27/07/2011

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Presentación de Proyectos

Dirección de Seguimiento

y Control

Contenido

Marco Legal

¿Qué es GPR?

Estructura de las Instituciones en el GPR

GPR 4 – Proyectos Emblemáticos

Roles en el GPR - Proyectos

Esquema

¿Que es un Proyecto?

¿Cómo se mide un Proyecto en GPR?

Etapas del Proyecto

Hitos de Gestión

Indicadores y metas

Problemas no resueltos

Riesgos

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Marco Legal

Marco Legal

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¿Qué es GPR?

GestiónGestión

ProyectosProyectosProcesosProcesos

�Un solo sistema integrado dePlanes, Proyectos, Procesos eIndicadores.

Medición de Resultados

�Observatorios ejecutivos ytableros de control gráficos.

�Usuarios ilimitados parapromover la adopción y uso detodos los actores clave.

�Configuración y control deorganizaciones y usuarios a travésdel Módulo de AdministraciónCentral

Estructura de las Instituciones en el GPR

Niv

el E

jecu

tivo

Niv

el

Op

erat

ivo

Objetivos

Gerenciales

Objetivos

Gerenciales

Objetivos

Generales

Objetivos

Operativos

Proyectos

Procesos Procesos

Proyectos

Objetivos

Operativos

Estrategias

Objetivos

Institucionales

UNIDADES

OPERATIVAS

UNIDADES

OPERATIVAS

Estrategias

GERENCIAS

Estrategias

Objetivos

Estratégicos

Procesos

Proyectos

Objetivos

Operativos

UNIDADES

OPERATIVAS

PROGRAMAS NACIONALES / PROGRAMAS NACIONALES /

TRANSVERSALES (n)TRANSVERSALES (n)

Estrategias

GERENCIAS

Estrategias

SUBSECRETARÍAS

Estrategias

Objetivos

Estratégicos

INSTITUCIONES ADSCRITAS EMPRESAS PÚBLICASMINISTERIOS / SECRETARÍAS

NACIONALES

AGENDAS SECTORIALESAGENDAS SECTORIALES

MINISTERIOS COORDINADORESMINISTERIOS COORDINADORES

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GPR 4 – Proyectos Emblemáticos

Roles en el GPR - Proyectos

Persona que toma el rol de coordinar todas lasactividades y obtener resolución sobre todos losasuntos de un proyecto.Su objetivo es llevar el proyecto a su cumplimientoexitoso.

Persona que toma el rol de proporcionar el apoyoejecutivo, obtener presupuesto, asegurar laresolución de problemas y la satisfacción de losinteresados clave. El patrocinador ejecutivo es quienda cuentas por el resultado del proyecto.

Es la máxima autoridad de la unidad operativa

Patrocinador Ejecutivo

Titular

Líder del Proyecto

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Esquema

Líder Técnico

Especialistas/Analistas/Usuarios

Coordinador de logística

Coordinador Administrativo

Patrocinador Ejecutivo

Líder del ProyectoUna persona puede tomar variosroles excepto el patrocinadorejecutivo, pues no puede ser el líderde proyecto y viceversa

¿Que es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único, tienen una fecha de inicio y fin claramente identificadas.

Son los proyectos que constan en el presupuesto anual de inversiones

aprobado por la Institución. inversiones La fuente de recursos proviene del PAI

(Presupuesto Anual de Inversión)

Tipos de Proyectos

Proyectos de Inversión

Son aquellos que buscan mejorar o innovar la forma en que un proceso se ejecuta actualmente. Se cargan a las partidas del presupuesto operativo

(gastos). No están en el PAI

Proyectos de Gasto Corriente

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¿Cómo se mide un Proyecto en GPR?

Se mide de acuerdo al presupuesto Codificado vs el Devengado

Se mide de acuerdo al tiempo transcurrido vs el tiempo total de finalización del proyecto

Se mide de acuerdo al cumplimiento de los hitos de gestión.

Etapas del Proyecto

ANTEPROYECTO: Es el desarrollo de la idea que concibe el proyecto.DEFINICIÓN: Etapa en la que sé desarrolla la idea del proyecto en un concepto de solución que actuara como marco de referencia para planear el proyecto.

PLANEACIÓN: Etapa en la que se define todo el trabajo que hay que llevar a cabo para cumplir con los entregables del proyecto, la secuencia y duración de actividades así como recursos humanos y materiales necesarios para ejecutarel proyecto.

EJECUCIÓN: Etapa en la que se ejecutan las actividades definidas en el plan del proyecto. Durante esta etapa es posible que se ajuste el plan del proyecto, sin embargo el proyecto permanece en la etapa de ejecución hasta que llega la fase de Cierre.

CIERRE: Etapa en la que se formaliza el termino de la ejecución del proyecto y se transfieren responsabilidades por parte del equipo ejecutor del proyecto al equipo que se encargara de administrar los productos o servicios entregados para sostener los beneficios del proyecto.Una vez que el proyecto ha

completado su fase de Cierre, debe de colocarse en la fase de “Terminado”. Esto implica que ya no hay ninguna actividad relacionada con el proyecto.

COMPLETADO

Se denomina a aquellos proyectos que han sido formalmente aplazados – por cualquier motivo y se espera que se reanuden en un futuro.

CONGELADO

Se denomina a cualquier proyecto que se cancele sin haber sido Completado.Esto aplica solo a proyectos que fueron creados en el ciclo actual de presupuestación y se cancelaron por cualquier motivo.

CANCELADO

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Hitos de Gestión

Aprobación Interna

Dictamen de prioridad (SENPLADES)

Contratos Firmado o

Plan Aprobado Para Ejecución

Acta de entrega provisional

Acta de Entrega - RecepciónDefinitiva

¿Qué es un hito de gestión?

Un hito es un entregable verificable (Relacionado con el avance físico del proyecto), no es una acción o un indicador.

100 %

Anteproyecto

0%

Definición

10%

Planificación

10%

Ejecución

70%

Cierre

10%

Indicadores y Metas

¿Qué es un indicador de proyecto?

Es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempaño necesariopara alcanzar una meta determinada.

¿Qué es una meta?

Es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a unindicador.

Tipos de Indicadores

Discreto

Es el indicador cuyo desempeño esindependiente a lo obtenido en periodoso mediciones anteriores

Continuo

El indicador continuo es aquel que para sucálculo suma los resultados de losperiodos anteriores

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Ejemplo de Indicador

ContinuoContinuo

0

20

40

60

80

100

120

140

Meta Acumulada

Resultado Acumulado

Período Meta Resultado

Enero 10 6

Febrero 20 21

Marzo 35 41

Abril 45 41

Mayo 55 44

Junio 70

Julio 80

Agosto 90

Septiembre 105

Octubre 116

Noviembre 119

Diciembre 130

Indicador: Número de docentes capacitados Meta: 130

Ejemplo de Indicador

Discreto

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

Meta

Resultado Acumulado

Período Meta Resultado

Enero 10% 10%

Febrero 10% 12%

Marzo 10% 12%

Abril 10% 13%

Mayo 10% 14%

Junio 10% 10%

Julio 10% 11%

Agosto 10% 13%

Septiembre 10% 10%

Octubre 10% 9%

Noviembre 10% 9%

Diciembre 10% 10%

Indicador: Disminución de índices de inseguridad Meta: 10% mensual en todo el año

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Problemas No Resueltos

¿Qué es un problema no resuelto?

Son los problemas que afectan al normal desempeño del proyecto, cuya solución busca el apoyo del patrocinador ejecutivo o una autoridad de la institución.

Riesgos

¿Qué es un riesgo en un proyecto?

Un riesgo es un evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre, tiene un efecto negativo en al menos uno de los hitos o productos del proyecto

Un riesgo es :

� Una amenaza� Siempre esta en el futuro� Puede tener una o mas causas � Si ocurre, puede tener uno o mas impactos negativos

Evento ImpactoCausaría

Sintaxis

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El directorio de la empresa viaja en avión constantemente

Evitar: Establecer sistema de video conferencias

Situación

Colisión del avión

Transferir: Compra de póliza

Contingencia: Tener pensado en un posible equipo de reemplazo

Riesgo

Posibles Soluciones

Ejemplo de Riesgo

Mitigar / Prevenir : Enviar a los directores en diferentes aviones

El tiempo para la carga de los proyectos en el sistema GPR es una semana después de la capacitación.

Referencia

En caso de tener alguna duda favor comunicarse con:Carlos Noboa

Teléfono:

Mail:

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La metodología y los conceptos que se encuentran en esta presentación son propiedad intelectual de la consultora e-Strategia, empresa que fue contratada por la SNAP para la implementación de la metodología de Gobierno por Resultados en las instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la función ejecutiva de acuerdo al Decreto 555 del Señor Presidente de la República Rafael Correa

Referencia