Gestión de proyectos y desarrollo de producto multimedia

Josep Blat

Barcelona, Nov – Dic 2001

Esquema de las sesiones

El marco general Gestión de proyectos

Equipo humano Conceptos, técnicas, …

Desarrollo de producto Conceptos básicos Desarrollo de producto Casos de estudio

Más información: http://tron.upf.es/kamp

El marco general: multimedia desde diferentes puntos de vista

• Tecnológico: Va desde los contenidos a la aplicación desarrollada (digitalizar, integrar, …; el software, el hardware).

• Comunicativo: desde la colección y selección de contenidos a la estructuración, navegación, diseño, interactividad... (¿un nuevo medio, un nuevo dialecto?)

• Marketing : de concepción de producto basado en mercado a análisis de adopción por consumidor (mercados, clientes, productos, servicios, ...).

• Producción: la gestión de proyectos desde el análisis de factibilidad al soporte de usuario.

• Retos (innovación, creatividad, complejidad)

Gestión de proyectos

• Retos y objetivos de gestión (bbb)

• Clasificación de proyectos, fases de un proyecto

• Economía

• La calidad y cantidad y su medida

• Definición de sistemas y estimación de costos

• Planificación

• Recursos humanos

• Monitorización y control

Herramientas informáticas de gestión de proyectos

• Un proyecto sencillo

• Introducirlo en MS Project

• Simular la monitorización del proyecto

Desarrollo de producto

• Gestión basada en marketing; conceptos

• Diferenciación y posicionamiento en el mercado

• Desarrollo, test y lanzamiento de nuevos productos

• Ejemplos y cuestiones de desarrollo de producto multimedia

Los casos de estudio

• Burn, Intuition, ParcBIT, WebUIB, Nuclear, Technosphere

• Demo, concepto, desarrollo, gestión, marketing, producción, edición, resumen

Gestión de proyectos

Retos

Equipo humano

Conceptos básicos

Especificación y estimación de costos

Planificación

Control

Marco: el reto de la innovación

• Éxito en medios digitales descansa en la innovación

• Que se agota rápidamente

• Innovación se ha de combinar con usabilidad, consistencia, creación de lenguaje y marca

• Hay que innovar en tecnología (+ creatividad)

• Atención constante a nuevos desarrollos

Marco: el reto de la creatividad

• El aspecto humano de la innovación: creatividad

• Cualificaciones nuevas; nuevos medios, nuevas cualificaciones

• Educación y re-educación

• Crear equipos interdisciplinarios

• Fertilización mutua de tecnología, arte, diseño ...

Marco: el reto de la complejidad

• Los proyectos son complejos: medios, tecnología, información, ...

• Híbridos gigantes de información, audiovisual, software

• Muchos aspectos diferentes que se han de tener en cuenta

Gestión de proyectos

Retos

Equipo humano

Conceptos básicos

Especificación y estimación de costos

Planificación

Control

Estructuración de recursos humanos

• La gestión de la creatividad exige cuidar el equipo humano

• El equipo humano se ha de estructurar y crear los mecanismos de comunicación

• (Administrativo, Creativo, Programación, Externo, Soporte, ...)

• Como dijimos antes, la documentación final y los procedimientos han de ser la base del desarrollo del proyecto con éxito.

Recursos humanos: interdisciplinariedad

• En un proyecto interactivo el equipo es interdisciplinario, creativo

• Diferentes culturas, diferentes orientaciones, estímulo positivo, o negativo.

• Construcción del equipo es una tarea clave de preparación del proyecto, planificar para crear un lenguaje común y un proyecto innovador

Recursos humanos: cualificaciones

• Son muy diferentes:– documentalistas (gestión de la información)

– diseñadores audiovisuales

– diseñadores interactivos

– especialistas en la producción de material por áreas

– ingenieros de software

– integradores

– soporte técnico

– simulación, pre-mastering, administradores de web

Gestión de proyectos

Retos

Equipo humano

Conceptos básicos

Especificación y estimación de costos

Planificación

Control

Gestión: la trilogía de objetivos del manager

• Bueno (la mayor rapidez)

• Bonito (la mejor calidad)

• Barato (lo más económicamente posible)

Tipos de proyectos

• Clasificación por tipo de mercado la veremos en el apartado de producto

• Para gestión parece más útil el tipo de desarrollo– Multimedia off-line actualización periódica– Multimedia on-line, actualizados muy

frecuentemente– Mixtos

Ciclo de vida de los proyectos

• Concepto tomado de ingeniería del software

• Los proyectos viven (y el gestor tiene que planificar teniendo en cuenta toda la vida)– Fase inicial

– Desarrollo

– Mantenimiento (soporte, actualización)

– Renacimiento (reciclaje, ...)

– ...

Fases de desarrollo de los proyectos

• Especificación, diseño, implementación, testeado, postproducción, “empaquetado”

• El CD-I Production Handbook (Philips) las identifica de otra forma:– Concepto– Esquema (outline)– Diseño detallado– Creación de materiales– Authoring– Construcción del CD– Testeado– Replicación

Las tareas del manager en cada fase

• En la fase de especificación y diseño: definición, estimación de costos, planificación de la implementación

• En la implementación: control y monitorización, donde es muy importante la gestión de la innovación y de los recursos humanos

• En la postproducción preparar el servicio al consumidor

• En la fase final, colaborar en el lanzamiento• Finalmente, dar servicio al cliente

El triángulo de objetivos contradictorios

• Cantidad, Calidad y Tiempo suelen ser contradictorios

• Hacer una cosa muy rápidamente cuesta más en general

• La rapidez suele ir contra la calidad• La calidad suele ser contradictoria con la

cantidad• El gestor ha de fijar unos objetivos en este

triángulo: un costo, un tiempo, una calidad, una cantidad

Los objetivos y el papel del gestor

• El mejor gestor obtiene ganancias en alguno de los aspectos sin detrimento de los otros: ahorro de tiempo o dinero, mejora de calidad, ampliación de cantidad

• La productividad (en calidad o cantidad) es el factor de eficiencia.

El gestor tiene las cifras en la cabeza

• Para ser eficiente, la única posibilidad es cuantificar

• Medir la cantidad

• Estimar la productividad

• Estimar costos: usualmente cantidad por precio da el costo

• Estimar tiempos: cantidad dividido por productividad da tiempo

• Medir la calidad

Medir la calidad

• Medir la calidad es difícil, pero si queremos gestionar la innovación tenemos que hacerlo: el diseño, la funcionalidad, la fiabilidad, la interactividad, la originalidad ...

• Otros factores de calidad tienen que ver con el ciclo de vida: portabilidad, reusabilidad del material o del software, extensibilidad del producto, mantenibilidad de la información y del diseño, integrabilidad, ... Consistencia de la imagen en diferentes productos.

Medir la cantidad

• La cantidad es importante estimarla de forma precisa: número de textos, de imágenes, de fragmentos de vídeo, de sonido, animaciones, transiciones, enlaces, botones, líneas de javascript, banners, ...

• Posiblemente hay un factor adicional de funcionalidad, o calidad a pesar junto a este factor (botones dinámicos, ...) para estimar mejor las cantidades.

Gestión de proyectos

Retos

Equipo humano

Conceptos básicos

Especificación y estimación de costos

Planificación

Control

Definición del sistema: antes de comenzar

• Una buena definición es clave para una buena gestión

• Siempre hay que realizar un estudio de viabilidad (económica, técnica, social)

• Y realizar un análisis de costos/beneficios para el cliente

• Es usualmente clave la propiedad de los materiales

Definición del sistema• Entorno de desarrollo/entorno de ejecución

(desarrollo, instalación)• Diseño audiovisual• Diseño de la interactividad• Diseño de la navegación, de la estructura de la

información• Relación entre trabajo interno y externo• Involucrar a los principales actores (cliente,

directores técnico y artístico, productor, director), comenzar a construir el equipo

Documentación de la definición

• Documento de especificaciones de diseño y técnicas: base del trabajo en equipo

• Documento de estándares de comunicación en el proyecto: base de la comunicación del equipo

• Documento de compromisos con el cliente (y prever diferentes prototipos, contactos con el cliente, utilidad) FIRMAR

Técnicas para la definición

• Storyboards

• Diagramas, mapas

• Prototipo de baja técnica (imágenes, ...)

• Interés de un prototipo técnico y de diseño (usabilidad)

• Evaluación del prototipo (técnicamente, desde el punto de vista del usuario)

Estimación de costos y tiempos• Estimar costos y tiempos necesita dividir y

precisar.• Una primera alternativa es dividir en fases y

capítulos• Fases: Definición, Planificación, Implementación,

Postproducción, Mantenimiento/Servicio al Cliente

• Capítulos: Consultoría, Hardware, Software, Oficinas, Personal, Subcontratación, Licencias (originales, programas), Replicación, Mantenimiento

Atención

• Materiales originales (producción propia o derechos) es importante

• Depreciación de hardware-software es importante

• Contar formación, investigación, desarrollo (área de gran innovación)

Alternativa de estimaciones

• Estimar costo (de tiempo, de dinero) por unidad (personal externo e interno, equipamiento, infraestructura, formación, ...)

• Cuantificar las unidades

• Multiplicar cantidad por costo

• ¡No olvidar la calidad!

Variabilidad

• Los proyectos son muy diferentes en general; la proporción de los distintos elementos puede cambiar mucho; los precios del material original son muy variables

• La situación (costos de hardware y software, conexiones, ...) también varían

• Un proyecto puede ir de 10 Mpta a 1000 Mpta

• Recopilar periódicamente costos

Gestión de proyectos

Retos

Equipo humano

Conceptos básicos

Especificación y estimación de costos

Planificación

Control

Tareas

• La primera fase de planificación y organización es definir las tareas (y subtareas)

• Hay que estructurarlas al máximo, cuantificarlas y dividirlas

• Hay que definir tiempos, recursos (humanos y materiales), costos y relaciones - precedencias

Otros ejemplos de tareas

• El CD-I Production Handbook identifica las tareas siguientes:– Producción del software

– Producción del programa de control,

– Producción de materiales, video, audio, gráficos y otros

– Asuntos legales

– Investigación y negociación de derechos

– Procesos físicos de producción

– Producción de los discos, cajas, empaquetado, etiquetas

Secuenciación de tareas

• La estimación del tiempo necesita tener claras las precedencias

• Hay tareas que van antes de otras (producir el material va antes que digitalizarlo)

• Si queremos estimar tiempos, y controlar recursos, se necesita establecer una secuenciación.

Camino crítico

• El camino crítico resulta como el tiempo mínimo para realizar un proyecto, teniendo en cuenta estas precedencias. Las tareas en el camino crítico son críticas.

• Las tareas que no están en el camino crítico tienen “holguras”, no hay que controlarlas tanto

• Los tiempos se representan mediante diagramas de Gantt, PERT, ...

Asignación de recursos

• Los recursos pueden ser:– Físicos (ordenadores, periféricos, software, ...)– Humanos (con su diferente cualificación)

• La combinación de tareas y tiempos, junto con el conocimiento de los recursos permite su asignación óptima en el tiempo, descubriendo recursos no utilizados.

• Las herramientas informáticas permiten la validación de la planificación.

Estructuración de recursos humanos

• La gestión de la creatividad exige cuidar el equipo humano

• El equipo humano se ha de estructurar y crear los mecanismos de comunicación

• (Administrativo, Creativo, Programación, Externo, Soporte, ...)

• Como dijimos antes, la documentación final y los procedimientos han de ser la base del desarrollo del proyecto con éxito.

Metodología de proyectos• Las empresas, para mejorar la calidad de los

proyectos, suelen tener una metodología (las fases, cómo se realizan, cómo se documentan, ...)

• Los proyectos que tocamos son bastante innovadores. En ese sentido, es probable que sea prudente tener una metodología de milestones (hitos) (Philips).

• Consiste básicamente en revisar todas las tareas en tiempos determinados.

Metodología de proyectos web• Las fases que distingue la metodología de Proel, que

ha desarrollado numerosas webs de medios de comunicación son:– Creación del guión de la publicación (usuarios)– Diseño gráfico– Diseño de la base de datos que almacena la info– Guión de mantenimiento (editores, periodistas, ...)– Desarrollo de la aplicación de mantenimiento– Carga de información básica– Desarrollo de la aplicación de emisión de la info– Carga de números de prueba– Emisión de números de prueba. Ajustes de la aplicación

Revisión = definición exacta de resultados

• Para revisar las tareas hay que establecer exactamente cuáles han de ser los resultados.

• Hay que establecer un procedimiento formal de aprobación de los resultados

Recursos humanos: interdisciplinariedad

• En un proyecto interactivo el equipo es interdisciplinario, creativo

• Diferentes culturas, diferentes orientaciones, estímulo positivo, o negativo.

• Construcción del equipo es una tarea clave de preparación del proyecto, planificar para crear un lenguaje común y un proyecto innovador

Recursos humanos: cualificaciones

• Son muy diferentes:– documentalistas (gestión de la información)

– diseñadores audiovisuales

– diseñadores interactivos

– especialistas en la producción de material por áreas

– ingenieros de software

– integradores

– soporte técnico

– simulación, pre-mastering, administradores de web

Gestión de proyectos

Retos

Equipo humano

Conceptos básicos

Especificación y estimación de costos

Planificación

Control

Control de los proyectos• Establecer la práctica de la documentación y los

flujos de la información (estándares)• Revisar periódicamente, revisar a fondo en los

milestones• Reestructurar prudentemente el equipo humano• Fomentar la comunicación (reuniones, ...)• Gestionar para la innovación, estimular la

creatividad• Mantener las fechas!!• Preparar el soporte al cliente, documentar el futuro

Herramientas informáticas