GESTIÓN DE REUNIONESIlia E López Jiménez, PHD

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REUNIONES

Es una actividad comunicativa que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.

Es una de las expresiones de la comunicación interpersonal grupal: entre dos o más personas.

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TIPOS DE REUNIONES

Según el contexto personal (entre amigos) laboral (profesional)

Según la situación comunicativa espontánea - informal planificada - formal

Según la dirección o los niveles ascendente descendente diagonal/horizontal

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TIPOS DE REUNIONES

Recoge información de los asistentes

Aporta la función del moderador como entrevistador y mediador

Presta mayor importancia a las cuestiones planteadas

Pretende transmitir información a los asistentes.

Destaca la función pasiva de la escucha.

Presta más importancia a la habilidad del director para responder a las preguntas

ASCENDENTE DESCENDENTE

TIPOS DE REUNIONES

•Analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones aceptadas por todos: consenso.

Objetivo:

•Decidir el objetivo y los participantes (5-10)

•Seleccionar estrategias

Preparación:

•Presentar el tema

•Seleccionar estrategias de desarrollo del orden del día, cierre

Etapas:

DIAGONALHORIZONTAL

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Discusión

Negociación

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CARACTERÍSTICAS

comunicación bidireccional

discusión dialogante – espacio para la discusión dentro de un grupo

espíritu de grupo – red de interacción grupal

intervención constructiva y empática

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ESTRATEGIAS

Las reuniones de trabajo de discusión/negociación tienen por finalidad la adopción de decisiones basadas en la solución de problemas.

La aplicación de métodos de análisis y síntesis permite que las reuniones de discusión/negociación sean participativas, productivas y gratificantes.

La estrategia empleada permite la comunicación bidireccional: diagonal u horizontal.

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ESTRATEGIAS:MÉTODO ANALÍTICO

Mesa redonda Es la presentación de diferentes

puntos de vista, acerca de un tema determinado, ante un público y con la ayuda de un moderador.

Busca fomentar el diálogo entre los participantes para

desarrollar el tema desde diferentes áreas o puntos de vista.

Phillips 66 Es una técnica colectiva de

generación de ideas. Consiste en formar grupos de 6

personas que cuentan con 6 minutos para generar ideas.

Este método implica el análisis (del griego análisis, que significa descomposición), esto es la separación de un todo en sus partes o en sus elementos constitutivos.

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MÉTODO ANALÍTICOSe

distinguen cinco fases

o momentos del proceso de toma de decisiones

en la realización

de reuniones

de trabajo:

•Definición del problema o asunto

•Análisis del problema o asunto

•Elaboración de soluciones

•Toma de decisiones: selección de una solución

•Programa de acción

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DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Cuál es el problema o

asunto

Cuáles son los datos

que lo configuran

Cuáles son los

aspectos o elementos principales

Cuáles son las

relaciones entre los

diferentes aspectos

Qué se ha dicho

acerca del problema o

asunto

Qué conexiones

pueden establecers

e

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ANÁLISIS

Antecedentes [origen]

Causas y efectos

Comparación y contraste

Juicios percepcione

s

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SOLUCIONES POSIBLES

Crear un abanico de soluciones y alternativas: qué se pretende para qué y para quién, qué consecuencias

Generar una lista de alternativas: cuáles son los factores relevantes para cada alternativa (recursos, tecnología, diversidad cultural y

social)

Realizar análisis del trinomio: riesgo, envergadura y costo

Análisis de fortalezas y debilidades FODA

Cronograma Directrices

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TOMA DE DECISIONES

El juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación totalizadora de un fenómeno en sus partes. 

El juicio sintético, por lo contrario, consiste en unir sistemáticamente los elementos heterogéneos de un fenómeno con el fin de reencontrar la individualidad de la cosa observada. Implica la síntesis (del griego synthesis, que significa reunión), esto es, unión de elementos para formar un todo.

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TOMA DE DECISIONES:MÉTODO SINTÉTICO

Reúne las partes que se separaron en el

análisis para formar un todo

Se trabaja con los elementos para

combinarlos de tal forma que constituyan

un esquema o estructura que antes no

estaba presente con claridad

Se toman decisiones, se selecciona una

solución

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TOMA DE DECISIONESForm

as para

tomar decisiones

•Unanimidad - consentimiento general

•Votación•Consenso•Vía

intermedia – aplazamiento

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ACCIONES

Qué hacer

Objetivos que se quieren

alcanzar: corto plazo, largo plazo

Tareas Metodología

Calendario de trabajo – tiempo que

toma realizar las

tareas

Quiénes serán los

responsables

Recursos: financieros, humanos, materiales

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REFERENCIAS

Ander-Egg, E. Cómo hacer reuniones productivas y gratificantes, Capítulo 4. Cómo hacer reuniones eficaces. (2002). Argentina: editorial Magisterio del Río de la Plata.

Guzman Merced, R. M. (s.f.) Método Analítico. Tres Etapas: Cinco Fases.

Ruíz Limón, R. El método analítico [7.2]. Historia y evolución del pensamiento científico. Biblioteca virtual de Derecho, Economía y Ciencias Sociales. Recuperado en octubre de 2009, de: http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm

Toro Ventura, G. (s.f.) Métodos de enseñanza: Herramientas de aprendizaje. [En línea, Power Point]. Recuperado en octubre de 2009, de: http://www.pucpr.edu/vpaa/oficina_revision_curricular/Documentos/herramientas_de_aprendizaje.pdf