Guia de Aprendizaje 48 Nómina. SENA

8/18/2019 Guia de Aprendizaje 48 Nómina. SENA

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENASISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

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“La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía

de fracaso”. Peter Drucker

Programa deFormación:

Código:112005Versión: 101

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTOHUMANO

Nombre del Proyecto:Código: 60874

Implementación de un modelo de gestiónhumana por competencias laborales en laspequeñas y mediana empresas desde unaperspectiva de bienestar

Fase del proyecto: MANTENIMIENTO Y DESARROLLO

Actividad (es) del Proyecto:

Estructurar los procesosrelacionados con elmantenimiento y desarrollode los colaboradores alinterior de unaorganización, generandoaltos niveles de bienestar loque permitirá un óptimodesempeño, estructurar losprocesos relacionados conel mantenimiento ydesarrollo de loscolaboradores al interiorde una organización,generando altos niveles.

Actividad (es) de Aprendizaje:

Formalizar los cambios en los procesos yprocedimientos establecidos en el sistema deGestión del Talento Humano y elaborar uninstructivo para el sistema de información conbase en requerimientos del cliente y normasde la organización

Ambiente deformaciónESCENARIO

Aula tradicionaly virtual yunidadproductiva

MATERIALES DE FORMACI N

DEVOLUTIVO (Herramienta -equipo)Video beamPC

CONSUMIBLMarcadores,fotocopias,

Resultados de Aprendizaje:

229856 - Gestionar cambios identificados en los procesos y procedimientos del sistema deGestión de Talento Humano, utilizando los métodos adoptados por la organización.

229657 - Establecer cambios en los procesos y procedimientos de la información, de laorganización, con base en los requerimientos y las necesidades del cliente.

229658 - Actualizar los procesos y procedimientos de la gestión del talento Humano en laorganización.

229659 - Elaborar instructivos y formatos para el sistema de gestión de la Información de TalentoHumano teniendo en cuenta las técnicas, normas procedimientos de la organización.

Competencia:

CODIGO: 210201017-

Documentar procesos yprocedimientos aplicandométodos normalizados yadoptados por la organizaci

Duración de la guía (enhoras):

64 Horas presenciales 16 Horas Virtuales TOTAL: 80 HORAS

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

GUIA DE APRENDIZAJE N° 48


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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAGUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

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2. INTRODUCCIÓN

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha

puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios parasistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración. Y es así como hoy en día, en la mayoría de las

empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo

administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer

asesoramiento sobre como dividir las actividades, agrupar las tareas, disponer procedimientos y llevar trabajos

administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y

por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios

especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo

como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por losservicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia

en el financiamiento de la maquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de

organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de la mano de obra.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo

como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los

servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia

en el financiamiento dela máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de

organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como

regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

El Desarrollo Organizacional, DO surgió a partir de

1962 como un complejo conjunto de ideas respecto

del hombre, de la organización, y del ambiente,

orientado a propiciar el crecimiento y desarrollo

según sus potencialidades, el DO es un resultado

práctico y operacional de la teoría del

comportamiento orientada hacia el enfoque

sistemático. Por otra parte Culbert y colaboradores,

citados por Boje y Rosile (2003), definen el desarrollo

transorganizacional como un piso colectivo al que se le vadando forma y se construye entre la red de participantes organizacionales. Cada piso es

un fragmento, una perspectiva en un todo. Algunos están basados en problemas, otros en asuntos, otros en

soluciones o solamente en la fantasía. Cada uno es un candidato para llegar a ser el piso colectivo dominante.

Estamos viviendo en un mundo de cambio rápido y acelerado en todas las áreas. Se dan cambios en la política, en

lo científico, lo tecnológico, lo social, etc. Y en este mundo de cambios, las organizaciones desempeñan un papel

fundamental. Muchas organizaciones modernas han desarrollado la habilidad para integrar el cambio tecnológico y

de información. Sin embargo, la habilidad de muchas organizaciones para acomodar, modificar y adaptarse al


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cambio social y cultural se ha retrasado debido a su mala adaptación para integrar el cambio tecnológico (Guízar,

1998:2). Son muchos los factores que afectan a una organización, por lo cual es imposible predecir lo que puede

ocurrir el día de mañana.

Las fuerzas externas tienen un gran efecto sobre el proceso de cambio de las organizaciones, y sobre ellas se

tiene poco o nulo control. Por ello, las organizaciones deben aprender a interactuar con su entorno si quieren

sobrevivir. Pero las fuerzas internas, continúa Guízar (1998:6) resultan de factores tales como los cambios en los

objetivos de las organizaciones, en las políticas administrativas, en las tecnologías y en las actitudes de quienes

trabajan en ellas.

A lo largo de los años se han desarrollado diferentes enfoques para afrontar el cambio organizacional. Unos se

enfocan en el cambio gradual, otros en los cambios a corto plazo, otros a la importancia del recurso humano, o a la

calidad.


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Actividades de Reflexióninicial

Esta guía les servirá para dos semanas, por esta razón hay dos preguntas deforo y dos actividad de conocimiento:

Semana No. 1

Estimado aprendiz, lo invitamos a ver los siguientes vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=X

gcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139

https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE

https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww

Luego de ver los vídeos, responda la siguiente pregunta::

¿Qué importancia tiene para el área de Talento Humano un Sistema de

Gestión Documental y como lo implementaría?

Semana 2

Lea la lectura adjunta en el material de apoyo sobre “Gestión del talento

humano como fuente de innovación tecnológica” y responda la siguiente

pregunta:

¿Por qué Talento Humano juega un rol protagónico en el desarrollo actual y

futuro de las organizaciones y qué cambios se deben establecer en los

procesos y procedimientos de la información?

RECOMENDACIONES

Recuerde que retroalimentar la participación de por lo menos dos de sus

compañeros en el Foro, es importante, adicionalmente debe tener y hacer

usos de las Normas de etiqueta y rúbrica TIGRE.

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Desarrollo organizacional y transorganizacional: Concepto de cambio, fuerzas internas, fuerzas externas, interacciónorganización-ambiente, interacción organización-individuo.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSEhttps://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSEhttps://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Wwhttps://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Wwhttps://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Wwhttps://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSEhttps://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw&feature=iv&src_vid=XgcyjWAoX-Y&annotation_id=annotation_2027184139


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- Características y naturaleza de la organización: concepto- Sistemas de elaboración de diagnósticos, análisis y síntesis.- Concepto del cambio en las organizaciones y sus implicaciones.- Proceso administrativo: concepto de planeación, organización dirección y control.- Políticas de calidad: Aplicación, concepto y clases;- Sistemas de Gestión de la Calidad (S.G.C).- Enfoque de sistemas: Conceptos, clases e importancia.- Investigación de necesidades del cliente.- Normas técnicas de calidad aplicadas a los Sistemas de Información Administración de recursos humanos, sistemas y subsistemasDocumentos: concepto y tiposElaboración de Instructivos y formatos:- Tipos y normas técnicas para su elaboración- Software aplicativo, graficadores y procesador de texto para elaborar instructivos y formatos.- Metodología para actualizar instructivos y formatos.

3.2 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3 ACTIVIDADES: (Plataforma)

SEMANA 1:

Diseñar y elaborar instructivos y formatos que permitan interpretar procesos y procedimientos en el área deGestión de Talento Humano.

A través de un cuadro comparativo, Interpretar la normatividad vigente, normas de la organización, la políticainstitucional.

SEMANA 2:

Realizar lista de chequeo e identificación de los cambios necesarios en los procesos y procedimientos en laorganización. Centrarse en un área específica.

En un cuadro sinóptico explique los sistemas de clasificación y ordenación documental en la organización.

En un friso exponga la administración, clase, funciones y técnicas de archivo en una organización. En elambiente de Aprendizaje, bajo la supervisión del instructor, aplicarán la técnica Philip 66, socializaran susfrisos. Los mejores de cada grupo, los presentaran a la ficha en general.

NOTA: Recuerda que estas actividades tanto de la semana 1 y 2 deben también tenerlas en digitalpara luego ser subirlas a la plataforma.


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3.4 Trabajo de Campo: Grupos Autónomos de Estudio (GAES)

Por Grupo Autónomo de Estudio (GAES), los aprendices deberán:

Semana 1: Parte 1: Realizar la introducción, descripción y planteamiento delproblema, objetivos (general y específicos), justificación del proyecto de Grado

GAES

Semana 2: Parte 2; Redactar el alcance del proyecto e indagar sobre lafundamentación teórica y conceptual del proyecto de Grado GAES.

Recuerde que todo el proyecto investigativo debe estar en el formato de las

Normas APA.

No olviden citar las fuentes que han consultado y de donde han tomado la

información. Desde ya pueden ir construyendo la bibliografía.

3.5Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación


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F022 - EVIDENCIAS DECONOCIMIENTO:

Elaborar un ensayo

Argumentativo identificando los

proceso y procedimientos de

gestión del talento.

Realizar una encuesta con el

fin de precisar las necesidades

de los clientes, y por medio de

un informe presentar los

cambios y procedimientos que

se desean a implementar.

Elaborar formatos que

faciliten el seguimiento de loscambios y procedimientos de la

empresa.

Realizar un Flujogramas, que

permita analizar e identificar los

procesos que se están llevando

a cabo dentro de la

organización

Identifica los cambios en los procesos y procedimientos ocasionados por

las fuerzas que afectan a las organizaciones con responsabilidad.

Identifica los cambios a realizar en los instructivos y formatos de gestión

humana, de manera objetiva.

Elabora diagramas de flujo de los procesos de gestión humana teniendo en

cuenta símbolos, tipos y reglas para su construcción valorando la

importancia para el aprendizaje, de manera responsable.

Utiliza las fuentes de información utilizadas en la actualización de

instructivos y formatos del área de Información de la Gestión del Talento

Humano, de manera responsable.

Actualiza los procesos y procedimientos del sistema de gestión del talento

humano, teniendo presente normas ISO, de manera objetiva y oportuna.

Actualiza los instructivos de los procesos y procedimientos de la gestión

humana de la organización, con diligencia.

Utiliza la tecnología pertinente para la preservación de los instructivos y

formatos del sistema de gestión del talento humano.

Utiliza los recursos para actualizar los procesos y procedimientos de la

gestión humana, de manera objetiva.

Técnica: Foro Temático

Instrumento. Participaciónen Plataforma

Técnica: Argumentación

Instrumento: Ensayo Argumentativo

Técnica: Grupal

Instrumento: Aplicación de

encuestas.

Técnica: GAES

Instrumento: Avance

proyecto Asesoría Empresa


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ACTIVIDADES DEL PROYECTODURACIÓN

(Horas)

Materiales de formacióndevolutivos:

(Equipos/Herramientas)

Materiales de formación(consumibles)

Talento Humano(Instructores)

AMBIENTES DEAPRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio,taller, unidad productiva) y

elementos y condiciones de seguridadindustrial, salud ocupacional y medio

ambiente

Estructurar los procesos relacionadoscon el mantenimiento y desarrollo de loscolaboradores al interiorde una organización, generando altosniveles de bienestar lo que permitirá unóptimo desempeño estructurar losprocesos relacionados con elmantenimiento y desarrollo de loscolaboradores al interiorde una organización, generando altosniveles.

48Video beamComputador

Extensión1

Marcadores.Tablero.

Hojas blancas,fotocopias

Luz MarinaFonsecaSandra Gómez,Sandra PatriciaRojas,Yolanda Gómez,Mara Elena Ojeda,Sergio AndrésOchoa,Lina Uricoechea,Nubia EsperanzaGómez,Sandra Quiroga,

Lucely Posada

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-Aula convencional.-Ambiente Virtual.

-Unidad productiva seleccionadapor los y las aprendices

para desarrollar su transferenciade conocimiento por Grupo GAES.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE


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Proceso: Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.

Procedimiento: Conjunto de acciones y operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultadbajo la misma circunstancia.

Documentar: Justificar o probar la verdad o una tesis con ayuda de documentos. Instruir o enterar a alguien sobre las pruebas y datos queun negocio conciernen.

Método: Palabra que provienen del término griego methodos (camino o vía) y que se refiere al medio utilizado para llegar a un fin.

Organización: Grupo de personas y medio organizados con un fin determinado

Complejidad: Cualidad de lo que está compuesto de diversos elementos interrelacionados.

Cambio tecnológico: Ha referencia a la incorporación de nuevas tecnologías, formas de uso, nuevas reglamentaciones y nuevos productderivados de la formas de uso.

Gestión documental: es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos alargo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas

rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

Estructura: Conjunto de relaciones que mantienen entre si las partes de un todo

Gestión: Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo.

ACERVO DOCUMENTAL: entendemos como acervo documental el conjunto de colecciones de un individuo, institución, fondo o grupo dregistros o un conjunto de ellos que forman un archivo.

ACTIVIDAD ADMINITRATIVA: En Archivología, toda acción que genera documentos se entiende por actividad. También se denomiactividad al transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación.

ACOTACIÓN: Advertencia o comentario puesto en un escrito, particularmente en el margen de un escrito.

ACUBITOR: Título honorífico en la corte de los emperadores de Constantinopla.

ADULTERACIÓN: Derivados de adulterar, dé significado deducible. Cambio o modificación dolosa del contenido o forma de un documentoproducto.

AGN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunión de cosas. Se aplica particularmente a un conjunto de documentos que asocian con un propósito o por características comunes.

AGENTE: Se aplica como nombre y adjetivo culto o científico a lo que obra o tiene capacidad para obrar.

ARCHIVALIA: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo.

ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en el efectúa los estudios teórico prácticos sobre el manecuidado y ordenamiento de archivos y documentos ha recibido el correspondiente título profesional.

ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y documentos que ahí se conservan.

ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.

ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos trámite.

5. GLOSARIO


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ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vcorresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del va

primario o de gestión de éstos

ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privacomo del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

ARCHIVÓLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados a su progreso doctrinario.

BIBLIORATO: Carpeta de cartón, de lomo ancho, con anillas, para archivar documentos, archivador.

BIBLIOTECA: Local en que se guardan e instalaciones para tenerlos, ordenarlos, servirlos, leerlos, etc.

BULA: Documento imperativo y dispositivo.

BÚSQUEDA: Actividad cuyo fin es la de reunir información que refiera al interés de su objeto de estudio.

CATALOGO: Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo o bien de las entidades físicas o morales qintervienen en la tramitación de ellos documento secundario que registra y escribe los documentos reunidos de manera temporal

permanente.

CENTRO DE DOCUMENTACION: Son centros especializados creados con el propósito de recopilar datos, producir información y ponerla alcance de todas aquellas instituciones que lo requieran.

CICLO VITAL: conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la elaboración de un documento, hasta que transcurre la vida del mismo.

CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar.

CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de lciudadanos deberá efectuarse permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.

CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.

DATO: Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una investigación.

DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que realice con ellas alguna operación.

DIGITALIZACION: Es el proceso de convertir información analógica en formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptvarias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro formas, películas, efemérides, objet

tridimensionales.

DIPLOMATICA: Estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, principalmente paestablecer su autenticidad o falsedad.

DISPOSICIÓN FINA: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablde retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que registra información física.


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DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

DOCUMENTO BORRADOR: es un documento provisional preparatorio previo al ejemplar.

DOCUMENTO COPIA: Reproducción exacta de un documento.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuaen cumplimiento de sus objetivos y finalidades.

DOCUMENTO DISPOSITIVO: son aquellos donde su voluntad con intención de ser obedecida.

DOCUMENTO FACILATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta más de un vez por año. Este término se aplica al mismo tiempo acorrespondencia y a los expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen cerrado de un documento activo.

DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que abran de trascribirse al documento original.

DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidadintegridad.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.

DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las cuales la institución los crea.

DOCUMENTO VITAL: son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de ucuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados.

ENCUADERNAR: Coser o pegar unos a otros los pliegos u hojas que han de constituir un libro o cuaderno y ponerles unas tapas.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instanproductora en la resolución de un mismo asunto.

FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.

FOLIACION: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en más de un cuaderno, tomo o volumen.

FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas.

FOLIO RECTO: Primera página de un folio cuando son éstos y no las páginas los numerados.

FOLIO TESTIGO: Es la página que queda como prueba.

FOLIO VUELTO: Revés o segunda plana de la hoja del libro que no está numerada sino en la primera

FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de vida institucional sin un criterio archivístideterminado de organización y de conservación.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones actividades.

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización

conservación.


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GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus característicfundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

INFORMACION: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento dsujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

ISAAR: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias

ISAD: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos, a Instituciones.

LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel formatos y técnicas con una organización de agrupación la A-Z la conservación de estos es empastada en forma de libro.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS: la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de institucionarchivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos.

LIBRO: Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasdura o blanda lomo o hueco o adherido a la misma costura sobre cintas.

LISTADO: Producto del procesamiento de documentos, nóminas, listas de rayas, de asistencia, etc.

MARBETE: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo que contiene, la dirección a donde se manda, etc.

MICROFILMACION: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

MICROFICHAS: Fotografía que reproduce, a escala muy reducida, un documento de archivo.

NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

NUNCUPATORIO: Se aplica a las cartas o escritos en que se nombra a alguien para un empleo o dignidad, se le nombra heredero o se dedica una obra.

ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciondocumentales definidas en la fase de clasificación.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de uinstitución.

PAGINA: conjunto de cuatro hileras de vides formando un rectángulo, deriva. De pángere, hincar.

PAGINACON: Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PIEZA DOCUMENTAL: Unidad documental, físicamente separable, integrada por uno o varios documentos, reunidos físicamente, de mane

que pueden tratarse como unidad.

PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término de la vigencia, es pues tan concreto como el fin de esta. El término del plazo precaucionson se produce por un hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en

documento o su tramitación, o servir de sustento a otro documento ahora vigente

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposiciófísica de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series

unidades documentales.


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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentproducidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

PRODUCCION DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimcondiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia.

REGISTRO: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamente.

RECEPCION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos en Universidad, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepci

de documentos a fin de que sean controlados.

REPROGRAFIA: Rama de la Archivología que estudia al conjunto de procedimientos destinados a la reproducción de documentos.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene información según los materiales empleados además de los archivos en papexisten los archivos audiovisuales fotográficos fílmicos informáticos orales y sonoros.

SINTAXIS DE ARCHIVO INDIRECTO: Aquel en el que para localizar un expediente debe consultarse previamente el catálogo alfabétidebido a que la clasificación y ordenación de los expedientes no son evidentes.

TAQUIGRAFÍA: Arte de escribir tan aprisa como se habla, mediante la utilización de ciertos signos que simplifican la escritura.

THESAURUS: Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o expresiones del lenguaje natural y aquellos términnormalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas que existen entre otros términos.

TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo qexplícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. Es el que comporta el valor máximo porque todos los documentos s

creados para estar vigentes, no para ser estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como patrimondocumental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contendistintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

TRADICION DOCUMENTAL: Es el carácter o atributo de un documento de archivos, que se origina en el objetivo que persigue cada uno sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares en original, copia, borrador y minuta

TRAMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad colas tablas de retención y de valoración documental vigentes.

TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia cada etapa del ciclo vital.

TVD: Tablas de valoración documental Historia Institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento y finalización (en caso de liquidacióde la institución señalando los actos administrativos de reestructuración.

TUMBO: Libro grande de pergamino de la iglesias, monasterios y comunidades, donde están copiados sus privilegios.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organización de archivos o un grupo de organizaciones de archivos regidos por un solo director o por usola administración.


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UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Cualquier unidad física de material de archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etdisponible en las salas de estudio.

UNIDAD DE CONSERVACION: Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupadcon ganchos o costuras la archivista se define como la unidad de conservación en base a cualquier archivo.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando esconstituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

VALE: Papel o seguro que se hace a favor de uno obligándose a pagarle una cantidad de dinero.

VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividade

VIGENCIA: La vigencia puede definirse en sí misma como la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar

XEROGRAFÍA: Procedimiento fotográfico para la reproducción de documentos escritos, impresos o dibujados.

BIBLIOGRAFIA

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NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FECHA

LUCELY POSADA

LUZ MARINA FONSECA B.

Instructora

Instructora

Gestión Talento Humano

Gestión Talento Humano

20 de febrero de 2016

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Guia de Aprendizaje 48 Nómina. SENA

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