Código: MIS-4-1-3-FR07 VERSIÓN 02Código: MIS-4-1-3-FR07 VERSIÓN 02

GESTION DE PROYECTOS

JUAN CARLOS RAMIREZ H.

CALI, 25 MAYO DE 2017

Código: MIS-4-1-3-FR07 VERSIÓN 02

EL ÉXITO SE PLANIFICA,

NO SE EXPERIMENTA

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¿REFLEXIÓN?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades

coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización,

llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos

específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y

recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices

para la calidad en la gestión de proyectos”

¿Qué es un proyecto?

Conjunto de Actividades

que usapara obtener

estableciendo

mediante

necesitan

Tiempo

Costo

Alcance

Planeación

Monitoreo

Cierre

Recursos Limitados Resultado Único

Inicio y Fin Definidos

Interesados

Etapas claves

¿Qué es un proyecto?

ALCANCE

CALIDAD

TIEMPOCOSTE

ObjetivoRequisitos

Gestión de

riesgos

PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto

con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y

expectativas de las partes interesadas) con los

requisitos del proyecto, equilibrando:

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad

Las necesidades o requisitos identificados

Los intereses de las partes implicadas

Gestión de Proyectos

Ejemplo:

En un taller de soldadura

existe un riesgo higiénico

por la alta concentración

de humos y gases

¿Cual es el análisis que se

debe realizar antes de

plantear una gestión?

SECUENCIA DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Involucrados

Fin

Propósito

Componentes

Actividades

Marco Lógico

Objetivos

Opción 1

Opción 2

Alternativas

Herramientas

Problemas

CUADRO DE INVOLUCRADOS

Grupos Intereses ProblemasPercibidos

Interés en el Proyecto

ConflictosPotenciales

Trabajadores Mejorar ambiente

de trabajoContaminación

por humos y gases

Mejorar su

productividad

Solución no apta

para la producción

Supervisores y Jefes

Proveedores

Clientes

CÓMO REDACTAR LOS PROBLEMASPERCIBIDOS

Redactar cada problema (percibido por los involucrados) comouna condición negativa (no ambigua).Escribir solamente un problema por tarjeta.Identificar únicamente los problemas existentes, no problemasposibles o potenciales.Un problema no es la ausencia de una solución -- es un estadoexistente negativo.

Ejemplo:

No es correcto: No hay pesticidas.Correcto: La cosecha es destruida por plagas.

ANÁLISIS DE PROBLEMASEs una técnica para:

analizar la situación existente en relación con la problemáticaen la forma que la perciben los involucrados

identificar los problemas principales en dicho contexto y lasrelaciones causa-efecto entre dichos problemas

mostrar las interrelaciones entre los problemas y

visualizar estas relaciones en un diagrama -- el árbol de problemas

ANÁLISIS DE PROBLEMAS

Situación

Problemática

Factor Humano

Materiales

Método

Medio

Tecnología

Competencia

Actitud

Inadecuados

Obsoleto

No apta

Inapropiado

FACTOR HUMANO MATERIALES METODO TECNOLOGÍA MEDIO

No capacitada. No disponibles. Inexistente. Obsoleta. Inadecuado

Insuficiente. De mala calidad. Inadecuado. Descompuesta con frecuencia.

Insuficiente

No informada. Insuficientes. No estandarizado.

Mal seleccionada. Mal distribuido

Pierde tiempo. Entrega tardía. No documentado.

Mal calibrada. No se controla

No balanceada. Almacenamiento inadecuado.

No conocido. No sistema formal de Mantenimiento.

No señalizado

Desmotivada. Falta de control. No cumplido. Mal operada. No demarcado

No multihabilidosa. Controles excesivos. No supervisado. No inventario de refacciones.

Presencia de agentes no deseados

No trabaja en equipo.

Comprados sólo por costo bajo.

No control de desviaciones.

No compatible con otra. Mala iluminación

No conciencia de calidad.

Deshonestidad en compras.

No sujeto a mejora continua.

No operario autorizado Climatización

EJEMPLOS DE LAS CAUSAS DE LOS PROBLEMAS

Manipulación de

material

contaminante

Baja Ventilación

Actividad con alta

frecuencia de

repetición

Riesgo higiénico por concentración de

humos y gases

Disminución de

productividad

Afectación salud

trabajadores

Ausentismo

laboral

Causas

Problema

principal

Efectos

ÁRBOL DE PROBLEMAS

¿CÓMO PRIORIZAR CAUSAS/PROLEMAS?

Herramientas

Histograma

Matriz Vester

Pareto

Frecuencia

Importancia

Efecto causal

Histograma

Alta accidentalidad en sector soldadura

Factores Qué tanto A incide sobre B

respecto del problema 0-3

Falta

de

capaci

tación

Actitud

inadecu

ada

Ambie

nte

insegu

ro

Mala

distrib

ucion

Maqui

naria

en mal

estado 0 Influ.

Falta de capacitación 3 1 2 2 8Actitud inadecuada 1 3 2 1 7

Ambiente inseguro 0 1 0 1 2

Mala distribucion 0 1 3 3 7

Maquinaria en mal estado 0 2 3 3 8

Dependencia 1 7 10 7 7 0

Matriz Vester

Ninguna: 0

Baja: 1

Relación de

dependencia

media: 2

Alta: 3

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0 2 4 6 8 10 12

Problemas críticosProblemas Pasivos

Problemas ActivosProblemas Indiferentes

Clasificación de problemas

Ambiente inseguro

Falta de capacitación

Actitud inadecuada

Mala distribución

Maquinaria en

mal estado

CÓMO PREPARAR EL ÁRBOL DE OBJETIVOS1er Paso:

Redactar todas las condiciones negativas del árbol de problemas en forma de condicionespositivas (objetivos) que sean:

–deseables y–realizables en la práctica.

2º Paso:

Examinar las relaciones “medios - fines” establecidas y asegurar la validez e integridad del esquema.

3er Paso:

Si es necesario:–modificar las formulaciones;–agregar nuevos objetivos si éstos son relevantes y necesarios para alcanzar el objetivopropuesto en el nivel inmediato superior.–Eliminar objetivos que no sean efectivos o necesarios.

Manipulación

de material

poco

contaminante

Alta

Ventilación

Actividad con

baja frecuencia

de repetición

Bajo Riesgo higiénico por concentración de humos y gases

Incremento de

productividad

Baja

afectación

salud

trabajadores

Disminución

del Ausentismo

laboral

ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS

Es una técnica para:

identificar soluciones alternativas quepuedan llegar a ser estrategias del proyecto

evaluar estas posibles estrategias y

determinar la estrategia a ser adoptadapor el proyecto.

CÓMO EFECTUAR EL ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS

1er Paso:

Identificar los objetivos a excluir -- porque no son deseables o factibles.

2º Paso:

Identificar diferentes relaciones de “medios y fines” como posibles estrategiasalternativas para el proyecto.

3er Paso:

Seleccionar la(s) alternativa(s) que --en su opinión-- representa(n) las mejoresestrategias para el proyecto.

4º Paso:

Aplicar los criterios apropiados y/o requeridos para seleccionar la estrategia del proyecto.

ALGUNOS CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

Problemas e intereses de los involucrados. Recursos y mandatos de los involucrados. Recursos a disposición del proyecto. Probabilidad de alcanzar los objetivos. Horizonte del proyecto. Factibilidad política. Análisis de costo-beneficio. Costo-efectividad de la estrategia. Efecto sobre el flujo de caja. Criterios ambientales. Criterios de género. Riesgos sociales. Sustentabilidad. Otros.

ANÁLISIS DE VIABILIDAD

De mercado Tecnológica Administrativa-legal Financiera Físico-natural Económica Política Social

Planificacion23%

Equipo RRHH21%

Alcance18%

Gerencia12%

Control10%

Riesgos8%

Comunicaión6%

Fac. Externos2%

Motivos fracaso de un proyecto

PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO

Componentes

Compras

Instalación

Capacitación

Tecnología

Transporte, operación

Capacidad instalada

Mantenimiento Sostenibilidad