Anejo 5

Estado Libre Asociado de Puerto Rico DEPARTAMENTO DE HACIENDA

San Juan, Puerto Rico

Guía de Usuario SECPro

NUMERACIÓN

Página 1. Introducción 2 A. Acceder a SECPro 2 B. Imprimir Número de Serie 3 C. Control de Producción 6 D. Equipos de Trabajo 11 E. Año de Proceso 13 F. Extraer / Anular una Planilla (Supervisor o Asistente

solamente) 14

G. Historial de la Carpeta 15 H. Revertir Caja Finalizada (Supervisor o Asistente

solamente) 17

I. Estadística de Planillas Recibidas (Supervisor o Asistente solamente)

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J. Estadística de Planillas Procesadas (Supervisor o Asistente Solamente)

27

K. Consulta de Producción por Persona (Supervisor o Asistente solamente)

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1. INTRODUCCIÓN

El Procedimiento P-NPP-02 Versión 2, Numeración de Pla nillas de Contribución Sobre Ingresos de Individuo hace referencia a este anejo. El propósito del mismo es documentar cómo el Oficinista de la Sección de Numeración registra la información de cajas y carpetas en el Sistema de Estadísticas y Control de Producción (SECPro). También, indica las funciones administrativas del Supervisor dentro del sistema SECPro.

A. Acceder A SECPro

1. Abre el Internet Explorer ( ).

2. Entra la siguiente dirección en el espacio de búsqueda: http://hacosjsdp1/SECPro

3. Al realizar la búsqueda, llega a la Pantalla de Inicio, donde el usuario entra su Usuario y Contraseña:

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4. Una vez el usuario provee la información de acceso, el sistema presenta la Pantalla Principal, donde el usuario puede escoger las siguientes opciones:

a. Imprimir Número de Serie b. Control de Producción c. Equipos de Trabajo

B. Imprimir Número de Serie 1) Pantalla para asignar números de serie de planillas en las carpetas de

cada caja. Además, permite re-imprimir las Hojas de Contenido de caja y carpetas.

•••• Importante: La asignación de números de caja es basado en el tipo de planilla, por lo que es requerido identificar tanto el tipo de planilla como el número de caja.

1) Buscar- Genera una búsqueda por tipo de planilla y número de caja (debe

ser específico). Si el número de caja no es válido, el sistema genera una notificación indicando que el número de caja no existe para el tipo de planilla seleccionado.

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• Si la caja está disponible y quedan suficientes números de series para el total de planillas en la caja, el sistema permite asignar los números de serie correspondientes.

• Si el intervalo de números de series disponibles no es suficiente para el total de planillas en la caja seleccionada, el sistema presenta un aviso que indica la cantidad máxima de planillas que puede tener una caja para poder imprimir los números de serie restantes.

• Si el intervalo de números de series actual ya fue utilizado en su totalidad, el sistema presenta un aviso de que han sido agotados. Para poder asignar nuevos números de series, el Administrador del sistema debe asignar un intervalo de serie alterno para el tipo de planilla.

• Basado en los números de serie asignados para la última caja del mismo tipo de planilla, el sistema asigna automáticamente los números de serie de la próxima caja.

� Nota: Los números de serie son asignados automáticamente. Por lo tanto, una vez impresos, los números de serie asignados a una caja no pueden ser modificados.

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• Imprimir – Serializa y genera Hojas de Contenido de Cajas y Carpetas (formato PDF) con los números de serie asignados, según las cantidades de planillas registradas en la caja. Las Hojas de Contenido deben ser impresas por el Oficinista.

� Nota : Los números de serie son asignados en orden ascendente (menor a mayor), según los números de secuencia de las carpetas (menor a mayor) y la cantidad de planillas contenidas en éstas.

1) Para re-imprimir hojas de contenido, busca la caja en cuestión como si fuera a imprimir los números de serie por primera ocasión y oprime

.

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C. Control de Producción 1) Pantalla para asignar cajas al equipo de trabajo y llevar registro y control

de producción.

2) Asignar Caja – Abre pantalla para realizar búsqueda de cajas no procesadas e identificar la caja que será asignada al recurso.

• Buscar – Entra tipo de planilla y número de caja a ser asignada y oprime . De estar disponible la caja, presenta el detalle de la misma.

• Asignar – Si el número de la caja es válido, oprime para asignarla al recurso y comenzar el conteo del tiempo de procesamiento. Si el número de caja no es válido, el sistema no permite asignarlo.

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3) Asignar Múltiples Cajas – Funcionalidad alterna para asignar múltiples cajas, simultáneamente, a un mismo empleado.

• Seleccionar el empleado y el tipo de planilla de las cajas a ser asignadas. De haber cajas disponibles, el sistema las despliega automáticamente.

� Para asignar todas las cajas disponibles, marca el encasillado de

cotejo ubicado en el encabezado y oprime . � Para asignar cajas individualmente, marca los encasillados

correspondientes y oprime .

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4) Retirar Caja - Si un recurso no puede finalizar la caja asignada, puede

retirar la misma, de forma que esté disponible para reasignación a otro recurso.

• Cantidad de Planillas Procesada – Entrar la cantidad de planillas que el recurso asignado pudo procesar en cada carpeta. De esta forma el sistema registra la producción del recurso y cuál será la producción del recurso reasignado a la caja. Nota : De no haber completado ninguna planilla, entrar 0 en la cantidad.

• Retirar – La caja es removida del recurso y está disponible para reasignación. La cantidad de planillas a ser reasignadas depende de la entrada en los campos de Cantidad de Planillas Procesadas de cada carpeta.

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5) Finalizar Caja – Una vez el recurso procesa la caja en su totalidad y la entrega en la estación de distribución correspondiente, el usuario designado para esta función accede la pantalla y oprime .

6) Finalizar Múltiples Cajas - Funcionalidad alterna para finalizar múltiples cajas simultáneamente, por empleado.

• Selecciona el empleado y el sistema despliega los tipos de planillas de cajas asignadas. Por defecto, el sistema despliega uno de los tipos de planillas y las cajas correspondientes. � Nota : Sólo aparecerán aquellos empleados que actualmente tienen

cajas de planillas asignadas.

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� Para finalizar todas las cajas disponibles, marca el encasillado de cotejo

ubicado en el encabezado y oprime .

� Para finalizar cajas individualmente, marca los encasillados

correspondientes y oprime .

7) Marcar Ausente – Si un recurso se ausenta o no está disponible, éste debe ser identificado en el sistema para evitar errores de asignación. Por medio de esta acción se facilita la identificación de recursos que sí están disponibles.

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D. Equipos de Trabajo

1) Pantalla para crear o editar Equipos de Trabajo al área designada y para transferir recursos entre Equipos y Áreas de Trabajo. Importante: Los recursos no son exclusivos para un Equipo de Trabajo, por lo que pueden aparecer en uno o más equipos de trabajo (Ejemplo: Equipo Principal y Equipo de Sábados) y en más de un Área de Trabajo (Ejemplo: Revisión Preliminar y Perfección de Datos).

2) Buscar – Genera búsqueda de los Equipos de Trabajo disponibles en el Área de Trabajo seleccionada.

a. Oprime el icono , para añadir o remover recursos del Equipo de Trabajo seleccionado.

a b c

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� Empleados Disponibles - Indica los recursos que no forman parte del equipo de trabajo (incluye recursos de otras secciones de NPP). Para añadir un recurso al equipo de trabajo,

selecciona y oprime .

� Empleados en el Equipo - Indica aquellos recursos que actualmente forman parte del equipo de trabajo. Para remover

un recurso del equipo de trabajo, selecciona y oprime .

b. Oprime el icono , para editar el Nombre del Equipo de Trabajo.

c. Oprime el icono , para borrar el Equipo de Trabajo seleccionado. Nota : El sistema no permite borrar un Equipo de Trabajo si este tiene recursos asignados o si se ha registrado alguna transacción (se ha asignado o finalizado una carpeta o caja a un recurso en este equipo).

3) Nuevo Equipo – Crea un Equipo de Trabajo para el Área de Trabajo

seleccionada.

a. Guardar – Crea el nuevo equipo de trabajo con el nombre indicado por

el usuario.

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E. Año de Proceso 1) Campo que permite al usuario seleccionar el año de proceso contributivo

en el que desea trabajar y acceder datos e información relacionada al mismo. Por defecto, el sistema presenta el año de proceso actual.

2) Aplica para las funcionalidades del sistema: • Informes Estadísticos – Permite generar informes estadísticos,

correspondientes a los registros realizados para el año de proceso seleccionado.

• Control de Producción – Permite la distribución (asignar, retirar,

finalizar) de carpetas y cajas de planillas en las distintas secciones del NPP, para el año de proceso seleccionado.

• Equipos de Trabajo – Permite definir y modificar equipos de trabajo

en las distintas secciones del NPP, para el año de proceso seleccionado.

• Administración de Carpetas – Permite ver historial de carpetas,

extraer/anular planillas, y revertir carpetas finalizadas para el año de proceso seleccionado.

• Administración de Cajas – Permite revertir cajas finalizada en la

Sección de Numeración, para el año de proceso seleccionado. • Mantenimiento – Permite definir y modificar configuraciones del

sistema (tipos de planillas, envíos automáticos de informes, flujos de trabajo, intervalos de números de serie, etc.) para el año de proceso seleccionado.

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F. Extraer / Anular una Planilla (Supervisor o Asis tente solamente) 1) Pantalla para registrar si una planilla fue extraída o anulada de una

carpeta. Luego de anulada o extraída una planilla, la cantidad de planillas en la carpeta será reducida para la próxima área de producción del NPP.

• Posible razón para extraer una planilla : Planilla Sensitiva.

• Posible razón para anular una planilla: Planillas sin sello, clasificación incorrecta y no hay planilla sustituta disponible, formato incorrecto, y planillas duplicadas ya registrada en REFO.

Importante: Para poder extraer o anular una planilla, la misma debe tener asignado un número de serie, el cual fue otorgado en la Sección de Numeración (funcionalidad “Imprimir Número de Serie”) y la caja a la cual pertenece debe haber sido asignada o finalizada en la Sección de Numeración.

2) Buscar – Realiza búsqueda, validando el número de carpeta y el número de serie de la planilla, utilizados como parámetros de búsqueda. Ambos campos deben ser entrados para generar un resultado.

• Para reintroducir una planilla, debe entrar la información como si esta fuera a ser extraída o anulada. El sistema reconoce que la planilla ya había sido extraída o anulada, y solicita confirmación para incluir la planilla.

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G. Historial de la Carpeta

1) Pantalla para la búsqueda de transacciones realizadas para una carpeta. Dicha búsqueda se realiza por el número de carpeta registrada. Además, permite realizar búsqueda por Número de Serie de Planilla, facilitando la identificación del Número de Carpeta a la cual pertenece dicha planilla.

2) Busca – Al realiza la búsqueda y la entrada ser válida, el sistema provee un resume del mismo.

• Número de Carpeta y Caja:

� De buscar por Número de Serie de planilla, el sistema indica el Número de Carpeta y Caja a la cual pertenece dicha planilla.

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� De buscar por Número de Carpeta, el sistema indica el Número de Caja e intervalo de Números de Serie a la cual pertenece dicha carpeta.

• Número de Serie – Intervalo de Números de Serie para las planillas

en la carpeta identificada (primero al último número).

• Cantidad actual de planillas – Cantidad de planillas contenidas en la carpeta identificada. La cantidad actual depende de la cantidad de planillas originalmente asignada a la carpeta y de la cantidad de planillas anuladas o extraídas.

• Tipo de Planilla – Clasificación de las planillas contenidas en la

carpeta identificada. Toda carpeta y caja debe contener planillas del mismo tipo, según las clasificaciones definidas por NPP.

• Última Área – Identifica la última sección de trabajo del NPP por la

cual ha pasado la carpeta identificada.

� El sistema identifica como última sección, aquella con registro de transacciones más recientes para la carpeta (Asignación o Finalización).

� El sistema identifica el nombre del último recurso y si actualmente está asignada o fue finalizada por éste.

3) Además del resumen, el sistema provee un registro detallado de todas las transacciones relacionadas a la carpeta:

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• Transacciones Registradas:

� Creación de Carpeta – Transacción registrada cuando la carpeta es creada y asignado un número de secuencia en el sistema. Dicha acción es realizada a través de la pantalla “Crear / Modificar Carpetas”.

� Asignación de Carpeta – Transacción registrada cuando la carpeta es asignada a un recurso en cada sección del NPP. Dicha acción es realizada a través de la pantalla “Control de Producción”.

� Finalización de Carpeta – Transacción registrada cuando la carpeta

es finalizada por un recurso en cada sección del NPP. Dicha acción es realizada a través de la pantalla “Control de Producción”.

� Retiro de Carpeta y Procesamientos Parciales – Transacción

registrada cuando la carpeta es retirada de un recurso para ser reasignada a otro en la misma sección. Al retirar la carpeta, se registra la cantidad de planillas procesadas hasta el momento. Dicha acción es realizada a través de la pantalla “Control de Producción”.

� Extracción o Anulación de Planillas – Transacción registrada

cuando una planilla es extraída o anulada de la carpeta e indica el número de serie de la planilla. Dicha acción es realizada a través de la pantalla “Extraer / Anular Carpeta”.

H. Revertir Caja Finalizada (Supervisor o Asistente solamente)

1) Pantalla para revertir la acción de finalizar una caja.

Nota: Esta funcionalidad es utilizada solamente por la Sección de Numeración, pues es la única que asigna cajas de planillas en la pantalla de Control de Producción.

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2) Al oprimir , de ser un número de caja válido, el sistema provee el detalle de la caja.

3) Al oprimir , el sistema revierte la finalización y la caja es asignada automáticamente al recurso asignado originalmente.

I. Estadísticas de Planillas Recibidas (Supervisor o Asistente solamente) 1) Pantalla de acceso para generar informes estadísticos de las planillas que

son registradas en la pantalla Registrar Planillas Recibidas en las distintas secciones destinadas para recibir planillas.

• El informe puede incluir las estadísticas de planillas preparadas, las cuales son registradas en los Centros de Planillas en la pantalla Registrar Estadísticas de Planillas Preparadas.

• El informe puede incluir estadísticas de valores recibidos para las planillas con pago con las cuales el contribuyente incluyó el pago. Estos son registrado simultáneamente con el registro de la planilla en la pantalla Registrar Planillas Recibidas.

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2) Opción de Resumen – Genera informes resumidos del total de planillas recibidas, por Área o Tipo de Planilla.

• Por Área – Genera el informe Estadísticas de Planillas Recibidas:

Resumen de Planillas por Área , utilizando el Área de Trabajo y Localización como información principal.

� Desde – Hasta – Recoge las estadísticas registradas para el período correspondiente, al intervalo de fechas seleccionado.

� Área – El usuario puede escoger la opción de incluir todas las

áreas o limitar la búsqueda a una de las siguientes:

• Colecturías • Centros de Planillas (Centros) • Centro de Procesamiento de Pagos de Planillas (CPPP) • Oficina de Correspondencia y Conservación de Documentos

Públicos (Correo) • NPP (N/A – no registra planillas recibidas)

� Localización – El usuario puede escoger la opción de incluir

todas las localizaciones o limitar la búsqueda a una sola localización bajo el área seleccionada. � Ejemplo: Área – Centro, Localización – Plaza las Américas.

� Planillas Recibidas Solamente – Selecciona la opción para generar el informe con las estadísticas de planillas recibidas solamente, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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� Incluir Planillas Preparadas – Selecciona opción para incluir las estadísticas de planilla preparadas al informe de planillas recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionados. Nota: Planillas preparadas son registradas solamente en los Centros de Planillas.

� Incluir Planillas Preparadas y Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir tanto las estadísticas de planillas preparadas y los valores recibidos al informe de planillas recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

� Incluir Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir las estadísticas de valores recibidos al informe de planillas recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

� Por Tipo de Planilla – Genera el informe Estadísticas de Planillas Recibidas: Resumen por Tipo de Planilla, utilizando el tipo de planilla como información principal.

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� Desde – Hasta – Recoge las estadísticas registrada para el período correspondiente al intervalo de fechas seleccionado.

� Tipo de Planilla – El usuario puede escoger la opción de incluir todos los tipos de planillas o limitar la búsqueda a uno es específico.

� Planillas Recibidas Solamente – Selecciona la opción

generar el informe con las estadísticas de planillas recibidas solamente, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

� Incluir Planillas Preparadas – Selecciona opción para incluir las estadísticas de planillas preparadas al informe de planillas recibidas según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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Nota: Planillas preparadas son registradas solamente en Centros de Planillas.

� Incluir Planillas Preparadas y Valores Recibidos – Selecciona la opción para incluir en el Informe de Planillas Recibidas, tanto las estadísticas de planillas preparadas, como los valores recibidos, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

� Incluir Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir las estadísticas de valores recibidos en el Informe de Planillas Recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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3) Opción de Detalle – Genera informe detallado de las planillas recibidas, incluyendo tanto las Áreas como los Tipos de Planillas. • Por Área – Genera el informe Estadísticas de Planillas Recibidas:

Detalle Planillas por Área , utilizando el Área de Trabajo y Localización como información principal. Incluye Tipo de Planilla como información secundaria.

� Desde – Hasta – Recoge las estadísticas registradas para el período correspondiente al intervalo de fechas seleccionado.

� Área – El usuario puede escoger la opción de incluir todas las

áreas o limitar la búsqueda a una de las siguientes: � Colecturías � Centros � CPPP � Correo � NPP (N/A – no registra planillas recibidas)

� Localización – El usuario puede escoger la opción de incluir

todas las localizaciones o limitar la búsqueda a una sola localización bajo el área seleccionada. � Ejemplo: Área – Centro; Localización – Plaza las Américas.

� Planillas Recibidas Solamente – Selecciona opción para

generar el informe con las estadísticas de planillas recibidas solamente, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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� Incluir Planillas Preparadas – Selecciona opción para incluir las estadísticas de planillas preparadas en el Informe de Planillas Recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionados. � Nota: Planillas preparadas son registradas solamente en

los Centros de Planillas.

� Incluir Planillas Preparadas y Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir el Informe de Planillas Recibidas, tanto las estadísticas de planillas preparadas, como los valores recibidos, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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� Incluir Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir las estadísticas de valores recibidos en el Informe de Planillas Recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionado

• Por Tipo de Planilla – Genera el informe Estadísticas de Planillas Recibidas: Detalle por Tipo de Planilla, utilizando el Tipo de Planilla como información principal. Incluye el Área de Trabajo y Localización como información secundaria.

� Desde – Hasta – Recoge las estadísticas registradas para el período correspondiente al intervalo de fechas seleccionado.

� Tipo de Planilla – El usuario puede escoger la opción de incluir todos los tipos de planillas o limitar la búsqueda a uno es específico.

� Planillas Recibidas Solamente – Selecciona opción para generar

el informe con las estadísticas de planillas recibidas solamente, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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� Incluir Planillas Preparadas – Selecciona opción para incluir las estadísticas de planillas preparadas en el Informe de Planillas Recibidas, según los parámetros de búsqueda seleccionados. � Nota: Planillas preparadas son registrada solamente en los

Centros de Planillas.

� Incluir Planillas Preparadas y Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir en el Informe de Planillas Recibidas, tanto las estadísticas de planillas preparadas, como los valores recibidos, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

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� Incluir Valores Recibidos – Selecciona opción para incluir en el Informe de Planillas Recibidas las estadísticas de valores recibidos, según los parámetros de búsqueda seleccionados.

J. Estadística de Planillas Procesadas (Supervisor o Asistente Solamente) 1) Pantalla para generar informes estadísticos de las planillas que son

procesadas en las distintas áreas. • El informe comprende la Oficina de Correspondencia y Conservación

de Documentos Públicos y las secciones de Revisión Preliminar, Numeración, Índice, Estadísticas y Perfección de Datos del NPP.

• El informe incluye la cantidad de planillas procesadas, las planillas

removidas, las planillas en proceso, las planillas en espera, y el total de planillas pendientes de ser procesadas.

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2) Resumen por Área – Genera el informe Estadísticas de Planillas Procesadas: Resumen por Área. El informe incluye el total de planillas procesadas, removidas, en proceso, en espera, y el total pendiente para cada una de las áreas mencionadas.

3) Detalle por Área y Tipo – Genera el informe Estadísticas de Planillas Procesadas: Planillas por Área y Tipo. El informe incluye, por tipo de planilla, el total de planillas procesadas, removidas, en proceso, en espera, y el total pendiente para cada una de las áreas mencionadas.

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4) Detalle por Tipo y Descripción – Genera el informe Estadísticas de Planillas Procesadas: Planillas por Tipo y Descripc ión. El informe incluye, por tipo de planilla y descripción (subdivisiones de cada tipo de planilla), el total de planillas procesadas, removidas, en espera, y el total pendiente para cada una de las áreas mencionadas.

5) Detalle por Área, Tipo y Descripción – Genera el informe Estadísticas de

Planillas Procesadas: Planillas por Área, Tipo y De scripción. El informe incluye para cada una de las áreas mencionadas, por tipo de planilla y descripción (subdivisiones de cada tipo de planilla), el total de planillas procesadas, removidas, en proceso, en espera, y el total pendiente.

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K. Consulta de Producción por Persona (Supervisor o Asistente Solamente) 1) Pantalla de consulta de producción por empleados, tanto en resumen

como detalle, de las siguientes secciones del NPP: Revisión Preliminar, Numeración, Índice, Estadísticas y Perfección de Datos.

• Área de Trabajo – Limita la búsqueda para un área de trabajo o para

todas. Nota: Las áreas de trabajo disponibles dependerá del nivel de acceso del usuario.

• Nombre de la Persona – Limita la búsqueda por nombre de empleado.

Nota: El resultado de la búsqueda depende del nivel de precisión del registro. La búsqueda puede ser por nombre, apellido, o ambos. La búsqueda puede ser parcial (parte del nombre o parte del apellido) y distingue entre caracteres acentuados y no acentuados (por ejemplo, José y Jose son búsquedas distintas).

• Tipo de Planilla – Limita la búsqueda a un tipo de planilla en específico o

todas.

• Fecha Desde / Hasta – Limita la búsqueda a un intervalo de fecha. Nota: Seleccionar la misma fecha en ambos campos resulta en la producción para el día.

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2) Opción Resumen – Presenta la cantidad de planillas procesadas, en proceso, y el porcentaje de producción de cada empleado, basado en los parámetros de búsqueda utilizados.

• Planillas Procesada – Aquellas planillas que han sido asignadas y

finalizadas por el empleado, basado en los parámetros de búsqueda.

• Planillas En Proceso – Aquellas planillas que han sido asignadas, pero no finalizadas por el empleado, basado en los parámetros de búsqueda.

• Porcentaje de Producción – Porciento de planillas procesadas por un

empleado, en comparación al total de planillas procesadas. Nota: El porcentaje de producción es basado en el Área de Trabajo y en el intervalo de fecha seleccionado.

3) Opción Detalle – Presenta el detalle de producción de cada empleado,

incluyendo los números de carpeta y/o cajas trabajadas, basado en los parámetros de búsqueda utilizados.

• Número de Caja – Número de la caja a la cual pertenece la carpeta asignada.

• Número de Carpeta – Número de la carpeta asignada y/o procesada.

• Cantidad de Planillas – Cantidad de planillas procesadas por el empleado.

• Asignado – Fecha y hora en la que fue asignada la carpeta.

• Completado – Fecha y hora en la que fue finalizada la carpeta.