TAREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA    

ADRIANA LÓPEZ CARDONALUZ JACKELIN VASQUEZ

YOLIMA CANABAL VILLADIEGOIII SEMESTRE

GRUPO I     

Tutora: Luz Marina Arias GonzálezGESTIÓN DOCUMENTAL I

     

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ2013

INTRODUCCIÓN

Los archivos son instrumentos de la administración y de la historia. En cada entidad, los archivos reflejan las actividades de la administración, sirviendo a la vez de reconstructores de historia. De acuerdo con el valor de información que puedan tener se transforman en fuentes de investigación en cualquiera de las facetas que hoy esta ciencia desarrolla. Las funciones que tradicionalmente se han señalado como propias de los archivos son: Recoger, conservar, servir Cada una de estas funciones involucran una multiplicidad de actividades y tareas, que conceptualmente han variado con el paso del tiempo y que el personal a cargo de los archivos debe realizar.

La organización de los documentos comienza en las oficinas productoras de los documentos, tarea realizada mediante la organización de los mismos en los llamados archivos de oficina o de gestión, a fin de facilitar la toma de decisiones oportuna y la rapidez en los traslados documentales al archivo central.

La conservación implica la aplicación de procedimientos y técnicas a los documentos con el fin de que éstos estén en condiciones de preservación que eviten su deterioro, y en el caso de que este se haya producido, su restauración. El servicio conlleva la aplicación de técnicas archivísticas sobre los documentos con el fin de hacer posible la recuperación de la información que contienen.

A continuación, destacaremos la visita a dos entidades, una pública y una privada con el fin observar como se encuentra organizada su documentación y como realizan el proceso de gestión documental. Las entidades a visitar son el Archivo de Bogotá y el archivo de la Universidad Central en Bogotá.

OBJETIVOS

Conocer los procesos de un Programa de Gestión Documental

Conocer el ciclo vital de los documentos

Saber en qué consiste el decreto 2906 de 2012 y los acuerdos 003, 004 y 005 del 15 de marzo de 2013

Diferenciar los procesos en una entidad privada y una entidad pública

Visitar los archivos de una entidad pública y una entidad privada

ENTIDAD PRIVADAUNIVERSIDAD CENTRALCra. 5 No. 21-38 Bogotá

CONTACTO: VIVIANA MEDINATel. 323 98 68

ENTIDAD PÚBLICAARCHIVO DE BOGOTÁCra. 6B No. 5-75 Bogotá

CONTACTO: YESID HUMBERTO HURTADO SANDOVALTel. 3813000 EXT. 4162

ARCHIVO UNIVERSIDAD CENTRALARCHIVO UNIVERSIDAD CENTRAL

FECHA: 31 de Octubre de 2013

HORA: 4:00 pm.

PERSONA QUE ATENDIÓ: Viviana Medina

La universidad se encuentra en proceso de implementación de un Sistema de Gestión Documental, incluyendo el Ciclo Vital de los Documentos.

El proceso de organización de la documentación en la Universidad, se inicia primero culturizando y orientando a cada dependencia sobre este proceso y su importancia. Empiezan a preparar las tablas de retención, realizan una entrevista. A través del formato de entrevista del AGN, el cual se puede modificar de acuerdo a lo que aplique a la entidad y recopilar la información con mayor rapidez.

En primera instancia se leen las funciones y procedimientos como preparación para la entrevista, de esta forma se tienen cosas muy puntuales. Al momento de la entrevista se orienta como proceder: si existen copias, dónde enviarlas, ese tiempo se válida y existe una norma, por ejemplo para lo contable son 10 años y se puede eliminar. Cuando ya se tiene la norma, el grupo de Gestión Documental propone que sean 5 años. Se llega a un acuerdo con la dependencia y se saca.

Se socializan las tablas de retención, se escoge el nombre de los fondos, series, subseries, respetando el punto de visita de cada uno. Se indica la norma para el tiempo y guiarse por el rango. Todo el proceso se valida con el director, conservar dos años en la central, pasa este tiempo se elimina a través de un acta. De esta forma se valida la información, tiempo, se firma y se lleva acabo el modelo

En el Archivo de Bogotá, el proceso archivístico mediante el sistema integrado de gestión es un sistema de engranaje de actividades en la búsqueda de la conservación preventiva de los documentos generados y por generar en las entidades del Distrito, en el ejercicio de sus funciones misionales y transversales, con el fin de evitar la pérdida de información y utilización adecuada de los recursos físicos y humanos. Es así, que con este sistema se busca solucionar problemas de producción, condiciones de almacenamiento, disposición final, trámites y transferencia teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

Existe un área de almacenamiento de los documentos de archivo, el área de conservación asesora a las entidades distritales en cuanto a almacenamiento, mobiliario y sistemas de agrupación.

FECHA: 31 de Octubre de 2013

HORA: 2:00 pm.

PERSONA QUE ATENDIÓ: Yesid Hurtado Sandoval

ARCHIVO DE BOGOTÁARCHIVO DE BOGOTÁ

¿QUIÉN DETERMINA LA PERMANENCIA Y VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN?

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Son todos los archivos que se encuentran en una entidad.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Son todos los archivos que se encuentran en una entidad.

CONCEPTOS.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas de los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión, administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o disposición final. Se hace un flujo para determinar el ciclo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Por dependencia como llega la transferencia, de donde viene el documento, el original del documento. Se identifica, se organiza de acuerdo a su dependencia, se ubican en las cajas, se marcan y debe quedar en el inventario con su número correspondiente. Así se respeta el principio de procedencia

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Por dependencia como llega la transferencia, de donde viene el documento, el original del documento. Se identifica, se organiza de acuerdo a su dependencia, se ubican en las cajas, se marcan y debe quedar en el inventario con su número correspondiente. Así se respeta el principio de procedencia

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Llega la información y no se abre la carpeta ni se saca la información ni se ordena, se ubica por su orden natural. De las dependencias, vienen organizados los documentos tal como se crean o como se generen para conservar su orden original o natural. Así se guardan.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Llega la información y no se abre la carpeta ni se saca la información ni se ordena, se ubica por su orden natural. De las dependencias, vienen organizados los documentos tal como se crean o como se generen para conservar su orden original o natural. Así se guardan.

FOLIO: Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. La cual recibe el nombre de folio. Luego, todos los formularios 22 y 29 están foliados, es decir cada uno de ellos esta individualizado con dicho número.

LEGAJO: Es el conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una

misma material.

TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad documental producida por una dependencia de acuerdo a sus funciones o características concretas, con una normatividad, su contenido, soporte y formato son homogéneos

TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad documental producida por una dependencia de acuerdo a sus funciones o características concretas, con una normatividad, su contenido, soporte y formato son homogéneos

DOCUMENTOS DONDE SE EVIDENCIA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL

CARPETA

No. TOPOGRÁFICO: 301.1735.14 AL 301.1735.19

FONDO: Secretaría distrital de hacienda

SERIE: Expedientes de impuestos de industria y comercio

SUBSERIE: N/A

No. CARPETILLAS: 8

CARPETA

SERIE: Actas

SUBSERIE: Actas del comité de calidad

TIPO DOCUMENTAL: Actas y listado con firmas de los asistentes

ARCHIVO CENTRAL

SECRETARIA DE HACIENDA

No. CAJA: 1556

No. CARPETAS: 1248-1250

FONDO: Secretaría de hacienda distrital

SERIE: Expedientes ICA

FECHA: 607-1821

DOCUMENTOS (CAJA) DONDE SE EVIDENCIA FONDO, SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL

Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos

De acuerdo a lo observado y explicado por la funcionaria de la Universidad Central, están en proceso de implementar en toda la entidad el sistema de Gestión documental, por lo cual en el momento no tienen nada foliado. Una practicante ha iniciado la foliación de la nómina.

Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

Iniciaron con un inventario para identificar lo que se tenía. Se hace una evaluación de los documentos por parte de un grupo de académicos y se comienza prestando asesorías en las oficinas, donde se les indica el valor de cada documento y su origen, alcanzando a evidenciar que en casi todas las dependencias existen copias de un mismo documento por temor a perderlo. Y el original en la dependencia que lo crea. Ejemplo: Una carrera debe tener las historias académicas y conservarlas, hay documentos que tienen muchas planillas, copias de diapositivas imprimen las diapositivas y las guardan eternamente y muchas fotocopias. La asesoría se da con el fin de eliminar mucha documentación inservible. Se realiza un acta de eliminación. Poco a poco, han entendido la dinámica.

Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

Iniciaron con un inventario para identificar lo que se tenía. Se hace una evaluación de los documentos por parte de un grupo de académicos y se comienza prestando asesorías en las oficinas, donde se les indica el valor de cada documento y su origen, alcanzando a evidenciar que en casi todas las dependencias existen copias de un mismo documento por temor a perderlo. Y el original en la dependencia que lo crea. Ejemplo: Una carrera debe tener las historias académicas y conservarlas, hay documentos que tienen muchas planillas, copias de diapositivas imprimen las diapositivas y las guardan eternamente y muchas fotocopias. La asesoría se da con el fin de eliminar mucha documentación inservible. Se realiza un acta de eliminación. Poco a poco, han entendido la dinámica.

UNIVERSIDAD CENTRAL ARCHIVO DE BOGOTÁ

Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos

El archivo de Bogotá proporciona información y asesoría a las entidades sobre como debe manejarse la foliación y cantidad de documentos a foliar por carpetas, teniendo en cuenta la normatividad.

Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos

El archivo de Bogotá proporciona información y asesoría a las entidades sobre como debe manejarse la foliación y cantidad de documentos a foliar por carpetas, teniendo en cuenta la normatividad.

Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados

. Existe un grupo multidisciplinario que analiza la documentación, quienes determinan y toman la decisión final.

Este grupo multidisciplinario en el área de limpieza y almacenamiento: un archivista, abogado, restaurador de documentos, historiador, ingeniero Industrial, quienes revisan los documentos y analizan que documentos se deben eliminar y cuáles se deben conservar.

Todas las áreas del área de gestión documental tienen una finalidad: conservar, reducir espacios, ahorrar costos financieros y ambientales.

Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados

. Existe un grupo multidisciplinario que analiza la documentación, quienes determinan y toman la decisión final.

Este grupo multidisciplinario en el área de limpieza y almacenamiento: un archivista, abogado, restaurador de documentos, historiador, ingeniero Industrial, quienes revisan los documentos y analizan que documentos se deben eliminar y cuáles se deben conservar.

Todas las áreas del área de gestión documental tienen una finalidad: conservar, reducir espacios, ahorrar costos financieros y ambientales.

Al clasificar, se tiene en cuenta el principio de orden original, las funciones nos determinan igual que las tablas como se clasifican. El ejemplo de las historias académicas, tienen un tipo de clasificación porque son inactivas, activas y egresados.

Se ordenan dentro de las carpetas manteniendo el orden original, que serían cronológico

Se describen dentro de las carpetas de acuerdo a la serie o tipo de documento que se maneje. En este caso están los nombres de los estudiantes, si es laboral entonces los nombres de los funcionarios. Si son comprobantes de egreso sería número de comprobante.

Al clasificar, se tiene en cuenta el principio de orden original, las funciones nos determinan igual que las tablas como se clasifican. El ejemplo de las historias académicas, tienen un tipo de clasificación porque son inactivas, activas y egresados.

Se ordenan dentro de las carpetas manteniendo el orden original, que serían cronológico

Se describen dentro de las carpetas de acuerdo a la serie o tipo de documento que se maneje. En este caso están los nombres de los estudiantes, si es laboral entonces los nombres de los funcionarios. Si son comprobantes de egreso sería número de comprobante.

UNIVERSIDAD CENTRAL ARCHIVO DE BOGOTÁ

El Archivo es el ente rector del Sistema Distrital de Administración de Archivo de Bogotá y, al mismo tiempo, como archivo general e histórico de la Ciudad, acopia, conserva, describe y sirve los fondos documentales considerados patrimonio documental de la ciudad. Brinda orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.Ingresan en cajas CX200 con los archivos de gestión o central, el grupo técnico se encarga de la limpieza, foliación y organización. En las cajas CX100 para su disposición final en los depósitos.En el caso de un documento en especial en el Fondo Secretaría Distrital de hacienda, serie Expedientes ICA.

El Archivo es el ente rector del Sistema Distrital de Administración de Archivo de Bogotá y, al mismo tiempo, como archivo general e histórico de la Ciudad, acopia, conserva, describe y sirve los fondos documentales considerados patrimonio documental de la ciudad. Brinda orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.Ingresan en cajas CX200 con los archivos de gestión o central, el grupo técnico se encarga de la limpieza, foliación y organización. En las cajas CX100 para su disposición final en los depósitos.En el caso de un documento en especial en el Fondo Secretaría Distrital de hacienda, serie Expedientes ICA.

INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS

UNIVERSIDAD CENTRAL ARCHIVO DE BOGOTÁ

En el área de gestión documental se marcan las cajas con números, un único número. Tienen un depósito en la central y otro en la sede San Nicolás donde se inició desde el número uno, pero tienen en cuenta los dos inventarios por separado. Pero cada caja tiene un único número de acuerdo al depósito.

En el área de gestión documental se tiene organizada la documentación con su respectivo número topográfico, fondo, serie, subserie, número de carpetillas si lo requiere, fecha

DATOS DE LAS ETIQUETASDATOS DE LAS ETIQUETAS

Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el ARCHIVO DE GESTIÓN en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

UNIVERSIDAD CENTRAL ARCHIVO DE BOGOTÁ

Se lleva una normatividad, siguiendo disposiciones del AGN, de acuerdo al decreto 2609 de 2012.

Existe un punto de correspondencia donde se recepciona, radica, tramita y distribuye la documentación. Aquí se realiza el primer paso de recepción. La organización de archivos que brinda el grupo de profesionales, apenas inicia permitiendo garantizar un ciclo de administración documental eficaz, desarrollado a partir de la elaboración de las Tablas de Retención, lo cual establece las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta su eliminación o conservación. Se mantiene un asesoramiento constante en las dependencias, para luego obtener una consulta

. En la primera acción de conservación preventiva de los archivos, se encuentra el área de conservación, restauración y reprografía. Encontramos el área de recuperación de planos, laboratorios de microfilmación, digitalización y revelación, área de descripción y catalogación. En la actualidad poseen 56 depósitos.

Tienen dos formatos de cajas:

CX200: contiene archivos no procesados que llegan de los archivos de gestión o centrales

CX100: Contiene el archivo histórico debidamente procesado u organizado

Procesos del programa de gestión documental que se desarrollan en la entidad visitada en el ARCHIVO CENTRAL y en qué consiste cada uno de ellos (organización, consulta, conservación, y disposición final de documentos).

En la siguiente fase del proceso archivístico se concentran  los documentos  que son transferidos  por las dependencias (archivos de gestión) de la universidad, una vez se finalice su trámite. Lo cual permite una consulta eficaz de acuerdo al inventario. Dicha documentación sigue siendo vigente y es objeto de consulta por las diferentes dependencias y personal externo previa autorización, para lo que se maneja un cuadro de consulta, donde se registra salida e ingreso del documento. En cuanto la disposición final se encuentra en estudio.

UNIVERSIDAD CENTRALUNIVERSIDAD CENTRAL ARCHIVO DE BOGOTÁARCHIVO DE BOGOTÁ

Como archivo general e histórico de la Ciudad, conserva, describe y sirve los fondos documentales considerados como patrimonio documental de la ciudad. De esta manera conserva la memoria de la ciudad y de las entidades que han gobernado y administrado a Bogotá. Además, garantiza el acceso a sus fondos y colecciones, para beneficio de la administración, la transparencia, los derechos ciudadanos y la investigación. Guarda de manera técnica y eficiente la documentación de la ciudad con valor patrimonial.    

Cada entidad distrital debe depositar en forma organizada los documentos considerados memoria de la ciudad, para su posterior cuidado y conservación.

La disposición y organización final de la documentación del archivo central o de gestión que por decisión del correspondiente comité, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, en otras palabras por valor cultural y patrimonio histórico. Dese la conformación del archivo, libro por libro, en la universidad se han identificado hasta el momento 46 documentos, entre los cuales se consideran documentos misionales, acta de constitución de la U., primer estatuto, como se creó la U., como evolucionó.

Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el ARCHIVO HISTÓRICO (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

UNIVERSIDAD CENTRAL ARCHIVO DE BOGOTÁ

El Edificio Archivo de Bogotá , está conformado por cinco volúmenes, destacaremos los que se refieren al documento de archivo:

El Cofre: volumen central del edificio, conformado por 56 depósitos distribuidos en siete pisos, es el lugar donde se custodia el tesoro que representa la memoria documental de la ciudad.            

La Mano: ubicada al costado oriental La Mano: ubicada al costado oriental del del edificio, está conformada por las diversas áreas edificio, está conformada por las diversas áreas técnicas que realizan los procesos técnicos de técnicas que realizan los procesos técnicos de conservación, restauración, catalogación y conservación, restauración, catalogación y reprografía, además de las labores administrativas reprografía, además de las labores administrativas y directivas.            y directivas.            

El Ojo: ubicado al costado occidental, es el El Ojo: ubicado al costado occidental, es el lugar donde los ciudadanos pueden ver la lugar donde los ciudadanos pueden ver la documentación que guarda y custodia el documentación que guarda y custodia el Archivo de Bogotá, a través de la Sala de Archivo de Bogotá, a través de la Sala de Consulta ubicada en el primer piso, y las dos Consulta ubicada en el primer piso, y las dos salas de exposiciones, dispuestas en el salas de exposiciones, dispuestas en el segundo y tercer piso.            segundo y tercer piso.            

.   .   

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo a las  Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente a procesos jurídicos,   que depende a la sección Jurídica de la Universidad Central,  se identifican  las series y subseries documentales que están establecidas. En las unidades de conservación, la marcación de las cajas y carpetas debe tener las siguientes especificaciones: nombre del Fondo Documental o Entidad productora del archivo, Sección y Subsección o nombre de la dependencia productora de los documentos y en las que se subdivide jerárquicamente el Fondo Documental, Serie y subserie, nombre de la Unidad Documental o Expediente, número de la carpeta y número de la caja, así:

De acuerdo a las  Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente a procesos jurídicos,   que depende a la sección Jurídica de la Universidad Central,  se identifican  las series y subseries documentales que están establecidas. En las unidades de conservación, la marcación de las cajas y carpetas debe tener las siguientes especificaciones: nombre del Fondo Documental o Entidad productora del archivo, Sección y Subsección o nombre de la dependencia productora de los documentos y en las que se subdivide jerárquicamente el Fondo Documental, Serie y subserie, nombre de la Unidad Documental o Expediente, número de la carpeta y número de la caja, así:

Tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación

Inicialmente toda la documentación llega al área de recepción de la Universidad, desde donde es radicada y enviada a las diferentes dependencias. Una vez enviada a las dependencias, se utilizan  carpetas, se marcan con el código y el nombre de la respectiva serie. Las tapas legajadoras que a su vez contendrán los tipos documentales que van conformando el expediente. Teniendo en cuenta,   que para evitar deterioro físico de la documentación, cada carpeta debe  conservar  200  folios y por efecto de reducción de espacio

Se organizan y abren los expedientes de acuerdo a la Tabla de Retención. Se distribuyen código, serie, subserie y tipo documental. Se debe tener cuidado para evitar errores al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere.  Para este fin se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio. El cual como se mencionó anteriormente debe llegar a 200.

PRIMER PASO SEGUNDO PASO

CONTINÚA

CONTINÚA

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

LABORATORIO DIGITALIZACIÓNLABORATORIO DIGITALIZACIÓNRECUPERACIÓN PLANOSRECUPERACIÓN PLANOS

GRUPO MULTIDISCIPLINARIO ARCHIVO DE BOGOTÁ

GRUPO MULTIDISCIPLINARIO ARCHIVO DE BOGOTÁ

GESTIÓN DOCUMENTAL- GESTIÓN PÚBLICA

GESTIÓN DOCUMENTAL- GESTIÓN PÚBLICA

¿“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas la Entidades del Estado”.

La importancia de este Decreto se basa en el Programa de Gestión Documental que enfatiza la responsabilidad de las Entidades Públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar este Programa y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades del Estado.

También este Decreto es muy importante ya que se reglamenta el tratamiento adecuado de los documentos electrónicos, la aplicación de la norma a cualquier tipo de información recibida o generada por las organizaciones gubernamentales en nuestro país.

¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? ¿Cuáles son los cambios en los procesos de la

Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique.

Los cambios que se pueden ver notoriamente son los procesos de la gestión documental, en el decreto 2609 de Diciembre de 2012 en su artículo 9 hace mención y explica cada uno de los procesos de la Gestión Documental, mientras que en el Decreto anterior los toma como muy general, como lo muestra el siguiente cuadro.

Procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012

Procesos de Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto

Art. 21. Programa de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observárselos principios y procesos archivísticos

Art. 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos

Art. 9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:  a.Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.b.Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y resultados esperados.c.Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.d.Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.e.Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. f.Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.g.Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h.Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado decreto?

Realiza una reestructuración en el Programa de gestión Documental, tiene como base el documento electrónico de archivo.

Los aspectos más importantes a tener en cuenta son:

Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y corto plazo, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y desarrollo del PGD.

 

Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que les permita organizar, establecer plazos de conservación, garantizar la autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y sus agrupaciones documentales.

La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para mantener su valor testimonial, las características de los documentos electrónicos de archivo deben tener las siguientes características, contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento y tecnológico. Se debe garantizar que los documentos de archivo electrónico generados por la entidad no sea modificados a lo largo del ciclo vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo plazo.

Acuerdo 003 del 15 de Marzo de 2015.

“Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

Este acuerdo trata principalmente de la conformación del Comité Evaluador de Documentos con sus funciones y reglamento. Se establece el periodo de dos años, al final de los cuales se deberán designar nuevos representantes. Este Comité Evaluador se reunirá una vez al mes.

El Comité Evaluador de Documentos estará encargado de:

estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos,

Las Declaratorias de Bien de Interés Cultural –BIC para bienes archivísticos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos,

Sugerir el régimen de acceso y de transferencia

Resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las diferentes entidades públicas.

Resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo 004 del 15 de Marzo de 2015

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

Este acuerdo hace referencia a la obligatoriedad de la elaboración e implementación de tablas de retención documental y tabla de valoración documental. También trata de la actualización y adecuación de la normatividad que en materia de elaboración, evaluación e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el Archivo General de la Nación. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las tablas de valoración documental se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales Acumulados.

En la elaboración de estas tablas se debe contar con un equipo interdisciplinario conformado por profesionales así: Archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial…

También habla del instructivo y criterios que se debe tener en cuenta para la elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, su implementación, actualización y disposición final.

Acuerdo 005 del 15 de Marzo de 2015

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

Este acuerdo modifica el marco conceptual de la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Se tiene en cuenta todos los documentos incluyendo la documentación electrónica, establece sistemas automatizados de descripción documental.

CONCLUSIONESCumplir con la visita a los archivos de Bogotá y Universidad Central nos mostró la importancia de los procesos de ordenación documental dentro de un archivo, el archivo de Gestión,  debe  ofrecer una herramienta informativa de fácil acceso, que oriente las labores en los archivos,  tanto a nivel normativo como práctico. Lo cual permitirá establecer los sistemas de ordenación documental de acuerdo con las características de las series documentales de las tablas de retención asignadas en las entidades y sus dependencias;  se empezó con los procesos de inventario, organización y luego la ordenación de acuerdo a los conceptos y generalidades de las normas archivísticas. Todo esto, es fundamental, para que sea manipulado, administrado y custodiado como memoria institucional, como también para la comprensión de su contenido, permitiendo así la localización, utilización oportuna y efectiva de la información.

Terminamos recordando lo que dice la ley 594 de 2000. Procesos archivísticos: Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Comprendimos que: La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Gracias a los archivos, son instrumento primordial en las organizaciones, un recurso esencial que organizado bajo la normatividad se constituye en memoria y testimonio de una institución, lo cual demuestra el avance y evolución de ésta.

Debemos, entonces, hacer una llamado a aquellas entidades que aún no cumplen con estos requisitos, brindándoles asesoría y capacitación para lograrlo.

BIBLIOGRAFÍA

Colombia. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (2006). Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia

Arias González, Luz Marina (2013). Formación de los archivos según el ciclo vital de los Documentos. Gestión Documental, Unidad 2. Armenia: Universidad del Quindío.

REFERENCIAS ARCHIVOS VISITADOS

Archivo de Bogotá. www.archivobogotá.gov.co

Universidad Central. www.ucentral.edu.co

WEBGRAFÍA

Decreto 2609 de 2012 [en línea] Disponible: http://archivogeneral.gov.co/recursos_user//DECRETO%202609%20DEL%2014%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012-1.pdf [Consultado: 30 de octubre de 2013].

Acuerdo 03 de 2013. [en línea] Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259 [ Consultado: 31 de octubre de 2013]

Acuerdo 04 de 2013 [en línea] Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260 [ Consultado: 31 de octubre de 2013]

Acuerdo 05 de 2013. [en línea] Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261 [Consultado: 31 de octubre de 2013]

Programa de Gestión documental [en línea]. Disponible en:http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?option=com_content&view=category&id=25&Itemid=59. [Consultado: 1 de noviembre de 2013]