Guía de Implementación

C.LISTA DE CHEQUEO

LISTA DE CHEQUEO PARA PROCESO DE CREACIÓN DATOS BÁSICOS

Menú Archivo 1. Creación de la compañía

Menú Edición1. Creación del Catalogo de Cuentas2. Establecer la Tabla de Cuentas de Interface

3. Creación de los Clientes

4. Creación de los Suplidores

5. Creación de los Productos

6. Creación de los Servicios

Menú Transacciones 1. Digitar el Balance de comprobación en forma de Entrada al Diario2. Digitar los Balances iníciales de los Clientes

3. Digitar los Balances iníciales de los Suplidores

4. Registrar el Inventario Inicial

5. Registrar una Nota de Débito al Suplidor que se le cargo en Inventario Inicial

6. Imprimir Balance de Comprobación para verificación

----fin del proceso de implementación de los datos de una compañía al cierre---

REGISTROS DE OPERACIONES PARA PONERSE AL DIA

Menú transacciones1. Registro de las Compras o Entradas al almacén de Productos y Servicios2. Registro de los Cheques y/o pagos varios

3. Registro de las Ventas o Salidas del almacén de Productos y Servicios

4. Registro de los Cobros Recibidos de los Clientes y los cobros varios

5. Registro de las Entradas de Diarios que no sean de CXC, INV y CXP

por ejemplo : Amortizaciones o ajustes varios Reportes para verificación final

6. Imprimir Balance de Comprobación para verificación7. Imprimir Estados Financieros

B. REQUERIMIENTOS

REQUERIMIENTOS PARA INSTALACION DEL SISTEMA DECONTABILIDAD COMPUTARIZADO DAC-EASY

MAYOR GENERAL1. Catalogo de Cuentas2. Balance de comprobación

3. Se prepara en forma de Entrada de Diario (solo Cuentas de Detalle o auxiliares) Cuenta, Balance Débito o Balance Crédito

CUENTAS POR COBRAR

Relación de clientes con las siguientes informaciones: 1. *Código (puede ser el numero telefónico)2. *Nombre (completo del cliente)

3. Dirección

4. Teléfono, fax

5. Vendedor

Relación de Facturas detalladas por cliente con las siguientes informaciones: 1. Número de factura2. Fecha de la factura

3. Valor de la factura

CUENTAS POR PAGAR

Relación de suplidores a la fecha de corte con las siguientes informaciones: 1. *Código (puede ser el numero telefónico)2. *Nombre (completo del suplidor)

3. Dirección, teléfono, fax, vendedor

Relación de facturas detalladas pro suplidor a la fecha de corte con las siguientesinformaciones:

1. *Numero de factura2. *Fecha de la factura

3. *Valor de la factura

INVENTARIO

Relación de inventario 1. Listado de productos terminados2. Materia prima

3. Con las siguientes características:

*Código, *Descripción, Tipo y/o familia, *Unidad de medida y Costo y Precio de Venta

4. Existencia de inventario a la fecha de corte5.*Código, *Cantidad, *Costo, total (cantidad X costo)

* Son obligatorios

A. INTRODUCCION

IMPLEMENTACION  DE LOS DATOS  DE UNA  COMPAÑIA EN OPERACION.

INTRODUCCION 

DAC-EASY CONTABILIDAD le proporciona el único sistema perfectamente integrado para el control contable disponible en el mercado.  Con este nivel de integración usted evitará los problemas de no balancear la información de un sistema con la contabilidad general tan común en los sistemas que se venden  módulo por módulo

 Debido a esa perfecta integración es necesario que siga los pasos descritos a continuación para lograr una perfecta instalación  de su información actual en los diferentes Módulos y estar listos para iniciar el registro cotidiano de las operaciones contables de su empresa.

 Antes de iniciar la operación del proceso de Implementación de sus datos es importante que usted verifique que la información es correcta, es decir que usted dispone de los saldos correctos de:

    *      Balance de Comprobación

    *      sus clientes    *      proveedores (con el detalle de las facturas que le deben o que usted debe),    *      existencia y costo unitario de cada uno de los productos en el inventario  la certeza de que el detalle de estas tres cuentas    *      clientes    *      proveedores    *      inventarios

suman el mismo saldo que aparece en su contabilidad general así como el saldo de todas y cada una de las cuentas que integran su balance comprobación de su catalogo de cuentas.

Sabemos que ese trabajo de preparación le representará inversión de tiempo y esfuerzo, pero, sabemos que al decidir adquirir un sistema contable integrado y computarizado usted desea iniciar por la ruta adecuada y no incorporar al computador información que no tiene sentido.

Le recomendamos iniciar la captura de las operaciones con la anticipación de un mes, preferentemente el primer mes de su ejercicio contable aunque ese requisito no es imprescindible

Asegúrese de que la fecha digitada al cargar el sistema operativo de su computador sea la correspondiente al mes al cual pertenecen los saldos a capturar, la cual, normalmente será una fecha distinta a la  del día en que realice la captura inicial.

PASO 00 : CREACIÓN DE COMPAÑíA

PASO 0 : CREACIÓN DE COMPAÑíA

   1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal.

   2. Presione  para agregar la nueva compañía.  Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias.

 

Ilustración  1 =Agregar Compañía

Figura 1-1:  Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas

Llene los campos como se describe debajo.

Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema.

Nombre de identificación.Entre una descripción para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos)

Nombre /Ruta del Directorio.   Escriba la ruta de los datos ejemplos.  Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado: C:\DACEASY\AC\SAMPDATA.  Si lo instala  para un directorio diferente de DACEASY,  use este nombre de directorio.  Por ejemplo,  Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta,  C:\ACCOUNT\AC\SAMPDATA.

3.  Presione  para procesar/salvar  la identificación del sistema.  Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los archivos de la compañia. Conteste  Si  a esta sugerencia.  DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto.

Para accesar los datos ejemplos,  sombree la compañia ejemplo y presione Enter. Le recomendamos  hacer un Respaldo de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos.

Si necesita ayuda  acerca de como hacer un Respaldar, refiérase al capítulo titulado Mantenimiento de Archivos.

Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificación del Sistema y aparecerá información detallada relacionada con cada campo.     

PASO 01 : CREAR ARCHIVOS DEL SISTEMA

PASO 1 :  CREAR ARCHIVOS DEL SISTEMA

Necesita definir  los archivos del sistema y crear los diferentes catálogos de:

       1. Cuentas       2. Clientes       3. Proveedores       4. Productos       5. Servicios       6. Impuestos       7. Términos       8. Cuentas de Interfase.

Una vez que haya capturado todos los archivos imprima los catálogos y directorios para asegurarse que la información digitada en el computador es correcta.

Usted notará que el computador no le permite digitar los saldos de las cuentas de:

       1. clientes (C x C)       2. proveedor (C x P)       3. Inventario

Ya que estos Montos deben ser registrados a través de rutinas destinadas para capturar las transacciones, pues, de otra manera sería muy simple digitar cifras equivocadas que desbalancearían sus saldos.

 

Creación de Catalogo de Cuentas.

1. Seleccione Edición/Cuentas para registrar el catalogo de cuentas

edicion Cuentas

Nota:

En caso de que al momento de crear la Compañía usted selecciono un formato de catalogo de cuentas, este paso no será necesario.

 

edicion cuenta de interfase

Nota:

Si al momento de crear la compañía seleciono el tipo de catalogo “para crear mi propio catalogo” usted de completar la pantalla de “Cuentas de Interfase” encontrada en Edición/valores por omisión/Cuenta Interfase

Creación de Clientes:

1.  Seleccione Edición/Clientes para crear los clientesRegistrar a cada cliente el código, Nombre, Termino y Tabla de Impuesto.

Edicion cliente

Nota: Aquí es importante registrar los clientes que tienen balance a la fecha de corte.   

Creación de Proveedores:

    1. Seleccione Edición/Proveedores para crear los proveedores

    Registrar a cada proveedores el código, Nombre, Termino y Tabla de Impuesto.

Edicion Proveedores

Nota: Aquí es importante registrar los proveedores que tienen balance a la fecha de corte.

  Creación de Producto:

1.  Seleccione Edición/productos para crear los productosRegistrar a cada productos el código, Descripción, Departamento, precio venta y costo.

Edicion Productos

 Nota: Aquí es importante registrar los productos que tienen balance a la fecha de corte.

PASO 02 : CREACIÓN DE CUENTAS/PROVEEDOR DE PROCESO

PASO 2 : CREACIÓN DE CUENTAS/PROVEEDOR DE PROCESO

1. CREAR ARCHIVO PROVEEDOR “PROVEEDOR DE INSTALACIÓN”.

Es necesario que cree, en el archivo de proveedores uno con el numero 9999, con el nombre PROVEEDOR DE INSTALACION, al registrar este proveedor, se verá así:

Edicion Proveedor de Instalacion 9999

 

2. CREACIÓN DE LA CUENTA “CUENTA DE INSTALACIÓN”.

Usted necesita crear una cuenta que le sirva de trampolín en este proceso de implementación para:

   1. el registro de las facturas de los proveedores   2. el registro de las facturas de sus clientes.

Esta cuenta tendrá el código 9999 y llevara por nombre CUENTA DE INSTALACIÓN.  La misma debe ser una cuenta de detalle de nivel 1 y correspondiente al grupo de Otros Cargos.

A continuación se muestra una imagen de la misma.

cuenta de instalacion 9999

PASO 03 : LISTADO DE TODOS LOS PRODUCTOS DE INVENTARIO

PASO 3 : LISTADO DE TODOS LOS PRODUCTOS DE INVENTARIO

Prepare un listado de todos los productos en el inventario, incluya en ese listado

1.  el código del producto2.  las unidades y fracciones en existencias al momento de la instalación

3.  el costo unitario promedio (tome el promedio de existencia como sistema de costeo estándar, el último precio de compra o el mismo promedio)

4.  y el importe total (resultante de multiplicar el costo unitario por la existencia).

  Sume el total de todos los productos y verifique que el saldo en la contabilidad es el mismo que el total del listado.  Si existe alguna diferencia, ajuste el saldo de la contabilidad contra los costos ya que ambos totales deben ser iguales.

 

Listado de productos ejemplo

PASO 04 : REGISTRAR EL INVENTARIO

PASO 4 : REGISTRAR EL INVENTARIO

1. Selección Transacción/COMPRAS/ MERCANCÍA RECIBIDA del menu principal2. La pantalla se verá la pantalla así:    

Transaccion Mercancia Recibida

Para editar una mercancía recibida.

Encabezado:

1.  Oprima Enter para que el sistema asigne el número de la MR. Automáticamente.

2.  Digite la fecha de Cierre en la cual se registraran todos los balances ej: 31/12/093.  Digite el proveedor 9999 y aparecerá en la pantalla el nombre PROCESO DE INSTALACIÓN.4.  Oprima Enter en todos los campos siguientes hasta posicionar el cursor en el área de detalle de los productos.5.  Inicie la captura de los productos incluidos en la relación antes preparada.

Detalle:

6.  Digite el codigo del producto y su descripción aparecerá en la pantalla.7.  Digite la cantidad de producto en el campo Recibido8.  Digite el costo unitario en la columna Precio9.  Oprima Enter en la columna Descuento;

 El Total desplegado debe ser igual al importe que usted calculó en su listado.

10. Una vez que haya terminado de digitar todos los productos, oprima F10 (Aceptar) y el registro de Mercancía Recibida con las mercancías en  existencia inicial habrá sido concluida.

Puede editar cualquier transacción de mercancía recibida no asentada. Una vez que la transacción ha sido asentada, deberá reversar la operación si necesitas cambiar la transacción.

              

PASO 05 : IMPRIMIR EL INVENTARIO RECIBIDO

PASO 5 :  IMPRIMIR EL INVENTARIO RECIBIDO

1. Seleccione Transacciones/Impresión Compras/MERCANCÍA RECIBIDA en el menú principal

2. Presione Enter en todos los campos3. Presione F10 para iniciar el proceso de impresión de las Mercancías Recibidas, que contienen los productos en existencia inicial.

Revise que todos los productos impresos, las unidades, fracciones y los importes son CORRECTOS. 

Si usted detecta algún error, edite la Transacción otra vez, y edite el o los productos equivocados y vuelva a pedir la impresión (NO REIMPRESION), sólo la(s) Transacciones corregidas serán  impresas.

 Nota:No continúe al paso 6, si existe algún producto con error.

PASO 06 : IMPRIMIR EL DIARIO DE COMPRAS

PASO 6 : IMPRIMIR EL DIARIO DE COMPRAS

Una vez que todos los productos han sido correctamente impresos en la(s)  MR. solicite la rutina DIARIO DE COMPRAS. Este listado contiene los productos incluidos en la MR y serán impresos.

Pasos para imprimir diario de compras.

1. Seleccione Diarios/Compras.  la pantalla se verá así

2. Escribir la fecha de corte de la contabilidad.3. Presione F10.

 

               

PASO 07 : *ASENTAR EL INVENTARIO INICIAL (Opcional)

PASO 07 : *ASENTAR EL INVENTARIO INICIAL  (Opcional)

 

RESPALDE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO PARA PREVENIR CUALQUIER FALLA.

pasos para Respaldando archivos de datos 

Pasos para Asentar en Inventario Inicial:

Una vez respaldados sus archivos

   1. Seleccione Asentar/Compras del menu principal

   2. Presione F10 y el proceso de asentar será iniciado. 

mas informacion en Asentando Compras

Nota:Todos los productos digitados tendrán la existencia capturada, el proveedor temporal 9999 tendrá como saldo el total de los productos y en el sistema de contabilidad general tendrá creada una transacción con el código de diario PO.

              

PASO 08 : IMPRIMIR REPORTE HISTORICO DE PRODUCTO

PASO 8 : IMPRIMIR REPORTE HISTORICO DE PRODUCTO

 

Verifique que todos los productos ya se encuentran actualizados imprimiendo el REPORTE DE ACTIVIDAD (Reporte Histórico Producto)

 

 

 

 

 

 

 

Pasos para imprimir el reporte de Actividad de Inventario.

   1. Seleccione Reporte/Inventario/Reporte Historico Producto   2. Presione F10.   3. Compruebe que los importes de la existencia en unidades y valores son correctos, así, como el gran total de valores corresponde al saldo de inventario en su balanza de comprobación.

 

Pantalla de Reporte Histórico de Productosreporte ejemplo de “reporte Histórico de producto”

               

PASO 09 : LISTADO DE PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR)

PASO 9 :  LISTADO DE PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR)

 

Ahora usted necesita preparar un listado con todos los proveedores (de productos y servicios) que tienen saldo y que han sido registrado en el archivo de proveedores.  Este listado debe contener :

 

   1. código del proveedor   2. su nombre   3. el número de cada factura que integra el saldo   4. la fecha de operación   5. la fecha de vencimiento   6. el número de referencia   7. el importe de la factura.

 

Nota:

1.  Si el proveedor está controlado por el sistema de “saldo diferido” sólo necesita listar el saldo insoluto como si fuese una sola factura. 

2.  Verifique que el saldo total de cada proveedor corresponde a su saldo y que la suma de todos los proveedores listados es igual al saldo de las cuentas por pagar en su contabilidad general.

3.  Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de proveedores no sólo aquellos que le venden productos, sino, también aquellos que le proporcionan servicios y a los cuales les emite cheques para realizarles pagos.

 

Relación de Cuentas por Pagar

 

Relación de Cuentas por Pagar

              

PASO 10: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CUENTAS POR PAGAR.

PASO 10: REGISTRAR TRANSACCIONES DE CUENTAS POR PAGAR.

 

Una vez que el listado del paso anterior está completo y verificado, usted estará listo para incorporar esa información al computador.

 

Pasos para registrar la Cuentas por Pagar.

 

1. Seleccione Transacciones/CUENTAS POR PAGAR del menú principal

 

La pantalla se verá así:

Pantalla de registro de transacciones a Cuentas por Pagar.

 

Encabezado de la transacción:

2. Numero: Presione Enter y el número de la transacción aparecerá automáticamente.

3. Código del proveedor y su nombre será desplegado (si el código digitado no corresponde a un proveedor existente será rechazado).

4. Tipo: Escoja el tipo de transacción que realizará si es una factura, un cargo o un abono.

5. Factura: Digite el número de la factura y presione Enter

6. Referencia: dejar en blanco

7. Fecha: Se desplegará la fecha del día, bórrela y digite la fecha de corte y presione Enter.

8. Tipo deje este campo en blanco.

9. Fecha Original escriba la fecha que se originó la factura.

Nota: esta fecha no puede ser mayor a la fecha de corte.

10. Fecha Vencimiento, Fecha Descuento y tasa descuento dejar en blanco

11. Presione F10

 

Detalle:

12. Cuenta: El sistema desplegará la cuenta que identifica a las Cuentas por Pagar (usted debió haber digitado el número de la cuenta al crear las cuentas de interfase) y el cursor se detendrá en la columna de ABONOS (o cargos si selecciono Abono en el Tipo).

13. Descripción: escriba en “registro balance inicial cuentas por pagar”

14. Abono: Digite el monto de la factura, verifique que es correcta y oprima Enter, el cursor avanzará a la siguiente línea.

15. Cuenta: escriba la cuenta 9999 y su nombre “cuenta de instalación” aparecerá automáticamente.

16. Descripción: escriba en “registro balance inicial cuentas por pagar” presione enter.

17. Cargos: el cursor se colocará en la columna CARGOS, si el movimiento de la primera línea fue ABONO (en todas las facturas), digite en CARGOS el mismo importe; si en la primera línea fue un cargo entonces oprima Enter para avanzar a la columna ABONOS y digite la misma cantidad.

18. Verifique que el importe sea correcto y presione F10 y la pantalla quedará lista para digitar la siguiente transacción.

Nota:

Una vez terminado de digitar todas las facturas de todos los proveedores, usted, deberá digitar un movimiento adicional de cargo al proveedor temporal 9999, por valor de $369,375.00 deberá usar el mismo número de transacción de MR como factura, Tipo =Cargo fecha = fecha de corte (12/31/01) y referencias =en blanco.

 Al colocar el cursor en la columna CARGO en la primera línea de la transacción digite el monto del gran total mostrado en el Reporte de Actividad del Inventario, impreso en el paso 9, la segunda línea deberá ser un ABONO a la cuenta 9999 Cuenta de Instalación por la misma cantidad.

              

PASO 11: IMPRIMIR EL DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR (CXP)

PASO 11:  IMPRIMIR EL DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR (CXP)

 

Una vez capturadas todas las facturas de proveedores deberá imprimir el diario de Transacciones de cuentas por pagar.

 

 

 

 

 

 

 

Pasos:

   1. Seleccione Diario/ CUENTAS POR PAGAR del menú principal de DacEasy.   2. Seleccione Diario   3. Fecha: 12/31/01   4. Verifique que todas las transacciones sean correctas, si usted detecta uno o varios errores, corrija los errores verificando las transacciones  y vuelva a imprimir el Diario, no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo digitado es correcto.

 

A continuación se presenta el ejemplo de este diario:

 

PASO 12 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR PAGAR (Opcional)

PASO 12 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR PAGAR (Opcional)

 

ANTES DE SEGUIR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR CUALQUIER ERROR.

Una vez obtenido el respaldo de los archivos solicite la rutina para ASENTAR CUENTAS POR PAGAR del menú ASENTAR

la pantalla se verá así:

 

Pasos:

   1. Seleccione Asentar/Cuentas por Pagar.   2. Fecha: digite la fecha de corte: por ejemplo 12/31/01   3. Presione F10 para que inicie el proceso.

 

Esta rutina actualizará el saldo de todos los proveedores, dejará en cero el saldo del proveedor 9999 y creará una transacción (entrada al diario), en el Mayor General, identificada con el código de diario AP, el numero 00001 y la fecha 12/31/01.

              

PASO 13 : REPORTE DE ANTIGÜEDAD CUENTAS POR PAGAR (CXP)

PASO 13 : REPORTE DE ANTIGÜEDAD CUENTAS POR PAGAR (CXP)

 

Una vez concluida el posteo (asentar) todas las facturas de los distintos proveedores, selección la opción REPORTE DE ANTIGUEDAD para imprimir toda la información relativa a las Cuentas por Pagar.

Para un mayor detalle presione F1 o consulte el manual del usuario.

 

 

 

 

 

 

 

 

Pasos:

 

   1. Selección Reporte/Cuentas por Pagar    2. Seleccione la opción incluir Facturas Pagadas, para mostrar todas las facturas pagadas de cuentas por pagar.

   

Pantalla de Imprimir reporte de Saldo por Antigüedad de Cuenta por Pagar

 

Ejemplo De Reporte de Saldo de Antigüedad de Cuentas por Pagar.

 

 

 

 

 

 

 

 

               

PASO 14 : LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR (CXC).

PASO 14 :  LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR (CXC).

 

Ahora usted necesita preparar un listado con todos los clientes que tienen saldo y que han sido

creados en el archivo de clientes.

 

Este listado debe tener:

   1. el código del cliente   2. su nombre   3. el número de cada factura que integra el saldo   4. la fecha de vencimiento   5. el número de referencia   6. y el importe de la factura.

 

Si el cliente será controlado por el sistema de “saldo anterior” solo necesita listar el saldo actual como si fuera una sola factura.

 

Verifique:

    *

      que el total de cada cliente corresponde a su saldo    *

      que la suma de todos los clientes en la lista es igual a las cuentas por cobrar en su contabilidad general.

 

Nota:

Recuerde que es recomendable incluir en el archivo de clientes a todos aquellos que le deben y usted desea controlarlos en el sistema de cuentas por cobrar y no directamente en la contabilidad general.

              

PASO 15 : REGISTRAR TRANSACCIONES DE CXC

PASO 15 : REGISTRAR TRANSACCIONES DE CXC

 

Una vez que el listado del paso anterior está completo y verificado, usted estará listo para incorporar esa información al computador.

Pasos:

1. Seleccione Transacción /CUENTAS POR COBRAR

Encabezado de la transacción:

2. Presione Enter en el campo NUMERO  y el número de transacción aparecerá automáticamente.

3. Código Cliente: Digite el código del cliente y su nombre será desplegado (si el código digitado no corresponde a un cliente existente será rechazado).

4. Tipo: Escoja el tipo de transacción que desea introducir, es decir, si es una Factura, un Debito o un Cretido.

5. Factura: Digite el número de la factura y presiones ENTER, se desplegará la fecha del día, bórrela y digite la fecha de corte

6. Referencia, si no lo tiene digite FAC (por factura) o algo similar.

7. Vendedor: Opcional

8. Fecha Original: es la fecha en que se origino la factura (no debe ser mayor a la fecha de corte)

9. Fecha de vencimiento: fecha en que se vence o venció la factura.

 Detalle:

El sistema desplegará la cuenta que identifica a las Cuentas por Cobrar (usted debió haber digitado ese número de cuenta al crear las cuentas de interface.

10. Descripción : opcional (dejar como esta)

11. Cargo: Digite el monto de la factura, verifique que es correcta y oprima Enter para avanzar a la siguiente línea.

12. En esta segunda línea, digite la cuenta 9999 y su nombre Cuenta de Instalación aparecerá automáticamente, el cursor se colocará en la columna CARGO, si el movimiento de la primera línea fue un CARGO (en todas las facturas oprima Enter para avanzar a la columna de ABONO y digite el mismo monto).

13. Verifique que el Monto sea correcto, si no lo es, hacer la corrección de lugar. Presione F10 y la pantalla quedará lista para digitar la siguiente transacción.

              

PASO 16 : IMPRIMIR DIARIO DE CXC

PASO 16 :  IMPRIMIR DIARIO DE CXC

Una vez digitada todas las facturas del cliente, deberá imprimir el diario de Transacciones de Cuentas por Cobrar.

Este reporte es muy útil para revisar/validar que todo lo digitado este correcto.   

Pantalla para la impresión diario de cuentas por cobrar.

Pasos para imprimir el diario de cuentas por cobrar:

   1. Seleccione Diario/CUENTAS POR COBRAR menú principal.    2. Especifique la fecha de corte de la contabilidad, ej: 12/31/01   3. Verifique que todas las transacciones son correctas, si usted detecta uno o varios errores, verifique sus transacciones de Cuentas por Cobrar. Corrija los errores y vuelva a imprimir el Diario,

Nota:

no siga adelante hasta tener la certeza de que todo lo digitado esta correcto.

 

A continuación se muestra un ejemplo de un reporte de Diario.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PASO 17 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR COBRAR (Opcional)

PASO 17 : *ASENTAR LAS CUENTAS POR COBRAR  (Opcional) 

 

ANTES DE SEGUIR ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS PARA PREVENIR  CUALQUIER ERROR.

 

Una vez obtenido el respaldo de los archivos, proceda correr la rutina Asentar Cuentas por Cobrar, la pantalla se verá así:

  

Pantalla para asentar Cuentas por Cobrar

Pasos para Asentar Cuentas por Cobrar:

1. Seleccione Asentar/Cuentas por Cobrar del menu principal.

2. Digite la fecha 12/31/01, el periodo contable se desplegará (12)

3. Presione F10 para que el proceso de actualización sea iniciado. 

 

Esta rutina actualizará el saldo de todos los clientes, creará una transacción (entrada al diario), en el Libro Mayor, identificada con el código de diario: AR y Transacción # :1 con la fecha que especifico en esta pantalla.

                  

PASO 18 :REPORTE ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR COBRAR.

PASO 18 :REPORTE ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR COBRAR.

 

Una vez concluida la actualización de todas las facturas de los distintos clientes, genere el reporte de ANTIGUEDAD DE SALDOS para imprimir toda la información relativa a los clientes. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pasos:

   1. Selección Reportes/Por Cobrar/Antigüedad.   2. Presione Enter en cada campo hasta llegar al campo Fecha Cierre.

   3. Fecha Cierre digitar 12/31/01   4. Incluir factura pagadas: Marcar   5. Presione F10.

 

A continuación se muestra un ejemplo de la pantalla al solicitar el reporte así como  el reporte ya impreso:

PASO 19 : PREPARAR BALANCE INICIAL DE CUENTAS

PASO 19 : PREPARAR BALANCE INICIAL DE CUENTAS

 

Con los pasos anteriores usted ha actualizados los saldos de los productos, proveedores y clientes usando la cuenta 9999 y el proveedor 9999, como cuenta puente.  

En ese caso usted puede preparar una relación con los saldos actuales de todas las cuentas de su catálogo, esta relación sólo debe incluir cuentas de DETALLE, es decir, las cuentas que reciben transacciones directamente y descargan sus movimientos a las cuentas GENERALES, por ejemplo, si usted tiene cuentas de cheques con tres bancos, usted, debe incluir en la relación los saldos de cada una de ellas, pero, no debe incluir la cuenta de BANCOS con el total de las tres cuentas.  

Si usted inicia la implementación  del programa en medio de un ejercicio contable, usted, tendrá que incluir todas las cuentas de Ventas, Ingresos y Costos y/o Gastos en esta relación ya que solo al inicio de un ejercicio contable al saldo de esas cuentas es cero.

               

 

PASO 20 : INTRODUCIR TRANSACCIÓN DEL MAYOR GENERAL BALANCE INICIAL

PASO 20 : INTRODUCIR TRANSACCIÓN DEL MAYOR GENERAL BALANCE INICIAL

Nota: al momento de registrar los balances de las cuentas: CxC, CxP e Inventario se debe pober la cuenta 9999 como cta trampolín, estos balances deber ser registrado por su respectivo modulo.

Con la relación anterior ya balanceada, seleccione Transacciones / libro Mayor en el menú Principal.  La pantalla se verá así:

                         Encabezado de la transacción: 

1. El cursor se posicionará en el campo CODIGO DIARIO, digite la clave DG (por Diario General) y oprima ENTER.

2. El cursor estará en el campo TRANSACCION #, oprima ENTER y el numero aparecerá automáticamente.

3. El  cursor se colocará en Referencia para que digite una breve descripción de la transacción y oprima ENTER.

4. En el Campo Fecha aparecerá la fecha de sistema, escriba la fecha de corte de la Contabilidad y oprima ENTER.Detalle:

5. El cursor se colocará en la columna CUENTA, digite cada cuenta de la relación, el sistema verificará que la cuenta digitada exista en el catalogo y que esta sea de Detalle, si no se cumplen las dos condiciones será rechazada, si es correcto se desplegará automáticamente el nombre de la cuenta.

6. Luego el cursor se posicionara en la columna DESCRIPCION, en la primera línea digite ASIENTO DE APERTURA (en las siguientes líneas esa descripción se mostrará automáticamente) oprima ENTER.

7. El cursor se colocará en la columna de CARGO (debito), si la cuenta es saldo deudor, digite aquí su saldo; si la cuenta es saldo acreedor oprima ENTER para avanzar a la columna de ABONO (crédito) y digite el importe.

8. Después de capturar el importe, verifique que lo digitado sea correcto, si no lo es  puede subir con el cursor para corregir lo digitado en esa línea, si es correcto oprima ENTER y el cursor avanzará a la siguiente línea.

9. Si todo lo digitado es correcto, la pantalla desplegará el total de la transacción  indicando que lo 

digitado está balanceado.  Si usted cometió algún error al digitar las cantidades o le faltó digitar el saldo de una o varias cuentas, el sistema le indicará que existe una diferencia entre CARGO y ABONO y que oprima ENTER para revisar.  Verifique todos los movimientos conforme se despliegan en la pantalla y borre los equivocados o digite las cuentas faltantes. 

10.Si todo es correcto  oprima F10 y luego ESC para regresar al menú general.

               

PASO 21 : IMPRIMIR DIARIO DEL MAYOR GENERAL

PASO 21 : IMPRIMIR DIARIO DEL MAYOR GENERAL

 

Una vez terminada la captura de los saldos de todas las cuentas, usted deberá imprimir el Diario de Movimientos de la Contabilidad, para ello escoja LIBRO MAYOR del menú DIARIOS en el menú de Contabilidad General y la pantalla se verá así:

 

Seleccione el tipo de reporte, en este caso Diario.  En el diario aparecerán  las transacciones con las claves CC (Cuentas por Cobrar), CP (Cuentas por Pagar), DG (Diario General) y OC (Ordenes de Compras) que corresponden a los movimientos generados  hasta el paso 20 en el proceso de instalación.

 

 

 

PASO 22 : IMPRIMIR REPORTE MOVIMIENTO DE CUENTAS

PASO 22 :  IMPRIMIR REPORTE MOVIMIENTO DE CUENTAS

 

Ahora escoja la opción REPORTE DE MOVIMIENTO DE CUENTAS en el menú de Contabilidad General y la pantalla se verá así:

 

En la posición DESDE CUENTA: digite el número 9999 y oprima ENTER, también oprima ENTER en la posición HASTA luego presione F10 para generar al reporte.  Solo el movimiento de la cuenta 9999 es impreso, usted notará que tiene 4 movimientos 2 de cargos y 2 de abonos, y su saldo actual es cero, lo que quiere decir, que esta cuenta que nos ha servido como puente para crear los saldos en los distintos sistemas ha quedado como al principio sin saldo.

               

PASO 23 : ASENTAR EL MAYOR GENERAL - Opcional

PASO 23 : ASENTAR EL MAYOR GENERAL

 

OBTENGA EL RESPALDO DE SUS ARCHIVOS ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO, PARA PREVENIR CUALQUIER INTERRUPCION QUE PUEDA DAÑAR SUS DATOS.

Una vez concluido el respaldo de los archivos, elija ASENTANDO LIBRO MAYOR  en el menú de Contabilidad General.  La pantalla se verá así:

 

Digite la fecha para la actualización y presione F10.  En la pregunta DESEA CONTINUAR?, presione ENTER; Ahora el computador le preguntará si está SEGURO?, si lo está oprima ACEPTAR y el proceso de actualización será iniciado.

              

PASO 24 : IMPRIMIR EL BALANCE DE COMPROBACIÓN

PASO 24 :  IMPRIMIR EL BALANCE DE COMPROBACIÓN

 

Ahora elija BALANZA DE COMPROBACION en el menú de Contabilidad General, la pantalla se verá así:

 

En el listado se incluirán todas las cuentas de su catálogo y todas aquellas que tengan saldo deberán mostrar los mismos valores que usted tenía en su sistema anterior.

              

PASO 25 : *CERRAR MES PARA EL MAYOR GENERAL - Opcional

PASO 25 :  *CERRAR MES PARA EL MAYOR GENERAL - Opcional

 

ANTES DE CONTINUAR CON ESTE PASO OBTENGA RESPALDO DE SUS ARCHIVOS.

Una vez obtenido el respaldo de los archivos del sistema seleccione la rutina   PROCESO FIN DE PERIODO (Contabilidad General) en el menú PERIÓDICO/LIBRO MAYOR.  La pantalla se verá así:

 

El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo DacEasy.

              

PASO 26 : *CERRAR MES PARA CUENTAS POR PAGAR - Opcional

PASO 26 :  *CERRAR MES PARA CUENTAS POR PAGAR - Opcional

 

Ahora, en el mismo menú de PERIODICOS/POR PAGAR, escoja PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Pagar) y la pantalla desplegará:

Presione ACEPTAR y el proceso será iniciado.  Esta rutina despejará desde el archivo de “partidas vivas” todas las transacciones relativas al proveedor 9999 así como de otros proveedores que usted haya establecido como el “saldo anterior”, los proveedores creados bajo el sistema de “partidas vivas” no sufren ningún cambio.

PASO 27 : *CERRAR MES PARA CUENTAS POR COBRAR - Opcional

PASO 27 :  *CERRAR MES PARA CUENTAS POR COBRAR - Opcional

 

Ahora, en el mismo menú de PERIODICOS/POR COBRAR, escoja PROCESO FIN PERIODO (Cuentas por Cobrar) y la pantalla desplegará:

 

Presione F10 y el proceso será iniciado.  El objetivo de este paso es dejar listo el archivo contable para iniciar el primer mes de proceso bajo DacEasy.

              

PASO 28 : VERIFICAR INFORMACIÓN DEL SUPLIDOR “PROCESO DE INSTALACIÓN”

PASO 28 :  VERIFICAR INFORMACIÓN DEL SUPLIDOR “PROCESO DE INSTALACIÓN”

 

Ahora vaya al menú de Creación y Mantenimiento de Archivos y escoja la opción  PROVEEDORES, una vez que la pantalla haya sido desplegada, digite el código del proveedor 9999 y los datos del proveedor temporal serán desplegados.  Usted  notará que no tiene saldo, para borrar este proveedor temporal presione F6 y el proveedor será eliminado del archivo ya que no será usado posteriormente.

              

PASO 29 : RESPALDAR ARCHIVOS

PASO 29 :  RESPALDAR ARCHIVOS

 

El último paso de este proceso de instalación de sus saldos es OBTENER RESPALDO DE LOS ARCHIVOS .

Usted ha avanzado bastante en este proceso y, en el caso de cualquier problema posterior, mientras se cubre el período de aprendizaje, usted no tendrá que iniciar desde el principio, usted tendrá toda la instalación de sus archivos completa y segura en el disco de Respaldo.