GUÍA FUNCIONARIO RESPONSABLE SUPERINTENDENCIA …...de activos y/o canalización de recursos hacia...

MARZO 2017

GUÍA FUNCIONARIO RESPONSABLE

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 2 de 25

1. CONTENIDO 1. CONTENIDO 2. OBJETIVO 3. DEFINICIONES 4. DESARROLLO

4.1. ACCEDA AL SISTEMA INTEGRADO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN. 4.2. INGRESAR AL APLICATIVO

I. HOJA DE VIDA 1. Datos Personales 2. Referencias 3. Estudios 4. Experiencia sector financiero 5. Experiencia sector no financiero 6. Comportamiento Crediticio 7. Acciones y aportes 8. Investigaciones 9. Sanciones en firme

II. NOMBRAMIENTOS 1. Responsable LA/FT

A. Registro 1. Nombramiento 2. Antecedentes 3. Oficializar

B. Retiro

2. OBJETIVO Efectuar el registro de los Funcionarios Responsables Principal y Suplente encargados de la verificación de las medidas de Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de las Entidades Vigiladas por esta Superintendencia, exceptuadas de la aplicación de las instrucciones contenidas en el Capítulo IV, Título IV de la Parte Primera de la Circular Básica Jurídica.

3. DEFINICIONES 1. Entidades Vigiladas: Entiéndase como tales aquellas que su vigilancia e inspección

corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia y que se encuentran previstas en el numeral 2 del artículo 325 del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), las normas que lo modifiquen y aquellas descritas en el parágrafo 3° del artículo 75 de la Ley 964 de 2005 y las normas que modifiquen o adicionen tal disposición.

2. Entidades Exceptuadas: Son aquellas entidades que a pesar de ser vigiladas por la

Superintendencia Financiera de Colombia, se encuentran exentas de aplicar las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo contempladas en el Capítulo IV, Título IV de la Parte I de la Circular

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 3 de 25

Básica Jurídica y se encuentran descritas en el numeral 2 referente al ámbito de aplicación de esta norma.

3. Funcionario Responsable: Es la persona designada por el órgano social competente

de la entidad exceptuada, cuyo rol consiste en la verificación del adecuado cumplimiento de las medidas de control diseñadas para prevenir que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

4. Lavado de activos -LA-: Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el

origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas.

5. Financiación del terrorismo -FT-: Es el conjunto de actividades encaminadas a

canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.

6. Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: se entiende la

posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

7. Lista vinculante para Colombia: En la medida en que Colombia es miembro de las

Naciones Unidas, la única lista vinculante es la expedida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, de conformidad con la Ley 1126 de 2006.

8. SIRI: Es el Sistema Integrado de Registro de Información diseñado por la

Superintendencia Financiera de Colombia, que permite a sus Entidades Vigiladas diligenciar en línea los trámites a los cuales están obligados ante este ente de control y en el cual fue habilitado para el registro, la información referente al Funcionario Responsable.

9. UIAF: Por sus siglas, es la Unidad de Información y Análisis Financiero, entidad

adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que se encarga de realizar inteligencia financiera sobre la información que le es reportada, con el fin de detectar prácticas asociadas con el lavado de activos, de conformidad a la Ley 526 de 1999 modificada por la Ley 1126 de 2006.

4. DESARROLLO 4.1 ACCEDA AL SISTEMA INTEGRADO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN

Por medio de este link www.superfinanciera.gov.co / Interés del Vigilado /Trámites/ Trámites en Línea y Remisión de Información / 28. Registro-Funcionario-Responsable podrá acceder al Sistema Integrado de Registro de Información SIRI, que

permite diligenciar en línea el registro de los Funcionarios Responsables Principal y Suplente de las Entidades Vigiladas y actualizar su información.

http://www.superfinanciera.gov.co/

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 4 de 25

4.2 INGRESAR AL APLICATIVO Ingrese el usuario y contraseña asignado por la SFC.

Si la validación de usuario y contraseña son exitosos, el aplicativo permitirá ingresar a la siguiente pantalla, la cual está vinculada al Sistema Integrado de Registro de Información – SIRI, donde debe dar clic en la opción ‘Hoja de Vida: Crear – Actualizar’.

Una vez ingresado en la opción ‘Hoja de Vida: Crear-Actualizar’, debe dar clic en la opción ‘+Nueva Persona’ para completar los datos que corresponden al Funcionario Responsable.

I. HOJA DE VIDA En esta sección se ingresa la información relacionada con el candidato, como lo son sus datos personales, estudios, experiencia tanto en el sector financiero como fuera de él y antecedentes. Crear: Se utiliza cuando es la primera vez que se va a ingresar la información del postulado vía Internet, es decir, que no se haya registrado la hoja de vida del candidato. Para ello, debe dar clic en el botón ‘+Nueva persona’ que le da acceso al formulario de la hoja de vida, donde debe incluir TODA la información de la

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 5 de 25

persona designada respecto a sus datos básicos, estudios, experiencia laboral y profesional. Actualizar: Esta opción se utiliza cuando la hoja de vida del candidato se encuentre previamente registrada en el sistema. Para ello, debe diligenciar en la casilla de búsqueda el número de identificación de la persona designada y una vez arroje el registro requerido, puede acceder a los módulos de la hoja de vida con la información ya existente para actualizar los datos del candidato que sean necesarios. Esta opción se puede utilizar en los siguientes eventos:

Cuando está diligenciando la información del candidato por primera vez y no alcanza a ingresarla de manera completa en la misma sesión o día y la ha grabado antes de salir del aplicativo; cuando entre nuevamente al aplicativo, debe entrar por la opción de actualizar y podrá continuar ingresando la información que hace falta.

Cuando ya existe la hoja de vida del candidato en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y éste quiere actualizar su información, por ejemplo adicionando nuevos estudios o cambiando direcciones, teléfonos, etc.

En este orden de ideas, el diligenciamiento de los módulos de la hoja de vida es como sigue a continuación:

1. Datos Personales

Primer Nombre: Digite el primer nombre del candidato, como figura

en el documento de identificación.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 6 de 25

Segundo Nombre: Si aplica digite el segundo y demás nombres del candidato, como figura en el documento de identificación.

Primer Apellido: Digite el primer apellido del candidato, como figura en el documento de identificación.

Segundo Apellido: Si aplica coloque el segundo apellido del

candidato, como figura en el documento de identificación.

Documento Principal: De digitar el botón ‘Agregar documento’, se

desplegará un cuadro donde debe diligenciar los siguientes datos:

Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento de identificación

del candidato. Documento: Digite el número de identificación del candidato

(sin signos, puntos, comas, etc.) Fecha de Expedición: La puede ingresar directamente bajo el formato

(aaaa/mm/dd), o también puede utilizar el icono de calendario.

Ciudad Expedición: Deberá digitar el botón ‘Seleccionar ciudad’ y

aparecerá una ventana nueva donde debe seleccionar el país y la ciudad donde fue expedido el documento de identidad. Luego debe dar clic en ‘Crear’ para que la información quede consignada en el campo respectivo.

Género: Deberá escoger una de las opciones entre

masculino o femenino.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 7 de 25

Fecha de Nacimiento: Digite la fecha de nacimiento del candidato

(aaaa/mm/dd) Ciudad de Nacimiento: Deberá digitar el botón ‘Seleccionar ciudad’ y

aparecerá una ventana nueva donde debe seleccionar el país y la ciudad de nacimiento. Luego debe dar clic en ‘Confirmar’ para que la información quede consignada en el campo respectivo.

E-mail principal: Digite el correo electrónico principal, donde se

puede comunicar con el candidato. E-mail Secundario: Digite el correo electrónico alterno, donde se

puede comunicar con el candidato. Número Celular: Digite el número completo del celular del

candidato. Estado Civil: Seleccione el actual estado civil del candidato.

Ocupación actual: Digite la principal ocupación del candidato, por

ejemplo empleado, independiente, etc. Empresa ocupación actual: Digite la empresa donde el candidato se

encuentre actualmente desarrollando su ocupación.

Cámara de Comercio: En caso de ser independiente, debe señalar la

Cámara de Comercio en la que se encuentra registrado.

Fecha de registro

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 8 de 25

Cámara de Comercio: Debe digitar la fecha en que se registró en la Cámara de Comercio, puede ingresar directamente bajo el formato (aaaa/mm/dd), o también puede utilizar el icono de calendario.

Guardar: Al hacer clic en este botón, la información digitada en este módulo queda grabada.

En caso que se requiera agregar otro documento de identidad que el

candidato posea, éste debe ingresarse en el botón ‘Agregar documento’, de acuerdo a las instrucciones anteriores.

Una vez registrada esta información, puede editarla o eliminarla con los respectivos botones:

Es necesario tener en cuenta que los campos seleccionados con asterisco (*), son datos de carácter obligatorio para seguir con el diligenciamiento de la información de los demás módulos.

2. Referencias

No es obligatorio el diligenciamiento de este campo para el cumplimiento del registro de los Funcionarios Responsables.

3. Estudios

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 9 de 25

Nivel de Estudio: Seleccione el nivel de estudios al que

corresponde la información que va a suministrar. Institución Educativa: Digite el nombre completo de la institución donde

adelantó los estudios que está reportando. Si el nivel de estudios es “Sin estudio”, digite en esta casilla “No aplica”.

Nombre de Carrera o Estudio: Digite el nombre de la carrera o estudios que está

reportando. Si el nivel de estudios es “Sin estudio”, digite en esta casilla “No aplica”.

No. Tarjeta Profesional: Digite el número de la tarjeta profesional, para las

profesiones que la ley la exige como requisito para ejercer la profesión.

Entidad Expidió Tarjeta Profesional: Digite la el nombre de la Entidad que expidió la

tarjeta profesional, conforme a la profesión del candidato.

Fecha de Expedición Tarjeta Profesional: Digite la fecha de expedición de la tarjeta

profesional (aaaa/mm/dd). Afinidad de Estudios: Seleccione la clase de ciencias u opción a la que

más se asimile la carrera o estudios que usted efectuó, si no está en ninguna, seleccione “otros”.

Estado del Estudio: Seleccione la opción que corresponda al estado

de los estudios que está reportando. Fecha de Terminación/Grado: Digite la fecha en que terminó los estudios o en

que se graduó. Adicionar Registro: Oprimiendo este botón ingresa la información

digitada y le permite ingresar los datos de un nuevo estudio.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 10 de 25

Guardar: Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.

Es necesario tener en cuenta que los campos seleccionados con asterisco

(*), son datos de carácter obligatorio para seguir con el diligenciamiento de la información de los demás módulos.

En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a los estudios que el postulado haya adelantado.

4. Experiencia sector financiero

Tipo de Entidad: Seleccione el tipo de entidad reportante. Razón social: Digite la razón social de la entidad donde

desarrolla o desarrolló su experiencia. Nombre del Cargo: Escriba el nombre del cargo que desempeña o

desempeñó. Tipo de Cargo: Seleccione la opción que más se asimile al cargo

que desempeña o desempeñó. Área de Desempeño: Seleccione la opción que más se asimile, de

acuerdo con sus funciones. Motivo de Retiro: Seleccione el motivo para retirarse del cargo que

está reportando, si aún labora seleccione “No aplica”.

Fecha de Inicio: Digite la fecha desde que comenzó a

desempeñarse en el cargo.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 11 de 25

Fecha de Retiro: Digite la fecha en que terminó de desempeñarse en el cargo, si aún labora, deje en blanco este campo.

Adicionar Registro: Oprimiendo este botón ingresa la información

digitada y le permite ingresar los datos de una nueva experiencia laboral.

Guardar: Al hacer clic en este botón, la información digitada

queda grabada.


En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a la experiencia laboral y profesional en el sector financiero.

5. Experiencia sector no financiero

Sector: Seleccione el sector al cual pertenece la entidad

donde usted trabajó o trabaja actualmente. Clase de Sociedad: Seleccione la opción que corresponda. Razón Social: Digite la razón social de la entidad donde

desarrolla o desarrolló su experiencia. Nombre del Cargo: Escriba el nombre del cargo que desempeña o

desempeñó. Tipo de Cargo: Seleccione la opción que más se asimile al cargo

que desempeña o desempeñó. Área de Desempeño: Seleccione la opción que más se asimile, de

acuerdo con sus funciones.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 12 de 25

Motivo de Retiro: Seleccione el motivo para retirarse del cargo que

está reportando, si aún labora seleccione “No aplica”.

Fecha de Inicio: Digite la fecha desde que comenzó a

desempeñarse en el cargo. Fecha de Retiro: Digite la fecha en que terminó de desempeñarse

en el cargo, si aún labora, deje en blanco éste campo.

Adicionar Registro: Oprimiendo este botón ingresa la información

digitada y le permite ingresar los datos de una nueva experiencia laboral.


queda grabada.


En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a la experiencia laboral y profesional fuera del sector financiero. 6. Comportamiento Crediticio

No es obligatorio el diligenciamiento de este campo para el cumplimiento del registro de los Funcionarios Responsables.

7. Acciones y aportes No es obligatorio el diligenciamiento de este campo para el cumplimiento del registro de los Funcionarios Responsables.

8. Investigaciones No es obligatorio el diligenciamiento de este campo para el cumplimiento del registro de los Funcionarios Responsables.

9. Sanciones en firme No es obligatorio el diligenciamiento de este campo para el cumplimiento del registro de los Funcionarios Responsables.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 13 de 25

II. NOMBRAMIENTOS

1. RESPONSABLE LA/FT Una vez diligenciada o actualizada la información de la hoja de vida del candidato, oprima ‘Nombramientos’, seleccione ‘Responsable LA/FT’ donde encontrará las siguientes opciones: Registro: Al oprimir esta opción, le da acceso al primer módulo de ésta sección denominada ‘Lista de Nombramientos’. Si es la primera vez que ingresa los datos, debe seleccionar ‘+Nuevo Nombramiento’ que le da acceso al primer módulo de esta sección. Deberá diligenciar cada uno de los campos solicitados para seguir al siguiente módulo. Retiro: Selecciones esta opción cuando por cualquier circunstancia el Funcionario Responsable registrado deba ser retirado del módulo. En este orden de ideas, el Registro del Responsable LAFT comprende dos bloques principales: A) Registro, B) Retiro, los cuales deberán deberán ser diligenciados como sigue a continuación:

A. REGISTRO Este bloque comprende 3 módulos: 1. Nombramiento, 2. Antecedentes y 3. Oficializar, los cuales se describen como sigue:

1. NOMBRAMIENTO Una vez se hayan registrado todos los datos de la Hoja de Vida, se continúan diligenciando los aspectos relativos al “Nombramiento” donde contamos con dos opciones así:

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 14 de 25

Identificación Candidato: Digite el número de identificación del candidato

(sin signos, puntos, comas, etc.) Nombre Candidato: Automáticamente el sistema completa el nombre

del candidato con la digitación del campo de identificación.

Cargo Postulado: El cargo de Funcionario Responsable de las

medidas de control de lavado de activos y financiación del terrorismo se carga automáticamente con la digitación del número de identificación.

Calidad Cargo: Debe escoger entre las opciones principal o

suplente. Órgano que Designa: Escoja entre las opciones que se despliegan. No de Documento Designación: Digite el número del acta o documento donde

consta la designación. Fecha Documento Designación: Seleccione la fecha del documento donde consta

la designación. Fecha inicio: Seleccione la fecha de inicio del cargo. Vínculo Laboral con la Entidad: Seleccione si es por Contrato de Trabajo o

Prestación de servicios Documento Designación: Adjunte el documento en formato PDF

debidamente suscrito por los responsables, en el que conste el nombramiento del candidato.


en este módulo queda grabada.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 15 de 25

Es necesario tener en cuenta que los campos seleccionados con asterisco

(*), son datos de carácter obligatorio para seguir con el diligenciamiento de la información de los demás módulos.

2. ANTECEDENTES

Lea cada una de las preguntas y seleccione entre Si o No, es importante resaltar que “El diligenciamiento de esta sección, se efectúa bajo la gravedad del juramento que hace el representante legal de la Entidad Vigilada” Guardar: Al hacer clic en este botón, la información digitada

en este módulo queda grabada.


3. OFICIALIZAR

Por medio de este módulo se radicará ante la Superintendencia Financiera de Colombia el registro de los Funcionarios Responsables Principal y Suplente, en las condiciones allí descritas.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 16 de 25

Radicar: Genera un número de radicación y queda oficializado el registro del Funcionario Responsable Principal o Suplente.

Imprimir: Genera un archivo PDF con toda la información

diligenciada, la cual se debe imprimir y guardar el correspondiente registro por parte de la entidad.

Volver: Al oprimir este botón, se redirige al módulo de ‘Nombramiento’.

Es de tener en cuenta que una vez radicada la información, no es posible

hacer modificaciones sobre la misma.

Así mismo, se informa que los datos ingresados quedan disponibles para consulta de esta Superintendencia, la cual podrá servir como insumo en los procesos de supervisión.

B. RETIRO

En este módulo se registrará el retiro del Funcionario Responsable tanto Principal como Suplente de la siguiente forma:

Al oprimir Nombramientos-> Responsable LAFT->Retiro, deberán aparecer los nombramientos que la entidad ha realizado, de acuerdo a cómo se muestra en la siguiente imagen:

Seguidamente, se selecciona el funcionario que se va a retirar y deberá diligenciarse la siguiente información:

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 17 de 25

La fecha de la renuncia: Fecha en la cual el funcionario oficializa su

renuncia. No. De documento: El número del documento por medio del cual la

Junta Directiva, Consejo de administración o Representante Legal, formaliza la aceptación de la renuncia.

Fecha de la aceptación de la renuncia: Fecha del documento por medio del cual la Junta

Directiva, Consejo de administración o Representante Legal, formaliza la aceptación de la renuncia.

Motivo de la renuncia: Selecciona la opción que corresponda al motivo

de la renuncia. Documento de aceptación renuncia: Adjunte el documento en formato PDF

debidamente suscrito por la Junta Directiva, Consejo de administración o Representante Legal, donde se formaliza la aceptación de la renuncia.

Radicar Genera un número de radicación y queda

oficializada la renuncia del Funcionario Responsable Principal o Suplente.

Imprimir Genera un archivo PDF con la información

diligenciada referente al retiro del respectivo funcionario.

GUIA A-GU-GTI-035


Versión 1.0

Página 18 de 25

Es de tener en cuenta que una vez radicada la información, no es posible hacer modificaciones sobre la misma.

Así mismo, se informa que los datos ingresados quedan disponibles para consulta de esta Superintendencia, la cual podrá servir como insumo en los procesos de supervisión.

6. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Cambios Responsable

30/03/2017 V1 Una revisión y actualización completa de la Guía

Jana Cristina Duarte Peña Elisa Lucia Pardo P.

31/03/2017 V2 Revisión

Yackelin Arteaga Claudia Milena Porras

GUÍA FUNCIONARIO RESPONSABLE SUPERINTENDENCIA …...de activos y/o canalización de recursos hacia...

Documents

Transcript of GUÍA FUNCIONARIO RESPONSABLE SUPERINTENDENCIA …...de activos y/o canalización de recursos hacia...