GUÍA METODOLÓGICA PARA EL CONTROL PREVENTIVO SOBRE · PDF file Lina Marcela...

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  • 1 Metodología de Control Preventivo en Regalías-PGN

    GUÍA METODOLÓGICA PARA EL CONTROL

    PREVENTIVO SOBRE EL MANEJO DE REGALÍAS DIRECTAS EN ENTIDADES TERRITORIALES

  • 2 Metodología de Control Preventivo en Regalías-PGN

    Esta guía metodológica fue posible gracias al apoyo del gobierno de los Estados Unidos a través de su Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID) dentro del marco del Programa CIMIENTOS / Consolidación de la Gobernabilidad Regional, y del proyecto de apoyo a la Procuraduría General de la Nación. Las opiniones expresadas en esta publicación no representan aquellas de USAID y/o las del gobierno de los Estados Unidos de América. Procuraduría General de la Nación: ALEJANDRO ORDÓÑEZ MALDONADO Procurador General de la Nación MARTHA CASTAÑEDA CURVELO Viceprocuradora General de la Nación MARIA EUGENIA CARREÑO GOMEZ Procuradora Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública CARLOS AUGUSTO MESA DÍAZ Procurador Delegado para la Descentralización y las Entidades Territoriales Equipo de Trabajo Procuraduría General de la Nación: Claudia Patricia Ramírez Cajamarca Maria Carolina Hernández Villegas Piedad Angarita Rosana Bernal Martha Alonso Carlos Francisco Torres Manuel Arteaga Programa CIMIENTOS / Consolidación de la Gobernabilidad Regional: Dirección Conceptual y Metodológica: Marianne Menjivar – Directora Mauricio Casasfranco Vanegas – Subdirector Jorge Mario Álvarez Guerrero– Coordinador Componente Administración Pública Coordinador General del Proyecto: Camilo Andrés Cetina Fernández Equipo Técnico para el Diseño del Instrumento: Ángela María Castro Amaya– Consultora en Participación Ciudadana Lina Marcela Peñuela Zamudio – Consultora en Manejo de Regalías María Clara Rodríguez González– Consultora en Procesos y Procedimientos para Administración Pública

  • 3 Metodología de Control Preventivo en Regalías-PGN

    TABLA DE CONTENIDO

    INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 7

    CAPITULO I: PRESENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA ........................................................................... 8

    1.1 OBJETIVOS ................................................................................................................................. 8

    1.2 ALCANCE .................................................................................................................................... 8

    1.3 CONTENIDO ............................................................................................................................... 9

    CAPITULO II: DEFINICIONES BÁSICAS ................................................................................................ 10

    2.1 CONCEPTOS APLICABLES AL EJERCICIO DE LA FUNCION PREVENTIVA .................................. 10

    2.2 DEFINICIONES Y MARCO NORMATIVO DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES ......................... 12

    CAPÍTULO III: EL CONTROL PREVENTIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN ............. 17

    3.1 FUNCIÓN PREVENTIVA INTEGRAL .......................................................................................... 17

    3.2 FASES DEL PROCEDIMIENTO BASICO DE LA ACTUACIÓN PREVENTIVA .................................. 18

    CAPITULO IV: EL CONTROL PREVENTIVO SOBRE LAS ENTIDADES TERRITORIALES EN LA INVERSION

    DE RECURSOS DE REGALIAS .............................................................................................................. 20

    4.1. FASES DEL CONTROL PREVENTIVO EN REGALIAS .................................................................. 20

    4.2. FLUJOGRAMA DE LA ACTUACIÓN PREVENTIVA EN REGALÍAS .............................................. 21

    4.3 ETAPAS DE LA FUNCIÓN PREVENTIVA .................................................................................. 28

    4.3.1 FASE DE PREPARACIÓN ................................................................................................. 28

    4.3.1.1 EL OBJETIVO DEL EJERCICIO PREVENTIVO ............................................................. 28

    4.3.1.2 PLANEACION ANUAL DEL EJERCICIO PREVENTIVO EN LAS ENTIDADES

    TERRITORIALES ...................................................................................................................... 29

    A. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES ...................................... 29

    1. Diagrama Pareto: .................................................................................................. 29

    2. Selectividad ........................................................................................................... 30

    3. Aleatoriedad ......................................................................................................... 31

    B. CONFORMACION DEL EQUIPO Y ASIGNACION DE ENTIDADES TERRITORIALES .... 32

    1. Conformación del equipo ..................................................................................... 32

    2. Conocimientos Básicos ......................................................................................... 32

    3. Atributos personales ............................................................................................ 33

    4. Desarrollo profesional continuo .......................................................................... 34

  • 4 Metodología de Control Preventivo en Regalías-PGN

    5. Competencias ....................................................................................................... 34

    C. PROGRAMACIÓN ANUAL ......................................................................................... 34

    4.3.1.3 SELECCIÓN DEL OBJETO DE PREVENCIÓN ................................................................ 35

    1. Recolección de información preliminar ................................................................... 36

    2. Análisis de la información ........................................................................................ 42

    3. Mesa de trabajo con entidades certificadoras ........................................................ 51

    4. Síntesis de alertas detectadas .................................................................................. 52

    5. Designación mediante Auto ..................................................................................... 52

    4.3.1.4 DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE PREVENCIÓN ..................................................... 53

    Momento 1: Antes de la indebida inversión de los recursos ...................................... 53

    Momento 2: Durante la ocurrencia de la conducta indebida ..................................... 55

    Momento 3: Posterior a la ocurrencia de la indebida conducta ................................. 56

    4.3.1.5 PLAN DE ACTIVIDADES PREVENTIVAS ...................................................................... 56

    1. Entidades involucradas ............................................................................................. 58

    2. Resultados esperados ............................................................................................... 59

    3. Indicadores de gestión ............................................................................................. 59

    4. Cronograma Iniciación de Trabajos .......................................................................... 60

    4.3.1.6 INFORME DE INICIACIÓN ........................................................................................... 61

    4.3.2 FASE DE DESARROLLO ..................................................................................................... 62

    1. Visita a la entidad territorial. ................................................................................... 62

    A. Aplicación de lista de chequeo e identificación de alertas. ................................ 63

    Análisis de las herramientas de gestión .................................................................. 63

    Módulo de Planeación .............................................................................................. 65

    Módulo de Presupuesto ........................................................................................... 68

    Módulo de Contratación .......................................................................................... 74

    Módulo de Evaluación y Seguimiento...................................................................... 78

    Módulo de Mejoramiento Continuo ........................................................................ 82

    Módulo Gestión Documental ................................................................................... 83

    Módulo de Participación Ciudadana ........................................................................ 84

    B. Cierre de la visita .................................................................................................... 87

    2. Análisis de alertas e identificación de presuntas conductas indebidas ................. 88

    3. Mesa de trabajo para discusión de alertas y conductas indebidas ........................ 91

  • 5 Metodología de Control Preventivo en Regalías-PGN

    4. Elaboración de recomendaciones y requerimientos ......................