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G.P.I.-SAP: Caso de éxito HUNOSA Índice

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G.P.I.-SAP: Caso de éxito HUNOSA

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¿Qué se entiende por Gestión Patrimonial Integral (G.P.I.)?

Gestión económica

(SAP)

Gestión documental

(SAP y GeoMedia)

Catastro, Registro de la

Propiedad (GeoMedia y vía web)

Cartografía y trabajo de campo

(GeoMedia y vía web)

Flujos de trabajo

(SAP)

Es un sistema para gestionar los bienes inmuebles, desde un punto de vista patrimonial, económico - contable y/o técnico y de gestión, garantizando su total integración.


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• Aproximadamente 4.437 hectáreas • Gran variedad de edificaciones (propias de labores de explotación y viviendas) • Emplazados sobre diez municipios de Asturias (cuencas del Nalón y Caudal)

• La integración o aportación de los activos físicos de las distintas empresas mineras ubicadas en las cuencas del Nalón y el Caudal entre los años 1967 y 1969.

• Posteriormente adquisición de fincas para explotaciones a cielos abiertos. • Integración de los terrenos de Minas de Figaredo en el año 1998.


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Desde la creación de HUNOSA hasta la actualidad este conjunto de propiedades sufrió diversas mermas y ampliaciones que fueron modificando el patrimonio de la empresa.

La importancia de la gestión de los diversos bienes hace necesario que se cree un sistema de gestión de este patrimonio


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Analizar los títulos de propiedad de los inmuebles (tanto de adquisición como de enajenación, agrupaciones, segregaciones

y cualquier título modificativo del derecho de propiedad), así como su calificación jurídica (escritura pública, contrato

privado, cláusula residual en escrituras de aportación -inventario GALTIER). Para ello fue necesario revisar los archivos

existentes en el Departamento de Patrimonio, oficinas de Oviedo, Ujo y Sotón. Suponiendo una revisión de unos 50.000

documentos.

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• ALTAS

• BAJAS

• EXPROPIACIONES

• VIVIENDAS

• PROINDIVISO

• ARRENDAMIENTOS

• Analizar las bases de datos existentes.

• Unificar y actualizar los datos, estudiando las relaciones entre las fincas origen y las resultantes: propiedades en

origen y en la actualidad, agrupaciones, ventas, cesiones, permutas, expropiaciones, divisiones horizontales,

proindiviso, etc.

• Adaptarlas al formato de carga en SAP.


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Analizar y revisar los planos que representan

las propiedades y las distintas afecciones que hay sobre ellas, corrigiendo lo procedente. Codificando individualmente

cada área representada. Un 90% de dichas propiedades en formato

digital Microstation.

El resto, escaneado, digitalización y georreferenciación

de los planos en papel de los terrenos.

• DISP

• BACO • AGRU • VEPA

De las bases de datos resultantes en una primera fase y de la creación del parcelario en Microtation

representado gráficamente dichos datos ,se elabora un GIS en soporte Geomedia. Representando


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Localización geográfica de los diferentes perjuicios mineros de las dos cuencas: Caudal y Nalón.

Utilización de la cartografía 1:5000 del Principado de Asturias.

Solicitud Plano Contrato


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Históricamente, las instalaciones de

HUNOSA, tienen origen, prácticamente en

su totalidad, en los activos aportados por

las empresas mineras en su integración en

la empresa. Así fueron aportados:

lavaderos, almacenes, economatos, etc.

Aparte de cláusula residual en escrituras

de aportación .

• Escaneado. Escaneado de los tomos

como copia de seguridad. Extracción de

fichas independientes para edificios y

maquinaria.

• Localización y digitalización.

Localización según planos aportados y

digitalización en Geomedia utilizando la

cartografía 1:5000 del Principado de

Asturias.

• Creación de base de datos

alfanumérica. Elaboración de una base

de datos con hipervínculos para poder

acceder a ella desde el GIS.

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• Creación de datos maestros en el módulo de Gestión de bienes inmuebles: unidades económicas, terrenos,

edificios y unidades de alquiler.

• Contratos de alquiler y contratos generales (compra, venta y expropiación).

• Escaneado y codificación individualizada

de cada uno de los diferentes

documentos y expedientes relacionados

con la fase anterior, pasando a un

formato pdf toda la documentación

referida tanto títulos de propiedad como a

ventas, expropiaciones, etc.

• Codificación y clasificación de cada pdf

dependiendo del tipo de documento

(escritura, contrato de venta, acta de

ocupación, alegación, certificación,

comunicado interno, DNI, IBI, plano,

moción, plusvalía, etc.).

• Enlace de cada documento con el objeto

SAP correspondiente.


Visualización en SAP

de la gestión de

documentos

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Datos del proyecto Minas de Figaredo distintos a los del proyecto GPI en lo relativo a: • Forma de representación, tanto en estructura como en forma,

(codificación, agrupaciones, bajas…. etc.). • Parte gráfica a la hora de representar los terrenos y las afecciones.

1. Homogeneizar y estandarizar la información y los datos del anterior proyecto de Minas de Figaredo para integrarlo dentro de GPI. 2. Resolver el problema del solapamiento entre terrenos. • Hay terrenos que se solapan tanto en parte como por completo con

propiedades anteriormente auditadas en GPI. • Resultando un total de 425 solapamientos repartidos en unas 50

fincas de GPI y 29 de Minas de Figaredo. • Tratamiento a seguir: mantener el contorno de la finca según el mejor

título, corrigiendo gráficamente y alfanuméricamente esa incidencia. Detectando posibles casos de doble inmatriculación.


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Objetivo de carga de elementos patrimoniales en SAP: • Integrar los módulos Gestión bienes inmuebles y FI • Identificar los elementos patrimoniales con los activos fijos. El elemento de partida común a ambas estructuras será el Centro de Coste.

Método propuesto:

Seleccionar los perímetros de los centros de coste

(58)

Ajustando las superficies todo lo posible.

Quedando siempre integradas dentro de estos perímetros fincas

(GPI) completas.

Parcelar estos perímetros, por clase

de activo fijo (puede haber 7 por cada

centro de coste)

Siempre quedarán integradas dentro de ellas

fincas (GPI) completas.

Relacionar los terrenos SAP existentes en cada

parcela de las anteriores: por centro de coste y

clase de activo

Totalizando cantidades por emplazamiento y clase de

terreno.

Código clase Clase de inmovilizado terreno 101 Solares sin edificar

102 Fincas rusticas 103 Plantaciones forestales y montes 104 Terrenos afectos a instal. y servicios 105 Terrenos con instalaciones 107 Terrenos afectos a edificios sociales

201 Terrenos dedicados a escombreras


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Castillete y

embarque

Pozo San

Antonio


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Comprobación y corrección de casos en los que las titularidades no coincidían con el perímetro de la parcela catastral.

Para favorecer una mayor rapidez y fiabilidad en las consultas relacionadas con el catastro se decide cargar:

• El parcelario de catastro en Geomedia. Carga en Geomedia de los parcelarios de catastro de los municipios donde HUNOSA tiene propiedades, tanto a nivel de rústica como de urbana.

• Planimetría y titularidades catastrales. Representación en Geomedia de aquellas parcelas catastrales cuya titularidad es de HUNOSA.


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Dos módulos a integrar: - Gestión de bienes inmuebles (RE): Gestión patrimonial - Contabilidad de Activos Fijos (FI-AA): Gestión económica

Definir las estructuras arquitectónicas en bienes inmuebles. Definir la relación entre los objetos patrimoniales y los activos fijos. Gestión documental IXOS.

Identificar las distintas operaciones gestionadas por el Dpto. Patrimonio. Definir los status de usuario (compatibles e incompatibles). Definir las distintas fases de cada operación. Definir los responsables de cada fase.

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Entidades que representan el Patrimonio de la empresa. Entidades de apoyo o complementarias. Gestión documental.

GeoMedia

SAP


Datos maestros: estructuras arquitectónicas y relación entre módulos

Unidad económica

Terreno

Edificio

Unidad de alquiler Unidad de alquiler

Activos fijos

Contratos de alquiler

Contratos generales

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Gestión documental

Terreno

Edificio

Resto entidades

WEBGUI

WEBGUI


Flujos de trabajo (Workflows) en SAP

Conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial por distintos miembros de la organización que

permite el intercambio de información y documentos entre los participantes de forma automatizada según unas normas o procedimientos previamente definidos.

Para los usuarios:

• Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará al inbox SAP y al correo electrónico. • La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento. • El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.

• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables utilizando lista de distribución.

Para la empresa: • Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo. • Aumenta la productividad.

• Agiliza los procesos.

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Alta de terreno Baja de terrenos Venta de terrenos Segregación de terrenos Expropiación de terrenos Agrupación de terrenos Reparcelación de terrenos

Alta de edificio Baja de edificio

Flujos de trabajo en función de los objetos de Bienes Inmuebles

Alta de unidad de alquiler de vivienda Baja de unidad de alquiler de edificio Venta de unidad de alquiler de edificio Constitución de alquiler por arrendamiento Constitución de alquiler en precario

Rescisión de contrato de alquiler de arrendamiento Rescisión de contrato de alquiler en precario

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Ejemplo de Worfklow: Segregación de terreno

Evento desencadenante:

Creación de un terreno que tenga el status de sistema CREA ‘Creado’ y

los status de usuario DISP ‘Disponible’ y SEGR ‘Segregado’

pero que no tenga el status AGRU ‘Agrupado’.

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Este workflow se lanza cuando se

divide un terreno en dos, manteniéndose el original y creándose uno nuevo.


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• Gran variedad de documentación (escrituras, contratos, actas, etc.)

• Consultas al catastro (recibos IBI) y al registro de la propiedad (notas simples…)

• Documentación repartida en diferentes archivos (Oviedo, Ujo y Sotón)

• Planimetría en diferentes formatos y calidad de información (papel, digital)


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• Falta de relación entre las diversas bases de datos

• Lentitud en la resolución de expedientes.

• Gestión documental integrada.

• Integración y acceso on -line a distintas fuentes de información.

• Centralización de toda la información.

• Estandarización de los diferentes formatos.

• Facilidad en la integración y exportación de la información a herramientas ofimáticas

• Integración de la información gráfica en formato GIS

• Base de datos maestra e interrelacionada

• Consistencia , confianza y fiabilidad de la información

• Actualización de la información on-line.

• Trazabilidad desde el origen hasta la actualidad. • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad • Normalización de los métodos de trabajo.

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