Gestión Documental Nov-2009

ENFOQUE METODOLÓGICOAÑO 2009

Proyectos en Ejecución:

• Elaboración de TRD Fase IV (Final)• Aplicación TRD Instituto de Psicología• Organización de Fondo Acumulado – Archivo

Central

ENFOQUE METODOLOGICOPROYECTO ELABORACIÓN TRD

OBJETIVOSOBJETIVOS• Elaborar un instrumento que le permita manejar

adecuadamente la documentación que reposa en los distintos archivos.

• Evitar la acumulación indiscriminada de documentos en los archivos de gestión.

• Establecer los tiempos de retención.• Señalar la disposición final de los documentos.• Cumplir con la política archivística regulada por el

Estado, Ley 594 de 2000.• Minimizar los requerimientos en espacio y equipo para

archivo.

CONTEXTOCONTEXTO

Plan de Desarrollo 2005-2015 Plan de Acción 2008-2011

•Modernización de la gestión administrativa y financiera.

•Preservación y conservación del patrimonio documental de la Universidad.

ENFOQUE METODOLOGICOPROYECTO ELABORACIÓN TRD

OBJETIVOS• Organizar físicamente los archivos de las oficinas de

la Universidad, con base en las TRD aprobadas por el Comité de Archivo.

• Sensibilizar a los funcionarios de la Universidad para la aplicación de las TRD.

• Guiar en el diligenciamiento del formato de localización de documentos, una vez aplicadas las TRD.

• Orientar al personal de las oficinas en lo relacionado con las condiciones locativas y elementos de archivo adecuados para la preservación de los documentos.

ENFOQUE METODOLÓGICOPROYECTO APLICACIÓN TRD

FICHA TÉCNICA

• Periodo de ejecución: 2006-2007• Unidades beneficiarias del proyecto: Rectoría,

Vicerrectoría Administrativa, Vicerrectoría de Bienestar, Vicerrectoría Académica,Vicerrectoría de Investigaciones, Facultades, Institutos, Dirección de Regionalización y Sede Regional Tuluá.

• Productos: Tablas de Retención Documental, Sensibilización de funcionarios, flujogramas documentales, informe de hallazgos, informe sobre fondos acumulados, informe sobre panorama de Archivos de Historias Clínicas, indice de normas.

PROYECTO TRD FASES I Y II(2006 – 2007)

PRODUCTOS: ELABORACIÒN DE TRD

SENSIBILIZACIÒN DE FUNCIONARIOS

METAS Y ACTIVIDADES EJECUTADAS

Dependencia: RECTORÍA

OFICINA PRODUCTORA

Despacho de Rectoría 1 100%Relaciones Institucionales 1 100%Secretaría General 1 100%Control Interno 1 100%Control Interno Disciplinario 1 100%Control Interno Disciplinario Docente 1 100%

1 100%Área de Proyectos 1 100%Área de Inversiones 1 100%Área de Calidad y Mejoramiento 1 100%

1 100%Área Gestión de la Información 1 100%

1 100%

Área de Infraestructura 1 100%

Área de Servicio de Soporte y Desarrollo 1 100%Oficina Jurídica 1 100%Grupo de Comunicaciones 1 100%

TOTAL 17 100% 88

Nro. TRD ELABORADAS

% CUMPLIMIENTO

PERSONAL SENSIBILIZADO

Jef. Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Planeación Física

Jef. Oficina Informatica y Telecomunicaciones

PRODUCTOS

Dependencia: VICERRECTORÍA ADMNISTRATIVA

OFICINA PRODUCTORA

Despacho de Vicerrectoría 1 100%

Despacho División de Recursos Humanos 1 100%

Sección Relaciones Laborales 1 100%

Área de Capacitación 1 100%

Sección Seguridad Social 1 100%

Sección Nómina 1 100%

Despacho División Financiera 1 100%

Sección Presupuesto 1 100%

Sección Recaudos 1 100%

1 100%

1 100%

Sección Contabilidad 1 100%

Despacho Administración de Bienes y Servicios 1 100%

1 100%

Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras 1 100%

Sección Seguridad y Vigilancia 1 100%

Sección Servicios Varios 1 100%

Sección Gestión Documental 1 100%

TOTAL 18 100% 243

Nro. TRD ELABORADAS

% CUMPLIMIENTO


Área Admon. Recaudos de Estampilla

Sección Pagaduría

Sección Compras y Admon. de Bienes y Servicios

PRODUCTOS

Dependencia: VICERRECTORIA DE INVESTIGACIONES

OFICINA PRODUCTORA % CUMPLIMIENTO PERSONAL SENSIBILIZADO

Despacho de Vicerrector 1 100%Área de Proyectos de Investigación 1 100%

Dirección de Transferencias de Resultados de investigación 1 100%

Programa Editorial 1 100%

Total 4 100% 11

Nro. DE TRD ELABORADAS

PRODUCTOS

Dependencia: VICERRECTORIA ACADÉMICA

OFICINA PRODUCTORA

Despacho de Vicerrector 1 100%Despacho Admisiones y Registro Académico 1 100%Área de Admisiones 1 100%Área Registro Académico 1 100%Área Matrícula Financiera 1 100%Despacho Dirección Nuevas Tecnologías y Educación Virtual 1 100%Área de Nuevas Tecnologías 1 100%Área de Medios Educativos 1 100%

1 100%Dirección de Extensión y Educación Continua 1 100%Despacho División Bibliotecas 1 100%Área Administrativa 1 100%Área Descentralizada 1 100%Área de Servicio al Público 1 100%Área de Procesos Técnicos 1 100%Museo Arqueológico 1 100%Total 16 100% 120


% CUMPLIMIENTO


Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica

PRODUCTOS

Dependencia: VICERRECTORIA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

OFICINA PRODUCTORA

Despacho de Vicerrector 1 100%Despacho Dirección del Servicio de Salud 1 100%Coordinación Administrativa 1 100%Despacho División de Servicios Asistenciales 1 100%Área Promoción y Prevención 1 100%Área Aseguramiento de la Calidad 1 100%Sección de Psicología 1 100%Sección de Odontología 1 100%Sección Desarrollo Humano y Promoción Socioeconomica 1 100%Jefatura de Salud Ocupacional 1 100%Área de Medicina Preventiva y del Trabajo 1 100%Sección Cultura, Recreación y Deporte 1 100%Sección de Restaurante 1 100%Equipo Disciplinario Para Determinación de Enfermedad Profesional 1 100%Total 14 100% 106


% CUMPLIMIENTO


PRODUCTOS

Dependencia: FACULTAD DE INGENIERÍA

OFICINA PRODUCTORA % CUMPLIMIENTO

Despacho de Decanatura 1 100%Coordinación Administrativa 1 100%Despacho Vicedecanatura Académica 1 100%Coordinación Académica 1 100%Vicedecanatura Investigación y Posgrado 1 100%Extensión y Comunicaciones 1 100%Grupo de Publicaciones 1 100%Centro de Investigaciones 1 100%Instituto de Investigaciones 1 100%Dirección de Escuela 9 100%Coordinación Programas de Pregrado 18 100%Coordinación de Programas de Posgrado 9 100%Centro de Documentación 1 100%Laboratorio 2 100%Total 45 100% 95

Nro.DE TRD ELABORADAS


PRODUCTOS

Dependencia: DIRECCION DE REGIONALIZACIÓN

OFICINA PRODUCTORA

1 100% 8

Total 1 100% 8


% CUMPLIMIENTO


Dirección de Regionalización

Dependencia: SEDE TULUA

OFICINA PRODUCTORA

Dirección de Sede 1 100%Coordinación Administrativa 1 100%Asuntos Académicos 1 100%Bienestar Universitario 1 100%Biblioteca 1 100%Investigaciones 1 100%Extensión 1 100%Coordinación Programa Académico 5 100%Laboratorio 5 100%Total 17 100% 20


% CUMPLIMIENTO


PRODUCTOS

No. De Oficinas

No. TRD Elaboradas

Personal Sensibilizado

TOTAL 398 132 691

CONSOLIDADO

PROYECTO DE ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTALFASES I y II

PROYECTO DE ELABORACIÓN DE TRD FASE III (2008)

FICHA TECNICA

• Numero de Contrato: 046-2008• Objeto del contrato: Consultoría para la

elaboración de Tablas de Retención Documental para los archivos gestión de las Facultades de Humanidades, Ciencias Naturales y Exactas, Ciencias Sociales y Económicas y Artes Integradas y los Institutos Académicos de Psicología y Educación y Pedagogía

• Contratista: Alarchivo-Alpopular • Fecha de inicio: 25 de agosto• Fecha de finalización: 31 de diciembre

FICHA TECNICA (Continuación)

• Interventoría del Contrato: Sección de Gestión Documental – Vicerrectoría Administrativa

• Equipo de Trabajo empresa contratista:Coordinador de Proyecto Técnicos de archivo (5)Dedicación de tiempo completo


EJECUTADO A DICIEMBRE 31 /2008

FACULTADES O INSTITUTOS ACADÉMICOS

FUNCIONARIOS SENSIBLIZADOS

ARTES INTEGRADAS 36CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS 31HUMANIDADES 19CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMI. 16EDUCACION Y PEDAGOGÍA 32PSICOLOGÍA 11

TOTAL 145



FACULTADES O INSTITUTOS ACADÉMICOS

TRD ELABORADAS

ARTES INTEGRADAS 23CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS 27HUMANIDADES 32CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMI. 10EDUCACION Y PEDAGOGÍA 27PSICOLOGÍA 7

TOTAL 126



PROYECTO DE ELABORACIÓN DE TRD

2006-2008

No. De Oficinas

No. TRD Elaboradas

Personal Sensibilizado

TOTAL 398 255 836

CONSOLIDADO

PROYECTO DE ELABORACIÓN DE TRD FASE IV – FINAL (2009)

FICHA TECNICA


elaboración de Tablas de Retención Documental para los archivos gestión de las Facultades de Salud y de Ciencias de la Administración, y las Sedes Regionales de Buenaventura, Buga, Caicedonia, Cartago, Norte del Cauca, Palmira, Yumbo y Zarzal.

• Contratista: Colvista Ltda.• Fecha de inicio: Octubre de 2009• Fecha de finalización: Marzo de 2010



• Equipo de Trabajo empresa contratista:Coordinador de Proyecto Técnicos de archivo (2)Dedicación de tiempo completo


PRODUCTOS: PROYECTO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PRODUCTO ACTIVIDAD FASE

FLUJOGRAMAS DOCUMENTALES 80% I Y II

INDICE DE NORMAS 100% I y II

100% II

80% I Y II

INFORME DE HALLAZGOS 80% II

% CUMPLIMIENTO

ELABORACIÒN DE FLUJOGRAMAS DOCUMENTALES DE TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL FASE I Y FASE II

RECOPILACIÒN DE NORMATIVIDAD EXTERNA E INTERNA QUE INCIDE EN LA GESTIÒN DOCUMENTAL DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS Y ELABORACIÒN DE FORMATO DE INDICE NORMATIVO

INFORME DE PANORAMA DE HISTORIAS CLINICAS

RECOPILACIÒN DE INFORMACIÒN CON REGISTRO VISUAL Y ELABORACIÒN DE INFORME SOBRE ORGANIZACIÒN Y ESTADO FISICO DE LOS ARCHIVOS DE HISTORIAS CLINICAS DEL SERVICIO DE SALUD, SALUD OCUPACIONAL, INSTITUTO DE PSICOLOGÍA Y FACULTAD DE SALUD

INFORME DE FONDOS ACUMULADOS

RECOPILACIÒN DE INFORMACIÒN CON REGISTRO VISUAL Y ELABORACIÒN DE INFORME SOBRE DIAGNOSTICO DE LOS FONDOS ACUMULADOS DE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA, SERVICIO DE SALUD Y FACULTAD DE INGENIERÍA

RECOPILACIÒN DE INFORMACIÒN Y ELABORACIÒN DE DOCUMENTO SOBRE ANOMALIAS IDENTIFICADAS EN LOS PROCESOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL EN DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD

PRODUCTOS ADICIONALES OBTENIDOS DEL PROYECTO DE

ELABORACIÓN DE TRD

FICHA TECNICA


organización del Fondo Acumulado (Investigación sobre evolución de estructuras orgánicas, Diagnóstico, Cuadros de clasificación, TVD)

• Contratista: Colvista Ltda.• Fecha de inicio: Octubre de 2009• Fecha de finalización: Marzo de 2010

ORGANIZACIÓN FONDO ACUMULADO



• Equipo de Trabajo empresa contratista:Coordinador de Proyecto Técnicos de archivo (4)Auxiliares de Archivo (7)Dedicación de tiempo completo

ORGANIZACIÓN FONDO ACUMULADO

CONTRASTE DE FUENTES DOCUMENTALES PARA LA HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE

F

U

E

N

T

E

S

D

O

C

U

M

E

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T

A

L

E

S

Nombre del Documento: PLAN DE DESARROLLO FISICO/CIUDAD UNIVERSITARIA DEL VALLEAutor: Universidad del Valle; financiado por Banco Interamericano de Desarrollo BIDAño: 1969 Tipo: documento institucional

P ERIODOS

DE

ANÁLISI

S

Y

DESCRIPCIÓN

1. 1945 - 1958 (12 años)

2. 1958 – 1962 (4 años)

3. 1962 – 1965 (3 años)

4. 1965 – 1968 (4 Años)

Nombre del Documento: “LA UNIVERSIDAD DEL VALLE 1945 – 1970”Autor: Elva L. Ortiz CAño: 1970 Tipo: documento presentado por la autora para obtener el titulo de historiadora en la División de Humanidades de la Universidad del Valle. Fue publicado en Cuadernos del Valle número 7, División de Humanidades. 1971

1. 1945 – 1954 (9 años)

2. 1954 – 1959 (6 años)

3. 1960 – 1970 (10 años)

Nombre del Documento: CONOZCA LA UNIVERSIDAD DEL VALLEAutor: No se identifica . El documento retoma los periodos de tiempo y los contenidos del documento “PLAN DE DESARROLLO FISICO/CIUDAD UNIVERSITARIA. Su valor radica en que adiciona tres periodos de tiempo hasta 1978.Año: 1981. Se presume esta fecha con base en los datos estadísticos que hacen parte del texto. Tipo: documento mecanografiado hallado en el proceso de organización del fondo acumulado.Observaciones: Hace parte de una carpeta identificada como “Historia Univalle” en la cual se encontraron además documentos relacionados con la historia del departamento de física

1. 1945 - 1958 (12 años)

2. 1958 – 1962 (4 años)

3. 1962 – 1965 (3 años)

4. 1965 – 1968 (4años)

5. 1968 – 1972 (5 años)

6. 1972 – 1974 (2 años)

7. 1974 – 1978 (4 años)

ORGANIZACIÓN FONDO ACUMULADOFUENTES DOCUMENTALES

CONTRASTE DE FUENTES DOCUMENTALES PARA LA HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE F

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E

N

T

E

S

D

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U

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N

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S

Nombre del Documento:Universidad del Valle Cincuenta Años Autor: Universidad del Valle Año: 1995Tipo: documento institucional, elaborado con motivo del aniversario de la institución. Observaciones: el documento establece en la primera parte, un recorrido histórico general a partir de dos textos: el libro de Elva L. Ortiz “LA UNIVERSIDAD DEL VALLE 1945 – 1970”, y el texto del rector Alfonso Ocampo Londoño “MODELO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE EN LA DECADA DE 1961 A 1 971 Y CRISIS UNIVERSITARIA”. En la segunda parte del texto se hace un balance histórico de cada una de las facultades existentes hasta 1995.

P ERIODOS

DE

ANÁLISI

S

Y

DESCRIPCIÓN

1. 1945- 1960 (15 años)2. 1961 – 1971 (10 años)

Nombre del Documento:AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL. SINOPSIS Autor: Universidad del Valle Año: 2004Tipo: documento institucional

1. 1945 – 1957 (12 años)2. 1958- 1962 (4 años)3. 1962 – 1971 (9 años)4. 1971 – 1980 (9 años)

5. 1980 – 1990 (10 años)6. 1990 – 1998 (8 años)7. 1999- 2004 (seis años)

Nombre del Documento:Universidad del Valle 60 años Autor: Luis Aurelio Ordoñez BurbanoAño: 2007Tipo: Estudio historiografico elaborado por el profesor de la Facultad de Administración de Empresas a propósito del aniversario numero 60 de la Institución.

1. 1945 - 1950 (5 años)2. 1950 - 1958 (8 años)

3. 1958 - 1971 (13 años)4. 1971 - 1980 (9 años)

5. 1980 - 1992 (12 años)6. 1992 - 1998 (6 años)7. 1998 - 2005 (7 años)

ORGANIZACIÓN FONDO ACUMULADOFUENTES DOCUMENTALES

ORGANIZACIÓN FONDO ACUMULADODIAGNÓSTICO

1. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO1.1 NOMBRE DEL ARCHIVO:Archivo Central

1.2 FECHA DE CREACIÓN:

1.3 ACTO ADMINISTRATIVO:

1.4 NOMBRE DE LA ENTIDAD A LA QUE ESTA ADSCRITO :Universidad del Valle

1.5 DATOS DE LA ENTIDAD:Ciudad y Departamento: Cali, Valle del CaucaTeléfono: 321 21 00Dirección: Correo electrónico: Página Web:Fecha de Creación: Acto Administrativo: Numero de sedes

1.6 NIVEL Y MISIÒN DE LA ENTIDAD:Institución de Educación Superior del orden departamentalMisión:

1.7 TIPO DE ARCHIVO:Archivo central / Fondo Acumulado Nota: Un considerable volumen documental ha sido intervenidos siguiendo los procesos archivísticos exigidos por la normatividad, en ese sentido existen inventarios de historias laborales, nominas y documentos contables. Sin embargo aún existe un alto volumen documentación a la cual aplicar procedimientos de organización.

1.8 NOMBRE DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL ARCHIVO:Sección de Gestión Documental, la cual a su vez se encuentra adscrita a la Vicerrectoria Administrativa

1.9 DATOS DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE: Teléfono: 321 21 00 Ext. 2810, 2800Correo Electrónico:Página Web:

1.10 DATOS DEL ARCHIVO: Edificio 359, sede Meléndez, Teléfono: 321 21 00 Ext. Correo electrónico

2. ADMINISTRACIÒN DEL ARCHIVO2.1 REPRESENTANTE LEGAL DE ENTIDAD

Nombre: Ivan Enrique Ramos Cargo: RectorProfesión: Ingeniero

2.2 RESPONSABLE(S) DEL ARCHIVO José Alberto Giraldo Cargo: Jefe de Sección de Gestión DocumentalProfesión: Abogado especialista Raúl Luna LlanosCargo: Profesión: Profesional en Ciencias de la Información

2.3 PRESUPUESTO ANUAL DEL ARCHIVO:El presupuesto del archivo esta contenido dentro del asignado a la Sección de Gestión Documental por parte de la Vicerrectoria Administrativa

2.4 MONTO APROXIMADO Y RUBROS DE DESTINACIÒN: Valor: Rubros: Insumos, Personal de monitores, organización

2.4 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Existe manual de funciones para jefe de sección, técnicos y auxiliares aprobado por acto administrativoExiste manual de administración de archivos aprobado por la Oficina de Planeación InstitucionalExiste comité de archivo creado mediante acto administrativo el cual se reúne periódicamente.Existen tablas de retención documental aprobadas por comité de archivo de la universidadExiste reglamento de archivo 2.5. PERSONAL DEL ARCHIVO: Raúl Luna Llanos; cargo: Auxiliar de oficina con nombramiento de planta, una antigüedad en la Institución de 16 años, dedicado tiempo completo a las labores de coordinación del archivo. Formación profesional en Ciencias de la información de la Universidad del Quindio. Se encuentra realizando especialización sobre desarrollo organizacional. Monitores: XX monitores, estudiantes de distintas carreras a quienes cada semestre la universidad ofrece un estimulo (monitoria) de tipo económico. Cumplen labores de medio tiempo en: organización de historias laborales, nomina y búsqueda y recuperación de información requerida por las dependencias. Este personal recibe una capacitación básica sobre técnicas y manejo de archivo por parte del jefe de la sección y el técnico Raul Luna, este ultimo, quien coordina las actividades técnicas y programación de horarios.



3. SERVICIOS Y SOPORTE INFORMATICO3.1 CARACTERISTICA DE LOS SERVICIOSEl archivo presta el servicio de respuesta a requerimientos de información , que en su mayor parte provienen de las siguientes dependencias: Recursos Humanos, División Financiera y Rectoría.

3.2 TIPO E INFRAESTRUTURA DE CONSULTAConsulta de tipo manual a dependencias de la universidad. No cuenta con sala de consulta, ni con servicio de fotocopiado. 3.3 PROMEDIO DE CONSULTAS:

3.4 HERRAMIENTAS INFORMATICAS Existe un computador con Windows 2003. La información de los inventarios se registra en hoja de calculo Excel No existen políticas sobre copias de seguridad de esta información


4.EDIFICIO4.1. ÉPOCA DE CONSTRUCCIÒN: 4.2 FUNCIÓN ORIGINAL:

4.2 UBICACIÓN GEOGRAFICA: Zona sur de la ciudad de Cali,

4.3 ÀREA CONSTRUIDA:

4.3 DESCRIPCIÒN DE LA CONSTRUCCIÒN : Edificio de ladrillo de dos niveles, construido en armazón de estructura metálica. Cubierta superior en láminas de cinc con aberturas para captar la luz natural en forma de claraboyas y ventanales de vidrio. La pared perimetral de ladrillo no llega hasta el techo. En la parte de superior de la pared de ladrillo se ha instalado una rejilla metálica sin vidrio que permite la entrada natural del aire y partículas. Esta rejilla rodea el edifico. El edificio cuenta con áreas para oficina en el segundo piso, una cocineta, tres baños, áreas de trabajo y dos bodegas. Internamente existen divisiones en ladrillo. Una de estas divisiones sirve de encerramiento para la oficina de inventarios en donde se depositan los bienes que la universidad ha dado de baja. Existen tres puertas de acceso metálicas. 4.4 ESTADO DEL INMUEBLEEl edificio presenta agrietamiento focalizado en paredes de ladrillo. Existen goteras y mucho polvo. 4.5 HUMEDAD 4.6 TEMPERATURA

4.6 PLANOS ARQUITECTONICOS 4.7 PLANOS TÈCNICOS


5. EL ARCHIVO 5.1 NUMERO DE DEPOSITOS DENTRO DEL ARCHIVO Existen dos áreas acondicionadas para ubicar la documentación en el primer piso. La primera área en el costado occidental del edificio cuenta con aproximadamente mts2 La segunda área en el costado oriental del edificio cuenta con aproximadamente mts2Una tercera área se encuentra ubicada en el segundo piso del costado oriental en forma de mezzanine 5.2 VOLUMEN DOCUMENTAL Y SOPORTELa documentación se encuentra en soporte papel. En el archivo se usan dos tipos de unidades de almacenamiento (cajas) de cartón: Una caja de 48cm x 39 x 28 de las cuales existen 2018 unidades Esta referencia equivale a 0.052416mts3 en cada unidad (caja).Aplicando la formula de la tabla de coeficientes de conversión de la norma NTC 5029: 0.52416 x 14. 4362 = 0.7566878 mts lineales por caja 2018 x 0.7566878 = 1526.99 mts linealesUna caja de 38cm x 26 x 23 de las cuales existen 1114 unidades Esta referencia equivale a 0.022724mts3 en cada unidad (caja).Aplicando la formula de la tabla de coeficientes de conversión de la norma NTC 5029: 0.022724 x 14.4362 = 0.3280482 mts lineales por caja 1114 x 0.3280482 = 365.44569 mts lineales Existen 4945 libros empastados de información financiera. 3.3 PROMEDIO DE CONSULTAS:

3.4 HERRAMIENTAS INFORMATICAS Existe un computador con Windows 2003. La información de los inventarios se registra en hoja de calculo Excel No existen políticas sobre copias de seguridad de esta información

PROYECCIÓN SECCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL (2008 -2011)

Acción Meta 2008 Meta 2009 Meta 2010 Meta 2011Adecuar y acondicionar elArchivo Central y el ArchivoHistórico

Dotar y acondicionar Archivo Históricode Univalle; Compra de: muebles paraarchivar; equipos de computo, mesas ymobililiario para permitir la consulta,escanear. Adecuación del espacio paralas consultas del archivo historico.

Adquisición y puesta en funcionamientode unidad de reprografía: 2fotocopiadoras y 1 equipo demicrofilamción

Adecuar los Archivos deGestión y de imagen

Iniciar la adecuación de los Archivos deGestión de las diferentes dependenciasde la Universidad, incluyendo losarchivos de imagen.

Continuar con la adecuación de losArchivos de Gestión de las diferentesdependencias de la Universidad,incluyendo los archivos de imagen.

Elaboración de las TRD de laUniversidad

Fase III del Proyecto de elaboracionde TRD de Facultades deHumanidades, Ciencias Naturales,Ciencias Sociales y Economicas,Artes Integradas e InstitutosAcademicos de Psicología yEducación y Pedagogía.

Fase Final del Proyecto de elaboraciónde TRD de Facultades de Salud yCiencias de la Administración y lasSedes Regionales excepto Tuluá.Presentación de TRD para Aprobaciónde Comité de Archivo de la Universidaddel Valle y Consejo Departamental deArchivos.

Organización de archivos deHistorias Clínicas de laUniversidad del Valle.

3.500 expedientes de Historias Clínicasde cotizantes y beneficiarios,organizadas y depuradas del Serviciode Salud de la Universidad del Valle

Organización y depuración de 17.000Historias Clínicas de estudiantes delServicio de Salud.

Organización y depuración de 10.000Historias Clínicas de la Sección deOdontología y 15.000 Historias Clínicasde la Sección de Psicología; y de lasHistorias Clínicas de la Facultad deSalud y del Instituto de Psicología.

PROYECCIÓN SECCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL 2008-2011 (Continuación)

Acción Meta 2008 Meta 2009 Meta 2010 Meta 2011Aplicación de TRD endependencias de laUniversidad.

Implementación de TRD endependencias de la Universidadcomprendidas en las Fases I y II deelaboración de TRD

Implementación de TRD endependencias de la Universidadcomprendidas en las Fases III y Final de elaboración de TRD.

Organización de FondosAcumulados de la Universidaddel Valle

Sistematización de los FondosAcumulados del Archivo Central,Facultad de Ingenierías y del Área deContabilidad

Organización del los Fondos Acumuladosde: Rectoría, VicerrectoríasAdministrativa, Investigaciones yBienestar Universitario, Facultades eInstitutos e Inicio de la sistematización de los mismos.

Modernización de Archivos delSistema de Regionalización

*Organización de los FondosAcumulados de 2 Sedes Regionales

* Organización de los FondosAcumulados de 6 Sedes Regionales.* Organización de los ArchivosHistóricos de las Sedes Regionales.

Proyección y posicionamientode la Universidad del Vallecomo Institución líder enprocesos y programasarchivísticos en elsuroccidente colombiano.

* Implementación de Programas decapacitación y formación archivística. *Organización de eventos de divulgaciónde patrimonio documental (minimo 1evento anual).* Posicionar a la Universidad en el SNAdel Suroccidente Colombiano.

* Implementación de Programas decapacitación y formación archivísticacontinuos. *Organización de eventos dedivulgación de patrimonio documental(minimo 1 evento anual)

* Implementación de Programascontinuos de capacitación y formaciónarchivística. *Organización de eventos (minimo 1anual) de divulgación de patrimoniodocumental

PROYECCIÓN SECCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL 2008-2011(Continuación )

Acción Meta 2008 Meta 2009 Meta 2010 Meta 2011Organización del ArchivoHistórico de la Universidad delValle

Gestión para la financiacióninternacional de planes y proyectos deconservación y difusión del patrimoniodocumental

Organización y puesta al servicio de lacomunidad del Archivo Histórico de laUniversidad del Valle

Consolidación del Archivo histórico comoepicentro de investigación y actividadcultural de la Región

Consolidación de sistemaSABS. Módulo decorrespondencia

Implementación del 100% deprogramas de capacitación a losfuncionarios para manejo de SABSen la Sede Cali

Implementación del 100% de programas de capacitación a los funcionarios paramanejo de SABS en las SedesRegionales

Seguimiento continuo a laimplementación para manejo de SABSa los funcionarios tanto de la sede Calicomo de las Sedes Regionales

Seguimiento continuo a laimplementación para manejo de SABS alos funcionarios tanto de la sede Calicomo de las Sedes Regionales

Creación del Subsistema de laVentanilla Unica

Sotware para la creación de la Ventanilla Unica (digitalización de imágenes).

Actualización de los procesos y procedimientos para el desarrollo de la Ventanilla Unica

Continuación de la actualización de los procesos y procedimientos para el desarrollo de la Ventanilla Unica

RELACION DEL MECI Y CALIDAD CON EL TEMA DE ARCHIVO

Principales problemáticas con relación al tema de información y archivo

• Se manipula un gran volumen de datos pero carece de un ordenamiento que facilite su consulta.

• No existe cultura de la información.• Se desconocen los productos de un proceso que se

convierte en insumo de otro proceso en la institución• Mucha información se concentra en las áreas.

• No hay una manera unificada para archivar la información, encontrando que cada área archiva de la forma que considera más conveniente.

• La información no fluye en la entidad ni en los procesos, se presenta represamiento de la información.

• Las acciones comunicativas entre los servidores y la comunidad no son sistemáticas, debilidades de enfoque y de operación.

RELACION DEL MECI Y CALIDADCON EL TEMA DE ARCHIVO

• Los sistemas de información no cumplen en su mayoría los requisitos de manejo de información integra, oportuna y actualizada.

• No se dispone de información actualizada en las bases de datos.

• No hay una base de datos unificada para las áreas.

RELACION DEL MECI Y CALIDAD CON EL TEMA DE ARCHIVO

CONCLUSIÓN“Con base en todo lo anterior, se considera de vital importancia vincular la totalidad de las normas expedidas por el AGN ya que estas contribuyen a dar cumplimiento a varios de los requerimientos efectuados por los dos sistemas sobre el manejo de la información que garantizan el control de la memoria institucional y la salvaguarda de la información; además de contribuir a la eficacia en la toma de decisiones”.Marie Anne Salnave SaninProfesional EspecializadaDirección de Control Interno y Racionalización de Trámites

Gestión Documental Nov-2009

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