Gestión Documental Trabajo en Grupo Johannna Camila José Grupo 04
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TAREA ACTIVIDAD NO. 3: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO YUSMARI CAMILA OSPINA CLAVIJO JOHANNA MARCELA RODRIGUEZ LATORRE JOSÉ ALFREDO ORTIZ VANEGAS UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II G4 BOGOTÁ 2015
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Actividad 3.
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TAREA
ACTIVIDAD NO. 3: ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
YUSMARI CAMILA OSPINA CLAVIJO
JOHANNA MARCELA RODRIGUEZ LATORRE
JOSÉ ALFREDO ORTIZ VANEGAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
BOGOTÁ
2015
ACTIVIDAD NO. 3:
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
TAREA
YUSMARI CAMILA OSPINA CLAVIJO
JOHANNA MARCELA RODRIGUEZ LATORRE
JOSÉ ALFREDO ORTIZ VANEGAS
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Docente Universidad del Quindío
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II G4
BOGOTÁ
2015
3
INTRODUCCIÓN
Dentro de los procesos de la gestión documental se encuentra el de organización
documental. Es un proceso que está conformado por tres procedimientos de
bastante importancia de cuales depende, según su buena ejecución, la
recuperación y la consulta de los documentos.
Los procedimientos del proceso de organización documental son: clasificación,
ordenación y descripción.
En este trabajo se trata de analizar y de ahondar sobre cada uno de los
procedimientos antes mencionados, de acuerdo con los instructivos y manuales
elaborados por el Archivo General de la Nación sobre este tema.
También se aborda otro tema importante en la archivística, el ciclo vital de los
documentos, en el se trataran aspectos como los valores y procesos asociados a
cada una de las etapas y se darán algunos ejemplos de unidades documentales
en su paso por cada una de ellas.
4
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------- 3
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?----------------------------------- 6
1.1 Fondos ------------------------------------------------------------------------------------------- 6
1.2. Subfondos - secciones --------------------------------------------------------------------- 6
1.3 Subsección ------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.4 Series -------------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.5 Sub-series -------------------------------------------------------------------------------------- 7
1.6 Unidad documental compuesta (expedientes) ---------------------------------------- 7
1.7 Unidad documental simple (documento singular o suelto) ------------------------ 7
2. Clasificación, Ordenación Archivística y Descripción. ----------------------------------- 8
2.1 Clasificación ------------------------------------------------------------------------------------ 8
2.2 Ordenación Archivística --------------------------------------------------------------------- 9
2.3 Descripción ------------------------------------------------------------------------------------- 9
3. Diferencia entre ordenación y organización de archivos -------------------------------- 9
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación? ------------------------------------------------------ 12
5. ¿Qué implica la clasificación? --------------------------------------------------------------- 13
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de
ellos? --------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en
la Clasificación? ------------------------------------------------------------------------------------- 15
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación? -------------------------- 17
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES? ---------------------------------------------- 17
10. Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una. ----------------------------------------------------------------------------------------- 18
10.1 Unidad documental compuesta (expedientes): ----------------------------------- 18
10.2 Unidad documental simple (documento singular o suelto) --------------------- 18
11. Tipos documentales y dé 3 ejemplos ---------------------------------------------------- 19
12. ¿Qué es EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS y cuáles son sus fases o
etapas? ------------------------------------------------------------------------------------------------ 20
5
13. Clasificación de los archivos según el ciclo vital de los documentos y los
procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase --------------- 21
14. Visita a una entidad pública: cuáles son las actividades que se realizan en
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ------------------------------------- 22
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar
el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción 26
15.1 Documento de Johanna Rodríguez: ------------------------------------------------- 26
15.2 Documento de José Ortiz --------------------------------------------------------------- 29
15.3 Documento de Yusmari Ospina ---------------------------------------------------- 31
16. Los valores de los documentos en cada una de estas fases o etapas del ciclo
vital de los documentos --------------------------------------------------------------------------- 33
17. Aspectos más importantes de los ACUERDOS 03, 04 y 05 DE 2013. ---------- 33
17.1 ACUERDO 03 DE 2013: Comité Evaluador de documentos del Archivo
General de la Nación---------------------------------------------------------------------------- 33
17.2 ACUERDO 04 DE 2013: Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental ------------------------------------------------------------------------- 34
17.3 ACUERDO 05 DE 2013: Clasificación, Ordenación y Descripción de
archivos --------------------------------------------------------------------------------------------- 36
CONCLUSIONES ----------------------------------------------------------------------------------- 39
BIBLIOGRAFÍA -------------------------------------------------------------------------------------- 40
6
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Son llamadas Agrupaciones Documentales, al conjunto de documentos los
cuales se determinan por consentimiento con los principios de procedencia y
orden original, los documentos, de forma natural; quienes están agrupados en:
1.1 Fondos
El archivo general de la Nación Colombia actualmente cuenta cinco principales
fondos los cuales son: Fondo Lazaretos, Fondo Manuel Casabianca,
Departamento Administrativo de la Función pública, Ricardo Moros Urbina,
Fondo Aguardientes.
De igual modo, el archivo general de Chile define al Fondo documental cómo:
Los fondos constituyen la mayor agrupación documental, existente en un
archivo y corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o
soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona
particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".(Chile)
Es decir que, los fondos documentales son los que pertenecen a cada entidad
en particular, por ejemplo: Fondo documental de la Alcaldía de Bogotá, Fondo
documental del Ministerio de Defensa, Fondo documental del Hospital Meredí..
1.2. Subfondos - secciones
En el archivo nacional de México encontramos la definición de Secciones
documentales como: “Se denomina Subfondo y/o secciones a las subdivisiones
de un fondo. Esto quiere decir que en un conjunto de documentos relacionados
entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia
documentación.
7
“Las secciones o subfondos son el resultado de una segunda aplicación del
principio de procedencia”” (México)
1.3 Subsección
Se denomina subsección a la división de la sección realizada en virtud de la
estructura orgánica y las líneas de acción de entidad generadora del fondo de
los documentos.
1.4 Series
Las Series documentales, se constituyen por los documentos producidos o
recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones,
que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son
archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como
unidad. (Educación) “Las series son el resultado de la aplicación del principio de
orden original y responden al carácter seriado de los documentos” (México)
1.5 Sub-series
Es la división de las series documentales que se deben realizar para mejorar el
orden y administración de los documentos.
1.6 Unidad documental compuesta (expedientes)
En las unidades documentales compuestas; existen varias tipologías de
documentos así tengan temas en común, por ejemplo; las cédula de ciudadanía
aunque es una misma unidad documental para todas las personas de Colombia,
estas contienen información distinta y hace crear subdivisiones para que pueda
ser organizada y administrada.
1.7 Unidad documental simple (documento singular o suelto)
8
Está constituida por una sola tipología de documentos, esto quiere decir que
sólo a este tipo de documentos se le realiza las mismas acciones, y son
aquellos documentos pequeños, como un informe o memoria.
2. Clasificación, Ordenación Archivística y Descripción.
2.1 Clasificación
Consiste en agrupar documentos por sus semejanzas y separarlos por sus
diferencias; esto es, reunirlos en función de su nivel de organización (expedientes,
series, secciones, etc.). La clasificación conlleva un cuadro, en el cual se debe
mostrar la forma en que se clasificaron los documentos, la cual invariablemente
debe coincidir con las funciones y la organización de los organismos productores.
Los criterios utilizados para clasificar son: Las acciones y La estructura orgánica.
(México)
De igual manera, en Colombia el archivo general de la Nación, nos brinda un
cuadro de Clasificación documental en dónde para cada tipología de archivo
corresponde su clasificación. 1
1ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Jorge Palacios PreciadoGrupo de Archivo y Gestión Documental -
GAGDActualización TRD y CCD - Nov. 2014(Dec 2126 de 2012 y Res. 469 de 2013)
9
2.2 Ordenación Archivística
Procedimiento de tipo práctico por el cual son relacionados unos elementos con
otros, siguiendo criterios lógicos establecidos de antemano como pueden ser la
fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplica, al igual que la
clasificación, en los distintos niveles o agrupaciones documentales. Los métodos
más comunes para ordenar los documentos son: Alfabético, Cronológico,
Numérico, Topográfico, entre otros. (México)
El AGN, dice que la organización Archivística es el proceso en donde los
documentos son sometidos en tres partes: Clasificación, Ordenación y
Descripción.Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción2
2.3 Descripción
El AGN define a la descripción cómo el análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para
la investigación.
3. Diferencia entre ordenación y organización de archivos
La ordenación de archivos es definido como la ubicación física de los
documentos dentro de las respectivas series en un orden previamente acordado
mientras que la organización es conocida como el conjunto de operaciones
técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para
revelar su contenido (Colombia. Archivo General de la Nación, 2003).
2 Véase en: Cartilla de ordenación en: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329#
10
Esto quiere decir que la organización es un proceso que engloba a la
ordenación. La primera hace referencia a un proceso que comprende varias
fases que son: clasificación, ordenación, y descripción. Como vemos, la
organización busca implementar sistemáticamente los pasos que van desde la
identificación de la tipología documental, su ubicación en una unidad de
conservación y la forma en cómo el contenido puede ser recuperado en una
consulta potencial.
Por otro lado, la ordenación es tan sólo un paso, necesario obviamente, para
mantener una secuencia física en el almacenamiento de los documentos
administrativos.
Desde el enfoque de la Teoría de Sistemas, por ejemplo, podríamos hacer el
contraste entre organización y ordenación diciendo que la organización es el
proceso que va desde las entradas hasta las salidas del sistema y que en su
mejor gestión logra hacer que sea una caja blanca, y la ordenación es una
condición sine qua non de la organización, algo así como un engranaje del
proceso (organización).
En resumen, la ordenación nos dice cómo almacenamos físicamente los
documentos administrativos mientras que la organización nos muestra cómo
administrar los documentos desde su identificación (clasificación), ubicación
(ordenación) hasta su habilitación para la consulta (descripción).
11
Veámoslo gráficamente:
Organización documental3
Ordenación4
3 Tomado de: http://3.bp.blogspot.com/-
SwVGqEgvVhA/UaekNXtKfQI/AAAAAAAAC2U/58OSO4XWyFY/s1600/organizacion+documental.bmp 4 Tomado de: https://lh3.googleusercontent.com/JalhN4WF1XJuSWphl7-YL7hHVI-
g9v8CIV84SSQrsVMuG4GR0jcXcqw9nsn_Xkr6r3VVgB9VX4hm7sofxoyPgL6i3s_fVTnIOwVN2g9BmkEZDwKeKK73St0YBZ-QvtyvIg
12
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
Con la clasificación se refleja la organización jerárquica de la institución puesto
que el fondo corresponde a su producción total, las secciones documentales a sus
dependencias de mayor jerarquía, y las subsecciones documentales a las
dependencias de menor jerarquía y/o grupos de trabajo. Así pues, identificar las
series implica también conocer el tipo de documentos de la entidad de acuerdo a
su actuar(Colombia. Archivo General de la Nación, 2001).
En esta medida, la clasificación debe reflejar la estructura orgánica de la
institución por medio de la producción resultado de su gestión administrativa. En
otras palabras, se podría inducir el organigrama de una entidad determinada
partiendo de la revisión de los documentos que genera.
En este punto es necesario traer a colación el rol central del instrumento
archivístico Cuadro de Clasificación Documental en la correcta identificación de las
series y su relación con las secciones. Allí es donde claramente se ve la
articulación entre estructura orgánica y documento administrativo.
Es siempre clara la relación dependencia productora- documento5:
5 Tomado de: http://www.unisalle.edu.co/archivo/images/cuadro_clas_doc.gif
5Tomado de: https://lh3.googleusercontent.com/JalhN4WF1XJuSWphl7-YL7hHVI-
g9v8CIV84SSQrsVMuG4GR0jcXcqw9nsn_Xkr6r3VVgB9VX4hm7sofxoyPgL6i3s_fVTnIOwVN2g9BmkEZDwKeKK73St0YBZ-QvtyvIg
13
5. ¿Qué implica la clasificación?
Clasificación, labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo
a la estructura orgánico – funcional de la entidad. Definición de Clasificación según
el glosario de la Cartilla del Archivo General de la Nación Colombia.
De este modo, encontramos las implicaciones y parámetros que abarca la
clasificación de los documentos en las distintas unidades documentales.
Entendiendo que implica desde las leyes hasta los manuales de procedimiento
para hacer cumplir las actividades correspondientes en pro de custodiar,
administrar y preservar la información.
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales
diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental
más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series
documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la
conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en
primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que
éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación
14
es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen
a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez
ejecuta funciones asignadas.
La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de
cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de
cada unidad administrativa, cada función y cada serie. (Colombia. Archivo General
de la Nación, 2001)
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?
En el documento del Archivo General de la Nación Colombia, publicado en 2001,
citaron a Theodore Schellenberg (Archivista Norteamericano 1903 – 1970) y
volviendo a citar, dice: ¨Los principios archivísticos de ordenación se refieren, en
primer lugar, al arreglo de los grupos o series de documentos en relación unos con
otros; y, en segundo lugar, a la ordenación de las piezas individuales que hay
dentro de los grupos o series¨. Estas definiciones de solamente dos de los teóricos
de la archivística, coinciden en anotar la relación que tienen los documentos y el
orden físico que deben mantener dentro de las agrupaciones documentales,
producto de una actividad determinada”
Esto quiere decir que el principio más importante en el cuál se debe basarse para
realizar la clasificación de los documentos es el principio de procedencia que se
refiere a la creación de las agrupaciones documentales (fondo- sección- series)
de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad (por dependencias
productoras a la que pertenecen. Dónde:
Fondo: es la entidad productora
Sección: corresponde a cada una de las dependencias productoras
Serie: se crean según las funciones de cada dependencia y los documentos
que produce
15
Y en segundo lugar el principio de orden natural el cual se establece que los
documentos deben ubicarse al interior de las carpetas o expedientes de manera
consecutiva, reflejando la secuencia de las actuaciones administrativas que dieron
su origen.
Lo anterior, entendiendo que la clasificación y la ordenación son acciones distintas
pero con el mismo fin, de administrar la información plasmada en documentos.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la Clasificación?
Las funciones comunes y específicas de una institución determinan las series que
corresponden a cada agrupación documental en la clasificación(Colombia. Archivo
General de la Nación, 2001).
Cada institución tiene funciones comunes que le son similares a las de cualquier
otra y les sirve para llevar a cabo su gestión en el plano administrativo. Por otro
lado, tenemos las funciones específicas que corresponden a las actividades
necesarias para llevar a cabo su asunto misional.
En esta medida, las funciones comunes están reglamentadas por normas de
procedimiento y las específicas por la naturaleza de la institución. La clasificación
debe dar cuenta de las series emanadas de cada dependencia con base en sus
funciones. Así pues, en la clasificación se codifica o identifica la dependencia al
igual que sus series particulares para poder procesar los documentos en la gestión
documental.
Dicho en otras palabras, las funciones comunes y específicas de una organización
determinan las diversas series y subseries que producen sus dependencias y
sirven para conformar tanto las tablas de retención documental como los cuadros
de clasificación documental.
16
En el siguiente organigrama podremos observar la relación entre el tipo de
funciones y los cargos o dependencias6:
6 Tomado y modificado de:
http://www.urosario.edu.co/Biblioteca/imagenes/imagenes_sitio/cronog.jpg
17
Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, Sección, Subsección.
Identificar las Subsecciones y Secciones Documentales relacionadas con la
documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los
grupos de trabajo en que estos se subdividen.
Identificar las Series Documentales con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los objetivos
propuestos
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
Unidad documental: es el documento producido por una dependencia de la
entidad en cumplimiento de sus funciones y hace parte de la serie y/o subserie
documental.
1
2 3
18
10. Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.
10.1 Unidad documental compuesta (expedientes):
Está constituida por distintos tipos documentales y se conoce comúnmente con el
nombre de expedientes, que se forma mediante la colocación de los documentos
que se va generando el desarrollo del trámite. Ejemplo: comprobante de egreso,
proceso jurídico
En las unidades documentales compuestas; existen varias tipologías de
documentos así tengan temas en común, por ejemplo;
El Certificado Judicial de una persona, ya que contiene
datos como la fotocopia de la cédula de ciudadanía o
Registros de Nacimiento y aunque es una misma
unidad documental para todas las personas de
Colombia, es distinta la información Judicial que puede tener las personas, y por
ende cada información debe ser subdivida para pueda ser organizada y
administrada. De igual manera este documento irá dentro de una unidad más
compleja como lo es un expediente laboral.
10.2 Unidad documental simple (documento singular o suelto)
Está constituida por una sola tipología de documentos, esto
quiere decir que sólo a este tipo de documentos se le realiza
las mismas acciones, y son aquellos documentos que no
requieren otros para complementarse, como informe o
memoria.
Ejemplo: Circular de la universidad del Quindío e Informe de
fin de semestre a los docentes.
19
11. Tipos documentales y dé 3 ejemplos
Un tipo documental se refiere al documento o documentos que comparten entre
si los mismos rasgos estructurales o formales. Son el resultado de una actividad
concreta y su contenido informativo es semejante. Ejemplo: factura, póliza, hoja
de vida, afiliación a EPS.
Factura
Afiliación a EPS
20
12. ¿Qué es EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS y cuáles son sus fases o etapas?
El ciclo vital del documento hace referencia a las etapas por las que atraviesa
un documento desde su producción hasta su conservación total o eliminación.
Las 3 fases del ciclo vital de los documentos son:
a. Activa
b. Semi-activa
c. Inactiva
Las variables por las que se determinan los tiempos que deben permanecer los
documentos en cada una de las fases son:
La frecuencia de consulta
Los valores que tiene cada unidad documental (primarios y secundarios)
EDADES EDAD 1 EDAD 2 EDAD 3
FASES ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
Función en
relación con el
documento
Pone en vigencia
el documento
*informa
*sirve de prueba o
testimonio
* soporte legal * constituye la memoria de la entidad
Frecuencia de
consulta
Alta Media Casi nula
Valores del
documento
*administrativo *jurídico *legal *contable *fiscal *técnico
Legal
Fiscal
contable
Científico
Cultural
Histórico
21
13. Clasificación de los archivos según el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase
ARCHIVOS ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
Definición Son los archivos
en los que reposa
la documentación
que todavía está
en trámite y
aquella que aun
finalizado su
tramite está
sometida a
continua consulta.
Es la unidad
administrativa que
recibe las
transferencias
primarias de las
oficinas y se
encarga de
administrar,
custodiar, y
conservar los
documentos que
conservan valores
primarios.
Es la unidad
administrativa que
recibe las
transferencias
secundarias y se
encarga de
administrar,
custodiar, y
conservar a largo
plazo los
documentos que
poseen valores
secundarios.
LOCALIZACIÓN Oficina Archivo central de
la entidad
Archivo histórico de
la institución o fuera
de ella.
Procesos de un
PGD
Planeación
Producción
Gestión y
Trámite
Valoración
Disposición final
Organización
Trasferencia a la
segunda fase de
archivo
Organización
Preservación a
largo plazo
Disposición final
Trasferencia a la
tercera fase
secundaria
Preservación a
largo plazo
Organización
22
14. Visita a una entidad pública: cuáles son las actividades que se realizan en LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Alcaldía de Cajicá
PROCESO
ACTIVIDAD
Planeación
Están creados los formatos y un diseño para la elaboración
de los documentos de manera normalizada.
Se está llevando actualmente la elaboración de los
instrumentos archivísticos TRD y TVD.
Está definido
El cronograma y las metas que se esperan con la
implementación.
Producción
Cada área debe seleccionar el documento que más se ajuste
al propósito que se pretende con la elaboración del
documento, pues cada documento tiene una función definida.
Se toman los formatos establecidos que se encuentran en la
intranet de la entidad y se elaboran los documentos de acurdo
con las políticas definidas por cada una de las dependencias,
por ejemplo las firmas autorizadas que se plasman en cada
documento.
Gestión y trámite
Se creó la unidad de correspondencia ubicada en la entrada,
la persona encargada debe: recibir, registrar en el sistema la
comunicación (Sima) para radicar el documento, poner el
sticker y distribuir la correspondencia en cada dependencia.
23
En cuanto al trámite, cada dependencia ha asignado a los
funcionarios, de acuerdo con sus funciones dar trámite a
determinados documentos.
Organización
En cuanto a la organización cada dependencia debe
clasificar, ordenar y describir los documentos que produce.
También se organizan los documentos dentro del archivo
central de la entidad, se instalan en cajas y carpetas, previo
proceso de depuración y eliminación de material metálico.
En el archivo central se encuentra dividas secciones en las
cuales se almacenan los documentos por las dependencias
que los produjeron.
La descripción de los documentos se realiza a través de los
rótulos que se ponen a las carpetas y las cajas, registrando
en ellos los datos que representan e identifican los
documentos que contienen. Además se registra en el
inventario documental.
Transferencia
Cada dependencia ha determinado el momento en que se
transfieren los documentos al archivo central (depende del
requerimiento de espacio). El proceso que se lleva
actualmente es:
1. Alistamiento de las unidades documentales por parte de los
funcionarios de cada una de las dependencias.
2. Diligenciamiento del formato de transferencia documental.
3. Entrega y verificación de las unidades documentales
recibidas
La idea es que con las TRD se establezca realmente los
24
tiempos de retención de los documentos para poder
programar las transferencias de manera normalizada.
Disposición de
documentos
Actualmente se han identificado algunas series que se
podrían eliminar, sin embargo se ha decido esperar la
aprobación de las tablas para proceder con la eliminación de
los documentos.
Preservación a largo
plazo
Se han utilizado unidades de conservación apropiadas para
los documentos, como son las cajas y carpetas en material
desacidificado.
El personal utiliza elementos de protección personal para la
adecuada manipulación de los documentos
Se realizan jornadas de limpieza del cuarto de archivo, se
utiliza la aspiradora.
Cuando los ciudadanos requieren consultar documentación
se prefiere la utilización de técnicas de reprografía como las
fotocopias.
Valoración
Dentro de la elaboración de la TRD y TVD se establecerán los
valores que poseen los documentos, tanto de los que reposan
en el archivo central como los que están actualmente en cada
una de las dependencias.
25
Rotulación de
carpetas
Reprografía de
material para
consulta externa
Organización de los
documentos
Rótulos de las cajas
26
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su
producción.
15.1 Documento de Johanna Rodríguez: Actas de comité de emergencias
27
28
29
15.2 Documento de José Ortiz
Resolución rectoral7
Primer Paso
La producción del documento
Este documento en una institución universitaria es producido por función de
Rectoría y tiene carácter de Estatuto Interno. En un cuadro de clasificación
documental pertenece a la serie Acta.
Segundo paso Recepción del documento
El documento es recibido por la Secretaría General de la Universidad quien se
dispone a ejecutar los subsiguientes pasos.
Tercer paso
Gestión y Trámite de documentos
La resolución rectoral es registrada en un libro de radicados de Actos
Administrativos.
7 Tomado de:
https://images.yumpu.com/yumpu.com/000/037/918/644/1414489744_5442/small/Resoluci__n_Rectoral_3566000001.jpg
30
Cuarto paso
Distribución de documentos
Se compulsa copias a las dependencias cobijadas por las disposiciones de este
documento y se difunde por los medios dispuestos para ellos como página web y
demás.
Quinto paso
Organización de documentos
La Secretaría General archiva el Acto Administrativo llamado Resolución Rectoral
de acuerdo a las disposiciones internas de la institución teniendo en cuenta
clasificarla por su serie pertinente, ordenarla cronológicamente y describir su
contenido en función de futuras consultas.
Sexto paso
Consulta de documentos
De acuerdo con las tablas de retención documental el documento dura 2 años en
el archivo de gestión debido a su valor legal. Allí ocurre su primera transferencia o
transferencia primaria.
Séptimo paso
Conservación de documentos
Luego de su tiempo en el archivo de gestión pasa por su transferencia secundaria,
de acuerdo a las TRD al archivo central donde se conserva por 15 años.
Octavo paso
Disposición final de documentos
Las TRD disponen conservación total del documento debido a su valor histórico
como parte de la memoria institucional
31
15.3 Documento de Yusmari Camila Ospina Clavijo
Derecho de Petición8
Primer Paso
La producción del documento
El documento Derecho de Petición es producido por una persona natural o jurídica
que busca respuesta a algún requerimiento de una entidad ya sea pública o
privada.
Segundo paso
Recepción del documento
El documento en cuestión es recibido comúnmente en una ventanilla de
correspondencia de la entidad o por una dirección de correo que disponga para
ello.
Tercer paso
Gestión y Trámite de documentos
8 Imagen tomada de: http://esferapublica.org/nfblog/wp-content/uploads/2008/05/derecho011.jpg
32
La unidad o dependencia de correspondencia en donde se radica el documento
lleva control de correspondencia recibida en un listado ya sea digital o análoga y
procede al siguiente paso
Cuarto paso
Distribución de documentos
La unidad de correspondencia remite el derecho de Petición a la dependencia
encargada de dar respuesta.
Quinto paso
Organización de documentos
La dependencia o unidad administrativa que debe dar trámite a la respuesta debe
crear un expediente en donde se compile en primera instancia el derecho de
petición y posteriormente una copia de la respuesta. La organización puede ser
cronológica o alfa-cronológica en su ordenación, si se quiere tener en cuenta el
nombre de la persona que radicó el derecho de petición; debe ser clasificado por
su serie de acuerdo al cuadro de clasificación documental y establecer los
mecanismos de recuperación de información y localización del soporte.
Sexto paso
Consulta de documentos
Dado por terminado el trámite de respuesta el documento debe ser archivado
después de su transferencia primaria y ser retenido por 2 años en el archivo de
gestión por su valor legal de acuerdo a las tablas de valoración documental.
Séptimo paso
Conservación de documentos
Según las tablas de retención documental el documento debe pasar al archivo
central por 5 años de acuerdo a su valor testimonial
Octavo paso
Disposición final de documentos
Según las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental el
documento se elimina por perder su importancia.
33
16. Los valores de los documentos en cada una de estas fases o etapas del ciclo vital de los documentos
FASES ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA
DENOMINADO ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
Valores
del
documento
*Administrativo
*Jurídico
*Legal
*Contable
*Fiscal
*Técnico
*Legal
*Fiscal
*Contable
*Técnico
*Científico e
investigativo
*Cultural
*Histórico
Valores primarios Valores
secundarios
17. Aspectos más importantes de los ACUERDOS 03, 04 y 05 DE 2013.
17.1 ACUERDO 03 DE 2013: Comité Evaluador de documentos del Archivo
General de la Nación
En este acuerdo se adopta y se reglamenta el Comité Evaluador de documentos
del Archivo General de la Nación
Entre las reglamentaciones que se establecen están
Quienes lo deben integrar: para destacar el director del AGN, subdirector
del SNA, un representante de la oficina jurídica, el coordinador del grupo de
valoración documental, el director de Patrimonio de Mincultura, un
historiador y un archivista.
Las funciones:
Se ocupa de VALORAR la documentación, en especial determinar
cuando los documentos poseen valores secundarios
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Determinar criterios de selección, de acceso y consulta a los
documentos
Determinar tiempos de retención para los documentos
Evaluar las TRD y TVD que han sido aprobadas en las entidades
públicas
Asesorar al director y las entidades públicas en los temas relativos al
valor de los documentos y su disposición final
El campo de acción de este comité como órgano asesor del AGN son las
entidades públicas del país
EL objetivo de este comité es el de velar por la preservación de los documentos
que poseen valores secundarios.
17.2 ACUERDO 04 DE 2013: Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental
Este acuerdo establece la reglamentación para la elaboración e implementación
de las TRD y TVD en las entidades públicas del país y las privadas que cumplen
funciones públicas. Para esto deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
ELABORACION
Este acuerdo es de obligatorio cumplimiento
Las TRD deben aplicar para documentos físicos y electrónicos (Decreto
2609 de 2012), las TVD son funcionales para los fondos acumulados
Deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario en el cual estén
principalmente archivistas, historiadores y abogados. Quienes deberán
siguiendo las instrucciones para la elaboración de TRD y TVD dictadas
por el AGN.
Deben ser elaboradas a partir del Cuadro de Clasificación Documental
en el cual se refleja el principio de procedencia de acuerdo con la
estructura orgánico- funcional de la entidad.
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Los tiempos de retención deben fijarse para series y no para tipos
documentales.
Las TRD deben ser aprobadas por:
APROBACIÓN
Primera instancia
Comité interno de archivo (nivel territorial)
Comité institucional de desarrollo administrativo (Orden Nacional)
Segunda instancia
El representante legal de la entidad mediante acto administrativo
Tercera instancia
Consejo departamental o distrital de archivos (nivel territorial)
Comité evaluador de documentos del AGN
Estos últimos, evalúan mediante validación técnica las TRD y, de acuerdo
con los resultados habrá que realizar las modificaciones solicitadas, antes
de su aprobación total.
Las TRD se deben inscribir en el “Registro único de series documentales”
del AGN
La eliminación de documentos se debe basar en los tiempos de retención
establecidos en las TRD y seguir el siguiente procedimiento
Publicar en la página web, el inventario de los documentos que han
cumplido su tiempo de retención
La eliminación de documentos debe quedar registrada en un acta de
eliminación, que se conservará permanentemente y debe ser
publicada en la página web de la entidad
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Los ciudadanos pueden pedir la suspensión de eliminación y se
somete a consideración de las instancias superiores
Se deben eliminar series y no tipos documentales
OTROS ASPECTOS
EL AGN puede entrar a evaluar las TRD, aun después de aprobadas, para
su validación
Las sanciones se aplican según el artículo 35 de la lay 594 de 2000.
Se debe automatizar el proceso con la aplicación de las tecnologías de la
información
Los ministerios y superintendencias deben procurar la aplicación del
acuerdo en las entidades privadas que están bajo su vigilancia.
17.3 ACUERDO 05 DE 2013: Clasificación, Ordenación y Descripción de
archivos
Las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas del país están
en la obligación de organizar sus archivos administrativos siguiendo los procesos
de clasificación, ordenación y descripción. Lo anterior, teniendo como instrumento
la TRD y la TVD de la entidad.
CLASIFICACIÓN
En el archivo de gestión Las dependencias de la entidad deben clasificar
sus documentos del archivo de gestión, a partir del Cuadro de Clasificación
Documental y las TRD, de la siguiente manera:
Identificar los tipos documentales
Agrupación de los tipos documentales en series o subseries
Aplicar el principio de procedencia y orden original
En el archivo de central: el la dependencia encargada de recibir, custodiar,
describir y prestar servicio de consulta de los documentos e enviados desde
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el archivo de gestión por medio de la transferencia primaria. La clasificación
se debe realizar a partir de los parámetros antes señalados.
En el archivo histórico: Los Archivos Generales Territoriales y los archivos
históricos son los encargados de recibir las transferencias secundarias y de
custodiar los documentos. La clasificación se debe realizar siguiendo los
parámetros antes señalados.
ORDENACION DOCUMENTAL
Parámetros:
Seguir las normas expedidas por el AGN y normas internas creadas por el
comité de archivo institucional
Tener en cuenta los principios de procedencia y orden original
La ordenación de fondos, secciones, subsecciones series y subseries se
realiza a partir de del Cuadro de Clasificación Documental y las TRD
Ordenación de expedientes y tipos documentales se realiza aplicando el
principio de orden original
DESCRIPCION DOCUMENTAL
Parámetros:
Las entidades del estado están obligadas a crear programas de descripción
documental, elaborando distintos instrumentos de descripción y orientar a
los ciudadanos en la consulta de sus documentos, e implementar sistemas
de búsqueda y acceso a la información de sus acervos documentales a
través de las páginas web.
Se debe realizar en las distintas fases del archivo: gestión, central e
histórico.
Se deben basar en las normas de descripción establecidas por el Consejo
Internacional de Archivos, para:
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Que sea compatible con los sistemas utilizados por el AGN y demás
entidades
Permite la homogenización del proceso
Realizar intercambios de información entre las entidades a través de
sus sistemas automatizados
Permitir la consulta de documentos de las entidades del país
independientemente del lugar donde se esté realizando la consulta
Los archivos históricos en custodia de entidades privadas, pueden estar a
disposición de los ciudadanos a través de la Red Nacional de Archivos,
previo convenio con el AGN para realizar procesos de descripción.
Los instrumentos de descripción documental son: Censos, guías,
inventarios, catálogos e índices.
Los niveles de descripción documental son: fondo, sección y subsección,
serie y subserie, expediente, unidad documental simple.
La descripción debe recoger la mayor cantidad de datos posibles sobre los
documentos.
La descripción de los documentos electrónicos se hará a través de los
metadatos.
Los proyectos de descripción documental se desarrollan en tres fases:
Identificación de la unidad de descripción en todos los niveles de las
agrupaciones documentales
Verificación del estado de organización y conservación documental
Determinar un plan de trabajo
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CONCLUSIONES
La organización documental es un proceso que incluye actividades intelectuales
(Clasificación) y practicas (Ordenación) y de análisis (Descripción). La ejecución
adecuada de estos procedimientos asegura la recuperación de la información de
manera sencilla y precisa porque la finalidad de este proceso es el de reflejar la
entidad en toda su estructura orgánica y en sus funciones por medio de la
formación de las agrupaciones documentales.
El ciclo vital de los documentos es funcional cuando se implementan los
programas de gestión documental completos, puesto que es necesario identificar
el paso de los documentos en cada uno de los 8 procesos, empezando por
valoración documental ya que a partir de los valores que posee el documento
según su utilidad dentro de la entidad se establecen los tiempos de retención en
cada una de las fases del archivo.
Los instrumentos archivísticos esenciales para el ciclo vital del documento son las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, por su
parte el proceso de en la organización documental se apoya sobre todo en el
Cuadro de Clasificación Documental.
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Traducción de Celso Rodríguez. Archivo General de la Nación de Colombia,
Santafé de Bogotá, 1996
olombia. . (s.f.).
