GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE SUBVENCIONES

DESTINADAS A PROGRAMAS DE INTERÉS SOCIAL PARA SU

EJECUCION EN 2018

2

INDICE

0. INTRODUCCIÓN

1. NORMATIVA REGULADORA

2. ASPECTOS GENERALES DE JUSTIFICACIÓN 2.1. Importe a justificar 2.2. Periodo de ejecución 2.3. Plazo de ejecución 2.4. Presentación de la justificación de gastos

3. MODALIDADES DE JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN 3.1. Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto 3.2. Cuenta justificativa con aportación de Informe auditor

4. GASTOS SUBVENCIONABLES 4.1. Retribuciones de personal 4.2. Mantenimiento y Actividades 4.3. Dietas y gastos de viaje 4.4. Adquisición de inmuebles 4.5. Obras 4.6. Equipamiento 4.7. Gastos de gestión y administración 4.8. Otros gastos 4.9. Subcontratación

5. DOCUMENTO ACREDITATIVO DEL GASTO

6. DOCUMENTO ACREDITATIVO DEL PAGO

7. REINTEGRO 7.1. Reintegro por incumplimiento 7.2. Reintegro voluntario

8. DOCUMENTOS A PRESENTAR

3

0. INTRODUCCIÓN

De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de subvenciones públicas, las entidades beneficiarias están obligadas a justificar la aplicación de los fondos percibidos ante el órgano concedente, concretamente, ante la Dirección General competente.

En este sentido, conforme al Acuerdo de 20 de febrero de 2018 del Consejo de Gobierno, por el que se aprueban las normas reguladoras y se establece el procedimiento de concesión directa de subvenciones, y a la Orden 1463/2017 de 19 de septiembre, de la Consejería de Políticas Sociales y Familia, por la que se aprueban las bases reguladoras, se convocan para el año 2018 subvenciones, en ambos casos destinadas para la realización de programas/proyectos de interés general para atender fines de interés social con cargo al 0,7 por 100 del rendimiento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Con la concesión de la subvención, los beneficiarios no sólo asumen la responsabilidad de llevar a cabo las acciones subvencionadas, sino además la de aportar la prueba de que éstas han sido realizadas y de que se han cumplido las condiciones impuestas. De ahí que una insuficiente justificación de estos extremos conlleve las mismas consecuencias que la no realización de la acción.

La presente guía se ha planteado como un documento orientativo que pretende dar las instrucciones y facilitar sugerencias, para una correcta justificación técnica y económica de las subvenciones concedidas.

4

1. NORMATIVA REGULADORA

La principal normativa de carácter general en materia de justificación de subvenciones está constituida por las siguientes disposiciones:

• Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (en adelante LGS). • Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley

General de Subvenciones. • Ley 2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid. • Real Decreto 1619, de 30 de noviembre relativo a las obligaciones de facturación. • Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Publicas. • Ley 7/2012, de 29 de octubre, relativa a actuaciones de prevención y lucha contra el

fraude. • Ley 45/2015, de 14 de octubre, del voluntariado. • Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, relativa a la actuación de los auditores de cuentas

en la revisión de cuentas justificativas de subvención.

La principal normativa de carácter específico, relativa a la justificación de subvenciones ejecutadas durante el año 2018, es la siguiente:

• Ley 2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid. • Ley 1/2015, de 24 de febrero, relativa al Voluntariado en la Comunidad de Madrid • Orden 1463/2017, de 19 de septiembre, de la Consejería de Políticas Sociales y Familia,

por la que se aprueban las bases reguladoras, y se convocan para el año 2017 subvenciones destinadas a la realización de programas de interés general para atender fines de interés social, en el ámbito de la Comunidad de Madrid, con cargo al 0,7 por 100 del rendimiento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

• Acuerdo de 20 de febrero de 2018, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueban las normas reguladoras y se establece el procedimiento de concesión directa de subvenciones destinadas a la realización de proyectos de interés general para atender a fines de interés social, en el ámbito de la Comunidad de Madrid, con cargo al presupuesto de la Comunidad de Madrid.

5

2. ASPECTOS GENERALES DE JUSTIFICACIÓN

2.1 IMPORTE A JUSTIFICAR De conformidad con lo establecido en el art. 14.1 de LGS, son obligaciones del beneficiario cumplir el objetivo, ejecutar el proyecto, realizar la actividad o adoptar el comportamiento que fundamenta la concesión de las subvenciones.

La normativa en materia de subvenciones, exige al beneficiario no sólo alcanzar el resultado, sino también ejecutar el proyecto que fundamentó la concesión de la subvención.

Entendiendo por justificación la aportación al órgano competente de los documentos acreditativos de los gastos realizados, esta debe comprender el gasto total del proyecto subvencionado aun cuando la cuantía de la subvención fuera inferior.

2.2 PERIODO DE EJECUCIÓN Se entiende por periodo de ejecución el plazo de que dispone el beneficiario para realizar la actividad subvencionable y efectuar los gastos correspondientes a las diferentes partidas incluidas en el presupuesto financiable.

Dicho periodo está comprendido entre el 1 de enero de 2018 y 31 de diciembre de 2018.

2.3 PLAZO DE JUSTIFICACIÓN Se entiende por plazo de justificación el plazo de que dispone el beneficiario para presentar la cuenta justificativa.

Las entidades beneficiarias de la subvención están obligadas a justificar el cumplimiento de las obligaciones impuestas y la consecución de los objetivos previstos por cada uno de los proyectos subvencionados antes del 31 de marzo de 2019, siendo por tanto éste el plazo máximo de presentación de los documentos justificativos.

2.4 PRESENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN DE GASTOS La presentación de la documentación justificativa del gasto será realizada a través de la Sede Electrónica de la Consejería de Políticas Sociales y Familia.

Excepcionalmente, sólo si hubiera problemas técnicos en la tramitación electrónica, se podrá realizar el trámite de forma presencial en las oficinas de registro municipales, así como en los registros de otras administraciones públicas. También podrán remitirse mediante las demás formas previstas en el art. 16.4 de la ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas.

6

3. MODALIDADES DE JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN

La normativa reguladora de estas subvenciones establece la cuenta justificativa como modalidad de justificación para acreditar la aplicación de la subvención a los fines para los que se concedió. Esta puede revestir dos modalidades:

1. Cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto 2. Cuenta justificativa con aportación de informe de auditor

3.1 CUENTA JUSTIFICATIVA CON APORTACIÓN DE JUSTIFICANTES DE GASTO Con carácter general, la justificación adoptará la modalidad de cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto. Contendrá la siguiente documentación:

A. La Memoria de Actuación, justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención. Esta especificará, con el máximo detalle, las actividades realizadas y los resultados obtenidos, así como su relación directa con los gastos realizados en la ejecución de los programas financiados que se imputen a la subvención, debiendo la entidad cumplimentar en todos sus extremos los apartados del modelo de “Memoria de Actuación” que figura como anexo 5Orden o anexo IVAcuerdo en la convocatoria, para cada uno de los proyectos que hayan sido subvencionados.

B. La Memoria Económica, justificativa del coste de las actividades realizadas. Esta memoria debe justificar, los gastos efectuados con cargo a la subvención concedida. Dichos gastos se adecuarán a los establecidos en la memoria inicial presentada con la solicitud.

No obstante se podrá admitir una desviación de hasta un 10%, del importe asignado a cada uno de los conceptos de gasto, siempre y cuando no se modifique la cuantía total de la subvención aprobada, no se aplique a conceptos de gasto no autorizados y no se incrementen los conceptos que tienen un gasto limitado (gastos de gestión y administración).

Los documentos que acompañaran a la memoria económica son:

i. Una relación detallada, pormenorizada y clasificada de los gastos, con identificación del proveedor y del concepto, importe, fecha de emisión y fecha de pago y porcentaje de imputación al programa de la actuación subvencionada.

ii. Facturas o documentos justificativos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, referentes a lo establecido en el apartado anterior y la documentación acreditativa del pago.

iii. Una relación detallada de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado el gasto total del proyecto subvencionado con indicación del importe y su procedencia, aportándose la resolución de concesión emitida por cualquier otra Administración o documento análogo.

7

iv. Si procede, los tres presupuestos solicitados de acuerdo con lo dispuesto en el art. 31.3 de LGS, y justificación del elegido.

v. Declaración responsable de la entidad, relativa a la veracidad de los documentos que presenta por vía electrónica, además del compromiso de guardia y custodia de la documentación justificativa original, durante un periodo no inferior a 5 años, y aportación de la misma, caso de ser requerida por el órgano gestor para su revisión.

vi. Relación certificada del personal voluntario que ha participado en los programas subvencionados con expresión de los costes derivados de su aseguramiento obligatorio.

vii. Aportación de, al menos, dos ejemplares que acrediten que en el material empleado para la difusión del programa subvencionado (memorias, publicaciones, anuncios u otros medios de difusión online, oral o escrita), la entidad ha utilizado el logotipo de la Comunidad de Madrid, debiendo haberse presentando estos previamente a su publicación definitiva, ante la Secretaría General Técnica de la Consejería de Políticas Sociales y Familia, para su visto bueno.

La entidad solicitante será la encargada y responsable de realizar la presentación de toda la justificación de los gastos, en tanto que es el interlocutor único de cara a la Administración.

3.2 CUENTA JUSTIFICATIVA CON APORTACIÓN DE INFORME DE AUDITOR En este caso, la cuenta justificativa contendrá la siguiente documentación:

A. La Memoria de Actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de los gastos realizados, Anexo 5Orden o Anexo IVAcuerdo.

B. Una Memoria Económica abreviada que contendrá, como mínimo, un estado representativo de los gastos realizados con cargo a la subvención recibida. Las compensaciones, desviaciones, limitaciones y condiciones en cuanto a las relaciones de gasto establecidas anteriormente para la modalidad de cuenta justificativa con aportación de justificantes de gasto serán de aplicación, así mismo en esta modalidad

C. Un Informe de un auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas), dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Tanto la actuación profesional del auditor como el informe que este emita una vez realizada la revisión, serán conformes con lo establecido en la Orden EHA/1434/2007 relativa a las normas de actuación de auditores de cuentas en los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones.

8

4. GASTOS SUBVENCIONABLES

La regla general para la subvencionabilidad de los gastos responde a tres principios:

• el gasto ha de responder a la naturaleza de la actividad, • su coste no podrá ser superior al de mercado y • deberá realizarse en el plazo marcado en las bases reguladoras.

Los expedientes económicos presentados por las entidades beneficiarias deben contener toda la documentación necesaria para verificar que la subvención concedida se ha destinado a gastos que de manera indubitada responden a la naturaleza de la actividad subvencionada, que resulten estrictamente necesarios, y que se efectúen durante el año 2018 y se abonen con anterioridad a la finalización del plazo de presentación de la justificación de la subvención.

Podrán justificarse con cargo a la subvención recibida los gastos realizados dentro del periodo de ejecución y que hayan sido efectivamente pagados a 31 de marzo de 2019, siempre que se refieran a costes reales de las actividades incluidas en los programas subvencionados en la presente convocatoria.

Los apartados de gasto se resumen de conformidad con el siguiente esquema:

GASTOS CORRIENTES (GC) GASTOS DE INVERSIÓN (GI) GASTOS DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN

1. Retribuciones de personal 2. Mantenimiento y Actividades 3. Dietas y gastos de viaje

4. Adquisición de inmuebles 5. Obras 6. Equipamiento

7.Gastos de gestión y administración

4.1 RETRIBUCIONES DE PERSONAL En esta partida se incluirán los gastos derivados del pago de retribuciones al personal de la entidad vinculado al programa mediante contrato laboral, tanto fijo como eventual, o mediante un contrato de arrendamiento de servicios. Se incluirán también en esta partida los gastos de Seguridad Social correspondientes a la entidad.

El contrato de arrendamiento de servicios sólo se admitirá, con carácter excepcional, cuando por las especiales características del proyecto no resulte adecuado el desarrollo de las actividades concretas de que se trate por el personal laboral. En consecuencia, el arrendamiento de servicios procederá, normalmente, en supuestos de contratación de profesionales liberales colegiados (abogados, médicos, psicólogos, etc.) y, en todo caso, habrán de concurrir las siguientes circunstancias:

• Que el profesional esté dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas.

• Que no esté dentro del ámbito de organización de la entidad subvencionada y no reciba instrucciones concretas de la misma en cuanto al modo de ejecución del trabajo encomendado.

9

• Que no esté sujeto a un horario fijo o no tenga una permanencia constante en el programa, tanto sea a tiempo completo como a tiempo parcial.

• Que asuma los riesgos derivados de la prestación del servicio.

No están comprendidos entre los gastos a subvencionar las gratificaciones a personal voluntario.

4.1.1 Costes de personal vinculado con contrato laboral

Las retribuciones brutas anuales imputables a la subvención, para el personal laboral, estarán limitadas por las cuantías determinadas para los diferentes grupos de cotización a la Seguridad Social en la tabla salarial que figura a continuación:

Los importes recogidos están referidos a catorce pagas anuales para una jornada semanal de cuarenta horas. Para jornadas inferiores a cuarenta horas, se realizará el correspondiente cálculo proporcional.

A las retribuciones se sumarán los gastos de Seguridad Social correspondientes a la empresa y su total constituirá el gasto subvencionable por costes de personal.

No tendrán la consideración de gasto subvencionable las indemnizaciones de cualquier tipo satisfechas a las contratados laborales por los beneficiarios de la subvención.

Tampoco se considerarán gastos subvencionables los gastos en los que incurran las entidades beneficiarias de la subvención respecto al personal en situación de baja laboral, cuando esta se prolongue por un periodo superior a un mes.

Documentación acreditativa

Los gastos de personal con contrato laboral se justificarán con la siguiente documentación:

a) Contrato laboral b) Recibos de nómina debidamente cumplimentados (nombre, apellidos y NIF del/de la

trabajador/a, grupo profesional, grupo de cotización número de afiliación a la Seguridad Social, antigüedad, conceptos retributivos, firma del/de la trabajador/a, firma y sello de la empresa, etc.).

c) Boletines acreditativos de cotización a la Seguridad Social (RLC–recibos de liquidación de

10

cotizaciones–, RNT – relación nominal de trabajadores). d) Documentos justificativos del pago de impuestos: impresos 111 (modelo trimestral por el

que las empresas y autónomos declaran e ingresan las retenciones que han practicado durante el trimestre a trabajadores, a profesionales o a empresarios) y modelo 190 (resumen anual del modelo 111).

e) Documento probatorio del pago (justificante bancario del pago) de cada uno de los gastos imputados.

f) Declaración responsable del representante de la entidad en la que conste la vinculación formal del trabajador al proyecto subvencionado con indicación de sus funciones y el tiempo de dedicación al proyecto.

g) Declaración responsable del representante legal de la entidad con las horas de trabajo que se han dedicado al proyecto por cada uno de los trabajos imputados.

4.1.2 Costes de personal vinculado con un contrato de arrendamiento de servicios

Los servicios prestados por empresas y/o autónomos que participen en la ejecución del proyecto, la cuantía de la subvención será el coste real de este concepto, siempre que la cuantía de las facturas emitidas por estos profesionales no supere el 50% del coste del proyecto.

Las retribuciones del personal contratado en régimen de arrendamiento de servicios quedarán afectadas, con carácter general, por las limitaciones señaladas anteriormente para el personal laboral. En caso de contrato en régimen de arrendamiento de servicios de profesionales liberales colegiados, podrán, asimismo, considerarse como límites máximos de retribución imputables a la subvención las tarifas mínimas establecidas por el correspondiente Colegio Profesional.

Documentación acreditativa

La justificación de los gastos de arrendamiento de servicios se justificará con la siguiente documentación:

a) Contrato de prestación de servicios en el que se detallen los servicios a realizar, el plazo de ejecución y el modo y periodicidad del pago, así como la categoría profesional y las horas de intervención en el proyecto.

b) Declaración responsable del representante legal de la entidad beneficiaria exponiendo las razones excepcionales por las que el proyecto no puede realizarse con personal vinculado por contrato laboral.

c) Factura justificativa firmada por el/la perceptor/a, que incluya:

o Número de factura.

o Nombre, apellidos y NIF del/de la trabajador/a, fecha y período de liquidación.

o Retención por IRPF.

o IVA aplicado, cuando proceda.

11

d) Impresos 111 y 190 de ingresos por retenciones del IRPF. e) Copia del alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas. f) Declaración responsable del representante legal de la entidad beneficiaria manifestando

la conformidad de la entidad con la realización del servicio. g) En su caso, los tres presupuestos solicitados de acuerdo con lo dispuesto en el art 31.3 de

LGS y justificación del elegido.

4.2 MANTENIMIENTO Y ACTIVIDADES

Se imputarán a esta partida los gastos derivados directamente de la realización del proyecto subvencionado, tanto los incurridos en el desarrollo de la actividad, como en el mantenimiento del local donde ésta se realiza, excluyendo los gastos propios del funcionamiento habitual de la entidad, que se imputarán al concepto de Gestión y Administración.

Podrán justificarse con cargo a esta partida los siguientes gastos:

4.2.1 Gastos del local donde se desarrolla el programa subvencionado

a) Arrendamiento de bienes inmuebles (terrenos, solares y edificios) y bienes muebles (equipos informáticos, maquinaria, mobiliario, enseres, etc.). Para justificar los gastos ocasionados por el arrendamiento de inmuebles urbanos, además del contrato y de los documentos acreditativos del gasto y del pago de los meses que se imputan, deberá presentar los justificantes de las retenciones e ingresos practicados procedentes del arrendamiento de bienes urbanos (modelo 115 y 180 declaración trimestral y anual) o, en su caso, el Certificado de la Agencia Tributaria de exoneración de retención a los arrendamientos en el año de ejecución del proyecto. Los gastos de avales/fianzas correspondientes al alquiler no son subvencionables ya que son recuperables por la parte arrendataria.

b) Los gastos de reparación y conservación de los elementos del inmovilizado se justificarán con el presupuesto desglosado de las reparaciones, la factura acreditativa del gasto además de documentación especifica cuando así lo requieran las normas, considerándose como tales: o Las obras de reparación simple: para enmendar un menoscabo producido por causas

fortuitas o accidentales, siempre que no afecten a su estructura.

o Las obras de conservación y mantenimiento: para enmendar un menoscabo producido por su uso natural.

c) Los gastos de obras y equipamiento para la adaptación de viviendas cuya titularidad del derecho corresponda a los beneficiarios del proyecto. Se justificarán mediante: o La Licencia Municipal de Obras, solo en el caso de que dichas obras afecten a la

estructura del inmueble.

12

o Certificado del Registro de la Propiedad que acredite que el inmueble pertenece al beneficiario.

o Contrato de alquiler y autorización del propietario para la realización de las obras, en caso de que el inmueble esté arrendado por el beneficiario.

d) Comunicaciones: Teléfono, telex, telegramas, correo y mensajería y gastos derivados del mantenimiento de la página web de la entidad. Respecto a los gastos de telefonía deberá identificarse la persona usuaria de la línea, su relación con la entidad beneficiaria y vinculación del gasto con el proyecto/programa o actuación subvencionada.

e) Gastos de Suministros: agua, electricidad, gas y combustibles cuando sean directamente imputables al cumplimiento de la actividad objeto de subvención. Los gastos de suministros deberán ser relativos al lugar identificado como centro de trabajo en el proyecto/programa o actuación subvencionada, y corresponder al personal adscrito a él.

f) Seguro de responsabilidad civil de la entidad. Este gasto se justificará mediante la póliza de aseguramiento y las facturas acreditativas del pago de las primas.

4.2.2 Otros gastos de actividad

En esta partida se incluirán los gastos relativos a:

a) Material de oficina: Papel, impresos y otro material de oficina. Este material será el exclusivamente relacionado con las actividades del proyecto y no con el material de oficina de la entidad.

b) Material didáctico: Manuales, libros y revistas relacionados con las materias del proyecto subvencionado.

c) Materiales diversos vinculados a la naturaleza del proyecto: Productos alimenticios, farmacéuticos, material de manualidades y juegos, etc. Estos gastos menores, realizados mediante pago en efectivo y con un límite de seiscientos euros por proyecto, excepcionalmente podrán justificarse mediante una declaración responsable de la entidad beneficiaria, manifestando su aplicación al proyecto además de los documentos acreditativos del gasto.

d) Transporte de mercancías e inmovilizado adscrito al proyecto. e) Gastos de publicidad y propaganda específicos del programa: Se incluyen en este apartado

los gastos derivados de difusión en medios de comunicación, publicidad, carteles, folletos y similares. Deberán aportarse al menos dos ejemplares.

f) Trabajos realizados por otras empresas: cuya contratación resulte necesaria para la ejecución del proyecto y no sean inversión, limpieza, seguridad, catering, comedores, alojamiento, obtención del carnet de conducir o trabajos técnicos. Su justificación se efectuará mediante la siguiente documentación: o Declaración responsable de la entidad beneficiaria exponiendo las razones por las que

es necesario celebrar el contrato.

13

o Los tres presupuestos solicitados de acuerdo con lo dispuesto en el art. 31.3 de LGS, y justificación del elegido.

o Las facturas y documentos acreditativos del pago. o Documento acreditativo de la especialización de la entidad con la que se contrate para

realizar las correspondientes actividades. o Certificación acreditativa de que dicha entidad se halla al corriente en el cumplimiento

de sus obligaciones tributarias y de seguridad social. o Declaración responsable de la entidad con la que se contrata de que no se encuentra

incursa en ninguna de las prohibiciones para obtener la condición de beneficiaria de subvenciones establecidas en el art. 31 de LGS.

g) Gastos derivados de colaboraciones esporádicas: las que suponen una participación puntual en actividades del programa por profesionales: tales como conferencias, charlas etc. y que no se prolonguen en el tiempo ni siquiera con carácter discontinuo. Caso contrario, los citados gastos deberán imputarse al concepto de personal y formalizarse la relación bien mediante un contrato laboral o, excepcionalmente, mediante un contrato de arrendamiento de servicios de acuerdo con la legislación vigente. Para justificar el pago al colaborador esporádico, los requisitos son los establecidos para la justificación de los gastos de personal con contrato de arrendamiento de servicios, exceptuando la presentación del contrato y el alta en el Impuesto de Actividades Económicas. En todo caso, el recibí indicara la categoría profesional, el objeto de la colaboración y el tiempo invertido.

h) Los gastos derivados de la realización de la auditoría de cuentas sobre la cuenta justificativa de la subvención concedida a la entidad, su justificación se efectuará mediante el contrato, en el que figuren los honorarios y las horas estimadas, y la factura y documento acreditativo del pago.

i) En el caso de gastos derivados de la calidad de los proyectos, entendiendo que son los ocasionados con motivo del desarrollo e implantación de procesos de calidad en los distintos proyectos subvencionados, se justificarán: o Si el proceso de calidad se efectúa por personal de la propia entidad, mediante los

mismos documentos que los exigidos para justificar los gastos de personal con contrato laboral.

o Si el proceso de calidad lo efectúa una empresa especializada, es necesario, el contrato en el que figuren los honorarios y las horas estimadas, y las facturas y documentos acreditativos del pago.

o El resto de los gastos en los que se haya incurrido como consecuencia del desarrollo o implantación del proceso de calidad, mediante facturas y documentos acreditativos del pago.

j) Gastos en los que incurren los destinatarios del mismo: transporte, alojamiento, manutención, seguros de accidentes, etc.

14

k) Gastos del personal voluntario que participe en el programa: gastos ocasionados al personal voluntario por el ejercicio de su actividad voluntaria, los gastos de formación, los gastos derivados de las pólizas de seguros de accidente y enfermedad, además del de responsabilidad civil suscritos a favor del personal voluntario que participe en los programas subvencionados. Todo ello de conformidad con la Ley 45/2015, del Voluntariado. Estos gastos se justificarán mediante recibos firmados por el voluntario y facturas acreditativas del gasto realizado.

Con carácter general, para la justificación de entregas dinerarias, se deberá aportar una relación pormenorizada del gasto, facturas que justifiquen la adquisición de los artículos y pruebas del pago correspondiente. Caso de que se abone la facture en efectivo, esta deberá recoger de forma clara el recibí o pagado, la firma del receptor y fecha del pago.

4.3 DIETAS Y GASTOS DE VIAJE

Deberán justificarse con cargo a esta partida las dietas, gastos de viaje y alojamiento de todo el personal adscrito al proyecto mediante contrato laboral, además del personal voluntario que acredite los requisitos establecidos en los puntos 4 y 5 del art. 8 de la Ley 45/2015, del Voluntariado; excepto en los programas de formación de voluntariado, en los que el voluntario tiene la consideración de beneficiario del programa, en cuyo caso, estos gastos se reflejarán en la partida de "Mantenimiento y actividades".

Las cantidades máximas que se pueden imputar a la subvención, sin superar el 3 % de los costes de personal del proyecto, son:

a) alojamiento: 65,97 euros por noche.

b) manutención: 37,40 euros por día.

c) dieta entera: 103,37 euros.

d) kilometraje: el desplazamiento en coche particular se abonará a 0,19 euros/km.

Se entenderá por viaje el desplazamiento de una persona a una localidad distinta a la de su centro de trabajo, al objeto de seguir prestando servicio. Se cumplimentará un anexo 7Orden o anexo VIAcuerdo por cada desplazamiento realizado. Caso de emplearse vehículo privado, se adjuntará el itinerario impreso obtenido por Google Maps, Vía Michelín o Repsol. Si el personal opta por el transporte público, se aportarán los billetes.

En referencia a la dieta de manutención, sólo se devengará cuando la actividad o programa se realice fuera del lugar donde radique el centro de trabajo de la persona, computándose media dieta o completa en función de las horas en que se realice la actividad, siempre y cuando exceda de la jornada habitual.

Con respecto a los gastos de alojamiento, estos se abonarán solo cuando la actividad a realizar obligue a pernoctar fuera de la Comunidad de Madrid.

15

La justificación de los gastos de alojamiento y manutención, se efectuará mediante el documento de liquidación de dietas, según el modelo del anexo 6Orden o anexo VAcuerdo, acompañado de la correspondiente factura del establecimiento hostelero.

En cualquiera de los casos los gastos deberán justificarse su relación directa con las actividades para las que se concede la subvención.

En ningún caso podrán justificar con cargo a esta partida:

o Las dietas y gastos de viaje de los/las profesionales con contrato de arrendamiento de servicios y de aquéllos que realicen colaboraciones esporádicas.

o Los gastos originados por los desplazamientos realizados por los miembros de las Juntas Directivas o Consejos de Dirección en su condición de tales.

o Los gastos de parking, peaje de autopistas y combustible. o Solo se subvencionarán los gastos de taxi, excepcionalmente si se producen fuera de la

localidad y si se justifica la necesidad de dicho gasto.

4.4 ADQUISICIÓN DE INMUEBLES

Se justificará con cargo a esta partida la adquisición de terrenos y edificaciones destinados a la realización de la actividad subvencionada.

Para su justificación, es necesario:

a) Certificado de un tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial (Art. 30.5 de la LGS).

b) Escritura pública de compraventa o constitución del derecho real, en la que conste el precio, el importe de la subvención, la forma de pago, y las siguientes cláusulas limitativas:

• Obligación de destinar el inmueble durante veinte años a la finalidad que sirvió de fundamento a la subvención.

• Obligación de solicitar autorización a la Consejería de Políticas Sociales y Familia para efectuar cualquier acto de disposición o gravamen sobre el bien inmueble adquirido.

• Si la entidad beneficiaria es una Confederación o Federación y la escritura se formaliza sobre un inmueble de una entidad integrada en ella, la Confederación o Federación debe figurar en la escritura como compareciente y además debe consignarse en dicha escritura el proyecto del que forma parte el inmueble.

c) Certificación de su inscripción en el Registro de la Propiedad. d) Declaración responsable del representante legal de la entidad subvencionada en la que

conste la recepción de lo adquirido, su conformidad y la inclusión de los bienes en el inventario de la entidad.

Antes de la formalización de la escritura pública, la entidad deberá remitir con una antelación mínima de quince días antes de la firma, un escrito a la Dirección General competente, indicando el día, hora y notaría en que se va a suscribir la escritura, adjuntando un borrador de la misma,

16

con el fin de que se proceda a la comprobación de la inclusión de las cláusulas limitativas para su constancia en el expediente.

4.5 OBRAS

Deberán imputarse con cargo a esta partida, en relación a los edificios afectos al desarrollo de la actividad subvencionable, los siguientes gastos:

a) Las obras de reforma: aquellas que suponen una ampliación, mejora, modernización, adaptación, adecuación o refuerzo de un bien inmueble ya existente.

b) Las obras de gran reparación: aquellas que tienen por objeto enmendar un menoscabo producido en un bien inmueble por causas fortuitas o accidentales cuando afecten fundamentalmente a la estructura resistente.

Al realizar una obra hay, pues, que distinguir si ésta representa una reforma o una gran reparación, en cuyo caso debe imputarse al concepto de Gastos de Inversión, o bien si se trata de una reparación simple o de una obra de conservación y, por tanto, ha de imputarse al concepto Gastos Corrientes (partida de Mantenimiento y Actividades).

Se considera que el gasto realizado supone una mejora en la construcción y, por tanto, constituye un gasto imputable a la partida de Obras cuando se produce alguno de los siguientes beneficios:

- Aumento de la vida útil de la construcción - Aumento en su capacidad - Aumento de la productividad o eficiencia de la construcción.

La documentación necesaria para la justificación es:

o En caso de obras por importe superior a 40.000 euros, los tres presupuestos solicitados de acuerdo con lo dispuesto en el art. 31.3 de la LGS y justificación del elegido.

o Certificado del Registro de la Propiedad que acredite que el inmueble donde se han realizado las obras pertenece a la entidad solicitante, o contrato de alquiler y autorización del propietario sobre la ejecución de las obras, en el caso de que las obras se realicen en inmuebles arrendados.

o Escritura pública de obra nueva, así como certificación de su inscripción en el Registro de la Propiedad.

o Proyecto de la obra visado, en su caso, por el Colegio Profesional correspondiente. o Licencia Municipal de obras, o en su caso, certificación de la entidad local correspondiente

que identifique las obras y acredite que no es necesaria la concesión de dicha licencia. o Contrato de ejecución de obra con el contratista. o Certificación o certificaciones de obra o facturas detalladas, expedidas por la empresa o

contratista individual que haya realizado la obra y supervisadas por el técnico correspondiente.

17

o El modelo 303 de declaración trimestral del ingreso del IVA soportado por la entidad respecto a las facturas o certificaciones de obra imputadas en los supuestos que proceda.

o En su caso, certificado final de obra del técnico, visado por el colegio profesional correspondiente, referido al año de la subvención.

o Declaración responsable del representante legal de la entidad subvencionada en la que conste la recepción de la obra, su conformidad y la inclusión, si la obra ha finalizado, en el inventario de la entidad.

4.6 GASTOS DE EQUIPAMIENTO

Se considera equipamiento la adquisición de elementos de inmovilizado, distintos a terrenos y edificios, afectos a la actividad subvencionable, tales como: maquinaria, mobiliario, equipos informáticos, ofimáticos, audiovisuales, elementos de transporte y otro equipamiento inventariable.

Los gastos de equipamiento se justificarán mediante la siguiente documentación:

o En caso de adquisición de equipamiento por importe superior a 15.000 euros, los tres presupuestos solicitados, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31.3 de la LGS, y justificación del elegido.

o Factura de la casa suministradora con indicación de las unidades suministradas, precio unitario e importe total de la adquisición realizada.

o Declaración responsable del representante legal de la entidad subvencionada en la que conste la recepción de lo adquirido, su conformidad y la inclusión de los bienes en el inventario de la entidad.

o No se podrán aportar como justificantes, las notas de entrega ni las facturas pro-forma.

4.7 GASTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Son gastos de gestión y administración los gastos de funcionamiento habitual de la entidad ejecutante, no pudiendo superar el 9 por 100 del importe total del proyecto

Se podrán imputar a estos gastos:

o El importe de los contratos suscritos con gestores que tengan por finalidad la administración de los proyectos subvencionados.

o Gastos derivados de la realización de auditorías externas sobre la gestión de la entidad y/o de la implantación de procedimientos de control de calidad en relación con el proyecto a subvencionar.

o Los gastos ocasionados con motivo de la gestión y/o coordinación general del programa/s como material de oficina, mantenimiento de la sede de la entidad, teléfono etc.

18

La justificación de estos gastos se efectuará mediante los correspondientes contratos, en su caso, en los que figuren los honorarios y las horas estimadas, y las facturas y documentos acreditativos del pago.

o Las retribuciones ocasionadas por el personal administrador y/o coordinador de los programas o con categoría administrativa, incluidas las cuotas de seguros sociales. Estas retribuciones no podrán ser superiores a la tabla para grupos profesionales que figura en el presente manual para gastos de personal y su justificación deberá cumplir todos los requisitos establecidos para el personal laboral y con arrendamiento de servicios imputado en la partida de personal.

La justificación de estos gastos se efectuará de conformidad con lo establecido en el presente manual para la acreditación de gastos derivados de retribuciones de personal.

4.8 OTROS GASTOS

Únicamente podrá subvencionarse el importe del IVA de las facturas aportadas cuando dicho impuesto no sea susceptible de recuperación, es decir, cuando la entidad tenga reconocida la exención del IVA.

Es importante señalar que los gastos se imputarán por el importe de la base imponible de la factura. Sólo en el supuesto de que el beneficiario esté exento, se considerará también como gasto subvencionable el importe correspondiente a dicho impuesto. En tal caso, la entidad deberá aportar la correspondiente resolución o certificado de la Agencia Tributaria reconociendo dicha exención

4.9 SUBCONTRATACIÓN

De conformidad con lo establecido en el art 29 de LGS, se entiende que un beneficiario subcontrata cuando concierta con terceros la ejecución total o parcial de la actividad que constituye el objeto de la subvención, quedando fuera de este concepto la contratación de aquellos gastos en que tenga que incurrir el beneficiario para la realización por sí mismo de la actividad subvencionada.

Únicamente se podrá subcontratar con terceros la prestación de servicios, por un importe no superior al 50% de la subvención concedida, siempre que tal extremo figure en el proyecto subvencionado.

Cuando la actividad concertada con terceros exceda del 20 por ciento del importe de la subvención y dicho importe sea superior a 60.000 euros, la subcontratación estará sometida al cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Que el contrato se celebre por escrito. b) Que la celebración del mismo se autorice previamente por la Dirección General

competente.

19

5. DOCUMENTO ACREDITATIVO DEL GASTO

La entidad beneficiaria de la subvención, acreditará los gastos realizados mediante la presentación de las facturas, nóminas y demás documentos justificativos del gasto.

Las facturas que se presenten, deberán cumplir lo exigido por el Real Decreto 1619/2012, relativo a las obligaciones de facturación. Se comprobarán, entre otros datos:

- Número de factura, serie, fecha de expedición y datos identificativos del expedidor - Datos identificativos del destinatario, que deberá ser la entidad subvencionada o las

ejecutantes. - Descripción detallada y precio unitario de la operación y su contraprestación total. Deberá

reflejarse el IVA correspondiente; cuando la cuota se repercuta dentro del precio deberá indicarse "IVA incluido".

- El recibí con la firma y el sello del emisor de la misma. - Forma de pago de la factura: metálico, transferencia o cheque.

Todas las facturas deberán ir acompañadas del correspondiente comprobante de abono.

En la partida de Mantenimiento y Actividades, con carácter excepcional y cuando por la pequeña cuantía de los gastos sea difícil su justificación mediante facturas completas, estas podrán sustituirse por facturas simplificadas (antiguo ticket) que se acompañarán de una certificación de la entidad, haciendo constar que dichos gastos se han realizado por la misma con cargo a la subvención concedida, detallando el origen de estos y los conceptos a que corresponden. El uso de la factura simplificada se efectuará de conformidad con lo establecido en la normativa anteriormente mencionada.

Cuando excepcionalmente, las facturas que se presenten estén emitidas en papel, deberán ir estampilladas manualmente, con el siguiente literal:

La presente factura ha servido para la justificación de la subvención concedida por la Consejería de Políticas Sociales y Familia de la Comunidad de Madrid de conformidad con la Orden/Acuerdo por el que se establecen las bases reguladoras y convocatoria 2017.

El importe de esta factura se imputa al gasto………….………… de forma ☐ total ☐ parcial

Porcentaje de imputación (en caso de imputación parcial):

Importe de imputación:

La aportación de las facturas debidamente escaneadas, junto con el resto de documentación justificativa, requiere además del estampillado (cuando es en papel), ir acompañada de una declaración responsable justificando su no aportación previa a otras subvenciones, además de la realidad y legalidad del gasto.

20

6. DOCUMENTO ACREDITATIVO DEL PAGO

La entidad beneficiaria además de acreditar los gastos realizados, debe justificar el pago de estos en totalidad.

Si el documento acreditativo del pago, justifica más de un gasto se adjuntará un desglose de gastos el cual deberá estar firmado por la entidad beneficiaria.

El pago identificará claramente su correspondencia con el documento justificativo de gasto.

En el caso del pago de nóminas mediante remesa, junto con el extracto bancario con la suma de los importes de todos los trabajadores, deberá presentarse el desglose por trabajador, sellado por la entidad financiera, en el cual se identifique a los trabajadores imputados a la acción, mensualidad a la que se refiere, importe y fecha de cargo.

Los pagos se podrán efectuar por los siguientes medios y justificarse con los correspondientes documentos justificativos que deberán consistir:

o En caso de pago por transferencia o ingreso en cuenta, se justificarán mediante la orden de transferencia o de ingreso en cuenta, en la que estén identificados el ordenante y el beneficiario de la operación, así como el documento justificativo del gasto, debiendo estar sellado por la entidad financiera o la correspondiente validación mecánica; en caso de que no conste tal extremo, se acompañará certificación o extracto de la entidad financiera acreditativo del cargo. En el caso de transferencia telemática se justificará con el extracto de la entidad financiera en el que aparezca reflejada la operación. El extracto de la entidad financiera debe contener la identidad del titular de la cuenta que ha de ser el beneficiario de la subvención, la numeración completa de la cuenta con 20 dígitos, la fecha del pago, el concepto que identificará claramente su correspondencia con el documento justificativo del gasto y el importe del pago. En todos los extractos constará la firma y el sello de la entidad financiera, teniendo validez los obtenidos por vía telemática.

o En caso de pago mediante domiciliación en cuenta, se justificará con el adeudo por domiciliación o el extracto de la entidad financiera acreditativo del cargo. También se podrá justificar con certificación expedida por la entidad financiera en la que se identifique el documento justificativo del gasto que se salda.

o En caso de pago con cheque nominativo, se justificará mediante fotocopia del cheque o recibo en el que se haga constar que ha recibido el cheque del que expresará su número y fecha de emisión, proveedor, importe, número, concepto y fecha de emisión del documento justificativo del gasto que se salda, fecha del pago, firma indicando nombre, apellidos y NIF de la persona que firma, así como el sello en su caso. Se aportará certificación o extracto de la entidad financiera acreditativo del cargo en cuenta.

Solo se admitirán los documentos originales emitidos por el banco, no se admitirán pantallazos o similares.

21

7. REINTEGRO

7.1. REINTEGRO POR INCUMPLIMIENTO

Una vez terminada la revisión y comprobación de la justificación documental de las subvenciones por parte del órgano gestor, se procederá a efectuar el correspondiente informe técnico, pudiendo exigir a la entidad beneficiaria el reintegro total o parcial de la subvención, mediante el procedimiento regulado en el Capitulo II, Titulo II de la LGS (art. 41 y siguientes), recayendo la obligación de reintegro sobre la entidad beneficiaria.

En función de los gastos y pagos justificados y las actividades realizadas, siempre que el cumplimiento se aproxime de modo significativo al cumplimiento total y quede acreditada una actuación inequívocamente tendente a la satisfacción de sus compromisos, el órgano competente determinará la cantidad a reintegrar por la entidad beneficiaria, respondiendo al principio de proporcionalidad.

Siempre que proceda el reintegro por alguna de las causas señalados en la citada normativa, se procederá, además del reintegro de las cantidades percibidas, a exigir el interés de demora correspondiente, de conformidad con lo previsto en el art. 38 de LGS.

7.2. DEVOLUCIÓN VOLUNTARIA

La devolución voluntaria es aquella que se realiza por parte del beneficiario sin el previo requerimiento de la Administración.

La devolución de los remanentes no aplicados por parte del beneficiario se realizará en la cuenta corriente número ES98 0049 1892 6126 1021 9331 a nombre de la Comunidad de Madrid. El correspondiente resguardo del ingreso realizado, se remitirá al órgano gestor competente, indicando el número de expediente, proyecto, cuantía y convocatoria de referencia.

Los intereses de demora se calcularán, conforme a normativa.

8. DOCUMENTOS A PRESENTAR

El representante legal de la entidad solicitante será el encargado y responsable de realizar la presentación de toda la justificación de los gastos, en tanto que es el interlocutor único de cara a la Administración.

Los anexos que deben presentarse son:

22

NOMBRE DEL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO ANEXO Nº 5 de la Orden ANEXO Nº IV del Acuerdo de 20 de febrero

anexo 5orden anexo IV

Memoria de Actuación

ANEXO Nº 6 de la Orden ANEXO Nº V del Acuerdo de 20 de febrero

anexo 6orden anexo V

Gastos de alojamiento y manutención

ANEXO Nº 7 de la Orden ANEXO Nº VI del Acuerdo de 20 de febrero

anexo 7orden anexo VI

Gastos de desplazamiento

ANEXO Nº 8 de la Orden Declaración responsable de concurrencia de ayudas y gratuidad de los servicios prestados

*Orden 1463/2017: Concurrencia competitiva *Acuerdo de 20 de febrero 2018: Concesión directa

Modelos propuestos para la memoria económica

Modelo 1 Resumen memoria económica justificativa

Modelo 2 Relación gastos de personal

Modelo 3 Relación gastos de artículos de consumo, suministro y servicios generales

Modelo 4 Relación de gastos de viaje, estancia y dieta

Modelo 5 Relación de gastos de inversión - alquiler

• Si al cumplimentar alguno de los modelos impresos, el espacio disponible en algún apartado de los Anexos no fuera suficiente para reflejar los datos solicitados, la entidad deberá adjuntar la información necesaria en hoja aparte, señalando el número y la denominación del apartado al que ésta corresponde. Asimismo, la documentación complementaria que se aporte deberá identificarse con el número y denominación del apartado y Anexo al que se refiera.

• Cada uno de los anexos y modelos referenciados anteriormente se presentarán por proyecto, excepto el anexo 6/V y 7/VI por gasto.

• Se deberán motivar las desviaciones acaecidas respecto del presupuesto inicial o cualquier otro aspecto que la entidad considere susceptible de aclaración.

23

MODELO 1: Resumen memoria económica justificativa

DATOS DE LA ACTUACION

Nº Expediente :

Entidad Solicitante: CIF:

Entidad Ejecutante : CIF:

Proyecto:

Línea: Sublínea:

PRESUPUESTO A JUSTIFICAR

Partida presupuestaria

Subvención concedida

Gastos justificados Diferencia

Retribuciones de personal

Mantenimiento y Actividades

Dietas y gastos de viaje

Adquisición de inmuebles

Obras

Equipamiento

Gastos de gestión y administración

TOTAL

* Para las partidas que hayan sufrido modificaciones, se deberá justificar y explicar debidamente dichas desviaciones respecto al presupuesto descrito en la memoria inicial.

24

Modelo 2: Relación gastos de personal

RELACION DE GASTOS DE PERSONAL

nº Expediente : Convocatoria:

Entidad Solicitante: Entidad Ejecutante: Año ejecución:

Proyecto:

Línea: Sublinea: Fecha y firma Representante legal

Nº orden

según relación de

facturas

Trabajador (apellidos y nombre) DNI Puesto de

trabajo Grupo

cotización Mes Periodo

imputable (días)

Importe mensual

bruto

Seguridad Social a cargo

empresa

Total coste personal

% imputado al proyecto

TOTAL mensual imputado proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Total GASTOS 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00% 0,00 €

25

Modelo 3: Relación gastos de artículos de consumo, suministro y servicios generales

RELACION DE GASTOS DE ARTICULOS DE CONSUMO, SUMINISTRO Y SERVICIOS GENERALES

nº Expediente : Convocatoria:

Entidad Solicitante: Entidad Ejecutante: Año ejecución:

Proyecto:

Línea: Sublínea: Fecha y firma Representante legal

Nº orden

según relación de facturas

Concepto Proveedor Descripción del gasto/ Relación con el proyecto

Fecha factura Fecha pago Total factura % imputado al

proyecto TOTAL imputado

proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Total GASTOS 0,00 € 0,00% 0,00 €

26

Modelo 4: Relación de gastos de viaje, estancia y dieta

RELACION DE GASTOS DE VIAJE ESTANCIA Y DIETA

Nº Expediente : Convocatoria:

Entidad Solicitante: Entidad Ejecutante: Año ejecución:

Proyecto:

Línea: Sublínea: Fecha y firma Representante legal

Nº orden según relación

de facturas Beneficiario Fecha

viaje/estancia/dieta Fecha de

liquidación Concepto Relación con el proyecto

Total coste viaje/dieta/estancia

% imputado

al proyecto

TOTAL imputado proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Total GASTOS 0,00 € 0,00% 0,00 €

27

Modelo 5: Relación de gastos de inversión - alquiler

RELACION DE GASTOS DE INVERSION - ALQUILER

Expediente : Convocatoria:

Entidad Solicitante: Entidad Ejecutante: Año ejecución:

Proyecto:

Línea: Sublínea: Fecha y firma Representante legal

Nº orden

según relación de

facturas Concepto Proveedor Relación con el proyecto Mes Fecha

factura Fecha pago

Total factura

% imputado

al proyecto

TOTAL mensual imputado proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Total GASTOS 0,00 € 0,00% 0,00 €