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Guía para un buen cierre contable

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PublicaciónGuía para un buen cierre contableCompilación de actualidadISBN

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Febrero de 2013Cali

CONTENIDO

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ABC DEL CIERRE CONTABLEProcedimientos administrativos, contables y tributarios para tener en cuenta al final del período 2013 y al iniciar el año 2014

Aspectos Tributarios en el Cierre

ESTADOS FINANCIEROSAl realizar varios cierres contables en el año, estados financieros deben ser comparativos

¿Es válida la costumbre de dejar documentos en blanco para hacer ajustes en el cierre contable del año?

INFORMES DE GESTIÓNInforme de Gestión de Administradores. Desde ya se debe ir preparando

NOVEDADES DEL AÑO 2013 ¿Donde contabilizar el gasto y pasivo por concepto del CREE?

OPINIÓN Cierre contable y fiscal 2013 (I) – Gabriel Vásquez Tristancho

Cierre contable y fiscal 2013 (II) – Gabriel Vásquez Tristancho

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ABC DELCIERRE CONTABLE

Procedimientos administrativos, contables y tributarios para tener en cuenta al final del período 2013 y al iniciar el año 2014

Los auditores pueden hacer una revisión de los estados financieros apoyándose en la lista de chequeo siguiente:

Revise los puntos críticos y demayor riesgo del negocio

En la planeación de la revisión de la información de estados financieros y en la planeación fiscal, se deben establecer cuáles son las áreas de mayor riesgo del negocio sobre las que debe haber mayor énfasis.

Con relación a la informacióncontable y tributaria

Es preciso determinar algunos aspectos generales que deben aplicarse para la obtención de los cinco estados financieros que contengan una información confiable y real acerca de la situación de la compañía y permita la planeación de la información para la declaración de renta en el año en curso.

Preparar cálculos globales

Entre septiembre y noviembre de cada año se supervisan algunos registros de la compañía con base en cálculos globales de las partidas contables que tienen efecto en materia fiscal.

Los principales son los siguientes:

Cálculo global de la depreciación (por línea recta, o por reducción saldos, etc.);

Cálculo global de la Provisión cartera;

Cálculo global de las prestaciones sociales por pagar;

• Cálculo global de los aportes parafiscales y de seguridad social por pagar.

Compare estos cálculos con los registros contables de las cuentas de balance y del estado de resultados para determinar posibles errores en las estimaciones realizadas por la empresa, o en la fijación de las bases correspondientes que deban ser corregidos.

De otra parte, el trabajo del contador que elaborará los estados financieros, se facilitará si se toman en cuenta las siguientes recomendaciones:

Detalles Iniciales

1. Tenga los libros principales al día, sin olvidar el libro de inventarios y balances, libro de actas, libro de socios o accionistas y el registro de facturación para el control de la distribución de las facturas.

2. Los libros auxiliares de la compañía a diciembre 31 del año en curso deben tener registradas todas las transacciones efectuadas hasta ese momento. Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas se ajustan a la realidad.

3. Luego de obtener la anterior información, se debe proceder a preparar los ajustes correspondientes que se requieran realizar a los estados financieros reales a diciembre 31 del año en curso.

4. Si existe la obligación de suministrar a la DIAN los reportes de información exógena tributaria, revisar si se cuenta con la información completa de todos los terceros que habrán de ser incluidos en tales reportes (razón social, Nit, dirección, valor pagado o causado, etc.).

5. Solicitar o emitir, entre otros, los siguientes certificados:

A.

B.

C.

Los responsables de definir las

cifras financieras del final del período son los administradores, quienes con el apoyo del contador y de la información contable, elaboran los estados financieros del cierre del ejercicio.

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• Certificado de donaciones - Firmadas por revisor fiscal indicando el número de matrícula

• Certificado anual de ingresos y retenciones sobre pagos laborales a los trabajadores (tanto los vigentes como los que ya no estén con la empresa).

• Certificado anual de retención en la fuente practicada a proveedores de bienes y servicios.

• Certificado de socios o accionistas por dividendos o participaciones distribuidas durante el año y por la participación en el patrimonio de la sociedad al cierre del año.

• Obtener un balance de comprobación de saldos que parta de los saldos a 1º de enero del año en curso, que incluya los movimientos acumulados débito y crédito de todos los meses del año en curso y refleje el saldo a diciembre 31 de diciembre del año en curso.

Con ese balance de prueba se pueden revisar globalmente muchas de las partidas de los Estados Financieros.

Detalles de la Contabilidad

1. Caja Principal

Se debe comprobar que el saldo a diciembre 31 del año en curso es igual al valor que se consigne en enero del año siguiente.

2. Caja Menor

Se debe hacer el último reembolso de caja con fecha diciembre 31 del año en curso, incluyendo todas las facturas y/o recibos de gastos incurridos en el período, determinando el IVA que se puede tomar como descontable y las retenciones que deban aplicarse.

El monto fijo indicado en la contabilidad no debe tener cambios en su valor, entre tanto no se aumente ó disminuya.

3. Bancos

El saldo en bancos se debe confrontar con los libro auxiliares contables (sistemas) y de tesorería (si tienen ese departamento), efectuando las conciliaciones bancarias que sean necesarias si existen partidas, tales como cheques que han sido entregados al tercero y que no han sido cobrados a diciembre del año en curso.

Se deben revisar y conciliar los extractos bancarios del 31 de diciembre del año en curso con base en la información en línea que los bancos proveen, los cheques girados a diciembre del año en curso deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios para que estos crucen el pago efectuado. Se debe solicitar recibo de caja de quien recibe el pago con fecha diciembre del año en curso.

Los cheques que deban ser girados a final del mes de diciembre deben planificarse de tal manera que sean entregados antes del 31 de diciembre del año en curso.

Las cuentas contables de bancos que al final del año queden con saldo crédito se deben reclasificar llevando su valor a los pasivos de obligaciones financieras. En enero del año siguiente se debe revertir dicha operación.

El saldo de obligaciones a diciembre 31 del año en curso debe coincidir con el saldo en libros, la conciliación y depuración de la cuenta efectuando las correcciones respectivas.

Fiscalmente siempre se declarará el saldo del extracto (si es positivo como un activo y si es negativo como un pasivo; Ver art. 268 del E.T.)

Cuando se tienen cuentas de compensación es necesario reportar sus entradas y salidas al Banco de la República, lo cual ahora se hace vía Internet.

4. Inversiones en Sociedades

Se debe conocer el valor de las participaciones o dividendos acreditados y recibidos durante el año en curso por parte de empresas en las que se posean acciones o aportes. Se deben conseguir igualmente las certificaciones de parte de esas empresas sobre el valor intrínseco de las acciones o cuotas sociales a diciembre 31, para con ellos definir la valorización o provisión sobre acciones o cuotas.

Si se posee el control sobre otras sociedades, entonces se debe aplicar el método de participación de acuerdo con lo indicado en el inciso 5 del artículo 61 del Decreto 2649 de 1993 y la Circular No.100-000006 de 2005 emitida en forma conjunta por la Supersociedades y la Superfinanciera.

Téngase en cuenta que fiscalmente las acciones o cuotas en sociedades se declaran por su costo fiscal y en consecuencia, fiscalmente no se toman en cuenta ni las efectos de la aplicación del método de participación patrimonial, ni las valorizaciones, ni las provisiones que les figuren contablemente.(Ver art.272 del E.T. y el concepto DIAN 29461 de marzo de 2008).

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5. Clientes y cuentas por cobrar

En un negocio de ventas a crédito, el área de mayor riesgo lo constituirá el ciclo de ingresos, donde es prioritario revisar, entre otros, los siguientes puntos:

• la rotación de cartera, • la Cartera perdida,• la cartera en litigio, • las tasas de financiación,• los márgenes brutos, • las comisiones sobre ventas,• las devoluciones en ventas, • las devoluciones en compras, el sistema de ventas a

plazos.

Igualmente se requiere una revisión de los métodos de protección de cartera que más favorezcan al cliente, o evaluar la posibilidad del castigo directo, en lugar de provisión fiscal.

En ningún caso deben aparecer saldos créditos en las cuentas por cobrar. Si existen, deben hacerse las correcciones respectivas. Además, cuando haya clientes que a la vez figuran como acreedores o son proveedores, si su valor es relevante, no deben netearse y es preciso conservar la información por separado.

Las provisiones de cartera que se decida hacer contablemente no siempre coinciden con los valores aceptados fiscalmente y por tanto habrá que hacer las respectivas conciliaciones.

Es necesario revisar en detalle la cartera para determinar su recuperabilidad.

6. Deuda a cargo de empleados

En el saldo de esta cuenta en ningún caso deben aparecer saldos créditos. Si estos existen, se llevan como pasivos por saldos a favor de empleados. El saldo que tenga cada empleado es declarable como cuenta por cobrar o por pagar según corresponda.

Tenga en cuenta que los préstamos a socios o accionistas que sean empleados deben ser proporcionados a su sueldo y llenar los requisitos para concederlos.

7. Préstamos en dinero a socios o accionistas

Implican que al menos fiscalmente las sociedades tengan que incluir en su declaración de renta un ingreso por rendimientos financieros presuntivos.

Ese interés presuntivo se calcula solo si la empresa decidió no cobrarle ningún interés real al socio o accionista el cual ya figuraría entre los ingresos contables. Y si la sociedad sí le cobró un interés real pero con una tasa inferior a la antes señalada, entonces a su declaración de renta la sociedad llevará como ingreso presuntivo solo la diferencia. Este tipo de ingreso presuntivo fiscal solo se origina en los préstamos en dinero efectuados a los socios o accionistas y no se origina en las demás cuentas por cobrar que existan con ellos (por ejemplo, por operaciones de tipo comercial o por anticipos como proveedor o contratista).

8. Anticipos de Impuestos

Esta cuenta corresponde a los anticipos del impuesto de renta y a las retenciones en la fuente que le practicaron a la empresa, ya sea a título de renta, de IVA o de industria y comercio. Estos saldos deben trasladarse al 31 de diciembre del año contra los respectivos pasivos por impuestos de Renta por pagar, de IVA por pagar y de Industria y comercio por pagar. Si se forma un saldo a favor, se reflejará un activo debido a este saldo.

Inventarios de mercancías, productos en proceso, productos terminados e inventarios de elementos de consumo

El saldo contable a diciembre 31 del año en curso, y si la empresa lleva inventarios por el sistema periódico (juego de inventarios), debe corresponder al inventario físico efectuado en el almacén o almacenes o bodegas.

Debe hacerse una planificación para la toma física de Inventarios que incluya un corte de los documentos soporte con que se afectan los inventarios. Se debe elaborar relación de inventario por grupos homogéneos ó por productos. Se debe tener en cuenta que las unidades y valores de este inventario físico constituyen una base firme para la inicialización del kárdex en el siguiente periodo, sea este físico o bien, un software.

De acuerdo con lo indicado en el parágrafo del art. 62 del E.T., si el contribuyente está obligado a tener firma de contador o revisor fiscal en su declaración de renta (ver art.596 del E.T. numeral 6), en ese caso sus inventarios de mercancías y el costo de la mercancía vendida debieron haberse valuado con el sistema de inventario permanente.

De todas maneras según el concepto DIAN 9342 de febrero de 2000, no se pueden aplicar sanciones al contribuyente si en vez de aplicar el sistema permanente decidió aplicar el sistema periódico (juego de inventarios). Como sea, y según el art.148 del E.T, para los que hayan utilizado sistema

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periódico (juego de inventarios) no se aceptará fiscalmente la pérdida en venta de mercancías que hayan determinado con ese sistema (tendrían que llevar a la declaración de renta un costo de mercancía vendida que sea igual al precio de venta por el cual la vendieron).

Inspección y seguimiento de la tomafísica de Inventarios

Es importante efectuar verificación de la toma física o inspección de inventarios con el fin de establecer cuáles deben ser dados de baja para disminuir la base de renta presuntiva.

El parágrafo del art. 65 del E.T. establece que el valor fiscal de los inventarios al final del ejercicio debe coincidir con el total registrado en los libros de contabilidad sin incluir las provisiones que contablemente se le hayan podido registrar.

11. Gastos pagados por anticipado

Pueden existir gastos pagados por anticipado por conceptos tales como intereses, seguros, arrendamientos, publicidad. Siempre arrojarán saldo débito. Si al cierre del ejercicio existen saldos en este tipo de activos, conviene entonces elaborar una relación que explique ese saldo y que contendría la siguiente información: beneficiarios,

• cédula de ciudadanía ó Nit, • concepto, • saldo anterior, • movimiento débito del año, • movimiento crédito del año y • saldo a diciembre 31 por amortizar.

Deben depurarse para que solo queden los registros para amortizar en los años siguientes.

12. Cargos Diferidos

Nacen de desembolsos al inicio de operaciones o por investigaciones o desarrollos de productos. Igualmente por las adquisiciones de licencias de software. El valor pagado se amortiza contablemente en los años que lo establezcan las condiciones económicas de la empresa y fiscalmente se amortizan en un término no inferior a cinco (5) años.(ver art. 142 y 143 del E.T.)

Si la amortización contable es diferente a la fiscal, dará lugar al cálculo del impuesto diferido (débito o crédito).

13. Ajustes por inflación acumulados en los activos

Debe recordarse lo establecido en el parágrafo del art. 51 del Decreto 2649 de 1993 (adicionado con el decreto 1536 del 7 de mayo de 2007):

“Parágrafo.- Los ajustes por inflación contables acumulados en los activos monetarios, pasivos no monetarios y en cuentas de orden no monetarias, harán parte del saldo de sus respectivas cuentas para todos los efectos contables”.

Por tanto, mientras el activo no sea vendido ni dado de baja, si era un activo que alcanzó a acumular ajustes por inflación hasta el año 2006, tales ajustes seguirán haciendo parte de su saldo a diciembre 31.

14. Intangibles

Corresponde a aquellos derechos identificables de carácter no monetario y sin apariencia física. Son un recurso controlado por la empresa del que se espera obtener un beneficio y que debe ser estimado en forma confiable (valor razonable).Entre ellos están los derechos de autor, good will, las marcas y patentes, y los contratos de Leasing Financiero con opción de compra.

Si se adquieren por intercambio, se recibe por el valor neto del bien entregado y se podrán amortizar. Los intangibles se valoran por el valor en libros o el valor de reemplazo.

15. Propiedad, planta y equipo

Se debe obtener un listado detallado por grupo y por cada bien donde se detalle, incluso, el valor de la depreciación acumulada que tiene cada bien al cierre del año (con eso se verifica que no se hayan calculado depreciaciones en exceso). En lo posible es conveniente hacer un chequeo de su existencia física. Los valores de ese listado detallado deben corresponder a los que presente la contabilidad.

El gasto de depreciación se obtiene sobre el costo de adquisición del bien y los demás valores que se le hayan capitalizado (intereses de financiación, mejoras, etc.).

Además, si se llagaron a vender activos o se dieron de baja, debe verificarse que se haya descargado tanto el costo del activo como su depreciación acumulada hasta ese momento.

El control establecido sobre estos bienes sea en listados en Excel o bien en software especializado debe cubrir y garantizar el control de los bienes no solamente físicos de

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acuerdo con el sitio de uso sino con relación al costo de adquisición, ajustes acumulados, depreciaciones aplicados, valor neto y la comparación con los avalúos técnicos.

16. Valorizaciones contables.

Se calculan solo contablemente y se efectúan sobre las acciones y cuotas en sociedades, la Propiedad, Planta y Equipo y sobre los otros activos registrados en la cuenta de código 18 en el PUC de comerciantes (obras de arte y cultura).

Se originan al comparar el valor intrínseco certificado de las acciones o cuotas, o los avalúos técnicos de los activos, con el respectivo costo neto en libros que tenía el activo.

17. Obligaciones bancarias

Estos saldos deben corresponder efectivamente a las obligaciones pendientes de cancelar a diciembre 31 del año en curso a bancos ó corporaciones financieras.

El saldo contable debe corresponder al que certifican estas entidades. Se debe registrar los intereses causados por pagar a 31 de diciembre del año en curso.

18. Proveedores

El valor a 31 de diciembre del año en curso debe corresponder a las facturas que están pendientes de pago a esa fecha. No deben aparecer saldos débitos. Es indispensable confirmar al final del año los saldos con los proveedores para evitar problemas tributarios (en especial si se efectúan reportes de información exógena tributaria).

Toda factura recibida en diciembre del año en curso y que corresponda a productos recibidos del año en curso debe quedar contabilizada en el mismo período. Su buen registro evita problemas fiscales con IVA y retención en la fuente.

19. Verificación de saldos de los demás pasivos

Es preciso examinar los saldos de todas las cuentas por pagar, incluyendo las deudas con los socios, deudas con empleados, por impuestos, con acreedores y cualquier otro pasivo e inclusive pasivos por ingresos diferidos.

Hacer un cruce de información con terceros para establecer diferencias y conciliarlas.

Cruzar los saldos por impuestos con las respectivas declaraciones incluyendo aquellas con saldo a favor.

Soportar con documentos idóneos los pasivos con documentos de fecha cierta o bien Títulos valor.

Determinar si para los pasivos en moneda extranjera se ha aplicado la tasa representativa del mercado.

20. Soportes idóneos para los pasivos

En una la sentencia del Consejo de Estado, este no aceptó un recibo de caja como prueba idónea de la existencia de un pasivo.

Por ello es recomendable asegurarse del soporte adecuado que respalde las cuentas por pagar con letras de cambio, o bien pagarés en el caso de los préstamos o bien facturas cambiarias.

Ordenar y coordinar la recepción de facturas de proveedores al final del período

Por la posibilidad de contingencias en rechazos de costos y deducciones, no se debe aceptar propuestas del proveedor para que alteren fechas de los servicios prestados o de mercancías que realmente se reciben en bodega, exigiendo o aceptando que los soportes solo sean los que correspondan al proceso de causación.

Una alternativa a seguir, dadas las condiciones del negocio, sería registrar los bienes recibidos de los proveedores durante el cierre de fin de año como mercancías recibidas en depósito para evitar la facturación y el resto de detalles como IVA, retención en la fuente etc.

En este caso esas mercancías no son parte del activo sino que figurarían en cuentas de orden.

22. Verificación de los anticipos del activo o del pasivo

Sus saldos activos o pasivos deben ajustarse al final del año con el fin de establecer si afectan los ingresos, costos o gastos.

Ejemplo de ello son anticipos de ventas, anticipos de viajes, etc.

23. Retención en la fuente por pagar

Pueden existir saldos de retenciones por pagar ya sea a título de IVA, renta, autorretención del CREE, timbre o industria y comercio. El saldo que aparezca en cada una de estas subcuentas, si la empresa ha mantenido al día la presentación y pago de todas las declaraciones anteriores, debería corresponder entonces a los valores del solo del

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último período y que se declaran y pagan en enero del año siguiente.

Este pasivo no admite ninguna diferencia. Igualmente el valor de las declaraciones de retención en la fuente presentadas debe coincidir con los valores registrados contablemente, sobre todo si fueron firmadas por contador o revisor fiscal, pues las firmas de tales profesionales hacen suponer que así fue.(Ver art. 581 del E.T.).

Los certificados de retención en la fuente a título de renta y autorretenciones del CREE, retenciones de timbre y de ICA, practicadas o asumidas durante el año deberán ser emitidos antes del 17 de marzo del año 2014. En cambio, los certificados por las retenciones de IVA practicadas o asumidas se debían haber entregado a los 15 días siguientes a la finalización de cada bimestre (ver parágrafo 2 del art. 615 del E.T.).No expedirlos oportunamente acarrea las sanciones de los artículos 666 y 667 del E.T.

El certificado de Retención es indispensable al tercero para poder solicitar los valores allí certificados como menor valor del impuesto a pagar en sus declaraciónes de renta (ordinaria y CREE) o en sus declaraciones de IVA o de industria y comercio.

Revisar las retenciones e impuestos utilizando plantillas de cruce adecuadas

Los saldos contables de retenciones, anticipos de impuestos, auto retenciones, IVA, ICA, renta ordinaria, CREE y demás impuestos, tasas o contribuciones deben cruzarse con las declaraciones respectivas y se recomiendan cálculos globales para determinar su realidad.

25. Impuesto a las ventas por pagar

Este pasivo no admite ninguna diferencia y el saldo al 31 de diciembre del año en curso, si la empresa ha mantenido al día la presentación y pago de todas las declaraciones anteriores, debería corresponder entonces a los valores del último período (bimestral, cuatrimestral o anual) que se presentaría en enero del año siguiente. Si en vez de saldo por pagar el bimestre arroja saldo a favor, se debe hacer entonces la reclasificación hacia una cuenta del activo.

Los valores de las declaraciones de IVA presentadas (bimestrales, catrimestrales o anual) a lo largo del año deben coincidir con los valores registrados en la Contabilidad sobre todo si fueron firmadas por contador o revisor fiscal, pues las firmas de tales profesionales hacen suponer que así fue (ver art. 581 del E.T.).También deberían cruzarse los valores por ingresos denunciados en esas

declaraciones de IVA con los valores por ingresos que se denuncien en la declaración de renta y en las de industria y comercio.

La empresa puede aplicar diferentes tarifas de IVA y a su vez puede tener ventas gravadas, excluidas y exentas, lo cual implica en estos casos tener en cuenta el prorrateo del impuesto a las ventas del IVA de los costos y gastos comunes.

Aportes por pagar al Sena, Cajas de Compensación Familiar e ICBF

Estas cuentas exigen gran control debido a la importancia que tienen en la declaración de renta como requisito para poder deducir el gasto o costo por salarios.

Los valores por aportes parafiscales que se soliciten como deducción fiscal deben ser solo los que hayan sido efectivamente pagados entre enero 1 y diciembre 31. Ver art. 114 del E.T.

Los saldos a diciembre 31 del año en curso, si la empresa ha mantenido al día la presentación de todas las planillas anteriores, deberían corresponder entonces a los valores del mes de diciembre que se presentará en enero del año siguiente.

La base de liquidación de estos aportes se hace sobre todos los valores que constituyan salario.

El certificado emitido por estas entidades debe corresponder exactamente a la suma de los recibos de pago por aportes patronales registrados en libros a diciembre 31 del año en curso. Se deben solicitar certificados por separado para Sena, I.C.B.F. y La Caja de Compensación.

27. Aportes por pagar a EPS, ARL y Fondos de Pensiones

Si la empresa ha mantenido al día la presentación y pago de todas las planillas anteriores, los saldos a diciembre 31 del año en curso deberían corresponder entonces a los valores del mes de diciembre que se presentará en enero del año siguiente.

El total llevado a gastos o costos en el año en curso debe ser solamente la que corresponde al aporte del empleador.

28. Pasivos con otros acreedores

En estas cuentas no deben aparecer saldos débitos. En el caso de pasivos expresados en Moneda Extranjera, deben ajustarse a la tasa representativa del mercado al 31 de diciembre del año en curso.

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29. Pasivo consolidado de cesantías por pagar

Según los art. 109 y 110 del E.T., los pasivos laborales aceptables en la declaración de renta serán solamente los consolidados (cuentas del grupo 25) y en consecuencia no deberían quedar a diciembre 31 pasivos por este concepto que estén simplemente provisionados (cuentas del grupo 26).

Es necesario antes del 15 de enero del año siguiente preparar una planilla en donde se indique a cuáles empleados se les hizo anticipo en el año en curso. Si el empleado no está dentro del marco de la ley 50 de 1990 debe tenerse en cuenta la retroactividad al liquidarlas.

Antes del 15 de febrero del año siguiente, para los empleados adscritos al nuevo régimen de cesantías de la Ley 50 de 1990, se les deberán consignar en un Fondo de Cesantías las cesantías consolidadas por pagar a diciembre 31.

Pasivo consolidado de intereses a lascesantías por pagar

Debe hacerse liquidación sobre las cesantías acumuladas del año en curso y cancelarlas antes del 31 de enero del año siguiente.

31. Manejo de la revalorización del patrimonio

La cuenta de revalorización del patrimonio (grupo 34 en el PUC de comerciantes) pudo haberse visto disminuida con la causación y/o pago del impuesto al patrimonio, de acuerdo con la decisión tomada para su registro.

Esa es una opción que permitieron las normas que crearon el impuesto al patrimonio para evitar debitar el impuesto directamente entre las cuentas del gasto e igualmente que se afectará la utilidad disponible a socios.

En todo caso la cuenta de revalorización del patrimonio no puede quedar con saldo débito.

32. Gastos por sueldos y comisiones

Debe tenerse control de los valores devengados por cada trabajador para determinar si hay cargos errados.

Revisar los sueldos ó comisiones que se causan y no se alcanzan a pagar al final del año.

Tener en cuenta los aspectos relacionados con el salario integral.

33. Gasto por auxilio de transporte

Revisar los pagos hechos a trabajadores con sueldos inferiores al doble del salario mínimo, quienes son los únicos que tienen derecho al subsidio de transporte. Este auxilio de transporte se suma para liquidar el pago de cesantías y prima de servicios, pero no se suma para efectos de liquidar las vacaciones.

34. Gastos por vacaciones

Revisar los pagos. El valor del gasto debe ser igual a los valores causados.

Revisar que los pagos efectuados durante el año se hayan tenido en cuenta para la liquidación de aportes parafiscales.

Tener en cuenta que las vacaciones pagadas forman parte de la base de la liquidación de los aportes parafiscales, incluidos los que se dan en dinero cuando el trabajador no las disfruta efectivamente y también las que se le paguen cuando se haya liquidado el contrato de trabajo.

Las vacaciones se liquidan proporcionalmente al tiempo laborado.

35. Gasto por prima legal de servicios

El valor del gasto debe ser igual al pagado ó causado.

Tenga en cuenta que para los trabajadores del sector privado y sometidos a retención en la fuente sobre pagos laborales con el procedimiento 1 (artículo 385 del E.T.), el valor de la prima legal de servicios que se les cancele en junio y diciembre debe ser sometida a depuración independiente de los demás pagos laborales de ese mes y de esa forma definir si queda sometida o no a retención en la fuente. La prima se liquida proporcionalmente al tiempo laborado.

36. Gasto por impuestos

Debe recordarse que fiscalmente son deducibles en un 100% solamente los impuestos de industria y comercio, avisos y tableros y predial que tengan relación de causalidad con los ingresos y que hayan sido pagados en el año en curso. En cambio el impuesto a los gravámenes financieros es deducible en un 50% el año 2013. (Ver art. 115 del E.T.).

Por tanto, no son deducibles otros gastos por impuesto tales como impuesto de timbre, vehículos, registro, turismo, impuesto al patrimonio, etc.

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Con relación a las contribuciones y tasas aeroportuarias, aunque la DIAN las rechaza como deducibles, hay criterios encontrados al respecto.

Gastos que forman diferencias temporales yque dan lugar a Impuesto diferidos

Cuando algún gasto contable no es aceptado transitoriamente como un gasto fiscal (ejemplo, el gasto por impuesto de industria y comercio que solamente estaba causado pero no pagado), es claro que con ello se tendría que pagar transitoriamente un mayor impuesto de renta (se dice transitoriamente pues en el ejercicio siguiente, cuando el gasto ya quede pagado, aparecerá en la renta fiscal disminuyendo el impuesto de ese año siguiente).

Esos mayores impuestos transitorios se deben reflejar entonces en la cuenta 171076 - Impuesto diferido débito y con eso se evita aumentar el gasto impuesto de renta de la cuenta 540405 que es la que disminuye la utilidad disponible a socios. Cuando en el año siguiente el gasto que fue transitoriamente no deducible se pueda llevar como deducible y con eso se disminuya el impuesto de ese año siguiente, entonces el valor que venía debitado en la cuenta 171076 se acreditará y se debitará en la cuenta 540405.

38. Revisión de los demás gastos e ingresos

Los gastos, compras, costos e ingresos causados hasta el 31 de diciembre del año en curso deben registrarse en el período al que en verdad corresponden. Si algún gasto o costo no se alcanzan a registrar en el periodo al cual pertenecen y terminan siendo registrados contablemente en el año siguiente (ver art.106 del decreto 2649 de 1993), en la declaración de ese año siguiente tales gastos no serán aceptados fiscalmente, pues son gastos que debieron haber sido denunciados en el periodo anterior.

39. Gasto por donaciones

Solo son deducibles fiscalmente las donaciones que sean hechas a las entidades mencionadas en los artículos 125 y siguientes del Estatuto tributario. Tales entidades deben expedir certificados por las donaciones que recibieron llenando los requisitos de ley y firmados por contador público o revisor fiscal con el número de matrícula.

Las Donaciones solo son deducibles en el impuesto de renta ordinario, ya que en el impuesto de renta a la equidad no son permitidas.

40. Gasto por intereses

Cuando se paguen intereses por mora a proveedores, estos deben ser facturados indicando la cuantía, tasa y período de pago.

En general, en los pagos o causaciones de intereses se debe tener identificado los datos del beneficiario (nombre, Nit, dirección) y también el monto base, la tasa de interés, el período de causación y la retención en la fuente practicada. Se debe tener en cuenta la correcta liquidación de la retención en la fuente sobre rendimientos en el año en curso. Los intereses y sanciones pagadas a entidades del Estado no son deducibles y constituyen fiscalmente una diferencia permanente. El exceso de intereses pagados sobre la tasa de usura no es deducible.

41. Venta de propiedad, planta y equipo

Cuando se han vendido activos fijos, se requiere tener en cuenta su costo hasta la fecha de venta para determinar la utilidad.

Las ventas de la propiedad, planta y equipo después de haberlos conservado por más de dos años se toman en cuenta como ganancia ocasional y no dentro de la renta ordinaria.

Deben tenerse en cuenta los efectos fiscales para la empresa y socios o accionistas en la venta de propiedad planta y equipo si fueron activos que fiscalmente se sometieron al saneamiento fiscal del año 1995 según el artículo 90-2 del E.T. (art. 80 de la Ley 223 de 1995).

42. Otros tipos de contratos u operaciones

Las empresas que tienen patrimonios autónomos en fiduciarias, contratos de mandato, contratos de asociación, de cuentas de participación o concesiones o uniones temporales, deberán hacer un análisis de cada situación al final del período.

43. Estados financieros comparativos

Recordamos que los estados financieros básicos (Balance General, Estado de Resultados, Cambios en el patrimonio, Cambios en la Situación financiera y Flujos de Efectivo) deben ser comparativos y deben tener las revelaciones que el decreto 2649 de 1993 establece(ver art. 22 y 32 del decreto 2649 de 1993). Además, los entes no comerciales y los que califiquen como microempresas en los términos del art. 2 de la Ley 905 de 2004 solo están obligados a emitir el Balance General y el Estado de Resultados (ver parágrafo del

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art. 22 del decreto 2649 de 1993 adicionado con el decreto 1878 de 2008).

Observe que las reclasificaciones en los saldos a 31 de diciembre del año en curso sean soportadas con nota.

44. Revelación en los estados financieros

Son aplicables las revelaciones respecto de los estados financieros de propósito general y deben utilizarse para preparar y presentar otros estados, siempre que fueren apropiadas.

Los estados financieros y demás información contable que deba ser presentada a las autoridades ó publicada con su autorización, se rigen por normas especiales que éstas dicten, las cuales deben sujetarse al marco conceptual de la contabilidad y a las normas técnicas generales.

45. Notas a los Estados Financieros

Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son un todo indivisible con todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas (ver art. 114 del decreto 2649 de 1993):

• Cada nota debe aparecer identificada mediante números ó letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

• Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

• Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

• Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

• Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

46. Estado de cambios en la situación financiera

Para su preparación, es conveniente utilizar como guía la Disposición Profesional (Pronunciamiento) No. 9 del Consejo Técnico de la Contaduría, no obstante que no tenga la

condición formal de ser un pronunciamiento de obligatorio acatamiento.

47. Estado de flujos de efectivo

Para su preparación conviene utilizar como guía la Disposición Profesional (Pronunciamiento) No. 8 del Consejo Técnico de la Contaduría, no obstante que no tenga la condición formal de ser un pronunciamiento de obligatorio acatamiento.

48. Información exógena tributaria a la DIAN

De acuerdo con el artículo 631 del Estatuto Tributario, la Administración de Impuestos puede solicitar anualmente información exógena sobre datos informados en declaración de renta, o las de IVA o las de retención en la fuente. Por lo tanto se debe contar con la información que respalda tales declaraciones y tenerla con el mayor grado de detalle posible (datos de los beneficiarios incluidas las direcciones de correo urbano, valores bases, etc.).

En el presente año 2014, la resolucion No. 273 donde se dice cuál información del 2013 se ha de reportar y quiénes deben reportarla.

49. Plan Único de Cuentas (PUC)

En Colombia existen actualmente en uso 19 planes de cuenta. Los entes obligados a llevar contabilidad deben presentar sus estados financieros de acuerdo con el Plan Único de Cuentas (PUC) que le indique la entidad que los inspecciona o vigile.

Las entidades sin ánimo de lucro no están obligados a utilizar el PUC establecido para comerciantes, pero pueden adaptarlo si lo desean (ver los conceptos de Supersociedades 220-7810 de 1994, 26713 del 2 de noviembre de 1994 y 101428 del 11 de noviembre de 1999).

50. Planificación de impuestos

Se debe hacer planificación de Impuestos con base en los estados financieros de octubre ó noviembre y su proyección a 31 de diciembre del año en curso, con el fin de determinar el impacto de impuestos de renta analizando las alternativas válidas para que el pago sea el valor justo.

51. Declaraciones tributarias aduaneras

Es preciso enterarse de las disposiciones que sobre este tema están vigentes.

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En asuntos tributarios, los errores que se repiten suelen ser de alto costo en materia de sanciones y rechazos de costos o pasivos, por ejemplo cuando en los pagos a terceros no se identifica correctamente a los beneficiarios, con dirección y verificación de RUT, aún cuando constituye una labor de parametrización casi diaria.

Lista de errores frecuentes en el manejo tributario

• Aceptar documentos externos, soporte de costos y deducciones sin requisitos del artículo 771-2 Estatuto Tributario.

• Inapropiada Identificación (sin copia RUT) para contratos firmados con personas del régimen simplificado (artículo 177-2 Estatuto Tributario).

55.

58.

56.

52. Verificación de afirmaciones

Los administradores están obligados a analizar y deben estar enterados del contenido de los estados financieros, pues son responsables de su proceso de obtención, como lo indica el artículo 57 del Decreto 2649 de diciembre de 1993.

53. Certificación y Dictamen de los estados Financieros

Los estados financieros básicos deben ser certificados y firmados por el representante legal y el contador público y deben ser dictaminados por el revisor fiscal, si existe esa figura.

54. Informe de Gestión

Además de los aspectos contemplados en el artículo 47 de la Ley 222/95, este informe debe contener la modificación que a esa norma se hizo con el art. 1 de la Ley 603 del 27 de julio del año 2000. En el numeral 4 del art.47 de la Ley 222 de 1995 se indica que el informe de Gestión “debe indicar el estado de cumplimiento de las Normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad”.

Además, en mayo 6 de 2010 la Supersociedades expidió su Circular externa 300-000002 para indicar que cuando los administradores hagan mención en su informe de gestión sobre si la sociedad ha cumplido o no con las normas sobre propiedad intelectual, tal afirmación deberá estar respalda con evidencias que lo sustenten.

Estado de cumplimiento de las normas dederecho de autor

La Ley 603 del 27 de julio del año 2000 establece en su artículo 2º lo siguiente:

“Las autoridades tributarias Colombianas podrán verificar el estado de cumplimiento de las normas sobre derecho de autor por parte de las sociedades para impedir que, a través de su violación, también se evadan tributos”.

Información del DANE (Departamento Administrativo Nacional de Estadística)

Cada año, si el DANE lo llega a solicitar, se debe preparar información solicitada por esta entidad para fines estadísticos. La información que se entrega se extrae de la contabilidad y de reportes de tipo administrativos.

57. Registro de proponentes en las cámaras de comercio

Este registro deben efectuarlo todas las personas que aspiren a celebrar, con entidades del Estado, contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Hace pública la actividad que desarrolla el proponente, certifica la capacidad técnica y económica que tiene quien se registra para contratar con el Estado y permite agilizar la contratación con el Estado. Se debe consultar la norma que ahora quedó contenida en el decreto 1464 de abril 29 de 2010.

Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE

Según el parágrafo del artículo 1º de la Ley 598 de 2000, el SICE se creó como instrumento para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado.

Concordando el artículo 3º de la Ley 598 de 2000 con los artículos 43 y 48 de la Resolución 05313 de 2002, expedida por La Contraloría General de La República, la inscripción de los precios en el SICE y su correspondiente actualización es requisito indispensable para poder contratar con el Estado.

Estos requisitos deben cumplirse en su integridad y no parcialmente, de manera que cuando se advierta que uno o varios requisitos de una lista general no ha sido actualizado o registrado, debe entenderse que el requisito no ha sido cumplido en su totalidad.

Aspectos Tributarios en el Cierre

En la planeación de una revisión financiera y de

planeación fiscal, es preciso el seguimiento

de recomendaciones sobre control interno y

tributario de trabajos anteriores.

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• La falta del documento equivalente por compras a personas no obligadas a facturar (Artículo 3 Decreto 3050 de 1997).

• Conceptos registrados en ingresos no operacionales que no han sido facturados debidamente de acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario.

• Diferencias no conciliadas entre las declaraciones de retención en la fuente, autorretención del CREE, declaracionesd el IVA, retenciones de ICA, y los libros de contabilidad.

Impuestos descontables no procedentes por antigüedad superior a dos períodos

Facturas de venta sin identificar al comprador con su NIT (ver Literal c) Artículo 617 Estatuto Tributario)

No identificación en el sistema contable de las cuentas de aportes parafiscales y de seguridad social para las cuentas del grupo 7 del PUC (costos de operación y producción).

Recomendaciones

Modificaciones

No cambiar o modificar estados financieros ya expedidos a terceros, o modificar los libros oficiales.

Errores u omisiones

Recordar que cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere (Ver último inciso del artículo 56, y el art.106, ambos en el DR 2649 de 1993).

Partidas de balance con efectos en vigencias futuras

Tenga en cuenta las partidas de balance con efectos en vigencias futuras. Esas partidas son:

• Los anticipos entregados a terceros, • anticipos recibidos, • ingresos diferidos, • cargos diferidos y • gastos anticipados.

El análisis consiste en determinar si los rubros no han sido causados en los períodos correspondientes o si existen documentos pendientes por legalizar, incluso, de ejercicios anteriores.

En oportunidades se pueden detectar gastos o ingresos no registrados en la vigencia fiscal correspondiente.

Análisis de partidas conciliatorias entre el resultado contable y el fiscal

Resulta no solo prudente sino conveniente revisar los rubros de partidas conciliatorias entre la renta contable y la renta fiscal, con el balance de período intermedio como se dijo de los meses de septiembre, octubre o bien noviembre, a fin de estimar su valor al cierre de año.

Pedir estados de cuenta

Es preciso pedir los estados de cuenta de la DIAN y las administraciones municipales, al menos trimestralmente, pues a veces no se imputan las declaraciones ni los pagos efectuados.

Revisar causación y pago de parafiscales y Seguridad Social

Conviene analizar las bases salariales para aplicarle los porcentajes de parafiscales y seguridad social. Igualmente verificar la PILA como evidencia de que el pago se hizo, ya que no estar a paz y salvo, antes de presentar la declaración de renta genera contingencia de rechazo de los salarios(ver art. 664 del E.T.).

Conciliación y cruce de información con terceros

Se recomienda en los últimos meses del año cruzar la información de los estados financieros con los terceros, a fin de establecer las diferencias y conciliarlas al 31 diciembre.

Para aplicar el beneficio de auditoria

Se deben revisar las retenciones a favor practicadas por clientes, dado que su inconsistencia podría hacerlo perder.

Contratos de mandato

Los dineros de terceros manejados bajo esta modalidad deben coincidir con los registros contables efectuados por el mandatario. Para ello el mandante debe obtener los certificados que emita el Mandatario.

Verificación de la numeración autorizada por la DIAN (tanto la propia como la de los proveedores)

Al no haber un requisito legal que condicione la procedencia del costo o gasto al hecho de que la factura cuente o no con la resolución de autorización

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de numeración de la facturación emitida por la DIAN, es aconsejable verificar que la facturación propia y de los proveedores sí contengan esa resolución, pues hay pronunciamientos del Consejo de Estado en el sentido de no admitir gastos que se soporten en documentos que violen el ordenamiento jurídico.

Es posible que la DIAN visite al proveedor para sancionarlo al detectar esta inconsistencia,

Conseguir los certificados

Los ingresos no gravados, o ciertos costos, deducciones y otros beneficios tributarios requieren de una prueba para que sean aceptados fiscalmente. En consecuencia, deben acopiarse los certificados correspondientes de las donaciones, dividendos no gravados. Es conveniente conseguirlos antes de presentada la declaración de renta.

Necesidad de actualizar las responsabilidades del RUT

La no actualización del RUT dentro de los dos meses siguientes al hecho que ameritaba su actualización (como un cambio en la dirección del contribuyentes, o un nuevo nombramiento de Representante Legal o contador, etc.), se sanciona con el equivalente a una (1) UVT por cada día de atraso. Y si es por no actualización de la dirección o de la actividad económica, la sanción es de dos (2) UVT por cada día de atraso (ver art. 658-3 del E.T.)

Posibilidad de utilizar el beneficio de disminución del anticipo en renta

El Art. 809 E.T. contempla que a solicitud del contribuyente, el administrador de impuestos nacionales respectivo o sus delegados, autorizarán mediante resoluciones de carácter especial, reducciones proporcionales del anticipo del impuesto en los siguientes casos:

a) Cuando en 3 los primeros meses del año o período gravable al cual corresponda el anticipo, los ingresos del contribuyente hayan sido inferiores al 15% de los ingresos correspondientes al año o período gravable inmediatamente anterior;

b) Cuando en los 6 primeros meses del año o período gravable al cual corresponda el anticipo, los ingresos del contribuyente hayan sido inferiores al 25% de los ingresos correspondientes al año o período gravable inmediatamente anterior.

Al respecto, se deben tomar en cuenta las instrucciones que la DIAN suministró en su Circular 044 de junio 1 de 2009.

Emitir los certificados que se deben expedir

En el decreto que el Ministerio de Hacienda expide siempre al final del año fiscal (el más reciente fue el Decreto 2972, Diciembre 20 de 2013), en el que se dispone:

“Artículo 42°. Obligación DE EXPEDIR CERTIFICADOS POR PARTE DEL AGENTE RETENEDOR DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS, IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD, CREE Y DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS. Los agentes retenedores del impuesto sobre la renta y complementarios, los que lo fueron en el impuesto sobre la renta para la equidad CREE en vigencia del Decreto 862 de 2013 y del Gravamen a los Movimientos Financieros deberán expedir, a más tardar el 17 de marzo de 2014, los siguientes certificados por el año gravable 2013:

1. Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en larelación laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del Estatuto Tributario.

2. Los certificados de retenciones por .conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artículo 381 del Estatuto Tributario y del Gravamen a los Movimientos Financieros.

3. Los certificados de retenciones a título de Impuesto sobre la renta para la Equidad, CREE expedidos por los agentes retenedores que efectuaron retenciones en vigencia del Decreto 862 de 2013.”

En el caso de la certificación del valor patrimonial de acciones y aportes, así como la parte gravada y no gravada de dividendos, participaciones o rendimientos, el plazo para su expedición es 15 días calendarios una vez hecha la solicitud.

Para los certificados de retención de IVA, los 15 días calendarios para expedirlos corren a partir del bimestre o cuatrimestre en que se practicó la retención

Sanción por no expedición o expedición indebida de certificados de retención

No expedir oportunamente los certificados o expedirlos con cifras equivocadas, implica a exponerse a las sanciones de los artículos 666 y 667 del E.T. donde se lee:

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“Articulo 666. Responsabilidad penal por no certificar correctamente valores retenidos. Los retenedores que expidan certificados por sumas distintas a las efectivamente retenidas, así como los contribuyentes que alteren el certificado expedido por el retenedor, quedan sometidos a las mismas sanciones previstas en la ley penal para el delito de falsedad.

Tratándose de sociedades u otras entidades quedan sometidas a esas mismas sanciones las personas naturales encargadas en cada entidad del cumplimiento de las obligaciones. Para tal efecto, las empresas deberán informar a la respectiva Administración o Recaudación la identidad de la persona que tiene la autonomía suficiente para realizar tal encargo. De no hacerlo, las sanciones recaerán sobre el representante legal de la entidad. En la información debe constar la aceptación del empleado señalado.

Artículo 667. Sanción por no expedir certificados. Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.

La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma.”

En fallo del 10 de febrero de 2003, expediente 12859, El consejo de Estado dijo lo siguiente sobre este tema:

“De una interpretación armónica de los art. 379 y 667 del ET se puede colegir que la obligación de expedir certificados de retención en la fuente por parte de los agentes retenedores conlleva la de elaborarlos o extenderlos por escrito con los requisitos legales y entregarlos o despacharlos en la medida en que sea posible para el obligado a su expedición, ya que elaborarlos y no entregarlos haría nugatoria la intención del legislador, considerando que el sujeto pasivo de la retención (retenido) se quedaría sin el soporte fundamental para descontar el importe de la retención en el formulario de declaración de renta o en su defecto remplazar la propia declaración en el caso de los asalariados no declarantes de que tratan los arts. 6 y 244 del mismo Estatuto. Por tanto, la expedición de los certificados de ingresos y retenciones no pueden depender de la solicitud que de ellos haga el propio trabajador, así ya no tenga vinculación laboral o legal y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe elaborarse y entregarse antes de la fecha señalada por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que anualmente promulga y su expedición no puede ser remplazada por el original, copia o fotocopia auténtica del documento donde conste el pago, ya que esto último solamente está permitido para los certificados de retención por otros conceptos según lo previsto por el par.1 art 381 del E.T.”

Además, conociéndose que desde hace tiempo la norma del artículo 10 del decreto 836 de 1991 les permite a los agentes de retención expedir los certificados anuales de retención en la fuente mediante formas continuas generadas con un software contable y sin la necesidad de la firma autógrafa de alguna persona vinculada a la empresa, la DIAN ha indicado, en su concepto, que el agente retenedor podría poner, en su propia página Web de Internet, la posibilidad para que cada sujeto pasivo entre allí , descargue e imprima su respectivo certificado anual de retención en la fuente pues el resultado final sería igual al que se obtiene si es el agente de retención el que lo imprime y luego lo despacha por correo urbano.

Sanción por inexactitud en declaraciones de retenciones en la fuente

En el Art. 647 E.T. inciso tercero se lee:

“Sin perjuicio de las sanciones de tipo penal vigentes por no consignar los valores retenidos, constituye inexactitud de la declaración de retenciones en la

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fuente, el hecho de no incluir en la declaración la totalidad de retenciones que han debido efectuarse, o el efectuarlas y no declararlas, o el declararlas por un valor inferior. En estos casos la sanción por inexactitud será equivalente al ciento sesenta por ciento (160%) del valor de la retención no efectuada o no declarada.”

Con la advertencia de esta sanción tan alta, que puede reducirse en la etapa de discusión, es evidente el cuidado que se debe establecer en la práctica adecuada de las retenciones en la fuente.

La ausencia de retención en la fuente hace improcedentes los costos y gastos

En el Art. 177 E. T. se dispone:

“Las deducciones están sujetas a las mismas limitaciones señaladas para los costos, en los Art. 85 a 88, inclusive. No serán deducibles los pagos respaldados en documentos frente a los cuales no se cumpla lo previsto en el numeral 3º art. 522. Tampoco serán procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligación señalada en artículo 632.

“Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar…los siguientes documentos, informaciones y pruebas:

1…,2…

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.”

Consecuencias de un mal cierre

• Asignación de costos y gastos del año anterior a este año.

• Asignación de costos y gastos de este año al año siguiente.

• Registros impropios de activos, pasivos y provisiones.

• Contingencias en retenciones en la fuente por renta, timbre, IVA e ICA.

• Sanción por inexactitud en retenciones en la fuente.

• Imprecisión en medios magnéticos nacionales y locales.

Información exógena por impuestos nacionales y municipales

Para preparar esta información anual es necesario contar con la información detallada de los terceros y valores que se haya llevado a lo largo del año a las declaraciones de IVA, de Retención en la fuente y de Industria y comercio al igual que la información de lo que se ha de llevar a la declaración de renta pues debe haber total armonía entre lo que digan esas declaraciones y lo que se dirá en estos reportes al punto que si después de presentada esta información se terminan haciendo correcciones las declaraciones en ese caso también habrá necesidad de corregir estos informes exponiéndose de esa forma a las sanciones especiales de la Resolución 11774 de diciembre de 2005.

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ESTADOSFINANCIEROS

Al realizar varios cierres contables en el año, estados financieros deben ser comparativos

Cierres contables mínimos en el año

Esta actividad es inevitable, pues cuando una sociedad se constituye, es su escritura pública debe contener las fechas en que se harán, como observarán en la siguiente norma, nos habla en plural:

Código de Comercio

“Art. 110. Requisitos para la constitución de una

sociedad. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: […] 8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse. […]”

Pero el hecho que no esté plasmado por algún motivo en el documento constitutivo, igual es una obligación legal:

Código de Comercio

“Art. 422. Reuniones ordinarias de la asamblea general – reglas. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos 1 vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. […]”

“Art. 445. Balance general e inventario de las sociedades anónimas. Al fin de cada ejercicio social y por lo menos 1 vez al año el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios […]”

Varios cierres contables en el año, según estatutos u otras causas, serán comparados

Si se deben hacer varios cierres contables porque así lo prevén los estatutos u otras causas, caso en el cual los administradores lo deberán hacer, conforme a los principios o normas generales de la contabilidad (Decreto 2649 de 1993 Art. 9º y ss).

De tal manera que si son varios cierres en el año, la administración obligatoriamente debe elaborar inventario y balance general con corte a las fechas establecidas en los estatutos, generalmente cuando son varios estatutariamente, la tendencia es que sean semestrales y en algunos casos, hasta trimestrales, caso en el cual entonces, el administrador tendrá la obligación de velar porque se elaboren inventarios y balance general que correspondan a las fechas acordadas.

Pero esos “varios” cierres contables en el año, deben ser comparados, veamos lo que sobre ser comparados señala la Supersociedades en Concepto 220-092886 del 17 de Octubre de 2012:

“Por su parte, del Decreto 2649/93, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, son pertinentes los siguientes preceptos:

- El artículo 9º señala “El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.

Generalmente las sociedades hacen

un cierre contable por año, pero hay situaciones que hacen necesario hacer dos o más, caso en el cual dichos cierres, a su finalización, deben preparar y difundir estados financieros de propósito general comparativos.

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Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general”.- A su turno, el art. 21 define los estados financieros de propósito general como “…. aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados, al paso que el artículo 22 siguiente establece “Son estados financieros básicos:

1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situación financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo”.

Por último, el art. 32 define los estados financieros comparativos como “…. aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, período o ente económico. Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. (….)”. (Los subrayados son nuestros). De la normativa relativa a las normas de contabilidad se observa, en primer lugar, que concordante con lo dispuesto en el Ordenamiento Mercantil también prevé la obligación de cortar las cuentas a 31 de diciembre de cada año cuando en los estatutos sociales no se determinan las fechas en las que el ente económico debe preparar y difundir estados financieros.

En segundo lugar, además señala la forma y características que los entes económicos deben observar en la elaboración de los estados financieros de propósito general, que son los que de acuerdo con la ley se preparan al cierre de un período, sumado a que también impone que los mismos deben preparase en forma comparativa, esto quiere decir que las cifras que corresponden a un periodo se

presentan frente a las que corresponden al periodo inmediatamente anterior, lo que le permite a los asociados apreciar la evolución de los negocios sociales, y de consiguiente la gestión de los administradores, que es precisamente una de las características de los estados financieros de propósito general.

En ese orden de ideas, los entes societarios, lo que incluye a las sociedades anónimas, pueden establecer estatutariamente más de un corte de cuentas, en caso afirmativo los administradores de la sociedad están en la obligación de cortar sus cuentas y elaborar los estados financieros de propósito general comparativos conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas, en las fechas determinadas en los estatutos, lo que de otra manera significa que si la sociedad tiene previsto cortes semestrales, en cada uno de los cierres debe preparar y difundir estados financieros de propósito general comparativos, información financiera que deberá remitirse a la Entidad luego de que hayan sido puestos a consideración del máximo órgano social y siempre que la sociedad se encuentre en alguna de las causales de vigilancia (Decreto 4350 de 2006), o tratándose de sociedades en inspección cuando la Entidad así lo haya solicitado, dentro de los plazos que anualmente define la Entidad a través de Circular Externa, con fundamento en las atribuciones de inspección y vigilancia previstas en los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995.

Solo queda por señalar, conforme lo antes expuesto, cuando un ente económico por estatutos tiene más de un corte de cuentas durante un año -primero de enero y treinta y uno diciembre-, no es ni técnica, ni legalmente procedente presentar “estados financieros anualizados”, asunto por el cual indaga en su comunicación. […]” (Subrayado nuestro).

¿Es válida la costumbre de dejar documentos en blanco para hacer ajustes en el cierre contable del año?

En muchas empresas se acostumbra dejar documentos en blanco para con ellos registrar las operaciones que

se deriven de los procesos de revisión a las cifras del cierre del año, y así no tener que frenar la generación de nuevos documentos con numeración consecutiva en el nuevo año que se inicia. En este editorial examinamos si existen normas que permitan dicha costumbre contable.

Cuando se acerca la fecha del cierre contable, es sabido que en la gran mayoría de las empresas se efectúan muchas operaciones relacionadas con la revisión a fondo de varias

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de las partidas de los Estados Financieros (bancos, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos, pasivos laborales, obligaciones financieras, ingresos, gastos, etc.).

El objetivo de tales revisiones es poder contar con unas cifras más exactas con las cuales se podrán emitir los Estados Financieros de fin de ejercicio los cuales son empleados para poder efectuar distribuciones de utilidades a los socios, informes a los entes de vigilancia y control y hasta para la definición de los valores que se llevarán a la declaración anual del impuesto de renta.

Sin embargo, esas revisiones sobre las cifras del cierre del año se pueden extender hasta finales del mes de enero o mediados de Febrero del año siguiente, y esos son meses en los que para la empresa no se pude interrumpir la generación de los documentos con los cuales de soportarían las operaciones de ese nuevo año que empieza a transcurrir (se tienen que emitir comprobantes de egreso, notas de contabilidad, facturas de venta, recibos de caja, etc.).

La solución está en dejar documentos en blanco

Por consiguiente, si para cumplir con las normas y para efectos de control interno, en la generación de los documentos internos de la empresa se tiene que guardar un consecutivo en la numeración los documentos (ver Artículo 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993), pero al mismo tiempo resulta que de las revisiones que se están efectuando a las cifras del cierre del año se puede hacer necesario generar documentos para reconocer ajustes y demás operaciones que son de ese año que se está cerrando, es por ello que en los departamentos contables se acostumbra dejar algunos documentos en blanco o números de documentos sin generar (como por ejemplo notas contables, o facturas de venta, o recibos de caja).

Al reservar esos documentos en blanco, pueden entonces seguir con la numeración en forma consecutiva para el nuevo año que se inicia y con la tranquilidad de que si se llega a necesitar hacer registros en el año que se está cerrando entonces se usarán en ese caso los documentos que dejaron apartados en blanco.

Si una vez finalizadas las revisiones a las cifras del cierre del año esos documentos dejados inicialmente en blanco no se llegan a utilizar, entonces los mismos se proceden a anular.

Existe norma contable que avala esta costumbre

Ahora bien, aunque lo anterior pueda parecer algo irregular en el manejo de la documentación contable de la empresa, sucede que existen dos normas en el decreto 2649 de

1993 en las cuales se puede sustentar que tal práctica sí terminaría siendo algo valido.

Nos referimos a las normas contenidas en los artículos 58 y 59 del mencionado decreto en donde leemos lo siguiente:

“ART. 58. —Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

ART. 59. —Tratamiento de informaciones conocidas después de la fecha de cierre. Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.”(El subrayado es nuestro)

Por consiguiente, y basándonos en lo que dice el artículo 59 antes citado, mientras no se hayan emitido los Estados Financieros de fin de año sí es correcto el estar efectuando los registros necesarios en el periodo de cierre para reconocer dentro de ese ejercicio los ajustes que se van detectando en el mes o meses siguientes.

Y en tales casos, obviamente que se haría necesario usar esos documentos en blanco de los que hablamos anteriormente.

Además, una vez sean emitidos los Estados Financieros (es decir, que se asienten las cifras definitivas en los libros oficiales y se publiquen los Estados financieros con sus respectivas certificaciones y dictámenes), entonces ya no se podrán hacer más registros en ese periodo de cierre y si se siguen detectando posteriormente operaciones que correspondía a ese periodo cerrado entonces será en el nuevo periodo donde se harán esos registros.

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Lo primero: ¿Qué es Informe de Gestión yquién debe presentarlo?

Como su nombre lo dice, es un Informe (escrito) que debe elaborar la administración de una sociedad mercantil, relatando la forma en que llevaron su gestión durante el último periodo o ejercicio al que fueron nombrados o elegidos.

De igual manera, en dicho Informe de Gestión, la administración de la sociedad, hace las recomendaciones y proposiciones al máximo órgano social (Asamblea General

INFORMES DEGESTIÓN

Informe de Gestión de Administradores. Desde ya se debe ir preparando

Febrero y marzo son los meses donde la mayoría de las sociedades mercantiles, ESAL y P.H. realizan sus Asambleas o Juntas obligatorias. Por ello, los administradores deben hacer su Informe de Gestión, aparte de los

Estados Financieros y Dictámenes.

Informe de Gestión, características y detalles

El Informe de GestiónDebe contener...

1) Se indicarán los acontecimientos importantes acaecidos despues del ejercicio.

2) Se indicará la evolución previsible de la sociedad.

3) Se deben detallar las operaciones celebradas con los socios o accionistas y con los administradores.

4) Se debe dar a conocer el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

¿Cuándo se deberealizar?

+ Siempre que se convoca al máximo órgano social a la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, para la aprobación de los Estados Financieros.

+ El Informe de Gestión debe estar preparado para el momento en que se haga la convocatoria al máximo órgano social.

+ La convocatoria debe realizarse con una antelación mínima de 15 días hábiles.

¿Qué es y quiéndebe presentarlo?

+ Informe escrito que debe elaborar la administración de una sociedad mercantil, relatando la forma en qué llevaron su gestión durante el último periodo al que fueron nombrados.

+ La administración de la sociedad hace las recomendaciones a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, entidad que tiene el poder para determinar el rumbo de la sociedad y la remoción de funcionarios de dirección.

+ La preparación puede delegarse en el Representante Legal de la sociedad. El Informe de Gestión será aprobado por la Junta Directiva por su mayoría, antes de ser publicado y presentado a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.

de Accionistas o Junta de Socios), quien en últimas es el que tiene el poder máximo para determinar el rumbo de la sociedad y la remoción de funcionarios de dirección.

Si bien el Informe de Gestión es presentado por la Junta Directiva en las sociedades que lo tengan, su preparación puede delegarse en el Representante Legal de la sociedad, claro está, que dicho Informe de Gestión será previamente aprobado por la Junta Directiva por su mayoría (mitad más uno), antes de ser publicado y presentado a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.

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¿En qué momento debe realizarse el Informe de Gestión?

Siempre que se convoca al máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios) para la aprobación de los Estados Financieros, la convocatoria debe realizarse con una antelación mínima de 15 días hábiles, ya que durante dicho término deben estar a disposición de los Accionistas o Socios en las instalaciones de la sociedad, los Estados Financieros, los libros contables, pero también debe estar a disposición el Informe de Gestión.

Como se observa, el Informe de Gestión debe estar preparado para el momento en que se haga la convocatoria al máximo órgano social, pues durante el término mínimo de 15 días hábiles, junto a los Estados Financieros, los Libros Contables y el Dictamen del Revisor Fiscal, debe estar el Informe de Gestión de la Administración.

Nota: En las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, el término mínimo de convocatoria y de publicidad de Estados Financieros, Libros, Dictamen e Informe de Gestión, puede ser de 5 días hábiles, a menos que por estatutos dicho término sea mayor.

¿Qué detalles debe contener el Informe de Gestión de la Administración?

Cómo ya lo mencionamos, es hacer por escrito un relato fidedigno sobre aspectos económicos, administrativos y jurídicos.

Veamos lo que debe incluir el Informe según la Ley 603 del 2000:

1. Se indicarán los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.

2. Se indicará la evolución previsible de la sociedad.

3. Se deben detallar las operaciones celebradas con los socios o accionistas y con los administradores.

4. Se debe hacer conocer el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

¿Qué pasa cuando algún o algunos miembros de la Junta Directiva se oponen al Informe de Gestión elaborado?

Simplemente los que no estén de acuerdo, presentarán sus salvedades, explicaciones y demás, sobre los motivos por los cuales no comparten dicho Informe de Gestión, salvedades que irán anexas al Informe de Gestión final.

Cumplimiento de Normas Tributarias y de Derechos de Autor

Normas Tributarias: Las autoridades tributarias colombianas podrán verificar dicho cumplimiento, con el fin de impedir, que a través de su violación se evadan tributos.

Derechos de Autor: De igual manera y en relación con el cumplimiento de la ley 603 del 2000 de Derechos de Autor, podrán las autoridades tributarias verificar su complimiento para evitar la evasión de tributos.

¿Cuáles entidades no están obligadas a preparar informes de gestión?

Se puede argumentar que las entidades que no sean “sociedades comerciales” (las fundaciones, ellas no son sociedades, no tienen socios o accionistas, las corporaciones tampoco, las asociaciones, las copropiedades, los consorcios, son entes sin personería jurídica) no estarían obligados a elaborar “el informe de gestión de los administradores”. Si lo hacen, lo harían en forma voluntaria. No están obligados porque la Ley 222 de 1995 dispuso una serie de normas pero aplicables a las sociedades comerciales.

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Acabó el año 2013 y llegó el momento de registrar en la contabilidad del cierre de año 2013 de todas las sociedades el valor de lo que corresponda al gasto y su respectivo pasivo por concepto del “impuesto de renta para la equidad CREE”, el cual aparecerá en la contabilidad por primera vez ya que fue apenas creado en diciembre de 2012 con la Ley 1607.

Ahora bien, si al Gobierno no modificó en el 2013

el decreto 2650 de 1993 el cual contiene el PUC de comerciantes y que por obvias razones no contiene cuentas específicas en las cuales se puedan registrar los nuevos valores del gasto y el pasivo por concepto del CREE, la situación que tendría que analizarse es la siguiente:

1-En el grupo “54” se lee que es solo para el “impuesto de renta y complementarios”. Es decir, para el impuesto sobre la renta líquida gravable y su “complementario” que viene siendo el impuesto sobre las “ganancias ocasionales”. Estos dos impuestos se liquidarán en el mismo formulario 110. Pero en esta cuenta (54) no se podría reconocer el CREE el cual es otro impuesto similar pero se liquida en formulario independiente (el 140).

2-En el caso del pasivo existe la cuenta “2404”, la cual de nuevo es exclusiva para registrar el pasivo del “impuesto a la renta y complementarios” pero no se podría utilizar para registrar el CREE.

3- Siendo claro lo anterior y sabiendo que en el PUC no se pueden crear nuevos “grupos” (las de dos dígitos) ni nuevas “cuentas” (las de cuatro dígitos), y que solo es permitido crear auxiliares si es que la “cuenta” no las tiene ya diseñadas, o que es también permitido crear subcuentas

NOVEDADES DELAÑO 2013

¿Donde contabilizar el gasto y pasivo por concepto del CREE?

En vista de que la Ley 1607 de 2012 creó el nuevo

impuesto de renta para la equidad CREE pero el Gobierno no hizo durante el 2013 ninguna modificación al Decreto 2650 de 1993 que contiene el PUC de comerciantes, habrá que buscar la forma de utilizar algunas cuentas especiales en dicho PUC para poder registrar al cierre del año 2013 el gasto y el pasivo que se generan al reconocer ese nuevo impuesto.

de más de 7 dígitos respetando a las subcuentas que ya existan y que ya tienen los primeros 6 dígitos (ver art. 7 del Decreto 2650), lo único que quedaría por hacer es utilizar la subcuenta “511595-Gasto impuesto otros”, y dentro de esta crear otra auxiliar de siete dígitos que podría ser “51159501-Impuesto a la renta para la equidad CREE”. Además, en el pasivo, sabiendo que existe la cuenta “2495-Otros”, se tendría que crear sencillamente la cuenta auxiliar “249501-Impuesto a la renta para la equidad”, y con esto se podrá entonces reconocer tanto el gasto como el pasivo por ese nuevo impuesto sin violar las normas que rigen al uso del PUC de comerciantes.

¿La Supersociedades ha pensado en esto?

Pensando en el software STORM USER de la Supersociedades que se usará para reportar las cifras financieras del año 2013, es importante destacar que en la versión que se piensa utilizar de este software para reportar el “Estado de Resultados del 2013” (la misma versión 2.2 que se usó para hacer los reportes del 2012), la Supersociedades tampoco pensó en que después de la partida “utilidad antes de impuestos” solo se está pidiendo reportar el valor de la cuenta “54-Impuesto de renta y complementarios” y no se está solicitando reportar el valor del “gasto impuesto a la renta para la equidad CREE” el cual, como ya dijimos, no estaría en la cuenta “54” sino en otra cuenta auxiliar dentro de la cuenta 5115, pero igual, por presentación, ese valor también debería pedirse que se muestre justo después de la “utilidad antes de impuestos”.

¿Será que a la Supersociedades se le olvidó esta gran novedad que sí debe destacarse en los estados de resultados 2014 de todas las sociedades que ella inspecciona, vigila o controla? ¿Será que la Supersociedades hará igual que el Ministerio de Hacienda y la DIAN y por tanto terminará modificado la versión de su software justo antes de marzo 25 de 2014 cuando empiezan a vencerse los plazos para entregar los estados financieros del 2013?

El tiempo lo dirá…

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Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de Estados Financieros del 2013

A través de la Circular Externa 201-000007 de Noviembre 13 de 2013, la Superintendencia de Sociedades dió a conocer las instrucciones con las cuales se llevará a cabo la entrega de información financiera por el año 2013 y el informe de Practicas Empresariales que cada año es exigida por tal entidad.

En comparación con lo que fue la solicitud de este mismo tipo de información por el año 2012 (mediante la Circular Externa 200-000006 de noviembre 14 de 2012), la Supersociedades ha introducido varios cambios importantes pues en el texto de la Resolución 201-000007 se mencionan incluso nuevos reportes como los que estarán

esta vez a cargo de las sociedades admitidas a un proceso concursal recuperatorio (ver el numeral 4 de la Circular 201-00007, la cicular 100-000004 de junio de 2013 y la opción 30 del software STORM USER) e igualmente los que estarán a cargo de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos a sociedades anónimas (ver el numeral 5 de la Circular 201-000007, la Circular externa 200-000002 de feb. de 2013 y la opción 40 del software STORM USER).

Adicionalmete, en lo que se refiere a los plazos para la entrega del reporte del “informe empresarial” con las cifras a diciembre 31 de 2013 (opción 01 en el software STORM USER) esta vez la Supersociedades volvió a complicar la tarea (al mismo estilo de lo que había pasado con los reportes del año 2011) pues los plazos para entregar dicho informe se empezarán a vencer a partir de marzo 25 hasta el 28 de abril de 2014.

Es decir, los plazos para este reporte se empezarán a vencer en fechas en las cuales muchas sociedades aun no habrán realizado su asamblea para aprobación de Estados Financieros de fin de ejercicio. Y aun así, el numeral 10.9 de la circular aclara que lo que se exigen es reportes sobre

Estados fianncieros certificados y dictamiandos y por tanto no se pueden enviar reportes basados en simples “balances de prueba”, “preliminares” o “en proceso de auditoría”. Eso fue algo que no sucedió con los reportes del 2012 los cuales sí se empezaban a entregar a partir de 1 de abril de 2013 (osea, luego de realizadas las asambleas las cuales normalmente se llevan a cabo entre el 29 y el 31 de marzo de cada año).

(Nota: debe recordarse que el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier mes del año deben asentarse en los libros dentro del mes siguiente. Es por eso que ya en febrero o marzo se tendrían que tener listos los informes basados en Estados financieros definitivos a diciembre 31 debidamente asentados en libros pues se supone que quedaron asentados en los libros oficiales durante enero. Pero la costumbre de las empresas es que para asentar las cifras del cierre del año se toman más tiempo de lo normal; incluso se esperan hasta cuando primero la asamblea apruebe los Estados Financieros del cierre del año).

Los plazos fijados esta vez son los siguentes:

De acuerdo con la Circular 201-000007 de noviembre 13

de 2013 los plazos para la entrega de los informes con las cifras financieras del 2013 vencerán entre marzo 25 y abril 28 de 2014, y los plazos para la entrega del informe de Prácticas Empresariales entre el 5 y 16 de mayo de 2014. Por lo tanto, la Supersociedades vuelve a complicar la tarea pues fija plazos en los que muchas empresas aun no habrán realizado sus asambleas y aprobado los E.F. definitivos. Además, en relación con el reporte de Prácticas Empresariales, este ya no corresponderá a la opción “31” dentro del software STORM USER sino a la “42” y esta vez solo será reportado por las sociedades “vigiladas y controladas”, pero no lo entregarán las sociedades “inspeccionadas”.

Últimos dosDígitos del NIT

Envío deInformación



01-05 25 de Marzo 51-55 08 de Abril





26-30 01 de Abril 76-80 22 de Abril





REPORTES A SUPERSOCIEDADES Envío año 2014 de Informes Financieros del Ejercicio

Circular Externa 201-000007 del 13 de Noviembre de 2013

En relación con los plazos para entregar el reporte de “Prácticas empresariales”, esta vez también se acorta el tiempo (pues todos los reportes se entregarán solo entre el 5 y el 16 de mayo de 2014 y no como los del 2012 que se vencieron entre el 6 de mayo y el 4 de junio de 2013).

Los plazos para entregar el reporte de prácticas empresariales (que incluso esta vez ya no se seguirá

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01-10 05 de Mayo 51-60 12 de Mayo

11-20 06 de Mayo 61-70 13 de Mayo

21-30 07 de Mayo 71-80 14 de Mayo

31-40 08 de Mayo 81-90 15 de Mayo

41-50 09 de Mayo 91-00 16 de Mayo

REPORTES A SUPERSOCIEDADES Envío año 2014 de Informe de Prácticas Empresariales

Circular Externa 201-000007 del 13 de Noviembre de 2013

Veamos cuáles son las pautas más importantes para le entrega de los reportes del año 2013.

Obligados a entregar los reportes con las cifras financieras a diciembre 31 de 2013 (opciones 01, 07, 16 o 40 en el software STORM USER)

De acuerdo con el numeral 1 de la Circular 201-000007 de 2013, las sociedades que quedan obligadas a entregar los reportes del Informe Empresarial con las cifras de Estados Financieros a diciembre 31 de 2013 (opcion 01 del Software STORM USER), expresados en miles de pesos y utilizando la zona especial del portal de la Supersociedades, son:

a. Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, y empresas unipersonales que actualmente (a la fecha de la expedición de la Circular) tengan las condiciones de vigiladas y/o controladas y sin importar que estén adelantando un concordato, o un acuerdo de reestructuración o un acuerdo de reorganización empresarial (ver artículos 83 a 86 de la Ley 222 de 1995, el Decreto 4350 de diciembre de 2006 y elDecreto 2300 de junio de 2008; consulta nuestro anterior editorial:“¿Cuáles sociedades quedan en condición de vigiladas por supersociedades luego de abril 1 de 2013?”).

Al respecto, debe recordarse que si una sociedad alcanza solamente en diciembre 31 de 2013 los topes o condiciones de que trata el Decreto 4350 de diciembre de 2006 y por ello se convertirá en sociedad “vigilada” por la Supersociedades, en ese caso esa condición de vigilada solo iniciaría en abril 1 de 2014 y por tal razón no estaría

haciendo con la opción “31” del software STORM USER sino con la nueva opción “42” lo cual deja ver que habrá cambios en la estructura de ese reporte y que solo se podrán conocer desde abril 1 de 2014 cuando lo actualicen en el portal de la Supersociedades: ver el numeral 2 de la Circular) son:

obligada a entregar los reportes del año 2013. Así mismo, las sociedades que actualmente están en condiciones de vigiladas y/o controladas pero que se hayan en situación de liquidación voluntaria, no entregarían el reporte de cifras a diciembre 31 de 2013 con la opción 01 del Software STORM sino el reporte que se elabora con la opción 16 de dicho Software y lo harían con fecha máxima mayo 30 de 2014 sin importar sus digitos del nit (ver numeral 7 de la Circular).

b. También quedarán obligadas las sociedades que actualmente están en la condición de simples inspeccionadas pero solo si llegan a recibir por correo urbano una copia de la Circular 201-000007 de noviembre de 2013 diciéndoles que quedan obligadas siempre y cuando, hasta antes de las fechas para entregar los reportes, no hayan entrado a un estado de liquidación voluntaria (lo cual deberán probar enviando a la Supersociedades un Certificado de Cámara de Comercio que así lo demuestre).

Para todas las sociedades (vigiladas, o controladas o inspecciondas), si durante el 2013 tuvieron más de un cierre, entonces por cada cierre tienen que entregar un archivo distinto del Informe Empresarial. Al respecto, esta vez en el último inciso del numeral 1.2 de la circular se lee que para enviar esos reportes por cada cierre durante el 2013 se deberá primero pedir autorización al Grupo de Informes Empresariales.

Además, el numeral 3 de la circular vuelve a mencionar que las sociedades (vigiladas, controladas o inspeccionadas) que tengan que entregar el Informe Empresarial, si al mismo tiempo son las matrices de otras sociedades, en ese caso deben también entregar los Estados Financieros Consolidados a dic. 31 de 2013 (opción 07 en el software STORM) y el plazo de ese reporte vence el 16 de mayo de 2014 para cualquier número de NIT que tenga la entidad matriz.

Las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca antes hayan hecho reportes, deben inscribirse primero en la zona respectiva del portal de la Supersociedades para que se le asignen las contraseñas respectivas ya que el reporte con las cifras financieras (es decir, el archivo con extensión .STR generado con el STORM), lo tienen que entregar al igual que todas las sociedades en forma virtual visitando la zona de “Informes Electrónicos” (ver el numeral 9 de la Circular).

Las sociedades vigiladas, controladas o inspeccionas que ya vienen inscritas en el portal de la Supersociedades y tengan que reportar un cambio de sus datos básicos

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(direcciones, representantes, contadores, revisores, etc.), en ese caso el representante legal deberá remitir una solicitud escrita dirigida a la Superintendencia anexando copia del certificado de Cámara de Comercio en donde se evidencie el respectivo cambio o novedad. (ver numeral 10.4).

Los documentos adicionales se entregarán otra vez a los dos (2) días hábiles después de haber entregado el reporte de la Información Empresarial

Las sociedades vigiladas y controladas al igual que las inspeccionadas, tienen que entregar dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha en que se les venza los plazos de la entrega del reporte empresarial, los siguientes documentos adicionales:

Sociedades vigiladas y Controladas (ver numeral 1.3.1. de la Circular): Tienen que entregar (únicamente con archivos firmados digitalmente usando para ellolos mecanismos que la Supersociedades les asignará gratuitamente a sus Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales), los siguientes documentos:

a) Certificación de los Estados financieros;

b) El Informe de Gestión de los Administradores (del cual solo se salvan las sucursales de sociedades extranjeras) y

c) El Dictamen del Revisor Fiscal. Además, otra vez la Circular dice que las Notas a los Estados financieros no se tienen que entregar firmadas ditalmente razón por la cual se podrán entregar virtualmente como simples archivos normales de extensión “.doc” o “.pdf”.

Sociedades inspeccionadas (ver numeral 1.3.2 de la Circular): Tienen que entregar (solamente en forma presencial y firmados autógrafemente, es decir, sin que estén firmados digitalmente pues a este tipo de sociedades no les dan mecanismos de firma digital gratuitos; ver numeral 9 de la Cicular) solo dos archivos (en extensión .doc, .pdf) que corresponderían a los siguientes documentos:

a) Certificación de los Estados financieros y

b) Las notas a los Estados Financieros.

Sin embargo, en cualquier momento posterior en que la Supersociedades se los solicite, tendrían que tener listos para su entrega el Dictamen del Revisor Fiscal (si tienen

esa figura) y el Informe de Gestión de los administradores. Además, la Circular del 2013 (al igual que la del 2012) no menciona por ningún lado que daban también tener listo el proyecto de distribución de utilidades. Cuando los documentos los entreguen presencialmene se deben asegurar de que no vayan grapados, argollados, ni empastados para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Sociedades matrices de un grupo económico (numeral 3 de la Circular): En cuanto a las sociedades matrices que tengan que entregar el reporte de Estados Financieros Consolidados 2013 a mas tardar el 16 de Mayo de 2014, ese reporte también debe ser entregado con los siguientes documentos adicionales (firmados digitalmente o no, según si la matriz tiene o no las firmas digitales):

a) Certificación de los Estados financieros consolidados,

b) Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995,

c) Notas a los estados financieros consolidados,

d) Dictamen del revisor fiscal.

Informe de Prácticas Empresariales ya no lo presentarán las sociedades simplemente inspeccionadas

Esta vez la instrucción del numeral 2 de la Circular 201-00007 de 2013 (en contrate con lo que decía el numeral 2 de la Circular del 2012) indica que el reporte de “Prácticas empresariales”, aparte de que ya no se realizará con la opción “31” sino con la opción “42” del software STORM USER, será un reporte que solo será elaborado por las sociedades “vigiladas o controladas”. Por tanto, esta vez dicho informe no lo tendrán que elaborar las sociedades simplemente “inspeccionadas”.

Además, esta vez el mismo numeral 2 de la Circular del 2013 indica (en contraste con lo que fue la Circular del 2012), que el reporte de prácticas empreariales no lo tendrán que entregar las sociedades que estén en estado de liquidación obligatoria (sea judicial o voluntaria) ni tampoco aquellas que estén en concorcado ni acuerdos “recuperatorios” (entendido eso como acuerdos de reestructuración o de reorganización empresarial ley 550 de 1990 o ley 1116 de 2006).

Todas las sociedades que deben entregar este reporte únicamente lo harán en forma virtual y sin necesidad de tener que estar mandando luego un oficio por escrito a

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la Supersociedades avisando de que cumplieron con la entrega del reporte.

Hasta los reportes del 2012, el de Prácticas Empresariales era un cuestionario de unas 128 preguntas que debían responder solamente los administradores de las sociedades (Junta directiva o Representante Legal) y que estaba dividido en tres secciones: 1) Carátula, 2) Anexo Jurídico y 3) Anexo Gobierno Corporativo y Responsabilidad social Empresarial. Ahora habrá que esperar, hasta cuando se conozca a partir de abril 1 de 2014 la opción “42” del software STORM USER, para saber si ese reporte cambió mucho en su estructura o no.

Además, esta vez la Circular del 2013, al igual que la del 2012, no incluye la instrucción que en la Circular del 2011 sí estaba incluida en el numeral 11.11 y que daba a entender que se podían aceptar correcciones posteriores al reporte de Prácticas empresariales. Esa instrucción en el caso del año 2011 decía:

“11.11 En el evento de presentarse alguna modificación en el informe de prácticas empresariales, al igual que en el punto anterior, será necesario solicitar autorización para retransmitir, indicando las razones por las que se solicita la modificación y dicha comunicación debe estar suscrita por el representante legal”.

Por lo tanto, se entendería que al igual que con los reportes del 2012 no se van a aceptar correcciones posteriores al reporte de practicas empresariales.

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OPINIÓNCierre contable y fiscal 2013 (I) – Gabriel Vásquez Tristancho

Adicional a los asuntos muy importantes que deberemos de recordar para cada cierre contable y fiscal, este año 2013 ocurren varios eventos adicionales: 1- Cambia el modelo tributario al separar renta y cree en dos depuraciones diferentes, 2- Cambios en los costos fiscales por aportes en especie, fusiones, escisiones y en el tratamiento de prima en colocación de acciones, crédito mercantil, entre otros, 3- Las NIIF tendrán la fecha de transición para los grupos 1 y 3 que comienza el 1 de enero de 2014, y 4- Fuertes modificaciones en las estructuras de los sistemas de información tanto por NIIF como por los medios magnéticos 2014.

Los cambios en NIIF y medios magnéticos son para el 2014, pero la tarea realmente comienza al cierre del 2013, por cuanto los nuevos requerimientos ocurrirán a partir del 1 de enero de 2014, luego se deberá efectuar toda una planificación y preparación simultánea con las tareas de final de año.

El 2014 es el período de transición, es decir el año anterior a la aplicación del nuevo marco técnico normativo durante el cual deberá llevarse la contabilidad para todos los efectos legales de acuerdo con la normatividad vigente (D-2649/93 y demás normas), y simultáneamente obtener información de acuerdo con el nuevo marco NIIF.

En realidad son tres contabilidades a saber: 1- Contable local (D-2649/93), 2- Contable fiscal y 3- NIIF (Plenas o micro en el 2014). Durante el 2014 en libros oficiales se reconocerá la norma local y en registros paralelos NIIF y norma fiscal. A partir del 1 de enero de 2015 se pasará a libros oficiales NIIF grupos 1 y 3 y en registros paralelos norma local y norma fiscal por cuatro años y quien sabe Dios si por más tiempo. Igualmente ocurre con los preparativos de los nuevos requisitos de información fiscal en medios magnéticos para el 2014, porque existirán cuatro clases de períodos sobre los cuales los sistemas de información deberán disponer de los datos para reportar medios magnéticos a la DIAN: 1- Reportes mensuales, 2- Reportes anuales por períodos mensuales 3- Reportes anuales por períodos bimestrales y 4- Reportes anuales.

En resumen los preparativos informáticos del inicio de año, traumatizará tanto el cierre contable y fiscal 2013 como el arranque con los sistemas el 1 de enero del 2014.

Por el lado de la reforma tributaria de la Ley 1607 de 2012 introdujo serios cambios en las planeaciones tributarias del 2013 en adelante y por tanto las liquidaciones de los impuestos al cierre del año tendrán como primera novedad que aparecerán dos impuestos en el estado de resultados y son el impuesto de renta por el régimen ordinario con tarifa permanente del 25% y el impuesto de renta por el CREE con tarifa transitoria del 9%.

Cierre contable y fiscal 2013 (II) – Gabriel Vásquez Tristancho

De la utilidad fiscal por el régimen ordinaria, sobre la cual se le aplica una tasa del 25%, hay que realizar los siguientes ajustes por deducciones no permitidas que aumentan la base fiscal del CREE (Tasa del 9%): Artículos (ETN) 125- Donaciones; 147- Pérdidas fiscales; 150 – Pérdidas actividades agrícolas (personas naturales, debido a que no son sujetos del CREE); 157 – Deducción por inversiones en nuevas plantaciones, riegos, pozos y silos; 158- Deducción por amortización en el sector agropecuario; 158-1 Deducción por inversiones en desarrollo científico y tecnológico; 158-2 Deducción por inversión en control y mejoramiento del medio ambiente; 158-3 Inversión en activos fijos reales productivos; 160- 161 – 162 – 163 – 164 – 165 – 166 – 167 – 168- 169 – 170 – Deducciones sector hidrocarburos y minería; y 173- Deducciones en plantaciones de reforestación.

Dicho en otras palabras, las estrategias tributarias para reducir la renta por el régimen ordinario ya no funcionan en su totalidad y por tanto resulta imperativo ver otros efectos por el lado del CREE, sobre todo algunas partidas significativas como los casos de amortización de pérdidas fiscales, inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente y deducciones en plantaciones de reforestación.

Para las compañías que realizaron durante el 2013 fusiones, escisiones, aportes en especie y aportes con prima en colocación de acciones, tienen ahora serios condicionantes en la determinación de los costos fiscales y con rigurosidad muy estricta en los documentos jurídicos que soportan las transacciones. Por un lado, no siempre los costos contables coinciden con los fiscales, con lo que

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los registros deberán ser conciliados inmediatamente con las valuaciones para fines tributarios.

Por ejemplo, un aporte en especie de un terreno, por el avalúo catastral, tendrá como costo fiscal un valor diferente al contable, a la emisión de nuevas acciones y a su vez los bienes aportados conservarán para efectos fiscales en la sociedad receptora, la misma naturaleza de activos fijos que tengan para el aportante en el momento del aporte. Luego ya no podrá valorizarlos en una sociedad en su calidad de activo fijo y aportarlos a otra como parte de un negocio jurídico en una constructora por ejemplo, donde sería un inventario de bienes raíces para construir y luego vender.

Igual sucede al contrario, si algún bien inmueble es inventario y se aporta a otra sociedad para aumentar su valor mediante actualización catastral que permite el artículo 72 del ETN, dicha figura tampoco se podría realizar.

En el documento que contenga el acto jurídico del aporte, el aportante y la sociedad receptora declararán expresamente sujetarse a las disposiciones del artículo 319 del ETN y la Administración Tributaria podrá solicitar de cada uno de ellos el cumplimiento de las condiciones tributarias establecidas según le apliquen.

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