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Guía práctica sobre cómo redactar notas

de prensa

Comunicación

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Enero de 2018

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Índice de contenidos

5 Ele-mentos

a incluir en una nota de

prensa

6 El len-gua-

je en las notas de

prensa

7 Cuatro pasos

para redac-tar una nota de prensa

8 Pre-guntas

frecuentes

1 ¿Han muerto

las notas de prensa?

2Estruc-tura de

una nota de prensa

3 Las 5W del

periodismo4 La

pirámide invertida

UpsideDown Comunicación www.upsidedowncomunicacion.com 3

¿Han muerto las notas de prensa?

“Nos ayudan a saber qué pasa más allá de las fuentes oficia-les.”

N o son pocos los gurús de la comunicación que han pronosticado la muerte de las notas de prensa en varias ocasiones, sin embargo esta sigue siendo el principal recurso (aunque no el único) que utilizan las organizaciones y empresas para dirigirse a los medios

de comunicación.

De igual manera, las notas de prensa siguen siendo utilizadas por los y las periodistas de las redacciones para ir más allá de las fuentes oficiales, conocer lo que está pasando afuera e intentar dar con un hecho noticioso novedoso y relevante que les permita escribir una noticia o reportaje de impacto.

Así que si tuviéramos que responder a la pregunta de si la nota de prensa está muerta, diríamos que no. De hecho, para muchas organizaciones pequeñas y medianas es el único recurso a su alcance para conectar con periodistas y tener un espacio en los medios de comunicación.

“Las notas de prensa son geniales para re llenar huecos.”

“Siguen siendo imprescind-ibles en nuestra rutina de trabajo diaria.”

Las periodistas dicen...


El objetivo de este docu-mento es enseñarte a redactar no-tas de prensa que sean efectivas y que pasen los filtros necesarios para que el o la periodista la lea y va-lore su publi-cación.

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Centrar la relación con los medios de comunicación únicamente en el envío de notas de prensa no es lo más efectivo, pero no es el momento ni el lugar de desgranar las acciones de relaciones públicas que podríais llevar a cabo en tu organización para contar con más apariciones en medios. No obstante, si te interesa el tema, escríbenos y nos pondremos manos a la obra a redactar un ebook más exhaustivo sobre este tema ;)

El objetivo de este documento es enseñarte a redactar notas de prensa que sean efectivas y que pasen los filtros necesarios para que el o la periodista la lea y valore su publicación.

¿Sabes cuántas notas de prensa recibe un/a periodista cada día? Más de 150. Imagínate el tiempo que tardaría solamente en leer todas ellas y decidir cuáles tienen cabida y cuáles no en el medio en el que trabaja.

Con esto ya te estoy dando una primera pista. Y esa es que los profesionales del periodismo no leen todas las notas que les llegan, sino que van escaneando rápidamente los asuntos de los emails, activando su olfato periodístico, en busca de una noticia que no solo sea publicable, sino que trate sobre un tema que esté dentro de la agenda del medio y que además, sea de interés general.

Además de enviar notas de prensa...habrás de realizar otras acciones para mejorar la relación con los medios

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Para que una nota de prensa vea la luz, habrá de pasar por varios filtros. El primero será el asunto del email. Asegúrate que en él haces ref-erencia al hecho noti-cioso y de actualidad.

Aquí ya te estoy dando varias pistas, que explicaré por encima porque, como digo, no es el momento ni el lugar de adentrarme en estos aspectos:

1Cuida mucho el

“asunto” del email, es el primer filtro.

2Asegúrate de que la

nota de pren-sa hace ref-erencia a un hecho actual y publicable (que sea de interés).

3 Conoce al me-

dio al que te diriges. Cada uno tienen sus temas prioritarios y has de adap-tarte a ellos si quieres tener éxito.

4Conoce al peri-

odista al que te diriges: no le envíes una noticia sobre el proyecto de tu ONG en Angola al periodista encargado de sucesos.

Dicho esto, creo que ha llegado el momento de adentrarnos en la materia.

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Estructura de la nota de prensa

Cuando desde tu organización decidís enviar una nota de prensa a un medio de comunicación lo que estáis haciendo es, en realidad, hacer el trabajo del o la periodista.

No se trata de intrusismo, no me malinterpretes, simplemente tu estrategia final es que la nota de prensa que envías se publique lo más íntegramente posible. Es decir, que entre lo que envías y lo que ve la luz, haya las mínimas diferencias posibles.

Para que eso sea posible, eres tú quien tiene que hacer el esfuerzo de adaptarse a la forma de trabajar de los medios de comunicación, y no al revés. En periodismo se tra-baja con estructuras muy definidas y claras, que será necesario que integres en la re-dacción de una nota de prensa, si quieres que esta acabe viendo la luz.

De esta manera, cuando el o la periodista abra el email, no verá nada que no reconozca y lo tomará en valor. Si se encuentra con un texto o con un lenguaje (luego lo veremos) con el que no suele trabajar, seguramente acabará descartando tu nota de prensa. Re-cuerda, tiene 149 más en la bandeja de entrada para elegir.

Aunque tu objetivo es llegar a la audiencia del medio de comunicación en cuestión, a quien te estás dirigiendo en una primera instancia es a un/a periodista, con la cual es esencial que “hables su idioma”.


1TITULAR Pon mucha at-

ención al titular de tu nota de prensa, ya que este va a ser el segundo filtro que haya de pasar, por detrás del asunto del email. Huye de los titula-res donde tu orga-nización es la pro-tagonista, porque eso normalmente no aporta valor a la noticia. Busca un hecho noticioso y actual que sirva como gancho y utilízalo como titular.

2SUBTÍTULO Es una frase

corta (de una o dos líneas) que contribuye a con-textualizar el titular. Aunque no hay normas inamovi-bles, por lo general este sí suele ser un buen lugar donde nombrar a tu ONG.

3ENTRADILLA Es un pár-

rafo de unas 4 o 5 líneas que resume la noticia. Aunque se suele utilizar en noticias o reportajes largos, ayudará al o la periodista a tener una idea más clara sobre el hecho noticioso y su publicabilidad sin necesidad de leer el texto completo.

4CUERPO DEL TEXTO

Hace referencia al desarrollo de la noticia. En este punto es impor-tante que sigas dos reglas fundamental-es que explicamos a continuación: las 5W del periodismo y la pirámide inver-tida.

Otros elementos como el pie de foto es fundamental cuando envíes fotografías para completar la noticia, algo muy recomen-dado. El pie de foto ha de describir lo que se ve en la imagen.

Para que la nota de prensa se adapte al estilo periodístico ha de tener los siguientes elementos:

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Las 5W del periodismo

1. WHAT - QUÉ: qué ha pasado.2. WHO - QUIÉN: qué o quiénes están involu-crados en el hecho.3. WHEN - CUÁNDO: la fecha de los hechos, recuerda que los medios se deben a la ac-tualidad.4. WHERE - DÓNDE: dónde ha sucedido la noticia.

5. WHY - POR QUÉ: cuáles son los ante-cedentes y el contexto del hecho noticioso.

Las 5W forman parte de los fundamentos del periodismo y se llevan estudiando en las facultades de comunicación desde los inicios de esta actividad profe-sional. De hecho, por mucho que haya cambiado el entorno con la irrupción de los medios online y las redes sociales, las 5W siguen tan vigentes como hace cincuenta años. Están tan integradas en el ámbito periodístico y en el de los

medios de comunicación que, aunque no sepas exactamente a qué se refieren, seguro que las has escuchado alguna vez.

Si observas las noticias de los periódicos (en papel o digital), la radio o la televisión verás que en todas las piezas informativas se responden a cinco preguntas fundamen-tales que son las 5W (por su traducción al inglés). Aquí las explicamos:

Las 5W


Y no te olvides de responder esta sexta pregunta...

HOW - CÓMO: que será relevante cuando el procedimiento o pro-cedimientos sea una pieza fundamental para la compresión de la noticia.

Si no se responden a estas preguntas, se considera que la noticia está incompleta y deja información relevante en el tintero. Y sobra decir que una noticia incompleta no pasará el filtro necesario para que el o la periodista contemple tu nota de prensa para su publi-cación.

Como es lógico, dependiendo del hecho noticioso que queramos contar, el protagonismo recaerá sobre una pregunta o W u otra. Por ejemplo, si quieres contar la colaboración de una persona famosa en un proyecto de tu ONG, el quién será la información más relevante. Sin embargo, si la importancia recae en una fecha, la celebración de un día mundial por ejemplo, la noticia girará en torno al cuándo y al por qué.

Es decir, hay que ir respondiendo a las preguntas (Ws) según la importancia que tengan en la noticia.

¿Qué orden seguir a la hora de responder a las 5W? Pues es en este punto donde vamos a hablar del siguiente elemento funda-mental: la pirámide invertida.

Si no se responden a estas pre-guntas, se considera que la noti-cia está in-completa. Y sobra decir que una noticia in-completa no pasará el filtro nece-sario para que el o la periodista contemple tu nota de prensa para su publi-cación.

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La pirámide invertida

La pirámide invertida es la forma por excelencia de estructurar la información en el ámbito del periodismo y se re-fiere a ordenar los hechos de mayor a menor relevancia.

Es decir, el primer párrafo debe responder a las 2 o 3 preguntas fundamentales de la noticia. El segundo

párrafo puede responder a 1 o 2 preguntas más y el tercer párrafo la pregunta que quede.

En el resto de párrafos se incluirá la información secundar-ia que será útil para contextualizar la información pero que,

de alguna manera, es prescindible en lo que al entendimien-to completo de la noticia se refiere.

Es decir, en el ámbito periodístico no existen los primeros pár-rafos que cuentan el final para enganchar al público e invitarle

a leer el resto de la noticia; tampoco tienen cabida las preguntas retóricas u otros recursos utilizados para captar la atención del lec-

tor (y que sí son usados en el ámbito de la blogosfera).

Para que lo veas claro, vamos a analizar el siguiente ejemplo práctico:

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¿A QUÉ SE DEBE ESTA ESTRUCTURA?

En la prensa escrita el espacio es limitado y muchas veces las y los periodistas escriben sus noticias sin saber el hueco que van a tener realmente, ya que es-tán a expensas de la contratación publicitaria. Cuando se les adjudica el espacio, si la noti-cia completa no cabe, se eliminan los últimos párrafos asegurándose de que no se pierde la información relevante. Aunque en los medios digitales el espacio es “infinito”, la estructura de la pirámide invertida se ha mantenido igual-

mente.



1ENCABEZADO Coloca el logo

de tu organización en el encabezado de la nota de prensa, junto con un título que diga “nota de prensa” para que el o la periodista identi-fiquen inmediata-mente lo que están viendo.

2CUERPO DEL TEXTO

Antes del primer párrafo coloca el lugar y la fecha. Suele colocarse entre paréntesis y en negrita Ej: (Ma-drid, 10 de enero de 2018).

3PIE DE PÁGINA Tras el cuerpo

del texto de la no-ticia deja un hueco para un breve texto corporativo sobre tu organización. Ex-plica quiénes sois y una breve re-seña sobre vuestra trayectoria.

4INFORMACIÓN DE CONTACTO

Es fundamental que incluyas la infor-mación de contacto de la persona de prensa (nombre, email y teléfono) para que el o la periodista pueda llamaros en caso de dudas o de que quiera ampliar información.

Pónselo fácil al o la periodista. Que sepa desde el principio qué es lo que está recibiendo y quién le envía la nota de

prensa.

Evita que la o el periodista tenga que averiguar quiénes sois facilitándole esa información en la propia nota de

prensa.

Aunque parezca men-tira, en las notas de prensa muchas veces se obvia la fecha. In-cluirla es fundamental porque sin actualidad

no hay noticia.

Es fundamental que atiendas las peticiones del periodista. La disponibilidad es importante para entablar relaciones duraderas y

fructíferas.

Elementos a incluir en una nota de prensa

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A continuación puedes ver un ejemplo de cómo se dis-tribuyen los elementos explicados en una nota de prensa.

Aunque parezca men-tira, en las notas de prensa mu-chas veces se obvia la fecha. Incluirla es fundamen-tal porque sin actualidad no hay noticia.


El lenguaje en las notas de prensa

El lenguaje utilizado en las notas de prensa también ha de adaptarse al lenguaje periodístico que puedes ver en las noticias de un periódico, en la radio o en la televisión.

Para comenzar, un punto muy importante es que la nota de prensa sea objetiva. De esta manera, el lenguaje que emplees ha de ser igualmente objetivo, es decir, ha de estar escrito desde un punto de vista neutro. Bajo esta premisa, como puedes imaginar, los adjetivos calificativos están totalmente fuera de lugar.

Recalcamos este punto porque no son pocas las notas de prensa que hemos visto en las que, en un afán de dejar a la organización en buen lugar, se utilizan palabras con connotaciones positivas, e incluso directamente adjetivos graduales o calificativos.

Es lógico que los gabinetes de prensa de la organización envíen notas de prensa para proyectar una imagen positiva de la entidad, pero este afán no ha de trasladarse bajo ningún concepto al lenguaje empleado. Los hechos ya hablan por sí mismos, no es necesario que los refuerces con un lenguaje subjetivo. Este tipo de lenguaje lo dejare-mos para el ámbito de la publicidad o para los medios propios (página web, blog, redes sociales, etc.).

De hecho, te animo a que revises un periódico y leas algunas noticias para que veas que este lenguaje no es propio del periodismo. Los autores de crónicas, columnas de opinión e incluso reportajes (en menor medida) sí que dan rienda suelta a su subjetivi-dad, pero las noticias propiamente dichas, son neutras y objetivas. Porque lo importante son los hechos.


OBJETIVONEUTROCLAROPRECISOBREVEDIRECTO

CON VERBOS DE ACCIÓN

Len-guaje

Además de la objetividad, tu texto ha de ser conciso y escrito en un lenguaje directo y claro. Cualquier persona ha de ser capaz de entender la nota de prensa. Una práctica habitual para asegurarte que cumples con este requisito es mostrarle el texto a personas fuera de tu ámbito de trabajo, por ejemplo un amigo o un familiar. ¿Entienden el texto? Si es así, el lenguaje será el adecuado. Si se pierden entre tecnicismos, habrá que aterrizar los conceptos aún más.

Por otra parte, la concisión es fundamental. Para que te ha-gas una idea, se trata de decir lo que quieres decir utilizando el mínimo de palabras posible. Estamos acostumbrados a pensar que detrás de un texto largo hay más conocimiento o trabajo. Pero esto no siempre es así. A veces hay mucha “paja”, palabras vacías y giros complicados que solo hacen que hacer complejo lo que debería ser sencillo.

Y, por último, es fundamental utilizar los verbos de acción y las voces activas en lugar de las pasivas. No es lo mismo decir “la campaña ha sido presentada por la Presidenta de la ONG” que “La Presidenta de la ONG ha presentado la campaña”. O decir, “hacer uso” en lugar de “usar”, “ha dado a conocer” en lugar de “ha expuesto”, etc.

Es lógico que los gabine-tes de prensa de la orga-nización en-víen notas de prensa para proyectar una imagen posi-tiva de la enti-dad, pero este afán no ha de trasladarse bajo ningún concepto al lenguaje em-pleado. Los hechos ya hablan por sí mismos, no es necesario que los refuerces con un len-guaje subje-tivo.

1EN DOS COLUMNAS

Establece dos columnas: en una escribirás la infor-mación fundamen-tal y en la otra los detalles.

2LAS 5W DEL PERIODISMO

Responde a las 5W (y al sexto elemen-to si fuera nece-sario), dividiendo la información entre lo que es fundamental y lo que son det-alles (prescindible).

3JERARQUIZA LA INFORMACIÓN

Al lado de cada respuesta de la columna de la información funda-mental, marca con números la priori-dad de esa infor-mación. El 1 será lo más prioritario y por tanto, lo que debe aparecer en la primera columna.

4REDACTA LA NOTA

Ves dándole forma a la nota de pren-sa. Cuando tengas toda la información relevante distribuida por párrafos, co-mienza a ordenar los detalles.

Un párrafo, una idea...

Como hemos dicho en el apartado del lenguaje el texto de una nota de prensa ha de ser claro y conciso. Por ello, intenta que en cada párrafo se desarrolle una idea principal o, lo que es lo mismo, se responda a una de las preguntas.

Evidentemente en los primeros párrafos se responderán a varias de ellas porque habrá varios aspectos importantes en el mismo lugar de la jerarquía. Pero una vez hayas men-cionado esa información intenta no exponer más de una idea por párrafo.

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4 pasos para redactar una nota de prensa


Preguntas frecuentes

¿Cómo de larga ha de ser una nota de prensa?

No hay una respuesta inequívoca para responder a esta pregunta. Dependerá del hecho noticioso y de la información que sea necesaria para la completa comprensión de la noticia. No hay un mínimo, pero sí diría que hay un máximo.

Como norma general evitaría que las notas de prensa excedieran las dos páginas (es decir, un folio por delante y por detrás a lo sumo). Si el o la periodista consideran que la noticia vale la pena para un reportaje más extenso, contactará contigo para ello.

Evidentemente, hay excepciones. Como por ejemplo, cuando se presenta un informe. Normalmente estas notas son largas porque presentan los resultados obtenidos incluso con gráficos.

¿Envío la misma nota de prensa a todos los medios de comunicación?

Sabemos que siempre vas a contrarreloj en el trabajo y que esta respuesta seguramente no te vaya a gustar, pero para ser sinceros y hacer las cosas bien del todo, es impor-tante que la nota de prensa se adapte al medio en la medida de lo posible.

No es lo mismo la forma de funcionar de la prensa escrita, la radio y la televisión, por ejemplo. El ritmo es más trepidante en el caso de los dos últimos medios. Por su parte, la televisión cuenta con el apoyo de imágenes, por lo que el texto pierde peso. En el


caso de la radio, sin embargo, al no contar con imágenes en las que apoyarse, es im-portante que el texto sea más descriptivo, las cifras se redondeen, etc.

Por otra parte, también habría que adaptar la nota de prensa según si el medio es lo-cal, nacional, es generalista o especializado. Cada medio se dirige a un tipo de público y, por tanto, tendrá intereses diferentes. Si logras adaptarte a cada uno de ellos, pasarás otro filtro importante.

¿He de adjuntar algún recurso?

Sí. Para el caso de la prensa escrita (offline y online) habrás de adjuntar fotografías con sus respectivos pies de foto. Recuerda que las imágenes han de ser representativas de lo que se está contando y han de ser de calidad.

En el caso de la TV habrás de facilitar imágenes de la noticia o de recurso para que puedan montar la pieza informativa.

Y en el caso de la radio, será importante que envíes cortes de voz. Ello le aportará valor tanto informativamente hablando como a la hora de pasar otro filtro más.

¿Cuándo envío la nota de prensa?

Para responder a esta pregunta habrás de preguntarte qué día quieres que la publiquen y remitirla la mañana anterior, dos días antes a lo sumo.

Si la nota de prensa hace mención a un evento que no se puede anticipar, pongamos por ejemplo, una acción de movilización ciudadana, se enviaría el mismo día que tiene lugar para que los medios se hagan eco de la noticia al día siguiente.

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Y después de enviarla, ¿qué?

Después de enviar la nota de prensa es importante hacer seguimiento. Llamar a la re-dacción para comprobar que han recibido correctamente la nota de prensa y contarles de viva voz cuál es el hecho noticioso, intentando persuadir al o la periodista para que lo publique. Igual que os recomendamos esto, también os advertimos que hay que evitar ser pesados y acribillar a llamadas o mensajes. Como en cualquier relación humana, es importante utilizar el sentido común.

Por supuesto, parte del seguimiento será ver en qué medios ha salido publicada la noti-cia y hacer un clipping con ello.



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