Gestión de F&B

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Gestión de F&B.

Hoy en día con unos delgados márgenes de beneficios en

los servicios de F&B , los gestores hoteleros deben controlar

cuidadosamente todos sus costes y eliminar cualquier

posibilidad de residuos. La principal fuente de costes y

consecuentemente de generación de residuos es la comida, que

puede representar hasta el 40% del total del presupuesto

de explotación de un hotel. Siendo un gran reto su control.

Este artículo de Gestión de F&B lo divido en 5 pasos:

Los cinco pasos se pueden aplican a cualquier tipo de

restaurante (fast food, buffet, carta o de restaurantes de alta

cocina),aunque algunas técnicas específicas sólo se podrán

aplicar en ciertos tipos de servicio.

El primer paso de pedidos es sobre lo que trata este artículo,

dejando para un 2º artículo la recepción y el almacenamiento y

para un 3º artículo la producción y el personal involucrado.

Gestionando los costes efectivamente, las operaciones se

volverán más eficientes, aumentando los niveles de

Pedidos Recepción Almacenamiento

ProducciónPersonal

involucrado

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Pedidos

Pedir solo lo que

necesitamos

Ventajas con Precios

competitivos

Saber que hay en

inventario

Usar ordenes de pedido

Usar ciclos estacionales

Usar software de

compras

producción y la calidad del servicio prestado, lo que se

traducirá en una mayor satisfacción del cliente y mayor

rentabilidad al negocio.

Identificar los principales actores que afectan a los costes ,

y proporcionar oportunidades para generar habilidades

que se puedan poner en práctica.

Pedidos

Consejo 1: Pedir sólo lo que realmente necesitamos.

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Mantener un inventario adecuado es uno de los factores más

importantes en la optimización de nuestros costes de la partida

de alimentos y bebidas. Mantener nuestro inventario en orden

y con un stock de pequeñas cantidades de cada referencia, pero

teniendo en cuenta ,que hay que pedir de

manera que podamos ahorrar dinero. Podemos

ahorrar comprando

volumen, pero planear compartir esos productos con otro

departamento (transfiriendo el coste con su pertinente

traspaso).

Cuando tenemos exceso de inventario (sobre pedido), el

personal generalmente encuentra otras maneras de utilizarlo.

Además, el exceso de inventario puede aumentar la

probabilidad de deterioro, así como invitar robo de los

empleados, también hay que tener en cuenta el problema de

espacios ya sean secos , refrigerados o congelados.

Por otro lado en el caso de rotura de inventario (bajo

pedido), nos enfrentamos a otros problemas. El más

importante es que no podremos satisfacer las necesidades y

peticiones de nuestros clientes. Podemos encontrarnos en la

situación de ir a la tienda más cercana a comprar lo que

necesitamos, que significará un precio mayor que el acordado

con el proveedor de dichos artículos. Además, es posible que al

enviar a alguien a la tienda crea interrupciones operativas en

algún departamento.

Cada punto de venta y departamento, conviene moverse entre

esos stocks máximos y mínimos para saber la cantidad de

producto que tenemos a mano en cualquier momento dado.

¿Qué sentido tiene comprar 1 palet de papel higiénico, cuando

no se necesita tanto papel? y al final el personal al ver

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abundancia le invitamos a prácticas deshonestas. Si tenemos

los stocks máximos y mínimos actualizados no deberíamos salir

corriendo a buscar algún producto para dar servicio.

Por último, asegúrese de ajustar las cantidades mínimas y

máximas de artículos y ordenar de acuerdo a la altura y no

conviene perder de vista las órdenes de compra para asegurarse

de que entregas y facturas son correctas y conformes a

las necesidades operativas.

Consejo 2: Saber que tenemos en inventario.

Es vital conocer el valor y el stock de cada centro de coste con la

mayor actualización posible, si es posible inventariar

quincenalmente mejor que mensualmente, ya que las

desviaciones se podrán corregir antes de cerrar el mes en curso.

Para ello tenemos que tener personal suficiente para poder

implantar una frecuencia de recuento de material. Si solo lo

hacemos una vez al mes, como es lo más normal, no podemos

corregir desviaciones en el propio mes analizado. Además, los

controles de inventario ayudarán a reducir el robo y el

deterioro.

Consejo 3: Ventajas de precios competitivos

Cuando se pidan productos (distintos de los aprobados)

deberíamos comparar las tarifas de al menos 2 proveedores, y

asegurarnos de tener: Nombre del producto, Tamaño,

Packaging , Las características del producto (por ejemplo, el

color, la cantidad del ajuste, pago, requisito de entrega etc.

Teniendo buenas relaciones con nuestros proveedores podría

dar lugar a ofertas puntuales que tienen en momentos algunos

proveedores. Se puede considerar losproductores locales si

ofrecen mayor calidad y con un precio más bajo. Pero

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hay que tener cuidado con esta práctica por motivos

cumplimientos en las entregas.¿Puede suministrarnos las

cantidades que necesitaremos cubrir en nuestro hotel? Hay que

evaluar ese riesgo también. Acordarse de que los clientes solo

ven el producto final acabado no la marca, por ello considerar la

sustución de productos siempre que sea posible. No

sacrifiquemos calidad por precio.

Consejo 4: Usar guías de compra standarizadas

Usar una guía de compra personalizada para cada

departamento para lograr precisión y eficiencia.

La guía debería estar organizada por familias de alimentos:

carnes, lácteos, pastas, etc que permitan a los chef; consulte

los stockajes mínimos y máximos y realizar el pedido. Con

esta ayuda se puede mantener un nivel adecuado de inventario.

Consejo 5: Realizar pedidos utilizando un menú estacional

El uso de un menú de ciclo estacional frente al cíclico,que es el

más usado en los bufets hotelero, nos permitirá ofrecer al

cliente una experiencia más variada y con mayor creatividad.

Variando el menú en cada temporada; Primavera,

verano… Tratando siempre de mantener coherencia en la

confección del menú. Si usamos ternera durante un mes se

puede presentar de diferentes maneras según la temporada.

Otra técnica para utilizar la totalidad de un producto y

mantener el inventario bajo es por ejemplo con la familia: Pollo,

tener diferentes recetas: pollo al curry, pollo al ajillo, pollo al

chirindon,etc y en una semana ir variando las recetas para

sorprender a nuestros clientes.

Consejo 6: Utilizar un buen software de compras y almacén.

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Para optimizar el rendimiento de nuestra gestión en el

departamento de compras y almacén debemos contar con un

software potente que pueda entre otras funciones: obtener

precios medios ponderados, gestiones automáticas de pedidos,

gestión de facturas, análisis de ratios, escadallos, etc.

Exprimiendo al máximo las funciones del software disponible se

puede gestionar y optimizar el rendimiento . Os dejo un ejemplo

de Winhotel.

RECEPCIÓN

Los consejos resumidos en este

apartado son: asignar un empleado

concreto a la recepción de las

mercancías, revisar minuciosamente

las facturas recibidas en el hotel,

controlar bien los cambios de

mercancías que nos hagan nuestros

proveedores habituales y asegurar la

calidad contratada de nuestros

productos.

Al tratarse de una parte del proceso muy importante dentro de

la logística de un hotel la zona de recepción debería

estar situada cerca de los almacenes y de la cocina.

Detallo un resumen de las buenas practicas a seguir en este

proceso:

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• Responsabilizar la recepción a un empleado en particular.

• Asegurarse que esta familiarizado con los procedimientos y productos.• Comprobar con esa persona si hay errores en las entradas o

movimientos de almacén.

Asignación a un empleado específico

• Comprobar que los precios son correctos y asegurar que se ha recibido todo lo que hemos pagado. Comprobando: recuentos correctos y pesos correctos (usando bascula regularmente).

• Aceptar solo lo que pedimos, y asegurándose que tenemos el albarán original para cuando llegue la factura.

Revisar las facturas línea a línea

• No permitir que los vendedores y proveedores sustituyan productos sin nuestro conocimiento.

• Asegurar que nuestros proveedores saben que aceptaremos sólo lo que pedimos.

• Mantener el control para saber si es honesto seguir trabajando con ellos.

• Controlar el coste y la calidad en caso de sustituciones de productos.

Control de cambios

• Asegurarse que la calidad es aceptable para todos los artículos contratados. Ejem: un pedido de huevos medianos, nos sirven huevos pequeños. Se los enviamos de vuelta y ya se encargarán de servirnos los huevos pactados; si quiere seguir trabajando con nosotros.

• Asegúrese que los alimentos refrigerados y congelados están a su temperatura correcta.

• Rechazar los alimentos con cristales de hielo, que indican que se han descongelado y se han vuelto a congelar.

• Asegurar que en caso de abonos por género en mal estado se registran correctamente.

Asegurar la calidad

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ALMACENAMIENTO

En este enlace de, requisitos

básicos en la recepción y

almacenamiento detalla

temperaturas y otros requisitos

de refrigeración, así como

el RD 168-1995 Condiciones

almacenamiento

Refrigerado que aprueba las condiciones de almacenamiento

frigorífico de alimentos. Resumiendo los consejos de

almacenamiento: Método FIFO para rotar los stocks, mantener

en orden las instalaciones, correcto almacenamiento de

mercancías, prevenir robos en almacenes, inventariar con

asiduidad, limpieza de los almacenes.

Detallo a continuación las buenas prácticas para este proceso

en particular:

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• Asegura la rotación, reduce los desechos y desperdicios.

• Mantiene la calidad del producto. • El personal utilizará primero los productos almacenados.

FIFO para rotación de stocks

• Esta es la única manera de saber realmente lo que tenemos a mano.

• Ayudará a controlar lo que se utiliza y a mantener el coste de alimentación y bebida adecuado.

Mantener las áreas de almacenamiento bien

organizados

• Los productos regrigerados deben mantenerse entre 4º y 7º C.

• Los congelados a -18ºC.• Los secos como enlatados, arroces y pastas entre 15 y 0ºC.

• Termómetros funcionando correctamente para todos los congeladores y cámaras. Registrar la Tªen registros APCC.

Correcto almacenamiento

• Bloquear congeladores, neveras y almacenes una vez no se estén usando.

• Evitar robos por parte de trabajadores y de clientes en zonas comunes usando stock necesario por servicio.

Mantener stock seguro

• Si podemos inventariar quincenalmente, mejor que mensualmente.

• Ayuda a planificar el menú, enfocar problemas, reducir roboras, etc.• Si es posible, que sean 2 personas para agilizar el mismo.

Inventariar con regularidad

• Áreas de almacenamiento sucios pueden dar lugar a visitas indeseadas de ratones o insectos.

• Limpie los derrames a fondo.

• Asegurarse que todas las áreas están limpias.

Mantener limpios los almacenes

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• Asegurar que se elabora el menu establecido diario.

• La creatividad la veremos más tarde, pero los chefs se han de adaptar a los productos asociados a la rueda de menu.

Cumplir el menu

• Con el seguimiento de las recetas standards se puede controlar mejor el coste de cada producto.

• Ayudará también a minimizar los cambios en los platos sin que haya sopresas en las recetas al tener libre el chef.

Seguir las recetas

• Elegir productos del mercado más económicos. Ejem: comprar huevos duros pelados es una opción, pero es mejor hervirlos y pelarlos nosotros.

• Valorar el coste laboral frente al aumento de precio de productos cortados, ya listos para reducir tiempos de producción.

• Considerar elaborar partes de nuestras recetas en lugar de precocinados

Usar productos económicos

• Entrenar a todo el personal de F&B, pero sobretodo en cocina, que no se puede tirar dinero y para rentabilizar los menus y recetas ha de usarse todos los productos.

• La gestión de sobras de servicios: si sobra jamón del desayuno ha de ir a ensaladas, etc... Concienciación del personal.

Formar en rentabilidad

PRODUCCIÓN

En este último artículo de buenas prácticas en gestión de F&B le toca el turno a la fase de producción del menú y a la otra fase importante para el éxito de cualquier proyecto: la motivación del

personal. En este artículo resumiré algunas buenas prácticas: cumplir el menú establecido, teniendo en cuenta la rentabilidad. Josep More hace referencia a las mermas provocadas por una mala confección de un menú de 14 días sobre la rentabilidad de una cocina y sobre la satisfacción de clientes. Siguiendo con las prácticas: Seguimiento de recetas standard, uso de productos económicos, ayudar al personal a entender los gastos, reciclar cuando no afecta a la calidad, porciones más pequeñas, creatividad y seguimiento de los deterioros.

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• Desafiar al personal a ser creativo con las elaboraciones de nuevas sorpresas para sorprender a los clientes.

• Ejemplos: Usar restos de pan para hacer pan de ajo, restos de chocolate para reelaoboraciones de pastelería, etc.

Ser creativo

• Usar un control semanal con los deterioros de productos.

• Revisar los cubos de basura y ver que se tira,podemos llevarnos muchas sorpresas.

• Detectaremos áreas problematicas para poder implantar unas acciones correctivas.

• Hablar al personal sobre las consecuencias de productos: caducados, mermas, etc.

Seguimiento del deterioro

PERSONAL INVOLUCRADO

Los empleados necesitan tener información

(Comunicación) respecto a cómo

su participación en ayudar a reducir los costes

del departamento de F&B es importante. Es

por tanto importante saber que una buena

comunicación es una pieza clave en el

proceso. Es normal que aparezcan

imprevistos en la producción, en las entregas, en miles de

situaciones incontrolables, pero hay que aprender a manejar

las variables incontrolables del problema. Hay que evitar

que los equipos se contagien de la negatividad de otras personas

con falta de entusiasmo, el entusiasmo y el optimismo es

vital para sacar adelante cualquier proyecto con éxito.

Os dejo el enlace de trabajo y felicidad , mostrando que si

fomentamos la felicidad y energía positiva en el puesto de

trabajo se mejora la productividad.

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• Dejar que el personal sepa que esperamos de su trabajo.

• Aclarando expectativas y objetivos como:

• Incorporar una lista de iniciativas para reducir gastos y como se responsabilizará cada empleado.

• Objetivos específicos que deben cumplirse, resultados medibles, plazos de realización,identificar incentivos para el logro de metas, y reuniones para discutir mejoras en la reducción de costes.

Expectativas y objetivos

• El comportamiento del gestor ha de ser coherente entre lo que dice y lo que hace.

• Si le damos importancia al registro de temperaturas 2 veces al día el personal ha de vernos revisandolo 2 veces al día.

Predicar con el ejemplo

• Cuando veamos esfuerzos en ideas para reduccir costes hay que alabar la idea y al empleado.

• Refuerzo positivo para todo el equipo hacia el logro de objetivos.

Felicitar el trabajo bien

hecho

• Variar responsabilidades para mantener el interes.

• Demostrar el impacto positivo de sus ideas sobre las operaciones diarias.

• Feedback continuo sobre el rendimiento.• Pasar tiempo con ellos en los descansos

• Ayudarles haciendo preguntas a desarrollar sus propias soluciones.

• Llamar la atención de forma privada; lejos de clientes y otros miembros del equipo.

• Ser especifico con los problemas y advirtiendo del impacto sobre el equipo y las operaciones o servicio.

Mejorar la moral del equipo