Dirección de Proyectos

Gestión de las Adquisiciones Proceso

Planificación Planificar las adquisiciones

Incluye las siguientes actividades

Realizar un análisis "hacer o comprar" Es mejor hacerlo si:

T ienes una planta o trabajadores ociosos

Quieres mantener el control

El trabajo implica información o procedimientos de carácter propietario

Crear un plan de gestión de las adquisiciones

Crear un enunciado del trabajo de las adquisicionespara cada una de las adquisiciones

Tipos de enunciados del trabajo de las adquisiciones

Rendimiento

Funcional

Diseño

Seleccionar un tipo de contrato para cada una de las adquisiciones

El gerente de adquisiciones va a seleccionar el tipode contrato basándose en las siguientesconsideraciones:

Qué se está adquiriendo (un bien o un servicio)

La exhaustividad del alcance del trabajo

El nivel de esfuerzo y capacidad que el compradorpuede dedicar para gestionar al proveedor

Si el comprador quiere ofrecer incentivos al proveedor

El mercado o la ecnonomía

Las normas de la industria sobre el tipo de contrato que se utiliza

Tipos de contratos

Tipos de contrato

Precio Fijo (FP, o cantidad fija, precio fijo cerrado)

Ventajas

Representa menos trabajo de gestión para el comprador

El proveedor tiene un fuerte incentivo para controlar costos

Las compañías tienen experiencia con este tipo de contratos

El comprador conoce el precio total antes de que el trabajo comencé

Desventajas

Si el proveedor valúa su trabajo por debajo de suvalor real, puede intentar recuperar ganancias enórdenes de cambio

El proveedor puede intentar dejar sin concluir algodel enunciado del trabajo de las adquisiciones sicomienza a perder dinero

Este tipo de contrato requiere de más trabajo parael comprador al escribir el enunciado del trabajo delas adquisiciones

El precio fijo FP puede ser más caro que el costoreembolsable CR si el enunciado del trabajo de lasadquisiciones está incompleto y el proveedornecesita aumentar el precio por el incremento enlos riesgos

Tipos

Precio Fijo

Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF)

Precio Fijo más Honorarios por cumplimiento de Objetivos (FPAF)

Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FPEPA)

Orden de Compra

Tiempo y Materiales (T&M o Precio Unitario)

Ventajas

Este tipo de contrato se crea rápidamente

La duración del contrato es breve

Es una buena opción cuando estás contratando"cuerpos" o personas para aumentar tu personal

Desventajas

Hay una ganancia para el proveedor en cada hora facturada

El proveedor no tiene incentivos para controlar los costos

Este tipo de contratos es apropiado únicamentepara proyectos pequeños

Los contratos de tiempo y materiales T&Mrequieren de mucha supervisión diaria por parte delcomprador

Costos Reembolsables (CR)

Ventajas

Este tipo de contrato permite un enunciado deltrabajo de las adquisiciones más simple

Generalmente requiere menos trabajo para definirel alcance para un contrato de costo reembolsableCR que para un contrato de precio fijo FP

Este es, por lo general, un costo menos que el deprecio fijo FP porque el proveedor no tiene queaumentar tanto por los riesgos

Desventajas

Este tipo de contrato requiere la auditoria de lasfacturas del proveedor

El costo reembolsable CR requiere más trabajo degestión para el comprador

El proveedor sólo tiene un incentivo moderado para controlar los costos

El precio total es desconocido

Tipos

Contrato de Costos

Costo Más Honorarios (CPF) o Costo MásPorcentaje de Costos (CPPC)

Costo Más Honorarios Fijos (CPFF)

Costo Más Honorarios con Incentivos (CPIF)

Costo Más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF)

Prioridades desde la perspectivas del comprador(de Menor a Mayor importancia)

Costo mas honorarios fijos CPFF = (Costos,Tiempo, Rendimiento)

Costo más honorarios por cumplimiento deobjetivos CPAF = (Costos, Tiempo, Rendimiento)

Costo más honorarios con incentivos CPIF =(Tiempo, Rendimiento, Costos)

Tiempo y Materiales T&M = (Rendimiento, Tiempo, Costos)

Precio fijo más honorarios con incentivos FPIF =(Tiempo, Rendimiento, Costos)

Precio fijo FP = (Costos, Tiempo, Rendimiento)

Riesgos y tipos de contratos

Incentivos

¿Cuándo se realizan los pagos?

Compensaciones "Trade-Offs" dentro del Contrato

Crear los documentos de las adquisiciones

Solicitud de Propuesta (RFP, a veces llamadasolicitud de Oferta)

Invitación a Licitación (IFB, o solicitud a Licitación, RFB)

Solicitud de Presupuesto (RFQ)

Pueden incluir

Información para proveedores

Información de los antecedentes sobre por qué elcomprador quiere hacer el trabajo

Procedimientos para intentar ganar el trabajo (si vahaber una conferencia de licitaciones, cuándo es ellímite para las respuestas, cómo será seleccionadoel ganador, etc.)

Pautas para preparar las respuestas (longitudmáxima, temas para abordar en las respuestas,etc.)

La forma exacta que debería tener la respuesta

Criterios para selección de la fuente: los criteriosque va a usar el comprador para evaluar lasrespuestas de todos sus proveedores (cantidad deaños en el negocio, calidad de la respuesta, precio,etc.)

Formas de cotización (formas para describir demanera adecuada el precio del comprador)

Enunciado del trabajo para las adquisiciones

Términos y condiciones propuestos del contrato(legales y comerciales)

Determinar los criterios de selección de la fuente Los criterios pueden incluir:

Cantidad de años en el negocio o estabilidad financiera

Comprensión de la necesidad

Precio o costo del ciclo de vida

Capacidad técnica

Calidad del rendimiento pasado

Capacidad para completar el trabajo a tiempo

Capacidad de dirección de proyectos

Conceptos

Acuerdo de Confidencialidad

Acuerdo de Equipo (podría llamarse Empresa Conjunta)

Contrato Estándar

Disposiciones Especiales (Condiciones Especiales)

Términos y Condiciones

Carta de Intención

Vínculo Legal (Privity)

Formas de adquisiciones no competitivas

¿Cuándo adjudicarías trabajo a una compañía sin competencia?

El proyecto está bajo presión del cronograma extrema

Un proveedor tiene calificaciones únicas

Solo existe un proveedor que puede proporcionarlos bienes o servicios

Un proveedor es el titular de una patente para elartículo que necesitas

Tipos

Una Sola Fuente Tipos de polémicas

Alcance

Calidad

Costos

Cronograma

Satisfacción del cliente

Riesgos

Una Única Fuente Tipo de polémicas

Calidad

Costos

Cronograma

Alcance

Satisfacción del cliente

Riesgos

Ej ecución Efectuar las adquisiciones

Publicidad

Lista de proveedores calificados (lista deproveedores pre-calificados)

Conferencias de Licitaciones

Propuesta del proveedor(cotización o licitación de precio)

Revisión de propuesta Procesos para la revisión, comparación o selección de propuestas

Sistema de Ponderación

Estimaciones Independientes

Sistema de Selección

Historial de Rendimiento Pasado

Presentaciones

Negociaciones

Objetivos de la negociaciónObtener un precio justo y razonable

Desarrollar una buena relación con el proveedor

Tácticas de negociación

Ataque

Insultos personales

Buen chico/mal chico

Plazo

Mentir

Autoridad limitada

Hombre ausente

Justo y razonable

Retraso

Demandas extremas

Retiro

Puntos principales para negociar

Alcance

Cronograma

Precio

Otros puntos a negociar

Responsabilidades

Autoridad

Ley aplicable

Proceso de dirección de proyectos que se va a utilizar

Cronograma de pagos

¿Qué es un contrato?

Propósito de un contrato

Definir roles y responsabilidades

Hacer las cosas vinculantes desde el punto de vista legal

Mitigar o asignar Riesgos

¿Qué necesitas para tener un contrato legal?

Una oferta

Aceptación

Consideración

Capacidad legal

Propósito legal

Monitoreo y Control Administrar las adquisiciones

El director de proyectos debe comprender lo siguiente

Lo que el director de proyectos debe hacer encualquier momento

A qué problemas y cuestiones se debe prestaratención en virtud de los diferentes tipos decontratos, los cuales podrían afectar la gestión delproyecto

Todo ese trabajo y requisitos legales del contratodeben cumplirse, por pequeño y por pocoimportante que parezca.

El director de proyectos debe ayudar a mantenertodas las partes del contrato, no solo el alcance delproyecto.

Acciones y vigilancia por tipo de contrato

Precio Fijo

Vigilar que el proveedor no reduzca el alcance

Vigilar que el proveedor no reduzca la calidad

Asegurar de que los costos del proveedor soncostos reales que se han generado, no solo costosfuturos

Vigilar órdenes de cambio sobrevaloradas

Examinar malos entendidos al alcance

Tiempo y Materiales

Proporcionar dirección diaria al proveedor

Intentar obtener entregables concretos

Asegurarse de que la longitud del proyecto no se amplíe

Asegurarse de que el número de horas invertida enel trabajo sea razonable

Vigilar que las situaciones tengan sentido almomento de cambiar a una forma diferente decontrato

Costos reembolsables

Auditar todas las facturas

Asegurarte de que todos los costos son aplicables yse pueden cargar a tu proyecto

Asegurarte de que el trabajo del proveedor estáprogresando de manera eficiente

Vigilar los recursos añadidos a tu proyecto por elproveedor que no agreguen valor o realicen trabajoreal

Vigilar los recursos que se modifiquen de loestablecido en la propuesta original (ej. seproponen personas con mayor experiencia y seutilizan personas con menor experiencia, sinembargo se te cobra la tarifa más alta)

Vigilar los cargos del proveedor que no fueron parte del plan original

Reestimar el costo del proyecto

Conflictos

Sistema de Control de cambios del contrato

Revisión de rendimiento de las adquisiciones

Administración de reclamaciones

Sistema de gestión de registros

Interpretación del contrato

Terminación

Cierre Cerrar las adquisiciones

Las adquisiciones están cerradasCuando un contrato se completa

Cuando un contrato se termina antes de que eltrabajo esté completo

Incluye

Verificación del producto

Convenio negociado

Cierre financiero

Auditoria de las adquisiciones

Actualizaciones a los registros

Presentación de informes finales sobre la ejecución del contrato

Lecciones aprendidas

Archivo de las adquisiciones Puede incluir

Contrato

Cambios (aprobados y rechazados)

Presentaciones del proveedor

Informes del rendimiento del proveedor

Información financiera

Resultados de las inspecciones

Lecciones aprendidas

Otros

Disponer lo necesario para el almacenamiento delos registros y planos de las adquisiciones

Crear y entregar documentos legales, tales comoliberación de los documentos de aval y cartas deaceptación formal

Regresar la propiedad utilizada para lasadquisiciones a su dueño

Aceptación formal y cierre

Mapa Mental Adquisiciones.mmap - 28/05/2012 - Mindjet