Glosario Terminoa Archivo Historico

8/16/2019 Glosario Terminoa Archivo Historico

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Glosariode Términos

del

ArchivoHistórico

PRESIDENCIA del DECANATO


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Oficinas

Presidencia del Decanato

Unidad Profesional “Lázaro Cárdenas”

Prolong. Carpio y Lauro Aguirre s/n

Col. Sto. Tomás. C.P. 11340Tel. 5729-6300 exts. 63017 y 63018

DIRECTORIO

Miguel Ángel Correa JassoDirector General

Jaime A. Valverde Arciniega

Secretario GeneralJosé Enrique Villa RiveraSecretario Académico

Ricardo M. Hernández RamírezSecretario Técnico

Efrén Parada AriasSecretario de Apoyo Académico

Ma. de la Luz Paniagua JiménezSecretaria de Extensión y Difusión

Francisco Cartas CabreraSecretario de Administración

Jesús Ávila GalinzogaPresidente del Decanato

Comisión Especial del CGCdel Archivo Histórico del IPN

Miguel Ángel Correa JassoSergio Viñals Padilla

Jesús Ávila GalinzogaJesús Flores PalafoxEric G. Conde López

Rafael Matos y SantosNorma Patricia Rodríguez GascaOscar Manuel Peraza Quezada

Leonel Rodríguez BenitezLuis Felipe Bustamante Vega

Revisión de RedacciónMiguel Ángel Tenorio Trejo

DiseñoMiguel Ángel Robles Colina



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del

ArchivoHistórico

PRESIDENCIA del DECANATO

INSTITUTINSTITUTINSTITUTINSTITUTINSTITUTO POLITÉCNICO NA O POLITÉCNICO NA O POLITÉCNICO NA O POLITÉCNICO NA O POLITÉCNICO NA CIONALCIONALCIONALCIONALCIONAL


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Presentación Considero de particular importancia que la comunidad politécnica tenga acceso alGlosario de Términos del Archivo Histórico del Instituto Politécnico Nacional, un docu-mento clave para facilitar la comprensión de nuestras tareas desde la perspectiva de lo

que se ha llevado a cabo, como la mejor plataforma de una visión integral de nuestropresente y nuestro futuro, a partir de las enseñanzas del pasado.

Asumimos deliberadamente un compromiso especial con la edición de textos fun-damentales como el que en esta ocasión tengo el honor de presentar. Estoy convencidode la necesidad de que todos los integrantes de la comunidad politécnica puedan encon-trar los instrumentos para contemplar, en una visión integral, el conjunto de las actividadesque conforman la estructura administrativa del Instituto.

Por medio del estudio y la constante consulta de este Glosario, tanto los responsa-bles de integrar y conservar los archivos históricos del Politécnico Nacional, como quie-nes recurren a ese acervo para alimentar y enriquecer sus estudios y proyectos de inves-tigación histórica, dispondrán de herramientas sistematizadas, eficientes y accesibles,que facilitarán el adecuado cumplimiento de sus empeños.

No perdamos de vista que la memoria histórica es la clave para evaluar con plenoconocimiento la vida del Instituto, su origen y evolución, a partir de la visión señera delPresidente Lázaro Cárdenas.

Quienes acudan al archivo histórico del Instituto Politécnico Nacional, con la guíainapreciable de este Glosario, serán testigos de los tiempos y logros de las escuelas,centros y unidades de enseñanza e investigación, que integran la red de conocimiento denuestra Alma Mater.

Así, será posible entender el presente y planear el futuro en condiciones óptimas: ala vez que aprendemos del pasado y proyectamos ese aprendizaje hacia la realidad ac-tual, y le damos la bienvenida al porvenir.

Confío en que este documento tendrá la cabal utilidad que motivó su preparación,con entrega, esmero, calidad, capacidad y dedicación.

“LA TÉCNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA”

Miguel Ángel Correa JassoDirector General


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Introducción

La Comisión Especial del Consejo General Consultivo del Archivo Histórico del IPN, quedóoficialmente formada a partir de su publicación en la Gaceta Politécnica del 15 de abril de2000, el acuerdo para su integración, a la fecha, se compone de la siguiente forma:

PresidenteLic. Miguel Ángel Correa JassoDirector General del IPN

TitularesIng. Jesús Ávila GalinzogaPresidente del DecanatoIng. Sergio Viñals PadillaCoordinador General de Bibliotecasy Servicios de Información

Invitados

Arq. Óscar Manuel Peraza QuezadaRepresentante del POILic. Eric G. Conde LópezJefe del Depto. de Archivo yCorrespondenciaIng. Jesús Flores PalafoxAdministrador del Archivo Histórico deESIME Allende

Lic. Luis Felipe Bustamante VegaRepresentante de la Coordinación Generalde Comunicación Social y DivulgaciónDr. Rafael Matos y SantosJefe del Depto. de Servicios Médicos de laDirección de Apoyo a EstudiantesLic. Norma Patricia Rodríguez GascaJefa del Depto. de Archivo Histórico

M. en C. Leonel Rodríguez BenítezProfesor Investigador del CIECAS


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Esta Comisión ha estado trabajando en la normatividad a seguir por los archivoshistóricos de las escuelas, centros y unidades de enseñanza y de investigación, así como

por el Archivo Histórico Central resguardado por la Presidencia del Decanato, los cuales,en conjunto, integran el Archivo Histórico del IPN.

La función de integrar y conservar el Archivo Histórico, la Ley Orgánica se la asignaal Presidente del Decanato, auxiliado por los maestros decanos, por lo que estos, ademásde sus responsabilidades académicas, tienen las inherentes al archivo. Para homogenei-zar los criterios sobre la terminología empleada en su estructuración y manejo, se aprecióla necesidad de elaborar el Glosario de Términos que cubriera el significado de palabras

comunes a la archivística, pero de poco uso en otras actividades, por lo que la Comisiónelaboró el presente documento.

En el Glosario del Archivo Histórico, además del significado literal de las palabras ytérminos definidos, se buscó la relación dentro de las actividades que se realizan en elIPN, con lo cual se pretende tener una aplicación útil a todas las personas que lo consul-ten. En algunos casos se consideró conveniente señalar dos o más interpretaciones aalguna palabra en específico, tratando siempre de complementar los criterios del personal

involucrado en el manejo del material histórico.

Ing. Jesús Ávila GalinzogaCasco de Santo Tomás, enero de 2003



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ARCHIVISTAPersona que trabaja en los archivos.En algunos países se les llamaarchiveros, nombre con el cual noso-tros denominamos a los muebles.Personas con amplios conocimientosen la materia y cultura general, capa-

ces de organizar archivos, conservar los fondos y restaurar los documen-tos que en los archivos se conservancomo fuente para su conocimiento ul-terior y servicio público. A

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ABREVIATURARepresentación escrita de una palabra por medio de una o varias de sus letras. En clasifi-cación documental, una abreviatura se tiene en cuenta como si estuviera escrita la palabracompleta.Las abreviaturas más comunes en el Instituto Politécnico Nacional (IPN) son:Biól. — biólogoDir. — director Div. — divisiónDpto. — departamentoDr. — doctor Dr. en C. — doctor en ciencias

Dr. en I. — doctor en ingenieríaEnf. — EnfermeraGral. — generalIng. — ingenieroLic. — licenciadoM. en C. — maestro en cienciasM. en I. — maestro en ingenieríaMtro. — maestro

Quím. — químicoSrio. (a) — secretario (a)

Ver: Clasificación.

ACERVOConjunto de valores culturales y documentales. En un archivo están representados por documentos de diferentes soportes y representa el patrimonio de una colectividad. Elacervo del archivo histórico del Instituto está integrado de: biblioteca, hemeroteca, docu-

mental, fototeca, mediateca, impresos y banco de datos.Ver: Documento, Soporte documental.

ACCESIBILIDADFacilidad de entender y usar un servicio o instalación (Norma ISO 11620: 1998).

ACCESOPosibilidad de consultar los documentos de un archivo, habitualmente sometido a reglas y

condiciones específicas. Ver: Derechos del usuario.

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Glosariode Términos12

ACTARelación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o reunión. Tiene validezcuando ha sido revisada, corregida y aprobada por los asistentes a la reunión.

ACTA DE NACIMIENTOCertificación oficial del nacimiento de un ser humano, tiene valor testimonial porque contie-ne el lugar donde nació, la fecha y hora en que sucedió y el nombre completo de lospadres.Tiene valor legal para efectuar trámites legales de todo tipo.En investigación histórica, a este documento se le considera fuente de primera mano.

ACUERDOResolución, convenio o pacto que resulta de una negociación entre personas o entidades.En el archivo histórico se refiere también a las resoluciones de la Comisión Especial delConsejo General Consultivo del Archivo Histórico del IPN.

ADAPTAR DOCUMENTOSSignifica que los materiales deben adecuarse a los soportes en función de su tamaño deacuerdo a la unidad de instalación.

Ver: Unidad de instalación y soporte.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de principios, procedimientos y métodos archivísticos que se interesan no sola-mente por la conservación, uso y localización de la documentación, sino que atienden a laproducción, circulación y selección de los propios documentos, con base en una valora-ción documental, entendida así, como una política integral.

Ver: Valoración

ALFABETIZAROrdenar en secuencia de acuerdo con las letras del alfabeto. Existen dos formas: el alfabéticocomún y el riguroso; el común sólo toma la primera letra de la A a la Z.El riguroso va tomando letra por letra de la primera palabra: Aa, Ab, Ac, etc., cuando sonidénticas las palabras toma la siguiente.

ALMACENAR

Colocar documentos en diferentes espacios y mobiliario, que pueden ser cajas, estantes,gabinetes o archiveros, con objeto de protegerlos, conservarlos y ordenarlos.

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AMPLIACIÓN FOTOGRÀFICAPositivo fotográfico aumentado en su tamaño en un soporte documental.

ANÁLISIS DE FORMASEstudio sobre la integración de un formulario, la información estadística que debe conte-ner el orden con el que se hará y el diseño bajo el cual se llevará a cabo.

ANÁLISIS DOCUMENTALVerificación de los tipos documentales que estén en un expediente, sean de éste.

ANAQUELTabla o lámina de metal puesta horizontalmente en armarios, estantes o alacenas paracolocar algo en él.En los archivos históricos se utilizan para colocar los materiales de consulta, ordenados yclasificados.

Ver: Estante.

APODOEs un sobrenombre utilizado para nombrar con aprecio a personas populares.Ejemplo: “Pibe” para referirse al Ing. Manuel Vallarí, jugador destacado de fútbol america-no; “Pera” para nombrar a Esperanza Garza que brilló por su simpatía en la porra de fútbolamericano, etcétera.

ARCHIVADORMueble para guardar documentos, pueden ser gabinetes, estantes abiertos, cajas o cual-quier otro tipo de mobiliario que se use con este fin.

ARCHIVARProcedimiento por el cual se ordenan, clasifican y almacenan los documentos en orden,de tal manera que puedan ser localizados fácilmente cuando se requieran.

ARCHIVEROEn otros países, persona que tiene a su cargo un archivo. En México, mueble destinado acontener los expedientes y pueden ser de acuerdo a su colocación: archivero vertical,lateral, colgante o suspendido; estante, gaveta, etcétera.

Ver: Archivador.

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ARCHIVISTAPersona que trabaja en los archivos. En algunos países se les llama archiveros, nombrecon el cual nosotros denominamos a los muebles. Personas con amplios conocimientosen la materia y cultura general, capaces de organizar archivos, conservar los fondos yrestaurar los documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conoci-miento ulterior y servicio público.

ARCHIVÍSTICACiencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, orde-nación, interpretación, etc., de las colecciones de documentos que en los archivos seconservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público. Ciencia de la

información aplicada a la organización, administración y operación de archivos (NormaISO 5127/1-1983).

ARCHIVOLOGÍAVer: Archivística.

ARCHIVONOMÍAParte de la archivística que comprende el conjunto de conocimientos teóricos y prácticos

que se ocupa de la clasificación, catalogación y utilización de los fondos archivísticos.

ARCHIVOColección organizada de información destinada a un determinado fin (UNESCO).Lugar donde se custodian documentos que han sido producidos por entidades públicas oprivadas, reunidos en un determinado lugar con fines de conservación y ordenación cien-tífica, consulta y utilización.En el IPN se denomina también al espacio donde se resguardan, protegen y clasifican los

documentos de todo tipo de soporte.Conjunto de documentos de archivo, conservados a título definitivo sea por los responsa-bles de su producción o sus sucesores en función de su propio uso o por los archivoscompetentes en razón de su valor permanente (Norma ISO 5127/1-1983).

Ver: Soporte y Documento.

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ARCHIVOS ACTIVOS DE LAS ESCUE-

LAS CENTROS Y UNIDADES DE

ENSEÑANZA Y DE INVESTIGACIÓN

ARCHIVOS ACTIVOS DE

LAS AREAS CENTRALES

ARCHIVOS DE

CONCENTRACIÓN

DOCUMENTOS

HISTÓRICOS

P u b l i c a c i o n e s ,

i n f o r m e s ,

m e m o s ,

a c t a s d e c o n s e j o ,

e x p e d i e n t e ,

d o c u m e n t o s .

P u b l i c a c i o n e s , i n f o r m e s , m e m o

r i a s ,

i n v i t a c i o n e s , c a r t e l e s ,

f o t o g r a f í a s , e t c .

ARCHIVOS DE

CONCENTRACIÓN

ARCHIVOS

HISTÓRICOS

ESCOLARES

ARCHIVO

GENERAL

ARCHIVO

HISTÓRICO

CENTRAL DEL IPN

Ar Ar Ar Ar Arccccchiv hiv hiv hiv hiv o del IPNo del IPNo del IPNo del IPNo del IPN

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ARCHIVO ACTIVOArchivo reservado para documentos que se utilizan con frecuencia y ofrecen servicio cons-tante a departamentos o áreas operativas.

Los archivos activos más usuales en el IPN son:

· Recursos humanos.· Control escolar.· Consejo Técnico Consultivo Escolar.· Subdirecciones, departamentos, etcétera.· Contable.

ARCHIVO ALFABÉTICOArchivo en el cual los encabezamientos son nombres de documentos, personas, empre-sas o cosas, organizados alfabéticamente.

Ver: Alfabetizar y Encabezamiento.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓNArchivo donde se reciben impresos, fotografías, documentos, expedientes y otros materia-les, cuya vigencia en los archivos activos ha terminado. En algunos lugares se les denomi-

na incorrectamente “archivo muerto”.En estos archivos se clasifica todo el material recibido, de acuerdo a la normatividad exis-tente, enviando una parte a los archivos históricos de las escuelas, centros y unidades (ECU ), la principal, al Archivo General del IPN y, parte, al Archivo Histórico del IPN, si-guiendo las normas establecidas.

Ver: Documento.

ARCHIVO DE ESTANTERÍA ABIERTA

Archivo en el cual se utilizan estantes en lugar de gavetas para guardar los documentos.Ver: Estante y Unidad de instalación.

ARCHIVO DE FORMATOSArchivo utilizado para el almacenamiento de formularios en blanco o ya tramitados.

ARCHIVO DE NOMBRESArchivo que contiene información bajo el sistema alfabético para identificar nombres, pue-

den ser de personas o asuntos diversos. Ver: Cédula alfabética.

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ARCHIVO DEPARTAMENTALIZADOArchivo donde se guardan los documentos de un departamento separados de los otros.

ARCHIVO DE TRÁMITEVer: Archivo activo.

ARCHIVO GENERALEn el IPN se le denomina al archivo donde se concentra la documentación, impresos,expedientes, fotografías y demás materiales que han perdido vigencia en las ECU y áreascentrales, ahí se clasifican, se envían los materiales históricos a la Presidencia del Deca-nato, el restante se guarda de acuerdo a la normatividad vigente, dando de baja al que

cumpla el periodo durante el cual se deba conservar.

ARCHIVO GEOGRÁFICOArchivo donde se organizan los documentos por su ubicación geográfica.

ARCHIVO HISTÓRICOArchivo donde se resguarda debida y correctamente el patrimonio histórico documental dedependencias públicas y privadas; se vigila sea preservado en las condiciones adecuadas

que eviten su destrucción, y se propicia la consulta a los investigadores. Lo constituyenimpresos, material gráfico y material audiovisual, cuya vigencia administrativa, fiscal con-table o legal ha concluido y su contenido es evidencial, testimonial o informativo.

El objetivo es el de proporcionar información con soporte documental, por lo que es apro-piado que una vez localizada ésta, sea registrada, clasificada y luego se elabore una guíaque permita sea consultada en forma ágil; también es necesario se conserve rigurosamen-te para que pueda emplearse sin que se destruya.

En el Instituto, el archivo histórico está constituido por el central del IPN que resguarda laPresidencia del Decanato y los archivos históricos de las ECU, donde se localizan losacervos de cada una de ellas.

Los componentes de los archivos históricos, por su valor que tienen, requieren estar prote-gidos de las condiciones ambientales: polvo, temperatura, humedad y de los insectos,hongos y otras plagas que los destruyen.

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Se recomienda se mantengan los archivos históricos dentro de los siguientes parámetros: Mínimo MáximoTemperatura en grados centígrados: 18 22

Humedad relativa: 40 % 60 %Renovación de aire en volúmenes: 6/h. 10/h.Polvo 0 0Microorganismos: exento exento

ARCHIVO MUERTOArchivo de concentración en donde las ECU y las áreas centrales envían los documentoscuya vigencia ha terminado. Le llaman muerto, erróneamente, por su poca movilidad.

Ver: Archivo de concentración.

ARCHIVO NUMÉRICOArchivo en el que a cada asunto se le abre expediente, asignándole un número progresivo.La consulta de este archivo requiere el uso de catálogos.

ARCHIVO POR ASUNTOSArchivo en donde la documentación se organiza en orden alfabético, tomando en cuenta

los temas o asuntos que contiene.

ÁREACada una de las divisiones de los acervos del archivo histórico: biblioteca, hemeroteca,fototeca, documental, impresos, mediateca y banco de datos.

ARMARIOMueble de metal o de madera con puertas y anaqueles en su interior y que sirve para

guardar libros, carpetas u otros objetos. En los archivos se emplea para las coleccionesreservadas (fondos reservados) en los que se tienen documentos, libros, fotografías ydemás documentos.

ARREGLOOrdenar y sujetar a reglas los documentos, impresos y audiovisuales en un archivo.

ARREGLO ALFABÉTICO

Arreglo por nombres o temas de un archivo en secuencia, de acuerdo con el alfabeto.Ver: Alfabetizar.

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ARREGLO DE TIPO DICCIONARIOArreglo de un archivo organizado en orden alfabético, por asuntos, con títulos que notienen divisiones o subdivisiones.

ARREGLO ENCICLOPÉDICOArreglo alfabético de un archivo en que se tiene información de varios temas o cienciascon títulos principales, divisiones y subdivisiones.

ASUNTOTema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expedien-te o documento.

AUTORPersona que ha hecho una obra científica, literaria o artística y que se le conceden todoslos derechos y responsabilidades.

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BÓVEDAConstrucción cubierta y que puedecerrarse herméticamente, utilizada

para contener los acervos de los ar-chivos históricos, en los cuales se re-quiere conservar los materiales encondiciones de temperatura, hume-dad e iluminación controladas.

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BANCO DE DATOSConjunto de datos almacenados en fichas, cintas o discos magnéticos, del cual se puedenextraer en cualquier momento, generalmente por medios electrónicos, la información que

se requiere.

BIBLIOTECALugar donde se conservan los libros ordenados para su lectura y/o consulta. Toda unidadformalmente establecida y habilitada con personal y recursos para proporcionar serviciosbibliotecarios y de información (Ley General de Bibliotecas).

BIBLIOTECA DEL ARCHIVO HISTÓRICO

Área del Archivo Histórico donde se conservan impresos, publicados y/o editados por laInstitución, así como aquellos que guardan relación con la vida institucional, clasificados yordenados para su consulta.

BOLETÍNPublicación periódica especializada. Periódico editado por una asociación, una adminis-tración y otro organismo, que rinde cuentas de su actividad o presenta información decarácter oficial o de autoridad (Norma ISO 5127/2-1983).

BÓVEDAConstrucción cubierta y que puede cerrarse herméticamente, utilizada para contener losacervos de los archivos históricos, en los cuales se requiere conservar los materiales encondiciones de temperatura, humedad e iluminación controladas.

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CAJA DE ARCHIVOSe fabrican de diferentes dimensio-nes y materiales, sirven para guar-dar la documentación en los estan-tes de los archivos históricos, se re-

comienda usar las fabricadas dematerial de baja acidez y no infla-mable. Las cajas de archivo másusuales son de 30 cm. De largo, 38cm. De ancho y 12 cm. de espesor.

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CADUCIDADConclusión del ciclo vital de un documento, expediente o publicación.

Ver: Ciclo vital.

CAJA DE ARCHIVOSe fabrican de diferentes dimensiones y materiales, sirven para guardar la documentaciónen los estantes de los archivos históricos, se recomienda usar las fabricadas de materialde baja acidez y no inflamable. Las cajas de archivo más usuales son de 30 cm de largo,38 cm de ancho y 12 cm de espesor.

CANALETAS

Dobleces en el lomo de una carpeta o fólder, que permite ampliar su espesor.

CAPACITACIÓN EN EL MANEJO DE DOCUMENTOSEnseñanza de técnicas y métodos archivísticos al personal que organiza, depura, clasificay cataloga la documentación para que realice este trabajo eficientemente.

CARPETARecipiente de diferentes materiales y colores que se utiliza para guardar la corresponden-

cia y documentos en los archivadores. También se conoce como fólder o file y se constru-yen de diferentes materiales y colores.

CARPETA DE SALIDA O SUPLETORIACarpeta que se emplea para guardar la documentación mientras la carpeta original estáfuera.

CARPETA DE SEGUIMIENTO

Carpeta con fechas a lo largo del borde superior para marcarlas claramente como señalindicadora de que se debe tomar una decisión acerca de los documentos contenidos enella. También se denomina de agenda o recordatorio.

CARPETA INDIVIDUALCarpeta que contiene solamente correspondencia de un individuo, tema o asunto.

CARPETA MISCELÁNEA

Carpeta que contiene documentos de asuntos que no son lo bastante activos como paranecesitar carpeta individual. Normalmente no son relevantes por ser fuentes de segunda otercera mano.

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CARTAPACIOConjunto de documentos contenidos en una carpeta.

Ver: Carpeta.

CARTELMaterial gráfico que ha sido impreso para difundir eventos o sucesos y que por ser testimo-nio de un hecho se vuelve histórico.

CARTELOTECASubárea del archivo histórico en donde se resguardan los carteles.

CATALOGAR DOCUMENTOSOperación consistente en clasificar y organizar cédulas del catálogo, tarjetas, fichas obases de datos, bajo un método determinado que organice la documentación y permitafácil acceso a la información que se guarda. Actividades desarrolladas en la preparaciónde registros documentales para su incorporación a un catálogo.La Comisión Especial del Consejo General Consultivo del Archivo Histórico del IPN, esta-blece el cuadro clasificador general para la institución.

Ver: Clasificar documentos.

CATÁLOGOSeries ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo, o bien de lasentidades físicas o morales que intervienen en la tramitación de ellos. Documento secun-dario que registra y describe los documentos reunidos de manera temporal o permanente(Norma ISO 5127/2-1983).

Ver: Inventario.

CATÁLOGO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTALCatálogo que se integra con cédulas cuyos asientos señalan plazos de conservación, ovigencia de expedientes, o piezas de archivo y su transferencia.

CATÁLOGO FOTOGRÁFICOCatálogo de fotografías.

CATÁLOGO TOPOGRÁFICO

Catálogo que indica el lugar donde se encuentra el material documental y permite conocer con rapidez y precisión su colocación.

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CÉDULAPapel o pergamino para escribir en él, apegado a un formato, alguna información útil, o elregistro de la misma.

CÉDULA ALFABÉTICACédula en la cual se registran los nombres a quien pertenece la información siguiendo unorden alfabético.

CÉDULA DE CATALOGACIÓN O FICHACédula de cada uno de los expedientes registrados en un catálogo para localizarlos conmayor rapidez y para llevar un control de ellos.

Ver: Expediente y Catálogo.

CÉDULA DE EXTENSIÓNTarjetas extras que se utilizan cuando la cédula dedicada al asunto no es suficiente paracontenerlo completamente.

CÉDULA DE REFERENCIARemite a otras cédulas que contienen asuntos o temas relacionados con el encabeza-

miento con que originalmente se abrió el expediente.

CEJA O PESTAÑAParte sobresaliente de las carpetas y de las guías de catálogos, donde se anotan lasreferencias de los expedientes y ordenamientos de los catálogos.

CICLO VITALConjunto de periodos importantes que transcurren desde la elaboración de un documento

hasta que termina la vida útil del mismo. Cuando esto sucede, si el documento tiene valor histórico, pasa al Archivo Histórico del IPN, o bien, al de la ECU correspondiente.

CINTASoporte empleado para almacenar información en diferentes materiales: video, audio,electrónica, etcétera.

CLASIFICACIÓNArreglo de la documentación en grupos, de acuerdo a su tipología en un cuadro clasificador, señalando en el documento la clave que lo identifique dentro del conjunto o acervo

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documental o bien de acuerdo al ámbito de competencia de las áreas dentro del catálogode claves de las unidades responsables del Instituto.

Ver: Tipología y Cuadro clasifica-

dor.CLASIFICAR DOCUMENTOS

Ordenar un grupo documental de acuerdo a su temática, asunto o a su organización admi-nistrativa, según el tipo de documento que maneja, respetando el principio de proceden-cia.

Ver: Catalogar documentos.

CÓDICE

Libros y escritos con antigüedad anterior a la invención de la imprenta.

CODIFICACIÓNProcedimiento de marcar la correspondencia con el encabezamiento bajo el cual debe ser archivada.

CÓDIGOSistema de señales, signos o símbolos y normas de combinación que, por convención, se

destina a representar un mensaje entre la fuente y el punto de destino.Puede estar formado de sonidos, signos escritos, colores, gesticulaciones, señales mecá-nicas, etcétera. Posee un número limitado de señales, empleadas en la conversión de unmensaje en una forma adecuada para posibilitar su comunicación.

CÓDIGO DE INFORMACIÓNDatos codificados en un registro bibliográfico. Su propósito es posibilitar el acceso fácil yrápido a los datos para ayudar a decidir la recuperación del documento fuente, cuanto éste

resulta relevante a las necesidades de un usuario.COLECCIÓN

Conjunto de documentos, comúnmente de un mismo tema, nombre u origen.En los archivos históricos se tienen colecciones de revistas, de fotografías, de documen-tos, etcétera. Documento que reúne bajo un título común diferentes trabajos escritos o editados por unoo más autores sobre uno o más temas (Norma ISO 5127/2-1983).

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COLECCIÓN DE CONSULTALa integrada por materiales bibliográficos que dan respuesta precisa a preguntas específi-cas o que sirven para identificar fuentes de información.

COLECCIÓN ESPECIALVer: Colección reservada.

COLECCIÓN RESERVADASe integra con documentos relevantes, generalmente originales y con valor histórico, depersonajes destacados en la formación y desarrollo del Instituto; o bien, de edificios ymonumentos trascendentes en su evolución. La consulta de estas colecciones se reserva

a especialistas e investigadores.

COLOCACIÓNPosición física de los documentos o legajos en los estantes o archivadores, en formavertical u horizontal.

Ver: Métodos de ordenación topográfica.

COMISIÓN

Grupo de personas en el que se delega la responsabilidad de un asunto.

COMISIÓN ESPECIALComisión que el Consejo General Consultivo del IPN acuerde integrar con el propósito deestudiar y dictaminar sobre otros asuntos de su competencia, siguiendo los lineamientosmarcados en el Reglamento del Consejo General Consultivo. Para fines del archivo histó-rico, se forma una Comisión Especial para este objetivo.

COMPÙTADORA Equipo utilizado en archivos históricos para almacenar en su memoria, revisar, corregir eimprimir los escritos y fotografías. También se utiliza para conectarse en red y buscar información en otros archivos. // Máquina electrónica programable, capaz de almacenar datos e instrucciones; diseñadapara procesar datos con la mínima intervención del operador.Entre sus características se mencionan su velocidad de operación; su capacidad parainteractuar con los usuarios y comunicarse con otras computadoras para compartir sus

recursos; su versatilidad en cuanto a la captura, proceso y presentación de datos medianteel control de equipo periférico.

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En sentido estricto, se trata de un sistema, en el cual interactúan componentes físicos(dispositivos eléctricos, electrónicos y magnéticos; una fuente de poder protegida por gabi-netes) y componentes lógicos (códigos, programas, datos).

Equipo muy utilizado en archivos históricos para revisar, corregir, imprimir y almacenar ensu memoria los escritos y fotografías. También se utiliza para conectarse en red y buscar información en otros archivos.

CONJUNTO DOCUMENTALGrupo que guarda documentos de un mismo origen o procedencia, como son un fondo,una sección y una serie.

Ver: Acervo y Colección.

CONSEJO GENERAL CONSULTIVOEl Consejo General Consultivo se integra y rige por la Ley Orgánica. Se forma con autori-dades de las escuelas, centros y unidades de enseñanza y de investigación, las de áreascentrales y decanato, las de órganos de apoyo y auxiliares, con estudiantes y docentes,así como representantes sindicales de los docentes y del personal de apoyo a la docencia.

C

Sus principales atribuciones son:

1. Emitir opinión sobre las normasrelativas a la organización y fun-cionamiento académico del Insti-tuto.

2. Presentar al director general pro-yectos de normas de carácter téc-

nico, académico y administrativo.3. Conocer y acordar los proyectosde planes y programas académi-cos.

4. Resolver los asuntos que le pre-sente el director general cuandoafecten la disciplina y el orden delInstituto.

C


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CCONSEJO TÉCNICO CONSULTIVO ESCOLAR

Los consejos técnicos consultivos de las escuelas, centros y unidades de enseñanza seintegran y se rigen en los términos previstos en la Ley Orgánica, se forman con autorida-

des, docentes, alumnos, representantes sindicales, y el director respectivo lo preside.

Sus principales atribuciones son:

1. Estudiar los proyectos de carácter académico, técnico y administrativoque le presenten.

2. Formular los proyectos de normasinternas de organización y funciona-miento de la escuela, centro o uni-dad.

3. Informar al director general y al Con-sejo General Consultivo de los asun-tos sobre los cuales estimen nece-saria su intervención.

4. Proponer al director general del Insti-tuto una terna de profesores para ladesignación del director de la escue-la, centro o unidad, así como una ter-na para la designación de lossubdirectores de las escuelas, cen-tros y unidades de enseñanza y deinvestigación.

5. Resolver los asuntos que interesen o

afecten a la escuela, centro o unidady que sean sometidos a su conside-ración.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preserva-ción o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restau-ración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Ver: Restauración.

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CONSERVACIÓN PERMANENTESituación derivada de la valoración de documentos y se determina que no pueden ser eliminados los que cumplieron su ciclo vital y deben transferirse a un archivo histórico

para su conservación.Ver: Valoración.

CONSULTAFunción primordial del Archivo Histórico, por medio de la cual los usuarios adquieren lainformación que necesitan en el desarrollo de sus trabajos. El Archivo Histórico necesitaregistrar todas las consultas que se realizan, ya que sirven para verificar, en algunoscasos, quién y cuándo se realizó la consulta.

CONTENIDOListado de títulos que se incluyen en una publicación.

Ver: Índice y Título.

CONTROLProceso mediante el cual se trata de mantener dentro de un rango, previamente determi-nado, el rendimiento o las características de un producto o servicio; significa hacer que los

procesos se ajusten a lo planeado.

CONTROL DE AUTORIDADDe aplicación en bibliotecas y en archivos; se trata de una forma de control de calidadconsistente en establecer uniformidad en los nombres y palabras utilizadas como asientoo punto de acceso a los registros de un archivo, catálogo o su equivalente. Implica laelaboración de referencias cruzadas, destinadas a remitir a la forma autorizada de repre-sentación de un nombre o término.

CONTROL DE ENCABEZAMIENTOEl control de formas normalizadas de términos con que se encabezan los documentos,incluyendo nombres de personas, gráficos, entidades o nominales.

Ver: Encabezamiento.COPIA

Reproducción exacta de un escrito.

COPIA CERTIFICADAProcedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurídico.

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CORRESPONDENCIAComunicación escrita (carta, oficio, memorando, circular, telegrama, entre otros) que seinicia como producto de un trámite que se realiza, o bien, la acción de corresponder a

acciones en proceso que envía o se recibe.

CORRESPONDENCIA DE SALIDACorrespondencia que se remite a un destinatario.

CORRESPONDENCIA EXTERIORCorrespondencia que se realiza con entidades ajenas al Instituto.

CORRESPONDENCIA INTERIORCorrespondencia que se efectúa entre áreas del Instituto.

CRONOLÓGICOOrdenamiento en secuencia de acuerdo a la fecha que se registra en el documento. Cuandolos documentos se archivan cronológicamente, es usual colocar al frente los que tienenfecha más reciente.

CUADERNO Publicación con hojas dobladas y engrapadas en el centro. Como ejemplo: la Presidenciadel Decanato edita la serie “Cuadernos de Divulgación Histórica”: Identidad Politécnica,en los que se publican resultados de investigación histórica en tres líneas de investiga-ción:

I. Semblanzas biográficas.II. Monografías.III. Acontecimientos

CUADRO CLASIFICADORConjunto de los registros de los expedientes que a través de sus asientos, indican elcontenido y clasificación del mismo, facilitando su localización.

Ver: Clasificación.CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de un acervo.Gracias a esta actividad, los documentos de un archivo histórico tienen la garantía de queserán bien custodiados y se evitarán pérdidas y daños a los mismos.

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DECANATOEs el organismo integrado por losmaestros decanos de las escuelas,centros y unidades de enseñanza yde investigación del IPN. Cuenta conun Presidente designado por el Di-rector General de entre los decanosen los términos establecidos en elartículo 24 de la Ley Orgánica.

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DATOAntecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para deducir lasconsecuencias legítimas de un hecho.

Para que tenga valor testimonial cuando proviene de un documento, debe acompañarsede la fuente de donde se obtuvo.

DECANATOEs el organismo integrado por los maestros decanos de las escuelas, centros y unidadesde enseñanza y de investigación del IPN.Cuenta con un Presidente designado por el Director General de entre los decanos en lostérminos establecidos en el artículo 24 de la Ley Orgánica, y sus funciones se resumen

en:

1. Promover y realizar investigación histórica que contribuya a difundir el pensamiento,filosofía y objetivos del Instituto.

2. Formar y conservar el archivo histórico del IPN.3. Proporcionar al Director General del Instituto una terna de profesores para la desig-

nación del director de la ECU correspondiente.DECANO

En el IPN, es uno de los maestros de mayor antigüedad en su plantel, electo por surespectivo Consejo Técnico Consultivo Escolar o el Colegio de Profesores, según sea elcaso, por cada una de las escuelas, centros y unidades de enseñanza y de investigación,tomando en cuenta sus características relevantes, tanto académicas y éticas como profe-sionales. Representa la autoridad moral de su ECU y conserva el equilibrio y continuidaden la misma.

DEPURACIÓNEs el proceso de selección de los documentos que serán conservados de manera perma-nente en el Archivo Histórico, separándolos de aquellos otros que por su poca relevanciadeben eliminarse.Esta eliminación se efectuará tomando en cuenta la normatividad establecida para cadagrupo de documentos que garantice la correcta evaluación y disposición de la documenta-ción.

Ver: Descarte.

DERECHOConjunto de facultades que se establecen en una normatividad.

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DDERECHO DE AUTOR

Conjunto de normas destinadas a proteger al autor y facultarlo en forma exclusiva parareproducir, publicar o vender el contenido y forma de su obra, y oponerse a cualquier

modificación de la misma sin su consentimiento.

DERECHOS DE LOS USUARIOSEn sus archivos el derecho a la información es el más importante y significa el reconoci-miento legal por el que se autoriza a acceder a los registros, de acuerdo a la reglamenta-ción que exista en cada caso.

DESCARTE

Eliminación de documentos de un archivo histórico, además de los contemplados en ladepuración, porque existan más números duplicados de algún documento, de los estable-cidos en la normatividad del archivo.

Ver: Depuración.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSProporcionar información precisa sobre la documentación para identificar su contenido yexplicar el contexto que la produjo, así como la enumeración de características y elemen-

tos informativos de cada conjunto documental que se hace del conocimiento de los usua-rios mediante diferentes instrumentos de consulta.Ver: Ficha y Catalogación de documentos.

DESCRIPTORPalabra o grupo de palabras incluidas en un tesauro, previamente seleccionadas de uncampo disciplinario, de acuerdo a normas lingüísticas; se emplean para representar enforma unívoca cada uno de los conceptos de un área del conocimiento o disciplina.Se emplean en la descripción conceptual de los documentos, en la formulación de estra-tegias de búsqueda y en la consulta a bases de datos textuales.

DETERMINANTESSignos auxiliares que agregamos a los clasificadores, para hacer éstos más precisos,complementando y aclarando las rúbricas. De acuerdo con su denominación, tienen por objeto determinar la dependencia o personacon que se relaciona, lugar y tiempo en que se origina y la forma enque se presenta elasunto.Hay diversos tipos, se integran con números o letras y se escriben entre guiones, parén-

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Dtesis, comillas y otros signos, enseguida de los clasificadores y dentro de las diagonalesque separan éstos de las características y del número de identificador del expediente.

DIAGRAMA DE FLUJORepresentación gráfica de una operación integrada de varias etapas, o conjunto de ope-raciones relacionadas entre sí.

Ver: Gráfica de flujo.DIARIO

Relación histórica de los hechos que han ido sucediendo en forma diaria, los cuales seescriben al mismo tiempo que se realizan pudiendo ser asuntos propios y extraños, consi-

derados relevantes.

DISQUETEDisco magneto-óptico. Medio de almacenamiento secundario que combina las tecnolo-gías óptica y magnética para el registro de grandes volúmenes de datos, susceptibles deborrado y reescritura.En comparación con otros medios presenta las siguientes ventajas: capacidad removiblede los discos flexibles, posibilidad de acceso directo a los datos y la confiabilidad que

ofrecen los CD-ROM.

DISPOSICIÓNDistribución conveniente de documentos, incluyendo aquellos que se destinan para sudestrucción o eliminación.

DISPOSICIÓN DOCUMENTALDeterminación de reglas y normas a partir de la valoración, primaria o secundaria, para

hacer la disposición más conveniente y establecer plazos de conservación y modos detransferencia y depuración, a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de suciclo vital, de acuerdo con sus usos específicos.

DONACIÓNSe efectúa cuando algún particular, ya sea en forma personal o en grupo decide donar susmateriales documentales al archivo histórico. En esos casos el Archivo Histórico extiendeun certificado donde constan los materiales donados.

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DDOCUMENTACIÓN

Colección y procesamiento continuo y sistemático de información registrada para los pro-pósitos de almacenamiento, recuperación, utilización o transmisión.

// Conjunto de documentos colectados para un propósito específico (Norma ISO 5127/1-1983).Ver: Documento.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOSArreglo de los documentos en orden, después de que han sido clasificados y codificadospara facilitar su almacenamiento.

DOCUMENTO Es toda información registrada, independientemente de su soporte y características, ela-borada, recibida o conservada por una institución u organización en el desempeño de susactividades. Así, los documentos públicos pueden ser oficios, circulares, memoranda, reglamentos,decretos, informes, memorias, invitaciones, convocatorias, reconocimientos, diplomas, tí-tulos, certificados, libros, folletos, revistas, mapas, planos, fotografías, películas, videos,microfilmes, registros sonoros, discos, casetes, cintas magnéticas, disquetes, tarjetas per-

foradoras, gacetas u otro material documental.Información registrada que puede tratarse de manera unitaria en un proceso de documen-tación (Norma ISO 5127/1-1983).

DOCUMENTO DE ARCHIVODocumentos manuscritos, mecano escritos, así como los impresos gráficos, sonoros yaudiovisuales, producidos o recibidos por las diversas dependencias de un organismo yque se disponen en un archivo.// Documento que ha de conservarse permanentemente lo más próximo posible a su for-ma original para el testimonio bibliográfico o de otro tipo que potencialmente ofrece.

DOCUMENTO DERIVADODocumento secundario que resulta de la adaptación, arreglo o traducción de uno o másdocumentos (Norma ISO 5127/2-1983).

DOCUMENTO FUENTEFormato, texto o cualquier otro tipo de soporte, del que se obtienen datos de entrada a un

sistema de información. También hace referencia al original del cual se obtienen copias.

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DDOCUMENTO HISTÓRICO

Documento que contiene información testimonial evidencial o informativa en relación conel IPN, la educación técnica, o de personas vinculadas con ellos que por su importancia

debe conservarse permanentemente en el Archivo Histórico.

DOCUMENTO ICÓNICODocumento en el que la representación pictórica es la característica principal (Norma ISO5127/2-1983).

DOCUMENTO INACTIVODocumento de archivos de trámite que no está sujeto a utilización frecuente (menos de

una vez por mes). Se guarda en equipo menos costoso y en lugares menos accesiblesque los documentos activos, se pueden microfilmar almacenándose en archivos de con-centración. // Documento que ha perdido toda utilidad administrativa y operativa; por locual sólo se conserva en los archivos cuando presenta un valor histórico.

DOCUMENTOS OFICIALESCualquier registro que un organismo público genera o recibe en el marco de la conducciónde los asuntos de su competencia como: correspondencia, memorias, libros, planos, foto-

grafías, películas, discos ópticos, magnéticos, sonoros o cualquier otro registro.DOCUMENTO PRIMARIO

Documento que presenta información esencialmente de carácter original (Norma ISO5127/2-1983).

DOCUMENTO SECUNDARIODocumento derivado de documentos primarios o que los describe (Norma ISO 5127/2-1983).

DOCUMENTO DE TRANSFERENCIADocumento que está destinado a transportarse de un archivo a otro.

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EXPOSICIÓNTiempo durante el cual se pone aconsideración del público materialescrito, fotográfico, histórico cultu-ral y de otra índole, con el objetode difundir ideas, proyectos, ani-

versarios, obras, cultura, historiade periodos establecidos, trabajosrealizados, piezas valiosas o raras,u otro material.

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EDICIÓNImpresión de una obra o el conjunto de ejemplares de la misma, las cuales se caracterizanpor ser iguales en contenido y formato, así como por aparecer en la misma fecha.

EDITORIALArtículo de fondo no firmado que expresa el pensamiento del responsable de una publica-ción, utilizado en periódicos, revistas y publicaciones periódicas.

EJEMPLARCada uno de los documentos de igual formato y contenido por ser impresos en una mismaedición o tirada.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOSDestrucción de los documentos que no se van a conservar, de acuerdo a la tabla devaloración documental establecida en el Instituto. El medio más adecuado es la máquinadestructora de documentos.

Ver: Valoración documental y Catálogo de caducidades.

EMPLEADO DE ARCHIVOPersonal cuyo trabajo es revisar, valorar, clasificar, distribuir y almacenar documentos enlos archivos, localizarlos y proporcionarlos a los usuarios.

ENCABEZAMIENTONombre con que se identifican los documentos en su parte superior para determinar unasunto y bajo el cual se archivan.

Ver: Título y Asunto.

ENCUADERNACIÓNOperación que consiste en unir y coser los pliegos que componen un libro, revista y otrosdocumentos impresos, cubriéndolos con una tapa de material resistente a fin de asegurar su conservación.

ENTRADA DE CORRESPONDENCIADocumentos que se reciben en un archivo.

ENTREPAÑO Ver: Anaquel

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EPIGRAFÍAEl arte de interpretar las inscripciones antiguas o modernas.

ESTÁNDARES DESCRIPTIVOSSon estándares elaborados por la Dirección de Descripción de Estándares (DDS) delComité Internacional de Archivos, que han sido publicados, tales como: la Norma Interna-cional de Descripción Archivística (ISAD) y la Norma Internacional de Autoridad Archivística(ISAA).

ESTANTEMueble con anaqueles o entrepaños donde se guardan expedientes, piezas de archivo o

cajas archivadoras. Ver: Anaquel.

ETIQUETAMarca o señal, generalmente rotulada en papel cartulina o material adhesivo, para indicar lo que contienen las portacarpetas o los archivos.

EVIDENCIALQue proporciona certeza clara, manifiesta y tan perceptible, que nadie puede racional-mente dudar de ella.

EXISTENCIACantidad de ejemplares con que se cuenta en el archivo histórico.

Ver: Ejemplar.

EXPEDIENTEUnidad organizada de documentos correspondientes a una persona, un mueble o inmue-ble, agrupados para su uso en gestiones, o que se realicen en el proceso de organizaciónarchivística, por lo que se deben relacionar con un mismo asunto, actividad o trámite. Unexpediente es habitualmente la unidad básica dentro de una serie documental.

EXPOSICIÓNTiempo durante el cual se pone a consideración del público material escrito, fotográfico,histórico- cultural y de otra índole, con el objeto de difundir ideas, proyectos, aniversarios,obras, cultura, historia de periodos establecidos, trabajos realizados, piezas valiosas o

raras, u otro material.

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EXPURGORetiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, du-rante su formación o su uso. Esta acción debe realizarse sujetándose a las normas y

principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.

EXTRACCIÓNActo de sacar de su lugar a un documento que ha de volver al mismo, después de desocu-parlo, o bien, justificar su salida definitiva.

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FOTOGRAFÍA HISTÓRICAFotografía que por su valor testimonialy/o evidencial deben ser conservadas en

un archivo histórico. Se pueden guardar los negativos y, en ese caso contar conproyectores manuales para su revisión yanálisis. Cuando son fotografías impre-sas es conveniente conservarlas encartoncillos individuales o formando ca-tálogos.

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FECHA DE CREACIÓNLa fecha en que se produjo la documentación incluida en una unidad de descripción.

Ver: Unidad de descripción.

FECHAS EXTREMASEl periodo de tiempo que cubre la documentación incluida en la unidad de descripción.

Ver: Unidad de descripción.

FICHATarjetas que pueden ser de distintos colores, de dimensión convencional que contienedatos del asunto de que tratan los expedientes respectivos. Se usan para la formación de

catálogos, con objeto de simplificar la consulta de un archivo.FICHERO

Mueble en el que se guardan las fichas, ordenadas en tal forma que permita la localiza-ción de las que contienen la información que los usuarios necesitan.

FILMINAS HISTÓRICASDiapositivas o acetatos que muestran aspectos históricos en forma individual o en serie,de personas, hechos o etapas de valor testimonial o evidencial.

FOLIONúmero consecutivo que encabeza las páginas de un documento o libro, o bien que seasigna a cada documento que integra un expediente o registro.

FOLLETERÍASubárea del área de impresos de los archivos históricos, que se utiliza para guardar todotipo de folletos.

FOLLETOObra impresa no periódica, según un decreto de 1966, consta de más de cuatro páginasy menos de 50 y su principal uso es de propaganda.

FONDOGrupo documental que conforma un conjunto orgánico y completo de libros, revistas ytodo tipo de impresos que posee el archivo de una institución o persona mutuamente

vinculados y genéticamente afines.

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FONDO ESPECIALFondo menor dentro de otro mayor; o bien, que por sus características debe ser conserva-do como tal, pero dentro de otro, así como en los casos que por su relevancia debe ser

resguardado en forma especial.

FONDO RESERVADOVer: Colección reservada.

FORMA NORMALIZADAPieza de papel impresa que contiene datos e informes que la hacen diferente a otras, conespacios para anotar información variable, con objeto de establecer orden, comúnmentese conoce como formato.

FORMATOVer: Forma normalizada.

FOTOGRAFÍAEstampas obtenidas al fijar imágenes en películas, recogidas en el fondo de una cámaraoscura (negativos) construidas para este fin y reproducidas en superficies conveniente-mente preparadas para presentarlas en blanco y negro, o en color.

FOTOGRAFÍA DIGITALSistema de codificación numérica usado en informática, con el que se obtienen imágenesque se almacenan en forma electrónica.

FOTOGRAFÍA HISTÓRICAFotografía que por su valor testimonial y/o evidencial deben ser conservadas en un archi-

vo histórico.Se pueden guardar los negativos y, en ese caso contar con proyectores manuales para surevisión y análisis.Cuando son fotografías impresas es conveniente conservarlas en cartoncillos individualeso formando catálogos.

FOTOTECAÁrea de los archivos históricos en donde se resguarda el material fotográfico, negativos e

impresiones, en muebles y álbumes especiales para su rápida localización.

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FUENTETexto, obra o documentos de donde se extraen datos e información histórica para la rea-lización de investigación histórica o para la preparación de folletos, libros y artículos.

FUENTE DE PRIMERA MANODocumento que marca el inicio o el fin de periodos trascendentes en la vida de personas,instituciones y países. Como ejemplo el acta de nacimiento, el título profesional, el decretode creación de una carrera, escuela o instituto.

FUMIGACIÓNAcción de desinfectar por medio de humo, gas o vapores, para combatir las plagas deinsectos y otros organismos nocivos para los documentos. Debe realizarse periódicamen-te en los archivos para evitar la propagación de estos organismos.

Ver: Archivo Histórico.


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GUÍA DE ARCHIVORelación de datos de la documentacióncontenida en el archivo o de alguna de susáreas, conteniendo amplitud de datos, con

objeto de facilitar la localización de libros,revistas y otros materiales que conformanlos archivos históricos y su difusión permi-ta conocerlos y consultarlos.

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GABINETEMueble con una o más gavetas para almacenar los documentos de un archivo.

Ver: Anaquel y Estante.

GAVETACajón corredizo de muebles y escritorios, se pueden utilizar cajas construidas para esefin.

GENEALOGÍAConjunto de los ascendentes de una persona.

GLOSAIntegrar nuevos documentos a un expediente ya abierto.

GLOSARIOLista de palabras con significados específicos de un tema que necesitan explicación.

GRÁFICA DE FLUJODiagrama gráfico de una operación en el papel, que señala el seguimiento de la operaciónmarcando las etapas principales desde su comienzo hasta su terminación, de tal maneraque todos los pasos puedan ser fácilmente visibles y evaluados.

Ver: Diagrama de flujo.

GRUPO DOCUMENTALConjunto de expedientes relativos a un mismo asunto, que, por consecuencia, han sido opueden ser clasificados bajo una clave y/o rubro común.

GUÍA

Pieza rectangular de diversos materiales, tipos y dimensiones, provista de un apéndicesobresaliente en la parte superior llamada pestaña, en la que lleva una indicación alfabética,numérica, mixta, etcétera.

GUÍA DE ARCHIVORelación de datos de la documentación contenida en el archivo o de alguna de sus áreas,conteniendo amplitud de datos, con objeto de facilitar la localización de libros, revistas yotros materiales que conforman los archivos históricos y su difusión permita conocerlos

y consultarlos. Ver: Catálogo y Folleto.

Í Í

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GUÍA DE ENVÍOGuía que se utiliza en los servicios de transportes y mensajería especializada para contro-lar la remisión de paquetes y documentos.

GUÍA DE SALIDAGuía empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los archivos.

GUÍA PRIMARIAGuía principal para una sección de documentos archivados.

GUÍA SECUNDARIAGuía que subdivide la sección de un archivo por una guía primaria o principal.


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HHEMEROTECA

Área donde se ubican todos los materialesimpresos que son publicados periódica-mente. Entre ellos se tienen revistas, ga-cetas, periódicos, boletines, etcétera.

HEMEROTECA

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HEMEROTECAÁrea donde se ubican todos los materiales impresos que son publicados periódicamente.Entre ellos se tienen revistas, gacetas, periódicos, boletines, etcétera.

HERÁLDICATécnica desarrollada en la edad media para crear, leer y describir blasones o escudos dearmas, correspondientes a linajes, familias o personas particulares.

HUMEDAD DEL AIRECantidad de vapor de agua que tiene el aire a una temperatura definida. La humedadabsoluta se mide en gramos de vapor en un metro cúbico de aire. La humedad específicase mide en gramos de vapor en un kilogramo de aire. La humedad relativa es la propor-ción entre la humedad absoluta y la máxima que se necesita para saturar el aire y se mideen por ciento.

Calidad de aire Humedad relativa

Seco mayor de 60%

Húmedo menor de 40%

Recomendada para archivos históricos: 55%

Ver: Archivo Histórico.


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IIMPRESOTodo trabajo desarrollado quese ha fijado topográficamenteen papel u otro soporte.

ICONOGRAFÍA

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ICONOGRAFÍAEstudio de las imágenes o retratos de las personas, sucesos o cosas. Suele considerarsecomo fuente de datos históricos, tanto en sí como en los informes dados por las inscripcio-nes adjuntas.

IDENTIFICACIÓNAcción de especificar y enlistar los grupos o series documentales que constituyen unarchivo, a través de la denominación que reciben en la unidad administrativa que losproduce, y que se acompaña regularmente con una codificación resultante del sistema declasificación de documentos en uso dentro de la dependencia.

IMPRESOTodo trabajo desarrollado que se ha fijado topográficamente en papel u otro soporte.

Ver: Soporte.

IMPRESOS SUELTOSÁrea del Archivo Histórico del IPN en donde se resguardan impresos con valor históricodel Instituto, se divide en tres áreas: folletería, carteloteca e invitaciones.

ÍNDICE

Conjunto ordenado en forma alfabética o numérica de las partes o títulos de un archivo;también de los títulos y capítulos de un impreso.

Ver: Contenido y Título.

ÍNDICE INDIRECTOÍndice que se utiliza para encontrar los documentos de un archivo.

INFORMACIÓN

Noticias y datos que genera constantemente la actividad humana.

INFORMACIÓN HISTÓRICAInformación que registra hechos acontecidos en el pasado y que permite obtener conoci-mientos sobre un momento ocurrido.

INICIALES DE AUTORIZACIÓNAnotación en un documento que ha recibido la atención necesaria y está listo para ser

archivado.

INSTRUMENTO

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INSTRUMENTONombre genérico de cualquier medio que se utiliza para llevar a cabo determinadas ope-raciones.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓNInstrumento descriptivo elaborado o recibido por un archivo para el control administrativoo intelectual sobre la documentación.

INSTRUMENTO DE CONSULTAInstrumento que permite al usuario localizar la documentación dentro de un archivo.

INTERNETRed internacional que enlaza a las computadoras del mundo permitiendo el envío y recep-ción de información.

INVENTARIOCatálogo o lista de documentos o expedientes que se concentran en los archivos, ordena-dos alfabéticamente o por numeración progresiva que describe breve y globalmente lasseries documentales del archivo.

Ver: Catálogo y Guía.

INVESTIGACIÓN HISTÓRICAConjunto de acciones metódicas y organizadas con objeto de conocer etapas, sucesos ysemblanzas de personas, inmuebles, instituciones, escuelas, etcétera.La investigación histórica se basa en documentos escritos, con los que se obtiene valor testimonial y evidencial. También se utilizan los testimonios orales, grabados principal-mente en entrevistas.


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LLIBRO HISTÓRICOLibro con valor histórico.

LAMINACIÓN

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Forma de restaurar documentos deteriorados utilizando dos hojas de acetato a base decalor y presión.

LEGAJOFajo de documentos en que se divide un expediente, antes se usaban atados de losdocumentos protegidos con cartón u otro material similar, conformando una Unidad deinstalación.

Ver: Unidad de instalación.LIBRO

Conjunto de hojas impresas, cosidas o encuadernadas con más de 40 páginas, con unnúmero menor puede ser revista, boletín o cuaderno, etcétera.

LIBRO HISTÓRICOLibro con valor histórico.

LOCALIZACIÓNAcción de encontrar un documento en el conjunto de un archivo; o bien, la ubicación de unarchivo.

LUZRadiación electromagnética de longitudes de onda capaces de causar la sensación devisión que se extiende entre el violeta y el rojo (aproximadamente de los 4,000 a los 7,700Angstrom). Estas radiaciones deterioran los objetos, especialmente los constituidos por materia orgánica, ya que elevan la temperatura y ocasionan reacciones químicas, princi-palmente en pigmentos y sustancias de origen orgánico. Para un archivo histórico sonnocivos los rayos solares y las radicaciones ultravioleta, por lo que se sugiere eliminarlosy reducir al máximo el tiempo de iluminación.

Sinónimo de conocimiento. En tal sentido, la oscuridad significa ignorancia o carencia deluz u obtener conocimiento; visitamos una biblioteca o recorremos un museo para consul-tar las fuentes del saber y acceder a la luz que despeja las tinieblas de nuestra ignorancia.Popularmente se acepta que los viajes ilustran, lo que en otras palabras quiere decir quelos viajes nos permiten aumentar el caudal de nuestro saber. La pedagogía del Siglo XVIIIse articula en sus idearios y métodos al movimiento de la Época de las Luces: el Iluminis-mo, que preconiza el empleo de la razón como única pauta del juicio. Nada que no pueda

justificarse a la luz del intelecto, nada que no pueda ser iluminado por la inteligencia hu-

mana tiene derecho a la existencia.


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MANEJO DE DOCUMENTOSPlaneación, organización y control dela documentación de un archivo des-

de su creación, selección, asignaciónde índices, clasificación, protección,utilización, almacenamiento, elimina-ción y servicios de consulta.

MANEJO DE DOCUMENTOS

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Planeación, organización y control de la documentación de un archivo desde su creación,selección, asignación de índices, clasificación, protección, utilización, almacenamiento,eliminación y servicios de consulta.

MANUAL OPERATIVOInstrumento que contiene información sistemática sobre objetivos, políticas, funciones,estructura y especificación de puestos y/o procedimiento de una institución o unidad ad-ministrativa y que, conocido por el personal, sirve para normar su actuación y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma.

MATERIAL DOCUMENTAL

Conjunto de documentos que conforman los elementos constitutivos de un archivo, pue-den ser impresos, manuscritos, mecano-escrito, gráficos, soportes documentales, entreotros.

Ver: Documento y Soportes documentales.MEMORIA HISTÓRICA

Relato escrito u oral que informa sobre un hecho ocurrido en el pasado. Se realiza en tresetapas: 1. Elaboración de un documento o se fija en la mente; 2. Conservación en unarchivo histórico o retención en la mente y 3. Consulta del documento clasificado y

ordenado en el archivo histórico o relato oral de quien lo tiene en la memoria.

MEMORIASColección ordenada de los hechos pasados, relacionados directa o indirectamente con lapersona que escribe.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN TOPOGRÁFICOConsiste en asignar una clave que defina el lugar en donde se ubica la caja, el expediente

y el documento.

MUESTREOSelección de determinados expedientes, volúmenes o cualquier otro formato de una claseo serie documental, como ejemplo representativo de la misma.

MUTILAR DOCUMENTOSCortar o quitar una parte, una hoja o una porción a un documento. Acción indebida que no

se debe realizar.


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NNUMISMÁTICADisciplina que estudia las monedas ymedallas, principalmente antiguas,bajo el aspecto histórico y artístico.

NOMBREP l b l d i i d i i d j t d l

N


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Palabra con la que se designa a un ser animado o inanimado o a un conjunto de losmismos.

NOMBRE CIVILNombre asignado oficialmente a una persona que puede ser simple o compuesto y seutiliza para integrar el nombre propio.

NOMBRE COMPUESTONombre que consta de dos palabras o letras conectadas por un guión. Un apellido con unguión se considera como una sola unidad para clasificación, mientras que las palabras delnombre de una compañía unidas por un guión se considera como unidades separadas.

NOMBRE PROPIONombre completo de una persona, integrado con el nombre civil y el o los apellidos delpadre, la madre o del esposo, y es legal para efectuar trámites oficiales de todo tipo.

NOMBRE DE PILANombre bautismal o primer nombre de un individuo.

NUMISMÁTICADisciplina que estudia las monedas y medallas, principalmente antiguas, bajo el aspectohistórico y artístico.


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OORDENACIÓN TOPOGRÁFICA

Asignar una clave que defina claramenteel lugar en donde se ubican las cajas dearchivo, los expedientes y los documen-tos.


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OBLIGACIONES DE LOS USUARIOSAquellas que señala el reglamento del usuario como el correcto manejo de los documen-

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Aquellas que señala el reglamento del usuario, como el correcto manejo de los documentos para evitar su maltrato.

El Archivo Histórico del IPN ha establecido a los usuarios las siguientes obligaciones:

1. Lavarse las manos antes de consultar los documentos. 2. En la sala de consulta, como en las áreas de depósito y acervo, no se permite fumar,

beber o comer. 3. Evitar exponer los documentos a la luz solar. 4. No se pueden reproducir documentos frágiles en la fotocopiadora. 5. Prohibido apoyar los codos u otro objeto sobre los documentos.

6. No realizar anotaciones en la documentación de ningún tipo, o escribir en hojassobre ella.

7. No utilizar marcadores de página, clips, cintas adhesivas, broches metálicos o cual-quier otro objeto para señalar textos o páginas.

8. Evitar hojear rápida o descuidadamente el material, mojando los dedos con algúnlíquido o haciendo pliegues en las hojas.

9. No cortar, doblar, marcar o mutilar los documentos.10. Queda prohibido extraer cualquier documento o parte de éste o bien, cambiar su

ordenación.11. No se permite utilizar plumas fuente o estenógrafos que puedan manchar los docu-

mentos, por lo que se pide usar sólo lápiz para sus anotaciones.12. A las damas se les pide tengan cuidado de no ensuciar la documentación con lápiz

labial o cualquier otro tipo de cosmético, que al hojear el material puedan dejar manchas.

13. Reportar cualquier situación anómala que encuentren en los documentos para ayu-darnos en su conservación.

14. Se sugiere, por higiene, lavarse las manos después de haber trabajado en el archi-vo.

15. Presentar credencial vigente (elector, licencia o escolar).16. La consulta de las colecciones reservadas y fototeca requiere presentar solicitud

oficial por escrito.17. De no respetarse las reglas de consulta, se suspenderá el servicio.

ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

Arreglo de documentos dentro de los expedientes o en los muebles archivadores.

ORDEN ORIGINALOrdenación de documentos de acuerdo a su creación, colocando primero los que dieron

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Ordenación de documentos de acuerdo a su creación, colocando primero los que dieronorigen a otros y éstos a los siguientes, colocando al final los últimos, con lo cual se facilitasu localización.

ORDENACIÓN TOPOGRÁFICAAsignar una clave que defina claramente el lugar en donde se ubican las cajas de archivo,los expedientes y los documentos.

ORGANISMOGrupo de personas que se identifica con su nombre propio y asociadas con libre voluntado encargo público para el ejercicio de una función de interés general, y que actúa o puede

actuar como una persona jurídica.


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PIE DE FOTOBreve nota o comentario que sepone bajo un grabado, una foto-grafía o una gráfica, en donde sedice el asunto y el origen que tie-ne.

P

PAPELHoja delgada hecha con pasta de fibra vegetal, las más usadas son las fibras de madera

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de toda clase de árboles, las fibras de paja de arroz, de caña de azúcar, de cáñamo, depapiro, de algodón y otras.

Las características del papel obtenido de las diversas pastas de fibra son diferentes, por loque para obtener papeles con especificaciones definidas se emplean mezclas.

PELÍCULACinta que contiene una emulsión para impresionar imágenes fotográficas o cinematográ-ficas y tiene perforaciones en las orillas que permiten su arrastre en la cámara y en elproyector.

PELÍCULA HISTÓRICAPelícula que trata sobre momentos o eventos que registra acontecimientos importantespara el Instituto.

PERIODO DE RETENCIÓNCantidad de tiempo que se guardan los documentos en un archivo antes de transferirse aotro archivo o causar su baja definitiva.

PESTAÑAParte saliente del cuerpo de una guía o carpeta y sobre la cual se rotula el encabezamien-to.

PIE DE FOTOBreve nota o comentario que se pone bajo un grabado, una fotografía o una gráfica, en

donde se dice el asunto y el origen que tiene.

PLAZOS DE CONSERVACIÓNTiempo que permanecen los documentos en determinada unidad de archivo.

POSICIÓNPostura de la documentación en los estantes, usualmente se coloca en orden de izquierda

a derecha y de arriba hacia abajo, se procura sea visible la pestaña.

PRESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSTerminación de la utilidad de un documento en un archivo definido y queda disponible, de

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acuerdo a la normatividad, de pasar a otro archivo, a descarte o a su destrucción.Ver: Descarte.

PRESERVACIÓNActividades que aseguran el resguardo y mantenimiento adecuados de la documentaciónen el archivo.

Ver: Conservación de documentos.

PRESTACIÓN DE SERVICIOOperación por la cual los archivos proporcionan la documentación a las personas autori-

zadas e interesadas en su consulta.Ver: Consulta.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALDeterminar el orden en que se generan los documentos, indicando cuál da pie a la crea-ción de otro, con lo cual se facilita la selección del método de ordenación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Identificar cuál es el departamento generador de la información, facilitando la seleccióndel sistema y la clasificación.

PROCEDENCIAEl organismo o persona que envía el documento que se recibe y fue creado, reunido,conservado y utilizado en el desempeño de su actividad del remitente.

PROHIBICIÓN A USUARIOS

Cuando se niega un servicio a los usuarios por razones precisas de conservación y ade-cuación de la documentación. Como la fotocopia de documentos muy endebles, o elmaltrato a documentos históricos originales.


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R

RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOSAcción de reunir materiales documentales, con la finalidad de conservarlos.

Ver: Conservación de documentos

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Ver: Conservación de documentos.

RED DE ARCHIVOLa intercomunicación entre un conjunto de archivos, que puede ser desde una simpleorganización con directorio hasta por medios electrónicos conectados ya sea por mediode escritos como directorios o sistemas de cómputo.

RED DE ARCHIVO HISTÓRICORed electrónica que conecta las computadoras de los archivos históricos de las escuelas,

centros y unidades de enseñanza y de investigación con la del archivo histórico del IPNque resguarda la Presidencia del Decanato. Cuando sea oportuno se puede conectar conarchivos históricos externos a la Institución de universidades e institutos, de la SEP y delArchivo General de la Nación, entre otros, para dar a conocer los catálogos de la docu-mentación que se tiene en ellos.

REFERENCIAIndicación en un escrito del lugar del mismo en un índice, un archivo o de otro al que se

remita al lector.

REFERENCIA CRUZADAReferencia que señala que el documento buscado está almacenado en otra parte, o searchivó el duplicado del documento original en otro sitio donde pueda ser buscado. Cuan-do un documento se puede archivar en dos o más expedientes, es necesario tambiénelaborar una referencia cruzada.

REGISTROLista o libro donde se asienta la entrada de correspondencia.

Ver: Entrada de correspondencia.

REGLAMENTOConjunto ordenado de reglas o preceptos que por autoridad competente se da para laejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia, un servicio

o un archivo histórico.

REMITENTEPersona física u organismo que envía documentos a un archivo.

Ver: Procedencia

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Ver: Procedencia.

REPROGRAFÍAMétodo que permite duplicar un documento original por diferentes medios.

RESCATESe refiere a las acciones para recuperar los materiales documentales que están en riesgode deterioro o pérdida total, por encontrarse en lugares inadecuados o por ser suscepti-bles de eliminación, y se logra su transferencia al archivo histórico.

RESTAURACIÓNAcción de restituir las cualidades originales de un objeto deteriorado, mediante técnicasderivadas del conocimiento del proceso de su creación sin agregar nada nuevo al objeto.

REVISTAPublicación periódica que contiene artículos con el objeto de publicar resultados concre-tos de investigaciones basadas en documentos o en entrevistas.

Ver: Boletín.

REVISTA HISTÓRICARevista con información histórica. La Presidencia del Decanato edita El Cronista Politéc-nico con objeto de divulgar aspectos históricos del IPN.

RÓTULOPestaña de una guía o carpeta sobre la cual aparece el encabezamiento.

Ver: Encabezamiento y Pestaña.


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SSIGLAS

Palabra que se construyecon las iniciales o partesde otras palabras.

SALVAGUARDAR DOCUMENTOSProteger un documento que por la valoración de sus características es único.

S


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SECCIÓN

Grupo documental que se conforma respetando el principio de procedencia del documen-to de un área del IPN, con base en la estructura orgánica del mismo.

Ver: Acervo.

SEGUIMIENTOProcedimiento de control por medio del cual se continúa verificando el buen estado y laubicación de los documentos prestados y que deben ser devueltos al archivo.

SELLO FECHADORSello especial que indica la fecha y a menudo la hora del recibo de la correspondencia,para lo cual hace estas anotaciones sobre la misma correspondencia o en otra forma deregistro.

Ver: Correspondencia.

SERIEParte de la sección de un fondo, integradas por grupos de documentos con afinidades

concretas y similitudes temáticas que los distinguen de otros bloques documentales, conbase en actividades y funciones del IPN.

SERIE DOCUMENTALVer: Grupo documental.

SIGILACIÓNImposición del sello del archivo o biblioteca a un documento o serie de documentos para

asegurar su conservación y facilitar o exigir su restitución en caso de pérdida.

SIGILOGRAFÍAEstudio de los sellos con que se autorizaban los documentos antiguos.

SIGLASPalabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras.Las siglas más usuales en el IPN son:

S


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BNCyT Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología.CECyT Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos.CENAC Centro Nacional de Cálculo.CENLEX Centro de Lenguas Extranjeras.CET Centro de Estudios Tecnológicos.CIIDIR Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral.COFAA Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas.CP Contador Público.

ECU Escuelas, centros y unidades de enseñanza y de investigaciónIPN Instituto Politécnico Nacional.POI Patronato de Obras e Instalaciones.

CECyT del IPN:

1. GVV Gonzalo Vázquez Vela. 2. MB Miguel Bernard. 3. ERR Estanislao Ramírez Ruiz . 4. LC Lázaro Cárdenas. 5. BJ Benito Juárez. 6. MOM Miguel Othón de Mendizábal. 7. C Cuauhtémoc. 8. NB Narciso Bassols. 9. JDB Juan de Dios Bátiz.10. CVM Carlos Vallejo Márquez.11. WM Wilfrido Massieu.

12. JMMP José María Morelos y Pavón.13. RFM Ricardo Flores Magón.14. LEE Luis Enrique Erro.15. DAE Diódoro Antúnez Echegaray.16. CET 1 WCB Walter Cross Buchanan.

S Escuelas de nivel superior:

CICS Centro Interdisciplinario de Ciencias de la Salud.


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Centros de investigación:

CEDCyT Centro de Difusión de Ciencia yTecnología.CEMCI Centro Multidisciplinario de Competitividad Internacional.CENAC Centro Nacional de Cálculo.

CEPROBI Centro de Desarrollo de Productos Bióticos.CIC Centro de Investigación en Computación.CICATA Centro de Investigación en Ciencias Aplicadas y Tecnología

Avanzada.CICIMAR Centro Interdisciplinario de Ciencias Marinas.CIDETEC Centro de Innovación y Desarrollo Tecnológico en Cómputo.CIEBG Centro de Biotecnología Genómica.CIEBT Centro de Incubadoras de Empresas de Base Tecnológica.

CIECAS Centro de Investigaciones Económicas, Administrativas y Sociales.

ENCB

ENMHESCAESCOMESEESEOESFMESIAESIME

ESIQIEESITESMESTUPIBIUPIICSA

UPIITA

pEscuela Nacional de Ciencias Biológicas.

Escuela Nacional de Medicina y Homeopatía.Escuela Superior de Comercio y Administración.Escuela Superior de Cómputo.Escuela Superior de Economía.Escuela Superior de Enfermería y Obstetricia.Escuela Superior de Física y Matemáticas.Escuela Superior de Ingeniería y Arquitectura.Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica.

Escuela Superior de Ingeniería Química e Industrias Extractivas.Escuela Superior de Ingeniería Textil.Escuela Superior de Medicina.Escuela Superior de Turismo.Unidad Profesional Interdisciplinaria de Biotecnología.Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniería y Ciencias Socialesy Administrativas.Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniería y Tecnologías

Avanzadas.

CIIEMAD Centro Interdisciplinario de Investigaciones y Estudios Sobre MedioAmbiente y Desarrollo.

CIITEC Centro de Investigación e Innovación Tecnológica.

S


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CINVESTAV Centro de Investigación y Estudios Avanzados.

CITEDI Centro de Investigación y Desarrollo de Tecnología Digital.CMP+L Centro Mexicano para la Producción más Limpia.

SISTEMAConjunto ordenado y coherente de reglas, normas o principios sobre una determinadamateria.

SISTEMA DE ARCHIVO

Sistema del equipo y suministros de un archivo que permiten el almacenamiento de docu-mentos de acuerdo con un plan definido.

SISTEMA DE PROCESO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓNSoluciona el manejo de información de todas sus áreas y niveles. Consiste en el procesa-miento de una serie de tratamientos que recibe la información desde su origen hasta susúltimos reportes. Cada unidad de tratamiento o corrida se resuelve dándole al computador un conjunto de instrucciones denominado programa y los datos de entrada; a su vez el

computador nos dará resultados parciales o totales que sirven de enlace a otro tratamien-to. El almacenamiento de información entre los tratamientos determina un archivo que sedefine como un conjunto de lógicos, integrados con números, letras o símbolos. Estos sonleídos automáticamente por la computadora y se procesan en tarjetas perforadas, bandade papel, cintas y discos magnéticos, o algún otro soporte, según las necesidades delsistema implantado.

SOPORTE DOCUMENTAL

Material donde se registra alguna información. Se han utilizado desde tablillas de estucos,placas de piedra, hojas de palma, madera, marfil, películas, hueso, metal, cuero, etc., elpapiro, el pergamino y el papel son los más utilizados, y últimamente se ha incrementadoel uso de disquetes y videos.

SUBSECCIÓNAgrupamiento de funciones o actividades específicas, dentro de cada sección documen-tal.

Ver: Sección.

SUBSERIEAgrupamiento de funciones o actividades dentro de cada serie documental.

Ver: Serie.

S


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SUCESOHecho que sucede, especialmente cuando es de cierta importancia.


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T

TÍTULOPalabra o frase que aparece sobreel documento por la cual es conve-niente hacer referencia, utilizada

para identificarlo y que con frecuen-cia (aunque no necesariamente) ledistingue de otro documento.

TARJETACartulina de dimensiones estándar, generalmente de 8 X 3 cm, aunque pueden tener otras medidas, usadas para proporcionar información variada.

T


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TARJETA DE ARCHIVOTarjeta utilizada en archivos para indicar secciones, subsecciones, clasificación u otrainformación útil a los usuarios.

TARJETA DE REGISTRO DE DATOSTarjeta sobre la cual se escribe información como parte de las operaciones diarias de unaorganización.

TARJETA DE SUSTITUCIÓN Tarjeta que se utiliza para ree

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