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Curso Cliente ServidorCurso Cliente Servidor

Trabajo de InvestigaciónTrabajo de Investigación

Grupo #4Grupo #4

Profesor:

Alumnos: Ricardo Delgado

Javier Martínez

Walter Rodríguez

Randall Valverde

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Índice

Introducción

1 Definición de Groupware

2 Componentes del Groupware

3 Groupware y la Reingeniería

4 Categorías del groupware

5 Características del groupware

6 Clasificación del groupware

7 Funciones del groupware

8 Beneficios del groupware

9 Ventajas y desventajas del groupware

10 Productos más usados del groupware

Conclusiones

Anexos

Introducción

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A partir de la llegada de las computadoras personales al ambiente

empresarial se inició una nueva revolución. Uno de los cambios más

drásticos fue el incremento en la velocidad de procesamiento de los datos.

Desde los años 60s se tenía la necesidad de compartir recursos de cómputo,

como la memoria, las unidades de almacenamiento y principalmente el

procesador; pero no se compartía la información, ya que existían diferentes

barreras que lo impedían, como las distancias entre oficinas o los diferentes

sistemas operativos. Con la llegada de Internet algunas barreras se

rompieron, con este avance tecnológico se logró compartir información pero

no se podían realizar las actividades que necesitan colaboración, a partir de

esta necesidad se comenzó a trabajar en un nuevo tipo de tecnología: el

software colaborativo. Dentro de este tipo de software se encuentra: el

Groupware y el Workflow, ya que estas tecnologías son comúnmente

utilizadas dentro del ámbito empresarial.

El software colaborativo “Groupware” es una herramienta que permite

mejorar la productividad de los grupos de trabajo, siempre y cuando exista

una cultura de trabajo en grupo. La principal diferencia entre el software

para Workflow y el software colaborativo radica en la forma en que se

coordina el trabajo en equipo. En el software para Workflow, el trabajo es

coordinado automáticamente por un programa de computadora, mientras

que en el software colaborativo, la semántica de la interacción está a cargo

de los usuarios. El software colaborativo que existe en el mercado incluye

desde herramientas especiales de desarrollo, hasta aplicaciones diseñadas

para grupos de trabajo específicos.

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1 Definición de Groupware “Sistemas

Colaborativos”

"Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que

trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz para un ambiente

compartido" Dave Chaffney

Groupware es software que soporta la creación, el flujo y seguimiento de

información no estructurada en apoyo directo de la actividad de los equipos

de trabajo. Groupware trata con información muy poco estructurada como

texto, imágenes, dibujos, mensajes de correo, boletines, tareas, etc.

Groupware brinda herramientas para captar esta información en el punto de

entrada y organizarla por lo tanto ayuda a los usuarios a crear bases de

datos de documentos así mismo suministra las herramientas necesarias para

consultarlos de manera distribuida y navegar a través de ella.

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Se definen groupware como las herramientas basadas en tecnología que

apoyan a grupos de gente que comparte conocimiento con el uso de

recursos computacionales. Estas herramientas realzan las capacidades

humanas de colaborar en proyectos donde los participantes permiten que los

miembros contribuyan directamente y algunas veces de manera anónima. La

naturaleza de la colaboración puede ser tan simple como dos personas que

comparten bosquejos borradores alternados de un documento elaborado en

un procesador de palabras, o el agregar información a una hoja de balance o

a una base de datos.

Groupware es un conjunto de tecnologías que nos permite representar

complejos procesos que se centran alrededor de actividades que implican

trabajo en equipo. Se yergue sobre cinco tecnologías fundamentales:

Administración de documentos multimedia

Flujos de trabajo

Correo electrónico

Conferencias

Planificación

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Groupware ofrece un ejemplo estupendo de la forma en que es posible usar

la tecnología cliente/servidor para extender el mando de la informática hacia

un territorio nunca han explorado. Naturalmente esto significa también que

no cabe en la categoría de software establecido.

2 Componentes del Groupware

Documentos Multimedia

El término multimedia se utiliza para referirse a cualquier objeto o sistema

que utiliza múltiples medios de expresión (físicos o digitales) para presentar

o comunicar información. De allí la expresión "multi-medios". Los medios

pueden ser variados, desde texto e imágenes, hasta animación, sonido,

video, etc. También se puede calificar como multimedia a los medios

electrónicos (u otros medios) que permiten almacenar y presentar contenido

multimedia. Multimedia es similar al empleo tradicional de medios mixtos en

las artes plásticas, pero con un alcance más amplio. Se habla de multimedia

interactiva cuando el usuario tiene libre control sobre la presentación de los

contenidos, acerca de qué es lo que desea ver y cuando; a diferencia de una

presentación lineal, en la que es forzado a visualizar contenido en un orden

predeterminado.

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Hipermedia podría considerarse como una forma especial de multimedia

interactiva que emplea estructuras de navegación más complejas que

aumentan el control del usuario sobre el flujo de la información. El término

"hiper" se refiere a "navegación", de allí los conceptos de "hipertexto"

(navegación entre textos) e "hipermedia" (navegación entre medios).

El concepto de multimedia es tan antiguo como la comunicación humana ya

que al expresarnos en una charla normal hablamos (sonido), escribimos

(texto), observamos a nuestro interlocutor (video) y accionamos con gestos y

movimientos de las manos (animación). Con el auge de las aplicaciones

multimedia para computador este vocablo entró a formar parte del lenguaje

habitual.

Cuando un programa de computador, un documento o una presentación

combina adecuadamente los medios, se mejora notablemente la atención, la

comprensión y el aprendizaje, ya que se acercará algo más a la manera

habitual en que los seres humanos nos comunicamos, cuando empleamos

varios sentidos para comprender un mismo objeto.

Las presentaciones multimedia pueden verse en un escenario, proyectarse,

transmitirse, o reproducirse localmente en un dispositivo por medio de un

reproductor multimedia. Una transmisión puede ser una presentación

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multimedia en vivo o grabada. Las transmisiones pueden usar tecnología

tanto analógica como digital. Multimedia digital en línea puede descargarse

o transmitirse en flujo (usando streaming). Multimedia en flujo puede estar

disponible en vivo o por demanda.

Los juegos y simulaciones multimedia pueden usarse en ambientes físicos

con efectos especiales, con varios usuarios conectados en red, o localmente

con un computador sin acceso a una red, un sistema de videojuegos, o un

simulador. En el mercado informático, existen variados softwares de autoría

y programación de software multimedia, entre los que destacan Adobe

Director y Flash.

Los diferentes formatos de multimedia analógica o digital tienen la intención

de mejorar la experiencia de los usuarios, por ejemplo para que la

comunicación de la información sea más fácil y rápida. O en el

entretenimiento y el arte, para trascender la experiencia común.

Los niveles mejorados de interactividad son posibles gracias a la

combinación de diferentes formas de contenido. Multimedia en línea se

convierte cada vez más en una tecnología orientada a objetos e impulsada

por datos, permitiendo la existencia de aplicaciones con innovaciones en el

nivel de colaboración y la personalización de las distintas formas de

contenido. Ejemplos de esto van desde las galerías de fotos que combinan

tanto imágenes como texto actualizados por el usuario, hasta simulaciones

cuyos coeficientes, eventos, ilustraciones, animaciones o videos se pueden

modificar, permitiendo alterar la "experiencia" multimedia sin tener que

programar.

Además de ver y escuchar, la tecnología háptica permite sentir objetos

virtuales. Las tecnologías emergentes que involucran la ilusión de sabor y

olor también puede mejorar la experiencia multimedia.

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La multimedia encuentra su uso en varias áreas incluyendo pero no

limitado : arte, educación, entretenimiento, ingeniería, medicina,

matemáticas, negocio, y la investigación científica. En la educación, la

multimedia se utiliza para producir los cursos de aprendizaje computarizado

(popularmente llamados CBT) y los libros de consulta como enciclopedia y

almanaques. Un CBT deja al usuario pasar con una serie de presentaciones,

de texto sobre un asunto particular, y de ilustraciones asociadas en varios

formatos de información. El sistema de la mensajería de la multimedia, o

MMS, es un uso que permite que uno envíe y que reciba los mensajes que

contienen la multimedia - contenido relacionado. MMS es una característica

común de la mayoría de los teléfonos celulares. Una enciclopedia electrónica

multimedia puede presentar la información de maneras mejores que la

enciclopedia tradicional, así que el usuario tiene más diversión y aprende

más rápidamente. Por ejemplo, un artículo sobre la segunda guerra mundial

puede incluir hyperlinks (hiperligas o hiperenlaces) a los artículos sobre los

países implicados en la guerra. Cuando los usuarios hayan encendido un

hyperlink, los vuelven a dirigir a un artículo detallado acerca de ese país.

Además, puede incluir un vídeo de la campaña pacífica. Puede también

presentar los mapas pertinentes a los hyperlinks de la segunda guerra

mundial. Esto puede acelerar la comprensión y mejorar la experiencia del

usuario, cuando está agregada a los elementos múltiples tales como

cuadros, fotografías, audio y vídeo. (También se dice que alguna gente

aprende mejor viendo que leyendo, y algunos escuchando).

La multimedia es muy usada en la industria del entretenimiento, para

desarrollar especialmente efectos especiales en películas y la animación

para los personajes de caricaturas. Los juegos de la multimedia son un

pasatiempo popular y son programas del software como CD-ROMs o

disponibles en línea. Algunos juegos de vídeo también utilizan características

de la multimedia. Los usos de la multimedia permiten que los usuarios

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participen activamente en vez de estar sentados llamados recipientes

pasivos de la información, la multimedia es interactiva.

Tipos de información multimedia:

Texto: sin formatear, formateado, lineal e hipertexto.

Gráficos: utilizados para representar esquemas, planos, dibujos

lineales...

Imágenes: son documentos formados por píxeles. Pueden generarse

por copia del entorno (escaneado, fotografía digital) y tienden a ser

ficheros muy voluminosos.

Animación: presentación de un número de gráficos por segundo que

genera en el observador la sensación de movimiento.

Vídeo: Presentación de un número de imágenes por segundo, que

crean en el observador la sensación de movimiento. Pueden ser

sintetizadas o captadas.

Sonido: puede ser habla, música u otros sonidos.

El trabajo multimedia está actualmente a la orden del día y un buen

profesional debe seguir unos determinados pasos para elaborar el producto.

Definir el mensaje clave. Saber qué se quiere decir. Para eso es

necesario conocer al cliente y pensar en su mensaje comunicacional.

Es el propio cliente el primer agente de esta fase comunicacional.

Conocer al público. Buscar qué le puede gustar al público para que

interactúe con el mensaje. Aquí hay que formular una estrategia de

ataque fuerte. Se trabaja con el cliente, pero es la agencia de

comunicación la que tiene el protagonismo. En esta fase se crea un

documento que los profesionales del multimedia denominan "ficha

técnica", "concepto" o "ficha de producto". Este documento se basa en

5 ítems: necesidad, objetivo de la comunicación, público, concepto y

tratamiento.

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Desarrollo o guión. Es el momento de la definición de la Game-play:

funcionalidades, herramientas para llegar a ese concepto. En esta

etapa sólo interviene la agencia que es la especialista.

Creación de un prototipo. En multimedia es muy importante la

creación de un prototipo que no es sino una pequeña parte o una

selección para testear la aplicación. De esta manera el cliente ve, ojea,

interactúa... Tiene que contener las principales opciones de

navegación.

Ahora ya se está trabajando con digital, un desarrollo que permite la

interactividad. Es en este momento cuando el cliente, si está conforme, da a

la empresa el dinero para continuar con el proyecto. En relación al

funcionamiento de la propia empresa, está puede presuponer el presupuesto

que va a ser necesario, la gente que va a trabajar en el proyecto (lista de

colaboradores). En definitiva, estructura la empresa. El prototipo es un

elemento muy importante en la creación y siempre va a ser testeado

(público objetivo y encargados de comprobar que todo funciona)

Correo Electrónico

El correo electrónico antecede a la Internet, y de hecho, para que ésta

pudiera ser creada, fue una herramienta crucial. En una demostración del

MIT (Massachusetts Institute of Technology) de 1961, se exhibió un sistema

que permitía a varios usuarios ingresar a una IBM 7094 desde terminales

remotas, y así guardar archivos en el disco. Esto hizo posibles nuevas formas

de compartir información. El correo electrónico comenzó a utilizarse en 1965

en una supercomputadora de tiempo compartido y, para 1966, se había

extendido rápidamente para utilizarse en las redes de computadoras.

En 1971, Ray Tomlinson incorporó el uso de la arroba (@). Eligió la arroba

como divisor entre el usuario y la computadora en la que se aloja la casilla

de correo porque no existía la arroba en ningún nombre ni apellido. En inglés

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la arroba se lee «at» (en). Así, fulano@máquina.com se lee fulano en

máquina punto com.

El nombre correo electrónico proviene de la analogía con el correo postal:

ambos sirven para enviar y recibir mensajes, y se utilizan "buzones"

intermedios (servidores), en donde los mensajes se guardan temporalmente

antes de dirigirse a su destino, y antes de que el destinatario los revise.

Elementos

Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener

una dirección de correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar un

proveedor de correo, que son quienes ofrecen el servicio de envío y

recepción. Es posible utilizar un programa específico de correo electrónico

(cliente de correo electrónico o MUA, del inglés Mail User Agent) o una

interfaz web, a la que se ingresa con un navegador web.

Dirección de correo

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Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que

identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección

es única y pertenece siempre a la misma persona.

Un ejemplo es persona@servicio.com, que se lee persona arroba servicio

punto com. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección de

correo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la

arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha

de la arroba; en este caso, servicio.com). La arroba también se puede leer

"en", ya que persona@servicio.com identifica al usuario persona que está en

el servidor servicio.com (indica una relación de pertenencia).

Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @,

donde la @ significa "pertenece a..."; en cambio, una dirección de página

web no. Por ejemplo, mientras que http://www.servicio.com/ puede ser una

página web en donde hay información (como en un libro),

persona@servicio.com es la dirección de un correo: un buzón a donde se

puede escribir.

Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del

proveedor que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede

cambiar. Por otro lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la

elección del usuario, y es un identificador cualquiera, que puede tener letras,

números, y algunos signos.

Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así

facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al

propietario, puesto que es necesario transmitirla de forma exacta, letra por

letra. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino.

Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en

mayúscula o minúscula. Por ejemplo, persona@servicio.com es igual a

Persona@Servicio.Com.

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Proveedor de correo

Para poder enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estar

registrado en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuito o de pago).

El registro permite tener una dirección de correo personal única y duradera,

a la que se puede acceder mediante un nombre de usuario y una

Contraseña.

Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por

la calidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos

tipos: los correos gratuitos y los de pago.

Gratuitos

Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de

publicidad: unas incrustadas en cada mensaje, y otros en la interfaz que se

usa para leer el correo.

Muchos sólo permiten ver el correo desde una página web propia del

proveedor, para asegurarse de que los usuarios reciben la publicidad que se

encuentra ahí. En cambio, otros permiten también usar un programa de

correo configurado para que se descargue el correo de forma automática.

Una desventaja de estos correos es que en cada dirección, la parte que hay

a la derecha de la @ muestra el nombre del proveedor; por ejemplo, el

usuario gapa puede acabar teniendo gapa@correo-gratuito.net. Este tipo de

direcciones desagradan a algunos (sobre todo, a empresas) y por eso es

común comprar un dominio propio, para dar un aspecto más profesional.

De pago

Los correos de pago normalmente ofrecen todos los servicios disponibles. Es

el tipo de correo que un proveedor de Internet da cuando se contrata la

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conexión. También es muy común que una empresa registradora de

dominios venda, junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar

junto con ese dominio (normalmente, más de 1).

También se puede considerar de pago el método de comprar un nombre de

dominio e instalar un ordenador servidor de correo con los programas

apropiados (un MTA). No hay que pagar cuotas por el correo, pero sí por el

dominio, y también los gastos que da mantener un ordenador encendido

todo el día.

Correo web

Casi todos los proveedores de correo dan el servicio de correo web

(webmail): permiten enviar y recibir correos mediante un sitio web diseñado

para ello, y por tanto usando sólo un navegador web. La alternativa es usar

un programa de correo especializado.

El correo web es cómodo para mucha gente, porque permite ver y almacenar

los mensajes desde cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por el

sitio web) en vez de en un ordenador personal concreto.

Como desventaja, es difícil de ampliar con otras funcionalidades, porque el

sitio ofrece un conjunto de servicios concretos y no podemos cambiarlos.

Además, suele ser más lento que un programa de correo, ya que hay que

estar continuamente conectado a páginas web y leer los correos de uno en

uno.

Cliente de correo

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También están los clientes de correo electrónico, que son programas para

gestionar los mensajes recibidos y poder escribir nuevos.

Suelen incorporar muchas más funcionalidades que el correo web, ya que

todo el control del correo pasa a estar en el ordenador del usuario. Por

ejemplo, algunos incorporan potentes filtros anti-spam.

Por el contrario, necesitan que el proveedor de correo ofrezca este servicio,

ya que no todos permiten usar un programa especializado (algunos sólo dan

correo web). En caso de que sí lo permita, el proveedor tiene que explicar

detalladamente cómo hay que configurar el programa de correo. Esta

información siempre está en su página web, ya que es imprescindible para

poder hacer funcionar el programa, y es distinta en cada proveedor. Entre

los datos necesarios están: tipo de conexión (POP o IMAP), dirección del

servidor de correo, nombre de usuario y contraseña. Con estos datos, el

programa ya es capaz de obtener y descargar nuestro correo.

El funcionamiento de un programa de correo es muy diferente al de un

correo web, ya que un programa de correo descarga de golpe todos los

mensajes que tenemos disponibles, y luego pueden ser leídos sin estar

conectados a Internet (además, se quedan grabados en el ordenador). En

cambio, en una página web se leen de uno en uno, y hay que estar

conectado a la red todo el tiempo.

Workflow: flujo de trabajo

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una

tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de

tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual,

informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas

necesarias para completar el proceso de negocio.

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Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del

Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la

descentralización de las actividades administrativas y comerciales.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de

los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las

cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante

a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de

software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión

de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo

electrónico o de bases de datos.

Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades

o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de

cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control

o gestión del flujo de trabajo.

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Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una

adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos,

gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un

Workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de

negocio interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las

principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación,

Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se

limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con

aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de

proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la

respuesta más adelante).

En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados,

que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio,

nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en

grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos

administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y

eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos,

según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un

documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que

genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos

a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una

herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso

informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que

se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento

de la productividad.

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Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente

sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de Workflow" situado en

el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas reglas

determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que

son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o

gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que

ofrece el sistema.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los

beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la

empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.

Mejora del control de procesos a través de la normalización de los

métodos de trabajo.

Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de

los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de

respuesta a los clientes.

Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las

necesidades empresariales.

Optimización de la circulación de información interna con clientes y

proveedores.

Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como

BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de

Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas,

procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del

trabajo.

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Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos,

pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias

concretas.

Video Conferencia

La videoconferencia es una tecnología que proporciona un sistema de

comunicación bidireccional de audio, video y datos que permite que las

sedes receptoras y emisoras mantengan una comunicación simultánea

interactiva en tiempo real. Para ello se requiere utilizar equipo especializado

que te permita realizar una conexión a cualquier parte del mundo sin la

necesidad de trasladarnos a un punto de reunión.

La videoconferencia involucra la preparación de la señal digital, la

transmisión digital y el proceso de la señal que se recibe. Cuando la señal es

digitalizada esta se transmite vía terrestre o por satélite a grandes

velocidades. Para que la videoconferencia se realice se debe de comprimir la

imagen mediante un CODEC. Los datos se comprimen en el equipo de

origen, viajan comprimidos a través de algún circuito de comunicación, ya

sea terrestre o por satélite y se descomprime en el lugar de destino.

Aplicaciones

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Hoy en día la videoconferencia es una parte muy importante de las

comunicaciones es por esa razón que día con día se van descubriendo

nuevas aplicaciones de esta tecnología entre las aplicaciones más comunes

dentro de la educación tenemos:

•Educación a distancia

•Investigación y vinculación

•Reuniones de academia

•Formación continua

•Reunión ejecutiva

•Simposium

•Congresos

•Conferencias

•Cursos

•Seminarios

•Otros

A quién beneficia

La videoconferencia se ha vuelto una tecnología que se ha colocado al

alcance de todos principalmente nos hemos enfocado a brindarle nuestros

servicios a:

• Alumnos: Ya que les permite recibir una educación de altísimo nivel

con oportunidades de capacitación solamente disponibles en institutos

de primera.

Tener a su disposición técnicas avanzadas en los campos

educacionales.

Recibir conocimientos impartidos por eminencias en cada tema.

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Tener la posibilidad de realizar cualquier pregunta a los conferencistas,

con el fin de obtener las mejores respuestas a sus dudas.

Asistir a las conferencias sin necesidad de abandonar el campus

educacional.

• Académicos Permite impartir cátedra a distancia

Mantener una comunicación cara a cara con los estudiantes sin tener

la necesidad de trasladarse a un aula de clases

Asistir a conferencias sin la necesidad de abandonar el campus

institucional

• Investigadores

Asistir a eventos importantes sin la necesidad de trasladarse al lugar

sede

Comunicarse con colegas cara a cara para poder intercambiar puntos

de vista

Impartir conferencias a distintas partes del mundo desde un punto

sede

• Funcionarios

Asistir a eventos sin la necesidad de trasladarse

Poder comunicarse con su personal sin la necesidad de estar presente

Mantener una comunicación cara a cara con otros funcionarios

• Usuarios externos

Presenciar eventos que se desarrollan en otra parte del mundo

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Calendario

El calendario es un componente incluido en varios software que permite

administrar un calendario y agenda. El calendario está completamente

integrado con el correo electrónico, los contactos y otras funciones

especificas. El calendario le permite entre otros componentes realizar las

siguientes labores:

Crear citas y eventos    

Del mismo modo que escribiría en un cuaderno, puede hacer clic en

una sección del Calendario de Outlook y empezar a escribir. Los nuevos

colores de degradado permiten ver fácilmente la fecha y la hora

actuales. La hora actual sólo aparece coloreada en las vistas Día y

Semana laboral. Puede seleccionar un sonido o un mensaje que le

recuerde sus citas, reuniones o eventos y colorear los elementos para

identificarlos rápidamente.

Organizar reuniones    

Seleccione una hora en el Calendario, cree una convocatoria de reunión

y seleccione las personas que va a invitar. Outlook le ayudará a

encontrar la primera hora en la que todos estén libres. Cuando envíe la

convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados la

recibirán en la Bandeja de entrada. Cuando abran la convocatoria,

pueden aceptarla, aceptarla provisionalmente o rechazarla haciendo

clic en un único botón. Si la convocatoria entra en conflicto con algún

elemento del calendario de los invitados, Outlook mostrará una

notificación. Si usted, como persona que organiza la reunión, los

permite, los invitados pueden proponer una hora de reunión alternativa.

Como organizador, puede hacer un seguimiento de quién acepta o

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rechaza la convocatoria, o quién propone otra hora para la reunión, al

abrir la convocatoria.

Consultar los calendarios de grupo    

Puede crear calendarios que incluyan las programaciones de un grupo

de personas o recursos a la vez. Puede, por ejemplo, consultar las

programaciones de todas las personas del departamento o todos los

recursos, como las salas de reuniones de su edificio. Esto ayuda a

programar las reuniones con mayor rapidez.

Ver calendarios unos al lado de otros    

Puede mostrar, unos al lado de otros, varios calendarios que haya

creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por ejemplo,

puede crear un calendario diferente para sus citas personales y ver el

calendario laboral y el calendario personal, uno al lado de otro.

También puede copiar o mover citas entre los calendarios que se

muestran. Utilice el panel de exploración para compartir rápidamente

su propio calendario y abrir otros calendarios compartidos. En función

de los permisos que conceda el propietario del calendario, puede crear

o modificar citas en los calendarios compartidos.

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Ver calendarios unos sobre otros en vista superpuesta    

Puede usar la vista superpuesta para mostrar varios calendarios que

haya creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por

ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales

y superponer el calendario laboral y el calendario personal para ver

rápidamente dónde tiene conflictos o tiempo libre.

Vincular a calendarios en sitios de  Windows SharePoint Services 3.0

Si tiene acceso a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, puede

ver las listas de eventos de ese sitio en el Calendario de Outlook. Puede

hacer cambios en la lista en Outlook, aunque esté trabajando sin

conexión. Los cambios se sincronizarán automáticamente cuando se

conecte de nuevo a Internet. Además, puede ver los calendarios de

Windows SharePoint Services 3.0 uno junto a otro con otros calendarios

personales o compartidos.

Enviar calendarios a cualquiera mediante el correo electrónico    

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Puede enviar un calendario a un destinatario de correo en forma de

Calendario de Internet, manteniendo el control sobre la cantidad de

información que se comparte. La información del calendario aparece en

el cuerpo del mensaje de correo electrónico en forma de datos adjuntos

al Calendario de Internet, que el destinatario puede abrir en Outlook.

Publicar calendarios en Microsoft Office Online    

Puede publicar calendarios en el sitio Web Office Online y controlar

quién puede verlos.

Suscríbase a Calendarios de Internet    

Las suscripciones a Calendarios de Internet son similares a los

Calendarios de Internet, excepto en que el calendario descargado se

sincroniza periódicamente con el Calendario de Internet y se actualiza.

Administrar el calendario de otro usuario    

Con la función de Acceso delegado, una persona puede utilizar su copia

de Outlook propia para administrar fácilmente el calendario de otra

persona. Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el

calendario de un director. Cuando el director designa al auxiliar

administrativo como delegado, este último puede crear, mover o

eliminar citas y organizar reuniones en nombre del director.

3 Groupware y la ReingenieríaEn la mayor parte de las organizaciones la burocracia es sumamente

resistente, es posible dar un mal uso al groupware para que la automatice y

la vuelva más difícil de suprimir.

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El movimiento de reingeniería afirma que pones tecnología en un proceso

con mal desempeño no sirve de nada. De acuerdo, nadie discute el hecho de

que no tiene sentido automatizar un proceso que jamás debió existir. Sin

embargo, el groupware es una tecnología secular; puede automatizar

cualquier tipo de proceso incluidos los malos. Usted puede emplearla para

automatizar procesos ineficientes y hacer lo interesantes de un modo más

eficiente. O puede volver a automatizar la estructura a la que aplico la

reingeniería.

4 Categorías del groupware

En la literatura se encuentran varios tipos de categorización del groupware,

unas tienen en cuenta las dimensiones de espacio y momentos de trabajo

del grupo mientras otras están desagregadas con respecto a la actividad a la

cual facilitan, sin embargo, lo relevante es reconocer la amplia variedad de

herramientas que se encuentran a disposición de los usuarios con el fin de

facilitar la labor en grupo o equipo.

Las tecnologías de groupware típicamente se categorizan a lo largo de dos

dimensiones primarias:

1. Si los usuarios del groupware están trabajando juntos en el mismo

tiempo ("tiempo real" o groupware "síncrono") o diversas horas

(groupware "asincrónico")

2. Si los usuarios están trabajando juntos en el mismo lugar ("cara a

cara") o en diversos lugares ("distancia")

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Los grupos pueden comunicarse de manera sincrónica o asincrónica; pueden

ser localizados juntos o de manera remota, y la tecnología se puede utilizar

para la ayuda individual o la ayuda del grupo. En cuanto al groupware

orientado al espacio de trabajo indica que este permite a los miembros del

equipo “subir y bajar” artefactos usando archivos y carpetas para organizar

su trabajo.

Un caso muy popular del groupware orientado a las comunicaciones es el

correo electrónico. Cuando el correo electrónico se utiliza como el medio

principal para los equipos virtuales (como en la mayoría de los casos), los

datos y la información asociada (tal como accesorios) permanecen en

servidores centrales del correo y/o bandejas de entradas personales sin

ninguna información de contexto en la cual esas comunicaciones de correo

electrónico fueran utilizadas (procesos de negocio implicados, actividades

realizadas, etc.).

Wikipedia (www.wikipedia.com), que a su vez utiliza un software para trabajo

colaborativo divide al groupware a su vez en tres categorías, que como se

29Groupware

observa tienen estrecha relación con los parámetros de las clasificaciones

antes mencionados:

- Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos,

datos o documentos entre personas y facilitan el compartir información

(colaboración asíncrona), como por ejemplo:

• Correo electrónico

• Correo voz

• Publicación en web

- Herramientas de conferencia electrónica que facilitan el compartir

información de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:

• Conferencia de datos; equipos en red que comparten un espacio de

presentación compartido que cada usuario puede modificar

• Conferencias de voz; teléfonos que permiten interactuar a los participantes

• Conferencias de video (y audio conferencia); equipos en red que

comparten señales de audio o video

• Salas de chat o mensajería instantánea; una plataforma de discusión que

facilita el intercambio inmediato de mensajes

• Sistemas para facilitar reuniones; un sistema de conferencias integrado en

una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y

presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una

misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los Sistemas de

soporte a decisiones

- Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del

grupo, como por ejemplo:

• Calendarios electrónicos; para acordar fechas de eventos y

automáticamente enviar notificaciones y recordatorios a los participantes

30Groupware

• Sistemas de gestión de proyectos; para organizar y hacer seguimiento de

las acciones en un proyecto hasta que este finaliza

• Sistemas de control de flujos de trabajo (workflow); para gestionar tareas y

documentos en un proceso organizado de forma estructurada

• Sistemas de soporte a redes sociales; para organizar las relaciones de los

grupos

En la literatura se encuentran varios tipos de categorización del groupware,

unas tienen en cuenta las dimensiones de espacio y momentos de trabajo

del grupo mientras otras están desagregadas con respecto a la actividad a la

cual facilitan, sin embargo, lo relevante es reconocer la amplia variedad de

herramientas que se encuentran a disposición de los usuarios con el fin de

facilitar la labor en grupo o equipo

5 Características del groupware

Las características más importantes de los groupware son:

Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba

que el trabajo en grupo se lleva a cabo.

Mantener la información en un solo sitio común para todos los miembros.

Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o video.

6 Clasificación del groupware

Los groupware se pueden clasificar en base a:

Tiempo, se clasifican en sincrónicos y asincrónico

Espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida.

Las aplicaciones típicas de los groupware sincrónicos (los cuales soportan

aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, teleconferencia,

31Groupware

chat y sistemas de toma de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones

típicas de los groupware asincrónicos son: e-mail, newsgroups, calendarios y

sistemas de escritura colaboracionales.

Los groupware se están volviendo más populares dentro de las empresas, ya

que resulta más barato instalar una Intranet y comprar o implementar un

sistema de colaboración a estar transportando personal de un lugar a otro.

Además si se necesita tomar una decisión urgente y las personas se

encuentran en diferentes partes del mundo, para cuando se reúnan la

decisión posiblemente ya no funcione, o peor aún que la empresa quiebre;

con los groupware esto no pasaría, ya que se pueden tomar decisiones sin

importar la distancia entre cada miembro del equipo.

7 Funciones del groupware

Los groupware deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un

grupo, llamadas las tres C's:

La Comunicación, es la función más importante del groupware, ya que es

el medio en que la informaciones compartida.

La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas

de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de

resolver problemas de las asambleas tradicionales como: lugar y tiempo

para la realización de la misma o la disponibilidad de información. Además

de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones con la contribución de

todos los miembros del grupo.

La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando

eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la

distribución de tareas y revisión de su ejecución.

32Groupware

Al unir estas tres características dentro del groupware la información fluye

más rápidamente, y con precisión, existen menos barreras entre cada

departamento, se mejora la toma de decisiones y sobre todo se mejora el

servicio al cliente.

Como se puede ver un groupware tiene características que lo hacen una

gran inversión para los negocios, se pueden crear grupos de discusión,

compartir documentos, realizar videoconferencias, etc. Para realizar todo

esto es necesario contar con una Intranet o una conexión a Internet y poder

comunicar las máquinas clientes con el servidor de las aplicaciones

groupware.

Es muy confuso distinguir entre groupware y workflow, esto surge desde que

los workflow´s son considerados como una función o un subconjunto de los

groupware. Una definición estricta dice que todos los tipos de groupware

deben incluir un elemento de colaboración, pero esto no es necesario en los

sistemas workflow, algunas veces son utilizados para tareas individuales que

no están directamente en colaboración.

8 Beneficios del groupware

Puesto que los mecanismos de la coordinación facilitan la gerencia del

conocimiento y la toma de decisión, el uso del groupware pueden realzar

la toma de decisión de colaboración en organizaciones.

Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para

coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los

miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un

puente sobre las diferencias de tiempo, espacio.

33Groupware

Algunos beneficios que se buscan al implementar groupware para el

trabajo en proyectos son:

El groupware estimula la cooperación dentro de una organización y

ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos

comunes.

El groupware coordina gente y procesos.

El groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después

definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.

El groupware proporciona los usuarios una manera única para

compartir información, construyéndola en documentos

estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar

central en donde se almacena la información compartida.

Idealmente, el groupware debe poder ayudar a cada persona en un

proyecto de colaboración a realizar su trabajo en específico de una

manera más eficiente.

9 Ventajas y desventajas del groupware

La carencia de una "estructuración explícita de la organización " es al mismo

tiempo tanto una desventaja como una ventaja. Es desventajosa porque el

groupware tradicional no tiene ningún “gancho” para integrar la información

de los procesos de negocio, lo cual es importante para integrar los recursos y

los procesos. La ventaja de la carencia de la información explícita de la

estructura de organización es por un lado, el hecho de que tales sistemas se

pueden utilizar en todos los ajustes de organización sin muchos esfuerzos

anteriores de configuración en la una mano y en segundo lugar éste conduce

a incrementar la flexibilidad del personal, como lo demuestra la proliferación

del uso de los sistemas de correo electrónico en trabajo en equipo.

34Groupware

Aunque el conocimiento tácito es difícil de capturar, el groupware puede

capturar, almacenar, recuperar, y distribuir una parte del conocimiento tácito

en formas de rituales y de historias de la organización. Investigaciones han

demostrado que el uso de rituales y de historias de la organización pueden

proporcionar una base de "memorias colectivas" entre los miembros de

organización.

10 Productos más usados del groupware

En el mercado existen una cada vez más extensa gama de productos

etiquetados como groupware, algunos de los productos más ampliamente

conocidos son:

1. Lotus Notes and Domino Lotus Notes fue uno de los primeros productos de

mensajería y groupware completamente equipados. Fue construido para las

operaciones cliente/servidor y utiliza el concepto de los almacenes de

objetos en los cuales la información se almacena en los servidores múltiples

replicados. Domino Lotus Notes agrega servicios del HTTP (protocolo de

transferencia de hypertexto) y transforma a en un servidor de aplicaciones

de Internet. Domino también agrega características de la seguridad tales

como cifrado.

35Groupware

2. Microsoft Exchange Server: provee muchas de las mismas funcionalidades

del Notes y el Domino, incluyendo funcionalidades de colaboración para

trabajo en equipo, seguridad, entre otras. Además, proporciona un amplio

alcance en el intercambio de información en la empresa integrando el correo

electrónico, la programación, las formas electrónicas, y los documentos

compartidos. También proporciona una base para crear los usos especiales

que pueden aprovecharse de un sistema empresa-ancho de la mensajería.

36Groupware

3. Novell GroupWise: ayuda a mantener sus comunicaciones seguras y

autenticadas tanto dentro de la empresa como fuera de ella, con otras

empresas y personas que se encuentran fuera de su firewall. GroupWise

funciona con clientes inalámbricos, basados en Web y tradicionales,

ofreciendo a los usuarios programación, mensajería instantánea y correo

electrónico integrado, además de gestión de documentos, contactos y

tareas.

Conclusiones

El establecimiento de alianzas entre las organizaciones se está convirtiendo

en una necesidad en aumento, por lo que las herramientas para ayudar

estos procesos serán más importantes que nunca y mientras más soluciones

de groupware sean instaladas y se vuelvan mejores, más reconocerá la alta

gerencia que los datos y el conocimiento son un activo grupal y no

individual.

A pesar del uso extenso de los sistemas de groupware, su proceso de diseño

y uso no está todavía bien entendido; se observa que desde la perspectiva

del uso del sistema, varios estudios de importancia han identificado factores

que los practicantes del groupware deben estar enterados al momento de

implementar los sistemas, por ejemplo, la carga adicional de trabajo

impuesta a algunos miembros del grupo a través de la participación en el

groupware, el desequilibrio entre costos y beneficios, gastos indirectos

37Groupware

inesperados, tanto como el potencial para prácticas de trabajo innovadoras.

Solamente mediante la observación en un largo periodo de tiempo pueden

tales lecciones ser aprendidas.

Esencialmente, las tecnologías del groupware ofrecen las ventajas de amplio

alcance de la colaboración y prolífica comunicación. De esta manera el uso

del groupware puede mover organizaciones más allá de modelos rígidos de

la cadena de valor a una colaboración más dinámica entre los socios de

negocio y sus clientes, ya que proporcionando el acceso rápido a la

información y usando la colaboración para el producto y el desarrollo del

servicio, las organizaciones llegan a ser más expertas al usar su

conocimiento en el mercado.

En los tiempos actuales demandan mayor productividad por parte de las

empresas y de los individuos y con la continua reducción en el costo de la

tecnología, el conocimiento se convierte cada vez más en un recurso valioso

que las empresas deben administrar para garantizar su supervivencia. El

software colaborativo pretende convertirse en la principal herramienta

tecnológica que permita a las empresas administrar y compartir el

conocimiento. Aun existen muchos obstáculos por vencer, principalmente en

lo que respecta a la interfaz de usuario y a la resistencia de estos a cambiar

sus formas tradicionales de colaboración.

Será interesante ver en el futuro, la aparición de sistemas basados en

agentes, con los usuarios humanos colaborando con agentes inteligentes y

con bases de conocimientos. Cuando esto suceda, la computación

probablemente estará dando el siguiente pasado hacia el procesamiento y

almacenamiento de la inteligencia.

38Groupware

Anexos

Anexo A. En las secciones siguientes se presenta una breve descripción de

algunos productos de software colaborativo.

BSCW

BSCW (Basic Support for Cooperative Work) es una aplicación cooperativa

integrada con un servidor WWW y accesible desde los navegadores de Web

estándar como por ejemplo Netscape Navigator o Internet Explorer. En

particular puede considerarse como una extensión de un servidor Web a

través del CGI (Common Gateway Interface). Los requisitos mínimos que se

recomiendan para su uso son el empleo de un navegador de tercera

generación o posterior como el Nestcape Gold 3.0 o Internet Explorer 4.0.

El acceso al servidor BSCW se efectúa a través del CGI mediante el login

(nombre del usuario para el entorno del sistema) y el password bajo los

cuales el usuario se encuentra identificado en el sistema. Una vez cumplido

39Groupware

este requisito se accede a todos aquellos recursos en los cuales el usuario

tiene permisos de acceso.

Un concepto fundamental alrededor del cual gira toda la estructura de la

aplicación es el del espacio de trabajo compartido (shared workspace)

que consiste en un depósito o almacén de información que puede ser

empleado por los usuarios para colocar documentos (upload), mantener

conversaciones de forma controlada y obtener información acerca de

actividades previas llevadas a cabo por otros miembros del grupo para así

poder coordinar su propio trabajo. Este es el elemento principal para la

cooperación asíncrona ofrecida por el sistema.

En un servidor BSCW (Servidor Web con la extensión del sistema BSCW) se

pueden controlar varios espacios de trabajo, cada uno de los cuales es

accesible a los miembros de un grupo empleando un simple esquema de

nombre de usuario y su password para este entorno. De hecho, cuando se

procede al proceso de identificación se accede a una vista del sistema en la

cual aparecen todos aquellos espacios de trabajo de los cuales se es

miembro.

El tipo de información que se puede crear, manipular y compartir en un

espacio de trabajo es muy amplio, y se les denomina como objetos de

información compartidos: los contenidos de cada espacio de trabajo se

representan como objetos de información organizados en una jerarquía de

carpetas. Los miembros pueden transferir información desde sus máquinas

al espacio de trabajo estableciendo los niveles de control de visibilidad de la

información o las operaciones que pueden ser realizadas por otros. Por otro

lado, los miembros pueden descargar (download), modificar y pedir más

detalles acerca de los objetos de información mediante una serie de botones

previstos para tales operaciones.

BSCW surge en el departamento de Sistemas de Cooperación del Instituto

para la Tecnología de Información Aplicada (FIT) que es una unidad de

desarrollo del Centro de Desarrollo Nacional Alemán para la Tecnología de la

Información (GMD). Los fondos para el desarrollo del sistema BSCW

40Groupware

provienen de la Comisión Europea bajo contratos del Programa de

Aplicaciones Telemáticas.

El objetivo que se plantea es el desarrollo de un sistema de trabajo

compartido BSCW (BSCW shared workspace system) que proporcione

facilidades para la cooperación de grupos cuyos miembros se encuentren

muy alejados físicamente, incluso en diferentes países y empleando diversas

plataformas de trabajo. El soporte para la comunicación es el WWW de

Internet. Se pretende transformar el WWW de un simple depósito pasivo de

información a una herramienta activa de colaboración.

Actualmente este sistema, en constante evolución, se encuentra en su

versión 3.2.2 accesible a todo el mundo que lo desee. Sin embargo, a

diferencia de versiones anteriores, en ésta existe un período de prueba de

90 días; transcurrido este tiempo hay que solicitar una licencia de uso que

resulta ser gratuita cuando se desea emplear en ámbitos relacionados con la

enseñanza.

MetaWeb

MetaWeb es una biblioteca de clases de Java que soporta el desarrollo de

aplicaciones colaborativas síncronas. Estas pueden ser applets que

funcionan dentro de un navegador Web así como aplicaciones Java

independientes. El objetivo de MetaWeb es simplificar el desarrollo de

aplicaciones síncronas multiusuario que puedan ser empleadas en el

contexto del World Wide Web. MetaWeb es un conjunto de herramientas

para grupos. Está siendo empleado para extender el sistema de espacio de

trabajo compartido BSCW con características de sincronía compartida como

la notificación directa de actividades en el espacio de trabajo.

MetaWeb incluye una API que proporciona al desarrollador de aplicaciones

las siguientes funcionalidades:

Acceso a información compartida

Control de sesión

Aplicación específica para intercambio de mensajes

Mecanismos para el control de acceso

41Groupware

Componentes GUI básicos para sesiones colaborativas

Sin embargo, no proporciona características que serían deseables como:

Un servicio general de objetos compartidos

Diferentes mecanismos para el control de concurrencia

MetaWeb proporciona el acceso a información compartida acerca de las

actividades de otros usuarios. Esta metainformación está representada por

tres conceptos básicos: Usuario, Localización y Sesión. Cada aplicación

MetaWeb representa a un usuario en solitario. Una sesión representa un

grupo dinámico de usuarios que pueden interactuar. Los usuarios pueden

acceder y abandonar las sesiones. Las sesiones están generalmente

asociadas con localizaciones. Una localización es la abstracción de un sitio,

donde la gente puede encontrarse e interactuar, empleando herramientas de

aplicación específicas. Las diferentes formas de interactuar están

representadas por diferentes sesiones. Una localización puede ser una

página Web (representada por un URL) o cualquier otro sitio abstracto (o

virtual), donde la colaboración puede tener lugar.

MetaWeb está basado en una arquitectura cliente/servidor, donde las

aplicaciones desarrolladas con MetaWeb actúan como cliente de un servidor

central de MetaWeb, el cual proporciona comunicación entre las aplicaciones

distribuidas. El trabajo del servidor MetaWeb es para:

Proporcionar una infraestructura básica de comunicación basada en la

propagación de eventos

Mantener objetos compartidos que puedan ser accedidos por

aplicaciones MetaWeb

CoopWWW/CESAR

El proyecto CoopWWW pretende proporcionar un extenso conjunto de

herramientas para lograr una cooperación eficiente de grupos empleando el

World Wide Web. El proyecto trata de reunir e integrar tecnologías para la

cooperación multimedia de grupos.

El núcleo central de CoopWWW es el espacio de trabajo compartido, más

concretamente, el espacio de trabajo compartido BSCW desarrollado

42Groupware

también por GMD. Alrededor de este núcleo un grupo de herramientas

interoperables integradas con el espacio de trabajo, proporciona un entorno

de cooperación amigable y potente. En particular el sistema incluye las

siguientes características:

Soporte para el conocimiento síncrono y asíncrono de actividades

dentro del espacio de trabajo.

Generación de documentos distribuidos, incluyendo control de

versiones y herramientas para la conversión de formatos de los

documentos.

Soporte para tomar decisiones cooperativas mediante una serie de

aplicaciones que permiten la organización de conferencias y

proporcionar todos los documentos de contenidos y de procesos de

selección que deben ser proporcionadas por el comité organizador.

Conferencias de escritorio, en particular, la compartición de

documentos con comunicación audio/vídeo. Las herramientas para la

colaboración síncrona están integradas en el espacio de trabajo a

través de funciones de interfaz de usuario implementadas con applets

o con la arquitectura plug-in de los navegadores.

Interfaces a sistemas de información de directorios/empresas. Por

ejemplo, es posible la integración con sistemas como X.500 y whois++

que proporcionan facilidades de indexación global.

El proyecto CoopWWW ha tenido su continuidad con el proyecto CESAR

(Collaboration Environments and Services Architectures for Researches)

buscando también la colaboración multimedia síncrona y asíncrona basadas

en Internet y la tecnología World Wide Web y así facilitar la interoperabilidad

entre varias plataformas para proyectos de investigación transeuropeos.

Parte de los fondos de este proyecto se han destinado para el desarrollo de

BSCW y MetaWeb.

ReCoCo como una alternativa para crear una red colaborativa de

conocimientos en una universidad

43Groupware

Como se mencionó anteriormente, uno de los recursos más importantes de

las empresas es el conocimiento generado por los empleados en el interior

de las mismas. Para tener una idea más clara de lo que esto significa, basta

con imaginar lo que pasaría si una empresa tuviese que reemplazar

absolutamente a todos sus empleados por otros que no poseyeran una

experiencia laboral similar a la de los empleados que están reemplazando.

Aun con toda la información disponible, las consecuencias asociadas con la

perdida del conocimiento ``poseído'' por los empleados reemplazados sería

desastrosa para la empresa.

En las universidades, donde las actividades sustantivas son la enseñanza,

generación y difusión del conocimiento, la situación es aun más crítica.

El proyecto ReCoCo (Red Colaborativa de Conocimientos) pretende contribuir

a la administración del conocimiento en los entornos de educación superior.

Los objetivos generales del proyecto ReCoCo son:

1. Promover la creación de una base de conocimientos científicos

2. Promover la formación de redes colaborativas entre los cuerpos

académicos de las Universidades

Para la implementación del proyecto se diseñará una herramienta

colaborativa (SoCo) que incluya las siguientes facilidades:

Soporte para la interacción en línea entre grupos de usuarios,

mediante servicios de conferencia escrita, video conferencia y pizarrón

compartido

Soporte para interacción fuera de línea, mediante paneles de discusión

y correo electrónico

Soporte para publicación de documentos

Servicio de almacenamiento y consulta de información estructurada,

clasificada mediante técnicas de inteligencia artificial

El sistema colaborativo (SoCo) debe reunir las siguientes características de

diseño:

Arquitectura cliente/servidor basada en WWW y en Java, para asegurar

el nivel más alto de disponibilidad y compatibilidad

44Groupware

La facilidad de uso debe ser una característica prioritaria

Los usuarios del pizarrón compartido deberán disponer

preferentemente de algún tipo de tableta digitalizadora (lápiz) con la

finalidad de que el uso de la pizarra sea más eficiente.

Al administrador del sistema debe ser capaz de definir nuevos grupos

de colaboración y asignarle los servicios que estarán disponibles para

dicho grupo.

Los usuarios deben tener la posibilidad de inscribirse en los grupos

colaborativos que desee, sin la intervención del administrador

El sistema debe ser lo suficientemente flexible para adecuarse a las

necesidades y gustos de los diferentes grupos de trabajo

(configurable)

El sistema debe contar con mecanismos de seguridad para garantizar

la integridad y privacidad de la información, y evitar el rechazo de

servicio y el repudio de autoridad.

Desde el punto de vista del usuario, el uso del sistema será de la siguiente

manera:

1. El usuario accesará el portal de Red Colaborativa de Conocimientos y

seleccionará el grupo al cual desea conectarse en ese momento.

2. En respuesta a esa selección, se creará se le solicitará al usuario su

identificación y contraseña.

3. Si ambas son correctas, en una nueva ventana del navegador se

presentará la página principal del grupo de trabajo, la cual contendrá

información sobre el grupo, tal como: servicios disponibles, usuarios

miembros, usuarios activos, información sobre el estado y actividades

del grupo.

4. Después de esto, el usuario podrá seleccionar los servicios que desee

utilizar.

5. Si el usuario desea trabajar simultáneamente con varios grupos,

bastará con que repita el proceso de selección del grupo (paso 1).

Los principales retos para asegurar el éxito del sistema son:

45Groupware

Diseñar interfaces de usuarios que sean fáciles de usar (intuitivas) y

con las características adecuadas para facilitar el uso de las mismas

(prácticas y transparentes).

Diseñar una base de conocimientos que sea eficiente, así como crear

los mecanismos de indexación y de búsquedas adecuados

Buscar los mecanismos ``administrativos'' para incentivar la

participación de los profesores en la utilización del software

colaborativo

Propiciar una cultura de colaboración entre los usuarios del sistema

Como puede verse, el éxito de este proyecto no solamente depende de los

aspectos técnicos sino también del aspecto humano. El reto es bastante

fuerte, sin embargo los beneficios que el proyecto ReCoCo puede ofrecer a la

comunidad universitaria serían de gran utilidad en la búsqueda de la

excelencia académica.

46Groupware

Anexo B

Ejemplos Cliente / Servidor

Exchange Server

Video Conferencia

47Groupware

Sistema Multimedia

48Groupware

Comunicaciones

SQL Server

49Groupware

Lotus Notes