierta o totalmente cerrada. La apertura se refiere al libre flujo de

información dentro de una organización. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o

artísticos frecuentemente son caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus

participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene tal información y en qué momento un

proyecto creativo está en su infancia. Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del

departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que afecta la

seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la información en su momento es una

necesidad y el acceso a la información se da con base en la que "es necesario saber". Este tipo de

unidad está limitada por muchas reglas.

5.6 Cómo tomar una perspectiva de sistemas

La toma de una perspectiva de sistemas permite a los analistas de sistemas iniciar la clarificación y

comprensión de los diversos negocios con los que entrarán en contacto. Es importante que los

miembros de subsistemas se den cuenta que su trabajo está interrelacionado. Observe en la figura que

las salidas de los subsistemas de producción sirven como entradas para ventas, y que las salidas para

ventas sirven como nueva entrada para producción. Ningún subsistema puede lograr adecuadamente

sus objetivos sin el otro. Suceden problemas cuando cada administrador tiene una imagen diferente de

la importancia de su propio subsistema funcional.







En la siguiente figura se puede ver que la perspectiva personal del administrador de ventas muestra que el

negocio está manejado por las ventas, con todas las demás áreas funcionales interrelacionadas pero no de

importancia central. De la misma manera, la perspectiva de un administrador de producción posiciona la

producción como la parte central del negocio, con todas las demás áreas funcionales manejadas por ella.







5.7 Representación gráfica de sistemas

Un sistema o subsistema, tal como existe dentro de la organización corporativa, puede ser

representado gráficamente en varias formas. Los diversos modelos gráficos muestran las fronteras del

sistema y la información usada dentro del sistema.

5.8 Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también llamado modelo

ambiental). Los diagramas de flujos de datos se enfocan en los datos fluyendo hacia adentro y fuera

del sistema y el procesamiento de los datos. Estos componentes básicos de todo programa de

computadora pueden ser descritos a detalle y usados para analizar el problema con respecto a su

precisión y totalidad. El diagrama a nivel de contexto emplea solamente tres símbolos: (1) un

rectángulo con esquinas redondeadas, (2) un cuadrado con dos orillas sombreadas y (3) una flecha, tal

como se muestra en la figura. Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida,

y el nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La entidad

externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información de sistema pero que no es

parte del sistema. Esta entidad puede ser una persona, un grupo de personas, una posición corporativa

o departamento u otros sistemas. Las líneas que conectan las entidades externas con el proceso son

llamados flujos de datos y representan datos.







Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en la siguiente figura. En

este ejemplo se representan los elementos básicos de un sistema de reservaciones de una línea aérea.

El pasajero (una entidad) inicia una petición de viaje (flujo de datos). El diagrama a nivel contexto no

muestra suficientes detalles para indicar exactamente lo que sucede (y tampoco se pretende que se

muestre), pero podemos ver que se envían las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles al

agente de viajes, que envía de regreso al proceso información sobre los boletos. También podemos

ver que la reservación del pasajero es enviada a la línea aérea.







5.9 Los sistemas y el modelo entidad-relación

Una manera en que un analista de sistemas puede definir las fronteras adecuadas del sistema es usar

un modelo entidad-relación. Los elementos que conforman un sistema organizacional pueden ser

llamados entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, tal como un pasajero en

una línea aérea, un destino o un avión. En forma alterna, una entidad puede ser un evento, tal como el

fin de mes, un periodo de ventas o la falla de una máquina. Una relación es la asociación que describe

la interacción entre las entidades. El formato estándar para trazar un diagrama entidad-relación (o E-

R), mostrado en la figura siguiente, El rectángulo es usado para mostrar una entidad, y el rombo

representa la relación entre esa entidad y otra entidad. El diagrama siempre es trazado poniendo en la

parte superior a la entidad primaria.

La figura de abajo presenta los cuatro tipos de diagramas E-R diferentes. El primero corresponde a

una relación de uno a uno (que abreviaremos como 1:1). En este caso a cada EMPLEADO se le

asigna sólo una EXTENSION TELEFONICA y por cada EXTENSION TELEFONICA hay un solo

EMPLEADO.

El segundo diagrama presenta la relación de muchos a uno (M:1). Un DEPARTAMENTO puede

tener a muchos EMPLEADO(s), pero un EMPLEADO pertenece a un solo DEPARTAMENTO.

El tercer tipo de diagrama presenta la relación de uno a muchos (1:M). En este ejemplo se puede

asignar un DESTINO DE VIAJE a numerosos PASAJEROS, pero un PASAJERO sólo tiene un

DESTINO DE VIAJE final. Es válido distinguir entre las relaciones 1:M y M:1, ya que el diagrama

siempre tendrá en la parte superior la entidad principal.







Por último, el cuarto diagrama muestra una relación de muchos a muchos (M:M). Un VUELO

transporta a numerosos PASAJEROS y un PASAJERO puede disponer de muchos VUELOS dentro

de su itinerario. A menudo, los diseñadores de sistemas hacen uso de los diagramas de entidad-

relación para auxiliarse al modelar el archivo o la base de datos. Sin embargo, es más importante aún

que el analista de sistemas se involucre pronto con las entidades y las relaciones del sistema de datos

de la organización.







Vale mencionar que existen también otras herramientas informáticas para la definición de bases de

datos, las cuales no serán vistas en este tema. Al delinear algunos diagramas E-R básicos, el analista

necesita:

1. Enumerar las entidades de la organización, con el fin de comprenderla mejor.

2. Elegir las entidades clave para reducir la visión del problema a dimensiones manejables pero con

un significado.

3. Identificar la que debe ser la entidad principal.

4. Confirmar lo anterior mediante los otros métodos de captura de información (investigación,

entrevistas, entrega de cuestionarios, observación y desarrollo de prototipos).

Tomemos como ejemplo el caso del Festival del Lago, una organización que produce teatro de

verano. Su papel como analista de sistemas consistirá en estudiar el sistema actual y diseñar un

sistema de venta de entradas. Conforme vaya pensando en el problema, listará entidades tales como

PÚBLICO y BUTACAS, pero quizás piense en otras entidades tales como FUNCIONES, FECHA y

aún ACTORES y sus SUPLENTES.

Tendrá una buena visión de la organización al listar las entidades, pero pronto se verá en la necesidad

de reducir tal visión del problema. Aunque trabajan en el teatro, los ACTORES y los SUPLENTES

no tienen participación en el sistema de reservaciones. Más aún, BUTACAS, FUNCIONES y

FECHA pudieran tratarse como atributos de una sola entidad que podría definirse como BOLETOS.

La siguiente etapa se involucra con la selección de la entidad principal. En este ejemplo, la elección

con seguridad sería el PÚBLICO. Es el PÚBLICO quien reserva los BOLETOS del espectáculo; los

BOLETOS no eligen al PÚBLICO. Cuando el PÚBLICO llega a la taquilla a recoger los BOLETOS,

el PÚBLICO da su NOMBRE como identificación y no alguno de los atributos del BOLETO, como

sería número del asiento o la función.

En este ejemplo, la selección de la entidad principal pareces muy simple, pero en otros problemas

puede dificultarse. No olvidar que cada persona de la organización la contempla de manera distinta

como lo hemos puntualizado al principio del tema.







El diagrama de relación de entidades para el proyecto del Festival del Lago se muestra en la figura

adjunta. Observe que el diagrama E-R puede ampliarse para incluir ciertos atributos descriptivos de la

Entidad o relación. El PÚBLICO tiene atributos tales como nombre, dirección, teléfono y número de

tarjeta de crédito. El BOLETO tiene atributos tales como el número del boleto, así como la fecha,

función, teatro y precio. La relación de reservación de boletos tiene atributos en común con las dos

entidades. Estos atributos incluyen nombre del público y el número del boleto.

Es primordial que el analista de sistemas inicie la elaboración diagrama E-R tan pronto como se

incorpore a la organización. es muy tarde esperar hasta que se diseñe la base de datos, ya que los

diagramas E-R auxilian al analista a comprender el giro actual de la organización; ayudan a

determinar las dimensiones de los problemas, auxilian a discernir si el problema abordado es el

correcto. Los diagramas E-R requieren de una revisión continua, conforme se lleva a cabo el proceso

de captura de datos.

Reservaciones

PÚBLICO

BOLETOS

Nombre – Publico

Dirección – Público

Teléfono – Público

Tarjeta de Crédito

Número – Boleto

Fecha

Hora

Función

Teatro

Precio

Nombre – Publico

Número – Boleto







Dentro de los factores de la organización que influyen en el diseño y el análisis de los sistemas de

información, se encuentran los niveles de administración, el diseño de organización, el estilo de

liderazgo, las consideraciones tecnológicas, la cultura organizacional y las relaciones humanas. A

continuación, discutiremos cada uno de estos factores, así como las implicaciones que tienen sobre el

análisis y el diseño de los sistemas de información.

6. Niveles de Administración

La administración existe en las organizaciones en tres amplios niveles horizontales: control

operacional, planeación y control administrativo y administración estratégica, tal como se muestra en

la siguiente figura. Cada nivel tiene sus propias responsabilidades y todos trabajan para el logro de

metas y objetivos organizacionales en su manera propia.

6.1 Administración de operaciones

El control operacional forma el nivel inferior de la administración a tres niveles. Los administradores

de operaciones toman decisiones usando reglas predeterminadas que tienen resultados predecibles

cuando son implementadas correctamente. Los administradores de operaciones son los tomadores de

decisiones cuyo trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de toma de

decisiones.







6.2 Administración media

La administración media forma el nivel segundo, o intermedio, del sistema de administración de tres

niveles. La administración media realiza decisiones de planeación y control a corto plazo sobre la

manera en que son mejor asignados los recursos para satisfacer los objetivos organizacionales. La

administración media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones.

6.3 Administración estratégica

La administración estratégica comprende el tercer nivel del control administrativo de tres niveles. Los

administradores estratégicos ven fuera de la organización hacia el futuro, tomando decisiones que

guiarán a los administradores medios o de operación en los meses y años por venir. Los

administradores estratégicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto.

6.4 Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información

Cada uno de los tres niveles de administración tiene diferentes implicaciones para el desarrollo de

sistemas de información para la administración. Algunos de los requerimientos de información para

los administradores están bien definidos y, en cambio, otros son difusos y se traslapan. Los

administradores de operaciones necesitan información interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y

repetitiva. Tienen gran dependencia sobre la información que captura el desempeño actual y son

grandes usuarios de recursos de información en línea de tiempo real. La necesidad de los

administradores de operaciones de información sobre el desempeño pasado y la información

periódica es solamente moderada. Ellos tienen poco uso para información externa que les permita

proyecciones futuras o creación de escenarios "qué pasa si". En el siguiente nivel de administración,

la administración media, que tanto planea como controla, se necesita información de corto y largo

plazo. Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios

experimentan necesidades extremadamente altas de información en tiempo real. Para poder controlar

adecuadamente también necesitan información actual del desempeño medido en comparación a

juegos de estándares.







Los administradores estratégicos (difieren, en buena medida, de los administradores medios y de

operaciones en sus requerimientos de información. Son altamente dependientes de información de

fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de

corporaciones con las que compiten. Debido a que la tarea de la administración estratégica demanda

proyecciones hacia un futuro incierto, los administradores estratégicos tienen una gran necesidad de

información de naturaleza predicativa e información que les permita la creación de muchos escenarios

"qué pasa si". Los administradores estratégicos también muestran grandes necesidades de

información reportada periódicamente cuando buscan adaptarse a cambios rápidos.

Los planeadores estratégicos necesitan información general resumida, en vez de los datos burdos

altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel. La información para los

planeadores estratégicos puede ser más antigua y estimada y, en cambio, los administradores

operacionales necesitan información precisa y actual. Por último, el planeador estratégico necesita

información cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la información cuantitativa de

fuentes internas requerida por la administración de operaciones.

7. Resumen

Existen tres fundamentos de las organizaciones muy importantes que deben considerarse al analizar y

diseñar sistemas de información. Estos son los tres niveles de administración, el diseño diferencial de

las organizaciones y un grupo de factores influyentes que incluyen al estilo de liderazgo, la

tecnología, la cultura y las relaciones humanas.

Las organizaciones son sistemas complejos que se integran con subsistemas interrelacionados. Los

sistemas y sus subsistemas se caracterizan por poseer límites permeables o impermeables que los

separan de un ambiente externo y de otros sistemas. Además, los sistemas y los subsistemas poseen

ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la apertura hasta la restricción; un

sistema abierto permite el flujo libre de recursos (personal, información, materiales) a través de sus

límites.

Los diagramas de entidad-relación (diagramas E-R) auxilian al analista de sistemas a entender las

entidades y las relaciones del sistema de la organización. Los cuatro tipos de diagramas E-R son: de

relación uno a uno, de relación muchos a uno, de uno a muchos y de muchos a muchos.







8. Lecturas Complementarias

8.1 Los Ciegos y el elefante.

Una fascinante historia para niños, basada en un cuento folklórico que data de hace más de dos mil

años, ofrece una perspicaz visión de lo que pasa cuando no se adopta el enfoque de sistemas al

estudiar un problema. En este cuento hay seis hombres que son muy inteligentes pero ciegos.

En sus viajes, encuentran un elefante y cada uno hace su interpretación acerca del “sistema” objeto

de estudio. Sus respectivas interpretaciones están basadas en la parte específica del elefante (sistema)

que a cada uno de ellos le han asignado tocar. El primer hombre ciego toca el “lado robusto” y

declara que el elefante es “como una pared”. Esto continúa de la misma manera con los cinco

restantes:

• Número dos: colmillo, como una lanza.

• tres: trompa retorcida, como una serpiente.

• cuatro: rodilla, como un árbol.

• cinco: oreja, como un abanico.

• seis: cola, como una cuerda.

En parte, cada uno tiene razón, ya que sólo ha tenido contacto con un subsistema. Asimismo, todos

están equivocados, porque a raíz de su ceguera han fallado al comprender el sistema como un todo.

A menudo, en trabajos de sistemas de información, las perspectivas limitadas (ceguera particular) de

los individuos que realizan el estudio, lleva a fallas similares en la percepción. Estas fallas resultan en

el desarrollo de aplicaciones que no cumplen las necesidades del usuario.

Parece haber un sesgo, especialmente en nuestra cultura occidental, a mirar las cosas de manera

fragmentada. En consecuencia, suele prevalecer una visión no sistémica en la resolución de los

problemas.







Más que cualquier cantidad de explicaciones, esta historia para niños simplemente ilustra la necesidad

de un enfoque de sistemas para los sistemas de información de la organización. Como ocurre a

menudo, este es un caso de los cuentos de permanente interés que contienen las semillas de

conocimiento adquiridas por una cultura a lo largo de centurias de experiencia práctica.

William M. Taggart Jr.

Adaptado de Information Systems.

Allyn and Bacon, EE.UU., 1980, pp. 13-14.







9. Caso de Estudio.

Donde hay papel carbón, habrá una copia.

“No sé todavía qué haremos con las formas rosas”, admite Manny López. “Son parte de la forma en

cuadruplicado. Todo lo que sé es que las guardamos para el archivo del supervisor, y él las archiva

cuando tiene tiempo.” Manny es un asistente de contador recién contratado por Carbón, Carbón &

Rippy, una casa de corredores. Le están siguiendo los pasas en la compra de valores “oficial”, pues su

jefe le ha pedido a usted que siga la trayectoria del proceso por el cual la información de las compras

de valores se almacena y se recupera.

Después de la salida, Manny sigue pensando acerca de las formas color rosa. Le dice a su auxiliar,

Les Care: “Durante los dos meses que llevo aquí, no he visto a nadie que las use. Ocupan mi tiempo y

el tuyo, sin considerar todo el espacio del archivo. Vamos a tirarlas”. Manny y Les proceden a revisar

el viejo mueble del antecesor de Manny y tiran todas las formas rosas que hay archivadas en él, así

como aquellas otras que nunca llegaron a archivarse. Les tomó varias horas; sin embargo,

desocuparon bastante espacio. “Definitivamente, aprovechamos el tiempo”, le confirmó Manny a Les.

Tres semanas después, aparece en la escena la asistente del jefe de Manny, Audrey Itor. Manny se

siente feliz al ver una cara agradable, y la saluda, “Hola Aud, ¿qué hay de nuevo?”.

“Siempre con viejos asuntos”, recibe como respuesta. “Bueno, realmente no son viejos para ti, pues

eres nuevo en la compañía. Pero necesito todas esas molestas formas rosas. A punto de

conmocionarse, intercambia miradas con Les y dice entre dientes: “Claro, estás bromeando”.

Aud Itor más seria de lo que nunca Manny se llegó a imaginar, le replicó: “No es broma, yo hago un

resumen a partir de esas formas rosas, de todos los clientes, y luego, mis totales se comparan con la

información computarizada de las compras de valores. Es parte de nuestra rutina, la auditoría

trimestral que precisa nuestras transacciones. Mi trabajo depende del tuyo. ¿Nunca te explicó esto el

Sr. Carbón?”.

¿Qué concepto de sistemas Manny y Les pasaron por alto, al menospreciar las formas rosas? ¿Cuáles

serían las posibles consecuencias para los analistas de sistemas si se ignoraran los conceptos

generales de sistemas?







10. Preguntas y ejercicios

Para consolidar los conocimientos de las partes previas, se presentan las preguntas y los ejercicios que

siguen. Se recomienda hacer el esfuerzo de llevarlos a cabo y comentar las respuestas y los

resultados, con otros estudiantes.

1. Evalúe los conceptos de “dato” e “información” y aplíquelos a su tarea cotidiana. ¿Qué

proporción de datos e información encuentra en listados, pantallas de computación y otros

“informes” que recibe o utiliza?

2. Analice un equipo de fútbol como sistema. ¿Cuáles son sus elementos? ¿Cuál es su objetivo? El

cambio de relaciones entre sus elementos ¿afecta el rendimiento del sistema-equipo? ¿Cuál es el

límite de ese sistema? ¿Incluiría al director técnico dentro de ese límite? ¿Y al preparador físico?

¿Y a los directivos del club? ¿Por qué?

3. Considere la Facultad de Ciencias como un sistema. Haga una lista de los subsistemas que la

componen, según su enfoque. Para cada uno de ellos, formule una oración que describa el

respectivo objetivo. Analice las relaciones entre los distintos subsistemas: ¿cuáles son los dos que

intercambian mayor energía y cuáles los dos que intercambian menor energía?

4. ¿Qué quiere decirse cuando se expresa que los subsistemas de la organización se encuentran

interrelacionados y son interdependientes?

5. Definir el término: límite de la organización.

6. ¿Cuáles son los dos argumentos para la retroalimentación en las organizaciones?

7. Definir el concepto de apertura dentro de un ambiente de la organización.

8. Definir el concepto de confidencialidad dentro de un ambiente organización.

9. ¿Qué es el diagrama de entidad-relación?

10. ¿Qué símbolos se utilizan para dibujar diagramas E-R?

11. ¿Cuántos tipos de diagrama E-R hay y cuáles son? Ejemplificar.

12. Dibujar un diagrama E-R de la relación paciente-doctor. ¿Qué tipo de diagrama E-R es? En una o

dos frases explicar por qué la relación de paciente-doctor se plantea de esta manera.







13. Suponga que se incorpora a la empresa “UCV INNOVATION.”, como técnico en administración

y le asignan participar en la elaboración de un sistema de información, para lo cual comienza a

elaborar diagramas E-R. Los demás integrantes de la empresa son escépticos sobre la

conveniencia de usar los diagramas E-R, antes de diseñar la base de datos. En un párrafo,

convenza a su equipo de la ventaja del pronto uso de los diagramas E-R.

14. Defina y diferencie los niveles administración en la organización. De un ejemplo de la Facultad

de Ciencias donde detalle las características de cada uno de sus niveles.







11. Referencias y Bibliografía

• Kendall & Kendall; Análisis y Diseño de Sistemas. 6a edición. Prentice Hall. 2005. • Sieber Sandra, Valor Joseph, Porta Valentin. Los sistemas de información en la empresa actual.

Mac. Graw Hill. 2005. • Raúl Horacio Saroka; Sistemas de Información en la era digital. Fundación OSDE, Argentina,

2002

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