Guía Técnica Para La Elaboración de Manuales de Procedimientos

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

SERIE GUAS TCNICAS No. 9

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SERIE GUAS TCNICAS PARA LAS TESORERAS MUNICIPALES

D.R. Instituto Hacendario del Estado de Mxico (IHAEM)

Av. Mxico No. 604, col. Amricas Toluca de Lerdo, Estado de Mxico

C.P. 50130 Telfonos: (722) 2806627, 2806618, 2800300

Hacienda de Sols No. 7 col. Echegaray Naucalpan de Jurez, Estado de Mxico

Telfono: (55) 53734287

Pgina web: www.ihaem.org Correo electrnico: [email protected]

Comit Editorial de la Administracin Pblica Estatal

Autorizacin No. A: 203/1/023/032

Primera edicin, 2004

La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin expresa de la fuente y dndose el crdito correspondiente.

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DIRECTORIO

INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MXICO

Lic. Enrique Pea Nieto Gobernador Constitucional del Estado de Mxico

Dr. Luis Videgaray Caso Secretario de Finanzas

y Presidente del Consejo Directivo del IHAEM

Lic. Fernando R. Portilla Snchez Vocal Ejecutivo

Lic. Jorge G. Prez Cuevas Coordinador de Estudios Hacendarios

Lic. Jenaro Romero Moreno Subdirector de Asistencia Tcnica

Lic. Marco A. Garay Martnez Subdirector de Estudios Fiscales

Investigacin Lic. Jenaro Romero Moreno

Edicin Lic. Jorge G. Prez Cuevas Lic. Jenaro Romero Moreno

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CONTENIDO Pg.

PRESENTACIN 9

1. OBJETIVO DE LA GUA 11

2. ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS 13 2.1 Definicin del objetivo 13 2.2 Acopio de la informacin 14 2.3 Anlisis de la informacin 16 2.4 Diseo del procedimiento 17 2.5 Diseo de formas 18

3. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21 3.1 Concepto 21 3.2 Elementos que integran el manual 21

3.2.1 Identificacin 22 3.2.2 Contenido 24 3.2.3 Introduccin o presentacin 25 3.2.4 Objetivo 27 3.2.5 Presentacin de los procedimientos 27

3.3 Validacin del manual 32 3.4 Recomendaciones generales 33

ANEXO 1: Simbologa y recomendaciones para la diagramacin 35

ANEXO 2: Ejemplos de aplicacin de la simbologa para la diagramacin 41

ANEXO 3: Bases para la redaccin 67

ANEXO 4: Diagramas de bloque o de lgica 73

ANEXO 5: Formato para la descripcin del procedimiento 75

BIBLIOGRAFA 81

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PRESENTACIN

El Instituto Hacendario del Estado de Mxico, en cumplimiento a la disposicin del artculo 246 del Cdigo Financiero del Estado de Mxico y Municipios, as como del artculo 29, fracciones XIV y XV del Reglamento Interior, presenta el documento de la serie de guas tcnicas para el servicio de las haciendas pblicas municipales denominado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, herramienta que se ofrece a los tesoreros en el proceso permanente de revisin de los sistemas, estructuras y procedimientos, con el objeto de lograr que la administracin pblica hacendaria normalice y sistematice sus procedimientos, tanto en la obtencin de recursos, como en los procesos de ejercicio y control del gasto pblico y en consecuencia, eficiente su papel en la promocin y fortalecimiento de los objetivos institucionales, propsito que busca objetivizar la contribucin del Instituto Hacendario del Estado de Mxico para lograr que los beneficios del fortalecimiento municipal sean accesibles a los 125 municipios del Estado de Mxico.

La Gua Tcnica busca ser una herramienta de ayuda y orientacin a los servidores pblicos que les corresponda elaborar este tipo de instrumentos administrativos.

El documento se ha integrado por tres captulos y cinco anexos.

El primer captulo se refiere al objetivo de la gua, como un elemento tcnico bsico para la elaboracin de un manual de procedimientos.

El segundo captulo hace mencin, de manera prctica, a la secuencia que debe seguirse en la obtencin, integracin, anlisis y sntesis de la informacin, tratando de ser una gua auxiliar en la elaboracin de procedimientos administrativos. En el, adems se destaca la importancia y necesidad de definir el objetivo del procedimiento se introduce en las tcnicas ms usuales para la recoleccin de la informacin se seala en qu consiste el anlisis de la informacin y se relacionan los pasos y factores que deben considerarse en el esquema de los procedimientos y de los formatos administrativos que se requieran.

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El tercer captulo es la parte medular de la gua, pues abordan los elementos que integran un manual de procedimientos, y adems, proporciona una serie de recomendaciones de carcter general aplicables en la elaboracin del manual.

El primer anexo presenta la simbologa ms usual en la diagramacin administrativa y describe las indicaciones que, de aplicarse, simplifican el trabajo de las personas que desarrollan estos instrumentos administrativos.

El segundo anexo muestra ejemplos prcticos de aplicacin en la simbologa, para llevar a cabo la diagramacin de los procedimientos, as como los lineamientos para su uso.

En el tercer anexo se establecen las reglas principales para realizar una adecuada redaccin, adems de presentar un listado de las operaciones ms usuales.

En el cuarto anexo se describen a los diagramas de bloque o lgica, medio de expresin que utiliza (adems de los smbolos) frases u oraciones descriptivas, mismos que pueden ser utilizadas de un diagrama de flujo a uno de bloque, y viceversa.

Finalmente, en el quinto anexo se muestra el formato administrativo tipo que se propone para describir los procedimientos y su forma de requisitarlos.

Recomendamos que sean los propios servidores pblicos hacendarios, con sus experiencias y aportaciones, quienes revisen los sistemas, estructuras y procedimientos y perfeccionen y apliquen esta herramienta administrativa, para que el ejercicio de sus actividades se realice de manera gil, efectiva y sobre todo uniforme, en un esfuerzo conjunto de intereses compartidos que permita promover el desarrollo institucional del municipio.

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1. OBJETIVO DE LA GUA

Proporcionar a los servidores pblicos hacendarios los elementos tcnicos

bsicos de forma clara y sencilla, con la adopcin y el manejo de los

conceptos y elementos administrativos, que les permitan elaborar un

manual de procedimientos hacendarios, herramienta prctica y

necesaria en la administracin de la Tesorera, que facilitar el trabajo en

la participacin de este tipo de proyectos.

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2. ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos demuestran una clara, sistemtica y ordenada concepcin de las actividades que se realizan en una unidad administrativa.

Es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologa que garantice la descripcin de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y las normas establecidas al efecto. En tal virtud, se presenta un modelo auxiliar para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de los procedimientos.

El presente apartado comprende puntos como: definicin del objetivo, del procedimiento recoleccin de la informacin, diseo de los diagramas, y estandarizacin de las formas con los instrumentos que se emplean en el mismo.

2.1 Definicin del objetivo

El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es definir con precisin los aspectos siguientes:

Delimitacin del procedimiento

F Cul es el procedimiento que se va a analizar?

F Dnde se inicia?

F Dnde termina?

Definicin del problema

F Cul es el verdadero problema?

F Cules son sus efectos?

F Qu unidades administrativas intervienen?

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F De qu magnitud es el problema? (Nmero de personas, servicios, operaciones, tiempos, etctera), que intervienen en el procedimiento.

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio, el cual servir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta del procedimiento en estudio.

2.2 Acopio de la informacin

Consiste en recabar los documentos y datos que, una vez organizados, analizados y sistematizados, permitirn conocer los procedimientos, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, como son: las que rigen el funcionamiento y las actividades de las unidades administrativas de la tesorera los funcionarios y empleados, quienes pueden aportar la informacin para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos todo ello, con la finalidad de tener un panorama real de las condiciones, medios y personal que opera los procedimientos.

Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:

La investigacin documental

La entrevista directa

Observacin de campo

2.2.1 Investigacin documental

Consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos documentos que por su naturaleza contienen datos de inters vinculados con los procedimientos, adems de todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Para el caso de procedimientos

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administrativos del sector pblico, es indispensable iniciar la investigacin documental, en las leyes, reglamentos, acuerdos, resoluciones y circulares relacionadas con el procedimiento.

Adicionalmente, debe recabarse todas las formas que intervienen en el procedimiento estudiado, debidamente requisitadas con los datos usuales, as como seguir el flujo de la informacin, determinando siempre dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se registra, archivan o destruyen.

2.2.2 Entrevista directa

Este medio permite adquirir informacin completa sobre las prcticas administrativas: y consiste, en entrevistas sobre la forma en que realizan una atribucin, vinculada con el procedimiento. De este modo, el entrevistador, al tener una percepcin directa con el entrevistado, podr recibir respuestas inmediatas y percibir actitudes.

Para que la entrevista se desarrolle con xito, es conveniente observar los siguientes lineamientos:

- Tener claro el objetivo de la entrevista

- Informar sobre el fin del procedimiento

- Concertar previamente la cita

- Ayudarse con una gua de entrevista

- Cuestionar la forma en que se realizan las actividades

- No sugerir cambios o aconsejar durante ella

- Verificar la informacin a travs de otras fuentes

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2.2.3 Observacin de campo

Consiste en acudir al lugar o rea de trabajo donde se desarrollan los procedimientos y observar lo que sucede en su ejecucin. Para ello, es necesario anotar lo que se considere relevante, como es el tiempo de cada proceso, la disposicin de los puestos de trabajo y la normalizacin lgica y el orden de los procesos. Esto permitir verificar o modificar la informacin recabada en las entrevistas.

La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisin las circunstancias y problemas as mismo, ayuda a descubrir datos valiosos que normalmente se omiten en las entrevistas.

Independientemente de la tcnica utilizada para el acopio de la informacin, es necesario observar y recabar la informacin, desde el principio hasta el final del procedimiento a travs de todas las unidades administrativas o personas que en l intervienen.

2.3 Anlisis de la informacin

El tercer punto que debe desarrollarse es la etapa denominada anlisis de la informacin, que constituye una de las partes ms importantes del estudio del procedimiento. Consiste en estudiar cada uno de los elementos de la informacin o grupos de datos que se integraron durante el acopio de la informacin, con el propsito de obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual, dando respuesta a los siguientes cuestionamientos:

Qu trabajo se hace?

Se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa.

Quin lo hace?

Se refiere a las unidades administrativas o puestos que intervienen en el procedimiento.

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Cmo se hace?

Se refiere a los mtodos aplicados para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados y adaptados en la tesorera: la forma que se realiza, los formatos que utilizan, la distribucin fsica de los puestos que intervienen, los instrumentos y equipos.

Cundo se hace?

Esta informacin considera la estacionalidad y secuencia del trabajo, as como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.

Dnde se hace?

Revisa la ubicacin geogrfica, el domicilio de las oficinas en cuanto a su funcionalidad y distribucin interna del espacio con relacin a las actividades del proceso.

Por qu se hace?

Busca la justificacin de la existencia del procedimiento tambin se pretende conocer los propsitos de las actividades que integran el procedimiento.

2.4 Diseo del procedimiento

En este punto se explica cmo, una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, es necesario considerar algunas opciones para mejorar el procedimiento en estudio dichas opciones derivan de aplicar los cuatro puntos que se dan a conocer a continuacin:

2.4.1 Eliminar

La primera y ms importante mejora del procedimiento es eliminar todas las actividades que no sean absolutamente necesarias. Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no justifique plenamente su razn de ser, deber eliminarse.

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2.4.2 Combinar

Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es combinar algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etctera.

2.4.3 Cambiar

En este punto debe revisarse si alguna mejora que pueda hacerse en el orden o el lugar del procedimiento, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden reducirse combinando la secuencia de las operaciones, modificando el lugar y/o reasignando actividades diferentes al puesto que la realiza.

2.4.4 Mejorar

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar en estas circunstancias, el resultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento, rediseando una forma, un registro, un informe haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado o bien, encontrando un mtodo mejor o incluso incorporando una nueva tecnologa. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino sustituyendo el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de microfilmacin.

2.5 Diseo de formas

El diseo de formas brinda un modo de dar, obtener y procesar informacin de manera completa y uniforme, en un orden conveniente, lgico y sencillo. Es importante que, al mejorar o disear un procedimiento, se revisen las formas que intervienen en l, para lo cual es necesario tener en cuenta los siguientes factores, necesarios para su diseo:

a). Definir el propsito de la forma

b). Determinar la clase de informacin que debe incluir

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c). Disponer el orden de la informacin y las partes de la forma

d). Determinar las necesidades de espacio para la informacin

e). Determinar el destino del original y la cantidad de copias.

Una forma que se ha diseado tomando en cuenta los factores anteriormente sealados, deber:

P Proporcionar el medio ms fcil para el registro de los datos

P Facilitar la consulta de los datos despus de que han sido registrados

P Ayudar a reducir la tendencia de error en el registro o uso de los datos

P Economizar papel y gastos de impresin

P Contener todos los datos que sean necesarios

P Omitir datos intiles

P Ser fcilmente identificable

P Resaltar los datos ms importantes

P Adaptarse a las mquinas en que va a operarse

P Ser prctica en su manejo

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3. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La presentacin de un procedimiento aislado no permite conocer la operacin de una entidad o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen en forma ordenada en un solo documento denominado manual de procedimientos.

El manual de procedimientos, como instrumento administrativo que apoya el quehacer institucional, est considerado como elemento fundamental para la coordinacin, direccin, evaluacin y control administrativo de las funciones del ente.

3.1 Concepto

Los manuales administrativos son herramientas bsicas para la coordinacin de acciones y sirven para registrar y transmitir la informacin respecto a la organizacin y al funcionamiento de la entidad, es decir, entenderemos por manual el documento que contiene en forma ordenada y sistemtica la informacin y las instrucciones sobre antecedentes, organizacin, polticas y procedimientos de una institucin que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesin secuencial de actividades cotidianas vinculadas por un objeto comn, que precisan de manera sistemtica hacer una funcin o aspecto de ella.

El manual de procedimientos es, por lo tanto, un instrumento de apoyo administrativo que agrupa actividades precisas con un objetivo comn, que describe en una secuencia lgica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que integran el manual, sealando claramente, como ya se hizo mencin: quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse.

3.2 Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de procedimientos, y tampoco existe uniformidad en cuanto a

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su contenido, ya que ste vara segn los objetivos y propsitos de cada entidad, as como su mbito de aplicacin por estas razones, resulta conveniente que la Tesorera Municipal adopte una serie de normas generales que uniforme tanto el contenido como su forma de presentacin.

Los elementos que se considera deben integrar el manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen en su elaboracin, son:

Identificacin

Contenido

Introduccin

Objetivo

Presentacin de los procedimientos

3.2.1 Identificacin (cubierta o portada)

Este apartado se refiere a la portada o primera pgina del manual, misma que se recomienda tenga los siguientes datos:

Imagen institucional del municipio

Nombre del municipio

Ttulo y extensin del manual de procedimientos, sealando si es general o especfico

Fecha de implantacin

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Ejemplo:

H. Ayuntamiento Constitucional de XXXXXXXXXX

2003 2006

M MA AN NU UA AL L D DE E P PR RO OC CE ED DI IM MI IE EN NT TO OS S

D DE E L LA A

T TE ES SO OR RE ER R A A M MU UN NI IC CI IP PA AL L

MAYO DE 2004

IMAGENINSTITUCIONAL

DELMUNICIPIOY/0TOPONIMIO

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3.2.2 Contenido

En este apartado se listan, los captulos y ttulos que constituyen el manual que comprenden la estructura del documento, usando una sola relacin numrica en caso de constituirse por varios procedimientos, es importante seguir el orden que a continuacin se describe:

Ejemplo:

Cuando los procedimientos establecidos en el manual, contengan objetivos y reglas de operacin comunes, stos debern aparecer inmediatamente despus del ndice de procedimientos.

El manual de procedimientos, como se anot anteriormente, es un documento de apoyo administrativo que agrupa dos o ms procedimientos afines entre s por tal motivo, es necesario sealar cada

CONTENIDO

Pg. INTRODUCCIN 8

I. OBJETIVO 9

II. PRESENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 11

ndice de procedimientos 13 Desarrollo de procedimientos 19

Objetivo del procedimiento 19 Polticas de operacin 19 Descripcin del procedimiento 20 Diagramas de flujo o fluxogramas 22 Formas e instructivos de llenado 25

ANEXOS 27

25

uno de los procedimientos en el ndice correspondiente, y dentro del ttulo de Desarrollo de los procedimientos deben incluirse los siguientes puntos:

Nombre del Procedimiento

Objetivo del procedimiento

Bases legales del procedimiento

Polticas de operacin del procedimiento

Descripcin del procedimiento

Diagrama de flujo del procedimiento

Formas y guas de llenado que se utilizan en el procedimiento

Otros documentos

3.2.3 Introduccin o presentacin

Este apartado se refiere a la explicacin acerca del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l.

Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo, y cundo har las revisiones y actualizaciones, as como un mensaje del Presidente Municipal, a la cual se le puede llamar tambin presentacin.

Es recomendable que, al formular la introduccin o presentacin, se emplee un vocabulario sencillo, claro y sinttico as mismo, que incluya, por lo menos, los rubros mencionados en el prrafo anterior.

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Ejemplo:

INTRODUCCIN

La Tesorera Municipal de XXXXX elabor el presente manual deprocedimientos,documentoadministrativoquepresentadescriptivaygrficamente la secuencia en que se realizan las operaciones yactividadeshacendariasen lasdiferentesunidadesde trabajo,paralaprestacindeunservicioolageneracindeunproducto.

Suaplicacin facilita el trabajodediagnstico, anlisis y diseodeprocesos,puespermiteapreciardemaneraobjetivalainterrelacin,secuencia y pasos de un sistema en cualquiera de las etapasmencionadas, ademsde servir en la interpretacin y presentacindelosprocedimientosquesellevanacaboenlafuncinhacendaria.

El Manual de Procedimientos complementar al Manual deOrganizacin de la Tesorera y contribuir a que el personal seinvolucre de manera inmediata en las actividades del reaadministrativaenlacualprestaoprestarsusservicios.

Finalmente, expreso mi ms sincero agradecimiento al personalinvolucradoenelserviciopblicodelmunicipiodeXXXXX,porllevara cabo la realizacin del presente Manual de Procedimientos y suactualizacin ser responsabilidad exclusiva de los servidorespblicosdelaTesoreraMunicipal.

ATENTAMENTE

PRESIDENTEMUNICIPALCONSTITUCIONALDEXXXXX

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3.2.4 Objetivo

Expresa el fin que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual.

El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara en prrafos breves adems, la primera parte de su contenido dar respuesta a las preguntas, que, quin, cundo donde y cmo se hace.

Ejemplo:

3.2.5 Presentacin de los procedimientos

La definicin de los procedimientos constituye la parte sustancial de este manual, ya que stos se describen y presentan grficamente por medio de diagramas de flujo tambin denominados fluxogramas se incluyen el ndice y el desarrollo de los procedimientos. (Ver el anexo 5)

3.2.5.1 ndice de procedimientos

En esta parte del manual se sealan todos los procedimientos que lo integran, y tiene por objeto su pronta localizacin.

Deber contener el nombre de cada procedimiento en el orden en que estn establecidos, as como el nmero de pgina en el que se localice. (Ver el anexo 5)

OBJETIVO

Auxiliar a los funcionarios y empleados de la Tesorera Municipal deXXXXXeneldesempeodesus funcionesy las actividadesquetienenencomendadas en el rea de su responsabilidad, derivadas de lasatribuciones conferidas en la Ley Orgnica Municipal del Estado deMxicoenelTtuloIV,CaptuloIII.

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Ejemplo:

3.2.5.2 Desarrollo de los procedimientos

En este punto se deben sealar el objetivo de cada procedimiento, sus polticas de operacin, sus diagramas de flujo, sus descripciones, las formas que se utilizan en ellos y sus guas de llenado, as como otros documentos necesarios para su desarrollo. (Ver el anexo 5)

3.2.5.3 Objetivo del procedimiento

Un objetivo es el fin que se pretende alcanzar con el desarrollo de una actividad, funcin, etctera. En este caso, el objetivo del procedimiento ser el servicio o producto que se logra con la ejecucin del mismo.

As tenemos que el objetivo del procedimiento para la comprobacin de gastos de viaje, por ejemplo, ser justificar la utilizacin de los recursos econmicos otorgados a un funcionario para el desarrollo de una comisin.

Ejemplo:

Procedimiento: Notificacin personal

Objetivo del procedimiento:

Informar al particular la declaracin emanada de la autoridad municipal de la creacin, modificacin o extincin de una situacin jurdica en concreto.

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3.2.5.4 Polticas de operacin

Las polticas o normas son una gua bsica para la accin, y describen los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades y/o funciones.

Las polticas son lineamientos fijados por los altos niveles, con el fin de proporcionar directrices para la realizacin de los objetivos. Estarn relacionadas con los procedimientos y no con la estructura, como se hace en los manuales de organizacin.

En tanto que una poltica proporciona una gua para la accin, es necesario que conste por escrito, para explicitar una base tangible a partir de la cual se d comienzo a las operaciones.

Es conveniente que las polticas o normas de operacin se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de situaciones que puedan presentarse al operar el procedimiento es decir, definirn expresamente qu hacer o a qu criterios se debe ajustar para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que son imprevistos en el procedimiento.

En esta parte del manual, en ocasiones se establecen algunas sanciones de carcter administrativo que sern aplicadas a quien no cumpla las polticas de operacin del procedimiento.

Ejemplo:

Polticasdeoperacin:

Se ajustarn a las disposiciones del Cdigo de ProcedimientosAdministrativosdelEstadodeMxico.

Sus trmites sern sencillos y debern realizarsedemanera pronta yexpedita.

Secuidarquealcancensusfinalidadesyefectoslegales.

Surtirnefectoapartirdeldasiguientehbildelafechaenquefueronpracticadas.

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3.2.5.5 Descripcin del procedimiento

Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quin, qu, cmo, dnde y cundo se hacen, las actividades descritas.

Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada unidad administrativa responsable de su ejecucin si se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los puestos que participan en cada una de las actividades. Es conveniente anotar el nombre especfico del puesto.

En el anexo 5 de la presente gua, se muestra el formato que se propone, as como su correspondiente instructivo de llenado. Finalmente, en ese mismo anexo se dan algunas recomendaciones para la buena descripcin del procedimiento.

Ejemplo:

N RESPONSABLE ACTIVIDAD F FORMATO

1

2

3

4

TesoreroMunicipal Elabora un estudio previo para la obtencin derecursos financieros con base al entornoeconmicodelPasyapegadoalmarcolegalparacobrarlosingresosaquetienederecho.

Contempla los tributos vigentes y las nuevasfuentes de ingresos tomando en cuenta el marcolegalaplicable.

Establecedemaneraclarayprecisalosconceptosque representan ingresos para elmunicipio y lascantidadesque recibirelayuntamiento porcadaconcepto.

Definelosconceptosdeingresos:a). LosImpuestosb). LosDerechosc). LasAportacionesdeMejorasd). LosProductose). LosAprovechamientosf). IngresosderivadosdelSectorAuxiliarg). .

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3.2.5.6 Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es la representacin grfica de un conjunto de operaciones que tiene relacin entre s, las cuales se representan generalmente por medio de smbolos convencionales.

Considerando lo anterior, podemos definir el diagrama de un procedimiento como la representacin grfica de la secuencia en que se realizan las operaciones o actividades que se llevan a cabo en una unidad de trabajo para efectuar una funcin.

Su aplicacin facilita el trabajo de estudio, anlisis y diseo de procedimientos, pues permite apreciar de una manera objetiva la interrelacin, secuencia y pasos en cualquiera de las etapas mencionadas.

Los diagramas de flujo son un importante medio de comunicacin para ello se han realizado diferentes esfuerzos tendientes a uniformar los criterios y smbolos para su formulacin, ya que un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje no convencional, transmitir un mensaje deformado, o ser ineficaz para la comprensin del procedimiento estudiado.

De ah la necesidad de concebir y reconocer determinados smbolos a los que les confiera convencionalmente un significado preciso, y convenir tambin determinadas reglas en cuanto a su aplicacin. En nuestro medio, los ms conocidos son los desarrollados por IBM Internacional, y aprobados por la Asociacin Americana de Normas, y los diseados por la American Society of Mechanical Engineers (ASME). Tambin se encuentran los de la American National Standard Institute (ANSI), desarrollados para emplearse en el procesamiento electrnico de datos, con el propsito de representar los flujos de informacin algunos de estos smbolos se han adoptado ampliamente para la diagramacin administrativa.

As como los diagramas son tan necesarios para el anlisis y presentacin de procedimientos, resulta indispensable que la descripcin que de ellos se haga se efecte en una forma correcta,

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clara y concisa, permitiendo al lector seguir fcilmente el flujo de las operaciones.

En el anexo 1 se encuentran la descripcin de la simbologa y las claves que se sugieren utilizar en el sector pblico, y una serie de recomendaciones sobre el uso y la aplicacin de los smbolos.

3.2.5.7 Formatos e instructivos de llenado

Un formato es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que se usa en los procedimientos de oficina puede constar de uno o varios ejemplares, que pueden tener destinos y usos diferentes.

Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del procedimiento, se incluyan las formas que en l se utilizan, as como sus respectivos instructivos de llenado.

En el anexo 5 se incluye un instructivo de llenado para la forma de descripcin del procedimiento sta puede servir como ejemplo para la elaboracin de dichas guas.

3.2.5.8 Otros documentos

A veces conviene incluir algunos documentos que no son formatos, y que se utilizan en el procedimiento, por ejemplo: catlogos, planos, etctera.

3.3 Validacin del manual

Una vez finalizada la elaboracin del manual de procedimientos, se debe incluir un apartado para que el documento se someta a la autorizacin o validacin de los miembros del Ayuntamiento, iniciando por el Presidente Municipal, el Sndico, el Secretario del Ayuntamiento, el Tesorero y el Director de Administracin.

Se incluir al final del documento una hoja donde se deben anotar los nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al

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documento. La colocacin de los nombres se deber realizar de acuerdo con la jerarqua que tenga cada uno de ellos.

La validacin es un aspecto importante, toda vez que con ese hecho se otorga vigencia al manual de organizacin.

Ejemplo:

3.4 Recomendaciones generales

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar las actividades, contando con la asesora y la asistencia de la Direccin de Administracin o equivalente.

Una vez que se cuenta con el proyecto del manual, se requiere someterlo a su revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida sea la correcta, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones, deficiencias o lagunas procedimentales.

VALIDACIN

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

PRESIDENTEMUNICIPALDEXXXXXXXX

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

SNDICO

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

SECRETARIODELAYUNTAMIENTO

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TESORERO

C.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

DIRECTORDEADMINISTRACIN

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El manual de procedimientos debe difundirse ampliamente y en la mayora de los casos capacitar y adiestrar al personal de la Tesorera responsable de realizar las actividades. Tambin resulta de gran importancia que el personal de otras reas involucrado en los procedimientos conozca a detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento general de la accin institucional, y puedan consultar dichos documentos.

La utilidad de los manuales de procedimientos radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas para ello, es conveniente tomar en cuenta lo siguiente:

Primero. Que cuando una unidad administrativa proponga modificaciones al manual, presente los proyectos o solicite la intervencin del Tesorero Municipal, o del personal responsable de su actualizacin, para que se encargue de verificar que las sugerencias se apeguen a las disposiciones de carcter normativo de la Tesorera Municipal, y prever los posibles efectos en otras unidades, tanto de la propia tesorera, como del H. Ayuntamiento.

Segundo. Que sea el propio Tesorero Municipal quien someta las actualizaciones del manual de procedimientos a los mismos trmites que se siguieron para la autorizacin y distribucin de los originales.

Tercero. Anualmente revisar las modificaciones a la legislacin hacendaria para identificar los cambios que pudieran suscitarse en los procedimientos.

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ANEXO 1

SIMBOLOGA Y RECOMENDACIONES PARA LA DIAGRAMACIN

Con el propsito de esquematizar y sistematizar el procedimiento, se utiliza el diagrama de flujo, representado por medio de smbolos convencionales que identifican la secuencia de las operaciones y los documentos de una determinada actividad y, desde luego, la forma como se interrelacionan las diferentes unidades administrativas de la Tesorera Municipal que intervienen.

Para tal efecto, se observ la simbologa que se public en la Gaceta de Gobierno el 23 de febrero de 1998.

SIMBOLOGA REPRESENTA DESCRIPCIN

INICIOOFINALDELPROCESO

Seala el principio o terminacin de unprocedimiento. Cuando se utiliza para indicar elprincipiodelprocesoseanotalapalabraINICIO,ycuandoseterminaseescribelapalabraFIN.

OPERACIN

Muestralasprincipalesfasesdelprocedimientoyseemplea cuando laaccin cambia.Asmismo,se anota dentro del smbolo un nmero ensecuenciayseescribeunabrevedescripcindelo que sucede en este paso al margen delmismo.

INSPECCIN

El cuadro es utilizado como un smbolo deinspeccin, verificacin, revisin o bien cuandose examina una accin, una forma o actividad,as como para consultar o cotejar sinmodificarlascaractersticasdelaaccindelaactividad.

ACTIVIDADCOMBINADA

Seutilizaenloscasosenqueenunmismopasose realiza tanto para una operacin como paraunaverificacin.

LNEACONTINUA

Marca el flujo de la informacin y losdocumentos o materiales que se estnrealizando en el rea. Sudireccinsemaneja atravs de terminar la lnea con una pequealneaverticalypuedeserutilizadaenladireccinqueserequierayparaunircualquieractividad.

36


REGISTROY/OCONTROLES

Se usa para registrar o efectuar algunaanotacin en formatos especficos o libretas decontrol. Aparece cuando existe la necesidad deconsultar un documento o simplemente cotejarla informacin. Se debe anotar al margen delsmbolo, el nombre con el cual se puedeidentificarelregistroocontrol.

Cuandoseregistra informacin, llegaalsmbolounalneacontinuacuandosehabladeconsultaro cotejar, la lnea debe ser de guiones,terminandodeigualmaneraenelsmbolo.

DESTRUCCINDEDOCUMENTOS

Representa el destino final del documentocuando por diversas causas ya no es necesariasuparticipacinenelprocedimientoenestudio.

ARCHIVOTEMPORAL

Se utiliza cuando un documento omaterial poralgnmotivodebeguardarseduranteunperiodode tiempo indefinido, para despusutilizarlo enotra actividad. Significa espera y se aplicacuando el uso del documento o material seconectaconotraoperacin.

ARCHIVODEFINITIVO

Marcaelfindelaparticipacindeundocumentoo material en un procedimiento, por lo que seprocede a archivar demanera definitiva, con lasalvedaddeemplearseenotrosprocesos.

DECISIN

Se emplea cuando en la actividad se requierepreguntarsialgoprocedeono,identificandodoso ms alternativas de solucin. Para fines demayor claridad y entendimiento, se describebrevementeenelcentrodelsmbololoquevaasuceder, cerrndose la descripcin con el signodeinterrogacin.

ANEXODEDOCUMENTOS

Indica que dos o ms documentos se anexanpara concentrarse en un solo paquete, el cualpermite identificarlascopiaso losjuegosde losdocumentos existentes e involucrados en elprocedimiento.

37


INTERRUPCINDELPROCESO

En ocasiones el procedimiento requiere de unainterrupcin para ejecutar alguna actividad obien para dar tiempo al usuario de realizar oreunir unadeterminada situacin. Por ello, estesmbolo se emplea cuando el proceso requieredeunaesperanecesaria e insoslayable.Elcasousual es cuando un documento se archivatemporalmente y despus se vuelve a utilizar.Indicatiemposinactividad.

FUERADEFLUJO

Cuando por necesidad del procedimiento unadeterminada actividad o participacin ya no esrequeridadentrodelmismo,seoptaporutilizarel smbolo de fuera de flujo para finalizar suintervencinenelproceso.

CONECTORDEPROCEDIMIENTOS

Es utilizado para sealar que un procedimientoproviene o es la continuacin de otros. Esimportante anotar, dentro del smbolo, elnombre del proceso del cual se deriva o haciadondeva.

CONECTORDEUNAHOJAENUNMISMOPROCEDIMIENTO

Estesmboloseutiliza con la finalidadde evitarlas hojas de gran tamao, el cual muestra, alfinalizarlahoja,haciadndevayalprincipiodela siguiente hoja de dnde viene dentro delsmbolo se anotar la letra A para el primerconector y se contina con la secuencia de lasletrasdelalfabeto.

LNEADECOMUNICACIN

Indicaqueexisteflujodeinformacin,lacualserealizaatravsde telfono,fax,mdem,correoelectrnico, etctera. La direccin del flujo seindica cmo en los casos de las lneas deguionesycontinua.

PAQUETEDEMATERIALES

Se emplea para representar un conjunto demateriales, dinero o todo aquello que sea enespecie.

LNEADEGUIONES

Es empleada para identificar una consulta,cotejar o conciliar la informacin.Invariablemente,debesalirdeuna inspeccinoactividad combinada debe dirigirse a uno ovarios formatos especficos. Puede trazarse enelsentidoquesenecesite.Al igual que la lneacontinua, se termina con una pequea lneavertical.

38


FORMATOIMPRESO

Representa formas impresas, documentos,reportes, listados, etctera, y se anota en cadaoperacin, inspeccin o actividad combinada,indicando dentro del smbolo el nombre delformato. Cuando se requiere indicar el nmerode copias de formatos utilizados o que existenen una operacin, se escribe la cantidad en laesquina inferior izquierdaencasodegraficarseun original se utilizar la letra O. Cuando elnmero de copias es elevado, se interrumpe lasecuencia,despusdelaprimerasedejaunasinnumerar y laltimacontieneelnmero finaldecopias.

Estadisposicinseejercecuandoeljuegodelosformatossigueunmismoflujoahorabien,sisedesconoce el nmero de copias, en el primersmbolo se anotar una X y en el ltimo unaN.

Finalmente,paraindicarquelaformaseelaboraen ese momento, se marcar en el nguloinferiorderechountringulonegro.

FORMATONOIMPRESO

Indica que el formato utilizado en elprocedimiento es un modelo que no estimpresosedistinguedelanteriornicamenteenlaforma,lasdemsespecificacionesparasuusosoniguales,pudiendoserunmachote.

DIRECCINDEFLUJO

Conectalossmbolos,sealandoelordenenquedeben realizarse las distintas actividades. Sudireccin se maneja a travs de una flecha ypuede ser utilizada en la direccin que serequieraparaunircualquieractividad.

CRUCEDETRAYECTORIA

Representa la interseccin del recorrido haciadondesedirigeundocumento,material,procesou operacin, y cuando por necesidades delprocedimiento el flujo de la informacin secruza,latrayectoriasetrazardeacuerdoconelsentidoque seanecesario, ya sea a la derechacomo en el ejemplo, o en la direccin querequieraunir.

39

A continuacin, presentaremos el sistema de smbolos determinados por la American Society of Mechanical Engineers (ASME), los que reciben el nombre nemotcnico de OTIDA, siglas de las funciones de operacin, transporte, inspeccin, demora y almacenamiento, generalmente se utilizan para representar procesos productivos y no es propio en procesos de oficina o en procesos automatizados. Estos smbolos se utilizan en grficas y son descriptivos en los diagramas, sealan los hechos que se suceden en un determinado proceso, con el fin de facilitar el descubrimiento de las ineficiencias durante el curso del anlisis. Estos smbolos son:


OPERACIN

Ocurre cuando intencionalmente se cambiacualquiera de las caractersticas fsicas de unobjeto o se preparan para otra actividad.Tambin ocurre cuando se da o recibeinformacin,ocuandosehaceunplaneamientooclculo.

INSPECCIN

Ocurre cuandounobjeto o trabajo realizado esexaminado para identificacin, verificando sucantidad o calidad en cualquiera de lascaractersticas.Alutilizarlo,sehabladerevisin,rectificacinoratificacin.

TRANSPORTE,TRASLADO

Eltransporteocurrecuandosemueveunobjeto,un formato, etc., de un lugar a otro, exceptocuando dichosmovimientos son ejecutados porel empleado que da lugar a lamisma rea, esdecir, cuando la siguiente accin habr derealizarseenotrareaodependencia.

DEMORA,RETRASO

Ocurre a un objeto o formato cuandocondiciones ajenas a las inherentes al procesonopermiten o requieren la ejecucin inmediatade la siguiente accin planeada. Existeinterrupcinenelproceso.

ARCHIVOOALMACENAJE

Ocurre cuando un documento, material,documentoodineroesguardadoyprotegido.

41

ANEXO 2

EJEMPLOS DE APLICACIN DE LA SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN

Inicio o final del proceso

El smbolo de inicio o final del procedimiento ha sido estandarizado en los diagramas de flujo. Considerando la tendencia a automatizar los sistemas, puede ayudar a su pronta identificacin.

Lineamientos para su uso:

F Dentro del smbolo se describir el suceso.

F El inicio, se identificar con la clave del procedimiento, la cual se formar utilizando el nmero estructural de la unidad administrativa donde se realiza el procedimiento, seguida de una lnea diagonal ( / ) y el nmero progresivo que se le asigne a los procedimientos, o en su caso se utilizar la palabra Inicio.

F En la terminacin del procedimiento, se utilizar la palabra Fin, lo que indica el trmino del proceso.

42

Operacin


F Se anotar dentro del smbolo un nmero secuencial relacionado con las actividades en la descripcin del procedimiento.

F Cuando el smbolo de operacin haga referencia a un documento, ste deber estar centrado en la columna.

F Deber anotarse una breve descripcin de lo que sucede en el proceso a la derecha del smbolo.

F En todos los casos, la distancia de un smbolo a otro debe ser el doble del tamao del smbolo

43

Inspeccin


F Se usa para identificar una verificacin, inspeccin, revisin, consulta o cotejar sin modificar las caractersticas de la accin o actividad.

F Debe colocarse dentro del smbolo que de acuerdo con la secuencia le corresponda, conectndose con las operaciones o con las actividaes combinadas.

F Deber anotarse una breve descripcin de lo que sucede en el proceso.

44

Actividad combinada


Son los mismos que ocupan los smbolos de operacin e inspeccin.

45

Lnea continua


F Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una flecha.

F Se utiliza para unir cualquier smbolo.

F Debe existir necesariamente para indicar el flujo del proceso.

F Puede utilizarse la direccin que se requiera.

46

Registro y/o controles


F Se utiliza para registrar o efectuar alguna anotacin en formatos o formas de control.

F Aparecer cuando exista la necesidad de consultar algn documento o simplemente para cotejar informacin.

F Deber anotarse en el smbolo o al margen el nombre o registro con el cual se puede identificar el registro o control.

F Cuando se registra informacin, llega al smbolo una lnea continua.

F Cuando se coteja o consulta, la lnea debe ser de guiones, terminando de igual forma en el smbolo.

F La lnea de flujo deber salir de smbolos de operacin, inspeccin o actividad combinada.

48

Destruccin de documentos


F Este smbolo es un destino.

F Slo ser empleado cuando es muy necesaria la desaparicin de un documento, lo cual opera inmediatamente por lo regular cualquier documento una vez cumplida su funcin, procede a archivarlo definitivamente, a reserva de ser destruido con posterioridad.

49

Archivo temporal

En el procedimiento, este smbolo tambin es un destino y puede utilizarse cuando un documento o material se conecta con otro procedimiento. En este caso, es el destino el que se contar como definitivo en el procedimiento.

50

Nota: despus de este smbolo, ninguna lnea de flujo le contina solamente el smbolo de conexin con otro procedimiento.

ERROR:

Para el presente caso, consultar el smbolo de interrupcin en el proceso, o bien corregir de la siguiente forma:

52

Archivo definitivo

Este smbolo se ocupa cuando el documento o material no ser utilizado y su destino final ser hasta este paso. Probablemente el documento o material se use en otro procedimiento, pero en el que se estudia ya no tendr ninguna accin.

Al igual que el smbolo de archivo temporal, no llevar lneas de flujo, nicamente el conector antes mencionado.

53

Decisin


F Se utiliza cuando en la actividad se requiere: preguntar, determinar, decidir.

F Para fines de mayor entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder si se pregunta, se cerrar la descripcin con el signo de interrogacin.

F Pueden utilizarse dos signos de interrogacin continuos.

?

?

S

S

54

Interrupcin del proceso


F Se utiliza cuando el proceso requiere realizar una espera.

F Usualmente se emplea cuando un formato, documento o material deben archivarse o almacenarse temporalmente y despus se vuelve a utilizar.

F Indica tiempo sin actividad.

55

Anexo de documentos


F El smbolo permitir identificar qu diferentes copias o documentos se incluyen en un solo paquete.

56

Fuera de flujo


F El smbolo indica que un documento o actividad, por la propia naturaleza del procedimiento, no es requerido y finaliz su intervencin.

F Se debe emplear una lnea terminada en diagonal.

57

Conector de procedimientos


F Dentro del smbolo se har la descripcin del suceso.

F Cuando se utilice en el inicio del procedimiento o al final, se indicar con la clave o nombre del procedimiento del cual proviene o hacia donde va.

58

Conector de una hoja en un mismo procedimiento


F Se procurar utilizar solamente un smbolo por hoja, lo cual se puede lograr distribuyendo los smbolos de tal manera que slo se necesite utilizar uno por cada hoja.

F El smbolo al final de la hoja muestra hacia dnde va, y al principio de la siguiente hoja de dnde viene.

F Para fines de control, se anotar una letra del alfabeto, iniciando con la letra A y continuando con la secuencia del alfabeto.

F La letra deber ser mayscula.

F La misma letra se utilizar para terminar la hoja e iniciarla, ya que esto facilitar su identificacin.

59

Otro aspecto que debe considerarse es si la continuacin de la actividad ya no ser en el mismo puesto o rea, entonces se deber indicar en la continuacin que de ah parte.

60

Lnea de comunicacin


F El flujo de informacin se realiza a travs de telfono, fax, mdem, correo electrnico, etctera.

F La direccin del flujo se indica como en los casos de las lneas continuas y de guiones.

61

Paquete de materiales


F Este smbolo se emplea para indicar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.

F Se indica dentro del smbolo el nombre del bien que corresponda.

62

Lnea de guiones


F Su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una flecha.

F Debe salir de una inspeccin o actividad combinada, nicamente.

F Debe dirigirse a uno o varios formatos especficos.

F Puede trazarse en el sentido que se requiera.

F Se emplea para identificar una consulta, cotejar o conciliar informacin.

F Tambin se emplea para identificar el flujo de informacin.

63

Formato impreso


F El smbolo se usa despus de una operacin, inspeccin o actividad combinada.

F Dentro del smbolo se anotar el nombre del documento.

F En caso de graficarse un original se utilizar la letra O en la esquina inferior izquierda.

F Se deber indicar en la esquina inferior izquierda el nmero de copias utilizadas o que existen en esa operacin.

F Cuando el nmero de copias es elevado, se cortar la secuencia despus de la primera se deja una sin numerar y la ltima contendr el nmero final de copias. Esto se utilizar en caso de que todo el juego de la forma siga el mismo flujo, y cuando se distribuyan, inmediatamente se tendrn que incluir todas para conocer su destino.

F Cuando se desconozca el nmero de copias, en el primer smbolo se anotar una X y en el ltimo una N.

F Cuando se mencione la utilizacin de la ltima copia, pero no se conozca el nmero, se anotar una N.

64

F Para indicar que la forma se elabora en ese momento, se marcar en el ngulo inferior derecho un tringulo lleno. Esto es para fines de controlar cuntos origenes existen e igualarlos con el nmero de destinos.

65

Formato no impreso

Las especificaciones para el uso de este smbolo son iguales a las anteriores, lo nico que cambia es el smbolo utilizado que indica que el formato en el procedimiento es un modelo que no est impreso, pudiendo ser un machote.

67

ANEXO 3

BASES PARA LA REDACCIN

3.1 Reglas bsicas:

1. Se deber procurar que cada una de las operaciones descritas en el procedimiento contengan una sola accin a seguir y eventualmente se justifican dos acciones, por ejemplo:

Elabora diariamente corte de caja y lo enva a la Caja General

2. Toda operacin, al describirse, se iniciar con el verbo de la accin en tiempo presente. Por ejemplo:

Recibe, clasifica... etc.

3. Cuando la documentacin involucrada en la operacin no salga del rea que se est documentando, se utilizar la palabra turna, por ejemplo:

Turna al Jefe del Departamento de Ingresos el corte diario de caja.

4. Cuando la documentacin involucrada en la operacin salga del rea que se est documentando, se utilizar la palabra enva, por ejemplo:

Enva al Tesorero Municipal copia del corte diario de caja.

5. Cuando la operacin se realice peridicamente o en determinado momento, se indicar la naturaleza de ello, inmediatamente despus del verbo principal, por ejemplo:

Elabora semanalmente la programacin de pagos a proveedores.

68

6. Al mencionar los ejemplos o copias de un documento, invariablemente se utilizar la forma singular, independientemente que se trate de uno o ms, por ejemplo:

Entrega a contabilidad la primera copia del corte diario de caja.

7. Se escribirn entre comillas las palabras que aparecen como verbo complementario, tales como autorizado, revisado etc. por ejemplo:

Firma de autorizado la programacin de pagos.

8. Se deber simplificar el nombre de los documentos de referencia, siempre y cuando sea mencionado en una o ms veces dentro del procedimiento.

NOTA: Cuando existen otros documentos que tengan palabras iguales a los primeros, esta regla se anula, por ejemplo:

Elabora mensualmente un informe estadstico de la recaudacin.

Entrega al Tesorero Municipal el original del informe.

9. Se indicar en los casos de operacin archivar la naturaleza o forma de la misma, inmediatamente despus del verbo principal.

NOTA: En caso de que se mencione la periodicidad de la operacin, ir despus de esta, por ejemplo:

Archiva en orden cronolgico la copia de los recibos de pago.

Archiva semanalmente en orden alfabtico la primera copia de...

69

10. Se indicar por medio de nota:

a) Las excepciones del procedimiento normal. Ejemplo:

Verifica en los recibos de pago que aparezca la impresin del nombre del cajero y la firma del mismo.

NOTA: En caso de que en algn recibo de pago no aparezca el registro de la mquina, nombre del cajero y/o no est firmada, se comunica a...

b) Leyendas complementarias que, por polticas, sean necesarias para el eficiente desarrollo del procedimiento, por ejemplo:

Consulta la tarifa del impuesto predial, informa al contribuyente el monto de pago.

NOTA: Se deber tomar en cuenta la elaboracin de la liquidacin.

11. Se asignarn letras a las notas de las operaciones, siempre que se traten de dos o ms. Ejemplo:

a) NOTA: b) NOTA:

12. Se procurar utilizar letra de molde para la redaccin en borrador, de la descripcin escrita del procedimiento.

70

3.2 Operaciones usuales:

1. ANALIZAR

2. ANEXAR

3. ANOTAR

4. ARCHIVAR (ALMACENAR)

5. ASIGNAR

6. CALCULAR

7. CAPTAR

8. CLASIFICAR

9. CONFRONTAR O COMPARAR

10. CONSERVAR

11. DESTRUIR

12. ELABORAR

13. ENTREGAR

14. ENVIAR

15. EXTRAER

16. FIRMAR

17. INDICAR

18. PROCESAR

19. PRODUCIR

71

20. RECABAR

21. RECIBIR

22. REVISAR

23. SELLAR

24. VERIFICAR

73

ANEXO 4

DIAGRAMAS DE BLOQUE O DE LGICA

Son otro medio de expresin en el que adems de smbolos, intervienen frases u oraciones descriptivas que complementan su integracin.

Uso:

El ms importante es proporcionar al investigador, para el anlisis o bien para visualizar las etapas de desarrollo de un procedimiento, sus alternativas y las acciones que deben ejecutarse.

Formato

El formato que se usar para este tipo de diagramas contiene el mismo tipo de informacin fija que el diagrama de flujo y podr observarse en el Anexo 5.

Smbolos

Al igual que el formato, los smbolos para este tipo de diagramas son los aprobados por la Asociacin Americana de Normas y el diseado por la American Society of Mechanical Engineers (ASME).

Es necesario aclarar que los smbolos empleados en este tipo de diagramas pueden extenderse y resulta til combinar esta simbologa que en un momento dado puede irse de un diagrama de bloque o lgica a uno de flujo o poder llegar a realizar una grfica especial para programacin.

Los diagramas de bloque o lgica permiten visualizar los macro procesos.

Como smbolos utiliza rectngulos y flechas que orientan sobre el curso de la informacin y la relacin de las actividades.

74

Su utilidad se manifiesta en simplificar procesos prolongados o complejos o para documentar tareas individuales.

Las frases incluidas dentro de los rectngulos deben ser breves y concisas.

Ejemplo para el uso de smbolos en un diagrama de bloque o lgica:

Es importante destacar que en este tipo de diagramas no se requiere la descripcin del proceso, de hecho, el primer diagrama a utilizar resulta ser el de lgica y obtener de forma integral el sistema, pero cuando se mezcla el diagrama de bloque o lgica y el diagrama de flujo, ser necesaria la descripcin del proceso.

75

ANEXO 5

FORMATO PARA LA DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

76

H.AYUNTAMIENTOCONSTITUCIONALDEXXXXXTESORERAMUNICIPAL

CLAVE FECHA DE OPERACIN FECHA DE REVISIN HOJA NMERO

No. DE PGINA

DE PROCEDIMIENTO:

TOPONIMIOO

IMAGENINSTITUCIONAL

1

2

34 5 6

78

9

77

H.AYUNTAMIENTOCONSTITUCIONALDEXXXXXTESORERAMUNICIPAL

CLAVE FECHA DE OPERACIN

FECHA DE REVISIN HOJA NMERO No. DE PGINA

DE PROCEDIMIENTO:

N. RESPONSABLE DESCRIPCIN F FORMA O DOCUMENTO

TOPONIMIOO

IMAGENINSTITUCIONAL

10 12 13 1411

78

5.1 Gua para el llenado del formato

Los formatos son aquellos que su uso implica la existencia de una forma especfica.

Se deber utilizar ambos formatos por cada procedimiento a realizar.

1. Insertar toponimio o imagen institucional del municipio. Se podrn incluir ambos diseos.

2. Nombres, tanto del H. Ayuntamiento Constitucional, como de la unidad administrativa encargada de llevar a cabo los procedimientos.

3. Anotar la clave del procedimiento.

4. Fecha de aprobacin de la operacin del procedimiento.

5. Fecha en que se llev a cabo la ltima revisin del procedimiento.

6. Hoja nmero X de Y. En donde X es el nmero progresivo de las hojas que describen el procedimiento, y donde Y representa el nmero total de las hojas, de las cuales se repite hasta igualar a X.

7. Nmero de pgina, la cual se repite con X.

8. Nombre completo del procedimiento.

9. En este apartado se incluir el objetivo del procedimiento, su alcance, unidades administrativas que intervienen, las polticas y un listado de las formas contenidas que se usan especficamente en el procedimiento, su clave y nombre de cada uno, as como de los anexos.

10. Nmero progresivo de cada actividad que se realiza en el procedimiento.

79

11. Nombre de la unidad, puesto, usuario, solicitante, etctera, responsable de efectuar las actividades, identificndose de manera progresiva con nmeros arbigos.

12. Descripcin secuencial de las actividades que desarrolla la unidad administrativa que interviene.

13. Frecuencia con la cual se utiliza la forma o documentacin que se emplea en cada actividad.

14. Nombre y/o clave de la forma de la documentacin que se emplea en cada actividad.

5.2 Claves utilizadas en la columna de frecuencia

CLAVE SIGNIFICADO

O OCASIONAL. En los momentos que las circunstancias lo requieren.

D DIARIO. Que se representa diariamente.

S SEMANAL. Presentado al final de la semana o periodo aproximado.

Q QUINCENAL. Periodo al final de 15 das o aproximado.

M MENSUAL. Presentado de forma mensual o periodo aproximado.

B BIMESTRAL. Periodo al final de tres meses o aproximado.

A ANUAL. Periodo al final del ao.

80

5.3 Catlogo de formas y guas para su uso

Para integrar el catlogo, es necesario contar con cada una de las formas que se utilizan en todos los procedimientos que forman parte el manual.

Cada forma deber incluir una gua o instructivo de llenado en el cual se especificarn cada uno de los conceptos que aparecen en ella.

Por otra parte, se deber incluir la descripcin de la forma: qu contiene, especificaciones de tamao, nmero de copias, papel, peso, etctera, caractersticas que son requeridas para su tiraje o impresin.

5.4 Anexos

En el apartado de anexos se incluirn, si se requieren, algunas grficas o documentos que ejemplifiquen, proporcionen datos, modelos, etctera, que se necesite consultar para operar el manual y adems deban estar contenidos dentro de los procedimientos o en algn apartado del manual.

81

BIBLIOGRAFA

BARRIOS R., Jess. Sistemas y procedimientos: nociones para su estudio. Mxico, Roble, 1967.

DUHALT KRAUSSS, Miguel. Los manuales de procedimientos en las oficinas pblicas. Mxico, UNAM, 1968.

LAZZARO, Victor. Sistemas y procedimientos. Mxico, Diana. 1966

Programa de Adiestramiento para Analistas de Sistemas: organizacin, mtodos y direccin, Mdulo II. Mxico, Diana, 1973.

RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun. Cmo elaborar y usar los manuales administrativos. Mxico, ECASA.

SECRETARA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Manuales administrativos: gua para su elaboracin. Mxico, Gobierno de la Repblica, 1974.

Guía Técnica Para La Elaboración de Manuales de Procedimientos

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