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1. MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-11

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA

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SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 1 de 84

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORIA REGULAR

INSTITUTO DE DEPORTE DEL NORTE DE SANTANDER

VIGENCIA 2012 ENERO a JUNIO del 2013

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE

SANTANDER

CUCUTA, DICIEMBRE de 2013



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INSTITUTO DE DEPORTE DEL NORTE DE SANTANDER

CLAUDIA PATRICIA RODRIGUEZ AYALA

Contralora General del Departamento Norte de Santander

ANA MARIA DIAZ ESPINEL

Contralora Auxiliar Delegada para Auditorías

EQUIPO AUDITOR:

BIBIANA ISABEL GARNICA LAGOS

Auditor

PROFESIONAL DE APOYO

Franklin Lagos Meléndez

Auditor

Alexander Chávez Chacón

Auditor



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 6

1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 6

1.1.1. Control de Gestión 7

1.1.2. Control Financiero y Presupuestal 7

1.1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables 8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 9

2.1. CONTROL DE GESTIÓN 9

2.1.1. Factores Evaluados 9

2.1.1.1. Ejecución Contractual 9

2.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 44

2.1.1.3. Legalidad 46

2.1.1.4. Gestión Ambiental 48

2.1.1.5. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 48

2.1.1.6. Control Fiscal Interno 48

2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 49

2.2.1. Estados Contables 49

2.2.1.1. Concepto de Control Interno Contable 53

2.2.2. Gestión Presupuestal 54

2.2.3. Gestión Financiera 54

3. OTRAS ACTUACIONES 57

3.1. ATENCIÓN DE QUEJAS 57

3.2. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR 57

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 83

5. ANEXOS 83

5.1. PLAN DE MEJORAMIENTO 83

5.2. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES SUJETO DE CONTROL 84



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CUCUTA, 13 DE DICIEMBRE DEL 2013

Doctora: MARTHA MARIA REYES PARRA Directora INSTITUTO DE DEPORTE DEL NORTE DE SANTANDER

E.S.D

Asunto: Informe final de auditoría regular, y Dictamen vigencia 2012.

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander con fundamento en las

faculdades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó

Auditoria Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de

los principios de eficiência, eficácia y equidad con que se administraron los recursos

puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el

Estado de Actividad Financiera, Econômica y Social a 31 de diciembre de 2012, la

comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se

realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

ES responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por

la Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander,

que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el

concepto sobre la gestión adelantada por la administracion del Instituto De Deporte Del

Norte De Santander , que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las

disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: como control de gestión, Gestión

ambiental, Gestión control fiscal interno, Control financiero y o presupuestal entre otros,

que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos

por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la

eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la

ciudadanía, fin último del control.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de

auditoría prescritos por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander,



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compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de

planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base

razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos

que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables

y el cumplimiento de las disposiciones legales.

Se remite el presente INFORME FINAL para que en un término de quince (15) días

hábiles contados a partir del recibido del mismo, realice el Plan de Mejoramiento

incluyendo los hallazgos administrativos confirmados en éste informe, el cual se

debe enviar a la Contraloría General del Departamento en los formatos WOR y PDF

en los medios físico y de forma digital al correo [email protected].

De no allegar el Plan de Mejoramiento, se trasladará el hecho al proceso

sancionatorio, según lo reglamenta la Resolución interna 0705 del 30 de noviembre

de 2011 de ésta departamental.

mailto:[email protected]



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1. DICTAMEN INTEGRAL

CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 86.7 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y

Resultados, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander Fenece la

cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.7 62.3

2. Control de Resultados 0 0.0

3. Control Financiero 0.3 24.4

Calificación total 1.00 86.7

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0

81.3

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

89.0

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Equipo Auditor

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:



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La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable,

como consecuencia de la calificación de 89 puntos, resultante de ponderar los factores

que se relacionan a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.83 77.7

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.1

3. Legalidad 0.05 3.5

4. Gestión Ambiental 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.00 0.0

7. Control Fiscal Interno 0.10 6.7

1.00 89.0

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0

Favorable

Desfavorable

67.0

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0.0

0.0

93.6

54.4

69.9

TABLA 1


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN



Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la auditoría

adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como

consecuencia de la calificación de 81.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se

relacionan a continuación:

1.1.1. Control de Gestión

1.1.2. Control Financiero y Presupuestal



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Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.10 8.3

3. Gestión financiera 0.20 10.0

Calificación total 1.00 81.3

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Concepto

83.3

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

TABLA 3

90.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

50.0



1.1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31

de diciembre de 2012, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera

Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha,

de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en

Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Con

Salvedades.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe diligenciar y presentar el plan de mejoramiento adjunto que le permite

solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los quince

(15) días siguientes al recibo del informe final.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán

por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades

detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y



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los responsables de su desarrollo. El plan de mejoramiento debe ser enviado en medio

físico y por vía email en los formatos WORD y PDF al correo electrónico

[email protected]

Atentamente,

CLAUDIA PATRICIA RODRIGUEZ AYALA

Contralora General del Departamento Norte de Santander

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es

Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1.1. Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el Instituto de deportes del Departamento Norte de Santander INDENORTE, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En Total El Instituto De Deporte Del Norte De Santander, celebró 449 contratos por valor de $4.937.324.358, distribuidos así:

2.1.1. Factores Evaluados

mailto:[email protected]



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TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 6 615.348.561

Prestación de Servicios 318 $1.465.571.995

Suministros 6 415.079.607

Consultoría u Otros 5 36.000.000

convenios 111 2.399.324.195

Mantenimiento 1 6.000.000

TOTAL 449 $4.937.324.358

Fuente: Formato F20_1A_AGR del SIA Elaboró: Equipo Auditor

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 93,6, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 1 100 1 100 7 100 3 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley 100 1 100 1 100 7 100 3 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 100 1 100 1 95 6 100 3 97.40 0.20 19.5

Labores de Interventoría y seguimiento 100 1 50 1 57 7 100 3 70.83 0.20 14.2

Liquidación de los contratos 100 1 100 1 100 7 100 3 100.00 0.05 5.0

1.00 93.6

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Calificación

Eficiente

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor



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2.1.1.1.1. Obra Pública De un universo de 6 contratos de obra por la suma $615.348.561 se auditaron 3; por valor de $269.416.112, equivalente al 43.78% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 325 (folio del 2106 al 2789)

Contrato de Obra Pública 325 entre INDENORTE Y MARGRES S.A R/L, representante MARTIN HERNEY GELVEZ JIMENEZ, para la Restauración y Adecuación Coliseo Cubierto Segundo Antonio Gonzales, Municipio de Chinácota, de acuerdo con la relación de ítems, descripción y cantidades señaladas en propuesta del 27 de Noviembre de 2012. Bajo el memorando 30-05-244 de fecha 25 de Septiembre de 2013, se me comisiona para rendir informe técnico sobre la ejecución y buen manejo de los recursos de la obra en mención, por lo que se me solicita practicar la respectiva visita al sitio, la cual fue realizada el día 30 de Septiembre de 2013 en compañía del Ingeniero JHON RESTREPO, encargado de la supervisión de las obras civiles de INDENORTE, para indicarme el sitio de la obra. Con fundamento en el informe técnico del ingeniero civil: ALEXANDER CHAVEZ RANGEL, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye que el contrato en comento no tiene observaciones, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente: CONCLUSIÓN:

Se realizó la visita al Municipio de Chinácota para verificar la terminación de la obra de la que se hace referencia; se observó cada una de las actividades ejecutadas y descritas en el contrato modificatorio en cada uno de los ítems.



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Los precios contratados corresponden a los del mercado y se ajustan a la necesidad de la obra en cuanto a materiales y mano de obra presentados de forma global en el cuadro de cantidades y precios.

La adecuación en general del coliseo cubierto se realizó de forma óptima, garantizando la función del mismo y demostrando que los recursos invertidos se utilizaron de forma correcta.

REGISTRO FOTOGRÁFICO:

Fotografía 1: Vista Superior del piso, donde se observa la transición del concreto viejo con el concreto nuevo; lo que evidencia que hubo demoliciones y fundida

de estos elementos. El piso nuevo tiene malla electro soldada en el núcleo de la losa ya que no presenta fisuras o grietas características del concreto

cuando no lleva la mencionada malla.



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Fotografía 2: Vista Superior del piso en concreto nuevo

Fotografía 3: Refuerzo para Columnetas metálicas en concreto lo que evidencia el mantenimiento de la estructura metálica en general.

En la misma fotografía se muestra los antiguos arcos metálicos que fueron removidos para la instalación de nuevos.



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Fotografía 4: Tratamiento con anticorrosivo en todo el perímetro de las graderías en la parte posterior lo que evidencia el mantenimiento a la estructura metálica

de las graderías.

Fotografía 5: Pintura en gradería y estructura metálica de apoyo para la cubierta



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Fotografía 6: Vista de los arcos metálicos nuevos

DESCARGO DE LA ENTIDAD: La entidad no allego ningún descargo al respecto. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA: Sin Observaciones.

CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 334 (folios del1346 al 2105)

Contrato de Obra Pública 334 entre INDENORTE Y UNION TEMPORAL CANCHA LA BELENCITA 2012, representante OMAR ENRIQUE PAREDES CARRERO, para la CONSTRUCCIÓN CANCHA SINTÉTICA FUTBOL 5 BARRIO LA BELENCITA, MUNICIPIO DE SALAZAR DE LAS PALMAS NORTE DE SANTANDER, de acuerdo a la propuesta presentada en el proceso de selección abreviada N° SAI 006/2012. Bajo el memorando 30-05-244 de fecha 25 de Septiembre de 2013, se me comisiona para rendir informe técnico sobre la ejecución y buen manejo de los recursos de la obra en



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mención, por lo que se me solicita practicar la respectiva visita al sitio, la cual fue realizada el día 03 de Octubre de 2013 en compañía del Ingeniero JHON RESTREPO, encargado de la supervisión de las obras civiles de INDENORTE, para indicarme el sitio de ejecución de la obra. Con fundamento en el informe técnico del ingeniero civil: ALEXANDER CHAVEZ RANGEL, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye que el contrato en comento no tiene observaciones, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente: CONCLUSIÓNES:

Se realizó la visita al sitio específico para verificar el estado final de la obra referente al contrato en referencia, evidenciando que se cumplió el objeto a cabalidad con todas las especificaciones técnicas necesarias para el buen funcionamiento de la cancha sintética.

Los precios estipulados en el contrato corresponden a los del mercado en la construcción para cada una de las actividades descritas en el cuadro de cantidades y precios de la minuta contractual.

El contrato inicial fue modificado en cantidad y precio; debido a que la alcaldía quiso aumentar las dimensiones de la cancha sintética en común acuerdo con la comunidad. El área aumentada fue 200 m2 con un valor adicional de $20.000.000, lo que fue soportado con su respectiva acta.

REGISTRO FOTOGRÁFICO:



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Fotografía 1: En esta fotografía se evidencia la correcta colocación de la grama sintética;

para lo que fue necesario fundir una losa en concreto por debajo del nivel de la grama con un adecuado pendientico para desagüe de lluvias; a su vez se tuvo que excavar y rellenar con material compactado por debajo del nivel de la losa en concreto con el fin de estabilizar la superficie de apoyo y garantizar que no se asentara ni presentara fisuras el área.

Fotografía 2: Vista frontal donde se nota el andén en losa perimetral y la cuneta de desagüe con su pendiente

Fotografía 3: Esta fotografía muestra la demarcación de la cancha sintética, la losa perimetral y la cuneta de desagüe



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Fotografía 4: Unión de desagües con su colector de aguas lluvias conectado a la caja de inspección de drenajes de 40cm*40cm.

Fotografía 5: Bordillo en concreto, con cerramiento en malla eslabonada (H=2m) con sus respectivos tubos metálicos para confinamiento de los eslabones.



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Fotografía 6: Arcos Metálicos nuevos con su respectiva malla sintética

Fotografía 7: Cerramiento en malla plástico perimetral



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Fotografía 7: Tomacorrientes (8 en total)


CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 103 (folios del 1200 al 1345)

Contrato de Obra Pública 103 entre INDENORTE Y GILTO CONSTRUCTORES LTDA, representante INGRID DEL ROCIO TOVAR OVALLOS, para la CONSTRUCCIÓN DEL CERRAMIENTO DE LA PISCINA Y PROTECCIÓN DEL PERÍMETRO PARQUE CLUB DE LA JUVENTUD DE LA CIUDADELA JUAN ATALAYA DEL MUNICIPIO DE SAN JOSE DE CUCUTA , de acuerdo a la propuesta presentada en el proceso de selección de Mínima Cuantía N° 003 de 2012. Bajo el memorando 30-05-244 de fecha 25 de Septiembre de 2013, se me comisiona para rendir informe técnico sobre la ejecución y buen manejo de los recursos de la obra en mención, por lo que se me solicita practicar la respectiva visita al sitio, la cual fue realizada el día 25 de Septiembre de 2013 en horas de la tarde en compañía del Ingeniero



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JHON RESTREPO, encargado de la supervisión de las obras civiles de INDENORTE, para indicarme el sitio de ejecución de la obra. Con fundamento en el informe técnico del ingeniero civil: ALEXANDER CHAVEZ RANGEL, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye que el contrato en comento no tiene observaciones, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente: CONCLUSIÓN: Estando en el sitio se observó que la obra ejecutada si corresponde en cuanto a descripción y cantidad de cada uno de los ítems contratados y garantiza el buen funcionamiento de la misma; lo que indica el adecuado manejo de los recursos públicos invertidos en dicha contratación. REGISTRO FOTOGRÁFICO:

PROTECCIÓN ALAMBRE DE PÚA DE OCHO LÍNEAS



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CERRAMIENTO REJA DIVISION AMBIENTE CON PUERTAS BATIENTES

CORRECTOS APOYOS PARA REJA



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TOTALIDAD DE INSTALACIÓN DE LA REJA

CONTINUACIÓN PROTECCIÓN ALAMBRE PÚA CERRAMIENTO




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2.1.1.1.2. Prestación de Servicios De un universo de 318 contratos por valor de $1.465.571.995 se auditaron 1 contratos de prestación de servicios, aclarando que fueron incluidos en estos conceptos la prestación de servicios personales, y profesionales; por valor de $12.500.000, equivalente al 0.85% del valor total contratado, , de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 0101 del 2012 (folio del 686 al 871)

CONTRATISTA: Miguel Ángel Cepero Trinidad, identificado con cedula de Extranjería No. 276.524 y con NIT No. 607.002.122-1, OBJETO: Prestar los servicios en el fortalecimiento del Deporte formativo Comunitario y Asociado, orientado hacia los programas que permiten avanzar en el Desarrollo del Deporte Regional a través de la capacitación, el Acompañamiento a las ligas Deportivas en la preparación de sus atletas para la competencia. VALOR: $ 12.500.000. PLAZO: 4 meses y 14 días. SUPERVISOR: Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No. 1): En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. No allegaron propuesta por parte del contratista.

En la minuta contractual no se especifica el cargo que va ejercer la Supervisión del contrato , en la minuta contractual se hace alusión a la oficina técnica, por lo que la responsabilidad no está siendo asignada aun, corriendo el Instituto de Deportes el riesgo de que esta función no se realice y aun más que nadie de esta oficina responda por ella y de igual forma no se allego el acto administrativo de delegación, asignación o notificación del supervisor del contrato a un miembro de esta oficina. En el expediente allegaron la hoja de vida del contratista en el formato único de Función Pública, pero no cuenta con el radicado formal de recibido por parte de INDENORTE, ni con la firma de Jefe de personal donde se certifica que la entidad verifico los datos y certificaciones allí mencionados. Los comprobantes de egreso y RUT allegados en el expediente son ilegibles. En el acta de inicio y en el acta de terminación errores de digitación en la forma de pago.



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En aras de transparencia y claridad, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso y allegar los respectivos soportes, de las observaciones señaladas.

DESCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios Del 4797 Al 4806)

- Se anexa propuesta del contratista. Se anexan tres (3) folios. - Explico al despacho, que en la oficina técnica solo se cuenta con una profesional especializada de acuerdo a la planta de personal, y es a esta funcionaria a la cual se le delega la supervisión de los contratos y convenios que firma este instituto, una vez se registra el contrato, se procede a indicarle por medio de escrito a la persona designada para que proceda a iniciar la supervisión correspondiente. Se anexa oficio de fecha 18 de Mayo de 2012 suscrito por la doctora Martha María Reyes Parra en la cual se designa como supervisor del presente contrato a la doctora María Olanda Castellanos, en un solo folio. - Me permito manifestarle al despacho que en el presente proceso contractual, en el

municipio de Cúcuta solo se cuenta con Dos Metodólogos Especializados y con la experiencia acreditada y certificada, lo que le ha permitido contratar con este instituto por más de Diez años, lo cual es muestra suficiente de su profesionalismo y dedicación. - Se anexan copias legibles de los correspondientes comprobantes de egreso y el

RUT. Se anexan ocho (8) folios.

En el acta de inicio y en el acta de terminación errores de digitación en la forma de pago.

- Efectivamente se cometió un error de digitación en el momento de la transcripción del documento por parte de la persona encargada en cuanto a determinar que se trataba del primer pago, pero todos los demás datos transcritos se encuentran correctos.

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA:

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.1):

Analizados los descargos recibidos por esta departamental , se confirma la observación administrativa aquí descrita, y debe ser sometida a un Plan de mejoramiento, ya que la entidad debe ser muy cuidadosa al realizar cada uno de los documentos soportes del proceso contractual y los debe revisar varias veces con el fin de evitar esta clase de errores involuntarios que nos pueden conducir a malos



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entendidos , de igual forma se les reitera que la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.

2.1.1.1.3. Suministros De un universo de 6 contratos por la suma de $ 415.079.607, se auditaron contratos de suministro 1, por valor de $155.000.000, equivalente al 37.34% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 0332 del 2012 (folio del 872 al 1199)

CONTRATISTA: GUSTAVO RINCON BERNAL, identificado con cedula de Ciudadanía No. 19.495.056 de Bogotá, Representante legal de Fabricamos su Sudadera Ltda. con NIT No. 800.221.644.3, OBJETO: Suministrar uniformes deportivos para las escuelas de formación deportiva en el Departamento Norte de Santander de acuerdo a la propuesta presentada en el proceso de contratación , aceptada por INDENORTE la cual hace parte del contrato. VALOR: $ 155.000.000. PLAZO: 8 días. SUPERVISOR: Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR LA SUMA DE $ 155.000.000 (No. 2):

En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto.

En la minuta contractual no se especifica el cargo que va ejercer la Supervisión del contrato , en la minuta contractual se hace alusión a la oficina técnica, por lo que la responsabilidad no está siendo asignada aun, corriendo el Instituto de Deportes el riesgo de que esta función no se realice y aun más que nadie de esta oficina responda por ella y de igual forma no se allego el acto administrativo de delegación, asignación o notificación del supervisor del contrato a un miembro de esta oficina. No allegaron en el



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expediente el recibo a satisfacción por el Municipio de cada uno de los artículos entregados.


DESCARGOS DE LA ENTIDAD: (Folios del 4807 al 4832 y 5106 al 5121) - Para adelantar el estudio previo y determinar el valor a contratar, se adelantó por parte de la secretaria general, u estudio económico, solicitando cotizaciones a diferentes personas naturales y jurídicas, las cuales se materializaron en documento de fecha 25 de octubre de 2012, el cual anexo junto con las cotizaciones recibidas. Se anexan 7 folios. - Nuevamente explico a su despacho, que en la oficina técnica solo se cuenta con una profesional especializada de acuerdo a la planta de personal, y es a esta funcionaria a la cual se le delega la supervisión de los contratos y convenios que firma este instituto, una vez se registra el contrato, se procede a indicarle por medio de escrito a la persona designada para que proceda a iniciar la supervisión correspondiente. Se anexa oficio de fecha 21 de Diciembre de 2012 suscrito por la doctora Martha María Reyes Parra en la cual se designa como supervisor del presente contrato a la doctora María Olanda Castellanos, en un solo folio. No allegaron en el expediente el recibo a satisfacción por el Municipio de cada uno de los artículos entregados.

- Para certificar el cumplimiento de la entrega de los implementos a los respectivos municipios, se anexan las certificaciones de recibo a satisfacción, en ocho folios a Bucarasica, Bochalema, Durania, Arboledas, Abrego, La Esperanza, Tibú y Los Patios.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, (No.2):

Analizados los descargos recibidos por esta departamental, se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por la suma de $155.000.000, ya que la entidad allego la totalidad de los recibos a satisfacción de los diferentes Municipios beneficiaros de este suministro. De la misma forma se confirma la Observación Administrativa la cual debe ser sujeta a Plan de Mejoramiento, toda vez la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en



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su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.

2.1.1.1.4. Consultoría u otros Contratos , de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

HALLAZGOS

CONVENIO No. 0040 del 2012 (folio del 01 al 167)

CONTRATISTA: Belkys Zulay Merchán Rangel, identificada con cedula de ciudadanía No. 60.386.300 de Cúcuta- Norte de Santander. Representante de La Liga De Sordos Del Departamento Norte De Santander LINORSOR, identificado con NIT: 900.077.094-8. OBJETO: Anuar esfuerzos entre INDENORTE Y LINORSOR, con el objeto de asistencia en monitoria (futboll, atletismo, tenis de mesa y baloncesto), asistencia técnica bolos y un intérprete para preparación de deportistas a juegos Paranacionales 2012. VALOR: $21.100.000. PLAZO: 6 meses. SUPERVISOR: Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, CON INCIDENCIA FISCAL POR LA SUMA DE $21.100.000 (No.3):

En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. No se observa el presupuesto discriminado.

La Resolución No. 001530 del 28 de diciembre del 2007 expedida por COLDEPORTE es ilegible, al igual que la otorgada por la Gobernación del Departamento Norte de Santander. Además el Rut esta ilegible.

En la minuta contractual no se especifica el cargo que va ejercer la Supervisión del contrato , en la minuta contractual se hace alusión a la oficina técnica, por lo que la responsabilidad no está siendo asignada aun, corriendo el Instituto de Deportes el riesgo de que esta función no se realice y aun más que nadie de esta oficina responda por ella y de igual forma no se allego el acto administrativo de delegación, asignación o notificación del supervisor del contrato a un miembro de esta oficina.



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No hay evidencia completa del cumplimiento de las especificaciones técnicas o del objeto del contrato respecto a los pagos realizados dado que Hay solo constancia de Cumplimiento del supervisor, en el que indica que se cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas, no hay informe de seguimiento y de ejecución del contrato que respalden los servicios prestados por cada uno de los componentes laborales y por ende que soporten los pagos realizados, según lo pactado en el contrato, no allegaron evidencia fotográfica de lo ejecutado en el contrato. No allegaron en el expediente 3 de los informes técnicos y financieros por parte de LINORSOR Y del Supervisor.


DESCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios del 4833 al 4870 )

- Los valores que se tuvieron en cuenta para determinar el monto a cancelar a cada uno de los entrenadores, salieron de un cuadro propuesto de salarios para los entrenadores en el ciclo 2012, el cual fue realizado por los metodólogos de este instituto, para lo cual se tuvo en cuenta la intensidad horaria y la cantidad de deportistas atendidos. Se anexa copia del cuadro referido en un folio.

- Se anexa copia legible de la resolución 01530 del 28 de Diciembre de 2007, de la resolución 504 del 27 de agosto de 2009 de la Gobernación del Departamento Norte de Santander y del RUT. Se anexan seis (6) folios.

- Se anexa copia del memorando de fecha 15 de mayo de 2012 suscrito por la doctora Martha María Reyes Parra en el cual se designa como supervisor del presente convenio al doctor Luis Enrique Martínez metodólogo de este instituto, en un solo folio. Se anexa un folio.

No hay evidencia completa del cumplimiento de las especificaciones técnicas o del objeto del contrato respecto a los pagos realizados dado que Hay solo constancia de Cumplimiento del supervisor, en el que indica que se cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas, no hay informe de seguimiento y de ejecución del contrato que respalden los servicios prestados por cada uno de los componentes laborales y por ende que soporten los pagos realizados, según lo pactado en el contrato, no allegaron evidencia fotográfica de lo ejecutado en el contrato. No allegaron en el expediente 3 de los informes técnicos y financieros por parte de LINORSOR Y del Supervisor.

- Para demostrar el cumplimiento de lo pactado dentro del contrato y del seguimiento realizado por el supervisor, me permito anexar: Cuatro informes de fechas 15 de junio de 2012, 26 de junio de 2012, 24 de agosto de 2012 y 16 de octubre de 2012, además se anexa informe Técnico metodológico de fecha



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27 de octubre de 2012, y el informe final del supervisor del convenio de fecha 27 de diciembre de 2012. Se anexan 31 folios.

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 3 . Analizados los descargos recibidos por esta departamental, se desvirtúa la Observación administrativa con presunta incidencia fiscal por la suma de $21.100.000, y se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento, toda vez la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.


CONTRATISTA: María Estela Contreras Antolines, identificada con cedula de ciudadanía No. 63.347.561 de Bucaramanga - Santander. Representante de la Corporación de Profesionales Para el Desarrollo Integral Comunitario CORPRODINCO, identificado con NIT: 804.003.003-2. OBJETO: Aunar esfuerzos entre las partes para lograr el apoyo logístico que permita el programa SUPERATE con el deporte en las fases Municipal y Departamental versión 2012 en el Departamento Norte de Santander a desarrollarse en los Municipios de Ocaña y Cúcuta en los Zonales Departamentales y en la final Departamental en la ciudad Cúcuta, de acuerdo a la propuesta presentada, la cual hace parte integral del presente convenio. VALOR: $351.609.091. PLAZO: 30 DIAS. SUPERVISOR: Coordinador del Programa de la Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander. Adicional, Clausula de Valor: $58.018.559, siendo el valor del convenio la suma de $409.627.650. Adicional clausula de Duración: 30 días, siendo la duración del convenio 60 días. Al Presente se anexa Certificación de la Dra. ANGELA MARIA HOLGUIN , de fecha 24 de JUNIO del 2013 en la cual deja constancia de haber CUMPLIDO CON LOS REQUISITOS de la presentación de la información final y de la liquidación del convenio.

Anexo Certificación:



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Con fundamento en el informe del Dr. FRANKLIN LAGOS MELENDEZ, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye que el convenio en comento tiene observaciones Administrativa, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente:

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, (No.4)

Dando cumplimiento al apoyo jurídico para la Auditoría realizada en INDENORTE durante la vigencia 2012 y enero a junio de 2013, respecto al convenio 111 de 2012, me permito comunicar que una vez analizada y estudiada la documentación allegada, soportada en el expediente de la auditoría referenciada, se observo: Hay ausencia de comprobantes de egreso de la totalidad del valor del contrato.


DESCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios del 4871 al 4904 )

- Se anexan comprobantes de egreso y los informes correspondientes sobre la ejecución de los recursos, y se anexa el acta de liquidación donde se registra la falta de un pago final que aún no gira Coldeportes y que al sumarlo con los egresos, las sumas son iguales.

Se anexan 41 folios.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 4 . Analizados los descargos recibidos por esta departamental, se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento, toda vez la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.



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CONVENIO No. 0101 del 2012 (258-450)

CONTRATISTA: Javier Alfonso Lázaro Gonzales, identificada con cedula de ciudadanía No. 88.207.458 de Cúcuta- Norte de Santander. Representante de La corporación social y educativa camina conmigo, identificado con NIT: 900.407.546-2. OBJETO: Anuar esfuerzos entre INDENORTE Y CORPORACIÓN SOCIAL Y EDUCATIVA CAMINA CONMIGO, para garantizar la dotación e implementación deportiva necesaria para las diferentes disciplina clasificadas a los XIX juegos deportivos nacionales y III juegos paranacionales, de acuerdo a los listados entregados por la oficina técnica del Instituto. VALOR: $215.000.000. PLAZO: 30 días. SUPERVISOR: oficina técnica del instituto

Adicional, Clausula de Valor: $60.000.000, siendo el valor del convenio la suma de $275.000.000.

Con fundamento en el informe del Dr. FRANKLIN LAGOS MELENDEZ, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye que el convenio en comento tiene observaciones Administrativa, Con Presunta Incidencia

Fiscal Por La Suma De $60.000.000, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente:

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR LA SUMA DE $60.000.000 (No.5):

En el Estudio previo No se observa el presupuesto discriminado. Comprobante de egresos ilegibles Se observo un adicional por la suma de $60.000.000 que no fue justificado, sin justificar las actividades a realizar o a reforzar en el mismo. En aras de transparencia y claridad, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso y allegar los respectivos soportes, de las observaciones señaladas. DESCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios del 4905 al 4929)



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- Se anexa los presupuestos discriminados de los implementos deportivos, liga por liga, el cual sirvió de soporte para el desarrollo de los estudios previos. Se anexan seis folios.

- En cuanto a que los comprobantes de egreso son ilegibles, me permito manifestarle a su despacho, que esta apreciación no es correcta, toda vez que estos se pueden verificar en los originales que reposan en los archivos de tesorería, aun así se anexan nuevamente las fotocopias de los comprobantes solicitados. Se anexan cinco (5) folios. Se observó un adicional por la suma de $60.000.000 que no fue justificado, sin justificar las actividades a realizar o a reforzar en el mismo.

- Para verificar la justificación del adicional, por valor de $60.000.000.oo, me permito anexar los informes de supervisión de fechas 23 de Noviembre de 2012 y 11 de Diciembre de 2012, firmados por la Doctora María Olanda Castellanos Díaz, en los cuales deja claro la necesidad de adelantar el referido adicional. Se anexan trece (13) folios.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 5. Analizados los descargos recibidos por esta departamental, se desvirtúa la observación Administrativa con incidencia fiscal por valor de $60.000.000 y se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento, toda vez la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.


CONTRATISTA: Doris Teresa Moncada Gutiérrez, identificado con cedula de ciudadanía No. 60.329.406 de Cúcuta – Norte de Santander. Representante de la fundación Social Creamos, identificado con NIT: 900408994-3. OBJETO: Aunar esfuerzos entre las partes para garantizar la capacitación del proyecto ENCUENTRO REGIONAL NORTE EQUIPO COLOMBIA DE HABITOOS Y ESTILO DE VIDA SALUDABLES el cual se encuentra viabilizado técnica y socialmente por COLDEPORTES, de acuerdo a los requerimientos de Indenorte. VALOR: $78.400.000. PLAZO: 20 DIAS. SUPERVISOR: Por parte de la Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.



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DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, (No.6) Dando cumplimiento al apoyo jurídico para la Auditoría realizada en Indenorte durante la vigencia 2012 y enero a junio de 2013, respecto al convenio 101 de 2012, me permito comunicar que una vez analizada y estudiada la documentación allegada, soportada en el expediente de la auditoría referenciada, se observo: Los comprobantes de egreso son ilegibles

En aras de transparencia y claridad, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso y allegar los respectivos soportes, de las observaciones señaladas

DESCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios del 4930 al 4934 ) - En cuanto a que los comprobantes de egreso son ilegibles, me permito manifestarle a su despacho, que esta apreciación no es correcta, toda vez que estos se pueden verificar en los originales que reposan en los archivos de tesorería, aun así se anexan nuevamente las fotocopias de los comprobantes solicitados. Se anexan cuatro (4) folios. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA:

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 6. Analizados los descargos recibidos por esta departamental, se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento, toda vez la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.




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CONTRATISTA: María Estela Contreras Antolines, identificada con cedula de ciudadanía No. 63.347.561 de Bucaramanga - Santander. Representante de la Corporación de Profesionales Para el Desarrollo Integral Comunitario CORPRODINCO, identificado con NIT: 804.003.003-2. OBJETO: Aunar esfuerzos entre las partes para lograr la realización exitosa de los eventos de inauguración de los III Juegos Paranacionales del 2012 a realizarse en el departamento Norte de Santander, concretamente en la ciudad de Cúcuta, los días 24 de Noviembre de 2012 y 2 de Diciembre de 2012, de acuerdo a los requerimientos y al presupuesto aprobado por COLDEPORTES VALOR: $735.000.000. PLAZO: 30 DIAS. SUPERVISOR: Coordinador del Programa de la Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

Adicional, Clausula de Valor: $150.000.000, siendo el valor del convenio la suma de $885.000.000.

Al Presente se anexa Certificación del Dr. FABIO LOBOA PRADO, de fecha 18 de abril del 2013 en la cual deja constancia de haber verificado durante la ejecución contractual y para efectos de su liquidación, el cumplimiento por parte del contratista del objeto contractual, las obligaciones especificas y el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral cuando a ello hubo lugar. Además se anexa un correo electrónico de felicitación:

Anexo Certificación y Correo:



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DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, (No.7)

Dando cumplimiento al apoyo jurídico para la Auditoría realizada en Indenorte durante la vigencia 2012 y enero a junio de 2013, respecto al convenio 111 de 2012, me permito comunicar que una vez analizada y estudiada la documentación allegada, soportada en el expediente de la auditoría referenciada, No se halla irregularidad alguna del Instituto de deportes Norte de Santander por celebrar únicamente convenio con la Corporación de Profesionales para el Desarrollo Integral Comunitario CORPRODINCO, donde el objeto del convenio es “aunar esfuerzos entre las partes para lograr la realización exitosa de los eventos de inauguración de los III Juegos Paranacionales del 2012 a realizarse en el departamento Norte de Santander, concretamente en la ciudad de Cúcuta, los días 24 de Noviembre de 2012 y 2 de Diciembre de 2012, de acuerdo a los requerimientos y al presupuesto aprobado por COLDEPORTES por la suma de SETECIENTOS TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($735.000.000), más un adicional al convenio No. 111 del 2012 de CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($150.000.000), de acuerdo a la disponibilidad presupuestal 0616A de fecha 30 de noviembre de 2012 que en merito de lo anteriormente acuerdan las partes suscribir el presente adicional por la siguiente clausula. “PRIMERA: Modifíquese la cláusula segunda del convenio No. 0111de 23 de Noviembre de 2012, el cual quedara así: SEGUNDA: VALOR: adicionarse el valor del convenio en la suma de CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($150.000.000) siendo el valor total del convenio la suma de OCHOCIENTOS OCHENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE($885.000.000),por lo anterior podemos ver que la celebración del convenio 111 se ajusta al convenio marco No 549 de 2012 celebrado con el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre COLDEPORTES, más que todo encontramos que en la clausula vigésima – PROHIVICIÓN DE CESIÓN Y SUBCONTRATOS dice: “ este convenio se ha celebrado en consideración al objeto que se pretende ejecutar y a la capacidad de las entidades que intervienen, en consecuencia, ninguna de ellas podrá cederlo. EL INSTITUTO, deberá suscribir los contratos que requiera para facilitar la ejecución de las obligaciones previstas bajo este convenio, estableciendo reglas justas, claras y completas que garanticen la selección objetiva y la trasparencia en la ejecución de los recursos, con las personas naturales o jurídicas que tengan la idoneidad y la capacidad para la actividad subcontratada. Si miramos podemos ver que el ente departamental no dio en cesión el convenio celebrado con Coldeportes, porque ni sustituyo ni permitió que un tercero ocupara su lugar en el convenio, por el contrario en el proyecto que presento y le permitió acceder a los recursos girados por COLDEPORTES, en la necesidad administrativa y financiera dejo claro que el aporte financiero solicitado, será invertidos en la contratación de una empresa especializada



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en la producción y ejecución de eventos con amplia experiencia, sonido y efectos especiales en luces, refrigerios e hidratación para todos los asistentes del evento con el fin de evitar complicaciones de salud y mantener activo el evento, la adecuada escenografía y coreografía cultural alusiva a los paranacionales; los participantes y sus regiones, trasporte interno de sus delegaciones y personas involucradas en la organización y desarrollo de la inauguración y clausura; igualmente el trasporte de elementos y artículos necesarios para estos actos, juegos pirotécnicos, personal y logística necesaria para la realización de la agenda programada; en pro de fortalecer los diferentes esfuerzos realizados en este tema. Y eso fue lo que hizo el ente deportivo, para ejecutar el Proyecto, celebro un nuevo convenio con una empresa sin ánimo de lucro que demostró experiencia con resultados satisfactorios que acredito una capacidad técnica y administrativa para la actividad a realizar. Por su parte El artículo 355 de la Constitución Nacional establece que el Gobierno, en los niveles, nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público Acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de desarrollo. En el artículo 2.4 c de la ley 1150 permite que las entidades estatales celebren “contratos interadministrativos” comúnmente denominados “convenios interadministrativos”, sin importar en principio el objeto del negocio, bajo la modalidad de la contratación directa, de la misma manera que se hacía en vigencia de la Ley 80 original. Por otro lado en cuanto a los pasos dados dentro del convenio se observo: Que hubo una mala planeación en cuanto a disposición de recursos y actividad a realizar, porque el objeto contractual dice que se van aunar esfuerzos para la inauguración y clausura de los juegos paranacionales 2012 y los recursos solo alcanzaron para la inauguración teniendo que solicitar un adicional para la clausura. Que en el contrato interadministrativo 111 celebrado con CORPRODINCICO fue firmado el 06 de noviembre de 2012 y el adicional no registra fecha de firma.


DESCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios del 4935 al 4940)

- Me permito explicarle a su despacho, que lo contratado obedece a los estudios

económicos y a los requerimientos técnicos adelantados por COLDEPORTES, y el cual dio como resultado la firma del convenio 549 de 2012 entre Coldeportes e Indenorte, una vez se encontraba en ejecución el referido convenio, se recibió solicitud por parte de Coldeportes, en el cual se requería la firma de un adicional, de acuerdo al informe de Supervisión suscrito por el Doctor FABIO LOBOA PRADO, con el fin de cumplir con los



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requerimientos necesarios para poder adelantar la clausura del evento, motivo por el cual se hace necesario adicionar el convenio 111 de 2012, firmado con Corprodinco, el cual en ningún momento obedece a falta de planificación por parte de este Instituto, sino por el contrario, se suscribe con el fin de cumplir con los requerimientos realizados por Coldeportes, es de aclararles que los estudios financieros y técnicos, así como el plan de inversión se realizaron por parte de Coldeportes.

- En el momento de la firma y radicación del convenio se firma en tres ejemplares, de los cuales dos reposan en este instituto, y uno de los cuales se encontraba sin el sello del fechador, el cual subsano entregando la copia del adicional con su respectivo sello indicando la fecha de suscripción el día 30 de Noviembre, el cual corresponde a la fecha de registro del mismo. Se anexan cinco (5) folios




CONTRATISTA: Gloria Ligia Valencia Gómez, identificada con cedula de ciudadanía No. 27.789.583 de Pamplona - Norte de Santander. Representante de Club Deportivo Instituto Técnico Guaimaral, OBJETO: Anuar esfuerzos entre INDENORTE Y Club Deportivo Instituto Técnico Guaimaral , para lograr la participación de los deportistas especiales en el tercer campeonato clasificatorio pre juegos a realizar en la ciudad de Barranquilla del 10 al 14 de mayo, como clasificatorios para los juegos Paranacionales 2012. VALOR: $14.000.000. PLAZO: 1 mes. SUPERVISOR: Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.


En la minuta contractual no se especifica el cargo que va ejercer la Supervisión del contrato , en la minuta contractual se hace alusión a la oficina técnica, por lo que la



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responsabilidad no está siendo asignada aun, corriendo el Instituto de Deportes el riesgo de que esta función no se realice y aun más que nadie de esta oficina responda por ella y de igual forma no se allego el acto administrativo de delegación, asignación o notificación del supervisor del contrato a un miembro de esta oficina.



- Se anexa copia del oficio de fecha 04 de mayo de 2012 suscrito por la doctora Martha María Reyes Parra en el cual se designa como supervisor del presente convenio a la doctora María Olanda Castellanos, en un solo folio. Se anexa un folio.




CONTRATISTA: Gloria Ligia Valencia Gómez, identificada con cedula de ciudadanía No. 27.789.583 de Pamplona - Norte de Santander. Representante de Club Deportivo Instituto Técnico Guaimaral, NIT No. 900.579.106-2 OBJETO: Anuar esfuerzos entre INDENORTE Y Club Deportivo Instituto Técnico Guaimaral, para lograr la realización del festival recreo deportivo para personas con condición de discapacidad que se realizara en la ciudad de Cúcuta durante los días 21 y 22 de diciembre del 2012, de acuerdo a los requerimientos de INDENORTE dentro del proyecto viabilizado por COLDEPORTES. VALOR: $34.650.000. PLAZO: 8 DIAS. SUPERVISOR: Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.



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En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. No allegaron propuesta por parte del contratista. El comprobante de egreso es ilegible.


No hay evidencia completa del cumplimiento de las especificaciones técnicas o del objeto del contrato respecto a los pagos realizados dado que Hay solo constancia de Cumplimiento del supervisor, en el que indica que se cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas, pero no hay informe de seguimiento y de ejecución del contrato que respalden los servicios prestados y por ende que soporten los pagos realizados, según lo pactado en el contrato, no hay evidencias fotográficas de los kit deportivos entregados, no hay evidencias fotográficas del Transporte, hospedaje y la alimentación suministrada.


DESCARGOS DE LA ENTIDAD: (FOLIOS DEL 4943 AL 4969)

- En el momento de adelantar los correspondientes estudios previos, se adelantó un análisis de precios de mercado, solicitando a diferentes entidades sin ánimo de lucro, las correspondientes cotizaciones, de las cuales se podo determinar el presupuesto oficial que se necesitaba para contratar el evento. Se anexan diez (19) folios. - Aun cuando se anexaron en la primera oportunidad, me permito anexar copia de la propuesta. Se anexan cuatro folios. - Se anexa copia legible del comprobante de egreso. Se anexa un (1) folio.



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- Se anexa copia de memorando de designación de supervisor suscrita por la doctora Martha María Reyes, dirigido a la Doctora Mara Olanda Castellanos. Se anexa un folio. No hay evidencia completa del cumplimiento de las especificaciones técnicas o del objeto del contrato respecto a los pagos realizados dado que Hay solo constancia de Cumplimiento del supervisor, en el que indica que se cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas, pero no hay informe de seguimiento y de ejecución del contrato que respalden los servicios prestados y por ende que soporten los pagos realizados, según lo pactado en el contrato, no hay evidencias fotográficas de los kit deportivos entregados, no hay evidencias fotográficas del Transporte, hospedaje y la alimentación suministrada. - Se anexa informe de supervisión suscrito por la doctora María Olanda Castellanos, con su correspondiente registro fotográfico, en el cual se certifica y evidencia el cumplimiento a cabalidad del objeto contractual. Se anexan diez (10) folios.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 9. Analizados los descargos recibidos por esta departamental, se desvirtúa la presunta observación administrativa con incidencia fiscal por valor de $34.650.000 y se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento, toda vez la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.

2.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta

La rendición de la cuenta es Con deficiencias; con base en el siguiente resultado:



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VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 9.4

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 15.0

Calidad (veracidad) 0.60 30.0

1.00 54.4

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


Calificación

Con

deficiencias

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

50.0

50.0

TABLA 1-2

94.4

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Por lo anterior, se presume una observación administrativa con incidencia sancionatoria

según lo establecido en la Resolución interna No. 0705 del 30 de noviembre de 2011 de la

Contraloría General del Departamento Norte de Santander.

RESULTADO RENDICION DE LA CUENTA:


El INSTITUTO DE DEPORTE DEL NORTE DE SANTANDER , durante los días 27 y 28 de febrero del 2013 , rindió la información correspondiente a la rendición de la cuenta Formatos 201213, pero se presume una observación administrativa teniendo en cuenta que todos los formatos deben ser diligenciados y soportados por el anexo correspondiente, y que en el F201213-F20 el auditor observó que en la información rendida en el SIA se registraron errores en cuanto a la numeración de los contratos y a la clase escogida, “ apoyo logístico” debiéndose rendir estos bajo los criterios de convenios, suministros, obras públicas y prestación de servicios entre otros. Además algunos formatos son ilegibles como por ejemplo el del Balance. Por todo lo demás, la entidad dio cumplimiento a lo establecido en la Resolución interna No. 0705 del 30 de noviembre de 2011 de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, sobre la rendición de la cuenta anualizada vigencia 2012, a través de la página web de esta entidad en el aplicativo SIA.

DESCARGO DE LA ENTIDAD:



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El Instituto de Deportes del Norte de Santander INDENORTE no allego ningún descargo referente a este punto.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA, (No.10): Se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento.

2.1.1.3. Legalidad

SE EMITE UNA OPINION Con deficiencias, con base en el siguiente resultado: El Instituto De Deporte Del Norte De Santander, en la variable de Legalidad, obtuvo un concepto con deficiencias, con una calificación de 69.9 en el informe final y su primera valoración en el informe preliminar fue de 66.4.


Atribuido

Financiera 0.40 40.0

De Gestión 0.60 29.9

1.00 69.9

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Con

deficiencias


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

100.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

49.9


Elaboró: Equipo auditor

El Instituto De Deporte Del Norte De Santander, en la variable de Legalidad, obtuvo un concepto con deficiencias, con una calificación de 66.4 ya que al evaluar factores como legalidad financiera y legalidad en Gestión se obtuvo las siguientes calificaciones: En el Factor de Legalidad Financiera, obtuvo una calificación del 100% de la cual contribuye con una ponderación del 40%, esto se debe a que el Instituto de Deportes del Norte de Santander, ha dado cumplimiento a las Resoluciones No. 354 -355 -356 del



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2007 y 357 del 2008, de la Contaduría General de la Republica, como se Evidencia con la Información enviada al Chip; y ha dado cumplimiento al Decretos No. 115 de 1996, como se evidencia en el CD, RP, CXP; Igualmente, ha dado cumplimiento a la Ley 617 del 2000, en materia de racionalización del Gasto Publico. En la actualidad se ha dado cumplimiento a la Norma tributaria Descuento Estampilla Pro- Hospital Erasmo Meoz HUEM, de las Estampillas Pro- Desarrollo Académico, Pro-Cultura, Pro-Ancianos. Igualmente, del Instituto De Deporte Del Norte De Santander , en la actualidad ha dado cumplimiento a la Norma Tributaria - Descuento Tributarios donde se constituye descuentos y retenciones a los contratos de Suministro y Prestación de Servicios, durante la vigencia 2012 y 2013, identificando como descuentos de Retención en la Fuente y Retención de IVA. Por todo lo anterior, podemos decir que del Instituto De Deporte Del Norte De Santander , ha cumplido a cabalidad con el componente de esta matriz de Legalidad Financiera. En el Factor de legalidad en Gestión, obtuvo una calificación del 44% la cual contribuye con una ponderación del 26.4%, resultado que se obtiene de evaluar variables como, legalidad administrativa (10.%), TIC (0%) y legalidad contractual (34.%).

En cuanto al componente de la Legalidad Gestión Administrativa, la ESE obtuvo una calificación del 5.0%.

DESCRIPCION DE LA OBSERACION ADMINISTRATIVA. (No. 11)

En cuanto al componente Legalidad TIC, obtuvo una calificación del 0%, por lo cual se presume una observación administrativa No. (20), teniendo en cuenta que en el Instituto De Deporte Del Norte De Santander , certifico que no está implementando la Estrategia del Gobierno en línea pero que a la fecha se encuentra en la etapa de Planeación. También certifico que por todo lo anteriormente mencionado aun no cuenta con el Comité de Gobierno en línea, por lo cual no existen actas del mismo, ni el acto administrativo de creación, ni Plan de acción de gobierno en línea. Pero por el contrario cuenta con la Página web. De la misma manera, la entidad certifico que cuenta con nuevas tecnologías de información y comunicación pero no cuenta con el Comité, por lo cual no existen actas del mismo, ni el acto administrativo de creación y adopción de las TIC, ni el Plan de acción y que solo tiene 3 funcionarios certificados pero no allegaron copia de las certificaciones.

De igual forma, en cuanto al componente de legalidad Contractual, se obtuvo una calificación del 34.%, por lo cual se presume una observación administrativa, esto se debe a que la entidad debe cumplir con las obligaciones de Publicación, cumplir con los principios y procedimientos de la contratación, debe tener calidad en los registros y en aplicación del presupuesto y designar supervisores e interventores.



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DESCARGO DE LA ENTIDAD: El Instituto de Deportes del Norte de Santander INDENORTE no allego ningún descargo referente a este punto.



2.1.1.4. Gestión Ambiental

El concepto sobre la Gestión Ambiental, del Instituto De Deporte Del Norte De Santander, No Aplica. 2.1.1.5. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

El concepto sobre PLAN DE MEJORAMIENTO, en el Instituto De Deporte Del Norte De Santander, NO APLICA, ya que este ente no es auditado desde el año 2003, esta información se corroboro al ver la base de datos del Dr. Antonio Anaya.

2.1.1.6. Control Fiscal Interno

SE EMITE UNA OPINION Con deficiencias, con base en el siguiente resultado:



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Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0.30 18.0

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0.70 49.0

1.00 67.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Con

deficiencias

TOTAL

TABLA 1-7


60.0

70.0

CONTROL FISCAL INTERNO

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

La opinión fue Con salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 100477.0

2.8%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación

Con salvedad

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)


2.1.2. Estados Contables



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Análisis Contable

El análisis contable, Dirigido a la Gerente del Instituto Municipal de Deportes del Norte de Santander, Dra. Martha María Reyes Parra, fue realizado por la Doctor JORGE ORLANDO BARRIENTOS BAUTISTA, Contador Público, TP. 26453 T.

El cual dice textualmente lo siguiente:

DICTAMEN

San José de Cúcuta, 10 de abril de 2013 Doctora MARTHA MARIA REYES PARRA Director INDENORTE Departamento Norte de Santander E.S.D Referencia: DICTAMEN CON SALVEDAD

He examinado el Balance General, el Estado de la Actividad Económica y Social y los Estados de Cambios en el patrimonio a 31 de diciembre de 2012, examen practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Dichos estados financieros y sus correspondientes notas fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración DE INDENORTE, allegados a la Contraloría General del Departamento. Mi responsabilidad consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos. De conformidad con las normas de auditoría de aceptación general en Colombia, es necesario planificar y aplicar determinadas técnicas y procedimientos, para obtener seguridad sobre la razonabilidad de los Estados Financieros. Además incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respaldan las cifras, las revelaciones de los estados financieros, la evaluación de las normas de contabilidad utilizadas, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Consideramos que dicha examen proporciona una base razonable para fundamentar este dictamen. Una vez diligenciada la información requerida en los formatos sobre las variables a evaluar, la matriz califica el Dictamen de los Estados Contables de Instituto de



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INDENORTE a 31 de diciembre de 2012, CON SALVEDAD, por las inconsistencias presentadas en $100.477.0, con un índice del 2.8%; la Gestión Presupuestal como EFICIENTE por el puntaje atribuido del 83.3%, %, mientras la Gestión Financiera CON DEFICIENCIAS de acuerdo a los indicadores financieras con el porcentaje del 50.3% De acuerdo en la ley 617 en el capítulo 19 y la ley 136 capitulo 20 establece que cuando una entidad presenta déficit tres periodos seguidos, la asamblea tendrá que liquidar o fusionar el ente. Según información presentada en el sistema de información SIA, en el Balance de Comprobación, la cuenta 1110 bancos y caja están depositados $815.150 (en miles de pesos), de los cuales hay de consignados en cuentas corrientes $374.734, sin producir rendimientos financieros. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA. (No.12) DESCARGO DE LA ENTIDAD:

- Los dineros que se encuentran consignados en cuentas corrientes corresponden a ingresos realizados por terceros (Coldeportes Nacional) en los últimos días del año, lo cual no nos permitió hacer el respectivo traslado a las cuentas de ahorro, con el fin de que produjeran los respectivos rendimientos financieros.

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA: Se aceptan los descargos presentados por la Dirección, pues al verificar los ingresos enviados por Coldeportes Nacional, estos fueron depositados en las cuentas corrientes de Corpbanca y BBVA en los días 27 y 28 de diciembre de 2013, como se constató en los extractos bancarios, por lo tanto se desvirtúa el observación administrativa. Igualmente se verificó las ejecuciones activas y pasivas de la vigencia de 2012, se observa que se recaudo la suma de $6.627.938 (en miles de pesos), y se pagó $5.913.265, presentándose una diferencia de $714.673, que al compararse con el saldo del efectivo de $815.150, presenta una diferencia de $100.477, por lo que no permite determinar la razonabilidad financiera. También entre lo comprometido de $6.942.809, (en miles de pesos) y lo pagado $5.913.265, quedando por cancelar durante la vigencia de 2012, el valor de $1.029.544, y en los estados financieros registran cuentas por pagar, obligaciones laborales y otros pasivos por valor de $3.661.355, presentándose una diferencia de $2.631.811, al comparar estos saldos con la información diligenciada en el formato F10 del SIA, remitieron la resolución 0103 de diciembre 31 de 2012, en que se establece la relación de las cuentas por pagar los valor de $1.029.544, (en miles de



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pesos). DESCRIPCION DE LAS OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS CON INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE ($100.477.000). (No.13) DESCARGO DE LA ENTIDAD:

- La diferencia de $100.477 corresponde a ingresos No aforados en la vigencia 2012 y no se alcanzó a realizar Junta Directiva para dicha incorporación.

CONCLUSION DE LA CONTRALORIA: Se aceptan los descargos presentados por la dirección, este valor no fue aforado en la vigencia de 2012, mediante resolución No 0103 del 28 de diciembre de 2012, se establecieron los saldos a 31 de diciembre y los compromisos del presupuesto de ingresos y gastos y según acuerdo No 004, de febrero 26 de 2013, modifican e incorporan los recursos del balance por valor de $569.513.703, por lo tanto se desvirtúa la observación administrativa y su incidencia fiscal. En los Estados Financieros a 31 de diciembre se observa en los activos fijos, que durante el año en mención, no se hizo inversión alguna y al verificar la ejecución pasiva se registraron inversiones como gastos de inversión. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (NO.14) DESCARGO DE LA ENTIDAD:

- En los estados financieros no se reflejan inversiones en los activos fijos ya que las inversiones registradas en la ejecución pasiva, no corresponde a inversión a activos fijos, estas se refieren a gastos que realiza el Instituto para el desarrollo de las actividades propias de su naturaleza, dentro de estos gastos van incluidos los pagos a monitores, entrenadores, mantenimiento de escenarios deportivos, etc.


Se aceptan los descargos presentados por la dirección, de acuerdo a la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia 2012, se observa el rubro de inversiones que erróneamente registran, aparecen los pagos de los



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monitores y todos las prestaciones de servicios del personal, juegos intercolegiados, deporte asociado de alto rendimiento, juegos nacionales, entre otros que fomentan el deporte, lo que lógicamente son gastos de inversión, Se desvirtúa la observación administrativa. En nuestra opinión excepto por lo expresado en los párrafos procedentes, los estados contables de INDENORTE, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significantes por el año terminado el 31 de Diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación.

JORGE ORLANDO BARRIENTOS BAUTISTA Contador Público TP. 26453 T.

2.1.2.1. Concepto de Control Interno Contable Mostrar la calificación de la Entidad, la obtenida en la evaluación del equipo auditor y las debilidades que presenta el Sistema de Control Interno Contable. Resultados de la Evaluación:

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.33

1.1 ETAPA de RECONOCIMIENTO 4.53

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.76

1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.5

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.33

1.2 ETAPA de REVELACIÓN 3.98

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

4.14

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

3.83

1.3 OTROS ELEMENTOS de CONTROL 4.5

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.5

Fuente: Elaboró:



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SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Evaluación presupuestal 83.3

Con deficiencias

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Eficiente

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2



SE EMITE UNA OPINION Con deficiencias, con base en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Con deficiencias

Con

deficiencias

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 50.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 50.0



PRESUPUESTO Para la vigencia 2012 le fue aprobado a INDENORTE, un presupuesto inicial de $7.213.995.212,95, terminando la vigencia con un presupuesto definitivo de $7.213.995.212,95 que representan el 100%. Se observa un presupuesto equilibrado, donde los ingresos presupuestados son iguales a los gastos proyectados.

2.1.3. Gestión Presupuestal

2.1.4. Gestión Financiera



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INGRESOS (EJECUCIÓN ACTIVA), (folio 3200) De los ingresos proyectados ($7.213.995.213), se recaudó a 31 de diciembre de 2012 la suma de $6.627.938.066, que representan el 91.88% de ejecución, quedando pendiente por recaudar la suma de $ 586.057.147.

GASTOS (EJECUCIÓN pasiva), (folio 2196 al 3205) A 31 de diciembre se tuvo un presupuesto definitivo de gastos por valor de $($7.213.995.213), ejecuto gastos (compromisos) por valor de $($6.942.809.237), que representan el 96.24% de ejecución, lo que refleja un mejor comportamiento que la ejecución de ingresos (91.88%), los pagos ascendieron a $5.913.265.105, quedando un saldo de compromiso por valor de $271.185.976.

SITUACIÒN FINANCIERA Ingresos recaudados a 31-12-2012 6.627.938.066 Gastos ejecutados (compromisos) a 31-12-2012 6.942.809.237 Saldo -314.871.171 Conforme a la tabla anterior, se observa que El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, no cuenta a 31 de diciembre de 2012 con los recursos suficientes para financiar la totalidad de los compromisos adquiridos, por lo tanto no ha realizado buena la gestión en el recaudo.

DESCRIPCIÒN DE LA OBSERVACIÒN ADMINISTRATIVA): (No.15) Se realizó cruce entre saldos de presupuesto y el efectivo observándose:

1. Ingresos recaudados a 31-12-2012: $6.627.938.066 2. Pagos realizados a 31-12-2012: $5.913.265.105 3. Saldo: $714.672.961



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4. Saldo de efectivo según Balance General a 31-12-2012: $815.150.000

5. Diferencia por explicar (3-4) : 3. $815.150.000 4. $714.672.961 5. $100.477.039 Conforme a lo anterior expuesto existe una diferencia entre los saldos de recaudos de la ejecución presupuestal frente a los pagos y los saldos del efectivo reflejados en el Balance General a 31-12-2012, por lo tanto el instituto deberá allegar las aclaraciones correspondientes.

DESCARGO DE LA ENTIDAD: El Instituto de Deportes del Norte de Santander INDENORTE no allego ningún descargo referente a este punto. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA:


PLAN ANUAL DE CAJA, (folio 2196 al 3205) El Instituto allegó el Plan Anual de Caja PAC dentro del término establecido, el cual guarda total coherencia con la ejecución de gastos y con la ejecución de

ingresos.



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3. OTRAS ACTUACIONES

ATENCIÓN DE QUEJAS

Dentro del la auditoria no hubo ninguna queja asignada.

BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR

Dentro del proceso auditor no hubo benéficos del proceso auditor.

OTROS ASPECTOS VERIFICADOS

Según el memorando de asignación se evaluaron otros aspectos que se

relacionan a continuación:

LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS LEY 594/2000,

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No. 16): El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, dio cumplimiento a lo establecido en la Ley de archivo LEY 594/2000 y conformo el comité de Archivo según la Resolución No. 0083 del 3 de noviembre del 2009 y este comité es el que controla y coordina todas las actividades de la gestión documental , también cuenta con una unidad de correspondencia, donde se estructuran los documentos que se producen teniendo en cuenta la normatividad archivística, desde la recepción, radicación y registro hasta su entrega al destinatario con las planillas de control de archivo electrónico. Desde la creación de INDENORTE, el archivo central ha venido funcionando, pero dando cumplimiento a la ley 594 en su organización y almacenamiento se está realizando a partir del año 2006, desde el año 1999 al 2005, la documentación se encuentra en la Biblioteca Julio Pérez Ferrero. Hoy en día se cuenta con el archivo central, donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión cuya consulta no



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es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consultas por las propias oficinas y particulares en general, la encargada de archivo central constató que la documentación transferida concuerdan con el inventario que las relacionan para organizarlas en legajos elaborados como lo estipula la ley y proceder a la preparación física de la documentación como la limpieza, eliminación del material metálico revisión y foliación, para ser organizadas en las cajas con los rótulos en sus tapas laterales con los datos generales Código, Fondo, Sección, subseccion, numero de carpetas, numero de cajas, fechas extremas, para organizarlas en los estantes correspondientes para la preservación y buen uso de las mismas, el sitio está organizado y su medio ambiente es el adecuado. En la actualidad se está trabajando en la preparación de las tablas de retención documental y se están guiando por las TRD de la Gobernación Departamental, las hojas de vida de los empleados reposan en el Archivo Central.





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SERVICIOS PUBLICOS

(Folios del 2965 AL 2973) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, INDENORTE, allego certificación donde manifiesta estar al día con las obligaciones de los servicios públicos domiciliarios, Telefonía Fija, e internet, Acueducto alcantarillado, , aseo urbano, Energía Eléctrica, de la sede Administrativa ubicada en el Estadio General, Unidad de Medicina Deportiva e Instalaciones del Club de la Juventud de Atalaya. Se evidencio mediante la solicitud de los recibos públicos domiciliarios a 31 de dicc. Del 2011, 2012 y del 2013.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (folios del 2958 al 2964) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, dio cumplimiento a lo establecido en la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 del 2005, reportando los informes de Control Interno Contable y el Ejecutivo Anual de Control Interno al Departamento Administrativo de la Función Pública y en el S.I.A el día 27 de febrero del 2012. Para El Instituto De Deporte Del Norte De Santander, el grado de avance del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” para el periodo del 2012, de acuerdo a la matriz de valoración suministrada por el departamento Administrativo de la Función Pública, en donde se valoran cada uno de los subsistemas de este modelo muestra un puntaje final o grado de avance de un 52.49%. La Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, certifica que el Representante Legal de la Entidad en mención, presentó electrónicamente la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente, así como el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, VIGENCIA 2012. Dicha información fue gestionada, elaborada y presentada en las fechas establecidas a través del Aplicativo MECI de acuerdo a la Circular NO.003-100 de 2012 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. Representante Legal: MARTHA MARIA REYES PARRA Jefe de Control Interno: EDWIN VEGA REY Radicado Informe Ejecutivo No: 1718 Fecha de Reporte: 25-02-2013 04:16:28 p.m.



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PASIVOCOL: (Folios del 2974 al 2975)

El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, INDENORTE, allego certificación donde manifiesta que no registra pasivos pensiónales, pues la planta de personal proviene de la Junta Administradora seccional de Deportes de Nivel Nacional.

CUENTAS BANCARIAS (Folios del 2976 al 3018)

El Instituto De Deportes Del Norte Del Norte De Santander, allego certificación donde manifiesta tener 31 cuentas bancarias, las cuales se encuentran debidamente conciliadas.

VIGENCIAS FUTURAS (Folios del 3019 al 3020)

El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allego certificación donde manifiesta no tener comprometidas vigencias futuras en el 2012 y 2013.

AVALUO DE BIENES

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No. 17): (Folios del 3021 al 3023)

De acuerdo con la certificación allegada, Del Instituto De Deporte Del Norte De Santander, el Bien Mueble que se encuentra ubicado en la Granja ECOPARQUE SAN RAFAEL, se encuentran avaluados POR $10.037.000.043. Según el Impuesto Predial del Municipio de los Patios, pero la Administración no allego copia del avaluó del bien.

DESCARGO DE LA ENTIDAD:



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El Instituto de Deportes del Norte de Santander INDENORTE no allego ningún descargo referente a este punto. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA:


INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES:

(Folios del 3024 al 3032) DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA. (No.18): De acuerdo con la certificación allegada por el Instituto De Deporte Del Norte De Santander el inventario de bienes muebles se encuentra actualizado hasta el mes de abril y se encuentra en buen estado y a cargo de cada persona funcionaria de la entidad, pero no se encuentra incluido en el TNS debido a que algunos bienes no se tienen el precio real o de compra.



PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL



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(Folios del 3033 al 3034)

El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, certifico que se encuentra al día en el pago de parafiscales, aportes a seguridad social vigencia 2012 y enero a Junio del 2013. Lo anterior se pudo evidenciar al solicitar los pagos de la planilla con corte a 31/12/2012 y junio del 2013.

CUENTAS POR PAGAR (Folios del 3035 al 3036)

El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allego certificación donde manifiesta no manejar, ni presentar, CUENTAS POR PAGAR en el AÑO 2012.

RESERVAS

(Folios del 3037 al 3050)

El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allego certificación donde manifiesta que mediante Resolución No. 0103 del 28 de Diciembre del 2012, en el Artículo segundo se establecieron las RESERVAS PRESUPUESTALES de los Recursos de Inversión en el AÑO 2012 por valor de $1.029.544.133.25.

FIDUCIAS

(Folios del 3051 al 3052) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allego certificación donde manifiesta que NO PRESENTA FIDUCIAS en el AÑO 2012 ya que no se firmaron por este concepto contratos.



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CONTRATOS DE PUBLICIDAD

(Folios del 3053 al 3054) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allego certificación donde manifiesta que para la Vigencia 2012 y lo que va transcurrido de la vigencia 2013 no se han celebrado contratos por concepto de Publicidad.

POLIZAS (Folios del 3065 al 3086) DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA. (No.19): La comisión auditora observó la existencia de las siguientes pólizas : Póliza de Suramericana No. 1001013-4, de Manejo tesorera con vigencia desde el 05/febrero/2013 al 05/febrero/2014 Póliza de Suramericana No.0025081-5, de Manejo Director con vigencia desde el 01/enero/2013 al 01/enero/2014 Póliza de Suramericana No.0025058-5, de Cobertura de las oficinas administrativas con vigencia desde el 05/febrero/2012 al 05/febrero/2014, La comisión auditora observó que no esta renovada y no allegaron la existencia de las pólizas que amparan los bienes del Instituto.



FUNCIONARIOS (Folios 3087 AL 3088)



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El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, INDENORTE, certifico que existen 12 empleados públicos 5 de Carrera Administrativa y 4 en Provisionalidad, 3 Libre Nombramiento y Remoción.

RETENCION EN LA FUENTE (Folios del 3089 al 3132) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, certifico que se encuentra al día con el pago de Retención en la Fuente, tal como se pudo verificar con los registros contables.

DEUDA PÚBLICA (Folios del 3133 al 3134) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, del Departamento Norte de Santander, certifico que no se constituyo ni ejecuto deuda pública a 31 de dic. del 2012 y a 2013. Se evidencia al Consultar al DR. Ramón Bautista de la contraloría del Departamento Norte de Santander quien manifestó que INDENORTE no cuenta con deuda Pública, al observar las cuentas por pagar de la vigencia 2012 y en el Balance.

ESTAMPILLAS: (Folios 3135 al 3170) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, certifico que se realizó el cobro y el recaudos por concepto de Estampilla Pre-universitaria por valor de $ 44.133.245, Pro- Cultura $ 35.419.800 y Pro-Ancianos $22.325.806 y de la Estampilla Pro hospital Erasmo Meoz $ 15.294.500, para la vigencia 2012 los cuales fueron consignados oportunamente.

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS: (Folios 3171 al 3190) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, INDENORTE, certifico que tiene 111 convenios interadministrativos con Ligas Deportivas, y entidades, 16 Convenios interadministrativos con alcaldías e Institutos Municipales de Recreación y Deporte.



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URGENCIAS MANIFIESTAS (Folios 3191 al 3192) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, INDENORTE, certifico que no tiene Urgencias Manifiestas vigencia 2012.

GOBIERNO EN LINEA (Folio 2867-2868 3193 a 3195) DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.20): El Instituto Municipal De Deportes Del Norte De Santander, certifico que cuenta con las herramientas informativas necesarias como redes sociales y pagina web www.indenorte.gov.co, twiter (@INDENORTE), Facebook/INDENORTE, los cuales permiten informar e interactuar con la población Norte Santandereana sobre las actividades, eventos, convocatorias y publicaciones que el instituto desarrolla. De igual forma certifico que en la página web contamos en un enlace al sistema PQR (Preguntas, quejas y reclamos), donde cualquier usuario puede comunicarse e interactuar para resolver inquietudes. De igual forma el instituto cuenta con el servicio de Intranet para el uso comunicativo interno de los funcionarios y así prestar un mejor servicio y un flujo eficiente en sus labores y atención a usuarios. Igualmente certifico que a la fecha se está implementando el comité de Gobierno en Línea y por tal motivo no existe un Acto administrativo de Creación, ya que esto primero debe contar con la aprobación de la Junta. De igual forma certifico que los funcionarios de la entidad utilizan tecnología de la información y la comunicación TIC como correos electrónicos, Block, facebook, programas de TNS, teléfonos Fax, Internet, programas de línea con la contraloría General de la Republica, DAFP, SECOOP y la página de COLDEPORTES. Todo el personal se encuentra inscrito para la capacitación del ciudadano digital pero a la fecha solo han recibido capacitación 3 funcionarios que son: Alid Constanza Carrascal, Néstor Rey, y Marlyn Giménez. De los cuales no allegaron copia de la certificación del curso realizado. Igualmente certifico que a la fecha se está implementando el comité y por tal motivo no existe un Acto administrativo de Creación, ya que esto primero debe contar con la aprobación de la Junta.

http://www.indenorte.gov.co/



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SGP: (Folio del 3268 al 3269) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó certificación donde manifiesta que no se recibió recursos del sistema general de participaciones SGP en la vigencia 2012.

PLAN DE COMPRAS (Folio del 3270 al 3282) DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.21): El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó el Plan de Compras donde no se observó el registro correspondiente a la contratación de servicios Personales - profesionales, debiendo incluir en el Plan de Compra todos los bienes y servicios necesarios para cumplir con las metas y objetivos trazados en la vigencia.





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Se confirma el hallazgo Administrativo el cual debe ser sujeto a Plan de Mejoramiento.

PLAN DE ACCION: (Folios 3283 al 3296) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó el Plan de Acción de las Vigencias 2011, denominado “Por el Progreso del Deporte: Un Norte Para Todos”, para la vigencia 2012, allegó el Plan de Acción denominado “PA’LANTE CON EL DEPORTE” y para la vigencia 2013, allego el Plan de Acción denominado “PA’LANTE CON EL DEPORTE, la paz y la convivencia”.

INFORME DE EMPALME DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.22): El Instituto De Deportes Del Norte Del Norte De Santander, del Departamento Norte de Santander, no allegó informe de Empalme ni certificación alguna, aunque manifestó verbalmente que si existe un Acta de empalme.



INFORME DE GESTION (Folio 3309 – 3351) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó el informe de Gestión del periodo 2012 y del primer semestre del año 2013.



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ESTATUTO GENERAL (Folio del 3352 al 3362) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó el Estatuto general de Ordenanza No 053 del 22 de diciembre de 1998.

MANUAL DE FUNCIONES (Folio 3363-3380) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó el manual de Contratación, que fue adoptado mediante el acuerdo 003 del 15 de enero del 2008.

MANUAL DE CONTRATACION DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.23):

(Folio 3381 al 3383) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó certificación de que No cuenta con un Manual de Contratación ya que este se encuentra en implementación, porque se está adoptando a la nueva legislación.



MANUAL DE SUPERVISION DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.24): (Folio 3384 al 3385) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó certificación de que no cuenta con un Manual de Supervisión e Interventoría ya que este se encuentra en implementación, porque se está adoptando a la nueva legislación.



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PUBLICACION SECOP DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.25): (Folio 3386 al 3903) El Instituto De Deportes Del Norte De Santander, allegó certificación donde manifiesta que se realiza la publicación en la página del SECOP de los diferentes contratos.

DESCARGO DE LA ENTIDAD: El Instituto de Deportes del Norte de Santander INDENORTE no allego ningún descargo referente a este punto. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA: Se desvirtúa la presunta observación Administrativa.

PROCESOS JUDICIALES (Folios del 3404 al 3405)

El Suscrito Asesor Jurídico Del Instituto De Deporte Del Departamento De Norte De Santander INDENORTE, Certifico, textualmente lo siguiente:



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…<<Que de acuerdo lo revisado en los archivos y a los poderes otorgados por la

representante legal del Instituto se presenta el siguiente informe, de sentencia, y procesos que cursan en la actualidad en contra del Instituto: En la actualidad solo existe una condena contra el Instituto, procedente del proceso de nulidad y restablecimiento del derecho de la señora ANA HURDTADA RODRIGEZ, de la sala de los contenciosos Administrativos sección segunda de Consejo de estado la cual fue comunicada el día 14 de agosto de 2013, por medio de la oficio 3840 de la fecha 23julio de 2013. Radicado 540012331000200001331-01 (1216 -2009), en el cual de ordena el reingreso de la demandante, junto con el pago de sueldo, primas, bonificaciones y demás prestaciones dejando de percibir dese su desvinculación, hasta cuando sea efectivamente reintegrada. El valor de las liquidaciones es aproximadamente 220 millones de pesos, pero aún no se tiene una liquidación, por cuanto se requiere de su reintegro para proceder a la misma. En cuanto al cumplimiento de fallo, se tiene dentro de la planta de personal, no existe un cargo de igual o superior categoría, en el tema presupuestal, no se cuenta con los recursos suficientes para lograr la creación de este motivo por el cual nos encontramos en este momento en el envió de los anexos correspondiente al Departamento Norte de Santander, para lograr que por intermedio de la oficina de talento humano, se proceda a realiza el estudio correspondiente liquidaciones y el acuerdo de pago a que haya lugar. En cuanto a las acciones de repetición, no hay lugar a ella hasta tonto no se de cumplimiento al fallo antes relacionado. En cuanto a los procesos jurídicos en curso, en contra del Instituto me permito describir a continuación: 1 procesos abreviados radicados 0713 de 2011, promovido por la señora CLARA INES PARRA RICO contra el Instituto de Deporte de Departamento de Norte de Santander y

COMFANORTE , el cual cursa el juzgado segundo civil municipal de Cúcuta en la

actualidad se encuentra en etapa probatoria por haber fracasado la audiencia del 101. El motivo del litigio se produjo por la entrada que se hizo del ECOPARQUE San Rafael a COMFANORTE por medio del convenio 005 del 10 julio de 2010, y por consiguiente se dieron por terminado los contrato de arrendamientos sobre algunos espacios de

ECOPARQUE como el caso de las demandante a alquilaban carritos eléctricos y

bicicletas, generando con ello la presente demanda la cuantían aproximada en la actualidad se aproxima a los cuarenta millones de pesos. 2 Acción de reparación directa radicada con el número 084de 2011 promovido por CARMEN MENDOZA y LUIS EDUARDO BLUM contra el Instituto de Deporte del Departamento Norte de Santander el cual cursa en el juzgado Único Administrativo de Descongestión en pamplona en la actualidad se encuentra pendiente de fijación en lista para proceder a contestación de demanda, el motivo de litigio se produjo por el accidente



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de uno de los ciclismo de montaña, la demandante argumenta que los deportista contaban con un entrenador por el Instituto del Deporte del Departamento, y que por falta de revisión y de cuidado en el entrenamiento por parte de la dicho entrenador se argumenta la responsabilidad de los demandantes, la cuantía aproximada solicita por los demandante se aproxima a cientos veinte millones de pesos. Se expide la presente constancia, en san José de Cúcuta a los 20 días del mes de Septiembre de 2013. MARTIN EDUARDO HERRERA LEON

Asesor jurídico…>>… Con fundamento en el informe del Dr. FRANKLIN LAGOS MELENDEZ, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye una observación Administrativa con un Control de advertencia dirigido a la entidad, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente:

RECURSO EXTRAORDINARIO DE REVISIÓN Radicación No. 54001-23-31-000-2000-01331-01 (folio del 3406 al 3445)

AUTOR: Ana Hurtado Rodríguez. FALLO: ORDÉNASE al instituto de deportes Norte de Santander (Indenorte) reintegrar a la señora ANA HURTADO RODRIGUEZ al cargo de coordinador, código 5005, Grado 16 o a uno de igual o superior categoría junto con el pago de los sueldos, primas, bonificaciones, subsidios, vacaciones y demás prestaciones dejados de percibir desde cuando se produjo su retiro hasta cuando sea efectivamente reintegrada.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Y CONTROL DE ADVERTENCIA (No.26), POR FALLO: ORDÉNASE al instituto de deportes Norte de Santander (INDENORTE) reintegrar a la señora ANA HURTADO RODRIGUEZ al cargo de coordinador, código 5005, Grado 16 o a uno de igual o superior categoría junto con el pago de los sueldos, primas, bonificaciones, subsidios, vacaciones y demás prestaciones dejados de percibir desde cuando se produjo su retiro hasta cuando sea efectivamente reintegrada.

Dando cumplimiento al apoyo jurídico para la Auditoría realizada en Indenorte durante la vigencia 2012 y enero a junio de 2013, respecto al fallo del Recurso Extraordinario de Revisión expedido por el Concejo de Estado en donde ordena al instituto de deportes Norte de Santander (INDENORTE) reintegrar a la señora ANA HURTADO RODRIGUEZ



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al cargo de coordinador ,código 5005,Grado 16 o a uno de igual o superior categoría junto con el pago de los sueldos, primas, bonificaciones, subsidios, vacaciones y demás prestaciones dejados de percibir desde cuando se produjo su retiro hasta cuando sea efectivamente reintegrada, me permito comunicar que una vez analizada y estudiada la problemática, se establece que el ente deportivo deberá cumplir obligatoriamente con la providencia, por lo tanto se va presentar sin duda un detrimento patrimonial del erario público. Por lo anterior vemos que INDENORTE como entidad estatal departamental está obligada adelantar acción de repetición en contra de los funcionarios públicos que de manera culposa o dolosa generaron esta responsabilidad, cabe recordar que la acción caduca contados 2 años a partir de la fecha en que efectivamente se realice el pago ó desde el vencimiento del plazo de 18 meses previsto en el artículo 177 enciso 4 del Código Contencioso administrativo y de procedimiento. Por lo anterior se observa que hasta hora el instituto de deportes no le recae posible responsabilidad fiscal ni disciplinaria, por lo que a la fecha de hoy no ha caducado la acción.



DE LA VIGENCIA DE 2013

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por El Instituto De Deporte Del Norte De Santander, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, se determinó que la Entidad celebró para la vigencia fiscal de 2013, ENERO a JUNIO, la siguiente contratación: En total celebró 171 contratos, por valor de $1.162.531.940, distribuidos así:



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TIPOLOGIA

CANTIDAD

VALOR $

Prestación de Servicios 146

$840.024.640.

Suministros 5 $63.907.300

Consultoría u Otros 20 $ 258.600.000

TOTAL 171 $1.162.531.940

Fuente: Formato F20_1A_AGR del SIA Elaboró: Equipo Auditor

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Con Deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 73.8, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 2 0 0 50 2 0 0 75.00 0.50 37.5

Cumplimiento deducciones de ley 100 2 0 0 100 2 0 0 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 83 2 0 0 92 2 0 0 87.50 0.20 17.5

Labores de Interventoría y seguimiento 50 2 0 0 50 2 0 0 50.00 0.20 10.0

Liquidación de los contratos 50 2 0 0 100 2 0 0 75.00 0.05 3.8

1.00 73.8

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Calificación

Con

deficiencias




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PRESTACIÓN DE SERVICIOS

De un universo de 146 contratos se auditaron 2; por valor de $85.781.957, equivalente al 10.211% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables para una entidad de naturaleza jurídica especial descritos en la matriz de calificación de gestión como lo son: disponibilidad presupuestal –DP-, Registro Presupuestal –RP-, Parafiscales –PPF-, Aportes al Sistema de Seguridad Social –ASS-, Registro Único Tributario, -RUT, Certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios –IAS-, Verificación el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación, verificación de pagos y actas, y lo concerniente a la rendición de cuentas –oportunidad, suficiencia y calidad; con el siguiente resultado:


CONTRATISTA: Yaneth Rocio Alarcón, identificada con cedula de Ciudadanía No. 60.364.751 de Cúcuta-Norte de Santander y Representante Legal del Grupo Empresarial Inversiones de Colombia - GREMICOL con NIT No. 900.543.362-6, OBJETO: compra de 5 equipos de aire acondicionado, para el normal funcionamiento de las diferentes dependencias del Instituto de Deportes de Norte de Santander – INDENORTE, de acuerdo a la propuesta presentada. VALOR: $ 16.309.600. PLAZO: 30 DIAS SUPERVISOR: Secretaria General del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.27):

En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. No se allego el acto administrativo de delegación, asignación o notificación del supervisor del contrato. Se observo con extrañeza que siendo el objeto a contratar “compra de 5 equipos de aire acondicionado, para el normal funcionamiento de las diferentes dependencias del Instituto” la entidad realizo un contrato de Prestación de Servicios cuando debería ser un contrato de suministro, por tal motivo, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso. En los estudios previos en el numeral 9.3 manifiesta que la supervisión del presente contrato será ejercida por la auxiliar administrativa con funciones de almacén del instituto y en la Clausula Decima quinta. Dice que esta será ejercida por la Secretaria



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General del Instituto de Deportes de Norte de Santander. De igual forma los Estudios previos en el numeral 9.6 manifiesta que la póliza de cumplimiento será por el 10% del valor del contrato y con una vigencia igual al contrato más 4 meses mas y en el contrato dice en la Clausula Decima que la Garantía de cumplimiento será por el 10% del valor del contrato y con una vigencia igual al contrato más 6 meses más.

En aras de transparencia y claridad, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso y allegar los respectivos soportes, de las observaciones administrativas señaladas.


- Se anexa memorando suscrito por la Secretaria General del Instituto, en el cual se

certifica que se solicitaron cotizaciones correspondientes, las cuales dieron como base la solicitud de la disponibilidad presupuestal y el correspondiente estudio previo.

- Se anexa oficio de fecha 14 de mayo de 2013, en el cual se designa como supervisora del contrato 0118 de 2013, a la Doctora Geidy Lorena Guzmán. Se observó con extrañeza que siendo el objeto a contratar “compra de 5 equipos de aire acondicionado, para el normal funcionamiento de las diferentes dependencias del Instituto” la entidad realizo un contrato de Prestación de Servicios cuando debería ser un contrato de suministro, por tal motivo, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso.

- Me permito aclarar el anterior comentario de la siguiente manera: en desarrollo del contrato 118 de 2013, se adelantó el proceso contractual en invitación publica, para logar la compra de seis aires acondicionados, el cual culmino con la suscripción del contrato referido, pero en el momento de adelantar la minuta, se cometió un simple error de transcripción en el encabezado del texto del contrato y se escribió como contrato de prestación de servicios, pero en el momento de hacer una simple revisión del texto del contrato, tanto en su parte considerativa, como en su clausulado, se puede observar con claridad, que se trata de un contrato de compraventa legalmente suscrito.

- Si bien es cierto que en los estudios previos se determinó que se realizaría la supervisión por parte de auxiliar administrativa con funciones de almacén, en el momento de suscribir el contrato se toma la decisión de designar a la Doctora Geidy Lorena Guzmán Aranzales, Secretaria General del Instituto, la cual es la superior jerárquica de dicha funcionaria, con el fin de brindar una mejor garantía a este Instituto.



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De igual forma los Estudios previos en el numeral 9.6 manifiesta que la póliza de cumplimiento será por el 10% del valor del contrato y con una vigencia igual al contrato más 4 meses más y en el contrato dice en la Cláusula Decima que la Garantía de cumplimiento será por el 10% del valor del contrato y con una vigencia igual al contrato más 6 meses más.

- En el momento de realizar la minuta contractual se incluyó la cláusula de garantías y se solicitó un cubrimiento mayor en el tiempo, lo que le da aún más garantía al Instituto, y el contratista aceptó esta cláusula en el momento de la suscripción.

- Esta situación se presentó, en este único caso, porque en el momento de proyectar la minuta de contrato, se utilizó un formato de contrato de prestación de servicios y no el de compraventa. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA:

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 23 . Analizados los descargos recibidos por esta departamental , se confirman las observaciones administrativas aquí descritas, y deben ser sometidas a un Plan de mejoramiento, ya que la entidad debe ser muy cuidadosa al realizar cada uno de los documentos soportes del proceso contractual y los debe revisar varias veces con el fin de evitar esta clase de errores involuntarios que nos pueden conducir a malos entendidos , de igual forma se les reitera que la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.


CONTRATISTA: Ramiro Eduardo Chilama Valenzuela, identificado con cedula de Ciudadanía No. 14.252.637 de Melgar - Tolima y Representante Legal del la empresa Servicios De Vigilancia la Frontera. OBJETO: Prestar el servicio de Vigilancia y seguridad privada las 24 horas de Lunes a Domingo incluyendo los festivos, en las instalaciones administrativas y el complejo deportivo del Instituto de Deportes de Norte de Santander – INDENORTE, el parque Club de la Juventud de Atalaya y la Unidad Médica, ubicadas en la calle 5 Diagonal Santander Piscina Olímpica, de la Ciudad de Cúcuta, con personal debidamente uniformado, con placas de identificación de la empresa contratista, Dotación de Armas, y demás equipos indispensables para el desarrollo de la actividad contratada y el desempeño efectivo de las labores en los



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puestos y lugares señalados por la entidad contratante según el horario establecido. VALOR: $ 69.472.357. PLAZO: 4 meses SUPERVISOR: Secretaria General del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

Adicional, Clausula de Valor: $34.736.170, siendo el valor del convenio la suma de $104.208.527. Tiempo 2 meses más.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA (No.28): En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. Además los estudios previos allegados se encuentran sin firma de la Gerente. En el expediente allegaron la hoja de vida del contratista en el formato único de Función Pública, pero no cuenta con el radicado formal de recibido por parte de INDENORTE, ni con la firma de Jefe de personal donde se certifica que la entidad verifico los datos y certificaciones allí mencionados. Revisado el Plan de Compras de la Entidad, no se observó el registro correspondiente a la contratación de servicios Personales - profesionales, debiendo incluir en el plan de Compra todos los bienes y servicios necesarios para cumplir con las metas y objetivos trazados en la vigencia. En el contrato, ni en el acta de inicio el valor del total del contrato ($69.472.357) no coincide con el valor mencionado en los estudios previos ($66.600.000), por tal motivo la entidad deberá allegar las aclaraciones del caso.

No se allego el acto administrativo de delegación, asignación o notificación del supervisor del contrato. No allegaron en el expediente el acta de liquidación, no allegaron informe de actividades desarrolladas por parte del contratista, ni evidencias del servicio prestado. No allegaron facturas correspondientes al adicional es decir a los dos últimos meses, ni los comprobantes de egreso, de este periodo.

En aras de transparencia y claridad, la administración de INDENORTE debe hacer las aclaraciones del caso y allegar los respectivos soportes, de las observaciones administrativas señaladas.

DESDCARGO DE LA ENTIDAD: (Folios del 4974 al 5028)

- Me permito manifestarle a su despacho, que el análisis de precios se determina en la circular externa No. 20131100000015 de fecha 14 de Enero de 2013, expedida por la superintendencia de servicios de vigilancia y seguridad privada, quien es la entidad autorizada para expedir las tarifas únicas de cobro de servicios de vigilancia en Colombia,



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y el decreto 4950 de 2007, de los cuales no se puede apartar este Instituto. Anexo la circular en doce (12) folios. - Me permito manifestarle al despacho que el formato único, hizo parte de una propuesta presentada en sobre cerrado y por este motivo no cuenta con radicado, y la verificación de los datos y certificaciones allí mencionados, si se verificaron por parte de la oficina de Secretaria General, y en varias oportunidades, teniendo en cuenta que esta misma empresa participo y gano, en la selección abreviada del año inmediatamente anterior. En el contrato, ni en el acta de inicio el valor del total del contrato ($69.472.357) no coincide con el valor mencionado en los estudios previos ($66.600.000), por tal motivo la entidad deberá allegar las aclaraciones del caso. - Efectivamente en los estudios previos se determinó el presupuesto oficial en la suma de ($66.000.000), debido a un error de cálculo de la oficina de presupuesto, lo que generó la expedición de la Adenda No. 1 de fecha 26 de Febrero de 2013, en la cual se determina el presupuesto oficial en la suma de ($69.571.940), documento este que se encuentra en la página del SECOP. Se anexa copia de la Adenda en tres (3) folios. - Se anexa oficio de fecha 12 de Marzo de 2013, en el cual se designa a la Doctora Geidy Lorena Guzmán Aranzales como supervisora del contrato. Se anexa un (1) folio. - No se podía anexar el acta de liquidación, teniendo en cuenta que en el momento de la auditoria el contrato se encontraba en ejecución; Se anexan los correspondientes informes de actividades de todos y cada uno de los meses en que se prestó el servicio, en cuanto a los correspondientes a los dos últimos periodos, me permito manifestarle al despacho que en la fecha de la auditoria, aun se encontraba en ejecución el contrato y la empresa se encontraba en trámite de las cuentas de cobro correspondientes, aun así se anexan al expediente en este momento, y la correspondiente copia del acta de liquidación. Se anexan treinta y un (31) folios.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 24. Analizados los descargos recibidos por esta departamental , se confirman las observaciones administrativas aquí descritas, y deben ser sometidas a un Plan de mejoramiento, ya que la entidad debe ser muy cuidadosa al realizar cada uno de los documentos soportes del proceso contractual y los debe revisar varias veces con el fin de evitar esta clase de errores involuntarios que nos pueden conducir a malos



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entendidos , de igual forma se les reitera que la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.

Consultoría, Convenios u otros Contratos De un universo de contratos de obra por la suma de $615.348.561se auditaron 2 convenios , por valor de $81.600.000, equivalente al 31.55% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron como mínimo todos los aspectos y criterios aplicables para una entidad de naturaleza jurídica especial descritos en la matriz de calificación de gestión como lo son: disponibilidad presupuestal –DP-, Registro Presupuestal –RP-, Parafiscales –PPF-, Aportes al Sistema de Seguridad Social –ASS-, Registro Único Tributario, -RUT, Certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios –IAS-, Verificación el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación, verificación de pagos y actas, y lo concerniente a la rendición de cuentas –oportunidad, suficiencia y calidad; con el siguiente resultado:


CONTRATISTA: Belkys Zulay Merchán Rangel, identificada con cedula de ciudadanía No. 60.386.300 de Cúcuta- Norte de Santander. Representante de La Liga De Sordos Del Departamento Norte De Santander LINORSOR, identificado con NIT: 900.077.094-8. OBJETO: Anuar esfuerzos entre INDENORTE Y LINORSOR, con el objeto de fomentar las escuelas de formación deportiva en los diferentes deportes y 1 interprete de acurdo al plan de acción del año 2013. Parágrafo: LINORSOR para dar cumplimiento al objeto convocara seleccionara a los deportistas con limitaciones auditivas, y contrata 4 monitores y 1 interprete. VALOR: $18.000.000. PLAZO: 4 meses. SUPERVISOR: Oficina Técnica del Instituto de Deportes de Norte de Santander.

Adicional, Clausula de Valor: $3.600.000, siendo el valor del convenio la suma de $21.600.000


En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. No se observa el presupuesto discriminado.



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El Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y los comprobantes de egreso son ilegibles.


No hay evidencia completa del cumplimiento de las especificaciones técnicas o del objeto del contrato respecto a los pagos realizados dado que Hay solo constancia de Cumplimiento del supervisor, en el que indica que se cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas, no hay informe por parte del supervisor de seguimiento y de ejecución del contrato que respalden los servicios prestados por cada uno de los componentes laborales y por ende que soporten los pagos realizados, según lo pactado en el contrato. De igual forma no se observo comunicación de parte del contratista dirigido al supervisor solicitando el adicional ni documento que lo justifique, observándose una mala planeación en cuanto a disposición de los recursos y de la programación de actividad a realizar No se entiende por qué motivo se contrata otro entrenador para la disciplina tenis de mesa.



- El análisis de precios es adelantado por los metodólogos del instituto quienes entregan una tabla de valores y de disciplinas deportivas, de acuerdo a la cantidad de deportistas atendidos y a la intensidad horaria requerida para cada disciplina deportiva. - Se anexa copia legible de la disponibilidad y los comprobantes de egreso. Se anexan cuatro (4) folios. - Se anexa documento de fecha 01 de marzo de 2013, en el cual se designa como supervisor a la doctora María Olanda Castellanos Díaz. Se anexa un (1) folio. - Se anexa informe de supervisión de fecha 26 de julio de 2013, suscrito por la Doctora María Olanda Castellanos



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- Se anexa informe del supervisor de fecha 05 de marzo de 2013, que recomienda la suscripción de un adicional, donde justifica plenamente la necesidad de dicho contrato, además se anexa la solicitud por parte de la liga para adicionar el convenio. En el convenio aparece un monitor de tenis de mesa y este es contratado para la masificación y promoción en esta disciplina en discapacidad auditiva, y el entrenador se utiliza para el entrenamiento de los deportistas de alto rendimientos en reserva.


DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 25 . Analizados los descargos recibidos por esta departamental , se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por valor de $21.600.000 se confirman las observaciones administrativas aquí descritas, y deben ser sometidas a un Plan de mejoramiento, ya que la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.

CONVENIO NO. 020 DEL 2013 (4063 AL 4392)

CONTRATISTA: Doris Teresa Moncada Gutiérrez, identificada con cedula de ciudadanía No. 60.329.406 de Cúcuta- Norte de Santander. Representante de La fundación social Creamos, identificado con NIT: 900.408.994-3. OBJETO: Anuar esfuerzos entre INDENORTE Y LA FUNDACIÓN SOCIAL CREAMOS, para lograr la realización y desarrollo del los X Juegos Deportivos Nacionales del Sector Eléctrico a realizare en la ciudad de san José de Cúcuta. Para lo cual se desarrollara la prestación de servicios de apoyo. PARAGRAFO: Alcance del objeto: de conformidad a la propuesta presentada, el objeto comprende el alquiler de los escenarios deportivos, así como la organización, coordinación de los actos protocolarios de premiación, estructura de seguridad, puesta a punto de los diferentes escenarios arbitraje y juzgamiento, antes y durante el desarrollo de los X Juegos Nacionales del Sector eléctrico a realizarse en Cúcuta entre el 2 y 6 de agosto de 2013, de acuerdo a los requerimientos y las necesidades especificas del evento conforme a lo presupuestado y aprobado por CORPSOTRACENS, y las directrices dadas por el Instituto de Deportes del Departamento Norte de Santander. VALOR: $60.000.000. PLAZO: 30 días. SUPERVISOR: Ing. Edwin Vega Rey.

Adicional, Clausula de Valor: $13.000.000, siendo el valor del convenio la suma de $73.000.000



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Con fundamento en el informe del Dr. FRANKLIN LAGOS MELENDEZ, Profesional Universitario adscrito a esta departamental, la suscrita concluye que el convenio en comento tiene observaciones Administrativa, Con Presunta Incidencia Fiscal Por La Suma De $13.000.000, con base en el siguiente informe que dice textualmente lo siguiente:


En el Estudio previo no se realiza el análisis de precios para determinar el presupuesto oficial de la contratación o las variables que se tuvieron en cuenta para establecer dicho presupuesto. No se observa el presupuesto discriminado. Se observo un adicional por la suma de $13.000.000 que no fue justificado en el otro si, porque solo se manifiesta que de acuerdo a los requerimientos de Indenorte los recursos asignados al convenio son insuficientes para lograr el fin propuesto del objeto, sin justificar las actividades a realizar o a reforzar en el mismo.

No hay evidencia completa del cumplimiento de las especificaciones técnicas o del objeto del contrato respecto a los pagos realizados

Hay solo constancia de Cumplimiento del supervisor, en el que indica que se cumplió a satisfacción con las obligaciones pactadas,

No hay informe de seguimiento y de ejecución del contrato que respalden los servicios prestados por cada uno de los componentes laborales y por ende que soporten los pagos realizados, según lo pactado en el contrato,

No allegaron evidencia fotográfica de lo ejecutado en el contrato.


DESCARGO DE LA ENTIDAD: (FOLIOS DEL 5054 AL 5085)

- El valor adicional parte del informe de supervisión en el cual le solicita a la

Dirección que se adicione el convenio referido, como constancia de ello se entrega el informe del supervisor de fecha 31 de Julio de 2013 y el informe de supervisión de fecha 22 de Agosto de 2013. Se anexan diecinueve (19) folios.

- Se anexa registro fotográfico y el informe del supervisor.



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DESCRIPCION DE LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA No 26. Analizados los descargos recibidos por esta departamental , se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por valor de $13.000.000 se confirman las observaciones administrativas aquí descritas, y deben ser sometidas a un Plan de mejoramiento, ya que la Administración debe revisar que los soportes contractuales reposen en el expediente en su totalidad para ser consultados por los diferentes órganos de control y comunidad en general, y de esta forma evitar confusiones, malos entendidos, perdida de documentos o errores involuntarios de transpapelacion.

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

VIGENCIA 2012

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 26

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES 0

4. FISCALES 0

Obra Pública

Prestación de Servicios

Suministros

Consultoría, CONVENIOS y Otros

Gestión Ambiental

Estados Financieros

OTROS (DICTAMEN Y CUENTAS BANCARIAS )

TOTALES (4)

5. ANEXOS

PLAN DE MEJORAMIENTO



30/04/2013 VERSIÓN

3



EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES SUJETO DE CONTROL

CRITERO

1

2

3

4

5

N.A

La atención a sus solicitudes, inquietudes, quejas o reclamos es

x

La imagen que usted tiene de la Contraloría General del Departamento es

x

Cree usted que los informes presentados por la Contraloría General del Departamento son

x

Cree usted que los informes presentados han contribuido a mejorar la gestión de su entidad:

x

Considera que la labor de la Contraloría General del Departamento aporta en beneficio de la comunidad es:

x

El nivel general de satisfacción con la Contraloría General del Departamento es

x

Atentamente,

ANA MARIA DIAZ ESPINEL

Contralora Auxiliar Delegada para Auditorías

BIBIANA ISABEL GARNICA LAGOS

Auditor – Profesional Universitario

GESTIÓN DE PROPUESTAS - contraloriands.gov.co Final... · subproceso: auditoria externa página 1...

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