SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Programa de Formación:TG GESTION ADMINISTRATIVA

Código: 122115Versión: 101

Nombre del Proyecto:CAPACITACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS MYPIME DEL SUR CESAR.

Código:

Fase del proyecto: ejecuccion

Actividad (es) del Proyecto:

Actividad (es) de Aprendizaje: despachar la documentacion

Ambiente de formación ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

MATERIALES DE FORMACIÓNDEVOLUTIVO (Herramienta - equipo)

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)

Resultados de Aprendizaje:DESPACHAR LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS GRAMATICALES Y DE SINTAXIS, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, LAS NORMAS INTERNAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA DURACIÓN ESTIMADA.

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

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GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 15 DESPACHO DCUMENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

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Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Duración de la guía ( en horas):

Afianzaran los conocimientos en la utilización cuidadosa de los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos internos y externos y las tablas de retención documental. La aplicación de manera rigurosa los procedimientos para la recepción de los documentos y del manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente para el ingreso de los documentos.

La Clasificación y radicación de manera rigurosa los documentos para la organización, internos y externos, aplicando el software, las normas y la legislación vigente.

La distribución rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las funciones de cada una.

La realización de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas aplicando el manual de gestión documental.

La utilización responsablemente los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones.

La aplicación de manera cuidadosa la comunicación empresarial y las estrategias de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con la tecnología disponible. La participación activamente en la solución de situaciones

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2. INTRODUCCIÓN

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problémica, en equipo de trabajo con otros compañeros. La verificación de que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad.

La aplicación de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología y el aplicativo disponible. El

registro con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. Lla distribución oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.

La conservación responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la organización y la legislación vigente.

La aplicación cuidadosa con las técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería.

La realización rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental. La comprobación el registro de los documentos recibidos y despachados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estrategias (didácticas activas)1.- Método de preguntas2.- Socialización en plenariaTiempo invertido en el desarrollo de la actividad

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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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Presencial1 hora

Desescolarizada0 horas

Virtual0

ACTIVIDAD INDIVIDUAL:

1. Elabore un mapa conceptual sobre la importancia, elementos y utilidad de los manuales de funciones, procedimiento y gestión documental y archivo. Preséntelos en plenaria en carteleras interactivas y expóngalos.

2. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental? Expóngalo por medio una dinámica de juegos

4. ¿De acuerdo con el manual de operación y procedimientos, cuáles son los equipos y programas (aplicativos) para el recibo y despacho de documentos internos y externos? Expóngalo por medio de exposición oral, con apoyos visuales.

5. Investigue y exponga en que consiste el embalaje y despacho Documental, teniendo en cuenta gestión de la calidad. Socializar con sus compañeros en clase mediante video.

6. Teniendo en cuenta que la legislación vigente para el ingreso de los documentos son: ley 594 de 2000 - articulo 21; circular AGN 002 de 1997; Acuerdo AGN 060 de 2001; decreto 2150 de 1995 – articulo 32; investiga los formatos utilizados para tal fin y expóngalos mediante cartelera interactiva.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.Investiga y elabora un ensayo, mínimo de cinco folios, teniendo en cuenta los siguientes temas:

• Verificar y radicar los documentos internos y externos, utilizando la TRD, mediante software para el recibo y despacho documental.

• Clasificar la documentación recibida utilizando formatos, planillas y software para el registro y control de los mismos.

• Registra los documentos internos y externos recibidos y por despachar mediante manual de gestión documental.

• Aplicar técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos según las tecnicas de correo y mensajería.

• Distribuir los documentos y copias de las de pendencias encargadas para el trámite, de acuerdo con las funciones de cada una.

• Formalizar rigurosamente y el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite y el recordatorio de correspondencia recibida y distribuida según el manual de

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gestión documental

• Utilizar los elementos de protección de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional en su puesto de trabajo.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDAD INDIVIDUAL: Seleccione un organigrama e identifique las funciones de cada unidad Administrativa. Elabore cuadro de registro y Control de correspondencia recibida y despachada según sea el caso, registrando la siguientes información (asignar número de radicación). Tenga en cuenta que todas fueron recibidas el 22 de agosto.

• El jefe de la división Financiera, el señor Miguel Angel Luna envío una comunicación del 20 de agosto. En ella remite la cuenta de cobro 2836 por servicios prestados.

• El señor Juan David Vargas, envía una comunicación del 21 de agosto al departamento de relaciones industriales solicitando permiso por dos días debido a los problemas de salud de su señora madre. Su jefe el señor, Reinaldo Rey, respondió de inmediato autorizando dicho permiso.

• La señora Ruth Fontal de Cepeda envía una comunicación del 19 de agosto, en la cual solicita aclaración por el cambio en las condiciones de pago de la mercancía adquirida el pasado mes de julio.

• Hoy llegaron dos circulares internas dirigidas al jefe del área financiera refiriéndose al cambio de nuevo horario y la otra a las inscripciones de capacitación.

• Ayer llegaron dos circulares externas dirigidas al supervisor de ventas refiriéndose la una a las vacaciones de tres empleados y la otras a los nuevos servicios que prestara su empresa.

• El jefe de recursos humanos le solicita una hoja de vida para ingresar como Tecnólogo Gestor Administrativo. Uno de los requisitos es que debe entregarla, con toda la documentación y una carta de solicitud con exposición de los motivos por los cuales es apto para realizar este cargo.

• Escribe e imprima el formato adecuado y entréguela al aprendiz encargado de hacer entrega de la correspondencia que recibió.

• Además debe escribir un correo electrónico al Jefe de Producción donde informa que ya ha enviado los documentos del señor Miguel Angel Luna a la división financiera.

Recuerde que las características de una buena redacción son los enfoques positivos de claridad, sencillez, fuerza para convencer y excelente ortografía, entre otras.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

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Todo lo desarrollado en los ítems anteriores deberá contar con:

Elaboración de los documentos organizacionales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis coordinado con las normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos organizacionales.

Registración en el formato control de correspondencia.

Radicación documentos según actividad aprendizaje.

Envío de la correspondencia recibida mediante embalaje apropiado.

Registrar en el formato control de mensajería.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Evidencias de Desempeño:

Evidencias de Producto:

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ACTIVIDADES DEL PROYECTO

DURACIÓN (Horas)

Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles) Talento Humano (Instructores)

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad

industrial, salud ocupacional y medio ambiente

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

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Plazo precaucional: Tiempo prudencial de conservación de los documentos, una vez concluidas su vigencia, como prevención de posibles reclamaciones.

Tablas de retención de documentos: Lista de registro por el tipo de documentos, series, etc. Que indica y determina a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y en el momento en que deben trasladarsen a la siguiente.

Vigencia: Capacidad o “fuerza” de un documento de archivo para testimoniar, obligar e informar

sobre un asunto.

Valor primario: Grado de utilidad que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, al destinatario o beneficiario del documento

Valor secundario: Cualidad que interesa a los investigadores, surge una vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente

• GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos - Administración de la información. Págs. 148

• Archivo General de la Nación http://www.archivogeneral.gov.co/

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

5. GLOSARIO DE TERMINOS

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Marlene Tarazona Florez

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