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Guía de usuarios MICROSOFT FORMS
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Guía de usuarios
MICROSOFT FORMS
ÍNDICE
Tema Página
¿Qué es Forms?.................................................................... 3
Característicias principales…………………………………... 4
Acceso…………………………………………………………………. 5
Vista principal………………….…………………………………... 6
Caso de Ejemplo…………………………………………………. 7
Ingresar pregunta……………………………………………….. 11
Configuraciones al fomulario……………………………… 20
Insertar tema en el formulario……………………………. 21
Visualizar respuestas del formulario…………………… 23
Compartir un formulario…………………………………….. 24
Observaciones
En esta guía están descritas las funciones y aplicaciones básicas
de Microsoft Forms.
Microsoft, frecuentemente, realiza actualizaciones a esta
herramienta por lo que se te recomienda utilizarla de manera
frecuente para que pueda visualizar dichas actualizaciones y
aprender a utilizar sus nuevas funcionalidades.
4
¿Qué es Forms?
Con la herramienta Microsoft Forms, puedes crear
encuestas y pruebas de manera fácil, para luego
compartir esta información con otras personas y así
obtener las respuestas de las preguntas del formulario
creado y visualizar estas respuestas de manera
cuantitativa y cualitativa.
Permite diseñar formularios según tu necesidad.
Permite compartir el formulario creado, por medio de
un link, a la audiencia que deseas que responda el
mismo.
Puedes conocer en tiempo real que personas han
contestado el formulario y visualizar las respuestas.
Permite descargar en Excel las preguntas y respuestas
Proporciona estadística de las respuestas recibidas
Puedes configurar la privacidad y accesibilidad del
formulario creado.
Características principales
5
Acceso
1
Ingresa a la pagina www.office.com y luego haz click en
el botón “Iniciar sesión”
2
Coloca tu correo completo de COPA ([email protected]) y haz
click en el botón siguiente. En caso de que te solicite contraseña
es la misma con la que ingresas a tu correo de COPA.
3
Ingresarás al portal de Office 365 donde tendrás acceso a todas las
herramientas online según el licenciamiento de tu usuario. Haz click al
ícono de “Forms”, en caso de que al ingresar por primera vez no se
visualice el ícono entonces escribe la palabra “Forms” en la barra de
búsqueda y haz click en el ícono de la herramienta.
Recomendación: una vez ingreses a OneDrive guarda
ese link en tus favoritos para que puedas tener acceso
más rápido a la herramienta.
Nota: esta aplicación no tiene versión descargable de
escritorio ni móvil.
Vista principal
1. Si necesitas crear un formulario o encuesta, debes seleccionar “New Form” (nuevo formulario).2. Si necesitas crear un examen, debes seleccionar “New Quiz” (nuevo examen).
1
2
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Caso de ejemplo
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Para explicar como utilizar “Forms”, vamos a
seguir los siguientes pasos para el siguiente
ejemplo: “Necesitamos crear una encuesta
para los colaboradores de Copa Airlines”.
Nombre de la Encuesta: Datos Laborales
colaboradores CM.
Preguntas a realizar:
1. Nombre del colaborador
2. ID del colaborador
3. Fecha de Ingreso a Copa
4. Departamento
5. Cargo
6. Ubicación
7. ¿Te gusta tu trabajo?
Asignar nombre y descripción del Formulario a crear
Colocar nombre de la encuesta que se va a realizar
Colocar la descripción de la encuesta
Nombre y descripción de la encuesta
1
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Clasificar respuesta de pregunta a ingresar
Seleccionar botón “Add question” (Ingresar pregunta)
Seleccionar tipo de respuesta que senecesita determinar para la preguntaa ingresar. Se debe escoger entre:“Choice” (escoger), “Text” (texto),“rating” (si gusta o no), “Date”(fecha).
También podemos escogerentre las opciones:“Ranking” (colocarrespuesta en el orden quese solicite), “Likert” (si tegustó o no te gustó), “NetPromoter Score” (PuntajeNeto de Promotor).
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2.1
2
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1. Nombre del colaborador (respuesta de tipo texto, activar respuesta requerida, activar respuesta larga).
2. ID del colaborador (respuesta de tipo texto, activar restricciones de tipo numérica)
3. Fecha de Ingreso a Copa (respuesta de tipo fecha)
4. Departamento (respuesta de tipo texto, agregar subtítulo a la pregunta)
5. Cargo (respuesta de tipo texto, agregar)
6. Ubicación (respuesta de tipo “Likert”)
7. ¿Te gusta tu trabajo? (respuesta de tipo “rating”)
8. ¿Te gusta tu trabajo? (respuesta de tipo “Net Promoter Score”)
Ingresar preguntas:
A continuación, ingresaremos las siguientes preguntas en el formulario.
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Ingresar pregunta # 1
Ingresar la pregunta, una vez se haseleccionado el tipo de respuestapara esta pregunta. En este casosería de tipo “Texto”.
• Activar “Long answer” si cabe laposibilidad que la respuestaingresada sea larga.
• Activar “Required”, si necesitasasegurar que la pregunta searespondida.
Pregunta ingresada
Botones activados: “Long answer” y “Required”.
Activar botón de “Add question” paraingresar la siguiente pregunta
Pre
gun
ta #
1:
No
mb
re d
el c
ola
bo
rad
or
12
3 12
Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Pre
gun
ta #
2:
ID d
el c
ola
bo
rad
or
Ingresar pregunta # 2
Ingresar la pregunta, una vez se haseleccionado el tipo de respuestapara esta pregunta. En este casosería de tipo “Texto”.
• Activar el botón “…” (trespuntos) y se visualizarán dosopciones: “Subtitule” (paracolocarle subtítulos o explicacióna la preguntas) y “Restrictions”(para activar alguna restricción ala pregunta).
Seleccionar el tipo de restricción que se desea para la respuesta a
esta pregunta, si así lo requieres. En este caso sería “Number”.
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2
3
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar pregunta # 3
• Luego de que selecciones “Addquestion”, aparecerá un listadode opciones para seleccionar eltipo de respuesta que tendrá lapregunta que se anexará.
• Aquí se debe seleccionar laopción que aplique para el caso.
• En este ejemplo debesseleccionar la opción “Date”, yaque la pregunta es: Fecha deingreso del colaborador y larespuesta para esta pregunta esde tipo fecha, para luego escribirla pregunta.
Pre
gun
ta #
3:
Fech
a d
e in
gres
o d
el c
ola
bo
rad
or
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2
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar la pregunta, una vez se haseleccionado el tipo de respuestapara esta pregunta. En este caso seríade tipo “Texto”.
Pre
gun
ta #
4:
Dep
arta
me
nto
a d
on
de
per
ten
ece
Activar la opción de “Required” si larespuesta es obligatoria o requerida.
Activar la opción de “Long answer” sila respuesta será larga.
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar pregunta # 4
Ingresar pregunta, una vez se haseleccionado el tipo de respuestapara la pregunta. En este caso seríade tipo “Choice” o “Elección”(seleccionar).
Pre
gun
ta #
5:
Car
go q
ue
des
emp
eña
actu
alm
en
te
Activar botón de “Multiple answers”si en la pregunta se debe seleccionar más de una respuesta.
Colocar las opciones seleccionablesde respuestas
Para colocarle subtítulo a la pregunta(descripción de la pregunta) debesseleccionar los “…” (tres puntos)señalados para que se muestre laopción “Subtitle”.
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2
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar pregunta # 5
Seleccionar tipo de respuesta para lapregunta que se va a ingresar. En elcaso del ejemplo de esta pregunta,seleccionaremos el tipo de respuesta“Likert”
Ingresar pregunta, y seleccionar laopción de “Subtitle” si se deseacolocar una descripción de lapregunta.
Ingresar las opcionesseleccionables para el tipo derespuesta que ha escogido para la
pregunta.
Pre
gun
ta #
6:
Ub
icac
ión
fís
ica
del
co
lab
ora
do
r
1
2
3
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar pregunta # 6
• Seleccionar “Label” para colocaralcance numérico del símboloescogido.
Seleccionar el símbolo (número o estrellas) que utilizarás para señalizar el rango establecido en la respuesta.
Pre
gun
ta #
7:
¿Te
gust
a tu
tra
baj
o?
Ingresar la pregunta, una vez se haseleccionado el tipo de respuestapara la pregunta. En este caso seríade tipo “Rating”.
Alcance numérico de los símbolos
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3
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar pregunta # 7
Nota: Este tipo de respuesta se utilizapara cuando necesitamos conocer elindicador de Promotor neto desatisfacción de una audienciadeterminada
Pre
gun
ta #
8:
¿Te
gust
a tu
tra
baj
o?
Ingresar la pregunta, una vez se haseleccionado el tipo de respuestapara la pregunta. En este caso seríade tipo “Net Promoter Score”(Puntaje Neto del Promotor).
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Observación: Para anexar una pregunta al formulariodebes activar botón de “Add question”.
Ingresar pregunta # 8
¿Qué configuraciones puede hacerle a tu formulario?
En las opciones de configuración sevisualizan 2 grupos de ajustes:1. Quién puede completar este
formulario.2. Opciones de respuestas
Para realizar ajustes oconfiguraciones al formulario que seestá creando, se debe seleccionar laopción “Settings” o“Configuraciones” que está en ellistado desplegable que se encuentraactivando el botón de la esquinasuperior (…)
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¿Cómo puedes insertarle una imagen o color de fondo a mi formulario?
También se puede buscar e insertaruna imagen que no esté entre lasopciones que contiene Forms. Paraesto se debe seleccionar el botón de(+) que se encuentra al final de las
opciones.
Para insertar un color o imagenpredeterminada en el fondo delformulario deben seleccionar elbotón de “Theme”, y les apareceráunas opciones de colores e imágenes.
Luego, aparecerá una ventana con laopción de descargar imagen.
Aquí se coloca el nombre del temaque desea que la búsqueda deimagen encuentre para su formulario
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Formulario con tema insertado
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¿Cómo puedes visualizar las respuestas que haz recibido en tu formulario?
Seleccionar la pestañade “Responses” paraver las respuestasemitidas por laspersonas a quienes seles envió elformulario.
En la parte superior de la sección derespuestas se observa la estadísticageneral de las respuestas obtenidashasta el momento:• Cantidad de respuestas.• Promedio de Tiempo utilizado
para completar el formulario.• Estatus del formulario.
Se genera una gráficapara cada preguntadel formulario. Estagráfica contiene laestadística de lasrespuestas.
• También se puede visualizar losnombres de las personas que hancontestado el formulario.
• Se puede descargar el contenidodel formulario (preguntas yrespuestas) a Excel.
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¿Cómo puedes compartir un formulario?
1 2 3Compartir un código QR de formulario
1. Selecciona el botón QR para ver el código QRdel formulario.
2. Selecciona Descargar y, a continuación, decidesi deseas guardar el código QR (en formato.png) o abrirlo. Agregue el código QR encualquier lugar donde los encuestados puedandigitalizarlo con un escáner de código QR, comoun dispositivo móvil.
Enviar un vínculo de formulario a
otros usuarios1. Abre el formulario que quiera compartir
y selecciona compartir.2. Asegúrese de que el botón Vínculo está
seleccionado y, después, haz clic en Copiar junto al cuadro de texto en el que se muestra una dirección URL del formulario.
3. Copia y pega este vínculo en un correo electrónico, un bloc de notas de clase, etc.
• Puedes compartir un vínculo como plantilla para duplicar el formulario o cuestionario
• Comparte un vínculo para colaborar, para que colegas puedan editar las preguntas y preferencias del formulario o cuestionario.
Enviar un vínculo para
plantilla o para colaboración
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¡Gracias por tu tiempo!
25
¡Gracias por tu tiempo!
