Guia d'implementació d'un projecte de gestió documental en un ...

Guia d’implementació d’un projecte de gestió documental en un entorn electrònic

Arxivísticai gestió documentalEinesNúm. 6

Guia d’implementació d’un projecte de gestió documental en un entorn electrònic

Arxivística i gestió documental Eines Núm. 6

© Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Subdirecció General d’Arxius i Museus

Dipòsit legal: B 18805-2014 Maquetació: Entitat Autònoma del Diari Oficial i de Publicacions

El document Guia d’ implementació d’un projecte de gestió documental en un entorn electrònic editat pel Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya està subjecte a una llicència de Reconeixement-NoComercial 4.0 Internacional de Creative Commons. Se’n permet la còpia, la distribució i la comunicació pública sense ús comercial, sempre que se’n citi la font.

Sumari

9 Preàmbul

11 1. Objecte i estructura de la guia

13 2. Conceptes inicials

16 3. Com es pot començar? 16 3.1. Com s’identifica un projecte sobre el qual es necessita actuar? 19 3.2. Com s’ha d’enfocar la inclusió dels requisits documentals? 21 3.3. La planificació del projecte

24 4. Quina anàlisi s’ha de fer? 24 4.1. Determinació de l’anàlisi que es requereix 29 4.2. Com s’ha de fer l’anàlisi dels processos de treball per a la identificació dels documents i

els requisits documentals? 29 4.2.1. La identificació de les sèries documentals. Com utilitzar el quadre de classificació

funcional? 30 4.2.2. La identificació dels tipus documentals en cada sèrie documental. Com utilitzar

el quadre de tipus documentals? 31 4.2.3. Els fluxogrames de processos i els documents. La participació en processos d’op-

timització i simplificació 32 4.2.4. Identificació de requisits documentals específics

34 5. Com es dissenyen els processos de gestió documental? 34 5.1. Els elements genèrics 34 5.1.1. Els repositoris i el model d’informació 39 5.1.2. El perfil d’aplicació per a les metadades 41 5.1.3. El model i els criteris d’accés 41 5.1.3.1. Consideracions generals 43 5.1.3.2. Com es construeix el model d’accés? 46 5.1.3.3. Com es posa en funcionament el model d’accés? 47 5.2. Els processos i controls documentals 48 5.2.1. La creació de documents 48 5.2.1.1. Estats dels documents 49 5.2.1.2. Formats 50 5.2.1.3. Versions 51 5.2.1.4. Plantilles de documents 51 5.2.2. Definició del procediment de captura 51 5.2.2.1. Mètode de captura 54 5.2.2.2. Identificador de documents i expedients 56 5.2.2.3. Classificació i assignació dels tipus documentals 57 5.2.3. Integració amb el registre 60 5.2.4. La digitalització segura 64 5.2.5. L’aprovació, validació o signatura de documents 66 5.2.6. L’obertura i tancament d’expedients. L’índex de l’expedient

69 5.2.7. La disposició. Com s’han d’utilitzar les TAAD? 72 5.2.8. Com cal plantejar les accions de preservació? 72 5.2.8.1. Els repositoris de conservació a llarg termini 74 5.2.8.2. Els plans de preservació 75 5.2.8.3. Les estratègies de conversió de formats 75 5.2.8.4. El manteniment de l’autenticitat i la integritat 77 5.2.8.5. Emmagatzematge 77 5.2.9. La gestió de les còpies de documents electrònics

79 6. Com s’ha d’abordar la implementació? 79 6.1. Les proves abans de la posada en producció 79 6.2. El procés d’implantació i desplegament 80 6.3. Com s’ha d’abordar la gestió del canvi? 81 6.3.1. Com cal plantejar la formació i la comunicació? 82 6.3.2. La documentació de suport a desenvolupar 83 6.4. Planificar l’avaluació 84 6.5. El suport després de la implementació

85 Agraïments

86 Annex A. Llista de verificació

9Preàmbul

Preàmbul

La Guia d’implantació d’un projecte de gestió de documents en un entorn electrònic és un conjunt d’instruccions, recomanacions i recull de bones pràctiques que tenen com a finalitat principal ser una eina útil per aplicar les directrius que estableix l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya.

La Guia, per tant, respon a la necessitat de l’Administració de la Generalitat de gestionar els documents electrònics que actualment està produint, com també els que es produeixin en un futur proper. Con-seqüentment, tant la Guia com el mateix protocol han estat redactats tenint present que actualment les tecnologies per gestionar documents en el si de l’Administració de la Generalitat s’apliquen de maneres molt diverses en els ens i els organismes. Aquesta normativa també vol facilitar la transició a un nou escenari, que ha d’estar caracteritzat per un ús homogeni del model de gestió documental i, ben probablement, l’ús per part dels departaments i dels ens de menys programaris per gestionar documents i amb funcionalitats més avançades.

Pel que fa al contingut de la Guia, inclou com s’hauria d’abordar un projecte de gestió de documents en un entorn electrònic: el plantejament inicial, la planificació, l’anàlisi i el disseny de processos do-cumentals i també com abordar-ne la implementació. El plantejament es basa en la realitat de la gestió actual de documents dels departaments i ens, i per això es presenten exemples de bones pràctiques que ja s’estan duent a terme a l’Administració de la Generalitat. Aquesta Guia es complementa amb les guies tècniques específiques sobre la implementació dels instruments tècnics de gestió documental, que el Departament de Cultura anirà fent públiques.

Pel que fa a la normativa que dóna cobertura a la Guia, l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalu-nya, interessa remarcar que respon a un replantejament del projecte SIGeDA que va dur a terme el Govern de la Generalitat l’any 2012. Així, en el període 2007-2010, el projecte es va orientar a establir un model de gestió documental, a conèixer la situació en matèria de gestió de documents dels departaments i ens de la Generalitat, a seleccionar un programari que permetés la gestió dels documents en fase de tramitació i arxiu, i a construir una plataforma tecnològica pròpia que donés servei al conjunt de l’Administració. Tots els objectius es van assolir, excepte el darrer, a causa, principalment, del canvi de model tecnològic que el Govern de la Generalitat va acordar a escala corporativa l’any 2011. En aquest replantejament, el Govern, mitjançant els acords de 24 gener de 2012 i d’11 de febrer de 2014, sobre l’aprovació de mesures i projectes corporatius a desenvolupar per desplegar l’Administració electrònica a l’Administració de la Generalitat de Catalunya, va assignar al Departament de Cultura el desenvolupament de la normativa tècnica i va encomanar al Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació que donés una solució, mitjançant la formula de col·laboració publicoprivada, que dotés l’Administració de la Generalitat d’una plataforma de gestió de documents electrònics i d’arxiu.

Finalment, vull posar en relleu que tant l’Ordre com la Guia han tingut el suport d’un grup expert de responsables d’arxius centrals administratius. Aquest suport ha permès elaborar una normativa que s’ajusta a la realitat i que, per tant, en fa factible la implementació.

Ara, mitjançant un seguit d’accions de suport tècnic, formació, increment de mitjans i supervisió, caldrà treballar per aconseguir que els departaments i els ens puguin incorporar les directrius tècni-

10 Guia d’implementació d’un projecte de gestió documental en un entorn electrònic

ques que es preveuen i que, en darrer terme, tenen com a finalitat aconseguir una administració més eficient i transparent.

Joan Pluma i Vilanova Director general d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni Departament de Cultura

Barcelona, desembre de 2014

11Objecte i estructura de la guia

1. Objecte i estructura de la guia

Aquest document té com a objecte proporcionar una guia pràctica per a la implantació d’un projecte de gestió documental en els ens i organismes de la Generalitat de Catalunya, per al desenvolupament del qual hauran de complir amb les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu aprovat per l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el protocol de gestió de docu-ments electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya.

La guia s’estructura en diferents capítols que segueixen la seqüència lògica dels passos que cal dur a terme en la implantació d’un projecte. Tanmateix, pot ser que algunes de les activitats descrites en aquesta guia es desenvolupin en paral·lel o d’una forma tan interrelacionada que no sigui possible identificar-les de manera individualitzada. Per tant, la seqüència seguida en un projecte concret no té perquè ser exacta-ment la mateixa que la descrita, encara que aquesta circumstància no invalida el contingut de la guia.

En cadascun dels capítols s’han volgut descriure les bones pràctiques reconegudes en el moment actual. Per determinar-les s’han tingut en compte les experiències dels diferents ens i organismes de la Generalitat i d’altres organismes de les administracions públiques, així com les pautes que dóna la normativa internacional, l’estat actual de la tecnologia aplicable i els darrers desenvolupaments nor-matius de compliment obligat.

En un entorn canviant i en desenvolupament continu, tot sovint es produeixen novetats en la tec-nologia, la legislació o l’enfocament de la manera com les organitzacions resolen el repte de la gestió dels documents electrònics. Per tant, aquesta guia representa l’estat de l’art en la data de la seva actu-alització, però està oberta als canvis, les addicions i les supressions que es deriven de l’experiència en l’aplicació de solucions i de les novetats tecnològiques, legislatives i normatives que es vagin produint en el decurs del temps.

En tots els capítols, a més de la descripció de les bones pràctiques, s’incorporen en una forma gràfica diferenciada les anotacions següents:

En el requadre de color verd s’indiquen les directrius del protocol de gestió de documents elec-trònics i arxiu que són d’aplicació a cadascun dels capítols, remarcant-les com en aquest exemple.

En el requadre de color rosa es descriuen els possibles escenaris que es presenten a la pràctica en una determinada qüestió i les característiques de cadascun:

Escenari A

Escenari B

En el requadre de color blau s’inclouen exemples reals relacionats amb la temàtica del capítol, procedents d’instàncies de la Generalitat o d’altres administracions de Catalunya. Tots els exemples d’aquesta guia tenen una finalitat il·lustrativa, per entendre millor allò que es descriu. En cap cas esdevenen directrius o prescripcions a seguir, només exposen una realitat.


En un requadre en color blanc i amb lletra cursiva s’inclouen advertències que cal tenir en compte en la implantació de projectes de gestió documental.

Tots els capítols comencen amb una entrada que recull les idees clau que s’hi desenvoluparan.

13Conceptes inicials

2. Conceptes inicials

Un element bàsic d’inici és que el conjunt d’actors implicats en un projecte de disseny de processos electrònics han de partir del mateix concepte de document administratiu electrònic i d’ expedient electrònic.

En el nostre marc legal s’entén per document “tota expressió en llenguatge oral, escrit, d’imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials de l’home i dels grups humans”.1 La Llei 10/2001, d’arxius i documents, en enumerar quins són els documents públics, indica que són “aquells que produeixen o reben en l’exercici de llurs funcions el president, el Govern i l’Administració de la Generalitat”.2

Així, una característica fonamental de qualsevol document,3 amb independència del seu format, és que es deixa constància d’una activitat o acció. A més, un element distintiu dels documents és que el seu contingut ha de presentar-se en una forma fixa, és a dir, ha de ser una representació permanent de l’acció duta a terme. Les estratègies desenvolupades per l’Administració han d’estar orientades a mantenir aquests documents en la seva forma fixa i inalterable durant el període de conservació que es requereixi.

Sobre això, és important tenir en compte que:

• Lanostralegislaciónorestringeixelconceptededocumentpúblicaaquellsquehanestatcreatsen el marc del procediment administratiu, sinó que inclou també aquells documents de caràcter polític i directiu elaborats pels alts càrrecs de l’Administració pública.

• Enunentornelectrònicpodenserdocumentspúblicselsmissatgeselectrònics,elsfullsdecàlcul,els processadors de text, les presentacions, els llocs web o la informació que resideix en sistemes de gestió.

Com es pot identificar un document públic en un entorn electrònic? Les cinc qüestions següents ens proporcionen una llista de control ràpida i simple per identificar què és un document públic:

• Esvacrear,enviarorebreeneldecursdelatramitaciód’unassumpte?

• S’hidocumentaunadecisióadoptada?

• S’hidocumentaelprocésperarribaraunadecisió?

1. Article 19 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català, http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDe-partament/SID/Documents/Arxiu/LLEI%209_1993,%20de%2030%20de%20setembre,%20del%20patrimoni%20cultural%20català.pdf.

2. Article 6 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/SID/Documents/Arxiu/LLEI%2010_2001,%20de%2013%20de%20juliol,%20d%E2%80%99arxius%20i%20do-cuments.pdf

3. Notes extretes del document Queensland State Archives. Identifying a Public Record in the Electronic Environment. http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/identifying_pub_record_e_envi-ron_200503.pdf.

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/SID/Documents/Arxiu/LLEI 10_2001, de 13 de juliol, d%E2%80%99arxius i documents.pdf



http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/identifying_pub_record_e_environ_200503.pdf

http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/identifying_pub_record_e_environ_200503.pdf

http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/SID/Documents/Arxiu/LLEI%209_1993,%20de%2030%20de%20setembre,%20del%20patrimoni%20cultural%20catal%C3%A0.pdf


• S’hidocumentaelfetdedonarunconselloassessorament?

• Lalegislación’exigeixexpressamentlaconservació?

Si la resposta a qualsevol d’aquestes preguntes és afirmativa hem de considerar que es tracta d’un do-cument públic i ha de ser capturat i gestionat d’acord amb els requeriments de la normativa específica de la Generalitat en aquesta matèria.

Tanmateix, per a alguns documents electrònics la resposta a aquestes preguntes pot ser difícil de determinar, especialment pel que fa als documents produïts en sistemes de gestió i en els llocs web. La gestió dels documents sense extreure’ls de les pròpies aplicacions de gestió o de les bases de dades és un camí que està començant a ser explorat internacionalment. Per emprendre aquesta direcció es requereix una anàlisi específica i unes condicions que permetin el redisseny de les aplicacions de gestió o la seva substitució per altres de nova generació. Mentre aquestes condicions es produeixen en la majoria dels entorns i, en el nostre cas, amb el suport de la legislació (Llei 11/2007), la gestió dels documents i expedients electrònics s’enfoca com la gestió d’objectes digitals (independentment que s’hagin creat en una aplicació de gestió o es componguin amb les dades emmagatzemades en una base de dades), que s’emmagatzemen en diferents formats en repositoris digitals específics per a la gestió de documents.

Pel que fa a la noció d’expedient, en el nostre marc legal s’entén per expedient administratiu el conjunt de documents corresponents a un mateix procediment administratiu, qualsevol que sigui el suport que tingui i el tipus d’informació que contingui.4

L’expedient administratiu electrònic5 es refereix als procediments regulats per la Llei 30/1992. El con-cepte d’agrupació de documents pot ser utilitzat, i de fet és una pràctica habitual en els arxius físics, per gestionar documents que, sense estar associats a un procediment concret, són suport i evidencia d’altres activitats i funcions de la Generalitat.

A més a més, la Llei 10/2001 defineix el sistema de gestió documental com el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.6 Segons l’article 7.1 de la mateixa llei, totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests, i en garanteixi el tractament correcte durant el seu ús administratiu en les fases activa i semiactiva.

4. Article 46.1 de la llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya. http://www.gencat.cat/eadop/imatges/5686/10209202.pdf.

5. En l’article 29.1 de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, s’estableix que “[l]es Administracions públiques podran emetre, preferentment per mitjans electrònics, els documents administratius a què es refereix l’article 46 de la Llei 30/1992”. http://www.boe.es/boe_catalan/dias/2007/07/02/pdfs/A02921-02937.pdf

6. Article 2, concepte Sistema de gestió documental, de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/SID/Documents/Arxiu/LLEI%2010_2001,%20de%2013%20de%20juliol,%20d%E2%80%99arxius%20i%20documents.pdf.

http://www.gencat.cat/eadop/imatges/5686/10209202.pdf

http://www.boe.es/boe_catalan/dias/2007/07/02/pdfs/A02921-02937.pdf




15Conceptes inicials

Seguint les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, aquest és l’àmbit específic en el qual se centra aquesta guia, sense perjudici que es puguin redactar guies comple-mentàries sobre la gestió de documents en aplicacions de gestió, llocs web, eines de la web social o bases de dades.


3. Com es pot començar?

En la transformació de l’Administració pública cap a una veritable administració electrònica sorgeixen moltes iniciatives i projectes amb diferent abast i objectius. Atès que les administracions públiques treballen principalment amb documents, moltes d’aquestes iniciatives i projectes tindran un compo-nent important de transformació de documents tradicionalment gestionats en paper, a documents electrònics. Sempre que això succeeixi, s’han d’aplicar les directrius que emanen del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, que permetran una gestió controlada i corporativa dels documents electrònics de l’Administració de la Generalitat de Catalunya.

3.1. Com s’identifica un projecte sobre el qual es necessita actuar?

La delimitació del marc d’actuació és l’element inicial imprescindible que ens permet plantejar d’una forma realista la implantació de la gestió de documents electrònics.

En primer lloc, cal tenir present els condicionants externs als quals està sotmès el nostre organisme. Aquests condicionants poden estar vinculats a aspectes generals, com ara la tecnologia que usa l’orga-nisme, la seva capacitat d’inversió o la legislació de caràcter general.

A banda d’aquests condicionants, cal, però, tenir en consideració aspectes més concrets que poden influir directament i de forma decisiva sobre la priorització en la implantació de projectes de gestió de documents.

Per identificar aquests aspectes poden servir com a guia els elements següents:

• SielGovernhafetexplícitaunapolíticaaaltnivellsobreAdministracióelectrònica.Aquesta“declaració” es plasma en plans o normes concrets. Per exemple, en el moment de redactar aquesta guia és vigent el Pla idigital aprovat per Acord de Govern de 22 de maig de 2012, una aposta del Govern per desenvolupar plenament la societat digital a Catalunya.7

• SielGovernhadefinitprioritatsiundeterminatcalendarivinculatal’impulsdel’Administracióelectrònica. Per exemple, l’Acord de Govern de 12 de juny de 2012, pel qual es fixa el termini màxim per possibilitar l’inici de procediments administratius per mitjans electrònics en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat i dels organismes i entitats públiques que hi estan vincu-lades, fixa la data de 31 de desembre de 2014 com a límit per iniciar aquests procediments per mitjans electrònics. En el mateix sentit podem considerar l’Acord de Govern d’11 de febrer de 2014 sobre l’aprovació de mesures i projectes corporatius per desenvolupar el 2014 per desplegar l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat de Catalunya8. En aquest acord s’identifiquen un seguit de projectes corporatius (Canal Empresa, representació, seu electrònica, registre electrònic, ampliació del SIGOV, etc.) i se’n determinen els departaments promotors.

7. Podeu consultar el document ‘Agenda digital per a Catalunya 2020’ : http://www.idigital.cat/documents/10501/405750/Agenda_Digital_CAT_maquetada.pdf

8. Informació sobre l’Acord de Govern d’11 de febrer de 2014. http://www.govern.cat/pres_gov/AppJava/govern/govern/consell-executiu/acords-govern/acordgovern-4301.html?mode=static

http://www.idigital.cat/documents/10501/405750/Agenda_Digital_CAT_maquetada.pdf

http://www.idigital.cat/documents/10501/405750/Agenda_Digital_CAT_maquetada.pdf

http://www.govern.cat/pres_gov/AppJava/govern/govern/consell-executiu/acords-govern/acordgovern-4301.html?mode=static

http://www.govern.cat/pres_gov/AppJava/govern/govern/consell-executiu/acords-govern/acordgovern-4301.html?mode=static

17Com es pot començar?

En aquest cas hem d’estar atents, ja que sabem de forma certa que els principals esforços del departament implicat aniran a donar compliment a aquests objectius.

• Sieldepartamentoensestàactuantenunentornenelqualrequereixd’unagestióperpartde tercers amb un control molt exhaustiu dels seus documents o expedients. Pensem en tots aquells casos en els quals l’Administració de la Generalitat ha de retre comptes a altres administracions; per exemple, a la Unió Europea quan està gestionant fons seus vinculats a programes dels quals la Generalitat té la gestió (ocupació, formació ocupacional, agricultura, programes de recerca, etc.).

• SielDepartamentoenshafixatexpressamentcomapuntdemilloralagestióelectrònicadedeterminats processos crítics que són de la seva competència. Aquesta decisió pot haver estat adop-tada per diversos motius, com ara el volum de tramitació, la sensibilitat de les dades a gestionar, la maduresa d’ús de les TIC per part dels actors amb qui es relaciona, etc. Alguns exemples que s’han desenvolupat en aquest sentit són la història clínica compartida, les receptes electròniques, la factura electrònica o la contractació pública electrònica.

Per tant, la primera tasca de cara a un projecte de gestió de documents és estar amatent al context i les prioritats de la nostra organització, la qual cosa ens permetrà identificar quines iniciatives o projectes tindran la possibilitat de ser desenvolupats.

Un cop identificades aquestes iniciatives haurem de tenir en compte els requeriments concrets de la gestió documental.

Directriu 5.4. Els departaments de la Generalitat, i els organismes i entitats inclosos en l’àmbit d’aplicació del protocol han d’establir grups de treball departamentals multidisciplinaris per a l’avenç de l’entorn electrònic, que inclouran, com a mínim, representació de les unitats ad-ministratives competents en matèria de tecnologies de la informació i comunicació, de gestió documental i d’organització.

El coneixement de les iniciatives o projectes ja existents hauria de produir-se a través dels grups de treball interdisciplinaris que s’hagin establert en cada departament o organisme.Amb les dades bàsiques de la iniciativa o projecte que es vulgui implantar, el grup de treball haurà de determinar:

• Siafectalaformaenquèesdocumentenlesactivitats.

• Sihihadocumentsquecanviarandeformat,sise’ncrearandenousoendesapareixeran.

• Siescontemplennousprocessosquehandedocumentar-se.

• Siafectalainformaciócontextualquepermetidentificarelsdocumentsielsexpedients.

• SielprocésoelsprocessosafectatsestanrelacionatsambsèriesdocumentalsdefinidesenelQuadre de Classificació Funcionalde la Generalitat.

• Sis’hanfetestudisdevaloracióosiafectasèriesdocumentalstransversalsvaloradesperlaCNA-ATD.

• Sihihadocumentacióensuportpapercustodiadaperl’arxiu.


Quan les respostes a tots o a algun d’aquests condicionants siguin afirmatives, el projecte o la inici-ativa necessita tenir en compte els requisits de gestió de documents electrònics, i ha de ser validat en aquest sentit.9

Entre els projectes o iniciatives que necessiten tenir en compte els requisits de gestió documental en podem trobar diferents modalitats:

Projectes d’implantació o actualització d’un sistema de tramitació electrònica, que rep i/o produeix documents electrònics.9

Projectes de gestió documental enfocats a la substitució de documents en paper per docu-ments electrònics en un entorn col·laboratiu.

Projectes d’organització i control de documents electrònics existents en directoris de la xarxa.

Projectes d’anàlisi i millora de processos, tant si es tracta d’un entorn electrònic com si no, també enllaçats amb els projectes de simplificació administrativa.

Experiència del Departament de Governació. Oficina per al Desenvolupament de l’Adminis-tració Electrònica. Guia de simplificació administrativa.

Pas 3. Revisió de l’oportunitat del servei o tràmit. Què cal fer?

• Revisarelserveiotràmitperprendreconsciènciadelvalorpúblicqueaporta,ielvalorafegit i beneficis que aportarà la seva revisió i transformació en electrònic.

• Revisarl’oportunitatilaidoneïtatdeltràmitescollitsegonslesprioritatsdeldepartament,com també les establertes pels òrgans corporatius responsables. Caldrà tenir en compte els criteris de priorització que estableix el Model Teòric de Tramitació Electrònica.

A més, també caldrà tenir presents els criteris següents:

• Elvolumd’expedients:elfetqueesgestioninmésexpedientsanualmentpotsermotiuperprioritzar un servei i aconseguir una major eficiència en la tramitació del conjunt d’expe-dients. No obstant això, també s’ha de tenir en compte que a major nombre d’expedients el servei també tindrà un major impacte, tant des del punt de vista de la ciutadania com en la mateixa gestió interna. Aquestes dues circumstàncies s’hauran de ponderar per aconseguir un equilibri entre eficiència màxima i impacte mínim.

– El nombre d’unitats implicades: s’aconsella prioritzar aquells serveis que tinguin un nombre menor d’unitats implicades; d’aquesta manera, la coordinació de les tasques que s’han de fer prèvies a la implantació serà més senzilla i, alhora, l’impacte de la implantació serà menor dins l’organització.

9. S’ha de tenir en compte també la integració de la gestió documental amb la resta d’aplicacions de l’organització: Front Office (portals web, eacat...), registre (s@rcat), eines de tramitació (GEEC, e-Factura, e-Notum...), gestors documentals (eines que ajuden a desenvolupar tecnològicament les bones pràctiques en la gestió de documents).


– La motivació de les unitats implicades: s’aconsella prioritzar aquells tràmits la unitat responsable dels quals estigui motivada i cregui en el canvi a suport electrònic. Si no és així, les unitats gestores ho podrien percebre com una imposició i la seva col·laboració en el procés d’implantació es veuria disminuïda.

– El grau de complexitat del servei: s’aconsella prioritzar, almenys en un inici, aquells serveis que impliquin un grau menor de complexitat en la seva tramitació, per perme-tre, així, una implantació més gradual i, per tant, afavorir el procés d’aprenentatge de tècnics i tècniques gestors.

– La tecnologia que suporta el servei: s’aconsella prioritzar aquells serveis que ja disposen de sistemes o aplicacions de gestió (backoffices) com més complets i potents tecnològi-cament parlant millor, ja que la seva integració posterior a la PICA serà més senzilla i els caldrà fer un nombre menor de modificacions i actualitzacions.

A banda d’aquests criteris, s’haurà de tenir en compte que, des del punt de vista de l’anàlisi i l’avaluació dels documents, el tràmit o servei escollit estigui avaluat per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.

3.2. Com s’ha d’enfocar la inclusió dels requisits documentals?

Un cop s’ha identificat un projecte que té requisits de gestió de documents electrònics, els responsables de gestió documental han d’estudiar-ne el plantejament per contrastar:

• Sil’enfocamentinicialencaixaambelsprincipisdelapolíticadegestiódocumentaldelaGene-ralitat de Catalunya que estableix el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.

• Sihihaaltresiniciativesambpuntsdeconfluènciaenmatèriadegestiódocumental.

• Quineseinestecnològiquesesproposenperalagestiódelsdocumentselectrònicsproduïtsorebuts en aquest context.

• ComesplantejalaintegracióambaltresplataformesoserveistransversalscomaraS@rcat,PICA,Gecat o GEEC.

Els responsables de gestió documental mantindran, si escau, reunions de clarificació amb els promotors i responsables de la iniciativa.

Per fer aquesta primera aproximació es pot utilitzar una Llista de verificació de les directrius del pro-tocol de gestió de documents electrònics i arxiu, que s’inclou en l’Annex A d’aquesta guia.

En aquesta anàlisi s’ha de posar una atenció especial a quines són les eines informàtiques que cada iniciativa o projecte està proposant per a la gestió dels documents electrònics. Depenent de l’escenari escollit, aquest pot tenir implicacions o condicionants per al plantejament de la gestió dels documents electrònics. S’ha de tenir en compte que no és convenient desenvolupar projectes parcials sobre illes tecnològiques de l’organització, és preferible un model general de gestió que els englobi.


Directriu 6.2.8.1. Cada departament, organisme o entitat autònoma ha de poder accedir a l’in-ventari de les eines informàtiques utilitzades per a la creació i control de documents electrònics que gestionen les àrees de tecnologies de la informació, el qual ha d’estar actualitzat i ser conegut per totes les persones responsables de la gestió de documents electrònics. Si hi ha eines corporati-ves disponibles, aquestes s’utilitzaran de forma preferent seguint el principi d’economia d’escala.

En aquest sentit, cal avaluar les necessitats reals de les unitats administratives i el seu encaix en relació amb les necessitats corporatives i legals. Els responsables de gestió documental han de contrastar el que proposa l’inventari de les eines informàtiques per poder proposar l’ús d’eines corporatives sempre que sigui possible.

Pel que fa a les eines informàtiques amb què es poden gestionar els documents electrònics ens podem trobar amb:

L’ús dels directoris de xarxa com a única forma d’emmagatzematge dels documents elec-trònics. Si bé no és la situació ideal, de vegades és l’única opció possible. Dins de les limita-cions de la tecnologia, haurem de tractar d’orientar el projecte perquè la unitat de xarxa es converteixi en un repositori controlat que permeti implementar les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, fins que els documents puguin ser migrats a repositoris on es puguin conservar amb millors garanties.

L’ús d’eines ECM (enterprise content management) i dels seus repositoris d’objectes digitals, que es poden personalitzar i adaptar a diferents circumstàncies i projectes. En molts casos ens els trobarem com a repositoris de documents electrònics de les aplicacions de gestió o tramitació. Aquests tipus d’eines possibiliten una personalització que ens permet aplicar còmodament les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. Si es tracta d’eines corporatives, segurament ja es disposarà d’un model que defineixi els tipus d’objectes digitals, l’estructuració del repositori i les metadades. En cas contrari, s’haurà de definir el model, procurant allunyar-se de l’ús d’aquests repositoris com a simples magatzems d’objectes digitals. És habitual que utilitzant aquest tipus de tecnologia no s’hagin inclòs les funcionalitats i mòduls que permeten l’aplicació de les polítiques de retenció i conservació (TAAD). Aquesta limitació s’ha d’enfocar amb un model que sí que ho permeti en el futur, bé mitjançant una evolució de les eines existents o amb la migració a plataformes que sí que ho permetin.

L’ús de mòduls RM. Quan la tecnologia anterior es complementa amb els denominats mò-duls o funcionalitats RM (records management) es podran incloure sense dificultat totes les directrius d’aplicació de les polítiques de retenció i conservació. En aquest cas, les limitacions podrem trobar-les en la implementació dels plans de preservació a llarg termini, que no estan inclosos com a prestacions de base.

La utilització de repositoris externs per a la conservació de documents electrònics (per exemple, i-Arxiu) ens solucionen l’aplicació de plans de preservació i el manteniment dels documents electrònics. És necessari, però, que tinguem en compte les necessitats del procés de migració o transferència de documents, i les necessitats de gestió dels documents elec-trònics mentre s’està produint la tramitació.


Els responsables de gestió documental també hauran d’analitzar l’abast del projecte de gestió docu-mental pel que fa a les etapes de la gestió documental que pretén incloure. Les diferents etapes han estat definides de la forma següent:

• Etapadetramitació.S’iniciaambl’oberturadel’expedientifinalitzaambelseutancament.Inclou la gestió dels documents electrònics mentre s’està efectuant la tramitació d’un assumpte.

• Etapadevigència.Comprèndesdelmomentdetancamentdel’expedientfinsalmomentenquèdeixen de mantenir-se efectius els seus valors legals, fiscals o jurídics. Un cop finalitzats aquests valors, s’aplicaran les mesures de disposició mitjançant allò que estableix la TAAD corresponent, que pot passar per la destrucció de l’expedient que forma part de la sèrie avaluada, la realització d’un mostreig o selecció que serveixi de guia per a posteriors accions o la conservació permanent de la documentació.

• Etapadeconservaciópermanent.Unavegadafetaladisposició,aquelladocumentacióquepos-seeix un valor informatiu i/o històric s’haurà de conservar de manera permanent.

Independentment de l’abast definit, el projecte o la iniciativa ha de tenir un plantejament per a les seves etapes anteriors o posteriors, intentant integrar aquest projecte en un context més ampli. Per exemple, si només hi ha la intenció de fer la gestió electrònica d’un tràmit, s’ha de plantejar tot el circuit administratiu d’aquest tràmit, fins arribar a la fase d’arxiu, és a dir, no es pot obviar què passarà amb els expedients un cop tancats, etc.

Per últim, s’hauria de comprovar que la iniciativa o projecte està contemplant l’automatització com-pleta dels documents que es produeixen en un procés, i evitar els expedients híbrids, on es troben documents electrònics i en suport paper.

Directriu 6.2.1.3. Els documents i expedients electrònics han de ser complets i exactes, i han de reflectir les decisions i les activitats que han motivat la seva generació. S’ha d’evitar l’automa-tització incompleta d’informació i dels processos, o la creació d’expedients electrònics parcials.

Un cop fet aquest primer estudi, els responsables de gestió documental hauran de comunicar al grup de treball interdisciplinari si la iniciativa o projecte està ben enfocat respecte als requisits de la gestió documental o, pel contrari, quins són els punts en què aquests s’hauran de reenfocar per poder complir amb la política de gestió documental establerta segons el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.

3.3. La planificació del projecte

Un cop s’han establert els requisits documentals d’una iniciativa o projecte, s’han de planificar les diferents passes per a la seva implementació. La planificació serà diferent segons el grau de maduresa del projecte, i les etapes en què es dividirà podran comportar més o menys temps, però des del punt de vista documental s’ha de tenir en compte:

Anàlisi. En aquesta fase els responsables de gestió documental han de participar en l’anàlisi de la iniciativa i valorar-la per poder aportar el punt de vista de la gestió de documents a través dels


seus coneixements i d’eines que ajudaran a la millora en la gestió del projecte. Aquestes són, com a mínim, la identificació de les sèries documentals i els documents que s’hi inclouen, el perfil d’aplicació de metadades a utilitzar i les taules d’avaluació i accés documental que corresponguin.

Disseny. El disseny ha de definir com abordar els processos documentals i com integrar-los dins dels processos de treball, així com l’ús dels diferents instruments tècnics aplicats a la iniciativa o projecte concret. El disseny serà sempre validat pel grup de treball multidisciplinari.

Desenvolupament i proves. Al final del desenvolupament s’han de portar a terme les proves necessàries per comprovar si s’ha seguit el disseny validat, si aquest disseny en la pràctica és el més adequat (o no) i si el funcionament és el requerit pel que fa als processos de gestió documental.

Implementació. En aquest punt s’han de portar a terme les accions formatives i de gestió del canvi necessàries que, des del punt de vista de gestió documental, han d’incidir especialment en la substitució dels documents en suport paper pels documents electrònics. S’ha d’evitar que es produeixin camins alternatius o gestió redundant de còpies en paper.

La planificació del projecte l’ha d’establir l’equip de treball multidisciplinari, que assumirà determinats treballs que permetin la implementació de la iniciativa o projecte. En la planificació hauran de quedar clares les responsabilitats de cadascuna de les parts i les fites de decisió i validació.

El treball de forma efectiva en equips de treball multidisciplinaris requereix:

• L’establimentd’uncalendaridereunionsilatipificaciód’aquestes(deseguiment,tècniques,temàtiques, de decisió, etc.).

• Laplanificaciódelsobjectiusipuntsatractarencadascunadelesreunions.

• L’assumpcióil’execuciódelestasquesassumidesperalaconsecuciódelprojecteenelterminirequerit.


Experiència del Departament de Governació. Oficina per al Desenvolupament de l’Adminis-tració Electrònica. Guia de simplificació administrativa. Pas 2.


4. Quina anàlisi s’ha de fer?

En la transformació cap a un entorn digital és habitual trobar-nos amb la necessitat d’aprofundir en l’anàlisi sobre els documents electrònics i els seus requisits i, especialment, en com aplicar els diferents instruments tècnics. Aquesta anàlisi ens permetrà el disseny adequat dels diferents processos docu-mentals i la seva integració en els processos de treball.

4.1. Determinació de l’anàlisi que es requereix

El tipus d’anàlisi sobre els processos administratius i els documents requerits dependrà fonamental-ment de dos factors:

Profunditat de l’anàlisi. El punt de partida pel que fa a la profunditat de les anàlisis prèviament fetes sobre els documents en paper corresponents.

Excepte en casos molt especials, ens trobarem amb anàlisis prèvies basades fonamentalment en la documentació en paper. Alguns dels exemples més comuns que ens podem trobar des del començament són:

Quadre de Classificació Funcional(QdCF), amb la definició de les sèries documentals, és a dir, el conjunt d’expedients o documents que tenen una estructura i tipologia anàlogues, en derivar-se de la mateixa funció o procés de negoci.

Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD), que identifiquen els documents que s’in-clouen en els expedients, la legislació que se’ls aplica, la seva disposició, el règim general d’accés, etc.

Mapes de processos o inventaris de procediments, diagrames de flux i diagrames de context, descripció dels circuits administratius juntament amb els documents que es generen en el procés (el manual del procés) i inventaris de dades dels processos.

Declaració de fitxers de la LOPD, que poden recopilar dades relacionades amb els documents i el seu tractament.

Definició de models o plantilles de documents associats a uns determinats procediments.

El tipus de projecte o iniciativa que es vol implantar. A l’hora d’escollir el tipus i la profun-ditat de l’anàlisi hem de tenir en compte el tipus d’iniciativa i de projecte. Com més complexitat i automatització hi hagi, es requerirà una anàlisi més completa i amb més profunditat –no es necessita el mateix per organitzar els documents ofimàtics a la xarxa que per a la implantació d’un BPM (business process management), que interactuï amb un repositori documental durant la tramitació.

25Quina anàlisi s’ha de fer?

Identificació de diferents exemples de tipus de projecte segons la seva implicació en l’anàlisi que cal fer:

Posada en marxa d’un procediment electrònic, incloent-hi reenginyeria de processos i au-tomatització de la creació de documents à Requereix una anàlisi en profunditat del procés o tràmit i de la documentació que s’hi genera, és a dir, dels passos, operacions o accions en què es produeix cadascun dels documents.

Inclusió de la gestió documental en una aplicació de tramitació à Requereix l’anàlisi de l’aplicació i la identificació de les plantilles o models que s’utilitzaran per compondre els documents.

Organització de documents electrònics en una unitat de xarxa à Requereix l’anàlisi de les sèries documentals i la seva idoneïtat per a l’estructura en carpetes.

Seguint la norma ISO 26122 (Anàlisi dels processos de treball per a la gestió documental), podrem emprendre dos tipus d’anàlisi diferenciats:

A) L’anàlisi funcional (de dalt a baix), en la qual, partint de les activitats de l’organització, iden-tifiquem els documents que s’hi produeixen. Aquesta anàlisi sempre és necessària en els projectes de gestió documental de la Generalitat.

El primer resultat d’aquesta anàlisi és la identificació de les sèries documentals que formen part del projecte i com s’inclouen en el quadre de classificació funcional, un instrument definit al protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.

A part de la incorporació de les sèries documentals definides al quadre de classificació funcional, és molt interessant mantenir una fitxa per a cada sèrie en la qual es poden recollir totes les seves característiques, incloent-hi els tipus de documents i la seva relació amb el mapa de processos o procediments.


Experiència de l’Agencia Catalana de l’Aigua.

Exemple de fitxa de sèrie documental inclosa en el mapa documental.


Aquest tipus d’anàlisi identifica, a més, els tipus de documents que s’enquadren dins de cada

sèrie documental (consulteu el Quadre de Tipus Documentals i la seva guia d’ús).

B) L’anàlisi seqüencial (de baix a dalt), que identifica en quina part del procés es creen els docu-ments i expedients, i els diferents canvis o operacions que s’hi fan. Aquest tipus d’anàlisi és com-plementari a l’anterior i opcional, encara que molt recomanable a mesura que els procediments electrònics s’automatitzen cada cop més. El resultat més comú d’aquesta anàlisi és el diagrama de flux que s’obté de l’anàlisi dels circuits administratius i al qual s’incorporaran els documents.


Experiència del Departament d’Economia i Coneixement. Projecte GEEC (Gestió Electrònica dels Expedients de Contractació Pública).

Diagrama de flux fet en el context de la definició del GEEC.

En la gestió dels documents electrònics els principals receptors dels resultats de l’anàlisi dels requisits documentals seran els equips de tecnologies de la informació, que són els que han d’implementar les eines tecnològiques. És, per tant, molt aconsellable que es determini conjuntament com es plasmaran els resultats d’aquesta anàlisi. És fonamental també, coordinar l’anàlisi per no duplicar esforços. Això és especialment important quan la iniciativa o projecte inclou una reenginyeria o optimització de processos. En aquest cas, el component o l’anàlisi documental no s’ha de fer per separat, sinó que ha de formar part de l’anàlisi general dels processos de treball i del nou disseny.

És important tenir en compte que aquesta anàlisi s’haurà de fer sempre, com una part de la implantació de la gestió dels documents electrònics. Fer-la al ritme de la implantació dels pro-cediments o de les diferents iniciatives és una manera d’abordar-la per fases, perquè sigui més abastable.

En els apartats següents comentarem alguns dels aspectes que cal tenir en compte quan s’està fent l’anàlisi dels requisits documentals.


4.2. Com s’ha de fer l’anàlisi dels processos de treball per a la identificació dels docu-ments i els requisits documentals?

La identificació de les sèries documentals on es classifiquen els expedients, la identificació dels tipus documentals a través del Quadre de Tipus Documentals, així com els diagrames de flux dels proces-sos o els circuits administratius esdevenen aspectes clau per a l’elaboració d’una anàlisi correcta dels processos i dinàmiques de treball en relació amb la identificació, el tractament i la recuperació dels documents que es generen en l’organisme durant l’exercici de les seves activitats.

4.2.1. La identificació de les sèries documentals. Com s’ha d’utilitzar el quadre de classificació funcional

El Quadre de Classificació Funcional serà el punt de partida per a la identificació de les sèries documen-tals que s’inclouen en cada projecte o iniciativa. Hi trobarem la classificació de funcions i subfuncions en les quals s’enquadren les sèries documentals.

El primer pas de l’anàlisi és, per tant, identificar en el Quadre de Classificació Funcional quines són les sèries documentals que s’inclouen en el projecte. Depenent del grau de desenvolupament de la branca corresponent del quadre de classificació, i de com s’hagi enfocat el projecte, es podrien requerir alguns ajustos o modificacions en el mateix quadre de classificació.

Quan tots els documents comparteixen la mateixa política d’accés i disposició es pot definir una sola sèrie, però quan aquestes difereixen per motius d’implementació del programari de gestió documental una solució que s’adopta és dividir la sèrie, creant dues sèries i establint-les com a sèries relacionades (per donar lloc a expedients relacionats).

L’anàlisi de les sèries documentals ha de concloure obligatòriament amb una denominació entenedora de la sèrie i amb la definició clara de quins són el seu abast i la seva delimitació. També és necessari identificar els procediments relacionats i la seva unitat organitzativa responsable, així com altres unitats organitzatives que hi poden intervenir.

És especialment interessant l’alineament dels quadres de classificació amb el catàleg de processos. Depenent de com s’hagi confeccionat uns i l’altre, la correlació entre procediments i sèries docu-mentals pot no ser d’un a un, però la relació entre ells s’ha d’establir d’una manera clara i sense ambigüitats.

La major part dels ajustos requerits necessaris en un Quadre de Classificació Funcional (QdCF) pro-venen de la necessitat de ser usats per estructurar els repositoris de documents i expedients electrònics. És una de les funcions que es desprenen del QdCF i una utilitat diferent respecte als documents en suport paper, la qual cosa el converteix en un instrument molt potent; per tant és essencial que s’ajusti i s’adapti a la seva nova utilitat.

L’estructura del repositori es basarà en la jerarquia definida al QdCF i centrada especialment en la sèrie documental on es classificaran els expedients / agregacions documentals que integraran els documents. Aquesta ha de permetre aplicar les polítiques d’accés i conservació de la forma més automatitzada possible.


Directriu 6.2.3.2. Quan es requereixi una estructuració dels repositoris on es guarden els do-cuments electrònics, aquesta s’ha de basar en el quadre de classificació funcional, per facilitar la integració i l’assignació dels elements de control.

És necessari determinar si la sèrie documental està relacionada amb un procediment de tramitació administrativa en el qual es creen expedients administratius que es tanquen al final de la tramitació, o si es tracta de documents electrònics que no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que són suport i evidència d’altres activitats i funcions de l’Administració.

En aquest últim cas, s’ha d’analitzar i identificar quines són les agregacions de documents que s’utilit-zaran per organitzar els documents en un nivell per sota de la sèrie. Encara que, teòricament, podria no ser necessari, la simplificació del model d’organització del repositori sol aconsellar utilitzar la mateixa estructuració i funcionament per a totes les sèries documentals. Els criteris per definir aquestes carpetes o expedients poc reglats poden ser diversos: agrupacions cronològiques, temàtiques, per persones, per reunions, etc. Un aspecte important quan es defineixen aquestes agregacions és documentar el criteri emprat i delimitar quines són les fites d’obertura i tancament d’aquestes carpetes.

4.2.2. La identificació dels tipus documentals en cada sèrie documental. Com s’ha d’utilitzar el Quadre de Tipus Documentals?

L’anàlisi mínima requerida per a tots els projectes consisteix a identificar per a cada sèrie documental quins són els tipus de documents que s’hi associen.

La identificació dels tipus documentals s’ha de fer per a cadascuna de les sèries documentals. Per això, una de les funcionalitats del quadre de tipus documentals (QTD) és identificar de forma individua-litzada els possibles tipus existents.

6.2.1.1. Quan s’implementi la metodologia de gestió dels documents electrònics s’han d’identifi-car els documents que constitueixen els expedients electrònics o altres agrupacions documentals.

Per fer-ho cal tenir en compte:

• Elprocedimentassociatalasèriedocumental,encasquen’hihagi.

• Elspossiblesrequisitsdocumentalsdecaràcterobligatoriexigitsperlalegislacióonormativajurídica específica.

• SihihaunaTAADassociadaalasèriedocumental.Normalment,l’anàlisidelaTAADincloula identificació dels tipus documentals que conformen la sèrie.

• Enelsprocessosdesimplificacióoreenginyeriaespotestudiarideterminarlanecessitat(ono)de determinats tipus de documents.

En l’automatització de procediments administratius s’ha de definir com es documentaran algunes accions automatitzades com, per exemple, les notificacions telemàtiques, els acusaments de rebuda


electrònics o la consulta d’informació que du a terme l’Administració, per tal que quedi constància d’aquestes accions en l’expedient. Segons les decisions que es prenguin s’identificaran uns tipus do-cumentals o uns altres.

El QTD també es pot utilitzar com a base per al desenvolupament d’unes denominacions més preci-ses dels documents en aquells projectes en què així es requereixi. Per ampliar aquesta qüestió es pot consultar la guia d’ús del QTD.

Una anàlisi amb més profunditat dels tipus documentals pot establir-ne unes característiques dins d’un expedient que permetin l’automatització posterior d’algunes regles i comprovacions. Per exemple, es poden definir els tipus documentals (l’existència dels quals sigui obligada en cada expedient d’una sèrie documental), quins d’aquests han d’estar signats o també el seu nivell de protecció LOPD. A més, a través d’aquesta anàlisi també es poden definir els tipus documentals que s’identifiquen com a documents vitals o essencials de l’organització. Ens pot interessar definir l’agrupació de tipus docu-mentals en subcarpetes dins dels expedients en el cas de grans volums.

En últim lloc, la identificació dels tipus documentals dins de cada sèrie documental ens ajuda en l’as-sociació de plantilles o models concrets de documents. El QTD és una base important en el treball de modelatge i definició d’aquestes plantilles (vegeu la guia d’ús del QTD).

4.2.3. Els diagrames de flux de processos i els documents. La participació en processos d’optimització i simplificació

L’anàlisi seqüencial des del punt de vista del flux de treball és especialment necessària quan la docu-mentació que s’ha d’introduir en el gestor de documents es crea des d’aplicacions de negoci i/o business process management (BPM), així com quan es participa en processos d’optimització i simplificació.En aquest cas, i segons la norma UNE-ISO/TR 26122 IN, s’hauria de portar a terme una anàlisi de les operacions i els passos dels processos de treball en la seva relació amb els documents (creació, aprovació, conversió en definitius, obertura d’expedients, tancament d’expedients, etc.). L’objectiu és determinar en quin pas de la seqüència es produeixen les operacions documentals que han d’interac-tuar amb el gestor.

Hi ha unes accions principals de l’anàlisi seqüencial del procés de treball que, en un moment donat, permetrien establir un sistema que integrés la gestió dels documents en cadascuna de les tasques cor-responents; aquestes són:

a) Identificar i analitzar la seqüència dels passos del procés.

b) Identificar i analitzar les variacions més freqüents (rutinàries) i altres variacions menys freqüents (no rutinàries).

c) Establir i analitzar les regles en què es basen les operacions identificades.

d) Identificar i analitzar els vincles amb altres processos i sistemes.

e) Validar els resultats obtinguts de l’anàlisi dels processos de treball amb els seus participants o actors.

El resultat de l’anàlisi s’ha de plasmar en diagrames de flux que incloguin les operacions documentals, de forma que quedin clarament identificades, és a dir, en quin moment o en quina acció es generen


documents i quin és el circuit que segueixen (a través d’una o diferents unitats administratives i arri-bant a l’arxiu central administratiu). D’aquesta manera, el diagrama podrà ser utilitzat per identificar en quin moment s’ha de produir la interacció amb els repositoris i de quin tipus d’interacció es tracta, facilitant el desenvolupament de la integració mitjançant l’ús de serveis web o qualsevol altra tecno-logia que s’hagi establert.

Quan es participa en processos d’optimització o de simplificació es treballa fonamentalment amb aquest tipus d’aproximació. En aquest cas, des de la visió de la gestió documental s’ha d’assegurar que els documents i expedients resultants dels processos siguin complets i precisos, de manera que realment puguin tenir un valor probatori de les activitats que s’han portat a terme. En molts casos, la revisió dels documents d’un determinat procediment es fa específicament des de la visió dels documents que ha d’aportar el ciutadà.

Experiència del Departament de Governació i Relacions Institucionals. Oficina per al Desen-volupament de l’Administració Electrònica. Guia de simplificació administrativa

PAS 6: Revisió documental

Qui ha d’actuar? L’equip de treball format per les àrees de gestió, l’arxiu central administratiu i l’àrea d’organització.

Què cal fer? Revisar els documents ordenats temporalment previstos en el procediment con-cret, per tal que els ciutadans no aportin documentació que ja és en mans de l’Administració.

Concretament:•Nodemanaraquellsdocumentsquenosónnecessaris•Nodemanaraquellsdocumentsquesónexpeditspelmateixdepartament•Nodemanaraquellsdocumentsqueespodenobtenirmitjançantaltresvies:

– Interoperant a través del Catàleg de Dades i Documents Electrònics mitjançant la PICA (Plataforma d’Intercanvi i Coordinació Administrativa) o per intercanvi de fitxers.

– Prioritzar les declaracions dels ciutadans davant les aportacions de documents. En aquest cas, s’haurà de preveure actuacions posteriors de control. NOTA: Les declaracions responsables només podran ser incorporades si així està previst a la norma que regula el procediment i que determina els requisits exigibles.

4.2.4. Identificació de requisits documentals específics

En determinats projectes o iniciatives l’anàlisi s’ha de completar amb la identificació de requisits documentals específics, que puguin incidir en la funcionalitat requerida.

Aquests requisits específics complementarien els processos de gestió documental bàsics que es descriuen en l’apartat següent, sempre acomplint amb les directrius del protocol de gestió de documents elec-trònics i arxiu. Per tant, han de triar-se opcions d’implementació que s’adeqüin, tant a les possibilitats existents com als requisits específics d’un determinat entorn.


Aquests es produeixen amb més freqüència en iniciatives o projectes en els quals les aplicacions de gestió es relacionen amb el repositori de documents en la fase de tramitació.

Per altra banda, és molt habitual que la descripció, tant dels processos documentals com d’aquests requisits específics es faci en els documents d’anàlisi funcional previs a la implantació de les eines informàtiques. En qualsevol cas, sempre s’han de documentar les decisions d’implementació preses. A través d’un document d’anàlisi funcional, d’una descripció del model de gestió documental o d’un document de criteris i decisions d’implementació. Aquests documents s’han de mantenir actualitzats amb les decisions que es vagin prenent o modificant juntament amb la seva motivació.

Experiència del Departament d’Agricultura, Ramaderia, Pesca, Alimentació i Medi Natural. Implantació del Gestor Documental

Per a cada procés de treball que es vol incorporar al Gestor Documental, caldrà elaborar els procediments i el model de dades. Aquests dos documents ens permeten:• Identificarlasèriedocumentalilasevarelaciójeràrquica•Establirdemaneraprecisaelfluxdetreballdesdelacreaciódel’inicidel’expedientfins

al seu tancament• Simplificardocumentalmentlatramitació• Identificartotselsdocumentsquepodenformarpartdelprocésiatribuir-losuntipus

documental, un codi de document, un tractament (públic o reservat) i una classe de do-cument (d’entrada, extern, intern i de sortida)

•Establirlesviesd’incorporaciódeladocumentacióalGestorDocumental:portalGSiT,EACAT, registre presencial i digitalització, aplicació de tramitació, incorporació manual, etc.

•Establirelstipusd’expedientsnecessarisielscriterisdecreaciódelsexpedients,respectantl’estructura bàsica del Gestor Documental:

– Tots els documents han de formar part d’un expedient – Tots els expedients han de pertànyer a una determinada sèrie documental – Dins d’una sèrie hi poden haver diversos tipus d’expedient, tenint en compte els diversos

procediments d’una tramitació. Per exemple, en un registre hi pot haver l’expedient d’inscripció, de modificació i de baixa

•Establirquinesmetadadesseranobligatòriesiquinesopcionalsilamaneracoms’hand’indicar, sobretot si són informades de manera manual

• Identificarelsusuarisilesunitatsproductoresqueintervenenenlatramitació

Per últim hi ha altres elements més secundaris, però igualment importants, que s’han de tenir en compte en aquest procés d’anàlisi, com és el tipus de signatura que s’ha d’usar en cada document (segons el grau de validació que es determini, més informació a l’apartat 5.2.5 d’aquesta guia) o les plantilles adequades segons els tipus de documents (o finalitats), els formats que cal usar, segons el seu posterior ús o fase en la qual es trobi el document (si es troba en tramitació o es vol conservar de forma permanent, etc.; més informació a l’apartat 5.2.1.2).


5. Com es dissenyen els processos de gestió documental?

La gestió dels documents en un entorn electrònic moltes vegades requereix un redisseny dels processos de gestió documental que s’apliquen en el món en paper.

En aquest capítol s’ha optat per explicar, en primer lloc, com dissenyar els elements clau en què s’assenta la gestió dels documents electrònics, agrupats sota el títol d’elements genèrics, per després descriure els diferents processos de creació i control dels documents.

Per descriure aquests processos documentals no queda més remei que exposar-los seqüencialment, però s’ha de tenir en compte que en l’entorn electrònic la majoria de les vegades no es produeixen d’aquesta manera i que, en molts casos, els processos es donaran de manera simultània sense que hi hagi una frontera clara entre els uns i els altres.

Un valor afegit en la gestió dels documents electrònics és aconseguir l’automatització de processos de gestió documental de forma que no es requereixi la intervenció humana. El grau d’automatització dependrà en gran part de les possibilitats tecnològiques de l’entorn. Sempre que sigui possible, reque-reix molta més dedicació el disseny previ a la implantació que la rutina del dia a dia de la gestió de documents, que es fa d’una manera més automàtica.

5.1. Els elements genèrics

Els elements genèrics i essencials d’un sistema de gestió documental en un entorn electrònic són bàsi-cament tres: els repositoris i el model d’informació que segueixen, independentment de la tecnologia que els suporti; un model de metadades que defineixi aquelles metadades que s’han d’informar durant un procés i, finalment, un model d’accés que defineixi els grups d’usuaris i els tipus d’accés i accions que poden fer en aquell procés.

5.1.1. Els repositoris i el model d’informació

Directriu 6.2.1.7. Els documents i expedients electrònics s’han de guardar des de la seva creació en repositoris, la creació dels quals ha de ser comunicada al grup de treball departamental mul-tidisciplinari a què fa referència l’apartat 5.4, per tal de garantir-ne la gestió i el manteniment correctes i donar compliment a les directrius d’aquest protocol.

Els repositoris de documents i expedients electrònics, sigui quina sigui la tecnologia en què se suporten, s’han de basar en un model d’informació definit prèviament. En l’enginyeria del programari un model d’informació és una representació de conceptes i les seves relacions, així com les regles, les restriccions i les operacions especificades per a un domini concret.

Un model d’informació és imprescindible quan es dissenya un programari específic partint de zero. En aquests casos, el model d’informació pot arribar a ser complex i tenir diversos nivells. Normalment s’utilitzen llenguatges estàndard de modelatge de la informació per fer-ho, i es porta a terme per experts en el desenvolupament de programari que tradueixen els requisits dels usuaris.

35Com es dissenyen els processos de gestió documental?

A la pràctica, la posada en funcionament d’un repositori de documents i expedients electrònics partirà d’una tecnologia de base que condicionarà el model d’informació que cal implementar. És difícil, per tant, que amb tecnologies i implementacions diferents s’estableixi un model d’informació únic, encara que en molts casos hi ha un marge important de personalització, perquè, encara que usant diferents tecnologies, els models d’informació s’alineïn al màxim.

D’altra banda, la necessitat d’importar i exportar documents electrònics, així com d’interoperar amb altres administracions, requereix un model d’informació preestablert. Aquest s’ha d’utilitzar en el mo-ment de l’intercanvi d’informació, però pot condicionar certes decisions sobre el model d’informació dels repositoris on es mantenen documents i expedients electrònics.

Directriu 6.2.5.2. La transferència s’ha de fer mitjançant el procediment que estableix el re-positori receptor i en les condicions que aquest estableixi, i s’ha de garantir sempre la integritat dels documents en el procés de transferència.

L’experiència adquirida en la implementació de repositoris de documents i expedients electrònics, principalment en gestors documentals tipus ECM (enterprise content management), així com el plante-jament de les Normes Tècniques d’Interoperabilitat sobre aquest aspecte, coincideixen en un tipus de model d’informació que té les entitats bàsiques següents: document, expedient i signatura. Cadascuna d’aquestes entitats té les seves pròpies metadades i estan interrelacionades entre si. Parlarem una mica més sobre cadascuna d’aquestes:

Document. Es tracta d’un objecte o fitxer digital al qual van associades unes metadades que des-criuen diferents aspectes del context, contingut i estructura d’aquest. Tot i que no és gaire habitual, en algunes implementacions hi pot haver documents compostos per més d’un fitxer que compar-teixen les mateixes metadades. La manera d’agrupar els fitxers d’un mateix document dependrà de la tecnologia en què s’implementi.

Expedient. És un contenidor o agrupació de documents al qual també s’associen unes determinades metadades. Un expedient pot contenir un o molts documents.10 Aquesta entitat s’associa tant a les carpetes d’un arbre de directoris del sistema operatiu, com a objectes digitals predefinits en qualse-vol gestor documental tipus ECM (segons quin utilitzem es pot anomenar folder, binder, file, etc.).

Signatura. Es tracta de les dades que provenen de la signatura electrònica. És un concepte que només s’entén en un context legislatiu com el nostre, en què s’ha optat per la signatura electrònica de documents principalment amb certificats digitals. De moment no ens la trobarem com una en-titat ja definida, per exemple, en els gestors documentals tipus ECM. Quan la signatura prové d’un certificat digital detached (separada de l’objecte que signa), estarà composta per un fitxer digital al qual s’associen metadades. No obstant això, quan s’opta per una firma attached (que s’inclou dins de l’objecte signat) mitjançant certificat, aquesta estaria formada només per les metadades de la signa-tura. Amb els altres tipus de signatura admesos o, fins i tot, amb els documents que no requereixen signatura, ens trobem amb alguna dificultat d’implementació. Les signatures estan associades als documents, donat que una signatura només pot ser d’un document, però un document pot tenir més d’una signatura. L’índex de l’expedient també tindrà associada una signatura.

10. En la nostra legislació s’imposa l’índex dels expedients, que en el model d’informació seria un objecte digital més construït d’una determinada manera tal com descriurem més endavant.


Per a aquesta configuració bàsica del model d’informació hi ha algunes recomanacions que cal tenir en compte:

1) Des del punt de vista d’estructuració dels repositoris, tant si es tracta d’una unitat de xarxa com si es tracta de gestors documentals, el tipus d’objecte carpeta no s’usa només per als expedients, sinó que també pot contenir altres carpetes. Per tant, caldrà determinar diferents tipus de car-petes i quines d’aquestes poden contenir carpetes i quines, documents. Per exemple, s’hauria de definir quines carpetes seran les sèries documentals o si s’utilitzaran subcarpetes dins dels expedients. Encara que conceptualment no és estrictament necessari, sí que és molt convenient per a la simplificació del model d’informació que els diferents tipus de carpetes o expedients es comportin amb les mateixes regles. Per exemple, determinant que en un nivell concret se situïn els expedients i que només aquests puguin contenir documents.

En aquest sentit, és molt recomanable que els documents s’agrupin sempre en expedients, encara que es tracti de sèries documentals que no responen exactament a tràmits. En aquests casos la denominació de carpeta o expedient no reglat és bastant habitual, però sense plantejar un model diferent al que s’estableix per als expedients.

Experiència del Departament de Presidència. Manual de gestió dels documents ofimàtics.

En el nivell següent ens trobem els documents que formen part dels expedients. Com a bona pràctica tendiran a estar identificats i anomenats seguint els tipus documentals (consulteu l’instrument QTD)


2) Com hem comentat anteriorment, la signatura no té una correlació tan clara en les tecnologies de base com el document i l’expedient, ja que pot necessitar un grau de personalització i, per tant, de costos que en alguns escenaris potser no sigui possible assolir. En aquest punt és important tenir molt clar quin és el tipus de signatura que s’ha escollit per als procediments inclosos dins del projecte.11 En les implementacions més simples en què la signatura no es pugui implemen-tar com un objecte diferenciat, ens hem d’assegurar que recollim les dades suficients, perquè, en el cas de necessitar exportar els documents o interoperar-hi, siguem capaços de construir l’estructura del model d’informació document-expedient-signatura.

El model d’informació estarà molt relacionat amb la tecnologia d’informació. Els escenaris més comuns seran:

Ús dels directoris de la xarxa per a la gestió de documents i expedients electrònics → El model d’informació s’haurà d’adaptar a la manera d’utilitzar les carpetes de xarxa. D’altra banda, haurem de determinar on gestionarem les metadades. Pot ser mitjançant una base de dades específica per a tal propòsit, per exemple, un Access que apunti les carpetes que actuen com a expedients o a través de l’ús de les propietats dels documents ofimàtics, o mitjançant els dos sistemes. En aquest escenari, és important tenir en compte que si tenim documents a gestionar signats amb firmes detached, haurem de decidir on i com guardar els arxius que es produeixen.

Implementació d’un repositori d’un gestor documental → Habitualment el gestor tindrà uns objectes predefinits que s’han d’utilitzar per construir el model d’emmagatzematge. Els dos objectes que tenen tots els gestors documentals són la carpeta, o similar, i el document. Algunes aplicacions ens permetran, a més, implementar objectes personalitzats. Quan això és possible podem crear un tipus d’objecte específic per a la signatura, tenint en compte que caldrà desenvolupar específicament com volem que es relacioni amb els altres objectes. També alguns gestors ens permetran crear diferents tipus d’objectes basats en els principals, és a dir, diferents tipus de documents i de carpetes. En aquests casos, els tipus es defineixen per tenir metadades diferents que les dels objectes principals. En aquest escenari haurem de decidir com hem d’utilitzar els objectes principals i els personalitzats, si n’hi ha.

Implementació d’un gestor documental amb un mòdul d’RM (records management) → Sempre es parteix del repositori principal que hem descrit en l’escenari anterior. La tecnologia que utilitzem tindrà el seu propi model d’informació per plasmar el pas de “document” a “record”. Per a determinades tecnologies es modificarà una metadada en un document, per a altres tecnologies se centrarà en la creació d’un nou objecte i per a unes últimes suposarà un canvi de repositori. Però sempre s’aplica sobre els objectes tipus document (no confondre amb els tipus documentals identificats al QTD). En aquest escenari haurem de decidir com hem d’aplicar el model en relació amb els altres objectes, com serien les carpetes utilitzades com a expedients o les firmes dependents dels documents.

Implementació d’un repositori de preservació seguint OAIS → partirem d’un model d’infor-mació basat en els paquets d’informació, que tenen les seves pròpies regles per construir-se, no només pel que fa a la captura o ingesta, sinó també per a l’emmagatzematge i la consulta.

11. Aquest aspecte haurà de ser regulat d’acord amb el que estableixi el futur Protocol d’identificació i signatura electrònica, segons el Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics.


Experiència del Departament d’Economia i Coneixement . Projecte GEEC (Gestió Electrònica dels Expedients de Contractació Pública)

Model d’informació

Aquest gràfic mostra per una part la cardinalitat entre la relació de les entitats expedient- document-signatura on un EXPEDIENT pot tenir N DOCUMENTS, a la vegada que un DOCUMENT pot tenir N SIGNATURES, però una SIGNATURA només pertany a un, i només un, DOCUMENT i un DOCUMENT pertany a un, i només un, EXPEDIENT.

Per altra banda el gràfic mostra la relació que es manté entre l’expedient, el document i la signatura a través de les metadades que els vincula i que permeten així aconseguir mantenir la integritat entre si.

En el model d’informació també s’ha de definir com cal tractar els documents que poden formar part de més d’un expedient. Inicialment hi ha dues opcions:

•Determinarque,aimitaciódelmónenpaper,quanaixòpassas’hadeferunacòpiadeldocumentper a cada expedient.

•Determinarqueelmateixobjectequerepresentaeldocuments’had’utilitzarperatotselsexpe-dients en què es necessiti.

La decisió sobre quina de les dues opcions és la més idònia vindrà determinada en gran part per la tecnologia disponible, i de les seves funcionalitats.

La primera opció és sempre possible amb totes les tecnologies que coneixem, mentre que la segona pot tenir les seves limitacions i complicacions en el moment de gestionar els expedients i de la realització dels índexs dels expedients.

Les bones pràctiques determinen que el primer que s’ha de fer és identificar els casos en què realment passa. La major part dels exemples contrastats en l’experiència real indiquen que aquestes situacions es produeixen amb documents que es demanen al ciutadà per a diferents tràmits (DNI, contractes, escriptures, etc.). Aquesta necessitat pot ser minimitzada per la pràctica cada vegada més estesa de permetre la consulta d’aquests documents a les plataformes comunes, com per exemple la Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa (PICA).12

12. Al Catàleg de Dades i Documents Electrònics de la Generalitat s’indiquen quins són els documents que els ciutadans no han d’aportar a l’Administració.


En altres casos, la pràctica de fer còpies dels documents per crear altres “expedients” prové de la impossibilitat física de consulta. Un exemple clàssic són els expedients de les assessories jurídiques o d’unitats organitzatives, formats per informes que a més s’inclouen en els expedients d’altres unitats per als quals s’han emès. En aquests casos cal definir si les necessitats de consulta dels documents electrònics que es troben en aquests expedients poden ser solucionades d’una altra manera que no sigui la creació d’una còpia electrònica.

Prenent aquesta perspectiva, en la major part de les experiències s’aconsegueix reduir a un nombre molt petit els casos en què cal que un mateix document s’inclogui en dos expedients diferents. Arribats a aquest punt, la complexitat d’una segona opció (un document que, sense ser copiat, es troba en dos expedients diferents) deixa de tenir sentit per les poques vegades en les que s’aplicaria.

En cas d’optar per la còpia de documents electrònics, s’ha de tenir en compte que no es refereix a cò-pies autèntiques13 dels documents electrònics, sinó al duplicat o doble original. Aquesta còpia seria en veritat un altre original, no una còpia, ja que no hi hauria cap diferència entre aquests, ni tan sols pel que fa a metadades. En aquest cas, s’ha d’aclarir que els dos originals sí que tindrien una classificació i un identificador diferents, atès que el context seria diferent.


Pel que fa a les segones còpies dels documents en l’entorn electrònic, no hi ha la possibilitat a SAP que un mateix document electrònic estigui relacionat alhora amb més d’un expedient. Per als documents que poden estar en més d’un expedient, cada expedient en tindrà una còpia amb un identificador diferent, malgrat que el contingut del document sigui el mateix.

Finalment, a l’hora de definir el model d’informació cal tenir en compte l’existència de possibles do-cuments i expedients electrònics que s’hagin de migrar a un nou entorn. Per tant, l’estudi del model d’informació utilitzat prèviament és interessant per definir un model que permeti la migració en les millors condicions.

5.1.2. El perfil d’aplicació per a les metadades

L’Administració de la Generalitat de Catalunya disposa d’un esquema de metadades per a la gestió documental (E-SIGeDA), que es troba publicat al lloc web oficial de la Generalitat de Catalunya. Acompanyant l’esquema hi ha també una Guia per a la utilització de l’esquema de metadades E-SIGeDA, on s’expliquen amb detall els criteris que s’han utilitzat per confeccionar l’esquema i com ha de ser utilitzat per a la seva aplicació pràctica. Per tant, en aquesta guia només explicarem els conceptes generals que fan referència a les metadades.

13. Entenem que les còpies autèntiques són les generades en l’entorn de la PICA, adreçades especialment als ciutadans i amb un codi CSV que dóna garantia de validesa i autenticitat, i en processos de digitalització de documents en paper o quan es produeix un canvi de format.


Directriu 6.2.1.4. Els documents i expedients electrònics han de tenir vinculades des de la seva creació les metadades que permeten la seva identificació (d’acord amb el que s’estableix a l’instrument esquema de metadades de gestió documental).

L’E-SIGeDA, com tots els esquemes de metadades, proporciona un pla lògic que mostra els diferents elements a utilitzar com a metadades i les seves regles d’ús semàntiques, sintàctiques i d’obligato-rietat. L’E-SIGeDA estableix conceptes, expressats pels mateixos elements de metadades, i algunes característiques bàsiques d’aquests. No obstant això, l’esquema no pot ser utilitzat directament en les implantacions reals. Per utilitzar-lo, cal establir un perfil d’aplicació de metadades.

Un perfil d’aplicació defineix l’ús dels elements de metadades inclosos en l’esquema, afegeix les regles de l’organització i les directrius per a l’ús dels elements en l’aplicació on s’hagin d’implementar, proporci-onant comentaris i exemples per ajudar a la comprensió sobre com fer-ho. Els perfils d’aplicació poden incloure elements propis d’un projecte determinat (elements personalitzats), a més dels que es relacionen en l’esquema, que permeten que una aplicació concreta compleixi amb els seus requisits funcionals.

Sempre que es faci una implementació d’un projecte de gestió documental cal fer un perfil d’aplicació. Els perfils d’aplicació s’associen a una determinada tecnologia i implementació, i poden créixer quan una mateixa tecnologia s’utilitza en més d’un projecte, per exemple en la implementació d’una eina corporativa.

Directriu 6.2.3.4. Els elements de control sobre els documents electrònics s’han d’implementar com a metadades dels documents, de manera que permetin la màxima automatització possible (vegeu l’instrument esquema de metadades de gestió documental).

L’E-SIGeDA estableix tots els possibles elements de metadades que es poden associar a un document, inclosos tots els que procedeixen dels processos i controls documentals que descriurem a la secció següent d’aquesta guia. Depenent de la tecnologia disponible, en molts casos els perfils d’aplicació no necessitaran incloure aquestes metadades, ja que es trobaran ja implementades en les mateixes aplicacions.

Entendre com funcionen les aplicacions disponibles és imprescindible per confeccionar els perfils d’aplicació, de manera que aquests s’han de fer conjuntament entre els responsables funcionals i els responsables tecnològics.

Tots els perfils d’aplicació han de partir de l’E-SIGeDA per mantenir la coherència i la interoperabilitat entre aplicacions. Cal mantenir-los documentats i actualitzats conjuntament amb l’esquema, formant part inseparable d’aquell.

En alguns casos ens podem trobar que hi hagi bases de dades relacionals on s’han descrit els documents i expedients. Els seus camps poden convertir-se en les metadades dels nous do-cuments digitalitzats, sempre que puguem trobar l’equivalència amb el perfil d’aplicació que descrivim en l’apartat següent.


5.1.3. El model i els criteris d’accés

5.1.3.1. Consideracions generals

El règim general d’accés queda establert per a cadascuna de les sèries documentals a les Taules d’Ava-luació i Accés Documental (TAAD). Per a la definició d’aquestes taules s’han tingut en compte les restriccions legals, de confidencialitat i de protecció de dades personals.

Directriu 6.2.4.1. La ciutadania ha de poder consultar els documents i expedients electrònics un cop finalitzat el procediment administratiu, sense cap més limitació que les establertes le-galment (vegeu l’instrument taulesd’avaluació i accés documental).

Directriu 6.2.4.2. Les restriccions legals d’accés als documents i expedients electrònics les determina la normativa sectorial aplicable (protecció de dades de caràcter personal, seguretat nacional, etc.) i específicament, si escau, el nivell de seguretat que aquesta els hagi atribuït. Les mesures de seguretat que corresponguin s’han d’aplicar des del moment en què es crea el document o expedient electrònic.

L’aplicació d’aquests criteris, conjuntament amb les directrius del Protocol de Documents Electrònics i Arxiu que es refereixen a l’accés i la seguretat, implica que s’haurà d’establir un model d’accés als repositoris de documents i expedients electrònics susceptible de ser implementat amb la tecnologia disponible.

El model d’accés està íntimament relacionat amb la identificació de l’abast del projecte de gestió do-cumental i amb les funcionalitats de l’entorn tecnològic per a l’establiment de l’accés.

Les etapes de tramitació, vigència i conservació, que s’han de definir en l’abast del projecte, tal com s’ha explicat en el punt 3.2 d’aquesta guia, suposen diferents condicions d’accés als documents i expedients que s’han de tenir en compte en construir el model. En termes generals, el model d’accés s’ha de crear en la primera etapa de la tramitació, de manera que no comprometi l’accés a les següents etapes de vigència i conservació.

Directriu 6.2.4.5. L’accés als documents i expedients electrònics, un cop finalitzada l’etapa de tramitació, ha de ser possible independentment de quina hagi estat l’aplicació de tramitació que l’ha generat.

L’ideal que es persegueix és permetre l’accés directe als documents i expedients electrònics sense neces-sitat d’una intermediació de les persones responsables de la gestió documental i arxiu de l’organisme. No obstant això, cal tenir en compte que per poder-ho fer realitat, el model d’accés ha de ser molt robust i segur, i ser capaç d’evitar els accessos no autoritzats.

En el moment de desenvolupament tecnològic actual, es pot assegurar aquest model d’accés sense in-termediació de manera interna per als departaments i, fins i tot, per a tot el personal de la Generalitat,


però probablement no es podrà oferir als ciutadans. De manera que s’haurà d’establir la millor manera perquè els ciutadans que ho requereixin i hi tinguin dret puguin accedir als documents i expedients electrònics.

Un escenari ideal en què els ciutadans accedeixen directament als documents i expedients requereix d’una implementació tecnològica molt poderosa (ja que és absolutament inviable que tots els ciutadans amb drets d’accés s’incloguin en els directoris d’usuaris) que, a més de resoldre la seguretat dels accessos externs, disposi de:

- Mecanismes d’identificació i autenticació de les parts interessades, que accedirien a través dels portals específics que puguin desenvolupar-se a aquest efecte.

- Una aplicació d’autenticació d’usuaris, que validi els permisos dels usuaris mitjançant el seu certificat digital i els relacioni amb els expedients i documents mitjançant una metadada inequívoca.

Actualment, però, hi ha diferents escenaris que corresponen a les solucions que s’han adoptat per facilitar aquesta consulta per part d’usuaris i ciutadans:

Paquet de consulta d’expedients. En molts sistemes (i/o gestors documentals) hi ha una opció per la qual es pot exportar un expedient, generant-ne una còpia i convertint-lo en un fitxer comprimit zip (amb tots els documents que l’integren, l’índex electrònic i les seves metadades).

Mode ‘visita’. Una altra opció és el mode visita o accés a la consulta de documentació a través d’un usuari comú, destinat precisament a aquest fi.

Carpeta del ciutadà. Aquest entorn, molt usat en l’àmbit municipal català, facilita i agilitza les gestions que els ciutadans fan habitualment amb l’Administració, ja que a través d’aquest espai poden accedir a la consulta de les seves dades i documents.

Per altra banda, l’accés als repositoris d’expedients i documents electrònics es pot plantejar a través de la lògica de la seguretat, fent que aquesta no resideixi en els propis repositoris, sinó en les aplicacions que els alimenten i els consulten. D’aquesta manera, l’usuari que consulta el repositori sempre és el mateix, el que s’anomena usuari aplicació.

En aquest cas, els objectes d’accés poden ser documents/expedients o també tràmits o dades de l’aplicació de gestió i només poden ser consultats a través de l’aplicació de gestió (ja que al repositori no hi ha cap lògica en la qual s’hagi implementat el model d’accés). Aquesta pràctica, que facilita les implementacions des del punt de vista tecnològic, és admissible únicament en escenaris que només abasten la fase de tramitació i amb una anàlisi molt acurada de les seves conseqüències sobre la gestió documental.

En el cas de la fase de vigència, seguint les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, mai s’haurà d’implementar un escenari d’aquest tipus, sinó que la lògica de seguretat residirà en els mateixos repositoris, en els quals s’haurà implementat el model d’accés.


Cal tenir en compte que la simplificació en la implantació de l’accés a la fase de tramitació, suposa traspassar la complexitat a la fase de vigència. Si la previsió és que durant la fase de vigència les aplicacions continuïn tenint accés als expedients i documents, ens trobaríem amb un escenari de superposició de models d’accessos amb una alta dificultat d’implementació.

5.1.3.2. Com es construeix el model d’accés?

Les possibilitats que la tecnologia ens ofereix també determinen el model d’accés i seguretat. En qual-sevol entorn tecnològic, la seguretat es basa en la combinació d’usuaris o grups (subjectes d’accés), amb els elements als quals es vol donar accés (objectes d’accés) i els permisos que s’hi assignen. No obstant això, les ‘condicions i mitjans’ tecnològics no han d’impedir que la consulta/accés als expedients i documents electrònics no es pugui fer quan se sol·liciti (o en un període de temps reduït).

Directriu 6.2.8.4. Qualsevol eina informàtica utilitzada per a la gestió de documents i expe-dients electrònics ha de garantir la consulta d’aquests, en el menor temps possible, segons les condicions i els mitjans establerts i sens perjudici de les limitacions legals que es puguin establir.

La identificació dels objectes d’accés està estretament lligada amb el model d’informació que s’hagi definit per al repositori i que s’ha explicat en l’apartat 5.1.1 d’aquesta guia.

Com a bona pràctica, per aconseguir un bon rendiment a l’hora d’accedir als documents és altament recomanable que, encara que la tecnologia permeti individualitzar l’accés per a cada document, els objectes possibles d’accés es determinin en algun dels nivells d’agrupació dels documents. Cal tenir present que els documents inclosos en aquestes agrupacions hereten el mateix tipus d’accés que el nivell superior.

La implementació recomanada és la configuració de l’accés a nivell de sèrie documental (el que co-incideix amb l’objecte d’aplicació de les TAAD), habitualment representada per una carpeta, folder o directori.

Els expedients que dins d’una sèrie requereixin un accés particular més restringit poden ser tractats com a excepcionals a la regla general.

Per a la definició dels subjectes d’accés s’han de delimitar els tipus d’usuaris que tindran els mateixos permisos o rols.

Si l’abast d’una implementació inclou les etapes de tramitació i vigència, i es basa en les sèries do-cumentals del QdCF, es recomana la creació de rols seguint l’esquema següent de subjectes d’accés:

1) Tramitadors. Creen, capturen, modifiquen i validen documents dins dels expedients de la sèrie.

2) Responsables de sèrie. Creen expedients, els modifiquen i els tanquen.


3) Supervisors. Consulten els expedients i documents, però no poden modificar-los, encara que els expedients no estiguin tancats.

4) Usuaris de consulta. Consulten els expedients i els documents només quan els expedients estan tancats.

5) Gestors documentals. Creen l’estructura del repositori i supervisen el seu funcionament.

Un cop definits els rols dels grups d’usuaris, amb les persones nominals que els componen, aquests grups es defineixen en els directoris actius o LDAP, que serveixen per donar accés a totes les aplicaci-ons d’un mateix entorn. Per tant, aquesta definició s’ha de fer conjuntament amb els responsables del manteniment d’aquests directoris.

Cal tenir en compte que, per als tres primers rols, serà necessari crear grups per a cada sèrie. Per als usuaris de consulta habitualment no és necessari crear un grup, ja que es dóna accés a tots els usuaris identificats. El rol de gestors documentals normalment és únic per al conjunt de sèries d’un mateix departament o organisme.

Experiència del Departament de la Presidència. Manual de gestió dels documents ofimàtics.

8.5. Procediments de securització de carpetes

1. El GC, amb el suport de l’Arxiu Central en cas que sigui necessari, crearà la carpeta corres-ponent als àmbits de treball o de col·laboració dels quals és responsable.

2. Enviarà una petició al [email protected] amb les següents característiques: a. Títol del correu: securitzar carpeta Pxxxx_Nom_de_carpeta (el nom de la carpeta no

podrà excedir els 8 caràcters). b. Informació addicional: informarà de si el que vol securitzar pertany a un àmbit de treball

o a un àmbit de col·laboració.

3. L’àrea TIC, crearà el grup de seguretat d’usuaris amb el nom de la carpeta i l’associarà a aquesta unitat de xarxa.

4. Cada grup d’usuaris s’identificarà amb el codi de la carpeta a la qual té accés.

5. El CAU informarà el GC de la realització de l’operació i tancarà la petició.

6. El GC inclourà el nou grup d’usuaris a la fitxa corresponent a l’àmbit de treball o col-laboració.

Els permisos que es poden assignar a cada rol normalment vénen definits per la tecnologia aplicable. En algunes aplicacions hi pot haver, fins i tot, rols predefinits que han de ser reaprofitats si compleixen amb les necessitats detectades.


Els escenaris més extrems que es poden plantejar són:

Si s’està utilitzant la xarxa de directoris com a repositori, els únics permisos que es poden assignar als grups d’usuaris són de lectura o de lectura / escriptura.

En aplicacions ECM els permisos es poden aplicar de manera molt detallada, com en l’exemple següent:

Per construir correctament el model de seguretat, cal entendre què signifiquen exactament els permisos que proveeix l’aplicació i definir-los, conjuntament amb els responsables tecnològics de la mateixa.

En el pas dels documents i expedients a la fase de vigència sempre es produeix un canvi en els per-misos d’accés. Per a les sèries no restringides, l’accés hauria de ser obert als usuaris del sistema i, per a les sèries documentals restringides, el grup de tramitadors hauria de seguir tenint accés durant la fase de vigència.

El model d’accés pot ser completat (mai substituït) amb la inclusió d’informació complementària en forma de metadades explícites pròpies dels documents. Per exemple, establint al perfil d’aplicació un camp o atribut a nivell de document o expedient que indiqui si és obert, restringit o confidencial.

La inclusió de categories d’accés a les metadades explícites es pot fer tenint en compte el següent:

• Esconsideranomésunadadainformativaperaquiconsultilesmetadades.

• Espotassociaralaimplementaciód’unmodeld’accésquesiguicapaçdeconsultarlesmetadadesper associar-les a grups-rols-permisos. La pràctica ens indica que és molt complicat i poc operatiu per implementar les condicions d’accés que estableixen les TAAD.

• Esplantejal’accéscomaprocésmanualambintermediació,enquèl’arxiverhadeconsultaraquesta dada i interpretar-la abans de “lliurar” els expedients o documents a qui ho sol·licita.

• Esvolexplicitarambvistaamantenirladadaquanelsdocumentsiexpedientsestransfereixind’un sistema a un altre, o quan s’hi interoperi. En aquest cas, cal tenir en compte que, com les condicions d’accés poden canviar al llarg del temps, el més lògic és construir les metadades en el mateix moment de la transferència o enviament a una altra administració.


No és una bona pràctica incloure en el model d’accés una identificació dels nivells de sensibilitat LOPD de les dades a nivell de documents, expedients o sèries. Aquests nivells (baix, mitjà i alt) s’identifiquen amb mesures de protecció sobre les aplicacions que contenen aquestes dades i no sobre els documents concrets.

5.1.3.3. Com es posa en funcionament el model d’accés?

La implementació del model d’accés i seguretat es fa per a cada entorn concret amb els instruments que la tecnologia disponible ens permet. Un cop muntat tot el sistema de seguretat sobre els diferents objectes d’accés, es pot considerar que la informació que permet posar-lo en marxa, de forma genèrica són metadades sobre els documents.

Als sistemes ECM el model d’accés implementat en les eines d’administrador de sistema es converteix en les denominades ACL (Access Control List), assignades a cada objecte del repositori i que poden ser consultables per usuaris amb permisos. Les ACL poden anar canviant en funció dels diferents estats dels documents (vegeu l’apartat 5.2.1. d’aquesta guia).

Quan s’ha aconseguit un model que funcioni sense intermediació humana, una vegada s’ha fet la con-figuració només queda supervisar el funcionament mitjançant els diferents logs d’accés a les aplicacions.

No obstant això, ja s’ha comentat anteriorment que l’accés directe dels ciutadans als documents i expedients als repositoris implica una complexitat tecnològica per a la qual a hores d’ara no hi ha una resposta corporativa.

Directriu 6.2.4.3. Les persones que acreditin la condició d’interessades poden tenir accés a l’expedient tant durant la tramitació com un cop finalitzat, d’acord amb el que estableix la normativa vigent.

Directriu 6.2.4.4. El sistema d’accés als documents i expedients electrònics ha d’incloure me-canismes per mitjans segurs i amb controls suficients que permetin la identificació fefaent de les persones que hi accedeixin.

Per tant, posar en funcionament el model d’accés d’acord amb les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu respecte a la ciutadania i les parts interessades requereix de la imple-mentació d’un procés a part de les aplicacions de gestió documental. Els ciutadans o parts interessades que requereixin la consulta d’expedients i documents, l’original dels quals sigui electrònic, i que ho sol·licitin pels mitjans habituals, hauran de rebre resposta per un dels següents mitjans:

•Fentcòpiesautèntiquesensuportpaperdel’expedientelectrònicmitjançantelserveie-Còpia.

•Posantl’expedientadisposiciódels/lesinteressats/desenunespaid’accéspúblicmitjançantcontrasenya o una altra clau d’identificació.


•Copiantl’expedientenunmitjàfísiccomunCD,ounaltresistemad’emmagatzematge.Enaquest cas, caldrà sospesar si han de ser còpies autèntiques produïdes pel servei e-Còpia, on cada document tindrà el seu CSV, codi segur de verificació (vegeu el capítol dedicat a les còpies de documents electrònics), i on es poden consultar per un temps determinat.

En el desenvolupament de l’Administració electrònica, el més lògic és que en un futur es desenvolupi un servei corporatiu, o almenys unes instruccions, sobre com procedir en aquest assumpte. Quan això succeeixi es requerirà una guia específica.


Dins del projecte GEEC s’ha desenvolupat un sistema específic per donar accés als expedients que els són requerits dins de la mateixa Generalitat. S’anomena “Visita”.

5.2. Els processos i controls documentals

La gestió de documents se centra en determinats processos i controls que tenen la finalitat de garantir la integritat, l’autenticitat i la recuperació dels documents. En entorns electrònics aquestes accions passen per la creació de documents, la seva captura i integració al registre, el procés de digitalització i la gestió de còpies, la gestió de la signatura electrònica, les funcionalitats d’obertura i tancament d’expedients, la seva disposició i preservació.


5.2.1. La creació de documents

Conceptualment la creació de documents es basa especialment en les fases anteriors al moment en què es defineix un document com a definitiu (els estats d’esborrany pels quals pot passar un document), en les diferents versions que pot tenir un document definitiu, en els diferents formats en els quals es poden generar i, més endavant, conservar i, finalment, en les plantilles de documents que ajuden a homogeneïtzar els documents que responen essencialment a una mateixa finalitat.

5.2.1.1. Estats dels documents

Quan el projecte de gestió documental inclou en el seu abast l’etapa de tramitació, cal definir sem-pre els estats pels quals passen els documents abans d’esdevenir documents definitius. Generalment aquesta tasca es desenvolupa durant el disseny de circuits (tant des del punt de vista administratiu com d’aplicacions informàtiques).

Directriu 6.2.1.8. Els documents electrònics han d’arribar a un estat definitiu per tal de tenir valor d’evidència. Abans, però, poden passar per diversos estats d’esborrany durant el període de creació. Els estats previs a l’estat definitiu es definiran a l’àrea de negoci d’acord amb les seves necessitats. Els esborranys dels documents electrònics es poden eliminar una vegada creat el document definitiu.

Aquests documents definitius són els que disposen de validesa i els que passaran a la fase de vigència. Gestionar els estats anteriors dels documents suposa en molts casos assegurar-se la creació d’uns do-cuments adients per a cada procés.

Cal parar atenció en aquesta definició dels estats pels quals pot transitar un document abans d’esdevenir definitiu, ja que alguns dels ECM més utilitzats els han denominat cicle de vida dels documents. Això no s’ha de confondre amb el cicle definit de fases de tramitació, vigència i conservació.

No hi ha cap regla per a la definició d’aquests estats i la seva definició serà possible i més sofisticada depenent de l’entorn tecnològic. El més habitual serà que estiguin relacionats amb les aplicacions de gestió que creen els documents o amb els diferents processos de revisió i aprovació de documents.

Directriu 6.2.2.6. S’ha d’aplicar als documents que formen part d’un procés electrònic i no contenen signatura avançada algun mecanisme que impedeixi la seva alteració posterior.

En qualsevol cas, sempre hem de definir la manera com un document passa al seu estat definitiu. Es pot fer a través d’algun d’aquests mètodes o amb una combinació de tots:

•Signantelsdocumentsambuncertificatdigital.Talcoms’haimplementatlatecnologia,lasignatura no només és un mètode d’autenticació, sinó també d’integritat.

•ConvertintundocumentaunformatPDFquenopuguisereditable.


•Assegurant,mitjançantelcontrold’accés,quelamodificaciónoéspossible.

•Establintaltresmesuresd’integritatofertesperl’entorntecnològicutilitzat(programari+ma-quinari).


Garantir la no-alteració de documents signats.

Documentum dóna solució a aquesta funcionalitat aplicant les llistes de control d’accés abans esmentades (ACL). Així, quan un document passa a estar signat, s’hi aplica una ACL específica perquè no es permeti alterar aquest document.

5.2.1.2. Formats

Directriu 6.2.2.7. Els documents s’han de crear segons estàndards oberts o d’ús generalitzat entre la ciutadania o les administracions públiques, per tal de garantir la independència en l’elecció d’alternatives tecnològiques.

Els formats introduïts al catàleg d’estàndards per les Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) cobreixen una gamma àmplia de possibilitats. Tot i això, la mateixa NTI obre la porta a la utilització d’altres tipus de formats quan sigui justificable.

Els formats de documents recollits en el catàleg d’estàndards tenen la característica d’estar publicats com a formats oberts. En aquest sentit, és important ressaltar que es recullen els formats Open Office XML, que només generen les últimes versions de Microsoft Office (amb les extensions acabades en docx, xlsx i pptx), no els produïts per versions anteriors.

En qualsevol cas, és molt recomanable que durant el disseny dels processos documentals s’identifiquin i limitin els formats admesos en el projecte de gestió documental.

També en aquest cas és interessant distingir entre les fases de tramitació i posteriors, ja que a la primera serà necessari utilitzar formats editables, mentre que per a les altres són més aconsellables formats no editables, com els diferents PDF.

Sempre que sigui possible, és molt recomanable que es produeixi la conversió a un format PDF-A en el moment en què el document passa a l’estat definitiu. D’aquesta manera, a més d’assegurar per una altra via la integritat dels documents, aconseguim simplificar des d’estadis molt inicials la gestió dels documents en les etapes de conservació.


5.2.1.3. Versions

Directriu 6.2.1.9. Les versions o actualitzacions de documents definitius que suposen un canvi en la informació que contenen constitueixen documents nous. Les versions anteriors s’han de conservar durant el temps que esrequereixi i es pot indicar la seva relació amb la versió vigent.

En el moment del disseny de l’etapa de tramitació, s’ha de definir com es tractaran les versions dels do-cuments durant el procés de creació. Mentre els documents no esdevinguin definitius es pot optar per:

•Substituirlaversióanteriorperlanova

•Guardarunhistòricdeversions

Aquesta segona opció només té sentit quan hi ha una raó poderosa en l’etapa de tramitació, ja que l’únic document amb valor serà la versió definitiva a la qual s’aplicaran els mecanismes disponibles per garantir-ne la integritat.

És possible que en determinats entorns es faci referència a diferents versions definitives d’un document. Pot ser el cas dels processos normatius, en els quals l’expedient ha de guardar les diferents versions del text legislatiu corresponents a les diferents fases de la seva tramitació. Encara que utilitzem la mateixa paraula (versió) per referir-nos tant als diferents textos sorgits de les diferents fases de tramitació com a les modificacions o millores que pot patir un text (informe abans de ser elevat a definitiu), hem d’en-tendre que la naturalesa d’aquestes no és la mateixa. Aquestes serien les versions definitives, que han d’estar identificades en l’anàlisi per a cada sèrie documental que hem descrit en la secció 4 d’aquesta guia. En aquest cas, cadascuna de les versions s’ha de considerar com un document en si mateix.

La gestió de versions es pot fer de diferents formes segons l’escenari en què es desenvolupi el projecte de gestió documental:

Quan s’utilitzen els directoris de xarxa com a repositoris dels documents electrònics la gestió de versions només es pot fer mitjançant la seva identificació en el nom del fitxer. En aquest cas l’única opció és establir unes directrius de nomenclatura de fitxers.

Quan s’utilitzen tecnologies ECM, aquestes normalment incorporen la funcionalitat de ges-tió de versions, que permet la numeració automàtica d’aquestes i la relació entre els diferents fitxers d’una mateixa versió, de manera que només l’última és visible en la interfície d’usuari.


Experiència del Departament de la Presidència. Manual de gestió dels documents ofimàtics (exemple del primer escenari)

3.5. Denominació de carpetes d’expedients i documents

Si es disposa de diverses versions d’un document cal identificar-les amb la sigla V i el número de versió, per exemple V01 i així successivament. Quan un document és definitiu s’indicarà amb les sigles Vdef. A més, es pot protegir amb l’indicador de “només lectura” de la pantalla de propietats o es pot passar a format PDF. Les versions anteriors del document únicament es conservaran si es considera que és important conèixer el procés de redacció del document.

5.2.1.4. Plantilles de documents

L’ús de plantilles de documents pot ser necessari en les implementacions de tramitadors o aplicacions de gestió que creen documents.

Quan s’utilitza aquesta opció és altament recomanable associar les plantilles al Quadre de Tipus Do-cumental (vegeu Guia d’ús del QTD).

Quan s’utilitzen les plantilles, la normalització i el manteniment d’aquestes plantilles forma part dels processos i controls de gestió documental.

La gestió d’aquestes suposa el control de les versions de les plantilles vigents per a cada procediment en cada moment.

6.2.2.3. Quan es dissenyi una plantilla o un formulari per crear documents electrònics s’han de tenir en compte les directrius d’aquest protocol. Sempre que sigui possible, s’ha d’automa-titzar l’assignació de metadades associades, especialment a nivell del Quadre de Classificació i al tipus documental.

5.2.2. Definició del procediment de captura

5.2.2.1. Mètode de captura

En el context dels projectes de gestió documental entenem que els documents electrònics es capturen en el moment d’entrada al sistema, per incorporar-se al repositori definit prèviament, que pot ser el del mateix gestor documental de tramitació. Depenent de la tecnologia disponible, el procés de captura es farà de diferents formes, però sempre amb els mateixos objectius; aquests són:

• Establirunarelacióentreeldocument,elseuproductorielcontextenquès’origina.


• Emmagatzemareldocumentenelllocdefinit.

• Associar-looagrupar-loambaltresdocumentsqueformenpartd’unmateixtràmit(expedient)i/o d’una mateixa funció (sèrie documental).

Aquest aspecte està relacionat amb l’assignació de metadades en el moment de la captura del document.

Tenint en compte aquestes premisses generals, per a cada projecte de gestió de documents electrònics cal definir els mètodes o procediments de captura.

Directriu 6.2.1.2. Quan s’implementi la metodologia de gestió dels documents electrònics, s’han d’identificar quins mètodes de creació dels documents s’utilitzen per a cada cas: creació amb eines ofimàtiques, captura des de formularis o des d’aplicacions de tramitació, digitalització o qualsevol altre mètode que permeti la creació de documents electrònics.

Normalment haurem de definir mètodes o procediments per a:

A) Els documents creats internament

Els documents creats internament es produeixen bàsicament de dues formes:

•Mitjançanteinesofimàtiquesdeconfecciódedocuments.

•Mitjançantaplicacionsdegestióquegenerendocumentsamblesdadesquehanestatinformadesdurant el procés de tramitació.

De forma menys habitual ens podem trobar que hi ha determinats procediments on els documents es generen recollint informació manuscrita en un formulari.

En cadascun d’aquests casos, s’ha de definir el mètode de captura basant-se en l’anàlisi descrita en l’apartat 4 d’aquesta guia. El procés de captura de documents electrònics està sempre molt relacionat amb les decisions sobre el tipus de signatura que s’utilitzarà i quan s’ha d’aplicar.

Com a bones pràctiques es reconeix la captura directa dels documents nascuts digitals, evitant sempre que sigui possible la seva impressió i signatura manuscrita per a la seva digitalització posterior.

Depenent de l’abast del projecte de gestió documental, la captura de documents electrònics es pot fer des d’estats previs de documents (esborranys) o només quan els documents esdevenen definitius. En general, són més eficaços els sistemes de gestió documental que capturen els documents tan aviat com sigui possible.

Especial atenció requereix la captura de documents produïts des d’aplicacions de gestió o tramitació. Els documents s’hauran de capturar en els repositoris definits per al seu emmagatzematge i les apli-cacions han de poder proveir la informació de metadades que aquests requereixin. En aquest cas cal automatitzar tant com sigui possible la forma de captura, i evitar la intervenció manual.


Depenent de la tecnologia disponible es poden plantejar diferents escenaris per a la captura de documents:

Els directoris de xarxa com a repositori signifiquen un mètode de captura inevitablement manual i que ha de ser regulat per un procediment escrit que descrigui els diferents passos que s’han de fer, que els diferents responsables han d’assumir.

Algunes aplicacions de gestió es basen en la gestió dels seus propis repositoris de documents. En aquests casos el mètode de captura està inclòs entre les seves pròpies funcionalitats, però s’ha d’assegurar que es compleixen totes les directrius del Protocol de Documents Electrò-nics i Arxiu.

Quan les aplicacions de gestió es basen en un model de dades que només “componen” els do-cuments quan es presenten en pantalla o per enviar-los (és freqüent en aplicacions de nòmina o d’emissió de rebuts), però sense guardar-los, hem de valorar com gestionar-los. En aquests casos seran les mateixes aplicacions les que hauran de complir les directrius del Protocol de Documents Electrònics i Arxiu (no els documents que aquestes puguin generar) o s’haurà de prendre la decisió de capturar els documents d’alguna manera i en algun moment.

Un repositori centralitzat, basat en una de les aplicacions comunes d’EDRMS, pot re-lacionar-se amb diferents aplicacions de gestió sempre que s’hagin establert els mètodes d’integració entre les eines implicades. El més habitual és que aquestes integracions es facin mitjançant web services, que permeten capturar directament els documents al repositori centralitzat en l’estructura definida i amb les metadades necessàries. Per aconseguir aquesta integració és imprescindible la coordinació i la visió de conjunt en les implantacions de les diferents aplicacions implicades.

B) Els documents rebuts de l’exterior

Els documents que s’incorporen al sistema des de l’exterior poden ser:

•Documentsdigitalsaportatsperpersonesfísiquesojurídiques.Elmètodeoprocedimentdecap-tura està totalment relacionat amb els canals i mitjans que s’ofereixen als ciutadans, especialment el registre electrònic (vegeu l’apartat 5.2.2 d’aquesta guia d’Integració amb el registre).

•Documentsensuportpaperaportatspelsciutadans.L’obtenciódecòpiesdigitalsapartirdedo-cuments presentats en suport paper pel ciutadà a les oficines de registre s’ha de fer mitjançant un procés de digitalització segura (vegeu l’apartat de 5.2.4 d’aquesta guia de Digitalització segura).

•Documentselectrònicsi/odadesobtingudesdirectamentd’altresadministracionspúbliques.Elsorganismes de l’Administració de la Generalitat accedeixen als serveis Via Oberta, que permeten obtenir per mitjans electrònics les dades i/o els documents en poder d’altres administracions quan són necessaris per a la tramitació administrativa, mitjançant la Plataforma d’Integració i Col·laboració Administrativa (PICA). En el cas que s’incloguin dades de caràcter personal cal disposar del consentiment de la persona interessada.

Aquesta darrera opció, que cada vegada s’utilitza més (un dels èxits de l’Administració electrònica i que permet no haver d’exigir la presentació de documents al ciutadà), suposa que haurem de decidir com


capturar aquests documents per incloure’ls en els expedients corresponents i establir el procediment adequat:

• Capturarlesconsultesperincloure-lescomadocumentsenelsexpedients.

• Incloureundocument(diligènciadefuncionari)queindiquiquelainformacióhaestatconsul-tada i és correcta.

Experiència del Departament d’Agricultura, Ramaderia, Pesca, Alimentació i Medi Natural. Els documents del ciutadà i les consultes a PICA

La normativa del servei d’interoperabilitat de la PICA estableix que:

• Calquehihagisempreautoritzacióexpressadelciutadàpersol·licitaroconsultarlesdades requerides, llevat que una norma amb rang de llei ho habiliti

• Noméss’autoritzaelsusuarisaconsultardadesenlamesuraqueesfaciamblafinalitataprovada i en el context d’un expedient concret

• Enlasol·licitudcaldràintroduirelnúmerod’expedientenvirtutdelqualsesol·licitalainformació

Tenint en compte aquestes restriccions legals, els resultats de les consultes a PICA s’incorporaran a l’expedient corresponent del gestor documental, i no seran aprofitables com a documents del ciutadà reutilitzables per a altres processos, ni seran incorporats a d’altres expedients.

5.2.2.2. Identificador de documents i expedients

L’existència d’un identificador únic de documents i expedients sempre ha estat una aspiració del sistema de gestió documental. Els seus avantatges són tan indiscutibles, com les dificultats per poder acordar un identificador que transcendeixi els límits d’un sol entorn o aplicació informàtica.

Directriu 6.2.1.5. Tots els documents i expedients electrònics s’han de crear amb un nom o identificador unívoc dins el sistema que l’ha creat (vegeu l’instrument esquema de metadades de gestió documental).

En totes les aplicacions que gestionen documents electrònics s’utilitzen internament els seus propis ID, o identificadors únics, que no tenen validesa fora d’aquest entorn.

Dins de cada aplicació s’hauria d’establir un identificador fàcil de construir i que es fes explícit en forma de metadada.


En algunes implementacions s’han construït codis d’identificació de documents a partir dels codis del quadre de classificació. Això només és possible quan l’assignació de codis es produeix de forma posterior a la classificació, la qual cosa difícilment és possible en entorns de tramitació. Si per qualsevol raó el document o expedient s’ha de reclassificar els codis deixen de tenir sentit.

El més efectiu és l’automatització en tot o en part de l’assignació d’aquest identificador. L’as-signació manual indueix sens dubte a errors que poden soscavar la univocitat del codi. No obstant això, en alguns entorns tecnològics això és difícilment assolible. Especialment quan es treballa amb les unitats de xarxa com a repositori de documents electrònics, els identificadors només es poden incloure en els propis noms de documents i carpetes o en alguna de les seves propietats i han de ser assignats manualment. En aquests casos és molt interessant establir una normalització sobre com es construeixen aquests noms.

Experiència del Departament de la Presidència. Manual de gestió dels documents ofimàtics

Des de la publicació de les Normes tècniques d’ interoperabilitat de document i expedient electrònic, hi ha l’obligatorietat de crear un determinat identificador construït de la mateixa manera per a totes les administracions públiques. És cert que aquest codi només és necessari en el cas d’interoperar, però sembla lògic que es construeixin els sistemes de gestió documental de manera que l’identificador pugui ser generat de manera natural quan s’hagi d’interoperar.

El codi proposat per les normes NTI presenta una dificultat en la primera part del codi que representa l’organisme, ja que, en principi seria assignat per un ens centralitzat, però que a dia d’avui no s’ha posat en marxa.


El codi o identificador unívoc és molt important quan es fan còpies autèntiques dels documents, ja que sempre han d’incloure com una metadada el codi o identificador del document original. Les còpies autèntiques han de tenir el seu propi identificador, que pot ser perfectament el codi segur de verificació (CSV), generat en el procés de còpia (vegeu l’apartat 5.2.9 ‘La gestió de les còpies de do-cuments electrònics’).

5.2.2.3. Classificació i assignació dels tipus documentals

El procediment de captura de documents i expedients electrònics s’ha d’implementar de manera que la classificació i l’elecció del tipus documental siguin possibles des dels primers moments de la seva creació.

Directriu 6.2.3.1. Els documents i expedients electrònics s’han de classificar des de la seva creació, d’acord amb el quadre de classificació funcional de la Generalitat (vegeu l’instrument quadre de classificació funcional).

Directriu 6.2.1.6. En el moment en què es creen, cal assignar als documents electrònics un determinat tipus documental (vegeu l’instrument quadre de tipus documentals).

L’assignació d’aquests valors té la seva correspondència amb elements de l’esquema de metadades E-SIGeDA (SIGeDAC2210 Codi de Classificació, SIGeDAC2220 Denominació de l’entrada, SIGe-DAC3310 Codi de Tipus documental i SIGeDAC3320 Denominació del tipus documental), però la manera d’assignar-los es pot plantejar de diferents formes segons les tecnologies disponibles. En tot cas, sempre s’ha de tendir cap a les que requereixen menys intervenció manual, i automatitzar l’assignació sempre que sigui possible.

Per tant, cal evitar, sempre que sigui possible, que la classificació i el tipus documental es plantegin com l’assignació d’un atribut més del document feta a elecció de la persona que el captura.

En tots els casos disposem dels instruments que s’han d’utilitzar sempre: Quadre de Classificació Funcional i Quadre de Tipus Documental. El fet d’incloure aquests instruments en les aplicacions que s’utilitzaran per a la gestió de documents ens permetrà fer-ne un millor ús.14

Quan els documents i expedients electrònics es creen des de les aplicacions de gestió, s’ha d’exigir que des d’aquestes es capturi la informació suficient que permeti automatitzar completament l’assignació del tipus documental i la classificació.

En un repositori estructurat segons el quadre de classificació la captura del document en el lloc de l’estructura corresponent suposa l’elecció automàtica de la classificació.

14. L’ús dels instruments es descriu en profunditat en les guies corresponents.


En les aplicacions ERDMS més habituals del mercat, l’assignació de la classificació en els mòduls utilitzats per a la funció records management va normalment associada a l’aplicació de les polítiques de retenció i accés, de manera que el fet de classificar porta implícit l’assignació de la TAAD cor-responent.

Escenaris diferents que ens podem trobar en el moment d’assignar la classificació i els tipus documentals:

Quan s’usen els directoris de xarxa com a repositoris, l’única possibilitat de classificació és l’estructuració de carpetes i subcarpetes seguint el quadre de classificació. Classificar seria llavors guardar el fitxer corresponent a la seva carpeta. Pel que fa al tipus documental només cal incloure’l en el nom del fitxer i/o en les seves propietats.

Quan s’utilitza una aplicació de gestió documental com a repositori dels documents elec-trònics i aquest s’ha estructurat segons el quadre de classificació, com en l’escenari anterior, classificar també és desar un document a la seva carpeta corresponent. Però, en aquest cas, a més, la classificació es pot indicar, capturant la informació automàticament en una meta-dada que la faci explícita tant pel que fa al document com pel que fa a l’expedient. El tipus documental es pot implementar també com un atribut del document, que hauria d’estar informat des de la seva creació, escollit d’una llista amb els tipus documentals associats a l’expedient o a la sèrie documental.

Quan s’ha implementat un mòdul RM, normalment hi ha funcionalitats natives per mante-nir el quadre de classificació (anomenat file plan en la majoria dels productes comercials). Es proposa l’assignació de la classificació en el moment de la “declaració com a record”, o sigui, quan el document és definitiu. L’ideal és que aquesta declaració es faci de forma automàtica, pel fet que seria més coherent que els documents tinguessin una correspondència inequívoca amb una de les classes del file plan, fet que ens remetria a una estructuració similar a la de l’escenari anterior.

5.2.3. Integració amb el registre

La implantació de projectes de gestió documental que incloguin documents aportats pels ciutadans, ha d’incloure la integració amb el sistema de registre d’entrada corporatiu de la Generalitat de Catalunya anomenat S@rcat (Registre d’entrada i sortida de la documentació).

Aquesta integració s’ha de produir tant si els documents entren a l’Administració corresponent mit-jançant els registres presencials com si ho fan a través dels registres electrònics.

En el cas dels registres presencials, on es produeix la recepció de documentació en suport paper, el procés està estretament relacionat amb el procés de digitalització segura. Des del punt de vista tecno-lògic es resol amb la integració del servei e-Còpia amb S@rcat (vegeu apartat 5.2.4).


En el cas dels registres telemàtics s’ha d’establir integracions lleugerament diferents per als tràmits específics (publicats a l’Oficina Virtual de Tràmits) i per a la petició genèrica, que també pot ser uti-litzada des d’aquest mateix portal web.

Des del punt de vista organitzatiu hi ha moltes consideracions que cal tenir en compte i les possibles decisions depenen en gran part del volum de documents que entrin als registres.

El procés de registre i digitalització es pot plantejar organitzativament en diferents escenaris:

La digitalització com a part del procés de registre, que suposa que al mateix temps que es registra s’escanegen els documents registrats.

La digitalització com a procés separat del registre, mitjançant una oficina de digitalització especialitzada. En aquest cas, s’ha demostrat més efectiu l’ús d’etiquetes de codis de barres obtingudes després del procés de registre i col·locades als documents en suport paper, que permeten associar-les a l’assentament registral durant el procés posterior de digitalització. Aquesta opció permet establir centres de digitalització especialitzats, amb escàners de majors prestacions i rendiment. No obstant això, hem de tenir en compte que la centralització de la digitalització no pot suposar un retard en l’inici del procediment.

Sigui quina sigui l’opció triada, les bones pràctiques per aconseguir una major eficàcia aconsellen establir un procediment per gestionar els originals en paper, que no suposi el seu trasllat cap a les oficines gestores, ja que això inevitablement produirà una doble gestió: documents en paper / docu-ments electrònics.


Experiència del Departament d’Agricultura, Ramaderia, Pesca, Alimentació i Medi Rural. Criteris de digitalització.

Escaneig i compulsa electrònica de la documentació en el Registre d’Entrada i Sortida de Do-cuments: Documentació registrable d’entrada:

– Tots els documents registrables d’entrada s’han d’escanejar i compulsar electrònicament en el Punt de registre, amb les utilitats de l’aplicació S@rcat 5, que és l’eina corporativa d’en-trada de documents a la Generalitat de Catalunya i garanteix la correcció del procediment.

– Si per qualsevol circumstància no es pot escanejar en el mateix moment de la presentació de la documentació o aquesta no és presencial, es deixarà constància que manca fer aquesta acció i s’escanejarà més endavant recuperant l’assentament d’entrada (es pot disposar d’una safata de “digitalització no presencial” per a aquests casos en el Punt de Registre).

– Tots els documents presentats pel ciutadà s’han d’escanejar, preferentment, des de l’apli-cació S@rcat (sempre que no hi hagi cap dels inconvenients esmentats abans).

– La documentació registrada de sortida, a data d’avui, arribarà al Punt de Registre en format paper i es procedirà de la manera usual en aquests casos.

Tractament dels annexos de la documentació registrada d’entrada:

S’escanejaran els annexos de la documentació registrada d’entrada sempre que, per separat o conjuntament, no superin els 10 fulls (20 pàgines, davant i darrere).

– Un cop escanejats es marcaran els documents amb llapis en l’angle superior dret amb l’abreviatura ESC.

– El conjunt de documents escanejats (document registrat i annexos) es deixaran, com fins ara, agrupats i de manera que no es perdi la seva unitat i se seguirà el procediment habitual de lliurament de documentació a les unitats destinatàries.

– En el cas que no es pugui escanejar una part o la totalitat dels annexos es procedirà de la mateixa manera, però sense marcar els documents no escanejats (o marcant-los amb l’abre-viatura NO ESC).

– Si els annexos són originals i s’han retornat al ciutadà un cop escanejats, cal indicar-ho en el document principal fent una anotació en llapis de l’estil: “Annex retornat al ciutadà”.

La integració amb el registre per als documents electrònics rebuts s’ha de fer des de les diferents apli-cacions o tràmits que s’ofereixen de forma electrònica. En aquests casos, s’ha d’establir una relació amb el servei S@rcat, perquè les diferents sol·licituds o documents quedin registrats en l’assentament corresponent, i obtinguin el seu número de registre corporatiu. Quan el registre electrònic es fa a través de formularis o mecanismes en tràmits concrets, s’ha d’aconseguir automatitzar la captura dels documents electrònics en els repositoris definits per a aquesta finalitat.

La informació del registre ha de ser conservada amb els documents en forma de metadades dels do-cuments, per la qual cosa E-SIGeDA preveu una sèrie d’elements específics (SIGeDAG3080 Núm.


Registre d’entrada; SIGeDAG3081 Data registre entrada; SIGeDAG3090 Núm Registre sortida; SIGeDAG3091 Data registre de sortida; SIGeDAG3260 Remitent; SIGeDAG3270 Destinatari).

S’ha d’anar amb compte amb plantejaments que suposin la gestió dels documents a través de les mateixes aplicacions de registre electrònic aïllant-los de la resta de documents que constitueixen els expedients electrònics.

Tant en el cas que els documents electrònics procedeixin d’una digitalització segura com en el cas que s’hagin registrat mitjançant una petició genèrica, hem d’establir un pas intermedi en el qual els documents puguin ser apropiadament associats als processos de treball (vegeu l’apartat 5.2.2 sobre Definició del procediment de captura de documents).

Això pot significar la creació de dipòsits intermedis on els documents han de ser processats abans de la seva ubicació definitiva. En aquests casos el problema resideix en la recepció de documents electrònics que pertanyen a tràmits que encara no han estat automatitzats. La bona pràctica recomana escollir un format (paper / electrònic) sobre el qual es farà la tramitació, i crear les còpies autèntiques necessàries perquè tot l’expedient es trobi en el mateix format.

5.2.4. La digitalització segura

Directriu 6.2.2.1. Els documents electrònics poden néixer digitals o procedir d’una digitalit-zació segura. La digitalització segura és un procés en el qual es captura la imatge del document en paper i, previ acarament amb l’original, se signa electrònicament. En ambdós casos es ges-tionaran de la mateixa manera.

Directriu 6.2.2.2. No s’han de conservar expedients híbrids amb documents electrònics i documents en suport paper. Quan hi hagi documents en suport paper que s’hagin d’incloure en un expedient electrònic s’hauran de transformar mitjançant digitalització segura. El docu-ment original en suport paper es pot destruir d’acord amb els criteris de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.

Les còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper es realitzaran per un procés de digitalització segura, en compliment de les NTI (normes tècniques d’interoperabilitat).

L’Administració de la Generalitat de Catalunya disposa d’un servei denominat e-Còpia que proporci-ona les eines per fer aquesta digitalització. L’ús d’aquest servei i com sol·licitar-lo està descrit a la guia d’e-Còpia disponible a la intranet d’administració electrònica, gestionada per la Secretaria d’Admi-nistració i Funció Pública.


La digitalització segura és un procés en el qual es captura la imatge del document en paper i, previ acarament amb l’original (per verificar-ne el contingut), se signa electrònicament. El procés entre la captura i la signatura digital ha de fer-se, si és possible, sense intervenció humana.

El procés de digitalització segura és el següent:

• Generarunacòpiaelectrònica.

• Acararlaimatgedigitalambl’originalperverificar-nelacoincidènciaambl’original.

• Signarambsegelld’òrgan(art.18i19delaLlei11/2007).

Directriu 6.2.7.6. Les còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper, d’acord amb els criteris tècnics establerts per la normativa de gestió documental, s’han de fer a través d’un procés de digitalització segura. La còpia implica que prèviament hi ha d’haver un acara-ment amb l’original. L’acarament ha de garantir que la imatge digital és fidel al document en suport paper i que el reprodueix íntegrament, fet que quedarà avalat amb la signatura del segell electrònic de l’òrgan en què presta serveis qui fa aquest acarament.

El resultat de la digitalització segura serà:

• Unacòpiaautènticaelectrònica:enelcasqueeldocumentoriginalsiguipropidel’Administració(els òrgans competents són els que defineix el Decret 277/199415).

• Unacompulsaelectrònica:enelsupòsitqueeldocumentoriginalsiguiaportatpelciutadà(elsòrgans competents són els registres).

Directriu 6.2.7.2. La compulsa electrònica d’un document aportat per una persona s’ha de fer al registre amb la finalitat que l’original li sigui retornat. La compulsa no acredita l’autenticitat del document original, sinó la coincidència entre la còpia efectuada i el document original aportat.

Quan es fa la compulsa electrònica de l’original en paper, com a norma general s’hauria de retornar al ciutadà que l’ha presentat.

La digitalització segura es pot implementar tenint presents dos propòsits diferents:

• Ladigitalitzaciódelsdocumentsquediaadiaarribenalsregistresensuportpaper,talcomhemdetallat al capítol anterior.

• Ladigitalitzacióretrospectiva,osubstitutiva,quanelseupropòsitéssubstituirexpedientsqueen el seu moment van ser tramitats en paper, generant còpies digitals autèntiques amb la mateixa validesa que els originals, a fi de poder eliminar el paper.

15. DECRET 277/1994, de 14 d’octubre, pel qual s’estableixen els òrgans de l’Administració de la Generalitat de Catalunya amb competències per expedir còpies autèntiques de documents i certificacions sobre aquests. http://blocs.xtec.cat/crprubi/files/2009/02/decret_277_1994_compulses.pdf

http://blocs.xtec.cat/crprubi/files/2009/02/decret_277_1994_compulses.pdf


Quan es fa la digitalització substitutiva s’ha de planificar també com s’incorporaran els elements de metadades necessaris per a la identificació dels documents i expedients i com s’incorporaran als re-positoris preparats per a aquesta finalitat. En aquest tipus de digitalització es pot plantejar un procés homogeni de qualitat i captura de metadades.

Directriu 6.2.7.8. En el supòsit que hi hagi documents digitalitzats de forma no segura, s’haurà d’estudiar per a cada cas les condicions i la qualitat de la digitalització per acceptar la validesa dels documents electrònics.

En la fase següent de conservació, quan es fan conversions de documents i expedients, el propòsit de la digitalització sol centrar-se en la difusió i, en alguns casos, en la preservació. En aquests projectes no seria necessària la utilització de la digitalització segura, principalment perquè:

• Enl’etapadeconservaciól’úsd’elementscomlasignaturaambsegellsd’òrganpotcomplicarlapreservació a llarg termini (vegeu l’apartat 5.2.8.2 d’aquesta guia sobre els plans de preservació).

• Ladestrucciódelsoriginalsensuportpaperenfasedeconservaciónoésaconsellable,especial-ment en el cas dels documents amb valor històric.

En qualsevol procés de digitalització s’han de recollir una sèrie de metadades pròpies d’aquest procés. Aquestes metadades tenen els seus elements específics en l’esquema de metadades E-SIGeDA, i es pot considerar la necessitat de conservar-los conjuntament amb el document digitalitzat. Exemples d’aquestes són: SIGeDAZ1410.Suport origen; SIGeDAZ1470 Resolució; SIGeDAZ3010 Data de digitalització.

Directriu 6.2.7.7. El procés de digitalizació segura ha de generar les metadades pròpies d’aquest procés, que han d’acompanyar els documents digitalitzats quan s’incorporin als repositoris de documents i expedients electrònics.

L’externalització de processos de digitalització segura planteja el problema de la custòdia i ús del se-gell d’òrgan, de manera que no sembla factible fins que l’Administració de la Generalitat no arbitri la fórmula d’ús del servei e-Còpia per part d’un contractista, així com les condicions d’utilització del segell d’òrgan.

A part de l’ús del servei e-Còpia, s’aconsella revisar periòdicament els equips de digitalització i establir un control de qualitat del procés.


Experiència del Departament d’Agricultura, Ramaderia, Pesca, Alimentació i Medi Rural. Digi-talització. Criteris de l’arxiu de documents presentat pel ciutadà i entrada al gestor documental

1. Preparar els documents del ciutadà que es volen incorporar al GD

Si una oficina es planteja fer una digitalització massiva de l’arxiu de documents presentats i no disposa de gaire temps es recomana seguir les observacions següents:

– Prioritzar els documents de les persones físiques o jurídiques que es relacionen més habitu-alment amb el DAAM (aprofitar per digitalitzar els documents originals i no les fotocòpies quan el ciutadà es presenti a l’oficina a fer un tràmit). Prioritzar els documents de les persones que hagin presentat la DUN aquest any o s’hagin adreçat a l’Oficina durant l’últim any. Les carpetes de les persones físiques mortes o persones jurídiques dissoltes no es digitalitzen, se separen i es transfereixen a l’Arxiu (vegeu-ne el procés a la intranet) i/o l’oficina es posa en contacte amb l’Arxiu Central.

– De cada persona física o jurídica s’han de prioritzar els documents més reutilitzables: DNI/NIF/NIE, passaport, declaració de la renda, documents que acreditin la constitució de la persona jurídica (estatuts, etc.).

– Obviar altres documents de validesa més curta (informe de vida laboral, certificats d’empa-dronament, EF-13...). Molts d’aquests s’obtenen telemàticament.

– Separar dins de cada carpeta els documents escollits per digitalitzar (posar-los en una sub-carpeta on s’indiqui que s’han digitalitzat). Treure totes les grapes i els clips, si els documents tenen moltes pàgines s’hi posen papers per agrupar-los i substituir les grapes.

Un cop la carpeta de la persona s’ha digitalitzat, la documentació en paper es pot posar en una capsa d’arxiu definitiu per més endavant seguir el procés d’eliminació (vegeu-ne el procés a la intranet)

Recomanacions generals:

– Triar i eliminar els documents que tenen més d’una còpia (es recomana escanejar els docu-ments vigents i/o els que tinguin una data més recent).

– S’ha de tenir present que hi pot haver documentació de persones físiques en carpetes de persones jurídiques.

– Si les escriptures de constitució d’una empresa són excessivament llargues, es pot optar per no digitalitzar i gestionar el document en paper: caldrà donar-lo d’alta sense escanejar, afegint que “el document íntegre es troba exclusivament en paper a l’OC” i no posar l’abreviatura ESC al document en paper, en canvi, s’hi pot afegir “És còpia única al DAAM”.

Un cop la carpeta de la persona ja està digitalitzada al gestor documental, ja no es torna a arxivar cap document més en paper en aquesta carpeta. Els nous documents de l’arxiu únic d’aquesta persona es digitalitzaran i es pujaran directament al gestor documental.


S’ha de tenir en compte que els documents resultants d’un procés de digitalització segura tindran formalment les mateixes característiques que els documents interns signats amb un altre tipus de certificat digital.

En l’informe tècnic UNE IS0 13028:2011. Informació i documentació. Directrius per a la implemen-tació de la digitalització de documents, es troben orientacions pràctiques de com abordar el procés de digitalització des d’una òptica més global, no centrada en la digitalització segura proposada per la nostra legislació.

5.2.5. L’aprovació, validació o signatura de documents

Tots els documents electrònics que es capturin en els repositoris establerts per a aquesta finalitat han de contemplar algun mecanisme que els doni la validesa necessària perquè els identifiqui com a documents definitius i per a que no puguin ser modificables ni alterables. Per portar-ho a terme es poden establir diferents fórmules i utilitzar, quan sigui necessari, els diferents tipus de signatures electròniques que es preveuen en la nostra legislació.

Directriu 6.2.2.6. S’ha d’aplicar als documents que formen part d’un procés administratiu electrònic i no contenen signatura avançada algun mecanisme que n’impedeixi la seva alteració posterior.

A falta de la publicació del protocol d’identificació i signatura electrònica de l’Administració de la Ge-neralitat de Catalunya a què fa referència l’Article 29 del Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat, com ja s’ha comentat, és imprescindible que durant l’anàlisi (descrita al capítol 4 d’aquest guia), s’hagin definit i identificat els documents que requereixen determinats tipus de signatura.

En un principi hi ha una aposta forta per la utilització de certificats digitals emesos per CATCERT per generar la signatura electrònica, però tot i així es requereix establir com es farà el procés de signatura del document i què significa. És a dir, si s’utilitzarà la signatura electrònica en relació amb els documents i els repositoris on s’emmagatzemaran, si la signatura es produirà sobre documents emmagatzemats, si el resultant de la signatura s’emmagatzemarà en el mateix repositori i altres aspectes com si s’integrarà el repositori amb aplicacions de portasignatura, etc.

La utilització dels certificats digitals com a mecanismes per determinar la validesa d’un document ens aporta un mecanisme molt eficaç per garantir l’autenticitat i la integritat dels documents en el moment de la signatura. Ens planteja, però, nous reptes pel que fa a la conservació d’aquestes i al seu ús posterior, com veurem als capítols següents.

Hi ha, però, altres mecanismes que en determinats entorns poden oferir les mateixes garanties per als documents electrònics, ja des de la seva tramitació. Alguns d’aquests poden ser:

• Garantiad’integritatbasadaenlacadenadecustòdia,queimpedeixl’alteraciódelsdocuments(mitjançant el maquinari o el programari). En les solucions més bàsiques, com ara els directoris de xarxa, el mecanisme aplicable és l’eliminació dels permisos d’escriptura dels directoris securitzats.


• Garantiad’integritatsotaunafuncióresum(hash), no associada a un certificat digital, que pro-porciona el mateix repositori o el programari on s’han desat els documents, un cop que aquests són definitius.

• Garantiad’autenticitatbasadaensistemesdeclausicontrasenyesespecífics,queassegurenqueels documents han estat creats i aprovats per qui correspon.

En la implantació d’un projecte de gestió documental sempre cal tenir en compte, a més, com i on incloure el mecanisme de signatura de documents, i la seva relació amb els repositoris on aquests es gestionen.

Quan s’estableixen eines que faciliten la signatura de documents, com són els portasignatures electrònics, s’ha d’assegurar que els documents signats acaben al repositori en el seu lloc cor-responent i no en el mateix portasignatures.

Les bones pràctiques recollides fins ara pel que fa a la signatura digital apunten:

• Elscertificatsdigitalssónunbonsistemadesignaturaperalacomunicacióentreadministraciói el ciutadà a l’hora de trametre un procediment administratiu relacionat amb aquest, atès que garanteixen l’autenticitat, la integritat i la fiabilitat del document lliurat.

• Pergarantirl’autenticitatilaintegritatdelsdocumentsinterns,elscertificatsdigitalspodensersubstituïts per altres mecanismes que en simplifiquin la conservació.

•Quanescapturendocumentsjasignatsprocedentsdel’exteriorelsprocessosdeverificaciófetsenel moment de la captura són crítics per garantir la integritat, la fiabilitat i l’autenticitat d’aquests documents electrònics.

• Recollirlesmetadadesdelasignatura,inclòseltiquetdeverificacióemèsperl’entitatdecertifi-cació i conservar-ho juntament amb el document sempre ens permetrà assegurar-ne la validesa en aquell moment.


Experiència del Departament d’Agricultura, Ramaderia, Pesca, Alimentació i Medi Rural. Actuacions dins el gestor documental.

Signatura electrònica de documents dins del GD: abans de signar electrònicament un do-cument, cal que estigui classificat dins d’un expedient i en estat definitiu. Les modalitats de signatura són:

•Signaturaelectrònicasimple:unasolasignatura

•Signaturaelectrònicamúltiple:mésd’unasignatura – Paral·lela: no importa l’ordre – Niuada: hi ha una jerarquia en l’ordre de la signatura

La signatura electrònica d’un document equival a la signatura de totes les pàgines d’aquest document.

Els documents electrònics signats dins del GD conserven dos fitxers: per una banda el del propi document i per l’altra el que conté les dades de la signatura.

En el cas de la signatura múltiple, el GD no coneix quantes persones han de signar. Per tant, l’últim, cal que tanqui el procés, marcant l’acció: “Passar a signat”. A partir d’aquest moment, no es pot afegir cap altra signatura.

En qualsevol cas, si utilitzem els certificats digitals per signar els documents cal tenir en compte que la seva conservació ens implica establir alguns mecanismes que ens permetin superar els temps de vigència dels certificats (vegeu els apartats 5.2.7 i 5.2.8).

5.2.6. L’obertura i el tancament d’expedients. L’índex de l’expedient

Qualsevol projecte de gestió documental l’abast del qual inclogui l’etapa de tramitació ha de tenir una cura especial en la manera d’implementar el concepte d’expedient electrònic derivat de la nostra legislació vigent.

Directriu 6.2.2.4. Els expedients electrònics s’han de crear en el moment en què s’inicia la tramitació. El tancament de l’expedient s’ha de produir únicament al final de la tramitació. En aquest mateix moment s’ha d’efectuar la signatura de l’índex electrònic definitiu, que hi ha de quedar associat de manera definitiva.

Quan els projectes només abasten l’etapa de vigència hem de suposar que els expedients i els seus índexs s’han conformat en l’etapa anterior (fase de tramitació), però, si això no és així, haurem d’implementar la seva construcció.


L’expedient electrònic s’ha definit com el conjunt de documents electrònics corresponents a un mateix procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin. Però la manera d’agrupar aquests documents i de mantenir-los agrupats al llarg del temps es pot implementar de formes diferents.

Especialment complexa és la posada en marxa de l’índex electrònic previst a la nostra legislació i que s’identifica com un mecanisme que assegura la integritat dels expedients, a més de la integritat dels documents. La importància d’aquest concepte radica en el fet que en la nostra legislació no només es concedeix valor evidencial als documents en si mateixos, sinó que també al seu conjunt.

Les Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) han fixat quin és el model d’índex d’expedient elec-trònic. Encara que les mateixes NTI insisteixen que no defineixen les implementacions específiques de l’expedient electrònic fora de les operacions d’intercanvi, el més lògic és implementar el model proposat en el transcurs de la gestió i no només per interoperar.

Una de les bases més importants del model és que els expedients electrònics obligatòriament han de tenir associades metadades, i agafar com a guia l’esquema NTI de metadades.

Sempre que sigui possible, s’han d’implementar en la tecnologia els controls necessaris que permetin fer les operacions d’obertura d’expedient, tancament d’expedient i creació de l’índex i en tots els ca-sos es recomana establir l’assignació de responsabilitats sobre la creació i el tancament d’expedients electrònics.

L’obertura d’expedient s’ha d’implementar com una acció deliberada que es produeix en començar el procediment administratiu.

Depenent de la tecnologia, l’expedient electrònic es pot implementar de diverses maneres:

Quan s’usen directoris de xarxa, l’obertura d’un expedient electrònic es basa en la creació d’un subdirectori o carpeta groga que contindrà tots els documents de l’expedient. En aquest cas, les metadades de l’expedient només es poden implementar en el títol de la carpeta o en una base de dades associada al directori de xarxa.

Quan s’utilitzen repositoris ECM estructurats, la visualització és similar a l’escenari anterior, però, a més, aquestes carpetes constitueixen objectes digitals específics amb les seves pròpies metadades atributs i als quals se’ls poden aplicar regles específiques. Una d’aquestes regles pot ser la possibilitat d’implementar un mecanisme d’expedient obert / expedient tancat que permeti incloure o no nous documents a la carpeta.

Quan els tràmits es fan des d’aplicacions de gestió és possible deixar en la lògica de l’aplicació el mecanisme de creació de l’expedient (metadades i agrupació de documents). En aquests casos cal tenir especial cura a analitzar com es mantindrà la integritat de l’expedient i la seva relació amb l’índex quan es canviï d’entorn de gestió o repositori.

La implementació del tancament de l’expedient ha de comportar la realització de l’índex de l’expedient.


L’índex de l’expedient és un nou objecte digital, que es pot implementar de diverses maneres, però que ha de poder ser traslladat a l’estructura XML exigida per interoperar a les NTI.

Aquest objecte digital ha de recollir com a mínim la informació següent:

• Identificadorsdelsdocumentselectrònicsquecomponenl’expedient(vegeul’apartat5.2.2.2Identificador de documents i expedients).

• Empremtesdigitalsdelsdocumentselectrònics(hash) i les seves signatures. Aquestes s’emma-gatzemen en fitxers independents.

• Ladatad’incorporaciódeldocumentelectrònical’expedient.

• L’ordredeldocumentdinsl’expedient.

Finalment, el model establert a les normes NTI imposa que l’objecte ‘índex’ ha de ser signat electrò-nicament a través d’alguna de les modalitats existents. La idea és que aquest objecte sigui al seu torn íntegre i no pugui ser manipulat.

La creació de l’índex s’ha de plantejar com una funció informatitzada i, per tant, el més habitual és que usant certificats digitals la signatura sigui un segell d’òrgan.

Actualment, en l’Administració de la Generalitat encara no hi ha un servei corporatiu per fer índexs d’expedients, de manera que diferents implementacions han buscat la seva forma de fer-los. En qual-sevol cas, ara per ara no són funcionalitats natives que puguem trobar en les diferents aplicacions de gestió documental del mercat.

La generació d’índexs d’expedients electrònics presenta encara alguns dubtes que convé aclarir:

• Contingutdel’índex.Alafasedetramitacióelsdocumentsesvanincorporantal’expedienti,per tant, també s’incorporen a l’índex, si ja existeix. Això no suposa que cada vegada que un document nou s’incorpora calgui crear i signar un índex electrònic diferent. L’índex electrònic signat, vàlid i que representa tot l’expedient és el que es genera quan es tanca l’expedient.

• Ubicaciódel’índex.Enserl’índexunobjectedigital,s’haproduïtundebatsobresihad’estarfora o dins de l’expedient, un dels arguments que es plantegen és que si es troba dins també s’hauria d’incloure al mateix índex creant un problema infinit difícil de resoldre. És una dis-cussió estèril, ja que l’índex d’un expedient evidentment no s’ha d’incloure a ell mateix, però es pot visualitzar-lo com i on es vulgui. El més natural és que, si es fa servir com a representació gràfica de l’expedient l’estructura de carpetes groga universalment reconeguda, l’índex es pugui visualitzar dins d’aquesta.

• Formatdel’índex.L’índextalcoms’hadescritpotserunfitxerXMLnocomprensibleperunapersona no especialitzada que, a més, pot requerir un programari de comprovació que ens permeti revisar-ne la integritat. No obstant això, el fet de disposar d’un índex llegible d’un expedient, i que a més facilita l’enllaç amb els documents que conté, és de gran valor. Per la seva utilitat existeixen les vistes o presentacions dels índexs, algunes de les quals poden generar un document PDF que compleix aquesta missió.

Finalment, qualsevol funcionalitat de creació d’índexs ha de poder ser aplicada en qualsevol moment de la tramitació dels expedients, per poder fer front al supòsit que es requereixi la remissió o la posada


a disposició per sol·licitud judicial, per exemple, quan un expedient encara no es troba tancat. Quan això succeeix s’han de fer índexs parcials que corresponen a subexpedients. Aquests subexpedients han de ser conservats inalterables de manera vinculada a l’expedient original, el qual continua evolu-cionant fins a la seva tramitació final. Pot succeir que durant el procés de remissió no es continuï amb la tramitació, llavors es tancarà tot l’expedient sense dividir-lo en subexpedients.

Directriu 6.2.2.5. Els expedients electrònics no s’han de reobrir un cop tancats i quan se n’ha signat l’índex. Si cal afegir documents en un expedient tancat, s’ha de crear un nou expedient, el qual s’ha de relacionar amb l’expedient d’origen.

Atès que els expedients electrònics finalitzats no poden admetre més documents (no es poden reobrir), cal establir el mecanisme que permeti establir relacions entre expedients per a tots aquells que tinguin una relació amb un expedient anterior o que hi tinguin l’origen directe.

Això ens pot fer canviar algunes de les pràctiques que es produeixen en cas dels expedients en paper. El cas més habitual poden ser els expedients de recursos contenciosos administratius, que sempre hauran de generar un expedient separat relacionat.

5.2.7. La disposició. Com s’han d’utilitzar les TAAD?

Directriu 6.2.3.3. Tots els documents i expedients electrònics han d’estar avaluats per deter-minar els terminis de conservació (vegeu l’instrument taules d’avaluació i accés documental). Els terminis de conservació han de ser assignats a les diferents agrupacions documentals en el moment de crear-les.

En el context de l’Administració de la Generalitat de Catalunya les taules d’avaluació i accés docu-mental (TAAD) determinen, per a cada sèrie documental, el termini de conservació i els criteris sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents.

Les TAAD s’apliquen a les sèries documentals, de manera que si els documents i expedients estan associats des de la seva creació a una determinada sèrie documental, indirectament estan associats a la seva TAAD corresponent.

En qualsevol cas, l’important en els documents electrònics és poder implementar l’associació de les TAAD i l’execució de les accions de disposició de forma automatitzada. A vegades pot succeir que cada sèrie tingui emplenat el camp de la TAAD, però que no hi hagi una acció a executar darrere, només és un camp informatiu no vinculat a una acció de disposició. Per això aquesta TAAD ha de crear-se de forma independent, com a política de retenció o disposició.

Perquè això passi és necessari:

•Disposardelesaplicacionsqueenspermetinaquestaautomatització.

•Haverplanificatacuradamentcoms’had’implementarladisposició.


En aquesta tasca tenen una rellevància especial les metadades sobre els documents a partir de les quals es fa tot el procés de disposició. L’escenari més favorable, i el que permeten gairebé totes les aplicaci-ons EDRMS que hi ha al mercat, és que un cop associades les dades corresponents als terminis i les accions que cal fer a nivell de sèrie documental, tot el procés sigui automatitzat. Això començaria per l’herència de les metadades que, en el cas de la disposició, vol dir que les accions previstes a nivell de l’agrupació sèrie documental són heretades per tots i cadascun dels documents i expedients que la componen, sense haver de fer una assignació de metadades individualitzada.

En l’esquema de metadades E-SIGeDA hi ha un conjunt d’elements relacionats amb la disposició que, en el cas dels EDRMS (especialment els que compleixin amb MOReQ2010) seran proporcionats per funcionalitats ja existents i que, per tant, no s’hauran de fer explícits en les metadades d’usuaris ni emplenar-se cada vegada que es captura un document.

Si no es disposa d’una tecnologia apropiada per automatitzar la disposició, és molt recomanable assignar els períodes de la TAAD corresponent a les agrupacions documentals de la manera que sigui possible. Aquesta informació serà el punt de partida quan es pugui implementar les accions de disposició, o quan s’hagi de fer manualment.

Les accions de disposició es fan habitualment en els entorns de vigència. La informació recollida a la TAAD pel que fa a terminis de conservació o eliminació es pot implementar de la manera següent:

• Establintdiferentscalendarisd’accions.Serancalendarisdiferentselsque,totitenirelmateixtermini, suposin accions diferents. Per exemple: la conversió a PDF (A) als cinc anys és diferent de convertir a PDF (A) als cinc anys i passar a un emmagatzematge en juke-box.

• Assignantelcalendaridedisposiciócorresponentaunaagrupaciódocumentalconcreta.Seràmés eficaç quan es pugui establir aquesta associació a un nivell més alt d’agrupació.

La disposició selectiva de documents dins d’un determinat expedient sempre és possible, és a dir, establir diferents accions per diferents documents dins d’un mateix expedient. Però això ens obligaria a establir els calendaris a nivell de document o a fer excepcions a partir de valors de determinades metadades. Abans d’implementar la disposició d’aquesta forma és convenient valorar la complicació que suposa en relació als beneficis obtinguts.

• Perquèl’assignaciósiguiefectivas’had’assignarcadacalendariaunadatadeterminadao,finsitot, a un esdeveniment, que serà el detonant (trigger, en anglès) que permeti començar a comptar els terminis. Per això és imprescindible que aquesta dada formi part de les metadades que s’han capturat juntament amb el document. Per exemple, si s’ha definit un calendari assignat a l’acció “finalització de l’auditoria”, es necessitarà obligatòriament que la data de finalització de l’auditoria sigui una metadada capturada al nivell d’agrupació a la qual assignar el calendari.

• Uncopfetaaquestaassignació,elprocésautomatitzatésdefinitutilitzantlesmateixeseinesicriteris de qualsevol altra automatització de processos. Es pot determinar que algunes accions s’executin o bé automàticament, o bé a requeriment d’un usuari amb els permisos necessaris o bé que requereixi una o diverses aprovacions.

•Delamateixamaneraqueenl’automatitzaciódeprocessosespodenprogramarcondicionsexcepcio nals o excepcions amb relació al procés general, també es poden programar excepcions


pel que fa a l’execució de la disposició. En aquest cas és necessari que de forma deliberada es marqui mitjançant una metadada que sobre una determinada agrupació documental o document no s’hi aplicarà la regla i el calendari de disposició assignat. Aquesta excepció (en anglès hold) se suposa que s’aplica per circumstàncies excepcionals que suspenen el còmput de terminis, com per exemple que l’assumpte sobre el qual versen els documents estigui sotmès a un procés obert als tribunals.

Una de les accions de disposició que es pot programar és la transferència de documents i expedients electrònics d’un repositori o sistema a un altre. Aquestes transferències poden ser degudes a la infra-estructura utilitzada per a la gestió dels documents, però també a canvis en la tecnologia o necessitats organitzatives. En qualsevol cas, aquestes transferències o migracions de documents i expedients electrònics s’han d’estudiar i planificar acuradament tot complint amb les directrius pertinents del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.

Directriu 6.2.5.2. La transferència s’ha de fer mitjançant el procediment que estableix el re-positori receptor i en les condicions que aquest estableixi, i s’ha de garantir sempre la integritat dels documents en el procés de transferència.

Directriu 6.2.5.3. S’ha de definir acuradament si se seguiran mantenint també als repositoris d’origen i en quines condicions. Preferiblement, s’han d’eliminar els documents i expedients d’origen que hagin estat transferits, i en cas de mantenir-los, ha de quedar clar que els docu-ments dels repositoris d’origen es consideren còpies dels documents originals que es troben als repositoris de destinació.

Quan una TAAD defineix una acció de destrucció de documents electrònics, aquesta s’ha de fer en unes condicions que permetin assegurar que la destrucció s’ha fet completament i en condicions segures. Com en molts altres aspectes, la implantació de la destrucció de documents electrònics és un aspecte en el qual la responsabilitat està repartida entre els departaments TIC i els responsables de gestió documental.

Directriu 5.2.5.5. L’eliminació de documents i expedients electrònics un cop finalitzat el seu termini de conservació s’ha de fer de manera que la informació no pugui ser reconstruïda en els repositoris i sistemes informàtics on es custodiaven. S’han d’eliminar les dades existents als sistemes, els punters corresponents i les dades guardades en les còpies de seguretat. Als mètodes de destrucció mitjançant esborrament, formatació o sobreescriptura es pot afegir, si escau, la destrucció física de suports.

Tant en els processos de destrucció com de transferència cal conservar un registre o llista dels docu-ments que han estat destruïts o transferits. Aquests instruments es poden fer automàticament si la tecnologia que hem implantat ho permet. Si no, s’han d’elaborar de forma manual abans de produir-se l’acció de disposició.


Directriu 6.2.5.1. Els processos de transferència han de produir un registre (llistat de documents i expedients) que deixi constància que els documents electrònics han estat enviats i rebuts.

Directriu 6.2.5.6. Els processos d’eliminació de documents electrònics han d’estar autoritzats i produir un registre (llista de documents i expedients) que deixi constància que han estat elimi-nats en les condicions que estableix el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.

Les metadades que s’assignen als documents i que defineixen les accions que està previst que els suc-ceeixin, constitueixen el ‘Pla d’accions previstes per als documents’. Una vegada executades, aquestes accions produiran una informació o metadades agrupades com a elements de traçabilitat a l’esquema de metadades E-SIGeDA. Normalment seran les aplicacions les que proporcionin elements que permetin recollir aquestes metadades en forma de logs o pistes d’auditoria.

5.2.8. Com cal plantejar les accions de preservació?

5.2.8.1. Els repositoris de conservació a llarg termini

Tots els projectes de gestió documental que incloguin documents per conservar a llarg termini han de tenir una visió de futur i incloure a la seva planificació aspectes relacionats amb la preservació digital. És important ressaltar que al protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, es defineix sense ambigüitats que llarg termini significa una durada de més de cinc anys després de la seva tramitació. Fins i tot, en el cas que el projecte que s’estigui implementant no inclogui l’etapa de conservació, cal planificar on, quan i en quines condicions els documents seran transferits a altres entorns que sí que garanteixin aquesta conservació.

Directriu 6.2.5.4. Els repositoris de documents i expedients electrònics que s’han de conservar a llarg termini han d’incloure mecanismes que garanteixin el manteniment de la integritat, l’autenticitat, la fiabilitat i la disponibilitat dels documents al llarg del temps.

Els repositoris que conserven documents a llarg termini han de presentar unes característiques especial. Això no vol dir que els repositoris de conservació hagin de ser obligatòriament diferents als repositoris de les etapes de tramitació i vigència, però sí que han de poder complir amb les directrius corresponents del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.


El servei i-Arxiu es troba a disposició de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, i s’ofereix com un repositori per a la conservació de documents a llarg termini.

Les funcionalitats de l’i-Arxiu com a dipòsit a llarg termini estan validades pel Departament de Cultura, ja que a l’octubre del 2012 se signà un conveni pel qual els diferents departaments i ens de la Generalitat poden usar aquest servei.

Per usar-lo cal tenir en compte:

– Definir el mètode de transferència dels documents electrònics des dels repositoris d’origen a l’i-Arxiu.

– Complir les condicions de l’i-Arxiu pel que fa a metadades i construcció de paquets d’in-formació per fer aquesta transferència.

– Complir aquestes condicions serà més o menys costós segons les condicions en les quals es trobin els documents als seus repositoris d’origen.

– Determinar, com en qualsevol altra transferència, què succeeix amb els documents origen i, si es decideix d’eliminar-los, valorar les conseqüències per a les aplicacions que puguin necessitar fer-ne ús.

– Establir com es farà l’accés als documents, en cas necessari, des de l’entitat origen.

La principal diferència entre els repositoris que conserven documents a llarg termini dels que no és que els primers han d’implementar les mesures de preservació necessàries perquè els documents siguin usables al llarg del temps.

Aquestes mesures se centren en l’existència d’un pla de preservació que s’ajusti a les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. El pla de preservació sempre s’ha de fer basant-se en els períodes de temps fixats per les TAAD per a cada sèrie documental, i centrant-se especialment en aquelles dictaminades com de conservació permanent.

Directriu 6.2.6.1. Els responsables de repositoris, que continguin documents i expedients elec-trònics de conservació a llarg termini, han d’establir i implementar un pla de preservació que inclogui:

a) La comprovació periòdica de la integritat

b) Les possibles accions de conversió de formats

c) El procediment per a la substitució de maquinari i programari

d) Qualsevol altra acció que es consideri necessària i els calendaris per executar-la.


5.2.8.2. Els plans de preservació

Malgrat l’existència de diferents opinions i enfocaments sobre la preservació, sí que sembla que hi ha un acord unànime en el fet que el pas previ abans d’emprendre qualsevol acció en aquest sentit és establir un pla.

Un pla de preservació inclou:

• Elcontextdepreservació

• L’estratègiadepreservacióseleccionada

• Elraonamentdel’elecciódel’estratègiadepreservació

• Elsrolsilesresponsabilitats

• Elsprocessosiprocedimentsperduratermelesaccionsdepreservació

• Elsprocedimentsdesupervisióirevisió

• Elcost(potserestimat)delpladepreservació

Normalment, en el pla de preservació s’haurien d’incloure els documents16 que corren el risc d’ob-solescència tecnològica, pel fet que en el procés d’avaluació de la documentació s’han definit com de conservació permanent o de conservació a llarg termini.

Les accions de preservació recollides en el pla poden referir-se a un o a diversos aspectes dels següents:

• L’obsolescènciadesuports(discosmagnètics,CD,DVD,etc.)potinclourelaincapacitatperampliar o mantenir el suport d’emmagatzematge o que la tecnologia d’emmagatzematge ha de ser reemplaçada per una de nova, més eficient, més rendible o més ràpida.

• L’obsolescènciadeformatsdefitxers,lamésconeguda,esprodueixcomaresultatdecanvisdeprogramari o millores en aquest.

• L’obsolescènciadelprogramariesprodueixquanelsprogramesutilitzatsdeixendesermantingutsper la casa de suport i han de ser substituïts per altres amb més garanties.

• L’obsolescènciadelmaquinariesprodueixquancalunasubstituciódepecesenl’equipamentinformàtic. Està molt relacionada amb la primera, ja que el que més preocupa en el cas dels documents electrònics són els sistemes d’emmagatzematge.

En totes les accions de preservació que es planifiquin cal fer especial èmfasi en el manteniment de les metadades que acompanyen els documents i en la captura de noves metadades relacionades amb les accions de preservació que s’han d’associar als documents electrònics durant el procés.

En els plans de preservació cal posar especial atenció en les estratègies de conservació de formats i en el manteniment de l’autenticitat i la integritat.

16. Tot i que l’avaluació (i, per tant, les TAAD) se centra essencialment en les sèries documentals, en molts casos també es concreta a nivell de document. Es conserven aquells documents que pel seu valor no poden ser eliminats, encara que la resta de l’expedient, que forma part de la sèrie documental, no hagi de ser conservada.


5.2.8.3. Les estratègies de conversió de formats

Directriu 6.2.6.2. La conversió de formats de documents electrònics només s’ha de plantejar en documents que s’hagin de conservar durant un termini superior als 5 anys. En aquest cas, el format de destinació ha de ser preferentment qualsevol dels formats PDF aplicables (en especial, PDF/A) o XML.

Quan es preveu que el temps de conservació requerit dels documents pot implicar una obsolescència de format cal plantejar com fer la conversió de formats. Hi ha dos enfocaments diferents:

• Al’inici,quanescapturenocreenelsdocuments,talcomesrecomanaenl’apartat5.2.1.2d’aquesta guia.

• Aposteriori,proposantlaconversiódeformatssobreunconjuntdedocuments.

Per aquest segon cas s’ha de definir un pla de conversió que contingui les etapes de planificació, les proves, l’execució i la validació, tal com ens recomana l’informe tècnic ISO TR 13008: 2012. Con-version and migration of digital records.

La conversió de formats a posteriori és una tasca costosa que ha de ser planificada acuradament. Per això les directrius del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu indiquen que no s’ha d’aplicar sobre documents que s’hagin de conservar menys de cinc anys.

Els formats preferents definits com a formats ‘finals’ en el procés de conversió són el PDF i l’XML. Tots dos ofereixen en aquest moment una certa garantia d’estabilitat al llarg del temps, especialment el PDF (A), que ha estat dissenyat específicament per a això. El PDF (A) pot ser una bona opció per a documents textuals, però s’ha de pensar en altres solucions per a documents com plànols, imatges, etc.La decisió sobre el format a triar s’ha de basar en criteris econòmics i en les eines disponibles per a la seva interpretació. Tots els formats requereixen algun tipus de lector o visor per interpretar-los i visu-alitzar-los. Els visors del format PDF han estat tan àmpliament difosos que ja es troben incorporats a les eines que s’usen habitualment, fet que en canvi no succeeix amb els visors XML. Per aquesta raó, el PDF és l’opció universalment preferida com a resultat final de la conversió de formats. Tot i que s’ha de tenir present que dificulta en bona mesura les practiques de reutilització de dades, mentre que l’XML és molt més flexible per dur a terme aquest tipus d’accions. Per això també cal definir quin ús final es farà dels documents/expedients preservats a llarg termini.

Independentment de la decisió pressa sobre el format, qualsevol tipus de conversió de formats comporta la pèrdua dels elements d’integritat, com poden ser les firmes amb certificat digital, de manera que la decisió sobre com fer els processos de conversió s’han de prendre conjuntament amb les decisions sobre com mantenir la integritat i l’autenticitat.

5.2.8.4. El manteniment de l’autenticitat i la integritat

Segons el mètode escollit per al manteniment de l’autenticitat i la integritat dels documents en el moment de la seva creació, tal com s’indica al capítol 5.2.5, es necessita implementar diferents formes de preservació de l’autenticitat i la integritat als repositoris de conservació permanent.


Hi ha una preocupació especial per la conservació de les signatures electròniques que, a causa de la caducitat dels certificats en curts períodes de temps, pot fer que aquesta qüestió es presenti sense la necessitat d’haver arribat a etapes de conservació.

En aquest sentit, el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu estableix que els repositoris amb documents electrònics signats a través de certificats digitals17 han d’implementar un mecanisme per al tractament de les signatures.

Directriu 6.2.6.3. Quan es conservin documents signats electrònicament amb certificats digi-tals en els repositoris durant un període de temps superior al termini de vigència establert per la normativa aplicable per a les signatures electròniques, s’ha d’implementar un mecanisme que permeti la conservació de la informació de la signatura associada al document i que, al mateix temps, en garanteixi la integritat.

Els mecanismes que poden usar-se per conservar la informació de la signatura associada a un docu-ment i per garantir la seva integritat (tal com estableix el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu) són l’extracció de la informació de les signatures en forma de metadades, el ressegellament automàtic de tots els documents i ressegellament automàtic dels índexs dels expedients. D’aquests tres mecanismes, el primer és una pràctica molt recomanable, i en cap cas excloent si a més s’implementa algun dels altres dos mecanismes proposats.

La implementació del ressegellament document a document suposa la posada en marxa d’un mecanis-me automàtic que, una vegada caducat el certificat original, ressegella (o resigna) el document original amb un segell d’òrgan, de la mateixa manera que s’ha fet quan s’ha signat originalment. Cal tenir en compte que abans d’implementar aquest mecanisme és convenient fer proves de rendiment, ja que pot ser una tasca consumidora de recursos que penalitzi el funcionament correcte dels repositoris on s’emmagatzemen els documents.

El ressegellament només aplicat als índexs dels expedients permet reduir substancialment el nombre d’objectes que cal ressegellar i garanteix també la integritat dels documents, atès que l’índex inclou a més l’empremta dels documents que el componen (apartat 5.2.6. d’aquesta guia).

L’elecció del mecanisme més adequat ha de basar-se en criteris/principis d’economia i eficiència. Però, en qualsevol cas, els dos mecanismes de ressegellament tenen sentit només per als documents i expedients en l’etapa de vigència. No s’han d’aplicar quan els documents estan en la seva etapa de conservació.

17. No només els de llarg termini, ja que hi ha certificats digitals que tenen una validesa inferior a cinc anys, com per exemple, els certificats digitals emesos per la Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) amb una vigència de tres anys.


Directriu 6.2.6.4. Els documents i expedients electrònics definits a les taules d’avaluació i accés documental com de conservació permanent, un cop transcorregut el termini durant el qual se’n podien derivar efectes jurídics, bé siguin fiscals, administratius o d’altres tipus (recursos, inspeccions, expedients sancionadors, etc.), han de ser desproveïts de tots els elements de fun-cionament o utilitat que tinguin data de caducitat, sempre que la informació d’aquests elements hagi pogut ser extreta i associada com a metadades als documents i expedients corresponents.

En l’etapa de conservació els documents han d’estar en un repositori segur que garanteixi la seva integritat per altres mitjans.

5.2.8.5. Emmagatzematge

En el marc dels repositoris de conservació també es poden plantejar qüestions d’emmagatzematge, que permetin utilitzar emmagatzematge off-line o near-line per als documents de consulta no freqüent.Si l’organització ha establert quins són els seus documents essencials o vitals, es pot plantejar com a mesures de seguretat l’existència de còpies de conservació d’aquests documents en un emmagatzematge diferent a l’habitual.

És important no confondre aquestes còpies de documents amb còpies de seguretat de les aplica-cions de gestió documental. Les còpies de seguretat són les còpies de la informació d’un sistema, fetes pels serveis informàtics de forma periòdica. A l’hora d’utilitzar aquestes còpies cal restaurar la informació amb un programari concret. Per contra, les còpies de preservació són còpies dels documents i de les seves metadades en formats neutres, per exemple el document en PDF i les seves metadades en un XML, que permetrien ser consultats sense necessitat d’una aplicació determinada.

5.2.9. La gestió de les còpies de documents electrònics

Directriu 6.2.7.1. La còpia autèntica d’un document ha de ser generada per qui custodia l’ori-ginal i ha d’acreditar l’autenticitat de les dades que s’hi contenen.

Es requereixen còpies de documents nascuts electrònics en els casos següents:

•Quanundocumentelectrònicnecessitaser“copiat”perincloure’lenunaltreexpedientoperlliurar-lo a una altra administració que el reclama, no cal fer-ne una còpia autèntica.

Directriu 6.2.7.3. Les còpies electròniques idèntiques al document electrònic original que no com-porten canvi de format ni de contingut s’han de considerar document original, de manera que hi pot haver un original múltiple. En aquest cas, el procés de còpia no ha de crear noves metadades.


•Quanlacòpiarequereixiuncanvideformat.Elcasméshabitualésquanunciutadàvolunacòpia en paper d’un document nascut electrònicament. També pot donar-se el cas que el docu-ment original es trobi en un format determinat i es vulgui lliurar en format PDF; requerint en ambdós casos un procés de creació de còpia autèntica ofert pel servei e-Còpia.

Directriu 6.2.7.4. Per fer còpies autèntiques de documents electrònics amb canvi de format (electrònic o paper), s’ha de partir d’un original electrònic signat. La còpia realitzada és un do-cument electrònic que ha d’incloure un codi segur de verificació (CSV) i ha d’estar disponible al repositori temporal de còpies durant el temps que s’hagi determinat per consultar, comprovar o imprimir. La impressió d’aquest document té la consideració de còpia autèntica.

Aquestes còpies han d’estar signades electrònicament amb el segell de l’òrgan custodi de la documen-tació i han d’incloure un codi segur de verificació (CSV) que permeti contrastar-ne l’autenticitat. No s’han de gestionar en els repositoris de documents electrònics originals. El servei e-Còpia proporciona un repositori temporal de còpies autèntiques, que permetrà l’accés dels ciutadans per a la verificació de l’autenticitat.

Directriu 6.2.7.5. El procés de còpia de documents electrònics ha de generar les metadades pròpies d’aquest procés, que s’han de gestionar en el repositori temporal de còpies. Només en el cas que les còpies electròniques s’incloguin dins d’expedients electrònics, han d’incorporar-se als repositoris de documents i expedients electrònics, com a mínim, les metadades referents a les característiques de la còpia, a la creació i manteniment d’aquesta i a la verificació d’integritat (CSV). (Vegeu l’instrument esquema de metadades de gestió documental).

Com a metadades pròpies del procés de còpia autèntica poden recomanar les relacionades amb les ca-racterístiques de la còpia (còpia/original, tipus de còpia o motiu), amb la verificació d’integritat (valor CSV, definició de la generació del CSV o data generació) i amb la creació i el manteniment d’aquesta (usuari acarament, format document original o signant del document original). Per a més informació sobre les metadades consulteu l’esquema de metadades E-SIGeDA i la seva guia.

Tal com està concebut l’arxiu temporal d’e-Còpia, en aquest hi són contingudes totes les còpies au-tèntiques, tant les procedents d’una digitalització segura com les còpies de documents electrònics.

Dins d’un projecte de gestió documental que usi aquest servei caldrà dissenyar:

• Coms’importarandocumentsdesdelrepositoritemporald’e-Còpiafinsalsrepositorisonesgestionen els documents i expedients electrònics.

• Ladeterminaciódelsterminisenquèelsdocumentshanderomandrealdipòsittemporal.Totique hi ha predefinit un termini màxim de 3 anys per emmagatzemar les còpies en aquest repo-sitori.

79Com s’ha d’abordar la implementació?

6. Com s’ha d’abordar la implementació?

Un cop adaptades i personalitzades les eines d’implementació dels processos documentals, s’ha de plantejar un període de proves i validació.

Cal afegir que la posada en producció o implementació requereix una planificació específica, en la qual són especialment importants les accions informatives i de formació ja que permeten que l’important canvi cap a la gestió de documents electrònics es faci de la manera més eficaç i senzilla possible.

6.1. Les proves abans de la posada en producció

En els projectes de gestió documental, especialment quan es tracta de la implementació de noves eines tecnològiques, és necessari establir un període de proves, abans de la implementació real o el pas a producció.

Quan es tracta de noves eines tecnològiques l’habitual és que les proves es desenvolupin en els entorns que els departaments TIC preparin a l’efecte. Depenent de l’organització del nostre organisme hi pot haver fins a tres entorns informàtics: desenvolupament, preproducció i producció. En algunes organit-zacions el desenvolupament i la preproducció poden ser el mateix entorn. Les proves i, normalment, la formació es fan en els entorns de preproducció.

En els projectes de gestió documental és molt important que les proves d’usuari les facin els responsa-bles de gestió documental, tot i que part d’aquestes també es poden coordinar amb els usuaris finals o els responsables dels processos a automatitzar.

En aquestes proves s’ha de comprovar que tots els processos documentals funcionen tal com s’havien dissenyat des de la creació dels documents en els processos de treball i en els procediments de captura.

6.2. El procés d’implantació i desplegament

Depenent de l’abast del projecte de gestió documental i de la manera com s’hagin dissenyat els seus processos, l’impacte sobre l’usuari final pot ser major o menor. Tanmateix, encara que s’hagi previst un entorn automatitzat en el qual l’usuari final “captura” els documents electrònics des de les apli-cacions de tràmit pràcticament sense assabentar-se’n, és sempre necessari planificar acuradament el desplegament i les accions de gestió del canvi.

Per planificar aquest desplegament és necessari:

• Comprendrequinssónelscanvisqueesproduiranenimplantarelnouescenariicomimpactenen cadascun dels perfils de treball.

• Emmarcareldesplegamentdelprojectedegestiódocumentalenlesaltresaccionsiactivitatsques’estiguin duent a terme.


Aquest punt de partida permet definir el pla i el calendari d’implantació. En els projectes d’adminis-tració electrònica és habitual que el desplegament es faci per processos o procediments automatitzats, però també es pot establir per unitats organitzatives.En aquest pla l’important és tenir en compte que no es pot fer la implantació del nou entorn i iniciar-ne l’ús sense que es compleixin les condicions següents:

• Toteslespersonesiperfilsinvolucratshand’haverrebutlainformacióocapacitaciónecessàriaper treballar en el nou entorn.

• Elsusuarishandeteniralasevadisposicióladocumentaciódesuportqueexplicacoms’hadeprocedir en el nou entorn.

Sempre es recomana fer la implantació primer en un entorn controlat o pilot, que ens pot servir per fer els ajustos necessaris en les accions i l’orientació d’aquestes.

És recomanable també que en el mateix procés de planificació de la implementació del projecte es defineixi com se’n farà l’avaluació de cara a corregir i millorar certs aspectes del procés (vegeu apartat 6.4 de la guia ‘Planificar l’avaluació’).

6.3. Com s’ha d’abordar la gestió del canvi?

La implantació de projectes de gestió de documents electrònics ha de partir de la base que es necessita un canvi profund en les administracions per treballar en el nou entorn. Es tracta d’un canvi no només sobre com s’executen els processos de treball, sinó també en les actituds de les persones que treballen en l’administració.

Un dels aspectes més importants a tenir en compte és com es planteja l’escenari de transició en el qual les persones conviuran amb documents en paper i documents electrònics durant força temps.

Les recomanacions per a aquest escenari són:

• Evitarlaconvivènciadeprocedimentsalternatius(unenpaperiunaltreenelectrònic)perauna mateixa tasca o activitat. Per difícil que sigui el canvi és molt més eficaç determinar que un procediment automatitzat no pot ser fet d’una manera alternativa.

• Establirclaramentquinessónlesresponsabilitatsdelespersonesiconscienciar-lesnonomésenles bones pràctiques sinó també en les dolentes. Es tracta d’evitar, per exemple, la creació d’ex-pedients en paper obtinguts mitjançant impressions dels documents electrònics i que es guarden “per si de cas”.

En qualsevol cas, la gestió del canvi s’ha de basar en dos tipus d’accions:

• Lesaccionsdeformacióicomunicació.

• Laredacciódedocumentaciódesuportenlaqualesdescriguinelsprocedimentsambdocumentselectrònics.


6.3.1. Com cal plantejar la formació i la comunicació?

Les accions de formació i comunicació que han d’acompanyar qualsevol projecte de gestió documental s’haurien d’establir de la manera següent:

Identificació dels destinataris. Cal identificar els diferents rols de les persones en virtut de la seva relació amb la gestió dels documents electrònics. Els rols bàsics que es poden identificar en totes les organitzacions són:

• Elstramitadorsd’unprocedimentespecífic,quesónelsqueinteractuenicreendocumentselectrònics.

• Elscapsdelesunitatsadministratives,quehand’entendreelnouescenariperpodercontrolari motivar els equips corresponents.

• Elpersonaldelsdepartamentstransversals,quehandedonarsuportalsprocedimentsauto-matitzats i, de vegades, intervenir-hi.

Identificació del tipus d’acció i missatges que cal transmetre. Les accions poden ser:

• Formativesgenerals:tenencomaobjectiuelconeixementdelesdiferentsimplicacionsdelaimplantació de l’administració electrònica i la gestió dels documents electrònics.

• Formativesespecífiques:secentrenenl’aprenentatged’unanovaeinaiencomcalutilitzar-la.

• Informatives:lasevafinalitatésinformarsobrequinssónelsobjectiusperseguits,quinssónels plans per assolir-los i quina és la visió general de l’organització pel que fa als documents electrònics.

•Divulgatives:lasevaintencióésinformarsobreelsavençosenlaimplantaciódelsprojectes,donar a conèixer un nou servei o una nova legislació.

Identificació de les diferents eines que s’utilitzaran per dur a terme les accions. A cada orga-nització n’hi poden haver moltes de diferents. Com a exemple podem esmentar:

•Cursosformals,inclosos,perexemple,enunpladeformació.

• Sessionsformativesassociadesalaimplantaciód’unaeina.

• Xerradesopresentacions.

• Autoformacióenlínia.

• Seccióalaintranetcorporativa.

• Ediciódematerialdivulgatiu.

Per a la implantació de cada projecte de gestió documental s’hauria de crear un pla de documentació i informació que l’acompanyi i que identifiqui el tipus d’acció, el públic al qual va dirigit i el seu calendari.

El pla ha d’estar adaptat a les circumstàncies, als mitjans i a les possibilitats de cada organització, però hi ha un seguit de recomanacions derivades de les bones pràctiques que cal tenir en compte:


• Elsprogramesformatiusquehabitualments’associenalaimplantaciód’unanovaeinainformàticano s’han de concentrar només en els usos de l’eina i les seves possibilitats. S’han d’aprofitar per enquadrar-la en els principis de la gestió dels documents electrònics, fent entendre el context i fent arribar els missatges sobre les bones i les males pràctiques.

• Ésmoltimportantqueelsprincipisbàsicsdelagestiódocumentalilasituaciódel’organitzaciópel que fa als documents electrònics, s’incloguin en els protocols d’acollida de les persones que s’integren per primer cop a les organitzacions.

6.3.2. La documentació de suport que s’ha de desenvolupar

Un projecte de gestió documental ha d’estar suportat per una documentació que podem agrupar en dos grans blocs:

• Ladocumentacióonesreculll’anàlisiques’hafetilesdecisionsd’implementaciópreses.

Directriu 6.2.8.3. Les decisions d’implementació i desenvolupament específiques de les eines utilitzades per a la creació i el control de documents electrònics han d’estar documentades i a disposició dels responsables de la gestió documental.

• Ladocumentaciódesuportperalagestiódocumentalcorrecta.Ladocumentaciódesuportha d’especificar com es porta a terme la política de gestió documental de l’Administració de la Generalitat (inclosa al protocol d’arxius i gestió documental) per a cada organització en concret.

La documentació es pot produir en diversos nivells:

• Polítiquesespecífiquesqueesderivindelapolíticageneraldelagestiódocumental,comaralafutura política d’ús i gestió dels missatges de correu electrònics.

• Procedimentsperferdiversosprocessosdegestiódocumental.Aquestsprocedimentspodenestardirigits als responsables de gestió documental, als tramitadors o als usuaris finals.

• Instruccionsquerecullen,perexemple,comoperarambunaeinainformàtica.


Agencia Catalana de l’Aigua. Procediment per a l’elaboració, emissió i control del manual, els procediments, els criteris i les instruccions del Sistema de Gestió Documental Corporatiu

ProcedimentsDocuments que descriuen la seqüència ordenada d’accions que concorren a l’hora de fer una funció específica, tant tècnica i administrativa, com de gestió del sistema de gestió documental corporatiu de l’ACA.

Procediments d’anàlisi i controlProcediments aplicables a les funcions d’estudi, organització, manteniment i avaluació del sistema de gestió documental corporatiu de l’ACA.

Procediments operatiusProcediments aplicables a la creació, la captura, la recepció, l’enviament, el control i l’accés als documents, i informació evidencial dels processos i funcions del sistema de gestió documental corporatiu de l’ACA.

Procediments tecnològicsProcediments aplicables a la configuració i el desplegament de les eines informàtiques que donen suport al sistema de gestió documental corporatiu de l’ACA.

InstruccionsDocuments que es limiten a concretar/desenvolupar una acció elemental o el funcionament d’una eina o aplicació informàtica concreta del sistema de gestió documental corporatiu de l’ACA.

Procediments d’anàlisi i controlGESTDOC20-PAC1-RGDSI. Procediment per a la inclusió dels requisits de gestió documental en els sistemes d’informació i eines de gestió.GESTDOC2.0-PAC3-ECDGD. Procediment per a l’elaboració, l’emissió i el control del manu-al, els procediments, els criteris i les instruccions del Sistema de Gestió Documental Corporatiu.

InstruccióGESTDOC20-INS1-PACNAATD. Instruccions per omplir l’imprès de proposta d’avaluació de la CNAATD.

6.4. Planificar l’avaluació

Els projectes de gestió de documents, un cop implementats, han de ser avaluats per poder valorar si s’han complert els objectius inicials i quines són les millores o correccions que s’haurien d’implementar.

El millor moment per definir com es farà l’avaluació és en la mateixa implementació. En aquest punt s’haurien de definir:


• Indicadorsatenirencompteoaspectesqueesvolenmesurar.Ensónexemples:nombred’expe-dients oberts passats dos mesos de la resolució; grau de completesa dels expedients o denominació adequada dels documents.

• Freqüènciaoperíodeenquès’hand’analitzarelsresultatsobtinguts.

En principi hi ha com a mínim dos tipus de supervisió que cal fer:

• Lasupervisiódeleseinestecnològiquesielseufuncionamental’horadeduratermeelsprocessosdocumentals.

Directriu 6.2.8.2. Les eines informàtiques utilitzades per a la creació i el control de documents electrònics han d’estar sotmeses a una supervisió tecnològica periòdica que en verifiqui la correc-ta operativitat, per tal d’evitar que un funcionament incorrecte pugui afectar la integritat dels documents. Així mateix, les eines informàtiques han de complir totes les mesures de seguretat definides per al conjunt d’aplicacions informàtiques.

• L’adequaciódelsdocumentsiexpedientselectrònicsalsrequisitstantlegislatius,comdeneces-sitats organitzatives internes.

És altament recomanable establir un període d’auditoria formal passat un temps determinat de la implantació del projecte de gestió documental. En aquesta auditoria es comprovarà l’operativa i el funcionament de la gestió de documents i l’adequació de la documentació. Les bones pràctiques dels processos d’auditoria indiquen que aquesta l’han de fer persones independents o no implicades en la mateixa implantació de l’objecte de l’auditoria. Respectant aquest principi d’independència de l’auditor, es podrien fer auditories internes amb el propi personal de la institució o recórrer a serveis d’auditoria externs.

La seva finalitat, com la de qualsevol procés d’avaluació, és proposar millores en la gestió dels do-cuments electrònics, refermant els punts forts de la implementació i reforçant els seus punts febles. Generalment, les àrees de millora detectades després d’una avaluació es poden centrar en:

• Lamilloradelesfuncionalitatsdelestecnologiesinformàtiques.

• Elscanvisenelsprocedimentsiinstruccionsescrites,oredacciód’algunsdenous.

• Lapropostad’accionsformativesoinformativespelquefaalagestiódocumental.

6.5. El suport després de la implementació

Els responsables de gestió documental han d’estar preparats per poder atendre les consultes i resoldre els dubtes que es puguin produir una vegada implementat el projecte de gestió documental.És molt important que encara que la resolució de dubtes i incidències es faci mitjançant els centres d’atenció a usuaris, es distingeixi entre els dubtes o incidències propis del funcionament de les eines i els dubtes en la gestió de documents electrònics.

85Agraïments

Agraïments

Les tasques d’elaboració de l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, han comptat amb la participació d’un grup expert que ha servit de suport a la redacció de la norma.

El grup, format majoritàriament per responsables d’arxius centrals administratius, també ha comptat amb la participació de tècnics de la Secretaria d’Administració i Funció Pública del Departament de Governació i Relacions Institucionals i del Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Infor-mació. El grup ha suggerit les directrius a desenvolupar, ha fet aportacions i les ha validades. La tasca s’ha vist complementada pel suport d’una empresa de consultoria i la coordinació de tècnics de la Subdirecció General d’Arxius i Museus.

Grup expert

Sra. Isabel Campos. Arxiu Central Administratiu. Departament de la Presidència

Sr. Joan Domingo. Arxiu Central Administratiu. Departament de Cultura

Sr. Joan Gual. Secretaria d’Administració i Funció Pública. Departament de Governació i Relacions Institucionals

Sra. Anna Lorente. Arxiu Central Administratiu. Agència Catalana de l’Aigua

Sra. Betlem Martínez. Arxiu Central Administratiu. Departament d’Economia i Coneixement

Sr. Raimon Nualart. Consorci Administració Oberta de Catalunya

Sr. Daniel Santanach. Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació

Sr. Montserrat Soler. Secretaria d’Administració i Funció Pública. Departament de Governació i Relacions Institucionals

Consultoria

Sra. Carlota Bustelo

Sra. Montserrat Peris

Coordinació

Sr. Lluís Cermeno

Sra. Sílvia Sisteré


ANNEX A. LLISTA DE VERIFICACIÓ

NÚM.NÚM. DIRECTRIU

CONDICIÓ/REQUERIMENT COMPLIMENT OBSERVACIONS

Identificació i informació

1 6.2.1.1S’identifiquen els documents que constitueixen els expe-dients electrònics o altres agrupacions documentals.

2 6.2.1.2

S'identifiquen els mètodes de creació dels documents electrònics usats: creació amb eines ofimàtiques, captura des de formularis o des d'aplicacions de tramitació, digi-talització o altres mètodes que ho permeten.

3 6.2.1.3Els documents i els expedients electrònics són complets i exactes (és a dir, reflecteixen les decisions adoptades i les activitats que n’han motivat la generació).

4 6.2.1.3No hi ha automatitzacions incompletes d’informació i/o de processos.

5 6.2.1.4Els documents i els expedients electrònics tenen vincula-des des de la seva creació les metadades que en permeten la identificació.

6 6.2.1.5Tots els documents i els expedients electrònics es gene-ren amb un identificador unívoc dins del sistema que els ha creat.

7 6.2.1.6Quan es creen documents electrònics, hom els assigna un determinat tipus documental.

8 6.2.1.7Els documents i els expedients electrònics des de que es creen es desen en repositoris que donen compliment a les directrius d'aquest protocol.

9 6.2.1.7La creació dels repositoris es comunica al grup de treball departamental multidisciplinari a què fa referència l’apar-tat 5.4 del protocol.

Format i estructura

10 6.2.2.1Els documents electrònics nascuts digitals i els docu-ments electrònics procedents d’una digitalització, es gestionen de la mateixa manera.

11 6.2.2.2Es conserven els expedients íntegrament electrònics, és a dir, no es conserven els expedients híbrids.

12 6.2.2.2Els documents en suport paper, que s’inclouen en expedi-ents electrònics, es transformen mitjançant digitalització segura.

13 6.2.2.3

S’automatitza l’assignació de les metadades associades a una plantilla o a un formulari, especialment les que es refereixen al Quadre de Classificació i al Quadre de Tipus Documental

87Annex A. Llista de verificació



14 6.2.2.4Els expedients electrònics es creen en el moment en que s’inicia la tramitació.

15 6.2.2.4El tancament de l’expedient es produeix únicament quan finalitza la tramitació.

16 6.2.2.4L’índex electrònic definitiu es genera i se signa en el mo-ment del tancament de l’expedient.

17 6.2.2.4L’índex electrònic definitiu s’associa indissolublement a l’expedient.

18 6.2.2.5L’expedient electrònic no es reobre un cop tancat i asso-ciat l'índex.

19 6.2.2.5Quan cal afegir un o diversos documents a un expedient electrònic tancat, es crea un nou expedient relacionat amb l’expedient d’origen.

20 6.2.2.6

S’estableixen mecanismes que impedeixen alteracions posteriors en els documents que no contenen signatura electrònica avançada i que formen part d’un procés admi-nistratiu electrònic.

21 6.2.2.7Els documents electrònics es creen segons estàndards oberts o d’ús generalitzat.

Elements de control

22 6.2.3.1Els documents i els expedients es classifiquen en el mo-ment de crear-se d’acord amb el Quadre de Classificació Funcional.

23 6.2.3.2L’estructuració del/s repositori/s on es desen els docu-ments i els expedients electrònics segueix el Quadre de Classificació Funcional.

24 6.2.3.3Tots els documents i els expedients electrònics estan avaluats.

25 6.2.3.3Els terminis de conservació de les agrupacions documen-tals s’assignen en el moment que es creen.

26 6.2.3.4Els elements de control (vinculats a la classificació i l’ava-luació) s’implementen com a metadades dels documents.

Accés i ús

27 6.2.4.1La ciutadania consulta els documents i els expedients finalitzats, sense més limitacions que les establertes legalment.

28 6.2.4.2Des de la creació dels documents i els expedients s’apli-quen les mesures de seguretat que corresponguin per accedir-hi.




29 6.2.4.3

Les persones que acrediten la condició de persones in-teressades accedeixen a la documentació tant durant la tramitació com un cop finalitzada, d’acord amb la norma-tiva vigent.

30 6.2.4.4El sistema d’accés als documents i als expedients electrò-nics inclou mecanismes i controls suficients per identifi-car fefaentment les persones que hi accedeixen.

31 6.2.4.5L’accés als documents i als expedients electrònics fina-litzats es fa independentment de l’aplicació de tramitació que els ha generat.

Aplicació de mesures de disposició

Mesures que cal adoptar en el cas que els expedients siguin transferits d’un o diferents repositori/s o sistema/es a un/s altre/s

32 6.2.5.1Els processos de transferència produeixen un registre o llistat de documents i expedients que en deixa constància.

33 6.2.5.2La transferència es du a terme mitjançant el procediment i en les condicions que estableix el repositori receptor.

34 6.2.5.2En el procés de transferència es garanteix sempre la inte-gritat dels documents i els expedients.

35 6.2.5.3

Es disposa d'unes directrius internes a l’organisme per les quals s’estableix si la documentació transferida s’ha d’eliminar o ha de romandre en el/s repositori/s d’origen i, en cas afirmatiu, en quines condicions.

36 6.2.5.3La documentació transferida s’elimina del/s repositori/s d’origen (bona pràctica).

Mesures que cal adoptar tant en el cas que els expedients romanguin en el mateix entorn com en el cas que siguin transferits d’un o diferents repositori/s o sistema/es a un/s altre/s

37 6.2.5.4

El/s repositori/s de documents i expedients electrònics, que s’han de conservar a llarg termini, inclouen meca-nismes que garanteixen la integritat, l’autenticitat, la fiabilitat i la disponibilitat al llarg del temps de la docu-mentació.

38 6.2.5.5

Un cop finalitzat el període de conservació, els docu-ments i els expedients s’eliminen de manera que la in-formació que contenen no pugui ser reconstruïda en el/s repositori/s i sistemes informàtics on es custodiaven.

39 6.2.5.5Un cop finalitzat el període de conservació, s’eliminen les dades existents als sistemes, els punters corresponents i les dades desades a les còpies de seguretat.

40 6.2.5.6Els processos d’eliminació de documents i d’expedients generen un registre d’eliminacions que en deixa constàn-cia, d’acord amb el Decret 13/2008, de 22 de gener.

89Annex A. Llista de verificació



Manteniment de la disponibilitat i l’autenticitat

41 6.2.6.1

Els responsables del/s repositori/s que contenen docu-ments i expedients electrònics de conservació a llarg termini han establert i implementat un pla de preservació que inclou: comprovació periòdica de la integritat, pos-sibles accions de conversió de formats, procediment per substituir maquinari o programari, altres accions que es considerin necessàries i el calendari per dur-les a terme.

42 6.2.6.2En un procés de conversió de formats, els formats de des-tinació són PDF o bé XML (bona pràctica).

43 6.2.6.3Es disposa de mecanismes que permeten la conservació de la informació de la signatura electrònica associada al document quan aquesta supera el termini de vigència.

44 6.2.6.4

Els documents i els expedients de conservació perma-nent, un cop transcorregut el termini durant el qual se’n poden derivar efectes jurídics, són desproveïts de tots els elements de funcionament o utilitat que tinguin data de caducitat.

Còpies electròniques

45 6.2.7.1La còpia autèntica d’un document és generada per qui custodia l’original

46 6.2.7.1La còpia autèntica d’un document acredita l’autenticitat de les dades que conté.

47 6.2.7.2La compulsa electrònica d’un document aportat per una persona es fa al registre, i l’original li és retornat.

48 6.2.7.3

Les còpies electròniques idèntiques al document electrò-nic original que no comporten canvi de format o de con-tingut es consideren document original i, per tant, en el procés de còpia no s’afegeixen noves metadades.

49 6.2.7.4Les còpies autèntiques amb canvi de format (electrònic o paper) es fan a partir d’un original signat.

50 6.2.7.4Les còpies autèntiques inclouen el codi segur de verifi-cació (CSV) i estan disponibles al repositori temporal de còpies durant el termini establert.

51 6.2.7.5El procés de còpia de documents genera les metadades pròpies d’aquest procés i es gestionen al repositori tem-poral de còpies.




52 6.2.7.5

Quan les còpies autèntiques s’inclouen dins dels ex-pedients electrònics i en repositoris específics per als documents i expedients electrònics, les metadades que s’informen són les que fan referència, com a mínim, a les característiques de la còpia, a la creació i el manteniment i a la verificació d’integritat.

53 6.2.7.6Les còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper es duen a terme a través d’un procés de di-gitalització segura.

54 6.2.7.6

Es fa un acarament del document original amb la còpia per garantir que la imatge digital és fidel al document en suport paper i que el reprodueix íntegrament. S’avala amb la signatura del segell electrònic de l’òrgan.

55 6.2.7.7El procés de digitalització segura genera les metadades pròpies d’aquest procés, que s’associen al document di-gitalitzat.

Aplicacions de suport a la gestió

56 6.2.8.1

L’organisme té coneixement i accedeix a l’inventari de les eines informàtiques usades per crear i controlar docu-ments electrònics que gestionen les àrees de tecnologies de la informació.

57 6.2.8.2Les eines informàtiques usades per crear i controlar docu-ments electrònics són sotmeses a una supervisió tecno-lògica periòdica que en verifica una correcta operativitat.

58 6.2.8.2Les eines informàtiques usades per crear i controlar docu-ments electrònics compleixen totes les mesures de segu-retat definides per al conjunt d’aplicacions informàtiques.

59 6.2.8.3

Les decisions d’implementació i desenvolupament es-pecífiques de les eines informàtiques usades per crear i controlar documents electrònics, estan documentades i a disposició dels responsables de la gestió documental.

60 6.2.8.4

Les eines informàtiques usades per gestionar documents electrònics en garanteixen la consulta, d’acord amb les condicions i els mitjans establerts i amb la normativa vigent.

Guia d'implementació d'un projecte de gestió documental en un ...

Documents

Transcript of Guia d'implementació d'un projecte de gestió documental en un ...