Guia Mific Sga Pymes Version 20141120

GUÍA INTERACTIVA PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN UNA EMPRESA

1. Establecimiento de Bases 2. Directrices 3. Identificación Aspectos (4.3.1.) + Requisitos legales ( 4.3.2.)4. Programa de Objetivos ( 4.4.3)5. Apoyo Organizacional 4.4. 6. Control Operacional 4.4.6 + 7 Emergencias 4.4.7.8.Verificación 4.5. 9. Mejora Continua

Compromiso de la Dirección4.2.Política Ambiental4.2. Aspectos Ambientales (4.3.1.)Establecimiento de Objetivos(4.3.3.)Estructura y Responsabilidades4.4.1Pautas de Control Operacional 4.4.6.Segumiento y medicion 4.5.1.Auditoría Interna4.5.5.

Designación de Responsables4.4.1. Fijación de Metas ( 4.3.3.)

Competencia Formación y Sensibilización4.4.2.

Emergencia4.4.7. Registro Cumplimiento Legal 4.5.2.Revision por Dirección 4.6.Evaluación Aspectos Ambientales4.3.1.

Documentación y su Control4.4.4.

NCC + AACC+ AAPP 4.5.3.Identificación requisitos legales ( 4.3.2.)

Comunicación4.4.3. Control de registros 4.5.4.

Bienvenidos a la Guía Interactiva para establecer un Sistema de Gestión Ambiental en una Empresa

Esta guía contienea información sobre los pasos necesarios para implantar un sistema de gestión ambiental ,t al y como se describen en la Guía de implementación.

-Paso 1: Establecimiento de las bases, con objeto de entender cómo la empresa está impactando al ambiente actualmente, mediante la identificación de impactos ambientales de los productos, procesos y servicios y cual es el compromiso que

adquiere .

-Paso 2: Política Ambiental, con objeto de documentar y dar a conocer públicamente los compromisos ambientales y el alcance

de su SGA . .

-Paso 3: Identificación de Aspectos Ambientales, con objeto de determinar cuáles aspectos ambientales son significativos, y darle una jerarquización para saber en cuál se enfocará primero, convirtiendo estas prioridades en objetivos para reducir impactos

ambientales .

-Paso 4: Programa de Objetivoss: con objeto de desarrollar,para aquellos aspectos ambientales significativos a los que se le haya establecido un objetivo, metas específicas que describen cómo logrará su objetivo, así como las formas de medir los logros.

-Paso 5: Implantación del Sistema de Gestión Ambiental, con objeto de planear el proceso de desarrollo del SGA y establecer proyectos administrativos ambientales para alcanzar sus

objetivos -

Paso 6 y 7: Control Operacional + Emergencias. con objeto escribir procedimientos para asegurar que las actividades se realicen en una forma que reduzcan el impacto ambiental.

-Paso 8, Verificación: que comprende las actividades de seguimiento y medicion, registros de evaluacion de cumplimiento

legal + NNNCC + AACC + AAPP + control de registros .

•Paso 9: Establecimiento de la Mejora Continua, con objeto de evaluar el correcto funcionamiento del sistema de gestión, para asegurar el éxito y la mejora continua.

¿Cómo usar la guía?

Para acceder a los elementos deseados pulse sobre ellos con el cursor. Para avanzar o retroceder pulse las flechas y para volver a la página inicial pulse inicio.

Para cada uno de los pasos se incluyen ejemplos de los documentos de apoyo .

Esta herramienta sólo pretende ser una guía que ayude a las Pymes a dar sus primeros pasos en la gestión ambiental, por lo que será necesario que adapten los documentos a su propia realidad y que añadan los que considere oportunos para controlar su desempeño eficientemente.

MIFICMINISTERIO DE FOMENTO, INDUSTRIA Y COMERCIO

Unidad de Gestión Ambiental

1. Establecimiento de BasesIntroducción

GUÍA INTERACTIVA SGA-PYMES

Inicio

El primer paso en la implantación de un sistema de gestión sostenible, al igual que en la implantación de un istema de gestión medioambiental, consiste en llevar a cabo un diagnóstico para poder conocer con exactitud el estado inicial de la organización. Así mismo incluye la definición de los responsables del desarrollo e implantación del SGA.

Este diagnóstico debe plantearse como un proceso participativo que incluya a los distintos grupos de interés de la organización, es decir, a todos aquellos afectados directa o indirectamente por sus actividades, productos y servicios.

1. Establecimiento de BasesCompromiso de la Dirección

Descripción

Notas

Documentos asociadosAspecto Fichero o enlace

Documentación


Inicio

Para lograr que el SGA realmente sea desarrollado e internalizado por la PYME, es necesario que haya un convencimiento al interno de la empresa sobre la necesidad de contar con dicho instrumento de gestión. Es por ello que la Dirección de la PYME deberá dar respuesta a una serie de reflexiones sobre los motivos que la llevan a implementar un sistema de gestión ambiental y los beneficios que de su implementación espera obtener.

Para ello se deberá reflexionar sobre lo siguiente:

- Decisión: ¿Por qué? - Propósito: ¿Para qué?

Aunque parezca una cuestión menor, conocer con claridad las razones que nos han empujado a emprender el esfuerzo de elaborar y poner en práctica un sistema de gestión es muy importante para garantizar un resultado final satisfactorio. Hay que tener en cuenta que en función de cuáles hayan sido nuestros objetivos de partida, serán diferentes los resultados que deseamos obtener.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 1: Compromiso de la Dirección

1. Establecimiento de BasesDesignación de Responsables

Descripción

Notas


Documentación Asignación de Responsabilidad


Inicio

Una vez adoptada la decisión de implantar un SGA, es de vital importancia tener respuesta para estas dos preguntas:

¿Quién es el responsable de la implementación del SGA? ¿Quién tiene la autoridad para imponer un proceso de gestión ambiental en la empresa?

Se deberan tomar las previsiones necesarias para la dotación de medios y recursos suficientes para la implantación del SGA. Para ello, desde el principio, la Dirección debe asegurarse de que los miembros del equipo de gestión ambiental dispongan de suficiente capacidad para poder llevar adelante, además de sus funciones habituales, el desarrollo y la implantación del SGA. Han de programarse recursos económicos, para la participación en talleres de trabajo y seminarios, así como para la tramitación de los permisos y autorizaciones administrativas pendientes.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 1: Designación de ResponsablesFormato 1 Asignación de Responsabilidades.doc

1. Establecimiento de las BasesRecopilación de Información e Identificación de Aspectos Ambientales

Descripción

Notas


Documentación

Diagrama de Flujo de Proceso Sector Vestuario

Diagrama de Flujo de Proceso en Sector Panificación

Diagrama de Flujo de Proceso del Sector Cuero-Calzado

Diagrama de Flujo de Proceso Sector Madera-Muebles

Diagrama de Flujo de Proceso Sector Agroindustria

Diagrama de Flujo de Proceso Sector Turismo

Diagrama de Flujo de Proceso Sector Artesanía

Diagrama de Flujo de Proceso Sector Industrial


Inicio

El trabajo de este paso involucra principalmente la recopilación y organización de información sobre las actividades de su empresa. Es el paso más importante que una PYME debe llevar a cabo para implantar un Sistema de Gestión Ambiental. Esta recopilación involucra cuatro actividades:

Describir mediante mapeos las actividades y procesos de su empresa, Identificar entradas y salidas de cada actividad y proceso Identificar aspectos ambientales asociados con cada entrada y salida, e Identificar requerimientos legales y otros.

Este análisis implica que la empresa realice una revisión sistemática y exhaustiva de las actividades, productos y servicios, que tienen una interacción con el medio ambiente, así como del grado de cumplimiento de la legislación ambiental que competa.

Lo que se pretende es conocer la situación actual de la PYME, con respecto al medio ambiente, con el fin de identificar los aspectos ambientales que se generan, es decir que residuos, que emisiones atmosféricas, que vertidos, etc., se producen como consecuencia de las actividades de la empresa. El conocimiento de estos aspectos va a ser clave para establecer los objetivos de mejora del Sistema de Gestión Ambiental.

1) El proceso de identificación de aspectos ambientales se realiza mejor a través de una discusión en grupo con empleados de todos los niveles de producción, personal de oficina y gerentes. Esto ayuda a tener una mejor visión de las distintas perspectivas, e involucra a todos en el proceso de comprender el componente ambiental de sus actividades diarias.

2) Por supuesto que la manera de realizar esta evaluación inicial dependerá de las características de la empresa; su tamaño y actividad. Las PYMES pueden realizar entrevistas, inspecciones, mediciones directas y/o hacer uso de “listas de verificación” ya elaboradas, dependerá (entre otros factores) de la naturaleza de las actividades de la organización. De cualquier manera, la metodología elegida ha de estar documentada

3) Ésta evaluación consiste en detectar los aspectos ambientales más importantes asociados a las actividades, productos y servicios de la organización. Resulta evidente la conveniencia de realizar esta labor desde un principio, ya que sólo partiendo de una correcta identificación de estos aspectos ambientales es posible diseñar un SGA adaptado a los problemas de la PYME. Vale la pena indicar que comprender y asumir los problemas ambientales es el primer paso, fundamental, para empezar a atacarlos.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 1: Identificación de Aspectosejemplo de P03 identificacion y evaluacion de ASPECTOS AMBIENTALES.docejemplo de formato 03 -de identificación y evaluacion de aspectos.docx

Caracterización Tecnologica y Flujo de Procesos Diagrama de Flujo de Proceso Confección de Vestuario (Maquila)

Diagrama de Flujo de Proceso de Xerigrafíado

Diagrama de Flujo de Proceso de Elaboración de Pan

Diagrama de Flujo de Proceso de fabricación de zapatos/botas y MarroquineriaDiagrama de Flujo de Proceso de Curtimbre

Diagrama de Flujo de Proceso de Elaboración de Artículos de Madera

Diagrama de Flujo de Proceso de Elaboración de Insumos AlimenticiosDiagrama de Flujo de Proceso Fabricación de Vino de Frutas TropicalesDiagrama de Flujo de Proceso de Elaboración de Dulce de RapaduraDiagrama de Flujo de Proceso de Beneficio de CaféDiagrama de Flujo de Proceso Fabricación de Productos Lácteos

Diagrama de Flujo de Proceso de HOTEL y de Preparación de Alimentos en Restaurantes

Diagrama de Flujo de Proceso de Elaboración y Decorado de Piezas de AlfareríaDiagrama de Flujo de Proceso de Fabricación de Tejas y Ladrillos

Diagrama de Flujo de Proceso de Producción de JabonesDiagrama de Flujo de Proceso de Talleres de Reparación de Baterías

2. DirectricesIntroducción

La Política de Sostenibilidad se apoya sobre los siguientes compromisos:

a) Cumplimiento de la legislación medioambiental y otros requisitos voluntarios que la organización suscriba.

b) Mejora continua.


Inicio

El segundo paso es la elaboración y aprobación de la Poítica Ambiental, documento público que describe los compromisos ambientales de la organización.

2. DirectricesPolítica Ambiental

Descripción

b) Incluye un compromiso de mejora continua y de optimizar el impacto ecológico, social y económico de sus actividades;

c) Incluye un compromiso de cumplir con la legislación y otros requisitos voluntarios aplicables asumidos al suscribir un acuerdo voluntario;

d) Proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metas de sostenibilidad;

e) Está documentada, implantada, mantenida al día y se comunica a todos los empleados;

f) Está a disposición del público.

NotasRecuerde:a) Además de indicar sus compromisos en el ámbito de la sostenibilidad, redefina su misión, visión y valores incorporando aspectos de sostenibili

b) Una vez elaborada, comuníquesela a todos sus grupos de interés.

c) Póngala a disposición pública (p.e. en su página web).

d) Utilícela para verificar periódicamente si los objetivos alcanzados por la organización concuerdan con los compromisos adquiridos.


Documentación

Política


Inicio

La Dirección debe de definir las directrices y la poítica ambiental de la organización que guiarán a los directivos y empleados de las empresas en una misma dirección. Para ello debe de asegurar que su misión, visión y valores incorporan aspectos de sostenibilidad y que la política:

a) Considera apropiadamente todos los aspectos relevantes de la sostenibilidad en relación a la naturaleza, magnitud e impactos de sus actividades, productos o servicios.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 2: Definición de Política Ambiental

Politica Ambiental modelo

Introducción


Inicio

3. Determinación de Aspectos Significativos y Establecimiento Objetivos

El tercer paso es la determinación de cuales son los aspectos significativos que merecen atención y la definición de los objetivos para mejorar los impactos generados por la organización.

Evaluación de Aspectos Ambientales

Descripción

Notas

Documentos asociadosDocumentación

Evaluación


Inicio


Una vez identificados los aspectos ambientales, acorde a lo establecido en el Modulo 1 se debe proceder a su evaluación para determinar cuales son los aspectos significativos de la empresa, de forma que se puedan tomar medidas de control y prevención.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 3: Evaluación de Aspectos SignificativosPROCEDIMIENTO MODELO DE ASPECTOS AMBIENTALESformato 03 - listado de identificación y evaluacion de aspectos.docx

Establecimiento de Objetivos

Descripción

Notas


DocumentaciónEstablecimiento de Objetivos


Inicio


La política ambiental señala un compromiso de mejoramiento continuo. Para controlar este proceso, la empresa requiere establecer objetivos que sirvan de vía para que el propósito de la política se transforme en acción. Los objetivos dictan el resultado esperado en términos de la mejora deseada en el impacto ambiental, no en términos específicos de cómo se puede realizar.

Como recomendación general, asuma el compromiso de mejorar aquellos aspectos que requieren la implantación de controles ambientales, que sean restringidos por normas ambientales, que causen mayor impacto al ambiente y que representen para su empresa un ahorro significativos de costos de operación.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 3: Establecimiento de ObjetivosPROCEDIMIENTO MODELO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METASMODELO DE formato 05 - Formato de objetivos y seguimiento.docx

4. Establecimiento de Metas y Medición del ÉxitoIntroducción


Inicio

El tercer paso es la determinación de cuales son los aspectos significativos que merecen atención y la definición de los objetivos para mejorar los impactos de sostenibilida de la organización.

4. Establecimiento de Metas y Medición del ÉxitoFijación de Metas

Descripción

Notas


DocumentaciónEstablecimiento de Metas


Inicio

Para cada objetivo que fijó para su aspecto ambiental significativo en el módulo 3, deberá establecer una meta correspondiente. Una Meta Ambiental es un requisito detallado del comportamiento, posible de cuantificar, aplicable a la empresa o a cualquiera de sus partes y que surge de los objetivos ambientales y es necesario establecer y cumplir en plazo definido para alcanzar dichos objetivos.

Cuando formule su meta considere cómo medirá los resultados. Necesitará establecer formas de medir el progreso en el cumplimiento de las metas, para poder evaluar su proceso y documentar el éxito.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 4: Definición de MetasFormato 5: objetivos y su seguimiento - ejemplo

4. Establecimiento de Metas y Medición del ÉxitoMedición de Resultados

Descripción

Para saber que las metas establecidas se han ido cumpliendo es necesario tener un programa de monitoreo y medición efectivo.

Notas


DocumentaciónMedición de Resultados


Inicio

Es importante establecer procedimientos claros para efectuar el seguimiento, calibrar y verificar periódicamente equipos y sistemas de medida utilizados, así como para evaluar periódicamente los resultados del desempeño ambiental con relación a los requerimientos del marco legal y de otros requisitos aplicables.

Mida cambios en el aspecto (por ejemplo reducción en residuos) con respecto a la producción de la empresa o a las ventas en lugar de por sí solo para evaluar la mejora ambiental. Los cambios en el aspecto pueden ser causados por cambios en el volumen en ventas sin que exista una mejora ambiental real.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 4: Medición de ResultadosFormato 18: control metrológico de equipos de medicion ambientalModelo de P16 EQUIPOS SEGUIMIENTO Y MEDICION.doc

4. Establecimiento de Metas y Medición del ÉxitoMedición de Éxito

Descripción

Lo que se quiere es lograr que las organizaciones aprendan de sus errores y, si es posible, se anticipen a ellos antes de que aparezcan.

Notas


DocumentaciónMedición de Éxito


Inicio

Es previsible que el Sistema de Gestión Ambiental no funcione correctamente desde el principio, lo normal es que se produzcan determinados incumplimientos con los requisitos marcados. Por tanto será necesario establecer un método para determinar las causas de nolograr las metas.

Es importante establecer procedimientos claros para efectuar el seguimiento, calibrar y verificar periódicamente equipos y sistemas de medida utilizados, así como para evaluar periódicamente los resultados del desempeño ambiental con relación a los requer

Mida cambios en el aspecto (por ejemplo reducción en residuos) con respecto a la producción de la empresa o a las ventas en lugar de por sí solo para evaluar la mejora ambiental. Los cambios en el aspecto pueden ser causados por cambios en el volumen en v

Sistema SGA-PYMES: Módulo 4: Medición de ÉxitoFormato 12: de NC + AC + APMODELO PROCEDIMIENTO P19 AACCPPMODELO DE PROCEDIMIENTO P18 No conformidades

5. Control OperacionalIntroducción


Inicio

El control operacional engloba un conjunto de procedimientos y controles esenciales para el funcionamiento del sistema, por lo que deberán estar documentados en todo caso. Debe ponerse el énfasis en los aspectos / impactos ambientales realmente significativos relacionados con la política ambiental para garantizar: el cumplimiento de la legislación, la prevención de la contaminación, la mejora continua y el logro de objetivos y metas.

5. Control OperacionalDesarrollo de Proceso

Descripción

Notas


Documentación


Inicio

Al escribir los controles operacionales para un aspecto ambiental significativo, determine los objetivos ambientales deseados, establezca metas de desempeño y redacte los controles operacionales (procedimientos) para asegurar que los objetivos se logren. Su empresa puede tener ya procedimientos. Estos deben ser revisados para estar seguros de que son consistentes con sus objetivos de Gestión Ambiental. Este módulo describe el proceso para desarrollar controles operacionales.

Los Controles Operacionales tienen como objeto asegurar la congruencia entre la política, objetivos y metas ambientales. Para su desarrollo, deben considerarse los aspectos ambientales que contribuyen a producir impactos ambientales significativos, incluyendo todas las actividades de la organización. Debe abordarse con sentido común, evitando interpretaciones excesivamente estrictas que podrían causar un exceso de burocracia y nula operatividad

Sistema SGA-PYMES: Módulo 5: Controles OperacionalesP11 ejemplo proc. C.Op. Aguas residualesP08 ejemplo C.Op. Mantenimiento P09 ejemplo proc. C.OP. gestion de residuosejemplo P14 Gestión de Consumosejemplo de formato 15 - formato de Registro de consumo de agua .docxejemplo formato 16 - formato de Registro de consumo de energia .docxejemplo de procedimiento de almacenamiento de productos quimicosEjemplo de gamas genericas de mantenimiento preventivo

6. Implantando su SGAIntroducción


Inicio

Asegurará el éxito de su SGA al desarrollar las capacidades y mecanismos de apoyo para cumplir su política ambiental, metas y objetivos. Este módulo cubre la planeación y el establecimiento de proyectos de administración ambiental para cada objetivo. Además, este módulo cubre las herramientas que le asistirán a mantener su SGA en buen camino: Un sistema de registro de cumplimiento legal y un proceso de desarrollo de un plan de preparación y respuesta a emergencias.

6. Implantando su SGAPlan de Gestión Ambiental

Descripción

Notas


DocumentaciónPROGRAMA


Inicio

Esta sección le ayudará a establecer proyectos de administración ambiental desarrollados para lograr cada meta y objetivo de los módulos previos. En términos generales estos Proyectos serían el equivalente a un Programa de Gestión Ambiental.

Básicamente es un Plan de trabajo que describe la forma como la empresa traducirá sus metas a acciones concretas, apuntando siempre al logro de los objetivos ambientales.

El Programa de Gestión Ambiental debe ser simple. La mejor forma de organizar el Programa es a través de una matriz que integre las acciones a seguir, según prioridad, medios requeridos, responsables y plazos para cada meta de cada objetivo ambiental.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 6: Programa de Administración..\Documentos Anexos\111-FORMATOS\formato 05 - Formato de objetivos y seguimiento.docx

6. Implantando su SGARegistro de Cumlimiento Legal

Descripción

La empresa debe disponer de un registro de los requisitos legales aplicables, al menos a nivel de artículo. No debe ser algo muy elaborado.

Notas


Documentación


Inicio

Sistema SGA-PYMES: Módulo 6: Registro Legalejemplo modelo de listado de requisitos legales extractado y su evaluaciónEjemplo de P04 REQUISITOS LEGALESCompendio Legal Ambiental Ene 2013_MIFIC

6. Implantando su SGAPreparación y Respuesta a Emergencias

Descripción

Notas


Documentación


Inicio

Habitualmente los planes de emergencia tienen como objetivo garantizar la seguridad para las personas en caso de accidentes inesperados o situaciones de emergencia. Se centran en las acciones que deben realizarse inmediatamente después del incidente (ejemplo: evacuación de las instalaciones en caso de incendio) y tienen una estrecha relación con los sistemas de seguridad y salud laboral.

En el contexto de un SGA sólo se hace referencia a consideraciones ambientales derivadas de situaciones de emergencia, pero es evidente que las organizaciones tenderán a realizar planes conjuntos de emergencia para temas de seguridad y medio ambiente.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 6: Emergenciasformato 10 - formato de ficha de actuacion en caso de emergencia-ambiental.docxformato 11 - formato ficha comprobación periodica pautas actuacion en caso emergencia.docxMODELO DE PROCEDIMIENTOS P17 EMERGENCIAS AMBIENTALES

7. Apoyo OrganizacionalIntroducción


Inicio

El apoyo organizacional efectivo es importante para lograr el éxito a largo plazo de su SGA. Este módulo cubre asignación de responsabilidades, entrenamiento, documentación, partes interesadas y comunicación.

7. Construyendo Apoyo OrganizacionalDefinición de Estructura Organizativa y Responsabilidades

Descripción

Para que el sistema opere bien, es necesario saber quién hace qué, cómo, cuándo y con qué autoridad.

Notas


Documentación


Inicio

La experiencia ha demostrado que los Sistemas de Gestión en los que no participa la dirección, mandos intermedios y empleados de una forma activa, se transforman en sistemas más burocráticos que eficientes. La empresa debe convencer a los empleados que el respeto al medio ambiente, no es una amenaza, sino una oportunidad de mejorar las condiciones de trabajo y poder enorgullecerse de trabajar en una buena empresa desde el punto de vista del medio ambiente.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 7: Definición de Estructuraorganigrama generico

7. Construyendo Apoyo OrganizacionalFormación, Sensibilización Ambiental e Implicación de los Trabajadores

Descripción

Notas


Documentación

Capacitación


Inicio

La actividad de cualquier empleado dentro de la empresa tiene un impacto sobre el medio ambiente, por lo que para que su trabajo se realice de forma correcta y sin causar impactos sobre el medio ambiente, debe de estar formado e informado.

La experiencia ha demostrado que los Sistemas de Gestión en los que no participa la dirección, mandos intermedios y empleados de una forma activa, se transforman en sistemas más burocráticos que eficientes. La empresa debe convencer a los empleados que el

Sistema SGA-PYMES: Módulo 7: FormaciónFormato 06: formato de plan de formaciónformato 07 - requisitos de cualificacion de puestos de trabajo.docxformato 08 - historial de formación del personal.docxejemplo de procedimiento de P06 FORMACION.doc

7. Construyendo Apoyo OrganizacionalDocumentación

Descripción

Notas


DocumentaciónControl de Documentación


Inicio

Cuando comience una nueva actividad como el desarrollo del SGA, es crucial documentar discusiones, planes, metas y programas. El documentar asegura que no se pierde información, y le permite rastrear su desempeño

Los documentos escritos son un medio para lograr que las actividades se lleven a cabo de una forma consistente desde dentro y fuera de la empresa. Gracias a la existencia de un nivel apropiado de documentos en la organización, la actuación ambiental ya no dependerá del concurso de grandes especialistas, pues existirá una manera de hacer las cosas aceptada por todos los empleados y que estará escrita y disponible en el mismo lugar donde se realizan las actividades

Los documentos "evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor funcionamiento del SGA y ello es una de las claves de la mejora continua de la actuación ambiental de la organización. Por este motivo es fundamental "mantener al día'' la documentación. Sí, por ejemplo, se establecieran una serie de prácticas ambientales en los almacenes, pero los empleados siguieran usando los documentos antiguos, los resultados no cambiarían de forma significativa en dicha zona. Esto es precisamente lo que se pretende evitar.

Nada más perjudicial para una organización que "rendir culto" a los documentos y llenar las estanterías de papeles que no son necesarios. Para determinar el nivel de documentación del SGA considerado como "apropiado" para la PYME bastará tener en cuenta consideraciones de sentido común sobre el tamaño de la empresa y la complejidad de sus actividades.

Los documentos del SGA no deben confundirse con “papeles” que contienen una información más o menos valiosa, sino que deben verse como "documentos vivos" que son aprobados por una persona autorizada, son revisados periódicamente y, cuando no son vigentes, son destruidos y substituidos por otros. Conviene subrayar que, aunque el control de la documentación es necesario para asegurar el adecuado funcionamiento del SGA, la atención principal de la organización debería centrase en la implantación y funcionamiento efectivo de la gestión ambiental.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 7; Documentaciónejemplo de formato de control de la documentacion . 01 - listado de control de documentacion.docxejemplo procedimiento de de P01 CONTROL DE LA DOCUMENTACIONEJEMPLO DE MANUAL DE MEDIO AMBIENTE Capitulo 1 EJEMPLO DE MANUAL DE MEDIO AMBIENTE Capitulo 2EJEMPLO DE MANUAL DE MEDIO AMBIENTE Capitulo 3EJEMPLO DE MANUAL DE MEDIO AMBIENTE Capitulo 4EJEMPLO DE MANUAL DE MEDIO AMBIENTE Capitulo 5EJEMPLO DE MANUAL DE MEDIO AMBIENTE Capitulo 6

7. Construyendo Apoyo OrganizacionalComunicación

Descripción

Notas


Documentación


Inicio

Comprende la existencia y empleo de procedimientos para informar internamente, dentro de la organización, y, externamente, a las partes interesadas, de las actividades ambientales que desarrolla la empresa. Esta acción sirve de motivador a los propios empleados de la empresa ya que estimula la comprensión y aceptación del SGA implementado, a la vez que informa al público del esfuerzo emprendido por la organización por mejorar su desempeño ambiental.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 7: Comunicaciónformato 09 - formato de Comunicaciones .docxEJEMPLO DE P07 COMUNICACION

8. Mejora ContinuaIntroducción

En este bloque se desarrollan fundamentalmente las actividades de Auditoria Interna y de Revision del Sistema por Dirección.


Inicio

8. Mejora ContinuaAuditoria Interna

Descripción

Notas


Documentación

Evaluación Interna


Inicio

Para asegurarse de que su SGA está logrando sus metas generales delineadas por su política ambiental, necesitará establecer procedimientos para un proceso de evaluación y asignar a personas responsables por lograr las evaluaciones en una forma regular. En general, las evaluaciones se conducen a través de entrevistas, examen de documentos, observación de actividades y revisión de resultados de mediciones. Deben conducirse evaluaciones periódicamente, por ejemplo, cada trimestre. El propósito de la evaluación es desarrollar información para la revisión de la gerencia y tomar acciones correctivas donde sea necesario.

Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal perteneciente a la organización o por personas externas seleccionadas por la organización. En cualquier caso, las personas que conduzcan la evaluación deben estar en la posición de hacerlo de una forma imparcial y objetiva.

Ejemplo de Formato 19: de plan de auditoriaFormato 20: Formato de informe de auditoria InternaEjemplo de procedimiento de auditoria

8. Mejora ContinuaRevision Por la Dirección

Descripción

Notas


DocumentaciónCapacitación


Inicio

Para mantener la mejora continua, la adecuación y efectividad de su sistema de administración ambiental y por lo tanto su desempeño, la alta gerencia de su organización debe revisar y evaluar el sistema de gestión ambiental a intervalos definidos, por ejemplo trimestralmente. El alcance de la revisión debe ser exhaustivo, aún cuando no todos los elementos de un sistema de administración ambiental necesitan ser revisados a la vez, y el proceso puede llevarse a cabo sobre un periodo determinado de tiempo.

Las pautas donde se describen quien hace la revision del sistema por Direccion, con que frecuenccia, en base a que informacion, y empleando que formatos, se determinan en el manual de Medio ambiente, en su capítulo seis.

Sistema SGA-PYMES: Módulo 8: Revisión GerencialFormato 21: Registro Revisión Gerencial

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