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FACTURACIN

Sistema de Informacin para Operaciones en Salud

MdulodeFacturacin

MDULO DE FACTURACIN

Manual de Usuario

Sysnet Ltda Cartagena de Indias - Colombia Telfono (5) 6613900-6431414

e- mail: www.sysnet.com.co

Tabla de contenidoMDULO DE FACTURACIN ......................................................................................................... 5 1 MEN FACTURACIN ............................................................................................................. 5 1.1 FACTURA INDIVIDUAL ................................................................................................. 5 Botn Liquidar ............................................................................................................ 6 Filtros .......................................................................................................................... 7 Descartar valores ........................................................................................................ 8 Botn Detallado .......................................................................................................... 9 Botn Imprimir ............................................................................................................ 9 Botn Recaudar ......................................................................................................... 10 Filtro de Navegacin ................................................................................................. 10 Otros botones de utilidades. ...................................................................................... 11

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.2

FACTURACIN AGRUPADA ....................................................................................... 11 Botn Anexos ............................................................................................................. 13 Botn Liquidar .......................................................................................................... 15 Filtros de Liquidacin ............................................................................................... 15 Descartar valores ...................................................................................................... 16 Botn seleccin ......................................................................................................... 17

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9

FACTURA POR CAPITACIN ...................................................................................... 19 APLICAR MEDICAMENTOS E INSUMOS .................................................................. 21 ANULAR FACTURA INDIVIDUAL .............................................................................. 24 ANULAR FACTURA AGRUPADA ............................................................................... 25 ANULAR FACTURA AGRUPADA ............................................................................... 25 INFORMACIN DEL SERVICIO .................................................................................. 25 Orden Interna .................................................................................................................... 28

2

1.10 1.11

Anular Orden Interna ........................................................................................................ 29 Radicacin de Documentos ............................................................................................... 30 Radicacin de Facturas ............................................................................................ 30 Editar Registros......................................................................................................... 31

1.11.1 1.11.2 2

MEN RIPS .............................................................................................................................. 33 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Generar RIPS .................................................................................................................... 33 RIPS datos de Procedimiento ............................................................................................ 36 RIPS datos de Consulta ..................................................................................................... 37 RIPS de Urgencia .............................................................................................................. 38 RIPS de Hospitalizacin.................................................................................................... 40 RIPS de Recin Nacido ..................................................................................................... 42

3

MEN INFORMES ................................................................................................................... 44 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Reporte De Facturas Netas ................................................................................................ 44 Informes De Servicios ....................................................................................................... 45 Reporte De Medicamentos Por Pacientes Y Centros De Atencin ................................... 46 Informe De Facturacin Por Usuarios ............................................................................... 47 Informe De Relacin De Facturas Con rdenes Internas ................................................. 48 Informe De Facturacin Detallado .................................................................................... 48

4

MEN HERRAMIENTAS ......................................................................................................... 49 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Usuarios............................................................................................................................. 49 Perfiles............................................................................................................................... 49 Cambio Clave Usuario Actual........................................................................................... 52 Plantilla Medicamentos ..................................................................................................... 53 Pago Prestadores ............................................................................................................... 55 Glosas ................................................................................................................................ 55 Informacin del Servicio ........................................................................................... 55 3

4.6.1

4.7

Gestin de servicios .......................................................................................................... 56 Paquetizacin de Servicios........................................................................................ 56 Asignacin de servicios ............................................................................................. 57

4.7.1 4.7.2 4.8

Cambio de Planes a Servicios .......................................................................................... 58

4

MDULO DE FACTURACIN

1

MEN FACTURACIN

1.1

FACTURA INDIVIDUAL

Esta opcin permite la facturacin de los servicios prestados a cada paciente en forma individual, si este est definido en su plan facturacin individual. Para entrar a este men ingrese al men facturacin factura individual y le mostrara una pantalla a seleccionar el mdulo a facturar. Seleccione el mdulo a facturar y presione el botn aceptar. Ser remitido a la ventana de factura individual para la realizacin de la factura de cada paciente, como veremos a continuacin en la ventana facturacin.

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1

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5 6

Pasos: Presione el botn de bsqueda y seleccione el paciente. Seleccione la administradora/plan. Escoja la Unidad Funcional en la que va a liquidar. Defina el periodo de facturacin (Fecha Inicial, Fecha Final, Fecha Elaboracin y de vencimiento). Presione el botn Liquidar para que cargue todos los servicios prestados. Pulse el botn Facturar y el sistema facturara automticamente los Servicios

1.1.1 Botn Liquidar El botn liquidar se utiliza para realizar la liquidacin de la factura, por defecto al presionar sobre el carga los servicios que se le ingresaron al paciente en el mdulo, sin embargo si se selecciona filtro se le despliega la siguiente ventana en la cual puede realizar una liquidacin de manera especfica.

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En la siguiente figura se muestra la ventana de seleccin de parmetros. 1.1.2 Filtros Nivel: Permite filtrar por niveles de complejidad del procedimiento. Mdulo: Permite la seleccin de un mdulo en especifico o de todos los mdulos, por defecto esta el mdulo en que se estn realizando las operaciones. Seleccin de consultas, procedimientos, Medicamentos (Para los medicamentos se puede filtrar los POS y No POS) y Estancias: permite realizar una seleccin de acuerdo al tipo de servicios. reas: Permite seleccionar un rea o conjunto de reas, por defecto estn todas. Unidad Funcional: Permite seleccionar una o un conjunto de unidades funcionales. Mantener parmetros de liquidacin: Permite realizar una configuracin previa de los servicios a liquidar cuando se estn realizando facturas por lotes de servicios previamente guardados.

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1.1.3 Descartar valores Al presionar esta opcin se abre el Auxiliar de Facturacin que le permite activar o desactivar los servicios que se van a cobrar en una factura y aquellos que no se les va a cargar valores. Para que el sistema le muestre los servicios debe ingresar los parmetros de liquidacin segn la necesidad de la empresa, como se muestra en la siguiente figura.

Posterior a la seleccin de los parmetros presione el botn ejecutar y le aparece la lista de servicios segn los parmetros como se muestra en la siguiente imagen en donde tiene que activar o desactivar los servicios.8

Si no se utiliza esta opcin el sistema asume que todos los servicios son cobrables. 1.1.4 Botn Detallado El Botn Detallado le permite ver los servicios de la factura de manera detallada y la opcin resumida le muestra la factura con los servicios agrupados.

1.1.5 Botn Imprimir

9

El botn Imprimir le permite ver la Pre-factura antes de Facturar e imprimir la Factura, los Anexos de Servicios, Los Medicamentos, Insumos, Medicamentos e Insumos y Anexos Consolidados que conforman la Factura.

1.1.6 Botn Recaudar

Este botn le permite al usuario abrir la ventana de Recaudo para recaudar las cuotas moderadoras o los copagos, depsitos o conceptos de recaudo que tenga pendiente el paciente por pagar, antes o despus de hacer la factura. Como se puede observar en la imagen el facturador podr escoger el nivel, mdulo y servicios especficos que desee liquidar y a su vez escoger el rea y la unidad funcional de los servicios que incluir en la factura de manera fcil dando clic sobre cada una de las opciones.

1.1.7 Filtro de Navegacin El filtro de navegacin de factura se utiliza para desplazarse de una factura a otra, sin tener que utilizar el botn Todos, Le permite en orden de botones desplazarse a la primera factura, Siguiente factura segn la ubicacin en donde se encuentre, la anterior factura y la ltima factura respectivamente.

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1.1.8 Otros botones de utilidades. 1.1.8.1 Botn Buscar: Permite buscar una factura por un consecutivo en especfico. 1.1.8.2 Botn Todos: Permite buscar en el contenido de la tabla una factura en especfico, utilizando filtros como Fecha, Nmero de factura, Identificacin o nombre del paciente, entre otras. 1.1.8.3 Botn Contabilizar: Permite llamar la ventana de asiento para realizar la contabilizacin automtica de la factura.

1.2

FACTURACIN AGRUPADA

La opcin facturacin agrupada se utiliza para elaborar consolidar los servicios prestados a un grupo de pacientes por eventos. Para la realizacin de facturacin agrupada escoja la opcin del men facturacin y le aparecer la siguiente ventana. En ella se mostraran los datos que se deben diligenciar para realizar esta operacin:

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1

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Pasos: Antes de iniciar presione el botn Nuevo para colocar los datos de a facturar. 1. Facturacin por planes: Defina si va a facturar por administradoras o planes, marque la opcin y seleccione. 2. Defina el contrato a liquidar. 3. Periodo de facturacin: Defina el periodo de facturacin, la fecha inicial, final y de elaboracin de la factura es por defecto la actual, pero si lo desea puede modificarla. 4. Unidad Funcional: debe escoger la unidad funcional que desea facturar. 5. Presione el botn liquidar para cargar los servicios que se van a facturar. 6. De clic en el botn Facturar.

Otros campos Sub Total: Muestra el valor total de los servicios.

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Total Cuotas Moderadoras: Totaliza el valor de las cuotas moderadoras recaudadas. Total Copagos: Totaliza el valor de los copagos y cuotas de recuperacin. Total Pago Compartido: Totaliza el valor de los pagos compartidos Total de Descuento: En este campo se escriben manualmente el valor de los descuentos especiales realizados en una factura, en caso que sea necesario. Retencin: Se refleja el total de las provisiones de retencin en caso de que se aplique retenciones en la factura. Total General: Muestra el valor de la factura, corresponde al valor total menos las deducciones. Nmero de factura: Para que el sistema genere este nmero de factura, el usuario debe configurarlo en el mdulo de Administracin en Configuraciones Factura de Venta. Vencimiento: el sistema calcula automticamente la fecha de vencimiento despus que se coloque la fecha final dependiendo de los das de pago acordados en la configuracin del plan en el mdulo de Administracin opcin Contratos Planes por Administradora. Pulse el botn contabilizar para que le muestre el asiento de la factura.

1.2.1 Botn Anexos Despus de hacer la factura el facturador podr imprimir los listados de Anexos de servicios de la Factura escogiendo las opciones que se muestran en la siguiente imagen, en caso de que lo requiera.

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La Impresin de la Factura Agrupada se muestra de la siguiente manera:

La Impresin de la Factura Detallada se muestra de la siguiente manera:

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1.2.2 Botn Liquidar El botn liquidar se utiliza para realizar la liquidacin de la factura de la factura agrupada, sin embargo posee utilidades que le permiten realizar una factura de forma especfica. A continuacin se detallan los filtros de esta utilidad.

1.2.3 Filtros de Liquidacin 1.2.3.1 Fechas 1.2.3.1.1 Fecha de servicios: El sistema por defecto toma esta opcin, esto significa que los servicios le liquidan teniendo en cuenta la fecha en que se prestaron los servicios.

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1.2.3.1.2 Fecha de orden interna: El sistema realiza la liquidacin de acuerdo a la fecha de elaboracin de la orden interna, es decir que no importando la fecha en que se realizan los servicios, el sistema solo liquida lo que est contenido en una orden interna y la fecha de elaboracin de la orden se encuentra dentro de los parmetros de seleccin de la factura. 1.2.3.1.3 Fecha de Radicacin de Orden: Cuando se toma esta opcin el sistema liquida los servicios contenidos dentro de las rdenes que se han radicado en la fecha de seleccin. 1.2.3.2 Mdulo: Permite la seleccin de un mdulo en especifico o de todos los mdulos, por defecto esta el mdulo en que se estn realizando las operaciones. 1.2.3.3 reas: Permite seleccionar un rea o conjunto de reas, por defecto estn todas. 1.2.3.4 Nivel: Permite filtrar por niveles de complejidad del procedimiento. 1.2.3.5 Seleccin de consultas, procedimientos, Medicamentos y Estancias Esta opcin permite seleccionar los servicios que se van a liquidar en la factura de acuerdo al tipo, con solo habilitarlos, por defecto se encuentran todos Para las opciones de los medicamentos y procedimientos el sistema posee los siguientes tems de clasificacin as:

Todos: por defecto esta opcin esta activa indicando que independientemente de la relacin entre medicamentos y procedimientos se van a liquidar todos los servicios. Para los medicamentos, la opcin con Procedimiento asociado indica que solo se van a facturar los medicamentos que estn asociados a los procedimientos. Para los Procedimientos, la opcin con Medicamentos asociado indica que solo se van a facturar los procedimientos que tengan medicamentos asociados. No asociados: Se utiliza para liquidar los servicios que no tienen vnculos entre procedimientos y medicamentos. Unidad Funcional: Permite seleccionar el conjunto de servicios cargados a una unidades funcionales especifica. 1.2.4 Descartar valores Al presionar esta opcin se abre el Auxiliar de Facturacin que le permite activar o desactivar los servicios que se van a cobrar en una factura y aquellos que no se les va a cargar valores. Para que el sistema le muestre los servicios debe ingresar los parmetros de liquidacin segn la necesidad de la empresa, como se muestra en la siguiente figura.

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Posterior a la seleccin de los parmetros presione el botn ejecutar y le aparece la lista de servicios segn los parmetros como se muestra en la siguiente imagen en donde tiene que activar o desactivar los servicios.

Si no se utiliza esta opcin el sistema asume que todos los servicios son cobrables. 1.2.5 Botn seleccin El sistema le permite excluir o incluir los servicios de los pacientes en una factura, posterior a la liquidacin de la misma, antes de facturar.

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El sistema le permite realizar una seleccin de los servicios por criterio, ya sea por Nmero de Orden Interna, Paciente, Fecha, Tipo de Servicios (Consultas (C), Procedimientos (P), Medicamentos (M), Estancias (E)), y Servicio.

Para utilizar estos filtros haga el siguiente procedimiento:

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1. 2. 3. 4.

Seleccione (Todos Si) o Desmarque (Todos No), por defecto aparecen todos marcados, Seleccione el Criterio para realizar el filtro, Ubquese sobre una de las filas que contiene el criterio de seleccin, Presione sobre los botones todos Si o Todos No dependiendo de lo requerido. En el ejemplo se muestra que se seleccion el criterio paciente y seleccionaron los servicios de Johana Barrios, presionado en Todos Si aparece la ventana de confirmacin y se marcan los servicios, la accin contraria tambin hubiese sido posible. Esta accin se puede repetir cuantas veces sea necesario para seleccionar los servicios requeridos, tambin puede marcar o desactivar los servicios uno por uno.

1.3

FACTURA POR CAPITACIN

Esta opcin permite la elaboracin de la facturacin Capitada a aquellas entidades que dentro del contrato de prestacin de servicios con las administradoras acuerdan este tipo de facturacin.

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Para desplegar la ventana de facturacin de servicios por capitacin ingrese al men de facturacin y escoja Factura por capitacin.2 3

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Para realizar este tipo de facturacin presione el botn Nuevo y siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el Plan o contrato a la cual le va a facturar. 2. Seleccione el periodo a facturar con los combos de fecha: Fecha inicial, fecha final y fecha de elaboracin de la factura. 3. Seleccione una unidad funcional de la cual provienen los servicios de la factura a generar(Estos servicios son meramente informativo, no es un filtro de seleccin) 4. Escriba la descripcin de los servicios de la Factura. 5. Presione el botn Facturar 6. Realice la confirmacin del guardado de los datos dando si.

Despus de hacer la factura Capitada el Facturador podr imprimir tanto la factura como los Anexos de la factura y las Ordenes Internas relacionadas con los servicios de dicha factura. Antes de la creacin de las facturas individuales y agrupadas usted tiene la opcin de realizar la impresin de pre-facturas.

1.4

APLICAR MEDICAMENTOS E INSUMOS

Permite el registro de los medicamentos e insumos que se les aplican a los pacientes.

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Para realizar este registro ingrese al mdulo facturacin - Aplicar medicamentos e Insumos y le aparecer una ventana donde debe escoger el mdulo donde se aplicaran los medicamentos,

Luego de escoger el mdulo aparece la pantalla de Registro de Medicamentos e Insumos como se muestra en la siguiente imagen:

Seleccione el paciente y Presione el botn Nuevo. Defina la fecha de aplicacin.

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Escoja el procedimiento asociado a los medicamentos si aplica sino deje el campo vacio. Escoja la unidad funcional donde se aplicara el medicamento. A continuacin seleccione el prestador que ordena los medicamentos e insumos. Presione el botn de bsqueda del campo cdigo y seleccione el medicamento o insumo que desea aplicar. Digite las Unidades del medicamento, el sistema dar el valor si lo tiene configurado, si lo desea escriba la posologa para ese medicamento y la autorizacin, y adicionalmente la Justificacin en caso de que sea un medicamento NOPOS. Pulse el botn agregar y continu con este mismo proceso hasta que termine de cargar todos los medicamentos que se aplicaron al paciente. Si en algn momento se equivoca y carga un medicamento equivocado, usted puede eliminarlo de la lista de Medicamentos aplicados dando clic en el botn Quitar para que borre el registro deseado. Presione el botn Aceptar para guardar el registro de medicamentos.

Bsqueda de Medicamentos:

En esta ventana el usuario puede buscar el medicamento por cdigo o por nombre para cargarlo en la ventana de aplicacin. Para cargar los medicamentos previamente desde una plantilla, el usuario debe dar clic en el botn Plantilla que esta al lado izquierdo del botn Agregar y escoger la plantilla deseada en la siguiente ventana:

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Cabe destacar que la plantilla debi ser creada previamente desde la ventana Plantilla Medicamentos en el Men Herramientas de este mismo mdulo que ser explicado con detalle ms adelante. El botn Imprimir de esta ventana le permite al usuario ver el listado de los medicamentos que se han aplicado en el registro actual y a su vez muestra un histrico de los medicamentos que se han cargado hasta la fecha.

1.5

ANULAR FACTURA INDIVIDUAL

Permite anular una factura hecha individualmente Pasos: Presione la grilla del campo Nm. Factura y seleccinela. El sistema automticamente cargara los datos de fecha, empresa, valor y tipo de factura. Presione el botn Anular, el sistema le preguntara antes de realizar definitivamente la accin.

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El sistema le mostrara este mensaje de confirmacin de la anulacin:

Una vez confirmada la accin el sistema le muestra una ventana donde debe diligenciar la causa y la justificacin de la anulacin de dicha factura y posteriormente dar clic en el botn Aceptar, como se muestra en la siguiente imagen:

Es importante que el usuario o el administrador del sistema haya creado previamente las Causales de eliminacin de servicios en el mdulo de Administracin en el men Seguridad.

1.6

ANULAR FACTURA AGRUPADA

Este proceso se realiza de la misma forma que el de la anulacin Factura Individual. 1.7 ANULAR FACTURA AGRUPADA

Este proceso es el mismo del punto 1.5 Anular Factura Individual 1.8 INFORMACIN DEL SERVICIO

Esta opcin permite el registro de los servicios de consultas o procedimientos realizados a un paciente en un periodo y al mismo tiempo permite realizar el RIPS a Dichos servicios.

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Pasos para registro:

Ingrese en la casilla de texto del campo identificacin, busque y cargue el paciente, el sistema automticamente mostrara los datos registrados en la tabla de pacientes como nivel, rgimen, administradora /plan.

Bsqueda de Pacientes:

El usuario del sistema debe filtrar el paciente ya sea por Cdula o nombre para cargarlo en la ventana.

Datos de Consulta:

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D clic en el botn Nuevo para la activacin de la ventana. Defina la fecha de prestacin del servicio y la Unidad Funcional. El sistema cargara automticamente si es individual, agrupada, si es por autorizacin digtela, si esta fue configurada en el mdulo de administracin, opcin sistema de facturacin por planes. Datos de Consulta:

Pulse el botn de bsqueda del campo cdigo seleccinelo y busque la consulta. Valor: el sistema asumir el valor de la consulta de acuerdo al manual tarifario que tenga asignado la administradora a la cual pertenece el paciente. Cuota Moderadora: el sistema capturara el valor de la cuota moderadora de acuerdo al manual tarifario que tenga asignado la administradora a la cual pertenece el paciente. Porcentaje: el sistema capturara el porcentaje de acuerdo al manual tarifario que tenga asignado la administradora a la cual pertenece el paciente. Total Consulta: el sistema capturara el valor total de la consulta de acuerdo al manual tarifario que tenga asignado la administradora a la cual pertenece el paciente.

Datos de Procedimiento Siga los mismos pasos de datos de consulta y pulse el botn Agregar para asignarlo en procedimientos a grabar tantas veces como procedimientos necesite cargar. Guarde el registro con el botn Aceptar. Si el paciente se encuentra en un plan de facturacin agrupada o Capitada despus de registrar el servicio y realizar el RIPS presione el botn de orden interna y realice el procedimiento Orden Interna que se explicara mas adelante con detalle.

Para llenar los Rips de Consulta Una vez guardado el registro debe ubicarse sobre la pestaa Datos de Consulta y Presione el botn RIPS para que aparezca la siguiente ventana

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Haga clic en el botn Nuevo. Escoja la consulta, el plan y el prestador. Llene la Finalidad de la consulta, la Causa externa, el Tipo de diagnostico principal y el Tipo de consulta. Digite el cdigo del diagnostico si no lo sabe, haga clic en la grilla de bsqueda y crguelo. Presione el botn Aceptar.

Para llenar los Rips de Procedimiento Haga clic en identificacin del paciente y cargue el paciente. Haga clic en el botn Nuevo. Escoja el Procedimiento, el plan y el prestador. Llene el mbito de Realizacin, la Finalidad del Procedimiento, Personal que Atiende y la Forma de Realizacin. Digite el cdigo del diagnostico si no lo sabe, haga clic en la grilla de bsqueda y crguelo. Presione el botn Aceptar para guardar el registro. o

El botn (Stiker) le permite imprimir el Stiker para marcar los sobres de los servicios correspondientes a Procedimientos de Radiografas. 1.9 Orden Interna

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La orden interna es un comprobante, que simula en sus efectos a una factura de venta para la liquidacin de los servicios prestados a un paciente, que pertenezca a un plan de facturacin Agrupada o Capitada.

Pasos: Seleccione el mdulo donde se prestaron los servicios que se incluirn en la orden. Escoja el paciente, el nombre del Plan y la Unidad Funcional, en la ventana se mostraran cargados los datos del paciente. Defina el periodo de facturacin (Fecha inicial, fecha final, fecha de elaboracin). Pulse el botn Liquidar para cargar los servicios prestados al paciente. presione el botn Ordenar.

1.10 Anular Orden Interna

Permite realizar anulaciones de rdenes internas ya registradas. Seleccione la orden interna a anular. El sistema le cargara automticamente los datos de la orden. Presione le botn Anular. Es el mismo proceso de Anulacin de Facturas.

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1.11 Radicacin de Documentos 1.11.1 Radicacin de Facturas Muestra en grilla las facturas realizadas, en un determinado periodo, ya sean radicadas o pendientes.

Pasos. Escoja los parmetros de consulta ya sea por Rango de Fechas o Por Numero de Factura y llene los campos correspondientes. Defina el periodo de Facturacin entre fecha inicial y final, si escogi Rango de Fechas, de lo contrario escoja el documento puede buscarlo en la grilla. En el campo Ver seleccione entre las opciones (Todos, Administradora o Plan) Seleccione la administradora o el plan de las facturas que desea radicar. Presione el botn Ejecutar para que el sistema le muestre la consulta. Ubquese sobre el campo Nro de Radicacin para asignar el numero a las facturas y en Fecha de radicacin para asignarles la fecha a cada una de las facturas que estn pendientes. Luego de clic en el botn Todos SI, si el usuario desea asignar el nmero y fecha de radicacin a todas las facturas del grupo de la consulta actual, de lo contrario debe asignarlas una por una.

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Finalmente haga clic en el botn Asig para completar la radicacin de las facturas y luego Guardar. El botn Cargar le permitir cargar en la tabla una radicacin de facturar hecha en anteriormente. El botn Exportar le permite exportar la tabla de radicacin previamente guardada a un archivo de Excel.

1.10.2. Radicacin rdenes Internas Cumple la misma funcin y se realiza de la misma manera que el proceso 1.10.1

1.11.2 Editar Registros

La opcin editar registros permite la modificacin de los datos registrados de un paciente, ya sea una consulta, un procedimiento, un medicamento, Hospitalizacin o servicios guardados en general. Para realizar esta operacin, escoja la opcin editar registros del men Facturacin Y aparecer la siguiente ventana:

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Pasos: Presione el botn Consulta y defina los parmetros para realizar la consulta. Seleccione si el registro a editar es una Consulta, Procedimiento, Hospitalizacin, Medicamento o Recin Nacidos. Defina el periodo de registro de los servicios (Fecha inicial y fecha final). Presione el botn de bsqueda del campo paciente y seleccinelo, si desea una consulta ms especfica. Seleccione el tipo de consulta a editar. Seleccione el diagnstico relacionado al registro en caso de que haya sido llenado el Rips previamente. Seleccione la administradora o plan asignado al paciente. Presione el botn Ejecutar y el sistema le mostrara los registros del paciente seleccionado. Si desea verlo detalladamente presione el botn Ver o presione doble clic sobre el y proceda a modificarlo. Si desea eliminarlo presione el botn Eliminar y el sistema le muestra una ventana donde debe diligenciar la causa y la justificacin de la anulacin de dicha factura y posteriormente dar clic en el botn Aceptar, como se muestra en la siguiente imagen:

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Es importante que el usuario o el administrador del sistema haya creado previamente las Causales de eliminacin de servicios en el mdulo de Administracin en el men Seguridad. - Exportar: Permite enviar los datos de la consulta a un archivo con formato CSV u Hoja de clculo. - Print RIPS: permite imprimir formato de RIPS para un servicio especfico. - Los botones Ordenar de la parte inferior de la ventana le permiten al usuario ordenar ascendente o descendentemente los resultados de la consulta dependiendo el campo sobre el cual se ubiquen, es decir podrn ordenarlo ascendentemente por fecha, cdigo de tarifa, procedimiento , nombre del paciente, etc. 2 2.1 MEN RIPS Generar RIPS

El paso final a la facturacin clnica es la generacin de RIPS o registros individual de prestacin de servicios en salud. Para generar los REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACION DE SERVICIOS, se deben diligenciar los siguientes datos: - Escoger el tipo de Generacin de Rips, El Modo de Facturacin y la Codificacin. - Seleccionar el nombre de la administradora. - Escoger la opcin Incluir facturas con Rips anteriores. - Indicar el Periodo de Facturacin - Hacer clic en los Archivos Rips que desee generar. - Escoger la opcin de la cual desea obtener el archivo AF (Segn Periodo de generacin, Rango de facturas o Cada Factura). - Haga clic en las opciones Archivos Forecat si desea incluirlas.

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Luego debe hacer clic en Siguiente y el sistema le mostrara las facturas elaboradas en el periodo de facturacin que desea generar:

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El usuario debe seleccionar las facturas que desea generar en el Rips haciendo clic en el botn Todos Si para seleccionarlas todas o sino manualmente y continuar con Siguiente.

Se debe seleccionar la ubicacin de la carpeta donde desee guardar los archivos Rips como se muestra en la imagen anterior.

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Si aparece este aviso, no quiere decir que hayan surgido errores sino por el contrario, el sistema le avisa al usuario que dentro de los servicios facturados de los cuales esta tomando la informacin para la generacin de los Rips, no encuentra servicios de Urgencia ni Hospitalizacin para este ejemplo, entonces no se puede generar los archivos correspondientes, luego haga clic en Si y luego Aceptar.

2.2

RIPS datos de Procedimiento

Pasos: - Haga clic en identificacin del paciente y cargue el paciente.

36

- Haga clic en el botn Nuevo. - Escoja el Procedimiento, el plan y el prestador. - Llene el mbito de Realizacin, la Finalidad del Procedimiento, Personal que Atiende y la Forma de Realizacin. - Digite el cdigo del diagnostico si no lo sabe, haga clic en la grilla de bsqueda y crguelo. - Presione el botn Aceptar para guardar el registro.

2.3

RIPS datos de Consulta

Para llenar los Rips de Consulta

- Haga clic en identificacin y cargue el paciente. - Haga clic en el botn Nuevo. - Escoja la consulta, el plan y el prestador. - Llene la Finalidad de la consulta, la Causa externa, el Tipo de diagnostico principal y el Tipo de consulta. - Digite el cdigo del diagnostico si no lo sabe, haga clic en la grilla de bsqueda y crguelo. - Presione el botn Aceptar.

37

2.4

RIPS de Urgencia

Pasos: - Seleccione el prestador del servicio y de clic en Aceptar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

- Haga clic en identificacin y cargue el paciente. - Haga clic en el botn Nuevo. - Escoja la consulta de urgencias. - En la Pestaa Dato de Ingreso llene la Fecha y la Hora de Ingreso a la urgencia. - Ingrese el nmero de Autorizacin del servicio y escoja el Tipo de Diagnostico Principal. - Luego llene la Finalidad de la consulta y la Causa externa. - Digite el cdigo del diagnostico si no lo sabe, haga clic en la grilla de bsqueda y crguelo. En la Pestaa Datos de Egreso llene el Diagnostico de salida y los Diagnsticos relacionados del Paciente si aplican. - Luego llene la causa de muerte si el paciente Falleci. - Llene el destino del usuario a la salida y el Estado a la Salida(Vivo o Muerto) - Finalmente la Fecha y Hora de Egreso de urgencias. - Presione el botn Aceptar para guardar el registro. - El sistema le pregunta si el registro de la urgencia esta completo SI o NO, esto funciona en casos en que el usuario llena el rips de la urgencia sin que el paciente haya salido de la urgencia, podr entonces completar la informacin de la salida del paciente

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posteriormente pero debe decir NO para que el registro pueda ser abierto en otra oportunidad, de lo contrario el registro queda guardado sin datos de egreso. En los casos en que el Estado a la salida del Paciente es Muerto, despus de guardar el Rips de Urgencia el sistema abre la ventana (Registro de Defuncin) para que automticamente se llenen los siguientes Datos.

En Informacin General se deben llenar los siguientes campos: - Ingrese la Cedula del Paciente o bsquela en la grilla de consulta. - Luego haga clic en el botn Nuevo. - Coloque la Fecha y Hora de Defuncin del paciente. - Llenar la fecha del registro y quien Expide el Registro. - Escoja la Forma de Muerte y el Prestador que expide el Registro de Defuncin. - Debe llenar la manera de muerte. - Ingrese el Lugar de Expedicin. - Seleccione el Sitio de Defuncin. - Escoja el Tipo de Servicio y a su vez el Servicio Asociado. - Finalmente Escoja la Causa de Muerte en la grilla de bsqueda de Diagnsticos y luego clic en Aceptar para guardar el Registro. - Para Registros de Defuncin de pacientes Menores de un ao se debe llenar adicionalmente los datos de la Pestaa Defuncin para menores de un ao, con los siguientes datos:

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- Datos de la Mam: ingrese el nmero de identificacin, el sistema automticamente cargara el nombre, la edad y el estado civil de la madre del menor. - Datos del Beb: Debe seleccionar el tipo de Parto y Embarazo. - Ingresar el Tiempo de gestacin, el peso y la talla al nacer. - Finalmente haga clic en el botn Aceptar. 2.5 RIPS de Hospitalizacin

El usuario deber diligenciar los siguientes datos: - Ingresar el numero de cedula del paciente o buscarlo en la grilla de consulta y cargar los datos en la pantalla, despus debe seleccionar el prestador del servicio. - Luego debe hacer clic en el botn Nuevo y llenar los datos de Rips. - Escoger la Va de ingreso, fecha, hora y autorizacin del ingreso a la Hospitalizacin. - Seleccione la Causa Externa y el Diagnstico de Ingreso. - Contine llenando los datos de Estancia. - Escoja la unidad funcional y los datos de Estancia, al escoger la estancia el sistema le muestra automticamente el valor, porcentaje y total de la estancia, el usuario deber colocar el numero de la autorizacin de la Hospitalizacin si lo tiene.

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En esta pestaa el usuario debe llenar los Datos de Egreso del Paciente de Hospitalizacin, como se muestra en la siguiente imagen:

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- Diagnostico principal de Egreso y Diagnsticos Relacionados, si existe Complicacin tambin debe diligenciarla. -Causa de Muerte en caso de que aplique. - Estado a la Salida, Fecha y Hora de Egreso. - Finalmente haga clic en el botn Aceptar para guardar el registro.

2.6

RIPS de Recin Nacido

En esta opcin el usuario realiza el registro individual de prestacin de servicios de Salud al momento de un nacimiento para el registro del servicio prestado por este Concepto. Seleccione el prestador del servicio de la siguiente forma:

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- Luego de escoger el Prestador del servicio. - Debe ingresar la cedula del paciente, este debe ser de sexo femenino. - Luego debe hacer clic en el botn Nuevo e ingrese la fecha y hora del servicio. - Escoger el Prestador y el Parto. - Contine seleccionando el Tipo de embarazo y el sexo del Recin Nacido.

- Coloque el Tiempo de Gestacin, el Peso, la Talla y si la Madre tuvo control Prenatal. - Adems ingrese el cdigo del Procedimiento QX y el Diagnstico del paciente. - En caso de que el Recin Nacido Muera debe dar clic en Muerte para habilitar los Datos de Muerte, as mismo colocar la Fecha, la hora y la Causa de Muerte. - Una vez diligenciados todos datos debe hacer clic en el botn Aceptar.

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3

MEN INFORMES

3.1

Reporte De Facturas Netas

Para ejecutar este informe, lo primero que debe hacer el usuario es llenar los parmetros de consulta necesarios:

Pasos: Presione el botn consulta Ingrese la fecha inicial y la Fecha final de la facturacin que desea consultar. Posteriormente debe escoger si quiere el reporte por lo (Facturado, Producido, o Mostrar las Anuladas). Luego seleccionar el nombre del plan o Administradora que desee consultar, al igual que el rea del servicio. Si desea una consulta mas especifica el usuario puede escoger el mdulo donde se atendieron los servicios y el Paciente que se facturo, este ultimo puede consultarlo en la grilla de bsqueda de Pacientes. Una vez completados los parmetros de bsqueda el usuario debe hacer clic en el botn Ejecutar en la parte superior de la ventana para realizar la consulta. Para imprimir dicho reporte el usuario debe hacer clic sobre el botn Imprimir y aparecer el siguiente Listado:

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3.2

Informes De Servicios

Presenta un informe de todos los pacientes a los cuales se les prest servicios. Para generar este informe usted debe llenar los parmetros de Consulta:

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Pasos: Ingrese el periodo: Fecha Inicial y final de la Facturacin. Escoja la administradora y el Plan para realizar la consulta. Seleccione el tipo de Informe (Todos, Facturados, Ordenes Internas) Escoja las opciones para el reporte (Factura Individual, Agrupada o por Fecha de Radicacin) como se muestra en la imagen anterior. Haga clic en el botn Ejecutar. Haga clic en el botn Imprimir para imprimir el reporte. El informe consta de un Nmero de factura. - Nombres del paciente. - Administradora a la cual est afiliado. - Fecha del servicio. - Valor Subtotal del servicio - Valor total del servicio. - Tipo de facturacin. 3.3 Reporte De Medicamentos Por Pacientes Y Centros De Atencin

El usuario deber diligenciar los datos como se muestra en la siguiente imagen:

Ingrese la Fecha inicial y Final de los servicios. Escoja si desea el reporte por Planes o por Administradoras. Escoja como desea mostrar el reporte de Medicamentos ( Pos, No Pos o Todos). Por ltimo seleccione el nombre de la administradora y haga clic en Ejecutar.

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3.4

Informe De Facturacin Por Usuarios

Pasos Ingrese el periodo (Fecha inicial y final de facturacin) Escoja el nombre del usuario del sistema con el que desea hacer el informe y a continuacin haga clic en Ejecutar. :

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3.5

Informe De Relacin De Facturas Con rdenes Internas

El usuario debe diligenciar la fecha inicial y final y el nombre de la administradora y hacer clic en el botn Ejecutar. 3.6 Informe De Facturacin Detallado El usuario debe diligenciar la fecha inicial y final. Seleccionar el nombre de la administradora o plan. Escoger la unidad funcional. Finalmente si desea una consulta ms especfica debe buscar el nombre del paciente en la grilla de consulta y luego hacer clic en el botn Ejecutar.

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4 4.1

MEN HERRAMIENTAS Usuarios

En esta opcin el Administrador del sistema debe crear a todos los usuarios del sistema ingresando los siguientes datos:

-Login: Nombre del usuario en el sistema. - Perfil de Usuario: Debe asignar un perfil al usuario del sistema, es decir que accesos va a tener el usuario en dicho mdulo. - Al momento de Aceptar y registrar el nuevo usuario el sistema le pedir una clave para la seguridad del acceso a los mdulos del sistema.

- Luego Aceptar y confirmar la contrasea. 4.2 Perfiles

Permite definir y actualizar los datos de los perfiles de cada usuario. Esta opcin permite la administracin de la seguridad de la informacin, en ella se Genera la asignacin de permisos para tener acceso a cada una de las opciones del Programa, dependiendo directamente de las funciones de su cargo. En esta ventana aparecen dos botones, uno ver usuario por perfil y el otro asignar Permisos. Para crear un nuevo perfil de usuario debe:

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- Hacer clic en el botn nuevo. - Escribir el cdigo de identificacin del perfil. - Asignar el nombre del perfil. - Escribir la observacin y luego clic en Aceptar - Hacer clic en el botn Asignar Permisos, y le aparecer la siguiente Ventana donde usted escoger las opciones a las cuales desea darle acceso al perfil que est creando.

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Esta opcin muestra el perfil al cual s le asignara los permisos. Muestra cada uno de los mens en una especie de rbol donde se desplegaran los submens de cada uno de ellos. De clic en las casillas del men a asignar. Marque cada una de las opciones a las que tendr permiso para trabajar. Luego de asignados estos permisos presione el botn guardar. - Haga clic en el botn Ver usuarios por Perfil y aparecer la siguiente pantalla:

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Usted podr observar que usuarios tienen asignado el perfil que est modificando.

4.3

Cambio Clave Usuario Actual

Permite cambiar la clave secreta del usuario, las veces que quiera para proteger su Informacin.

Cada usuario puede realizar este cambio de manera individual, sin afectar la informacin de los otros usuarios. - Digite la contrasea actual. - Digite la nueva contrasea y confrmela.

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- Presione el botn aceptar.

4.4

Plantilla Medicamentos

Esta opcin permite armar un grupo de medicamentos e insumos preestablecidos para un procedimiento. Presione el botn Nuevo y proceda a la definicin de los siguientes campos:

-Nombre del procedimiento: Presione la bsqueda y seleccione el procedimiento que har parte de la plantilla. -Cdigo Plant.: Ingrese un Cdigo consecutivo para la plantilla. -Nombre de la Plantilla: Digite un nombre para la plantilla que desea crear. Descripcin de la plantilla: Ingrese datos de inters a la plantilla una vez llenos estos campos de clic en el botn Aceptar. Para la asignacin de medicamentos que conformaran la plantilla presione el botn Asignar Medicamentos y lo remitir a la siguiente ventana.

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- Ubquese en el rea de Medicamentos Disponibles, sobre el Medicamento a asignar. - Presione el botn Agregar tantas veces como medicamentos desea asignar a la lista de la plantilla. - Cuando termine con la asignacin ubquese en Medicamentos Asignados y proceda a digitar las Unidades para dicho medicamento. - Pulse el botn Guardar. Para conocer los medicamentos que hacen parte de una plantilla presione el botn Ver Medicamentos y le mostrara la siguiente ventana con los medicamentos.

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4.5

Pago Prestadores

Mediante esta opcin se realiza el pago de los servicios a los prestadores.

Pasos: - Defina los parmetros de liquidacin: periodo de facturacin entre fecha inicial y final. - Seleccione el Tipo de Servicio y los servicios Facturados. - Seleccione el prestador al cual se le realizara el pago. - Escoja la administradora o plan. - Defina la fecha de elaboracin y escriba una breve Descripcin del Pago. - Presione Liquidar a continuacin haga clic en el botn Todos Si para seleccionar todos los registros y luego Asignar Servicio y Aceptar. 4.6 Glosas

4.6.1 Informacin del Servicio Esta opcin le permitir al usuario abrir la ventana de Informacin de Servicios remtase al punto 1.7 de este manual

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4.7

Gestin de servicios

4.7.1 Paquetizacin de Servicios Permite armar un paquete conformado por varios servicios prestados a un paciente o a un grupo especfico de estos. Para usar esta opcin debe ingresar a la tabla de configuracin del men administracin y marcar la opcin de factura por paquetes. Configure los paquetes de servicios en la tabla de procedimientos de mdulo administracin. Para paquetizar servicios dentro de un Paquete debe registrar los servicios previamente, ya sean consultas, procedimientos o medicamentos en informacin de servicios, al igual que los Paquetes como tal. A continuacin explicaremos los pasos a seguir para armar los paquetes de servicios. -Ingrese el Periodo de servicios (Fecha inicial y fecha final) - Presione el botn de bsqueda del campo identificacin y seleccione el paciente. - Plan Administradoras: este campo se cargara con el plan de la administradora asignado al paciente. - Paquetes: Presione el botn de bsqueda del campo Paquetes y el sistema mostrara el paquete ingresado al paciente en informacin del servicio, si ingreso ms de dos seleccione uno. El usuario debe cargar el paquete para asignarle los servicios debe buscarlo en la grilla de bsqueda como se muestra en la siguiente imagen:

- Fecha Paquete: el sistema la dar automticamente al seleccionar el paquete. - Servicios no paqueteados: muestra los servicios (consultas, procedimientos y medicamentos) ingresados al paciente y que formaran parte del paquete a crear. - Ubquese sobre el servicio que desee incluir en el paquete y Presione el botn Agregar hasta que termine de incluir todos los servicios. - Servicios paqueteados: este tabla le mostrara al usuario cuales sern los servicios incluidos dentro del paquetes. -Finalmente presione el botn Guardar.

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4.7.2

Asignacin de servicios

Permite asignar los servicios que el prestador ofrecer a los usuarios del sistema. - Defina el periodo del servicio(Fecha inicial y Fecha Final). - Seleccione el servicio mdico que se asignara al prestador(Consultas o Procedimientos). - Seleccione el prestador del servicio. - Presione el botn Ejecutar para cargarlo a la grilla inferior de asignados. - Pulse el botn Agregar y por ultimo Guardar.

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4.8

Cambio de Planes a Servicios

Esta opcin le permite al usuario del sistema realizar el cambio de un plan por otro a los servicios que se le hayan cargado a un paciente, para no tener que eliminarlos y volver a cargarlos con el plan correcto. Pasos: -Haga clic en la grilla de bsqueda y cargue la identificacin del Paciente. - Planes de Servicios: Escoja el plan correspondiente a los servicios con el cual fueron cargados. - Nombre del Plan a Cambiar: Seleccione el nombre del nuevo plan en el cual desea asignar los servicios. - Asigne la fecha inicial y final en que fueron cargados los servicios. - Servicios a mostrar: Escoja que servicios quiere consultar para cambiarlos de plan, ya sean consultas, procedimientos, estancias o medicamentos.

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- Para continuar haga clic en el botn Siguiente

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El sistema le muestra los servicios como se muestran en la imagen, el usuario debe seleccionar aquellos que desee cambiar de plan para finalizar el proceso, haciendo clic en el botn Todos Si para seleccionarlos todos de lo contrario puede realizar la seleccin manual en la columna Sel al final de la tabla y luego clic en Siguiente.

En esta ventana el sistema le muestra de manera informativa el resume del proceso, (Plan anterior con manual tarifario y ao, Nuevo Plan con manual tarifario y ao y por ltimo el Total detallado de los servicios), para finalizar haga clic en el botn Procesar.

Luego que el sistema le confirme la transaccin exitosa haga clic en Cerrar.

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