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Guía de Monitoreo al Plan Estratégico

Oficina de Planeación

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Guía de Monitoreo al Plan Estratégico

Contenido

1. Operativización del Plan de Operativo Estratégico ............... 4

2. Ingreso de la información al Sistema de Control de Gestión “Strategos” .............................................................................................. 10

3. Seguimiento a los avances del Plan de Operativo Estratégico ................................................................................................................... 14

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DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Guía de Monitoreo al Plan Estratégico Institucional

Esta guía debe ser utilizada para la elaboración, ejecución, seguimiento y control del Plan Estratégico con el fin de realizar ajustes oportunos sobre el mismo. Está dirigida a Jefes de Dependencia y operadores del Sistema de Control de Gestión Strategos.

Los pasos que se siguen para el despliegue del Plan Estratégico en la entidad son los siguientes:

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1. Mapa estratégico (Adoptado mediante resolución 1014 de 2013) a. Misión b. Visión c. Énfasis de Acción d. Objetivos Estratégicos e. Resultados a 2016

2. Tablero de Control f. Metas g. Indicadores

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3. Operativización del Plan Operativo Estratégico

h. Operativización de los énfasis de acción i. Microplaneaciones

4. Ingreso de la Información al Sistema de Control de Gestión “Strategos”

5. Seguimiento a los avances del Plan Operativo Estratégico

La presente guía desarrolla los pasos 3, 4 y 5 del cuadro anterior.

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1. Operativización del Plan Operativo Estratégico.

La operativización parte de los énfasis de acción, de los objetivos estratégicos y de los resultados a 2016 que fueron adoptado mediante resolución 1014 del quince (15) de julio de 2013 y consiste en desplegarlos a nivel operativo definiendo la participación y aporte de las dependencias mediante el desarrollo de actividades y productos estratégicos.

La operativización se desarrolla en dos fases:

Fase I: Operativización de las Actividades.

Objetivo: Consiste en definir las actividades, su producto o productos estratégicos y los productos intermedios a desarrollar durante el año en el marco de los objetivos estratégicos y resultados a 2016, para cada énfasis de acción.

Quién lo realiza: La Oficina de Planeación solicita a las dependencias el diligenciamiento del formato establecido para el Plan Operativo Estratégico, lo consolida y en Comité Directivo se aprueban las actividades propuestas para cada énfasis de acción.

Frecuencia de elaboración: Las actividades del Plan Operativo Estratégico son definidas cada año.

Formato: A continuación, se presenta el formato establecido por la Oficina de Planeación para diligenciar las actividades a desarrollar año a año en el Plan Operativo Estratégico.

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Recursos

Fecha Inicio

Fecha Fin (Técnicos, Humanos y Financieros)

Productos Intermedios

Nov DicMay Jun Jul Ago Sept OctActividadProducto

Estratégico

Peso porcentual

del Producto

Estratégico

Responsable

DuraciónPeso

producto

intermedio

Ene Feb Mar Abr

Defensoría del PuebloPlan Estratégico 2013-2016

Plan Operativo Estratégico - POEVigencia:

Énfasis de Acción: Objetivo Estratégico: Resultado a 2016:

Mes inicio Mes fin

Ejemplo de un formato diligenciado:

RecursosFecha Inicio

Fecha Fin

(Técnicos, Humanos y Financieros)

Focalización de RegionalesDiseño propuesta de trabajoTaller con organizaciones o personas que conforman la red de promotoresEvaluación de la actividad formativa desarrolladaInforme finalPublicación Página Web

Defensoría del PuebloPlan Estratégico 2013-2016

Plan Operativo Estratégico - POEVigencia: 2013

Peso porcentual del Producto Estratégico

Octubre

Recursos técnicos y humanos de la DP y

presupuesto del proyecto de inversión

Énfasis de Acción: Cultura de Derechos Humanos y derecho internacional humanitarioObjetivo Estratégico: Impulsar el desarrollo de acciones que den a conocer a la comunidad sus derechos y mecanismos de exigibilidad.Resultado a 2016: Se implementan actividades integrales de promoción de derechos humanos con la comunidad, atendiendo a las necesidades de los diferentes sujetos de derechos.

Actividad Producto Estratégico ResponsableDuración

Productos Intermedios

100%Activación de la Red

de Promotores

Red de promotores de Derechos Humanos operando en las 36

Defensorías Regionales

Dirección Nacional de Promoción y Divulgación Defensorías Regionales

Julio

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Los campos que se deben diligenciar en el formato son los siguientes:

Actividad: En su formulación se debe tener en cuenta el resultado a 2016 definido en el Plan Estratégico para cada objetivo y énfasis de acción que se está desarrollando. Al identificar las actividades deben contar con recursos para su ejecución.

Producto estratégico: Es la materialización de las actividades, son el aporte tangible de las dependencias que tienen relación con el tema para el logro de la actividad.

Peso de productos estratégicos: Identificados los productos que se desarrollarán en el marco de una actividad, se pondera cada uno de ellos, asignándoles un porcentaje según su nivel de importancia, impacto y el aporte a la actividad. La suma de estos porcentajes debe ser igual al 100%.

Responsable: Se identifican dos formas de participación de la dependencia:

Responsables de coordinar y participar en el desarrollo de los productos y de registrar en el sistema Strategos los avances. Se identifica como el primero de la lista en negrilla y subrayado. Responsables de elaborar y desarrollar son las demás dependencias que participan en el desarrollo de los productos intermedios y que deben reportar sus avances a la dependencia responsable para que realice el registro en el sistema Strategos.

Duración: Periodo de tiempo planeado para elaborar o desarrollar el producto o resultado. Se determina el mes de inicio y mes de finalización; el sistema Strategos toma como día inicial el primer día hábil del mes y día final el último día hábil del mes.

Recursos: Identificar las fuentes de financiación (presupuesto de funcionamiento, presupuesto de proyectos de Inversión o presupuesto de cooperantes, etc.) de los recursos de tipo técnico y humano con que se cuenta para el desarrollo del producto.

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Fase II Microplaneación:

Objetivo: Es planear el desarrollo de los productos intermedios, requeridos para obtener los productos estratégicos definidos en cada una de las actividades que conforman el Plan Operativo Estratégico.

Quién lo realiza: Deben reunirse los responsables de cada actividad para determinar los productos intermedios a elaborar, de estos productos intermedios se ingresará el informe de ejecución en el Sistema Strategos.

Frecuencia: La microplaneación se realiza anualmente, el Plan Operativo Estratégico de la vigencia siguiente debe ser elaborado por las dependencias involucradas y reportarlo a la Oficina de Planeación a más tardar el 30 de Octubre de cada año. Para la vigencia 2013, de acuerdo con el artículo segundo de la resolución 1014 del 15 de julio de 2013, se cuenta con un plazo de 15 días hábiles contados a partir de su expedición.

Productos intermedios: Son productos preliminares necesarios para el desarrollo total del producto estratégico, elaborados en lapsos de tiempo determinados.

Los productos intermedios son definidos en las dependencias responsables, pueden usar como guía los siguientes productos intermedios catalogados como productos tipo.

Productos tipo para:

Informes y resoluciones defensoriales:

Metodología DiseñadaFormato Diligenciado / Información ConsolidadaInforme preliminarInforme final/ResoluciónAudiencia / CD / Página Web

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Protocolos:

Documento preliminarPropuesta de protocoloProtocolo validado y aprobadoProtocolo socializadoPublicación / Página WebTalleres de capacitación

Metodologías:

Diseño de herramientasInstructivo de aplicaciónPublicación de los productos / Página Web. Informe de implementación a las metodologías aplicadasInforme de análisis de reportes de aplicación de la metodología.

Si el producto estratégico requiere ser publicado se debe incluir como último producto intermedio “Publicación/cd/página web”.

Duración: Se determina el mes de inicio y de finalización de cada producto intermedio. Para definir la fecha de inicio de los productos intermedios debe tenerse en cuenta la asignación de los recursos necesarios para su ejecución.

Peso del producto intermedio: Se asigna a cada producto intermedio un porcentaje dependiendo su importancia y relevancia para lograr el producto estratégico. La suma de estos porcentajes debe ser igual al 100%.

Porcentajes de avance mensual programado: El porcentaje de avance de cada producto intermedio debe ser distribuido en el rango de 0% a 100%, entre los meses definidos para su elaboración, la sumatoria horizontal debe ser igual a 100%.

Al asignar este porcentaje para cada mes de trabajo planeado se deben tener avances entregables y soportes.

Formato: A continuación, se presenta la segunda parte del formato establecido por la Oficina de Planeación para diligenciar la microplaneación de las actividades a desarrollar en el Plan Operativo Estratégico.

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Recursos

Fecha Inicio

Fecha Fin (Técnicos, Humanos y Financieros)

Productos Intermedios

Nov DicMay Jun Jul Ago Sept OctActividadProducto

Estratégico

Peso porcentual

del Producto

Estratégico

Responsable

DuraciónPeso

producto

intermedio

Ene Feb Mar Abr

Defensoría del PuebloPlan Estratégico 2013-2016

Plan Operativo Estratégico - POEVigencia:

Énfasis de Acción: Objetivo Estratégico: Resultado a 2016:

Mes inicio Mes fin

Fase I:Operativizacióndel POA

Fase II:Microplaneación del POA

Ejemplo del formato diligenciado:

Recursos

Fecha

Inicio Fecha Fin

(Técnicos,

Humanos y

Financieros)

Focalización de

RegionalesJulio Julio 5 100

Diseño propuesta

de trabajoJulio Julio 20 100

Taller con

organizaciones o

personas que

conforman la red

de promotores

Agosto Agosto 25 100

Evaluación de la

actividad formativa

desarrollada

Sept Sept 30 100

Informe final Sept Octubre 10 50 50

Publicación Página

WebOctubre Octubre 10 100

∑ Vertical 100

Nov

Recursos

técnicos y

humanos de la

DP y

presupuesto

del proyecto

de inversión

∑ Horizontal = 100

Activación de la

Red de

Promotores

Red de promotores

de Derechos

Humanos operando

en las 36 Defensorías

Regionales

100%

Dirección

Nacional de

Promoción y

Divulgación

Defensorías

Regionales

Julio Octubre

Jun Jul Ago Sept Oct

Resultado a 2016: Se implementan actividades integrales de promoción de derechos humanos con la comunidad, atendiendo a las necesidades de los diferentes sujetos de derechos.

Actividad Producto Estratégico

Peso

porcentual del

Producto

Estratégico

Responsable

DuraciónProductos

IntermediosMes

inicioMes fin

Peso

producto

intermedio

DicEne Feb Mar Abr May

Objetivo Estratégico: Impulsar el desarrollo de acciones que den a conocer a la comunidad sus derechos y mecanismos de exigibilidad.

Defensoría del Pueblo

Plan Estratégico 2013-2016

Plan Operativo Estratégico - POE

Vigencia: 2013

Énfasis de Acción: Cultura de Derechos Humanos y derecho internacional humanitario

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1. Ingreso de la información al Sistema de Control de Gestión “Strategos”.

La ejecución de las actividades que conforman el Plan Operativo Estratégico se debe ingresar al sistema Strategos, teniendo en cuenta lo siguiente:

Frecuencia y plazo: Los operadores del sistema Strategos deben reportar mensualmente vía web, el avance de los productos intermedios desarrollados por su dependencia, en el mes inmediatamente anterior, la aplicación web estará disponible para este reporte del 1 al día 10 calendarios de cada mes. Los operadores de dependencias responsables de elaborar y desarrollar productos intermedios deben enviar (por correo electrónico) a los operadores responsables del reporte, los porcentajes de ejecución de los productos intermedios durante los 5 primeros días del mes siguiente al cual está programada la realización de dicho producto.

Alertas: El Sistema Strategos maneja tres alarmas que indican el grado de cumplimiento de cada uno de los componentes del Plan Estratégico y del Plan Operativo estratégico. Se pueden visualizar desde las perspectivas hasta los productos intermedios. Las alertas manejan tres colores con los siguientes rangos:

Color de la Alerta Rango de cumplimiento

Verde 90% - 100%

Amarillo 80% - 89%

Rojo 0% - 79%

Reporte de novedades: El Sistema Strategos, ofrece el campo de causas para cada uno de los registros que no cumplan con el valor programado para el mes, a continuación presentamos el listado de causas que se tiene:

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Errores en la planeaciónFalta de capacitación del personalFalta de personal en la dependenciaDemora en el proceso de contrataciónLimitaciones tecnológicasDocumento pendiente de firma / aprobaciónDocumento en etapa de corrección de estiloFalta de personal idóneo a contratar en la zona a trabajarSituaciones de orden público que no permiten el desarrollo del producto.

Listado de posibles causas

De la lista anterior se debe seleccionar la causa o causas, que más se ajuste al inconveniente que se presentó; si en el listado no existe una causa que se ajuste debe comunicarla a la Oficina de Planeación para que sea anexada en el listado de causas. Sobre el producto estratégico en el cual se presentó la novedad debe adicionarse una explicación con los siguientes datos:

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Título Dependencia que está realizando el registro.

Causas Identificar las causas del inconveniente reportado

OpcionalSi se está reportando un logro, describir los usos e impactosesperados para el producto.

Perspectivas No aplica

Url / “ubicación”:Si es posible, indicar la ubicación física o electrónica delproducto.

Campo de la tabla de Explicaciones

Indicar si se está reportando un logro o un inconveniente juntocon una breve explicación de la situación.

Identificar acciones planeadas o en desarrollo que conlleven asolucionar el inconveniente.

Descripción

Correctivos

Impactos

Sólo genera explicaciones y acciones correctivas el responsable de coordinar y participar y no cada uno de los responsables de los productos intermedios. Control del registro: La Oficina de Planeación verifica dentro de los cinco (5) días siguientes al cierre del reporte, si todas las dependencias cumplieron con el registro de la información. Una vez realizada la verificación, La Oficina de Planeación comunica al operador del Sistema Strategos y al Jefe de la dependencia el incumplimiento en el reporte de avance de las actividades. Las dependencias que no realizaron el reporte oportunamente deben justificar debidamente la omisión a la Oficina de Planeación para evaluar la posibilidad de habilitar nuevamente el Sistema Strategos. Solicitud de Usuarios: Cuando la dependencia requiera asignar a otro funcionario como operador del Sistema Strategos, el jefe de la dependencia solicita mediante correo electrónico a la Oficina de Planeación la modificación de la clave de acceso.

Si el operador del Sistema Strategos olvida su clave o se presentan inconvenientes para el acceso al Sistema Strategos envían un correo electrónico a liperez@defensoria.org.co de la Oficina de Planeación solicitando el cambio de clave o reportando el inconveniente presentado para su solución.

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2. Seguimiento a los avances del Plan Operativo Estratégico. Para el seguimiento del Plan Operativo Estratégico se han establecido dos reuniones de autocontrol: Primera Reunión: Quién la realiza: La primera reunión es la que realiza cada jefe de dependencia junto con su equipo de trabajo para hacer seguimiento al avance en la gestión de los productos estratégicos y productos intermedios de los cuales es responsable de coordinar y participar o responsable de elaborar y desarrollar de las actividades planteadas en el Plan Operativo Estratégico. Frecuencia: Se debe realizar mensualmente, la fecha la establece el Jefe de Oficina teniendo en cuenta que la fecha para el reporte en el Sistema Strategos es hasta el día 10 de cada mes. Registro: Como resultado de la reunión mensual se debe elaborar un acta que contenga el análisis y conclusiones de los temas tratados en la reunión, el operador del sistema designado en cada dependencia debe ingresar al Sistema Strategos este documento teniendo en cuenta que el acta se vincula como un anexo a la actividad de la cual la dependencia es responsable de coordinar y participar o responsable de elaborar y desarrollar. Formato: El formato de acta que ofrece el sistema de control Strategos para el reporte de las explicaciones es el siguiente:

Para diligenciar el formato anterior tenga en cuenta las siguientes definiciones:

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Título Dependencia. Acta mensual - fechaA.   Participantes: Listado de funcionarios que asisten a la reunión.B.   Hacer una breve descripción cualitativa del avance y desarrollo de losproductos estratégicos que coordina y en que participa la dependencia.Enseguida se describen los compromisos que adquiere la dependencia a partirdel análisis anterior.C.   Hacer una breve descripción cualitativa del avance y desarrollo de losproductos estratégicos que elabora y desarrolla la dependencia (productosintermedios específicos).Enseguida se describen compromisos que adquiere la dependencia a partir delanálisis anterior.D.   Seguimiento a los compromisos del acta anterior

Impactos No aplicaPerspectivas No aplicaUrl No aplica

Campo de la tabla de Explicaciones

Descripción

Correctivos

Identificar los productos o resultados sobre los que se han presentado desviaciones, dificultades, atrasos o novedades y aquellos que tienen la alerta de avance en amarilla o roja y exponer las acciones a seguir para corregir el logro de la meta planteada.

Causas Describir la cauca por la cual no se ejecutó la actividad programada.

A continuación se presenta un formato guía del acta que deben realizar las dependencias mensualmente:

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OFICINA DE PLANEACIÓN

ACTA REUNION No.

PARTICIPANTES DE LA REUNIÓN

DESARROLLO

Firmas

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Segunda Reunión: Quién la realiza: La segunda reunión es el que realiza la alta dirección con los Jefes de dependencia para hacer seguimiento al desarrollo de las actividades y productos estratégicos planteados en el Plan Operativo Estratégico. Frecuencia: Se debe realizar trimestralmente, la fecha la establece la alta dirección y citan a comité directivo. Insumos: La Oficina de Planeación realizará trimestralmente un informe de ejecución del Plan Operativo Estratégico el cual es el insumo para la el Comité Directivo.

Actualizó esta guía Fanny Liliana Pérez Sanchez

Oficina de Planeación