Guía Del Usuario datafox

DataFox Aplicaciones Administrativas

Gua del Usuario DataFox Punto de Venta

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DataFox www.datafox.com



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CONTENIDO

INTRODUCCIN ........................................................................................................... 8

DESCARGA DE INTERNET ............................................................................................ 9

REQUISITOS E INSTALACIN ...................................................................................... 11

REQUISITOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 11

ACCESORIOS OPCIONALES ................................................................................................ 11

DESCOMPRIMIR EL INSTALADOR ................................................................................ 12

MICROSOFT WINDOWS XP.............................................................................................. 12

WINZIP ..................................................................................................................... 14

INSTALACIN DE DATAFOX PUNTO DE VENTA ............................................................. 15

EJECUCIN DEL SISTEMA .......................................................................................... 19

REGISTRO Y ACTIVACIN ........................................................................................... 20

VERSIN PARA RED (MULTIUSUARIO).......................................................................... 23

RED CON MS ACCESS ................................................................................................... 23

INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................ 25

BLOQUEOS DE CUENTA .................................................................................................... 25

CONFIGURACIN DEL SISTEMA .................................................................................. 27

BARRAS DE HERRAMIENTAS DE REGISTRO, HERRAMIENTAS Y NAVEGACIN ................................... 27

DATOS DE LA EMPRESA ............................................................................................. 29

CATLOGOS ............................................................................................................... 29



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PERSONAL Y USUARIOS .............................................................................................. 31

USUARIOS .................................................................................................................... 32

LOGOTIPO DE LA EMPRESA ........................................................................................ 33

MI LOGOTIPO ES RECTANGULAR NO CUADRADO, CMO HAGO PARA QUE SE VEA BIEN? .......................... 33

CONFIGURACIN DE AVISOS DE BAJA EXISTENCIA...................................................... 34

SUCURSALES ............................................................................................................. 35

CONFIGURACIN DEL SISTEMA .................................................................................. 36

FUNCIONES DE BASE DE DATOS ................................................................................. 43

CAMBIAR LA CLAVE DE LA BASE DE DATOS ............................................................................ 43

OPTIMIZAR BASE DE DATOS .............................................................................................. 43

RESPALDAR Y RESTAURAR DATOS .............................................................................. 45

RESPALD0 ................................................................................................................... 45

RESTAURAR ................................................................................................................. 45

IMPORTAR INFORMACIN DESDE MS EXCEL ............................................................. 47

NORMALIZACIN ........................................................................................................ 53

PROVEEDORES .......................................................................................................... 54

ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS (INVENTARIO) ........................................................ 56

BARRA DE BSQUEDA ...................................................................................................... 57

INFORMACIN DEL INVENTARIO ......................................................................................... 57

NO CONOZCO LA SIMBOLOGA DE LOS CDIGOS DE MIS PRODUCTOS! ............................................. 58

CMO PUEDO CREAR MIS PROPIOS CDIGOS DE BARRA ................................................................. 58



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IMPRESIN DE CDIGOS DE BARRAS .......................................................................... 67

COMPRAS A PROVEEDORES ........................................................................................ 69

REGISTRAR COMPRAS/PEDIDOS ......................................................................................... 69

RECIBIDA ................................................................................................................................. 70

TIPOS DE CAMBIO ...................................................................................................................... 71

PRODUCTOS ............................................................................................................................. 71

IMPUESTOS Y DESCUENTOS ......................................................................................................... 72

BORRAR UN PEDIDO ................................................................................................................... 73

ACTUALIZAR INVENTARIO ............................................................................................................ 73

CATLOGO DE PRODUCTOS ........................................................................................ 74

VERIFICADOR DE PRECIOS ......................................................................................... 76

PRODUCTOS BAJA EXISTENCIA .................................................................................. 77

CAMBIOS DE PRECIOS ................................................................................................ 78

CAPTURAR EXISTENCIAS............................................................................................ 79

CONFIGURAR IMPUESTOS........................................................................................... 80

APERTURA DE CAJA ................................................................................................... 81

TASAS DE CAMBIO ..................................................................................................... 82

MOVIMIENTOS DE CAJA ............................................................................................. 83

INGRESOS Y RETIROS ...................................................................................................... 83

CIERRE DE CAJA ............................................................................................................ 84

PUNTO DE VENTA (VENTANA DE OPERACIONES) .......................................................... 85



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OPERACIN BSICA ........................................................................................................ 85

OBERVACIONES ........................................................................................................................ 88

BORRAR PRODUCTOS REGISTRADOS .................................................................................... 88

DESCUENTO AL PRECIO DEL PRODUCTO ............................................................................... 90

CAMBIO DE PRECIOS ....................................................................................................... 90

OPCIONES DE PAGO PAGO CON EFECTIVO, TARJETA, CHEQUE Y VALES ....................................... 91

RECUPERAR OPERACIONES ............................................................................................... 92

REIMPRESIN DE TICKETS ............................................................................................... 94

CANCELAR OPERACIONES ................................................................................................. 94

ASIGNAR CLIENTE A UNA OPERACIN ................................................................................... 94

OPCIONES DE PAGO CRDITO A CLIENTES ........................................................................... 96

OPCIONES DE PAGO APARTADOS ...................................................................................... 97

OPCIONES DE PAGO ENVO A DOMICILIO ............................................................................. 98

DESCUENTO AL TOTAL ..................................................................................................... 99

IMPRESIN DE NOTAS DE REMISIN Y FACTURAS .................................................................. 100

CAMBIO DE CAJEROS .................................................................................................... 101

ESTATUS DE LA OPERACIN ............................................................................................ 101

DIVISAS ................................................................................................................... 102

VENDEDORES ........................................................................................................... 102

CLIENTES ................................................................................................................ 103

BLOQUEO ............................................................................................................... 105

CERRAR SESIN .................................................................................................... 105

CAMBIO DE CLAVE DEL USUARIO ACTIVO ................................................................. 105

REPORTES ............................................................................................................... 107



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MODIFICACIN DE FORMATOS ................................................................................. 110

CAMPOS .................................................................................................................... 110

MRGENES Y TAMAO DE PGINA ..................................................................................... 112

PROBLEMAS FRECUENTES ....................................................................................... 114

SIN ACCESO A LA BASE DE DATOS ..................................................................................... 114

AL IMPORTAR DESDE MICROSOFT EXCEL SE SOLICITA CLAVE DE LA BASE DATOS (PASSWORD ERROR)

............................................................................................................................... 114

AL INTRODUCIR EL USUARIO Y CLAVE EL SISTEMA INDICA QUE CONTACTE AL ADMINISTRADOR ....... 115

ERROR DE DECIMALES, AL INGRESAR UN PRECIO DE 6.50 APARECE 650,000 PROBLEMA CON FORMATO EN CANTIDADES Y PRECIOS ............................................................................................. 116

ERROR 430 O ERROR -2147024770 AL INICIAR (ERROR DE PROVEEDOR) ................................. 117

ACTUALIZACIONES ................................................................................................... 118

NOTAS FINALES ....................................................................................................... 119

SOPORTE TCNICO ....................................................................................................... 119

LICENCIA Y GARANTA ............................................................................................. 120

EST AUTORIZADO A: ............................................................................................................... 120

NO EST AUTORIZADO A:........................................................................................................... 120

GARANTA LIMITADA: .................................................................................................... 120

DECLINACIN DE RESPONSABILIDADES: ....................................................................................... 121

CDIGOS DE APERTURA DE CAJN DE DINERO ......................................................... 122

TIPOS DE CDIGO DE BARRAS: SIMBOLOGAS ........................................................... 126

USO DE LECTOR DE CDIGO DE BARRAS .................................................................. 130



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INTRODUCCIN

El presente documento tiene como objetivo ayudarle

descargar, instalar, activar y ejecutar DataFox Punto de

Venta, la informacin aqu contenida es parte del sistema

de ayuda del programa.

DataFox Punto de Venta versin 1.1.120 para

Windows es un programa diseado para administrar las

operaciones de venta y administrar su inventario de una

manera fcil y sencilla.

El sistema est diseado para proporcionar una sencillez

indispensable al momento de llevar a cabo las tareas

concernientes a la administracin del negocio.

Nuestro sistema puede ser considerado como una

herramienta pequea pero sumamente til que integra los

aspectos ms importantes y generales de un negocio de

venta a detalle; ya que en ste sector de la industria

podemos hablar de muchsimas caractersticas que

definen el trabajo, este sistema abarca opciones como

crdito a cliente, apartado de mercanca, envo a domicilio,

paquetes, estilos, precios de medio mayoreo y mayoreo, etc.

Nuestro sistema no se introduce en todos los aspectos difciles que conlleva un gran negocio de

pero sin duda le ayudar a hacerlo crecer y tener el control.

Algunas de sus caractersticas son:

Manejo sencillo para la captura de operaciones Cobro rpido (sin opciones y slo efectivo) Puede aplazar una operacin y volver a ella posteriormente Manejo de rdenes a domicilio Administracin de clientes y proveedores Ventana nica para el registro y pago de operaciones regulares, crdito, apartados y envo

a domicilio

Control de existencias Movimientos a productos y administracin variada del inventario Advertencia de baja existencia Defina el crdito a clientes y consulte su saldo Cambios en lote de precios a todo el inventario, por marcas o de forma unitaria Importe el inventario inicial desde Microsoft Excel

Seguridad

Y mucho ms...



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DESCARGA DE INTERNET

Para descargar el programa debe contar con acceso a Internet y un navegador. El vnculo de

descarga le fue proporcionado por correo electrnico, encuentre en el mensaje la direccin de

descarga, seleccione toda la direccin completa, haga clic en Edicin Copiar. Coloque el cursor

en la barra de direcciones de su navegador, borre cualquier informacin contenida y haga clic en

Edicin Pegar, y despus presione Enter

Alternativamente si su programa de correo electrnico lo permite, haga clic en el vnculo de la

direccin de descarga.

Si usa Microsoft Internet Explorer, es probable,

dependiendo de su versin del sistema operativo y de su

navegador que se muestre una ventana de advertencia de

seguridad como la imagen. Es seguro descargar el programa,

nuestros programas son verificados con las ms recientes

definiciones de antivirus.

Haga clic en la banda del navegador donde se indica Haga clic aqu para ver las opciones, aparecer un men contextual, seleccione Descargar

archivo

Haga clic en Guardar NO trate de ejecutar el programa

desde Internet, adems de tardar demasiado en iniciarse el

proceso, el programa no quedar correctamente instalado.

Antes de iniciar la descarga Microsoft Internet Explorer le

solicitar indique el lugar donde desea guardar el programa.

Seleccione una carpeta en su disco duro y haga clic en el

botn Guardar. La descarga iniciar en ese momento.



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Dependiendo de su velocidad de conexin es el tiempo que tomar en descargarse el instalador de

DataFox Punto de Venta. Espere hasta completar la descarga.

Una vez concluida la descarga le ser notificado por su sistema como se muestra arriba.



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REQUISITOS E INSTALACIN

REQUISITOS DEL SISTEMA

Windows 98 o superior (Windows Vista recomendado)

128 MB de memoria RAM (256 MB para Windows XP, 512 MB para Windows Vista)

50 MB en disco duro para instalacin (50 MB adicionales para trabajo)

Resolucin de pantalla 1024 * 768

Teclado y ratn (el sistema en la ventana de ventas est diseado para no usar el ratn), para instalar de CD contar con unidad de CD-ROM

ACCESORIOS OPCIONALES

Lector de cdigo de barras

Impresora de escritorio (lser, inyeccin de tinta o matriz de puntos) para la impresin de reportes

Miniprinter (impresora de tickets)

Cajn de dinero (con conexin a miniprinter)1

Conexin a Internet y cuenta de correo con capacidad SMTP para envo de correo electrnico desde el programa

Para hacer uso de las funciones de Excel tener instalado dicho programa (no incluido)

1 Las funciones de apertura de cajn para impresoras STAR y por medio de cdigo de apertura requieren

que su impresora use puerto paralelo. Si usa una impresora EPSON puede ser cualquier puerto.



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DESCOMPRIMIR EL INSTALADOR

MICROSOFT WINDOWS XP

Si tiene Microsoft Windows XP y no ha instalado un

programa para manejar los archivos ZIP, Windows le

permite descomprimir el archivo de instalacin, siga

estos pasos:

Localice el archivo descargado y haga doble clic en l,

para iniciar el asistente.



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Se mostrar la ventana de bienvenida del asistente para

la extraccin de Carpetas comprimidas, haga clic en el

botn Siguiente.

La siguiente ventana le solicita indique la carpeta donde

colocar el programa de instalacin. Si desea cambiar la

carpeta donde se extraer el archivo de instalacin, haga

clic en el botn Examinar y localice la carpeta donde

desea sea extrado el archivo de instalacin.

Una vez que haya definido la carpeta, haga clic en

Siguiente

Tras unos instantes el archivo de instalacin ser

extrado y se le mostrar la ventana de la imagen arriba

mostrada, haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.



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WINZIP

WinZIP es un software muy til para comprimir y

descomprimir archivos en formato ZIP (y otros formatos) puede descargar una copia de evaluacin de

www.winzip.com.

Para extraer el programa de instalacin de manera fcil y

sencilla, localice el archivo descargado.

Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el icono del

archivo.

En el men contextual que se muestra seleccione WinZip

Extract to here, tras unos instantes el programa de

instalacin ser extrado en la misma ubicacin que el

archivo descargado.

Existen otras formas y programas para descomprimir el

archivo, consulte la documentacin correspondiente del

programa que usted tenga para manejar archivos

comprimidos.

DataFox Punto de Venta le permite crear respaldos de los datos del programa. El archivo de

respaldo se crea en formato ZIP.



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INSTALACIN DE DATAFOX PUNTO DE VENTA

El archivo de instalacin debe verse como en la imagen, para iniciar el

proceso de instalacin, simplemente seleccione el archivo haga doble clic

para iniciar el proceso. El instalador es compatible con Windows Vista, es

probable que para su ejecucin requiera de otorgar permisos de ejecucin

como administrador.

Antes de instalar, le recomendamos cierre todos los programas que se encuentren en ejecucin.

Al iniciarse el asistente se mostrarn algunas pantallas, mientras el programa de instalacin

configura Windows Installer en su equipo, esto puede demorar unos instantes dependiendo de

la velocidad, configuracin, versin de Windows y memoria de su equipo.

Si tiene el disco de instalacin del programa, al introducir el disco se lanzar de forma

automtica la instalacin, en caso contrario, localice el archivo de instalacin como se menciona

arriba.



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Al aparecer la ventana con la imagen mostrada arriba, el programa de instalacin ha configurado

Windows Installer para instalar DataFox Punto de Venta, haga clic en Siguiente para

continuar tambin en la siguiente pantalla que se muestra abajo.

Lea detenidamente el convenio de licencia del programa, cuando lo haya hecho, haga clic en la

casilla Acepto los trminos del contrato de licencia para poder continuar la instalacin. Si desea

puede imprimir la licencia haciendo clic en el botn Imprimir. Presione Siguiente para continuar.

La siguiente pantalla le muestra informacin importante sobre el programa, es importante que

lea toda la informacin pues ah encontrar informacin correspondiente a la versin, sobre el

cdigo de registro, etc. Cuando haya terminado de leer, haga clic en Siguiente.



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En la siguiente ventana, podr seleccionar dependiendo de la versin de su sistema operativo- si

el programa estar disponible para todos los usuarios o slo para el usuario que haya iniciado

sesin en Windows. Haga clic en Siguiente para continuar.

Al llegar a la ventana como la que se muestra en la imagen, el asistente de instalacin esta listo

para comenzar el proceso de colocacin de archivos y configuracin en su equipo. Haga clic en

Instalar para comenzar este proceso.

Durante el tiempo que dure la instalacin, se mostrar una ventana notificando del avance del

proceso. Espero hasta que la instalacin concluya.



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Al terminar el proceso de instalacin y configuracin, se mostrar una ventana como la mostrada

arriba. Haga clic en Finalizar para cerrar el programa de instalacin.

DataFox Punto de Venta se encuentra instalado y listo para usarse.



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EJECUCIN DEL SISTEMA

Puede iniciar DataFox Punto de Venta, por medio del acceso directo colocado por el instalado en

el men de programas de Windows

Haga clic en Inicio Todos los programas y localice el grupo DataFox Punto de

Venta.

Al seleccionarlo se mostrar el acceso directo, para ejecutar el

programa Le recomendamos que antes de usar el programa, lea completa esta gua, encontrar

informacin muy til para configurar y usar el programa.

DataFox Punto de Venta es compatible con Windows Vista.

Aunque DataFox Punto de Venta ha sido diseado para ser usado de la forma ms sencilla

posible, antes de iniciar la introduccin de operaciones de rdenes e inventario adems de otras operaciones- hay ciertas configuraciones que debe realizar, mayormente, se trata de introducir la

informacin correspondiente a su negocio, personal, proveedores, productos, etc.



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REGISTRO Y ACTIVACIN

Podr hacer uso del programa y de la mayora de sus funciones durante quince das (15) a partir

de su primera ejecucin. El programa no es una versin de prueba, es la versin completa y final.

El registro y activacin del mismo permiten acceso a soporte, actualizaciones y otros beneficios

para usuarios registrados.

Para registrar el programa debe proporcionar a DataFox la siguiente informacin:

El nombre comercial de su negocio (el nombre comercial, por ejemplo Las Fuentes)

La razn social de su negocio (puede ser de negocio o personal, ejemplo Operadora de Tiendas Las Fuentes S.A. Alberto Lpez Ramrez)

El domicilio de su negocio

Su direccin de correo electrnico

Los datos de pago del programa (fecha de compra, fecha de pago, nombre y correo

electrnico del comprador y comprobante de pago)

La informacin debe ser enviada a [email protected] o a [email protected]

Una vez recibida y verificada su informacin, le enviaremos por correo a la direccin de correo

electrnico proporcionada los datos de registro y cdigo de activacin.

Al ingresar al programa ver la pantalla de activacin



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Ingrese los datos que le fueron proporcionados en los espacios correspondientes, tenga cuidado

de que la informacin ingresada sea igual a la que haya recibido o su cdigo de activacin no

funcionar.

Es muy importante que tenga cuidado con los datos que ingrese ya que estos NO pueden

modificarse; estos datos son usados por el programa en algunas ventanas, todos los reportes y

los tickets. En caso de que por algn motivo requiera modificar esta informacin contacte a

[email protected] para que le sea informado del costo de modificacin de datos de licencia.

Una vez ingresada la informacin, haga clic en Aceptar, la informacin ser verificada por el programa y se mostrar un mensaje confirmando la activacin.

IMPORTANTE

El espacio de direccin es particularmente relevante ya que en los tickets los caracteres

por lnea son limitados usualmente 40- por lo que ingresar un domicilio muy largo ser

truncado por el sistema al imprimir un ticket. En este espacio no agregue colonia,

poblacin o cualquier otro dato, en la configuracin del sistema podr definirlos. Slo

ingrese calle y nmero de la forma ms corta que sea posible.



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Si en el momento no desea activar el programa, puede saltar la activacin, haga clic en Cerrar y

podr usar el programa. Puede activar su programa en cualquier momento dentro de los 15 das

siguientes a su primera ejecucin, transcurrido ese tiempo, deber activarlo para poder continuar

usndolo.

La versin de red del programa puede ser instalada en varios equipos, usando los mismos datos y

cdigo de activacin. Si desea usar el programa en ms de un negocio, deber contactar a

[email protected] para obtener otro cdigo de registro para otro negocio.

Transcurridos los quince das despus del primer uso, no podr seguir usando el programa hasta

que no lo active.

Al registrar DataFox Punto de Venta tendr derecho a soporte tcnico ([email protected]),

precios especiales en nuevas versiones y actualizaciones al programa dentro de la misma versin.

IMPORTANTE

Si usted tiene sus datos y cdigo de activacin, es recomendable que los introduzca la

primera vez que ejecuta el sistema.

La primera vez que se ejecuta, despus de introducir los datos el sistema pasar a la

seleccin de base de datos.

Para evitar complicaciones o pasos posteriores le recomendamos que si cuenta con sus

datos y cdigo de activacin los introduzca desde la primera vez que ejecute el sistema.



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VERSIN PARA RED (MULTIUSUARIO)

DataFox Punto de Venta est diseado para trabajar en red. Es decir, usted puede usar el

sistema en varios equipos todos compartiendo la misma informacin. La primera vez que ejecute

el sistema deber definir la ubicacin del archivo de datos (base de datos).

Si usted adquiri la licencia monousuario, puede cambiar a la versin de red pagando la

diferencia entre ambas. Contacte a [email protected] para informacin de formas de pago y

costo.

RED CON MS ACCESS

El archivo de datos predeterminado que se instala con el programa se llama DataPV.mdb y

queda instalado en: C:\Archivos de programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\

Para trabajar en red, sus equipos deben estar conectados entre ellos. En un equipo debe colocar

el archivo de datos en una carpeta compartida con privilegios de lectura/escritura. Instale el

programa DataFox Punto de Venta en todos los equipos donde lo vaya a usar.



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El archivo DataPV.mdb debe estar en una carpeta compartida dentro de algn equipo de su red

no comparta la carpeta de Archivos de programa pues comprometera la seguridad del equipo-

copie o mueva el archivo a otra ubicacin.

Para trabajar en red, como en el diagrama mostrado arriba, sus equipos deben estar conectados

entre ellos. En un equipo debe colocar el archivo de datos en una carpeta compartida con

privilegios de lectura/escritura y en el resto de los equipos el sistema DataFox Punto de Venta.

Una vez realizada la activacin del programa, se mostrar la ventana para que seleccione el

archivo de base de datos que ser usado.

Haga clic en el botn que se encuentra a la derecha del

cuadro de texto de Nombre y ruta para mostrar el cuadro de

dilogo Abrir, navegue y seleccione el archivo DataPV.mdb

(la ruta predeterminada es C:\Archivos de

programa\DataFox\DataFox Punto de Venta\).

En el cuadro de texto Contrasea ingrese la palabra admin. Esta contrasea es de la base de datos y sirve para

prevenir que un usuario acceda y modifique la informacin

de la base de datos con algn programa de base de datos o

con MS Access. La contrasea no puede quedar en blanco

usted podr modificar la contrasea predeterminada y asignar la propia desde el programa-.

Haga clic en el botn Aceptar para terminar la configuracin de la conexin a la base de datos.

El sistema verificar que el archivo seleccionado sea correcto, en caso de encontrar algn

problema le ser notificado, confirme que ha seleccionado el archivo correcto y vuelva a intentar.

Si la conexin es correcta, el sistema se cargar y se mostrar la ventana principal y la

sugerencia del da. Haga clic en el botn Aceptar para cerrar la ventana de sugerencias.

IMPORTANTE

Active el programa al ejecutarlo la primera vez, el hacerlo har que inmediatamente

despus de completar la activacin le sea solicitado que defina la conexin a los

datos. (Slo para la versin de red.)



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INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema debe ingresar el usuario y clave en

los espacios correspondientes. El usuario puede ingresarse

en maysculas o minsculas pues no hace diferencia, pero

la clave debe ingresarse tal y cmo se haya definido, este

campo si distingue entre maysculas y minsculas.

Una vez que haya ingresado la informacin haga clic en

Aceptar

Cada 60 das como mximo, los usuarios deben actualizar/renovar su clave. A partir del da 45 el

sistema les mostrar un aviso invitando a que actualicen la clave. Al transcurrir los 60 das

debern cambiar su contrasea de forma obligatoria para poder ingresar.

BLOQUEOS DE CUENTA

Es posible configurar el programa para que bloquee la cuenta tras tres intentos incorrectos, el

sistema bloquear al usuario y no podr ingresar hasta que sea habilitado nuevamente desde la

ventana de Personal.

Cuando una cuenta est bloqueada o desactivada, al hacer

clic en Ingresar se muestra un mensaje indicando la situacin, slo un usuario con permisos de administracin

puede modificar el estatus de una cuenta.

Es posible bloquear una cuenta de usuario, adems de

hacerse automticamente por introducir errneamente la

clave ms de tres veces, el administrador puede bloquearla.

Esto puede ser til en casos de que el usuario este de vacaciones o ausente por algn otro

motivo.

IMPORTANTE

De forma predeterminada para ingresar use admin como

usuario y clave. Le recomendamos cambiar est

informacin y sustituirla con sus propios datos.



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Esta opcin es similar a Cuenta desactivada, ninguna de las dos le permite el acceso al

programa.

Claves seguras

Una contrasea segura consiste en los siguientes elementos:

Siete o ms caracteres (la seguridad ser mayor cuanto ms extensa sea la

contrasea)

Letras en maysculas y minsculas

Nmeros

Smbolos (como mnimo uno que se encuentre entre la segunda y sexta

posicin)

Cuatro caracteres distintos como mnimo (sin repeticiones)

Tiene el aspecto de una secuencia aleatoria de letras y nmeros

Una contrasea segura no debe incluir los siguientes elementos:

Parte del nombre de inicio de sesin

Partes de la contrasea anterior

Palabras o nombres reales de cualquier idioma

Nmeros que se utilizan en lugar de letras similares, como "5" para "S"

Letras consecutivas, como "abcdefg"

Nmeros consecutivos, como "234567"

Teclas adyacentes en el teclado, como "qwerty"

Nmeros telefnicos



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CONFIGURACIN DEL SISTEMA

Para usar el sistema de forma adecuada primeramente hay que configurarlo y definir valores

generales que sern usados en sus diversas funciones. Le recomendamos seguir los pasos en el

orden mostrado en el mapa de configuracin; iniciando con la parte general (mostrada en verde) y

despus con las opciones de la parte mostrada en naranja.

Las opciones de configuracin se encuentran disponibles desde la barra de mens en el men

Sistema.

BARRAS DE HERRAMIENTAS DE REGISTRO, HERRAMIENTAS Y NAVEGACIN



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Para facilitar el uso del programa hemos colocado en cada ventana del mismo una barra llamada

Herramientas de registros. Dependiendo de la ventana en que se encuentre se mostrarn slo los

botones o funciones posibles para dicha ventana.

Para usar una funcin puede hacer clic en ella con el ratn o usar la tecla de acceso rpido

(presione ALT + la tecla de la letra subrayada para la funcin).

Las funciones activas se muestran en color azul, aquellas que en ese momento no puedan

utilizarse se desactivan mostrndose en color gris.

La barra de herramientas permite el acceso rpido a las funciones ms comunes del sistema.

Ventana de caja o punto de venta (administracin y seguimiento de operaciones)

Ventana de clientes

Ventana de proveedores

Ventana de inventario (por producto, administracin completa)

Verificador de precios (existencias y ubicacin)

Compras o pedidos a proveedores

Captura rpida de existencias

Ventana de productos de baja existencia

Ventana de reportes de productos vendidos

Cerrar sesin de usuario actual e iniciar sesin con otro usuario

Bloqueo del sistema

Salir del programa

En la parte inferior derecha de varias ventanas encontrar la barra de

navegacin, use los botones para ir al primer registro, regresar al anterior,

avanzar al siguiente o ir al ltimo. Tambin ver la cuenta total de

registros.



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DATOS DE LA EMPRESA

En la ventana de datos de la empresa o negocio puede

ingresar la informacin general de su negocio.

Para editar la informacin haga clic en el botn Editar.

Complete o modifique la informacin correspondiente

(puede desplazarse rpidamente entre los campos

presionando la tecla tabulador (TAB). Una vez ingresada

o modificada la informacin haga clic en el botn

Guardar.

Durante la edicin si no desea guardar los cambios

haga clic en Cancelar.

Si desea imprimir una ficha con los datos de su negocio

presione haga clic en Imprimir.

La razn social, el nombre comercial, domicilio y correo

electrnico son ingresados directamente de la

informacin de activacin y registro del programa y no pueden ser modificados.

La informacin aqu ingresada ser usada en el ticket por lo que le recomendamos no usar

acentos, ya que la mayora de las impresoras de ticket no soportan este carcter.

CATLOGOS

El sistema permite acelerar la captura de informacin adems de prevenir algunos errores de

captura mediante el uso de informacin previamente almacenada. Para ello se basa en catlogos

de puestos, turnos, departamentos, marcas, unidades de medida, monedas, clasificacin de

clientes y proveedores, pases, ciudades y estados.

Aunque es posible omitir el llenado de los catlogos (con excepcin de monedas) le

recomendamos no hacerlo. En la mayora de los casos el llenado de los catlogos no le llevar

mucho tiempo y se beneficiar mucho de su uso.

Al ingresar a un catlogo ver una pantalla similar a la mostrada a

la derecha.

Puede agregar un nuevo valor, editar o borrar uno existente.

Para dar de alta un elemento en un catlogo, haga clic en el botn

Nuevo e ingrese los datos correspondientes en los espacios

proporcionados. Cuando haya terminado presione el botn

Guardar. Para cambiar editar-la informacin primero seleccione la



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lnea de la informacin que quiere modificar (puede seleccionar la lnea haciendo clic en cualquier

parte de la misma) y presione el botn Editar, realice los cambios correspondientes en los

espacios proporcionados y presione Guardar. Si desea cancelar la edicin haga clic en Cancelar. Si desea borrar un registro primero seleccione en la parte superior y despus haga clic en

Borrar.

El catlogo de pases se encuentre lleno y para Mxico tambin los catlogos de estados y

ciudades no hace falta modificacin. En el caso de Estados Unidos el catlogo de estados tambin

ha sido previamente llenado.

Puestos (puestos o funciones del personal en su negocio)

Turnos (turnos de trabajo de empleados)

Departamentos (sirve para agrupar los productos o artculos del inventario)

Marcas (sirve para agrupar los productos o artculos del inventario)

Monedas (para definir los tipos de cambio al momento de realizar operaciones)

Clasificacin de clientes (tipo de cliente)

Clasificacin de proveedores (tipo de proveedor)

Unidades de medida

Pases, Estados y Ciudades (estos tres catlogos se encuentran llenos ya con la informacin de pases, estados en Mxico y todas las poblaciones de Mxico)

IMPORTANTE - Monedas

Hemos predefinido algunas monedas, puede agregar, editar o borrar las existentes,

pero en el caso de Pesos (MX) no borre el valor puede cambiar la leyenda si desea

por ejemplo a Moneda predeterminada, este tipo es el predeterminado y siempre debe existir aunque sea con un nombre diferente.



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PERSONAL Y USUARIOS

En esta ventana puede ingresar la informacin de todos los empleados de su negocio, incluso de

aquellos no sean usuarios del sistema. Si son usuarios del sistema asignar los permisos de

acceso correspondientes.

Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos empleados, editar la informacin del

empleado, guardar la informacin, imprimir fichas del personal, etc.

La parte superior de la ventana le muestra una lista de los empleados registrados, al seleccionar

o hacer clic en cualquier campo de esa lista la informacin completa del usuario ser mostrada.

Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o

Descendente.

Es posible aadir la foto del empleado, si desea hacerlo en el modo Editar los botones junto a la

imagen estarn activadas, haga clic en el botn Localizar foto y seleccione el archivo de imagen

correspondiente al empleado usando el cuadr de dilogo que se mostrar. Si desea eliminar la

imagen. Haga clic en el botn Remover foto



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En la seccin de reportes existe un reporte en forma de directorio con todo el personal registrado.

Dependiendo de su sistema podr enviar correos electrnicos directamente al personal.

USUARIOS

Un empleado puede ser o no usuario del sistema. Si desea

que el empleado sea usuario del sistema debe:

Asignarle un ID de usuario

Definir la clave de acceso

Definir los permisos

El ID del Usuario debe ser nico para cada usuario.

La clave de acceso es la que usar para ingresar al sistema.

Si desea que sus usuarios cambien la clave al ingresar de

forma que introduzcan la clave que ellos quieran, ingrese una

contrasea cualquiera y marque la casilla Cambiar de esta

forma al ingresar el sistema le pedir al usuario que cambie

su clave. No olvide decirles cual es la contrasea original para

que puedan cambiarla por una propia.

Si la casilla cuenta bloqueada o cuenta desactivada estn

marcadas el usuario no podr ingresar al sistema.

Las casillas Configuracin del sistema, Reportes, Operaciones

de Venta y Operaciones con Productos, definen a que tiene

derecho de acceso el usuario. Los usuarios ingresan a las funciones por medio de los mens y de

la barra de herramientas del sistema. Por ejemplo, si no quiere que el usuario tenga acceso a otra

cosa ms que a Ventas, desmarque todas las casillas menos Operaciones de Venta. Cuando el

usuario ingrese slo podr ingresar a todas las opciones de Ventas pero no tendr acceso a la

configuracin o a la administracin de productos.

IMPORTANTE

Las imgenes no son almacenadas en la base de datos, en vez de ello se coloca una

referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de archivo. Si cambia de nombre

o carpeta la imagen o la elimina est no se mostrar. Si usa el sistema en red,

coloque las imgenes en una carpeta compartida.



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LOGOTIPO DE LA EMPRESA

En esta ventana puede seleccionar el logotipo que se mostrar en la

ventana principal del programa. Haga clic en el botn Examinar, en la ventana que se muestra, localice y seleccione el archivo de

imagen.

La imagen puede ser GIF, JPG o BMP, le recomendamos que su

tamao no sea mayor a 150 pxeles de ancho por 150 pxeles de

alto.

Esta imagen se mostrar en la ventana principal y en los reportes

del sistema.

Use el botn Remover para quitar la imagen.

Las imgenes incluyendo el logotipo- no son almacenadas en la

base de datos, en vez de ello se coloca una referencia que le indica al sistema la ruta y nombre de

archivo. Si cambia de nombre o carpeta la imagen o la elimina est no se mostrar. Si usa el

sistema en red, coloque las imgenes en una carpeta compartida.

La imagen seleccionada aqu tambin se mostrar en los tickets.

MI LOGOTIPO ES RECTANGULAR NO CUADRADO, CMO HAGO PARA QUE SE VEA

BIEN?

Muchos logotipos no son rectangulares, se recomienda una imagen de 150 * 150 pixeles lo cual

es ideal si su imagen es cuadrada, pero cuando es rectangular esto hace que la imagen se vea

distorsionada.

IMPORTANTE

Asegrese de que haya al menos un usuario con acceso a Administracin ya que de

otro forma no podr ingresar a ningn elemento del men Configuracin.

Le recomendamos que al usar el programa por primera vez, ingrese sus datos,

asignando permiso para todas las funciones. Despus ingrese al resto de los

usuarios. Finalmente borre el usuario admin. Tambin le sugerimos crear una

cuenta nicamente con permiso de Configuracin, use esta cuenta en caso de que

requiera desbloquear una cuenta bloqueada.



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La imagen arriba mostrada mide 140 * 40 pixeles, al usarla en el sistema se ver as:

Una forma sencilla de ajustar la imagen es con el programa Paint de Windows. Haga clic en Inicio

Todos los programas Accesorios Paint para ejecutar el programa de dibujo de Windows

En el programa haga clic en Archivo Abrir y encuentre su imagen de logotipo. Haga clic en el

men Imagen Atributos para modificar el tamao de la imagen.

En los cuadros de texto Ancho y Alto, ingrese 150. Asegrese que la Unidad es pixeles. Guarde

su imagen y salga del programa.

Ahora ya podr cargar la imagen y est se ver adecuadamente, sobre todo si activa imprimir

logotipo en los tickets.

Si cuenta con un programa para manejo de imgenes puede adaptar fcilmente su logotipo a las

medidas adecuadas para el programa.

CONFIGURACIN DE AVISOS DE BAJA EXISTENCIA

Una de los grandes beneficios que DataFox Punto de Venta le da, es el conocer puntualmente el

estado de las existencias de los productos en el inventario.

Puede verificar en todo momento los productos cuya existencia este

en el lmite mnimo o que ya haya bajado de ese lmite. Haciendo

clic en el men Productos Productos de baja existencia podr ver

una lista de los productos e imprimir.

Si desea puede programar las horas del da en que esta ventana se

cargar de forma automtica, primeramente active la casilla Activar avisos en seguida ingrese la hora en que desea se muestre la

ventana de Productos de baja existencia, para aadir la hora

deseada a la lista presione el botn con el smbolo de ms.

Si desea borrar una hora previamente programada, seleccione de la

lista de horas, la fila con la hora deseada y presione la tecla SUPR

(Del) en su teclado.



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SUCURSALES

En esta ventana puede ingresar la informacin de las sucursales con que cuente el negocio.

Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos sucursales, editar la informacin de la

sucursal, guardar la informacin, imprimir un listado, etc.

La parte superior de la ventana le muestra una lista de los sucursales registradas, al seleccionar

o hacer clic en cualquier campo de esa lista la informacin completa del usuario ser mostrada.

Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para ordenar en forma Ascendente o

Descendente.

Dependiendo de su sistema podr enviar correos electrnicos directamente a la sucursal

seleccionada.



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CONFIGURACIN DEL SISTEMA

En esta ventana controla la forma en que operarn parmetros globales del sistema. Para editar

la informacin presione el botn Editar.

Las opciones que se tienen en esta ventana son globales, es decir afectan a todos los usuarios del

sistema y a todos los equipos en que se use (cuando se tiene la versin de red). La mayora de los

cambios requieres que reinicie el sistema despus de actualizar la configuracin.

Si usa el sistema en dos o ms equipos tambin deben reiniciar en caso de estar ejecutando el

sistema- en el resto de los equipos.

Los datos de configuracin son:

Folio del ticket: Ingrese el nmero de ticket de donde se iniciar la numeracin. Cuando ya haya generado operaciones este nmero se incrementar para mostrar el siguiente folio.

IMPORTANTE

Tenga cuidado de no usar nmeros previamente usados o tendr problema para

ubicar los movimientos de forma correcta.



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Prefijo compra: Las rdenes de compra o pedidos, pueden llevar un prefijo adicional al nmero consecutivo del pedido. Ingrese en el campo el prefijo deseado (ejemplo: P2007). El

sistema al crear una nueva compra/pedido ingresar el prefijo seguido de un guin (-)

para separarlo del nmero consecutivo. Si no desea usar prefijo deje el campo en blanco.

Folio compras: Ingrese el nmero de compra del que desea iniciar la numeracin de compras/pedidos.

Porcentaje de puntos: Puede definir puntos por venta, introduzca el porcentaje de puntos que se dar por cada punto. Los puntos pueden ser usados como un sistema de

recompensa para sus clientes. Si el valor porcentual es mayor a 0, los tickets mostrarn

los puntos obtenidos y los puntos acumulados si selecciona un cliente en ventana de

Opciones de Pago.

Preguntar por vendedor: Si desea que las ventas sean acumuladas a un vendedor, active esta casilla. Al iniciar una nueva operacin el sistema solicitar que se indique que

persona atendi o realiz la venta.

Activar horario especial: Activando esta casilla se activarn los selectores de hora inicial y final que se encuentran debajo. El horario especial es usado para vender a un precio

diferente al precio regular. Por ejemplo si su negocio tiene diferentes precios en la noche,

puede ingresar la hora en que inicia el horario nocturno y la hora en que termina. En la

ficha de productos del inventario podr definir que precio tienen para el horario especial.

El precio definido se usa durante ese tiempo. Cuando est activado horario especial, los

precios de mayoreo y menudeo tampoco son usados.

Clave para salir de bloqueo: Ingreso y/ o modifique la clave para salir del bloqueo del sistema.

Clave para operaciones restringidas: Ingrese y/o modifique la clave para autorizar operaciones restringidas en el sistema (borrar un registro en inventario o clientes requiere

de esta clave).

IMPORTANTE

La clave predeterminada para salir del bloqueo, autorizar operaciones especiales y

aprobar cambios en ventas es cambiar le recomendamos asigne sus propias claves.

Para aprobar cualquiera de estas operaciones se requiere de esta clave, el ser usuario

con privilegios de administracin no es suficiente, debe ingresarse la clave definida

en esta seccin.



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Clave para ventas: Cuando se encuentre el la ventana de operaciones (caja) si se requiere borrar un artculo, otorgar descuentos o cancelar una operacin se solicita la clave aqu

definida.

Bloquear usuarios tras 3 intentos incorrectos: Si desea reforzar la seguridad del sistema, puede activar esta casilla. Al ingresar si el ID del usuario es correcto y la contrasea

ingresada es incorrecta tras tres intentos de acceso el sistema bloquear la cuenta. Slo

usuarios con permisos de administracin pueden desbloquear la cuenta.

Si por algn motivo la cuenta del administrador queda bloqueada y no puede accesar al

sistema, enve un correo a [email protected] para que le sea proporcionada

informacin sobre el proceso para desbloquear la cuenta. Este proceso tiene costo, se le

informar del costo y forma de pago, para que una vez confirmado su pago le sea

desbloqueada la cuenta (deber enviar su base de datos).

Activar funciones especiales de base de datos: Active esta casilla si desea optimizar su base de datos y/o cambiar la clave de la misma. Al iniciar el programa se mostrar una

ventana especial que le permite realizar estas operaciones. Asegrese de que ninguna

estacin o equipo estn usando el sistema antes de realizar estas funciones.

Maximizar inventario y ventas: De forma predeterminada las ventanas de inventario y de punto de venta se muestran en ventana, si desea que se abran en forma maximizada de

forma automtica active esta casilla.

Maximizar verificador de precios: Si marca esta casilla la ventana del verificador se abrir maximizada cada vez que ingrese al verificador.

Mostrar precio de mayoreo en verificador: Si marca esta casilla el verificador de precios mostrar el precio y cantidad mnima de los precios de medio mayoreo y mayoreo.

Escanear y aadir siguiente: De forma predeterminada en la ventana de operaciones al ingresar un cdigo de barras el enfoque cambia al campo Cantidad, se debe presionar la tecla TAB dos veces y Enter en el botn+ para pasar el artculo a la lista y continuar

con el siguiente. Si activa la casilla, despus de introducir el cdigo del artculo, este

pasar a la lista de forma automtica y quedar listo para el siguiente. Tenga en cuenta

que de activar este proceso no podr asignar descuentos, cambia precios o cambiar la

cantidad a llevar.

IMPORTANTE

Al activar Escanear y aadir siguiente el sistema no calcular precios especiales

como medio mayoreo, mayoreo, etc. En todos los casos est opcin siempre toma el

precio regular. Ingresa primero la cantidad antes de introducir el cdigo de barras.



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Preguntar si imprimir ticket: Si no tiene impresora de ticket o quiere decidir que si imprime el ticket o no de una operacin, active la casilla. Si la casilla no se encuentra

marcada, al cerrar una operacin el ticket se imprimir de forma automtica en la

impresora predeterminada del equipo.

Imprimir eslogan de la empresa: Si desea que el eslogan de su negocio (definido en la ventana de Datos de la empresa) aparezca impreso en el ticket active esta casilla.

Imprimir logotipo: Si su impresora soporta la impresin de grficos, puede imprimir el logotipo de su negocio, active esta casilla. El logotipo es impreso en la parte superior.

Mensaje pie de ticket (lneas 1 a 5): Ingrese en cada lnea los mensajes que desea que aparezcan en la parte inferior de cada ticket. Procure que cada lnea sea no mayor a 40

caracteres. Puede por ejemplo ingresar su correo electrnico o sitio web, etc.

Mostrar impuesto 1 y 2: Si desea que el sistema muestre el impuesto o impuestos de la operacin active las casillas. Tenga en cuenta que el no mostrar los impuestos no impide o

afecta su clculo, si los productos tienen definido impuesto el clculo se realizar aunque

no aparezca impreso.

Leyenda impuesto 1 y 2: Puede definir que se mostrar como leyenda para los impuestos, por ejemplo IVA o IEPS

Smbolo moneda: Puede definir que ser mostrado para el smbolo de moneda en los tickets, por ejemplo puede usar $ o , este campo acepta tres caracteres. Si no desea que

aparezca un smbolo deje en blanco el campo.

Texto moneda: Ingrese el nombre de la moneda que se mostrar en la impresin del texto de nmeros en el ticket y facturas (ejemplo: si ingresas PESOS se imprimir OCHENTA

PESOS 00/100 MN; si ingresa DOLARES se imprimir OCHENTA DOLARES 00/100 M/N)

Distancia entre lneas: Es el valor o distancia que habr entre una lnea impresa y la siguiente. En general no es necesario cambiar este valor. Si tiene problemas o lneas

encimadas, incremente el valor hasta lograr una impresin adecuada.

Fuente: Permite seleccionar la fuente para la impresin de tickets, en general este valor no debe ser modificado, si lo cambia, asegrese que la fuente seleccionada sea soportada por

su impresora.

Tamao: El tamao en que sern impresos los caracteres en el ticket, por lo general este valor no necesita ser cambiado.

Usar cajn de dinero: Si su impresora de tickets est conectada a un cajn de dinero, puede hacer que el sistema abra el cajn al finalizar la impresin del ticket o con desde la

ventana de Punto de Venta con el botn Abrir cajn o presionando la tecla F3.

EPSON: Si tiene una impresora EPSON, seleccione esta opcin para que el sistema abra el cajn de dinero. Debe tener instalado el controlador de la impresora en su equipo.



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STAR: Si tiene una impresora STAR, seleccione esta opcin para que el sistema abra el cajn de dinero. Debe tener instalado el controlador de la impresora en su equipo. * Slo

impresoras conectadas al puerto paralelo.

Por cdigo: Si no tiene el controlador de la impresora, o su impresora no es compatible con el controlador de EPSON o STAR active esta casilla para usar el cdigo de apertura del

cajn. * Slo impresoras conectadas al puerto paralelo.

Cdigo: Ingrese el cdigo de apertura del cajn proporcionado por el fabricante de su impresora. En el anexo I: Cdigos de apertura de cajn de dinero al final de la gua un

listado de los cdigos de apertura de varias impresoras, ingrese el cdigo de acuerdo a la

lista.2

Serial: Si su impresora est conectada a un puerto serial en su computadora, active esta casilla para abrir el cajn de dinero

Puerto: Seleccione el Puerto de comunicaciones para abrir una impresora conectada a un puerto serial, puede ser entre el puerto 1 y 4

Configuracin de correo electrnico: Si dispone de conexin a Internet puede enviar correos electrnicos desde el programa directamente a sucursales, clientes, empleados y

proveedores e incluso enviar archivos adjuntos. Para que el programa pueda enviar correos

debe ingresar los siguientes valores:

o Servidor de correo electrnico

o Nombre de usuario

o Clave del usuario

o Nombre a mostrar en el campo De (Nombre de quien enva el correo)

o Direccin o correo de respuesta

o Puerto del servidor de correo (generalmente es 25)

o Si usa un programa Firewall (cortafuegos) deber aadir DataFox Punto de Venta a

la lista de excepciones.

o Se requiere de servidor SMTP

Cdigo de barras: Cada producto del inventario requiere de un cdigo nico, se recomienda usar un cdigo de barras. Los cdigos de barras tiene simbologas diferentes,

el ms comn es EAN 13, donde se usan 13 caracteres para cada cdigo, existen otras

simbologas como EAN 7, Code 39, Code 128, etc. El programa permite generar cdigos de

barra e imprimirlos en 18 simbologas diferentes. Para ahorrar tiempo de captura puede

indicar aqu la simbologa predeterminada a utilizar.

2 Las funciones de apertura de cajn para impresoras STAR y por medio de cdigo de apertura requieren

que su impresora use puerto paralelo. Si usa una impresora EPSON puede ser cualquier puerto.



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Consulte el anexo II Tipos de cdigo de barra Simbologas para mayor informacin.

Estilo mens: Las barras de mens y botones de DataFox Punto de Venta pueden ser personalizadas, existen cuatro estilos diferentes:

Office 2000

Office XP

Office 2003

Visual Studio 2005

Seleccione del cuadro de lista la apariencia que desea, al reiniciar el programa las barras

tomarn el estilo seleccionado.

Ajustar configuracin regional de Windows, use este botn para abrir la ficha

Configuracin regional de Windows. Los formatos de moneda y nmero sern tomados de

la configuracin de Windows, por lo que debe asegurarse que la configuracin sea la

adecuada para su pas.



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Si el sistema muestra las cantidades en Euros o con smbolos incorrectos en decimales, ajuste la

configuracin regional a su pas para resolver el problema.

Despus de modificar la configuracin general, debe REINICAR el programa para que los

cambios en la configuracin sea cargada.



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FUNCIONES DE BASE DE DATOS

CAMBIAR LA CLAVE DE LA BASE DE DATOS

La base de datos del programa se encuentra protegida por contrasea, esto para prevenir que un

usuario acceda directamente a los datos del programa usando MS Access o algn otro software

de bases de datos. La contrasea original es admin.

Le recomendamos cambiar la contrasea regularmente.

Para cambiar la clave de la base de datos ingrese a la Configuracin del sistema y active la casilla Activar funciones especiales de base de datos. Reinicie el sistema y ver la siguiente pantalla:

Ingrese la nueva clave en el espacio correspondiente y haga clic en el botn Cambiar.

Este cambio debe hacerlo en cada equipo que use el programa. Use la misma clave en cada uno de los equipos.

No aplica a versiones monousuario.

OPTIMIZAR BASE DE DATOS

Siga los mismos pasos para cambiar clave, en la ventana de funciones espaciales haga clic en el

botn Optimizar. Realice esta operacin regularmente, slo necesita hacerlo desde un equipo. No debe haber otros usuarios usando el sistema en ese momento. (Funciona con la versin

monousuario y de red).



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IMPORTANTE

No puede cambiar la clave de la base de datos en la versin monousuario. La funcin slo

aplica a la versin de red.



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RESPALDAR Y RESTAURAR DATOS

RESPALD0

Puede hacer un respaldo de su informacin siempre que lo

desee. Sistema Bases de datos Respaldar archivo de

datos. El sistema le presentar un mensaje indicando que en

el siguiente inicio del programa se mostrar la ventana de

respaldo.

Es importante que al realizar un respaldo se asegure de que todos los usuarios hayan terminado

y cerrado el programa, NO debe haber ningn usuario conectado al sistema antes de ejecutar el

respaldo.

En la ventana de Respaldo de datos se muestra la ruta y

nombre de archivo que se est usando en el sistema.

Para crear un archivo de respaldo, use el botn Buscar

archivo de respaldo se encuentra a la derecha del cuadro

de texto Nombre del respaldo. Al hacer clic se mostrar el

cuadro de dilogo donde deber seleccionar o un archivo

existente o podr definir uno nuevo.

Primeramente localice la carpeta donde se encuentra el

respaldo o donde desea grabar el nuevo respaldo. Una vez en

la carpeta seleccione el archivo si ya tiene un respaldo o ingrese el nombre del nuevo respaldo y

haga clic en Abrir. En la versin monousuario no tiene que seleccionar la ruta y nombre de la

base de datos, est informacin se carga de forma automtica y no puede modificarse.

Una vez realizada la seleccin o introduccin del nombre del

respaldo (y ruta) volver al sistema, note que en el cuadro de texto

del respaldo se ver la ruta y nombre del archivo seleccionado o del

nuevo archivo.

Clic en Respaldar para respaldar su informacin.

Al concluir el respaldo le ser mostrado un aviso, haga clic en el

botn Cerrar para cerrar la ventana de respaldo.

RESTAURAR

Si ha realizado respaldos de sus datos, puede fcilmente restaurar su informacin.



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Haga clic en Sistema Bases de datos Restaurar archivo de

datos. El sistema le presentar un mensaje indicando que en el

siguiente inicio del programa se mostrar la ventana para restaurar

el archivo de respaldo.

Reinicie el sistema para restaurar sus datos desde un archivo de respaldo.

Es importante que al realizar el proceso de restaurar se asegure de que todos los usuarios hayan

terminado y cerrado el programa, NO debe haber ningn usuario conectado al sistema antes de

ejecutar el respaldo.

El archivo de datos ser restaurado en la ltima ubicacin registrada para la base de datos. Use

el botn Buscar archivo de respaldo se encuentra a la derecha del cuadro de texto Nombre del

respaldo. Al hacer clic se mostrar el cuadro de dilogo donde deber seleccionar el archivo ZIP

de respaldo de la informacin.

Localice el archivo en la ventana, una vez localizado, haga clic en el

archivo para seleccionarlo y haga clic en el botn Abrir.

Haga clic en el botn Restaurar de la ventana Restaurar

Datos para iniciar el proceso. El tiempo en general ser

breve, dependiendo del tamao de su archivo de respaldo

puede llevar de unos cuantos segundos a unos pocos

minutos.

Una vez concluido el proceso le aparecer un mensaje de

notificacin.

Haga clic en el botn Cerrar para concluir el proceso e iniciar el sistema.

Si no desea realizar el proceso, haga clic en el botn Cerrar.

IMPORTANTE

Al restaurar se perder toda la informacin que se haya introducido despus de

realizado el respaldo.



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IMPORTAR INFORMACIN DESDE MS EXCEL

El sistema le permite importar informacin desde MS Excel, esta funcin est

particularmente dirigida al inventario de productos, pero no limitada a ello. Le recomendamos

usarla slo para el inventario.

Pasos preliminares

Antes de importar informacin le recomendamos siga estos pasos:

1) Realice una copia de la base de datos del sistema

2) Asegrese de que no haya otros usuarios trabajando con el sistema (versin de red o

multiusuario)

3) Prepare su informacin en Excel conforme a las siguientes recomendaciones:

a. Agregue nombres de columnas que le sean descriptivos de su contenido, por

ejemplo a la columna con el cdigo o nmero de producto, llmela Cdigo

b. Es sumamente importante que el campo Cdigo sea nico, NO debe haber cdigos

duplicados

c. Las columnas con informacin numrica como precios, existencias deben contener

slo nmeros preferentemente. Verifique que sean nmeros y no texto

d. No realice el proceso dos veces o ms. Si vuelve a importar informacin habr

duplicacin de informacin. Es preferible para aadir nuevos productos usar las

funciones internas del sistema. Si vuelve a importar informacin asegrese que sea

slo artculos nuevos que no existan en el inventario del sistema



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La imagen le muestra un archivo de MS Excel con una lista de productos, contiene el cdigo de

producto, nombre, existencia mnima, existencia mxima, precio con IVA, precio de venta y

existencia.

La informacin de existencia mxima y precio con IVA no es usada en el sistema, el resto de la

informacin si. Note que en la columna de existencias hay celdas en blanco y nmeros negativos,

esto debe ser solucionado posteriormente en el sistema con las funciones de normalizacin.

Una vez que ha preparado su informacin en MS Excel desde el sistema

vaya a Sistema Bases de datos Importar desde Excel. La importacin

es un proceso de tres pasos, el primero es seleccionar el archivo de MS

Excel que contiene la informacin que requiere. Haga clic en el botn

Seleccionar Excel y localice el archivo que contiene la informacin. Una

vez que lo haya seleccionado haga clic en el botn Siguiente.



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Una vez seleccionada el archivo

de MS Excel que contiene sus

datos, ver la pantalla de

importacin; la parte derecha

muestra los campos del

Inventario, el tipo de datos que

acepta y otra informacin;

primeramente seleccione la hoja

de Excel que contiene su

inventario desde el cuadro de

lista Seleccionar hoja.

Una vez seleccionada la hoja se mostrar el contenido de la misma en la parte izquierda, NO

puede editar la informacin, pero puede navegar en ella para verificarla.



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Para pasar la informacin de MS Excel al sistema, simplemente seleccione el campo en la lista

Campos de Excel y arrastre a la fila de Campos de Access donde desee quede la informacin.

En la imagen que se muestra, puede pasar los campos Cdigo, Nombre, Existencia mnima,

Existencia mxima (en esta versin del programa no se usa esta informacin, sin embargo en

versiones posteriores se habilitar), Precio de venta y Existencias.

Una vez colocados los campos, ver algo similar a la imagen mostrada arriba.

Una vez que ha arrastrado los campos ya es posible importar la informacin, sin embargo le

recomendamos definir ciertos valores antes de hacerlo:

Control de existencia: El campo ControlExistencia del sistema indica si para el producto se llevar o no el control de existencia, si desea que el programa descuente de la existencia

el producto de forma automtica al realizar una operacin, este campo debe ser marcado.



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Para no tener que marcarlo de uno en uno, puede definir el valor predeterminado, es decir

el valor que este campo tendr para cada registro que sea aadido en la importacin.

Impuesto e Impuesto 2: Los campos Impuesto e Impuesto2 le indican al sistema el impuesto que deber calcular cuando se realice una operacin. Si no desea ingresar el

valor de uno en uno, defina el valor predeterminado para cada registro importado.

Seleccione la fila en la que desea ingresar un

valor predeterminada y haga clic con el botn

derecho del ratn.

Ver un men contextual con dos opciones:

Resetear campos de Excel: Una vez arrastrado un campo de la lista de MS Excel

a la lista de campos de MS Access, no puede

cambiarlo o borrarlo, en caso de que necesite

quitarlo use esta opcin. Si ya ha definido

varios campos deber comenzar de nuevo.

Definir valor predeterminado: Est opcin se usa para definir el valor

predeterminado para los registros importados.

Al seleccionar Definir valor predeterminado se mostrar una ventana

donde podr ingresar el valor que desea que contenga. Introduzca el valor

en el cuadro de texto y presione Aceptar para que ese valor sea pasado a

la lista.

En la imagen puede ver la lista donde se han definido dos

valores predeterminados, en el campo ControlExistencia se

ha ingresado -1 y en el campo Impuesto se ha ingresado 15 que corresponder al 15% de impuesto.

En los campos del tipo Si/No use

-1 Para representar S

0 Para representar No

Los campos de impuesto deben ser capturados como enteros

(15 es igual a 15% de impuesto por ejemplo).



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Una vez que ha definido los campos a importar y los valores importados haga clic en el botn

Importar para que su informacin de MS Excel sea importado al sistema.

Si ocurre algn error y no es posible importar la informacin ser notificado, revise

particularmente que los tipos de datos correspondan.

En la imagen mostrada arriba, se ve la lista de productos importada desde MS Excel, si la

observa con cuidado, ver que la casilla de Control de Existencia a la derecha de la columna

marca- se encuentra seleccionada, esto porque se defini como valor predeterminado para nuevos

registros el valor -1.

De manera similar el campo Impuesto indica 15, tambin definido como valor predeterminado.

Note que hay campos en blanco en Existencia, esto puede representar un problema al momento

de realizar operaciones. En la siguiente seccin conocer como Normalizar los datos.



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NORMALIZACIN

El proceso de Normalizacin tiene como objetivo evitar inconsistencia en los datos del inventario.

Las inconsistencias pueden ser en general falta de valores (el campo no contiene ninguna

informacin) o en el caso de existencias evitar que muestre valores inferiores a 0.

La normalizacin se ha dividido en tres pasos:

Normalizar existencias Los valores de existencia, mnima, mxima, cantidad en apartado, medio mayoreo y mayoreo son puestos en 0 para aquellos productos que el valor sea nulo

o menor a 0.

Normalizar impuestos Los valores de los campos de impuesto para aquellos que sena nulos son puestos en 0.

Normalizar inventario Los valores de precio de mayoreo, medio mayoreo, costo, precio especial, costo, costo promedio, utilidad, porcentaje de utilidad, precio de competencia,

comisin y costo de existencia son puestos en 0 para aquellos productos que el valor de

estos campos sea nulo.

Estas operaciones pueden ser efectuadas en cualquier momento, le recomendamos ejecute las

tres despus de una operacin de importacin.

Estas operaciones no reemplazan valores con excepcin de existencia menor a 0. Si los registros

contienen cualquier informacin no la reemplazan.

Para usar estas funciones, clic en el men Productos Operaciones especiales, y clic en el men de normalizacin que desee ejecutar.



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PROVEEDORES

Desde la ventana del Catlogo de Proveedores puede manejar toda la informacin relativa a sus proveedores, prestadores de servicios, etc. que utilice en su negocio.

Para ingresar a la ventana de Catlogo de Proveedores haga clic en el botn Proveedores de

la barra de herramientas, o clic en el men Productos Proveedores.

Utilice los botones de la parte inferior para agregar nuevos proveedores, editar la informacin del

proveedor, guardar la informacin, imprimir un listado, etc.

La parte superior de la ventana le muestra una lista de los proveedores registrados, al

seleccionar o hacer clic en cualquier campo de esa lista la informacin completa del proveedor

ser mostrada en la parte de detalle. Puede hacer clic en los encabezados de cada columna para

ordenar en forma Ascendente o Descendente.

Tambin se cuenta con una barra de bsqueda, es posible buscar por Nombre del proveedor,

nombre del contacto nmero de proveedor.

Dependiendo de su sistema podr enviar correos electrnicos directamente al proveedor

seleccionado.



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El botn Imprimir le permite una ficha del proveedor. Si desea un listado de sus proveedores,

haga clic en el men Reportes Proveedores Directorio de Proveedores.

Si desea un listado de los artculos o productos asociados a los proveedores, haga clic en el men

Reportes Productos Listado de productos por proveedor.



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ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS (INVENTARIO)

DataFox Punto de Venta le permite una administracin y manejo muy amplio de los productos

en su inventario.

Para acceder a la ventana de Administracin de Productos haga clic en Productos Inventario,

presione Control + I en su teclado o haga clic en el botn Inventario de la barra de herramientas

La imagen mostrada arriba muestra como es la ventana de Administracin de Productos, aunque

a primera vista pueda parecer compleja, en realidad su uso es bastante sencillo, cualquier

producto puede ser manejado slo con cinco datos:

Simbologa

Cdigo

Nombre

Departamento

Precio



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Estos cinco campos estn en negritas para ayudarle a identificarlos fcilmente. El campo Precio

pblico tambin se encuentra en negritas, sin embargo este campo no tiene que llenarlo

manualmente, el precio pblico es el que se muestra en la ventana del Catlogo de productos y en la ventana del Verificador; tambin se muestra en un recuadro pequeo al lado del campo

Precio en la ventana del Punto de Venta; el precio pblico es la suma del precio ms el

impuesto 1 y 2.

En la parte superior se encuentran las Opciones de filtrado (bsqueda); en la parte inferior

izquierda los botones de navegacin y conteo de registros y en la parte inferior derecha la barra

de funciones.

Al igual que otras ventanas en el sistema encontrar en la parte inferior la barra de navegacin y

la barra de botones. En todos los campos use la tecla TAB para desplazarse de un campo a otro

(ALT + TAB para regresar al campo anterior); tambin puede desplazarse al siguiente campo

presionando Enter.

BARRA DE BSQUEDA

En la parte superior se encuentra la barra de bsqueda, primeramente seleccione el botn de

opcin del tipo de bsqueda que quiera realizar (nombre de producto, cdigo) a continuacin en

el cuadro de texto introduzca una parte del texto a buscar y presione el botn Buscar. Departamento, Marca y proveedor muestran un cuadro de lista, seleccione y presione Buscar, en

las opciones Paquetes y Estilos slo presione el botn Buscar.

Tambin puede realizar filtros por Precio, Costo, % Utilidad, Descuento y Existencia, estas

opciones tienen un color rojo para identificarlas, cuando realiza una bsqueda por alguna de

estas opciones de forma predeterminada el sistema buscar aquellos registros que sean iguales al

valor introducido; sin embargo puede hacer que se busque por registros con un valor mayor o

menor al valor introducido. Haga clic en el botn de opcin que corresponda a la bsqueda

deseada (= igual a, > mayor a y < menor a).

Si la bsqueda no obtiene resultados se presenta un aviso. Si la bsqueda devuelve ms de un

producto, las opciones de navegacin le informarn de cuntos productos se encontraron. Para

volver a todos los artculos clic en el botn Mostrar todos

INFORMACIN DEL INVENTARIO

SImbologa

El sistema puede mostrar y generar cdigos de barra de 18 tipos o simbologas diferentes:

Code 39, Code 39 extendido, Code 128 A, Code 128 B, Code 128 C, Code 128 Auto, EAN 128,

Interleaved 2 of 5, Standard 2 of 5, Code 93, Code 11, Codabar, UPC A, UPC E, EAN 13, EAN 8,

Posnet , RoyalMail



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Consulte al final de esta gua en el anexo II: Tipos de cdigo de barras: Simbologas para una

explicacin sobre cada una de las simbologas.

El tipo de cdigo de barras o simbologa depende del tipo de productos que maneje. La

simbologa ms comn es EAN 13 y 7 libros, cigarros, revistas, artculos comestibles, etc.- usan

regularmente est simbologa. Puede consultar con fabricantes y proveedores la simbologa que

usan para sus productos.

Tambin puede determinar la simbologa usted mismo para EAN 13 y 8 fcilmente:

Tomemos por ejemplo el medicamento Disprina Extra en caja de 24 tabletas 500 mg. La caja

muestra un cdigo de barras 7501328977508 son trece caracteres, la simbologa es EAN 13.

Otro ejemplo, el libro Winning de Jack Welch de Vergara editores tiene como cdigo

9788466621090 que son trece caracteres, la simbologa es EAN 13 tambin.

Unos cigarros Marlboro rojos 20 cajetilla dura, tienen cmo cdigo 75001322 son ocho

caracteres, la simbologa es EAN 8.

Coca Cola 600 ml tiene de cdigo 75007614 son 8 caracteres, simbologa EAN 8.

La utilidad de conocer la simbologa es que al introducir el cdigo de barras el sistema le

mostrar en la ventana el grfico de ese cdigo, mismo que puede imprimir para sus propias

etiquetas y/o copiar para usarlo en MS Word o cualquier otro programa.

Para ayudarle a simplificar la captura, puede definir una simbologa predeterminada en la

ventana de Configuracin del sistema, esta simbologa quedar automticamente seleccionada para todos los productos nuevos de su inventario. Sin embargo si un producto usa otra

simbologa haga clic en el cuadro de lista y seleccione la simbologa que corresponda.

No conozco la simbologa de los cdigos de mis productos!

Si no va a imprimir o generar sus propios cdigos (para productos que no tengan cdigo) no

necesita conocerla, simplemente deje el campo en el valor predeterminado y capture el cdigo que

usa su producto. El sistema no mostrar la imagen del cdigo y no podr imprimirlo o copiarlo.

Si requiere imprimir etiquetas para los productos y estos tienen un cdigo asignado por el

fabricante, consulte con l o con su proveedor la simbologa usada.

Le pedimos que no nos consulte sobre la simbologa de sus productos, en caso de que no la

conozca, adems de las 18 simbologas admitidas por el programa existen ms, sin contar con

que muchos fabricantes no usan una simbologa aceptada. Es el fabricante o proveedor quien le

puede proporcionar la informacin.

Cmo puedo crear mis propios cdigos de barra

La forma ms sencilla de crear cdigos de barra propios es haciendo clic en el botn Generar cdigo, al hacerlo el programa generar un cdigo de barras en formato EAN 13 que se mostrar

en el cuadro de cdigo y la simbologa ser EAN 13.



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Si desea crear sus propios cdigos le recomendamos que use EAN 8 o EAN 13, seleccione esa

simbologa y en el cuadro cdigo ingrese los dgitos necesarios.

Si decide crear sus propios cdigos en EAN 8 o EAN 13, ingrese siete o doce dgitos no use 0

(cero) para iniciar el cdigo- segn el tipo que desea crear, estos siete o doce dgitos pueden ser

cualesquiera que quiera, el ltimo dgito se conoce como dgito verificador, este le ser mostrado

por el sistema y debe introducirlo al final, para que el lector reconozca el cdigo para su artculo.

Ejemplo:

Usted quiere crear un cdigo para un perfume no de lnea. Usar EAN 8, en el sistema, cree un

nuevo producto y seleccione como simbologa EAN 8

Pase al campo cdigo y comience a ingresar los dgitos

En la parte donde se muestra el cd

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