GUÍA PRÁCTICA “ Adaptación a las nuevas normas UNE-EN ISO ... · UNE-EN ISO 9001:2015 y/o ....

GUÍA PRÁCTICA “ Adaptación a las nuevas normas

UNE-EN ISO 9001:2015 y/o UNE-EN ISO 14001:2015”

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PRESENTACIÓN

ADOK CERTIFICACIÓN

es un “nuevo” proyecto en el mundo de la

Certificación y la Auditoría.

Se constituye en el 2014 sobre unas sólidas raíces avaladas por un equipo

humano que acumula más de una década de experiencia en certificación y

auditorías dirigiendo y gestionando entidades acreditadas a nivel nacional.

ADOK CERTIFICACIÓN, mas que una certificadora:

Conscientes de las necesidades del mercado

Cercana al cliente, agil, innovadora y generadora de nuevas ideas en el

mercado

Auditando normas reconocidas a nivel nacional e internacional pero

tambien evaluando requisitos particulares

Mirando al futuro para anticiparnos a las demandas del mercado.

¿POR QUÉ ESTA GUÍA?

Porque ADOK es una de las primeras entidades en obtener la acreditacion

de ENAC para certificar segun ISO9001:2015 e ISO14001:2015

Porque es el resultado de multitud de reuniones y jornadas con consultores

y profesionales en sistemas de gestion

Porque tiene un lenguaje sencillo y directo

Porque es eminentemente practico

Porque tiene ejemplos practicos y realistas

Porque hay ejemplos de diferentes sectores y actividades

Porque es la ayuda perfecta para afrontar la transicion a las nuevas normas

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CAMBIOS GENERALES

Uno de los cambios más relevantes en ambas normas es el cambio en la estructura.

Desde ahora todas las normas que se publiquen tendrán LA ESTRUCTURA DE

ALTO NIVEL.

Esto implica una mayor facilidad para la integración, ya que todas ellas tienen el

mismo esquema y los mismos capítulos:

ESQUEMA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL

1. Objeto y campo de aplicacion

2. Referencias normativas

3. Terminos y definiciones

4. Contexto de la organizacion

5. Liderazgo

6. Planificacion

7. Apoyo

8. Operacion

9. Evaluacion del desempeno

10. Mejora

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CAMBIOS GENERALES

A continuación se detalla la correspondencia de los puntos de la estructura de alto

nivel entre las normas:

ISO 9001:08 / ISO 9001:2015

ASPECTO ISO9001:2015 ISO9001:2008 Contexto de la organización 4.1/4.2 -- Determinación alcance 4.3 4.2.2 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 4.4 4.1/4.2.1/4.2.2 Liderazgo y compromiso 5.1 5.1/5.2 Política de calidad 5.2 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades 5.3 5.5 Planificación 6.1 5.4.2 Objetivos 6.2 5.4 Gestión de cambios 6.3 -- Recursos - generalidades 7.1.1 6.1 Recursos - personas 7.1.2 -- Infraestructura 7.1.3 6.3 Ambiente 7.1.4 6.4 Recursos de seguimiento y medición 7.1.5 7.6 Conocimientos 7.1.6 6.2 Competencia 7.2 6.2 Toma de conciencia 7.3 6.2 Comunicación 7.4 5.5 Documentación 7.5 4.2.3/4.2.4 Planificación y control operacional 8.1 7.1 Comunicación con el cliente 8.2 7.2.3/7.5.4 Determinación y revisión de los requisitos de los productos y servicios

8.2.2/8.2.3 7.2.1/7.2.2

Diseño y desarrollo 8.3 7.3 Procesos, productos y servicios contratados externamente

8.4 7.4

Control de la producción y prestación del servicio

8.5.1 7.5.1/7.5.2

Identificación y trazabilidad 8.5.2 7.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores

8.5.3 7.5.4

Preservación 8.5.4 7.5.5 Actividades posteriores a la entrega 8.5.5 7.5.5 Control de cambios 8.5.6 -- Liberación de los productos y servicios 8.6 8.2.4 Control de salidas no conformes 8.7 8.3 Satisfacción del cliente 9.1.2 8.2.1 Análisis y evaluación 9.1.3 8.4

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CAMBIOS GENERALES

ASPECTO ISO9001:2015 ISO9001:2008 Auditoría interna 9.2 8.2.2 Revisión por la dirección 9.3 5.6 Mejora 10 8.5

ISO 14001:04 / ISO 14001:2015

ASPECTO ISO14001:2015 ISO14001:2004 Comprensión de la organización y su contexto 4.1 - Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.2 -

Determinación de alcance 4.3 4.1 Sistema de gestión ambiental 4.4 4.1 Liderazgo y compromiso 5.1 Política 5.2 4.2. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 5.3. 4.4.1.

Riesgos y oportunidades 6.1./6.1.1. Aspectos ambientales 612 431 Requisitos legales 613 432 Planificación de acciones 6.1.4 Objetivos. Planificación de acciones para lograr los objetivos 621/622 433

Recursos 7.1 441 Competencia Toma de conciencia

7.2. 7.3 442

Comunicación 741/742/743 443 Información documentada 751/752/753 444/445/454 Planificación y control operacional 8.1. 446 Emergencias 8.2. 4.4.7. Seguimiento y medición 911 451 Cumplimiento de requisitos 912 452 Auditoria interna 921/922 455 Revisión por la dirección 9.3. 4.6. Mejora 10.1/10.3 No conformidad y acción correctiva 10.2 453

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CAMBIOS GENERALES

Otros cambios relevantes de las nuevas normas:

Pensamiento basado en Riesgos y oportunidades

Se elimina el concepto de acción preventiva.

Registros y documentos pasan a denominarse “información

documentada”.

Se introduce el concepto de Gestión del Cambio

En calidad se revisa el lenguaje y se amplıa a los servicios se aclara como

abordar el enfoque a procesos y se amplıa el concepto de cliente a parte

interesada.

En medio ambiente se incluye el concepto de análisis de ciclo de vida

Las nuevas normas:

Estan alineadas con la GESTION ESTRATEGICA de la organizacion. Tanto la

calidad como el medio ambiente tienen que contribuir a la mejora del

negocio.

Requieren mas implicacion y control por parte de la DIRECCION

Nuevos conceptos y nuevo enfoque:

Análisis del contexto y las partes interesadas

Mayor Liderazgo

Gestión de Riesgos

Enfoque al Análisis de Ciclo de Vida

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ANALISIS DE LOS CAMBIOS

Analizaremos los cambios mediante dos casos prácticos que se detallan a continuación:

FABRICANTE DE COCHES DE JUGUETE TELEDIRIGIDOS

UBICACIÓN: Polıgono Industrial

Pertenece a un grupo empresarial sueco que es quien aporta el diseno, las homologaciones y las instrucciones de montaje

La fabricacion se basa en el montaje de piezas ya prefabricadas

El embalaje y la distribucion de los productos se realizan a traves de una empresa subcontratada

CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL

AREAS: Mecanica y Automocion

TIPO DE FORMACION: Formacion profesional basica y de grado medio Diseno y formacion para empresas

UBICACIÓN: Barrio periferico de una gran ciudad con un alto nivel de desempleo y exclusion social

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ENFOQUE A PROCESOS Y SU GESTIÓN

En la nueva norma desaparece el manual, pero, sı se debe documentar el alcance.

En calidad se puede excluir cualquier punto que no sea de aplicacion, siempre que la justificacion sea adecuada. Esta justificacion debe ser detallada y documentada.

En medio ambiente al igual que la norma anterior no puede excluirse ningun punto de la norma.

En un sistema integrado el alcance de ambas normas puede no ser el mismo Aplicandolo a los casos practicos que tenemos definidos:

FABRICA DE COCHES TELEDIRIGIDOS:

Alcance:

Fabricación de coches de juguete teledirigidos

Exclusiones:

Diseño, porque viene dado en todos los casos por la casa matriz

sueca, al igual que las instrucciones de montaje

CENTRO DE FORMACION PROFESIONAL:

Alcance:

Imparticion de formacion profesional basica y de grado medio en las areas de mecanica y automocion.

Diseno e imparticion de formacion en las areas mecanica y automocion.

Exclusiones: ----

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En calidad la norma incide en el enfoque a procesos como punto de partida del

sistema.

Aunque la norma no requiere documentación, se puede mantener un manual

donde se defina el diagrama general de procesos y una ficha de cada proceso que

incluya:

entradas y salidas

interacciones

documentos de apoyo

registros

responsables y autoridades

indicadores de medición relacionados

En cualquier caso, documentado o no, debe estar claramente definido y difundido.

Respecto a los procesos, la norma únicamente requiere que estén documentados

los INDICADORES (indicador, frecuencia, medición).

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FICHA DE PROCESO

PROCESO COMERCIAL Responsable: Director Comercial

Edición inicial 1/01/2016 Fecha de revisión 1/01/2016

Objetivo Potenciar las ventas de la organización. Garantizar que los requisitos estén correctamente definidos en las ofertas, los pedidos y los contratos. Garantizar que se dispone de capacidad para cumplir con los requisitos del cliente y del producto.

Entradas

Necesidades del mercado Necesidades de los clientes Información sobre la capacidad de producción Información sobre el stock disponible

Salidas Ofertas Pedidos aceptados Contratos aceptados

Interacción Almacén, producción, logística

Indicadores

% ofertas aceptadas en euros % ofertas aceptadas en numero % ofertas/pedidos/contratos con incidencias % modificaciones de requisitos por errores comerciales

Documentos de apoyo Procedimiento comercial Registro

Reclamaciones Devoluciones Satisfacción del cliente Ofertas/pedidos/contratos

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CONTEXTO Y PARTES INTERESADAS

La organización debe determinar el CONTEXTO y las PARTES INTERESADAS y el

resultado tiene que ser el marco de referencia para planificar el sistema y realizar

el análisis de RIESGOS Y OPORTUNIDADES.

La norma no pide que esté documentado el contexto ni las partes interesadas, pero

es recomendable.

Además el resultado debe ser revisado, por ejemplo anualmente.

Se deben determinar las expectativas y requisitos de las partes interesadas, y

decidir cuáles son requisitos del sistema

Posible contexto interno:

Situación económica y financiera de la empresa

Personal / Recursos Humanos

Capacidad de movilidad del personal

Conocimientos de los que dispone la organización

Polivalencia del personal y distribución del conocimiento

Estructura jerárquica de la organización

Tecnología existente en la empresa y la capacidad de acceder a nueva

tecnología

Instalaciones de la organización

Productos utilizados (Peligrosidad, almacenamiento,..)

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Posible contexto externo:

Entorno reglamentario: novedades legislativas.

Entorno social

Situación de mercado y movimientos de la competencia

Tecnología disponible en la actividad

Mercado único o diversificado

Producto único o diversificado

Situación económica general

Relación con los proveedores

Posibles partes interesadas:

Trabajadores, Trabajadores subcontratados

Accionistas

Sindicatos o comité de empresa

Clientes

Usuarios o consumidores

Autoridad – administración

Comunidades del entorno

Competencia

Asociaciones a las que se pueda pertenecer

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Trabajadores directos:

Trabajadores

Sindicatos

Inversores y propietarios

….

Clientes

Usuarios y consumidores

Trabajadores subcontratados de embalado y distribución

Competencia

Proveedores de piezas

Proveedores de mantenimiento de maquinaria

Empresa Matriz Sueca

Administración: autorizaciones, homologación,…

Empresas del entorno

Ayuntamiento de la ciudad donde está ubicada la empresa

….

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PARTES INTERESADAS EXPECTATIVAS

AYUNTAMIENTO

Mantener las licencias de actividad

Cumplir con los requisitos legales (industria, ruido,…)

Generar empleo y riqueza en el entorno

USUARIOS

Garantizar la seguridad del producto

Juguete atractivo para los usuarios

Ampliar la vida útil del juguete

PROVEDORES DE PIEZAS PARA MONTAJE DE PRODUCTO

Flexibilidad para cumplir los requisitos. Aumentar plazos para el suministro de las piezas. Claridad en los requisitos de pedidos

INVERSORES Y PROPIETARIOS

Que la empresa ejerza su función con todas las garantías y trabajos bien realizados.

Que la empresa tenga una reputación en el Sector.

Que sea rentable económicamente.

EMPRESA MATRIZ Mantener la buena imagen de la marca

CLIENTES

Aumentar la gama de productos

Cumplimiento de los requisitos del pedido (plazos, calidad,…)

Relación calidad-precio adecuada.

Recibir un producto que cumpla todos los requisitos pactados haciendo hincapié en la seguridad de los juguetes

Uso de materiales respetuosos con el medio ambiente

Conseguir una optimización de la energía durante el uso del vehículo para minimizar el consumo de baterías

TRABAJADORES

Mantenimiento del puesto de trabajo y cobro de salario y en la fecha prevista Desarrollo personal y profesional, satisfacción, formación, seguridad laboral, incentivos, buen ambiente de trabajo

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CONTEXTO INDICADOR Entorno Reglamentario: Cumplimos todos los requisitos legales que son de aplicación tanto de calidad, de seguridad como de medio ambiente

Nº Incumplimiento legales

Oferta disponible: Fabricamos un producto de alta gama, tenemos un alto número de modelos, de diferentes precios y prestaciones. Cada año Suecia diseña al menos 10 modelos nuevos entre los que elegimos para su comercialización.

Nº de modelos disponibles Nª de nuevos modelos anuales

Infraestructura: A pesar del alto número de modelos disponibles, el montaje la mayor parte de las veces es similar y la maquinaria que se utiliza no varía. El parque de maquinaria es antiguo y empiezan a tener incidencias y paradas.

Nº de paradas de producción por incidencias en maquinaria

Empresa Matriz: La comunicación es buena. Disponemos de un software que facilita la gestión de pedido. Disponemos de todas las instrucciones de montaje en el idioma de la central (alto número de trabajadores no saben ingles por lo que tenemos que traducir toda la documentación)

Plazo de entrega de pedidos desde la central

Competencia: Tenemos mucha competencia. En el mercado hay productos de gama más baja que el nuestro que se vende a precios con los que no podemos competir

% Ofertas rechazadas de clientes por precio

Relación con los proveedores: Proveedores de embalaje y distribución: Esta parte del proceso la tenemos totalmente externalizada, el proveedor tiene como único cliente nuestra organización, por lo que la capacidad de control sobre él es muy alta, realizamos auditorias mensuales, disponen de instrucciones de embalaje de nuestra organización y realizan un informe semanal con la evolución de los indicadores que nosotros hemos marcado. Las incidencias de este proceso son muy bajas en proporción al volumen de actividad que generan.

Nº de incidencias / nº de pedidos realizados Nº de incumplimientos detectados durante las auditorias

……

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Trabajadores directos:

Personal docente: teórico, talleres

Personal no docente: recepción, administración, bedeles, mantenimiento, personal de comedor,…

Sindicatos

Inversores y propietarios

Clientes: Alumnos , familias, tutores legales

Servicios subcontratados: Personal de comedor, mantenimiento, auxiliares, transporte (conductores de autobús, auxiliares)

Servicios sociales

Departamento de educación formación reglada

Empresas (FCT)

Medios de comunicación (por la labor social realizada)

Competencia. Otros centros de donde se derivan alumnos

Administración: autorizaciones, homologación, licencias, mantenimiento de instalaciones

Proveedores de material y maquinaria (talleres)

Entorno, vecinos,…

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PARTES INTERESADAS EXPECTATIVAS

ALUMNOS

MAS HORAS EN FCT

AUMENTAR LAS POSIBILIDADES DE INSERCION LABORAL UNA VEZ FINALIZADA LA FORMACION

SOLICITAN EN LAS ENCUESTAS POTENCIAR LAS PRACTICAS EN EMPRESA UNA VEZ FINALIZADO EL MODULO

FAMILIAS QUE LOS ALUMNOS TERMINEN CON ÉXITO SUS ESTUDIOS

INVERSORES Y PROPIETARIOS

AUMENTAR LA FACTURACION

MANTENER LAS HOMOLOGACIONES

POTENCIAR LA IMAGEN DEL CENTRO

SER UN REFERENTE TANTO POR LA CALIDAD DE LA FORMACION COMO POR LA MISION SOCIAL DEL CENTRO CON LOS ADOLESCENTES DEL ENTORNO

DOCENTES DE TALLERES

DISPONER DE LA TECNOLOGIA PUNTERA EN EL CENTRO PARA MEJORAR EL CONOCIMIENTO DE LOS ALUMNOS

…..

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Contexto Indicador Situación financiera: Hay buena comunicación con la dirección del centro, se realizan informes mensuales y reuniones semestrales. Hay una alta preocupación por la situación económica por la tendencia a la baja de la facturación, el beneficio y la tesorería. La situación económica aun siendo peor que otros cursos (la facturación se ha reducido) todas las plazas están cubiertas. Pero a medio plazo las previsiones son malas, solo tenemos dos especialidades y cada vez nos demandan otras áreas, especialmente las asociadas a nuevas tecnologías, como fabricación con impresión en 3D

Facturación Beneficio Tesorería Nº de consultas en la web Facturación % ocupación del centro

Recursos Humanos: Se realizan elecciones sindicales, disponemos de comité de empresa y no han surgido problemas aunque no se realizan las reuniones mínimas que la legislación exige Hay una alta implicación de los profesores. El absentismo está por debajo de la media del sector. La rotación es mínima, la plantilla es muy estable. Los resultados en las aulas son muy buenos.

Nº de reuniones anuales del comité % de alumnos que finalizan sus estudios % de alumnos aprobados absentismo

Clientes: Familias y tutores legales: Las encuestas de satisfacción que hemos realizado en los dos últimos años el resultado es excelente, las familias colaboran activamente en el centro.

Valor medio de las encuestas % de familias que participan en el centro en las actividades propuestas

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Contexto Indicador

Clientes: Alumnos: Las encuestas que realizamos tienen valores altos, siempre realizan propuestas que cuando podemos, las llevamos a cabo. Los alumnos, valoran muy positivamente el carácter social del centro. Aunque tenemos el metro a 200 metros de nuestras instalaciones todos los alumnos que pueden vienen en coche o en moto.

Media de valoración de las encuestas % de acciones realizadas de las propuestas por los alumnos % de alumnos que realizan ciclos superiores Nº de alumnos que utilizan el transporte publico

Recursos: Cada vez nos resulta más difícil conseguir empresas para realizar las prácticas de los alumnos, la crisis ha afectado mucho nuestra zona, y muchas de las empresas donde habitualmente enviábamos alumnos, han cerrado o están en situación critica

Nº de nuevas empresas de FCT

Instalaciones: Las infraestructuras son muy antiguas, el aula de motores aunque se ponen cubetos debajo de cada uno de ellos, el suelo es muy poroso y si hay algún derrame de aceite o combustible se impregnaría en el suelo y sería muy difícil su eliminación Los contadores de agua también son muy antiguos y no tenemos claro que midan bien

% de obras previstas realizadas Presupuesto asignado para rehabilitación del centro Nº de accidentes ambientales producidos Nº de accidentes ambientales Incidencias en las inspección del centro

Entorno Social: No siempre son conocedores de la labor que se hace en el centro, no tenemos incidencias pero pensamos que falta comunicación

Nº de quejas de vecinos

……

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RIESGOS Y OPORTUNJDADES

Se debe hacer un ANALISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES Segun la norma UNE EN ISO 9001:2015, se debe hacer un análisis de riesgos y oportunidades. Para ello se debe tener en cuenta:

Contexto de la organizacion y sus variaciones

Partes interesadas y sus requisitos y expectativas y el analisis de las

mismas

Cambios producidos y/o futuros

Resultados del seguimiento y medicion

El analisis de riesgos debe realizarse siguiendo una SISTEMÁTICA. Esta sistematica no tiene por que estar documentada pero sı definida. Según la norma UNE EN ISO 14001:2015, se debe hacer un análisis de riesgos y oportunidades. Para ello se debe tener en cuenta:

Aspectos ambientales

Requisitos legales y otros requisitos

Otras cuestiones y requisitos identificados en el contexto y partes

interesadas

La organizacion debe determinar las situaciones de emergencia

potenciales asociadas al alcance.

El análisis de riesgos debe realizarse siguiendo una SISTEMÁTICA y en el caso de medio ambiente debe estar documentada

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La norma no establece la metodología para realizar la evaluación de riesgos y

oportunidades, puede ser cualitativa o cuantitativa, dependerá del tipo de

organización, lo importante es que el resultado sea completo y acorde a la

situación de la organización.

Ejemplos de métodos:

DAFO

Método binario de probabilidad y consecuencias o impacto

Combinación de DAFO y método binario

ISO31000: se puede tener en cuenta

Como resultado del análisis, se deben identificar los riesgos y oportunidades y

establecer un PLAN DE ACCIONES relacionado.

Este plan de acciones se debería documentar de manera completa (recursos,

responsables, acciones concretas, plazos, seguimiento, valoración de eficacia, etc.).

Podríamos decir que estas acciones son las antiguas acciones preventivas.

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FORTALEZAS DEBILIDADES

Capacidades especiales y

características de la empresa que

le permiten contar con una ventaja

sobre sus competidores

Aquellos factores de la empresa que la

sitúan en una posición desfavorable frente

a sus competidores

Habilidades

Aptitudes

Recursos

Procedimientos

AMENAZAS OPORTUNIDADES

Situaciones que provienen del exterior

(de la empresa) y que pueden afectar

negativamente en el desempeño de la

actividad

Hechos del entorno que resultan positivos

para la empresa, si es capaz de detectarlos

y explotarlos a su favor

Situación económica

Cambios políticos,

Estructura social y cultural,

Tendencias en el consumo, mercado, etc..

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FORTALEZAS DEBILIDADES

• Productos de alta calidad

• Marca reconocida en el mercado

• Proceso de fabricación sencillo

• Capacidad de adaptación para la

fabricación de nuevos modelos

• El programa de gestión interno y la

compatibilidad con los sistemas de la

empresa matriz

• Personal con alta implicación

• Grupo sueco, muchos de los

documentos en ingles

• La actividad depende en gran parte de

proveedores y subcontratistas

• Edad media de la maquinaria

AMENAZAS OPORTUNIDADES

• Crisis económica

• Venta estacional

• Gran cantidad de modelos en el

mercado

• Competencia muy agresiva

• Aumento del grado de control tanto

de calidad como de medio ambiente

sobre el proceso subcontratado de

embalaje y distribución por ser

nosotros sus únicos clientes

• Búsqueda de nuevas marcas para su

fabricación o distribución

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Magnitud del riesgo Gravedad - Severidad Alta Media Baja

Probabilidad Alta Muy Alta Alta Moderada

Media Alta Moderada Baja Baja Moderada Baja Muy Baja

GRAVEDAD - SEVERIDAD PROBABILIDAD

ALTA: Afecta a los requisitos del producto en

lo relacionado con prestaciones y seguridad

Afecta al usuario durante su utilización

ALTA Ha ocurrido recientemente o hay claros

indicios de que pueda ocurrir

MEDIA: Afecta a los requisitos del contrato pero

no al producto (ej. Plazos)

MEDIA No ha ocurrido en los últimos 10 años

BAJA: No afecta a los requisitos del producto

ni contrato

BAJA No ha ocurrido hasta la fecha ni hay

indicios de que pueda ocurrir

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Origen Amenaza/Oportunidad Causa Efecto Plan de acciones

Aspecto ambiental: Consumo de agua

Falta de fiabilidad en el dato de consumo de agua

Errores en la lectura del contador

Falta de control en el dato de consumos para la realización de la evaluación de aspectos

Cambiar el contador y realizar un seguimiento mensual de los datos de consumos. Acción 01/16

Contexto: Situación financiera Parte interesada: inversores

Existe un riesgo a medio plazo de no cubrir el 100% de las plazas disponibles, lo que supondría un problema económico importante y un riesgo alto de continuidad del centro.

Se demandan otras áreas

Problemas económicos a medio plazo

Analizar la posibilidad de solicitar el área tecnológica de impresión 3D. (Estudio de mercado, inversión en infraestructuras, conocimiento necesario,…) Acción 04/16

Contexto: Sindicatos

Existe un riesgo de incumplimiento legal al no realizar las reuniones trimestrales del comité

Dejadez por parte de la dirección

Descontento de los profesores y sindicatos

Establece plan de reuniones Acción 05/16

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Origen Amenaza/Oportunidad Causa Efecto Plan de acciones

Contexto / parte interesada:

Alumnos

(medio ambiente)

Ante la buena comunicación que tenemos con los alumnos tenemos la oportunidad de trabajar con ellos temas ambientales

Mejorar el aspecto ambiental relacionado con las emisiones de CO2 por el transporte de los alumnos al centro

Realizan acciones conjuntas con los alumnos para aumentar la concienciación. Implantar la norma de seguridad vial. Acción 06/16

Contexto:

Empresas FCT

La dificultad de conseguir empresas para las FCT son un riesgo para el centro, puesto que parte de las asignaturas se imparten en prácticas en empresa

La crisis en las empresas del entorno

Dificultad para conseguir a medio plazo empresas para realizar las FCT

Ampliar geográficamente la búsqueda de empresas, realizar visitas personales de los responsables para conseguir mejores resultado,… Acción 07/16

Contexto / Parte interesada:

Vecinos

Tenemos un riesgo de conflicto por falta de comunicación

Falta de comunicación con el entorno

Posible conflicto a medio plazo

Realizar jornadas de puertas abiertas para difundir nuestra actividad y los resultados obtenidos. Organizar actividades de colaboración con los alumnos en los centros de mayores del entorno. Acción 12/16

Contexto:

Instalaciones

(medio ambiente)

Existe un alto riesgo de contaminación del suelo en este aula de motores

Mal estado del suelo del aula de motores

Alto impacto producido en caso de derrame

Impermeabilizar el suelo del aula Acción 21/16

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LIDERAZGO

Aunque no hay grandes cambios se incide en el liderazgo como parte elemental

del sistema, de manera que la dirección debe estar al tanto del sistema y el

sistema debe estar alineado con la estrategia de negocio de la organización, no

pueden ir en direcciones distintas.

Este liderazgo se debe demostrar a través de los hechos:

asignación de recursos

comunicación

implicación en el personal

seguimiento y medición (indicadores) alineados con la estrategia

……

Desaparece el representante de la dirección

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ENFOQUE CICLO DE VIDA

La nueva norma establece que la determinación de aspectos ambientales se debe

hacer desde una perspectiva del ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA.

Al igual que la evaluación de aspectos, el control operacional también debe

realizarse con el enfoque del análisis de ciclo de vida. Además se debe tener en

cuenta no solo el resultado de los aspectos sino también el resultado de la

evaluación de riesgos.

La nueva norma establece que se debe tener información documentada de:

los aspectos e impactos asociados

los criterios para determinar los significativos y

los aspectos significativos así como

la necesaria para tener confianza en que los procesos (control operacional)

se han llevado a cabo según lo planificado.

No se establecen procedimientos como tales, como en la anterior norma

Etapas del análisis de ciclo de vida:

Adquisición de materias primas

Diseño

Producción o prestación del servicio

Transporte y entrega

El uso

Tratamiento al final de su vida útil

Disposición final

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Para realizar la evaluacion de aspectos se deberıan considerar:

diseno y desarrollo de sus instalaciones, procesos, productos y

servicios

adquisicion de materias primas,

procesos fabricacion incluyendo el almacenamiento

operacion (uso)

mantenimiento de instalaciones, e infraestructura desempeno

ambiental y practicas de los proveedores externos

transporte de productos y prestacion de servicios (embalaje)

Tratamiento al finalizar la vida util de los productos

gestion de residuos y disposicion final.

Actividad Aspecto Impacto

Compras de materias primas Consumo de materia prima (directo)

Reduccion de recursos

Fase de fabricacion Generacion de aguas residuales (directo)

Contaminacion del agua

Mantenimiento de maquinaria de fabricacion (subcontratado)

Derrames accidentales (indirecto)

Afeccion al suelo

Distribucion y transporte del producto (subcontratado)

Emisiones de los vehıculos (indirecto)

Efecto invernadero

Fase de uso del producto Consumo de energıa durante el uso (emisiones de CO2) (indirecto)

Efecto invernadero

Fin de su vida util Residuos generados (indirecto)

Afeccion al suelo

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FASE ACV Actividad Aspecto Impacto Indicador

Adquisicion de materias primas

Compras de materiales Emisiones de CO2 en el transporte de materias primas

Afeccion al aire Km de distancia al centro de los proveedores

Diseno de producto

Diseno (instalaciones)

Obras de reformas en las instalaciones

Consumo de energıa electrica Reduccion de recursos

% consumo electrico por energıa renovables

Montaje Áreas generales Consumo de energıa electrica

Reduccion de recursos

Kw consumidos / nº de juguetes producidos

Fabricación Generación de residuos de embalaje Afección al suelo Kg residuos / tn comprada

Transporte y entrega Distribucion de los productos a los clientes

Emisiones de CO2 en el transporte

Afeccion al aire Consumo de gasoil / km recorrido

Uso Utilizacion del juguete Consumo de baterıas Afeccion al suelo Horas de funcionamiento por cada cambio de pilas

Tratamiento al final de su vida util y disposicion final

Retirada del producto Generacion del residuo Afeccion al suelo % en peso del residuo que es valorizable

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FASE ACV Actividad Aspecto Impacto indicador

Adquisición de materias primas

Compras de materias primas

Consumo de barra metálica para los talleres de mecánica

Reducción de recursos Tn de material / alumnos en taller en

mecánica

Emisiones de CO2 en el transporte de materias primas

Afección al aire Km de distancia al centro de los

proveedores

Diseño de cursos Diseño de cursos a medida

Generación de residuos / consumos de materias primas

(Sensibilización ambiental de los alumnos)

Afección al medio ambiente Valoración de los alumnos sobre las

pauta ambientales del centro

Impartición de la formación

Áreas generales Consumo de energía eléctrica Reducción de recursos Kw consumidos / alumnos

Mantenimiento de maquinaria de talleres

(subcontratado)

Derrames accidentales (indirecto)

Afección al suelo Incidencias ambientales debidas a las subcontratas

Taller de automoción Generación de residuos peligrosos Afección al suelo Kg de rp´s / alumnos en taller de automoción

Accesos de alumnos y profesores al centro

Emisiones de los vehículos (indirecto)

Efecto invernadero % de alumnos y profesores que

utilizan el transporte publico Transporte y entrega

Uso FCT Generación de residuos y consumos

Reducción de recursos y afección al suelo

Valoración de las encuestas de los tutores en la pregunta relativa a

gestión ambiental Tratamiento al final de su

vida útil

Disposición final

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OBJETIVOS

La nueva norma deja claro que debe quedar registro de todo lo relacionado con

los objetivos

En calidad se especifica claramente que:

deben ser pertinentes con la conformidad y el aumento de

satisfaccion

se debe hacer seguimiento

se debe comunicar

se deben actualizar, si corresponde

La nueva norma establece que se debe planificar cómo se van a lograr:

que se va a hacer

recursos

responsables

plazos

metodo evaluacion

resultados

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OBJETIVOS

OBJETIVO: RESPONSABLE:

Fecha de establecimiento del objetivo: Fecha prevista de cumplimiento:

Definición Indicador Meta Frecuencia de seguimiento

ACCIONES RESPONSABLE PLAZO MEDIOS SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES

Fecha Responsable Resultado Nº Informe AACC

SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO

FECHA RESPONSABLE RESULTADO Nº INFORME DE AACC

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GESTIÓN DEL CAMBIO

La nueva norma indica que los cambios se deben ejecutar de manera

planificada.

No requiere información documentada,

Planificación previa, estableciendo:

Acciones

recursos

plazos

seguimiento

evaluación,…

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DEFINICIÓN DE CONOCIMIENTOS

Este requisito únicamente es de aplicación en calidad.

Se debe determinar los conocimientos por puesto o responsabilidades, incluso en

algunos casos será necesario hacerlo por tareas o asociarlo a una matriz de

competencias en la que se defina qué personas tienen los conocimientos

necesarios para realizar tareas.

Es muy importante considerar los conocimientos necesarios, cuando se abordan

cambios o en el análisis de riesgos y oportunidades y en las acciones

derivadas. También se debe considerar el traspaso de conocimientos de unas

personas a otras y la disponibilidad de esos conocimientos para la empresa y con

la matriz de competencias, la vulnerabilidad (mapa de riesgos) por la

concentración exclusiva de conocimientos.

Tenemos que huir de las generalidades y los perfiles basados en categorías

profesionales, en una empresa como la de fabricación de coches teledirigidos no

tendremos el perfil de operario, debemos identificar tareas para las que se necesita

una cualificación específica, no serán necesarios los mismos conocimientos para el

operario que ajusta una máquina que para el que hace la inspección final del

producto o para el que hace las mediciones dimensionales en recepción.

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TOMA DE CONCIENCIA Y COMUNICACIÓN

En la organización deben existir canales de comunicación y un protocolo de

cómo las personas van a ser conscientes de la política, los objetivos, los aspectos

ambientales significativos, su contribución al sistema, y las implicaciones del

incumplimiento de los requisitos del sistema, tanto para el personal actual como el

nuevo.

Es recomendable al menos definir un plan de acogida para nuevo personal y para

personas que cambian de puesto, se debe contemplar la formación para que sean

conscientes de todo ello.

Se incluyen las comunicaciones externas en calidad, que en la norma

anterior, no estaban contempladas.

Además, la organización debe establecer un PLAN DE COMUNICACIÓN, que

establezca qué, cuándo, a quién y cómo comunicar.

Se deben incluir tanto las comunicaciones periódicas como las unitarias o las que

se producen cuando hay cambios.

Por ejemplo, comunicaciones a clientes, a usuarios, a accionistas, a proveedores, a

empleados, a la administración…

Se debe revisar las normas e incluir todo lo que la norma establece que se debe

comunicar en el plan de comunicación.

En medio ambiente la norma establece que se debe conservar evidencias de

las comunicaciones.

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TOMA DE CONCIENCIA Y COMUNICACIÓN

Objetivo¿Qué?

Frecuencia¿Cuándo?

Destinatario¿A quien?

Metodo¿Cómo? Registro Observaciones

Plan de acogida:- descripcion de la organización

-politica- buenas practicas ambientales

- Pautas para realizar sus funciones- importancia de la correcta ejecucion del

trabajo

El primer dia de la incorporacion de nuevo personal

nuevas incorporaciones

reunion con el responsable del departamiento y el responsable del sistema integrado

Registro de acta

Plan de acogida a un nuevo puesto:- buenas practicas ambientales

- Pautas para la realziacion de sus nuevas funciones y responsabilidades

- Importancia de la correcta ejecucion del trabajo

Previo al cambio de puesto trabajadores que cambian de puesto reunion con el jefe directo y el responsable del sistema

Registro de acta

Aspectos significativos y objetivos anualmente despues de la evaluacion

trabajadores implicados reunion por departamientos acta de reunion donde se identifiquen los asistentes

Buenas practicas ambientales dentro de las intalaciones para subcontratas

Durante la primera jornada de trabajo en las instalaciones cada

año natural

todas las contratas que pueden afectar a los aspectos de la

organización

Reunion con el responsable del sistema

firma del recibi de la documentacion

Politica Cuando se realicen modificaciones a todos los trabajadoresenvio por mail, disponible en el servidor, expuesta en las zonas de paso

mail

Politica Cuando se realicen modificaciones disponible a las partes interesadas expuesta en la web ninguno

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CONTROL DOCUMENTAL

En la nueva norma, se habla de “información documentada” como

“documentacion” y de “conservar información documentada” como

registros.

La nueva norma cambia mucho en cuanto a las exigencias, ya que

basicamente, deja muy abierto el tipo de control, el formato, etc.

La documentacion creada debe identificarse, tener soporte adecuado,

ser revisada y aprobada, idonea para el uso y disponible, protegida,

distribuida, almacenada, con control de cambios y conservada.

La documentacion de origen externo debe estar identificada y

controlada. Los registros deben protegerse contra modificaciones no

intencionadas.

Puede ser util mantener un listado pero la organizacion tambien

puede decidir tener la documentacion en vigor en una carpeta

informatica.

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ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA

La norma ISO9001:2015 establece que si hay requisitos a cumplir posteriores a

la entrega (reciclaje, garantías, mantenimientos, posibles consecuencias no

deseadas del producto, etc…) se deben tener en cuenta.

En la determinación de los riesgos, se deben tener en cuenta estas posibles

consecuencias no deseadas

Si analizamos nuestros dos casos prácticos, veremos que este punto

únicamente es de aplicación en el fabricante de coches teledirigidos

puesto que el producto tiene asociado una garantía y un uso.

En el caso del centro de formación no tiene aplicación por no existir

un producto

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CONTROL DE COMPRAS Y SUBCONTRATISTAS

La nueva norma aclara en qué casos se deben considerar las compras como

subcontrataciones y subcontratistas, que son:

Si se incorporan al producto o servicio

Si el proveedor proporciona directamente al cliente

Si se subcontrata un proceso o parte de un proceso

Se debe adecuar el procedimiento de compras de modo que pueden quedar fuera,

por ejemplo, proveedores de mantenimiento.

Respecto a los proveedores, los requisitos son similares a la versión anterior, hay

que determinar y aplicar criterios de evaluación, selección, seguimiento y

reevaluación y se debe disponer de registros.

Es conveniente adecuar los criterios al impacto (ya lo decía la norma anterior),

estableciendo requisitos estrictos y concretos en algunos casos (cumplimiento

legal, aprobación de muestras, etc.) y muy laxos en otros (buena reputación, etc.),

pero no deberían ser los criterios todos iguales.

En la fábrica de coches teledirigidos no deberían tener los mismo

criterios de selección y evaluación para los proveedores de piezas que

para la subcontrata que realiza el embalado y la distribución.

En el centro de formación no deberían ser los mismos los criterios de

la empresa que gestiona el comedor que la contrata de autobuses o la

subcontratación de un profesor para impartir un curso específico a

empresas

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NO CONFORMIDADES: ANÁLISIS Y GETIÓN

Se Incluye en las no conformidades la necesidad del “estudio de extensión” y la

necesidad si se requiere de actualizar los riesgos y oportunidades

identificados

La organización podría modificar los formatos incluyendo el análisis de extensión y

quizá pregunta sobre modificaciones en el mapa de riesgos y en el sistema.

GESTION DE ACCIONES

Las nuevas normas dan más importancia a LA GESTIÓN DE ACCIONES.

Hay acciones relacionadas a riesgos, oportunidades, cambios, no conformidades,

aspectos significativos, requisitos legales,…

Todas las acciones deberían tener asociados:

Plazos

Recursos

Responsables

Acciones inmediatas

Acciones correctivas

Seguimiento

Valoración de la eficacia

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NO CONFORMIDADES: ANÁLISIS Y GETIÓN

CERRADA? Nº FECHA TIPO ORIGEN DESCRIPCIÓN ANALISIS DE EXTENSIÓN RESULTADO ANALISIS EXTENSIÓN ANALISIS DE CAUSAS ACCIÓN REPARADORA RBLE PLAZO ¿EJECUTADA?

(SI/NO)

FECHA SEGUIM /

CIERRE

RESULTADO EJECUCIÓN

ACCIÓN CORRECTORA

(SI/NO)

Nº AACC OBSERVACIONES

ANALISIS NO CONFORMIDADORIGEN NO CONFORMIDAD SEGUIMIENTO ACCIONES ACCION CORRECTORA

CERRADA? Nº FECHA TIPO REFERENCIA ORIGEN DESCRIPCIÓN RBLE PLAZO ¿EJECUTADA?

(SI/NO)

FECHA SEGUIM /

CIERRE

RESULTADO EJECUCIÓN METODO RBLE PLAZO RESULTADO

EFICACIA¿EFICAZ?(SI/NO)

FECHA SEGUIM /

CIERREOBSERVACIONES

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN SEGUIMIENTO VALORACIÓN DE EFICACIA

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REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN

Se han incorporado nuevas entradas y salidas en la revisión por la dirección

Cambios en el contexto

Cambios en partes interesadas internas y externas y sus necesidades y

expectativas:

Cambio en riesgos y oportunidades

Consecución de objetivos (y acciones en caso de no cumplimiento)

Desempeño-seguimiento y medición (indicadores, etc.)

Adecuación y necesidades de recursos

(SGC) Desempeño proveedores externos

(SGC) Eficacia de acciones para R/O

(SMA) Oportunidades de mejorar la integración del sistema con otros

procesos

(SGMA) Implicación para la dirección estratégica

(SGC) Acciones relacionadas con las necesidades de cambio

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OTROS CAMBIOS

Otros cambios que hay que verificar en la transición:

Adecuar la política a las nuevas normas

Verificar que todas las responsabilidades están asignadas, comunicadas y

entendidas

Comunicar internamente los aspectos significativos según corresponda

Realizar simulacros de emergencias ambientales

En medio ambiente la norma establece unos puestos concretos en los que se

debe definir la competencia mínima necesaria (responsable de emergencias,

persona que determina aspectos y requisitos legales…)

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PRINCIPALES CAMBIOS

RESUMEN DE PRINCIPALES CAMBIOS Alineación con la estrategia de la organización

Implicación de la dirección. Liderazgo

Definición de contexto y partes interesadas

Determinación de riesgos y oportunidades

Enfoque con análisis de ciclo de vida en medio ambiente

Gestión del conocimiento

Control de compras y subcontratistas

Planificación de objetivos

Gestión de acciones

GUÍA PRÁCTICA “ Adaptación a las nuevas normas UNE-EN ISO ... · UNE-EN ISO 9001:2015 y/o ....

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