Guia de envios 2020.1 RV GP 10.03
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Procedimiento - Ed. 2 Fernando Barón, S.J. - Ed. 21 Emilio Arango, S.J. - Ed. 95 Manuel Briceño Jáuregui, S.J. • Combustibles. • Bienes que deban conservarse bajo refrigeración, congelación o calefacción y su conservación sea superior a 24 horas. Por su naturaleza • Metales preciosos en barra o en polvo. • Dinero en efectivo. • Títulos valores. • Objetos constitutivos del patrimonio histórico cultural de Colombia. • Antigüedades, obras de arte y objetos artísticos. Por su valor • Armas, municiones y elementos bélicos de toda especie. • Químicos peligrosos. • Material orgánico, plantas, sustancias alucinógenas excepto los envíos con fines médicos o científicos. • Animales. • Máquinas para acuñar moneda. Por prohibición legal Es la correspondencia múltiple a partir de 15 envíos emitida por una sola unidad, cuya característica de presentación, empaque y peso son similares, pero va dirigida a diferentes destinos. Cuando se presente este requerimiento, el usuario deberá enviar la solicitud al correo [email protected] donde se atenderán este tipo de requerimientos. Nombre completo persona natural o jurídica. País, ciudad y/o departamento. Teléfono. Para envíos internacionales es indispensable incluir el código postal y el número de identificación (NIT o documento de identidad si es persona natural). La solicitud de todo documento y/o paquete que requiere ser enviado fuera de la Universidad (ente externo), debe ser registrado en el gestor documental "OnBase", adicionalmente debe estar perfectamente rotulado con la siguiente información: Especif icaciones para realizar los envíos por parte de las unidades de la Universidad Es importante que el empaque y embalaje técnico,se ajuste a las necesidades de protección de los envíoscumpliendo con las condiciones mínimas para su transporte; a continuación, se referencia el material de empaque y embalaje utilizado: Polietileno burbuja Caja de cartón corrugado Papel kraft Bolsa cierre hermético Icopor Película stretch El traslado y recepción de las muestras biológicas requieren un cuidado y manipulación especial, dado que por su contenido representa un riesgo asociado como contacto, rotura, derrame, salpicadura, entre otras, del envase que contiene la muestra, por lo tanto, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones por parte de las unidades: Empaque y embalaje Los horarios de recolección de los envíos en las unidades por parte de los mensajeros internos una vez es registrada la solicitud en el sistema, es a.m./p.m. y p.m./a.m. Envíos de masivos nacionales e internacionales La Coordinación de Archivos Administrativos, Correspondencia e Impresión se encuentra encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepción, radicación y despacho de las comunicaciones y paquetes remitidos por las unidades Los envíos deben estar registrados en "OnBase" y la información debe coincidir con los datos detallados en el rótulo. Para asegurar que la correspondencia y/o paquetes lleguen de forma correcta, el responsable de la unidad debe embalarla y empacarla adecuadamente. Si el usuario no cuenta con los suministros para el respectivo empaque, la Coordinación de Archivos, Correspondencia e Impresión estará a su disposición para la orientación del servicio. Recuerde que el servicio de empaque y embalaje tiene costo adicional. 2 1 Para solicitar el envío de correspondencia y/o paquetes debe incluir en el sistema cuando registre la solicitud un valor declarado, es decir, el valor comercial del contenido de la correspondencia, a fin de aplicarle el respectivo seguro en caso de pérdida. 3 Envíos de prohibido transporte Se considera mercancía de prohibido transporte, aquellos envíos que por su naturaleza puedan ocasionar daños a los colaboradores o deterioro a los demás envíos por motivos de seguridad, sanidad pública, utilidad general y de protección a los servicios postales. de cómo realizar sus envíos Objetivo El presente instructivo tiene como finalidad describir las actividades Guía Preparar el material de forma correcta en recipientes con cierre hermético y demás mecanismos de protección de la muestra, para asegurar su correcto envío al destinatario. No sobrellenar ni sobrecargar el envío de la muestra biológica, este podría abrirse durante su traslado ocasionando accidentes. Compruebe que el empaque esté limpio y etiquetado de forma correcta, especificando dirección exacta del destinatario, código postal, descripción del contenido, ésta información debe coincidir con la registrada en OnBase. Realice una inspección visual del estado del paquete, no entregue ningún envío de muestra biológica manchado de fluidos. Las muestras biológicas deben estar debidamente empacadas y selladas para asegurar su correcto envío. En el momento de realizar el envío, el mismo deberá estar con toda la documentación y los permisos asignados por el ente regulador. necesarias para la gestión de los envíos de la correspondencia y paquetes fuera de la Universidad. de la Universidad y dirigidas a entes externos. Este proceso se lleva a cabo en el centro de acopio del Punto de Recepción Documental, ubicado en el Ed. Fernando Barón, S.J., sótano 2 (entrada externa). VIGILADA MINEDUCACIÓN
Transcript of Guia de envios 2020.1 RV GP 10.03
Procedimiento
- Ed. 2 Fernando Barón, S.J.
- Ed. 21 Emilio Arango, S.J.- Ed. 95 Manuel Briceño Jáuregui, S.J.
• Combustibles.
• Bienes que deban conservarse bajo refrigeración,
congelación o calefacción y su conservación sea superior a
24 horas.
Por su naturaleza• Metales preciosos en barra o en polvo.
• Dinero en efectivo.
• Títulos valores.
• Objetos constitutivos del patrimonio histórico cultural de Colombia.
• Antigüedades, obras de arte y objetos artísticos.
Por su valor• Armas, municiones y elementos bélicos
de toda especie.
• Químicos peligrosos.
• Material orgánico, plantas, sustancias alucinógenas excepto los envíos con
fines médicos o científicos.
• Animales.
• Máquinas para acuñar moneda.
Por prohibición legal
Es la correspondencia múltiple a partir de 15 envíos emitida por una sola unidad, cuya característica de presentación, empaque y peso son similares, pero va dirigida a diferentes destinos. Cuando se presente este requerimiento, el usuario deberá enviar la solicitud al correo [email protected] donde se atenderán este tipo de requerimientos.
Nombre completo persona natural o jurídica.
País, ciudad y/o departamento.
Teléfono.
Para envíos internacionales es indispensable incluir el código postal y el número de identificación (NIT o documento de identidad si es persona natural).
La solicitud de todo documento y/o paquete que requiere ser enviado fuera de laUniversidad (ente externo), debe ser registrado en el gestor documental "OnBase",adicionalmente debe estar perfectamente rotulado con la siguiente información:
Especif icaciones para realizar los envíos por parte de las unidades de la Universidad
Es importante que el empaque y embalaje técnico, se ajuste a las necesidades de protección de los envíos cumpliendo con las condiciones mínimas para su transporte; a continuación, se referencia el material de empaque y embalaje utilizado:
Polietilenoburbuja
Caja de cartóncorrugado
Papel kraftBolsa cierrehermético
Icopor
Películastretch
El traslado y recepción de las muestras biológicas requieren un cuidado y manipulación especial, dado que por su contenido representa un riesgo asociado como contacto, rotura, derrame, salpicadura, entre otras, del envase que contiene la muestra, por lo tanto, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones por parte de las unidades:
Empaque y embalaje
Los horarios de recolección de los envíos en las unidades por parte de los mensajeros internos una vez es registrada la solicitud en el sistema, es a.m./p.m. y p.m./a.m.
Envíos de masivos nacionales e internacionales
La Coordinación de Archivos Administrativos, Correspondencia e Impresión se encuentra encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepción, radicación y despacho de las comunicaciones y paquetes remitidos por las unidades
Los envíos deben estar registrados en "OnBase"y la información debe coincidir con los datosdetallados en el rótulo.
Para asegurar que la correspondencia y/o paqueteslleguen de forma correcta, el responsable de la unidaddebe embalarla y empacarla adecuadamente. Si el usuario no cuenta con los suministros para el respectivoempaque, la Coordinación de Archivos, Correspondenciae Impresión estará a su disposición para la orientacióndel servicio. Recuerde que el servicio de empaque yembalaje tiene costo adicional.
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1
Para solicitar el envío de correspondencia y/o paquetesdebe incluir en el sistema cuando registre la solicitud unvalor declarado, es decir, el valor comercial del contenidode la correspondencia, a fin de aplicarle el respectivo seguro en caso de pérdida.
3
Envíos de prohibido transporte
Se considera mercancía de prohibido transporte, aquellos envíos que por su naturaleza puedan ocasionar daños a los colaboradores o deterioro a los demás envíos por motivos de seguridad, sanidad pública, utilidad general y de protección a los servicios postales.
de cómo realizar sus envíos
ObjetivoEl presente instructivo tiene como finalidad describir las actividades
Guía
Preparar el material de forma correcta en recipientescon cierre hermético y demás mecanismos de protección de la muestra, para asegurar su correcto envío al destinatario.
No sobrellenar ni sobrecargar el envío de la muestra biológica, este podría abrirse durante su
traslado ocasionando accidentes.
Compruebe que el empaque esté limpio y etiquetado de forma correcta, especificando
dirección exacta del destinatario, código postal,descripción del contenido, ésta informacióndebe coincidir con la registrada en OnBase.
Realice una inspección visual del estado del paquete, no entregue ningún envío de muestra biológicamanchado de fluidos.
Las muestras biológicas deben estar debidamente empacadas y selladas para asegurar su correcto envío.
En el momento de realizar el envío, el mismo deberá estar con toda la documentación y los
permisos asignados por el ente regulador.
necesarias para la gestión de los envíos de la correspondencia ypaquetes fuera de la Universidad.
de la Universidad y dirigidas a entes externos. Este proceso se lleva a cabo en el centro de acopio del Punto de RecepciónDocumental, ubicado en el Ed. Fernando Barón, S.J., sótano 2 (entrada externa).
VIGILADA MINEDUCACIÓN
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