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Guía para los espacios de trabajo inteligentesLidere la transformación y mejore la resiliencia de su negocio gracias a las oficinas híbridas.

Título del documento 2

Índice

Introducción

1. El papel de la transformación digital en las oficinas híbridas

2. Equipe a sus empleados

3. Facilite la comunicación

4. Optimice sus procesos

5. Proteja sus datos

Conclusión

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3Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Sin apenas darnos cuenta, los conceptos de movilidad y flexibilidad han pasado de ser una ventaja competitiva a resultar vitales para la supervivencia de las empresas. La COVID-19 ha provocado una gran aceleración de las tendencias de la era digital en todo el mundo, una situación a la que los distintos sectores han tenido que adaptarse rápidamente.

A pesar de que el teletrabajo ha venido para quedarse (según una investigación de Gartner, al menos el 48% de los empleados seguirá teletrabajando después de la pandemia), la oficina tradicional sigue desempeñando un papel muy importante. Por tanto, las empresas que consigan crear buenos entornos de trabajo híbridos disfrutarán de un futuro más próspero y constante.

Por otra parte, las organizaciones deben replantearse su planificación en cuanto a personal y recursos para optimizar sus procedimientos, favorecer la transformación digital de su empresa y ofrecer aún más valor a sus clientes.

Si nos paramos a pensar en el futuro, parece que la única certeza es la incertidumbre. Por esta razón, las empresas deben centrarse en crear competencias esenciales que perduren en el tiempo: movilidad fluida, gran capacidad de comunicación, procesos digitales optimizados y una fuerte infraestructura de seguridad.

Introducción

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Espacios de trabajo híbridos para obtener mejores resultadosEspacios de trabajo híbridos ofrecen flexibilidad y agilidad a las empresas para responder a los continuos cambios que está viviendo el mundo empresarial. Su cometido es permitir que las empresas sigan operando a pesar de las alteraciones que se puedan producir a nivel económico y social. Además, gracias a ellas los empleados pueden beneficiarse de una mejor conciliación de la vida personal y laboral, dedicar menos tiempo a los desplazamientos y, si lo desean, vivir un poco más alejados de los grandes núcleos urbanos.

Sin embargo, también es necesario tomar una serie de precauciones. Si bien es cierto que, a día de hoy, disfrutamos de una libertad sin precedentes para decidir cuándo y cómo trabajamos, también nos enfrentamos a una avalancha de nuevas amenazas de seguridad nunca antes vista. Estas no solo van creciendo en volumen, sino también en complejidad e inteligencia. Puesto que cada vez son más los dispositivos que acceden a redes compartidas desde cualquier lugar, las empresas se están adentrando en un terreno desconocido que presenta riesgos de cara a los datos confidenciales y a la reputación de la empresa.

Por consiguiente, cualquier estrategia de espacio de trabajo híbrido debe girar en torno a la seguridad y resulta fundamental encontrar nuevas formas de proteger los datos. Esto afectaría fundamentalmente a los documentos, tanto en formato digital como en papel, y a los procedimientos para imprimir, escanear, compartir y almacenar archivos. Dado que los empleados están trabajando entre las oficinas y sus casas, necesitan disponer de las herramientas necesarias para colaborar y compartir información entre sí de forma rápida y segura.

Como se suele decir, la necesidad agudiza ingenio. Este periodo de constante cambio representa una gran oportunidad para que las empresas creen sus entornos de trabajo híbridos de tal forma que, además de beneficiar a sus empleados, sean capaces de afrontar cualquier tipo de situación que pueda surgir en el futuro. De esta forma, también se facilitará la escalabilidad rápida del personal siempre que sea necesario.

A la hora de crear un espacio de trabajo híbrido, los empresarios deben adoptar un enfoque estratégico. Para ello, han de identificar qué servicios y tecnologías necesitan para impulsar la productividad, la conectividad y la seguridad en esta nueva modalidad de trabajo.

«Cualquier estrategia de espacio de trabajo híbrido debe girar en torno a la seguridad y resulta fundamental encontrar nuevas formas de proteger los datos»

Este eBook se basa en cuatro pilares para ayudar a las empresas a implementar su estrategia de espacios de trabajo híbrida:

Equipe a sus empleados

Facilite la comunicación

Optimice sus procesos

Proteja sus datos

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Las espacios de trabajo híbridos van de la mano con la transformación digital. En lugar de considerarlos dos aspectos independientes de cara al futuro laboral, ambas se combinan para formar parte de la estrategia general de cambios que están llevando a cabo empresas de todo el mundo.

Con los empleados repartidos entre el trabajo en oficina y el teletrabajo en ubicaciones muy diversas, encontrar el punto medio entre una movilidad óptima y una seguridad de primer nivel resulta sumamente complicado.

El gran incremento en el número de dispositivos que acceden a bases de datos compartidas ha traído consigo un crecimiento exponencial de la vulnerabilidad frente a los ciberataques.

Por tanto, la protección de los datos más valiosos ha dejado de ser una tarea exclusiva de los departamentos de IT. Tanto es así, que las empresas que no planteen una estrategia de oficina híbrida centrada principalmente en la seguridad están abocadas al fracaso a largo plazo.

1. El papel de la transformación digital en los espacios de trabajo híbridos

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Transformación de nuestros hábitos de trabajoLas espacios de trabajo híbridos deben confiar en las soluciones y los procesos digitales para garantizar un futuro próspero. Este nuevo enfoque requiere la agilización y la digitalización de los procesos más tediosos, especialmente de aquellos que suelen realizarse con documentos en papel. Esto supondrá una reducción de los costos empresariales, un acceso inmediato a los datos, una seguridad de los datos mejorada y un impacto ambiental positivo.

El tiempo que solía destinarse a la búsqueda de archivos se podrá dedicar a tareas que aporten valor, puesto que los empleados tendrán la posibilidad de colaborar entre sí y de compartir archivos con una eficiencia sin precedentes.

Esta agilidad permitirá que las empresas disfruten de una mejor conectividad con los clientes, unos tiempos de respuesta más cortos y la posibilidad de crear una estrategia empresarial más proactiva y flexible.

¿Qué se necesita para crear espacio de trabajo híbrido de primer nivel?Más adelante hablaremos detalladamente de las tecnologías necesarias, pero ahora vamos a ocuparnos de un elemento intangible que puede suponer la diferencia entre lo bueno y lo excelente: la mentalidad empresarial.

Las empresas nunca volverán a ser como antes. Un nivel de movilidad como el que estamos viviendo debe plantearse desde una nueva filosofía. Los empresarios no pueden cometer el error de pensar que bastará con trasladar su antigua forma de trabajar a los despachos domésticos y a los entornos de trabajo remotos.

Por supuesto, en estos tiempos de incertidumbre es normal que, en ocasiones, las empresas se vean en la necesidad de ir apagando fuegos a medida que aparecen nuevos obstáculos. Para evitar esto en la medida de lo posible, es fundamental adoptar buenas prácticas empresariales como la comunicación fluida y la transparencia.

Las oficinas in situ y remotas deben dejar de considerarse entidades independientes, ya que esto crea divisiones difíciles de superar entre los equipos que trabajan en las oficinas de la empresa y los que lo hacen desde sus casas. Por tanto, la única filosofía que tiene cabida de ahora en adelante es la de la excelencia empresarial, independientemente de dónde se encuentren los empleados.

Las prácticas y las políticas que permitan a los empleados desplazarse y trabajar libremente entre la oficina y su entorno de teletrabajo dará lugar a compañías más flexibles. Por tanto, las empresas que logren adaptarse a los periodos de cambio económico y ambiental tienen muchas más posibilidades de prosperar.

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Este periodo de incertidumbre representa una gran oportunidad para que los empresarios investiguen cómo podrían ayudar a que sus empleados trabajen aún mejor, en lugar de seguir aferrándose a las medidas que resultaban «suficientes» antes de la pandemia.

Para ser capaces de trabajar, comunicarse y colaborar mejor que nunca desde cualquier lugar, los empleados deben disponer de las herramientas apropiadas. Estas pueden ayudarles a desempeñar sus funciones más rápidamente y aportando más valor, así como a garantizar una buena protección de los datos.

No obstante, las empresas cuentan con aliados en quien apoyarse. Existen partners, como Kyocera, que pueden ayudarle en su camino hacia la transformación digital con soluciones de hardware y software o programas de servicios de impresión que le permitan transformar los obstáculos en beneficios para el futuro.

2. Equipe a sus empleados

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Dispositivos básicosEl primer paso para implementar espacio de trabajo híbrido es asegurarse de que ofrece a sus empleados todos los recursos que necesitan para trabajar desde cualquier parte. Aunque esto puede incluir equipos de lo más variado según las necesidades de los empleados, se podría considerar que los ordenadores, las conexiones wifi seguras, los teléfonos y las impresoras son los más imprescindibles.

OrdenadoresLos ordenadores portátiles son la opción preferida de los empleados que trabajan en espacios híbridos. que trabajan media semana desde la oficina y la otra media desde casa. Además, su versatilidad contribuye a mejorar la experiencia de los empleados que trabajan de forma permanente en la oficina o desde casa, aunque es necesario adquirir un monitor, un teclado y un ratón para cada empleado, para crear un espacio de trabajo más ergonómico y reducir los riesgos de salud y seguridad laboral.

Otro dispositivo imprescindible para los espacios de trabajo híbridos es la cámara web. La mayor parte de los portátiles disponen de una integrada con una resolución de 720p, calidad suficiente para utilizar en videoconferencias de plataformas como Microsoft Teams o Zoom.

TeléfonosAunque la mayoría de empleados puede usar aplicaciones de mensajería instantánea o correo electrónico para comunicarse, algunos requieren un teléfono debido a que pasan gran parte de su jornada hablando directamente con clientes existentes o potenciales.

Es posible que dichos clientes no dispongan de equipos tan avanzados, por lo que los empleados que deban contactar con personas ajenas a la empresa, deben recurrir a las llamadas cuando el interlocutor no pueda conectarse a videollamadas de Teams, Zoom o cualquier otra plataforma.

ImpresorasEl papel de las impresoras sigue siendo relevante en los espacios de trabajo híbridos. Es fundamental elegir una impresora con características y capacidades adecuadas, compatible con un entorno digital y que ayude a mejorar la productividad. Actualmente, los equipos IT deben gestionar tantas impresoras como teletrabajadores y oficinas tenga la empresa, lo cual presenta importantes retos de seguridad y funcionalidad.

Al elegir una impresora doméstica para los empleados de su oficina híbrida, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

SeguridadLas vulneraciones de seguridad son una de las grandes amenazas a las que se enfrentan los entornos de trabajo híbridos. Las impresoras podrían presentar riesgos por dos motivos: los hackers pueden usarlas como punto de entrada a la red accediendo a otros dispositivos conectados a ella, o incluso robar datos desde la propia impresora.

Para eliminar estos riesgos, debe optar por dispositivos con características de seguridad fiables, como autenticación local y de la red, cifrado de datos, sobrescritura y eliminación, acceso con contraseña y chips que contrarresten cualquier posible intrusión.

FuncionalidadCualquier impresora que suministre a los teletrabajadores debe tener capacidad para gestionar grandes volúmenes de trabajo sin necesidad de sustituir los consumibles con frecuencia. Además, deben tener un diseño multifunción que permita imprimir, escanear, copiar documentos o enviarlos por fax siempre que lo necesiten. Otra de las características a tener en cuenta es el alimentador de papel automático que supone un gran ahorro de tiempo a la hora de escanear documentos de varias páginas, ya que no tendrán que hacerlo una por una de forma manual.

Además, todas las impresoras de espacios de trabajo híbridos deberían disponer de acceso a Internet para poder conectarse a la nube y permitir que los empleados compartan documentos desde cualquier ubicación.

EscalabilidadLa escalabilidad debería tenerse en cuenta en todas las etapas de la implementación de una estrategia de espacios de trabajo híbridos.

Las plataformas de impresión en la nube ofrecen ventajas tanto para los entornos híbridos como a nivel de escalabilidad:

+ Configuración en remoto de nuevos dispositivos bajo demanda, sin necesidad de la asistencia presencial de un empleado de IT.

+ Gestión de todos los dispositivos desde un único punto, incluidos los datos sobre el estado y la conexión.

+ Eliminación de la necesidad de disponer de drivers y software específicos cuando los empleados acceden a un nuevo dispositivo desde casa o desde la oficina.

Posibilidad de que los empleados envíen documentos para imprimir a impresoras específicas dentro de la flota de la empresa, independientemente de dónde se encuentren.

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Ejemplo de empresa de servicios financierosProblemaNos encontramos en el inicio de la pandemia y A2B Bank Inc. dispone de 100 impresoras repartidas entre distintos puntos de las oficinas y las casas de los empleados que necesitan imprimir, escanear y enviar documentos por fax a diario.

Sus responsables de IT no solo tienen que monitorizar un mayor número de dispositivos, sino que ahora deben añadir el factor de la diversidad de ubicaciones a la ecuación. ¿Qué pasaría si varias impresoras se quedasen sin tóner al mismo tiempo? ¿Qué harían los responsables de IT para monitorizar y optimizar el rendimiento de la impresión en una flota tan diversificada sin desatender otros asuntos fundamentales como la seguridad y las tareas administrativas?

Una de las grandes preocupaciones de esta empresa estaba relacionada con los periodos de inactividad, así que pidieron ayuda a Kyocera.

La visibilidad mejorada ha permitido que A2B Bank Inc. recupere el control de su flota de impresoras. Una estrategia de mantenimiento proactivo ha permitido reducir drásticamente los periodos de inactividad de los dispositivos.

Al minimizar las visitas de los técnicos, se incrementa la productividad de los empleados. Además, disponer de actualizaciones de firmware regulares permite garantizar la seguridad de los datos y de las impresoras en todas las ubicaciones.

Gracias a Kyocera Fleet Services, el equipo de IT de A2B Bank Inc. se ha liberado de la presión de tener que controlar los dispositivos de impresión y puede centrarse en tareas que aporten más valor a la empresa.

SoluciónKyocera, el proveedor de servicios de A2B Bank Inc., pudo monitorizar de inmediato toda su flota de dispositivos de impresión de forma remota gracias a Kyocera Fleet Services.

La información en tiempo real permite identificar y solucionar los problemas incluso antes de que aparezcan. Esto ayuda a reducir el número de visitas de mantenimiento, permite que los equipos continúen centrados en su trabajo y minimiza los riesgos derivados de la presencia de técnicos en las casas de los empleados. En cualquier caso, incluso cuando las visitas presenciales son necesarias, el hecho de disponer de datos reales ayuda a que los profesionales sepan dónde está el problema y, por tanto, repararlo más rápidamente para ahorrar tiempo.

Con Kyocera Fleet Services, Kyocera garantiza que los dispositivos del banco cuentan con el firmware más reciente y, además, puede instalar actualizaciones de forma remota para evitar posibles vulneraciones. Asimismo, Kyocera Fleet Services ofrece soporte al conjunto de dispositivos de impresión de esta entidad financiera, todos ellos de distintas marcas, durante el proceso de transición hacia una flota formada íntegramente por impresoras multifunción de Kyocera.

Ventajas

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Resulta evidente que compartir información y trabajar en equipo es más rápido cuando todos los empleados se encuentran en una misma oficina que cuando están repartidos en distintas ubicaciones y zonas horarias. Sin embargo, los espacios de trabajo híbridos nos están obligando a replantearnos nuestros modelos de colaboración.

¿Las largas reuniones tradicionales de brainstorming son realmente la forma más eficiente de planificar una campaña de marketing? Al menos a corto plazo, estos encuentros presenciales se van a reducir al mínimo en muchas empresas.

Por otra parte, aún existe un gran margen de mejora en lo que se refiere a temas como organizar y buscar información. Los empleados que se dedican a la investigación, en concreto, pasan muchas horas de su jornada laboral buscando información.

Para favorecer una comunicación efectiva, debe disponer de soluciones y herramientas apropiadas que conecten empleados e infraestructuras repartidos en distintas ubicaciones, de tal forma que puedan compartir documentos o acceder a ellos de forma remota y manejar recursos de comunicación para interacciones formales e informales.

Al igual que ocurre con las infraestructuras físicas, es importante invertir en software y en servicios que permitan conectar sus equipos entre sí y que favorezcan el futuro crecimiento de su empresa. Debe asegurarse de que los nuevos servicios sean escalables (hacia arriba y hacia abajo) de forma fácil y rápida, y de que se integren correctamente con la infraestructura, los procedimientos y el software ya existentes en su empresa.

Dicho esto, a continuación le indicamos algunas herramientas que podría necesitar para facilitar las conexiones en su espacio de trabajo híbrido.

3. Facilite la comunicación

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Herramientas de comunicaciónEs necesario establecer una estrategia de comunicación específica para los espacios de trabajo híbridos. ¿Cuándo es necesaria una videollamada y cuándo basta con un correo electrónico? ¿Cada cuánto deberían reunirse sus equipos de forma presencial en lugar de virtual? ¿Qué se espera de los empleados que trabajan en zonas horarias distintas a la del resto del equipo?

Estas son solo algunas de las preguntas que quizá tenga que responder al elegir herramientas e implementar las mejores prácticas. Nuestra recomendación es que las empresas inviertan en múltiples métodos de comunicación que permitan distintos tipos de interacciones. Esto incluiría correos electrónicos, mensajería instantánea, videollamadas y aplicaciones de gestión de proyectos. Algunas plataformas, como Microsoft Teams, ofrecen una herramienta de comunicación integrada con varias alternativas de colaboración.

Si su empresa cuenta con un perfil de recepción que gestiona las llamadas entrantes, debe buscar también una solución para derivar las llamadas a los teletrabajadores, como los sistemas de telefonía en la nube. Disponer de un partner estratégico como Kyocera durante su proceso de transición a los espacios de trabajo híbridos puede resultar increíblemente beneficioso, ya que le garantiza que su empresa dispone de todo lo necesario para equipar a sus empleados independientemente de su ubicación.

Sistema de gestión documentalA pesar de que una impresora multifunción permite a sus empleados imprimir, escanear, copiar y enviar documentos por fax de forma sencilla, solo representa una parte de la solución. También es necesario gestionar la forma de acceder a los archivos digitales, así como de trabajar con ellos y de compartirlos. Es ahí donde entra en juego el sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés).

El DMS almacena los documentos en una sola ubicación, lo cual permite facilitar y optimizar el modo de crear, compartir, organizar, proteger, archivar y acceder a los archivos en toda la empresa. Estas son algunas de las ventajas que supone disponer de un DMS en un espacio de trabajo híbrido:

+ Un repositorio de archivos centralizado al que pueden acceder los empleados en cualquier momento y desde cualquier lugar.

+ Control de la versión. Esto implica que todos los empleados tienen acceso a la versión más reciente del archivo y que las versiones anteriores se pueden recuperar fácilmente.

+ Flujos de trabajo automatizados, como la asignación de documentos al empleado que corresponda una vez procesados.

+ Mejora del cumplimiento gracias a medidas de seguridad avanzadas y aplicación de protocolos de generación de informes a los flujos de trabajo.

+ Seguridad de datos mejorada gracias al control de acceso, el historial de versiones y las copias de seguridad del sistema.

+ Menor dependencia de las tareas de impresión y escaneo, ya que los empleados pueden compartir archivos de forma digital, lo cual reduce también los costos de operación.

Una empresa no puede ser eficiente si no dispone de procedimientos fluidos. Por tanto, es fundamental contar con herramientas que faciliten la comunicación.

12Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Ejemplo de empresa de fabricaciónProblemaEn el futuro más inmediato, el personal de fabricación de 123 Manufacturing Limited trabajará en el centro de producción, mientras que los empleados administrativos lo harán desde sus casas. En los últimos meses, la compañía se ha visto sobrepasada por el volumen de documentos y ha identificado la necesidad de encontrar una solución que permita que el centro de producción los escanee y los comparta rápidamente con el departamento de logística. Esta acumulación de trabajo pendiente ha afectado al servicio de atención al cliente.

Actualmente, la dirección general trabaja tanto físicamente como de forma remota, y se ha visto frustrada ante la falta de un sistema que permita imprimir documentos desde cualquier ubicación. En lugar de eso, deben esperar a volver a la oficina para imprimir y enviar facturas y contratos de clientes.

La automatización de tareas sencillas como compartir documentos ha reducido enormemente los cuellos de botella en el área administrativa, lo cual ha permitido impulsar la productividad y reducir los tiempos de respuesta.

De esta forma, la empresa ha logrado completar los pedidos antes de la fecha prevista y la dirección ha identificado una importante mejora en la calidad general del servicio de atención al cliente. El hecho de poder imprimir y escanear documentos desde cualquier lugar les ha permitido dedicar más tiempo a asuntos que aportan valor a la empresa.

Por último, la implementación de Slack ha tenido un impacto positivo en la cultura empresarial, ya que los empleados de todos los departamentos se sienten más conectados entre sí, aunque trabajen en ubicaciones distintas.

Solución123 Manufacturing Limited ha instalado recientemente PinPoint Scan 3, una solución de software que permite que los empleados de cualquier departamento, independientemente de su ubicación, puedan escanear directamente desde su impresora en su PC o Mac y enviar el resultado a varias ubicaciones de forma simultánea, rápida y segura.

Por otra parte, y para sacar partido a su inversión previa en OnBase, OnBase Connector de Kyocera les ofrece la posibilidad de escanear, indexar y enrutar documentos a la aplicación de gestión de contenidos empresariales de la compañía directamente desde su impresora multifunción de Kyocera con tecnología HyPAS.

La empresa de fabricación también ha introducido Kyocera Mobile Print. Por tanto, la dirección general puede imprimir directamente desde sus teléfonos inteligentes y recopilar los documentos en espera al llegar a la oficina. Asimismo, permite escanear desde su móvil cualquier cambio de última hora enviado por los clientes y hacérselo llegar al responsable de producción.

Por último, también se han incorporado herramientas de comunicación, como Slack y Microsoft Teams, que permiten a los empleados enviar mensajes, llamar y compartir información con los compañeros que teletrabajan.

Ventajas

13Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Ya dispone de la infraestructura correcta y de plataformas y servicios que favorecen la comunicación entre sus empleados. Entonces, ¿qué puede hacer para asegurarse de que el personal de su espacio de trabajo híbrido trabaje de forma eficiente y sin contratiempos?

Una de las primeras medidas que tomar es optimizar las capacidades de sus empleados en determinadas áreas relevantes. A pesar de que la pandemia de la COVID-19 obligó a priorizar las habilidades relacionadas con el teletrabajo, la estrategia a largo plazo debería plantearse desde un punto de vista más holístico. Las previsiones apuntan a un incremento de la demanda de habilidades tecnológicas, sociales y emocionales, así como a una disminución de los trabajos que requieren principalmente capacidades físicas, manuales o cognitivas básicas.

Para empezar, es necesario satisfacer las necesidades más urgentes de su empresa. Para ello, debe ofrecer formación a los empleados sobre los nuevos software y hardware

4. Optimice sus procesos

Ofrezca formación a sus empleadosadquiridos, así como sobre las capacidades necesarias para crear un equipo de trabajo híbrido: colaboración en línea, conocimientos sobre ciberseguridad, etc. Sin embargo, es importante que lo enfoque desde una perspectiva a largo plazo. El objetivo es crear una cultura empresarial de aprendizaje continuo que mejore la agilidad de sus empleados, ya que resulta fundamental para responder de forma efectiva a los constantes cambios, presentes y futuros, del entorno empresarial.

Un personal formado es clave para garantizar que su proyecto prospere, ya que si dispone de las herramientas apropiadas, pero no sabe cómo utilizarlas, no podrá sacarle el máximo provecho a su inversión.

14Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Uno de los posibles riesgos de que su personal esté descentralizado es que los procesos que dependían de interacciones cara a cara se vuelvan ineficientes y se conviertan en una fuente de frustración. Un proceso que resulta relativamente fácil en la oficina, como obtener la firma de un responsable, puede convertirse en una tarea tediosa cuando los empleados no se encuentran en la misma ubicación. Tradicionalmente, el documento se habría impreso, escaneado y enviado por correo electrónico, lo cual repercute en más costos y menor productividad para la empresa.

En un espacio de trabajo híbrido optimizado, los empleados disponen de herramientas como flujos de trabajo automatizados y firmas electrónicas que les permiten realizar sus tareas y mejorar al máximo los procesos. Para el ejemplo anterior, bastaría con introducir el documento en un flujo de trabajo de aprobaciones dentro de una solución de servicios de contenidos. Se enviaría una notificación automática a la persona responsable que solicitaría su firma a través de una herramienta electrónica y se añadiría una tarea a su lista de tareas pendientes. Cuando la persona responsable entrase en el sistema, sus credenciales se verificarían al introducir su firma electrónica. A su vez, el empleado recibiría una notificación automática en el momento en que se enviase la firma. De esta forma, se habría eliminado la necesidad de imprimir, escanear y adjuntar documentos en correos electrónicos, dejaría de haber varias versiones del mismo documento repartidas por la empresa y se habrían reducido los tiempos de espera y la carga de trabajo.

Otra de las grandes ventajas es la seguridad. La opción de flujo de trabajo ayuda a minimizar los riesgos ya que, en lugar de adjuntar el documento a un correo electrónico, permanece protegido dentro del sistema de gestión documental al que solo pueden acceder aquellas personas que dispongan de las credenciales correspondientes. Además, las firmas reflejan siempre la fecha y la hora de su introducción y el sistema registra la actividad de los distintos usuarios, lo cual resulta útil para posibles auditorías.

Optimizar espacio de trabajo híbrido le ofrece una oportunidad para mejorar sus servicios de contenidos mediante soluciones de automatización, como la automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés), la gestión de contenidos empresariales (ECM, por sus siglas en inglés) y la captación y extracción de datos. Estas herramientas le permitirán automatizar tareas como:

+ Identificar u organizar los documentos según su contenido.

+ Aprobar flujos de trabajo, como la solicitud de una firma electrónica.

+ Extraer información de un documento y cotejarla con el contenido de otro.

La automatización no solo le permitirá ahorrar tiempo y eliminar posibles fallos, sino que ayudará a reducir la carga de los empleados para que puedan centrarse en tareas que aporten más valor a la empresa y, por tanto, un mayor retorno de la inversión y un potencial de crecimiento más elevado.

Optimice sus procesos Automatización

15Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Ejemplo de empresa del sector salud

ProblemaLos empleados que trabajan en las oficinas del hospital general siempre las han visto invadidas por historiales clínicos, resultados de pruebas y facturas. Esto ha afectado de forma negativa a la eficiencia y, lo que es más importante, a la calidad de los servicios sanitarios.

En lugar de compartir los archivos en formato digital, se imprimían cantidades colosales de documentos en papel, lo cual repercutía en un incremento de los gastos destinados a la impresión y en una generación excesiva de desechos al final de cada jornada. El procesamiento de facturas solía llevar mucho más tiempo del esperado y era frecuente que se acumularan los pagos pendientes.

Puesto que los dispositivos de impresión estaban repartidos por distintas partes del hospital, así como por las casas del personal administrativo y financiero, resultaba muy difícil para los responsables de IT controlar toda la flota de impresoras. No eran conscientes de la cantidad de papel que destinaban cada mes a tareas de impresión y resultaba evidente que no estaban optimizando su inversión en esta área.

SoluciónTras consultar a Kyocera, el hospital general decidió que era el momento de implementar Servicios de Gestión de Impresión (MPS, por sus siglas en inglés) para satisfacer sus necesidades de impresión.

En primer lugar, Kyocera acudió a las instalaciones para evaluar físicamente las capacidades actuales y las áreas de mejora del entorno de impresión del hospital. Tras examinar sus flujos de trabajo, infraestructura documental, seguridad e impacto medioambiental derivado de la generación innecesaria de residuos, Kyocera identificó rápidamente los puntos clave para reducir costos y mejorar los procesos, así como las formas de llevarlo a cabo a partir de las fortalezas ya existentes. En el pasado, el hospital contaba con una flota de impresoras de distintas marcas. Para garantizar la consistencia entre todos los procesos, decidieron optar únicamente por dispositivos de Kyocera.

La gama de impresoras multifunción de primer nivel de Kyocera les ha permitido escanear documentos, mientras que ShareBase by Hyland les ha ofrecido la oportunidad de compartirlos de forma fácil y rápida en un sistema al que pueden acceder todos los empleados y al que, además, se pueden aplicar limitaciones de acceso.

Una vez implementados, nuestros MPS ofrecieron al hospital una visibilidad total de los procesos de impresión completos, tanto in situ como de forma remota. A partir de ese momento, la entidad ha podido trabajar de forma más inteligente y los distintos departamentos han comenzado a colaborar y a compartir información entre sí de forma rápida y segura.

La optimización de procesos minimiza los costos relacionados con la impresión y el uso de energía, a la vez que permite reducir la huella de carbono del hospital.

Además, el enfoque proactivo de la administración de dispositivos ha logrado disminuir al máximo los costosos y frustrantes periodos de inactividad, ya que ha sido posible detectar y solucionar los problemas incluso antes de que aparecieran. Los MPS permiten crear una fuerte infraestructura de seguridad para proteger los datos confidenciales frente a cualquier acceso no autorizado. Esto resulta especialmente importante si tenemos en cuenta la delicadeza de los datos que se manejan en las instituciones sanitarias.

Ventajas

16Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

5. Proteja sus datosAl inicio de la pandemia, se pidió a los empleados de todos los sectores que se llevaran a casa sus ordenadores de mesa y sus portátiles para que continuasen con su trabajo donde lo habían dejado. De esa forma, los datos y la información de la empresa pasaron de estar protegidos en un mismo lugar a depender de la seguridad de múltiples conexiones wifi y estar expuestos a un creciente número de amenazas de seguridad.

Los hackers saben que les basta con encontrar un eslabón débil dentro de la cadena de seguridad para provocar daños impensables. Para muchas empresas, ese punto débil sigue siendo su infraestructura documental y de impresión.

17Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

¹ IDC MarketScape: Copia impresa de Worldwide Security Solutions and Services 2019-2020 Vendor Assessment, Doc. #US44811119, Dic. 2019

Tras una profunda investigación, el informe de evaluación de proveedores 2019-2020 de IDC¹ llegó a la conclusión de que «la gran mayoría de empresas creen que hay una gran diferencia entre la importancia que se le suele dar a la seguridad de IT y la que se le suele dar a la seguridad documental y de impresión».

Asimismo, subrayan la gran cantidad de responsables de IT y directores de seguridad de la información que siguen asumiendo que los sistemas implementados para proteger la red actúan también sobre los dispositivos periféricos conectados. Por ello, han considerado necesario advertir que la seguridad es más débil en el perímetro de la red y que «todos los dispositivos conectados a ella suponen un punto de riesgo de seguridad, incluidas las impresoras tradicionales y las multifunción».

Las espacios de trabajo híbridos que sigan subestimando este tipo de riesgos quedarán expuestas a situaciones de peligro. IDC afirma que una brecha de seguridad producida en la infraestructura documental y de impresión tiene las mismas consecuencias que cualquier otra vulneración de la seguridad: costos derivados de la inactividad, multas asociadas al cumplimiento normativo y la gobernanza corporativa, así como daños a la reputación de la empresa.

Consciente del cada vez más presente cambio hacia la movilidad, Kyocera ha decidido dedicarse a ofrecer soluciones que satisfagan las necesidades cambiantes de las empresas modernas y garanticen una protección sólida de los datos, independientemente de dónde se encuentren los empleados.

Nuestra estrategia de seguridad para impresoras se centra en cuatro áreas principales: protección a nivel del dispositivo, autenticación, software o SaaS y servicios de asesoramiento. De esta forma, no solo se refuerza la seguridad y la privacidad de los datos, sino que también se garantiza su integridad.

El acceso exclusivo con contraseña y la autenticación de usuarios son indispensables para garantizar la confidencialidad. Solo las personas con acceso autorizado

a los recursos de información pueden verlos, descargarlos, imprimirlos o editarlos. Esto resulta especialmente importante en la actualidad, ya que el número de puntos de acceso a bases de datos compartidas es cada vez mayor.

El cifrado de datos también es fundamental en cualquier estrategia de seguridad, ya que ayuda a garantizar la integridad de los datos y activos y evita que la información pueda hackearse o verse en peligro. El cifrado de extremo a extremo garantiza la protección y la seguridad de los datos durante todas las etapas del proceso.

Debido a su capacidad para facilitar información en tiempo real, la nube también desempeña un papel muy importante de cara a la integridad de los documentos. Además, las plataformas en la nube favorecen la disponibilidad, para que el contenido esté accesible cuando los usuarios autorizados lo necesiten, manteniendo siempre el máximo nivel de confidencialidad e integridad.

Una vez que se asegure de que sus datos gozan de un nivel de confidencialidad, integridad y disponibilidad óptimos, ya dispone de los pilares necesarios para garantizar la seguridad de los procedimientos de su negocio.

Al trabajar codo con codo junto a empresas de renombre como Google, Microsoft y OnBase, Kyocera puede combinar su propia experiencia con la de los proveedores de soluciones especializadas para garantizar que los clientes dispongan de los productos más seguros.

18Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Ejemplo de empresa gubernamental ProblemaEn los últimos años, el gobierno regional del suroeste estaba teniendo dificultades para llevar a cabo su transición hacia las soluciones digitales. Eso ha provocado que se vea sobrepasado por declaraciones de impuestos, solicitudes de licencias de construcción y todo tipo de trámites burocráticos.

Puesto que gran parte del personal administrativo trabaja desde casa, durante los últimos meses se ha producido una acumulación de trabajo sin precedentes.

Además, los documentos confidenciales solían quedarse en la impresora hasta que alguien pasaba a recogerlos. Todo ello suponía grandes riesgos para la seguridad y la confidencialidad de los datos.

SoluciónEl órgano de gobierno decidió que había llegado el momento de iniciar la transformación digital de sus procedimientos. No solo necesitaban mejorar la agilidad y la eficiencia del trabajo, sino que querían renovar por completo su estrategia de seguridad de datos.

La nueva flota de impresión consta de 30 impresoras multifunción repartidas entre las tres oficinas regionales del organismo y las cinco ubicaciones de sus teletrabajadores.

Kyocera Fleet Services permite que los distribuidores actualicen el firmware de los dispositivos de forma regular a fin de prevenir posibles vulneraciones. Su función de registro de auditorías ayuda a mejorar el cumplimiento para que los responsables puedan, por fin, tener control sobre su flota.

Gracias a la nueva solución MyQ, los usuarios pueden imprimir cuando y desde donde quieran, tanto físicamente como de forma remota. Además, las tareas de impresión permanecen a la cola hasta que sean aceptadas por el usuario autorizado.

Para reforzar la seguridad de los datos, NetGard Lock solicita la verificación de la identidad de los usuarios mediante una tarjeta inteligente (CAC/PIV) y un PIN cada vez que quieran acceder a dispositivos conectados a la red.

Por último, para digitalizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración entre empleados, se ha implementado la solución OnBase Connector de Kyocera, que permite a los trabajadores del gobierno regional del suroeste escanear, indexar y enrutar documentos a la aplicación de gestión de contenidos empresariales directamente desde su dispositivo con tecnología HyPAS.

Al optimizar sus procesos y digitalizar los flujos de trabajo y la información, el gobierno regional del suroeste ha podido impulsar de forma significativa tanto su productividad como su eficiencia. Los documentos se pueden compartir de forma rápida y segura y, además, se ha eliminado la necesidad de dejar los papeles esperando en la impresora. Los responsables disponen de mayor control sobre su flota y pueden analizar los volúmenes de impresión para identificar fácilmente formas de reducir costos. Por supuesto, todo ello garantizando siempre el máximo nivel de protección para los datos confidenciales del gobierno.

Ventajas

19Guía para los espacios de trabajo inteligentes de Kyocera

Ya no basta con recurrir a una solución universal. Cada empresa es única y las estrategias de espacios de trabajo híbridos han de adaptarse a sus necesidades y capacidades actuales. Para mejorar su agilidad y flexibilidad, sería recomendable que las organizaciones siguieran los consejos facilitados en esta guía.

Las buenas prácticas de las oficinas no son automáticamente aplicables al teletrabajo. Las empresas deben prepararse para resolver rápidamente los obstáculos que puedan surgir.

Para garantizar la prosperidad de la empresa a lo largo del tiempo, es necesario que las estrategias digitales giren en torno a la seguridad. Es fundamental asegurarse de que los datos estén protegidos, independientemente de dónde se encuentren los empleados.

Las empresas deben crear su propia cultura empresarial de oficina híbrida. Evite diferenciar los equipos que trabajan físicamente en las oficinas de los que teletrabajan, ya que esto podría afectar a la armonía de la empresa.

Conclusión

Contar con un socio de confianza representa una gran ventaja. En esta época de incertidumbre, el dominio de la materia es clave. Las empresas de hoy en día buscan fiabilidad y calidad duradera. Debido a su amplia experiencia, Kyocera se presenta como el partner ideal para llevar a cabo la transformación digital.

En Kyocera, nos enorgullecemos de contar con una estrategia que prioriza a los clientes. Por ello, nos asociamos con ellos para ofrecerles el mayor valor posible, comprender sus necesidades y retos específicos y ofrecer soluciones reales.

Si desea obtener más información sobre cómo puede crear un entorno de trabajo híbrido en su empresa o qué necesita mejorar dentro de su oficina híbrida, consulte a un experto de Kyocera. Trabajamos con empresas de servicios educativos, financieros, jurídicos, sanitarios, gubernamentales y muchos más.

*Los nombres de las empresas son totalmente ficticios. Cualquier parecido con empresas o acontecimientos reales es pura coincidencia.

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