Google Drive como soporte del trabajo colaborativo

Índice

1. ¿Qué es Google Drive?

2. ¿Qué ofrece Google Docs? Ventajas y limitaciones

3. Google Docs como soporte del trabajo colaborativo: El proyecto grupal

3.1. Trabajar con Google Drive: el proceso inicial

3.2. Trabajar con Google Drive: un ejemplo de elaboración conjunta de los

documentos del proyecto grupal

1.- ¿Qué es Google Drive?

Las aplicaciones en línea entran de lleno en el mundo Web 2.0 (no tardaremos en hablar de

una versión 3.0) en la que el usuario (tú mismo, tú misma) es el protagonista, y en la que los

contenidos se crean, recrean, comparten, cambian, etc. Por tanto, si queréis estar al día de lo

que está llegando sería aconsejable que comenzaseis a interesaros por las aplicaciones en

línea y sus evidentes ventajas (e inconvenientes) y el importante componente social y de

movilidad que ofrecen. Una revolución evidente pero que hemos de mirar a cierta distancia -

pero sin desviar la mirada-, ya que recién comienza a hacer los primeros pasos.

Esta guía pretende iniciar en una de las herramientas de trabajo remoto colaborativo más

potentes que hoy día podemos encontrar: Google Docs. Y además es gratuita.

Con la nueva etapa de Drive, Google va más allá de las prestaciones del anterior Google Docs,

ofreciendo además una herramienta de almacenamiento en la nube.

Google Drive contiene Google Docs que es lo que se llama un paquete ofimático, Pretende

sustituir las aplicaciones más habituales en un entorno de trabajo, pero almacenando y

administrando documentos directamente desde Internet, sin que se necesite instalar ningún

programa externo, ya que trabaja de manera remota mediante una interfaz web. Sólo necesita

un navegador web y sus componentes habituales.

Además, como hemos comentado, Google ofrece un espacio de almacenamiento online (en

la nube) donde podemos archivar y compartir otros tipos de archivos, además de los editados

con Google Drive.

Actualmente Google Drive ofrece:

Además, como hemos comentado hay la posibilidad de emplear el almacenamiento de Google

Drive. De entrada contamos con un espacio gratuitamente hasta 5 GB en Google Drive, 1 GB a

Picasa, 10 GB en Gmail, pudiendo comprar almacenamiento adicional. Con la opción gratuita el

tamaño del archivo no puede superar los 10MB.

Como otros paquetes ofimáticos, la principal funcionalidad de Google Drive es la posibilidad

de trabajar diversos autores (individuos trabajando colaborativamente) de manera simultánea o

asíncrona sobre un mismo documento.

Google Docs in plain english (doblado en español) de Commoncraft (vídeo)

[Este vídeo hace referencia al anterior Google Docs pero explica muy bien cómo usar la

herramienta de manera colaborativa]

Para iniciarse en el aprendizaje y el uso de Google Docs, hay diversos recursos en línea:

Google Docs (web oficial): visita guiada

Google Docs (web oficial): Ayuda

2.- ¿Qué ofrece Google Docs

1 Para empezar, ¿tienes una cuenta Google?

2 Un vistazo al interfaz de Google Docs. El primer documento

3 Qué podemos hacer con cada tipo de documento

4 Las funcionalidades más importantes del paquete de Google

5 Cómo podemos invitar a otras personas a compartir documentos

6 ¿Cuáles son las ventajas?

7 ¿Y cuáles las limitaciones?

8 Para acabar, unas reflexiones...

Para empezar, ¿tienes una cuenta Google?

Entrad en la página de acceso: drive.google.com. Google os pide, como es natural, que creéis

una cuenta (si no lo tenéis ya), lo que os dará acceso a todos los servicios de Google (Drive y

Gmail entre otros). Una vez habéis seguido todo el proceso, ya habéis iniciado la sesión. Si no

os lleva directamente a la interfaz de los documentos, podéis acceder desde el menú superior.

Un vistazo al interfaz de Google Docs. El primer documento

Una vez hayáis entrado en la página principal, para crear un nuevo documento desplegad las

opciones de Crear, en el menú superior, y seleccionad el tipo de archivo que queráis crear.

Como podréis comprobar, se ofrecen cuatro tipos de documentos: formulario, documento de

texto, presentación, hoja de cálculo, además de poder crear nuevas carpetas que nos

permitan organizarlos. Cada tipo de documento tiene su editor que se despliega en la zona

central, manteniéndose permanentemente el menú de la columna izquierda, donde

encontraréis algunas funciones básicas y el área de carpetas que organizaréis como mejor os

convenga.

Qué podemos hacer con cada tipo de documento

En esta página de la ayuda de Google Drive puede encontrar una explicación sencilla de lo que

puede hacer con cada tipo de documento: Información básica de Google Docs

Las funcionalidades más importantes del paquete de Google

Invitar a otros usuarios (mediante un mensaje formalizado a su dirección de correo

electrónico) para que puedan editar (con privilegios de colaborador) o visitar (con privilegios

de lector) documentos concretos. Podéis mantener el resto de documentos sin compartir u

ocultos.

Editar documentos en línea, de manera simultánea o asíncrona, con las personas que

invitéis en calidad de colaborador (coeditor).

Mantener, durante la edición simultánea, una conversión chat específica (opción

Conversación de las pestañas del menú superior) con los colaboradores o lectores.

Tener siempre disponible el historial de revisiones (Archivo/Ver Historial de Revisiones)

de vuestros documentos, con la posibilidad de volver a cualquier versión. En el historial

también queda registrado el nombre de los coautores y de cada intervención.

Vincular los documentos en línea para que sean publicados en vuestro blog o página

web.

Cómo podemos invitar a otras personas a compartir documentos

Tal como ya hemos comentado anteriormente, es posible invitar a otros usuarios para que

puedan acceder a todos o a algunos de vuestros documentos. Podéis hacerlo desde la lista de

documentos o desde el editor del documento en el que estáis trabajando.

Invitar desde la lista de documentos: marcad los documentos que queréis compartir y

haced clic en Compartir.

Invitar desde el editor del documento: clicad en la pestaña Compartir y

seleccionad Invitar a usuarios. A continuación podréis escribir los direcciones de correo

electrónico de las personas que queréis invitar, indicando si queréis que lo hagan

como Colaboradores (podrán editar los documentos e invitar a otros usuarios, si les dais

este privilegio) o como Lectores (sólo podrán leer los documentos). Vuestros invitados

recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace que les llevará a la página de

acceso de Google Docs. Para iniciar la sesión necesitarán, si no la tienen ya, una cuenta

de Google.

¿Cuáles son las ventajas?

En primer lugar, los paquetes ofimáticos en línea, como Google Docs, no han venido a sustituir

editores avanzados y más complejos como Microsoft Office o OpenOffice. Estas herramientas

siguen siendo imprescindibles para cualquier trabajo que requiera funciones de edición o

maquetación avanzada, automatización de tareas mediante la ejecución de macros, etc.

Lo que ofrece Google Drive es una alternativa muy intuitiva y fácil de usar para quien busque

un editor dinámico con potentes prestaciones para trabajar documentos en equipo, con el

que se pueden editar y comentar los cambios de forma instantánea y en tiempo real.

Como es un una aplicación en línea no hace falta instalar nada (sólo hay que tener un

navegador con su componentes) y las actualizaciones se aplican inmediatamente la próxima

vez que accedáis a la cuenta.

Los documentos también se guardan en línea, por lo que no necesitáis hacer una copia de

seguridad en el disco duro de vuestro ordenador. Una copia de seguridad instantánea se hace

con cada cambio realizado; por tanto, no debéis de tener miedo de hacer cambios (o que otros

los hagan), ya que siempre podréis abrir las diferentes versiones de un mismo documento. Y

siempre es posible ver quién es el autor o autora de cada modificación, incluso, hacer el

seguimiento del documento o de los documentos mediante una subscripción RSS, que podéis

vincular con vuestro blog o página web.

Recientemente, Google ha incorporado la posibilidad de trabajar con una aplicación de

escritorio que permite tener siempre disponibles los archivos almacenados en Drive desde

cualquier lugar (ordenador personal, mesita, móvil) y a cualquier hora.

¿Y cuáles las limitaciones?

Ofrece prestaciones limitadas. Todo el sistema recién comienza a dar los primeros pasos y

las herramientas de edición todavía tienen unas funciones básicas, pero Google no deja de

incorporar actualizaciones frecuentes y funciones cada vez más avanzadas.

Como es un servicio en línea, una de las limitaciones que presenta es el tamaño permitido

para guardar los documentos en línea:

Documentos de texto: hasta 500 kB

Presentaciones: hasta 10 MB desde vuestro equipo, 2 MB desde la web, 500 kB por correo

electrónico

Hojas de cálculo: hasta 1 MB

Archivos PDF: hasta 10 MB desde el ordenador, 2 MB desde Internet.

Las aplicaciones del editor de texto y la hoja de cálculo son independientes y, por tanto, no

podemos insertar una hoja de cálculo o una gráfica en un documento de texto. Existe el recurso

de crear una imagen de las gráficas, guardarlas en nuestro disco e insertarlas después en el

documento de texto.

La aplicación de hoja de cálculo no permite insertar notas en las casillas una función

importante que sí que se puede hacer en Microsoft Excel o Base Open Office.

La aplicación de presentaciones es muy básica y no permite aplicar animaciones o crear

nuevas plantillas.

Google Docs no es compatible con todos los navegadores. Navegadores compatibles:

Google Drive en la Web es compatible con las dos versiones más recientes de los siguientes

navegadores:

Google Chrome

Firefox

Safari (no compatible con Windows)

Internet Explorer

Para acabar, unas reflexiones...

La simplicidad de los editores facilita que el trabajo en equipo se desarrolle sin complicaciones.

Si se quiere aplicar una edición más avanzada, Google Drive facilita la exportación de los

documentos a formatos que puedan ser trabajados desde editores más avanzados, como

Microsoft Office u Open Office.

No debéis olvidar que la principal funcionalidad que ofrece Google Drive es la posibilidad de

realizar un trabajo colaborativo de manera simultánea con una herramienta potente y fácil de

usar. Usar una herramienta como Google Drive sólo tiene sentido si hay un trabajo colaborativo

y la interacción entre los usuarios es fluida y constructiva, respetando las normas de

convivencia y actitud digital.

Finalmente, pensad que ya sois usuarios de la Web 2.0, es decir, un lugar del ciberespacio en

el que las aplicaciones pasan a ser herramientas al servicio de la comunidad de usuarios. Y

para ser ciudadanos o ciudadanas de este nuevo espacio social debéis de estar en disposición

de crear, compartir y recrear conocimiento y tener la mente y los ojos muy, muy abiertos. Como

podréis leer en muchos blogs, se dice que la Web 2.0 no es una tecnología, es una actitud

3.- Google Docs como soporte del trabajo colaborativo: El proyecto grupal

3.1.- Trabajar con Google Drive: el proceso inicial

1 Acceso a una cuenta de Google (todos los miembros del grupo, si no la tienen)

2 Familiarizarse con el funcionamiento: ejercicio de iniciación

o 2.1 La navegación izquierda

o 2.2 Listado de documentos y carpetas

Acceso a una cuenta de Google (todos los miembros del grupo, si no la tienen)

Es necesario que tengáis una cuenta Google para poder acceder a sus recursos.

Una vez que estéis registrados ya podéis acceder a vuestra página principal de Google Docs.

Es importante que ajustéis los parámetros siguientes de la configuración de vuestra

cuenta: Para cambiar la información de la cuenta, haced clic en Configuración en la parte

superior derecha de la página de la lista de documentos).

Escoger un idioma: El corrector ortográfico utilizará este idioma de manera predeterminada

cuando editéis texto y la modificación del idioma afectará también al idioma de la interfaz

de Google Docs (menús, botones, etc.).

Cambiar vuestro nombre visible (es decir, el nombre que os identifica ante otros

colaboradores)

NOTA: Recordad que si decidís eliminar vuestra cuenta Google, los colaboradores

asignados a vuestros documentos ya no podrán acceder a ellos, si antes no tenéis la

precaución de reasignar las propiedades de los documentos.

Ejercicio de iniciación: Familiarizarse con el funcionamiento

Una vez accedéis a Google Drive, lo primero que encontraréis es la página principal de

vuestros documentos. A medida que vayáis creando carpetas o documentos podréis, desde el

menú de la izquierda, organizarlo de diversas maneras. La lista de documentos os mostrará,

mediante iconos, el tipo de documento (texto, presentación, formulario, hoja de cálculo). Para

familiarizaros con el funcionamiento de Google Docs, haremos un breve ejercicio de iniciación

con el editor de texto.

La navegación izquierda

Aquí es donde puede organizar sus documentos siguiendo los siguientes criterios:

NOTA: Aquí encontrarás más información sobre cada apartado:

Visualizaciones en la navegación izquierda.

En el apartado "Compartido conmigo" encontrará las carpetas o archivos que otros usuarios

hayan compartido con vosotros. Cuando una carpeta es compartida presenta este icono:

Listado de documentos y carpetas

En el listado de documentos y carpetas encontrará las siguientes funcionalidades:

Cada documento y carpeta indica el nombre, el autor y la fecha de la última modificación.

Si se trata de documentos y carpetas compartidas, encontraremos indicada la última fecha

del uso compartido (cuándo y quién ha hecho el último cambio)

Botones de (derecha del listado): Ordena (desplegable), opciones de visualización (en

rejilla o listado) y Configuración (desplegable, aquí encontraréis el apartado de Ayuda):

Botones de (izquierda del listado, si selecciona previamente uno o varios archivos y

carpetas): Carpeta nueva, Comparte, Añadir a "Mi unidad", Organiza, Eliminar, Ver,

Más (desplegable)