GMC-I-1-001 Instructivo para la ElaboraciÃ³n de Documentos V 0.0 Nov 12

Sistema Integrado de Gestin - SIGUAN Cdigo:GIMC-I-1-001

Gestin Integrada y Mejora Continua Versin:0.0

Instructivo para la Elaboracin de Documentos Fecha de Vigencia: Septiembre 2012

Elaborado por: Analista de Procesos

Revisado por: Ingeniero de Procesos

Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero

1. Identificacin del Documento

Propsito Establecer los lineamientos y parmetros para la elaboracin de los diferentes documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad Antonio Nario (SIGUAN) que faciliten su ubicacin, gestin y comprensin teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2008 y los legales vigentes aplicables.

Alcance Aplica para todos los documentos de los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad Antonio Nario (SIGUAN).

Responsables Vicerrector Administrativo y Financiero Oficina de Procesos Directores de reas

Requisitos

Legales: No Aplican

Contractuales: No Aplican

Internos: Numeral 4.2.3 Norma ISO 9001:2008

2. Definiciones y/o Abreviaturas

Documento Es toda informacin (datos que poseen significado), y su medida de soporte el cual puede ser papel, disco magntico u ptico, fotografa, videos o una combinacin de estos.

Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Numeral 3.4.1 Norma ISO 9001:2008

Instructivo Es un documento que describe de manera detalla la forma cmo debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurar su realizacin.

Registros Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Numeral 3.7.6 Norma ISO 9001:2008

Guas Es un documento que establecen lineamientos de forma y contexto de una actividad realizada.

Formatos Documento preestablecido para consignar datos generados por una determinada actividad, el cual una vez diligenciado se convierte en un registro.

3. Condiciones y Parmetros Generales

3.1 Estructura Documental del SIGUAN

Define la serie de documentos aplicables al SIGUAN, para lo cual se ha identificado los siguientes:

- Lineamientos Institucionales.

- Manual del SIGUAN.

- Procedimientos.

- Manuales de Operacin.

- Instructivos.

- Guas.

- Planes de Calidad.

- Proyectos.







- Formatos.

- Soportes.

- Registros.

- Documentos de origen externo.

3.2 Codificacin de Documentos del SIGUAN

Los documentos del SIGUAN son identificados tal y como lo describe el numeral 3.1 Cdigo de identificacin del GIMC-P-1-001 Procedimiento para el Control de los Documentos.

3.3 Tipo de Documento

Teniendo en cuenta el tipo de documento el contenido es:

- Caracterizacin: En el GMC-1-F-003 Formato Caracterizacin Proceso, se realiza la descripcin general del proceso y sus diferentes interacciones.

- Procedimiento: En la plantilla para elaboracin de documentos, se describe la forma especfica en la cual se lleva a cabo una actividad o un proceso.

- Instructivo: En la plantilla para elaboracin de documentos, se describe la forma especfica en la cual se lleva a cabo de manera detallada una tarea perteneciente a una actividad o a un proceso.

- Formatos y dems: Tienen libertad de contenido y es diseado, de acuerdo con, las necesidades y requerimientos del proceso.

4. Descripcin de Actividades

Actividad Descripcin

4.1. Diligenciar el Encabezado

La totalidad de la documentacin del SIGUAN, a excepcin de los externos, cuentan con el mismo encabezado, descrito a continuacin:

a. Logo de la Universidad: Se ubica la imagen institucional de la Universidad Antonio Nario.

b. Referencia al SIGUAN: Contiene la leyenda Sistema Integrado de Gestin SIGUAN

c. Nombre del proceso: Contiene el nombre del proceso el cual genera el documento, los cuales especifica la tabla 1 del numeral 3.1 Cdigo de identificacin del GMC-P-1-001Procedimiento para el Control de los Documentos.

d. Nombre del documento: Con base en la informacin que rene el documento, se coloca el ttulo del documento, como ejemplo, Procedimiento para las Compras, Instructivo para el ingreso de presupuesto.

e. Cdigo de identificacin del documento: Es el cdigo que identifica ante el SIGUAN el documento, para su asignacin lo describe el numeral 3.1

A B

C

D

E

F

G







Cdigo de identificacin del GMC-P-1-001Procedimiento para el Control de los Documentos.

f. Versin del documento: Indica el nmero de actualizaciones que han sido aplicadas al documento. Inicialmente el documento inicia con la versin 0.0.

g. Fecha de vigencia: Indica la fecha en la cual el documento fue aprobado y se autoriz tanto su uso como su publicacin.

4.2. Diligenciar el Pie de Pagina

a. Elaborado por: Se ubica el cargo de la persona que elaboro el documento.

b. Revisado por: Se ubica el (los) cargo (s) de la(s) persona (s) que reviso (aron) el documento.

c. Aprobado por: Se ubica el cargo de la persona que aprob el documento.

El GMC-P-1-001 Procedimiento para el Control de Documentos en su numeral 3.4 Responsabilidades sobre los documentos del SIGUAN describe aquellas generalidades aplicables para la gestin del documento.

4.3. Diligenciar la Identificacin del Documento

a. Propsito: Se describe la intencin para la cual se establece el documento, con el fin de dar conformidad al proceso, a las expectativas de los usuarios, a la normatividad legal y a la aplicable as como a los requisitos del SIGUAN.

b. Alcance: Se especifica el ambito de aplicabilidad de documento y a su vez definiendo las actividades con las que inicia as como con las que finaliza el documento.

c. Responsable: Se especifican los cargos que intervienen en el desarrollo del documento y que a su vez son responsables de cumplir y hacer cumplir con lo establecido en el documento.

d. Requisitos: Se especifican aquellas exigencias o particularidades emitidas por los diferentes actores (internos y/o externos) que participan en el proceso con el fin de ofrecer una guia de tipo legal, contractual y/o interna para el desarrollo general de las actividades descritas en el documento.

4.4. Diligenciar las Abreviaturas y Definiciones

a. Se especifican los conceptos, expresiones y abreviaturas que pueden resultar ambiguos o su interpretacin podria ser subjetiva, mediante la

A B C

A

B C

D

A







5. Anexos

- GMC-F-1-002 Formato Solicitud de Creacin, Modificacin, Derogacin de Documentos.

- GMC-P-1-001 Procedimiento para el Control de los Documentos.

explicacin clara y concisa de las caracteristicas y contextos de aplicacin del termino respectivo.

4.5. Diligenciar las Condiciones y Parmetros Generales.

a. En este campo se diligencian aquellos requerimientos especiales que se requieren para llevar a cabo las actividades que describe el procedimiento.

4.6. Diligenciar las Actividades del Documento

a. Actividad: Se especifica su nombre iniciando con el verbo infinitivo que direcciona o da sentido a dicha actividad y posteriormente se complementa con la accin a ejecutar.

b. Descripcin: La redaccin de la actividad se realiza bajo una estructura que permita evidenciar quien, que, con que, cuando, donde y que genera o el resultado (registro) que produce la ejecucin de dicha actividad. Para el caso de los Instructivos se debe adicionar en la redaccin el como ya que este particular ofrece la instruccin clara y concisa de ejecucin de dicha actividad. Adicionalmente se deben tener en cuenta los riesgos, excepciones, controles y observaciones las cuales se pueden describir mediante el uso de notas al final de la redaccin.

4.7. Relacionar Anexos del documento

a. Se hace referencia a los documentos (Lineamientos, Procedimientos, Instructivos, Formatos, Documentos Externos, entre otros) que son utilizados dentro de las diferentes actividades que describe el documento.

A

A B

A

GMC-I-1-001 Instructivo para la ElaboraciÃ³n de Documentos V 0.0 Nov 12

Documents

Transcript of GMC-I-1-001 Instructivo para la ElaboraciÃ³n de Documentos V 0.0 Nov 12