“Guía práctica para implementar un Sistema de Gestión en su empresa”

23 DE SEPTIEMBRE DE 2013

ING. ROCÍO GUTIÉRREZ DÁVILA

¿Qué es un Sistema de Gestión?

NOTA: Un sistema de gestión de una organización (3.3.1) podría incluir diferentes sistemas de gestión, tales como un sistema de gestión de la calidad (3.2.3), un sistema de gestión financiera o un sistema de gestión ambiental.

3.2.1 sistema conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

3.2.2 sistema de gestión sistema (3.2.1) para establecer la política, los objetivos y para lograr dichos objetivos.

¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

Un SG es una forma de trabajo en la que se requiere la mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de la organización; esto le permite a la empresa aprovechar y desarrollar su potencial. Un SG formaliza una estructura operacional de trabajo, documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales; apoyados de los siguientes elementos:

1. Estrategias; 2. Estructura organizacional; 3. Recursos; 4. Procesos y 5. Documentos (internos y externos)

¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

1.Estrategias

- Políticas, objetivos y lineamientos del SG aplicable a la organización.

- Alineadas a los resultados que la organización

desee obtener.

¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

2. Estructura Organizacional

- Definir y establecer una estructura de responsabilidades, autoridades y de flujo de la comunicación dentro de la organización.

DG

Gerencia de Operaciones

Gerencia de Ventas

Gerencia de Administración y

Finanzas

STAFF

¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

3. Recursos

• Definir asignaciones claras del personal,

• Equipo y/o maquinarias necesarias para la producción o

prestación del servicio,

• Determinar el ambiente de trabajo y

• Identificar y asignar el recurso financiero necesario para apoyar

la implementación, mantenimiento y mejora del SG.

¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

4. Procesos

- Determinar e implementar los procesos, actividades y

procedimientos requeridos para la realización del producto /

servicio.

- Alineados al logro de los objetivos

- Definir las actividades de seguimiento y control para la

operación eficaz de los procesos.

¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

- Manual del SG; - Procedimientos, - Mapeos de proceso, - Planes de control, - Instrucciones de trabajo, - Registros y - Normas - Leyes - Reglamentos

5. Documentos (internos y externos)

¿Por qué son necesarios los Sistemas de Gestión ?

Porque permiten a la organización, aprovechar y desarrollar su potencial para enfrentar los retos y desafíos del mercado actual.

Globalización

Competitividad

Capacidad de

adaptación

Velocidad de los cambios

Tecnología

Crecimiento

Rentabilidad

La implementación eficaz de un sistema de gestión puede ayudar a la organización a:

Reducir costos Mejorar la eficacia operativa

Aumentar la satisfacción de clientes y partes

interesadas

Lograr mejoras continuas

Proteger la marca y la reputación Potenciar la innovación

Gestionar los riesgos sociales,

medioambientales y financieros

Eliminar las barreras al comercio

Aportar claridad al mercado

1. Estrategias, 2. Operaciones, 3. Calidad del producto y 4. Mejorar el nivel del

servicio.

La implementación eficaz de un sistema de gestión permite a la organización actualizar:

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 1. Decisión y compromiso de la alta dirección para implementar el SG

3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG aplicables a la organización

Nombramiento del líder o Coordinador del SG

Contratación de consultoría de un consultor externo 2. Autoevaluación o Diagnostico externo

5. Inicio del Proyecto

Capacitación en la(s) norma(s) del sistema de gestión.

4. Planeación del Proyecto

6. Implementación y medición del SG

7. Auditoría interna del SG

8. Revisión del SG

Integración del comité de trabajo

Selección y capacitación del equipo auditor

9. Auditoría de certificación del SG Contratación del organismo de 3ª- parte.

Capacitación al equipo auditor.

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

1. Decisión y compromiso de la alta dirección para implementar el SG

Estar convencido de las ventajas de tener una herramienta administrativa que ayude al negocio a mejorar continuamente.

Estar informado de que es un sistema de gestión y los retos que conlleva implementarlo en su organización.

2. Autoevaluación o Diagnostico externo

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

Determinar el estado que tiene la organización vs. el sistema de gestión que se desea implementar (calidad, ambiental, seguridad en los alimentos, seguridad en la información, seguridad y salud en el trabajo, etc.)

3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG aplicables a la organización

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad

ISO 22000 Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria

ISO 14000 Sistema de Gestión Ambiental

ISO 18000 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

ISO 27000 Sistema de Gestión de seguridad de la Información

ISO 50001 Gestión de la energía

Identifica y controla los riesgos de seguridad alimentaria El uso eficiente de

la energía ayuda a: - ahorrar dinero y - -conservar los

recursos y - hacer frente al

cambio climático

Productos y servicios cumplen con los requerimientos del cliente

Identifica y controla su impacto y comportamiento ambiental.

Identifica riesgos, amenazas y vulnerabilidades en el manejo de la información.

Ayuda a prevenir y controlar los riesgos en el lugar de trabajo .

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

4. Planeación del Proyecto:

Objetivo del proyecto, Alcance Duración Recursos ¿Quién, Qué, Cómo,

Cuándo, Dónde?

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

5. Inicio del proyecto Programa de concientización- Compromiso y

liderazgo de la dirección: ¿Qué resultados hemos obtenido? ¿Porqué es necesario implementar un SG? ¿Qué sistema vamos a implementar? ¿Qué necesitamos? ¿Qué nos toca hacer? ¿Cuál es la meta? ¿Lo podemos lograr? ¿Cómo nos mantendremos informados?

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? Programa de desarrollo y validación de los

documentos del SG Política, objetivos e indicadores de los procesos. Identificar los procesos Estructura organizacional, responsabilidades, autoridad y

comunicación Desarrollar los documentos y registros Difundir los documentos del SG

5. Inicio del proyecto

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

6. Implementación y medición del SG

Monitoreo de la aplicación de los procedimientos, Medición de los objetivos e indicadores de los

procesos, Generar acciones correctivas y preventivas

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

7. Auditoría interna del SG

Planear las auditorías internas, Evaluación objetiva e imparcial, Identificar las áreas de oportunidad del SG, Implementar acciones preventivas y correctivas

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

8. Revisión del SG

Información relacionada al desempeño del SG

Análisis de los resultados

Mejora continua del SG.

¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

9. Auditoría de certificación del SG

Cotización y selección del organismo de certificación Revisión documental Auditoria de certificación Auditoria de mantenimiento Recertificación

El sistema de gestión es una herramienta administrativa que debe ser parte de las estrategias de la dirección para ayudar a su negocio a:

Enfrentar los retos del mercado actual.

Asegurar que las operaciones comerciales sean lo más eficientes posible,

Aumentar la productividad y

Mejorar continuamente.

Conclusiones

Gracias por su atención

Ing. Rocío Gutiérrez Dávila 044 55 54369989 iolani@prodigy.net.mx